E-Novation4U-krant mei 2015

Het innovatieplatform van Unit4 Accountancy mei 2015, jaargang 10

E-NOVATION4U Flynth zet in op excellente basisdienstverlening

Al na de eerste aangifte met Unit4 Fiscaal Gemak efficiencyvoordeel

Nieuwe strategie en huisstijl Unit4

Succesvolle voortgang elektronisch factureren

2

6

7

9

Jeroen van Hulten, Logius:

“SBR: één van de beste voorbeelden van samenwerking tussen de overheid en het bedrijfsleven” Als je een willekeurige voorbijganger vraagt of Logius hem iets zegt, dan is de kans groot dan hij ‘nee’ antwoordt. Toch is het goed mogelijk dat hij, zonder het te weten, gebruik maakt van dienstverlening die Logius heeft ontwikkeld.

DigiD is tegenwoordig een hulpmiddel waar geen belastingbetaler meer omheen kan.

John Weerdenburg, Auxilium adviesgroep:

John Weerdenburg

“Wake-up-call voor accountants: Efficiënt samenstellen begint bij nuchter nadenken” “Efficiënt samenstellen is een kwestie van je gezonde verstand gebruiken. Niet klakkeloos werkprogramma’s doorploegen en vragen beantwoorden die voor de ondernemer niet van toepassing zijn. Dat klinkt logisch maar dat is het allerminst.” Dat stelt John Weerdenburg, werkzaam bij Auxilium adviesgroep. “Zeker kleine kantoren moeten meer afgaan op hun gevoel in plaats van zich blind te staren op werkprogramma’s.”

John Weerdenburg is een nuchter persoon en doet niet mee met de ‘hype’ over efficiënt samenstellen die toetsers maar ook sommige ICT-leveranciers aanjagen. Maar wat is die hype eigenlijk? Weerdenburg: “Veel werkprogramma’s zijn vaak gericht op risicogericht samenstellen. Zo werkt dat in het MKB niet. Een werkprogramma heeft meerdere functies: als verantwoordingstool voor het werk dat de accountant heeft gedaan en een geheugensteuntje voor assistenten of ze alles wel hebben gedaan in het vervaardigingsproces. Kleine kantoren maken de jaarrekening vaak op gevoel omdat ze de klant kennen. Ze hebben de administratie gedaan, ze werken de kolommenbalans uit, hangen deze in een rapportgenerator als Unit4

Audition en kijken of de teksten goed staan. Dan is de jaarrekening klaar. Maar dan moet nog het werkprogramma worden ingevuld. De accountant vult in het werkprogramma een materialiteitsberekening in waar vervolgens helemaal niets mee wordt gedaan.”

Kunt u dat uitleggen?

“De definitie van materialiteit: als het weglaten van de correctie of toelichting een ander beeld geeft bij de gebruiker van de jaarrekening van de onderneming, dan is het materieel.

Lees verder op pagina 5

Ook Mijnoverheid.nl gebruiken burgers steeds vaker om overheidszaken te regelen. Accountants kennen Logius wellicht als regievoerder van Standard Business Reporting (SBR). Maar wat doet Logius precies en wat kunnen accountants verwachten? Jeroen van Hulten, MT-lid van Logius, onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties, legt uit.

Lees verder op pagina 3

Unit4 Tour Samen Ondernemen Kijk voor meer informatie en aanmelden op unit4.nl/tour • • • • • •

26 mei 2015 28 mei 2015 2 juni 2015 4 juni 2015 9 juni 2015 11 juni 2015

Zwolle Assen Dordrecht Veenendaal Eindhoven Hoofddorp

“Schaalgrootte is noodzakelijk om te kunnen investeren in de nodige ICT-infrastructuur” Flynth zet in op excellente basisdienstverlening tegen een concurrerend tarief Flynth enorm veel administratief werk. Dat vertegenwoordigt nog steeds zo’n 90% van de omzet.

Accountantskantoren die claimen dat de grote winst is te behalen met de switch naar advies, gelooft Houtveen niet. “De adviesmarkt krimpt alleen maar.

Iedereen vist in dezelfde vijver en niemand maakt een keuze”, aldus Houtveen. “Wij hebben die keuze wel gemaakt door de grootste accountantsorganisatie voor het MKB te willen worden voor basisdienstverlening. Dat betekent overigens niet dat we niet adviseren maar dat dit is geïntegreerd in onze basisdienstverlening. Onze mensen moeten diepgaande kennis van het MKB hebben om in de volle breedte te kunnen adviseren.”

Ronald Houtveen

Een accountant die tegen scherpe tarieven administratieve diensten kan verlenen, doordat de organisatie zeer efficiënt is ingericht en goed geautomatiseerd. Dat en nog meer maatregelen zijn volgens Flynth adviseurs en accountants noodzakelijk om op termijn in de accountancysector concurrerend te blijven. Ronald Houtveen (RA), lid van de Raad van Bestuur van Flynth, vertelt over deze intensieve operatie die momenteel in volle gang is. “Om in deze ontwikkelingen mee te kunnen, is het maken van keuzes onvermijdelijk. Ook als deze op de korte termijn negatieve invloed hebben op de resultaten. Op de langere termijn plukken we er de vruchten van.”

De afgelopen jaren waren op zijn minst roerig te noemen voor Flynth. In 2011 besloten GIBO Groep en Flynth samen verder te gaan. De naam voor de nieuwe organisatie werd Flynth. Hoewel het een droomfusie leek, bleek het in praktijk een weg met de nodige hobbels. Het veranderingsproces dat al enkele jaren duurt, resulteerde in een omzetdaling van 37 miljoen euro naar 138 miljoen euro (2014). Er zijn diverse verklaringen voor: “De fusie, op zich al een complexe organisatie, werd ingezet in een periode dat de crisis hoogtij vierde. Daarnaast spelen binnen onze sector ontwikkelingen op het gebied van digitalisering en automatisering mee, daar investeren we volop in. En de ondernemer vraagt steeds nadrukkelijker om een proactieve adviseur. Een rol die niet alle accountants even vanzelfsprekend vervullen, maar die wel noodzakelijk is. Ook daar investeren we in.”

Geavanceerde ICT-infrastructuur De omzetdaling moest een halt worden toegeroepen. “Het was duidelijk dat het tij moest keren.

Samen met Theo de Vries, interim voorzitter Raad van Bestuur, en de rest van het management team hebben we in 2014 de doelstellingen en strategie helder neergezet. We willen uitgroeien tot de grootste dienstverlener op het gebied van adviesen accountancydienstverlening voor het MKB. Met onze omvang behoren we al tot de top 6 kantoren, dus we hebben ons een ambitieus maar realistisch doel gesteld.” Daarvoor is een efficiënte organisatie noodzakelijk met een scherp geprijsde dienstverlening. En die kan niet zonder een geavanceerde ICTinfrastructuur. “Voor kleine kantoren zal het lastig worden. Zij hebben niet de middelen om te inves2 E-Novation4U - mei 2015 - jaargang 10

teren in IT-oplossingen die een efficiënte werkwijze en een scherpe prijs mogelijk maken.”

Prijzen omlaag Automatisering vervangt het handmatige werk.

Daardoor kunnen de prijzen van de diensten omlaag.

Dat beeld heeft Flynth voor ogen en daar handelt de organisatie naar. De vele overnames die in het verleden zijn gedaan, hebben geresulteerd in een complex ICT-landschap van 90 applicaties. In 2013 is begonnen met het in kaart brengen van dat landschap. Alle processen zijn beschreven en afhankelijkheden gedetecteerd. “Nu zijn we druk bezig om de keuzes te maken voor softwareondersteuning.

Aandacht als sleutelwoord Flynth heeft zestig kantoren waarvan de helft fullservice vestigingen zijn met alle specialismen van de dienstverlening onder één dak. De andere helft bestaat uit zogenaamde Flynth Business Points.

Dit zijn kleinere vestigingen waar klanten terecht kunnen voor een adviesgesprek of voor het inleveren van administraties. “We zeggen niet voor niets ‘Flynth is daar waar jij onderneemt’. Op deze manier blijven we ook lokaal zichtbaar en positioneren we onze dienstverlening zo dicht mogelijk bij de klant.

De klant kiest in toenemende mate zelf op welke wijze hij met ons contact heeft. Zo zijn we aan het investeren in portaltechnologie. Maar op welke manier dat contact ook plaatsvindt, persoonlijke aandacht staat daarbij voorop.”

Vissen in dezelfde vijver Vanwege het groot aantal kleine klanten, heeft

Portal als communicatieplatform Specialistisch advies zoals bedrijfsovername, financiering of opvolging, maar ook op juridisch en fiscaal gebied, subsidies en arbeidszaken, wordt ingezet indien de ondernemer er behoefte aan heeft.

“We weten wat er bij de ondernemer en in zijn sector speelt. Daar kunnen we dan snel op inspelen en hem daarbij ondersteunen. Daar zal ook straks de portal een belangrijke rol in gaan spelen. Dat portal wordt vooralsnog ingedeeld in de vier focussectoren: agro, food/retail, bouw en ICT. De eerste twee zijn sectoren waar Flynth sterk in is en in de andere twee ziet de accountantsorganisatie veel potentieel.

Het portal is het communicatieplatform waar de ondernemer voor alles terecht kan. De gegevens zijn vervolgens ook beschikbaar in backoffice­systemen, waaronder ook de systemen Audition, Auditor en Account­Analyser van Unit4. Door deze digitaliseringsslag kan Flynth de kosten enorm beperken.

Hoe geolied is de machine op dit moment?

“We zijn gestart met twee regio’s en rollen nu onze grootste regio Holland uit. In de regio’s Oost en Zuid zijn de reacties zeer bemoedigend. Elke maandag zijn er sessies van 20 minuten waarin gemaakte afspraken worden geëvalueerd. Dat vergt discipline en huiswerk en we investeren er flink in. Veel medewerkers zien in hoeveel tijd ze besparen op het vervaardigen van de jaarrekening.”

Wat bespaart het Flynth?

“Als je dit traject goed uitvoert, houdt een medewerker zo’n zes uur per week extra ruimte over in zijn agenda. We kunnen zo efficiënter werken en dat ziet de klant terug zijn de tarieven die hij ons betaalt. Dit is mogelijk omdat we geen aandeelhouders hebben. Nu overigens nog niet direct, want we zitten momenteel nog in de transitie.”

Hoe groot is de kans dat Flynth zelf wordt overgenomen?

Het is eerder de vraag: wie wij gaan overnemen.

