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/Protocolo de difusión/ Síntesis del calendario de difusión de actividades de Medialab-Prado
Punto de partida
Actividades Pre-Evento
Mes del evento
Evaluación Post-evento
-Talleres internos. Objetivos: reorganizar el discurso ¿Qué somos? ¿Cuál es nuestro objetivo? ¿Cómo lo llevamos a cabo? El alma del taller es unificar el espíritu colaborativo del equipo del centro, logrando que todos estén involucrados y comprometidos con el plan. -Comienza estrategia de posicionamiento de Medialab-Prado y el evento en cuestión en redes sociales y blogs. Objetivo: Contemplando las características del centro, el perfil de sus usuarios habituales y el público potencial al que se dirige el evento, la campaña de comunicación se concentrará principalmente en Internet pero sin dejar de lado los medios tradicionales de difusión. En esta etapa la página web del centro, al ser visitada por numerosos usuarios, servirá de trampolín inicial de la campaña de difusión, permitiendo iniciar la difusión boca a boca de evento. -Lanzamiento de campaña intensiva de comunicación en medios tradicionales. Objetivo: Ampliar el radio de difusión del evento que realiza Medialab-Prado para generar interés en los medios de comunicación masiva. La comunicación por estos medios será clave para atraer al público potencial al que pretendemos llegar con el evento. Se trata de abrirse a un mayor público. -Etapa de post evaluación. Objetivos: Evaluar resultados de las actividades. Sistematizar toda la información sobre usuarios y público potencial recabada desde las etapas previas al evento y durante el desarrollo del mismo. Toda esta información servirá para iniciar instancias de elaboración de la programación de cara a la inauguración de la sede de Medialab-Prado en septiembre.
Desarrollo del calendario Este esquema pretende ordenar la comunicación de todo el proceso (antes, durante y después) de la actividad a llevar a cabo por Medialab-Prado con el objetivo de mejorar la difusión de sus diferentes actividades y así fomentar una mayor participación de usuarios no habituales en el programa. Para ello responderemos a dos interrogantes básicas: ¿Qué hacer? 1. Difundir, siguiendo un criterio unificado, todas las etapas vinculadas a la actividad en cuestión. proyectándola a través de contactos en los medios de comunicación tradicionales (prensa, radio y televisión), en las páginas web, en blogs de especialistas asociados a la temática en la que trabaja MedialabPrado. 2. Afinar los contenidos comunicados en las herramientas web como redes sociales, web, wikis, blogs e incluso la sección de noticias de la página web del Grupo 01 Protocolo de difusión Máster en Gestión Cultural Universidad Carlos III
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2 Ayuntamiento de Madrid. Todo ello para aumentar la interacción de los usuarios y seguidores de Medialab-Prado y darle mayor proyección a sus programas.
¿Cómo hacerlo? 1. Seguir unos protocolos de difusión establecidos para todas las actividades de Medialab-Prado. 2. Elaborar una base de datos con los contactos de cada uno de los medios de comunicación y periodistas responsables del área. 3. Con cada actividad redactar un dossier de prensa con información detallada del avance del proceso de gestión de la misma (textos, fotos, audiovisuales). Todo ello para facilitar la labor de todo aquel medio interesado en difundir las actividades de Medialab-Prado. 4. Elaborar una agenda con los contactos de los involucrados en el proyecto para facilitar teléfonos y correos electrónicos para interesados en profundizar (estos datos estaría anunciados en el dossier). 5. Potenciar el uso de las herramientas webs utilizadas por Medialab-Prado y aprovechar las asociaciones que posee con otros programas similares en España, en Europa y Latinoamérica para aumentar la difusión. Para los centros asociados, el streaming es un elemento fundamental por lo que se necesita mejorar esta herramienta para facilitar esa difusión de índole internacional.
Calendario de comunicación interna y externa de actividades en Medialab-Prado Es muy importante el tener una organización clara internamente en la que se defiendan unos objetivos y principios del evento, para así proyectar hacia el exterior una imagen con fuerza que justifique dicho evento. Por lo tanto el período de trabajo se llevará a cabo atendiendo primero a la organización interna del centro y luego orientándolo hacia el exterior. Este calendario contempla además el seguimiento posterior de la actividad en cuestión. Información que servirá para orientar la programación de la nueva sede de Medialab-Prado prevista para septiembre próximo.
etapa cero. Brainstorming El equipo de trabajo de Medialab-Prado y los colaboradores de las distintas líneas de trabajo inician en esta etapa encuentros de comunicación y coordinación interna para ajustar las actividades planificadas del programa. El objetivo de estos encuentros es reorganizar el discurso sobre el ¿Qué somos? Y ¿Cuál es nuestro objetivo con las actividades programadas?
