Word 2010-ohje by Verkko Julkaisut

Word-tekstinkĂ¤sittely

ÂŠ Heidi Varpelaide 2011

SISÄLLYS 1

Wordin peruskäyttö ............................................................................................................................. 3 1.1 Käyttöliittymä ............................................................................................................................. 3 1.2 Tiedoston käsittely ..................................................................................................................... 4 1.3 Tekstinkäsittelyn periaatteita ...................................................................................................... 6 1.4 Fontin muotoilut.......................................................................................................................... 7 1.5 Kappaleen muotoilut ................................................................................................................... 8 1.6 Tekstin siirtäminen, kopioiminen ja poistaminen ..................................................................... 10 Standardinmukaisen asiakirjan tekeminen ........................................................................................ 11 2.1 Reunusten asettaminen .............................................................................................................. 11 2.2 Sarkainkohtien asettaminen ...................................................................................................... 11 2.3 Sisentäminen ............................................................................................................................. 12 2.4 Ylä- ja alatunnisteet .................................................................................................................. 13 2.5 Sivunumerointi .......................................................................................................................... 13 Pitkät julkaisut................................................................................................................................... 16 3.1 Tyylien muotoilu ....................................................................................................................... 16 3.2 Osan vaihto; erilaiset ylätunnisteet ........................................................................................... 17 3.3 Tavutus ...................................................................................................................................... 17 3.4 Rivivälin asettaminen ................................................................................................................ 17 3.5 Sisällysluettelo .......................................................................................................................... 18 Kuvat ja piirtäminen.......................................................................................................................... 19 4.1 Kuvien käsittely ........................................................................................................................ 19 4.2 Piirtotyökalut ............................................................................................................................. 21 4.3 Tekstikehys ............................................................................................................................... 21 4.4 WordArt –tehoste ...................................................................................................................... 22 4.5 Taustavärit, reunaviivat ja palstoitus ........................................................................................ 22 Taulukot ja kaaviot............................................................................................................................ 22

©Heidi Varpelaide

Word 2010

1 Wordin peruskäyttö 1.1

Käyttöliittymä

Word 2010:n käyttöliittymä perustuu yläreunassa olevaan valintanauhaan. Valintanauhan alapuolella avautuu tyhjä tiedosto, jonne teksti kirjoitetaan. Valintanauhan osat ovat välilehdet, ryhmät ja painikkeet. Välilehdet on jaettu tehtäväkohtaisesti: Tiedosto (File) Aloitus (Home) Lisää (Insert) Sivun asettelu (Page Layout) Viittaukset (References) Postitukset (Mailings) Tarkista (Review) Näytä (View) Lisäksi on välilehtiä, jotka tulevat esiin tarvittaessa, esim. piirto- ja kuvatyökalut. Ryhmät. Välilehdissä on toisiinsa liittyviä ryhmiä, esim. Fontti (Font), jossa muotoillaan tekstiä ja Kappale (Paragraph), jossa muotoillaan kappaletta. Nuolikuvaketta ryhmän oikeassa alanurkassa napsauttamalla näkyviin tulee lisää ryhmään liittyviä vaihtoehtoja. Esimerkiksi Fontti-ryhmän nuolikuvakkeesta tulee useita lisävaihtoehtoja fontin tehostamiseen. Painikkeet ovat joko komentopainikkeita, esim. B, I, U, valikkoja, joista voi valita vaihtoehtoja (esim. fonttityypin) tai kenttiä, joihin pystyy kirjoittamaan komentoja.

Pikatyökalurivi sijaitsee vasemmassa yläreunassa. Se on valikoima painikkeita, jotka ovat aina näkyvissä riippumatta välilehdestä. Käyttäjä voi muokata sisältöä tai sijaintia pikatyökalurivin nuolityökalusta: Mukauta pikatyökaluriviä (Customize Quick Access Toolbar)  Lisää komentoja (More Commands).

Pikatyökalurivillä on oletuksena mm. pikatallennus, kumoaminen ja toistaminen. Jos kadut tekemääsi toimenpidettä, napsauta Kumoa (Undo) -painiketta. Muistissa on viimeksi tekemiäsi komentoja, jotka saat kumottua. Jos kadut kumoamista, napsauta Toista (Redo) painiketta! Käyttöliittymän alareunassa näkyy mm. näytön zoomaus. Sen saa myös Näytä (View)-valikosta.

1.2

Tiedoston käsittely Tiedosto-välilehdestä aukeavat tiedoston avaamis-, tallentamis- ja tulostamiskomennot. Tiedosto-välilehti on Microsoft Officen ns. Backstage-näkymä eli sijainti, jossa hallitset tiedostojasi ja niiden tietoja: luontia, tallennusta, piilotettujen metatietojen tai henkilökohtaisten tietojen etsimistä ja asetusten määrittämistä. Sieltä löytyy myös aputoiminnot, kuten Help ja Asetukset (Options).

Tallenna (Save). Kun tallennat ensimmäistä kertaa, aukeaa valintaikkuna, jossa voit valita, minne tallennat asiakirjan ja minkä nimen haluat antaa sille. Tallennettaessa uudestaan tällä toiminolla valintaikkuna ei aukea, vaan tallennus menee samalla nimellä saman paikkaan. Tallenna nimellä (Save As). Käytetään kun tallennat tiedoston ensimmäistä kertaa tai kun haluat valintaikkunasta varmistua, minne ja millä nimellä olet tallentamassa tai jos haluat

©Heidi Varpelaide

Word 2010

vaihtaa tiedoston nimeä, tiedostomuotoa tai tallennuspaikkaa aikaisemmin tallennetusta. Suunnittele tiedoston sisältöä kuvaava nimeämistapa tiedostoille ja luo selkeä kansiorakenne. Tiedostojen nimissä voi olla enintään 250 merkkiä ja tiedostotunniste (.doc, .docx, .dotx), jonka Word lisää automaattisesti. Tiedostonimissä voi käyttää suuria ja pieniä kirjaimia ja välilyöntejä. Erikoismerkkejä ei tule käyttää. Jos tiedoston haluaa tallentaa muotoon, jossa sen saa auki vanhemmilla Wordin versioilla, valitaan tallennusmuodoksi Word 97 - 2003 asiakirja. Muutoin tallennus tulee automaattisesti uusimpaan versiomuotoon.

