❷⓿❶❸ INFORME RESULTADOS DE CAPACITACIÓN
Dirección de Personas y Desarrollo Organizacional Departamento de Capacitación
- Febrero 2014 -
ENFOQUE DE GESTIÓN POR COMPETENCIAS Desde el año 2010, el Ministerio de Relaciones Exteriores se encuentra implementando el enfoque de Gestión por Competencias en los subsistemas de Personas. Al respecto, las competencias representan el conjunto de conocimientos (saber), habilidades (hacer) y actitudes (ser) que disponen las personas para el desempeño de una función específica, es decir, la capacidad para realizar con éxitos sus labores.
Esquema de Competencia Laboral Ministerio de Relaciones Exteriores
Uno de los subsistemas de personas es el de “Desarrollo”, directamente relacionado con Capacitación, cuyo objetivo es identificar, medir, desarrollar, fortalecer y consolidar las diversas habilidades para el cumplimiento de los objetivos institucionales y el desarrollo personal. Así, una expresión del enfoque de Gestión por Competencias es el proceso de Detección de Necesidades de Capacitación (DNC) que permite identificar las necesidades de desarrollo teniendo como marco las competencias laborales de los funcionarios y los lineamientos de las distintas direcciones del Ministerio. A partir de lo anterior, se define un Plan Anual de Capacitación acorde a las necesidades institucionales.
De acuerdo a ello, la Gestión por Competencias en el ámbito de Desarrollo supuso realizar un proceso secuencial con etapas articuladas, para definir la programación 2013: Análisis y jerarquización de información del proceso de consulta a las Direcciones (febrero 2013), identificando necesidades de desarrollo; Análisis y evaluación de las actividades de capacitación año 2012, determinando aquellas replicables por su demanda, pertinencia y/o evaluación; Análisis de información de necesidades de capacitación año 2011, que detectó brechas de competencias por funcionarios y que complementa el levantamiento de información.
GESTIÓN DE CAPACITACIÓN INSTITUCIONAL 2013 Busca contribuir al cumplimiento de los objetivos estratégicos y metas ministeriales. Enfatiza actividades vinculadas al mejoramiento continuo de la Política Exterior. Fortalece competencias conjugando desarrollo institucional y crecimiento personal. Busca aumentar la calidad del trabajo realizado por los funcionarios/as. Detecta las necesidades de capacitación, sobre la base de las competencias funcionales.
7 líneas de acción de capacitación institucional
1. Programa de Capacitación Presencial 2. Programa de Capacitación E-Learning 3. Programa de Capacitación para Estamento Auxiliar 4. Programa de Selección y Capacitación Comisiones de Apoyo
5. Programa de Capacitación para el Destinado (Plan DAT)
6. Programa de Capacitación Superior para Consejeros SEXT 7. Gestión de Oportunidades Perfeccionamiento en el Exterior
1 1. Programa de Capacitación Presencial
CAPACITACIÓN PRESENCIAL EN CIFRAS
Presupuesto Asignado (Glosa)
$ 62.013.000-.
Ejecución Presupuestaria
$ 61.065.000-. (98%)
N° Funcionarios/as Capacitados Presencialmente-FCP
429 (41% Dotación Efectiva)
N° Funcionarios/as Evaluación de Satisfacción
160 (37% FCP)
SATISFACCIÓN CON LA CAPACITACIÓN PRESENCIAL (N = 160)
“De 1 a 5, en qué medida la capacitación tenía objetivos claramente definidos”
“De 1 a 5, en qué medida los contenidos son útiles y relevantes para mis funciones”
4,7
4,5
“De 1 a 5, en qué medida el lugar donde realizó la capacitación fue adecuado”
“De 1 a 5, en qué medida la capacitación incentivó la participación”
“De 1 a 5, en qué medida la capacitación incluyó suficientes ejercicios prácticos”
4,3
4,6
4,5
Escala: Muy en desacuerdo
En desacuerdo
Neutral
De acuerdo
Muy de acuerdo
1
2
3
4
5
TRANSFERENCIA DE LA CAPACITACIÓN AL PUESTO DE TRABAJO N° Actividades con Evaluación de Transferencia al 19 Puesto de Trabajo N° Funcionarios/as y Jefaturas con Evaluación de 69 Transferencia al Puesto de Trabajo (Año 2013) Funcionarios Tasa Respuesta Evaluación de Transferencia al Puesto de Trabajo (Encuestados a Enero 2014) 58 (84%)
Jefaturas 30 (44%)
"El curso, ¿logró el objetivo esperado para el funcionario capacitado?" Integralmente Parcialmente No se logró
Funcionarios/as
Jefaturas
2%
3%
17%
27% 70%
81%
Funcionarios/as
"El funcionario(a) que participó en la actividad, ¿está aplicando los contenidos del curso en su respectivo puesto de trabajo?" 0%
Descripción 38% 62%
Lo anterior refleja un alto nivel de transferencia y efectivad de la capacitación, permitiendo concluir que la inversión realizada tiene un efecto positivo para la institución.
