Vol. 14 No. 01 by MERCI

P O U R I N F O R M E R E T É C L A I R E R L E S P L A N I F I C AT E U R S WWW.LEPLANIFICATEUR.CA

À CHAQUE ÉVÉNEMENT, SON MOBILIER !

VOL. 14 - No.2 2016

Les composantes

fondamentales d’un événement !

Le Centre Phi

Transformez vos événements en expériences

Espaces polyvalents

Expériences mémorables

Design contemporain

Service exceptionnel

Pour planifier votre prochain événement, communiquez avec : Anjali Caillat Directrice du développement des affaires acaillat@centre-phi.com—514 225-0528 locations.centre-phi.com Centre Phi—407, rue Saint-Pierre, Montréal (QC), Canada H2Y 2M3

Dans ce numéro LE PLANIFICATEUR 4 | Les composantes fondamentales d’un événement ! 6 | L’organisation d’un Gala 8 | Comment choisir le bon conférencier pour votre événement 9 | le tout-inclus convivial réinventé pour vos événements 16 | La conception d’un carton d’identité peut se réaliser

À CHAQUE ÉVÉNEMENT, SON MOBILIER !

20 | les 6 qualités des meilleurs planificateurs 22 | L’Audiovisuel et livrer un message percutant

Merci à nos collaborateurs : Émilie André, Philippe Champagne, Diane Senez, Alexandre Ménard, Katia Dahan, Nicolas Richard, Michael Caplan, Johanne Lindsay, Lawrence Tomkiewicz. Merci également à nos annonceurs, sans qui nous ne pourrions publier cette revue. N’oubliez pas de leur mentionner d’où vous avez pris leurs coordonnées. 7660-A043_NWTT_CMYK_PLANNER-MAG_HALFPG_DRAFT Si vous avez des idées ou suggestions sur notre publication, n’hésitez pas à nous en faire part.

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LES DESSOUS DE LA HÔTELIÈRE

2TARIFICATION

Les

composantes

fondamentales

d’un événement ! Par Nicolas Richard, MBA, MPs

Prenons quelques instants pour modéliser ce que nous réalisons tous les jours et qui nous passionne au plus haut point : l’organisation d’événements. Il faut en identifier et en définir les composantes, en plus d’en faire ressortir les mécanismes afin de voir comment ceux-ci interagissent afin de mieux les maîtriser. Quel que soit le type d’événement à organiser (voyage incitatif, réunion des ventes, lancement de produit, soirée de reconnaissance, congrès, colloque, mariage…), vous retrouverez les mêmes composantes fondamentales : la logistique, la production et la communication.

upposez que vous marchez sur le trottoir et qu’une personne vient à votre rencontre. Plus elle se rapprochera de vous et mieux vous pourrez la distinguer. Imaginez que cette personne est votre événement ! Bien entendu, même de très loin, vous assumez que cette personne possède un squelette. La logistique est comme le squelette : nous savons que nous en aurons besoin, car c’est sur elle que tout repose. La logistique inclut tout ce qui répond aux besoins de base (réf : pyramide de Maslow) de nos participants, par exemple : • Être au bon endroit au bon moment (inscription, déplacement, accès aux lieux…) • Être nourris • Être en sécurité et confortable (destination, mobilier, infrastructure, température…) Une grande partie du budget sera attribuée à la logistique (repas, lieux, déplacement, hébergement…). Par contre, il s’agit souvent de la composante la plus « ingrate » à gérer. En effet, cette composante demande beaucoup de temps et de minutie concernant les détails. Au moindre manquement, l’insatisfaction du participant peut influencer négativement tout le reste de l’événement. Par exemple, il est assez rare de se faire féliciter pour avoir coordonné le déplacement de plusieurs centaines de personnes qui arrivent d’un peu partout sur la planète. Elles doivent arriver au bon endroit avant le début de l’événement, c’est normal. Toutefois, le fait qu’une salle de réunion soit trop fraîche ressortira dans les sondages bien avant plusieurs autres considérations.

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Donc, la logistique : • • • • • •

prend une grande partie du budget, est peu visible de l’extérieur, est essentielle, doit être impeccable, doit être solide pour supporter le reste, sollicite l’hémisphère gauche du cerveau (calcul, analyse, logique, souci du détail…).

Suivant notre comparaison, la personne continue à s’approcher. Nous pouvons mieux voir ce qu’elle porte, ses cheveux, ses yeux, son regard, son sourire, sa silhouette, son style... Automatiquement, ces stimuli nous font ressentir des émotions, par exemple : joie, tristesse, attirance, aversion, curiosité, méfiance, ouverture, évitement… La production est le catalyseur de l’effet wow, grâce à plusieurs moyens, tels que : • • • •

l’audiovisuel (lumière, projection, audio…), les décors, les prestations artistiques, les animations.