Avaa (Open) = Olemassa olevan tiedoston avaaminen Valitse levyasema, valitse kansio, jossa tiedosto on, ja valitse haluamasi tiedosto. Sulje (Close) Jos olet edellisen tallentamisen jälkeen tehnyt muutoksia, ohjelma kysyy, tallennetaanko. Vastaa Kyllä tai Ei. Näyttö tyhjenee, mutta ohjelma pysyy edelleen käynnissä. Tiedostoa ei tarvitse sulkea, jos alkaa tehdä uutta tiedostoa, mutta muista kuitenkin tallentaa. Tiedostoja voi olla auki monta kerrallaan. Tiedot (Info) kertoo perustietoja asiakirjan ominaisuuksista. Viimeisimmät (Recent) näyttää viimeksi käytetyt tiedostot. Uusi (New)= Uuden tekstin aloittaminen. Valitse Tyhjä asiakirja (Blank Document) tai jokin valmis asiakirjamalli (Template). Tulosta (Print). Valitessasi tulostustoiminnan Word näyttää samalla esikatselusivun, eli miltä sivu näyttää paperilla. Tulostettaessa Nimi (Printer) - valitse oikea kirjoitin, jos useita vaihtoehtoja. Sivualue (Page Range)valitse, tulostatko Kaikki (All), Nykyinen sivu (Current) vai esim. Sivut 1,2 (pilkulla erotettuna) tai 1-5 (väliviivalla erotettuna). Nykyinen sivu on se, millä hiiren kursori sillä hetkellä sijaitsee. Monisivuisissa asiakirjoissa vältä tulostamasta kaikkia sivuja kerralla, jos et ole esikatselussa varmistanut, että tulostettavat sivut ovat asettelultaan kunnossa. Voit myös valita kopioiden määrän (Copies).

Tallenna ja lähetä. Word tarjoaa mahdollisuuksia lähettää tiedosto esim. sähköpostilla, julkaista blogiin tai tallentaa PDF-muotoon. Lopeta (Exit Word) lopettaa työskentelyn ja sulkee ohjelman. Ohjelman voi lopettaa myös pikatyökalurivin W-painikkeesta (Close) tai napsauttamalla oikean ylänurkan Xsulkemispainiketta. Word kysyy ensin, haluatko tallentaa muutokset: Kyllä  valitse levyasema, anna tiedostolle nimi Ei  muutokset jäävät tallentumatta! Peruuta työskentely jatkuu

1.3

Tekstinkäsittelyn periaatteita  

Ohjelma huolehtii rivinvaihdosta rivin vaihtuessa. Ohjelma huolehtii sivunvaihdosta sivun vaihtuessa. Paina rivin lopussa Enter vain, kun haluat vaihtaa kappaletta.

Näppäinyhdistelmä ns. pakotettuun rivinvaihtoon on Shift + Enter ja sivunvaihtoon Ctrl + Enter. Älä sisennä välilyöntinäppäimellä, vaan käytä Wordin sisennyspainiketta kappaleen (usean rivin) sisentämisessä tai tabulaattoria yksittäisen sanan (yhden rivin) sisentämisessä Askelpalautin poistaa merkin kursorin vasemmalta puolelta, Delete poistaa merkin kursorin alta. Tekstissä pääsee liikkumaan kaikkiin suuntiin nuolinäppäimillä. Liikkumista voi nopeuttaa seuraavien näppäimien avulla: rivin loppuun rivin alkuun näytön verran ylöspäin näytön verran alaspäin

End Home Page Up Page Down

Muita näppäinyhdistelmiä liikkumiseen: asiakirjan loppuun asiakirjan alkuun

Ctrl End Ctrl Home

Kirjoittaessasi Word saattaa ajoittain lisätä punaisen, vihreän (tai sinisen) aaltomaisen alleviivauksen kirjoituksesi alle. 

 

Punainen alleviivaus merkitsee joko kirjoitusvirhettä tai sitä, ettei Word tunnista sanaa, kuten erisnimeä tai paikan nimeä. Jos kirjoitat sanan, jonka olet kirjoittanut oikein, mutta jota Word ei tunnista, voit lisätä sen Wordin sanakirjaan, jottei sitä alleviivata enää uudestaan. Vihreä alleviivaus kertoo, että tekstin kielioppi on syytä tarkistaa. Sininen aaltoileva alleviivaus kertoo, että kyseinen sana ei todennäköisesti sisällötään sovi tekstin yhteyteen. Sininen yhtenäinen alleviivaus on hyperlinkki jonka saa pois askelpalauttimella sanan lopussa tai kakkospainike  Poista hyperlinkki.

Kun napsauttaa hiiren oikealla painikkeella alleviivattua sanaa, tulee esiin ehdotetut korjaukset. Napsauttamalla ehdotusta voit korvata kyseisen sanan ohjelman ehdottamalla tavalla tai ohittaa korjausehdotuksen. Huomaa, että kielimäärityksen pitää olla oikea Tarkista (Review) │Määritä kieli (Set Language). Voit myös ohittaa korjausehdotuksen. Vaikka aaltomainen alleviivaus jäisi paikalleen, se ei näy tulostetussa asiakirjassa. Vinkki: Jos et halua keskeyttää kirjoittamista aina, kun näyttöön tulee aaltomaisia alleviivauksia, voit jättää ne huomiotta. Kun olet saanut asiakirjan valmiiksi, voit tarkistaa Wordilla oikeinkirjoituksen Kieliasun tarkistus – toiminnosta ja tehdä korjaukset samalla kertaa.

