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A metodologia 5’s – aplicação Um Programa 5’s foca o ambiente de trabalho de uma organização, de forma a simplificar as tarefas, e reduzir o desperdício através de aspectos como a Qualidade e a Segurança. Na verdade, trata-se de uma metodologia sistémica utilizando a abordagem por processos, preconizada pelas mais modernas técnicas de Gestão empresarial. Tornam-se visíveis ainda que de forma indirecta: › As “entradas” e “saídas” das várias etapas na evolução da ferramenta; › O método de implementação; › O tipo de monitorização das várias etapas. por Pedro Lacerda Vale
Este artigo visa divulgar a informação para uma eventual melhoria da performance empresarial a cinco níveis: organização, arrumação, limpeza, padronização e disciplina. Assim, qualquer empresa que adopte esta ferramenta deverá ter uma mais valia, caso os recursos disponíveis sejam bem implementados, utilizados, ordenados, limpos, conservados e finalmente reciclados (quando chegar ao fim o seu ciclo de vida).
1› Benefícios da sua aplicação Os 5’s são uma prática da qualidade idealizada no Japão na década de 70. O nome desta ferramenta, corresponde às iniciais de cinco palavras japonesas: Seiri Seiton Seiso Seikets Shitsuke
Exemplo: Semelhança possível entre ciclo “PDCA” e sequência cronológica da metodologia 5’s:
organizar arrumo asseio normalização disciplina
A filosofia “5’s” centra-se sobre a organização do local de trabalho, e a padronização dos processos e métodos de trabalho de modo a torná-los uma prática efectiva. O objectivo do nosso trabalho é suscitar o interesse das partes interessadas e dos responsáveis, com vista a promover e facilitar a aplicação desta ferramenta. Sendo a metodologia “ 5’ s ” uma ferramenta sistemática, deve na verdade ser encarada como uma abordagem por processos, semelhante á preconizada pela gestão da Qualidade (NP-ENISO9001/2008).
› A simplificação do ambiente de trabalho; › A redução do desperdício, das tarefas duplicadas, do re-trabalho; › O aumento da segurança; › Um maior nível de eficiência para a Qualidade; › A eliminação das actividades que não acrescentam valor (NP 4239/1994). Trata-se assim, de uma filosofia profunda, mas de aplicação simples, que promove a melhoria das organizações valorizando as pessoas.
Esta metodologia necessita de um trabalho longo, devidamente planeado e formalizado, obrigando a ter em conta e a tratar todas as falhas, mesmo as potenciais. É necessário saber, que todo este exercício preventivo está longe de ser gratuito (só deve ser iniciado se justificado, ou julgado verdadeiramente importante). Logo que se inicia, deve ser levado até ao fim de forma disciplinada, pois só assim tratará a vantagem esperada. Dito de forma simples, a metodologia dos 5’s tem como enfoque:
Impulsiona o trabalho em equipa, tendo em conta as diferentes opiniões dos profissionais envolvidos, comprometendo-os com um propósito comum, e cujos resultados são mutuamente responsáveis. Devem ser utilizados, no entanto, parâmetros de desempenho e métodos bem estruturados.Utilizando a filosofia 5’s, e aplicando os seus princípios práticos, obtém-se: › Uma melhor definição do espaço; › Uma redução significativa do tempo de execução das tarefas ou das actividades; › Um acesso mais fácil aos materiais e equipamentos necessários (organização do lay-out).
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energias; › Desenvolve nos operadores um bom sentido de propriedade; › Melhora a Qualidade do serviço. Perguntas mais comuns › Acha que o seu local de trabalho se pode considerar realmente limpo? › Como pensa que poderia mantê-lo sempre limpo? › Que utensílios ou recursos necessitaria para tal? › Pensa que melhoraria se aumentasse o grau de limpeza? Procedimento › Identificar as fontes de sujidade bem como os pontos difíceis de limpar; › Tratar de procurar soluções que eliminem, isolem ou diminuam essas causas; › Aplicar as soluções; › Avaliar se são as soluções adequadas. Caso não sejam, reavaliar, analisar, procurar nova solução, ... Aplicar e reavaliar de novo.
