Informe
RENDICIÓN DE CUENTAS
mayo - agosto de 2013
VISIÓN Ser reconocidos en el ámbito nacional e internacional como el Puerto de Aguas Profundas del Ecuador: Puerto Gateway y Multipropósito de tercera generación con opción de trasbordo para la Costa Oeste del Pacífico Sur.
MISIÓN Oferta de servicios portuarios que contribuyen a la competitividad del Comercio exterior del Ecuador.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Incrementar la calidad y eficiencia de los servicios portuarios a los buques. Incrementar la calidad y eficiencia de los servicios portuarios a las cargas. Incrementar los niveles de seguridad integral en los puertos. Incrementar el uso eficiente del presupuesto. Incrementar el desarrollo del talento humano. Incrementar la eficiencia operacional. Incrementar los tráficos y la capacidad operativa del Puerto de Manta para convertirlo en un Puerto de Aguas Profundas de tercera generación.
PRINCIPALES ASPECTOS DE LA PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE TALENTO HUMANO PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA (GPR)
OBJETIVOS
DETALLE
DESCRIPCIÓN DE CUMPLIMIENTO
Incrementar la eficacia y la eficiencia en la Gestión de los subsistemas del Talento Humano de la entidad MEDIANTE la automatización de los procesos de la Dirección, la Capacitación del personal de Talento Humano, El control del cumplimiento de la jornada laboral por parte de los servidores en los registros de entradas y salidas para medir la ausencia de los mismos
1) El Manual de Procesos de Talento Humano está culminado en un 100% y en proceso de aprobación de la Gerencia para su inmediata aplicación. 2) La actualización de los indicadores se ha cumplido, están actualizados y levantados en el sistema los documentos habilitantes de soporte.
Incrementar el nivel de satisfacción de los servidores con los beneficios que determina la Losep, para los servidores públicos MEDIANTE la implementación de encuestas a los servidores de la entidad, difusión de los beneficios entregados por la entidad a los servidores, la elaboración del Plan de Seguridad y Salud Ocupacional.
1) El Reglamento de Seguridad fue elaborado en cumplimiento de Resolución de Directorio. Este proyecto ha quedado suspendido y actualmente se ha solicitado a Gerencia autorización para reprogramar el proyecto a fin de culminar con la coordinación con Seguridad Integral hasta el 31 de diciembre de 2013. 2) Los beneficios a los servidores de la entidad en cumplimiento a lo que determina la LOSEP, se están brindando oportuna y satisfactoriamente. Los servicios de alimentación, transporte y el de guarderías para los hijos menores de cinco años, están planificados para 2014. 3) La difusión de los servicios que otorga la entidad se cumple en un 100%.
Elaboración del Plan de Seguridad y Salud Ocupacional.
1) Se ha solicitado al patrocinador ejecutivo (Gerente) la reprogramación de este Proyecto, a fin de que en coordinación con la Dirección de Seguridad, se ejecuten las actividades pertinentes para su aplicación.
Elaboración del Manual de Procesos de Talento Humano.
1) Se encuentra culminada la fase de revisión final de aprobación. (100%).
PROYECTOS
ASESORÍA JURÍDICA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA (GPR)
OBJETIVOS
PROYECTOS
DETALLE
DESCRIPCIÓN DE CUMPLIMIENTO
Incrementar la eficiencia de la gestión de los procesos legales y jurídicos, MEDIANTE la digitalización de los archivos; sistematización de los procesos; actualización de conocimientos de la Dirección de Asesoría Jurídica en normas legales y fortalecimiento de la Dirección de Asesoría Jurídica
Durante el segundo cuatrimestre del año 2013, la Dirección de Asesoría Jurídica ha superado las metas de cumplimiento laboral, tal como se lo refleja en los informes mensuales de GPR, donde se ha cumplido con más del 100% de los objetivos propuestos.
Digitalización de los archivos de la Dirección de Asesoría Jurídica.
Este proyecto ya está implementado en la Dirección de Asesoría Jurídica.
Levantamiento de procesos de la Dirección.
Este proyecto se ha eliminado debido a la Dirección de Talento Humano se encargará del tema en el transcurso del año.
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA (GPR)
OBJETIVOS
DETALLE
DESCRIPCIÓN DE CUMPLIMIENTO
Incrementar el uso eficiente de los bienes y servicios de la entidad MEDIANTE un adecuado mantenimiento al parque automotor y correcto uso de las instalaciones del edificio adminsitrativo y consumo de agua y luz.
