DE S E CRE TARE SSEPAS.N L
DSP #05
Ontwikkeling en Groei De Virtual Assistant Vakantiestress
MAGAZINE
ENJO Y
YO UR
LI FE
JAARGANG
0 3
|
JUNI
20 1 6
Holiday Inn Express
Rotterdam – Central Station Room features: 26” LCD Televisions with international channels Climate control Coffee & tea facilities Choice of pillows Spacious working desk Large walk-in shower
tyta
Holiday Inn Express in the heart of Rotterdam! The Holiday Inn Express Rotterdam – Central Station is ideally located in the heart of Rotterdam. Whether you are visiting Rotterdam for business or leisure, this hotel is your place to be! The hotel is located within walking distance of Rotterdam Central Station, on the corner of Weena and Hofplein and in close vicinity of the main shopping areas of the city. Arriving at the hotel is very easy by car or public transport. Onsite parking is available for 120 cars. Served in the hotel's stylish Great Room, the inclusive breakfast buffet includes freshly baked goods and rich Dutch cheeses. Also, we offer free wireless internet throughout the entire hotel. And at the end of the day, you can relax with a cold Dutch beer in the lobby bar.
Hotel features: 214 comfortable rooms Continental Breakfast included in room rate Free wireless Internet Bar/Lounge area Business Center area Boardroom (8 persons) 24/7 Grab & Go shop 120 private parking places at the hotel (€ 23,50 per 24 hours)
Travel information: Located in the city centre Rotterdam Central Station @ 5 minutes’ walk Located next to main shopping streets Located at corner of Weena and Hofplein
Holiday Inn Express Rotterdam – Central Station is looking forward to welcoming you and your guests! Holiday Inn Express Rotterdam – Central Station | Weena 121 | 3013 CK | Rotterdam T: +31 (0)10 820 2990 | F: +31 (0)10 820 2991 | E: info.rtmcs@hiex.nl www.hiexpress.com/rotterdam
V OORW OORD
Voorwoord
Petra Nieuwveld
e
Is er momenteel veel gaande in secretaresse-land? Zeker. Met name de technologische ontwikkelingen zorgen voor veel veranderingen. De afgelopen jaren zijn er verschillende trends te zien. Zoals? Sinds 2012 is de digitalisering enorm in opmars. Je schrijft geen dingen meer op die in een grote archiefkast gaan, maar alle informatie gaat de computer in, en is makkelijk terug te halen. Daarnaast wordt er een meer proactieve houding van secretaresses verwacht, in plaats van een reactieve, afwachtende rol. De nieuwe generatie managers verwachten ook meer samen te werken met hun secretaresse, en dat ze meedenkt. Co-managen, zoals dat heet. In dit magazine wordt er aandacht gegeven aan opleidingen en coaching voor secretaresses. Tijd om je als secretaresse te ontwikkelingen en (door) te groeien. Daarnaast nemen wij de Virtual Assistant eens onder de loep. Want wat is dit nu precies? Uiteraard kijken we terug naar de geweldige tour die dit jaar in Rotterdam plaatsvond. Met 35 secretaresses op de Spido, lunchen bij het Wereldmuseum en KrisKras door Rotterdam heen al gebruikmakend van het OV. Dan wil ik toch nog iets melden over het actualiseren van de website. Dit is door mij flink onderschat. Ik dacht met twee maanden wel klaar te zijn, maar helaas heeft neemt dit traject meer tijd in beslag. Helaas is de reactietijd van bedrijven soms langer, dan gewenst. Ik hoop dat dit magazine weer net zo goed wordt ontvangen als de vorige uitgaven. Ik ben er weer trots op dat het weer op mijn bureau ligt. Ik wens je een goede zomervakantie en tot snel!
ENJO Y
YO UR
LI FE
DSP
|
PA G.0 3
Het verschil tussen mbo, hbo en hbo+ in een secretaressefunctie Het denk- en werkniveau van de secretaresse wordt steeds meer onder de loep genomen. Dat is niet gek, want het (vereiste) niveau van de secretaresse stijgt en wordt dus steeds belangrijker. Dit is geen nieuws meer, iedere secretaresse is zich bewust van deze ontwikkeling. Wij merken dat jullie meteen de volgende stap zetten (en terecht!): hoe vertaalt deze ontwikkeling zich naar jullie eigen situatie? Veel secretaresses vragen zich dus af wat hun huidige werk- en denkniveau is. De vooropleiding (voor sommigen al heel wat jaren geleden) zegt lang niet alles meer over het niveau van de functie. Omdat de nieuwe generatie manager een aantal traditionele taken voortaan zelf uitvoert en er steeds meer managersfuncties verdwijnen, heeft de secretaresse meer ruimte voor taken op hoger niveau. Wist je dat tegenwoordig maar liefst 80% van de secretaresses op een hoger niveau werkt dan de daadwerkelijk gevolgde opleiding? Verschil in denk- en werkniveau tussen mbo, hbo en hbo+ Deze simpele uitleg geeft duidelijk onderscheid: • Een mbo-secretaresse werkt in opdracht • Een hbo-secretaresse werkt conform opdracht • Een hbo+-secretaresse geeft opdracht Om dit iets concreter te maken, laten we het eens bekijken aan de hand van een opdracht. Een concreet voorbeeld… Eens per jaar wordt een dag georganiseerd voor klanten. Het bedrijf wordt opengesteld, er komen demonstraties, mensen geven uitleg over hun werk, een spreker komt, er moet catering geregeld worden, mensen ingepland worden, etc. Kortom: er moet ‘wat’ georganiseerd worden. Ben je een mbo-secretaresse, dan krijg je opdracht om allerlei dingen te gaan regelen. Je gaat offertes aanvragen, boekt een spreker, stuurt de uitnodiging naar klanten. Je bent uitvoerend en in opdracht bezig. Ja, ik wil digitaal! Tips voor een rustige start Een hbo-secretaresse doet méér; zij bekijkt het draaiboek van vorig jaar, plant diverse bijeenkomsten met collega’s, seint mensen in, en overlegt met haar manager over wie/wat/waar/hoe/wanneer en gaat aan de slag. Van haar manager heeft zij aanwijzingen gekregen en hij/zij vertrouwt erop dat de secretaresse conform werkt en op tijd rapporteert over de stand van zaken. Van haar wordt ook verlangd dat zij hem/haar tijdig informeert bij stagnatie of anderszins.
PA G .04
|
D S P
De hbo+-secretaresse regelt nog meer: • zij heeft de offertes op eigen initiatief aangevraagd; • de mensen die die dag een (belangrijke) rol spelen zijn al vastgelegd dan wel ingepland; • het overleg daartoe heeft zij geïnitieerd; • het draaiboek voor dit jaar is grotendeels uitgewerkt; • zij geeft in het MT een presentatie van de stand van zaken tot nu toe; • zij stelt de budgetten op en houdt als projectleider overzicht over het geheel. Uiteraard zorgt zij er ook voor dat na afloop een goede evaluatie komt. De bezoekende klanten zijn bevraagd, de gegevens uit haar onderzoek zijn al verwerkt in een managementrapportage. Deze secretaresse informeert haar manager over de klantendag. En… op welk niveau werk jij? Is dit het niveau waarop je graag wilt werken? De secretaresse van de toekomst werkt op hbo niveau We zeiden het al eerder: de secretaresse werkt steeds minder voor de manager en juist steeds meer met de manager. Dit hoort dus overduidelijk onder het kopje ‘hbo’ en ‘hbo+’. Dit zie je het duidelijkst in de huidige vacatures: vrijwel iedere openstaande functie wordt (aantoonbaar) hbo niveau gevraagd. Wanneer jij op dit niveau opereert óf juist als ‘mbo-er’ naar dit niveau wilt groeien, zorg er dan voor dat jouw vaardigheden en kennis op peil blijven of meegroeien. Het wordt steeds meer een kwestie van een ‘leven lang leren’. Dit gaat enerzijds door ‘learning on the job’, anderzijds door praktijkgerichte opleidingen op HBO of HBO+ niveau. Een secretaresse opleiding is een krachtige manier om snel op het juiste niveau te komen (uit onderzoek blijkt dat maar liefst de helft van de secretaresses een opleidingswens heeft!). Hoe zorg jij dat je toekomst-proof bent én blijft? Hanneke Steenbekkers docent Secretary Management Institute
Een Virtual Assistant. Een goed een idee! Steeds minder bedrijven kunnen hun managers voorzien van een assistent. De Virtual Assistant is daardoor sterk in opkomst.
