Esa Hassinen
Suomalaisvenäläinen näyttelyvaihto Opas näyttelyiden järjestäjille
V
enäjän ensimmäinen museo, Kunstkamera perustettiin Pietari Suuren toimeksiannosta jo vuonna 1714. Sen ensimmäinen näyttely avattiin yleisölle viisi vuotta myöhemmin. Pietari Suurta seuranneet Venäjän hallitsijat ja varakkaat mesenaatit kokosivat valtavia taide- ja kulttuurihistoriallisia kokoelmia, joiden perustalle syntyi useita museoita erityisesti Pietariin ja Moskovaan. Neuvostokaudella venäläiset museot koettiin yhteiskunnallisesti hyvin tärkeiksi ja niille annettiin kasvatuksellisia ja valtion ideologiaa tukevia propagandatehtäviä. Nykyisin Venäjällä on noin 3000 tuhatta museota. Niiden kokoelmissa on arviolta 90 miljoonaa esinettä. Venäläisissä museoissa ja museaalisissa kohteissa vierailee vuosittain yli 80 miljoonaa kävijää. Syksyllä 2008 suomalais-venäläisillä museopäivillä Pietarissa museotoimenjohtaja Päivi Partanen Lappeenrannassa esitti ajatuksen kulttuurivaihdon käsikirjasta, jonka avulla suomalaiset ja venäläiset museoammattilaiset voisivat tutustua molempien maiden voimassaoleviin säädöksiin, asetuksiin ja ohjeistuksiin, jotka vaikuttavat näyttely- ja kulttuurivaihtoon. Seuraavilla suomalais-venäläisillä museopäivillä Lappeenrannassa syksyllä 2011 allekirjoittanut esitti käytännön mallin käsikirjan toteuttamisesta. Vei kuitenkin vielä reilun vuoden ennen kuin asiassa päästiin toimiin. Museoliitto päätti vuonna 2012 toteuttaa po. käsikirjan ja kuluvan vuoden alussa tehtävä annettiin allekirjoittaneelle. Tavoitteena on verkossa julkaistava käsikirja tai ohjeisto, jota pyritään pitämään ajantasaisena.
Sopimus
N
äyttely- tai esinelainan perusdokumentti on kirjallinen sopimus. Monilla ulkomaiden kanssa yhteistyötä harjoittavilla venäläisillä museoilla on omat sopimusmallinsa, jotka yleensä pääkohdiltaan noudattavat kansainvälisiä sopimuspohjia. Sopimuksen muotoa tärkeämpää on, että sen sisältö tyydyttävää sopimusosapuolia ja kummatkin ovat yhtä mieltä sen sisällöstä sekä käsitteistä. Eri kielisistä käännöksistä tulee varmistaa, että niiden yhdenpitävyydestä vallitsee konsensus. Sopimuksesta tulee tehdä niin kattava, ettei siihen prosessin kestäessä tarvitse tehdä lisäyksiä tai korjauksia. Koko näyttely- tai esinelainan käsittelyn kannalta on tärkeää, että sopimus tehdään riittävän ajoissa. Esimerkiksi mahdollisesti tarvittavaa valtiontakausta on haettava vähintään kolme kuukautta ennen näyttelysopimuksen toimeenpanoa. Venäjällä on muun muassa varattava aikaa 1 – 2 kuukautta maastavientiluvan saamiseen kulttuuriministeriöstä. Mikäli näyttely-yhteistyöhön ryhtyvillä museoilla ei ole valmiina tilanteeseen soveltuvia sopimuspohjia, niin NEMOn (Network of European Museum Organisations) laatima malli tarjoaa hyvän lähtökohdan. Se on käännettykin usealle eri kielelle, mutta valitettavasti ei vielä venäjäksi. Malli käännök-
sineen ja ohjeineen löytyy NEMOn sivuilta ne-mo.org. Malli noudattaa kansainvälisiä standardeja mukaan lukien ICOMin eettiset säännöt ja UNESCOn yleissopimus kulttuuriomaisuuden luvattoman tuonnin, viennin ja omistusoikeuden siirron kieltämiseksi ja ehkäisemiseksi.
