Samen vergaderen

Samen vergaderen ALS VOORZITTER en deelnemer

Heel wat medewerkers stoppen heel wat tijd in vergaderen. Op elk niveau. Het gevoel leeft dat nogal wat medewerkers "hun week vullen met vergaderen" en dat ze daardoor ook kostbare tijd verliezen … tijd die misschien beter besteed wordt aan actie.

In deze publicatie geven we tips aan de voorzitter én aan de deelnemers van een vergadering om efficiënter te werk te gaan en op die manier tijd vrij te maken voor de zaken die tijd nodig hebben.

Herken je dit?

Het overgrote deel van de vergaderingen begint te laat.

Op bepaalde vergaderingen zijn mensen aanwezig die geen inbreng hebben omdat de agenda niet op hen is afgestemd.

Bij gebrek aan vergaderleiding verwateren agendapunten waardoor ze afgerond worden zonder een degelijke conclusie.

Heel wat agendapunten zijn mededelingen, die via een ander platform net zo goed verspreid kunnen worden.

Bijna elke vergadering duurt twee uur of langer en dat is te lang en bijgevolg onproductief. Deelnemers aan een vergadering houden hun aandacht niet zolang bij de bespreking en dwalen al snel af. Naast het dagdromen zijn de laptop en de smartphone ideale instrumenten om zich tijdens een vergadering mee bezig te houden. Snel even de mail checken én beantwoorden, een sms versturen of op Facebook een paar statussen bekijken … iedereen maakt er zich wel eens schuldig aan.

Het agendapunt varia loopt altijd uit omdat iedereen nog van alles kwijt wil.

Soms wordt op vergaderingen teveel teruggekeken op wat voorbij is in de plaats van vooruitgang te boeken in lopende zaken of projecten. Achterom kijken en evaluaties maken is noodzakelijk, maar mag de dynamiek niet fnuiken.

Veel vergaderingen verlopen ongestructureerd. Het start met een ondoordachte agenda waarbij de agendapunten niet logisch op elkaar volgen. In het ergste geval staan er overbodige punten op de agenda.

Tijdens de vergadering wordt de tijd niet in de gaten gehouden, waardoor naar het einde toe de rest van de agendapunten afgehaspeld worden.

Bij een aankoop moet elke cent verantwoord worden, maar urenlang vergaderen met heel wat mensen kan zonder probleem. De kosten daarvan lopen echter ook op.

Hoe kunnen we beter? In deze publicatie gaan we verder in op elementen die vergaderingen efficiënter laten verlopen. We bekijken dit vanuit het standpunt van de voorzitter en daarna vanuit dat van de deelnemer.

Samen vergaderen ALS VOORZITTER

Samen vergaderen ALS VOORZITTER

Voor de vergadering Ben je zeker dat jij de juiste voorzitter bent?

In een vergadering is het de bedoeling dat alle deelnemers een inbreng hebben. De voorzitter heeft daar een duidelijk rol in te spelen.

De leidinggevende van een team is in teamvergaderingen niet altijd de aangewezen persoon om de voorzittersrol op zich te nemen. Wanneer de voorzitter tijdens de vergadering aangesproken wordt op zijn/haar rol van leidinggevende kan het gesprek al snel evolueren tot

een 1-op-1 gesprek waarbij de leidinggevende inhoudelijk de richting bepaalt waardoor de medewerkers minder inbreng krijgen.

Om deze rolverwarring tegen te gaan kan gekozen worden voor een roterend voorzitterschap.

Op die manier ervaart iedereen eens wat het is om een vergadering te proberen in goede banen te leiden. Gevolg is dat de hierboven vermelde rolvermenging zich niet (of veel

minder) zal voordoen.

Maar, bovenal zorgt een roterend voorzitterschap voor meer betrokkenheid van de deelnemers. Van de voorzitter in de eerste plaats omdat die zijn rol moet opnemen, maar ook van de andere deelnemers omdat zij ooit al voorzitter zijn geweest en daardoor weten dat betrokken deelnemers geapprecieerd worden of omdat ze nog de rol van voorzitter toebedeeld zullen krijgen en dus ook graag betrokkenheid zullen ervaren in 'hun' vergadering.

