Abilita info 2014 fin

2014 r y ttiin r ii s a s is lo u Touh hoidon ä iv ä P n a it Abil rjestelmään jä o t ie t s a k asia iili lisää Abilita Mob ja tur vaa sujuvuutta ssa kotipalvelu

Kokkolan kaupunki luottaa UNIT4 Agressoon

KUNTATIETO-OHJELMA

Miten sotketaan käsitteitä ja hämmennetään palveluntuottajien keitoksia Kuntatieto-ohjelmaa on työstetty kohta kaksi vuotta. Päätavoitteet, tietojen standardointi ja tilastojen vertailukelpoisuus, ovat järkeviä ja lisäarvoa tuottavia, mutta asioiden etenemisessä on havaittavissa, näin maallikon näkökulmasta katsottuna, lievää mopon karkailua tai ainakin hoipertelevaa etenemistä.

Näkökulmien jakautuminen valtion tehtäväpainotteiseen ja kuntien palvelusuuntautuneeseen näkökulmaan tuntuu järkevältä. Käytännönläheisesti voisi ajatella, että palveluiden tuottamista voidaan seurata ja niiden kustannuksia ja muuta niihin liittyvää tietoa voidaan kerätä standardoidusti kaavailluille palveluryhmä- ja palvelualuetasoille. Sen jälkeen kaikki tieto voidaan käsitellä valtakunnallisesti tehtävä- ja tehtäväryhmätasoisena, vertailukelpoisena tietona.

Näin saattoi vielä kuvitella viime syksynä, mutta sen jälkeen kehiin on tullut rikkaruohojen leviämisnopeudella lisää rinnakkaisia ja / tai keskenään ristiriitaisia käsitteitä.

Onko palvelutuote sama kuin palvelutapahtuma? Vastaako palveluryhmä THL:n käsitettä palvelumuoto ja onko jo julkistettu tehtäväluokka sama kuin palveluryhmä? Onko toimipaikka sama kuin toimipiste?

Kuntatieto-ohjelma tuottaa paljon uudistuksia. Toimipaikkarekisteri, talous- ja toimintatilastoinnin uudet sisältökokonaisuudet ja aikataulut, uudet JHS-standardit sekä muut velvoittavat uudistukset vaativat sekä tiedon kerääjiltä että jalostajilta uusia eväitä (myös järjestelmäteknisesti?).

Tilikartan teko ja valmistuminen on siirtynyt alkuperäisestä aikataulusta vuodella eteenpäin vuoden 2014 joulukuulle. Tilikartan tiliöintirakenteen sisältö ja sen mahdollisesti sisältämät muutokset voivat tuottaa päänvaivaa erilaisille esijärjestelmille ja varsinkin liittymille, joiden ylläpito ei suinkaan ole ilmaista.

Tilastokeskus järjestää kuntatieto-ohjelman puitteissa koulutustilaisuuksia, jotka ilmeisesti kuitenkin keskit-

Julkaisija: Oy Abilita Ab Kansikuva: Du & Vi Taitto: Bock’s Office Paino: Mustasaaren kirjapaino Painettu Suomessa 2014

tyvät puhtaasti toiminta- ja taloustilastossa tapahtuvien muutosten läpikäyntiin. Sen lisäksi tuntuisi järkevältä, että kuntatieto-ohjelman opetukselliseen puoleen liitettäisiin myös käsitteistö selventäviä koulutustilaisuuksia, joissa sekä järjestelmien ylläpitäjät että käyttäjät pääsisivät kartoittamaan esimerkiksi, mitkä THL:n ja muiden sote-toimijoiden jo käytössäolevien luokitusten sisällöt pysyvät ennallaan.

Jos kuntatieto-ohjelman tuloksena on useita JHS-suosituksia ja standardointiin enemmän tai vähemmän pakottavia luokituksia, olisi suotavaa, että asiasta voitaisiin käydä avointa keskustelua ja ennen kaikkea olisi toivottavaa, että asiaa hoitava virkamieskunta vaivautuisi jo ennen suositusten julkistamista käymään läpi terminologiaansa mahdollisesti pujahtaneet ristiriitaisuudet ja / tai päällekkäisyydet.

Saattaa olla, että toimeen on jo ryhdyttykin, mutta tieto asioiden etenemisestä ei ole saavuttanut meitä periferiassa työskenteleviä, kunnallisten ongelmien kanssa painiskelevia tietojärjestelmänikkareita.

Kaikesta huolimatta, vaikka ”ignorance is bliss”, Abilita rakentaa UNIT4 Agresso -järjestelmään sellaisen kuntamallin, joka pystyy mukautumaan valtiovallan asettamiin uusiin haasteisiin – myös niihin vaatimuksiin ja muutoksiin, jotka saattavat vaatia virkamiestyön selkiydyttyä uudelleenvii­ lausta. Pyrimme eliminoimaan omalla osaamisellamme niitä salakuoppia, joita käsitteistön mahdollinen sekavuus voi järjestelmäkehitykselle aiheuttaa ja samalla tulemme myös kiinnittämään huomiota eri esijärjestelmien integrointien vaatimiin muutostöihin.

