AIRS IRS Guide de poche du magasinier Ao没t 2013
Cette publication a été réalisée aux fins d’examen par l’Agence américaine pour le développement international (USAID). Elle a été préparée par Allan Were. Citation recommandée : Were, Allan, Guide de poche des magasiniers d’AIRS IRS. Bethesda (Maryland), États-Unis : Projet de pulvérisation intra domiciliaire en Afrique, Initiative du Président des États-Unis contre le paludisme, août 2013. N° de contrat : GHN-1-00-09-00013-00 N° de commande : AID-OAA-TO-11-00039 CLAUSE DE NON-RESPONSABILITÉ Les avis exprimés par l’auteur dans cette publication ne reflètent pas nécessairement l’avis de l’Agence américaine pour le développement international ou du gouvernement américain. Photo de couverture : © Jessica Scranton
Abt Associates 4550 Montgomery Avenue Suite 800 North Bethesda, Maryland20814 T. 301.347.50001 F. 301.913.9061 www.abtassociates.com
Table des matières Réception des produits IRS. . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Réception des produits IRS. . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Stockage des produits contaminés et des déchets solides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Sécurité des produits IRS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Sortie des produits IRS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Le registre du magasin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Contrôle et enregistrement de la température du magasin. . . . . . . . . . . . . . . 8 Sécurité personnelle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Articles recommandés d’une trousse de premiers secours. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Les 3 clés de la gestion des déversements. . . . 11 Premiers secours. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Fin des activités du cycle de pulvérisation . . . . 13 Échantillon du bordereau de réception des produits (GRN) . . . . . . . . . . . . . 14 Échantillon de la Fiche de stocks. . . . . . . . . . . . 15 Échantillon de la fiche du journal de température. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Échantillon de la fiche du journal de température. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Échantillon de la fiche de suivi de la consommation d’insecticide. . . . . . . 18
Réception des produits IRS ■■
■■ ■■
■■
■■ ■■
■■
■■
■■
■■
■■ ■■ ■■
vant que les produits n’arrivent au magasin, passer en A revue le bordereau d’expédition/bordereau de livraison pour confirmer les articles à recevoir. Superviser le déchargement des produits du véhicule. Tous les produits doivent être manipulés avec précaution pendant le déchargement. Séparer les produits ou emballages endommagés de ceux qui sont en bon état, par ex. les boîtes en carton trempées de celles qui ne le sont pas. Enregistrer/documenter tous les produits endommagés. Enregistrer/documenter tous les écarts constatés par rapport aux produits livrés. Vérifier que vous avez confronté les quantités de produits reçues avec les données qui figurent sur la facture/le bordereau de livraison. Si les chiffres et les autres détails concordent, signer les documents de livraison (bordereau de livraison). Si les chiffres et/ou les autres détails ne concordent pas, rédiger un commentaire sur le bordereau de livraison indiquant l’anomalie et signer à côté du commentaire. Dresser un bordereau de réception (BR) et présenter une copie originale au chauffeur. Consigner les informations dans le registre du magasin. Consigner les informations sur la fiche de stocks. Tous les produits retournés du terrain doivent être consignés sur la fiche de stocks et dans le registre du magasin.
IRS Storekeeper Pocket Guide
1
Stockage des produits IRS ■■
■■
■■
■■
■■
■■
■■
■■
■■ ■■
■■
2
especter la règle de rotation des stocks – Premier R entré, premier sorti (PEPS), pour tous les articles non périssables. Pour l’insecticide et tous les autres produits portant une date de péremption (notamment les kits de test de grossesse), respecter le principe du premier expiré, premier sorti (PEPS) à tout moment. Nettoyer le magasin quotidiennement pour vous assurer qu’il est débarrassé de poussières, de déchets non contaminés et de débris. Vous assurer que le magasin est débarrassé de rongeurs, d’animaux domestiques et de parasites. Protéger tous les produits contre la contamination, la chaleur excessive, l’exposition au soleil et à l’humidité. A ssurer une sécurité adéquate et suffisante en termes de barres anti-effraction, signaux d’alarme, doubles verrous, clôtures et de présence d’agents de sécurité (24 h/24 et 7 j/7). Tous les produits dans le magasin doivent être stockés au-dessus du sol et sur des palettes. L’insecticide doit être empilé jusqu’à une hauteur maximale de 2 mètres. Couvrir tous les sols poreux d’un film de polyéthylène. Limiter l’accès au magasin au personnel autorisé uniquement. Vous assurer que l’éclairage est suffisant à l’intérieur du magasin pour permettre à toutes les opérations de se dérouler en toute sécurité.