Sopimusta laadittaessa huomioon otettavia seikkoja: Lainan antajan ja lainaksi saajan nimet, yhteistiedot, mahdollisesti myös rahaliikenteessä käytettävien pankkitilien numerot yms. on kirjattava tarkasti niiden virallisissa muodoissaan. Sopimuksessa mainittua näyttelyn nimeä on käytettävä muissakin näyttelynvaihtoon liittyvissä asiakirjoissa aina samassa muodossa. Näyttelypaikka tai -tila tulee mainita riittävällä tarkkuudella. Näyttelyn esilläoloaika tulee mainita erikseen kokonaislaina-ajasta. Koko laina-aika tulee arvioida niin, että se riittää hyvin kaikkiin järjestelyihin: kuljetuksiin, tullauksiin, tarkastuksiin, näyttelyn rakentamiseen ja purkamiseen sekä palautukseen. Suositeltavaa on varata aikaa materiaalin käsittelyyn ennen näyttelyn avausta. On ollut tapauksia, joissa näytteille tuleva esineistö on vaatinut vielä viime hetken kunnostustoimia ja orgaanisten materiaalien mukana on tullut ei-toivottuja hyönteisiä. Viime mainittujen aiheuttama yllättävä pakastustarve saattaa vaatia 3 – 5 päivää. Tällaisilta yllätyksiltä vältytään huolellisella pohjatyöllä yhdessä lainan antavan museon kanssa. Sopimuksen liitteenä mainitaan kaikki laina-esineet ja materiaalit, jotka palautetaan näyttelyn päätyttyä omistajalleen. Kaikkien laina-esineiden vakuutusarvot yksilöidään. Sopimuksessa tulee tarkasti määritellä miten kokonaisuus vakuutetaan ja miten vastuut mahdollisesti jaetaan. Jos näyttelyn vakuuttamiseen käytetään valtiontakuuta, tulee sen lisäksi mainita missä kaupallisessa yhtiössä takuuseen liittyvä omavastuu vakuutetaan. OKM:n valtiontakuu-ohjeissa suositellaan vahingonkorvauskohta kirjattavaksi esimerkiksi seuraavassa muodossa: ”Valtiontakuun perusteella korvataan kohtuulliset konservointikustannukset ja muut vahingosta aiheutuneet suoranaiset kustannukset sekä mahdollinen konservoinnin jälkeinen arvonalennus tai tuhoutuneen tai hukatun esineen arvo. Vahingonkorvaus maksetaan lainan saajalle. Osittaisvahingossa vahingonkorvaus käsittää todelliset ja kohtuulliset konservointikustannukset. Mikäli esineessä on konservoinnin jälkeen vahinkoja, korvataan niiden aiheuttama arvonalennus. Mikäli osapuolet eivät pääse yksimielisyyteen arvonalennuksen määrästä, sen määrittelee osapuolten hyväksymä itsenäinen asiantuntija.” Korvausvelvollisuuden perusta on, että lainan antaja määrittää
lainan arvon ja lainan saaja hyväksyy sen. Museoiden yleisen edun mukaista on, että vakuutusarvoissa pidättäydytään realismissa. Korvausvelvollisuus-kohdassa on tarkasti ja selkeästi määriteltävä missä ja milloin vastuut siirtyvät lainan antajalta lainaksi saajalle. Jos käytetään fraasia ”naulasta-naulaan”, niin on hyvä varmistua siitä, että sopimusosapuolilla on sen sisällöstä täysin yhdenpitävä käsitys. Sopimuksessa tulee yksilöidä kaikki lainaan liittyvät kulut, joista osapuolet ovat sopineet. Tällaisia ovat muun muassa käsittelytai hallintokulut, lainamaksu, restaurointikulut, kehystys ja muut näytteillepanoa valmistelevat toimet, valokuvaus, pakkaus, kuljetus, vakuutus ja mahdolliset muut kulut. Venäjältä tuotaviin näyttelyihin liittyy lähes aina vielä henkilökuluja. Museot edellyttävät lähes poikkeuksetta, että näyttelyn kuljetusta, rakentamista ja purkamista seuraamaan tulee heidän omaa henkilökuntaa sekä yleensä jonkinlainen delegaatio näyttelyn