Sanna Kaisa Kuuselo

vanhempi konsultti

Sisällys Henkilöstöhallinnon haasteet tämän päivän terveydenhuollossa.................................. 3 Agresso tukee henkilöstöhallintoa................................................................................ 5 Kokkolan kaupunki luottaa UNIT4 Agressoon.............................................................. 6 Touhuloissa siirryttiin Abilitan Päivähoidon asiakastietojärjestelmään.......................... 8 Päiväkodit siirtyvät mobiiliaikaan.................................................................................. 9 BARIUM Prosessien kuvauksesta nettiapplikaatioiksi................................................ 10 Abilita Mobiili lisää sujuvuutta ja turvaa kotipalvelussa Närpiössä.............................. 11

Henkilöstöhallinnon haasteet tämän päivän terveydenhuollossa Yksi suurimmista lähitulevaisuuden haasteista terveyspalveluissa on varmistaa pätevän työvoiman saatavuus. On osattava rekrytoida oikein, mutta sen lisäksi on aivan yhtä tärkeää ylläpitää ja kehittää olemassaolevaa organisaatiota ja sen voimavaroja. Tällaista ajattelua tukeva henkistöhallinnon järjestelmä auttaa tavoitteiden saavuttamisessa.

Uusia ratkaisuja resurssipalapeliin – Tarvitaan oikeanlaista osaamista, asianmukaisin valtuuksin, oikeassa paikassa, oikeaan aikaan. Siitä on kysymys.

Jos tässä epäonnistutaan, tilanne johtaa vääjäämättä korkeampiin kustannuksiin, hoidon laadun heikkenemiseen sekä uu3

pumukseen henkilöstön piirissä, toteaa Fredrik Eklund, PhD, Ruotsissa toimivan Nordic Healthcare Groupin toiminnanjohtaja.

Fredrik Eklund on viimeisen kymmenen vuoden ajan työskennellyt sosiaalija terveydenhuollon tutkijana ja konsulttina mm. Suomessa ja Ruotsissa. Hän on

Potilaskäynnit suhteessa hoitohenkilökunnan työssäoloaikoihin

8% 6% 4% 2% 0 Henkilökunnan työtuntien jakautuminen vuorokauden aikana Potilaskäyntien määrä saapumisajan mukaan vuorokauden aikana Kuva osoittaa, miten odotusaika lääkärin vastaanotolle pitenee, kun henkilökunnan määrä ei vastaa saapuvien potilaiden määrää. Terveyskeskusten onnistuttua sovittamaan toiminnan ja potilaiden tarpeet tehokkaammin, myös henkilökunnan viihtyvyys paranee.

väitellyt hoidon ja hoivapalveluiden tuotannonohjauksesta ja hänellä on tutkijan paikka Karoliinisessa Instituutissa Tukholmassa. Uransa aikana hän on tehnyt yhteistyötä satojen eri organisaatioiden, mm. eri kuntien, julkisten ja yksityisten yritysten sekä valtion viranomaisten kanssa. Nykyään hän työskentelee pääosin projektinjohtotehtävissä mm. Ruotsin hallituksen toimeksiannosta, mutta asuu Suomessa.

Varsin tuore tutkimus, joka on tehty Ruotsin terveydenhuollon johdolle ja päättäjille, selvittää menestyksellisen ja oikein resurssoidun toiminnan keskeisiä haasteita. Tällaisia ovat: Vaihtelevuudet hoidon vaativuudessa, henkilövahvuudessa ja potilaiden määrässä Hoitotiimien ja toiminnan yhteensovittaminen ja koordinointi Koettu resurssivajaus

Yhteistä kaikille näille haasteille on, että niiden voittaminen edellyttää hyvää suunnittelua, seurantaa ja henkilöstöhallintoa.

– On melko vaikeaa ennustaa tarkkaan hoidontarpeen määrä tiettynä päivänä, mutta keräämällä tietoa voidaan luoda erilaisia malleja vaihteluiden tasoittamiseen ja hallintaan. Joustavuuden lisäämiseen, hoitojonojen lyhentämiseen ja työilmapiirin parantamiseen tarvitaan suunnittelua, joka perustuu raportoinnin avulla kerättyyn faktatietoon, painottaa Eklund.

Jatkuvuus on kaiken A ja O Jatkuvuus on yksi terveydenhuollon ja hoivapalveluiden keskeisimmistä laatutekijöistä. On tärkeää, että asiakkaan ja hoitohenkilön välille syntyy luot­ tamuksellinen suhde. Henkilökunnan pysyvyys edellyttää kuitenkin motivoituneisuutta. Motivaatio paranee, kun resurssien jaossa onnistutaan.