Grâce à la créativité, la production permet d’émerveiller, de surprendre, de fasciner et de faire vivre des émotions intenses. En d’autres mots, elle incite à déplacer l’état mental des participants de leur zone de confort pour les plonger dans une expérience unique. Donc, la production : • doit être bien dosée (trop, c’est comme pas assez !), • est « sexy » et attire l’intérêt, • a un impact direct et important auprès des participants, • sollicite l’hémisphère droit du cerveau (créativité, intuition, image, symbole, subjectif, ressenti…), • doit être harmonisée à la raison d’être de l’événement. Finalement, toujours selon notre analogie, cette personne s’arrête pour vous parler. En plus des propos qu’elle vous adresse, vous êtes sensible au timbre de sa voix, son langage verbal et non verbal. Tout cela vous permet de mieux comprendre qui elle est et les raisons de sa présence. Son message sera mieux compris si

sa posture (logistique) et son style (production) sont harmonisés. La dernière mais non la moindre des composantes est la communication. Il s’agit du message, de l’intention, des valeurs du client et de la culture de l’entreprise. Tout cela donne à l’événement sa raison d’être. Pourquoi réalisez-vous cet événement ? Estce pour reconnaitre certaines personnes qui se sont démarquées (gala, voyage de mobilisation) ? Est-ce pour mobiliser la force de vente (réunions des ventes) ou informer des clients (lancement d’un produit) ou tout simplement de célébrer (mariage, party) ? Qu’estce qui sera communiqué avant, pendant et après l’évènement, que ce soit verbalement ou par d’autres moyens de communication (logo, invitation, choix des lieux, des thèmes…) ? La communication est à la base de l’intention initiale, elle est le souffle de vie qui donne le but et la direction à suivre, c’est notre fil conducteur. La communication est abstraite et se heurte souvent à la réalité de la logistique et de la production. Mais il faut garder en tête que la logistique et la production doivent être au service de la communication pour bien véhiculer son message. Ainsi, la logistique permet de mettre les participants dans un état réception positif, la production leur fait vivre des émotions intenses afin qu’ils se souviennent longtemps du message que le client désire leur communiquer. Ces trois composantes fondamentales sont toutes essentielles et interdépendantes. Elles doivent être harmonisées afin de créer des expériences mémorables. Situez-vous en fonction de ces composantes : laquelle ou lesquelles préférez-vous, que désirez-vous ? Affichez-vous en conséquence. D’un autre côté, lorsque vous cherchez un fournisseur, clarifiez laquelle ou lesquelles composantes vous désirez. Sur ce, bon événement ! Nicolas Richard, president Othentika Créateur d’expérience nrichard@othentika.com www.othentika.com

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L’organisation

d’un Gala Par Katia Dahan

Il existe de multiples raisons pour lesquelles on prévoit organiser un gala. Pour schématiser un peu, nous citerons, par exemple, la célébration du nombre d’années d’existence d’une entreprise, une façon de remercier des employés pour leur travail, une campagne de financement, la sensibilisation à une cause, et bien d’autres raisons.

l existe de multiples raisons pour lesquelles on prévoit organiser un gala. Pour schématiser un peu, nous citerons, par exemple, la célébration du nombre d’années d’existence d’une entreprise, une façon de remercier des employés pour leur travail, une campagne de financement, la sensibilisation à une cause, et bien d’autres raisons.

Prenons l’exemple d’une campagne de financement. On commence par choisir une personne à honorer, bien connue dans le milieu. On l’aide à monter sa propre liste de sollicitation. Il faudra déterminer la clientèle cible et élaborer un budget. Ensuite, on choisira des personnes faisant partie du comité qui approcheront leur propre réseau de connaissances. N’oublions surtout pas que les gens donnent aux gens. Pour aborder l’optimisation de la campagne de financement, soulignons la formation d’un comité, à moins qu’il n’existe déjà. On établira ensuite une liste de tous les bienfaiteurs potentiels. Cette liste pourra évoluer au cours de toute la période précédant le gala. La coordination et le suivi constant de tous les acteurs de la campagne de financement est absolument nécessaire pour atteindre ou même dépasser les objectifs financiers. La personnalité de l’invité d’honneur doit être constamment mise en valeur, d’autant plus que toute son action sera bénévole. Pour une soirée réussie, il est évident qu’on ne peut comparer « Les sinistrés du Mont McKinley (Le Denali) » avec un intérêt culturel, par exemple. Il s’agit, on l’a bien compris, de faire ressortir de manière très précise ce qui fait l’originalité et l’importance de la cause qu’on présente. Il s’agit de susciter l’intérêt des donateurs et leur sensibilité. Pour séduire l’assistance, il faut maintenant veiller à l’organisation et à l’animation de la soirée. Les moyens à utiliser sont divers : - réseaux sociaux, - contacts personnels, - médias… On devra toujours tenir compte du budget prévu tout en investissant en fonction de l’importance de ce que l’on souhaite atteindre.

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Une fois le visuel créé, il sera uniformément utilisé pour toute diffusion de la communication. En ce qui concerne la soirée de gala à proprement parler, aucun point ne peut être laissé au hasard : - le lieu qui doit correspondre par sa capacité au nombre de convives prévus, - la décoration, - la technique de son et lumière, - le traiteur, - la disposition de la scène et des tables, - le choix délicat du placement des convives… Afin de s’assurer du déroulement parfait de l’événement, toute action requiert l’expertise de professionnels dans chacune des spécialités de la soirée, sans lésiner sur le nombre de bénévoles. La délicatesse et la rapidité de l’accueil marqueront le début plaisant de la soirée. Un petit conseil : éviter les discours trop longs qui gênent l’assistance et ne pas prolonger interminablement la soirée. Les invités souhaitent passer un moment agréable et vous en remercieront. La campagne de financement doit être antérieure et ne pourra en aucune façon être reportée à la soirée de gala. Une fois la soirée terminée, elle restera imprégnée dans la mémoire des invités, et il restera à prévoir l’après-gala. La règle primordiale et souvent négligée consiste à remercier personnellement chaque donateur. On organisera également un suivi relationnel auprès des professionnels de l’association ou de la fondation. Cette démarche aidera à maintenir un lien durable avec tout le réseau. Cette action sera particulièrement fructueuse si l’on prévoit organiser un gala annuel ultérieur. Katia Dahan Présidente Concept Duo katia@conceptduo.com www.conceptduo.com