Nee, zonder gekheid: we hebben nog minstens twee jaar nodig om ons huis op orde te krijgen. Als we tussentijds met een partij in zee gaan die haar organisatie ook niet op orde heeft, dan verval je weer in een nieuw proces van opbouw. We gaan daarom eerst onze organisatie stroomlijnen en zo zorgen dat we gezonde winst maken. Daarna zien we wel verder.”

Vervolg van pagina 1

“SBR: één van de beste voorbeelden van samen­ werking tussen de overheid en het bedrijfsleven” Jeroen van Hulten, MT-lid bij Logius over Standard Business Reporting Wat was de aanleiding van SBR? “Met SBR willen we de keten faciliteren waar het gaat om verantwoordingsinformatie, zoals bijvoorbeeld het deponeren van een jaarrekening of het indienen van de vennootschapsbelasting. Afhankelijk van de betreffende keten zie je dat veel partijen een rol spelen, zoals (belastingplichtige) particulieren of bedrijven, koepelorganisaties, overheden, intermediairs en softwareleveranciers. Sinds 2005 is het ondernemers verplicht om hun belastingaangifte digitaal te doen. In die tijd had iedere uitvragende partij echter zijn eigen standaarden. Dat was lastig voor accountantskantoren, maar ook voor softwareleveranciers. Er kwamen pilots om een start te maken met SBR, maar het besef kwam al snel dat het echte succes van SBR pas zou ontstaan bij grootschalig gebruik. De vraag was echter: wie start als eerste? Onder andere op verzoek van de markt is toen besloten om SBR geleidelijk voor de Belastingdienst, KvK en CBS als norm te hanteren en we hebben de SBR governance toen ingericht zoals we die nu kennen. Het is een unieke publiek-private samenwerking bestaande uit onder meer het SBR Beraad en expertgroepen met vertegenwoordigers van banken, accountants, softwareleveranciers en de overheid. Die samenwerking is cruciaal gebleken voor het succes van SBR. Je hebt elkaar echt nodig.”

Wat is de toegevoegde waarde van SBR voor accountants en ondernemers?

“Voorheen hadden CBS, Belastingdienst en KvK hun eigen gegevensuitvraag. Daardoor was het sturen van informatie naar de afzonderlijke uitvragende partijen tijdrovend. Accountants en ondernemers hebben niet meer te maken met uitvragende partijen die hun eigen technologie inzetten. Er is één Digipoort (het high tech postkantoor) met standaard koppelvlakken voor alle uitvragende partijen. Bovendien is de gegevensuitvraag zoveel mogelijk op elkaar afgestemd in de taxonomie, voor zover de wetgeving dat toelaat. Een ander voordeel is dat de gegevensuitwisseling elektronisch is en daarmee een mogelijkheid biedt om bestaande papierstromen over te zetten, denk aan het op papier deponeren van de jaarrekening. Daarnaast wordt, indien mogelijk, steeds vaker informatie teruggeleverd.

Banken kunnen relevante analyses maken voor een sector en vakorganisaties kunnen benchmarkgegevens opstellen voor hun branche. De verschillende informatiestromen die via SBR lopen, zullen blijven toenemen. Vanuit de Belastingdienst zijn dat dit jaar de loonheffingen, toeslagen en de vooringevulde aangifte. Dit scheelt accountantskantoren veel tijd.”

Is het Referentie GrootboekSchema de heilige graal in de informatie-uitwisseling tussen partijen in de keten?

“Het Referentie GrootboekSchema (RGS) is een belangrijk hulpmiddel voor ondernemers en intermediairs om hun bedrijfsadministratie makkelijker te koppelen aan de (financiële) rapportages. Dat geldt zowel voor de eigen interne rapportages, als voor de externe rapportages voor overheden en banken, zoals de SBRrapportages. RGS is een mooie ontwikkeling, maar niet

Jeroen van Hulten

de heilige graal. Dan zou RGS de oplossing zijn voor alles. SBR en RGS zijn twee ontwikkelingen die elkaar versterken. Zonder SBR is er geen RGS.” Welke stappen onderneemt Logius in de verdere verbreding van SBR? “SBR is niet meer weg te denken uit de wereld van het uitwisselen van digitale verantwoordingsinformatie. Het heeft zich een positie verworven als nationale standaard. Steeds meer informatiestromen gaan via SBR. Sinds 2013 is de aangifte inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting verplicht in SBR, sinds 2014 werd de btw-aangifte toegevoegd en dit jaar komt de loonheffing erbij, vooralsnog op basis van XML. Ook het aantal deponeringen bij de KvK in SBR neemt toe.

Vorig jaar waren er, terwijl het nog niet verplicht is gesteld, meer dan 100.000 deponeringen: 15% van het totaal. Hierbij werken we wel toe naar traject voor een verplichtstelling de komende jaren. Ook een aantal andere domeinen haken aan bij SBR, zoals verschillende onderwijssectoren die hun financiële verantwoording rapporteren aan DUO. Met andere sectoren als zorg of woningcorporaties worden gesprekken gevoerd over aansluiting bij SBR. Wat betreft de verdieping van SBR denken we na over hoe we kunnen zorgen dat het gebruik niet beperkt blijft tot het rapporteren aan de overheid, maar ook aan hoe SBR eerder in de keten kan worden gebruikt. Zo denken we dat softwareleveranciers van diverse pakketten (waaronder administratie en fiscaal) voordeel kunnen halen uit een nauwere samenwerking door gebruik te maken van SBR. Zo spreken we met de branchevereniging ICT Nederland over een verdere implementatie van het SBR-gedachtegoed in de gehele keten.”

keerbaar. Logius is zich ervan bewust dat dit niet van de een op andere dag is gerealiseerd. Regievoeren betekent kennis hebben van veranderingsmanagement; gedurende het gehele proces alle partijen erbij betrekken, want iedereen heeft tijd nodig om eraan te wennen. Samen met organisaties in een nieuwe keten maken we een quick scan en nemen we elke partij mee in de ontwikkelingen en de impact op de gehele keten en hun organisatie.

Vervolgens draaien we een pilot. Door de ervaringen die we hierbij opdoen passen we veranderingen toe. Daarbij is het goed te benadrukken dat we hierbij de diverse basisblokken iedere keer kunnen hergebruiken. Zo standaardiseren we bij SBR op gegevens (Nederlandse taxonomie), processen (manier van uitvraag hetzelfde, tenzij de wet het niet toelaat) en techniek (dezelfde standaarden XBRL, Wuz en Digipoort). Om dit voor elkaar te krijgen heb je qua medewerkers schapen met vijf poten nodig.

Je moet niet alleen verstand hebben van accountancy, softwareontwikkeling, XBRL, e-overheid en daar dan samenhang in brengen om veranderingen mogelijk te maken, maar ook verstand van marketing en marktbewerking zodat we kunnen samenwerken met al die partijen. Dat hebben wij ons als SBR-partners eigen moeten maken. Dat is gelukt. Ik ben trots op wat we hebben bereikt met SBR: een gestandaardiseerd stelsel van voorzieningen waar verschillende overheden en tal van intermediairs en bedrijven gebruik van maken.”

Het gebruik van SBR groeit. Logius implementeert samen met de partners de hele keten en is van het begin tot het eind betrokken. De invoering van SBR is volgens Jeroen van Hulten een van de beste voorbeelden van samenwerking tussen de overheid en het bedrijfsleven.

Wat komt er bij zo’n grote verandering om de hoek kijken?

“Al die technologische ontwikkelingen zijn onom-

E-Novation4U - mei 2015 - jaargang 10 3

“Uitgebreide fiscale mogelijkheden, maar dan zeer gebruiksvriendelijk”” Productmanager Han Boxebeld licht Unit4 Fiscaal Gemak toe Bij het opstarten van Unit4 Fiscaal Gemak verschijnt op het dashboard relevante informatie. Denk aan welke aangiftes de gebruiker moet doen, welke aangiftes te controleren en hoeveel aangiftes verzorgen voor de uitstelregeling. “Kortom; alle zaken waarvan een actie van de gebruiker wordt verwacht.” In de loop van dit jaar is ook de vooraf ingevulde aangifte voor ondernemers in te lezen.

De intermediair controleert en verrijkt deze en de aangifte is klaar. “Behalve dat het handig is komt een fiscaal intermediair achter informatie die klanten anders niet of pas later hadden verstrekt.”

Wat moet de fiscaal intermediair doen om te werken met Unit4 Fiscaal Gemak?

“Inrichting van het pakket is nagenoeg niet nodig.

Unit4 migreert klanten en aangiftegegevens van Primaccount FiscaalManager en Unit4 Fiscaal kosteloos naar Unit4 Fiscaal Gemak.”

Han Boxebeld

Ruim 1000 bezoekers hebben de vijftien introductiebijeenkomsten van Unit4 Fiscaal­Gemak getrokken. In groten getale kwamen bezoekers om uitleg te krijgen over de nieuwe fiscale software die in de cloud draait. Hoe is de functionaliteit van het pakket? Werkt het wel makkelijk én veilig? Dat soort vragen, kreeg productmanager Han Boxebeld op zich afgevuurd. Aan Enovation4U legt hij uit hoe het zit.

Unit4 Fiscaal Gemak vervangt de huidige fiscale software van Unit4: Primaccount FiscaalManager en Unit4 Fiscaal. Pakketten waarmee veel gebruikers kunnen lezen en schrijven, worden vervangen door een nieuw pakket dat draait in de cloud. En dat is best wennen.

“Bij sommige fiscaal intermediairs zit de schrik er goed in, zo heb ik gemerkt toen ik de mogelijkheden van de cloud ging uitleggen op bijeenkomsten”, vertelt Han. “Er werd soms nauwelijks geluisterd naar de inhoud.

De cloud? Wat betekent dit eigenlijk voor de mogelijkheden, blijven die hetzelfde? Hoe zit het met de koppelingen met mijn rapportage- en relatiebeheer?

Veranderingen gaan steeds sneller Duidelijke vragen van fiscaal intermediairs. Al sinds mensenheugenis verandert de wereld en die veranderingen gaan onder invloed van technologie steeds sneller. “Herinnert u zich het jaar 2006 nog?”, vraagt Han Boxebeld aan de aanwezigen. “Toen werden BlackBerry en Palm bestempeld als de ‘gamechangers’ in de mobiele revolutie. Op deze pda’s kon je e-mail lezen, chatberichten versturen en op het Internet surfen. Ze zouden de wereld voorgoed veranderen. Anno 2015, zijn BlackBerry en Palm er niet meer. Ze konden de razendsnelle opkomst van Android en iOS als mobiele besturingssystemen op smartphones en tablets niet bijbenen.”