avajaisiin tai muihin oheistapahtumiin. Näistä tulee tehdä sopimukseen tarkka kirjaus, joka sisältää lainan saajan kustannuksella (matka- ja majoituskulut, päivärahat yms.) tulevien henkilöiden määrän ja oleskeluajat. Sopimuksessa tulee ottaa kantaa myös näyttelyn mahdollisiin tuloihin ja niiden jakautumiseen tai jakautumattomuuteen. Lainan saajan on hyvä todeta noudattavan sponsorointiin liittyviä, kansainvälisesti hyväksyttyjä museaalisesti eettisiä normeja. Lainan antaja voi halutessaan varata oikeuden hyväksyä tai hylätä sponsoreita näyttelyissä, joissa esitellään vain lainan antajan omaisuutta. Suurilla venäläisillä museoilla saattaa olla kansainvälisiä yhteistyösopimuksia, jotka saattavat rajata sponsoreiden käyttöä. Sopimuksessa on hyvä mainita myös immateriaaliset käyttöoikeudet, esimerkiksi lainan antajan kuvamateriaalin käyttö julisteissa, kutsuissa, luetteloissa ja tiedotusmateriaalina. Sopimuksen päättäminen tai mahdollinen irtisanominen tulee määritellä tarkasti. Erityisesti pitää kirjata sopimuksen irtisanomisperusteet ja se miten niiden täyttymisen jälkeen toimitaan. Sopimuksen lopussa yleensä sovitaan siitä, miten riitatilanteet ja erimielisyydet ratkaistaan. Usein päädytään mainintaan, että erimielisyyksiin haetaan ratkaisua jonkin (esim. Tukholman) kauppakamarin järjestämässä välimiesoikeudessa. On hyvä tiedostaa, että toteutuessaan tällainen tilanne aiheuttaa molemmille osapuolille tuntuvia kustannuksia. Vaikka maailmalla ollaan nopeasti siirtymässä sähköiseen allekirjoitukseen venäläiset viranomaiset, erityisesti tulli edellyttävät, että sopimuksen allekirjoitukset vahvistetaan leimalla. Leiman tulee mieluimmin olla pyöreä ja siinä museon nimi tai sen lyhenne siinä muodossa, kun se on sopimuksessa kirjattu.
Sopimuksessa lainan antaja haluaa yleensä määritellä olosuhteet, jotka lainan saajan näyttelytilan tulee täyttää. Sopimuksen liitteeksi edellytetään kuvausta näyttelytilasta (facility report), sen turvallisuusjärjestelyistä, valvontalaitteista ja vartioinnista sekä palo- ja murtohälytyslaitteista. Lainan antaja museo saattaa käyttää tietyn muotoista selvityslomaketta,
mutta useimmissa tapauksissa selvityksen muoto ja laajuus jää lainan saajan harkintaan. Selvityslomakkeen tulee kuitenkin niin selkeä ja kattava, että se vakuuttaa venäläiset esineiden maastaviennistä vastaavat viranomaiset. AAM (American Association of Museums) on laatinut monipuolisen mallin, josta on helppo versioida omaan käyttöön soveltuva lomake (General Facility Report, formerly the Standard Facility Report. Adopted 1988, revised 1998 and 2008, Registrars committee, AAM). Valtiontakuuhakemuksessa tulee näyttely- ja välivarastointitiloista antaa yksityiskohtaiset kuvaukset, samoin niiden turvallisuudesta ja suojauksesta. OKM myöntää valtiontakuun vain sellaisiin näyttelytiloihin, jotka rakenteeltaan ja yleiseltä turvallisuustasoltaan täyttävät museoille asetettavat kriteerit ja ovat pysyvään näyttelytoimintaan tarkoitettuja. Niiden tulee täyttää muun muassa seuraavat edellytykset: Näyttelytilalle on laadittu pelastussuunnitelma, jonka tiedot ovat ajan tasalla. Henkilöstö on perehdytetty suunnitelmaan ja sille on annettu turvallisuuskoulutusta sekä koulutusta suunnitelman keskeisistä osista. Turvallisuusorganisaatio on nimetty ja