©Heidi Varpelaide

Word 2010

Jos tekstiä halutaan kopioida, siirtää tai poistaa tai jos tekstiä halutaan muotoilla (esim. lihavoida, muuttaa kirjasintyyppiä tms.), se tapahtuu valitsemalla eli ”maalaamalla” tekstialue, johon muutos halutaan kohdistaa. Valittu alue näkyy näytöllä taustaltaan tummempana. Tekstin eri osia valitaan seuraavalla tavalla: mikä tahansa tekstialue Vedä hiirtä tekstialueen päällä pitäen samalla hiiren vasemmanpuoleista painiketta alhaalla. Voit aloittaa valitsemisen tekstialueen alusta tai lopusta tai napsauta tekstialueen alussa, paina Shift-näppäin pohjaan ja napsauta tekstialueen lopussa. sana

kaksoisnapsauta

rivi

napsauta rivin vasemmalla puolella (kursori valkoinen nuoli)

virke seuraavaan pisteeseen saakka. Pidä Ctrl -näppäin alhaalla ja napsauta mitä tahansa kohtaa virkkeessä kappale Kolmoisnapsauta kappaleen päällä. koko asiakirja Kolmoisnapsauta tekstin reunassa vasemmalla puolella tai napsauta tekstialueen alussa ja pidä Shift + Ctrl + End -näppäimet yhtäaikaisesti pohjassa tai Aloitus-välilehden ryhmä Muokkaaminen Editing Valitse Select  Valitse kaikki Select Al pystysuora tekstilohko Vedä hiirtä tekstialueen päällä pitäen samalla hiiren vasemmanpuoleista painiketta alhaalla ja Alt-näppäintä pohjassa. tekstin valitsemisen peruuttaminen Napsauta hiirtä maalatun alueen ulkopuolella.

1.4

Fontin muotoilut Kirjasintyyppi vaikuttaa tekstin ulkoasuun ja luettavuuteen. Leipätekstissä suositaan selkeää kirjasintyyppiä (esim. Times New Roman, Calibri tai Arial), otsikossa isompaa kokoa ja antiikvatyyppistä fonttia. Käytössä olevat kirjasintyypit löydät joko Aloitus (Home) -välilehden Fontti (Font) -ryhmästä tai painamalla tekstin päällä hiiren oikeanpuoleista painiketta, josta tulee esiin Fontti-vaihtoehto. Kirjasintyyppi ja koko vaihdetaan Aloitus (Home) │ Fontti (Font) -ryhmästä tai hiiren oikeanpuoleisesta painikkeesta. Vinkki: Voit maalattuasi tekstin samalla siirtää kursoria hieman ylös oikealle, niin esiin tulee fonttityökalut.

Tehosteita ovat mm. lihavointi (B), kursivointi (I) ja alleviivaus (U) tai yliviivaus (abc). Tekstin värin voi vaihtaa. Korostusväri (Text Highlight Color) korostaa tekstiä. Fontti-ryhmän nuolikuvakkeesta aukeaa lisää tekstin tehosteita. Poista muotoilut (Clear Formatting) -komento poistaa kaikki tehdyt muotoilut. Useat eri tehokeinot samassa tekstissä haittaavat tekstin luettavuutta. SUURAAKKOSET SOPIVAT VAIN OTSIKKOON. Alleviivaus antaa vaikutelman hyperlinkistä, joten sitä kannattaa välttää. Lihavointia ja kursivointia käytetään harkitusti esim. otsikoissa tai yksittäisten sanojen korostamisessa. Pitkissä asiakirjoissa, joissa tarvitaan useita eritasoisia otsikoita ja sisällysluetteloa, ulkoasun muutokset tehdään tyylimääritysten avulla Aloitus (Home) │ (Tyyli /Styles)

1.5

Kappaleen muotoilut Aloitus (Home) │Kappale (Paragraph) -määritykset tulevat voimaan koko kappaleeseen kerralla. Määritys tulee siihen kappaleeseen, jonka kohdalla kursori on tai kaikkiin niihin kappaleisiin, jotka on valittu. Kappalemuotoilujen avulla määritellään tekstin reunojen tasaus, rivinvälit, kappaleiden välit ja sisennykset. Kappalemuotoiluista löytyvät myös luettelot (luettelomerkillä ja numeroinnilla), esim.  Word  Excel  PowerPoint 1. 2. 3.

eka toka kolmas

1 Otsikko 1 1.1 Otsikko 2 1.2 Otsikko 2 2 Otsikko 1 2.1 Otsikko 2 2.2 Otsikko 2

Vinkki: Monitasoisissa luetteloissa kannattaa käyttää Tyylejä (Styles), eli Otsikko 1 (Heading 1) pääotsikoissa, Otsikko 2 (Heading 2) seuraavan tason otsikoissa jne.

Pienennä sisennystä (Decrease Indent) ja Suurenna sisennystä (Increase Indent) komentojen avulla sisennetään koko kappaletta sarkainkohdasta toiseen.

Lajittele (Sort) aakkostaa esim. luettelot. Näytä kaikki (Show/Hide) komento näyttää tekstissä olevat välilyönnit, sisennykset ym. Tekstin tasaustavoista (Text Alignment) käytetään yleisimmin vasemman reunan tasausta (Align Page Left) tai molempien reunojen tasausta (Justify).

©Heidi Varpelaide

Word 2010

Molempien reunojen tasauksen kanssa on tarpeen käyttää tavutusta: Sivun asettelu (Page Layout) │Tavutus (Hyphenation), jottei sanojen väleistä muodostu liian pitkiä. Oikean reunan tasaus vasemman reunan ollessa ns. liehureuna ei ole lukutottumuksiemme mukaista. Tekstin keskittäminen sopii esimerkiksi kutsukortteihin tai mainoksiin. Keskittäminen heikentää tekstin luettavuutta, joten sitä ei kannata käyttää tavallisen leipätekstin muotoiluun.

vasen (Left)

keskitys (Center)

oikea (Right)

molemmat reunat (Justify)

Riviväli (Line Spacing) voidaan asettaa yksittäisiin kappaleiseen. Yleisimmät rivivälit ovat 1, 1,15 ja ja 1,5. Kappaleen taustalle saa taustavärin.

Kappaleen ympärille saa reunaviivoja.

Kappale-ryhmän nuolikuvakkeesta aukeaa valikko, jossa saa määriteltyä kappaleen rivivälin, sisennykset ja sarkaimet. Sama valikko aukeaa Riviväli (Line Spacing) │Rivivälin asetukset (Line Spacing Options).