Inspelen op veranderingen is de enige manier om het hoofd boven water te houden. In elke sector

4 E-Novation4U - mei 2015 - jaargang 10

speelt dit, dus ook in de fiscale softwarebranche.

Unit4 heeft stevig geïnvesteerd in ontwikkelcapaciteit om de software op korte termijn nog gebruiksvriendelijker én functioneel rijker te maken.

Eenvoudig te koppelen Boxebeld: “Bij cloudsoftware is er geen omkijken naar het doorvoeren van updates op het gebied van wet- en regelgeving, omdat het onderhoud van de software centraal is geregeld. Unit4 Fiscaal Gemak draait in veilige datacenters en is bovendien straks eenvoudig te koppelen aan allerhande software via webservices of API’s. Benodigde gegevens voor een aangifte zijn dus zo binnen. Nu is er al een standaard koppeling beschikbaar met Unit4 Audition. Het is daardoor voor de fiscaal intermediair niet nodig om de balans en winst- en verliesrekening handmatig in te voeren. Deze worden overgenomen uit het rapportageprogramma.”

Aangiftes vergelijken Han Boxebeld stipt een veelheid aan mogelijkheden aan. Bij vervaardiging van de aangifte is direct te zien of en welke cliënten recht hebben op toeslagen en de hoogte ervan. Die toeslagen zijn direct vanuit het pakket aan te vragen. Aangiftes vergelijken met voorgaande jaren is ook mogelijk in Unit4 Fiscaal Gemak.

Zo is direct te zien wat de afwijkingen zijn en daarop kan de fiscalist zijn aandacht gaan richten.

Instructies Volgens Boxebeld is Unit4 Fiscaal Gemak zo laagdrempelig dat gebruikers nauwelijks instructies nodig hebben. Er komen instructievideo’s beschikbaar die zijn op te roepen vanuit het pakket. Er komen daarnaast koppelingen (API’s) met boekhoud- en CRMpakketten beschikbaar en ruime mogelijkheden tot advieskansen. “Je kunt bijvoorbeeld zien voor welke klanten er lijfrentepremie aftrekmogelijkheden zijn, welke klanten een WOZ-waarde boven een bepaald bedrag hebben die van invloed zijn op de wettelijke veranderingen van een woningsituatie”, schetst Boxebeld. “Welke klanten hebben een vermogen van meer dan een x-bedrag? Of welke klanten hebben een tweede woning? Deze informatie is eenvoudig vanuit het pakket op te vragen die de fiscaal intermediair bouwstenen geeft voor advies. Deze mogelijkheden komen naar verwachting nog dit jaar beschikbaar. De volgende stap is dat Unit4 Fiscaal Gemak proactief deze informatie genereert en toont.”

Je spreekt over functies die worden ontwikkeld.

Wat kan er nu al in Unit4 Fiscaal Gemak?

“Waar ik over sprak betreffen extra handigheidjes.

Het vervaardigen van alle fiscale aangiftes (IB, VpB, buitenlandse aangiftes (C-biljet), overleden persoon (F-biljet) is al mogelijk. De software loodst de gebruiker door de aangifte heen. Zijn er vragen, dan kan de fiscaal intermediair die direct in de software opzoeken. Het fiscale rapport voor de klant is een kwestie van één druk op de knop.

Bezoekers van de informatiebijeenkomsten reageren positief over de opvolger van Primaccount FiscaalManager en Unit4 Fiscaal. Ruim 90% van de respondenten die de enquête invulden gaf aan over te willen stappen op Unit4 Fiscaal Gemak.

Probeer Unit4 Fiscaal Gemak gratis Meer weten over de fiscale cloudsoftware van Unit4? Kijk op unit4fiscaalgemak.nl­en probeer­ Unit4 Fiscaal Gemak gratis.

Vervolg van pagina 1

“Wake-up-call voor accountants: Efficiënt samenstellen begint bij nuchter nadenken” John Weerdenburg van Auxilium adviesgroep Er zijn veel jaarrekeningen die uitsluitend worden gemaakt voor de Belastingdienst en de klant zelf. Er dus zijn geen derden die informatie uit de jaarrekening ontlenen. De Belastingdienst wil de jaarrekening op de euro nauwkeurig. Wat heb je dan aan materialiteit?

Niets, dus je hoeft die dan ook niet uit te rekenen.

Accountants­die desondanks toch de materialiteitsberekeningen voor dit soort bedrijven uitrekenen, schieten met een kanon op een mug.”

Het werkprogramma van Auxilium, dat ook voor Unit4 Auditor beschikbaar is (ook voor kantoren die niet bij Auxilium zijn aangesloten), voldoet aan de behoefte van kleine kantoren. “Als de rollen: beginnend assistent, relatiebeheerder en accountant goed zijn ingericht in Unit4 Auditor, dan kan de relatiebeheerder tegen de beginnend assistent zeggen: als jij de vragen over debiteuren, btw afwikkelt, dan zie je dat die sturing geven om binnen de begroting te blijven.

Sommige andere werkprogramma’s stellen: geef een initiële cijferbeoordeling, bereken de materialiteit, richt daar je werkzaamheden op, kijk wat de risico’s zijn en dan ben je klaar. Zo werkt dat niet in de praktijk. Ik was laatst bij een accountantskantoor waar een assistent een materialiteit van 3000 euro had uitgerekend. Vol verbazing zag ik uitsluitend correctieboekingen onder de 3000 euro. Waarom zit je dat nu te doen? Dat heeft geen enkel nut!”

Nadenken over samenstelproces Waarom deze inefficiënte manier er toch zo is ingeslopen, ligt volgens Weerdenburg onder meer aan het feit dat kantoren eerst software en content voor werkprogramma’s aanschaffen, in plaats van te voren na te denken over het samenstelproces.

Weerdenburg illustreert: “Een accountant klopt bij zijn softwareleverancier aan en vraagt: welk werkprogramma moet ik gebruiken? Hij krijgt dan vaak als antwoord: bij welke vakvereniging bent u aangesloten? Dan kunt u het beste de content van die

vakvereniging gebruiken. Er wordt niet gevraagd: hoe lopen de samenstelprocessen op uw kantoor en welke content past daar het beste bij.”

Het complete proces van het samenstellen van een jaarrekening bestaat volgens Weerdenburg uit drie stappen: 1. het voeren van de financiële administratie 2. het corrigeren/aanvullen van deze administratie tot een acceptabele saldibalans 3. het samenstellen van de jaarrekening Efficiënt samenstellen in drie stappen Kleinere kantoren voegen stap 2 en 3 samen tot samenstelwerkzaamheden. Grotere kantoren splitsen uit naar stap 1, 2 en 3.

Als een accountantskantoor alleen stap 3 neemt, dan past daar een bepaald werkprogramma bij. John Weerdenburg: “Bij stap 2 en 3 schieten dat werkprogramma echter zijn doel voorbij omdat ze onder de materialiteitsgrens vallen. Als jouw proces dit proces is, dan moet je niet met materialiteit gaan werken.

Het werkprogramma geeft dan sturing aan twee processen terwijl ze alleen sturing geeft aan stap 3.”

Veel kleine kantoren zijn onvoldoende ondernemers, stelt Weerdenburg. “Ze denken niet na over hoe processen lopen. Ze denken niet na over het bereiken van efficiencyvoordeel zonder kwaliteitsverlies. Als Auxilium denken we daar nu over na en we helpen dit soort accountants om hun processen te verbeteren. Veel kantoren kunnen nog best wat efficiencyslagen maken, zonder dat de kwaliteit eronder lijdt. Unit4 Auditor is hierbij een fantastisch hulpmiddel, maar het belangrijkste hulpmiddel is gewoon je boerenverstand, zeker als je de klant door en door kent.”

Stap 1 Voeren van de financiële administratie

Stap 2 corrigeren/aanvullen van de administratie tot een acceptabele saldibalans

Stap 3 Samenstellen van de jaarrekening

Check op kwaliteit financiële administratie: • Welk boekhoudpakket is er gebruikt?

• Is de administratie verwerkt door de klant of door de accountant?

Als de saldibalans gereed is (rapportcijfer 8), kan er worden doorgegaan naar stap 3.

De accountant informeert de assistent accountant over uitvoering opdracht. Hier wordt bepaald hoe efficiënt er gewerkt wordt.

Efficiënt samenstellen* van de jaarrekening. * Met gebruikmaking van initiële cijferbeoordeling, risicoanalyse en materialiteitsberekening.

Bij een rapportcijfer 4 zijn aanvullende/corrigerende werkzaamheden nodig: • journaalposten lonen, afschrijvingen en/of correcties

• Initiële cijferbeoordeling en materialiteitsberekening zitten niet in NV COS 4410. Toetsers horen zich daar dus ookniet over uit te spreken.

Tips om efficiënter samen te stellen Onderstaande tips van John Weerdenburg zijn niet in een werkprogramma opgenomen maar wel waardevol om efficiënter te werken. Dit kan een productiviteitsverbetering van 15% opleveren.

• Denk na of je niet te gedetailleerd werkt.

Neem daarbij de klant in ogenschouw.

Wat voor persoon is het: integer of iemand die op het randje van het fiscaal toelaatbare wandelt? Dit neem je niet mee in je werkprogramma maar je attitude.

• Wees alert bij bijzondere facturen. Als je als accountant bijvoorbeeld een nota ziet van een advocaat, dan moet er direct een lampje gaan branden en hem vragen: waar gaat het over? Als het bijvoorbeeld een afkoopsom naar een werknemer betreft dan moet je doorvragen.

• Wees alert bij verlieslijdende ondernemers. Een ondernemer die verlies heeft geleden en zijn jaarrekening moet verstrekken aan de bank, heeft de neiging om voorraden hoger door te geven dan vorig jaar. Immers, hoe hoger de voorraden, des te hoger het resultaat. Dus dan valt dat verlies mee.

Verlieslijdende ondernemers schuiven hun nota’s van december nog wel eens door naar januari in de hoop dat er niemand achter komt. Dus je ziet dat je benadering bij samenstellen heel anders moet zijn bij discontinuïteitsdiscussie.

• Vertel een assistent wat hij moet doen, maar vooral ook wat hij niet moet doen.

Een assistent doet nog wel eens veel te veel. Dit omdat hij ijverig is of omdat hij bepaalde werkzaamheden al eerder heeft uitgevoerd en denkt dat dit hoort.

