Circuito da Documentação Escola Secundária de Cacilhas-Tejo Curso Profissional de Secretariado Prof. Cristina Santos Módulo 14 11/3/2014 Bruno Costa;Nº 3
Conteúdos Introdução Conceito de Documentação: Definição de documento e a sua importância para a vida das organizações. As caraterísticas da documentação: pertinência, exaustividade e rapidez. Tipos de Documentação: Noções de vários tipos de documentos internos e externos da vida das organizações (documentação comercial, administrativa e bancária). Documentos reais/simulados do quotidiano de escritório e “dossiers” de documentos físicos. Receção, registo e distribuição da correspondência: O circuito da correspondência e o saber (ler, compreender, reagir e integrar no tratamento da informação). A receção dos documentos: correio ordinário, por mão própria, fax, correio registado, email e telex. A abertura da correspondência A função de abrir a correspondência; extrair documentos, por carimbo na entrada; registrar a entrada; numerar a consulta Ato de colocar a correspondência em pastas Leitura de conteúdos & Consulta do plano de codificação O envio para o sector respectivo Conclusão Bibliografia
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Introdução Esta apresentação tem com a finalidade apresentar o estudo e tratamento efetuado ao módulo 14, conforme solicitá-lo pela professora de Técnicas de Secretariado II, Cristina Santos. Vou realizar com desempenho a apresentação do referido módulo. Vou pesquisar os seguintes tópicos (de função até aos seus componentes da estruturação):
O conceito e os tipos da documentação; A receção, o registo e a distribuição da correspondência; A abertura da correspondência; O ato de colocar a correspondência em pastas; A leitura de conteúdos & consulta do plano de codificação; O envio para o sector respectivo.
Este trabalho foi realizado Tendo por base pesquisas e buscas em sites existentes que se relacionam com cada tópico desta apresentação, seguindo a estruturação do Microsoft Word.
Conceito de Documentos Função: um documento é definido como qualquer escrito, instrumento ou papel, público ou privado, que usufrua a relevância jurídica e possa servir como prova de escrita. Contêm também informações que ajudem a tomar decisões, as decisões tomadas pela comunicação e registos sobre assuntos de interesse da organização ou de um indivíduo.
Caraterísticas da documentação: Pertinência: quando se realiza um documento, o(a) secretário(a) terá de ter a conveniência sobre o objetivo principal, no que for pedido. Exaustividade: por vezes, um(a) secretário(a) pode se cansar pela realização de um documento, quando se trata de muita composição da escritura, pela mão ou por eletrónico. Rapidez: quando se pede um documento daqui a pouco tempo, o melhor a fazer é obter todas as informações que for pedido, juntá-las num documento e realizar, pela escritura, a documentação, por cada detalhe.
Fonte #1: Documentação
Tipos de Comunicação: O documento dispõe dois tipos de reunião, quando for, por cada um, realizado: Reunião interna: trata-se de uma reunião sobre os vários assuntos das obras apresentadas, ou seja, retratam o objetivo da apresentação, argumentando os assuntos abordados por cada indivíduo que apresentam, regularmente e com boa gramática.
Quanto à natureza do assunto: Documento Ostensivo: para uma reunião, não poderá haver a necessidade de ter o acesso restrito, pois a sua natureza de assunto não desgraça a administração; Documento Sigiloso: trata-se pela decomposição de um assunto mas, por seu conteúdo, deve-se ter o acesso restrito. Existe os diferentes graus de sigilo, dentro de uma reunião, tais como: reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto.
Quanto ao género: Textuais: são documentos impressos e manuscritos; Cartográficos: são documentos com representações geográficas (atlas, por exemplo); Iconográficos: são documentos que contêm imagens estáticas (fotos, por exemplo); Filmes gráficos: são documentos audiovisuais, graças pela transmissão da videoconferência; Sonoros: são documentos que contêm os registos fonográficos (cassetes ou CDs gravados, por exemplo); Micros gráficos: são um conjunto de vídeos dos respetivos assuntos da reunião (Microfilme e micro ficha, por exemplo); Informáticos: são um conjunto de gravações, em HD, disquete, CD etc., relatando os assuntos ou objetivos da reunião.
Reunião externa: é composta por discussões sobre assuntos importantes, isto é, assuntos que necessitarão de analisar as funções de cada argumento que for discutido. Também demonstra as ideias de cada indivíduo que participa no assunto da reunião. Por exemplo: assuntos sobre os problemas sociais na Europa (como a guerra civil na Ucrânia).
Quanto à procedência:
Documentos Públicos: são documentos projetados por autoridade pública ou, mediante, pela procuração de autoridade pública. Por exemplo: a escritura pública de compra e venda emitam-se por um notário; Documentos Privados: são documentos expedidos por um particular (pessoa física), ou por autoridade pública (funções, atribuições, ou competências). Tanto públicos e privados podem integrar a prova de fato jurídico, ato jurídico ou de negócio jurídico.