Zet een doel vast voor de vergadering Zorg ervoor dat iedere deelnemer het doel van de vergadering kent. Zo voorkom je dat mensen onvoorbereid opdagen of dat ze compleet naast de kwestie praten. Met een duidelijk doel hou je de focus vast van iedereen.

Om dat te bereiken, moet het doel uiteraard ondubbelzinnig zijn en niet voor interpretatie vatbaar. Zorg er voor dat de deelnemers op voorhand weten wat de uitkomst van de vergadering moet zijn, zodat ze niet enkel voorbereid naar de vergadering komen, maar

zich tijdens de vergadering op die uitkomst kunnen focussen.

Starten met een voor iedereen duidelijk vooropgesteld doel leidt tot een veel grotere slaagkans van de vergadering.

Zorg voor een uitnodiging Kies je deelnemers zorgvuldig Pas wanneer je als voorzitter van de vergadering een duidelijk doel vastlegt, kan je gericht deelnemers uitnodigen. Nodig enkel diegenen uit die kunnen bijdragen tot het realiseren van dat doel. Alle anderen zijn ballast en zullen met hun inbreng de vergadering steeds verder van het doel afbrengen.

Sommige deelnemers kan je voor een gedeelte van de vergadering uitnodigen als blijkt dat ze enkel een wezenlijke inbreng (kunnen) hebben voor dat onderdeel. In dat geval is het beter om wat heen en weer geloop te hebben tijdens de wissel van agendapunten dan met deelnemers te zitten die driekwart van de vergadering contraproductief zijn.

regel alle praktische zaken

TIJDSTIP EN DUUR Zet het tijdstip van de vergadering vast.

Geef onmiddellijk ook een einduur mee zodat de deelnemers weten wanneer ze terug beschikbaar zijn voor andere zaken. Hou je ook aan dat einduur, want niets is vervelender dan vergaderingen die uitlopen waardoor deelnemers

andere afspraken missen of minder tijd over hebben voor andere taken.

Hou de vergadering beperkt in de tijd. Meer dan twee uur vergaderen zonder pauze is uit den boze.

Lange vergaderingen zorgen ervoor dat deelnemers er hun aandacht niet meer

bij houden waardoor de bijeenkomst zijn focus verliest. Als er veel te bespreken is en je op voorhand al weet dat het een lange vergadering wordt, opteer je misschien beter om de agenda te spreiden over twee bijeenkomsten.

Hou - bij het vaststellen van het vergadertijdstip - zoveel als mogelijk rekening met de agenda van de deelnemers. Bij interne deelnemers kan je dat gemakkelijk controleren via Outlook.

AFSPRAAK: Iedereen houdt zijn agenda bij in Outlook en zet die agenda ook open voor alle collega's. Wanneer je de agenda ook voor persoonlijke zaken gebruikt, duid die dan aan als 'persoonlijk'. Zo krijgt niemand anders jouw afspraak te zien.

LOCATIE Een aantal factoren beïnvloedt de keuze van locatie. Zo speelt uiteraard het aantal deelnemers een grote rol bij de zoektocht naar een locatie. De locatie moet voldoende groot zijn om iedereen een comfortabele plaats te geven. Zorg ervoor dat elke deelnemer gemakkelijk notities kan nemen indien nodig.

Of je al dan niet gebruik wil maken van een beamer, een scherm, een bord, een flip-over, … bepaalt eveneens de ruimte die je nodig hebt om comfortabel te vergaderen.

Heb je een bepaalde opstelling van de tafels in gedachten om je vergadering zo optimaal mogelijk te laten verlopen, zorg er dan voor dat je zeker weet dat de opstelling op de gekozen locatie mogelijk is.

Het doel van de vergadering kan eveneens een rol spelen.

