Gestão de
PROJETOS Teoria das Organizações
Bia Simonassi 2015
Esta car(lha faz parte do material didá(co da disciplina “Teoria das Organizações e os Processos Gerenciais”, do curso de pós-‐graduação “Gestão da Comunicação”, promovido pelo CEUB nos dias 21, 27 e 28 de fevereiro de 2015. Professora Bia Simonassi
OBJETIVO DA DISCIPLINA
Conhecer os an(gos e os novos modelos gerenciais.
BIBLIOGRAFIA BÁSICA
BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR
METODOLOGIA
TEORIA ILUSTRADA (car:lhas e vídeos)
EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO
CARTILHAS SUGERIDAS
hXp://issuu.com/treebookgallery/docs
bia.simonassi@gmail.com Â
treebookgallery.blogspot.com.br Â
CONTEÚDO DESTA CARTILHA • • • • • • • • • • • • • •
Conceito e Origens da Gestão de Projetos PMI, PMBOK e PMP: Carreira e Cer(ficação Conceito de Projetos e Processos Ciclo de Vida dos Projetos Planejamento de Projetos EAP e Mapas Mentais Sinopse de Projeto Miopia de Obje(vo Desenvolvimento de Projetos Plano de Ação e Método 5W2H Acompanhamento Físico de Projetos Situação (status) de Projeto e Gráfico de GanX Ação Preven(va e Ação Corre(va Encerramento de Projeto
Tudo que fazemos no trabalho ou é processo ou é projeto.
PDCA PDCA
Saber separar as duas coisas é essencial para gerenciá-‐las adequadamente.
Uma organização saudável gerencia a quan(dade de processos e projetos...
...para se posicionar em um ambiente compe((vo, dinâmico e inovador.
Quanto mais projetos bem-‐sucedidos, mais compe((va é a organização.
Quanto mais redondos os processos, mais sólida é sua produção/imagem.
A Gestão de Projetos surgiu em plena Guerra Fria entre EUA e URSS.
Quando as superpotências transformaram mísseis em sondas.
“Quem dominasse o espaço sideral dominaria a economia mundial”.
A URSS saiu na frente ao lançar os Sputniks 1 e 2, em 1957.
Abril de 1961: um russo foi o primeiro Homem a navegar no espaço sideral.
Iuri Gagarin, 27 anos, da Vostok 1: “A Terra é azul!”
A NASA foi criada em 1958 para “superar os feitos sovié(cos”.
Ela inventou uma nova metodologia para realizar coisas impossíveis.
Que combinava elementos de engenharia e administração.
Kennedy, em 1961: “Escolhemos ir para a Lua porque é DIFÍCIL!”
Em 1969, os americanos pisaram na Lua: “the eagle has landed”.
A Gestão de Projetos é uma evolução da Administração por Obje(vos.
A APO foi desenvolvida a par(r do modelo de Gestão de Sloan (GM).
E GanX inventou o gráfico u(lizado para gerenciar projetos.
FAYOL
SLOAM
GANTT
DRUCKER
Eis a paternidade da ciência Gestão de Projetos.
O Homem sempre fez projetos, mesmo que não soubesse disso.
PROJETO é uma palavra “pros(tuída” e usada para definir muitas coisas.
A definição que vamos adotar é a oficial do PMI, aceita no planeta todo.
A “bíblia” do Gerente de Projetos é o PMBOK que fornece os padrões.
O livro é vendido pelo PMI, que foi fundado em 1969, na Filadélfia (EUA).
O PMI é uma referência internacional em gerenciamento de projetos.
Está presente em 185 países e conta com 10 mil profissionais cer(ficados.
E passou a cer(ficar os profissionais, conforme padrões internacionais.
Para ser considerada um projeto, uma ideia precisa:
1) Demonstrar relação com algo rela(vamente inovador, inédito.
2) Obedecer a um prazo pra(camente irrevogável.
3) Com recursos rela(vamente limitados e preciosamente controlados.
Projeto é um esforço finito para criar algo único, inédito, espetacular.
Processos se repetem periodicamente, de preferência, do mesmo jeito.
Projetos e processos são conceitos diferentes e complementares.
O co(diano está para os processos e a melhoria está para os projetos.
Projetos transformam o impossível em uma equação.
Projetos aproximam o Homem do futuro.
Processo não cria, não melhora, não muda nada. Quem faz isso é projeto.
Os processos garantem a sobrevivência e a consolidação da organização.
Os projetos permitem saltos de melhoria e aperfeiçoamento.
PROJETOS de comunicação são os que aperfeiçoam a imagem da organização.
Os que melhoram sua capacidade de dialogar com os stakeholders.
