Terje Berg
Grunnleggende økonomistyring
107141 GRMAT Grunnleggende oekonomistyring 170101_07.indd 3
06/07/2017 13:18
Kapittel 1 introduksjon til økonomistyring
1.1 Ordet økonomi kommer opprinnelig fra gresk og betyr forvaltning av husholdningens ressurser
Hva er økonomistyring?
Ordet økonomi kommer opprinnelig fra gresk12 og betyr forvaltning av husholdningens ressurser. I denne boken skal vi se på forvaltningen av en bedrifts ressurser, bedriftsøkonomi. Generelt kan vi si at de ressursene bedriften råder over, er mennesker, kapital og kompetanse. Menneskene er de som arbeider i bedriften. Kapital er de pengene noen har valgt å overføre til bedriftens bankkonto, og som benyttes til å kjøpe maskiner, PC-er, skrivebord og stoler osv. Kompetanse betyr i denne sammenhengen at vi vet hvordan bedriften på best mulig måte kan dra nytte av medarbeidere og utstyr slik at de kan levere et produkt eller en tjeneste som kundene er villige til å betale for. Herunder ligger også evnen til å videreutvikle så vel bedriftens medarbeidere som produkter. Ordet styring betyr å kunne gi retning til. For å kunne gi retning, må det foretas bevisste handlinger. Hensikten er å oppnå noe konkret. Med dette som utgangspunkt skal vi se på styring som at man foretar bevisste valg for å nå et mål. Imidlertid er det slik at bedriftene ikke har ubegrenset tilgang på ressurser. Mangler vi folk, er det ikke bare å ansette en ny medarbeider samme dag. Mangler vi penger, kan vi selvsagt ringe banken, men det er ikke sikkert at den vil gi oss lån uten videre. Skal vi nå våre mål, må vi sørge for å ta vare på de knappe ressursene vi disponerer over. På bakgrunn av dette kan vi si følgende: Definisjon 1.1 Økonomistyring Økonomistyring er bevisste tiltak for å forvalte de begrensede ressursene vi har til rådighet, slik at virksomheten når sine mål.
Hva konkret innebærer «bevisste tiltak»? Dette kan vi beskrive gjennom en generell styringssløyfe:
1 2
Økonomi er satt sammen av oikos som betyr hus og nomos som betyr lære, husholdningslære. Litt om fotnotene: For mange lesere vil dette være den første boken de kommer i befatning med på høyere studier. Derfor vil det kunne være litt uvant med fotnotene hvor det står noe som kan oppfattes som kryptiske henvisninger. Dette er noe som kalles referanseteknikk, og som er vanlig i akademiske bøker og artikler. Hensikten er å vise til andre kilder hvor man enten har lånt et viktig begrep, eller vise til en bok eller artikkel hvor begrepet utdypes i mer detalj enn hva det er rom for her. Det er på ingen måte nødvendig å slå opp i referansene, men er man nysgjerrig, kan de være et sted for å gå mer i detalj. Det er heller ikke nødvendig å bryte opp lesingen for å se hva fotnoten sier.
16
107141 GRMAT Grunnleggende oekonomistyring 170101_07.indd 16
06/07/2017 13:18
1.1 hva er økonomistyring? Figur 1.1 Styringssløyfen Strategi Oppfølging
Årsplan
Avviksanalyse
Budsjett
Gjennomføring
Rapportering
Måling
Styringssløyfen i figur 1.1 angir en ideell verden hvor bedriften først legger planer (strategi, årsplan og budsjett), deretter er man i daglig drift hvor planene utføres (gjennomføring). De daglige handlinger blir så registrert og målt (måling). Disse tallene rapporteres så til ulike ansvarlige som tar temperaturen på seg selv, det vil si at de ser på hvordan de ligger an i forhold til planene (rapportering). Deretter analyseres hvorfor det gikk som det gikk, gjerne gjennom å sammenligne planen med det som faktisk ble gjennomført (avviksanalyse). Både positive og negative avvik kan bli avdekket. Avviksanalysen har imidlertid først verdi når den fører til oppfølging av ledere som uansett type og årsak til avvik, sørger for at analysen gjenspeiles når planer oppdateres. Til grunn for denne tankegangen ligger prinsippet om lærende organisasjoner3. Læring, enten det gjelder studenter eller bedrifter, handler grovt sett om at man på grunn av erfaringer og ny kunnskap gjør ting annerledes enn man gjorde tidligere. Gjør bedriften samme feil på nytt, har den ikke lært. Denne boken vil gå gjennom modeller som skal bidra til planlegging, måling og oppfølging, det vil si alle fasene i styringssløyfen. Fordi verden ikke er så rett frem som for eksempel styringssløyfen kan gi inntrykk av, er det viktig å forstå hvilke forutsetninger modellene er basert på, slik at de blir anvendt korrekt. En av de 3
Avviksanalysen har bare verdi når den fører til oppfølging av ledere som uansett type og årsak til avvik, sørger for at analysen gjenspeiles når planene oppdateres En av de sentrale lærdommene du bør sitte igjen med etter å ha studert denne boken, er at tallene aldri taler for seg selv
Nonaka & Von Krogh (2009, s. 470).