Formele vergaderingen gebeuren best zittend, maar wanneer het om een meer informeel overleg gaat, kan je gerust een locatie kiezen waar je rechtopstaand (of zelfs al wandelend) kan vergaderen.

staan op de agenda lijkt dit niet aangewezen. Ook gesprekken in het kader van de ontwikkelcyclus komen hiervoor niet in aanmerking aangezien medewerkers de indruk kunnen krijgen dat de leidinggevende niet de nodige tijd wil nemen voor het gesprek.

Een groot voordeel van rechtopstaand vergaderen Gebruik het sjabloon is dat er niet onnodig lang in Outlook om interne uitgeweid wordt omdat veel vergaderzalen vast te mensen té lang rechtstaan leggen. niet leuk vinden. Bijkomend zorgt rechtopstaand vergaderen ook voor meer dynamiek omdat deelnemers niet onderuit kunnen zakken in hun stoel.

Hou er rekening mee dat De West-Vlaming bespaart rechtopstaand tot 80% vergadertijd vergaderen niet voor elk soort Dit behoort tot de mogelijkheden.

Dakan vergadering Iets dergelijks ben ik niet van plan. aangewezen is.

Kpeize vannie Wanneer er veel Ligt dat binnen het kader van uw deelnemers zijn bevoegdheden? en veel punten Meugje da?

materiaal Zorg ervoor dat op de gekozen locatie alle noodzakelijke materiaal aanwezig is: koffie en water, beamer en scherm, papier en schrijfgerief, flip-over, bord, …

Ligt dat in de lijn van de verwachtingen?

Zoe Tadde?

Ik heb hieromtrent een enigzins afwijkende mening.

Da nie ee Hetgeen u mij nu vertelt, verbaast mij ten zeerste.

Das vo omverre te voln

zorg voor een duidelijke agenda

Een agenda moet ondubbelzinnig zijn. Elke deelnemer moet aan de hand van de agenda weten wat zal besproken worden, op vraag van wie het punt op de agenda staat, hoe lang de bespreking van het punt zal duren, met welk doel dat gebeurt en of hij zich moet voorbereiden.

Je kan de agenda als volgt opmaken:

agendapunt

korte omschrijving

Op de agenda vermijd je punten als mededelingen en rondvragen.

Mededelingen horen niet thuis op een overleg omdat dit per definitie eenrichtingverkeer is, terwijl vergaderen bij uitstek interactie veronderstelt.

Alternatieven voor mededelingen zijn een informeel (rechtopstaand) overleg, OneNote, Tintranet of Yammer. Yammer gebruiken we vooral voor informele communicatie en op het platform kan je zelfs groepen maken per departement of dienst of zelfs per project.

Een rondvraag is zeer tijdrovend en je kan er op voorhand ook de duur niet van inschatten. Het gevaar bestaat dat de rondvraag het overgrote deel van de tijd in beslag neemt. Bijkomend nadeel van een rondvraag is dat er punten op tafel

einddoel

wie agendeert

komen waarbij de andere deelnemers niet voorbereid zijn en dus ook niet met kennis van zaken kunnen reageren, laat staan beslissingen (helpen) nemen.

Een 'varia-ronde' is van dezelfde orde als een rondvraag en kan behoorlijk tijdrovend zijn. Daarom maak je met de deelnemers de afspraak dat variapunten enkel worden besproken als ze op voorhand werden doorgegeven aan de voorzitter. Als een punt belangrijk genoeg is om te bespreken, maak er dan een agendapunt van.

Even pauzeren kan een positieve invloed hebben op de inhoud van de vergadering. Een pauze is aangewezen wanneer de vergadering voornamelijk 'zware' agendapunten behandelt, zodat iedereen even kan rusten. Pauzes kunnen ingebouwd

duur

ev. bijlagen

worden in de agenda en daarbij kan je de keuze maken om die pauze al dan niet op te vullen met een creatieve activiteit die even de gedachten van de deelnemers wegneemt van de agenda.