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3 En las sesiones de trabajo un monitor trabaja con el equipo del centro para reorganizar el discurso. En este primer período se ordenan y analizan las ideas y conceptualizaciones que se tienen respecto a las futuras actividades. Calendario y recursos de la etapa ceroEstos encuentros se realizarán al menos una vez al año en el momento de la planificación general de actividades anuales de Medialab-Prado e involucrará a toda la estructura organizativa del mismo. Para cada una de las actividades la persona responsable de la misma decidirá el momento en el que se llevará a cabo esta etapa y las personas participantes y necesarias para la realización de la misma
etapa uno. Redes de difusión y comunicación El equipo de comunicación del centro se encargará de sistematizar toda la información que se elabore durante los talleres internos y formulará con ello la campaña de difusión de la actividad atendiendo al discurso reorganizado fruto de esos encuentros iniciales de la etapa cero. Contemplando las características del centro, el perfil de sus usuarios habituales y el público potencial al que se dirigen las actividades, la campaña de comunicación se concentrará principalmente en Internet durante el primer bimestre del evento. - Se diseñarán las herramientas webs necesarioas para la correcta difusión de la actividad, desde redes sociales, blogs, wikis, web interna y microblogging La idea es que en las actividades de Medialab-Prado, las herramientas web no se utilicen únicamente como soporte en el que situar links hacia el blog de la actividad, sino que se fomente la participación de los seguidores donde éstos den su opinión sobre la actividad y otras cuestiones como las líneas de trabajo del centro por ejemplo. En este tipo de soportes los materiales audiovisuales serán vitales para difundir las actividades previstas. - Se creará una imagen y un logo especial para la actividad si es necesario, siguiendo las líneas de estilo de Medialab-Prado. La web oficial de Medialab-Prado será plataforma desde la cual se lanzarán las herramientas webs que se consideren necesarias para la actividad teniendo así centralizadas las novedades vinculadas a la actividad. La página web del centro es visitada con frecuencia por sus usuarios y usar esta plataforma como empuje inicial de la campaña de difusión permitirá sin duda iniciar la difusión boca a boca del evento. Durante las jornadas de la actividad, está previsto que estas herramientas webs sean un soporte de difusión fundamental para los seguidores extranjeros, por lo que la transmisión en directo vía streaming será imprescindible. Todo ello servirá para reafirmar el posicionamiento que tiene Medialab-Prado en otras ciudades y países en toda Europa y Latinoamérica y proponer con ello futuras colaboraciones.
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4 En lo que respecta a los bloggers, Medialab-Prado posee una base de datos con los referentes de blogs especializados en cultura digital y nuevas tecnologías a quienes se les ofrecerán y facilitarán informaciones sobre el evento, el centro, etc. La estrategia de difusión en las diferentes herramientas, se centrará en ofrecer datos sobre los eventos, actividades o prototipos desarrollados en Medialab-Prado hasta el momento. Datos elaborados en los talleres internos con los trabajadores del centro y los coordinadores de los talleres. La noticia se centrará en informar en distintas redes en qué van a consistir las actividades de Medialab-Prado en su programación. A los blogger que más convocatoria y seguidores posean en la web se les facilitará el contacto con los coordinadores de Medialab-Prado encargados de la organización de los talleres que se realicen durante la actividad. Calendario y recursos estimado de la etapa uno- El responsable de la actividad será el encargado de fijar el calendario de esta etapa y los recursos humanos de MedialabPrado necesarios para la organización.
etapa dos. Lanzamiento a medios de comunicación tradicionales y realización del evento La comunicación por estos medios de tiraje nacional será clave para atraer al público potencial al que Medialab-Prado pretende llegar con sus nuevas actividades. El equipo de comunicación se encargará de crear un material audiovisual que se envíe a las páginas web de noticias. Ese mismo spot publicitario se repetirá luego en la pantalla digital de Medialab-Prado. Esta proyección (donde lo visual es sustancial) se realizará cada día hasta el día del comienzo de la actividad. La pantalla digital que posee el centro en su fachada puede ser el punto fuerte de la difusión de las nuevas actividades y eventos. Tomando este espacio como imagen institucional, Medialab-Prado proyectará lo relacionado a la actividad para captar la atención, no solo del Barrio de las Letras sino también de especialistas en cobertura de noticias culturales y tecnológicas. La comunicación a los medios de prensa convencionales se realizará en la primera quincena del mes de realización de la actividad. Se enviará a cada uno de ellos el material elaborado para el evento. También sería interesante el citar a los periodistas más interesados a una sesión en la que Medialab-Prado muestre sus prototipos más atractivos (por ejemplo la impresora en 3D y el laberinto virtual) y se faciliten entrevistas con los representantes y colaboradoes del centro. Con el discurso elaborado de estas comunicaciones se irá afianzando la estrategia de reposicionamiento de quiénes son y cuáles son sus objetivos. Calendario y recursos estimado para la etapa dos: El responsable de la actividad será el encargado de fijar el calendario de esta etapa y los recursos humanos de Medialab-Prado necesarios para la organización, teniendo en cuenta la disponibilidad de los medios de prensa y el calendario anual de las actividades y el uso de la fachada digital del centro. Grupo 01 Protocolo de difusión Máster en Gestión Cultural Universidad Carlos III
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5 La elaboración de materiales audiovisuales se realizan en el marco de los presupuestos de salarios de los técnicos de audiovisual que posee Medialab-Prado. Se aproximará un presupuesto para la realización puntual de cada una de las partes que conforman la actividad a realizar. El coordinador de la actividad presentará un presupuesto previo en la etapa cero.
etapa tres: Evaluación del evento, preparación de la inauguración de nueva sede Durante la elaboración de la actividad se recolectará información del público asistente, y para mantener el vínculo más allá del atractivo circunstancial del evento, se tomarán datos de los asistentes al evento en todas sus instancias: talleres, exposiciones, conferencias, mesas redondas, como colaboradores, organizadores, etc para afianzar el vínculo entre ellos. Esta etapa será interesante para involucrar a estos participantes en los proyectos y actividades futuras de Medialab-Prado. Las herramientas web seguirán operativas como canales de difusión pos evento el tiempo que se considere necesario, concretándose el mismo en la etapa cero. Con todo este posicionamiento de Medialab-Prado en el mercado cultural, el comenzar con fuerza con un centro mayor como es la ex Serrería Belga, resultará mucho más fácil. La propia comunidad de usuarios creada generará nuevos proyectos y eventos de calidad, dándole reconocimiento al “nuevo” Medialab-Prado.
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