1.6

Tekstin siirtäminen, kopioiminen ja poistaminen Tiedoston eri osia voidaan siirtää tai kopioida paikasta toiseen. Kyseessä on ‘leikkaa - liimaa periaate’ (Edit Cut – Edit Paste, Edit Copy - Edit Paste), joka toimii lähes kaikissa Windowssovellusohjelmissa ja ohjelmien välillä. Siirtäminen tapahtuu siten, että siirrettävä tekstialue maalataan. Sen jälkeen: 

valitaan leikepöydällä (Clipboard) Leikkaa-painike

viedään hiiren kursori paikkaan,

johon halutaan siirtää tekstialue ja napsautetaan Liitä-painiketta 

tai vedetään hiirellä maalattua aluetta siirrettävään paikkaan pitämällä hiiren vasen painike alhaalla siirtämisen ajan



Leikkaa – Liitä toiminnot löytyvät näppärästi myös hiiren oikeanpuoleisen painikkeen avulla.

Kopioiminen eroaa siirtämisestä siten, että kopioitaessa alkuperäinen tekstialue ei häviä, vaan jää alkuperäiseen paikkaan ja kopioituu identtisenä uuteen paikkaan. Kopioiminen tapahtuu siten, että siirrettävä tekstialue maalataan, jonka jälkeen: 

valitaan leikepöydällä Kopioi-painike

viedään hiiren kursori paikkaan, johon halutaan

kopioida tekstialue ja napsautetaan Liitä-painiketta 

tai vedetään hiirellä ja pidetään Ctrl-näppäin (ja hiiren vasen näppäin) pohjassa tekstialuetta kopioitaessa



Kopioi – Liitä toiminnot löytyvät näppärästi myös hiiren oikeanpuoleisen painikkeen avulla

Poistaminen tapahtuu siten, että poistettava tekstialue maalataan, valitaan Leikkaapainike tai Muokkaa  Leikkaa tai painetaan Delete- tai askelpalautinnäppäintä. Sakset löytyvät myös hiiren oikeanpuoleisen painikkeen alta. Pikakomennot: Leikkaa Kopioi Liitä

Ctrl + X Ctrl + C Ctrl + V

©Heidi Varpelaide

Word 2010

2 Standardinmukaisen asiakirjan tekeminen 2.1

Reunusten asettaminen Valitse välilehti Sivun asettelu (Page Layout) │ Sivun asetukset (Page Setup) │Reunukset (Margins). Nuolikuvakkeesta aukeaa valintaikkuna, johon voi määritellä reunusten koon. Standardinmukaisen asiakirjan yläreunaan jää aina 1 cm tyhjää tilaa Ylä (Top): 1 cm. Asiakirjan vasemmassa reunassa on 2 cm tyhjää tilaa. Reunaan jää tällöin riittävästi tilaa asiakirjan nitomiseen ja rei’itykseen Vasen (Left): 2 cm. Alareunus (Bottom) voi joustaa n. 0,7 – 2,5 cm:n välillä, oikea reunus (Right) n. 1 – 2,5 cm:n välillä asiakirjan muusta asettelusta riippuen. Ylätunnistetta ja alatunnistetta käytetään esim. monisivuisissa asiakirjoissa ja kirjelomakkeissa. Sinne pääsee kaksoisnapsauttamalla sivun ylätai alareunaa. Ylätunnisteen etäisyys yläreunasta on standardiasiakirjassa 1 cm, alatunnisteen etäisyys alareunasta voi vaihdella n. 0,7 – 1,5 cm:n välillä. Määritykset saa asetettua Sivun asetukset (Page Setup) │Asettelu (Layout) tai ylätunnistetyökaluista.

2.2

Sarkainkohtien asettaminen Sarkainkohdat asetetaan standardiasiakirjassa 2,3 senttimetrin välein. Sarkainkohdat asetetaan valikosta Aloitus (Home) │Kappale (Paragraph) │Sarkaimet (Tabs) Valitse tarvittaessa ensin Tyhjennä kaikki (Clear All) ja määrittele oletussarkainten paikat 2,3 senttimetrin välein.

2.3

Sisentäminen Sisennys (Indent) tekee tyhjän tilan sivun reunuksen ja tekstikappaleen väliin. Sisennyksen voi tehdä kappalekohtaisesti tai koko asiakirjaan kerrallaan. Sisennys voi olla rivin alussa tai keskellä riviä. Sisentämisessä on useita tapoja. Oikea tapa riippuu siitä, ollaanko sisentämässä riviä, kappaletta tai esim. rivin sisällä. Välilyöntinäppäin ei ole sisentämistä varten, vaan sitä käytetään ainoastaan erottamassa sanat toisistaan. Rivi kerrallaan tai rivin sisällä. Kun sisennät yhtä riviä kerrallaan, käytä tabulaattoria. Sisennyksen saa pois askelpalauttimella. Kun sisennät rivin sisällä, esim. jos ylätunnisteessa lähettäjän nimen jälkeen haluat kirjoittaa asiakirjan nimen, paina lähettäjän nimen jälkeen tabulaattorinäppäintä kunnes pääset oikeaan kohtaan. Koko kappale sisennetään Suurenna sisennystä – Pienennä sisennystä -komentojen avulla. Riippuva sisennys. Jotta alaotsikon jälkeiset tekstikappaleet alkaisivat automaattisesti oikeasta sarkainkohdasta, käytetään ns. riippuvaa sisennystä (Ctrl + T). Esimerkiksi kun olet kirjoittanut alaotsikon vasempaan reunaan, paina Ctrl + T riittävän monta kertaa, jotta alempi sisennyskolmio siirtyy sarkainkohtaan 4,6. Siirry kohtaan C2 painamalla tabulaattoria. Rivin vaihtuessa seuraavat rivit alkavat alemman sisennyskolmion osoittamasta kohdasta. Ctrl + Q poistaa riippuvan sisennyksen. Viivaimella näkyvät asiakirjan reunukset (Margins), sisennykset (Indents) ja sarkaimet (Tabs). Viivaimen saa esille Näytä (View) │ Viivain (Ruler). Viivaimella näkyvät reunukset, sisennykset ja sarkainkohdat seuraavaan tapaan:

Tavallinen sisennys (Indent) Riippuva sisennys (Hanging Indent)

©Heidi Varpelaide

Word 2010

2.4 Ylä- ja alatunnisteet Ylätunniste on asiakirjan jokaisen sivun yläreunassa toistuva osa, joka sisältää asiakirjan laatijan nimen, asiakirjan nimen, päiväyksen, sivunumeron, kokonaissivumäärän ja mahdollisesti muita asiakirjan tunnistetietoja. Alatunniste sijaitsee sivun alareunassa. Yrityksen kirjelomakkeessa alatunnisteeseen sisältää usein yrityksen yhteystiedot. Ylä- ja alatunnisteita pääset tekemään ja muokkaamaan kun valitset Lisää (Insert)│Ylä- ja alatunniste (Header and Footer) │ Ylätunniste (Header) tai kaksoisnapsautat sivun ylä- tai alareunaa. Ylä- ja alatunnisteen ympärillä näkyy katkoviiva, joka ei tulostu paperille. Katkoviivan sisään kirjoitetaan tunnisteeseen haluttava teksti. Kun ylätunniste on päällä, valintanauhassa näkyy välilehti Rakenne (Design). Tarkista, että ylätunnisteen etäisyys yläreunasta on 1 cm. Rakenne (Design) │Sijainti (Position) Ylätunnisteeseen sarkainkohdat asetetaan erikseen. Tällöin kursorin täytyy sijaita sisällä ylätunnisteessa. Sarkainkohdat asetetaan valikosta Aloitus (Home) │Kappale (Paragraph) (nuolikuvakkeesta)│Sarkaimet (Tabs) Valitse ensin Tyhjennä kaikki ja määrittele sitten oletussarkainten paikat 2,3 senttimetrin välein. Jos käytät alatunnistetta, siirry sinne ja aseta myös sinne sarkainkohdat erikseen 2,3 cm:n välein. Vinkki: Jos tarvitset sarkainkohtia tiheämmin esim. alatunnisteen yhteystietoja kirjoitettaessa, aseta sarkainkohdaksi 2,3 /2 = 1,15. Tällöin se ei häiritse ylätunnisteen asettelua.

Kun ylätunniste on valmis, napsautetaan Sulje ylä- ja alatunniste -komentoa. Ylä- ja alatunnisteesta pääsee pois kaksoisnapsauttamalla ylä- tai alatunnisteen ulkopuolella. Ylä- ja alatunnisteen saa uudelleen esiin kaksoisnapsauttamalla ylä- tai alatunnisteen kohdalla.

2.5

Sivunumerointi Lisää (Insert)│Ylätunniste ja alatunniste (Header and Footer) │Sivunumero (Page Number) Siirry ylätunnisteeseen kaksoisnapsauttamalla. Tarkista, että ylätunnisteen sarkainasetukset ovat 2,3 cm:n välein. Jos ne eivät ole, aseta sarkaimet uudestaan siten, että sivunumeron sarkainkohta 16,1 on käytettävissä. Vie kursori siihen, ja valitse Lisää (Insert) │Sivunumero (Page Number)│Nykyinen sijainti (Current Position)│Normaali numero (Plain Number)

Automaattinen kokonaissivumäärä saadaan käyttämällä seuraavasti: Lisää (Insert)│Teksti (Text)│ Pikaosat (Quick Parts) │Kenttä (Field), josta vaihtoehto NumPages. Automaattinen päiväys asetetaan Lisää (Insert) Päivämäärä ja aika (Date and Time) tai Rakenne (Design) Lisää (Insert) Päivämäärä ja aika (Date and Time). Vinkki: Automaattinen päiväys päivittyy siihen päivään, milloin tiedoston avaa, jos käyttää asetusta Päivitä automaattisesti (Update Automatically). Toimintoa kannattaa käyttää esim. asiakirjamalleissa, joita käyttää aina uudestaan. Sitä ei kannata käyttää, jos haluaa, että asiakirjan päiväys säilyy muuttumattomana.

Malli 1: Opiskeluun liittyvän tehtävän, raportin, harjoituksen, oppimispäiväkirjan tms. asettelu Reunukset ja sarkaimet asetetaan standardin mukaisesti. Ylätunnisteen tunnistetietoihin tulee oma nimi (ryhmätyön jäsenten nimet allekkain), asiakirjan nimi, esim. Raportti/Harjoitus/Tehtävä/ Oppimispäiväkirja, opiskeluryhmän tunnus, päiväys, sivunumero ja kokonaissivumäärä. Ylätunniste näkyy joka sivulla.

automaattinen sivunumerointi ja automaattinen kokonaissivumäärä ylätunniste automaattinen päiväys

Asiakirjan nimessä ja asiaotsikossa käytetään 1–2 pistettä suurempaa kirjasinkokoa ja /tai lihavointia. Kaikki teksti kirjoitetaan pienaakkosin. Ylätunnisteen jälkeen tulee 3 tyhjää riviä. Asiaotsikon jälkeen tulee yksi tyhjä rivi. Pitkässä tekstissä on mahdollisesti alaotsikoita, jolloin ne sijoitetaan vasempaan reunaan. Alaotsikoiden ylä- ja alapuolelle jää tyhjä rivi. Alaotsikoita voi numeroida, jos se on sisällön kannalta hyödyllistä. Jos teksti aloitetaan sarkainkohdasta 4,6, riviväli on 1–1,15. Jos teksti aloitetaan sarkainkohdasta 2,3, riviväli on 1,5. Kappaleet sisennetään Suurenna sisennystä (Increase Indent) -komennolla. Raporttien tai harjoitustöiden loppuun ei tule allekirjoituksia. Poikkeuksena ovat oppimispäiväkirjatyyppiset tehtävät, joihin saatetaan edellyttää allekirjoitusta. Loppuun tulee tarvittaessa lähdeluettelo.