De assistent zoekt hierdoor dingen uit die al goed zijn verwerkt. Dus doet hij dubbel werk.

• Laat assistenten geregeld met elkaar overleggen over hoe zij werkzaamheden uitvoeren. Zo kunnen ze van elkaar leren hoe bepaalde zaken efficiënter aan te pakken.

• Verdiep je in de mogelijkheden van de software. Veel accountants schaffen software aan, maar gebruiken slechts een klein deel van de mogelijkheden.

Een reden kan zijn dat er al een tijd geen update is doorgevoerd. Of dat accountants zich niet bewust van is dat de software nog meer efficiencyvoordeel kan opleveren. Ga op opfriscursus bij de softwareleverancier of de vakvereniging die de content levert.

E-Novation4U - mei 2015 - jaargang 10 5

“Efficiencyvoordeel al na de eerste aangifte” Breed Inzetbaar over het werken met Unit4 Fiscaal Gemak Breed Inzetbaar is een klein kantoor dat administraties en belastingaangiftes verwerkt en advies geeft over bedrijfsvraagstukken. Het kantoor telt drie medewerkers die 125 bedrijven bedienen in en rondom Friesland. Door deze omvang heeft directeur Monique Terpstra geen tijd om met ingewikkelde software te werken. Ze raakte daarom enthousiast toen ze in aanraking kwam met Unit4 Fiscaal Gemak. Dit enthousiasme betaalde zich direct uit. “Er waren geen opstartproblemen en al na de eerste aangifte ervoer ik er enorm veel voordeel van de nieuwe fiscale software.”

Gebruiksvriendelijke fiscale software Monique Terpstra zat een beetje in haar maag met haar fiscale software. Ze kon er een hoop mee, maar de gebruiksvriendelijkheid viel tegen. Zo moest ze extra toelichting veelal halen van de website van de Belastingdienst. Bovendien was het vervaardigen van rapportages via Word een hele klus.

Breed Inzetbaar beschikt niet over een batterij aan fiscalisten dus ingewikkelde onderwerpen kwamen vaak op het bordje van Terpstra te liggen. Wat meer ondersteuning van gebruiksvriendelijke fiscale software was een heimelijke wens van haar, maar waar vind je zulke software? Een zoektocht op Google bracht uitkomst. “Ik stuitte op Unit4 Fiscaal Gemak, belde Unit4 en kon vrijwel direct aan de slag”, zegt Terpstra. “Ik had geen werk aan de inrichting. Ik heb mijn eigen PKIoverheid-certificaat geïmporteerd om zo de aangiftes te kunnen versturen. Dat was binnen vijf minuten geregeld, wat een verademing.

Bijna ongelooflijk want dat vind ik bij andere pakketten zeer ingewikkeld.”

ik direct vanuit het pakket aanvragen. Voorheen moest ik dit apart uitzoeken. Het pakket werkt echt heel snel en is heel gebruiksvriendelijk.”

Breed Inzetbaar heeft Unit4 Fiscaal Gemak gekoppeld met Unit4 Audition. Terpstra hoeft daardoor de balans en winst- en verliesrekening niet handmatig in te voeren. Deze worden overgenomen uit het rapportageprogramma. Het koppelen van deze programma’s was volgens de eigenares van het Friese administratiekantoor een fluitje van een cent.

Monique Terpstra

Cloud Normaliter ziet Terpstra er als een berg tegenop om van pakket te wisselen maar deze angst bleek met de overgang naar Unit4 Fiscaal Gemak ongegrond.

Terpstra heeft een paar wijzigingen aangebracht in de lay-out, maar geen opstartproblemen gehad. De software draait in de cloud waardoor Terpstra geen omkijken heeft naar het onderhoud en beheer van de software. Ze werkt altijd met de meest actuele versie. Ze hoeft evenmin te investeren in dure apparatuur, omdat de software vanaf haar internet browser is te benaderen.

Toeslagen Het grootste voordeel ervaart Terpstra in het gebruik. De software loodst haar door de aangifte heen Heeft ze vragen, dan kan ze die direct in de software opzoeken. “Ik hoef dus niet de site van de Belastingdienst of Google te bezoeken. En het fiscale rapport voor de klant is een kwestie van één druk op de knop. Bij vervaardiging van de aangifte kan ik direct zien of mijn klanten eventueel recht hebben op toeslagen en de hoogte ervan. Die kan

Vooraf ingevulde aangifte Monique Terpstra heeft nog niet alle mogelijkheden van Unit4 Fiscaal Gemak ontdekt. Omdat het pakket nog jong is, komen er steeds meer mogelijkheden bij. Unit4 investeert flink in verbreding van de functionaliteit, waardoor Unit4 Fiscaal Gemak steeds breder inzetbaar wordt. Binnenkort is het bijvoorbeeld mogelijk om vooraf ingevulde aangiftes in het pakket te laden. Aangiftes vergelijken met voorgaande jaren vindt Terpstra ook een erg handige mogelijkheid. “Zo zie je direct wat de afwijkingen zijn en kun daarop je aandacht gaan richten. Als administratiekantoor zonder fiscale afdeling zoek je toch naar een gebruiksvriendelijk pakket dat bovendien extra informatie verschaft. Ik kan alle accountants- en administratiekantoren Unit4 Fiscaal Gemak van harte aanbevelen.”

Probeer Unit4 Fiscaal Gemak gratis Meer weten over de fiscale cloudsoftware van Unit4? Kijk op unit4fiscaalgemak.nl­en probeer­ Unit4 Fiscaal Gemak gratis.

Samen met uw cliënt werken aan een accuratere boekhouding in de Cloud Unit4 Basecone tilt document processing naar een nieuw niveau!

Unit4 Bascecone zorgt voor eenvoudig en snel aanleveren van facturen. Uw klant levert eenvoudig via de app, e-mail of via de applicatie de facturen aan, waarna u deze op zeer eenvoudige wijze snel verwerkt naar Unit4 Multivers Accounting. Een gemiddelde herkenning van 93% (!) van de facturen is daarbij een krachtig feit. De OCR is volledig in beheer van Unit4 Basecone waardoor het systeem geen leercurve kent. De genoemde 93% is dus vanaf het eerste moment van toepassing!

6 E-Novation4U - mei 2015 - jaargang 10

Unit4 Basecone is een webbased applicatie, waarbij uiteraard de integratie met het digitale archief ook vanuit Unit4 Multivers Accounting voorhanden is. U kunt direct vanuit nagenoeg ieder scherm de achterliggende digitale factuur oproepen. De eenvoud, gebruiksvriendelijkheid en een zeer laagdrempelige instap zijn daarbij kernwoorden. Unit4 Basecone kent geen investering, u betaalt naar verbruik waardoor het voor zowel kleine als grote ondernemingen zeer toegankelijk wordt.

Meer weten over de mogelijkheden van Unit4 Basecone? Kom naar de Unit4 Tour of neem contact op met uw accountmanager.

Unit4 lanceert nieuwe strategie & huisstijl U heeft vast al gemerkt dat Unit4 aan het veranderen is. Wij gaan een nieuwe fase in met als doel u nog beter te bedienen met gebruiksvriendelijke business software die device onafhankelijk en vanuit de cloud werkt. We gaan ons nog nadrukkelijker bezighouden met de gebruikers van onze software en services. Daarom is ons nieuwe motto: Unit4. In business for people.

Ons nieuwe motto gaat gepaard met een nieuwe strategie, nieuwe producten en een nieuwe huisstijl waaronder een nieuw logo. Het nieuwe logo zult u de komende tijd op steeds meer plekken zien verschijnen.

Wat houdt de nieuwe strategie in?

We gaan ons nog nadrukkelijker focussen op specifieke verticale markten, waar mensen centraal staan. Voor deze markten kondigen we een nieuw product aan: Unit4 People Platform. Meer informatie vindt u op unit4.nl.

Wat betekent dit voor u?

In uw dagelijkse werk zult u op korte termijn niets merken. U kunt gewoon blijven werken met de soft-

Column Software als een vriendelijke en betrouwbare collega Formulieren worden automatisch voor je ingevuld, declaraties worden in het systeem gezet en je krijgt suggesties voor favoriete restaurants op het moment dat je weer op zakenreis gaat. Het klink bijna alsof je een persoonlijke assistent hebt, maar het gaat hier ‘slechts’ om bedrijfssoftware voor dagelijks gebruik. Huidige technologie maakt het allemaal mogelijk. Hoe komt dergelijke gebruiksvriendelijke software tot stand?

Bij het ontwerpen van software is het belangrijk om goed te luisteren naar de behoeften van de gebruiker, want dat moet het startpunt zijn. Wat vraagt de werknemer van de software en hoe kunnen die vragen worden beantwoord? Het is belangrijk dat deze communicatie verloopt zoals dat ook in menselijke interactie zou gaan: in begrijpelijke mensentaal, zodat de gebruiker achteraf niet met vragen achterblijft.

Is een interface wel nodig?

Het helpt enorm als je de gebruiker daarbij niet opzadelt met erg veel keuzemogelijkheden. Is het überhaupt wel nodig om aan hem een user interface te tonen? Want de beste oplossingen worden gepresenteerd voordat een vraag is gesteld of de behoefte is ontstaan. Door data op een slimme manier te combineren, wordt het mogelijk voorspellingen te doen. Ter illustratie: een manager of consultant heeft bepaalde wensen of gebruiken tijdens zijn zakenreizen. Door de locatiegegevens te gebruiken, kan de software bepalen hoe vaak hij reist, waar hij graag verblijft en welk restaurant de voorkeur heeft. De software weet hoe werknemers daar naartoe reizen en dus ook hoe ze weer terug kunnen komen.

ware en u krijgt de ondersteuning zoals u van ons gewend bent. Wel zult u de uitingen van Unit4 zien veranderen. Onlangs hebben onze websites een nieuwe uiterlijk gekregen. In de komende maanden zullen al onze materialen voorzien worden van onze nieuwe huisstijl. Ook de software waarmee u werkt en de bijbehorende documentatie.

Waarom verandert Unit4?

We zien drie trends. Mensen verwachten eenvoudig en intuïtief te gebruiken bedrijfsapplicaties. Het gemak waarmee ze privé met hun smartphone en tablet kunnen werken, willen ze ook ervaren in hun werksituatie.