17
107141 GRMAT Grunnleggende oekonomistyring 170101_07.indd 17
06/07/2017 13:18
Kapittel 1 introduksjon til økonomistyring
sentrale lærdommene du bør sitte igjen med etter å ha studert denne boken, er at tallene aldri taler for seg selv.4 Tall virker i utgangspunktet objektive og fremstår som «sanne». Imidlertid er det slik at beregninger bygger på antakelser, som kan være ulike avhengige av hvem man snakker med. Dermed vil det ofte være fornuftig å innlede en diskusjon om økonomiske beregninger med «det kommer an på …». Når det er sagt, vil det i skolesammenheng ofte være slik at noen svar er mer korrekte enn andre. Likevel vil denne boken søke å balansere at du skal lære en rekke beregninger, samtidig som du skal begynne å forstå modellenes begrensninger.5 Hvordan benytter bedriften så seg av økonomistyringen? I en bok så langt tilbake som i 19546 finner forfatterne at økonomiavdelingen som regel legger til rette for prestasjonsmåling, problemløsning og oppmerksomhetsskapende aktiviteter. Prestasjonsmåling dreier seg om hvor godt bedriften gjør det: Hvordan gjør vi det sammenlignet med konkurrentene? Problemløsning innebærer å bidra med analyser som gjør at vi vet hvilket valg som er det beste alternativet for bedriften. Oppmerksomhetsskapende aktiviteter innebærer at man foretar en analyse som ledelsen i bedriften benytter til å vurdere hva den skal gjøre fremover. Mange bedrifter benytter det vi kaller kalkyler. En kalkyle er kort fortalt kostnadene ved én enhet av et produkt, for eksempel å koke en kopp kaffe, foreta en hårklipp, sy en bukse eller bygge en oljeplattform. (Merk at vi i denne boken med begrepet produkt mener både fysiske produkter og tjenester). Anta at vi driver en kafé. Kalkylen kan bidra til å si hvor mange kroner vi bruker på kaffebønner. Dermed har kalkylen en oppmerksomhetsskapende effekt ved at vi blir bevisst hvor stor del av kostnaden som skyldes kaffebønner. Skal vi fortsette med denne typen kaffebønner, eller bør vi begynne å kjøpe inn andre? Dette må vi også se i sammenheng med hva kundene er villig til å betale for. Den oppmerksomhetsskapende funksjonen ulike økonomistyringsverktøy gjerne bør ha, kan gjerne kobles med at tallene aldri taler for seg selv: Vi vet at beregninger er et utgangspunkt for videre diskusjoner. Disse diskusjonene munner gjerne ut i en beslutning. Selv om denne boken overordnet handler om styring og vil berøre prestasjonsmåling, har undertegnede det grunnleggende synet at oppmerksomhetsskaping og beslutningsunderlag er det aller viktigste innen økonomistyring og det økonomer driver på med.7 4 5
6 7
Berg, Erichsen, & Hokstad (2016). Det er en utbredt oppfatning innenfor regnskap- og økonomistyringsfag at studentene må lære seg teknikker før man kan begynne å vurdere modellenes styrker og svakheter. Undertegnede mener det er mulig og rett å balansere teknikker og problematisering. For mer om dette, se Berg (2013). Simon, Guetzkow, Kozmetsky, & Tyndall (1954). Andre forfattere kan ha andre syn på dette. Ifølge en artikkel av Labro (2015) vektlegger de fleste amerikanske innføringsbøker i økonomistyring også beslutninger, og i mye mindre grad styring.
18
107141 GRMAT Grunnleggende oekonomistyring 170101_07.indd 18
06/07/2017 13:18
1.1 hva er økonomistyring?
Eksempel 1.1 Kalkyle En kalkyle er kostnadene ved å produsere og selge én enhet av et produkt. Livid Jeans AS har utarbeidet en kalkyle for et par jeans de produserer: Direkte materialkostnader (denim inkl. frakt fra Japan): 2,5 meter × kr 100 per meter =
kr 250
Direkte lønnskostnader (skredder): 3 timer × kr 200 per time =
kr 600
Knapper: 4 knapper × kr 5 per knapp =
kr 20
Tråd: 400 meter × 10 øre per meter =
kr 40
Nagler (rivets): 6 stk. × kr 1 per stk. =
kr 6
Lærlapp med merkenavnet: 1 stk. × kr 14 per stk. = Sum direkte variable kostnader:
kr 14 kr 930
Vi vil i senere kapitler i boken forklare oppsettet og noen av begrepene nærmere. Du kan likevel allerede nå begynne å få en idé om hva en kalkyle er.