PROCESSOS de comunicação são a(vidades recorrentes que...
...contribuem para a manutenção da imagem e da capacidade de dialogar.
EXERCÍCIO EM GRUPO
MODO DE USAR:
1. Forme grupos de até 4 pessoas. Anote os nomes dos par(cipantes. 2. Analise as situações hipoté(cas apresentadas a seguir. 3. Enquadre a situação como projeto ou processo. 4. Entregue as respostas do grupo para a professora, dentro do prazo acordado.
1
Leo é Diretor Financeiro do jornal local. Vem enfrentando uma maré dixcil, mercado compe((vo, cheio de concorrentes novos, além de muita instabilidade. Para driblar a crise, Leo decidiu inves(r na metodologia de gerenciamento de projetos como estratégia de desenvolvimento empresarial. Selecionou um prestador de serviços especializado no assunto e vai começar a IMPLEMENTAÇÃO DA METODOLOGIA pela capacitação das pessoas. Esperto esse Leo!
PROJETO
PROCESSO
2
Vitor é Gerente de Inovação e Tecnologia no jornal local. Desenvolveu um soyware de gestão de projetos a pedido do Diretor F i n a n c e i r o , q u e e s t á a p o i a n d o a implementação da metodologia de gerenciamento de projetos na organização. O sistema vai ser publicado logos após os testes finais. A reunião de hoje é sobre a responsabilidade de cada funcionário no PLANO DE MANUTENÇÃO DO SOFTWARE. Grande Vitor!
PROJETO
PROCESSO
3
Ana Maria está muito feliz: acaba de saber que está GRÁVIDA DO PRIMEIRO FILHO. Apesar da inexperiência na maternidade, está animada. Já contou para a família e para as amigas, que deram muitas dicas para a “neo mamma”. Ela não sabe o que esperar da primeira gestação, mas o marido comprou alguns livros para entreter sua curiosidade. Será que vai ser menino ou menina? :)
PROJETO
PROCESSO
4
Dona Antônia é parteira. Já fez nascer tantas crianças que perdeu a conta. Vai fazer o parto do(a) filho(a) da Ana Maria, que está grávida do primeiro herdeiro. O nascimento de uma criança é sempre um evento emocionante para Dona Antônia, mas ela não se deixa levar pela emoção na hora H: TRABALHO DE PARTO é com ela! O mais incrível nesta história? Dona Antônia não tem filhos biológicos, embora considere seus filhos de coração todas as crianças que ajudou a nascer! Viva a Dona Antônia!:)
PROJETO
PROCESSO
5
José acabou de ser promovido gerente do seu setor e está muito feliz. Aumentou a responsabilidade, mas aumentou também o salário. É sua primeira experiência como gerente e sua primeira missão é MONTAR SUA EQUIPE DE TRABALHO. Além dele, serão mais cinco pessoas trabalhando diariamente. José decidiu começar o desafio pela descrição das atribuições de cada um. Assim, José pode selecionar candidatos cujas habilidades atendam às necessidades da sua gerência.
PROJETO
PROCESSO
6
Maria foi contratada para fazer parte da equipe de trabalho do José. Ela vai assumir a posição de Analista. O salário não é grande coisa, mas ela vai “adquirir experiência para negociar um pagamento melhor, no futuro”. A principal tarefa de Maria é cuidar da FOLHA DE PAGAMENTO da organização. Tarefa simples, segundo ele. Certo...
PROJETO
PROCESSO
7
Ayrton pediu um emprés(mo no banco para CONSTRUIR SUA PRÓPRIA CASA. Ele não tem a menor experiência em construção civil, então contratou o cunhado, que tem uma empresa de construção, e pediu conselhos para um amigo engenheiro. Ele sabe que “obra sempre atrasa”, mas essa não pode atrasar, porque se a casa não ficar pronta na data marcada, sua noiva já ameaçou casar com outro! “Acelera, Ayrton!” :)
PROJETO
PROCESSO
8
Finalmente a irmã do Bernardo vai se casar (desencalhou!). Tanto que Bernardo foi contratado pelo futuro cunhado, o Ayrton, para CUIDAR DA OBRA DA CASA dos pombinhos. A empresa do Bernardo é pequena, mas ele tem ó(mos clientes e nunca fica sem trabalho: a agenda tem obras confirmadas para o ano inteiro. Danado esse Bernardo! :)
PROJETO
PROCESSO
9
Marina é Web Designer e trabalha em uma agência de publicidade famosa. Sua função é fazer sites. Está iniciando a CONSTRUÇÃO DE UM SITE para um cliente muito exigente. Ela já fez vários sites, de vários (pos, então não há grandes dificuldades na tarefa encomendada. A empresa tem até um procedimento para a construção de sites que ela deve considerar para não ferir nenhuma norma interna. Boa trabalho, Marina! :)
PROJETO
PROCESSO
10
Gabriel é gerente de comunicação do município. Recebeu a incumbência de cuidar do DESENVOLVIMENTO E LANÇAMENTO DO SITE DA PREFEITURA. Seguiu as normas internas de contratação e terceirizou o assunto para uma agência de publicidade especializada em construção de sites. Gabriel é um cliente muito exigente e espera conseguir lançar o site no menor prazo possível. :)
PROJETO
PROCESSO
EXERCÍCIO INDIVIDUAL
MODO DE USAR: 1. Analise as situações hipoté(cas apresentadas a seguir. 2. Enquadre a situação como projeto ou processo e jus(fique a resposta. 3. Entregue suas respostas para a professora, dentro do prazo acordado.