koulutettu tehtäviinsä. Pelastussuunnitelman laatimisesta saa ohjeita Suomen pelastusalan keskusjärjestön laatimasta opaskirjasta ”Pelastussuunnitelma, opas yrityksille ja laitoksille”. Tilojen murtohälytysjärjestelmä on FK:n (Finanssialan Keskusliitto) ”Murtohälytysjärjestelmät ja –palvelut” –ohjeen mukaisesti tasoa 4 ja järjestelmä on toiminnassa myös ennen näyttelyn avaamista (ks. vahingontorjunta.fi). Näyttelytiloissa on automaattinen paloilmoitin ja/tai automaattinen sammutuslaitteisto. Näyttelytilat on suojattu vähintään FK:n ”Rakenteellinen murtosuojeluohje 2” ohjeen mukaisesti. Valtiontakuuta varten tarvitaan näyttelytilojen ja välivarastojen paloturvallisuuslaitteiden ja järjestelyjen yleiskuvaus. Lisäksi tarvitaan palotarkastuspöytäkirja, joka on korkeintaan vuoden vanha näyttelyn päättyessä; alkusammutuskaluston tarkastuspöytäkirja, joka on korkeintaan kahden vuoden vanha näyttelyn päättyessä; sekä mahdollisen automaattisen paloilmoittimen tarkastuspöytäkirja, joka on korkeintaan kolmen vuoden vanha näyttelyn päättyessä. Pelastussuunnitelman tarkastaa aluepelastuslaitoksen pelastusviranomainen palotarkastuksen yhteydessä.
Kuljetus ja huolinta
N
äyttelyiden ja museoesineiden kuljetus ja huolinta Venäjältä Suomeen on paras suosiolla jättää ammattitaitoisen kuljetus- ja huolintaliikkeen hoidettavaksi. Järjestelyt voidaan tehdä myös yhteistyömuseoiden kesken, mutta ne vaativat etenkin venäläiseltä kumppanilta niin paljon by-
rokratiaa, että harva sellaiseen vapaaehtoisesti ryhtyy. Kuljetus ja huolinta ovat luonnollisesti kilpailutettava. Sekä Suomesta että Venäjältä löytyy useita luotettavia yrityksiä, joilla käytössään asianmukaista kalustoa ja henkilöstöä, joka tuntee maastavientiin ja –tuontiin liittyvän byrokratian. Suuret venäläiset museot esimerkiksi Pietarissa suosivat omia yrityksiään, mutta niiden käytöstä voidaan aina neuvotella. Valtiollinen Eremitaasi käyttää mielellään kuljetusliike Khepriä, joka on itse asiassa syntynyt museon siipien suojassa. Vastaavasti Venäläinen museo Pietarissa on perustanut yhteisyrityksen saksalaisen kuljetusliike Hasenkampin kanssa (Hasenkamp-S.R.M.J.V. Ltd. Co.) Prosessin edistymisen kannalta kuljetus- ja huolintaliike on hyvä ottaa mukaan heti, kun tiedetään lainattavat esineet ja niiden pakkaus sekä kuljetusvaatimukset. Jos laina edellyttää myös pakkauslaatikoiden tekoa voi kokonaistaloudellisesti olla edullisinta tilata ne yritykseltä, joka hoitaa kuljetuksenkin. Huolintaliike tarvitsee kaikki näyttelyyn liittyvät dokumentit, kun se ryhtyy asioimaan tullin kanssa. Itse asiassa se tarvitsee kaikkiaan 21 erilaista dokumenttia, mutta näistä suurin osa liittyy lainan antaja museon asemaan, pankkitileihin yms. seikkoihin. Huolintaliikkeen tulee olla myös Venäjän tullin hyväksymä. Hyväksyntä edellyttää huolintaliikkeeltä tiettyä takuumaksua ja että sen henkilökunnassa on vähintään kaksi tulli auktorisoimaa asiantuntijaa. Jos näyttelylle on myönnetty valtiontakuu ja sen vakuutusarvo ylittää 50 miljoonaa euroa on näyttelyn kuljetukselle järjestettävä poliisisaattue Suomen alueella. Venäjän puolella vastaavaa saattuetta edellytetään arvoltaan vähäisemmistäkin näyttelyistä. Huolintaliike tekee nämäkin järjestelyt, mutta ohjeet suomalaisen poliisisaattueen tilaamisesta löytyvät OKM:n sivuilta.