4

Lähde: Att mäta och planera för en välfungerande sjukvård, Fredrik Eklund ja Myrna Palmgren. Tukholma 2014.

10 %

Erityisesti loma-aikoina sijaisten tarve kasvaa. Nopeita ratkaisuja tarvitaan myös silloin, kun henkilökuntaa on sairaana. Päteviä sijaisia on kuitenkin usein vaikea löytää tarpeeksi nopeasti.

Muita tyypillisiä tilanteita, jotka vaikuttavat henkilöresursseihin, ovat koulutus, konferenssit, tutkimustoiminta, yllättävät potilasvirrat muista yksiköistä ja puutteet keskuksen omassa suunnittelussa.

– Varmistamalla, että työmäärä ja -tehtävät jaetaan asianmukaisesti, edistetään hoitohenkilökunnan jaksamista.

Parhaassa tapauksessa poissaolot vähenevät ja myös sijaisten tarve vähenee, toteaa Eklund.

Agresso tukee henkilöstöhallintoa Nykyaikainen ja monipuolinen tietojärjestelmä auttaa hallitsemaan käytettävissä olevia resursseja tehokkaammin vähentäen hallinnointia.

Loma-anomukset netin kautta Yksi tapa vähentää hallinnollista työtä on automatisoida poissaolojen käsittely.

Agresson kautta työntekijät voivat anoa vapaata sähköisesti. Hakemus välittyy automaattisesti oikealle esimiehelle hyväksyttäväksi. Esimies voi seurata henkilöstön riittävyyttä tietyllä ajanjaksolla.

Poissaolojen seuranta ja analysointi on keskeinen osa Agressoa.

Osaaminen ja kurssiilmoittautumiset Agresson kautta on helposti ja nopeasti haettavissa kaikki henkilökunnan koulutukseen, kokemukseen ja valtuuksiin liittyvä tieto. Tämä tieto on erityisen arvokasta silloin, kun on nopeasti löydettävä tiettyyn tehtävään sopiva sijainen. Ohjelma kertoo paitsi millaista osaamista organisaatiosta löytyy myös millaisia koulutustarpeita sillä on.

Erityisosaamista omaavat työntekijät löytyvät helposti ja esimies saa automaattisesti sähköpostitse tiedon, kun esim. työntekijän ammattipätevyyttä on päivitettävä.

Henkilökunnan jatkuva kouluttautuminen ja taitojen ylläpito on myös tärkeää. Agresson kautta työntekijä voi hakeutua kurssille tai koulutukseen sähköisen ilmoittautumislomakkeen kaut-

ta. Hakemus lähetetään automaattisesti suoraan esimiehelle käsiteltäväksi.

Rekrytoinnista työsuhteeseen Tiedot työnhakijoista tallennetaan järjestelmään, josta ne löytyvät tarvittaessa nopeasti. Kun hakija palkataan tehtävään, työsopimus tulostuu yhdellä napin painalluksella ja tallentuu samalla uuden työntekijän henkilötietoihin. Järjestelmään tallennetaan myös CV, tietoa koulutuksesta ja kokemuksesta, pätevyydet eri työtehtäviin sekä palkka- ja lomatiedot.

Henkilörekisterin kautta myös merkkipäivät pysyvät muistissa, ja työntekijät voivat itse lisätä sinne tietoja esim. osoite- ja lähiomaistiedot.

Järjestelmään voidaan tallentaa myös organisaatiokartta ja prosessidokumentit, kuten tavoitteet ja niiden seuranta.

Jokaiselle käyttäjälle määritellään rooli, jonka perusteella hän on valtuutettu syöttämään järjestelmään tietoa ja hakemaan sitä mahdollisin rajoittein.

Toimet Agresso HR:ään rekisteröidään myös virat ja toimet. Kaikki organisaation haettavissa olevat virat/toimet ovat esillä järjestelmässä ja henkilökunta voi hakea niitä järjestelmän kautta.

5

Raportointi ja analysointi

ajan Työranta seu

yde tevytuksteja ä P ulu t ko

tointi ja kry uhteet e R yös t

ja o t kkahallin t matkalasku

Pa l

Neuvottelut ja kehityskeskustelut Agresso sisältää välineet kehityskeskusteluiden ja palkkaneuvotteluiden tehostamiseksi. Kaikki historiatieto tallennetaan järjestelmään. Palkankorotukset ja kehityskeskustelut käsitellään portaalissa. Työntekijöillä, esimiehillä ja palkanlaskennalla on täten aina käytettävissään tuorein tieto tehdyistä sopimuksista ja sitoumuksista.

Analyysit Agresso sisältää runsaasti raportointiin ja tiedon analysointiin tarvittavia välineitä. Nopeiden tilannekatsausten pohjalta toimintaa voidaan ohjata niin, että se vastaa paremmin sekä organisaation että asiakkaiden tarpeita. Yksikön johtaja voi esim. seurata osastonsa toimintaa automaattisesti päivittyvän diagrammin avulla.