A1
MONALISA está muito animada para p l a n e j a r o C A L E N D Á R I O PROMOCIONAL do shopping. Ela está cheia de ideias novas para a Páscoa, o dia das mães, a “volta às aulas”, o carnaval e Natal. Normalmente o p l a n e j a m e n t o d o c a l e n d á r i o promocional é realizado em setembro para dar tempo de providenciar tudo, até o ano seguinte. Par(cipam todos os gerentes e a condução da reunião é da diretoria de Marke(ng.
PROJETO
PROCESSO
A2
Próximo ano, o shopping não vai fazer o Natal tradicional com decoração e prêmios de acordo com o média do •quete de vendas. Tudo isso está previsto no calendário promocional. No próximo Natal, o shopping vai liderar uma AÇÃO SOCIAL DIFERENTE, envolvendo todas as comunidades carentes do DF, com o patrocínio do BRB. MONALISA foi indicada para cuidar do assunto...
PROJETO
PROCESSO
A3
Finalmente, RENATA vai LANÇAR O SITE do seu day spa! A microempresa vai muito bem e ela contratou uma agência especializada em sites, com a recomendação de respeitar um orçamento módico. O site vai dar maior visibilidade para os negócios, mas ela sabe que tem que fazer promoções para atrair e manter seus clientes. O site é só o começo... vai, Renata!
PROJETO
PROCESSO
A4
DAVI é recém-‐formado como web designer e conseguiu estágio em uma agência de publicidade especializada e m s i t e s e i n t e r n e t . E l e e s t á par(cipando da equipe que está construindo o primeiro site do day spa da Renata. Seu chefe é bem experiente e a empresa tem até um procedimento para ELABORAÇÃO DE SITES. Assim fica fácil aprender! Boa sorte, Davi!
PROJETO
PROCESSO
A5
Chegou um memorando avisando que v ã o I N F O R M A T I Z A R T O D A A REPARTIÇÃO. Incluindo o setor onde trabalha RAFAEL, responsável pelo cadastro dos contribuintes. Sua ro(na compreende a inclusão de novos c a d a s t r o s e a v e r i fi c a ç ã o d e duplicidades. Com a informa(zação, t o d a e s s a t a r e f a p a s s a a s e r automa(zada. Vai sobrar mais tempo para navegar no facebook, hein?!
PROJETO
PROCESSO
A6
Chegou um memorando avisando que vão informa(zar toda a repar(ção. Incluindo o setor onde trabalha RAFAEL, responsável pelo cadastro dos contribuintes. Sua ro(na compreende A INCLUSÃO DE NOVOS CADASTROS E A VERIFICAÇÃO DE DUPLICIDADES. Com a informa(zação, toda essa tarefa passa a ser automa(zada. Vai sobrar mais tempo para navegar no facebook, HEIN?!
PROJETO
PROCESSO
A7
O Ministério decidiu se CERTIFICAR NA ISO 9000. Foi uma decisão da nova diretoria, que é bem polí(ca e quer mostrar trabalho. A cer(ficação vai e x i g i r u m e s f o r ç o d e t o d a a organização e quem vai cuidar do assunto é o GABRIEL, Gerente de Comunicação. Vai que é sua, Gabriel!
PROJETO
PROCESSO
A8
O B a n c o d a c i d a d e r e s o l v e u comemorar seus 50 anos de existência INAUGURANDO A GERÊNCIA de microcrédito para micro e pequenas empresas. Com a inicia(va, o banco espera não só estreitar os laços com a classe empreendedora mas consolidar sua imagem como fomentador da economia local. O gerente da agência central, seu MEDEIROS, foi quem deu a ideia. Boa, Medeiros!