Vooral voor kleine bedrijven voor wie het aannemen van een ‘echte’ secretaresse ondoenlijk is, kan de Virtual Assistant (VA) een uitkomst zijn. Het idee achter een VA is dat je iemand je agenda laat bijhouden en je telefoontjes laat aannemen op afstand. Vrijwel al het contact geschiedt via telefoon en internet. Dat levert hoe dan ook een prijsvoordeel op! De VA kan voor meerdere bedrijven werken en kan het schaalvoordeel doorrekenen aan zijn of haar klanten. Bovendien betaal je deze persoon alleen per gewerkte eenheid, of dat nou uren zijn of aangenomen telefoontjes. Monique de Boer: ´´Het enige wat ik als VA niet kan doen, is koffie zetten. Verder is, met een Internetverbinding, qua ondersteuning, bijna alles mogelijk´´. Sandra Hassing: ´´Ik word vaak vergeleken met een secretaresse, maar dan ‘net even anders’. Een uitspraak die ik te horen krijg wanneer ik vertel wat mijn werkzaamheden zijn als Virtual Assistant. Behalve dat ik virtueel ben is er eigenlijk niet heel veel anders aan. Op afstand vergt het alleen een andere manier van samenwerken. Communicatie en vertrouwen zijn daarbij de ‘key words’. En dat vergt een iets andere manier van denken´´. Stephanie van Daal: ``Als ik je VA wordt, werken we op afstand samen. We hebben contact via WhatsApp, skype, telefoon, e-mail en zo nodig spreken we elkaar face to face``.
Vier belangrijke tips Als VA bied je diensten aan die je leuk vindt en waar je goed in bent. Zo onderscheid je je van andere VA’s. En je werkt vanuit huis. Hoe ga je te werk? Houd contact met andere VA’s Zorg dat je andere VA’s kent. Samen kun je grotere klussen aannemen. En werk waar je zelf niet goed in bent, kun je doorspelen aan anderen. Bezoek bv. netwerkbijeenkomsten. Blijf jezelf ontwikkelen Zorg dat je een specialist blijft en verdiep je in de laatste ontwikkelingen en tools op jouw vakgebied. De tijd die je hierin steekt, verdien je zeker terug. Houd je bedrijf zichtbaar Focus je niet op één klant of één project. Houd ook contact met andere (potentiële) klanten, zodat je ook werk hebt na dat ene project. Declareer de uren die je maakt Soms kost een klus veel tijd. Voel je niet schuldig om die uren in rekening te brengen. Je kunt eventueel achteraf uitleggen waarom een klus meer tijd heeft gekost.
LEGAL SERVICES
• Juridisch secretarieel • Mediation • Detachering
BACKOFFICE
• Office support • Receptie • Telefoonbeantwoording
Postbus 862, 5600 AW Eindhoven • T +31 (0)40 2141 750 • info@2support.nl • www.2support.nl
ENJO Y
YO UR
LI FE
DSP
|
PA G.0 5
VIRTUAL ASSISTANT Een virtual assistant is een persoonlijke assistent die op afstand werkt. Steeds meer ondernemers en managers besteden ondersteunende en routinematige werkzaamheden uit. Bijvoorbeeld omdat het te veel tijd kost. De ondernemer en manager houden daardoor tijd over voor meer declarabele uren of wat extra vrije tijd. Een virtual assistant, ook wel VA genoemd, werkt vanuit het eigen (thuis) kantoor voor de opdrachtgever. Via telefoon en e-mail wordt contact onderhouden. Het voordeel voor de ondernemer en manager is dat hij op flexibele basis beschikt over een hoger opgeleide medewerker. Voor steeds meer ondernemers en managers is een virtual assistant een uitkomst. Vooral voor degenen die steeds meer onafhankelijk van plaats en tijd werken. De ondernemer vindt een aan kantoortijden gebonden secretaresse maar onhandig. De VA is altijd beschikbaar. In urgente gevallen zelfs buiten kantooruren of in het weekend. De ondersteuningsbehoefte van ondernemers en managers wordt steeds specifieker. Voor een virtual assistant is dat geen probleem. Dit blijkt bijvoorbeeld uit onderstaande kenmerken van een virtual assistant: • Een virtual assistant bouwt gedurende langere tijd een persoonlijke relatie op met de opdrachtgever. • Proactief meedenken staat hoog in het vaandel om taken snel en effectief uit te voeren. Daarom is een virtual assistant vaak hoger opgeleid. • Samenwerken is voor een virtual assistant bekend terrein.
Wij hebben onze krachten samengebundeld om u optimaal van dienst te kunnen zijn; één aanspreekpunt voor uw secretariële ondersteuning, ICT- en juridische zaken (zowel privé als zakelijke) en mediation/bedrijfscounseling. Bel voor meer informatie op 06-34349320 www.absolutequalitytime.nl PA G .06
|
D S P
Daardoor kunnen werkzaamheden worden verdeeld. In de kortst mogelijke tijd wordt gewerkt aan de hoogst mogelijke kwaliteit voor de opdrachtgever. Een breed scala aan werkzaamheden kunnen dan ook bij een virtual assistant worden belegd. Een virtual assistant maakt gebruik van slimme online toepassingen die de uitvoering van het werk of de communicatie eenvoudiger maken. Virtual assistants bieden vaak administratieve en secretariële ondersteuning. Afhankelijk van opleidingsniveau en samenwerkingsverbanden komen daar verschillende taken bij. Altijd gericht op maximale ontzorging van de opdrachtgever. Gedacht kan worden aan werkzaamheden op communicatiegebied, zoals het schrijven van teksten of het onderhoud van de website. Of taken op het gebied van HR, zoals het schrijven van een vacaturetekst. Goed georganiseerde virtual assistants werken met een online projectmanagementsysteem. Daardoor is voor de ondernemer altijd de laatste stand van zaken inzichtelijk. Dit is van groot belang, omdat de opdrachtgever en VA elkaar niet regelmatig treffen. In de online projectomgeving worden alle taken en gewerkte tijd bijgehouden. Voor een ondernemer is het dan ook mogelijk om beter op de hoogte is van de werkzaamheden van de VA, dan van iemand met wie hij dagelijks samenwerkt. Met dank aan Steven Verwaard van Bespaar op Tijd
Boer Office Support & Services: Verleg de focus naar uw core business, BOSS 4 U neemt graag al het andere werk uit handen! 06-28155278 - www.boss4u.nl
Vergadering, productpresentatie of event? Het Bilderberg Parkhotel is een intieme evenementenlocatie met een capaciteit van 4 tot 100 personen in een zaal. Wij beschikken over 3 boardrooms, 2 Salons en 3 vergaderruimten die allen zijn voorzien van de beste audio visuele apparatuur, waaronder 65’’ i3Touch touchscreens. De thema’s kunst en cultuur komt u tegen in beeld en vormgeving van de inrichting. In 2014 is de gehele begane grond gerenoveerd, evenals de salons op de 1e verdieping. Een inspirerende en sfeervolle omgeving met tal van mogelijkheden! De stadstuin van het Parkhotel biedt een prachtige omgeving voor barbecues, muzikale evenementen of andere feestelijke gebeurtenissen. Gastronomisch gezien biedt het hotel ruime mogelijkheden. Voor, tijdens of na uw vergadering of bijeen komst kunt u culinair genieten van de heerlijke gerechten van restaurant The Park Inspired by Erik van Loo. Voor meer informatie of boekingen kunt u contact opnemen via parkhotel.banquet@bilderberg.nl of bel 010 440 81 23.
DSP
|
PA G.0 7
JIJ VERDIENT HET OM WEER TE WERKEN MET PLEZIER Er wordt van jou als secretaresse veel gevraagd. Je bent niet alleen een spin in het web, maar ook een sparringpartner van je manager. Je pakt zelf zaken op en bent misschien ook een schakel met andere afdelingen. Dat gaat beter als je assertief bent, snel kunt inspelen op nieuwe ontwikkelingen en efficiënt met je tijd om gaat. Een professional kan jou al secretaresse vakinhoudelijk begeleiden en je nét die stap verder brengen door middel van coaching en begeleiding.
Met als doel: een manager en secretaresse die vervolgens een gouden team vormen! Omdat ieder mens anders is en uniek, maken zij een coachtraject geheel voor jou maat. Ieder mens leert in zijn eigen tempo. Daarom kan een coachtraject voor de ene persoon korter zijn dan voor de ander. Voor de één is een coachtraject van drie sessies van 1 tot 1/2 uur voldoende, terwijl voor een ander vijf sessies nodig zijn. Uiteraard is alles in overleg.
Assertiviteit Je kunnen uiten op een nette zorgvuldige en ontspannen manier. Voor je zelf op komen en je eigen mening uiten. Assertief reageren op wensen van anderen en verzoeken vriendelijk afwijzen. Assertiviteit is ook op een goede manier kritiek ontvangen of kritiek kunnen en durven geven.
Gun jezelf een werk- en leefpleziercoach!
