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Elektronische Zeiterfassung eZE. Flexible Lösungen für – Office, Finance und Engineering: Erfassung von Leistungsnachweisen online am Arbeitsplatz – Industrie, Produktion und Logistik: Registrierung von Arbeitszeiten am Terminal – Unterwegs und Mobil: Registrierung von Arbeitszeiten mit dem Mobiltelefon – Von System zu System: Datenimport von Zeitdaten aus Fremdsystemen www.tempo-team.com
Vorteile der elektronischen Zeiterfassung von Tempo-Team. Tempo-Team verfügt über ein eigenes, flexibles und innovatives elektronisches Zeiterfassungssystem.
Kunden profitieren in mehrfacher Hinsicht vom Einsatz des Systems. Die wichtigsten Argumente, die für die Nutzung der elek tronischen Zeiterfassung sprechen, sind:
der Leistungsnachweise zum jeweiligen Stichtag wird ersetzt durch die Kontrolle im Zeitportal. Die Ablageprozesse im Kundenunternehmen entfallen ebenfalls.
Transparenz Darstellung der An- und Abwesenheit von Mitarbeitern über das Online-Zeitportal ermöglicht unseren Kunden einen flexiblen Zugriff auf den jeweils aktuellen Stand des eingesetzten Personals und die geleisteten Stunden.
Vermeidung von Fehlern Das Zeitportal verfügt über die Möglich keit, Schicht- und Rundungsregeln zu hinterlegen. Die registrierten Zeitdaten werden abhängig von diesen Regeln automatisch korrigiert. Nach einer letzten Prüfung durch den Disponenten von Tempo-Team und/oder den Kundenverant wortlichen werden die Daten via elektronischer Schnittstelle an die Faktura übergeben. Mögliche Fehler bei der manuellen Erfassung von Stundennachweisen werden damit vermieden.
Aufgrund der Übertragung der am Terminal registrierten Zeiten per Mobilfunk (GPRS) an das Zeitportal steht eine Anwesenheits liste mit Aktualität in Echtzeit zur Verfügung. Der Kunde bestimmt, welche Personen im Unternehmen Zugriff auf die Anwesenheits- und Zeitdaten haben. Dabei können Berechtigungsstufen sowie mehrstufige Prüf-/Korrektur- und Freigabeprozesse berücksichtigt werden. Für das betriebsinterne Controlling können Zeitdaten per Download exportiert werden. Effizienz Durch die elektronische Erfassung und Speicherung der Daten entfällt der Admi nistrationsaufwand für Papiernachweise. Das Ausfüllen, Prüfen und Korrigieren
Vorteile in der Rechnungsprüfung Das Zeitportal unterstützt den Rechnungsprüf- und Freigabeprozess beim Kunden. Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung erhalten Zugang zum Zeitportal und greifen so auf alle Daten des Zeiterfassungsprozesses zu. Das System speichert sowohl die Rohdaten, also die registrierten Zeiten vor einer automatischen Anpassung durch die hinterlegten Regeln, sowie die Änderungen, die Kundenansprechpartner und TempoTeam vornehmen (wer, was, wann). Alle Zeitdaten werden zehn Jahre gespeichert.
Prozess der elektronischen Zeiterfassung. Erfassung (Zeitarbeiter)
• Registrierung mit Handy • Registrierung am Zeiterfassungsgerät • Online-Erfassung am Zeitportal • Datenupload aus Fremdsystem (z. B. Kundensystem)
Aufbereitung (automatisch)
• Hinterlegung von Schicht- und Pausenregeln • Rundung und Glättung der registrierten Zeiten
Prüfung + Korrektur
• Prüfung + Freigabe durch Kunden (ggf. mehrstufig) • Freigabe durch Tempo-Team
Faktura + Lohn
• Elektronische Übertragung an Abrechnungssystem von Tempo-Team • Abrechnung auf Basis der freigegebenen Daten
• Abgleich Rechnung/Zeitportal Controlling + Buchhaltung
• Download der Zeitdaten nach Excel • Speicherung der Daten: zehn Jahre
Wege und Methoden der elektronischen Zeiterfassung. Erfassung von Leistungsnachweisen online am Arbeitsplatz Hat der Mitarbeiter Zugang zum Internet – in der Regel ist das in den Einsatzbereichen Office, Finance und Engineering der Fall – empfiehlt sich die Nutzung der OnlineZeiterfassung. Die Zeiten werden am Arbeitsplatz oder von zu Hause erfasst und dem Kunden zur Freigabe im Zeitportal angezeigt. Auf Kundenwunsch kann auch ein Papiernachweis, basierend auf den erfassten Daten, gedruckt und vorgelegt werden. Die Erfassung kann über ein einfaches Clickin-click-out-Verfahren in Echtzeit erfolgen oder aber auch täglich bis wöchentlich durch Erfassung der Uhrzeiten von Beginn und Ende der Arbeitstage. Registrierung von Arbeitszeiten am Terminal Für Tätigkeiten in Werkshallen und Logistikcentern empfiehlt sich der Einsatz eines Zeiterfassungsterminals. Unsere Mitarbeiter erhalten jeweils einen Transponder, mit dem Sie sich an dem Terminal an- und auch wieder abmelden können. Das Gerät verfügt über ein GPRSModul und sendet die registrierten Zeitstempel direkt an unser Rechenzentrum. Über das Zeitportal sind die An- und Abmeldungen nahezu in Realtime sichtbar. Das Gerät benötigt einen Stromanschluss (230 V) und Zugang zum Mobilfunknetz. Selbst wenn das Mobilfunknetz unterbrochen ist, können Mitarbeiter weiter „stempeln“. Das Gerät sendet alle Daten, sobald die Verbindung wieder aufgebaut ist.