Agresso on ainutlaatuinen työkalu hoitoresurssien koordinointiin – niin henkilöstön kuin potilaiden parhaaksi.

Kokkolan kaupunki luottaa UNIT4 Agressoon Kokkola on Keski-Pohjanmaan kaksikielinen maakuntakeskus. Lähes 50 000 asukkaan kaupunki tarjoaa monipuoliset mahdollisuudet asumiseen, kattavat peruspalvelut, hyvät liikenneyhteydet sekä erinomaiset edellytykset koulutukseen ja vapaa-aikaan.

6

Kokkolan kaupunki valitsi ensimmäisenä kuntana Suomessa toiminnanohjaus­ järjestelmäkseen Abilitan tarjoaman UNIT4 Agresson. Yhteistyön tavoitteena on säästää kustannuksissa ja kehittää kaupungin omiin tarpeisiin sopeutettu, selkeä kunnallinen ratkaisu, joka joustaa muutostilanteissa.

Kokkolan kaupungilla on käytössään ProEconomica-järjestelmä, joka on kehitetty 80-luvulla ja joka on palvellut

Kokkolan ohjausryhmä nauttii paitsi kesästä, myös sujuvan taloushallinnon hedelmistä. Vasemmalta seisten Jaana Niskanen, Hanna Ekholm-Kippo, Tony Witick ja Anne Witting. Vasemmalta istuen Tuija Tarkiainen, Satu Kalliokoski, Kristiina Karvonen, Rauni Mattila ja Sari Leppälä.

Kokkola-konsernia lähes 20 vuotta. Kaupunki aloitti vuonna 2012 järjestelmäkartoituksen, jonka pohjalta tehtiin päätös korvata ProEconomica UNIT4 Agresso -järjestelmällä. Yhteistyö Abilitan kanssa alkoi jo aiemmin sosiaalitoimen ohjel­mien puitteissa. UNIT4 Agresson hankintaa koskeva päätös tehtiin joulukuussa 2013.

Toimitussopimus solmittiin tammikuussa 2014. Tavoitteena on saada Agresso täyteen käyttöön vuoden 2015 alussa.

– Valintaprosessi kesti vuosia, kertoo Kokkolan IT-pääsuunnittelija Tony Witick.

Rahoitusjohtajan pyynnöstä muodostettiin kattava ohjausryhmä, jolla oli mahdollisuus tutustua eri vaihtoehtoihin.

Valinta tapahtui poissulkemismenetelmällä ilman soraääniä.

Witick painottaa lisäarvon saamista ja raportointitarpeiden täyttämistä. Vaikeina aikoina on entistäkin tärkeämpää saada ajantasaista, oikeaa tilannetietoa helposti ja nopeasti. Sekä automatisointi että mahdollisuus saada mahdollisimman paljon tietoa samasta tietokannasta olivat kaupungille kynnyskysymyksiä.

– Järjestelmähankinnoissa on aina riskinsä. Tämän järjestelmän tulisi palvella kaupunkia noin 15 vuotta. Järjestelmää vaihdettaessa on tarkoin selvitettävä paras mahdollinen ratkaisu, koska vaihto sitoo henkilökuntaa ja työ on suurin kustannus, ei sovellus, Witick toteaa.

Kaupungin puolelta projektipäällikkönä toimii Tony Witick, jonka lisäksi hankkeeseen osallistuu pääkäyttäjäryhmä, joka koostuu eri talousosa-alueiden käyttäjistä. Abilita Oy:n puolelta jokaiselle toimitettavalle ohjelmistomoduulille on nimetty 1-2 päämoduulivastaavaa, jotka yhteistyössä pääkäyttäjien kanssa määrittelevät ratkaisun suuntaviivat.

Alustavat kartoitukset pääkäyttäjäryhmän kanssa käytiin tammi-helmikuussa 2014. Maaliskuun aikana yhteistyötä tiivistettiin ja Abilitan moduulivastaavat kävivät moduuleittain workshopeissa läpi vielä avoinna olevia kysymyksiä ja ratkaisuehdotuksia. Ratkaisun tavoitteena ei ole pelkästään korvata vanha järjestelmä, vaan myös tehostaa toimintatapoja ja vähentää manuaalista työtä. Pääkäyttäjät joutuvatkin nykyisiä toimintatapojaan kuvatessaan miettimään, miten prosessesseja voidaan parantaa.

7

Syksyllä, ohjelmiston käyttöönoton ja käyttökoulutusten jälkeen käyttäjät pääsevät testaamaan uutta järjestelmää. Kokkolan kaupunki toteuttaa itse loppukäyttäjäkoulutukset muulle henkilöstölle.

– Kokkolan Agresso-projekti on merkittävä hanke sekä kaupungille että Abilitalle, myöntää Abilitan toimitusjohtaja Tommy Sjöholm.

