MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS FONDO DE ANTICIPO Y FUNCIONAMIENTO DE CAJAS CHICAS MAN-NPFAFCC-UNEFA: 0005
TABLA DE CONTENIDOS I. Objetivo General..................................................................................................................................3 II. Usuarios..............................................................................................................................................3 III. Distribución.......................................................................................................................................3 Introducción.............................................................................................................................................4 Objetivos Específicos...............................................................................................................................4 Alcance.................................................................................................................................................4 Responsable ............................................................................................................................................5 Normas Generales....................................................................................................................................5 Normas Específicas..............................................................................................................................5 Base Legal...............................................................................................................................................6 Disposiciones Generales..........................................................................................................................7 Restricciones del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas .............................................12 Control del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas ..................................................13 Procesos del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas.....................................................14 Flujograma de Procesos del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas.............................16
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I. Objetivo General
•
Establecer las normas y procedimientos
a los
Núcleos y Extensiones, para que efectúen todos los procesos de movimientos, control y custodia del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas,
que
les
sean
asignados
para
sus
rendiciones ante la Dirección de Administración y Finanzas.
II. Usuarios
•
Todas las Dependencias pertenecientes
a la
Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Nacional.
III. Distribución
Original: Dirección de Administración y Finanzas. Copias: A las Dependencias.
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Introducción El presente Manual tiene como función, suministrar a los diferente Núcleos y Extensiones de la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Nacional, un conjunto de normas y procedimiento para el manejo de Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas. El Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas, se establece para que Núcleos y Extensiones de la UNEFA, puedan adquirir en forma inmediata bienes y servicios de bajo costo y en cantidades limitadas.
Objetivos Específicos •
Conocer los procesos y procedimientos administrativo referente al Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas.
•
Proveer a funcionarios y dependencias de la Unefa, herramientas que permitan desarrollar actividades adecuadas según lo establecido en las Leyes y Reglamentos para el funcionamiento del Sector Publico.
•
Establecer métodos y técnicas de trabajo, a seguir para realizar actividades, determinando responsabilidades operativas, en la ejecución, formulación, control y evaluación de los procedimientos pautados en el Manual.
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Alcance Estas normas y procedimientos son aplicables a los Núcleos y Extensiones de la UNEFA.
Responsable •
El responsable de la revisión, actualización y distribución adecuada de este Manual es el Jefe de la Dirección de Planificación y Presupuesto.
Normas Generales •
Las presentes normas se deben cumplir en todas las Dependencias
de la Universidad
Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Nacional, que soliciten la creación de un Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas.
•
La Dirección de Planificación y Presupuesto será la encargada de la aplicación y ejecución del Manual de Normas y Procedimientos Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas y velará por el cumplimiento del mismo.
•
La responsabilidad de la estructura contenida y forma de presentación del Manual, será solo modificado por la Dirección de Planificación y Presupuesto previa autorización del Vicerrector Administrativo.
•
La Dirección de Planificación y Presupuesto
será
la responsable de la
actualización,
implantación y seguimiento del Manual.
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Normas Específicas •
Es deber
de las Autoridades a través del Consejo Universitario, emanar un
resuelto
especificando la base legal, en el cual se autoriza al funcionario responsable la utilización del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas y ejercer los derechos y atribuciones para su ejecución.
•
Es obligación de las Dependencias de la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Nacional, la aplicación del Manual.
•
Es deber de la Dirección de Administración y Finanzas, asesorar, evaluar, controlar, corregir y consolidar lo procedimientos que se ejecuten en la aplicación del Manual.
•
Las Dependencias receptoras
del Manual, deberán remitir
todos aquellos soportes que
avalen el gasto efectuado de Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas, a la Dirección de Administración y Finanzas a través del Vicerrector Administrativo.
•
La Dirección de Administración y Finanzas deberá archivar en orden correlativo, todos aquellos recaudos relacionados con la elaboración, ejecución y evaluación del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas.
Base Legal •
Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
•
Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público.
•
Ley Orgánica de Planificación.
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•
Ley de Universidades.
•
Ley de Impuesto sobre la Renta y su Reglamento.
•
Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Público Nacional (G.O. Nº 37.783 DEL 25/09/2003).
•
Reglamento Nº 01 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público sobre el Sistema de Tesorería.
•
Reglamento Nº 04 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público sobre el Sistema de Contabilidad Pública.
•
Reglamento de la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Nacional.
•
Normas Generales de Control Interno Dictadas por la Contraloría General de la República, (G.O. Nº 36.299 DEL 17/06/1997).
•
Normas Generales de Contabilidad del Sector Público.
•
Normas Generales de Emisión de Factura y otros documentos.