Se mantiene actualizado el sistema control de vehículos, registrando el consumo de lubricantes, repuestos y movilizaciones; optimizando y priorizando el uso de combustibles, lubricantes y automotores. En servicios básicos, el equipo de mantenimiento del edificio administrativo y las direcciones reportan a esta jefatura cualquier fuga y exceso de consumo, por lo que se ha realizado en este cuatrimestre 22 arreglos de gasfitería, informados en memorandos mensual de solicitudes atendidas No. 6686, 7901, 9141 y 10109. Se continuo con el Plan de mantenimiento de vehículos, realizando 58 mantenimientos preventivos y 12 correctivos para el buen funcionamiento de los automotores y desenvolvimiento de gestiones de los diferentes funcionarios, presentados en informes bimensuales de solicitudes atendidas, según memos 7902 y 10108. Adicional, otras solicitudes institucionales declaradas como emergentes y prioritarias, como cambio de postes en mal estado en el Puerto, evacuación de pozas sépticas de Malecón Escénico y Puerto, abastecimiento de agua potable, entre otras.
Incrementar la calidad en los servicios que brinda el Malecón Escénico MEDIANTE la iluminación, señalización, reubicación de la poza de oxidación y la reglamentación para uso de espacios de la plaza del Malecón.
Por temas de restricción presupuestaria no se ha viabilizado la reubicación de la poza de oxidación; sin embargo, con fecha 15/08/2013 se implementó un sistema eléctrico de encendido automático de las bombas sumergibles, a fin de evitar abrir las cajas de dicha poza en presencia de los turistas. Adicional, el 23/07/2013 se colocó la una puerta frente a la garita de ingreso vehicular para controlar el ingreso de vendedores informales y motos no autorizadas y el 08/05/13 se instaló tapas de hormigón para cajetines de aguas lluvias y alumbrado público, fortaleciendo la seguridad de los turistas. Con fecha 01/07/2013 se realizó minga para señalización del Malecón Escénico, ahorrando recursos a la entidad. Sobre la reglamentación, el 14 de mayo de 2013 se emitió a Gerencia la propuesta de reglamento de Uso Espacios de la Plaza del Malecón y con fecha 11 de junio de 2013 se emitió la propuesta de reforma integral al Reglamento General del Malecón Escénico. Además, con fecha 01/08/2013 se elaboraron cartillas en coordinación con la Dirección de Seguridad Integral, donde constan los procedimientos de seguridad para los guardias, con la finalidad de tomar medidas de prevención y control en esa área.
Mantener actualizado el inventario de bienes de consumo y de larga duración MEDIANTE la codificación automática de bienes, la actualización constante de las actas de entrega recepción y la depuración y baja de los bienes que dejaron de ser útiles para la entidad.
En el mes de mayo se realizó la venta directa de repuestos, dando fin al proceso de baja iniciado en los años 2003-2004. Se continúa realizando trámites administrativos, siguiendo el debido proceso para dar de baja los bienes que han dejado de ser útililes para la entidad. Por su parte, acorde a las nuevas directrices emitidas por el Ministerio de Finanzas, no se ha podido realizar la codificación automática de bienes, toda vez que es obligatorio hacerlo por medio del sistema E-SIGEF, por lo que se asistió a capacitación en el mes de agosto para poder realizar la carga innicial en el sistema. Respecto a la actualización de actas, estas se encuentran constatadas en un 50%.
Incrementar la custodia digital de los documentos que reposan en el archivo central MEDIANTE la implementacion de un sistema de digitalizacion de documentos y la depuración del archivo obsoleto susceptible de baja.
Actualmente se encuentran digitalizando todos los documentos internos y externos receptados en el archivo de la entidad. Y sobre el archivo general se realizará el primer proceso de baja hasta el mes de junio.
OBJETIVOS
PROYECTOS
Cumplir con la planficación anual de Contrataciones MEDIANTE la aplicación de procedimientos establecidos en la Ley Organica de Contratación Pública.
La Dirección Administrativa ha realizado las gestiones necesarias para el seguimiento y la ejecución del PAC, mediante memorandos: N°08995, 08986, 08289, 08337, así tambien se ha exhortado a las diferentes direcciones a través de correos eléctronicos para dar cumplimiento a la PAC; no obstante, por motivos de restricción presupuestaria (presupuesto prorrogado del año 2012) y la falta de motivación de inicio de los procesos no se pudo cumplir a cabalidad con los procesos planificados para el segundo cuatrimestre del año.
Implementación de un sistema para control de los vehículos de la entidad.
El sistema es utilizado en un 100% y se mantiene con información actualizada hasta el mes de agosto de 2013.
Colocación de buzón y cartillas para sugerencias en el Malecón Escénico.
El proyecto se encuentra ejecutado en un 100%. Con fecha 30/08/2013, se implementó el proyecto buzones de sugerencias que tiene como objetivo principal detectar las falencias y tomar de inmediato iniciativas para mejorar los servicios y atención en esa área.
Codificación automática de los activos fijos.
El proyecto no puede ser realizado según lo planificado inicialmente, por nuevas directrices del Ministerio de Finanzas.