– Projekti toimii pilottina Agresson mukauttamisessa suomalaiseen kuntamalliin. Projektia on valmisteltu huolellisesti ja sen toteuttamisessa pyritään kuuntelemaan tarkasti asiakasta. Onnistunut hanke toimii referenssinä potentiaalisille asiakkaille. Ilman referenssejä on vaikea vakuuttaa, toteaa Sjöholm.

Abilita toimii tiiviissä yhteistyössä partnerinsa UNIT4:n kanssa. Partnerin asiantuntijat ovat jokaisessa vaiheessa mukana arvioimassa järjestelmän ratkaisuja Kokkolan kannalta. Asiakkaan luottamuksen saavuttaminen ja säilyttäminen on keskeistä.

– Abilitalla on 30 vuoden kokemus kuntakentästä. UNIT4 Agresson myötä olemme entistä vahvempia ja voimme palvella myös suurempia kuntia ja kuntayhtymiä, kertoo markkinointipäällikkö Frej Salmela Abilitasta.

Talousjärjestelmän luominen kuntasektorille on haasteellinen tehtävä, mutta Abilita uskoo joustavasti skaalautuvan Agresson olevan monille asiakkaille varteenotettava vaihtoehto järjestelmiä uusittaessa.

Touhuloissa siirryttiin Abilitan Päivähoidon asiakastietojärjestelmään Coronaria Päivähoito Oy on vahvasti kasvava, virikkeellisiä varhaiskasvatuspalveluja tarjoava yksityinen yritys, jonka päiväkotiperhe tunnetaan nimellä Touhula liikuntapäiväkodit. Yrityksen kotipaikka on Oulu, mutta Touhuloita löytyy vähän kaikkialta Suomesta - Uudeltamaalta Rovaniemelle. Elokuussa 2014 päiväkoteja on jo 28, ja niissä temmeltää yhteensä noin 2500 asiakasta.

– Keväällä 2013 ryhdyimme etsimään toimittajaa uudelle keskitetylle, koko ketjun kattavalle asiakastietojärjestelmälle.

Haimme ratkaisua, joka antaa mahdollisuuden toiminnan kokonaisvaltaiseen hallintaan sähköisestä hakemuksesta laskutukseen asti. Käytössämme ei ollut entuudestaan yhteistä järjestelmää, vaan tietoa hallittiin useassa eri ohjelmassa, joista osa oli enemmän tai vähemmän kotikutoisia Excel-viritelmiä, muistelee

Touhula liikuntapäiväkotien palvelupäällikkö Antti Kaisto.

– Määrittelimme ohjausryhmässä järjestelmälle asetettavat vaatimukset ja toiveet. Tutustuimme useiden eri toimittajien ratkaisuihin, mutta päädyimme varsin nopeasti, jo kesän 2013 aikana, valitsemaan yhteistyökumppaniksemme Abilitan. Ratkaisevaa oli yhtiön halu, asenne ja kyky muokata järjestelmää juuri meille sopivaksi. Arvostimme myös Abilitan vahvaa kuntasektorin tuntemusta, Kaisto kertoo.

8

Maksuperustemallit vaihtelevat kunnittain Ohjelmisto otettiin käyttöön alkuvuodesta 2014 ja jo maalis-huhtikuun vaihteessa koko asiakaslaskutus hoidettiin keskitetysti Oulusta käsin.

– Yksi keskeisiä kysymyksiä oli kuntakentän vaihtelevien maksuperustemallien integroiminen järjestelmään. Eri kunnilla on eri säännöt yksityisen hoidon tuelle. On palveluseteleitä, Kela-osuuksia… Abilita onnistui rakentamaan meille järjestelmän, joka ottaa nämä huomioon asiakaskohtaisesti, nopeuttaa laskutusrutiineja ja vähentää laskutuksen virheriskiä ratkaisevasti, toteaa Kaisto.

Laskutuksen lisäksi järjestelmästä löytyvät kaikki asiakasta koskevat keskeiset tiedot: hoitosopimukset henkilöja yhteystietoineen sekä kaikki lasta koskeva olennainen tieto erityisdieeteistä ja allergioista ensiopetussuunnitelmiin ja

ajantasaisiin läsnäolotietoihin. Käyttöoikeutettu päivähoitohenkilökunta pystyy tarvittaessa nopeasti tarkistamaan asian tietokoneelta tai vastaamaan esim. huoltajien tai viran­omaisten sopimuksia tai laskutusta koskeviin kysymyksiin.

98% jättää hakemuksen sähköisesti Tänään lähes jokainen huoltaja täyttää Touhulan päivähoitohakemuksen netissä, jolloin tieto rekisteröityy suoraan asiakastietojärjestelmään ja hakemus ohjautuu automaattisesti oikean päiväkodin johtajan sähköiselle työpöydälle.

– Vanhemmat saavat entistä nopeammin vastauksen hakemukseensa tai tietoa mahdollisista jonoista, lupaa Kaisto.