Quanto ao valor:
Valor Administrativo: é o valor pelo qual um documento possui para a administração produtora do arquivo, na medida em que informa, baseia ou aprova os seus atos presentes ou futuros; Valor Fiscal: é o valor atribuído a documentos ou arquivos para a verificação de operações financeiras ou fiscais; Valor Informativo: é o valor pelo qual um documento possui as informações contidas, independente do seu valor probatório. Por exemplo: um certificado de aprovação; Valor Legal: é o valor judicial no qual um documento possui a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. Por exemplo: a aprovação de uma lei; Valor Permanente: é o valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em arquivo, e também refere-se como o valor histórico; Valor Primário: é o valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais; Valor Probatório: é o valor íntimo de um documento de arquivo que lhe permite servir como uma prova legal;
Valor Secundário: é o valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e para outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.
Documentos reais/simulados do quotidiano de escritório e “dossiers” de documentos físicos: Documento real/simulado: é o instrumento particular de Concessão de Crédito e ficheiro argumentado pela fixação do valor da causa, em montante, inferior ao correto. Por exemplo: as notas preenchidas feitas por um advogado para o Tribunal; Dossier: é o que contém todas as informações preenchidas, apresentando as notas que relaciona a uma reunião, quando for constituída por causa da sua importância de objetivo que for representado.
Fonte #2: Realização de documentos
Receção, registo e distribuição da correspondência Para houver uma comunicação rigorosamente satisfatória, o circuito da correspondência desempenha as seis fases, passando a informação de fora e de dentro da empresa (desde o remetente até ao destinatário), tais como:
A abertura: antes de abrir uma carta, tem-se de estar sempre com atenção às formas da carta, para que não seja dobrada danificamente. O registro de entradas: deve-se realizar registo das cópias copiadas recebidas pela entrega. Ora, para tomar um registo às entregas, deve-se colocar o respetivo carimbo a cada cópia correspondente (a data e o número da entrada). Nota: Algumas empresas utilizam o Livro de Registro, como uma correspondência ao conjunto de entregas.
A distribuição: apresenta um conjunto de inúmeras formas de ser formada, controlado sempre pelo Livro de Protocolo (regista o conjunto de atos em entrada e em saída de um sujeito ou entidade). A resposta ou arquivo: quando o destinatário relê a leitura da correspondência, oferece o tratamento, ou seja, este deverá seguir diretamente ao arquivo. Caso contrário, o registo deverá ser requisitado pela resposta. A assinatura: uma carta deve ter sempre uma assinatura do recetor, caso contrário, não se saberá quem o mandou (o nome, a data, o objetivo, o nome da empresa, entre outros oponentes que são importantes). O registo de saída, a expedição e o arquivo: o registo demonstra o conjunto de análogos das entradas e de cópias separadas nos seus respetivos originais, feitos no Livro de Protocolo; quanto à expedição e arquivo, apresentam como uma confirmação antes de a carta ser inserida no sobrescrito se estará datada ou assinada, contendo o anexo e o correspondido no sobrescrito.
Fonte #3: Conjunto de documentos
A receção dos documentos:
Correio ordinário: é o que não se aceita as cartas de entrada, ou seja, cartas não registradas nos respetivos grupos de trabalho (por ex: encomendas de aniversário de algum trabalhador ou de felicidades por alguma coisa). Mão própria: é o registo de assinalações registadas nas cartas antes de mandar para o seu recetor (por ex: PS ou assinaturas). Fax: trata-se de uma tecnologia de telecomunicações usada para a transferência longínqua de documentos através da rede telefônica. Correio registado: é composto pelo conjunto de cartas da entrada registada, isto é, as cartas registadas pelo respetivo dono. Email: é um método que permite constituir, enviar e receber as mensagens, através dos sistemas eletrônicos da comunicação. Telex: um sistema internacional de comunicações escritas que prevaleceu, consistindo numa rede mundial com um plano de endereçamento numérico, com terminais únicos que se pode enviar uma mensagem escrita para qualquer outro terminal.
Fonte #4: Receção de documentos
A abertura da correspondência Função: refere-se à forma como se cria os cuidados, tendo com atenção para evitar a inutilização do conteúdo, isto é, antes de se abrir as cartas, deve-se reconhecer por colocar o conteúdo para um dos cantos dos sobrescritos, e, em seguida, abre-se pelas arestas opostas, pois as cartas são mal dobradas e quando são postas nos subscritos (coladas no interior).
A abertura pode ser: Manual: é o que se recorre pelas tesouras ou corta-papéis. Com ajuda de máquinas: quando utilizam guilhotinas, isto é, manuais ou eléctricas, permite-se de ser a maior rapidez de execução do trabalho (por vezes, usa-se muitas vezes nas grandes empresas).