Undertegnedes syn baserer seg i tillegg til det vi har vært inne på ovenfor: Våre analyser er ikke eksakt vitenskap. Derfor bør de tallene vi presenterer, være grunnlag for diskusjoner og vurderinger, hvor vi trekker inn andre forhold som det ikke er mulig å få frem i en tallmessig oppstilling.8 Videre vil det sjelden være slik at det er økonomiavdelingen som utfører økonomistyring. Ja, våre beregninger og analyser benyttes av ledelsen. Likevel er en analyse «bare et tall», det er gjennomføringen av de foreslåtte tiltak som faktisk medfører at lønnsomheten i bedriften blir en annen. For å få til dette må ledelsen trekke med seg medarbeiderne. Med andre ord er det vel så riktig å si at det er de som jobber med salg, produksjon, service osv. i bedriften som i det daglige utøver økonomistyring. En annen viktig årsak til undertegnedes oppfatning av hva som er økonomistyringens mest sentrale funksjon, er det som ofte omtales som «teori og praksis». I arbeidslivet kan du høre at det man lærer på skolen eller universitetet, «bare er teori», underforstått at det behøver vi ikke bry oss så mye om. Omvendt kan du også høre at «bedriftene ikke har forstått teoriene». Begge syn kan være korrekte, men man hadde stått seg bedre på å nyansere noe.9 De modellene som gjennomgås i denne boken, er forenklinger av virkeligheten, og vi klarer ikke å gi eksempler på alle de utallige praktiske anvendelsesområder. Gjennom eksempler og oppgaver er målet likevel at du skal stimuleres til kreativitet med hensyn til hvordan beregninger kan gjennomføres i ulike sam8 9
Vi skal merkes oss at beslutninger og beslutningsprosesser er hel vitenskap i seg selv. For en nyttig og god innføring, anbefales Kahneman (2012). Berg (2015b).
19
107141 GRMAT Grunnleggende oekonomistyring 170101_07.indd 19
06/07/2017 13:18
Kapittel 1 introduksjon til økonomistyring
menhenger. Vi vil belyse dette med eksempler fra varehandel, service og produksjon. Det er viktig å påpeke at økonomistyringen må tilpasses den enkelte bedrift. Den gir oss heller ikke noe «fasitsvar» på hva som er korrekt å gjøre, men bidrar med svært viktig informasjon ved å synliggjøre kostnadene ved ulike alternativer vi står overfor. Med dette som utgangspunkt vil det være mulig å se at det faktisk må og vil være en viss avstand mellom «teori og praksis», og så lenge gapet ikke er for stort, er dette uproblematisk.10
1.2 Hva er bedriftsøkonomi? Vi kan definere bedriftsøkonomi som læren om hvordan eierne kan bruke ressursene slik at bedriftens verdi blir størst mulig
Bedriftene søker sjelden å oppnå størst mulig overskudd hvert eneste år
Vi kan definere bedriftsøkonomi som læren om hvordan eierne kan bruke ressursene slik at bedriftens verdi blir størst mulig11. Dette omtales gjerne også som profittmaksimering. Likevel er det slik at ikke alle bedrifter har som mål å tjene mest mulig penger. Mange vil være meget godt fornøyd med å tjene tilstrekkelig med penger, det vil si at bedriften overlever på en grei måte år etter år. En årsak til at bedriften ikke er opptatt av å tjene mest mulig penger, kan være at eierne har satt seg andre mål som man oppfatter som like viktige som det økonomiske utbyttet. Et slikt mål kan være fornøyde medarbeidere eller kunder. Et mål om fornøyde kunder har to sider: På den ene siden vil det isolert sett redusere lønnsomheten dersom vi gir kundene tilleggsytelser som de ikke (direkte) betaler for. På den annen siden vil det kunne bidra til at vi sikrer oss at kundene forblir våre kunder også i årene fremover. Det siste peker også mot et annet viktig poeng: Bedriftene søker sjelden å oppnå størst mulig overskudd hvert eneste år. Årsakene til det kan for eksempel være at bedriften er i ferd med å introdusere neste generasjon av et produkt og har investert i det, eller at man må stenge midlertidig for å skifte ut maskiner som benyttes i produksjonen. Det kan videre henge sammen med at bedriften heller ikke ønsker størst mulig overskudd hvis det skulle gå på bekostning av miljøet, eller at den ønsker å bidra til lokalsamfunnet ved å støtte idrettslag og lignende uten noe ønske om gjenytelser. En annen årsak kan være at det er nedgangstider i en bransje, hvor bedriftene aksepterer lavere lønnsomhet. Dersom denne nedgangsperioden blir langvarig, kan vi likevel si at de ønsker best mulig resultat, i den bransjen man opererer i. På samme måte vil nyetablerte bedrifter stort måtte akseptere at det kan ta flere år får man i det hele tatt tjener penger. 10 Tucker og Parker (2014) er en av mange vitenskapelige artikler innen økonomistyring som diskuterer dette. De finner to hovedretninger blant forskerne («teori»): De som ikke bryr seg om gapet, og de som er bekymret for det. Undertegnede er av den oppfatning at gapet ikke må bli for stort, fagområdet eksisterer på grunn av at vi bidrar til at bedriftene tar informerte beslutninger. 11 Fallan (2003).