DIRECCIÓN DE SEGURIDAD INTEGRAL PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA (GPR)
OBJETIVOS
PROYECTOS
DETALLE
DESCRIPCIÓN DE CUMPLIMIENTO
Incrementar los niveles de seguridad integral en el Puerto MEDIANTE la mejora en la aplicación de las normas del código PBIP y estándares de la certificación BASC; dar inducciones y capacitaciones que abarque temas de seguridad integral a los funcionarios de APM.
Se continúa con las modificaciones de mejora a los procedimientos existentes, acoplándolos a los cambio generados por la gestión y necesidad que se presenta en la actualidad; se realizaron inducciones al personal de la compañia de seguridad contrada durante el segundo cuatrimestre del año 2013.
Implementación de cámaras y domos en el edificio administrativo y terminal pesquero.
Se inicio con el proyecto implementación de cámaras y domos en el edificio administrativo y terminal pesquero realizando las siguientes actividades: -Análisis y determinación de vulnerabilidades del edificio administrativo y Terminal Pesquero. -Se realizó la solicitud de especificaciones técnicas. -Se procedió con la etapa estudio, definición y aprobación del poyecto. -Se estableció el cronograma de trabajo. -Se definió el presupuesto económico para este proyecto.
DIRECCIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA (GPR)
DETALLE
DESCRIPCIÓN DE CUMPLIMIENTO
Incrementar la eficiencia y eficacia en la gestion y administracion de los proyectos de inversion MEDIANTE la implementacion y capacitacion en sistemas de proyectos, levantamiento de procesos de la unidad y constantes reuniones para identificacion de necesidades.
Se realizaron varias observaciones a la propuesta de los procesos de la unidad, se mantienen las reuniones de trabajo con el personal para el seguimiento de las actividades programadas. Se capacitó al director, analista de obras y proyectos y técnico de obras y mantenimiento en formatos de terminos de referencia y especificaciones técnicas, así como al analista de obras y proyectos en directrices de plan anual y plurianual.
Incrementar la disponibilidad de la infraestructura para la operación y seguridad del puerto MEDIANTE la aplicación del plan de reparación y mantenimiento preventivo y correctivo.
Se presentó ante Gerencia el Plan de mantenimiento de infraestructura por tipo de instalación, para un periodo de 10 años, a partir de 2014. De acuerdo a reprogración del presupuesto asignado, se están realizando trabajos de reparaciones y mantenimientos.
Desarrollo del Puerto de Aguas Profundas de Manta.
El proyecto está en revisión por parte del Ministerio de Transporte y Obras Públicas y no se ejecutará hasta segunda orden.
Reparación de Muelles Pesqueros y construcción de Torre de Control en Autoridad Portuaria de Manta.
El acta de recepción provisional de obra fue solicitada por el contratista, la que fue rechazada ya que no se ha presentado el informe del fiscalizador donde certifique la culminación de la obra y su liquidación económica. Dicha obra ha presentado varios inconvenientes: al contratista se le han aplicado las multas correspondientes de acuerdo a lo estipulado en el contrato de obra. Al contratista se le debe varias planillas ya que el Ministerio de Finanzas no asignó la totalidad de los fondos solicitados para dicho proyecto, y realizaron recortes al presupuesto asignado. Se han realizado las gestiones pertinentes ante el Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Bacheo y repavimentación de vías y patios del Puerto de Manta.
Dicho proyecto está a la espera de asignación de fondos para la celebración de un contrato complementario. Se han realizado las gestiones pertinentes ante la Ministra de Transporte y Obras Públicas.
OBJETIVOS
PROYECTOS
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA (GPR)
DETALLE
DESCRIPCIÓN DE CUMPLIMIENTO
Incrementar la comercialización de todas las lineas de negocio del Puerto de Manta MEDIANTE el análisis de los costos y servicios presentados a los importadores, exportadores, líneas navieras y demás oferentes.
Durante este segundo cuatrimestre y con el fin de incrementar los niveles de carga, esta Dirección ha desarrollado 39 visitas comerciales y reuniones de trabajo con importantes recibidores de las diferentes líneas de negocios, entre los que se destacan Refinería del Pacífico, Odebretch y Techint, UNA, Inbalnor, El Café, Cemento Chimborazo, La Fabril, Equibussiness, Citikold, Corporación de Productores de Cebolla Perla, Ceipa, Moderna Alimentos, Cementos Argos S.A., Ipac, Ambacar, General Motors, operadoras portuarias y agencias navieras. Gracias a las gestiones realizadas por la Dirección, se ha logrado en el mes de mayo el arribo al puerto de 29.000 TM de urea de cliente nuevo, UNA., gestiones para tratar de captar 320.000TM de Clinker de la empresa Cemento Chimborazo; la exportación de plátano a España de Equibusiness, exportación de Café Soluble de la compañía El Café, exportación de aceite vegetal de la Fabril en tanques containers por primera vez. Exportación de biodiesel de la Fabril. Importación de Trigo de cliente Inbalnor que comienza de nuevo a mover carga por el Puerto, importación de vehículos de Ambacar, General Motors que mantienen continuamente importaciones mensuales. Se está realizando la actualización y unificación de criterios para la nueva estructura de la normativa y niveles tarifarios de los puertos públicos para mejorar los servicios portuarios. Entre los clientes captados se tiene a UNA, China Internacional, Constructora Becerra Cuesta, compañía de Elaborados de Café El Café. Se recibió de visita a los representantes de Foton, de la línea de vehículos en conjunto con la empresa Raúl Coka Barriga.
