GESTão de projetos
NA PRÁTICA M A N U A L B Á S I C O P A R A G E R E N C I A R P R O J E T O S
Bia Simonassi 2014
Esta car(lha faz parte do material didá(co da XXIII Oficina de Planejamento e Projetos da disciplina “Teoria Geral da Administração” do curso de pós graduação “Gestão da Comunicação nas Organizações”, realizado pelo CEUB, em Brasília, DF, nos dias 12, 13, 26 e 27 de setembro de 2014. Professora Bia Simonassi
CONTEÚDO DESTA CARTILHA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
Ciclo de Vida dos Projetos Ciclo PDCA e Deming Planejamento de Projetos Sinopse de Projeto Miopia de Obje(vo Relação entre Obje(vo, Produtos e Metas Desenvolvimento de Projetos Plano de Ação e Método 5W2H Acompanhamento Físico de Projetos Situação (status) de Projeto e Gráfico de Ganc Ação Preven(va e Ação Corre(va Encerramento de Projeto
OBJETIVO DA DISCIPLINA Construir um esquema mental para entender a realidade e a aplicabilidade da Administração e da Gestão de Projetos.
METODOLOGIA LEITURA HORIZONTAL
TEORIA ILUSTRADA
EXERCÍCIOS ATIVIDADES DE FIXAÇÃO
TRABALHO FINAL
LEITURA VERTICAL
AGENDA DA DISCIPLINA
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BIBLIOGRAFIA BÁSICA
BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR
hcp://issuu.com/treebookgallery/docs
bia.simonassi@gmail.com Â
hDp://issuu.com/treebookgallery/docs Â
Todo projeto nasce, produz resultados previstos e termina, na data marcada.
Cada fase tem suas próprias caracterís(cas e problemas opicos.
As fases do projeto formam um ciclo conhecido como PDCA (Deming).
PDCA é a sigla para planejar, desenvolver, controlar e agir.
O PDCA forma uma espiral posi(va, de baixo para cima, ao se completar.
Esta espiral é uma mola com um força traduzida pela Lei de Hooke.
É esta força orgânica que sustenta a melhoria prome(da no ciclo PDCA.
É este mecanismo que produz a mudança prome(da pelos projetos.
PDCA PDCA
Quando o ciclo PDCA completa um giro, a curva de desempenho sobe.
A fase de planejamento do projeto termina com a aprovação da sinopse.
A sinopse (project chart) é a cer(dão de nascimento do projeto.
Uma vez aprovada, vira referencial e não pode mais ser alterada.
A sinopse deve ser aprovada, antes da execução do projeto.
É sua aprovação que dá o sinal verde para o desenvolvimento do projeto.
Mas atenção! Depois de aprovada, a sinopse não pode mais ser alterada.
O item mais importante da sinopse é o obje(vo do projeto.
O obje(vo é O QUE o projeto pretende fazer, dito de maneira direta.
É fundamental enxergar direito o que vai ser feito, antes de começar a fazer.
Se o obje(vo não for claro e direto, o projeto pode sofrer de miopia.
Obje(vo míope é indicador de falta de foco e insucesso do projeto.
Se o obje(vo for mal definido, todo o planejamento fica comprome(do.
Obje(vo do projeto Apollo: “levar o Homem à Lua”.
Era uma vez duas tribos que queriam conquistar o espaço sideral...
Uma delas inventou uma super caneta para ser usada pelos astronautas.
A outra manteve o foco e saiu na frente da conquista espacial.
Para a(ngir um obje(vo, portanto, é preciso manter o foco do projeto.
Se houver desvios, o projeto não gera os resultados (produtos) esperados.
Obje(vo mal definido é meio caminho para o fracasso do projeto.
Portanto, o obje(vo SEMPRE começa com um verbo que indica ação:
Criar, lançar, mudar, aperfeiçoar, melhorar, alcançar, descobrir...
Todo obje(vo alcançado produz resultados tangíveis e quan(ficáveis.
Produto é o resultado do esforço do projeto.
É algo mensurável que comprova que aquele obje(vo foi a(ngido.
Para cada produto prome(do, defina, pelo menos, uma meta.
SAIR DE BSB, às 4h
ABASTECER EM CRISTALINA, às 10h
ALMOÇAR EM 3 MARIAS, às 13h
JANTAR EM BH, às 20h
ABASTECER EM BARBACENA, às 2h
CHEGAR AO RJ, às 12h DO DIA SEGUINTE
Metas são passos intermediários para se chegar ao des(no final (obje(vo).
O cumprimento das metas dá uma sensação de aproximação do obje(vo.
Atenção para os pontos crí(cos do planejamento de projetos.