20
107141 GRMAT Grunnleggende oekonomistyring 170101_07.indd 20
06/07/2017 13:18
1.2 hva er bedriftsøkonomi?
Vi har allerede benyttet begreper som lønnsomhet, tjene penger, overskudd og økonomisk mål. I tillegg kan vi hekte på avkastning og profitt, som er det samme som overskudd. De sammenhenger som oppsummerer dette, og som er gjennomgående i resten av boken, er: Definisjon 1.2 Resultat Resultat = Inntekter – kostnader
Resultatberegningen gir oss et tall i kroner. Nær beslektet er følgende generelle sammenheng: Definisjon 1.3 Lønnsomhet Lønnsomhet = Resultat/Ressurser
Lønnsomhetsberegningen gir oss et tall i prosent. Det sier hvor mange øre vi sitter igjen med for hver krone som er investert i ulike ressurser i bedriften. Tenk i første omgang på et bankinnskudd som gir renteinntekter. Ressursen er kapitalen som bankinnskuddet utgjør, mens resultatet er renteinntektene. I senere kapitler, særlig kapittel 4, vil vi diskutere grundig hva inntekter og kostnader er. Foreløpig kan vi konstatere at inntekter er det vi får inn av penger når vi selger et produkt, mens kostnader er de pengene vi bruker på å sørge for at kunden får produktet. Dette kan vi illustrere med et eksempel: Eksempel 1.2 Resultat Jeansen som vi viste kalkylen for på forrige side, hadde kostnader på kr 930. Livid Jeans AS selger denne for kr 1500. Resultat = Inntekter – kostnader Resultat = kr 1500 – kr 930 Resultat = kr 570 Vi skal også senere i boken spesifisere dette resultatet ytterligere, samt at vi også skal kunne vurdere hvorvidt det er «bra» eller ikke. Det vi allerede nå kan ta med oss, er at «det kommer an på …». Det kommer for eksempel an på hva resultatet er for andre bukser vi selger, og hva konkurrentene våre tjener på tilsvarende bukser.
Selv om selve definisjonen på bedriftsøkonomi handler om å oppnå best mulig resultat, har vi også sett at økonomistyring handler om å bidra til å nå mål som
21
107141 GRMAT Grunnleggende oekonomistyring 170101_07.indd 21
06/07/2017 13:18
Kapittel 1 introduksjon til økonomistyring
ikke nødvendigvis bare er økonomiske. Vi kan på mange måter si at bedriftsøkonomi er det teoretiske grunnlaget, mens økonomistyring er den praktiske anvendelsen. Hvilke mål som settes, vil variere fra bedrift til bedrift. Noen søker størst mulig overskudd hvert år, andre ønsker et tilfredsstillende resultat over flere år. De fleste bedrifter befinner seg nok i den siste kategorien. Enkelte bedrifter styrer etter det de kaller balanserte mål12, der for eksempel hensynet til kunder og medarbeidere er likestilt med det økonomiske målet. Andre bedrifter skjeler til det som kalles interessentmodellen,13 der man også søker å balansere hvilke verdier interessenter som for eksempel eiere, ansatte, kunder, leverandører og samfunnet for øvrig har til felles. Et eksempel er at bedriften ikke skal bidra til svart arbeid, barnearbeid eller forurensing av naturen, selv om dette kan gi mindre overskudd enn om man ikke hadde tatt de samme hensynene. Med andre ord betyr dette at bedriften har en uttalt sosial- og samfunnsorientering som en del av sine mål: Bedriften erkjenner at den er en del av en større helhet, hvor den ikke bare ønsker å skape arbeidsplasser i seg selv, men også bidra med å betale skatt og avgifter til det offentlige.