Verstuur de vergaderagenda voldoende op voorhand door naar de deelnemers. Op die manier geef je hen al een idee van wat ze kunnen verwachten en geef je hen ook de tijd om zich terdege voor te bereiden. Gebruik voor het doorsturen van de agenda het sjabloon in Outlook.

verdeel de rollen Om een vergadering in goed banen te leiden en de agenda op een goede manier te doorlopen heb je een aantal sleutelfiguren nodig.

Voorzitter De voorzitter speelt uiteraard een belangrijke rol in de vergadering. Hij opent de vergadering en leidt elk agendapunt in. Hij zorgt ervoor dat tijdens de discussie iedere deelnemer een inbreng heeft en trekt een conclusie per agendapunt. De voorzitter bewaakt de algemene structuur, houdt de sfeer in de

gaten en treedt op wanneer nodig. Op het eind sluit hij formeel de vergadering.

Op elke vergadering wordt een verslaggever aangeduid.

De verslaggever spreekt op voorhand af met de voorzitter wel soort verslag wordt opgemaakt. Is er een omstandig verslag

nodig met weergave van de verschillende standpunten van de deelnemers of volstaat het om bij elk agendapunt de conclusie te noteren?

Een goede voorzitter die regelmatig samenvat en op het eind van elk agendapunt de conclusie duidelijk verwoordt is een geschenk voor elke verslaggever.

verslaggever De verslaggever noteert: » datum, uur en plaats van vergaderen » de namen van de deelnemers en verontschuldigden » (indien afgesproken) een weergave van de discussie per agendapunt » de conclusie per agendapunt » de acties, de verantwoordelijke uitvoerder ervan en de deadline Het verslag wordt opgemaakt volgens een vast stramien. Een voorbeeldsjabloon vind je hier.

Meer en meer vinden collega's de weg naar OneNote om alles bij te houden. Het voordeel van OneNote is dat je onmiddellijk alles op één plaats verzamelt en dat iedereen er onmiddellijk bij kan. Je kan er zelfs met meerderen tegelijk in werken.

OneNote biedt eveneens de mogelijkheid tot het maken van een sjabloon. Je kan het vergadersjabloon toevoegen aan je eigen sjablonen en oproepen wanneer gewenst. Er worden op geregelde tijdstippen vormingen over het werken met OneNote georganiseerd.

TIMEKEEPER Omdat de voorzitter zijn aandacht richt op de inhoud van de vergadering kan het handig zijn om iemand als 'timekeeper' aan te stellen. Die timekeeper houdt de geplande tijdsduur van elke agendapunt (en bij uitbreiding van de volledige vergadering) in de gaten. Hij wijst de voorzitter er discreet op wanneer een agendapunt stilletjes aan afgerond moet worden om binnen de vooropgestelde tijd te eindigen.

Ken je deelnemers en hun standpunten Als er (politiek) gevoelige punten op de agenda staan, is het aangewezen om als voorzitter jezelf op de hoogte te stellen van de standpunten van de verschillende deelnemers. Op die manier weet je wat je op de bijeenkomst kan verwachten, welke reacties er zullen komen en - belangrijker kan je jezelf er op voorbereiden.

De vergadering zal er een stuk vlotter door verlopen aangezien je kan anticiperen op mogelijke conflicten, mogelijk tegengestelde opinies tussen de verschillende deelnemers.

Tijdens de vergadering Start op het afgesproken tijdstip Een afspraak is een afspraak en dat geldt ook voor de start van een vergadering. Start de vergadering om 10 uur, dan zorg je ervoor dat je vóór het startuur al aanwezig bent op de locatie. Het spreekt voor zich dat de voorzitter er voor zorgt dat hij ruim op tijd op de locatie aanwezig is. Op die manier is er tijd om na te gaan of alles correct is klaargezet en om de eventuele presentatie klaar te zetten.

Start de vergadering op tijd. Als voorzitter heb je zelf in de hand wanneer je de vergadering start. Mensen die op tijd zijn, verwachten dat de vergadering op tijd begint. Doe dat dan ook. Vijf minuutjes wachten is op zich geen probleem, maar daarna start je het overleg.