EXERCÍCIO EM GRUPO
MODO DE USAR:
1. Forme grupos de até 4 pessoas. Anote os nomes dos par(cipantes. 2. Verifique os obje(vos de projetos propostos a seguir. 3. Defina produtos ou resultados tangíveis que comprovem que o obje(vo foi a(ngido. 4. Para cada produto, defina, pelo menos, uma meta. 5. Entregue as respostas do grupo para a professora, dentro do prazo acordado. 6. Vale 10 pontos.
1
Lançar o site da organização
Lançar o site da organização
2
Lançar um novo produto
Lançar um novo produto
3
Apresentar o TCC da pós
Apresentar o TCC da pós
Concluído o planejamento do projeto, começa seu desenvolvimento.
Executar o projeto significa cumprir as metas, dentro dos prazos.
Você também pode detalhar as metas em um plano de ação 5W2H.
5W2H é a sigla para what, why, who, where, how e how much.
Com a execução, começam também o Controle e a Ação do ciclo PDCA.
Controlar significa medir e comparar com o plano inicial.
Significa verificar se as coisas (metas) estão sendo feitas...
PRAZO
ESCOPO
CUSTO
...dentro do escopo (qualidade), dos custos e dos prazos previstos.
Significa verificar periodicamente os resultados parciais (% das metas)...
...para corrigir os desvios e manter os stakeholders informados.
Agir significa reconhecer um desvio e corrigi-‐lo, a tempo.
A ação pode ser preven(va ou corre(va.
A ação visa recolocar o projeto nos trilhos, conforme planejado.
Para acompanhar o projeto, pode-‐se u(lizar o gráfico de Ganc.
A segunda ferramenta mais importante do gerente de projetos.
Ferramenta é um acessório (tecnologia) que auxilia o Homem.
Existem muitos so{wares para gerenciar projetos.
Mas o principal deles você já tem!
EXERCÍCIO EM GRUPO
MODO DE USAR: Forme grupos de até 4 pessoas. Analise as situações a seguir, conforme modelo. Entregue as resposta do grupo para a professora, dentro do prazo combinado. Vale 10 pontos.
1. Observe o percentual de progresso de cada meta do projeto. Este percentual é definido com base nas informações prestadas durante o cumprimento das a(vidades que compõem cada meta. Normalmente, usa-‐se 100% para representar as a(vidades concluídas, 0% para as a(vidades não iniciadas e 25, 50 ou 75% para as a(vidades parcialmente concluídas. 2. Preencha as barras do gráfico de Ganc, considerando a data de hoje e os percentuais de progresso das metas. 3. Iden(fique as metas concluídas, adiantadas e atrasadas para propor ações corre(vas e/ou preven(vas. 4. Finalmente, estabeleça o percentual de progresso do projeto e comente sua situação (em andamento, adiantado, atrasado...)
EXEMPLO INÍCIO
A
PROJETO
FIM
%
M1
100
M2
25
M3
0
M4
75
M5
0
M6
0
HOJE
EXEMPLO INÍCIO
A
FIM
PROJETO
%
M1
Meta concluída
100
M2
Atrasada
25
M3
Não iniciada
0
M4
Adiantada
75
M5
Não iniciada
0
M6
Não iniciada
0
HOJE
EXEMPLO INÍCIO
A
FIM
PROJETO
O projeto está atrasado!
% 33
M1
Meta concluída
100
M2
Atrasada
25
M3
Não iniciada
0
M4
Adiantada
75
M5
Não iniciada
0
M6
Não iniciada
0
HOJE
B
INÍCIO
PROJETO
FIM
%
M1
50
M2
0
M3
50
M4
75
M5
0
HOJE
C
INÍCIO
PROJETO
FIM
%
M1
25
M2
25
M3
25
M4
25
M5
25
HOJE
INÍCIO
D
FIM
PROJETO
%
M1
50
M2
25
M3
25
M4
25
M5
0
HOJE
INÍCIO
E
PROJETO
FIM
%
M1
100
M2
100
M3
75
M4
0
M5
0
HOJE
O projeto termina quando cumpre seu obje(vo e entrega os produtos.
Os clientes devem validar os produtos, caso eles estejam dentro dos padrões.
Os produtos devem estar dentro dos prazos, custos e escopo (qualidade).
Afinal, o projeto existe para atende às necessidades do cliente.
No fim do projeto, a equipe se desfaz e as lições aprendidas são registradas.
Assim, a memória do projeto fica preservada para ocasiões futuras.
O fim do projeto celebra o fim do ciclo de PDCA de melhoria cononua.
O projeto também pode ser paralisado ou cancelado, além de concluído.
Tudo isso afeta o prazo, o custo e o escopo do projeto.
O ideal é encerrar o projeto dentro dos parâmetros planejados.
Para poder comemorar e divulgar o sucesso da empreitada!
OBRIGADA!
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