1.3 Sammenhengen med andre fagområder Denne boken handler om økonomistyring og bedriftsøkonomi. Dersom du studerer ved en handelshøyskole, vil du også ha fag som handler om samfunnsøkonomi, og noen vil også komme i kontakt med personlig økonomi. I tillegg skal du gjennom organisasjon og ledelse, markedsføring og juss osv. Samfunnsøkonomien bidrar til å forstå de store sammenhengene, blant annet hvorfor noen land er rikere enn andre, hvorfor det blir arbeidsledighet og hvordan markedet fungerer.14 Når vi skal utøve økonomistyring, er dette viktig kunnskap å ta med inn i beslutningene som skal fattes. I tillegg er det uhyre viktig for å forstå modellene våre. Flere av modellene våre har sitt utspring i den delen av samfunnsøkonomien som kalles mikroøkonomi. Personlig økonomi handler for eksempel om hvilke konsekvenser det har å leie eller eie en leilighet. De beregningene som ligger til grunn, henter vi fra økonomistyringen. Hvordan bedriften bør og kan anskaffe sin nødvendige kapital, er et viktig tema innen finansiering og investering. Investeringsbeslutninger skal vi
12 13 14
Balansert målstyring er et omfattende område som ikke behandles videre i denne boken. Som en start på temaet anbefales artikkelen som sparket det hele i gang i nyere tid: Kaplan og Norton (1992). Freeman, Wicks, & Parmar (2004). Holden (2016).
22
107141 GRMAT Grunnleggende oekonomistyring 170101_07.indd 22
06/07/2017 13:18
1.3 sammenhengen med andre fagområder
berøre i denne boken, mens dere får en mer omfattende gjennomgang i fagbøker om finansiering og investering.15 Kunnskapen du vil tilegne deg innen organisasjons- og ledelsesfaget, er viktig når økonomistyring skal settes ut i livet: Hva motiveres medarbeiderne av, hvordan reagerer de på endringer, og hva er den mest effektive måten å organisere seg på. Økonomistyring inngår som en del av utøvelse av ledelse, for eksempel gjennom oppfølging av medarbeidere, og hvilken organisasjonskultur man søker å danne. Innsikter fra markedsføring hjelper oss med å forstå kundene, og hvilken pris det kan være lurt å sette, mens jussfaget blant annet bidrar med å si noe om hvilken selskapsform en bedrift bør velge, og generelt hvordan avtaler må inngås. Alt i alt kan vi dermed si at det er viktig å sette sammen disse ulike fagområdene som en mosaikk, der tilsynelatende uavhengige deler danner en helhet som gir mening. Det er ikke uvanlig at studenter ikke ser dette før på slutten av studiene, men ha gjerne i bakhodet fra begynnelsen av at det er en kobling mellom ulike fagområder.16 Figur 1.2 Sammenhengen mellom fagområder
Samfunnet Samfunnsøkonomi Bedriftsøkonomi Bedrift X
Bedrift Y
Bedrift Z
Marked av produkter
Bedriften: Økonomistyring Markedsføring Organisasjon og ledelse Juss Etc.
Ansatte: Personlig økonomi: Lønn Skatt Bolig Sparing
15 Se for eksempel Boye og Koekebakker (2006). 16 Boken Å studere økonomi og administrasjon (Olsen & Solstad, 2016) anbefales som støttelitteratur gjennom hele bachelorstudiet. Denne gir på en god måte en mer inngående beskrivelse av hvordan fagområdene henger sammen.
23
107141 GRMAT Grunnleggende oekonomistyring 170101_07.indd 23
06/07/2017 13:18
Kapittel 1 introduksjon til økonomistyring
1.4 Alternativkostnad Å velge noe betyr at noe annet velges bort
Innledningsvis slo vi fast at bedriftene har knapphet på ressurser. Knapphet på ressurser innebærer at vi må ta valg, som innebærer noen konsekvenser: Å velge noe betyr at noe annet velges bort. I økonomens verden brukes begrepet alternativkostnad for å synliggjøre dette. Anta at foreldrene dine har et epletre i hagen. Har disse eplene noen verdi? Dersom de ikke er råtne, men ser friske og fine ut, er verdien på eplene det vi kan selge dem for til naboen for eksempel. Et annet eksempel kan være at vi selger blå bukser. Etter hvert begynner vi å selge svarte bukser i tillegg. Dersom dette medfører at salget av blå bukser reduseres, har vi et inntektstap på blå bukser. Dette er alternativkostnad som er lik den inntekten vi går glipp av ved å introdusere svarte bukser. Vi har dermed følgende definisjon: Definisjon 1.4 Alternativkostnad Alternativkostnad er hva en knapp ressurs er verdt i sin beste alternative anvendelse.17
Årsaken til at vi introduserer begrepet alternativkostnad så tidlig, er at det er helt grunnleggende for økonomifaget: Alternativkostnadene er den prislappen vi setter på at vi har knapphet på ressurser. Vi må velge hvordan vi skal benytte disse ressursene, og disse valgene vil bestemme hvilket tall som står på prislappen. Økonomifaget gir oss verktøy for å kunne komme frem til et meningsfullt tall. Vi kan gå så langt som å si at uten knapphet på ressurser ville vi ikke hatt noe økonomifag. I tillegg til at begrepet er fundamentalt, er det erfaringsmessig vanskelig å forstå.18 Det er derfor viktig at du tidlig begynner å jobbe med hva begrepet egentlig innebærer. Alternativkostnad er viktig når vi foretar de analysene som ofte danner grunnlag for oppmerksomhetsskapende aktiviteter og beslutningsunderlag. Det er når vi løser oppgaver og reflekterer rundt det teksten sier, at vi trer inn i det fellesskapet hvor vi skal begynne å tenke som økonomer. Vi må også kunne kommunisere budskapet vårt til ikke-økonomer. Så lenge vi arbeider med å utarbeide økonomiske analyser, er det en viktig del av jobben å kunne formidle budskapet på en forståelig måte. Se derfor for deg når du løser oppgaver at du skal kommunisere
17 18
Basert på Pindyck og Rubinfeld (2013). Davies og Mangan (2007).