•
Manual de Normas de Control Interno, sobre un Modelo Genérico de la Administración Central y Descentralizada Funcionalmente, (G.O. Nº 38.282 del 28/09/2005).
•
Manual de Organización de la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Nacional, de fecha 15/06/2000.
•
Estatutos de la Asociación de Bienestar Estudiantil, (ASOBIES).
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•
Reglamento de los Ingresos por Actividades Propios de la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Nacional, aprobado por el Consejo Universitario, de fecha 30/01/2007.
Disposiciones Generales Apertura y reposición del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas •
La apertura del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas, será autorizado por el Rector de la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Nacional, en Consejo Universitario (Deberá indicar Nombre y Cédula del Funcionario responsable y el monto mensual).
•
El monto máximo de cada Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas será de diecinueve unidades tributarias (19 U.T.), para los núcleos.
•
El monto máximo de cada Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas será de trece unidades tributarias (13 U.T.), para las extensiones.
•
La reposición del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas,
se solicitará al
Vicerrectorado Administrativo, este a su vez lo remite a la Dirección de Administración y Finanzas, cuando se hayan utilizado al menos el setenta y cinco por ciento (75%) de los fondos otorgados la
relación se acompañará con un Memorándum, el cual debe ceñirse a las
siguientes especificaciones:
1. Las fechas de las facturas deberán corresponder al mes de la Solicitud de Reposición del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas. 2. Las facturas deberán ser elaboradas sin borrones, ni enmendaduras o tachaduras.
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3. Cada factura deberá tener el logotipo, emblema o sello del establecimiento donde se efectuó el gasto y deberá aparecer impreso el número del registro de Información Fiscal (R.I.F) del proveedor. 4. Las facturas deben cumplir con los requerimientos exigidos por el SENIAT, en relación a la emisión de facturas. 5. Las facturas deberán ser presentadas por duplicado (en original y copia) con la conformación del Decano o Coordinador del Núcleo o Extensión (firma y sello) y con la indicación de la imputación presupuestaria por el reverso. 6. Toda factura deberá especificar claramente y por renglón el concepto de la adquisición. No se aceptarán aquellas facturas cuyos conceptos sean "varios".
7. El monto del mes facturado no debe exceder al monto mensual aprobado por el Consejo Universitario.
Lapso máximo para rendir facturas y reponer el cheque del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas Se establece un lapso máximo de quince (15) días hábiles para reponer el cheque del fondo de anticipo y funcionamiento de cajas chica, contados a partir de la fecha de entrega de documentos ante la Dirección de Administración y Finanzas.
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Responsable del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas
Chicas y
sus
deberes
•
El responsable del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas, es el decano o coordinador del núcleo ó extensión al cual se ha asignado dicho fondo para su administración y custodia, quien podrá delegar el manejo del mismo, no así su responsabilidad.
•
El responsable del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas deberá llevar un libro diario de las operaciones realizadas y de la disponibilidad de dicho fondo.
•
El responsable del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas, al finalizar el mes deberá
rendir cuenta
a la Dirección de Administración y Finanzas de los fondos recibidos
cualquiera sea el porcentaje gastado para el registro de los estados financieros.
•
El responsable del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas al cierre del ejercicio fiscal, debe rendir los gastos, si existe un remanente deberá reintegrar estos recursos, a la cuenta que la Dirección de Administración y Finanzas designe para tal fin.
Partidas y Sub-Partida Específica,
contra cuya disponibilidad se
puede utilizar el
Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas 1. El Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas solo podrán usarse para gastos contemplados en las Partidas: 402.00.00.00 “Materiales, Suministros y Mercancías”
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Subpartidas
Descripción
402.01.01.00
Alimentos y Bebidas
402.03.02.00
Prendas de vestir
402.04.03.00
Cauchos y Tripas para vehículos
402.05.01.00
Pulpa de madera, papel, cartón
402.05.02.00
Envases y cajas de papel y cartón
402.05.03.00
Productos de papel y cartón para Oficina
402.05.04.00
Libros, revistas y periódicos
402.05.05.00
Material de enseñanza
402.05.06.00
Productos de papel y cartón para computación
402.05.07.00
Productos de papel y cartón para imprenta y reproducción
402.06.02.00
Abonos plaguicidas y otros
402.06.03.00
Tintas, pinturas y colorantes
402.06.04.00
Productos Farmacéuticos y medicamentos
402.06.06.00
Combustibles y lubricantes.
402.06.08.00
Productos plásticos
402.08.03.00
Herramientas menores, cuchillería y artículos generales de ferretería
402.08.09.00
Repuestos y accesorios para equipos de transporte.