Quarta fase – s 4 Conseguir identificar um funcionamento normal, de outro que é irregular. Abordagem Este “s 4 “ é a metodologia que nos permite manter os ganhos alcançados nos três primeiros “s”. Na verdade, se não existe um processo para preservar os ganhos é muito possível que o ambiente de trabalho volte a ter elementos inúteis, e se perca até a limpeza alcançada com as acções anteriores. A sinalização (no sentido de identificar) deve preocupar-se em distinguir um funcionamento regular e sem falhas, de um outro irregular. A eficácia desta fase é conseguida quando: › Todos conhecem os critérios daquilo que é regular (está conforme) e os critérios pelos quais podemos afirmar que algo é irregular (não está conforme, é uma não conformidade); › Quando sabemos o que fazer, e como
levar a cabo as várias acções para solucionar as irregularidades. Esta fase distingue-se por observação pontual. Exemplo: › Se existe algum material sem serventia ou utilidade; › Se cada coisa está no seu lugar; › Se conseguimos eliminar ou diminuir as fontes de sujidade. Justificação › O bem-estar aumenta quando se cria o hábito de manter impecável o local de trabalho e de forma permanente; › Ao fazê-lo, adquire-se um melhor conhecimento e interacção na equipa; › Os tempos de realização das actividades melhoram, aumentando-se assim a produtividade (tempos e métodos); › Facilita-se o desempenho de todos, aumentando-se assim a sua segurança; › Melhora-se a imagem da organização, tanto internamente como para o exterior; › Eleva-se o nível de satisfação das pessoas em relação ao trabalho. Perguntas mais comuns › Que tipo de cartazes, avisos, advertências, procedimentos pensa que faltam? › Os que existem são adequados, proporcionando segurança? › Qualificaria o seu ambiente de trabalho como motivador e confortável? Procedimento Ao estabelecer um sistema que assegure que a quarta fase “s” é cumprida serão úteis alguns recursos visuais como: › Avisos que ajudem as pessoas a evitarem erros nas actividades do seu local de trabalho; › Sinais de perigo, advertências, limitações de velocidade, zonas de acesso restrito, e outros; › Avisos de manutenção (manutenção em curso); › Avisos sobre requisitos de limpeza.
Quinta fase – s 5 Desenvolver e institucionalizar bons hábitos de trabalho. A “s 5“ é sem dúvida a fase mais difícil de alcançar.
A típica resistência á mudança, resulta que em muitas organizações se acabe por voltar a encontrar um ambiente de trabalho “sujo”, impróprio, geralmente poucos meses após ter tentado implementar as “5’s”. Por vezes os líderes, as chefias não empregam os métodos mais adequados para desenvolver bons hábitos nas pessoas, ou então falham a dar o exemplo necessário. Trata-se de conseguir converter em rotina as melhorias alcançadas com as anteriores quatro fases “s”. Esta quinta “s” deve constituir o melhor exemplo de melhoria contínua. Justificação › Cria-se uma cultura de sensibilidade, respeito e cuidado pelos recursos da organização; › As boas práticas (estado da arte), são uma forma de conseguir mudanças de hábitos menos bons; › Seguem-se padrões estabelecidos, e existe uma maior sensibilização e respeito entre as pessoas; › Aumenta-se a motivação para trabalhar; › O cliente (interno, externo) sente-se mais satisfeito já que os níveis de qualidade são superiores, devido ao facto de se respeitarem os procedimentos e normas estabelecidos. Perguntas mais comuns › Estamos a seguir as normas, as regras, os padrões previamente estabelecidos? › Conseguimos adquirir bons hábitos? › Quais são os maiores obstáculos que devemos abordar e resolver? › Podemos ser considerados um exemplo? Procedimento › Respeitar as Normas e padrões estabelecidos para conservar o local de trabalho limpo e arrumado; › Realizar o auto-controlo a nível pessoal, respeitando as regras de funcionamento da organização (verificação, avaliação, auditoria); › Compreender a importância do respeito pelos outros bem como pelas normas ou regras em cuja elaboração se participou (directa ou indirectamente).