Laatkomers laat je in stilte binnenkomen. Als voorzitter geef je hen niet de kans zich uitvoerig te excuseren en redenen aan te halen waarom ze te laat zijn. Dat stoort iedereen en haalt het ritme uit de vergadering.

Agendapunten, argumenten en conclusies worden niet hernomen voor laatkomers want dat haalt de vaart uit de vergadering en kan zorgen voor het afhaken van degenen die het verhaal al hoorden.

leid het punt in In het merendeel van de gevallen leidt de vergadervoorzitter het punt in. Je geeft kort aan waarom het punt op de agenda staat en wat de bedoeling is van de bespreking. Op die manier heeft elke deelnemer een zicht op wat van hem/haar verwacht wordt en kan de inbreng gerichter gebeuren.

In sommige gevallen is het aangewezen dat iemand anders dan de voorzitter het agendapunt inleidt. Dat kan voorvallen wanneer de voorzitter te nauw betrokken is bij het punt en het beter is dat iemand meer neutraal overneemt.

Omgekeerd kan de voorzitter ook soms inhoudelijk te weinig over het punt weten waardoor iemand die inhoudelijk meer beslagen is de rol van inleider kan overnemen.

De voorzitter blijft in elk geval de bespreking in goede banen leiden.

Zorg ervoor dat alle deelnemers aan bod komen

Als voorzitter heb je het gesprek in handen. Om te vermijden dat de luidste roepers altijd maar aan het woord komen en blijven, kan je zelf ook de meer stille deelnemers bij het gesprek betrekken:

-- Doe dat niet aanvallend (‘Zeg ook eens iets!’), maar nodig hen vriendelijk uit om ook hun idee over het agendapunt in te brengen.

-- Stel duidelijke vragen (‘Wat denk jij daarvan?’, ‘Hoe zou jij dit aanpakken?’).

-- Let op non-verbale communicatie en speel daarop in. Zie je een stille deelnemer duidelijk het hoofd schudden of ja knikken, vraag dan waarom.

-- Werk in kleinere groepen voor bepaalde agendapunten. Kleine groepen zorgen er voor dat stille deelnemers zich comfortabeler voelen en dus ook gemakkelijker het woord nemen.

-

Soms is het aangewezen om stille deelnemers vooraf al eens te spreken over het agendapunt. Op die manier kan je aangeven dat je zijn/haar inbreng apprecieert. Betrokkenheid kan ertoe leiden dat die deelnemer gemakkelijker zal praten in de groep en bijkomend voordeel is dat hij/zij zich goed kan voorbereiden op het agendapunt.

-- Laat iedereen zijn/haar standpunt neerschrijven. Iets neerschrijven is voor sommigen gemakkelijker dan het te zeggen in de groep. Op basis van wat er op tafel ligt kan je de discussie voeren.

Deelnemers die steeds maar aan het woord willen zijn, leg je best stil: -- Wijs hen er op dat de mening van de anderen ook waardevol is en kan bijdragen aan de discussie.

-- Onderbreek hen met de boodschap dat er maar een bepaalde tijdspanne is waarin het agendapunt tot een conclusie moet leiden.

-- Zorg ervoor dat je hen stopt wanneer ze van het agendapunt afwijken.

Zorg ervoor dat niet (teveel) wordt afgeweken van het agendapunt Als voorzitter is het jouw taak elk agendapunt na bespreking tot ieders voldoening af te ronden met een gepaste conclusie. Het afwijken van het onderwerp door de deelnemers staat die taak alleen maar in de weg. Afwijken zorgt voor een verlies aan focus en kan leiden tot het afhaken van deelnemers.

Maar, in sommige (meer informele) vergaderingen kan het afwijken van het agendapunt bijdragen tot een verbetering van de sfeer. Een beetje humor binnenbrengen kan, als het agendapunt dat toelaat.