Varmasti ja huolettomasti SaaS-palveluna Coronarian tavoitteena oli löytää ratkaisu asiakastiedon hallintaan ja kumppani, joka pystyy antamaan tarvittavan järjestelmätuen ja kehittämään tuotetta asiakkaan tarpeiden mukaan jatkossakin.

Uusi asiakastietojärjestelmä toimitettiin SaaS-palveluna (Software as a Service), mikä tarkoittaa sitä, että asiakas hankki järjestelmän kokonaispalveluna julkisen verkon kautta. Palvelu sisältää sekä sovellusvuokrauksen että kaikki tarvittavat ylläpito- ja tukipalvelut.

Järjestelmän käyttöön tarvitaan ainoastaan selain ja internet-yhteys. Käyttöönotto ei edellyttänyt asennuksia eikä lisäkustannuksia syntynyt lisenssi- tai laitteistohankinnoista. Asiak­ kaalla on myös aina käytössään uusin versio ja riittävästi teknistä kapasiteettia.

– Meille on tärkeää keskittyä ydinliiketoimintaamme. Touhuloissa se tarkoittaa enemmän yhdessäoloa ja liikunnan iloa, laadukasta ja virikkeellistä varhaiskasvatusta. Sujuva, tarkka ja helppokäyttöinen tiedonhallinta on osa välittämistä, muistuttaa Kaisto.

Päiväkodit siirtyvät mobiiliaikaan Päivähoidon tuntiperusteisesta hoitomaksusta on puhuttu jo useiden vuosien ajan. Keväällä 2014 eduskunta on saanut käsiteltäväkseen hallituksen lakiesityksen, joka koskee varhaiskasvatusta ja päivähoitoa. Laissa säädetään lasten oikeudesta varhaiskasvatukseen ja huoltajien oikeudesta saada lapselleen päivähoitopaikka. Lakimuutos, joka koskee tuntiperusteista hoitomaksua, on odotettavissa uuden varhaiskasvatuslain astuttua voimaan.

Vuoden 2013 alussa tapahtuneen päivähoidon hallinnonalan siirtymisen jälkeen päivähoito ei enää ole sosiaalihuoltoa. Toistaiseksi hoitomaksut määräytyvät kuitenkin edelleen sosiaali- ja terveysministeriön asiakasmaksulain ja asetuksen mukaan. Monet kunnat ovat jo nyt tehneet tai suunnittelevat ratkaisuja, joissa maksu määritellään ja peritään sovittujen hoitoaikojen mukaan tuntiperusteisesti nykyiseen lainsäädännön puitteissa.

Näppärästi mobiilisti Jotta lasten läsnäoloja pystytään seuraamaan helposti henkilökunnan työmäärää lisäämättä, ratkaisu on sähköinen tietojärjestelmä, joka kulkee kätevästi hoitajan mukana. Päivittäisten hoitoaikojen manuaalinen seuranta olisi työlästä ja aikaa vievää. Mobiilisovellus poistaa aikaa vieviä ja päällekkäisiä toimintoja, lisää kustannustehokkuutta ja tehostaa raportointia, jolloin päiväkodin henkilökunnalle jää enemmän aikaa lasten parissa työskentelyyn.

Abilita ja oululainen While On the Move (WOM) ovat solmineet yhteistyösopimuksen jonka myötä Abilita voi tarjota Daisy-sovellusta asiakkailleen päiväkotien läsnäolojen seurantaan. Läsnäoloseurannan lisäksi Daisyssä on toiminto kodin ja päiväkodin väliseen viestintään.

Daisyn ja Abilita Päivähoidon välillä tiedot siirtyvät sähköisesti. Lasten ja henkilökunnan tiedot ovat saatavilla Daisyssä, kun ne on syötetty Abilita Päivähoitoon.

Daisystä läsnäolotiedot siirtyvät automaattisesti Abilita Päivähoitoon laskutusta ja raportointia varten.

9

BARIUM Prosessien kuvauksesta nettiapplikaatioiksi

Barium on ns. BPM-palvelu (Business Process Management), joka on suunniteltu erilaisten työnkulkumallien kehittämiseen, visualisointiin ja ohjaukseen sekä näiden prosessimallien muuntamiseen käteviksi työnohjauksen nettiapplikaatioiksi muutamalla klikkauksella.

nen. Lomakkeen täyttäjä saa välittömästi tiedon tai vahvistuksen esim. hakemuksen kohteena olevan palvelun saatavuudesta tai käsittelyajoista tai ohjeet tilatun työn suorittamiseen ja raportointiin.

Esimerkiksi lapselleen kunnan nettisivulta löytämänsä Barium-lomakkeen avulla päivähoitopaikkaa hakenut huoltaja saa välittömästi tiedon siitä, onko toivotussa päiväkodissa tilaa, mitkä ovat mahdolliset odotusajat tai muut vaihtoehdot sekä millaiseksi päivähoitomaksu muodostuu. Haluttaessa hakija saa tietoa hakuprosessin etenemisestä vaikka sähköposti- tai tekstiviestein.