©Heidi Varpelaide

Malli 2: Asiakirjastandardi; Osoitteellinen asiakirja

Word 2010

asiakirjan nimi ja päiväys sarkainkohtaan 9,2

vasen reunus 2 cm yläreunus 1 cm

ylätunniste sisältää tunnistetiedot

päiväys on tärkeä tieto asiakirjassa

sivunumerointi sarkainkohtaan 16,1 automaattinen sivunumero ja automaattinen kokonaissivumäärä sulkeisiin

teksti alkaa 4,6 – sarkainkohdasta riviväli 1

3 Pitkät julkaisut 3.1

Tyylien muotoilu Tyylien käytön hyödyt:  otsikoiden automaattisen numeroinnin voi yhdistää tyyleihin  kirjasimiin ja kappaleisiin liittyvät määritykset voi tehdä tyyleihin  tyylien avulla saa luotua automaattisen sisällysluettelon Tyylit kannattaa merkitä otsikoihin jo kirjoitusvaiheessa. Tyylin vaihtaminen toiseen on mahdollista myöhemminkin. Tyylit löytyvät Tyyli (Style) -välilehdestä. Yleisimmin käytetään seuraavia tyylejä: Normaali (Normal), Otsikko1 (Heading 1), Otsikko2 (Heading 2) ja Otsikko3 (Heading 3) Kun halutaan vaihtaa pääotsikon tyyli, napsautetaan hiirellä pääotsikon kohdalla ja valitaan tyyliluettelosta Otsikko 1. Ensimmäisen tason alaotsikon kohdalla valitaan Otsikko 2, toisen tason alaotsikon kohdalla Otsikko 3 jne. Tyylejä muokataan Tyyli-välilehden nuolikuvakkeesta  Napsautetaan Tyylin nimen vieressä olevasta nuolesta ja valitaan Muokkaa (Modify).

tällöin

Tyyleihin saa määriteltyä mm. fontin ja kappalemääritykset. Määritykset tulevat voimaan kaikkiin kyseisellä tyylillä tehtyihin kappaleisiin.

Automaattisen numeroinnin tyyliotsikoihin saa seuraavasti: Vie kursori ensimmäisen otsikon riville  Aloitus (Home)│Kappale (Paragraph) │Monitasoinen luettelo (Multilevel List)│(Valitse vaihtoehto 1, 1.1, 1.1.1). Määritä uusi monitasoinen luettelo (Define New Multilevel List). Klikkaa Lisää-painiketta. Valitse muokattava taso 1 (Click Level to Modify)  Linkitä taso tyyliin (Link Level to style) Otsikko 1. Valitse muokattava taso 2  Linkitä taso tyyliin Otsikko 2 jne. Napsauta ylintä riviä. OK.

©Heidi Varpelaide

3.2

Word 2010

Osan vaihto; erilaiset ylätunnisteet Jos asiakirjan eri osiin halutaan erilaiset ylätunnistetiedot, asiakirja täytyy jakaa osiin. Esimerkiksi kun kansilehteen ja sisällysluetteloon ei haluta sivunumeroa, sisällysluettelosivun loppuun tehdään osanvaihto. Kansilehti ja sisällysluettelo määritellään osaksi 1, ja seuraavat sivut ovat osa 2. Sivunumeron voi tällöin laittaa alkamaan osasta 2.

Vie kohdistin paikkaan, josta alkaen haluat alkavan erilaisen ylätunnisteen. Valitse Sivun asettelu (Page Layout) │Sivun asetukset (Page Setup) │Vaihdot (Breaks) │Osanvaihdot (Section Breaks) │Jatkuva (Continuous) tai Seuraava sivu (Next Page)

Sama kuin edellinen täytyy saada pois päältä Tästä näkyy, että kyseessä on osa 2

Napsautetaan Linkitä edelliseen

Napsauta ”Linkitä edelliseen” (Link to Previous), jolloin ”Sama kuin edellinen” (Same As Previous) -teksti lähtee pois. Tämän jälkeen sivunumeron voi poistaa osasta 1, mutta se jää silti osaan 2. Pitkissä raporteissa sivunumeroinnissa voidaan käyttää erilaisia tapoja kuin standardiasiakirjassa; se voidaan sijoittaa yläreunaan, alareunaan, ulkoreunaan, keskelle ym. Kokonaissivumäärää ei tarvitse pitkissä julkaisuissa laittaa näyviin. Jos halutaan ensimmäisen sivulta ylätunniste pois, valitaan ”Erilainen ensimmäinen sivu” (Different First Page). Joskus, varsinkin kaksipuolisiksi kopioitavissa julkaisuissa voidaan haluta laittaa erilainen ylätunniste parilliselle ja parittomille sivuille. Tällöin ylätunnisteessa Rakennevälilehdessä valitaan ”Erilaiset parilliset ja parittomat sivut” (Different Odd & Even Pages).

3.3

Tavutus Sivun asettelu (Page Layout) │Tavutus (Hyphenation). Valitse Automaattinen (Automatic).

3.4

Rivivälin asettaminen Asiakirjoissa riviväli on yleensä 1 – 1,15 ja sisennys on sarkainkohdasta 4,6. Pitkissä raporteissa käytetään usein riviväliä 1,5 ja sisennystä 2,3 cm. Riviväli vaihdetaan: Aloitus (Home) │Kappale (Paragraph) │ Riviväli (Spacing). Rivivälin voi asettaa yksittäiseen kappaleeseen, koko asiakirjaan tai tyylimäärityksiin. Vinkki. Jos riviväliä ei saa muuten sopivaksi, voit tarvita toimintoa: Kappale│Riviväli │Poista väli kappaleen lopusta (Remove Space After Paragraph).