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Comment choisir le bon conférencier pour votre événement en 7 questions Par Alexandre Ménard

Avant toute chose, il est important de définir le message que devra retenir le public et, bien sûr, la langue dans laquelle se déroulera la conférence. Le message servira à déterminer le messager. Par exemple : désirez-vous un professionnel du milieu, un observateur externe, un motivateur, une personnalité publique, etc.? À qui s’adresse la conférence?

Tout aussi important que le message, le public présent à la conférence déterminera la personnalité, l’âge et même le sexe du conférencier recherché.

Comment veut-on que notre public se sente après la conférence?

L’émotion recherchée est, elle aussi, primordiale. Est-ce que l’on désire un conférencier qui motive, qui fait réfléchir, qui apporte des nouvelles stratégies ou qui remet en doute les convictions?

Quels sujets veut-on aborder à tout prix?

Il est bon de noter que vouloir aborder différents sujets n’égale pas nécessairement avoir recours à différents conférenciers, mais plutôt à différentes approches. Exemple de sujets : travail d’équipe, communication, gestion, santé, créativité, ventes, gestion de temps, choc des générations.

Quel est le budget alloué pour le conférencier?

Toujours un incontournable : le prix. Le cachet est généralement déterminé par la notoriété et la demande envers le conférencier.

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Est-ce que la conférence est adaptable au public et au message que l’on veut passer?

À cette étape, le choix du conférencier devrait se préciser davantage. Il est primordial de s’assurer que le conférencier désiré est capable d’adapter son discours en fonction des besoins du client, du public et du contexte.

Quels sont les paramètres de la conférence?

Évidemment, le lieu, le contexte, l’heure et la durée font partie des paramètres qui détermineront la prise de décision finale. Ils sont aussi des éléments à communiquer au conférencier ou à son agent afin de s’assurer d’arrimer les différentes parties prenantes. Alexandre Ménard, Agence evenko, AMénard@evenko.ca www.agenceevenko.ca

Meetings & events by club med, le tout-inclus convivial réinventé pour vos événements Par Hélène Choquette

Tout le monde connaît le « Club Med ». Le tout-inclus, celui qui offre un service francophone dans tous ses villages, une panoplie d’activités avec des moniteurs d’expérience et passionnés… mais saviez-vous qu’on y propose plusieurs nouveautés, dont un service conçu spécialement pour vos événements d’affaires? Qu’il s’agisse de congrès, réunions, team building, incitatifs et plus encore, Meetings & Events by Club Med a pensé à tout! Une équipe dédiée est en place pour vous conseiller et vous accompagner dans toutes les étapes de votre événement professionnel, depuis sa conception jusqu’à sa réalisation.

our connaître davantage les nouveautés signées Club Med, j’ai passé quelques jours au Village Club Med de Punta Cana.

J’ai d’abord fait la découverte du nouvel espace Oasis Zen, qui porte très bien son nom d’ailleurs, car il offre un petit coin de paix et de tranquillité en plein cœur du village Club Med. L’Oasis Zen est une section réservée exclusivement aux adultes et comprend 78 chambres luxueuses, une grande piscine, le bar bienêtre Hibiscus, la plage privée Oasis Zen et le Indigo Beach Lounge. Le Village entier comprend un total de 631 chambres. Plusieurs choix s’offrent à votre groupe du point de vue hébergement, selon les besoins de chacun. Par exemple, si certains de votre groupe amènent leur petite famille, les 479 chambres Club, les 42 chambres Deluxe ou les 32 Suites 5 Tridents sont idéales. Il est possible de privatiser le Village en entier ou de privatiser les Suites 5 Tridents ou l’espace Oasis Zen. En ce qui concerne les enfants, des G.O. leur proposeront une multitude d’activités!

Une autre nouveauté est le Club Med CREATIVE by Cirque du Soleil. Sous la supervision de l’équipe experte de « Gentils Circassiens » formée par le Cirque du Soleil & Club Med, vous pourrez faire la découverte de plus de 30 activités acrobatiques et artistiques en team building destinées à resserrer les liens entre collègues, à pousser vos limites (comme je l’ai fait sur le trapèze…) ou simplement pour le plaisir. Côté activités, le Club Med est un expert de renommée mondiale! On peut y pratiquer nombre d’activités aquatiques comme la plongée, la voile, la moto marine, le long board, le kayak. On peut aussi pratiquer le golf et le tennis sans oublier la danse, le yoga, la musculation et plus encore. Il faut aussi prendre le temps de se détendre et Club Med Spa by L’OCCITANE est parfait pour l’occasion! Club Med met à votre disposition des salles de conférences et des espaces pouvant être semi-privatisés ou privatisés. • 3 salles de réunion pouvant accueillir jusqu’à 216 personnes • 2 restaurants principaux, le Samana et l’Hispaniola pouvant accueillir jusqu’à 850 personnes • 1 restaurant à la carte, le Indigo Beach Lounge, jusqu’à 250 personnes • 3 bars • Des espaces jardins et plages pouvant être semiprivatisés ou privatisés. Club Med propose des forfaits séjour tout-compris, incluant des salles de réunion, de la logistique, de l’événementialisation... Une solution clé en main Le tout dans une atmosphère des plus conviviale. Avec plus de 60 ans d’expérience, l’implantation de 67 villages sur des sites exceptionnels partout au monde, de l’hébergement offert à plusieurs niveaux de confort, un grand choix d’activités, de loisirs et de divertissements, le clé en main événementiel, le tout dans une atmosphère conviviale, il va de soi que le Club Med est le choix évident quand vient le temps de planifier un événement pour votre groupe.

