Funcionalidades de Microsoft Outlook
Objetivo de capacitación Brindar a los participantes información sobre la aplicación Microsoft Office Outlook, funcionalidades, herramientas y principales características que permiten optimizar el proceso de envío y recepción de correos electrónicos en el ámbito académico y laboral.
Microsoft Outlook Software de aplicaci贸n creado por la empresa Microsoft incorporado al paquete de Office, el cual nos permite organizar de manera f谩cil, r谩pida y eficiente los correos electr贸nicos que tengamos registrados.
Otras funcionalidades de Outlook
Calendarios Eventos Organizadores de tareas Agenda Alarmas y recordatorios Organizador de contactos, entre otros.
Convirtiendo a este en una de las mejores herramientas para todo usuario que desee tener un orden apropiado para la información.
Acceder a Microsoft Outlook Podemos acceder al programa desde el menú inicio en la secuencia: Inicio > todos los programas > Microsoft Office > Ms Outlook. O entrar directamente desde un acceso directo en el escritorio haciendo clic en su icono característico:
ACCEDER DESDE EL ESCRITORIO PASO A PASO
DE INMEDIATO EMPEZARÁ A EJECUTARSE NUESTRO HAGA HAGA HAGA CLIC CLIC HAGA CLIC ENENELEN CLIC LA ICONO «TODOS OPCIÓN EN EL DEBOTON LOS MICROSOFT «MICROSOFT PROGRAMAS» INICIOOUTLOOK OFFICE PROGRAMA… Espere…
DESCRIPCIÓN DEL ENTORNO Pestañas o FICHAS BARRAS DE HERRAMIENTAS BUSCADOR FAVORITOS CALENDARIO
PANEL DE LECTURA Al iniciar Outlook, se mostrará una ventana como se observa en la gráfica. a continuaciónBANDEJA se muestra cada CARPETAS DE CORREO una de las opciones. BARRA DE ESTADO CARPETAS DE OUTLOOK
Manejo del correo El Manejo del correo en Outlook es ágil y sencillo, basta con una vista rápida para reconocer que sus opciones son muy parecidas a las de los correos en internet como: Gmail Yahoo Etc. En la imagen de muestran las opciones más comunes.
Manejo del correo Igualmente Outlook cuenta con un "visualizador de bandejas" el cual al ser seleccionado cambia el color de fondo del correo elegido a azul, para de esa forma indicar cuรกl es el correo que se encuentra seleccionado y muestra su contenido en el "panel de Lectura" situado a la derecha de este.
Opciones de Outlook VISUALIZAR Y ORGANIZAR CORREOS ELECTRÓNICOS
ESTABLECER EVENTOS
CALENDARIO CON RECORDATORIOS
PERSONALIZAR REGISTROS DE CONTACTOS
VISUALIZAR Y PROGRAMAR TAREAS
Calendario Permite crear eventos y almacenarlos en una fecha y hora especĂficas.
Contactos A través esta opción, podemos administrar los contactos que se encuentran en el correo electrónico de manera personalizada, permitiendo así identificar de manera más eficiente los remitentes de mensajes entrantes.
Tareas Con las Tareas de Outlook, le permitirรก crear eventos o visualizar los ya existentes, lo que da al usuario la posibilidad de recordar eventos o tareas a realizar durante el transcurso de la jornada laboral.
Pestañas en la ventana de Microsoft Outlook A partir de Office 2007, el entorno de sus programas ha variado drásticamente con el uso de pestañas, para una mayor organización de las herramientas Outlook en su versión 2010 trae dentro de sus pestañas las opciones: Carpeta: Archivo: Archivo: Inicio: Enviar Vista: y Recibir: Contiene que permiten Contiene las herramientas opciones básicas de Contiene Contiene Contiene las Herramientas funciones herramientas relacionadas básicas que permiten de Inicio incrementar la organización de su guardado, Impresión, configuración Outlook con el modificar envío 2010.delaDocumentos visualización del contenido correoentre otros pertenecientes a de páginas Enviar y recibir Office Carpeta Vista
Barras de herramientas Las barras de herramientas contienen en su interior un gran nĂşmero de funciones que permitirĂĄn al usuario realizar acciones tales como crear, modificar y eliminar registros entre otras tantas actividades.
Pesta単a: Archivo
Pesta単a: Inicio
CALENDARIO CONTACTOS CORREO TAREAS
¿Cómo leer un correo? Gracias a Outlook, leer un correo electrónico es un proceso sumamente sencillo, simplemente seleccione la opción correo de Outlook y posteriormente en la "Bandeja" aparecerán todos los correos de una carpeta en específico, solo haga clic en uno de ellos y en la parte derecha en el "Panel de Lectura" aparecerá el contenido del mensaje.
¿Cómo redactar un correo electrónico? Para redactar un correo electrónico se debe seleccionar la opción correo de Outlook en la parte inferior izquierda de la pantalla y posteriormente hacer clic en "Nuevo mensaje de Correo Electrónico", una vez hecho esto aparecerá en pantalla una ventana como la que se muestra a continuación donde se deben ingresar los datos requeridos.
¿Cómo responder un correo? Primero, hacer click en "Responder” dentro de la opción de correo de Outlook, de esta forma aparecerá en pantalla una nueva ventana donde permitirá que se escriba una respuesta. - Para finalizar la acción hacemos clic en la opción enviar.
¿Cómo buscar un correo? Muchas veces será necesario buscar un correo en específico, para ello Outlook posee un sencillo pero potente buscador, ubicado en la opción de correo, siendo más específico en la parte superior de la "Bandeja de correo", allí simplemente se ingresará el nombre del destinatario, remitente, o palabra clave que estamos buscando y el resultado se mostrará en la "Bandeja de correo".