Valtiontakuu edellyttää myös yksityiskohtaista kuljetussuunnitelmaa, johon sisältyy seuraavia asioita: Kuljetusreitti mahdollisine lepo- ja yöpymispaikkoineen Kuljetusaikataulu Kuljetuserät Kuljetusvälineet (esim. lentoyhtiö, laivareitti ja maakuljetuksissa ilmajousitettu, taiteen kuljettamiseen varusteltu auto) Kuljetusliike ja kuljetuksen aikaiset turvatoimet Mahdollinen kuriiri ja mitä osapuolta hän edustaa (kuljetuksessa on oltava mukana vähintään kaksi henkilöä, ellei kyseessä ole yksittäinen, vakuutusarvoltaan vähäinen kotimaan kuljetus) Mahdollinen erityisvartiointi sekä Suomessa että ulkomailla
Valtiontakuu-ohjeistus korostaa, että kuljetus ja siihen läheisesti liittyvä esineiden pakkaaminen, purkaminen ja paikoilleen asettaminen on valtiontakuujärjestelmästä kertyneiden kokemusten ja vahinkotilastojen perustella kaikkein riskialtteinta aikaa. Niinpä kaikkiin kuljetukseen liittyviin järjestelyihin on paneuduttava huolellisesti ja siihen liittyvät turvallisuusriskit on poistettava tai minimoitava.
Tarkastukset, näyttelyn vastaanotto ja luovutus
N
äyttelysopimuksessa tulee olla maininta miten ja missä näyttelyesineet siirtyvät lainan antajalta lainan saajalle. Samalla määritellään se, milloin vastuu esineistä siirtyy lainan saajalle. Valtiontakuu edellyttää tästä erityistä tarkkuutta ja siitä lisää myöhemmin. Turvallisinta olisi, että lainan saajan edustaja tai edustajat (mieluummin lainattavan materiaalin tunteva konservaattori tai tutkija) on läsnä, kun esineet pakataan kuljetusta varten. Samalla tulisi tehdä esineiden kuntotarkastus, josta laaditun pöytäkirjan kumpikin osapuoli allekirjoittaa. Kuntotarkastuksen ja pakkauksen jälkeen vastuu esineistä yleensä siirtyy lainan saajalle ja vakuutukset astuvat voimaan. On myös mahdollista, että vastuut siirtyvät lainan saajalle vastaanottotarkastuksen jälkeen lainan saajan tiloissa, mutta tässä tapauksessa kuljetus täytyy joka tapauksessa vakuuttaa erikseen. Vastaanottotarkastuksessa noudatetaan samaa muotoa ja tarkkuutta kuin lähtötarkastuksessakin ja siinä ovat läsnä lainan antajan kuriirit tai muut edustajat. Sinetöitynä kuljetuksena saapuneen näyttelyn tullaus voidaan usein tehdä näyttelytiloissa ennen vastaanottotarkastusta, mikäli tulliviranomaiset eivät muuta vaadi. Venäjällä kuljetuksen on palattava saman tulliaseman kautta, josta se lähtikin. Näyttelyä rakennettaessa ja esineitä aseteltaessa vitriineihin on suotavaa pitää kirjaa siitä, milloin esinevitriinit tai muut vastaavat näyttelylaitteet suljettiin ja lukittiin. Vastaavasti näyttelyä purettaessa vastaavaa kirjanpitoa kannattaa hyödyntää. Näin saadaan mahdollisen vahingon tapahtuessa dokumentoitu kuvaus vahingoittuneen esineen käsittelystä. Näyttelyn purkamisen jälkeen ja ennen pakkausta esineiden kunto tarkastetaan jälleen kummankin osapuolen edustajien läsnä ollessa. Ennen pakkausten sulkemista suoritetaan tullaus ja sen jälkeen näyttely on valmis paluukuljetukseen. Näyttelyn saapuessa takaisin lainan antajan tiloihin suorite-
taan vielä yksi kuntotarkastus, jonka jälkeen lainan saajan vastuut esineistä viimeistään päättyvät.