Extrair documentos, por carimbo na entrada: Ao receber a correspondência e provir a abertura do envelope, o protocolo sectorial deverá observar:
Se está assinado pelo próprio remetente, por seu representante legal ou procurador, caso em que deverá ser anexado o instrumento de procuração; Se está acompanhado pelos respectivos anexos; Se contém o comprovante de recebimento, e abastecer a respectiva devolução; Se a correspondência será processada ou não;
A seguir, tratar o documento conforme os procedimentos descritos abaixo, destinados à correspondência ou processo, conforme o caso (nota: nenhuma correspondência poderá permanecer por mais de 24h).
Registo de entradas: Nas grandes empresas, esta fase da correspondência concentra-se num só departamento. Tiram-se cópias dos originais recebidos, para um exemplar ficar no departamento e o outro seguir para o respectivo destino. Mas a tiragem das cópias não pode ser feita sem antes ser colocado o respectivo carimbo da entrada contendo a data e o número da entrada. Nos serviços públicos e nas empresas mas tradicionalistas, utiliza-se o Livro de Registo para a correspondência recebida.
Numerar a consulta: As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio para colocação do número; O documento não encadernado deve receber a numeração, por sequência cronológica e individual para cada peça que o formar; A numeração das peças do processo deve ser iniciada no protocolo central ou sectorial da unidade correspondente, conforme a faixa numérica de autuação; Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração (ex: a correspondência A e B não se podem juntar na numeração); No caso em que uma peça do processo estiver em tamanho reduzido, será colada na folha de papel branco, acrescentando o carimbo da numeração de peças, de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo;
Fonte #5: Conjunto de documentos
Ato de colocar a correspondência em pastas Os documentos recolhidos, pelo correio, têm os seus três destinos que são: Arquivamento definitivo (fase permanente): constitui pelos seus processos não descartáveis, por usufruírem o conteúdo relevante ou o carácter histórico para o Tribunal; Arquivamento provisório (fase intermediária): trata-se dos processos ainda detentores de valor arquivístico, passíveis de reabertura e conjunto de correspondência à nova apreciação (ocasionais consultas solicitadas) por unidades do Tribunal. Depois de cumprida a fase intermediária desses documentos, eles são encaminhados à destinação final (descarte ou arquivamento definitivo), de acordo com o estabelecimento do código de classificação por assunto; Descarte: é o conjunto de processos que são encaminhados para a fragmentação, por fase intermediária e desprovidos de valor permanente.
Fonte #6: Caixa de correio
Leitura de conteúdos & consulta do plano de codificação Ordenação ideológica: trata-se de um sistema de classificação que consente a ordenação do material, de acordo com o seu conteúdo (isto é, um assunto), exigindo o pessoal de trabalho especializado e com o conhecimento do Plano de Arquivo (documento de planeamento de gerenciamento de registros principais feitos por SharePoint Server 2013). Este sistema pode ser também uma consulta rápida, uma leitura fácil e é confidencial (os dossiers apenas possuem um número). Este sistema pode combinar-se com: Ordenação alfabética: é a ordenação que se fundamenta na sequência alfabética, muito utilizada como a classificação de base e, por vezes, o complemento das outras classificações. Ordenação numérica: trata-se da utilização da ordem natural de números inteiros. Cada documento recebe um número, de acordo com a ordem de chegada, e cada número corresponde por um assunto. Nota: é necessário, por vezes, completar esta classificação com um guia alfabético de referência correspondente (ficheiro alfabético).
Fonte #7: Exemplo de numeração de conteúdos
O envio para o sector respectivo Função: é correspondido como um “envio” por transferências tecnológicas (isto é, fax ou email), dando as informações necessitárias para os respectivos sectores que forem pedidos de transferência. Por exemplo: o envio de documentos para uma empresa estrangeira que pediu, por fax.
Fonte #8: Envio de carta
Conclusão
Com este trabalho, aprendemos como o circuito da correspondência trata-se de ser um imponente muito importante quanto à relação de trabalho profissional, ou da nossa vida privada.
Bibliografia http://www.slideshare.net/elisabeth.dudziak/caractersticas-dos-documentos1 https://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Microsoft%20Word%20%20documentos.candida.pdf/55059102/Microsoft%20Word%20-%20documentos.candida.pdf http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/A+abertura+da+correspond%C3%AAncia http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/Leitura+de+conte%C3%BAdos%2C+consulta+do+pl ano+de+codifica%C3%A7%C3%A3o http://www.notapositiva.com/pt/trbestprof/secretariado/11_circulacao_documentos_d.htm http://www.slideshare.net/SoraiaBento/circuito-de-correspondncia-11514246 http://www.tce.rn.gov.br/2009/download/PROCEDIMENTOS-PROTOCOLO.pdf