Incrementar la difusión, interlocución y promoción de los servicios integrales en relación a las ventajas del Puerto de Manta MEDIANTE la creación de análisis estadísticos por líneas de negocio, participación en ferias, foros, eventos y visitas relacionadas con el sector productivo (Importadores/exportadores/navieras), gremios y comunidad portuaria (Transportistas/profesionales/ colegios).
Como estrategia de promoción de los servicios portuarios se realizó la participación en el mes de mayo del Primer Foro y Exhibición de Proyección Petrolera y de Refineria del PacíficoProvepetrol, realizado en nuestra ciudad. Participación en el X Foro Internacional del Banano, realizado en la ciudad de Guayaquil, organizado por AEBE. En el mes de junio se destaca la participación en la V Convención Nacional de Exportadores FEDEXPORT 2013, realizada en la ciudad Quito, donde se pudo ofrecer a los clientes información estadistica y demás información relevante del Puerto y sus bondades geográficas, asi como las facilidades de operación, entregándose tripticos y el respectivo kit comercial que promociona las líneas de negocio que maneja el Puerto.También se participó con asistencia al XXII Congreso Latinoamericano de Puertos, realizado en Colombia del 25 al 28 junio. Se participó en la Feria Expo Gas Ecuador 2013, realizado en esta ciudad los primeros días de agosto.
OBJETIVOS
Incrementar la difusión de la nueva plataforma logística (ZEDE-corredor multimodal Manta/Manaos) y cadenas productivas MEDIANTE la creación de análisis estadísticos de los volúmenes de carga a difundir en ferias, foros, eventos y visitas. OBJETIVOS
En los meses de mayo y junio se realizaron reuniones para dinamizar las cadenas productivas con los representantes de la Corporación de Cebolla Perla, en conjunto con la Unidad Nacional de Almacenamiento para generar grandes volúmenes de consolidación de carga para exportar, con la empresa Fortaleza del Valle que tiene la cadena productiva de cacao en la provincia. Se está reactivando la puesta en operación de la Zona Especial de Desarrollo Económico (ZEDE), donde se tiene previsto construir una en las inmediaciones de la Refineria del Pacifico y otra por el sector del Aeropuerto de Manta, impulsada por la última visita realizada por el Presidente de la República a la provincia de Manabí, en el mes de junio. La empresa SEAFAIR es una operadora logística a nivel mundial, tiene el interés de invertir en Manta, si se logra concretar la ZEDE con la administración directa de Autoridad Portuaria de Manta.
DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA (GPR)
OBJETIVOS
PROYECTOS
DETALLE
DESCRIPCIÓN DE CUMPLIMIENTO
Incrementar la disponibilidad de los servicios e infraestructura tecnológica MEDIANTE la implementación de nuevas tecnologías, soluciones de seguridades físicas y lógicas, licenciamiento de software en sistemas de no retorno.
Mantenimiento de sistemas UPS para puntos operativos. Instalación y configuración de 18 nuevos teléfonos IP Cisco. Contratación de nuevo plan de Internet corporativo ampliándolo a 12 MB clear chanel. Mantenimiento y reparación de puntos de control de sistema de accesos.
Incrementar la eficiencia tecnologíca de la entidad MEDIANTE la integracion de los sistemas operacionales, la implementación de sistemas de inteligencia de negocios, implementación de Firma Electrónca y la automatización del soporte a usuarios.
Cambios a reportes de sistema EKSAT para intercambio de información con sistema Ecuapass en el área de control aduanero, proceso de reportes. Afinamiento de las especificaciones técnicas de Sistema Integral Portuario e inteligencia de negocios. Instalación de nuevo servidor de accesos.
Implementación del sistema de Inteligencia de Negocio y procesamiento transaccional.
Especificaciones técnicas actualizadas en base a exposición gerencial de sistema integral portuario e inteligencia de negocios.
Implementación del Sistema de digitalización del Archivo Histórico y Central de la entidad - I Etapa (Continua año 2014).
Este proyecto empieza en octubre/2013.
Implementación del sistema de Firma Electrónica en las direcciones de la entidad.