PROJETO
PROCESSO
A9
CIBELE foi promovida a Gerente de Comunicação do grupo imobiliário em que trabalha desde 2007 e a primeira encomenda que recebeu foi fazer uma NOVA CAMPANHA ins(tucional. O grupo costumar fazer uma campanha por ano na TV e no rádio, mas desta vez Cibele aposta também na mídia móvel e na internet. Dixcil vai ser convencer a diretoria, que é muito tradicional, e tem medo de inves(r...
PROJETO
PROCESSO
A10
ANA é jornalista e trabalha como assessora de imprensa da maior rede de varejo da região. Recentemente, a imagem da empresa foi afetada por uma denúncia anônima que acabou em multa ambiental. Desde o incidente, o volume de trabalho aumentou e as COLETIVAS E ENTREVISTAS têm lugar ca(vo em sua agenda semanal. Coitada, da Ana...
PROJETO
PROCESSO
Todo projeto nasce, produz resultados previstos e termina, na data marcada.
Cada fase tem suas próprias caracterís(cas e problemas •picos.
As fases do projeto formam um ciclo conhecido como PDCA (Deming).
PDCA é a sigla para planejar, desenvolver, controlar e agir.
O PDCA forma uma espiral posi(va, de baixo para cima, ao se completar.
Esta espiral é uma mola com um força traduzida pela Lei de Hooke.
É esta força orgânica que sustenta a melhoria prome(da no ciclo PDCA.
É este mecanismo que produz a mudança prome(da pelos projetos.
PDCA PDCA
Quando o ciclo PDCA completa um giro, a curva de desempenho sobe.
A fase de planejamento do projeto termina com a aprovação da sinopse.
A sinopse (project chart) é a cer(dão de nascimento do projeto.
Uma vez aprovada, vira referencial e não pode mais ser alterada.
A sinopse deve ser aprovada, antes da execução do projeto.
É sua aprovação que dá o sinal verde para o desenvolvimento do projeto.
Mas atenção! Depois de aprovada, a sinopse não pode mais ser alterada.
O item mais importante da sinopse é o obje(vo do projeto.
O obje(vo é O QUE o projeto pretende fazer, dito de maneira direta.
É fundamental enxergar direito o que vai ser feito, antes de começar a fazer.
Se o obje(vo não for claro e direto, o projeto pode sofrer de miopia.
Obje(vo míope é indicador de falta de foco e insucesso do projeto.
Se o obje(vo for mal definido, todo o planejamento fica comprome(do.
Obje(vo do projeto Apollo: “levar o Homem à Lua”.
Era uma vez duas tribos que queriam conquistar o espaço sideral...
Uma delas inventou uma super caneta para ser usada pelos astronautas.
A outra manteve o foco e saiu na frente da conquista espacial.
Para a(ngir um obje(vo, portanto, é preciso manter o foco do projeto.
Se houver desvios, o projeto não gera os resultados (produtos) esperados.
Obje(vo mal definido é meio caminho para o fracasso do projeto.
Portanto, o obje(vo SEMPRE começa com um verbo que indica ação:
Criar, lançar, mudar, aperfeiçoar, melhorar, alcançar, descobrir...
Todo obje(vo alcançado produz resultados tangíveis e quan(ficáveis.
Produto é o resultado do esforço do projeto.
É algo mensurável que comprova que aquele obje(vo foi a(ngido.
Para cada produto prome(do, defina, pelo menos, uma meta.
SAIR DE BSB, às 4h
ABASTECER EM CRISTALINA, às 10h
ALMOÇAR EM 3 MARIAS, às 13h
JANTAR EM BH, às 20h
ABASTECER EM BARBACENA, às 2h
CHEGAR AO RJ, às 12h DO DIA SEGUINTE
Metas são passos intermediários para se chegar ao des(no final (obje(vo).
O cumprimento das metas dá uma sensação de aproximação do obje(vo.
Atenção para os pontos crí(cos do planejamento de projetos.
Há outras informações necessárias para o bom planejamento do projeto.
MAPA MENTAL
CANVAS DE PROJETO
EAP – ESTRUTURA ANALÍTICA DE PROJETO (WBS – WORK BREAKDOWN STRUCTURE)
Use as ferramentas certas para planejar seu projeto.
EXERCÍCIO EM GRUPO
MODO DE USAR:
1. Forme grupos de até 4 pessoas. Anote os nomes dos par(cipantes. 2. Verifique os obje(vos de projetos propostos a seguir. 3. Defina produtos ou resultados tangíveis que comprovem que o obje(vo foi a(ngido. 4. Compare suas respostas com as dos demais grupos. 5. O que podemos concluir, a par(r do exercício? 6. Entregue as respostas do grupo para a professora, dentro do prazo acordado.