Als er iets op tafel komt dat belangrijk is, kan je als voorzitter beslissen het punt te parkeren om er later op

Hou rekening met de vooropgestelde timing en de timekeeper

Vooraf zette je een begin- en einduur van de vergadering vast en daarbovenop een timing per agendapunt. Het lijkt voor alle deelnemers een beetje belachelijk als je je daar niet aan houdt.

De aangeduide timekeeper staat de voorzitter bij om alle agendapunten binnen de vooropgestelde tijd af te handelen. Spreek voor de vergadering af op welke manier de timekeeper jou kan wijzen op het feit dat het tijd is om een agendapunt af te ronden. Wil je de vergadering tijdig tot een goed einde brengen, dan neem je als voorzitter de hint van de timekeeper beter ter harte.

Een vastgesteld einduur wordt door de (meeste) deelnemers gezien als het effectieve einduur. Al een paar minuten voor tijd zie je die deelnemers hun voorbereidingen treffen om te vertrekken: schriftjes gaan toe, laptops worden dicht geplooid, smartphones worden gecontroleerd ‌ Als je op dat moment je vergadering nog niet aan het afronden bent, verlies je de aandacht van die deelnemers.

Beter is om de agendapunten op tijd af te handelen zodat je de laatste minuten kan gebruiken voor het positief afsluiten van de vergadering (zie verder).

terug te komen (in dezelfde vergadering of op een volgende).

Als voorzitter moet je dit kunnen inschatten en kan je toelaten dat er uitgeweid wordt over zaken naast de kwestie. Hou echter steeds de tijd in de gaten zodat het punt toch kan worden afgesloten met een conclusie.

Help de verslaggever: vat samen en concludeer per agendapunt

Het is de taak van de verslaggever om per agendapunt een korte samenvatting van de discussie weer te geven, maar bovenal om af te sluiten met een duidelijke conclusie. De voorzitter kan de verslaggever daarin helpen door zelf net voor het afsluiten van het punt die samenvatting te geven en een conclusie te trekken.

Als een agendapunt leidt tot een actie, zorg er dan voor dat er een verantwoordelijke wordt aangeduid die binnen een bepaalde termijn die actie uitvoert.

sluit de vergadering positief af Als voorzitter laat je aan het eind van elke vergadering duidelijk weten aan de deelnemers dat hun aanwezigheid en hun inbreng sterk geapprecieerd werd. Eindigen met een positieve noot zorgt ervoor dat (de meeste) deelnemers met een goed gevoel de vergadering verlaten.

Na de vergadering Lees het verslag na vooraleer door te sturen Na de opmaak van het verslag bezorgt de verslaggever zijn verslag aan de voorzitter ter controle. Pas daarna wordt het verslag doorgestuurd naar de deelnemers van de vergadering.

De verslaggever zorgt er voor hij de eventuele presentaties van de verschillende aanbrengers van agendapunten doorkrijgt zodat hij die als bijlage kan toevoegen aan het verslag.

Je vindt hier een sjabloon voor een verslag in Word en hier voor een sjabloon in OneNote.

Stuur het verslag door Na eventueel aanpassingen op vraag van de voorzitter stuurt de verslaggever het verslag door.

Afwezige en verontschuldigde deelnemers ontvangen het verslag uiteraard ook.

In sommige gevallen kan het interessant zijn om ook anderen een kopie te bezorgen.

volg de afspraken op Als voorzitter van de vergadering ben je verantwoordelijk voor de afhandeling van de agendapunten. Wanneer acties en bijhorende eigenaars worden vastgelegd, is het een taak van de voorzitter om - bij de voorbereiding van de volgende bijeenkomst - te toetsen naar een stand van zaken.

De afspraken uit het vorige verslag vormen uiteraard een agendapunt voor de eerstvolgende vergadering.

Samen vergaderen ALS Deelnemer

Samen vergaderen ALS deelnemer

Voor de vergadering Vraag op voorhand naar jouw rol in de vergadering Als je uit de uitnodiging niet kan opmaken wat er van jou verwacht wordt op de vergadering of als je twijfelt of jouw aanwezigheid een meerwaarde kan geven aan de bijeenkomst, neem contact op met de voorzitter en vraag verduidelijking.