IRS Storekeeper Pocket Guide
■■
■■
■■
ous assurer que le magasin est suffisamment aéré et V qu’il y a une bonne circulation d’air. Vous assurer que des produits et du matériel de prévention des incendies sont gardés dans un coin sécurisé mais accessible du magasin et que ledit matériel est en bon état de fonctionnement à tout moment. La température ambiante recommandée pour les magasins IRS est de 25 °C au maximum.
Stockage approprié de l’insecticide.
IRS Storekeeper Pocket Guide
3
Stockage des produits contaminés et des déchets solides ■■
■■
■■
■■
■■
■■
■■
■■
■■
4
e matériel d’emballage de l’insecticide usité, L notamment les sachets et les bouteilles vides, est considéré comme des produits contaminés. Des masques faciaux utilisés et autre matériel obsolète de protection personnelle sont également considérés comme des produits contaminés. Tenir tous les produits contaminés à l’écart des produits non contaminés dans le magasin. Placer les produits contaminés dans un coin consacré et clairement étiqueté du magasin. Stocker tous les déchets selon leurs différentes unités chargées de la tenue des stocks (SKU), par exemple, ne pas mélanger les bottes en caoutchouc et les gants ou des sachets vides d’insecticide avec des masques antipoussières utilisés. Emballer ensemble tous les sachets vides en dizaines et replacer les bouteilles vides d’insecticide dans les cartons d’origine. Les fiches de stocks doivent être ouvertes et tenues à jour pour tous les produits contaminés reçus dans le magasin. Mettre à jour le registre du magasin quant aux mouvements des produits contaminés et des déchets solides. Sécuriser tous les restes d’insecticide (insecticide mélangé ou constitué) en provenance du terrain dans le magasin pour la nuit et vous assurer qu’ils sont distribués aux chefs d’équipe très tôt le jour suivant.
IRS Storekeeper Pocket Guide
Sécurité des produits IRS ■■
■■
■■
■■
■■
■■
■■
■■
ous assurer qu’un agent de sécurité est dans les locaux V en permanence. L’agent de sécurité doit contrôler toutes les personnes et tous les produits qui entrent dans le magasin et en sortent. Effectuer personnellement ou superviser l’ouverture et la clôture du magasin chaque jour. S’assurer que deux personnes gardent séparément les différentes clés du magasin, c’est-à-dire que l’une garde la clé du premier verrou et l’autre la clé du deuxième verrou. S’assurer que le magasin reste fermé à tout moment lorsqu’il n’est pas utilisé. Limiter l’accès au magasin uniquement à des personnes autorisées. S’assurer que les clés de rechange du magasin sont conservées par le coordonnateur/responsable de la logistique. Tous les incidents de sécurité doivent être signalés par écrit au superviseur du site ou au responsable de la logistique avant la fin de la journée où ils sont survenus ou dans les 12 heures pour des incidents survenus en heures creuses.
IRS Storekeeper Pocket Guide
5
Sortie des produits IRS ■■
■■
■■
■■
haque fois que des produits sont sortis, la partie C réceptrice doit accuser réception en signant sur le bordereau de sortie ou le formulaire de demande du magasin. Mettre à jour les fiches de stocks et le registre du magasin chaque fois que des produits sont sortis. Mettre à jour la fiche de suivi de la consommation d’insecticide chaque fois que ledit produit est sorti. Mettre à jour la fiche de suivi de la pulvérisation chaque fois que l’insecticide est sorti.
Une fiche de suivi du stock d’insecticide mise à jour.
6
IRS Storekeeper Pocket Guide
Le registre du magasin ■■
■■
■■
■■
ettre à jour le registre physique (c.-à-d. la copie M papier) du cahier d’enregistrement du magasin quotidiennement. Mettre à jour le registre avec tous les mouvements des stocks entrants et sortants du magasin. Tous les stocks retournés doivent être consignés à nouveau dans le registre. Les soldes des stocks dans le registre prévu à cet effet doivent correspondre à ceux qui figurent sur la fiche de stocks.