Talentontwikkeling Onder gerichte begeleiding en coaching je talenten (her)ontdekken en verder ontwikkelen. De coaching is erop gericht dat de kans op groeien voorop staat, persoonlijke en zakelijke ontwikkeling. Het vrijmaken van het aanwezige talent maar ook om het nog niet ontdekte talent. Je kan soms meer dan je zelf denkt. Maar ingesleten patronen en denkwijzen kunnen een belemmering zijn. Emotionele blokkade Wil jij veranderen maar wordt je door iets tegengehouden en je weet niet hoe je dat kan doorbreken? Is Coaching Emotionele Blokkade iets voor jou?
PA G .08
|
D S P
VAN VAR NAAR MODELOVEREENKOMST De VAR is verdwenen vanaf 1 mei 2016. Opdrachtnemers kunnen nu geen VAR meer aanvragen. In plaats van een VAR kunnen opdrachtgevers en opdrachtnemers modelovereenkomsten gebruiken. Een modelovereenkomst bied jou en je opdrachtgever duidelijkheid en zekerheid. Als gewerkt wordt volgens de overeenkomst, is er geen sprake van loondienst en hoeft de opdrachtgever geen loonheffingen in te houden en te betalen. Je bent dan niet verzekerd voor de werknemersverzekeringen (WW, ZW en WIA). Bij werkloosheid, ziekte of arbeidsongeschiktheid krijg je dus geen uitkering. Als je een modelovereenkomst gebruikt, zegt dat niets over hoe de belastingdienst je inkomsten ziet. Of je inkomsten winst uit onderneming, loon uit dienstbetrekking of resultaat uit overige werkzaamheden zijn, beoordeelt de Belastingdienst bij je aangifte inkomstenbelasting. Werken jij en je opdrachtgever volgens één van de modelovereenkomsten, dan zegt dat dus alleen iets over de loonheffingen en niets over het ondernemerschap.
Enkele vragen: 1. Wat moet de ZZP’er doen en wat moet de opdrachtgever doen bij het aanvragen van een modelovereenkomst? Er is geen sprake van het aanvragen van een modelovereenkomst. Op de website van de Belastingdienst staan modelovereenkomsten die partijen kunnen gebruiken, dit is echter geen verplichting. Partijen doen feitelijk wat zij altijd al deden, zij sluiten een overeenkomst. Dat kan mondeling maar ook schriftelijk. Wanneer partijen vooraf zekerheid wensen over de vraag of loonheffingen moeten worden ingehouden en afgedragen, dan kunnen zij de overeenkomst die zij sluiten voorleggen aan de Belastingdienst. Ook dit is geen verplichting.
2. Hoe kun je een modelcontract indienen wanneer je met meerdere ZZP’ers een klus aanneemt? Een zzp’er is fiscaal gezien een eenmanszaak zonder personeel. Wanneer een aantal zzp’ers een samenwerkingsverband aangaan in een bijvoorbeeld een vof, dan nog zien we fiscaal alleen een aantal eenmanszaken. Elke zzp’er heeft zijn eigen balans en W&V. Voor bijvoorbeeld de activa die gezamenlijk wordt aangeschaft spreken de firmanten een eigendomsverdeling af. Dit geldt ook voor de omzet. Over het algemeen zijn dergelijke afspraken vastgelegd in een firma-akte. Stel dus dat de opdrachtnemer een vof is van een aantal zzp’ers die gezamenlijk een opdracht aannemen. Feitelijk is er dan sprake van één opdracht, maar van meerdere arbeidsrelaties. In de overeenkomst van opdracht wordt vastgelegd onder welke voorwaarden gewerkt wordt. Als deze voorwaarden voor elke zzp’er hetzelfde zijn, kan volstaan worden met één overeenkomst. Of één persoon gemachtigd is om alle zzp’ers binnen de vof te binden is afhankelijk van de binnen het samenwerkingsverband gemaakte afspraken.
3. Is het nu meer of minder administratief werk vergeleken met de VAR verklaring? Ja. Het werken met modelovereenkomsten is juist eenvoudiger dan het werken met de VAR. Een VAR voor de meeste ondernemers elk jaar opnieuw worden aangevraagd en bij elke opdracht opnieuw worden opgestuurd. Veranderde het werk of de voorwaarden waaronder gewerkt werd dan moest er een nieuwe VAR worden aangevraagd. Wanneer gewerkt wordt met een modelovereenkomst is dit niet meer nodig. Met een modelovereenkomst kan de zzp’er direct aan de slag. De overeenkomst hoeft niet eerst aan de Belastingdienst voorgelegd te worden. De overeenkomst hoeft zelfs niet ondertekend te worden. Zolang de opdrachtgever en zzp’er maar met elkaar afspreken, bijvoorbeeld per e-mail of in de opdrachtbevestiging, volgens welke modelovereenkomst (nummer) er gewerkt wordt.
4. Is het verstandig om de belangrijkste artikelen in je eigen algemene voorwaarden op te nemen en dan daar naar verwijzen in je opdrachtovereenkomst? Algemene voorwaarden bepalen in beginsel de voorwaarden waaronder een ondernemer levert, betaalt, verkoopt of inkoopt. Ook kunnen hier in de rechten en plichten van de opdrachtgever/opdrachtnemer worden opgenomen. De bedoeling van algemene voorwaarden is dat over deze voorwaarden niet bij elke opdracht onderhandeld hoeft te worden. Een soort vaste basis. In de overeenkomst van opdracht regel je de voorwaarden waaronder de verstrekte opdracht wordt verricht. Deze voorwaarden worden in onderhandeling vastgesteld tussen partijen. Deze kunnen dus per opdracht verschillen.
5. Welke vragen kun je als ZZP’er verwachten van de Belastingdienst bij de controle? Waar ligt de bewijslast van zaken? Welke documenten moet je kunnen tonen bij een controle? De Belastingdienst zal bij een controle bekijken of de wijze waarop in de praktijk gewerkt wordt aansluit bij hetgeen in de overeenkomst is overeengekomen. Denk bijvoorbeeld aan de afspraak dat de opdrachtnemer volkomen vrij is in de wijze van uitvoeren van de opdracht. Gecontroleerd zal worden of dit ook feitelijk zo is. Als uit de feiten en omstandigheden blijkt dat de opdrachtgever in de praktijk bepaalt hoe de opdrachtnemer de opdracht moet uitvoeren, dan is de conclusie dat niet conform de overeenkomst is gewerkt. Dat kan gevolgen hebben voor de eventuele inhoudingsplicht van de opdrachtgever. De bewijslast dat sprake is van een dienstbetrekking ligt bij de inspecteur. Gaat het bij de zzp’er over zijn aangifte inkomstenbelasting, dan moet de zzp’er aannemelijk maken dat hij ondernemer is. Er is geen limitatief lijstje op te stellen van documenten die bij een controle getoond moeten kunnen worden. Over het algemeen kan je er vanuit gaan dat alles wat wordt vastgelegd omtrent de opdracht van belang kan zijn. Denk bijvoorbeeld aan de overeenkomst, eventuele voortgangsrapportages, e-mailverkeer, facturen, gespreksverslagen, etc. Het gaat altijd om documenten waaruit de werkelijke feiten en omstandigheden omtrent de opdracht kunnen blijken. Documenten of administratie die je nooit had of had behoren te hebben, is geen probleem. Dan moeten we het zonder doen. Als documenten of administratie wel aanwezig waren of je had die documenten/administratie moeten hebben, maar nu zijn die er niet meer kan dat grote gevolgen hebben. Bijvoorbeeld het niet accepteren van kosten of zelfs het omkeren van de bewijslast.
DSP
|
PA G.0 9
VARENDE EVENTS IN EEN STEEDS VERANDEREND DECOR
• Onze jarenlange ervaring gegarandeerd u een geslaagd business event of het nu voor 20 of 350 personen is • Mogelijkheden voor vergaderen, evenementen, bedrijfsfeesten, recepties en zakelijke bijeenkomsten op schitterende schepen • Onze eigen catering verzorgt uw culinaire wensen tot in de puntjes
GA VOOR MEER INFORMATIE NAAR ONZE WEBSITE WWW.SPIDO.NL OF BEL 010 - 275 99 89
PA G .10
|
D S P
De nette rok of broek mocht donderdag 21 april 2016 in de kast blijven, want we gingen deze dag voor een casual outfit. De wekker ging al vroeg, want we gaan On Tour.