3.5

Sisällysluettelo Sisällysluettelon tekeminen onnistuu, kun olet tehnyt asiakirjan käyttäen eri tyylejä eritasoisissa otsikoissa. Pääotsikoissa käytetään tyyliä Otsikko 1 (Heading 1), seuraavan tason alaotsikoissa tyyliä Otsikko2 (Heading 2) jne. Sisällysluettelo tehdään siten, että siirretään kohdistin kohtaan, josta halutaan sisällysluettelon alkavan, esim. asiakirjan alkuun. Valitse Viittaukset (References) │ Sisällysluettelo (Table of Contents). Voit valita automaattisen sisällysluettelon tai jos haluat muotoilla sisällysluettelon ulkoasua haluamallasi tavalla, valitse Lisää sisällysluettelo (Insert Table of Contents), jossa pystyy mm. lisäämään tai poistamaan täytemerkit. Kun valinnat on tehty, painetaan OK. Tämän jälkeen ohjelma tekee sisällysluettelon automaattisesti. Jos teet uuden sisällysluettelon, se korvaa entisen luettelon. Jos asiakirjaan tulee muutoksia ja lisäyksiä, sisällysluettelo täytyy päivittää. Vie kohdistin sisällysluettelon jollekin riville. Valitse Päivitä taulukko (Update Table) tai hiiren oikeanpuoleisesta nappulasta Päivitä kenttä (Update Field) Valitse Päivitä vain sivunumerot tai Päivitä koko luettelo. Sisällysluettelon mahdolliset kirjoitus- tai rakennevirheet täytyy käydä korjaamassa varsinaiseen tekstiin (otsikot ja otsikkotyylit), ei suoraan sisällysluetteloon.

Word 2010

4 Kuvat ja piirtäminen Kuviin, piirtämiseen ja kaavioihin liittyvät toiminnot löytyvät Lisää (Insert)-välilehden Kuvat (Illustrations) –ryhmästä. Teksti (Text)-ryhmässä ovat mm. tekstikehys (Text Box)- ja WordArttoiminnot.

4.1

Kuvien käsittely Sijoita kursori siihen kohtaan asiakirjaa, johon haluat kuvan tulevan ja valitse Lisää (Insert) │ Kuva (Picture), josta kuvatiedosto voidaan hakea Wordiin. Word ymmärtää lukuisia tiedostomuotoja, esim. bmp, tif, eps, gif, jpg ja png. Hakukoneiden avulla ja erilaisista kuvakirjastoista löytyy kuvia eri aihepiireistä. Kuvan saa tallennettua tiedostoksi valitsemalla hiiren oikeanpuoleisesta painikkeesta Save As. Valitse tallennuspaikka, nimi ja tiedostomuoto, ja lisää kuvatiedosto Wordiin edellä kuvatulla tavalla. Kuvatiedostojen käytössä täytyy huomioida tekijänoikeudet. On mahdollista tuoda kuva Wordiin internetistä tai muualta kopioimalla. Tällöin kuva ei siirry Esimerkki Officen kuvakirjaston tiedostomuodossa, ja alkuperäinen tiedosto ei ole myöhemmin käytettävissä. Valitse kuva napsauttamalla sitä kuvasta. ja valitse oikeanpuoleisesta painikkeesta Kopioi (Copy). Siirry Word-tiedostoon, vie kohdistin kohtaan, johon kuvan haluat sijoittaa ja valitse Liitä (Paste). Tekijänoikeudet on huomioitava kuvien kopioimisessa. Lisäksi voidaan käyttää Wordin omia ClipArt –kuvia. Lisää (Insert) │ ClipArt (kirjoita sopiva hakusana tai aihealue) ja valitse kuva. Office Clip Art -kuvia voi vapaasti käyttää muuhun, mutta ei myyntituotteeksi. Piirroskuvien sijaan kannattaa suosia valokuvia. Kuvia ja kuvioita voi siirtää hiiren avulla, kun kursori on nelikärkinen nuoli. Kuvien kokoa voi muuttaa sinisistä reunapisteistä. Jos haluat muuttaa kokoa siten, että kuvan leveyskorkeussuhde pysyy ennallaan, pidä Vaihto (Shift)-näppäin pohjassa samalla kun vedät kuvan reunapisteistä.

Kuvankäsittelyssä tarvittavat työkalut saat esille napsauttamalla ensin kuvaa, jolloin tulee esiin välilehti Muotoile (Format). Kuvan käsittelyyn liittyviä toimintoja tulee esiin myös napsauttamalla hiiren oikeanpuoleista painiketta kuvan päällä Muotoile kuvaa (Format Picture). Kuvan ja sen reunojen muokkaamiseen on lukuisia eri mahdollisuuksia. Palauta kuva (Reset Picture) muuttaa kuvan alkuperäiset asetukset takaisin.

Pienempi kuva on rajattu isommasta (Crop), sitä on käännetty viistoon (Rotate) ja sen reunoja on muokattu.

Vinkki: Tekstin rivitysmäärittelyllä Muotoile │ Rivitä teksti (Format │ Text Wrapping) Tiukka/Tiivis (Tight) saadaan kuvaa vapaasti liikutettua sivulla. Joskus jokin muu rivitysvaihtoehdoista sopii asetteluun paremmin, kannattaa kokeilla.

Kun kuva sijoitetaan tekstin joukkoon, on tärkeää suunnitella kuvan merkitys tekstin sisällön kannalta, kuvan sijainti ja kuvan koko. Vältä liian pienikokoisia kuvia. Vinkki: Kuvat kannattaa pakata Muotoile │ Pakkaa kuvat –painike (Format│ Compress Picture), jotta tiedoston koon saa pienemmäksi.

4.2

Word 2010

Piirtotyökalut Piirtotyökalut saa esille Lisää (Insert) │Muodot (Shapes). Muotoja ovat mm. viivat, nuolet, ympyrät ja suorakaiteet. Kappas vaan! Puhekuplaan voi kirjoittaa.

Vinkki: Kun pidät Shift-näppäimen pohjassa piirtäessäsi, kuviosta tulee tasasivuinen neliö tai ympyrä.

Lisää (Insert) Smart Art sisältää lisää valmiita muotoja, esim. prosessi- tai organisaatiokaavioita. teksti

teksti

Kuvioita saa muokattua piirtotyökalujen (Drawing Tools) Rakenne (Design) ja Muotoile (Format)-välilehdillä olevien toimintojen avulla.

4.3

Tekstikehys Tekstikehys saadaan piirrettyä tekstikehystyökalulla tai komennolla Lisää (Insert) Tekstikehys Textbox Muotoile tekstikehystä (Format Text Box) avulla saa muokattua tekstikehyksen ominaisuuksia, esim. kokoa, reunusten väriä, tyyliä ja täyttöväriä tekstiä tekstikehyksen sisällä, tekstikehyksessä reunaviivat

Konserttikutsu

Tekstikehystä käytetään julkaisuissa, joissa tekstiä halutaan asetella sivun eri osiin ja liikutella vapaasti sivua sommiteltaessa (esimerkiksi mainokset, kutsukortit jne).