Tegelijk kan je - indien dat niet genoeg blijkt uit de uitnodiging - vragen om het doel van de vergadering (of bepaalde agendapunten) te verduidelijken.

Pas wanneer je je bewust bent van wat er van jou verwacht wordt, kan je jezelf ook op een goede manier voorbereiden. Als blijkt dat je rol onbestaande is, ga niet naar de vergadering en maak afspraken over jouw aanwezigheid op vervolgvergaderingen.

Verwittig de voorzitter als je niet of te laat aanwezig bent of vroeger vertrekt Als je weet dat je het startuur niet haalt of helemaal niet aanwezig kan zijn op de vergadering, verwittig de voorzitter. Die kan jou op zijn beurt verontschuldigen of kan eventueel andere agendapunten, waar jouw inbreng minder verwacht wordt, eerst behandelen.

Het omgekeerde kan ook wanneer je vooraf aangaf dat je de vergadering vroeger moet verlaten omwille van een andere afspraak. Dan worden de punten waar jouw inbreng verwacht wordt eerst behandeld.

Zorg dat je voorbereid bent Als deelnemer kan je vooraf inschatten waar jouw inbreng het meest verwacht wordt.

Bereid je daarop voor. Zorg dat jouw inbreng op dat moment wezenlijk bijdraagt tot de

jij Weet jij m o waar it? r e hi z

discussie en de richting mee bepaalt.

Als in de uitnodiging bij één of meerdere agendapunten een tekst wordt meegestuurd met de vraag om die vooraf door te nemen, doe dat dan. Als de vraag is om het agendapunt vooraf af te checken bij je eigen team of je leidinggevende, dan doe je dat ook.

Als iedere deelnemer voorbereid is, verlies je tijdens de vergadering geen tijd om nog eens alles te doorlopen.

Niet-voorbereide deelnemers zijn de grootste vijanden van efficiënt vergaderen.

Wanneer je voorbereid bent, heb je ook al eens nagedacht over jouw standpunt in verband met het betreffende agendapunt en kan er tijdens

de vergadering gemakkelijker tot een eindconclusie gekomen worden. Hetzelfde geldt wanneer je vooraf al nagegaan bent welk standpunt je eigen team of leidinggevende inneemt in verband met het punt.

Goed voorbereid zijn, slaat ook op praktische zaken.

Zorg ervoor dat je laptop/tablet een volle batterij heeft (of zorg tenminste voor een kabel indien je niet de mogelijkheid had om vooraf op te laden). Neem voor alle zekerheid toch maar

een balpen mee als back-up in het geval de technologie jou helemaal in de steek laat.

Tijdens de vergadering KOm op tijd en blijf gedurende de hele vergadering Ga er niet van uit dat de anderen sowieso ook te laat zullen zijn en dat je dus twee minuten voor de start nog net de tijd hebt om nog snel even een mail te beantwoorden of een telefoontje te plegen. Als iedereen dat gedrag blijft vertonen, kunnen vergaderingen onmogelijk op tijd beginnen en dat is vervelend voor degenen die wel op tijd zijn.

Respecteer de andere deelnemers Hou tijdens de vergaderingen je hoofd erbij. Hou je aandacht bij het onderwerp en luister naar de inbreng van anderen. Laat hen uitspreken, want ook de andere deelnemers zitten daar omdat er van hen een inbreng wordt verwacht. Ideeën van anderen kunnen ook bij jezelf nieuwe ideeën doen opborrelen.

Neem deel aan de vergadering, participeer Je bent uitgenodigd op de vergadering omwille van een reden. Participeer dan ook, vervul je rol. Zorg ervoor dat jouw voorbereiding ook iets oplevert en dat je deelneemt aan de discussie en eventueel jouw stempel kan drukken op de conclusies.