Mobiiliajan ratkaisu Barium soveltuu yhtä hyvin niin isoille kuin pienemmillekin organisaatioille ja tarjoaa lähes rajattomasti mahdollisuuksia kaikenlaisten prosessien tehostamiseen erilaisista hakemuskäsittelyistä kohteessa suoritettavien palveluiden, kuten kodinhoidon tai kiinteistöhuollon, ohjeistamiseen ja raportointiin.

Ohjelma on saatavana pilvipalveluna, ja edellyttää käyttöönotettaessa vain toimivan nettiyhteyden.

kaikkeen kukin vaihe organisaatiossa vaikuttaa sekä miten ja missä vaiheessa eri henkilöstöryhmät ja yksittäiset työntekijät nivoutuvat kokonaisuuteen. Prosessi määrittelee, mitä tulee tehdä ja missä järjestyksessä. Tuloksena on graafinen kaaviokuva, jossa kullekin tehtävälle on oma symbolinsa. Prosessi haarautuu vaihtoehtoisiksi toimenpidepoluiksi riippuen tehdyistä valinnoista.

Kaikki toiminta perustuu prosesseihin

Bariumin käyttö ei edellytä minkäänlaista ohjelmointiosaamista. Ohjelmassa luodaan sähköinen lomake, johon täytetään haluttu tieto ja joka hakee muun tarvittavan, jo olemassaolevan tiedon muista tietokannoista tai päivittää vastaavasti juuri syötetyn, uuden tiedon muihin järjestelmään liitettyihin tietokantoihin.

Tavalliseen PDF-lomakkeeseen verrattuna Barium-lomake on interaktiivi-

Prosessit ohjaavat organisaatioiden toimintaa. Ne näkyvät henkilöstön tapana tehdä asioita. Usein ne on dokumentoitu tarkasti ja niitä kehitetään jatkuvasti toiminnan tehostamiseksi ja lisäarvon tuottamiseksi organisaatiolle ja sen asiak­kaille.

Työnkulun mallia rakennettaessa työ pilkotaan eri vaiheisiin, selvitetään mihin

Interaktiivista tiedonkulkua

Uusinta uutta on ohjelman ”From Map to App” -toiminto, joka muuttaa työnkulkukaavion käteväksi mobiiliapplikaatioksi. Applikaatiot tehostavat työnkulkua automatisoimalla tehtäviä ja tarjoamalla käyttäjille ohjeita ja tietoa, jota he tarvitsevat työn suorittamiseen.

Esimerkiksi asukkaan jättäessä kiireisen huoltopyynnön kiinteistöyhtiölle vuorossa oleva kiinteistönhuoltaja saa kännykkäänsä tehtäväpyynnön ja tarkat ajo-ohjeet. Suoritettuaan tehtävän hän raportoi sen reaaliaikaisesti saman järjestelmän kautta muutamalla napin painalluksella.

Abilita on Bariumin kumppani Suomessa Barium on valinnut Abilitan valtuutetuksi kumppanikseen Suomessa. Tavoitteemme on integroida Barium luonnolliseksi osaksi laajempia kunta- ja yksityissektorille tarjoamiamme järjestelmäratkaisuja.

Työhönotto Kuva esittää asiakkaalle Bariumin avulla mallintamaamme työhönottoprosessia, joka kattaa kaiken hakemusten käsittelystä palkkaukseen. Kaikki tarvittavat dokumentit on tulostettavissa automaattisesti järjestelmästä.

Abilita Mobiili lisää sujuvuutta ja turvaa kotipalvelussa Närpiössä Abilita Hoitokertomus ja Kotikäyntisuunnittelu yhdessä Abilita Mobiilin kanssa on näppärä ja luotettava työkalu kotipalvelussa. Kotipalvelun henkilöstöllä on aina ulottuvillaan kaikki asiakasta koskeva olennainen tieto riippumatta siitä, missä ja milloin palvelu suoritetaan.

Närpiön kaupunki on tehnyt yhteistyötä Abilitan kanssa jo 1990-luvulta alkaen.

Kaupungilla on käytössään Abilitan asiakastietojärjestelmä, joka kattaa hoitokertomukset, laskutuksen, tilastot sekä kotikäyntien suunnittelun. Abilita Mobiili on ollut kaupungin kotipalvelussa käytössä vuoden verran.

Työpäivän aluksi henkilökunta noutaa puhelimen työpisteestään. Hoitaja saa puhelimeensa tiedon asiakkaasta ja käyntiajoista sekä siitä, millaista apua kukin asiakas tarvitsee sinä päivänä. Myös raportointi tapahtuu puhelimen avulla heti käynnin päätyttyä.

Barbro Sjöblom toimii kotipalveluohjaajana pohjoisessa ja läntisessä Närpiössä. Hänen tiimillään on käytössä viitisentoista puhelinta.