Jefaturas
3% 43%
El 100% de los funcionarios y el 97% de las jefaturas sostienen que los funcionarios capacitados sí están aplicando los contenidos abordados en los cursos en sus respectivos puestos de trabajo, de modo parcial o total.
54%
Integralmente Parcialmente No se logró
"Mencione dos cambios en conductas positivas como resultado de la actividad de capacitación" Aumento de Conocimientos Mayor Eficiencia Manifiesta mayor interés por su trabajo Desarrolla actitud analítica
Mejora comunicación en idioma Mejor uso de herramientas de trabajo Colabora con sus compañeros de trabajo No manifiesta cambios
Funcionarios/as
Jefaturas
0% 9%
5%
31%
9%
26%
23% 24% 4%
7%
16%
11%
6%
5%
9%
15%
Descripción Las principales menciones de funcionarios y jefaturas refieren al “aumento de conocimientos” (31% - 26%) y a evidenciar un “mejor uso de herramientas de trabajo”(23% - 24%). Asimismo, es importante destacar que la tercera mención de las jefaturas apunta al impacto que tiene la capacitación en el interés de los funcionarios por su trabajo (15%), mientras que en el caso de funcionarios es la percepción de ser más eficientes en su trabajo (16%).
“Percepción de la Jefatura respecto al desarrollo y/o fortalecimiento de competencias aplicadas al puesto de trabajo” Descripción 3 de cada 4 jefaturas (76%) reconoce que los funcionarios capacitados han adquirido nuevas competencias o han fortalecido las que ya poseían posterior a realizar una actividad de capacitación.
7% 17%
76%
Fortalece y aplica competencias No fortalece o aplica competencias NS/NR
Del mismo modo, reconocen que esas competencias son efectivamente aplicadas al puesto de trabajo actual. 17% de las jefaturas no reconoce mayor avance, debido a la falta de comunicación o despliegue por parte del funcionario y/o por la imposibilidad de aplicar lo aprendido en su puesto de trabajo. Menos
del 10% de las jefaturas es indiferente a la consulta, principalmente por las labores actuales del funcionario y/o por la naturaleza de la capacitación, que requiere mayor profundización para mostrar avance en el despliegue de las competencias adquiridas.