N/A .- Concluido.
DIRECCIÓN DE OPERACIONES PORTUARIAS PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA (GPR)
OBJETIVOS
DETALLE
DESCRIPCIÓN DE CUMPLIMIENTO
Incrementar la eficiencia de los servicios a la carga y al buque MEDIANTE la automatización de los procesos de control marítimo, control de informes, control de buques, control aduanero y patios, control de temperatura de los contenedores refrigerados, implementacion de sistema BELCO para los buques portacontenedores, implementación de un software para la transmisión en linea con la SENAE, implementación de un sistema de scanner para el control de las operaciones de buques portavehículos y maquinaria incluyendo su almacenaje y diagramación física de áreas de almacenamiento.
RENDIMIENTOS EN INDICADORES OPERATIVOS: En lo que tiene relación a la función y responsabilidad específica de la Dirección de Operaciones, se continuó manteniendo buenos promedios en sus rendimientos en el manejo de carga como en la atención de los buques en las diferentes líneas de negocios, al presentarse mejoras porcentuales respecto al cuatrimestre anterior: 1.- Carga granel liquido movilizado por buque (Ton./buque) incrementándose en +14% pasando de 4.571™/buque a 5.216,39™/buque. 2.- Carga contenerizada movilizada por hora (TEUS/HrsOpe) se incrementó en +30%, pasando de 22,21 TEUs por hora a 28,78 por hora. 3.- Carga contenerizada movilizada por buque (Ton/Buq) se evidencio un mejoramiento del +56%, al ampliarse el volumen del periodo en mención, pasando de 615™ a 962™. 4.- Carga general movilizada por hora (Ton./HrsOpe) esta se incremento en un +9%, pasando de 287,12 Ton/hora a 312,55 Ton/hora. CARGA ATENDIDA: Entre las 2 terminales (internacional y nacional), se evidenció un incremento del +20%, al ampliarse el volumen del periodo en mención, pasando de 283.866,26™ a 339.359,03™. de diferentes tipos de carga, sin ningún inconveniente ni novedad al respecto. Se lo realizó con personal propio de la entidad y de la operadora de buques que arribaron y zarparon del Puerto. BUQUES ATENDIDOS: Se atendieron 3101 (+7%) embarcaciones en ambos terminales: 340 en terminal internacional, 145 buques pesqueros industriales y 2616 embarcaciones artesanales en el terminal nacional. SISTEMATIZACIÓN SENAE: Reducción en los tiempos de transmisión de ingreso de información al sistema de la SENAE (-11%), pasando de 12,45 a 11,09 horas.
PROYECTOS
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA (GPR)
OBJETIVOS
PROYECTOS
Implementación de un software para las operaciones de buques portacontenedores y carga general.
Proyecto cancelado.
Implementación de un sistema de scanner para el control de las operaciones de Buques portavehículos y Maquinaria incluyendo su almacenaje.
Proyecto cancelado.
Implementación de un sistema automatizado para la transmisión en línea ante la SENAE de las mercancías almacenadas.
Proyecto cancelado.
Implementación de un sistema automatizado para el control de temperatura de contenedores refrigerados.
Proyecto cancelado.
DIRECCIÓN FINANCIERA DETALLE
DESCRIPCIÓN DE CUMPLIMIENTO
Incrementar el uso eficiente del Presupuesto MEDIANTE la implementación de políticas de seguimiento, en coordinación con la Dirección de Planificación y las demás direcciones de la institución, acompañado de un plan de concienciación y capacitación para los funcionarios responsables de las unidades que participan en la ejecución del presupuesto .
La ejecución presupuestaria de ingresos en el segundo cuatrimestre del presente ejercicio fiscal alcanzó el 30% y la ejecución presupuestaria de gastos el 25%, con 3,22% y 8,32%, respectivamente, por debajo del porcentaje óptimo.
Incrementar la eficiencia y eficacia en la gestión de la Dirección Financiera MEDIANTE la implementación de un sistema informático integrado y elaboración de manuales de procedimientos.
Los indicadores que miden el tiempo de reacción a los principales procesos realizados en la Dirección Financiera, se mantienen con resultados dentro de las metas propuestas, y en algunos casos superándolas.
Adecuación de la sala de atención al usuario.
Este proyecto ya fue culminado, contando en la actualidad con la sala de espera del área de facturación totalmente equipada y confortable.
Elaboración de Manual de procedimiento interno de la Dirección Financiera.
Este proyecto sigue en desarrollo.
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN INTEGRAL PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA (GPR)
OBJETIVOS
DETALLE
DESCRIPCIÓN DE CUMPLIMIENTO
Incrementar la eficacia y eficiencia de la gestión de la Dirección MEDIANTE la implementación de un plan de mejora de los procedimientos de formulación, seguimiento, socialización de la planificación.