- Abilita Mobiilin suurin etu on siinä, että se parantaa palveluiden turvallisuutta. Tieto suunnitelluista palveluista on nähtävissä puhelimessa. Kun hoitaja on suorittanut sovitut palvelut, hän kuittaa työn tehdyksi puhelimen kautta. Näin takaamme, että asiakas saa kaikki tarvitsemansa palvelut sovittuun aikaan, toteaa Sjöblom.

Säästää kallista aikaa asiakkaan eduksi Kun hoitaja on kuitannut työt tehdyksi, kirjautuu myös käynnin tarkka kesto suoraan järjestelmään. Asiakkaita veloitetaan vain todellisen työajan mukaan.

Käynnin suunnittelua edesauttaa sekin,

että työmääräykset kirjataan ohjelmaan jo joitakin päiviä aiemmin, jolloin hoitajan on helpompi varautua asianmukaisesti ja organisoida käynnin aikana suoritettavat tehtävät.

- Aluksi olimme hieman ennakkoluuloisia kosketusnäyttöjen suhteen, mutta ryhdyttyämme rohkeasti näpyttelemään, huomasimme, että se ei ollut lainkaan vaarallista, naurahtaa Sjöblom. Itse asiassa Abilita Mobiili on erittäin helppokäyttöinen. Arjen pyörittämiseen tarvittava tietotekniikka on muutaman yksinkertaisen toiminnon takana.

Henkilökunta pitää toisiinsa yhteyttä tarvittaessa myös puhelimitse. Lyhyet muistiinpanot kirjataan suoraan Abilita Mobiiliin, mutta pidempien raporttien kirjoittaminen hoituu edelleen kätevämmin tietokoneella.

Suurin haaste ohjelman käyttöönotossa oli henkilökunnan työjärjestyksen ja asiakkaiden hoitosuunnitelmien yhteensovittaminen. Kun se oli saatu ratkaistua, Abilita perehdytti ydinryhmän hoitajia sovellusten käyttöön. Nämä puolestaan opettivat asian edelleen työtovereilleen.

- Hoitohenkilökunta on reilua väkeä, jotka astuvat remmiin ja ovat valmiita auttamaan kollegaa aina, jos käyntikohteessa tarvitaan lisävoimia. Tehostetun suunnittelun ja tiedonkulun myötä yllätyksiä sattuu kuitenkin nykyään paljon vähemmän. Uusi järjestelmä on ylittänyt odotuksemme, kiittää Sjöblom.

11

Abilita on monipuolinen suomalainen IT-yritys, joka toimii lähellä asiakasta Toimivan tietojärjestelmän luomiseen vaaditaan sitoutunut yhteistyökumppani, jolla on tahtoa ja kykyä paneutua asiakkaan toimintaympäristöön.

Meillä on yli 25 vuoden kokemus ohjelmisto-, ylläpito- ja käyttäjätukipalveluista sekä SaaS- ja ulkoistamispalveluista kunnille, kuntayhtymille ja liikelaitoksille. Tänään Abilita on johtava kotimainen täysin kaksikielisten tietojärjestelmien toimittaja.

Abilita tarjoaa käyttöönne integroidut, avoimet tietojärjestelmät: OMISTUKSEN KOTIMAISUUSASTE

100%

UNIT4 Agresso toiminnanohjausjärjestelmä, joka tukee dynaamisten organisaatioiden kehitystä nopeasti muuttuvassa ympäristössä.

Abilita Taloudenohjaus tarjoaa kaikki tarvittavat välineet talousarvion hallintaan ja sisältää moduulit kierrätyksestä, reskontrasta ja lainanhallinnasta kirjanpitoon. Erinomainen työväline talouden päätöksentekoon.

TASAISESTI KASVAVA

Abilita Henkilöstönohjaus tehostaa erilaisia organisaation tärkeimpään osaan - työntekijöihin - liittyviä toimia; rekrytointia, työsopimuksia, seurantaa, palkanlaskentaa ja raportointia.

Abilita Päivähoito, Vanhustenhuolto ja muu sosiaalitoimi poistavat päällekkäistyötä, joka vähentää rutiineja ja jättää enemmän aikaa asiakkaille. Järjestelmät kattavat koko kunnallisen päivähoidon, sosiaalitoimen sekä yksityisten hoito- ja palveluyksiköiden tarpeet.

Abilita Terveydenhuolto kirjaa potilaan tiedot ajanvarauksesta, tutkimuksista ja hoitosuunnitelmista laskutukseen saakka. Ohjelma kattaa kaikki sairaaloissa, terveyskeskuksissa ja yksityisklinikoilla tarvittavat toiminnot.

Lisäksi tarjoamme tietoratkaisuja kirjastotoimeen, vesihallintoon, lomake- ja asiakäsittelyyn, e-tukeen ja väestörekisteriin sekä räätälöimme ohjelmia kokonaan asiakkaan toiveiden mukaisesti.

www.abilita.fi

Abilita Paul Hallvarin katu 1, 68600 Pietarsaari Puh. 010 289 4440