Tegelijkertijd is de snelheid van verandering in organisaties enorm gestegen wat flexibiliteit noodzakelijk maakt. Daarnaast willen we onze relaties steeds meer

Tijdrovende invuloefeningen Het combineren van deze gegevens leidt ertoe dat bedrijfsapplicaties ‘leren’ en voorspellingen kunnen doen op basis van dit gedrag. Wanneer die data bijvoorbeeld wordt gepresenteerd in een ingevuld declaratieformulier, hoeft de gebruiker slechts te kiezen uit de opties ‘goedkeuren’, ‘afwijzen’ of ‘aanpassen’. Dat betekent het einde van onnodig uitgebreide rasters, complexe workflows en tijdrovende invuloefeningen. Het grootste voordeel is wellicht nog de compleet andere ervaring voor iedere werknemer, die is afgestemd op de persoonlijke context zoals het gebruik van het apparaat, de individuele behoefte en de persoonlijke of bestaande gegevens. Is bovenstaande je nog een beetje vaag? Vergelijk het dan met Tesla. Deze elektrische auto stelt de navigatie in op basis van je eerdere gedrag. Zo hoef je niet te stoeien met de knoppen van de navigatie om je weg naar huis in te stellen aan het begin van de avond.

Alleen nog maar relevante informatie op het scherm Met de huidige technologie is het mogelijk om de gebruiksvriendelijkheid zo te regelen dat eenvoudige repetitieve taken worden geautomatiseerd, waardoor de werknemer meer tijd over houdt om zich te concentreren op zijn werk. Maar het betekent niet dat er nooit meer een user interface nodig is. Wanneer die toch nodig blijkt te zijn, krijgen gebruikers tegenwoordig alleen relevante informatie te zien. Is dat niet verfrissend? De gebruiker hoeft daarbij alleen maar de benodigde gegevens in te voeren. Niet-relevante data en functionaliteit krijg je niet meer te zien op het scherm, maar dit wordt verplaatst of zelfs verwijderd. Zo blijft een interface eenvoudig en prettig werkbaar, doordat de communicatie soepel verloopt.

Instructieboekje Software hoort daarbij dicht bij de belevingswereld van de gebruiker te staan. Dat houdt in dat de

de voordelen laten ervaren van onze software en services in de cloud. Met onze nieuwe strategie willen we tegemoet komen aan deze trends.

Wij danken u hartelijk voor het vertrouwen dat u heeft in Unit4. Mocht u vragen hebben, neemt u dan contact met ons op. We helpen u graag verder.

lay-out van iedere pagina begrijpelijk, eenvoudig te gebruiken en intuïtief moet zijn. De interactie verloopt op een natuurlijke manier omdat het met hetzelfde tempo gaat als menselijk gedrag. De gebruiker kan de software bij wijze van spreken ‘voelen’ omdat veranderingen en bewegingen te zien zijn op het scherm, zodat hij weet wat hij moet doen zonder dat hij een bladzijde van het instructieboekje heeft gelezen.

Fijne collega Het bovenstaande klinkt wellicht als toekomstmuziek, maar dat komt waarschijnlijk omdat dit niet mogelijk was met bedrijfssoftware uit het verleden. Maar door de huidige technologie worden werknemers gesteund om hun taken nog beter uit te voeren, op een nette en respectvolle manier.

Ze krijgen zelfs het gevoel dat ze worden begrepen, omdat de juiste antwoorden op het juiste moment worden getoond. Zo voelt het werken met deze software eigenlijk net als het werken met een hele fijne collega.

Edo-Jan Meijer Creative Manager Unit4 Reageren? Edo-Jan.Meijer@unit4.com

E-Novation4U - mei 2015 - jaargang 10

7

“Meer ruimte voor advies maakt mijn werk leuker” Meer werkplezier bij U Adviseurs en Accountants dankzij zeer efficiënt geautomatiseerde basisprocessen ons uit te besteden: dan betalen ze 20.000 euro in plaats van 50.000 euro op jaarbasis.”

Het kantoor maakt onder meer gebruik van rapportgenerator Unit4 Audition, Unit4 Multivers Accounting voor de financiële administratie, Unit4 Personeel & Salaris, Unit4 Auditor en Unit4 Accountanalyser.

“Het werkt goed en het is prettig om er mee te werken. Iedereen die er mee werkt, is er tevreden over. Bovendien worden eventuele problemen altijd adequaat opgepakt.” Volgens de accountant is aan de software af te zien dat er goed wordt nagedacht over de wereld van de accountant of de dienstverlener. “Hoe was die wereld en waar is die naartoe aan het veranderen? Hoe ga je communiceren met je klant? Wat verwacht de klant als output? In dat kader wordt getracht om software te ontwikkelen.”

Meerwaarde Michiels ziet dat er binnen Unit4 een sterke stroming is die zich intensief bezighoudt met de ontwikkelingen in de accountancybranche: “Die beweging hebben ze best wel een tijd geleden ingezet - dat blijkt gewoon de juiste koers te zijn. Ze zijn altijd bezig met visie, strategie en informatievoorziening naar de klant.” Ook het contact met de businesssoftwareleverancier ziet de accountant als een meerwaarde. “Laatst wilde een van mijn cliënten op stel en sprong een presentatie krijgen over Unit4 Personeel & Salaris. Twee dagen later stond onze contactpersoon bij mijn cliënt op de stoep om die presentatie te geven - ideaal.”

Arjen Michiels

U adviseurs en accountants, dat tot maart 2015 als deWaardKramer door het leven ging, heeft niet alleen een nieuwe, modernere naam, het hanteert ook een vooruitstrevende aanpak. Het Leidschendamse kantoor is ontstaan uit een harmonieus verlopen splitsing in oktober 2014. Een deel van deWaardKramer besloot op te gaan in een ander kantoor, anderzijds gingen Arjen Michiels (AA) en zijn compagnon Emiel Reijerse (internationaal fiscalist) aanvankelijk met dertien medewerkers onder de oude naam verder. “De een wil voorop lopen op het gebied van automatisering, de ander volgt liever”, aldus Michiels.

Cliënt centraal Mikkend op een eigentijdser imago, heeft het kantoor een nieuwe naam aangenomen: U. Als het kantoor niet zoveel internationale cliënten had gehad, had het nu wellicht ‘Je’ geheten. Michiels spreekt immers maar weinig cliënten met ‘u’ aan.

“Maar we hebben toch voor U gekozen, omdat het in het Engels ‘you’ wordt.” Volgens de accountant is aandacht de basis in zijn branche. Vandaar dat is gekozen voor een naam waaruit blijkt dat de cliënt centraal staat. Doordat het kantoor het samenstelproces optimaal heeft geautomatiseerd, kan het de aandacht meer op zijn adviesrol richten. “Dat maakt mijn werk leuker - dankzij organisaties als Unit4.”

8 E-Novation4U - mei 2015 - jaargang 10

Verschuiving werkzaamheden Want waar sommige accountantskantoren vooral angstig naar het dalende omzetvolume van de primaire processen kijken, omarmt U de daaruit geboren verschuiving in werkzaamheden juist: “Het uitsluitend maken van jaarrekeningen maakt het werk voor ons niet interessant.” Het kantoor geeft veel meer advies dan voorheen, en kan dat nu bovendien beter doen, omdat het dankzij de automatisering van basisprocessen beter inzicht heeft in de cijfers van hun cliënten. “Voor dezelfde kosten of zelfs minder kan je elke maand voor 98% bij zijn.

Het levert onze cliënten een besparing op. Als ze een ouderwetse administrateur in dienst hebben, kunnen ze 60% loonkosten uitsparen door het bij

Rooskleurig Reijerse en Michiels zien de toekomst rooskleurig tegemoet. “Wat ons soort kantoren nodig heeft, is het goed verzorgen van de basiswerkzaamheden: zo veel mogelijk geautomatiseerd en tegen een normale prijs. Van daaruit komen de cliënten met vragen op allerlei gebieden - als je die adviesrol goed oppakt, is er ook zeker voor ons soort kantoren een toekomst. En daar helpt Unit4 aan mee.

Want omdat organisaties als Unit4 nadenken over zulke ontwikkelingen en toepassingen, kunnen wij die adviesrol vervullen.”

Unit4 Tour Samen Ondernemen Kijk voor meer informatie en aanmelden op unit4.nl/tour • 26 mei 2015 • 28 mei 2015 • 2 juni 2015 • 4 juni 2015 • 9 juni 2015 • 11 juni 2015

Zwolle Assen Dordrecht Veenendaal Eindhoven Hoofddorp

“Realistische verwachtingen en samen­ werking belangrijkste succesfactoren voor UBL” Gerard Bottemanne (GBNED) over de succesvolle voortgang van standaardisatie voor elektronisch factureren Terwijl de ontwikkeling van XBRL/SBR al tien jaar nagenoeg onafgebroken in het nieuws is, voltrekt zich in betrekkelijke stilte een andere standaardisatie: de elektronische uitwisseling van inkomende en uitgaande facturen, volgens UBL. Gerard Bottemanne van adviesbureau GBNED, fan van standaardisatie maar chagrijnig over XBRL, wil een breed geaccepteerde standaard sneller voor elkaar krijgen. Zijn aanpak lijkt te werken. “Technisch gezien is de kans van slagen 100% en politiek gezien is er 80% kans op snel succes.”

SBR lijkt door de verplichtstelling na tien jaar eindelijk door te breken. De reden van dit lange aanlooptraject is dat iedereen op iedereen zat te wachten. Softwareleveranciers zouden niet bereid zijn om de software geschikt te maken. Dat argument ging er bij Gerard Bottemanne niet in. Hij wist dat softwareleveranciers over het algemeen zeker technische ontwikkelingen over het algemeen snel omarmen. Hij nam vorig jaar de proef op de som en nodigde zeven softwareleveranciers uit om mee te doen aan de zogenaamde UBL Ketentest. Die hield in dat de softwareleveranciers vanuit hun boekhoudsoftware elkaar facturen gingen sturen via de UBL standaard om te zien of deze automatisch konden worden ingelezen in de boekhoudsoftware van de geadresseerde. Zes leveranciers, waaronder Unit4, deden mee. Tijdens de testen bleek dat de uitwisseling van facturen best goed ging.

Live demonstratie “Er waren wel wat interpretatieverschillen maar die waren snel opgelost”, aldus Bottemanne. “Wat me opviel, was dat de deelnemende leveranciers echt bereid waren om samen te werken in dit project. Ze willen van UBL echt een succes maken. Op onder meer het Jaarcongres ECP hebben de deelnemende leveranciers live gedemonstreerd dat elektronisch factureren via UBL werkt. De factuur werd in het ene pakket aangemaakt en binnen drie seconden ontving het andere boekhoudpakket de factuur. Aanwezigen waren onder de indruk, waaronder medewerkers van het ministerie van Economische Zaken. Ze vroegen aan mij: hoe heb je dit voor elkaar gekregen?”