Rotterdam here we come! Nadat iedereen Bildenberg Parkhotel in Rotterdam had gevonden en voorzien was van een kop koffie/thee, verwelkomde Petra Nieuwveld de 30 secretaresses. Vervolgens was het woord aan Tony Mastrantuono, Senior Director of Sales. Hij vertelde over het hotel en de vele mogelijkheden, zowel zakelijk als privé. Enkele dames stelde nog wat vragen, waarna er meteen een reservering werd gemaakt. Martijn Bastian van Rotterdam Business Events deelde een OV dagkaart uit en nog om vervolgens mee voor een korte wandeling. Wat we precies gingen doen, wisten de dames niet. Ach de zon scheen in ieder geval en de sfeer was zeer goed te noemen. Met de Willemskade in zicht, werden de eerste suggesties al gedaan. Gaan we met de boot?! Juist... Een havenrondvaart met de Spido Rotterdam. Het was prachtig weer, dus de zonnige plekjes werden snel door ons in beslag genomen. Terwijl je over de Maas vaart, heb je eigenlijk geen idee hoe groot Rotterdam is. Wat een
mooie skyline, prachtige gebouwen en wat een historie ligt hier. De rondvaart was geweldig. Er werd aan de kade nog een foto gemaakt door onze huisfotograaf Sandra Hassing, waarna we op nog geen 5 minuten lopen werden ontvangen door Joyce de Jong en Monique Goedegebure van het Wereldmuseum. Het Wereldmuseum beschikt over 4 verschillende zalen met elk een unieke sfeer en uitstraling. Na een rondleiding langs de indrukwekkende Balzaal, de intiemere Salon en de dr. Elie van Rijckevorselzaal, een sfeervolle herenkamer eindigden we in de ‘Art of the Pacific’, een prachtige zaal met kunst uit Nieuw Guinea, waar een smakelijke lunch werd geserveerd. Raymond Disco van Rotterdam Business Events verwelkomde ons en vertelde over het middagprogramma. KrisKras door Rotterdam. Het gezelschap werd opgesplitst in 4 groepen. We kregen een tas mee met een plattegrond van Rotterdam en een lijst met vele opdrachten (Maak een foto met je team bij de Euromast,
DSP
|
PA G.1 1
Rotterdam here we come! maak een foto van de voorgevel van Tattoo Bob en zing met zoveel mogelijk mensen het bekend lied). De eindbestemming was als alleen bekend. Geweldig om te zien hoe fanatiek iedereen was. De watertaxi, de metro en/of bus werd als vervoermiddel gebruikt om van A naar B te gaan.
De eindbestemming was Holiday Inn Express Rotterdam. Uiterlijk om 16.00 uur moesten de groepen
binnen zijn. Niet iedereen kwam om op tijd binnen. Malou Uitendaal, Sales Executive, en haar collega stonden ons op te wachten met een heerlijke versnapering.
De Secretaressepas bedankt Wereldmuseum, Holiday Inn Express, Parkhotel Bildenberg, Spido Rotterdam en Rotterdam Business Events voor hun bijdrage. Mede dankzij deze bedrijven is het wederom een succes geworden!
Op de website van De Secretaressepas staan de foto’s van deze fantastische dag www.desecretaressepas.nl/rotterdam
PA G .12
|
D S P
!
Interessante Facebook pagina’s VA Lab is een besloten groep voor ambiërende, beginnende en ervaren Virtual Assistants. Deze pagina is opgericht door Thamara Zijlstra en VA Lab is onderdeel van Blueberry Dynamic. Een zeer interessante facebookpagina met veel interessante informatie. Office Professionals is een besloten groep voor office Professionals. Deze groep is bedoeld om relevante informatie, vacatures, nieuwsfeiten, leuke filmpjes, trainingen & workshops, coole links, gave gadgets en opdrachten met elkaar te delen. Your Secretary Network, een vereniging van en voor de professionele secretaresse (loondienst en zzp’er). Op deze pagina worden dagelijks vacatures, maar ook relevante informatie en bijeenkomsten gepubliceerd. SecretaresseNet staat voor passie voor het secretaresse vak. Door middel van de website en e-zine (online magazine) wil SecretaresseNet een bijdrage leveren aan de ontwikkeling van alle secretaresses en managementassistenten in Nederland.
OPROEP Volgens Wikipedia is een metamorfose een: Een metamorfose of transfiguratie is een gedaanteverwisseling (zie aldaar voor de betekenis in de literatuur) of gedaanteverandering. Het is een verandering van vorm, structuur, karakter, verschijning of omstandigheid, in een ontwikkeling Zover gaat het team van De Secretaressepas niet, maar we willen er wel een leuke, gezellige dag van maken. DUS…….. Heb jij altijd al in de schijnwerpers willen staan? Ben je benieuwd hoe jouw pluizige haarbol omgetoverd wordt in een perfect kapsel, of ben je gewoon nieuwsgierig met welke kleding je het beste voor de dag komt? Meld je dan aan via info@desecretaressepas.nl en geef aan waarom nou juist jij kans wilt maken op een metamorfose op 4 november 2016. En wie weet ben jij de gelukkige en gaan we er een leuke dag van maken.
DSP
|
PA G.1 3
DE ESSENTIE VAN EEN KLIK Ik weet precies hoe het voelt om altijd klaar te staan voor een ander. Om mijzelf aan te passen aan de ander en mijzelf dienstbaar op te stellen.
Been there. Done that. Zo ben ik opgevoed en zo heb ik die lijn doorgetrokken in mijn leven. In de rol van Personal Assistant kon ik deze aangeleerde gave nog veel meer verfijnen. Jarenlang was ik meester in mij aanpassen aan de ander. Al denkend vanuit wat de ander prettig zou vinden. Ik luisterde daarmee niet naar mijn eigen intuïtie en kwam op een punt in mijn leven dat ik realiseerde dat ik mijzelf niet eens goed ken. Ik wist niet eens wat ik wilde, wat ik écht leuk vond. Ik leefde niet mijn eigen leven, maar was ingezet in het plan van een ander. Dit te realiseren raakte mij diep. Ik besloot het roer drastisch om te gooien en begreep dat ik dat niet alleen kon. Ik ging verschillende trainingen en coaching sessies volgen. Stond stil bij mijzelf, kreeg een spiegel voor en kreeg daardoor de kans om te reflecteren. Door die ander kon ik mijn blinde vlekken leren kennen. Ik leerde de taal van mijn lichaam en werd steeds meer en meer mijzelf. Ik ontdekte wie ík ben, wat ík wil, waar ík naar toe wil en wat ík belangrijk vind. Ik realiseerde dat ik alleen maar écht van betekenis kan zijn en van de wereld een mooiere plek kan maken als ik dicht bij mijzelf kan blijven. Deze groei nam ik mee in mijn werk als recruiter van Pure Assistants. Waar ik voorheen altijd oordeelde op basis van harde criteria, kwam ik er door mijn eigen groei achter dat het niet draait om behaalde diploma’s, parttime beschikbaarheid, hoe oud je bent, of al die jaren werkervaring... Een goede match is in eerste instantie afhankelijk van je persoonlijkheid. Het gaat om wie JIJ bent! Het unieke stukje dat JIJ te bieden hebt. Met jouw persoonlijkheid maak je het verschil. Persoonlijkheid zegt iets over wie je bent op identiteitsniveau en is vrij stabiel. Het is dus iets anders dan
PA G .14
|
D S P
gedrag, wat je makkelijk kunt aanpassen en veranderen. Als je vroeger als kind graag op jezelf speelde, is de kans vrij groot dat je vandaag de dag nog vrij op jezelf zal zijn. Sommige mensen zijn bijvoorbeeld vrij gevoelig, waardoor ze sneller boos of heel enthousiast kunnen zijn. Je persoonlijkheid bepaalt of je een klik hebt met de manager waar je voor werkt of niet. En deze klik is in het vak van Personal Assistant essentieel. Deze klik zorgt ervoor dat je elkaar versterkt. Dat je werkt op basis van vertrouwen. Dat je werkt in een omgeving waar je je veilig voelt en samen met je manager kunt bouwen. En dat je daardoor met plezier kunt groeien op alle niveaus. Dat is de essentie van een klik. Mocht jij dat stukje plezier nog niet ervaren in je werk om wat voor reden dan ook…weet dat er een wereld aan mogelijkheden voor je open ligt. Én dat er altijd anderen zijn die je kunnen helpen. Je hoeft het niet alleen te doen.
Sandra Been Pure Assistants Website: www.pureassistants.nl
KUNNEN WE NOG ZONDER SOCIAL MEDIA?
Bijna iedereen is gek op sites als Facebook, Twitter en allerlei chatprogramma’s. Hoe veilig is dit eigenlijk? Hoe kunnen we onszelf beschermen en onze privacy waarborgen? Of is het een onvermijdelijk gevolg van de digitale revolutie?