24
107141 GRMAT Grunnleggende oekonomistyring 170101_07.indd 24
06/07/2017 13:18
1.5 «moderne» og «tradisjonell» økonomistyring?
med noen som ikke kan faget fra før. Det vil bidra til å øke din egen forståelse samt at du på et tidlig tidspunkt begynner å øve deg på å kommunisere. Vil det imidlertid alltid være slik at det er knapphet på ressurser? Det kommer an på … Noen ganger er det vanskelig å få tak i rett type medarbeidere, andre ganger er ikke dette noe problem. Da de første smelteverkene ble etablert i Norge, var dette typisk ved foten av en større foss. Årsaken var at fabrikkene var avhengig av kraft, noe som det var knapphet på. Sikret man seg fossefallet, utelukket man konkurrenter. I dag hvor flere og flere bedrifter opererer i en digital verden, vil ressursknappheten ha endret karakter. Knappheten kan ligge i om kundene kjenner til oss, hvordan vi koordinerer produksjon og distribusjon til kundene; plassen på serveren kan være ubegrenset, slik at på enkelte områder kan det være slik at alternativkostnaden er null, det vil si ikke eksisterer. På andre områder kan den være skyhøy.
1.5 «Moderne» og «tradisjonell» økonomistyring? Flere av de metodene som presenteres i denne boken, har sine røtter mer enn 100 år tilbake i tid. Blant annet på bakgrunn av dette har forskere innenfor økonomistyring de siste 30 årene nærmest kontinuerlig diskutert hvorvidt fagområdet holder tritt med utviklingen i bedriftene.19 Vi kan blant annet høre fra bedriftene at endringer skjer så raskt. Endring er imidlertid ikke noe nytt.20 Det er selvsagt på sin plass å spørre om metoder som er mer enn 100 år gamle, fortsatt er aktuelle. Og svaret er ja, mange av dem er det. Selv metoder som opprinnelig er utviklet for industribedrifter slik de så ut tidlig på 1900-tallet, det vil si med mye manuelt arbeid og relativt lite innslag av maskiner sammenlignet med i dag, kan faktisk anvendes i nye sammenhenger. For eksempel arrangeres det i dag en rekke musikkfestivaler, hvor planleggingen leder opp mot et arrangement over tre–fire dager. Kan det sammenlignes med en fabrikk som smelter jern? Både ja og nei. For at vi skal kunne tilpasse oss «den nye tiden», må vi forstå hva modellene bygger på, og dermed når vi skal anvende hva. Skillet mellom «ny» og «gammel» økonomistyring er derfor både korrekt og noe misvisende. Det har kommet både nye teknikker og nye typer bedrifter, men skillet kan oppleves som noe kunstig, og mer et forsøk på å selge inn nye teknikker, snarere enn at de objektivt sett er bedre enn det som var der fra før.21 Vi kan for eksempel trekke paralleller til fysikkens
For at vi skal kunne tilpasse oss «den nye tiden», må vi forstå hva modellene bygger på, og dermed hvilke av dem som passer våre aktuelle behov
19 Se for eksempel Bjørnenak (2010). 20 Allerede for cirka 2500 år siden uttalte Euripides at «forandring fryder» og Heraklit «allting forandres, intet består». 21 Se for eksempel Abrahamson (1991).
