SITE PACK WEB
AIDE
LE FICHIER « UTILISATEURS » N° 050104_2ft
Objectif Créer ou maintenir, voir restaurer la liste des utilisateurs autorisés à se connecter au site Pack Web. Tout le site pouvant être profilé (menu, articles, pièces jointes), cette liste contient non seulement des informations traditionnelles sur l’ utilisateur (coordonnées, profession, etc.) mais elle permet d’ identifier les droits d’ accès de chacun d’ entre eux. Préambule Ce document ne donne aucune indication concernant l’ interface, qui permettra d’ exporter du serveur du CGA les données nécessaires à la constitution du fichier CSV souhaité. Chaque Centre possédant sa propre architecture informatique, il est de son ressort de solutionner ce problème en amont. A) LE TRACE Le fichier est de type CSV (séparateur : point-virgule) Ce fichier comporte 22 champs. Les champs en gras et avec une astérix doivent obligatoirement être remplis. 1. REFERENCE_CGA*(chaîne de 20 caractères maxi) Chaque utilisateur d’ un CGA doit posséder une référence unique. Ce premier champ correspond à cette référence (et non à celle du CGA :=)) Beaucoup de centres utilisent le numéro de l’ adhérent pour les adhérents… 2. REFERENCE (chaîne de 20 caractères maxi) Cette deuxième référence permet d’ associer à un utilisateur un autre utilisateur. Ce champ est utile lors de l’ import en masse. Il permet d’ envoyer un fichier à l’ utilisateur concerné (par exemple un adhérent et lui seul) mais aussi à un autre utilisateur (son expert-comptable). 3. LOGIN* (chaîne de 50 caractères maxi) Ce champ permet à l’ utilisateur de s’ identifier. Il est de préférence unique mais pas nécessairement. Attention ! Le couple (login, mot de passe) doit être unique ! Si deux utilisateurs ont les même login et mot de passe lors de l'identification, la base de données prendra la première entrée. Cela risque de poser de gros problèmes de droits … 4. MOT DE PASSE* (chaîne de 24 caractères maxi) Ce deuxième champ est nécessaire pour que l’ utilisateur s’ identifie pleinement. Il est de préférence unique mais pas nécessairement. 5. QUALITE (chaîne de 24 caractères maxi) Madame, Mademoiselle, Monsieur, Société etc. 6. NOM* (chaîne de 50 caractères maxi) 7. PRENOM (chaîne de 50 caractères maxi) 8. SOCIETE (chaîne de 50 caractères maxi) 9. PROFESSION (chaîne de 255 caractères maxi) Le contenu de ce champ n’ est actuellement pas utilisé par le site. 10. ADRESSE1 (chaîne de 70 caractères maxi) 11. ADRESSE2 (chaîne de 70 caractères maxi) Xavier Lair
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12. ADRESSE3 (chaîne de 70 caractères maxi) 13. BOITE POSTALE (chaîne de 50 caractères maxi) 14. CODE POSTALE (chaîne de 50 caractères maxi) 15. VILLE (chaîne de 50 caractères maxi) 16. PAYS (chaîne de 50 caractères maxi) En général « France » (vous pouvez ne rien mettre). Ce champ n’ est pas obligatoirement renseigné. 17. 18. 19. 20.
TELEPHONE (chaîne de 50 caractères maxi) FAX (chaîne de 50 caractères maxi) MOBILE (chaîne de 50 caractères maxi) EMAIL (chaîne de 255 caractères maxi)
21. ACCES A MON PROFIL (o ou vide) Ce champ s’ il est renseigné « o » permet à l’ utilisateur de modifier, via l’ intranet, le contenu de sa fiche. Il peut notamment changer son mot de passe pour lui permettre de mieux le retenir. Dans ce cas, un mail est adressé automatiquement au Webmaster pour lui indiquer qu’ un changement a eu lieu, de façon à ce qu’ il le répercute dans son fichier de base. Si le champ est vide, l’ option de modifier le contenu de sa fiche n’ est plus accessible en ligne. 22. GROUPES * Ce champ est très important. Il permet de gérer les droits d’ accès de chaque utilisateur. Il doit être renseigné de la façon suivante : Groupe1, groupe2, etc. Autrement dit, un adhérent membre des trois groupes suivants : 1. adhérents dont la référence dans la fiche groupe est :adh 2. bureau dont la référence dans la fiche groupe est : bu 3. conseil dont la référence dans la fiche groupe est : ca devra renseigner le champ de la façon suivante : adh,bu,ca Chaque référence de groupe est séparée par une virgule sans espace. La mention internet ou intranet n’ est pas nécessaire. Si aucun groupe n’ est renseigné, l’ utilisateur est affecté au groupe intranet. B) GENERER LE FICHIER Ce petit paragraphe ne concerne pas les CGA qui peuvent créer directement un fichier CSV (séparateur : point-virgule) mais ceux qui utilisent excel pour exporter leurs données dans un fichier CSV. Attention le module d’ importation ne reconnaît que le format csv et non xls ! Le Fichier Excel source doit comporter 22 colonnes correspondant aux 22 champs. Même si un champ n’ est jamais renseigné (il est toujours vide), la colonne doit être présente. Le fichier ne comporte aucun en-tête.