4.4

WordArt –tehoste WordArtilla pystyy lisäämään tekstitehosteen. Lisää (Insert) │WordArt. Valitaan malli ja kirjoitetaan teksti. WordArt-työkaluilla pystyy myöhemmin muuttamaan tekstiä ja muotoilemaan sen ulkoasua (fonttityyppi, muoto, värit, varjostus ym.)

4.5

Taustavärit, reunaviivat ja palstoitus Tekstikappaleen ympärille saa kehykset valikosta Sivun asettelu (Page Layout) │Sivun reunukset (Page Borders)/Reunat (Borders) /Sävytys (Shading).

Vinkki: Myös Kappale (Paragraph)-ryhmän painikkeista saa valittua kappaleeseen reunaviivat ja sävytyksen

Sivun taustavärin saa Sivun asettelu (Page Layout│Sivun väri (Page Color). Sivun väri (Page Color). Taustaväri ei näy tulostuksessa. Muita taustamäärityksiä on sivulle himmennettynä kuvana tuleva Vesileima (Watermark). Palstoitus jakaa sivun 2 tai useampaan pystysuoraan palstaan. Se laitetaan Sivun asettelu (Page Layout │Palstat (Columns). Palstojen väliin saa asetettua pystysuorat viivat.

5 Taulukot ja kaaviot Taulukko sisältää rivejä (Rows) ja sarakkeita (Columns), jotka muodostavat soluja (Cells). Taulukon saa valikosta Lisää (Insert) │Taulukko (Table). Käyttöön tulee ryhmä Taulukkotyökalut (Table Tools ), ja siihen liittyvät välilehdet Rakenne (Design) ja Asettelu (Layout). Taulukko 1 Suomen suurimpien kaupunkien asukasmäärät 2011

Kaupunki

Asukasmäärä

Helsinki Espoo Tampere Vantaa Turku

591 306 249 668 213 315 201 574 177 316

Taulukon solun sisällä voi kirjoittaa ja muokata tekstiä. Solusta toiseen liikutaan tabulaattorilla ja nuolipainikkeilla. Taulukkotyökalujen Asettelu (Layout)-välilehdestä pystyy mm. poistamaan

Word 2010

koko taulukon, yksittäisiä rivejä, sarakkeita tai soluja. Samoin pystyy lisäämään (Insert) rivejä tai sarakkeita taulukkoon. Soluja pystyy yhdistämään (Merge) tai jakamaan (Split). Taulukoiden otsikko tulee taulukon yläpuolelle. Numeroinnin saa automaattisesti Viittaukset │ (References) Lisää otsikko (Insert Caption), josta Otsikko (Label) Taulukko (Table). Automaattinen taulukkoluettelo tehdään kuvioluettelon tapaan. Microsoft Excel –taulukon tai kaavion voi kopioida, linkittää tai upottaa Word-asiakirjaan. Linkitetty taulukko näkyy asiakirjassa, mutta sen tiedot säilyvät alkuperäisessä Microsoft Excel -työkirjassa. Jos tietoja muokataan Microsoft Excelissä, samat muutokset tapahtuvat myös Wordissä. Linkitetyn Word-tiedoston linkkiyhteys Excel-taulukkoon saattaa katkeata, kun tiedostoja siirretään tai lähetetään eteenpäin. Kun klikkaat linkitettyä taulukkoa Wordissä, pääset muokkaamaan taulukkoa Excelissä. Jos suljet Wordin ja Excelin ja teet muutoksia myöhemmin, tämä onnistuu niin kauan kun linkitys Wordin ja Excelin välillä toimii.

Upotetun taulukon tai kaavion tiedot säilytetään Word-asiakirjassa. Voit muokata upotettua objektia kaksoisnapsauttamalla sitä, jolloin Microsoft Excel käynnistyy. Taulukkoon tehdyt muutokset Wordissa eivät tallennu alkuperäiseen Excel-taulukkoon. Valitse taulukosta haluamasi alue ja ja kopioi se Excelissä Kopioi-komennolla (Ctrl C). Valitse Aloitus (Home) │Leikepöytä (Clipboard)-valikosta kohta Liitä määräten (Paste Special).

Upotus tapahtuu komennolla Liitä (Paste) ja linkittäminen Liitä linkki (Paste Link)– toiminnolla. Valitse Microsoft Excel-laskentataulukko Objekti. Linkityksen ja upotuksen voi tehdä myös kuvakkeena Näytä kuvakkeena (Display as Icon) –valintaruutu.

Vinkki: Lisää (Insert) │Objekti (Object) –ikkunasta pystytään linkittämään Excel-tiedosto Wordtiedostoon myöskin joko taulukkona tai kuvakkeena. Tällöin ei tarvitse tehdä Kopionti – Liitä määräten vaihetta, kuten edellä.

Graafinen esitys tehdään Lisää (Insert) │ Kaavio (Chart). Kaaviolajeja ovat mm. pylväs ja ympyräkaaviot. Kuviolle kirjoitetaan kuvateksti kuvion alapuolelle. Kuviot voi numeroida automaattisesti Viittaukset (References) │ Lisää otsikko (Insert Caption) ja tehdä niistä erillinen kuvioluettelo Viittaukset (References) │Lisää kuvaluettelo (Insert Table of Figures Dialog). 30 25

20 15 15

12 10

1011

Helsinki Tampere

2009

2010

Turku

5 0 2007

2008

Kuvio 1 Yrityksen henkilöstömäärän kehitys vuosina 2007–2010

Kuvio 2 Kustannusten jakauma toiminnoittain

Menestystä Word 2010-ohjelman parissa! Harjoittelemalla oppii parhaiten. Microsoftin kotisivuilla on useita itseopiskelupaketteja avuksi Wordin ja muiden Office-ohjelmien käyttöön.

http://office.microsoft.com/fi-fi/word/