Gerard Bottemanne gaf aan dat hij gewoon is begonnen in plaats van lijvige rapporten over de kans op succes te schrijven. “Het belangrijkste dat ik heb aangetoond is dat softwareleveranciers bereid zijn om samen te werken aan een standaard voor elektronisch factureren. De bottleneck van de vertraging inzake SBR/XBRL ligt dus niet bij de leveranciers.”

Bewijzen Als zes leveranciers al wilden meewerken aan de UBL ketentest, hoe zou de bereidheid zijn van

Gerard Bottemanne

andere leveranciers?, dacht Bottemanne. Hij zocht samenwerking met Friso de Jong van het Platform Elektronisch factureren voor een vervolg op de UBL Ketentest en zij plaatsten beiden een oproep op hun websites. In een twee maanden tijd waren er zestig aanmeldingen. Die bereidheidsverklaring is mooi maar de eigenaar van GBNED wil bewijzen zien. “Leveranciers komen op de site van UBL Ketentest te staan als ze of een UBL-factuur hebben aangeleverd aan andere partijen en eventuele fouten hebben opgelost, of als een partij facturen ontvangt, denk aan leveranciers van scan- & herkensoftware. Als zij melden dat ze de factuur hebben ontvangen dan komen ze ook op de site te staan.” Het is nu te vroeg om concrete resultaten te melden maar Bottemanne verwacht dat voor het eind van dit jaar tenminste veertig leveranciers elektronische facturen in UBL-formaat kunnen versturen en/of ontvangen. Het aanmaken en versturen van een UBL-bestand is volgens Bottemanne technisch gezien een eenvoudige klus voor softwareleveranciers, zeker als deze al een factuur in PDF-formaat kunnen aanmaken en verzenden. De mogelijkheid om een UBL-bestand correct te verwerken in boekhoudsoftware vergt een wat grotere aanpassing.

Charmeoffensief richting accountants Pas als elektronisch uitwisselen tussen de verschillende boekhoudpakketten technisch mogelijk is tussen pakketten van veertig leveranciers, start Bottemanne met een charmeoffensief in de richting van accountants- en administratiekantoren. Hij wil niet zoals het bij XBRL/SBR het geval was, accountants gouden bergen beloven terwijl er nog geen werkend product is. SBR is, behoudens de verplicht stelling, nog steeds niet echt van de grond gekomen, terwijl accountants wel veel hebben geïnvesteerd in SBR. En wat hebben ze ervoor terug gehad? Eigenlijk niets. Dat wil ik voorkomen. Zeker omdat ik ook geloof in een standaard als SBR.”

Heb je een business case opgesteld over mogelijke besparingen voor accountantsorganisaties?

“Nee, en dat ga ik ook niet doen. Dat is zo subjectief. Op het versturen van facturen bespaar je portokosten. De grote besparingen liggen in de verwerking van inkomende facturen. Als ik echter zie hoe snel sommige accountants een inkoopfactuur kunnen intikken, dat ik denk: bespaart hij eigenlijk wel iets als hij digitaal gaat factureren? Het grote voordeel van geautomatiseerde elektronische verwerking, is dat de factuur digitaal vastligt en de kans op fouten aanzienlijk wordt verkleind. Kleinere kantoren besparen niet zo zeer op kosten als ze scan- en herkensoftware gebruiken want die heeft ook nog wel eens wat kuren. Toch zijn accountants er blij mee vanwege het feit dat facturen centraal en digitaal in hun systemen zit. Tussentijdse controles kunnen ze direct doen omdat alle facturen aanwezig zijn. Dat is de winst van elektronisch factureren.

Wat is de kans van slagen van UBL als de standaard waar iedereen mee gaat werken?

“Technisch gezien 100%. Alle belangrijke softwareleveranciers, waaronder Unit4 doen mee en daar ben ik heel blij om. Politiek gezien is de kans van slagen 80%. In Nederland kennen we het poldermodel dus als er plotseling een minister komt die het allemaal anders zou willen dan kan dit het succes in de weg staan.”

Doen banken ook mee met de UBL Ketentest?

“Nee, banken zijn heel gesloten. Maar dit is geen showstopper voor het succes van elektronisch facturen. Banken hebben er niets mee te maken.

Overigens zullen banken een steeds kleinere rol gaan spelen in het betalingsverkeer, met de opkomst van alternatieve financieringsvormen. Zeker als ze zo arrogant blijven doorgaan, vraag ik me af of banken in de huidige vorm over honderd jaar nog wel bestaan.”

E-Novation4U - mei 2015 - jaargang 10 9

“Door online samenwerken kunnen we efficiënt samenwerken met onze klanten” Schreurs Accountants & Adviseurs zet vol in op digitale persoonlijke dienstverlening Op de vraag waar Schreurs Accountant & Adviseurs over vijf jaar staat, hoeft Hans Schreurs (AA, sr) niet lang na te denken. “Dat ligt ook aan Unit4. Papierloos ondernemen is cruciaal voor ons succes. Online samenwerken met cliënten en een efficiënt administratief proces is de enige manier om uit te groeien tot bedrijfscoach.” Doordat het kantoor uit het Limburgse Tegelen digitale diensten biedt vanuit de cloud, heeft het zelfs klanten die zaken doen vanuit allerlei Europese landen en zelfs Nieuw Zeeland.

Schreurs Accountants & Adviseurs heeft zijn IT sinds drie jaar in de cloud draaien. Destijds waren de servers aan vervanging toe. Na een prijsvergelijking te hebben gemaakt vond Hans Schreurs (RB, jr) het verstandiger om de cloud in te gaan dan opnieuw te investeren in eigen hardware. Dit om eenvoudiger digitale dienstverlening te ontwikkelen.

Ruud Schreurs (Msc RA,) die in zijn carrière gewerkt heeft bij enkele ‘big 4’ kantoren, beaamt dat de transitie naar digitale dienstverlening een belangrijke stap is voor toekomstig succes. Software is daarbij een cruciale ondersteunende factor. “Het draait om realtime cijfers, alleen dan kunnen we de klant proactief adviseren. Met een jaarrekening kijk je achteruit, maar de klant heeft ook behoefte aan een toekomstvisie. Hij verwacht hiervoor een proactieve houding van de accountant.” Binnen Schreurs Accountants & Adviseurs is bedrijfsopvolging gegarandeerd aangezien Hans Schreurs (jr) en Ruud Schreurs het kantoor van Hans Schreurs (sr) gezamenlijk zullen voortzetten. Zij willen een volgende efficiencyslag maken om zo ondernemers nog beter te bedienen met administratieve diensten en advies met toegevoegde waarde. Daarbij kijkt het accountantskantoor uit Tegelen verder dan de lokale grenzen. De twee zullen inzetten op digitalisering om ondernemers te ontzorgen. Ruud Schreurs: “Zo komt er tijd vrij om als sparringpartner van de ondernemer op te treden, waarbij we met hem in gesprek kunnen over zaken waar hij ’s nachts wakker van ligt. Hierdoor kunnen wij fungeren als bedrijfscoach en ontstaan nieuwe trajecten, waardoor onze meerwaarde alleen maar toe zal nemen.”

Geen illusies Schreurs Accountants & Adviseurs verricht voor 70% van de klanten het traditionele boekwerk; 30% boekt zelf. De verhouding was 85-15% en het streven is dat nog meer klanten zelf de boekhouding gaan doen.

Toch maakt Hans Schreurs (sr) zich geen illusies.

“Hoe gebruiksvriendelijk een boekhoudpakket ook is, je moet je administratie wel bijhouden anders gaat het fout. Met online boekhouden inclusief bankkoppelingen gaat het nog makkelijker, maar nog steeds is het zaak je administratie bij te houden. Dat vertellen we ook onze klanten die zelf boeken.”

Hans Schreurs (jr), Hans Schreurs (sr) en Ruud Schreurs

Scan- en herkentechnologie Schreurs Accountants & Adviseurs is altijd op zoek naar manieren om het ondernemers makkelijker te maken. Klanten die niet zelf hun boekhouding verrichten, kunnen in de nabije toekomst via een app een foto maken van papieren facturen of gescande bonnetjes e-mailen. Die komen dankzij slimme scan& herkentechnologie van Basecone op de juiste plek terecht in Unit4 Multivers Accounting voor verdere boekhoudkundige verwerking. Door de combinatie Basecone, de bankenkoppeling en Unit4 Multivers Management Monitor hebben zelfs niet-boekende ondernemers via een dashboard straks toch realtime inzicht in hun administratie. Het enige wat de ondernemer zelf hoeft te doen, is een foto maken van zijn facturen en via de bankenkoppeling komen de betalingen binnen. De slimme technologie zorgt voor het gewenste inzicht in de administratie.

Life planning Schreurs Accountants & Adviseurs merkt dat ondernemers sneller willen beschikken over hun cijfers om zo betere beslissingen te kunnen nemen. Maar ook life planning en voorspellingen over hoe de financiën er over tien of vijftien jaar uitzien aan de hand van de levensstijl van de ondernemer, zijn steeds meer gevraagde adviesdiensten. Ruud Schreurs: “Wij focussen ons niet meer uitsluitend op de onderneming maar ook op de ondernemer. Daar liggen advieskansen.”

Soepele gegevensuitwisseling Om deze te verzilveren, heeft Schreurs alle klanten die niet zelf boeken allemaal op Unit4 Multivers Online over gezet. Het Limburgse kantoor werkt met de totaaloplossing van Unit4. Daardoor gaat gegevensuitwisseling soepel. Hierdoor ontstaan efficiencyvoordelen doordat de UNIT4 software is gekoppeld. Schreurs kan zo snel en efficiënt de klanten proactief adviseren. Klanten kunnen hun stukken digitaal indienen en goedkeuren via Unit4 Online Samenwerken en Schreurs Accountants & Adviseurs richt de administraties in zodat ze samenstelwerkzaamheden efficiënter kunnen uitvoeren.