¿Cómo crear una carpeta de correo? Para la creación de carpetas dentro del Outlook, solo será necesario tener seleccionado la opción de “Correo" de Outlook y hacer clic en la pestaña carpeta, una vez allí damos clic en "Nueva Carpeta" para hacer aparecer una ventana que permitirá crearla.
¿Cómo marcar un correo como “No leído/Leído ?
Esta opción permite marcar uno o varios correos no leídos como leídos y viceversa, para realizar dicha acción solo se necesita seleccionar uno o varios archivos y hacer clic en el botón "No Leído/Leído" situado en la parte superior derecha de la pestaña “Inicio".
Etiquetas - Seguimiento Este último proceso consiste en señalar con el ícono de una bandera, un correo electrónico para de esa forma marcar ese correo como pendiente de acuerdo a categorías que el usuario puede definir o las que trae el outlook por defecto. Para crear ese seguimiento basta con seleccionar uno o varios correos y hacer clic en “Seguimiento“, una vez hecho eso señalar el tipo de seguimiento y hacer click en él, como se muestra a continuación:
¿Cómo vaciar una carpeta? Vaciar una carpeta consiste en el proceso de eliminar todos los correos ubicados en una carpeta en específico; para ello primero debemos encontrar la opción correo de Outlook y haber seleccionado cualquiera de las carpetas, posteriormente hacer click en la pestaña “Carpeta” y en el botón "Eliminar todo".
¿Cómo cambiar la vista de las bandejas?
Para cambiar la vista de una bandeja debemos hacer clic en la pestaña “Vista“, una vez allí elegir cualquiera de las opciones de visualización ubicadas en la parte superior izquierda.
驴C贸mo cambiar la vista de las bandejas?
Depuración de Correo electrónico Una vez el correo supere la capacidad máxima o este casi lleno se debe proceder a depurar el correo, como se muestra a continuación: Para consultar el espacio actualmente utilizado se debe realizar lo siguiente: Hacer click en la pestaña “Archivo”, posteriormente en “Información”, hacer click en el botón “Herramientas de limpieza”, después en la opción “Limpieza Buzón” y finalmente en el botón “Ver tamaño del buzón…” muestra la cantidad disponible y la cantidad usada.
Archivos de datos de Outlook (.pst) Personal Storage Table ó tabla de almacenamiento personal
Un archivo de carpetas personales (.pst) es un archivo de datos de Outlook en el que se almacenan mensajes y otros elementos del equipo. Éste es el archivo que se usa con más frecuencia entre usuarios personales y organizaciones pequeñas para guardar información en Outlook.
Movimiento de correos a una ubicación local en el equipo:
1. Ir a la pestaña Inicio> Nuevos Elementos > Más Elementos > Archivos de Datos de Outlook.
Movimiento de correos a una ubicaci贸n local en el equipo:
2. Asignamos un nombre a ese archivo de datos (Correos 2012), recomendamos fijar una fecha en el nombre del archivo dd/mm/aaaa. Luego click en Aceptar.
Movimiento de correos a una ubicaci贸n local en el equipo:
3. Podemos observar en el panel izquierdo que el archivo de datos fue creado con 茅xito.
Movimiento de correos a una ubicaci贸n local en el equipo:
4. Para crear carpetas, debemos hacer clic derecho sobre el Archivo de datos previamente creados, y despu茅s seleccionar la opci贸n Nueva carpeta.
Movimiento de correos a una ubicaci贸n local en el equipo:
5. A continuaci贸n, asignamos un nombre a la carpeta:
Movimiento de correos a una ubicaci贸n local en el equipo:
Para validar que la carpeta fue creada, se debe revisar en el panel izquierdo que la carpeta fue creada en el paso anterior.
Movimiento de correos a una ubicaci贸n local en el equipo:
Recuerde 6. Para mover que:los Al trasladar correos de estos la bandeja mensajes, de entrada esta asegurando a la carpeta el respaldo creada, debemos de la informaci贸n escoger los de mensajeslocal, manera que se queremos libera espacio trasladar en su desde buz贸n la Bandeja y se garantiza de entrada que este y arrastrarlos se encuentre a ladisponible nueva carpeta. para la recepci贸n de mensajes.
C贸mo utilizar la opci贸n "Autoarchivar" Esta opci贸n, lo que hace es dividir el archivo en dos partes. Lo hace eliminando del archivo .pst que tenemos saturado, todos aquellos elementos y correos anteriores a una fecha que nosotros determinamos y los pone en un archivo que llamar谩 "archive.pst".
Cómo utilizar la opción "Autoarchivar" Antes de hacer clic en "Aceptar" La función autoarchivar, se pude configurar para que es recomendable dar al botón "Aplicar este traspaso de datos desde nuestraestacarpeta, hasta configuración a todasla las carpetas", para asegurarnos de que carpeta "Archive", se haga de forma automática cada todas se moverán a "Archive" (a x días. veces, hay carpetas que, por
defecto NO están configuradas para ser "autoarchivadas").
Para realizar todo lo comentado hasta ahora, debemos ir a "Archivo / Opciones / Avanzado y entonces hacer clic en "Configuración de autoarchivar..."
Cómo utilizar la opción "Autoarchivar"
Con esta configuración NO SE ELIMINA NADA, aunque veamos una casilla activada con el título de "Eliminar elementos caducados (sólo carpetas de correo electrónico)". Cuando queremos consultar un correo antiguo, sólo debemos hacer clic en la carpeta adecuada, dentro de Archive... y tendremos acceso a él:
Preguntas