PRINCIPALES ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN PRESENCIAL
Cursos Transversales de Perfeccionamiento
Diplomados Área Gestión
Inglés Hablado y Escrito
Gestión de Personas y Habilidades Directivas
Gerencia Pública y Liderazgo Estratégico
Gestión Financiera de Instituciones Públicas
Excel, Word y Alfabetización Digital
Gestión Estratégica de Abastecimiento
Redacción Ejecutiva
Intervención en Crisis Social e Individual
Cursos Especializados de Perfeccionamiento
Normas Internacionales de Seguridad Contra IncendiosNFPA Conectividad en Redes y Tecnología IP
Diplomados Área Política
La Relación Chileno-Peruana: Puntos de Encuentro
Política Internacional Contemporánea
Marketing de Compras
Seguridad Multidimensional
Apresto Normas Internacionales Contabilidad Sector PúblicoNICSP
Estudios Latinoamericanos
2 N° Funcionarios/as Capacitados E-Learning (FCE) Unidades en el Exterior Capacitadas N° de Participantes de capacitación Gestión de Proyectos Gestión Financiera en las Misiones (1° y 2° V) Sistema de Atención Consular Integración Regional Derecho Internacional de los DDHH N° Funcionarios/as Evaluación de Satisfacción
477 119 27 195 71 39 28 191 (40% FCE)
MODELO DE GESTIÓN DE CURSOS E-LEARNING
DETECCIÓN Y LEVANTAMIENTO DE NECESIDAD DE CAPACITACIÓN
SEGUIMIENTO,MONITOREO Y OPTIMIZACIONES
Diseño Depto. de Capacitación
Depto. de Capacitación Experto de contenidos Asesoría ELearning
Ejecución Experto de contenidos Asesoría ELearning
Evaluación Experto de contenidos Asesoría ELearning
SATISFACCIÓN CON LA CAPACITACIÓN E-LEARNING
CONFORMIDAD CON DISEÑO GRAFICAS Y METODOLOGIA DEL CURSO Descripción
20% 18%
62%
El 62% de los funcionarios/as se muestra de acuerdo con el diseño gráfico y las metodologías empleadas para los cursos e-learning. El 18% está en desacuerdo con este aspecto.
Del 20% indicado en la categoría “No
Sabe/No Responde” (NS/NR), un 17% se encuentra indeciso respecto al diseño y las metodologías empleadas, mientras que un 3% no responde.
Muy de acuerdo / Acuerdo Muy en desacuerdo/ En desacuerdo NS/NR
CONFORMIDAD CON OBJETIVOS Y EVALUACIONES Descripción
20%
20%
60%
El 60% de los funcionarios/as manifiesta acuerdo con los objetivos y las actividades evaluativas empleadas para los cursos e-learning. El 20% de los encuestados se indica su desacuerdo sobre lo anterior.
Del 20% indicado en la categoría “No Sabe
Muy de acuerdo / Acuerdo Muy en desacuerdo/ En desacuerdo NS/NR
/No Responde” (NS/NR), un 16% se encuentra indeciso respecto a los objetivos y evaluaciones, mientras que un 4% no responde.
3
Para asumir funciones administrativas se debe contar con el requisito legal prescrito para la Planta Administrativa: “Para desempeñar los cargos de esta planta se necesitará acreditar Licencia de Educación Media o equivalente y contar con un curso de secretariado u otro que habilite para cumplir funciones administrativas requeridas por el Ministerio, de a lo menos 360 horas de duración, debidamente acreditado” (DFL 106/2005).
Malla Curricular (2012-2013)
Resultado 15 funcionarios/as auxiliares habilitados para desempeñar funciones administrativas
4
Transparencia y Objetividad
Postulaciones y revisión de antecedentes (CIRC. PUB. 242/2013)
Selección basada en habilidades de adaptación y responsabilidad
Ingreso Programa de Capacitación (CIRC. PUB. 261/2013)
Orden de Precedencia/Comisiones Apoyo en Consulados (CIRC. PUB. 294/2013) Evaluación de Desempeño Funcional y Conductual / Focos de Mejora
Matriz Programa de Capacitación 2013 Curso
Modalidad
Sistema de Atención Consular
B-learning
N° Participantes
Relator Equipo SAC
15 ADM Atención de Público en Consulados
Presencial
Experto Externo
5
MALLA DE ACTIVIDADES 2013
PRINCIPALES RESULTADOS
NOMBRE ACTIVIDAD
N° CONVOCADOS
N° PARTICIPANTES
APROBADOS ASISTENCIA
SAG
SEXT
SAG
SEXT
SAG
SEXT
07
52
07
40
100% Aprobación
50% Aprobación
15
----
15
----
93% Aprobación
----
CURSO B-LEARNING SISTEMA DE ATENCIÓN CONSULAR (SAC)
15
40
15
40
100% Aprobación
50% Aprobación
CURSOS PERFECCIONAMIENTO EN IDIOMAS
1
13
1
13
100% Aprobación
100% Aprobación
TALLER PROCEDIMIENTOS DE TELECOMUNICACIONES (DINFOCOM)
18
52
18
44
100% Aprobación
100% Aprobación
CHARLA: FUNDAMENTOS Y GESTIÓN DE LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL (AGCI)
52
----
0
30
----
58 % Asistencia
CHARLA: GESTIÓN ECONÓMICO-COMERCIAL (DIRECON)
52
----
0
29
----
56 % Asistencia
CHARLA: POLÍTICA COMERCIAL Y PROMOCIÓN DE EXP., TURISMO E INVERSIONES (PROCHILE)
52
----
0
39
----
75% Asistencia
CHARLA: CONTRA CORRUPCIÓN Y COHECHO (DISIN)
45
----
0
15
----
33 % Asistencia
CHARLA: INDUCCIÓN AL DESTINADO (DIPER)
52
18
18
28
100% Asistencia
54 % Asistencia
CHARLA: POLÍTICA Y GESTIÓN CONSULAR EN EL EXTERIOR (DIGECONSU)
52
18
18
31
100% Asistencia
60 % Asistencia
CURSO B-LEARNING GESTION FINANCIERA Y PRESUP. EN LAS MISIONES
CURSO PRESENCIAL ATENCIÓN DE PÚBLICO EN CONSULADOS
6 Para ascender, los Consejeros del Servicio Exterior deberán aprobar un curso o seminario de capacitación superior, de dedicación exclusiva (Decreto 463/2013).