Hélène Choquette Le Planificateur hchoquette@leplanificateur.ca www.leplanificateur.ca

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À chaque événement, son mobilier ! Par Émilie André

En événementiel, les concepts se suivent, se multiplient, s’assemblent et parfois se ressemblent. Mais ils ont chacun leur besoin, leur environnement et leur signature. En tant que planificateur, il nous faut trouver cette petite touche qui fera la différence, mais aussi l’accessoire pratique et utile pour offrir la meilleure des expériences.

ujourd’hui le mobilier n’a plus juste une fonction utilitaire. Il fait partie intégrante du décor, de l’action et de l’espace. Il est au service des marques, se marie avec l’originalité et devient polyvalent. Les acteurs de l’industrie de la location de mobilier et de matériel événementiel se sont prêtés au jeu et partagent avec nous leur vision et leurs conseils. Bien qu’il soit le plus petit des gros joueurs de l’industrie de la location, La Nouvelle Tablée se classe dans le TOP 5 des entreprises en tête du marché montréalais. Mon entrevue avec Martin Bérubé, gestionnaire au développement des affaires de cette organisation implantée à Longueuil depuis 1996, s’est voulue empreinte de simplicité et sans fausse modestie. Une image qui rejoint l’esprit familial qui émane de cette entreprise axée sur le service à la clientèle et l’accessibilité. Chez La Nouvelle Tablée, on a de tout pour satisfaire les besoins de la clientèle, qu’il s’agisse de particuliers, de planificateurs d’événements ou encore de professionnels de l’industrie. On priorise le clé en main pour optimiser notamment les coûts et le temps investi. Détenant un généreux inventaire de tables bistro, chaises, vaisselle et accessoires de table, l’entreprise offre également des équipements de cuisson, utiles aux services de traiteurs. L’extérieur étant un lieu de prédilection pendant la saison estivale, il est possible de louer chapiteaux et mobilier de jardin, de quoi permettre à tous la tenue d’activités à l’abri des caprices de Dame nature. Autant de produits qui permettent à cette entreprise en pleine croissance de se démarquer et de prendre part à des événements comme le festival des montgolfières ou encore les Régates de Valleyfield.

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L’événementiel est un secteur en constante évolution, bousculé par les tendances, les changements de mode de consommation et, bien sûr, l’arrivée des nouvelles technologies et des réseaux sociaux. Les clients d’aujourd’hui, en quête de la décoration qui fera sensation lors de leur événement, sont mieux informés. Ils rencontrent leur fournisseur, documentation à la main, photos et images à l’appui pour expliquer leur besoin.

EN MODE

LOCATION

Pour constater, en tant que planificatrice, les nouvelles attentes de la clientèle, je rejoins le point de vue de Martin Bérubé sur le fait qu’il y a 20 ans, dans le milieu, on pouvait réaliser 90% des mariages avec trois fois rien. Et aujourd’hui, on n’a jamais le bon bleu. Toutefois, le marché s’est adapté à cette nouvelle demande, et de nouveaux joueurs spécialisés ont fait leur entrée sur le terrain de la location. À chacun sa force, à chacun sa niche pour se démarquer des concurrents. Avec les Pinterest de ce monde vient la création aux multiples possibilités, mais on finit par se heurter toujours aux mêmes questions : avons-nous le budget nécessaire pour se lancer dans une telle décoration et comment réaliser le tout sans trop de stress ?

Ce qui m’amène justement à vous parler de mon échange avec Audray Blais-Rancour, au développement des affaires et responsable du volet créatif pour Mme Bombance, la division création de l’entreprise Tenue de Soirée, un exemple parfait de produits de niches. Ici, on ne loue pas des tables et des chaises, mais bien de quoi les habiller. On parle de nappes, centres de tables et accessoires, du haut de gamme, mais surtout du choix et de la variété. Avec plus de 400 modèles de nappes, il y a de quoi satisfaire tous les goûts. L’une des lignes directives de l’entreprise se résume joliment comme suit : accompagner les clients afin de leur permettre de sortir des sentiers battus tout en rendant le produit accessible. Une philosophie qui colle bien à l’événementiel. On sent la passion qui anime cette équipe qui compte aujourd’hui huit employés proactifs et attentionnés qui partagent cette même vision qu’il est important d’aimer ce que l’on fait , surtout dans un milieu sujet à pression.