25
107141 GRMAT Grunnleggende oekonomistyring 170101_07.indd 25
06/07/2017 13:18
Kapittel 1 introduksjon til økonomistyring
verden, hvor blant annet Newton formulerte sine lover for flere hundre år siden, og de er fremdeles fundamentet for en rekke beregninger. I tillegg må det også tilføyes at de «nye» teknikkene vanligvis er 30–60 år gamle. De teknikker som gjerne går under paraplyen «nye», er balansert målstyring, lean, kaizen, just-intime, six sigma, activity-based costing (som vi i denne boken vier et eget kapittel), verdikjedeanalyse og strategisk kostnadsanalyse. Kjenner vi altså modellenes forutsetninger, har vi bedre grunnlag for å vurdere om de er hensiktsmessige i den konkrete bedriften og beslutningssituasjonen vi står oppe i.
1.6 Økonomistyring – bare for private bedrifter? Grovt sett kan vi dele inn virksomheter i offentlig, privat og frivillig sektor. Offentlig sektor kan deles inn i statsforvaltningen og kommunene, og statlig og kommunal forretningsdrift. Førstnevnte dreier seg i hovedsak om å forvalte midler på vegne av fellesskapet, mens sistnevnte har lønnsomhetsmål nær beslektet med private virksomheter. Vi tar i denne innledningen utgangspunkt i bedriftsøkonomi, og dermed en privat bedrift som søker å tjene penger. I denne boken vil vi ikke diskutere ulike selskapsformer som en bedrift kan organiseres i form av, men i det store og hele vil det ligge til grunn at vi taler om såkalte aksjeselskaper. Disse bærer etternavnet AS (Livid Jeans AS, Oris Dental AS, Medicus AS osv.22). I denne boken snakker vi stort sett om bedrifter. I dagligtale bruker vi gjerne også begrepene selskap, firma, organisasjon og virksomhet som synonymer. Frivillig sektor er for eksempel hjelpeorganisasjoner, idrettslag, korps og politiske partier. De metodene vi skal lære mer om, er relevante for alle typer virksomheter, da de til sjuende og sist handler om ressursforvaltning. Imidlertid er det ikke sikkert at offentlig og frivillig sektor ukritisk bør bruke alle de samme metodene som private bedrifter. Dette er en stor og viktig diskusjon, men den faller utenfor rammene for boken vår. Vi vil i våre eksempler ta utgangspunkt i aksjeselskaper. I tillegg har vi organisasjonsformen allmennaksjeselskaper, som forkortes ASA. Lovverket for AS og ASA, henholdsvis aksjeloven og allmennaksjeloven, er nær beslektet, og noe forenklet kan vi si at ASA er store bedrifter som har større krav til det som kalles aksjekapital. Små og mellomstore bedrifter er typisk AS. Skal et selskap være børsnotert, må det være ASA. Eksempler på dette er Statoil ASA og Telenor ASA. Minstekravet til kapital for et AS er kr 30 000, for et ASA kr 1 000 000. En annen 22
Se aksjeloven dersom du ønsker å vite mer om hva loven sier om aksjeselskaper. Denne finner du på www. lovdata.no.
26
107141 GRMAT Grunnleggende oekonomistyring 170101_07.indd 26
06/07/2017 13:18
1.7 disposisjon og veien videre
vanlig selskapsform er enkeltpersonforetak, forkortet ENK. I et slikt er det ikke krav til minstekapital. Ofte er dette bedrifter med kun én medarbeider, men det må på ingen måte være slik. Et ENK kjennetegnes ved at innehaveren er ansvarlig for bedriften med hele sin personlige formue. Går to personer sammen om å etablere en bedrift, kan de starte opp et ansvarlig selskap, ANS, eller delt ansvar, DA. I et ANS er de som eier bedriften, gjensidig ansvarlige for bedriften med hele sin personlige formue, mens det i DA er avtalt en prosentvis fordeling mellom deltagerne. Noen andre eksempler på selskapsformer og virksomheter er Norsk filial av utenlandsk foretak: Danske Bank NUF, Helseforetak: Oslo Universitetssykehus HF, Samvirkeforetak: Coop Norge SA, Statsforetak: Statnett SF, Interkommunalt samarbeid: Indre Østfold Renovasjon IKS. For den som skal etablere bedrift, vil valget gjerne stå mellom AS og ENK. Begge selskapsformer har sine fordeler og ulemper.