1
ESTUDAR um novo idioma
2
APRENDER um novo idioma
3
ELABORAR o TCC da pós
4
APRESENTAR o TCC da pós
5
................ “aquela” promoção.
Concluído o planejamento do projeto, começa seu desenvolvimento.
Executar o projeto significa cumprir as metas, dentro dos prazos.
Você também pode detalhar as metas em um plano de ação 5W2H.
5W2H é a sigla para what, why, who, where, how e how much.
Com a execução, começam também o Controle e a Ação do ciclo PDCA.
Controlar significa medir e comparar com o plano inicial.
Significa verificar se as coisas (metas) estão sendo feitas...
PRAZO
ESCOPO
CUSTO
...dentro do escopo (qualidade), dos custos e dos prazos previstos.
Significa verificar periodicamente os resultados parciais (% das metas)...
...para corrigir os desvios e manter os stakeholders informados.
Agir significa reconhecer um desvio e corrigi-‐lo, a tempo.
A ação pode ser preven(va ou corre(va.
A ação visa recolocar o projeto nos trilhos, conforme planejado.
Para acompanhar o projeto, pode-‐se u(lizar o gráfico de GanX.
A segunda ferramenta mais importante do gerente de projetos.
Ferramenta é um acessório (tecnologia) que auxilia o Homem.
Existem muitos soywares para gerenciar projetos.
Mas o principal deles você já tem!
EXERCÍCIO EM GRUPO
MODO DE USAR:
1. Forme grupos de até 4 pessoas. Anote os nomes dos par(cipantes do grupo. 2. Analise as situações a seguir, conforme o modelo. 3. Observe o percentual de progresso de cada meta do projeto. Este percentual é definido com base nas informações prestadas durante o cumprimento das a(vidades que compõem cada meta. Normalmente, usa-‐se 100% para representar as a(vidades concluídas, 0% para as a(vidades não iniciadas e 25, 50 ou 75% para as a(vidades parcialmente concluídas. 4. Preencha as barras do gráfico de GanX, considerando a data de hoje e os percentuais de progresso das metas. 5. Iden(fique as metas concluídas, adiantadas e atrasadas para propor ações corre(vas e/ou preven(vas. 6. Finalmente, estabeleça o percentual de progresso do projeto e comente sua situação (em andamento, adiantado, atrasado...) 7. Compare suas respostas com as dos demais grupos. 8. O que podemos concluir, a par(r do exercício? 9. Entregue as respostas do grupo para a professora, dentro do prazo acordado.
EXEMPLO INÍCIO
A
PROJETO
FIM
%
M1
100
M2
25
M3
0
M4
75
M5
0
M6
0
HOJE
EXEMPLO INÍCIO
A
FIM
PROJETO
%
M1
Meta concluída
100
M2
Atrasada
25
M3
Não iniciada
0
M4
Adiantada
75
M5
Não iniciada
0
M6
Não iniciada
0
HOJE
EXEMPLO INÍCIO
A
FIM
PROJETO
O projeto está atrasado!
% 33
M1
Meta concluída
100
M2
Atrasada
25
M3
Não iniciada
0
M4
Adiantada
75
M5
Não iniciada
0
M6
Não iniciada
0
HOJE
B
INÍCIO
PROJETO
FIM
%
M1
50
M2
0
M3
50
M4
75
M5
0
HOJE
C
INÍCIO
PROJETO
FIM
%
M1
25
M2
25
M3
25
M4
25
M5
25
HOJE
INÍCIO
D
FIM
PROJETO
%
M1
50
M2
25
M3
25
M4
25
M5
0
HOJE
INÍCIO
E
PROJETO
FIM
%
M1
100
M2
100
M3
75
M4
0
M5
0
HOJE
O projeto termina quando cumpre seu obje(vo e entrega os produtos.
Os clientes devem validar os produtos, caso eles estejam dentro dos padrões.
Os produtos devem estar dentro dos prazos, custos e escopo (qualidade).
Afinal, o projeto existe para atender às necessidades do cliente.
No fim do projeto, a equipe se desfaz e as lições aprendidas são registradas.
Assim, a memória do projeto fica preservada para ocasiões futuras.
O fim do projeto celebra o fim do ciclo de PDCA de melhoria con•nua.
O projeto também pode ser paralisado ou cancelado, além de concluído.
Tudo isso afeta o prazo, o custo e o escopo do projeto.
O ideal é encerrar o projeto dentro dos parâmetros planejados.
Para poder comemorar e divulgar o sucesso da empreitada!
FIM
OBRIGADA!
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