Das Gerät wird von Tempo-Team ab einer Auftragsgröße von mehr als 20 Mitarbeitern kostenfrei zur Verfügung gestellt. Registrierung von Arbeitszeiten mit dem Mobiltelefon Für Einsatzbereiche mit hoher Mobilität empfiehlt sich die Erfassung der Arbeitszeiten per Mobiltelefon. Unser Mitarbeiter speichert zwei kostenfreie Tempo-TeamTelefonnummern in seinem Mobiltelefon ab: eine für die Registrierung der Anfangszeit, eine Nummer für die Arbeitsunterbrechung bzw. das Arbeitsende. Datenimport von Zeitdaten aus Fremdsystemen Nutzen Tempo-Team-Mitarbeiter das Zeitmanagementsystem des Kunden und sind die Zeitdaten der Mitarbeiter exportierbar, so kann die Exportdatei im Zeiterfassungssystem von Tempo-Team eingelesen und anschließend direkt fakturiert werden. Damit sind die Originaldaten im System des Kunden, und die Abrechnung erfolgt über einen nahezu automatisierten Prozess.
Quellen und Zugriff auf das Zeiterfassungssystem. Über das Zeitportal greifen alle Businesspartner auf die Datenbank zu. Unser System ist selbstverständlich verschlüsselt und vor unbefugten Zugriffen gesichert.
Online-Erfassung
Mobiltelefon
Zeiterfassungsgerät
Online-Zeitportal
Rechenzentrum
Faktura
Webserver Prüfung, Korrektur und Freigabe
Kunden
Tempo-Team
Co-Lieferanten
Datenbank
Vorteile des Zeitportals im Master-Vendor-Konzept. Tempo-Team bietet seinen Kunden MasterVendor-Konzepte an. Zu diesen Konzepten gehört auch eine Lösung für den administra tiven Prozess der Leistungsnachweise. Mit der elektronischen Zeiterfassung bietet Tempo-Team eine Plattform, die vom MasterVendor selbst sowie von allen Co-Lieferanten verwendet werden kann. Alle beim Kunden eingesetzten Mitarbeiter nutzen die Möglich keiten zur Zeiterfassung von Tempo-Team: Online-Erfassung im Büro, das Zeiterfassungs
terminal in der Werkshalle und das Mobil telefon für den Kundendienst. Die Kundenansicht im Zeitportal zeigt die geleisteten Arbeitszeiten aller Mitarbeiter. Der Co-Lieferant sieht die geleisteten Arbeitszeiten nur seiner Mitarbeiter. Und selbst wenn unsere Kunden ihr eigenes Zeitmanagement-System für die Zeitarbeit nehmer nutzen, kann der Einsatz des TempoTeam-Zeitportals von Vorteil sein, wenn das
System unseres Kunden über keinen Internetzugang verfügt. Mit der DatenimportSchnittstelle der Tempo-Team-Zeiterfassung und den Zugangsberechtigungen und Funktionen im Zeitportal ermöglichen wir den Lieferanten, zeitnah und papierlos alle notwendigen Informationen für die Faktura einzusehen und downzuloaden.
TT-ZB-0113-FW5 Alle Bezeichnungen richten sich an beide Geschlechter.
Die elektronische Zeiterfassung von Tempo-Team. Nutzen Sie noch Papier? Für Fragen wenden Sie sich an:
Tempo-Team Personaldienstleistungen GmbH Herrnrainweg 5 63067 Offenbach am Main Telefon: +49(0) 69 / 91 33 45-0 Telefax: +49(0) 69 / 91 33 45-50 E-Mail: info@de.tempo-team.com
Siegel –Siegel Variante – Variante 3: 3: Siegel mitSiegel Schein mit Schein (für Broschüre) (für Broschüre)
Siegel –Siegel Variante – Variante 3: 3: Siegel ohne Siegel Schein ohne Schein (für Web/Email) (für Web/Email)
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