Mon échange avec Audray Blais-Rancour me confirme que leur dynamique est bien différente, même si complémentaire, des autres joueurs de l’industrie de la location de mobilier. Et c’est dans le détail et la finition que Tenue de soirée, et son département créatif se distingue sur le marché. Autre portrait, celui de Happening. Lorsque je demande à Jean Kerzérho de me décrire l’équipe, il la qualifie d’extraordinaire. Un mot qui illustre bien l’expertise variée des professionnels réunis sous un même toit, que ce soit pour la conception événementielle, les décors, la direction artistique ou encore l’audiovisuel. Une formule qui permet à l’entreprise montréalaise d’offrir la location de mobilier, en plus d’offrir une autre dimension à leur offre de service, celle de la conception de décor et le développement du contenant pendant que le client s’occupe du contenu. En plus d’avoir le hulk québécois dans ses rangs, Happening est aussi synonyme de clé en main.

Suite à la page 12

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L’entreprise a une clientèle variée, mais aime les clients prêts à innover, consommateurs de nouveautés. De quoi alimenter la créativité de cette équipe multidisciplinaire. Ça tombe bien, parce qu’entre autres, la demande est aux événements colorés. Le fuchsia et l’orange s’invitent dans les événements de comptables défiant les stéréotypes propres au secteur des chiffres. Qu’il s’agisse d’une offre de service plus générale ou d’un produit niche, une question demeure : comment suivre les tendances et se réinventer constamment pour être toujours dans le coup ? Du côté de La Nouvelle Tablée, on observe et on apprend à distinguer ce qui est amené à devenir un incontournable comparativement au coup de foudre qui finira par perdre de son intérêt. Savoir lire les tendances, ce qui représente un défi en soi, est une donnée indispensable à qui veut savoir quoi acquérir et dans quoi investir. Sur le banc des gagnants, on retrouve les lounge amenés à rester, indémodables et populaires pour créer des espaces conviviaux ou des zones de relaxation. On le constate sur le terrain, ils s’adaptent à plusieurs environnements événementiels. Ou encore les palettes de bois, un côté rustique moderne qui s’harmonise à plusieurs styles. Le plexiglas, souvent transparent, est aimé pour cela puisqu’il se fond facilement dans l’espace. Depuis quelque temps, il s’habille de noir et vient donner un tout autre look à nos aménagements. Les bars illuminés ont toujours la cote auprès des particuliers, mais aussi des entreprises. Et le spandex reste un incontournable pour habiller efficacement chaises et tables, à la fois de façon pratique et esthétique. Il faut savoir reconnaître les tendances, et, pour Martin Bérubé c’est aussi le fait de suivre la vague, quand la demande est là. On ne réinvente par la roue, certes, mais on peut la décliner. C’est ce qu’on fait chez Tenue de soirée. Les teintes et les couleurs permettent de nouvelles options, tout comme l’ajout d’accessoires. Toujours à l’affût de nouveautés, Audray Blais-Rancour observe attentivement les tendances venant d’Europe, des États-Unis et des Émirats arabes où la dynamique du marché est différente, voire même en avance de cinq ans sur le Québec. Jean Kerzérho me confirme que chez Happening, on carbure au feeling. Mais surtout, il s’agit d’une question de créativité et d’écoute permettant de répondre adéquatement aux besoins de la clientèle. Le conseil de Martin Bérubé, simple et efficace, est celui de prendre le temps de venir rencontrer vos fournisseurs. Vous déplacer dans les salles de montre et demander plusieurs offres de service est une solution gagnante si on est à la recherche d’un service clientèle de qualité qui saura répondre à nos besoins. Il ajoute également que le prix ne fait pas nécessairement la différence, mais bien l’expérience qui se dégagera de la rencontre avec le fournisseur. J’abonde en ce sens. La façon dont nous sommes reçus par ce dernier en dit long sur le service et

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l’accompagnement qui suivront la signature du contrat. En événementiel, les mots imprévus et flexibilité vont de pair. Autant s’assurer dès que le départ que l’entreprise sera en mesure de s’adapter à nos besoins tout au long du processus. Du côté de Mme Bombance, j’aime l’approche d’Audray Blais-Rancour quant à son conseil à la clientèle : suivre ses envies et s’inspirer des choses qu’on aime au quotidien sans chercher à imiter une tendance par un copier-coller. Je ne peux qu’acquiescer cette suggestion, surtout dans une société encore trop souvent basée sur les apparences. L’erreur est de s’oublier au détriment d’une mode qui viendra effacer sa propre personnalité. Mon conseil : misez sur l’authenticité, elle a bien meilleur goût. Émilie André Fondatrice et planificatrice Emy Planification www.emyplanification.com

VEUILLEZ NOTER Vous pourrez retrouver une liste de fournisseur de location d’équipement et mobilier dans la Guide Source à la page 70

ENSEMBLE POUR CRÉER L’ÉVÉNEMENT

Centre de conférences et d’événements spéciaux 2200, rue Mansfield Montréal, Québec 514 844-2000 1 866 844-2200

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La conception d’un carton d’identité peut se réaliser en six étapes faciles La spécialiste du porte-nom « pc\ nametag », vous fait les suggestions suivantes lorsque vous les préparez. Il ne faut pas oublier d’observer la règle de dix pieds.