Laat daarnaast ook uit jouw lichaamshouding blijken dat je deelneemt aan de vergadering.

Zit rechtop en niet doorgezakt op je stoel.

Minimaliseer afleidingen die ervoor zorgen dat je niet participeert: zet jouw gsm of smartphone op stil en check geen mail of sociale media op jouw laptop, tablet of smartphone. Reageer enkel op binnenkomende telefoonoproepen of sms’en wanneer je echt bereikbaar moet zijn op dat moment.

Vergaderingen zouden een stuk vlotter en geconcentreerder verlopen moest iedereen zich daar aan houden.

In verschillende vergaderzalen is er op een aparte tafel de mogelijkheid om via de ‘paddenstoel’ jouw smartphone tijdens de vergadering op te laden.

Na de vergadering Lees het verslag en formuleer opmerkingen indien nodig Neem het verslag van de vergadering aandachtig door en formuleer mogelijke opmerkingen aan de voorzitter.

Doe dat in de eerste dagen na ontvangst van het verslag, anders is de kans groot dat je het niet meer doet.

Opmerkingen op een verslag zijn geen aanval op de verslaggever, enkel een

correctie op de weergegeven inhoud. Geef de opmerkingen dan ook respectvol door, want een verslaggever kan altijd iets verkeerd begrepen hebben.

Omgekeerd hoeft een verslaggever zich ook niet aangevallen te voelen.

Het is belangrijk dat iedereen (bij de start van het volgende overleg) akkoord gaat met de inhoud van het verslag

zodat bij discussie altijd kan worden teruggegrepen naar een document waarvan je weet dat iedereen achter de inhoud staat.

Koppel terug

doe je huiswerk

Op sommige vergaderingen ben je aanwezig als vertegenwoordiger van een team/dienst / departement en wordt van jou niet alleen verwacht dat je een vooraf afgesproken standpunt verdedigt, maar ook dat je het verloop van de bespreking en de uitkomst van het agendapunt terugkoppelt. Doe dat zo snel als mogelijk zodat eventuele opmerkingen kunnen doorstromen naar de anderen via opmerkingen op het verslag.

Kreeg je op de vergadering (en dus ook in het verslag) een taak toegewezen, voer die uit. Taken worden verdeeld om de lasten te verdelen. Soms volgen taken elkaar op en ben je een schakel in het geheel. Zorg ervoor dat je niet de zwakke schakel bent die het geheel doet stokken.

Samen vergaderen ALS Deelnemer

1

vooraf

Wat ga ik daar doen?

en voorzitter Ben jij de juiste voorzitter?

Vraag op voorhand naar jouw rol in de vergadering

Zet een doel vast voor de vergadering Kies je deelnemers zorgvuldig

Zorg voor een uitnodiging

Verwittig de voorzitter als je niet of te laat aanwezig bent of vroeger vertrekt

Zorg voor een duidelijke agenda Regel alle praktische zaken

Voorzitter

Verdeel de rollen

Zorg dat je voorbereid bent

jij Weet jij m waaro it? hier z

Timekeeper Ken de deelnemers en hun standpunten

Kom op tijd en blijf gedurende heel de vergadering

Neem deel aan de vergadering, participeer

Respecteer de andere deelnemers

3

Verslaggever

Start op het afgesproken tijdstip

Zorg ervoor dat er niet (teveel) afgeweken wordt van het agendapunt Hou rekening met de voorgestelde timing en de timekeeper

tijdens Leid het punt in

achteraf

Moet ik nog iets doen?

Koppel terug

Lees het verslag en formuleer opmerkingen indien nodig

Volg de afspraken op

Stuur het verslag door

Doe je huiswerk

Doe ik het wel goed?

Zorg ervoor dat alle deelnemers aan bod komen Help de verslaggever: vat samen en concludeer per agendapunt

Lees het verslag na vooraleer door te sturen

2

Sluit de vergadering positief af

TINTRANET Op Tintranet vind je deze informatie terug via tintranet/z-v/vergaderen