Stockage approprié des produits IRS.
IRS Storekeeper Pocket Guide
7
Contrôle et enregistrement de la température du magasin ■■
■■
■■
■■
■■
■■
l’aide d’un thermomètre min./max., enregistrer À manuellement les températures à l’intérieur (dans le magasin) deux fois par jour lorsque l’insecticide est en stock. Enregistrer la température à 10 h 00 et à 15 h 00 chaque jour. La température ambiante idéale du magasin est de 25 degrés Celsius. Tenir un journal quotidien de relevés des températures maximale et minimale chaque jour. Attirer l’attention du responsable/coordonnateur de la logistique sur tous les écarts de plus de 5 degrés Celsius à partir de 25 degrés Celsius. Soumettre les journaux de température au responsable/ coordonnateur de la logistique à la fin de la campagne de pulvérisation ou sur demande.
Thermomètres pour le suivi de la température du magasin IRS.
8
IRS Storekeeper Pocket Guide
Sécurité personnelle ■■
■■ ■■
■■
■■
oujours porter le matériel de protection personnelle T approprié à l’intérieur du magasin. Ne pas manger ou boire à l’intérieur du magasin. La fiche de données de sécurité matérielle (MSDS) pour les insecticides en stock doit être affichée à un emplacement bien visible à tout moment. Vous assurer que les éléments suivants sont dans le magasin en permanence : •• Une trousse de premiers secours entièrement approvisionnée et facilement accessible •• Le matériel de lutte contre l’incendie, notamment un récipient contenant du sable et une pelle •• Une trousse de lutte contre les déversements De l’eau propre pour des interventions en cas d’accident et d’urgence
Un magasin IRS. IRS Storekeeper Pocket Guide
9
Articles recommandés d’une trousse de premiers secours Un élément de chacune des catégories suivantes : Pansements adhésifs plastiques 1 X 3 pouces (50/bte) ❒❒ Bande de ½ pouce X 5 yds. ❒❒ Bandage propre de 2 pouces ❒❒ Compresse ABD de 5 X 9 pouces ❒❒ Coton ❒❒ Douche oculaire, 4oz. ❒❒ Ciseaux avec poignées plastiques 4-1/2 pouces ❒❒ Des pinces de 3 pouces à bout carré ❒❒ Tableau d’instructions de premiers secours ❒❒ Compresse instantanée froide de 4 X 6 pouces ❒❒ Bandage triangulaire de 40 X 40 X 56 pouces ❒❒ Gants en latex, paire, grande ❒❒ Pommade contenant trois antibiotiques, emballage en aluminium 1 g (10/bte) ❒❒ Tampons antiseptiques (6/bte) ❒❒ Tampons oculaires stériles ovales de taille moyenne (2/bte) ❒❒ Tampons de gaze de 3 X 3 pouces (4/bte) ❒❒ Compresse non adhésive de 2 X 3 pouces (5/bte) ❒❒ Ampoules d’ammoniac pour inhalation (2/bte) ❒❒ Bandages adhésifs tissés assortis (20/bte) ❒❒ Crème à base de cortisone ❒❒
10
IRS Storekeeper Pocket Guide
Les 3 clés de la gestion des déversements Contrôler ■■ Vous protéger ■■ A rrêter la source ■■ Protéger les autres ■■ Rester sur le site Contenir ■■ C onfiner le déversement ■■ Protéger les sources d’eau ■■ A bsorber les liquides ■■ C ouvrir les substances sèches Nettoyer ■■ Pour des déversements de pesticides liquides, balayer le matériau absorbant et le mettre dans un fût ou un sac en plastique très résistant. ■■ C ontinuer à ajouter du matériau absorbant jusqu’à ce que le déversement de liquide soit absorbé et enlevé. ■■ Décontaminer le site du déversement. ■■ Une fois que vous avez recueilli une quantité maximale de matériau déversé, décontaminer le site du déversement dans la mesure du possible. ■■ Ne pas nettoyer le site au jet d’eau, sauf si le déversement se trouve dans un confinement ou une aire de retenue. ■■ Décontaminer le matériel et les personnes.