Social media groeit explosief. Dagelijks komen er nieuwe gebruikers bij en ook verschijnen er geregeld nieuwe producten. Maar wat zijn social media en wat kunnen we er mee? En bestaat privacy nog, wanneer we alles op internet met elkaar delen? Het doel van social media is simpel: zelf informatie delen en op de berichten van anderen reageren. Er zijn tientallen soorten social media, die grofweg zijn op te delen in een aantal categorieën. De meest bekende zijn: 1 de sociale netwerken, zoals Facebook, Google+, Myspace en Twitter 2 de professionele netwerken als LinkedIn 3 de netwerken om multimedia-bestanden te delen, waaronder Youtube, Flickr, Instagram of Soundcloud. Maar ook websites als Marktplaats of Wikipedia kan je onder de noemer social media scharen; het zijn online platforms waar mensen producten of kennis kunnen uitwisselen. Of neem de vele internetfora’s, waar je bijvoorbeeld kunt reageren op de nieuwste televisieseries, modeverschijnselen of politieke ontwikkelingen.
Uitdijende digitale wereld Als het om de populariteit van social media gaat, liegen de cijfers er niet om. Neem facebook. Dit platform ontstond in 2004 en groeide in zijn beginperiode met 600.000 nieuwe aanmeldingen per dag. Tegenwoordig zijn er meer dan 1 miljard gebruikers. Als Facebook een land was, zouden alleen China en India nog groter zijn. De andere platformen doen het ook goed. Elke seconde maakt iemand een profiel aan op LinkedIn. In 2012 werden er per dag 5 miljoen Nederlandstalige tweets verzonden. En wereldwijd is er elke minuut voor 48 uur aan video’s geüpload op YouTube. Nog niet genoeg van de cijfers? Kijk dan naar de social media-infographic.
Privacy in gevaar? Hoewel online strateeg Marc Dubach (Eindhoven) internetgebruiker van het eerste uur is, ziet hij wel het gevaar van de privacy. Dubach: “Informatie verspreidt op internet razendsnel. Een nadeel daarvan is dat je amper in de hand hebt wat er met je gegevens gebeurt nadat je iets geplaatst hebt.” Voor een deel zijn het groeipijntjes, meent Dubach. Veel social media zijn nog geen tien jaar oud. Zowel de bedrijven als de gebruikers moeten nog leren er goed mee om te gaan. Veel mensen zijn stomverbaasd als ze ontdekken hoeveel informatie over ze op het internet rondzwerft, zoals in dit filmpje blijkt. Dubach ziet een ontwikkeling naar kleinschaliger en geslotener gebruik van de online platformen. “Neem Facebook”, zegt hij. “Daar kan je steeds meer aangeven wie bepaalde informatie te zien krijgt. Bij jongeren zie je ook dat er meer communities gevormd worden, afgesloten groepjes die onderling berichten uitwisselen.” De bedrijven spelen in op deze behoefte naar begrenzing. Een vrij nieuw platform is bijvoorbeeld Snapchat, waarbij een bericht, foto of video naar een beperkt aantal personen gestuurd wordt. Na ontvangst is het bericht slechts tussen de 1 en de 10 seconden zichtbaar.
Privacy te koop Privacy is een recht. De meerderheid van de mensen zal het met die uitspraak nog eens zijn. Schending van privacy is dan ook strafbaar. Maar tegelijkertijd verzamelen bedrijven als Google, Facebook en Twitter allerlei informatie over ons. Deze informatie wordt gebruikt om te verkopen aan weer andere bedrijven, die daarmee bijvoorbeeld gepersonaliseerde advertenties naar ons kunnen sturen. Hebben we zelf nog controle over wat er met deze informatie gebeurt? Deze vraag stelde Tegenlicht.
Einde privacy Trendwatcher Adjiedj Bakas schrijft in zijn boek ‘Het einde van de privacy’ dat privacy in de toekomst geen recht meer is, maar iets wat je moet kopen. Evenals kritische berichtgeving. Want het klinkt misschien aardig dat Google gepersonaliseerde informatie geeft die aansluit bij jouw persoonlijke voorkeuren. Maar hoe kom je dan nog in aanraking met een kritisch tegengeluid? Uiteindelijk blijft de toekomstvisie van Bakas positief: “In de nieuwe hybride digitale toekomst worden we gelukkiger en completer, groeit ons bewustzijn en komen we in een beter balans.”
DSP
|
PA G.1 5
DE KRACHT VAN SOCIAL MEDIA? Social media is een krachtige speler in het zakelijk verkeer. Met een up-to-date profiel op LinkedIn, een groep trouwe volgers op Twitter en een regelmatig bericht op je blog profileer je jezelf als een professional met kennis van zaken. Tegelijkertijd verzamelen bedrijven informatie over ons kijk- en koopgedrag en bestuderen ze online productbeoordelingen. Maar het is ook een podium waar privé en werk steeds meer vermengen.
Makkelijk contact via social media Volgens Marc Dubach is de grote kracht van social media dat je makkelijk in contact komt met andere mensen. Dubach: “Vroeger moest je eerst langs de secretaresse zien te komen. Als je nu iets wilt voorleggen aan bijvoorbeeld de directeur van de Philips, dan stuur je hem rechtstreeks een Twitterbericht.” Met social media kan je een groot en breed gelaagd netwerk opbouwen.
Klantcontact via social media Ook het contact leggen tussen een bedrijf en zijn klanten is dankzij de social media laagdrempelig. De consument heeft online een ideaal podium gevonden om zijn mening en wensen kenbaar te maken. Informatie die voor een bedrijf zeer waardevol is. Op zijn beurt zet het bedrijf de nieuwe mediavormen in om mensen aan zich te binden. Iedereen met Facebook kent ze wel: ‘like deze advertentie en win...’ Ook gebruiken bedrijven social media om de mens achter het bedrijf te laten zien. Een creatief voorbeeld van de wisselwerking tussen het bedrijfsleven en de consument is de bekendmaking van het nieuwe logo van Philips. Op een speciale site kon je inloggen met Facebook of Twitter, waarna één pixel werd onthult. Na verloop van tijd werd het hele logo zichtbaar.
Zakelijk / privé gebruik social media Plaats je op je blog alleen berichten over je beroep, of ook dat leuke verhaal over je dochter? En wat doe je als je baas je een vriendschapsverzoek stuurt voor Facebook? Wil je dat je opdrachtgever ook je vakantiefoto’s te zien krijgt? De hedendaagse bedrijfscultuur is minder hiërarchisch, flexibeler. Dubach meent dat het past dat je het gezicht achter de werknemers te zien krijgt. Dubach: “Iemands online profiel geeft een beeld van wat iemand beweegt. Dat is interessant. Maar uiteindelijk ga je natuurlijk met iemand in zee om zijn capaciteiten en niet omdat hij een leuk profiel heeft. ” Toch kijken veel werkgevers op de social netwerksites van hun sollicitanten. Waar ze dan op letten lees je hier.
Minder privacy, groter voordeel Voordat de digitale revolutie tot volle wasdom kwam, werd het als onprofessioneel gezien om op de werkvloer veel over je persoonlijke leven te delen. Onderzoek van de Britse universiteit van Warwick toont aan dat het gebruik van social media tijdens werktijd juist gunstig is. Het verhoogt de productiviteit. Via de social media zijn de onderlinge contactmomenten flexibel, snel en proactief. Hierdoor wordt er effectiever gewerkt en nemen werknemers een actievere houding aan. Omdat je via de social media in zekere zin altijd aanwezig blijft, verdwijnt de 9-tot-5 mentaliteit. Albert Roelofswaard, organisatieadviseur van Werken 2.0 weet nog een voordeel: “Als je op je werk dingen mag doen die privé zijn, dan merk je ook dat mensen in hun privéleven weer dingen voor hun werk gaan doen.”
Botsing privacy en zakelijk belang Niet alle werkgevers zijn blij met twitterend personeel. Een tweet kan zelfs de aanleiding zijn voor ontslag. Een medewerkster van een Gronings stembureau werd ontslagen omdat ze in een tweet schreef op te moeten passen om bij het tellen geen PVV stemmen te laten verdwijnen. Ook een persoonlijke verwensing richting je baas op Facebook of Twitter kan reden zijn om ontslagen te worden. Zet ook nooit een foto op Facebook die je ook niet op je bureau zou zetten. Het blijft een levendige discussie: moet je privé en zakelijk gescheiden houden? En kán het eigenlijk nog wel?
PA G .16
|
D S P
INTERVIEW MET MIRANDA MEINERS Miranda Meiners verruilde haar kantoorbaan voor een eigen coachingspraktijk. Als ont-wikkel coach brengt ze mensen in balans, zowel geestelijk als lichamelijk. Zweverig? Integendeel.
Stel je zelf even voor Ik ben 49 jaar, getrouwd en moeder van 2 jong volwassenen. In 2015 ben ik afgestudeerd als coach. Ruim 40 jaar lang heb ik gewoontes (mijn eigen hersenspinsels) met mezelf meegedragen zonder te weten dat ik ze had. Het is een beklemmend en ondefinieerbaar gevoel. Je mist iets maar kunt er de vinger niet opleggen. Eindelijk ben ik gaan luisteren naar mezelf, wat wil ik nu eigenlijk. Waar wordt ik nu blij van. Ik heb de balans gevonden tussen hoofd en hart. Ben weer gaan luisteren naar mijn eigen intuïtie. Eind 2015 ben ik Empower Coach gestart. Tuurlijk, het is een uitdaging maar ik doe eindelijk wat ik wil!
