Informatização da Secretaria 2. Ter conhecimento básico sobre o uso de computador e de sistemas. Na informatização da secretaria da igreja, a maioria dos trabalhos que antes eram feitos à mão, passarão a ser feitos através do computador, como: redação e digitação de cartas a serem enviadas para outras igrejas, membros, Associações, Órgãos Públicos e outros lugares. Por isso, é essencial saber usar um editor de texto de computador. Ao usar o sistema em que as fichas dos membros serão digitadas, também é necessário ter conhecimento mínimo de uso do computador e de uso do sistema, sendo que o treinamento para usar o sistema é fornecido pela pessoa que produz o sistema ou o(a) secretário(a) do cadastro de membros da Associação/Missão. 3. Ter em ordem a secretaria e seus serviços. Essa é a fase mais difícil, mas é extremamente essencial. Antes de começar a digitar as fichas de membros, deve ser feito um trabalho de verificação de ficha por ficha, observando se os dados estão completos, se não estão faltando fichas a serem preenchidas de membros recém-batizados, recebidos por profissão de fé ou transferência, ou se existe ficha de membros que já foram transferidos para outra igreja, pessoas que já tenham falecido ou membros removidos por desaparecimento ou apostasia e que ainda não tenha sido dado baixa no cadastro. Lembramos que esta verificação deve ser feita com base nos registros da igreja e na lista de membros da Associação/Missão, e que toda e qualquer movimentação e alteração feita nas fichas de membros, como mudança de endereço, mudança do estado civil, mudança no nome, etc., deve ser informada ao cadastro de membros da Associação/Missão. Caso a igreja tenha muitos nomes, a verificação e digitação podem ser feitas por partes. Por exemplo: Verificar e digitar nomes que comecem com as letras “A”, “B” e “C”, depois com as letras “D”, “E” e “F”, e assim sucessivamente. Após essa verificação e conclusão de perfeita atualização das fichas, começa-se a digitá-las. Após digitá-las, um back-up deve ser feito e uma cópia deve ser enviada à Associação/Missão para atualização do cadastro de membros da mesma. Para mais informações, consulte o(a) secretário(a) do cadastro de membros da Associação/Missão.
77 77