Rappelez-vous la règle de 10 pieds. En réseautage, le prénom d’une personne est l’information la mieux retenue. Il faut donc s’assurer qu’il soit lisible à 10 pieds (3 mètres) de distance en sélectionnant une police de caractères de 26 à 40 points. Utiliser différentes polices de caractères pour établir une hiérarchie selon l’importance des éléments à afficher. A. L’information la plus importante, soit le prénom ou le pseudo :

26-40 points

B. L’information secondaire (nom) :

20-24 points

C. Les renseignements tertiaires (nom de la société, titre ou ville) :

19-20 points

La police de caractères doit être lisible. Bien sûr, certaines polices sont attrayantes, mais sontelles vraiment lisible? Il vous sera difficile d’établir un contact visuel avec un autre participant si vous êtes occupé à déchiffrer les informations qui figurent sur son porte-nom.

Votre logo est important. Le fait d’ajouter le logo de l’événement sur le carton d’inscription donne une visibilité précieuse à votre commanditaire et assure que les participants voient en un coup d’œil s’ils sont au bon événement (mais oui, dans les grands centres de conférences, ce genre d’erreur arrive plus souvent qu’on ne voudrait l’admettre.)

Ne pas oublier l’endos du carton. L’endos du porte-nom peut contenir de l’information utile et appréciée des participants. 16 |

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Voici quelques bonnes idées de renseignements à imprimer à l’endos de vos cartons d’inscription : • • • • • • • •

Plan du site Horaire ou agenda de l’événement Message des commanditaires Coupons-rabais Numéros d’urgence Date de la prochaine réunion et message promotionnel Contacts de proximité : taxi, théâtre, etc. Citation du jour, devise de l’entreprise

Pour de plus amples renseignements : Angela Koshman pc/nametag, Inc. (844) 887-5433| akoshman@pcnametag.com

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Les dessous de la tarification hôtelière Par Philippe Champagne

Vous est-il déjà arrivé de réserver une réunion ou un bloc de chambres avec un établissement hôtelier en croyant que vous aviez négocié le meilleur tarif possible et qu’à une semaine de la date d’arrivée vos délégués ou pire, votre patron, trouvent un tarif plus bas que celui conclu dans votre entente ? Embarrassant n’est-ce pas... Vous avez réservé 65 chambres pour 3 jours en croyant que ceci vous avantagerait et maintenant vous avez l’impression que votre partenaire hôtelier vous a trompé en offrant des tarifs moins élevés directement sur son site internet... Pourquoi ce genre de situation arrive-il ?

l faut savoir que l’inventaire hôtelier est un inventaire périssable. Ceci veut dire que, contrairement à votre magasin de sport préféré, si l’établissement hôtelier ne vend pas son inventaire de chambres une journée X, il ne peut pas le revendre à rabais le lendemain soir, car le lendemain, il doit revendre son inventaire en entier, et ce, 365 jours par année. Le revenu relié à l’opportunité de vendre toutes ses chambres au jour X est donc perdu à jamais.

Il faut aussi comprendre qu’un inventaire de chambres d’un hôtel ne se vend pas aussi facilement que cela puisse paraitre. Pour remplir son hôtel quotidiennement, l’hôtelier doit compter sur différents canaux de distribution. En se fiant à son historique, il offrira une partie de son inventaire aux ventes directes (téléphone et son propre site internet), une partie de son inventaire aux différents sites internet tels Expedia ou Hotel.com, une partie de son inventaire aux voyageurs d’affaires individuels, aux voyagistes tel Safeway, aux organisateurs de réunions et congrès, aux équipages de compagnies aériennes, aux équipes sportives, etc., etc... Pour chacun de ces segments, l’hôtelier offrira un tarif différent et un volume de chambres disponible différent en fonction d’arriver quotidiennement à un tarif et à un taux d’occupation préalablement budgété qui répond à la réalité de son marché et de son établissement. Voici un exemple de différents segments qui peuvent impacter le prix d’un hôtel de façon quotidienne : Retails, LRA (Last room available), NLRA (None 18 |

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Last room available) – TMC – Restricted – Gvt – Discounted – Packages –Opaques - les équipages, les groupes (réunions et congrès).

