Cloud computing; een duurzame manier van werken ‘Probeer hier maar eens een pen te vinden!’ Verkeer advies is bereikbaarheidsmakelaar en informeert en ondersteunt werkgevers in de Metropoolregio Amsterdam bij vraagstukken over bereikbaarheid en mobiliteit. Het is een kleine organisatie die in korte tijd een groot aantal veranderingen doorvoerde. Zo ging Verkeer advies in 2011 over op Het Nieuwe Werken, huurde ze eind 2012 een kleiner kantoorpand op het duurzame Zuidpark, om binnen drie maanden met 13 man ‘in de Cloud’ te gaan werken. Toen Ingeborg Baltussen eind 2010 als directeur bij Verkeer advies begon, kwam ze midden in een reorganisatie terecht. Eén van de onderdelen was een nieuwe IT inrichting. Baltussen: ”Verkeer advies had een grote servercapaciteit omdat we voorheen OV-bereikbaarheidspassen maakten waar veel dataverkeer voor nodig was. Het aanschaffen van nieuwe servers zou een te grote investering betekenen voor een kleine organisatie als de onze. We waren een organisatie in verandering, met andere behoeften. We waren al bezig met Het Nieuwe Werken en daarom ook minder vaak op kantoor. Verhuizen naar een kleiner kantoorpand was een logische volgende stap.”
Kritisch kijken Udo Smit: ‘‘Deze ontwikkelingen zijn gefaseerd gebeurd. We wilden van ons grote serverpark af en hebben dat in 2011 eerst uitbesteed aan een externe partij, waarna we in 2013 zijn overgestapt op een open “cloud”-omgeving. ” Baltussen: “Ook je gedachteontwikkeling gaat gefaseerd. Vaak zit je vast in oude patronen. Bij een nieuwe, duurzame en flexibele manier van werken hoort echter ook een nieuwe manier van denken. Het gaat er om hoe je arbeid organiseert.” In de aanloop naar een nieuwe IT inrichting zette Baltussen via Twitter
Een interview met (v.l.n.r.) Stephan Vierkant van Internetbureau Cronius, Ingeborg Baltussen, directeur van Verkeer advies en Udo Smit van Concept Development Holland. Vierkant en Smit zorgden voor de technische ondersteuning in het proces. de vraag uit naar een flexibel CRMsysteem dat men naar eigen behoefte kon aanpassen. Het antwoord op haar vraag was Podio, een online werkplatform waarbinnen je als leek op gebied van programmeren zelf applicaties kunt maken en waarbij het systeem prima voldoet aan de grootte van de organisatie. Smit vertelt: “Samen met Verkeer advies zijn Stephan en ik eind 2012 de systemen gaan opschonen tot de essentie overbleef. Ons CRM-systeem was bijvoorbeeld heel uitgebreid, terwijl we er slechts een klein stukje van gebruikten. Die functionaliteit wilden we houden. Daarom hebben we voor Podio gekozen, waarbij we als voordeel hebben dat het bijna niets aan licenties kost en je als gebruiker heel flexibel bent om dingen te wijzigen.”
per jaar vergoed krijgen om het apparaat te kopen waar ze het liefst op werken. “Omdat we een projectorganisatie zijn, wilde ik werken met een flexibele structuur waar je op maandbasis kunt variëren en zo min mogelijk ICT-onderhoud hebt”, zegt Baltussen. “Cloud computing is een mooie oplossing om als kleine organisatie de boel draaiende te houden. Aangezien we vaak tijden plaatsonafhankelijk werken, moeten medewerkers op een eenvoudige manier bij alle documenten kunnen. Ook samenwerken moet makkelijk zijn als je niet bij elkaar bent. Nu ben je met slechts een Wi-Fi verbinding en een smartphone of laptop al aan het werk! We zijn in het diepe gestapt, maar de omslag - van een paar maanden - is vrij goed gegaan. Soepeler dan ik had verwacht.”
Baltussen: “Het is goed om je af te vragen waarom je bepaalde systemen eigenlijk gebruikt. Maak bijvoorbeeld gebruik van freeware in plaats van een duur opmaakprogramma. Dan zie je ineens kosten wegvallen. Het is daarom belangrijk om met een kritische blik te kijken naar de aard van je werk.”
Logische overstapmomenten
Flexibiliteit als prioriteit Verkeer advies werkt met de Bring Your Own Device (BYOD) regeling, waarbij medewerkers fiscaal € 400
Smit legt uit dat het werken in de Cloud gezorgd heeft voor bijeffecten die effectief bleken te werken: “Onze projectplanning, urenverantwoording en een deel van de boekhouding is in Podio aan elkaar gekoppeld. Podio is vervolgens gekoppeld aan onze Google agenda. Je hoeft dus niet meer met losse systemen te werken.” Baltussen zocht voor haar organisatie steeds naar momenten die logisch waren om verandering in te voeren tegen de laagst mogelijke kosten.
Zo schafte ze na het aflopen van oude telefoonabonnementen voor iedereen iPhones aan. Bureautelefoons werden overbodig, want bellen naar collega’s is gratis. Die maatregel bespaarde Verkeer advies al € 5.000.