402.08.10.00
Repuestos y accesorios para otros equipos
402.10.02.00
Materiales y útiles de limpieza y aseo
402.10.05.00
Útiles de escritorio, Oficina y materiales de Instrucción.
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402.10.11.00
Materiales Eléctricos
402.10.12.00
Materiales para instalaciones sanitarias
402.99.01.00
Otros materiales y suministros
403.00.00.00
”Servicios no Personales”
Subpartidas
Descripción
403.04.05.00
Servicio de comunicaciones
403.06.01.00
Fletes y embalajes
403.06.03.00
Estacionamiento.
403.06.04.00
Peaje.
403.07.02.00
Imprenta y reproducción.
403.07.03.00
Relaciones Sociales
403.09.01.00
Viáticos y pasajes dentro del país.
403.11.02.00
Conservación y reparaciones menores de equipos de transporte, tracción y elevación.
403.11.07.00
Conservación y reparaciones menores de máquinas, muebles y
demás equipos de
Oficina y Alojamiento. 403.18.01.00
Impuesto al valor agregado.
403.99.01.00
Otros servicios no personales.
Nota: En aquellos casos que por razones de Relaciones Sociales, es necesario la adquisición de almuerzos, el responsable del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas deberá justificar al reverso de la (s) factura (s) el motivo de dicho gasto.
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Restricciones del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas 1. El Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas, solo podrá ser destinado a la adquisición de bienes y servicios menores.
2. El Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas, no podrá ser destinado a la compra de artículos considerados como Bienes Nacionales Muebles.
3. No se podrá utilizar el Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas para cubrir desembolsos de:
• Cancelación de deudas por concepto de compras a plazo. • Cambiar cheques. • Efectuar préstamos. • Aceptar vales del personal a cuenta de sueldos y salarios. • Compras de regalos y obsequios a título personal. • Avisos de prensa, ramos de flores, etc. • Artículos de uso personal (toallas sanitarias, crema dental, perfumes u otras). 4. Activos reales, excepto: • Inmuebles y equipos existentes. • Conservación, ampliaciones y mejoras. • Estudios y proyectos para la inversión en activos fijos. • Contratación de inspección de obras.
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• Construcciones del dominio privado. • Construcciones del dominio público.
5. Toda compra debe canalizarse a través de la Dirección de Administración y Finanzas y en lo referente a órdenes de servicio por la Dirección de Servicios e Infraestructura.
Control del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas •
El Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas, será sometido a arqueos periódicos realizados por parte de la Dirección de Auditoria Interna.
•
Todo desembolso del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas, deberá ser autorizado por el Decano del Núcleo o Coordinador de la Extensión responsable de su administración.
•
La Dirección de Administración y Finanzas, deberá verificar y cotejar las facturas correspondientes.
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Procesos del Fondo de Anticipo y Funcionamiento de Cajas Chicas Responsables
Vicerrectorado Administrativo
Dirección de Administración y Finanzas
Vicerrectorado Administrativo
Rector
Vicerrectorado Administrativo
Pasos
Acción
1
Envía Memorándum Autorizando a la Dirección de Administración y Finanzas elaborar el Pago del fondo de anticipo y funcionamiento de cajas chicas de las Dependencias.
2
Recibe autorización y elabora el pago del fondo de anticipo y funcionamiento de cajas chicas de las Dependencias. Envía Memorándum anexando listado de pago al Vicerrector Administrativo.
3
Recibe, chequea, elabora y envía Memorándum anexando listado de pago del fondo de anticipo y funcionamiento de cajas chicas de las Dependencias al Rectorado.
4
Recibe, chequea, elabora y envía Memorándum con aprobación del fondo de anticipo y funcionamiento de cajas chicas al Vicerrector Administrativo.
5
Recibe Memorándum anexando listado de pago del fondo de anticipo y funcionamiento de cajas chicas y envía Memorándum aprobada a la Dirección de Administración y Finanzas.
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Dirección de Administración
6
y Finanzas
Dependencia
7
Recibe Memorándum anexando listado de pago del fondo de anticipo y funcionamiento de cajas chicas aprobada. Ejecuta y envía procedimientos administrativos para indicar monto según sea el caso: Núcleos y Extensiones. Recibe y envía la documentación con las pautas del Manual: Ejecutan las Partidas Presupuestarias. Archivan Soportes según las normas del Manual. Rinden cuentas del uso de las Partidas Presupuestarias según procedimiento del Manual.
Vicerrectorado Administrativo Dirección de Administración y Finanzas
8 9
Recibe la documentación de los núcleos y extensiones, y envía a la Dirección Administración y Finanzas. Recibe la documentación con su soportes, ejecuta los procedimientos administrativos respectivo y archiva para su registro y control.
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