1.7 Disposisjon og veien videre Med det grunnlaget som er beskrevet i dette kapittelet, skal vi nå bevege oss inn i den mer praktiske delen av økonomistyringen. Vi starter med å gå inn i hva regnskap innebærer, før vi ser på hva inntekter og kostnader egentlig er. Deretter skal vi gruppere inntektene og kostnadene i det vi omtaler som kalkyler. Basert på det vi har lært om hvordan inntekter og kostnader oppfører seg og kan grupperes, skal vi se på en del tilfeller av hvordan dette kan hjelpe oss med å ta beslutninger. Beslutningene deler vi inn etter tidshorisont. Kalkylene gjelder for én enhet. Vi utvider dette til å se på inntekter og kostnader for hele bedriften, og da kaller vi det budsjett. Avslutningsvis skal vi analysere regnskapet for å finne mulige årsaker til avvik mellom plan og faktisk resultat. Først når dette er gjennomført, har vi et godt grunnlag for å være en lærende organisasjon. Boken avslutter med å trekke tråden mellom kapitlene samt å peke fremover mot utvidelser og fortsettelser av de temaene som vi behandler i denne boken. Du har allerede så langt i kapittelet møtt på noen brudd i teksten i form av bokser med overskriftene Definisjon, Figur og Eksempel. I tillegg vil du i senere kapitler også møte Tabell, Dilemma og Kontrollspørsmål og Appendiks. Det gir seg selv hva en Figur og Tabell er. En Definisjon er enten en begrepsforklaring eller en formel. Et Eksempel skal belyse det du akkurat har lest i teksten med beregninger. Det anbefales at du regner gjennom disse selv. I tillegg vil de være utgangspunkt når du skal løse oppgaver. Dilemma reiser enkelte problemstillinger som du vil kunne møte når du begynner å jobbe som økonom. Disse skal bidra til refleksjon, og det er derfor ikke angitt noen svar på disse da det ikke finnes noen entydige 27
107141 GRMAT Grunnleggende oekonomistyring 170101_07.indd 27
06/07/2017 13:18
Kapittel 1 introduksjon til økonomistyring
svar. Forfatteren sitter ikke på noe fasitsvar, og det er en viktig del av læringen at du selv, sammen med medstudenter eller foreleseren diskuterer mulig alternativer. Hvert kapittel avslutter med Kontrollspørsmål. Disse skal være utgangspunkt for å repetere de mest sentrale begrepene og sammenhengene i kapittelet. Det vil også være noen enkle beregninger. Til hvert kapittel er det siste kontrollspørsmålet «Hva vil du si er essensen i dette kapittelet?». Dette skal tvinge deg til å reflektere rundt hva kapittelet i hovedsak handler om. De øvrige spørsmålene tester ulike detaljer av essensen. Den dypere oppgavetreningen kan du for eksempel gjøre med utgangspunkt i arbeidsheftet som er utarbeidet til denne boken. Boken avslutter med Appendiks. Dette er først temaer som kan leses i sammenheng med kapittelet for øvrig, eller de kan hoppes over uten at du mister tråden. I tillegg er det lagt ved utdrag av kontoplan og rentetabeller. Disse begrepene stifter du nærmere bekjentskap med i kapittel 2 og 9.
1.8 Oppsummering • Økonomistyring handler dypest sett om ressursforvaltning som uttrykkes gjennom alternativkostnaden. • Økonomiavdelingen bidrar med analyser som bør bidra til at bedriften retter oppmerksomheten mot sentrale forhold når beslutninger skal tas. • Økonomistyringen utøves på mange måter av alle andre enn økonomiavdelingen. • Tallene taler aldri for seg!
28
107141 GRMAT Grunnleggende oekonomistyring 170101_07.indd 28
06/07/2017 13:18
1.8 oppsummering
Kontrollspørsmål til kapittel 1 1
Hva menes med økonomistyring?
2
Hva menes med bedriftsøkonomi?
3
Hva er hovedelementene i økonomistyringen?
4 Hva er alternativkostnad? 5
Hvem utøver til sjuende og sist økonomistyring?
6 Diskuter påstanden: «Alle bedrifter bør ha samme økonomistyringsverktøy!» 7 Bedriftsøkonomi handler om å oppnå størst mulig verdi for eierne. Ikke alle bedrifter har dette målet. Behøver de å holde på med økonomistyring? 8 Forklar hva som menes med oppmerksomhetsskapende aktiviteter. 9
En bedrift hadde i forrige periode inntekter på kr 10 000 000, og kostnader på kr 8 000 000. Hva ble resultatet for denne perioden?
10 Torje eier et hus med en tilhørende hybelleilighet. Denne kan leies ut for kr 5000 per måned. Familien har bestemt seg for å skaffe seg en au pair. Vedkommende får kr 6000 per måned, mat, samt bo i hybelleiligheten. Hva er omtrentlig kostnad for au pairen per måned? 11 En bedrift oppnådde sist år et resultat på kr 1 000 000, det vil si et overskudd. Er dette bra? 12 Hva vil du si er essensen i dette kapittelet?
29
107141 GRMAT Grunnleggende oekonomistyring 170101_07.indd 29
06/07/2017 13:18