El cumplimiento de este objetivo operativo se evidencia a través de los resultados de los indicadores de medición desarrollados. Para este objetivo se han desarrollado 4 indicadores: 1) Cumplimiento de la entrega de información estadística que mide el grado de atención a los requerimientos de información estadística que presentan los usuarios internos y externos. En el segundo cuatrimestre se registra un comportamiento positivo del indicador con un cumplimiento del 100% de requerimientos atendidos que suman un acumulado de 33 requerimientos en el segundo cuatrimestre que da un total acumulado de 62 solicitudes atendidas. 2) Porcentaje de proyectos e indicadores de esta dirección actualizados a tiempo en el GPR que mide el grado de cumplimiento de plazos establecidos para reporte en el GPR. En el segundo cuatrimestre se ha venido actualizando la información cumpliendo oportunamente de conformidad con lo que estipula la Norma Técnica del GPR, al 100% en los meses de mayo, julio y agosto; sin embargo en el mes de junio hubo un retraso en la actualización de la información del Proyecto Plan de Mejora de Procedimientos de la PAPP, capacitaciones y asistencia técnica, que fue actualizado con dos días de retraso lo que determinó el comportamiento negativo del indicador al registrar un 80% del cumplimiento de la meta programada en dicho mes. 3) Requerimientos atendidos a tiempo y en forma de otras instituciones públicas sobre la gestión integral de la institución, que mide la atención, en los plazos establecidos, de los requerimientos que presentan otras instituciones públicas sobre varios temas institucionales. Este indicador es trimestral registrando al primer trimestre un cumplimiento del 100%, sin embargo al primer semestre registra un comportamiento de alerta amarilla en virtud que uno de los requerimientos recibidos se atendió con retraso. La causa del retraso fue que el documento donde se presentó el requerimiento fue recibido en la institución y en la Dirección de Planificación en la fecha límite de entrega a las 16:30, lo que no permitió contar con el tiempo suficiente para la preparación de la información a remitir. De manera acumulada al primer semestre se han atendido 20 requerimientos de los cuales uno se atendió con atraso. En lo que respecta a los meses de julio y agosto, los resultados se registraran en el tercer trimestre del año en curso. 4) Porcentaje de participación de las direcciones en la elaboración de la Programación Anual de la Política Pública PAPP, es un indicador anual cuyo cumplimiento se medirá al finalizar el año.
Incrementar la eficiencia operacional de la institución MEDIANTE la implementación del plan de fomento de la gestión de procesos. Seguimientos a los proyectos, la capacitación y asistencia técnica a las direcciones.
PROYECTOS
Porcentaje de procesos comatosos registrando una reducción del 42% al 34,94% de procesos comatosos en relación a la totalidad de procesos de la entidad. Se debe señalar que la línea base considerada para el establecimiento de la meta fue 35 procesos comatosos de un total de 83 procesos identificados durante la etapa de la implementación del GPR (línea base). Este indicador presenta un comportamiento positivo al cumplir la meta programada al semestre en un 97,06%. Durante el segundo cuatrimestre se ha podido cambiar el estado de comatosidad a los siguientes procesos: Capacitación y desarrollo del personal. Control y administración de bienes. Los cuales se documentaron aplicando la normativa vigente. Los resultados correspondientes a los meses de julio y agosto serán reportados en el informe del tercer trimestre, ya que este indicador se mide trimestralmente.
Plan de mejora de los procedimientos de formulación de la Mediante memorando No. 7507 se solicitó a Gerencia la PAPP, capacitación y asistencia ténica. autorización para reprogramar la ficha de fin del proyecto en virtud de dos situaciones: 1. La expedición de las directrices presupuestarias de parte del Ministerio de Finanzas que fueron emitidas al inicio del mes de junio y que determinan la fase de vinculación planificación–presupuesto o programación, en virtud de los cronogramas establecidos para el cumplimiento del registro de la proforma de gastos cuyo plazo límite es el 31 de agosto. En la programación inicial del proyecto se había previsto para este momento el 31 de junio de 2013. 2. La revisión que se está haciendo de manera conjunta con las direcciones Financiera, Administrativa y asesoría de Gerencia sobre el cumplimiento del POA 2013, ejecución financiera y ejecución del Plan Anual de Contrataciones, que han demandado la reformulación de la planificación 2014 de parte de varias direcciones de área. Solitud que fue aprobada por lo que se procedió a ampliar la fecha de fin y a reprogramar los hitos 7 y 8. Con estos antecendentes mediante memorando No. 09303 del 15 de agosto de 2013 dirigido a Gerencia, se procedio a entregar el “informe final del Proyecto Plan de mejora de los procedimientos de formulación de la PAPP, capacitación y asistencia técnica”. Concesión de la Gestión de los servicios públicos portuarios provisto mediante la infraestructura y facilidades en la Terminal de Muelles de Aguas Profundas del Puerto de Manta.