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Il en découle les faits suivants : -
Les champs doivent respecter l’ ordre du tracé. La colonne 17 correspondra toujours au téléphone. Même si la colonne 16 (pays) est toujours vide, elle doit être présente.
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La ligne 1 doit contenir le premier enregistrement. La cellule A1 contient donc la référence du premier utilisateur de la base.
Une fois le fichier constitué, vous devez l’ enregistrer au format CSV (séparateur : pointvirgule). Pour cela, vous choisissez ce « Type de fichier » lors que vous faites « Enregistrer sous ». Le nom du fichier est libre. Je ne peux que vous conseiller de garder une copie sur votre disque dur de votre dernier fichier valide …
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C) IMPORTER Ca y est, votre fichier csv est prêt et respecte le tracé. Que doit-on faire pour qu’ il soit pris en compte par votre site Web ? La démarche de base est la suivante : 1. Se connecter au module d’ administration de votre site (l’ adresse termine par /_admin), en tant que super administrateur (attention codes différents) 2. Aller dans la rubrique « Utilisateurs ».
Aller en bas de l’ écran pour retrouver le bloc ci-dessous.
3. Aller chercher votre fichier csv sur le disque dur à l’ aide de la commande « Parcourir » puis cliquer sur le bouton « Importer » Cependant, plusieurs options existent quant aux modalités d’ importation, de sauvegardes etc. Cela nécessitent des explications complémentaires. Xavier Lair
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D) LES METHODES D’ IMPORTATION
Attention ! Pour récupérer toute erreur de manipulation, il est conseiller de cocher la case « sauvegarder la base avant import » avant toute nouvelle importation. Le critère le plus important au moment de l’ importation est la référence de l’ utilisateur (champ « REFERENCE_CGA »). 1. La « rapide » Si votre fichier local contient des utilisateurs qui ne sont pas présents sur le serveur, ils vont être ajoutés à la base du serveur. Si votre fichier local contient des utilisateurs qui sont déjà présents sur le serveur, ils vont également être ajoutés à la base du serveur. Attention ! Dans ce dernier cas, vous aurez donc des doublons (des fiches en double). En bref, cette méthode d’ importation permet d’ ajouter des nouveaux sans modifier ou supprimer les anciens. 2. La « complète » Si votre fichier local contient des utilisateurs qui ne sont pas présents sur le serveur, ils vont être ajoutés à la base du serveur. Si votre fichier local contient des utilisateurs qui sont déjà présents sur le serveur, les données les concernant seront modifiées. Si le fichier ne contient pas des utilisateurs présents sur le serveur, ils ne seront cependant pas supprimés. En bref, cette méthode d’ importation permet d’ ajouter des nouveaux, de modifier les anciens sans en supprimer. 3. La « rechargement » Le fichier distant (présent sur le serveur) sera une copie conforme de votre fichier local après importation. L’ importation annulera et remplacera le fichier précédent. Xavier Lair
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En bref, cette méthode d’ importation fait table rase du passé pour intégrer un nouveau fichier qui devient la seule référence. 4. Un récapitulatif Importation Rapide Complète Rechargement
Ajouter Oui Oui Oui
Modifier Non Oui Oui
Supprimer Non Non Oui
E) LES SAUVEGARDES Le fichier sur le serveur ne vous convient pas : erreur de votre part, problème du serveur etc. Vous souhaiteriez revenir à la version précédente, voire à une version antérieure. A chaque fois, que vous cochez la case « Sauvegarder la base avant import », le serveur créé un fichier correspondant à la date et l’ heure de cette sauvegarde. Vous pouvez télécharger vers votre disque dur une copie du fichier choisi dans la « Liste des sauvegardes de la base » en cliquant sur « télécharger ». Si vous cliquez « recharger », le fichier choisi dans la liste de sauvegarde remplace le fichier présent à cet instant sur le serveur. Avant de recharger une base antérieure, vous pouvez éventuellement, par sécurité supplémentaire, sauvegarder la base en cours en cochant la case « Sauvegarder la base avant rechargement » Si vous cliquez sur le bouton « supprimer », le fichier choisi dans la liste des sauvegardes, est supprimé.
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SOMMAIRE
Objectif
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Préambule
p1
A) LE TRACE
p2
B) GENERER LE FICHIER
p3
C) IMPORTER
p5
D) LES METHODES D’ IMPORTATION
p6
E) LES SAUVEGARDES
p7
Votre contact : Xavier Lair (xlair@fcga.fr – Tél : 01 42 67 99 58)
Fédération des Centres de Gestion Agréés 2, rue Meissonier 75017 PARIS Tél : 01 42 67 80 62 Fax : 01 43 80 78 04 Web : http://www.fcga.fr E-mail : info@fcga.fr
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