En dan hopte ik weer naar een andere baan. Groter bedrijf, meer verantwoordelijkheden, hoger salaris, meer aanzien voor de buitenwereld. Ik vond het erg belangrijk hoe de buitenwereld tegen mij aankeek. • Kijk eens wat ik heb bereikt. • Een mooi huis. • Mooie auto. • Goed gevulde bankrekening. • Goeie baan met aanzien.
Natuurlijk blijf ik mezelf ont-wikkelen als coach, door te investeren in trainingen, intervisies en coaching. Momenteel ben ik bezig met de opleiding Psychosociale vaardigheden.
En dat klopt. Ik had het goed voor elkaar voor de buitenwereld maar niet voor mezelf. Waar stond ik in deze maatschappij. Waarom ben ik hier. Wat is mijn roeping. Waar word ik nu gelukkig van.
Wat is je passie Het is mijn missie om jou te helpen meer uit het leven te halen en je te laten voelen hoe het is om jezelf op nummer 1 te zetten en jouw dromen waar te maken. Je gaat weer Sprankelen op het moment dat jij tegen jezelf zegt: “Het is genoeg geweest. Ik wil mijn eigen leven terug. Ik wil mezelf zijn, zonder opsmuk. Ik wil weer eigen baas worden over mijn eigen hersenspinsels”. Geef jezelf de kans om te her-ontdekken wie jij bent.
Word ik gelukkig van mijn huidige werk. Is dit wel wie ik ben en wie ik wil zijn? Werd er gek van. Altijd maar dat plannen, controle over alles willen houden, stressen, alles perfect willen doen en daarbij mezelf vergeten. Ik ging vooral maar door in de modus (comfortzone) die mij bekend was maar waar ik niet gelukkig van werd. Doodvermoeiend! Ik ben gaan googelen op Internet omdat ik mezelf wilde gaan ontwikkelen. Waar kwam die onvrede vandaan? Waarom kan ik niet oprecht genieten.
Waar sta jij voor Ik sta in mijn kracht, geloof in mezelf en wil mijn ervaringen, kennis, enthousiasme en positiviteit met jou delen.
Na het bezoeken van open avonden kwam ik erachter dat ik een opleiding tot coach wilde gaan volgen. Niet coachen vanuit het hoofd met allemaal coach technieken bedacht vanuit onze ratio maar coachen vanuit gevoel, holistisch coachen. Ieder mens is uniek en ieder mens verdient een unieke aanpak. Ik ga niemand vertellen hoe hij/zij zijn leven moet leiden. Mijn cliënten doen het zelf. Tuurlijk help ik ze erbij maar ik geef niet aan wat iemand zou moeten doen om baas te zijn over zijn/ haar eigen hersenspinsels. Dat werkt namelijk niet. Je krijgt van mij een spiegel voorgehouden en dat is confronterend maar een ontzettend mooie en waardevolle ervaring. Je gaat zelf doorvoelen en inzien hoe jij je leven leidt en waarom je doet wat je doet. Wat zijn jouw hersenspinsels (belemmerende overtuigingen) en waar komt het vandaan. Hoe komt het, dat je niet jezelf kunt zijn en krachtig in het leven staat.
Loopbaan-switch Je hebt als directiesecretaresse, office manager en opleidingsadviseur gewerkt, waarom heb je de overstap gemaakt om als coach te gaan werken? Ruim 25 jaar heb ik gewerkt als directiesecretaresse, officemanager en opleidingsadviseur. Altijd gewerkt vanuit mijn hoofd. Presteren, leidinggeven, pleasen en een goed salaris. Bij elke functie die ik bekleedde ging het na een jaar of 2/3 knellen. Steeds weer kwamen dezelfde vragen naar boven. • Is dit nu wel wat ik wil? • Waar is mijn drive gebleven om deze functie optimaal uit te oefenen? • Waar is het plezier in mijn werk gebleven? • Waarom doe ik dit eigenlijk en voor wie?
Ja, ik heb het allemaal goed voor elkaar, dacht ik.
>>>>> DSP
|
PA G.1 7
kijken. Je gaat krachtiger in het leven staan omdat je eindelijk naar jezelf gaat luisteren. Je hoofd en innerlijke komen in balans en dat geeft je zo ontzettend veel rust. Jij bent het waard!
We zijn het verleerd om naar ons gevoel te luisteren en gaan daarbij voorbij aan wat we zelf willen. We laten ons leven lijden (en dan bedoel ik echt lijden met een lange ij) door anderen en niet door onszelf.
Op het moment dat je gaat inzien waarom je jouw toneelstukje opvoert (wanneer je niet jezelf bent), privé en zakelijk, weet je ook wanneer je het doet en waarom. Je gaat weer vrij in het leven staan en er valt letterlijk een last van je schouders. Je voelt de energie weer stromen. Je hoeft niet meer naar de dokter te rennen voor hoofdpijn omdat je kunt reflexteren naar jezelf en weet waar het door komt. Je stopt hierdoor met het onderdrukken van je probleem en gaat kijken waar het vandaan komt. Je stopt om jezelf te veroordelen en oordeelt ook niet meer naar anderen toe.
INTERVIEW
Ondernemer Je werkt nu als coach in je eigen praktijk Empower Coach. Kun je daar iets meer over vertellen? Op het moment dat je wordt geboren ben je volledig jezelf en leef je vol vanuit je gevoel, jouw intuïtie. Alles wat je meemaakt zuig je op als een spons. Lees deze praktijkvoorbeelden maar eens: • Je bent gevallen en je moeder zegt: “ach, lieverd niet huilen, flink zijn”. Hoezo flink zijn, je hebt pijn en is het dan logisch om je gevoel te onderdrukken en niet te gaan huilen? • Je loopt op straat en je ziet iemand die verdriet heeft. Je gevoel zegt dat je erheen moet lopen om die persoon te troosten. Je verstand zegt: “doorlopen, doe net of je het niet ziet. Wat moet er wel niet van je gedacht worden als je naar een wild vreemd persoon toeloopt om te gaan troosten.” • Je zit in een vergadering en bent het ergens niet mee eens. Je gevoel zegt dat je voor jezelf moet opkomen en je zegje mag zeggen, net zoals de andere doen. Je verstand houdt je tegen en zegt: “doe maar niet, straks is het misschien geen slimme reactie en denken ze dat je dom bent”. Of je durft niet op de voorgrond te treden. Je voelt een brok in je keel, het zweet breekt je uit en je trekt je terug. Dat komt ergens vandaan.
Ons hoofd en hart zijn niet meer in balans met als gevolg dat we maar blijven rennen, moe zijn, controle willen houden, perfectionistisch zijn, anderen willen pleasen en vooral voor andere willen zorgen, zodat we voorbij kunnen gaan aan onze eigen emoties/gevoelens. Wel zo veilig, toch?? We vergeten een belangrijk ding ons verlangen, ons gevoel. We gaan leven vanuit een kramp. We spiegelen ons voortdurend naar anderen en gaan steeds verder van onszelf afstaan. Dat wordt een gewoonte. Je kunt niet meer stralen, oprecht blij zijn. Je gaat leven op de automatische piloot. In mijn praktijk coach ik mensen die zijn vastgelopen in hun leven. Die voelen dat er meer is dan hetgeen ze nu doen, ze voelen een zekere onvrede maar kunnen het niet plaatsen kortom, ze willen weer gaan LEVEN gaan SPRANKELEN! Er zijn een hoop lapmiddelen om deze onvrede even niet meer te voelen, denk aan: • Meer eten dan je lichaam aankan. • Veel sporten. • Koopdrang, bv kleding kopen die je eigenlijk niet nodig hebt. • Drinken, want daar wordt je zo lekker ontspannen van. Het zijn slechts lapmiddelen van tijdelijke aard en het gaat op de lange duur niet werken. Er is 1 manier hieraan te werken en dat is jezelf te her-ontdekken. Wat zijn jouw belemmeringen die jouw functioneren in de weg staan. Op het moment dat je deze gaat zien ga je inzien en voelen dat het helemaal niet nodig.