Un hôtel d’aéroport n’a pas les mêmes besoins qu’un hôtel de banlieue ou de centre-ville et pour chacun d’entre eux, les segments varient selon leurs besoins. Évidemment, des conditions propres s’appliquent à chacun de ces segments, ce qui influence le tarif de l’hôtelier. Par exemple, les tarifs des voyageurs d’affaires individuels sont basés sur un volume annuel confirmé par la compagnie à l’hôtelier et sont conditionnels à une performance annuelle mais non quotidienne. Habituellement, ce genre de voyageurs ne représente qu’un petit nombre de chambres quotidiennement (3 voyageurs de la compagnie X, 4 voyageurs de la compagnie Y). Les tarifs négociés pour les voyageurs individuels ont donc moins d’impact chaque jour qu’un tarif de chambre relié à un congrès qui regroupe plusieurs chambres sur une période de quelques jours (65 chambres pour 3 jours). Un hôtelier pourrait avoir préalablement négocié un tarif de voyageurs individuels (LRA ou NLRA) de 149 $ pour une compagnie mais pourrait offrir à cette même compagnie un tarif de 185 $ si celle-ci décide de venir faire sa réunion des ventes avec 65 invités par soir pour 3 soirs et ceci resterait un excellent tarif (Groupe). Pourquoi la compagnie ne pourrait-elle pas bénéficier du tarif individuel négocié ? Car l’impact des 2 ou 3 voyageurs individuels affecte beaucoup moins le revenu quotidien moyen de l’hôtel que le groupe de 65 invités qui, lui, influence beaucoup le revenu quotidien de l’établissement par rapport au budget préalablement fixé. Pour accueillir le groupe, l’hôtelier doit donc jongler avec les projections de tous ses canaux de distribution pour arriver au résultat quotidien souhaité ou le dépasser. Donc, le tarif peut varier, mais autant d’un sens que dans l’autre... C’est à dire que le tarif groupe aurait aussi bien pu être plus bas que le tarif individuel négocié... Ceci dépend des paramètres de l’établissement au moment de la demande. Effectivement, le plus grand influenceur du tarif hôtelier est, comme pour toute industrie, l’offre et la demande. Pensez simplement au Grand Prix du Canada où les hôtels de Montréal sont en position de force et exigent souvent des tarifs de 400 $ la nuit avec un minimum de trois nuits d’occupation, comparativement à un dimanche froid de janvier où les grands hôtels du centre-ville laisseront partir leurs chambres à un prix frôlant le niveau de la non profitabilité, uniquement pour couvrir leurs frais fixes de la journée... L’offre et la demande est l’influenceur de premier ordre des tarifs hôteliers et votre flexibilité d’achat est votre meilleur allié.

Si l’on revient à notre situation du début où votre patron a trouvé un tarif plus bas que votre tarif négocié pour votre réunion annuelle, c’est peut-être pour des raisons de segments pré-négociés (LRA ou NLRA) où, qu’outre votre groupe, l’hôtel est en faible occupation et a offert des tarifs à rabais pour combler le manque d’occupation non projeté lors de votre signature, mais il y a aussi le coût relié à votre réunion pour l’établissement. Le coût relié à une chambre de groupe est plus élevé que celui du voyageur individuel. Lors de la négociation d’une réunion ou d’un congrès, l’hôtelier devra prendre en considération les gratuités demandées, telles que des livraisons aux chambres sans frais, l’utilisation des salles de réunion et du matériel de congrès (tables chaises, nappes) sans frais, plus de personnel d’accueil... Ceci influence également le tarif et la profitabilité de la location de chambre comparativement à un voyageur individuel qui ne fait que passer une nuit dans l’établissement. Ce tarif trouvé par votre patron peut également provenir d’agences virtuelles telles qu’Expedia ou Hotels.com qui vont souvent imposer d’obtenir un inventaire confirmé à un tarif très concurrentiel en échange d’une présence sur leur site de recherche, en plus de charger une commission qui diminue la profitabilité de l’établissement. C’est aussi pour cela que les hôteliers ont tout avantage à pousser les consommateurs à acheter directement sur leur site internet ou en direct avec leur centrale de réservation et de créer des tarifs à rabais avec restrictions (restricted) ou des forfaits alléchants (packages) afin de maximiser leurs chances de capturer la totalité du revenu de la chambre louée par le consommateur. Les tarifs avec restrictions que l’on retrouve sur les sites d’hôtels sont souvent les meilleurs tarifs disponibles sur le marché mais en échange de ce tarif plus avantageux, l’hôtelier pourra imposer des conditions restrictives du genre : prépaiement complet, aucun droit d’annulation, aucun droit de modification de date... C’est d’ailleurs pour cela que si vous magasinez sur le site d’un hôtel, vous trouverez différentes formes tarifaires pour la même chambre pour la même journée. Certaines avec conditions flexibles, d’autres en formule forfait, d’autres restrictives mais plus avantageuses au niveau du prix demandé. Finalement, il faut comprendre que le tarif hôtelier est influencé par plusieurs facteurs inter-reliés. Votre flexibilité et votre connaissance de vos besoins particuliers et du marché que vous vous préparez à acheter vous aideront beaucoup à mieux négocier ou mieux magasiner le meilleur tarif possible pour votre prochaine réunion ou votre prochaine escapade amoureuse. Hotel Management International (HMI) est fière d’être associée au magazine Le Planificateur. Philippe Champagne, Vice-Président, Hotel Management International philippe@hotelmanagementintl.com www.hotelmanagementintl.com

a r e l l i r b s è r g Votre con s e l l e v u o n s e l parmi g e p i n n i W e d s étoile

Ouverture en 2016 Les membres de votre délégation seront éblouis par notre nouveau centre des congrès. Amenez-les voir les ours polaires nager et batifoler dans la magnifique exposition Voyage à Churchill. Faites-les vivre une expérience émouvante au Musée canadien pour les droits de la personne, un établissement de calibre mondial. Ces lieux inspirants se trouvent en plein cœur du Canada, dans une ville moderne, avec ses hôtels et ses attractions uniques, qui fait l’envie du monde entier.