Este Proyecto fue registrado en el GPR 2012 y fue cancelado en virtud de la declaratoria de desierto del Concurso Público Internacional realizado para la concesión de los servicios del Puerto de Manta.
DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA (GPR)
OBJETIVOS
DETALLE
DESCRIPCIÓN DE CUMPLIMIENTO
Incrementar la gestión de la Dirección de Comunicación eficaz y eficientemente, MEDIANTE la aplicación de las nuevas tecnologías de comunicación para la producción de material informativo audiovisual, gestión de redes sociales, la revisión de sugerencias del buzón de mensajes y la identificación proactiva de eventos de interés institucional, en coordinación con las direcciones de APM, Gerencia y Presidencia.
Pese que que no se han contratado medios de comunicación para la difusión de la gestión portuaria, la Dirección de Cominicación siguió produciendo material informativo llegando al 104% de promedio de avance en la producción de notas informativas, según los indicadores del GPR en este segundo cuatrimestre. El material ha sido publicado a través de las diferentes redes sociales y la web institucional.
Incrementar el grado de satisfacción en ciudadanos internos y externos, MEDIANTE la capacitación constante de servidores de la Dirección, implementando encuestas y aplicando estrategias y procedimientos de Atención al Ciudadano.
En junio se realizó encuesta a 267 usuarios del Puerto, de acuerdo a la muestra establecida de un universo de 2.440 usuarios atendidos en una semana, con el fin de evaluar el nivel de aceptación de los servicios que brinda la entidad, obteniendo un 95% de satisfacción.
Aplicación de estratégias de comunicación en tiempos de crisis para redes sociales.
Se emitió la certificación presupuestaria y se prevé que el seminario se lo realice el 5 y 6 de septiembre.
Diseño, diagramación e impresión del libro Rendición de Cuentas de APM 2013.
Se sigue recopilando información a través de las rendiciones cuatrimestrales de cuenta. Se considera que se inice el proyecto en 1 de octubre del presente, según el cronograma propuesto y descrito en el hitos.
Elaboración de un manual de Protocolo de Servicio al Ciudadano.
Luego de la aprobación del Manual por parte del Directorio de APM, este se socializó a los servidores y servidoras de APM el 11 de junio de 2013, para luego ser enviado vía mail y publicado en la web de APM, cumpliendo así con normativas de la LOTAIP. Se cumplieron con todos los hitos propuestos.
PROYECTOS
PRESUPUESTO GENERAL DE LA INSTITUCIÓN TEMÁTICA
Presupuesto General
EXPLICACIÓN Codificado
$. 9,216,911.12
Ejecutado (devengado + anticipos)
$. 5,570,346.60
Gasto corriente (grupos 5, 8 y 9) CODIFICADO
$. 9,216,911.12
Gasto corriente (grupos 5, 8 y 9) EJECUTADO
$. 5,253,387.97
Proyectos de inversión (grupos 7 y 8)
Fuente: Matriz 2.: Reportes de saldos contables (para anticipos) y reportes de ejecución del presupuesto (Grupos dinámicos) mayo - agosto 2013 (ESIGEF).
--
60.44%
57.00%
CONTRATACIÓN PÚBLICA Obras Bienes Servicios Consultoría Infima Cuantia obras/bienes/servicios y combustibles Procedimientos dinámicos
CONTRATACIÓN
Procedimientos comunes
Procedimientos de consultoría
Otros
0,00%
% de ejecucion
0,00%
$. 162.810,54
% de ejecucion
4,32%
$. 28.144,19
% de ejecucion
0,75%
0,00
% de ejecucion
0,00%
$. 134.068,93
% de ejecucion
3,56%
Catálogo electrónico
$. 13.642,31
0,36%
Subasta electrónica inversa
$. 26.990,00
0,72%
Licitación
$. 0,00
0,00%
Cotización
$. 97.480,00
2,59%
Menor cuantía servicios
$. 28.144,19
0,75%
Menor cuantía bienes
$. 24.698,23
0,66%
Concurso público
$. 0,00
0,00%
Lista corta
$. 0,00
0,00%
Contratación directa
$. 0,00
0,00%
Infimas Cuantías
$. 134.068,93
3,56%
PAC $. 3’767.556,34
Nota: No se consideraron los procesos de REGIMEN ESPECIAL Y PUBLICACION ESPECIAL, revisar MATRIZ 4
Catàlogo
2
2
Subasta inversa electrónica
6
1
Menos cuantía bienes y servicios
3
3
Régimen especial
5
2
Cotización bienes
1
1
Procedimiento especial arrendamiento
2
1
19
10
TOTAL PROCESOS
Nota: Los procesos que se encuentran en estado de publicación, desiertos o cancelados no fueron considerados como ejecutados.