Hoe zou jij een secretaresse (lees ook VA / PA) kunnen coachen? Door mijn ruime ervaring als directiesecretaresse, officemanager en opleidingsadviseur weet ik als geen ander wat de drijfveren en valkuilen zijn om deze functie te kunnen uitvoeren. Secretaresses zijn bij uitstek perfectionisten die goed kunnen plannen, multitasking, helicopterview houden, controle hebben over alles wat er op kantoor gebeurd en niets uit handen willen geven. Want geven ze het uit handen, dan zal het toch wel niet zo goed gebeuren als ze het zelf zouden doen. Of ze moeten het weer controleren en dat kost ook tijd ja, dan kan je het beter zelf doen. Is dat eigenlijk wel zo, wat zit hierachter? Controle houden over zaken is prima maar wat als het zo druk is dat je het niet meer kunt overzien? Stress, burn-out of wordt je prikkelbaar en gaat snauwen. Waar komt die controledrang vandaag, want je maakt mij niet wijs dat je er gelukkig van wordt. Perfectionisme is doodvermoeiend. Komt het omdat je bang bent om fouten te maken of zit het dieper.
Je gaat krachtig in het leven staan en bent gewoon niet meer omver te blazen in wat voor situatie jij je ook bevindt. Een paar weken geleden heb ik in een ziekenhuis voor 30 secretaresses een workshop intervisie gegeven. Je bespreek dan collegiaal een door iemand ingebrachte case. Meestal gaat het om een dilemma. In 1ste instantie ga je kijken naar de vraag waarom iemand iets als een probleem of een dilemma ervaart. In de tweede instantie ga je zoeken naar een oplossing. De achterliggende gedachte is dat, als het iemand niet lukt om een probleem op te lossen, dit vaak wordt veroorzaakt doordat hij of zij het werkelijke probleem (nog) niet onder ogen ziet. Natuurlijk is het ook mogelijk om een op een te coachen, een workshop te volgen of het onderling samenwerken op een afdeling onder de loep te nemen. Ga naar mijn website. Wil je voor jou bedrijf een workshop organiseren neem dan contact met mij op om een programma op maat samen te stellen.
Samen met jou haal ik jouw belemmeringen naar boven, die ons door onze ouders, school, maatschappij, vrienden, etc zijn ingegeven. Iemand op deze manier helpen is zo ontzettend mooi en waardevol om te doen. Het is het mooiste cadeau wat ik mezelf ooit heb kunnen geven en dit wil ik zo ontzettend graag met andere delen. Er is maar 1 persoon belangrijk en dat ben jij zelf. Alleen jij kunt de stap zetten om oprecht van jezelf te gaan houden en zonder oordeel naar jezelf en andere te
PA G .18
|
D S P
Empower Coach Bankenstraat 14 4874 NE Etten-Leur miranda@empower.coach
ONTWORPEN OM TE SCHRIJVEN De Neo smartpen N2 is ontworpen om te schrijven als een gewone pen. Elk detail is gericht op het leveren van een naadloze overgang van jouw eerdere ervaring met een traditionele pen. Ontdek de ideeĂŤn achter het ontwerp van de Neo Smartpen N2.
Ergonomisch Ontwerp De Neo smartpen N2’s is bij elk detail gericht op het leveren van comfortabele en naadloze ervaring bij het schrijven. Het ergonomische ontwerp ligt prettig in de hand en details zoals de Auto Power On geeft je hetzelfde gemak alsof een andere pen zou gebruiken. Balans in Materiaal De aluminium uitvoering van de Neo N2 Smartpen geeft een aparte glans, terwijl ook het roestvrij staal een prima bescherming geeft.. Kortom het design mag er wezen. Ontwerp Details De Neo N2 Smartpen is niet alleen ontworpen om er mooi uit te zien maar ook om echt mee te werken. Details zoals de plaatsing van de aan-uitknop, de led aanduidingen met meerdere kleuren en zelfs de dop van de pen is nauwkeurig ontworpen.
Neo Smartpen N2 Techniek Dual Bluetooth Bluetooth 4.0 LE (Low Energy), ook wel bekend als Bluetooth Smart is de nieuwste Bluetooth versie. Bluetooth 4.0 LE verbruikt niet alleen minder energie, maar de dual-mode ondersteunt ook de klassieke Bluetooth bekend onder de naam Dual Bluetooth. Met Bluetooth 4.0, kunt u genieten van een snellere verbinding met al uw Smart devices en een langdurig gebruik met de Neo N2 Smartpen.
Neo smartpen N2 dun, licht en duurzaam Van 11.5mm tot 11.8mm dik en 156.5mm lang. De Neo Smartpen N2 heeft de afmeting van een gemiddelde pen op uw bureau. De N2 weegt slechts 22 gram (0,77 ounces) en het zal het lichtste wegende elektronische apparaat zijn dat je bij je hebt. N2 heeft een aluminium en roestvrij stalen behuizing waardoor het slag- en kras vrij blijft. De Neo smartpen N2 zal de dunste, lichtste en meest duurzame pen zijn die u heeft.
SchrijfOp.nl Satellietbaan 41c 2181 MG Hillegom +31(0)23-3020205
Meer informatie: www.schrijfop.nl DSP
|
PA G.1 9
Wis t je dat? WhatsApp ____________ Nog even en dan kunnen we via de desktop gebruik maken van deze berichtendienst. Nu is WhatsApp alleen nog via de browser te gebruiken, en wel door je telefoon eraan te koppelen. Als we kijken hoe de desktop applicatie werkt dan is dit identiek aan de WhatsApp web-versie. Ondanks dat je de berichten op je computer of laptop schrijft, worden ze nog steeds verstuurt via je telefoon. Je moet de desktop app dan ook echt zien als een verlenging van je smartphone of tablet waarop je WhatsApp gebruikt. Toch heeft de desktop app wat kleine voordelen ten opzichte van de web-versie en dit zit hem vooral n dingen als notificaties en integratie met andere software. Helaas zal deze applicatie alleen werken voor Windows en Mac OS. Gebruikers van Linux hebben helaas pech.
Dropbox gaat veranderen? __________ Nog even geduld en je kunt Dropbox gebruiken als een soort lokale schijf op je pc. De opslagdienst heeft bekendgemaakt dat hun cloudbestanden zich in de nabije toekomst gaan gedragen alsof je ze op je computer hebt opgeslagen. Ze zijn gewoon zichtbaar op je schijf en worden automatisch uit de cloud gehaald als je erop klikt. Dropbox broedt op een functie die het mogelijk maakt om ruimte te besparen op je pc, zonder dat je het gemak verliest van een bestand dat op de schijf is opgeslagen. Het project van de opslagdienst (tool) heeft de naam Infinite meegekregen. Bestanden die je in Dropbox opslaat, zijn straks gewoon te vinden in een map op je lokale schijf, maar in werkelijkheid staan ze in de cloud. Zodra je op zo´n bestand klikt, wordt dat automatisch gedownload vanuit de cloud. Je merkt er dus niets van dat het bestand niet lokaal is opgeslagen op je apparaat.
Goed voor taalgebruik Wist jij dat WhatsApp goed zou zijn voor je grammaticale vaardigheden? Je moet goed nadenken over hoe jij de boodschap het beste overbrengt. Uiteindelijk moet je in een whatsappje heel goed nadenken over taal en over welke woorden je wel of niet weg kunt laten, zegt Elma Blom (taalonderzoek van de Universiteit Utrecht). “Wat je natuurlijk wilt is zo kort mogelijk toch zoveel mogelijk zeggen en inhoud bewaren. Dat betekent dat je niet zomaar elk woord weg kunt laten, maar dat je daar goed over na moet denken. Een vorm van luiheid? Ik denk het niet. Ik denk dat het een vorm van taalspelen en snel communiceren is, op een optimale manier.”
E-mail uit andere accounts controleren met Gmail ___________ Als je meerdere e-mailaccounts hebt, kun je ze allemaal bekijken met Gmail. De functie voor mail ophalen van Gmail importeert eerst al je oude berichten naar Gmail en haalt vervolgens steeds nieuwe berichten op die naar je andere account zijn gestuurd. Je kunt maximaal vijf accounts toevoegen. Dit kunnen zowel Gmail-accounts zijn als accounts van andere e-mailproviders. Als je alleen wilt dat nieuwe e-mails binnenkomen bij Gmail, kun je beter je e-mail automatisch laten doorsturen.
