Webbasierte Intercompany Abstimmung bei SIX Group Wieder mehr Zeit f端r die wichtigen Dinge...
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Abstimmung früh im Abschlussprozess
Projekt-Steckbrief
Projektart Webbasierte Intercompany-Lösung für eine zuverlässige Abstimmung zwischen den Gesellschaften Branche Finanzbranche Bestehendes System Konsolidierung mit SAP® SEM® BCS Zeitrahmen Ca. 2 Monate Produkte intercompanyWEB: webbasierte Lösung zur Intercompany Abstimmung sowie zur Aufwands-/ Ertrags- und Schuldenkonsolidierung Realisierung Im August 2008 begann ein Pilotbetrieb. Die ersten produktiven Abstimmungen waren im September. Ergebnis Sie müssen keine Software installieren und auch keine aufwändigen Schulungen halten. Als Ergebnis erhalten sie automatisch die vollständigen Buchungssätze für die Aufwands-/Ertrags- und Schuldenkonsolidierung. Weitere Infos www.intercompanyWEB.com
SIX Group ist Anfang 2008 aus dem Zusammenschluss von SWX Group, SIS Group und Telekurs Group hervorgegangen und repräsentiert als Infrastrukturunternehmen mit internationaler Geschäftstätigkeit einen tragenden Pfeiler des Finanzplatzes Schweiz. SIX Group erbringt Infrastrukturdienstleistungen für nationale und internationale Teilnehmer des Schweizer Finanzplatzes. Die Geschäftsfelder des Unternehmens decken den Wertschriftenhandel, die Wertschriftendienstleistungen, das Finanzinformationsgeschäft und den Zahlungsverkehr ab. SIX Group steht für hohe Effizienz und Innovationskraft über die gesamte Wertschöpfungskette. Das Unternehmen bietet nationalen und internationalen Finanzmarktteilnehmern in Qualität und Preis führende Leistungen an. „Mit dem Zusammenschluss von SWX Group, SIS Group und Telekurs Group bekam die Frage nach der Intercompany-Abstimmung eine neue Dimension. Von einer vorher überschaubaren Größe sprang die Anzahl plötzlich auf weltweit über 70 Gesellschaften, welche die unterschiedlichsten ERPs einsetzen, unter anderem SAP®. Die eigentliche Konsolidierung wird mit SAP® SEM®-BCS durchgeführt. Im Rahmen der gewünschten Beschleunigung des Abschlussprozesses besteht der Anspruch, Abstimmdifferenzen möglichst früh zu erkennen und zu beheben“ beschreibt Arnold Schudel, Mitarbeiter der Gruppe Data Integrity & Tools bei SIX Group, die Herausforderung. Zudem sollten auch die Plan-, Forecast- und Budgetangaben abgestimmt werden können. SIX Group begab sich auf die Suche nach einer neuen Lösung, mit dem Ziel, dass die rund 70 Gesellschaften ihre Intercompany-Verrechnungen zu einem frühen Zeitpunkt im Abschlussprozess abstimmen, noch bevor sie ihre Einzelabschlüsse an die Konsolidierungsstelle liefern. Dabei galt es vor allem, Zeit für Rückfragen und Korrekturen einzusparen. Ein weiteres Ziel war, die Gesellschaften selbst in die Pflicht zu nehmen, ihre Verrechnungsbeziehungen abzustimmen und diese Aufgabe nicht der Konsolidierungsstelle zu überlassen. Außerdem sollen die korrekten Abstimmungsdaten per Excel-Export in die SAP®Konsolidierungslösung SEM®-BCS übernommen werden.
Höchstmaß an Sicherheit Daher entschied man sich für die intercompanyWEB Lösung des comTeam-Systemhauses yourIT, mit der die Abstimmung zwischen den Gesellschaften im Unternehmen in wenigen Tagen fertig gestellt wird. Der aktuelle Stand der Abstimmung bzw. eventuell vorhandene Abstimmdifferenzen können jederzeit realtime abgefragt werden. Weder eine Softwareinstallation noch aufwändige Schulungen sind für den Einsatz dieser Lösung notwendig. Als Ergebnis erhält man automatisch die vollständigen Buchungssätze für die Aufwands-/Ertrags- und Schuldenkonsolidierung. Ein weiterer Grund, der den Ausschlag für die Lösung von yourIT gegeben hat, ist die Firmenstrategie: Da in der relativ jungen Konzerngeschichte das Internet das einzige überall verfügbare Kommunikationsmittel war, hat SIX Group sich für eine WEB-basierende Plattform entschieden. „Die Möglichkeit, diese als ASP-Modell mit securITy-Modul betreiben zu lassen, ersparte uns den Aufbau einer eigenen technischen Infrastruktur mit gesichertem Zugriff aus dem Internet. Dies hätte sicher zu Konflikten mit den äußerst restriktiven Security-Vorschriften des Hauses geführt“, erklärt Herr Schudel die Entscheidung.
Arnold Schudel, Data Integrity & Tools bei SIX Group
Außerdem konnte die kurzfristige Verfügbarkeit, ohne Investitionen tätigen zu müssen und Installationen bei den Gesellschaften durchzuführen, überzeugen. Gefallen hat zudem die Flexibilität des Anbieters bezüglich Vertragsdauer und -verlängerung sowie die kurzfristige Umsetzung individueller Anpassungswünsche. Bei intercompanyWEB legt die Konsolidierungsstelle KonzernKonten, die Perioden und die dazu gehörigen Umrechnungskurse an. Um die Wahrscheinlichkeit fehlerhafter Buchungen zu minimieren, sind auch die möglichen BuchungsKombinationen (Konten) definiert. Die Gesellschaften können die Konzern-Konten automatisch übernehmen oder ihre individuellen Kontenpläne hinterlegen und diese den KonzernKonten zuordnen. Die Erfassung der Daten kann direkt im WebBrowser oder durch Upload (ebenfalls über WEB-Browser) der Daten erfolgen. Nicht abstimmungspflichtige Buchungen werden gegenüber anderen Gesellschaften dabei verborgen (z.B. abgeschriebene Forderungen).
Vor der Einführung von intercompanyWEB
„Jede Gesellschaft sieht sofort alle für sie relevanten Angaben. Der Konzern hat eine realtime-Übersicht über den Abstimmungs-Prozess. Als Nebenprodukt der Abstimmung können die Konsolidierungsbuchungen ausgegeben werden, selbstverständlich in beliebigen Währungen“, beschreibt ein Entwickler beim comTeam-Systemhaus yourIT die Vorteile der Lösung. Die Entscheidung für intercompanyWEB Lösung durch SIX Group fiel Ende Juli 2008. Im August begann ein Pilotbetrieb. Die ersten produktiven Abstimmungen waren bereits im September. Vom Toolentscheid bis zur produktiven Inbetriebnahme vergingen also nur rund zwei Monate. „yourIT begleitete die Inbetriebnahme professionell, intensiv und mit kurzen Reaktionsfristen“, lobt Herr Schudel die gute Zusammenarbeit. SAP® und SEM® sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG Walldorf.
Nach der Einführung von intercompanyWEB
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Typisch für yourIT ist, dass neue Lösungswege aus erfolgreichen Projekten umgehend in die Weiterentwick-
Geschäftsführer yourIT GmbH Thomas Ströbele, Ralf Ströbele, Dieter Morgner
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