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les 6 qualités des meilleurs planificateurs Par Michel Geoffroy

Une personne désireuse de planifier une conférence, une réunion ou un événement doit posséder les six qualités fondamentales du succès. Le souci du détail. Pour un événement sans encombre, chaque détail est important. Les planificateurs professionnels ont la bonne habitude de garder des listes de contrôle pour veiller à ne rien oublier. Vous en retrouvez sur notre site www.leplanificateur.ca La capacité d’écouter le client (quand je parle de client, il peut s’agir de votre supérieur ou une autre personne) et de comprendre ses objectifs. Il est impossible de réaliser le but ultime de l’événement sans avoir la perception réelle et approfondie des objectifs à atteindre. L’habileté à créer une vision. Les planificateurs professionnels sont en mesure de visualiser, en détail, le déroulement parfait de la réunion, la conférence ou l’événement dans son ensemble et sont capables de transmettre cette vision. Je pourrais vous en parler longtemps, mais ce sera le sujet d’un autre article.

La flexibilité. Les planificateurs doivent être en mesure de s’adapter aux besoins particuliers du client, surtout lorsque les horaires sont chargés et changeants. Une vigilance constante. Un bon planificateur est capable de prévoir toutes les éventualités imaginables. Vos clients ont besoin de savoir qu’ils peuvent vous faire confiance et que vous avez la capacité d’avoir une longueur d’avance lorsque les défis surgissent. L’habileté de rester calme lorsque la pression commence à monter. Les organisateurs de réunions doivent être en mesure de jongler avec nombre de tâches différentes et de gérer les situations d’urgence en plus de veiller à ce que les choses se passent en douceur, tout en gardant le sourire. Si quelque chose dérape, le planificateur a la tâche de réparer les pots cassés rapidement et à l’insu de tous.

DÉPENSER POUR DE L’ÉQUIPEMENT AUDIOVISUEL OU LIVRER UN MESSAGE PERCUTANT : COMMENT CHOISIR ? Michael Caplan, de Sensix : L’importance d’engager un producteur de contenu pour une présentation audiovisuel de qualité supérieure lors d’événements spéciaux

st-ce que le fait de regarder un programme ennuyant sur un écran géant le rend plus intéressant? La réponse est non, évidemment.

On a tous vécu l’expérience de voir son audience à moitié endormie ou captée par son cellulaire, faisant fi du bel équipement audiovisuel pour lequel on a payé une fortune. C’est vraiment frustrant. Pourquoi alors ne pas intégrer à son équipe un expert, un producteur de contenu? En cette période hyper médiatisée, la production de contenu n’est pas à considérer comme un luxe. Votre message doit dorénavant être produit, et

non simplement livré. Des effets spéciaux peuvent améliorer une présentation, mais ne peuvent jamais remplacer la plus-value d’une bonne histoire et de présentateurs sympathiques. L’approche gagnante concernant les budgets de réunions : Les entreprises investissent une fortune pour rassembler des participants parce que rien n’égale les rencontres personnelles. Est-il donc logique de consacrer une grande partie du budget dans de l’équipement audiovisuel pour ensuite n’avoir que des miettes à consacrer aux communications proprement dites? Avec une approche correctement équilibrée, vous n’aurez pas à faire un tel choix.

En cette période hyper médiatisée, la production de contenu n’est pas à considérer comme un luxe.

De concert avec votre fournisseur audiovisuel, votre producteur de contenu trouvera une configuration créative afin que vous en ayez plus pour votre argent. Vous serez ainsi assuré d’un message saisi de façon des plus efficace avec un système audiovisuel de taille appropriée, qui tient compte du nombre de participants, de la configuration de la salle, de l’élaboration de la présentation et, bien sûr, de votre budget global… tout cela afin de contribuer à l’efficacité des animateurs sans sacrifier la qualité de ce qu’on verra à l’écran.

Ne pas oublier que ce n’est pas l’équipement, aussi sophistiqué qu’il soit, qui établit la communication avec l’auditoire. C’est le fait de captiver les personnes présentes avec ce qu’elles voient et entendent, c’est le fait de toucher leurs émotions. Selon notre paradigme, le contenu vient en premier, suivi d’une conception audiovisuelle astucieuse. Lorsque les lumières se tamisent, que les micros s’ouvrent, que l’écran s’allume et que les caméras tournent, tout se résume à toucher l’auditoire pour l’amener sur les sentiers prévus. Demander à votre fournisseur d’audiovisuel de produire votre contenu équivaut à demander à votre plombier de refaire votre cuisine. L’élaboration de contenu est une profession. Il s’agit d’un art valant son pesant d’or. Vous avez désormais compris qu’un écran géant et un son d’ambiance ne feront pas le travail. Embauchez un producteur qui créera avec vous une bonne présentation scénique et de la qualité sur l’écran. Michael Caplan est le fondateur, producteur et directeur de création de Sensix communications et événements, avec des bureaux situés à Montréal et à Toronto. En tant que concepteur et réalisateur de divers types de réunions, il a été nommé Producteur de l’année au Canada et il a mené son équipe dans la production de nombreux événements primés. (514) 927-2549 www.sensix.com

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Cocktail mixte (assis et debout)

8 pi. ca par personne

Repas avec table rectangulaires

8 pi. ca par personne

Repas avec tables rondes

10 pi. ca par personne

Assis auditorium (en rangées)

6 pi. ca par personne

Plancher de danse

4 pi. ca par personne

Grandeur pour votre plancher de danse Nombre d’invités

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Grandeur suggéré en pieds

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150

15 x 18

200

18 x 21

250

21 x 21

300

24 x 24

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27 x 30

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