Gelukkig! ___________ In Nederland zijn zelfstandig ondernemers het meest gelukkig in hun werk. Op plek twee staat directiesecretaresse, gevolgd door process operators. Dat blijkt uit de Job Happiness Index 2016, uitgevoerd door Indeed. Het onderzoek geeft inzicht in wat werkgeluk inhoudt en wat mensen betrokken en gemotiveerd houdt op het werk. Top vijftien van banen in Nederland waarin men het meest gelukkig is. Zelfstandig ondernemer, Directiesecretaresse, Process Operator, Barmedewerker, Backofficemedewerker, Office Manager, Filiaalmanager, Gastvrouw, Projectleider, Horecabediening, Schilder, Keukenhulp, Financieel-administratief medewerker, Vrachtwagenchauffeur, Kapster
Internet tijdens werktijd mag dat? ___________ Bedrijven mogen privéberichten van hun werknemers op internet volgen. Dit heeft het Europees Hof voor de Rechten van de Mens (EHRM) bepaald. Het stelde een Roemeens bedrijf dat een werknemer had ontslagen wegens privé chatten onder werktijd, in het gelijk. De Roemeen Barbulescu werd in 2007 ontslagen door zijn werkgever omdat hij met zijn zakelijke Yahoo Messenger-account privéberichten had gestuurd naar zijn vrouw en broer. Volgens de huisregels van het bedrijf is dat verboden en was Barbulescu daarvan op de hoogte. Aanvankelijk ontkende hij de aantijgingen van zijn baas, waarna laatstgenoemde hem een uitdraai van zijn communicatieverkeer voorlegde en hem ontsloeg. Nadat een Roemeense rechter zijn werkgever in het gelijk had gesteld, stapte Barbulescu naar het Europees Hof, omdat hij vond dat zijn privacy door zijn werkgever was geschonden. Maar het EHRM stelt nu, acht jaar later, de Roemeense staat alsnog in het gelijk. Volgens het Hof is het niet ‘onredelijk dat een werkgever wil nagaan of werknemers hun professionele taken volbrengen onder werktijd’. Bovendien oordeelde het Hof dat de bekeken Yahoo-account van Barbulescu professioneel was bedoeld en niet privé. Daarom schond het bedrijf niet zijn privacy toen het zich toegang verschafte tot zijn berichten.
PA G .20
|
D S P
diverse feestzalen 550 hotelkamers hotel op 100 meter van het strand - 33 zalen 30 tot 1000 m2 - sauna’s en zwembad restaurant - bistro - pub - fitnessruimte - wellness center - bowling - teambuilding egmond aan zee
-
072 750 2020
-
sales@zuiderduin.nl
-
www.zuiderduin.nl
Sea, enjoy and discover! Bij Egmond Events bent u aan het juiste adres voor het organiseren van een leuke dag of een meerdaags programma.
Egmond Events sterk in k maatwer
Uw specialist in het organiseren van groepsarrangementen! • Teambuilding arrangementen
• Fiets-, tandem- en steptochten
• Workshops
• (Culinaire) rondleidingen
• Beach events
• en nog veel meer!
0229 21 65 27
-
info@egmondevents.nl
-
www.egmondevents.nl DSP | PA G.2 1
VAKANTIE
STRESS
Wie gaat er op vakantie jij of je e-mail? Der vakantieperiode breekt weer aan en veel mensen zullen erop uit trekken. Naast alle rompslomp die je thuis moet regelen is er daarnaast nog de overdracht op je werk om alles in goede banen te leiden. Een gewetensvraag: In deze digitale tijd gaat je e-mail mee op vakantie of laat je deze thuis? Het mooie van altijd bereikbaar zijn is dat je niets hoeft te missen. Heerlijk relaxed op je vakantieadres even appen met je familie, vrienden of kennissen die elders op vakantie of gewoon thuis zijn. Maar hoe ga je om met zakelijke mail helemaal als je deze ook heel makkelijk via je telefoon of tablet kunt checken. Veel mensen zullen zeggen: Ik ben op vakantie dus mijn werk wordt overgenomen en anders ligt het tijdens mijn vakantie stil.
Tip 3: Als het mogelijk is probeer je eerste werkdag na de vakantie dan nog in je afwezigheidsbericht op te nemen. Dit geeft je tijd alles weer op te starten en eventuele overdrachtswerkzaamheden door te nemen. Je begint je eerste ‘echte’ werkdag dan met een schone inbox, je weet wat zich tijdens je afwezigheid heeft afgespeeld zodat je weer fris en fruitig je werkzaamheden kunt starten en iedereen met een vriendelijk woord tegemoet kan treden.
Is dat echt zo? Kijk je helemaal niet naar je e-mail? Misschien toch even gauw kijken of net dat ene berichtje is binnengekomen waar je eigenlijk voor je vakantie al op zat te wachten. Ik heb mijn werk overgedragen maar stel nou dat mijn vervanger die belangrijke mail toch anders interpreteert dan eigenlijk zou moeten? Allemaal vragen die je een excuus geven om toch even gauw je mail te checken.
Zelf ben ik op deze manier in februari op vakantie geweest en ik moet zeggen: Geen e-mail en andere zakelijke perikelen zorgt voor een uiterst relaxte vakantie .
Carin Velt Tekst Redactie Office Support
Hallo!! We werken allemaal heel hard en we zijn vaak maar een keer per jaar een paar weken weg. Even geen zakelijke beslommeringen en zorg ervoor dat je inderdaad de zaak goed overdraagt. Je baas of je opdrachtgevers weten dan dat je er niet bent en grote kans dat zij zelf ook op vakantie zijn. Tip 1: Maak een goed afwezigheidsbericht. Zet daarin de datum van vertrek en wanneer je weer bereikbaar bent. Als iemand jouw taken waarneemt zorg er dan voor dat die contactgegevens duidelijk staan vermeld. Maak van de achterblijvers geen spoorzoekers. Tip 2: Zorg ervoor dat echt al je klussen af zijn voor de vakantie. Geen verslag dat nog gemaakt moet worden omdat dit geen vliegende haast heeft. Geen administratieve zaken die je wel over de vakantie kunt tillen. Dit geeft alleen maar stress als je weer terug bent waardoor je vakantiegevoel snel weer weg is.
PA G .22
|
D S P
Kuperssingel 187 3833 JP Leusden T. 06 23 06 56 66 E. carinvelt@kpnmail.nl
DIT KAN NIET WAAR ZIJN! Meer dan tien procent van ondernemend Nederland sms’t of whatsappt tijdens de vakantie met zijn of haar secretaresse. Dit blijkt uit vakantie-onderzoek wat enige tijd geleden is uitgevoerd. Ondanks het veelvuldig sms/whatsapp-verkeer geeft slechts 2 procent van de respondenten aan tijdens vakantie te denken aan de secretaresse. 45 procent van de respondenten zegt gedurende de vakantie te denken aan het werk of de onderneming. 70 procent denkt aan de partner en 59 procent van de respondenten zegt aan de kinderen te denken. In het onderzoek geeft de helft van de respondenten ook aan tijdens de vakantie tussen de 1 en 15 uur aan werk te besteden. Twee Procent geeft aan tijdens zijn of haar vakantie veertig uur of meer te werken. Ondank deze uitkomst gaan veel ondernemende Nederlanders gedurende de periode juli en augustus op vakantie. Zo gaf 70 procent aan zeker op vakantie te gaan en 9 procent overweegt een last minute boeken. Opvallend is verder dat maar liefst 75 procent van de respondenten aangeeft het mobieltje mee te nemen tijdens de vakantie. Ook de laptop scoort met 26 procent erg hoog. De administratie is het minst populair: slechts 2 procent neemt dit mee in de koffer. Naast zakelijke spullen, wordt er door 33 procent van de respondenten gelukkig ook privézaken meegenomen zoals tijdschriften en boeken. Naast mobiel bellen, blijken ook steeds meer ondernemende Nederlanders ervoor te kiezen om te e-mailen en te sms-en. Een grote groep checkt de e-mail gedurende de vakantie niet (41 procent). Maar de meerderheid (59 procent) checkt de e-mail wel, sommige (25 procent) zelfs elke dag. Mijn advies: Blokkeer je werkgever tijdens je vakantie en geniet ervan ! Fijne vakantie
Petra
COLOFON DSP Magazine, het magazine waarin informatie wordt gegeven aan de professionele secretaresse / pashouders en de aangesloten bedrijven. Het is een uitgave van Bureau ARTEP / De Secretaressepas.
Redactie, advertentie-acquisitie Petra Nieuwveld info@desecretaressepas.nl Vormgeving & opmaak: Niels Timmerman Grafische Vormgeving Drukwerk: ESED Drukkerij Soest
Postbus 1155 3800 BD AMERSFOORT Telefoon: 0650806778 Website: www.desecretaressepas.nl E-mail: info@desecretaressepas.nl
Digitaal magazine Het magazine kan via de website www.dspmagazine.nl worden ingezien.
Facebook: www.facebook.com/desecretaressepas Twitter: @secretaressepas LinkedIn: www.linkedin.com/in/desecretaressepas
Verzending en facturering Bureau ARTEP / De Secretaressepas
Niets uit deze uitgave mag op enigerlei wijze worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder schriftelijke toestemming van de uitgever. De uitgever behoudt zich het recht voor advertenties zonder opgaaf van redenen te weigeren.
ENJO Y
YO UR
LI FE
DSP
|
PA G.2 3
Vergaderen in een inspirerende omgeving? Dat kan in het Wereldmuseum!
WERELDMUSEUM ROTTERDAM EVENTS
Willemskade 25 Rotterdam | 010 - 2707150 www.wereldmuseum.nl | reserveringen@wereldmuseum.nl