Jonge ondernemers vinden het fantastisch “Het grootste voordeel van online samenwerken is dat we niets per post hoeven te sturen of bij de klant langs hoeven te gaan om documenten goed te laten keuren”, zegt Hans Schreurs (jr). “We plaatsen documentatie in Unit4 Online Samenwerken en de klanten kunnen deze beoordelen en accorderen. De klant ontvangt een e-mail als een document gereed staat ter goedkeuring. De klant heeft ook via Unit4 Online Samenwerken de beschikking over belangrijke documenten. Die kan hij op ieder moment raadplegen. Via een uitgebreid beveiligingssysteem is gewaarborgd dat alleen geautoriseerden toegang hebben tot deze data. Vooral jonge ondernemers vinden het fantastisch. Zo hebben we een klant die naar Hoofddorp is verhuisd, maar door online samenwerken nog steeds klant bij ons is.”

Daarnaast heeft Schreurs Accountants Nederlandse klanten in Duitsland, Oostenrijk, Polen en NieuwZeeland. Klanten kunnen op afstand alles regelen.

“Door efficiënt samenwerken kunnen we ons afzetgebied gigantisch uitbreiden”, zegt Hans Schreurs (jr). “Zeker als Unit4 Online Samenwerken door wordt ontwikkeld en we hier ook adviesdiensten in kunnen integreren zoals benchmarking en prognoses. Zo kunnen we steeds betere en ook persoonlijkere digitale adviesdienstverlening bieden. Je kunt je als kantoor echt onderscheiden als je de ondernemer direct van advies kunt voorzien middels een goede automatisering. Die gaan we komende jaren verder ontwikkelen.”

Om dat te realiseren is een belangrijke rol voor automatisering weggelegd, om zo het ‘Efficiënt Samenwerken’, waar Schreurs Accountants & Adviseurs­voor staat, vleugels te geven. “We werken gezamenlijk aan een totaalconcept, waarbij in de toekomst wordt gestreefd naar het optimaal en efficiënt samenwerken tussen Schreurs Accountants & Adviseurs en Unit4”, besluit Ruud Schreurs.

E-Novation4U - mei 2015 - jaargang 10 11

Gratis management dashboard voor uw cliënten

Een kwart van de ondernemers geeft aan niet zelf te willen boeken. Tegelijkertijd willen ze wel weten hoe ze er financieel voor staan. Met de gratis Unit4 Multivers Management Monitor krijgen deze ondernemers actueel inzicht in de financiële situatie van hun bedrijf.

Laagdrempelig inzicht voor uw cliënt De Unit4 Multivers Management Monitor is een handige tool die uw niet-boekende cliënten inzicht geeft in hun omzet, bruto- en nettowinst, inkopen, kosten, debiteuren, crediteuren en bankgegevens. Bovendien helpt de Unit4 Multivers Management Monitor u bij de transitie naar adviseur en kennispartner. Hoe actueler de cijfers, des te beter u kunt bijsturen.

Eenvoudig én voordelig overstappen Kies voor actueel financieel inzicht voor uw niet-boekende cliënten, kies voor de gratis Unit4 Multivers Management Monitor. En met Unit4 Basecone als vervolgstap voor het eenvoudig aanleveren van facturen via de app, e-mail of de applicatie, hebt u een mooi aanbod voor uw niet-boekende cliënten.

Meer weten?

Neem voor meer informatie contact op met uw accountmanager.

In business for people.

“De toegevoegde waarde ligt in samenwerking” Wilco Kraaij strategisch manager bij Unit4 over online boekhouden Online boekhouden is in de hedendaagse praktijk van administratiekantoor/ accountant­bijna niet meer weg te denken. “De voordelen zijn evident, zeker sinds er een online koppeling met de bank mogelijk is”, zegt Wilco Kraaij strategisch manager bij Unit4. Daar speelt het automatiseringsbedrijf op in met Unit4 Multivers Management Monitor, waardoor iedere ondernemer snel inzicht heeft in zijn financiën en gefaciliteerd gaat worden daarop actie te ondernemen.

Boekhouden voor de accountant Kraaij heeft de indruk dat ondernemers veel meer uit een online boekhouding kunnen halen. “Nu levert de ondernemer de cijfers veelal aan omdat boekhouden nu eenmaal moet voor de accountant.

Hij zou dat eigenlijk voor zichzelf moeten doen, maar met name de kleinere ondernemer doet dat nog te weinig. En dus heeft hij minder inzicht in zijn financiële situatie en profiteert hij onvoldoende van de voordelen van een goede administratie.”

Het is een misvatting dat deze voordelen alleen zijn voorbehouden aan ondernemers die zelf boekhouden en daar zet Unit4 op in. Wanneer een ondernemer bereid is inkoopfacturen te scannen, online verkoopfacturen te maken en toestemming geeft voor online koppeling met de bank, dan levert hij daarmee een belangrijke basis voor de boekhouding. In ruil daarvoor kan je de ondernemer actueel inzicht in zijn financiële situatie bieden. Hieraan koppelen we in de toekomst intelligente diensten, zoals met één druk op de knop aanmaningen kunnen versturen of facturen betalen. “Ik denk dat ondernemers daar veel aan kunnen hebben, maar dan moeten we het wel praktisch maken. Dat hij in feite aan het boekhouden is, zonder dat hij het in de gaten heeft.”

De Unit4 Multivers Management Monitor kan daarbij een goed hulpmiddel zijn. “Dit geeft de klant inzicht in hoe hij er voor staat. Wat zijn de openstaande posten, hoe is de winstgevendheid, op dat soort vragen geeft de monitor antwoord. Bovendien is dit eenvoudig uit te breiden met factureren, het uploaden van inkoopfacturen (scan en herken), aanmaningen versturen of inkoopfacturen betalen. Hierdoor krijgt de ondernemer realtime inzicht krijgt in zijn financiële situatie, plus kan hij direct de juiste acties ondernemen.”

Enthousiaste ondernemers “Als wij een ondernemer uitleggen hoe ze tijd en kosten kunnen besparen via hun boekhouding reageren ze doorgaans enthousiast”, aldus Kraaij. “Want een ondernemer wil vooral nuttige dingen doen. Soms denken accountants dat deze aanpak hen omzet gaat kosten, maar het tegendeel is waar. Het scheelt tijd en kan ze juist werk opleveren. Met elkaar beschik je immers eerder over de cijfers. En dat is de basis voor beter en sneller advies tegen lagere kosten.

De trend is volgens Kraaij onomkeerbaar. “Het samen kijken naar cijfers gebeurt nu vooral tijdens

Wilco Kraaij

de btw-aangifte. Maar, als je goed advies wilt geven, heb je een volledige administratie nodig, inclusief afschrijvingen en lonen. Heb je periodiek betrouwbare cijfers, dan kun je veel makkelijker gaan adviseren. Wij zien nu dat accountants daar actief mee bezig zijn en in toenemende mate elke maand met hun klant om tafel zitten. En als het goed is levert dat voor beide partijen voordeel op.”

Digitale boekhouding We gaan naar een hybride tijd, geeft Kraaij aan. “Het elektronisch factureren komt er nu echt aan, scan en herken is nu volwassen en de grootbanken bieden allemaal een directe bankenkoppeling met de boekhouding. De rompslomp voor de klant neemt af, de voordelen nemen toe. De accountant laat zijn klant optimaal profiteren van handelingen die hij niet als boekhouden meer ziet. Dat moet het primaire doel van de accountant en zijn klanten worden.”

Unit4 was niet voor niets, samen met zes andere grote softwareleveranciers, deelnemer aan de ketentest voor elektronisch factureren. “We hebben ervoor gezorgd dat alle pakketten met elkaar kunnen communiceren, waardoor het elektronisch factureren nu echt van de grond kan komen en deze rechtstreeks het betreffende boekhoudsysteem in kunnen. Dat is een mooie ontwikkeling, op weg naar een 100% digitale boekhouding.”

In de crowd Is online boekhouden inmiddels redelijk ingevoerd, in de cloud werken is eveneens aan een vlucht bezig. “De gemiddelde ondernemer weet wat in de cloud werken inhoudt, maar denkt vaak dat

er nog iets bij hoort. En dat is er nu wellicht niet”, zegt Kraaij. Wij hebben aan accountants gevraagd welke voordelen de ondernemer ervaart met in de cloud werken. Geen updates, geen server, geen onderhoud, kortom ontzorgd worden was het meest genoemde antwoord. Unit4 denkt dat de werkelijke toegevoegde waarde van in de cloud samenwerking is. En de accountant is daar een uitermate geschikte beroepsgroep voor, zeker waneer je in de toekomst steeds meer gaat adviseren. Waarom zou je dat niet in de cloud doen, waarom zou je kennis niet delen”, vraagt Kraaij zich hardop af.”

“In de cloud wordt dan in de crowd werken. Wij geloven daar sterk in. Stap af van het in hokjes denken. Ga met elkaar kennis delen, dan ontstaat er een geheel nieuwe dimensie rond het in de cloud werken. Accountants werken dan samen in een dynamische omgeving, dat is geen bedreiging, maar biedt alleen maar kansen. Vergelijk het met Wikipedia, waarin ook kennis met elkaar wordt gedeeld.

Dat kun je ook in de accountancy gaan realiseren.

Wat Unit4 betreft wordt dat de toekomst.”

Dit artikel is in maart 2015 gepubliceerd in NOAB Activa.

Ook de financiële Probeer Unit4administratie Multivers online?

Accounting Probeer gratis Unit4 Multivers Accounting Onlinenu gratis Online. op aanmelden op Kijk voor meer informatie en www.unit4.nl/proefaccount-accounting­ unit4.nl/proefaccount-accounting

E-Novation4U - mei 2015 - jaargang 10 13

“Met digitale, complete dossiers op pad kunnen betekent een enorme efficiency- en kwaliteitsverbetering” Veger & Partners helemaal lyrisch over digitale dossiervorming handelingen én de kwaliteit blijft hoog. “Die kunnen we met deze inventieve koppeling zo goed mogelijk waarborgen. Onze producten moeten vaktechnisch natuurlijk gewoon in orde zijn.”

Vooruitkijken René Veger verwacht dat het kantoor in de toekomst steeds meer zal gaan hebben aan prognosesoftware Unit4 Prognose en de periodieke rapportages van Unit4 Audition. “Als de economie aantrekt, zal die voorkant steeds belangrijker worden. In onze branche wordt er nog steeds veel in de achteruitkijkspiegel gekeken.” Volgens de accountant is het voor organisaties een risico als ze geen goed overzicht hebben en alleen maar terugkijken. “Die maandcijfers en prognoses worden juist steeds belangrijker - dat is een hele grote groeimarkt. Daarom is het zo belangrijk dat die tools er - godzijdank - zijn.” Het biedt zijn cliënten veel meer toegevoegde waarde. “Want ze weten dan precies hoe ze ervoor staan. Die kant van het werk geeft dan ook veel meer voldoening.”