Efficiënter werken De bereikbaarheidsmakelaar heeft zelfs geen kopieerapparaat meer. Baltussen: “Het contract van ons kopieerapparaat liep op een gegeven moment af. Na de verhuizing merkten we dat we het kopiëren niet eens misten, omdat we zoveel online werken. Nu hebben we genoeg aan een kleine scanner. Ook printen gebeurt niet vaak meer.“ Vierkant herkent dit proces: ”Je ziet dat bedrijven vaak vanuit kostenbesparing in de Cloud gaan werken, wat uiteindelijk leidt tot allerlei andere efficiencyvoordelen; mensen werken meer online en minder met papier. Vergaderingen beginnen bijvoorbeeld ook eerder en zijn efficiënter omdat iedereen over dezelfde feiten beschikt.” Smit voegt toe: “De behoefte om documenten te mailen is er eigenlijk niet meer. Er is online maar één versie en die is altijd up-to-date. Je deelt documenten met elkaar in Google Drive.” Baltussen vertelt daarop: “We hebben een MT-collega die vanwege zijn relatie regelmatig werkt vanuit het buitenland. Het komt wel eens voor dat we als MT samen in een document werken, zonder te beseffen dat hij in Spanje zit.
We zien het aan de Spaanse zinnetjes die op de smartphone voorbij komen...’’
Veiligheid Baltussen: “We hebben bij onze systeemkeuze ook goed gekeken naar privacy en geheimhouding. Dat zijn zeker nu - belangrijke issues. Digitale inbraak is altijd een gevaar, maar niet groter of kleiner dan wanneer je een server op kantoor hebt staan. Het vergt gewoon een stukje discipline om gevoelige stukken netjes op te slaan en af te schermen. We letten er dus op dat we vertrouwelijke documenten opslaan in een deel van Google drive waar je aan kunt geven wie het document mag zien en wie het mag bewerken.” Vierkant benadrukt: “Omdat alle informatie online beschikbaar is, valt het zelfs sneller op als er in data onvolledige gegevens zitten dan wanneer informatie off line, bijvoorbeeld in een kast, staat. Als we over continuïteit praten is het werken in de Cloud echt heel handig. Als onverhoopt het kantoor zou afbranden, kun je in principe gewoon doorwerken.” Stephan Vierkant: “In de Cloud werken levert niet alleen voordelen op qua kostenbesparingen maar ook in de kwaliteit van je werk.”
Besparing van € 150.000
Ingeborg Baltussen: ”Vaak zit je vast in oude patronen. Bij een nieuwe, duurzame en flexibele manier van werken hoort echter ook een nieuwe manier van denken.”
Tekst/Vormgeving: Charita Plet
Het werken in de Cloud heeft Verkeer advies al heel wat voordelen opgeleverd. Smit: ”Door de flexibiliteit die we nu hebben, werk ik ‘s ochtends eerst thuis en ga ik na de spits van huis. Dat is een belangrijk effect van flexibel werken. Ook andere aspecten kun je daardoor beter inrichten. Ik merk dat ook bij de werknemers van Verkeer advies.” Baltussen: “Klopt. Medewerkers kunnen privé en zakelijk veel beter op elkaar afstemmen. Dat hebben we ook moeten leren, maar we zouden nu echt niet meer anders willen. En, natuurlijk, bespaart het Verkeer advies ook nog eens ontzettend veel in de
Udo Smit: “Overgaan op in de Cloud werken vergt goede afspraken maken. Daarom is het opstellen van een werkwijze belangrijk.’’ kosten. Onze accountant kan online de boeken inzien en komt alleen bij de final check een paar papieren dossiers doornemen die we vanwege de wetgeving op kantoor hebben. Onze administrateur werkt meestal vanuit huis en ik hoef daarom minder reiskosten te betalen. Sinds de verhuizing reizen onze medewerkers aanzienlijk minder naar kantoor, naast het feit dat er voornamelijk wordt gefietst. Daarmee verminderen we ook onze ecologische CO2 footprint. Doordat we bijna paperless zijn, hebben we ook geen kantoorartikelen meer nodig, zoals paperclips, nietjes en mapjes (€ 500 per jaar). Probeer hier maar eens een pen te vinden!” vertelt Baltussen lachend. “Ook hebben we bijna geen postverzending meer, waardoor het frankeerapparaat de deur uit kon. Zo heeft Verkeer advies in korte tijd een zeer grote besparing op haar ICT kosten weten te bereiken, bij een maximale flexibiliteit van systemen en ondersteuning van Het Nieuwe Werken. We hebben geen dure licenties meer, maar abonnementen die maandelijks opzegbaar zijn, waardoor de grootte van de organisatie kan mee ademen. Het gebruik van een ander content management systeem bespaarde ons € 10.000. In totaal heeft het werken in de Cloud ons, zuinig gerekend, maar liefst € 150.000 bespaard.“ en Meer informatie? Ingeborg Baltussen www.verkeeradvies.nl Udo Smit www.c-d-h.nl Stephan Vierkant www.cronius.nl