IRS Storekeeper Pocket Guide
11
Premiers secours Conseils généraux Se munir du récipient du produit, de son étiquette ou de la Fiche de données de sécurité matérielle en cas d’appel à un centre antipoison ou un médecin ou pour tout traitement. Inhalation Déplacer la personne vers une source d’air frais. En cas de respiration irrégulière ou d’arrêt respiratoire, administrer la respiration artificielle. Assurer le confort et le repos du patient. Appeler un médecin ou un centre antipoison immédiatement. Contact avec la peau Enlever immédiatement tous les vêtements contaminés. Laver immédiatement et abondamment avec du savon et de l’eau. Si l’irritation de la peau persiste, appeler un médecin. Contact avec les yeux Rincer immédiatement et abondamment avec de l’eau, ainsi que sous les paupières, pendant au moins 15 minutes. Enlever les verres de contact. Un examen médical immédiat est nécessaire.
12
IRS Storekeeper Pocket Guide
Fin des activités du cycle de pulvérisation ■■
■■
■■
■■
■■
■■
■■
ous assurer que toutes les pompes sont minutieusement V lavées et séchées au dernier jour de la campagne de pulvérisation. Vous assurer que toutes les bottes en caoutchouc sont classées par paires de même taille et qu’elles sont reçues et retournées au dépôt médical central ou aux magasins de district. Vous assurer que tous les gants sont classés par paires et triés en mettant d’un côté les gants utilisables et de l’autre ceux qui sont endommagés. Superviser l’expédition et le chargement de tous les produits à retourner au dépôt médical central ou aux magasins de district. Vous assurer que tout le film de polyéthylène réutilisable est minutieusement nettoyé. Superviser le nettoyage du magasin, des alentours du puisard et de l’enceinte du magasin. Signer la fiche du contrôle d’inventaire final.
IRS Storekeeper Pocket Guide
13
Échantillon du bordereau de réception des produits (GRN) GRN N°
Reçu par
Reçu de
Nom Signature Désignation Date
Article
Demande/Bon de livraison N°
Quantité demandée
Unité
Enregistré dans le stock
14
Enregistré par
Vérifié par
Nom
Nom
Signature
Signature
Désignation
Désignation
Date
Date
IRS Storekeeper Pocket Guide
Quantité Observations reçue
Échantillon de la Fiche de stocks Magasin/Site d’exploitation Description de l’article Unité Niveau maximal Niveau minimal (Niveau de renouvellement de la commande) de N° de Quantité Quantité Pertes et Nom/ Date N° référence référence reçue (+) distribuée (–) ajustements Reste Signature Observations
IRS Storekeeper Pocket Guide
15
Échantillon de la fiche du journal de température Temp. min. Heure Heure Dans la et max. de Jour de la fourchette ? Initiales enregistrées l’aprèsmatinée (Oui/Non) (°C) midi
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
16
IRS Storekeeper Pocket Guide
Temp. min. Dans la et max. fourchette ? Initiales enregistrées (Oui/Non) (°C)
Échantillon de la fiche de distribution quotidienne
IRS Storekeeper Pocket Guide
17
Échantillon de la fiche de suivi de la consommation d’insecticide Projet deAIRS PID enProject Afrique Journal de suivi quotidien de l’insecticide Daily Insecticide Tracking Log Date Date: : District : District:
MagasinierStore : keeper: Collectivité locale : Sub county:
A Équipe Team
(numéro série) (serialde number)
Stock en Start of début Day de journée Stock
B Stock Stock distribué Issued
C Stock Stock Returne retourné d
N° du magasin Store No. Site d’exploitation : Operating Site:
D
Used
Sachets (Empty) Sachets (vides) Returne retournés d
E Nouveau New Stock stock Received reçu
F Stock End ofen daydébut deStock journée
1
Signature du chef Team Leader Signature d’équipe
…………………………
2
…………………………
3
…………………………
4
………………………… Store Keeper’s
A
D
Total
18
Remarque : C + D doit être égal à B
IRS Storekeeper Pocket Guide
E
F= A-D+E
Signature du Signature magasinier
…………………………
Photo par Arnaud Rakotonirina
IRS Storekeeper Pocket Guide
19