Einzelbelegabstimmung mit intercompanyWeb Neue Energie bei der Schmid Group
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Prozessoptimierung bei der Schmid Group
Projekt-Steckbrief intercompanyWEB Projektart Webbasierte Lösung für die IntercompanyAbstimmung zwischen SAP- und Non-SAPGesellschaften auf Einzelbelegebene Branche Herstellung von Sondermaschinen im Bereich Photovoltaik, Leiterplatte und Flat Panel Display Bestehendes System Abstimmprozess in der Zentrale erfolgte mittels Microsoft Excel Zeitrahmen Im Juni 2010 fiel die Entscheidung für die Software intercompanyWEB. Bereits seit Dezember 2010 ist die Lösung weltweit bei der Schmid Group im Einsatz. Produkte intercompanyWEB als ASP-Lösung Realisierung Die Einführung wurde innerhalb kürzester Zeit durchgeführt. Die ersten Wochen haben eine höhere Sensibilität in den einzelnen Gesellschaften geweckt. Ergebnis Innerhalb kürzester Zeit war bereits eine deutliche Verbesserung des Abstimmverhaltens zu erkennen. Außerdem haben sich in der Folge bereits einige positive Auswirkungen auf die Qualität der Datenbestände ergeben. Weitere Infos www.intercompanyWEB.com
Als führender Hersteller integrativer Prozesslösungen ist die Schmid Group weltweit vertreten und bietet hochwertigste Lösungen: vom innovativen Einzelprozess bis zur kompletten Turnkey-Anlage. Der Fokus des Unternehmens liegt auf der Herstellung von Sondermaschinen in den Bereichen Photovoltaik, Leiterplatte und Flat Panel Display. Über fünf Generationen haben mit ihren Lösungen immer wieder neue Standards gesetzt: mit technologischer Innovationskraft und höchster Qualität. Kreative Ideen und integrative Prozesslösungen, von denen heute Kunden auf der ganzen Welt profitieren. „Die Abstimmung der Einzelposten zwischen den einzelnen Gesellschaften war in der Vergangenheit sehr zeitaufwändig und erfolgte eher unsystematisch“, beschreibt der Projektleiter bei Schmid die Ausgangslage. Vor der Umstellung erfolgte die Abstimmung in der Zentrale mit Hilfe von Microsoft Excel unter Verwendung eines selbst erstellten VBA-Programmes, das identisch gebuchte Belege automatisch findet und mit einer Abstimmnummer versieht. Die Abstimmung zwischen den einzelnen Gesellschaften verlief zu diesem Zeitpunkt nach eigenem Ermessen. Die erstmalig durchzuführende legale Konsolidierung stellte das Unternehmen zudem vor eine weitere Herausforderung. Daher entschied man sich bei Schmid für eine Anpassung der Prozesse. Insbesondere die Genauigkeit der Abstimmung, eine laufende Kontrolle der Termineinhaltung sowie die dezentrale Durchführung nach einem gruppeneinheitlichen Schema, lieferten die Hauptgründe für die Suche nach einer konzernweiten IT-Lösung. So entschied man sich nach einer Evaluierungsphase für den zentralen Einsatz der webbasierten Lösung intercompanyWEB des comTeam-Systemhauses yourIT aus Hechingen. Diese wird zur Abstimmung von Forderungen und Verbindlichkeiten auf Einzelpostenebene bei mehr als 20 Gruppen-Gesellschaften eingesetzt. Dabei erfolgt ein dezentraler Datenupload zu genau festgelegten Terminen, bevor anschließend eine automatische
Höhere Sensibilität der einzelnen Gesellschaften Abstimmung mit intercompanyWEB mit darauf folgender Klärung etwaiger Differenzen durchgeführt wird. „Eine Software, die sowohl SAP nutzende als auch nicht SAP nutzende Gesellschaften mit einbeziehen kann und darüber hinaus eine Abstimmung auf Einzelpostenebene bietet, haben wir sonst am Markt nicht gefunden“, bestärkt der Projektleiter seine Entscheidung für die Lösung intercompanyWEB. Ziel der Umstrukturierung war es, eine systematische Abstimmung mit vertretbarem Zeitaufwand zu ermöglichen. Eine zusätzliche E-Mail Korrespondenz sollte auf ein Minimum reduziert werden. Die Transparenz hinsichtlich Abstimmstatus und Termineinhaltung musste jederzeit möglich sein. „Die Idee, Daten dezentral über den Web-Browser hochzuladen und ohne lokale Installation von Software bei den einzelnen Gruppen-Gesellschaften auf Knopfdruck eine Abstimmung vornehmen zu können, erschien uns vorteilhaft. Außerdem überzeugte das Konzept der dezentralen Durchführung und Verantwortung – in Verbindung mit dem zentralen Monitoring“, stellt der Projektleiter bei Schmid die Vorteile heraus. Entscheidendes Kriterium für die Lösung von yourIT war die Anschaffung eines geeigneten Produktes zu einem fairen Preis. Die Umstellung und Implementierung der Lösung erfolgte in mehreren Schritten: 1. Definition der Anforderungen unter Berücksichtigung der vorhandenen Erfahrungen und der bestehenden Abstimmlösung in MS Excel 2. Umsetzung der Anforderungen durch yourIT 3. Test der Zwischenlösung durch die Zentrale Buchhaltung 4. Erste Tests unter Einbezug einiger ausgewählter Gesellschaften 5. Weitere Optimierungen aufgrund der gewonnenen Erkenntnisse 6. Roll-Out und flächendeckender Test innerhalb der gesamten Gruppe.
Vor der Einführung von intercompanyWEB
„Die Abstimmung mit der Firma Schmid war sehr gut. Neben den notwendigen Daten lieferten Sie uns auch viele Ideen und testeten diese ausgiebig in der Praxis. Wir haben das Feedback aufgenommen und modifizierten die Software entsprechend den im Praxiseinsatz gewonnenen Erkenntnissen“ beschreibt Thomas Ströbele, Geschäftsführer bei yourIT die gelungene Zusammenarbeit. Die ersten Wochen seit der Einführung haben gezeigt, dass eine höhere Sensibilität in den einzelnen Gesellschaften geweckt und damit letztlich innerhalb kürzester Zeit bereits eine deutliche Verbesserung des Abstimmverhaltens zu erkennen war. Außerdem haben sich in der Folge bereits einige positive Auswirkungen auf die Qualität der Datenbestände ergeben. „Das Projektziel wurde erreicht und die Anwender sind mit der Lösung sehr zufrieden“, lobt der Projektleiter die gelungene Umstellung. Die Software ist im Hinblick auf die Anzahl der Gesellschaften nach oben offen - somit steht einer weiteren Expansion des Unternehmens nichts im Wege.
Nach der Einführung von intercompanyWEB
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