Identificación
Diplomado de Alta Dirección
Fecha
11 de noviembre al 06 de diciembre 2013
Duración
100 horas
Participantes
Consejeros Servicio Exterior (17)
Proveedor
Pontificia Universidad Católica de Chile
Contraparte Técnica
Departamento de Capacitación - DIPER
Ceremonia de Clausura Diplomado de Alta Dirección Santiago, diciembre de 2013
7
Gobiernos, Cancillerías y Academias Diplomáticas de otros Estados remiten al Ministerio de Relaciones Exteriores de Chile diversas invitaciones para que sus funcionarios/as participen en programas de estudios, estadías cortas, cursos de especialización y seminarios en el exterior. Las invitaciones incluyen financiamiento para pasajes y estadía. La Dirección de Personas y Desarrollo Organizacional, a través del Departamento de Capacitación, coordina procesos abiertos de postulación y selección para dichas oportunidades de perfeccionamiento en el exterior. La entidad encargada del análisis y selección de participantes es el Comité de Becas. “El Comité de Becas estará integrado por El Subsecretario de Relaciones Exteriores, quien lo presidirá El Director General Adjunto para Asuntos Multilaterales El Director General Adjunto para Asuntos Bilaterales El Director de la Academia Diplomática ‘Andrés Bello’, y El Director de Personas y Desarrollo Organizacional”.
Gestión de Oportunidades de Perfeccionamiento en el Exterior 2013 Nº
MATERIA
PAÍS / LUGAR
INSTITUCIÓN
FUNCIONARIO/A
1
Mid-Career Master in Public Administration Edward S. Mason Fellow Program
EEUU/ Cambridge, Massachusetts
John F. Kennedy School of Government at Harvard University
- María del Carmen Dominguez Alvarez - Carla Serazzi Chang
2
2013-2014 JapaneseLanguage Programs for Foreign-Service Officers and Public Officials
Japón / Tajiricho, Osaka
Japan Foundation
Michel Lavín Espinoza
3
Training Program for International Junior Diplomats
Turquía / Ankara
Ministerio de Relaciones Patricio Cabezas Logan Exteriores de Turquía
4
XI Curso para Diplomáticos Sudamericanos
Brasil / Brasilia
Fundación Alexandre de Gusmao (FUNAG)
Víctor Hugo Muñoz López
5
VIII Curso para Diplomáticos de América Latina y el Caribe
Berlín, Alemania
Academia Diplomática Internacional Ministerio Federal de Relaciones Exteriores
Sebastián Lemp Donoso
6
XIX Curso de Política Exterior de México para Diplomáticos de América Latina y El Caribe
Ciudad de México, México
Instituto Matías Romero- Secretaría de Relaciones Exteriores
Claudio Garrido Melo
7
58°Curso Profesional para Diplomáticos Extranjeros
Nueva Delhi, India
Instituto del Servicio Exterior - Ministerio de Relaciones Exteriores
Leyla Vasquez Islame