René Veger

Veger & Partners Accountants en Adviseurs is in 2009 ontstaan toen de broers René en Tom Veger de handen ineensloegen. Sindsdien heeft het kantoor een gestage groei doorgemaakt; inmiddels verlenen er drie vennoten en twee medewerkers diensten aan zo’n 150 cliënten. De broers verrichten veel interimwerk, wat ze kunnen doen omdat ze hun samenstelpraktijk goed geautomatiseerd hebben, onder meer met Unit4 Audition en Unit4 Auditor. Daardoor zijn ze in staat om die standaardwerkzaamheden sneller uit te voeren. “Dat is voordelig voor de cliënt, omdat er door een lagere nota meer ruimte overblijft binnen het budget voor andere diensten zoals advies”, aldus René Veger, die de Unit4-software als heel compleet en gebruiksvriendelijk omschrijft en het cijfer ‘8’ toekent.

Met één druk op de knop Veger & Partners nam eerder dit jaar een administratiekantoor over van iemand die de rapporten nog in Word maakte. “Bij ons als accountantskantoor liggen de tarieven normaal wat hoger dan bij een administratiekantoor. Maar door die nieuw verworven cliënten met onze Unit4-software te bedienen, kunnen we voorkomen dat ze meer moeten gaan betalen dan ze gewend waren.” Terugdenkend aan de tijd dat zijn eigen kantoor nog op Word en Excel aangewezen was, verheugt hij zich over de merkbare verbetering. “Ik ben heel blij dat we destijds voor Unit4 hebben gekozen. Je permanente stukken neem je het volgende jaar snel en eenvoudig - met één druk op de knop - over. Het betekent voor ons echt een efficiency- en kwaliteitsverbetering.”

Minder archiefruimte De accountant is zeer tevreden over de digitale dossiervorming. “Hetzelfde geldt voor mijn broer Tom: die is er helemaal lyrisch over. Hij vindt het echt geweldig dat hij niet langer fysieke stukken naar cliënten hoeft

14 E-Novation4U - mei 2015 - jaargang 10

mee te nemen, maar alleen een laptop. Zo heeft hij altijd hele complete, kwalitatief goede dossiers met alle gegevens bij de hand, en is het mogelijk om handelingen online te verrichten. Dat scheelt enorm qua snelheid.” Het kantoor maakt digitale back-ups van alle gegevens - in de cloud én fysiek. “Omdat je minder fysiek hoeft op te slaan, heb je minder archiefruimte nodig en loop je minder risico dat je je gegevens kwijtraakt. Mijn broer en ik hebben allebei een fysieke back-up in onze tas zitten. Ik slaap daar ’s nachts een stuk rustiger door.”

Kwaliteitshandboek Het kantoor spaart ook tijd uit door het NOVAK kwaliteitshandboek - via Scienta - gekoppeld te hebben met Unit4 Auditor en Unit4 Audition, als een geïntegreerd onderdeel van de dossiervorming. “Daar ben ik heel blij mee; we hoeven het kwaliteitshandboek nu niet meer fysiek na te slaan. Een klik op een ‘i’tje’ en je ziet direct de informatie die je nodig hebt. Op deze manier kunnen we ook ons personeel meer aanzetten tot het gebruik van het kwaliteitshandboek.” Dat scheelt volgens de accountant heel veel

COLOFON E-Novation4U is een uitgave van Unit4 en wordt verzonden naar administratieen accountantskantoren in Nederland in een oplage van 11.000 exemplaren.

Redactie: Tom Modderkolk en Nienke Crama Redactieraad: Herman de Jonge, Michel Middelkoop en Wilco Kraaij Vormgeving: Risign Tekstbijdragen: Jurriaan van Oortmerssen en Edo-Jan Meijer Fotografie: KEEK Mix Corrector: Tekstbureau To The Point Druk: Nieuwsdruk Nederland Unit4 Accountancy B.V. Bastion 4 Postbus 755 3900 AT Veenendaal Telefoon: 0318 58 16 00 enovation4u.nl unit4.nl/accountancy

“We hebben een derde minder uren nodig zonder aan kwaliteit in te boeten” Stouten & Wijnen Accountants blijft groeien door out-of-the-box te denken Stouten & Wijnen Accountants groeit al sinds de oprichting in 1997. Verschillende overnames en autonome groei zorgden ervoor dat de Culemborgse organisatie in 2005 zevenentwintig medewerkers in dienst had. In hetzelfde jaar begon het kantoor efficiencyslagen te maken door steeds meer producten van Unit4 te implementeren. Met de totaaloplossing waar het inmiddels mee werkt, is het met twintig hoogopgeleide medewerkers zo’n 350 cliënten van dienst. De omzet is daarbij de laatste jaren stabiel gebleven, terwijl de kosten zijn gedaald. “Zonder deze efficiencyslagen waren we uit de bocht gevlogen - dan hadden we een lagere omzet gehad, omdat we dan te duur waren geworden”, aldus Co Stouten (AA), die samen met Patricia Spithoven (RA) de directie vormt.

De efficiencywinst schrijft Stouten vooral toe aan het digitale samenstel- en controledossier. “We hebben ongeveer een derde minder uren nodig om een dossier op te leveren zonder aan kwaliteit in te boeten.

Hierdoor kunnen we scherpere offertes bieden.”

Volgens de accountant komt de totaaloplossing van Unit4 de snelheid en efficiency ten goede. “Het is een voordeel dat je maar met één leverancier te maken hebt: het is eenvoudig om van pakket naar pakket in te lezen en het zorgt voor uniformiteit. Bovendien komt de digitale dossiervorming de kwaliteit van het werk ten goede - het maakt het werk eenvoudiger.”

Interactie schept band Het kantoor kan hierdoor veel aandacht besteden aan zijn cliënten. Het liefst werken medewerkers van het kantoor uit Culemborg zoveel mogelijk op locatie. “In de dienstverlening vinden we samenwerking heel belangrijk. Dat waarderen onze cliënten - met name nieuwe cliënten geven aan dat er bij onze voorgangers veel meer sprake was van eenrichtingsverkeer.” Volgens de accountants schept interactie een band met de cliënt, wat het werk plezieriger maakt en de kwaliteit van het werk

Haal met een (web)training het optimale uit de software Hebt u het gevoel nog niet alle mogelijkheden van de software van Unit4 Accountancy te benutten? Volg onze (web)trainingen waarin u in korte tijd leert hoe u het gebruik van onze software verder kunt optimaliseren.

Kijk voor meer informatie en aanmelden op unit4.nl/accountancy-opleidingen

Co Stouten en Patricia Spithoven

ten goede komt, omdat ze zo meer te weten komen van de cliënt. “Dat is belangrijk - je moet weten wat je cliënt bezighoudt, doet en juist niet doet. Daardoor kom je erachter waar zijn bedreigingen liggen.”

Wat zijn mijn risico’s?

Om zich meer aan te zetten tot ‘out-of-the-box’ denken, heeft Stouten & Wijnen ervoor gekozen om Cygnus Atratus te implementeren als werkprogramma in Unit4 Auditor voor de samenstel- en controlepraktijk. “Cygnus Atratus zet goed aan tot nadenken. In plaats van de gebaande paden te volgen die we al jarenlang bewandelen, motiveert het ons in de huid van de ondernemer te kruipen en te denken: wat zijn mijn risico’s?” Dit sluit perfect aan bij de manier van werken van het kantoor. “Door kritisch te zijn en je niet neer te leggen bij de standaardzaken, denk je niet alleen buiten je eigen box, maar ook buiten de box van je cliënt. Dat leidt tot een beter contact”, vult Spithoven Stouten aan.

Analytisch vermogen Volgens de accountant is het persoonlijke contact hierbij cruciaal: “Als je alleen op kantoor zit, moet je Cygnus Atratus niet aanschaffen. Je moet de cliënt echt kennen.” Volgens Spithoven vereist het een heel ander analytisch vermogen en is het een heel andere benadering: Wat moeten we méér doen om tot een goed product te komen? Of hoeven we niets te doen en is de kwaliteit zodanig dat ik gewoon een rapport kan maken? In plaats van wat tegenwoordig gebruikelijker is: wat kunnen we minder doen in het belang van de efficiency?”

Performance en innovatie Deze manier van werken draagt enorm bij aan het plezier in het werk. “Het spreekt ons erg aan en is heel leuk om te doen.” Stouten & Wijnen verwacht daarom dat de samenwerking met Unit4 nog jaren

kan duren. “Zeker zolang de performance en innovatie van nieuwe producten zo goed blijft als het nu is. Het belangrijkste is dat ze onze continuïteit kunnen blijven garanderen.” Het duo ziet de toekomst dan ook rooskleurig tegemoet. “Het is onze intentie om verder te groeien. Daar hebben we een stabiele basis voor - qua automatisering, financiële positie, kwaliteit van de medewerkers en onderlinge samenwerking.”

Veelgestelde vragen over ‘De cloud’ Cloud computing is zonder twijfel de grootste ontwikkeling in ICT van de afgelopen jaren, maar roept ook veel vragen op. Graag geven wij u antwoord op een aantal veelgestelde cloud vragen die Unit4 regelmatig krijgt.

Deze Cloud FAQ behandelt onder andere de volgende veelgestelde cloud vragen:

• Wat krijg ik bij het gebruik van clouddiensten?

• Wat zijn de belangrijkste voordelen van de cloud

• Wat zijn de risico’s van de cloud?

• Hoe is het beheer van een hybride omgeving geregeld?

• Hoe is de performance van mijn applicaties vanuit de cloud?

• Is er een back-up beschikbaar van mijn data in de cloud?

Download de FAQ ‘De cloud’ nu via unit4.nl/faq-cloud

E-Novation4U - mei 2015 - jaargang 10 15

Unit4 Tour Samen Ondernemen U komt toch ook?

Data en locaties: 26 mei 2015 28 mei 2015 2 juni 2015 4 juni 2015 9 juni 2015 11 juni 2015

Van der Valk Hotel Zwolle Van der Valk Hotel Assen Van der Valk Hotel Dordrecht Van der Valk Hotel Veenendaal Van der Valk Hotel Eindhoven NH Hotel Schiphol Airport - Hoofddorp

Ga voor meer informatie over het programma en aanmelden naar unit4.nl/tour

In business for people.