4
1 2
1
1 4
4
1
CONTRATACIÓN PÚBLICA TEMÁTICA CONTRATACIÓN
EXPLICACIÓN Procedimientos especiales
Contrato integral por precio fijo
$. 0,00 % del presupuesto
Contrataciones en situaciones de emergencia
$. 0,00 % del presupuesto
Compras de bienes inmuebles
$. 0,00 % del presupuesto
Arrendamiento de bienes inmuebles
Por régimen especial
$. 2.500,00 % del presupuesto
Ferias inclusivas
$. 0,00 % del presupuesto
Seguros
$. 0,00 % del presupuesto
Arrendamiento de bienes muebles
$. 0,00 % del presupuesto
Otros (Explicar)
$. 0,00 % del presupuesto
Contratos
$. 0,00 % del presupuesto
Compras de bienes inmuebles
$. 0,00 % del presupuesto
Comcurso público
$. 0,00 % del presupuesto
Lista corta
$. 0,00 % del presupuesto
Contratación directa(repuestos)
$. 6.950,88 % del presupuesto
Contrato integral por precio fijo
$. 0,00 % del presupuesto
Servicios comunicacionales
$. 0,00 % del presupuesto
Servicios de Correo
$. 0,00 % del presupuesto
Otros (Explicar)
$. 60.139,54 % del presupuesto
0,18%
1,60%
PAC $. 3’767.556,34 Fuente: Matriz 4. Contratación Pública. Proceso de Rendición de Cuentas en la Función Ejecutiva, Secretaría Nacional deTransparencia de Gestión, 2012.
COMPROMISOS CON LA COMUNIDAD
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Recibimiento de delegaciones
En el presente cuatrimestre se atendió a 18 delegaciones de estudiantes de distintas instituciones educativas locales, provinciales y nacionales, con un total de 253 ciudadanos, a quienes se les hizo conocer las instalaciones portuarias, proyectos y demás temas de interés.
Rendición periódica de cuentas
La Rendición de Cuentas consiste en generar sinergia entre la gestión portuaria y la ciudadanía, a través de mecanismos que permitan transparentar la administración de Autoridad Portuaria de Manta. La iniciativa permite que la ciudadanía pueda contar con información precisa y suficiente sobre la gestión de APM, a través de la edición de un documento con lenguaje asequible, redefiniendo así las modalidades de gestión pública e incorporando la exigencia ciudadana en todas las fases de construcción de lo público. La Constitución de la República del Ecuador establece que la Rendición de Cuentas es un proceso participativo, estructurado, periódico y oportuno, mediante el cual se presentan quienes toman decisiones sobre la gestión de lo público.
Transparentar la información
Para Autoridad Portuaria de Manta, como entidad del Estado, el cumplimiento de la LOTAIP es eje primordial de su accionar y parte de una verdadera política institucional: trabajar con ética y transparencia, como lo exige la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Lo que transparenta en la web institucional, como son: estructura orgánica, base legal, procedimiento interno, metas, objetivos, directorio, distributivo de personal, remuneración mensual, ingresos adicionales, compensaciones, servicios que se ofrecen, formas de acceder a ellos, horarios de atención, textos de los contratos colectivos vigentes, anexos, reformas, formato para realizar trámites, presupuesto, ingresos, gastos, liquidación, destinatarios de entrega, auditorías internas, auditorías gubernamentales, contratación de obras, adquisición de bienes, personas e instituciones incumplidas, planes y programas en ejecución, mecanismos de rendición de cuentas, metas, informes de gestión, indicadores de desempeño, viáticos, informes de trabajo, justificativos de movilización nacional e internacional.
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Fuente: Matriz 5. Compromisos con la Comunidad, Proceso de Rendición de Cuentas en la Función Ejecutiva, Secretaría Nacional de Transparencia de Gestión, 2012.
4 Participación en ferias ciudadanas
Fortaleciendo la relación Ciudad-Puerto, APM participó en ferias y exposiciones: ExpoGas en Manta; Casa abierta de Ciencia y Tecnología de la ULEAM. Así mismo asistió con el stand institucional en el X foro del Banano 2013 en Guayaquil, donde se fortaleció la imagen corporativa de la entidad.
Socialización del Proyecto de desarrollo del Puerto de Aguas Profundas de Manta
Los principales directivos de APM realizaron durante agosto, cinco actos de socialización del proyecto de ampliación y repotenciación del Puerto de Manta, luego del anuncio del Gobierno nacional de invertir 80 millones de dólares en obras para esa terminal. En las actividades se destacó el evento desarrollado en el Municipio del cantón, donde la ciudadanía y sus representantes brindaron el respaldo a la inicitativa del Presidente de la República. También fue importante la convocatoria y respaldo generado con las autoridades del Gobierno Provincial de Manabí, organismo con sede en la ciudad de Portoviejo.
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