Takavarikointikielto Kesäkuun 17. päivänä 2011 annettiin laki ”eräiden Suomeen tuotavien näyttelyesineiden takavarikoinnin kieltämisestä” (697/2011). Lain tarkoitus on, että kansainvälisen kulttuurivaihdon ylläpitämiseksi sekä taiteellisesti että kulttuurihistoriallisesti merkittävien näyttelyiden järjestämisen edistämiseksi voidaan määrätä Suomeen lainaksi tuotavaa näyttelyesinettä koskeva takavarikointikielto, joka turvaa esineen palauttamisen lainaksi antajalle. Takavarikointikielto käsittää kiellon ottaa näyttelyesine takavarikkoon tai muuten viranomaisen haltuun taikka kohdistaa esineeseen muu sellainen turvaamis- tai täytäntöönpanotoimi, joka estää esineen palauttamisen. Jos esineeseen kiellosta huolimatta kohdistetaan tällainen toimenpide, on asianomaisen viranomaisen tai tuomioistuimen kumottava se. Näyttelyesineiden takavarikointikieltoa haetaan opetus- ja kulttuuriministeriöstä. Lain mukaan kielto voidaan antaa näyttelyesineelle, joka lainataan taiteellisesti tai kulttuurihistoriallisesti merkittävään tai kansainvälisen kulttuurivaihdon kannalta merkittävään näyttelyyn. Tämä lisäksi kiellon myöntämisen edellytyksenä on, että näyttelyn järjestäjä on kotimainen ”julkisoikeudellinen oikeushenkilö tai yleishyödyllinen oikeushenkilö”. Kaupallisiin näyttelyihin kieltoa ei myönnetä. Takavarikointikielto myönnetään enintään vuodeksi. Takavarikointikieltoa ei anneta, jos on syytä olettaa, että näyttelyesine on joltakulta rikoksella viety tai että esineen omistussuhteet ovat riidanalaiset. Kieltoa ei myöskään anneta, jos se olisi ristiriidassa Suomea sitovan kansainvälisen sopimuksen tai Euroopan unionin lainsäädännön kanssa. Lisäksi kiellon saamisen esteenä voi olla sekin, että on syytä olettaa, että näyttelyesine tarjotaan näyttelyssä myytäväksi tai sitä muulla vastaavalla tavalla hyödynnettäisiin kaupallisesti. Suomen laki takavarikointikiellosta liittyy viime vuosikymmeninä käytyyn kansainväliseen keskusteluun näyttelyesineisiin kohdistuneista pakkokeinoista ja erityisesti Venäjän kulttuuriministeriön asettamiin tilapäisen maastaviennin lupavaatimuksiin. Venäjän kulttuuriministeriö on jo 1990-luvulta lähtien edellyttänyt lainan saajalta vakuutusta, joka turvaa lainattujen näyttelyesineiden koskemattomuuden jonkin kolmannen osapuolen vaatimuksia vastaan näyttelynaikana ja niiden asianmukaisen palautuksen lainan antajalle. Ennen lakia ministeriö hyväksyi opetus- ja kulttuuriministeriön laatimia takuukirjeitä (letter of comfort tai letter of guarantee). Venäjän kulttuuriministeriön vaatimuksen taustalla on kokemus muutamista ulkomaille lähetetyistä näyttelyistä, jotka ovat joutuneet takavarikointiuhan alaisiksi. Takavarikointia on yleensä vaadittu lähinnä kahdella perusteella. Ensinnäkin lainassa olleiden esineiden omistusoikeuteen on kohdistettu vaatimuksia tapauksissa, joissa esineet ovat joutuneet pois omistajan hallinnasta esimerkiksi kansallistamisen tai sotatapahtumien yhteydessä. Takavarikointia on myös vaadittu kor-
vauksena valtion velasta. Venäjän viranomaisten kannat kovenivat erityisesti Sveitsissä marraskuussa 2005 sattuneen ns. Noga-tapauksen jälkeen. Sveitsiläinen Noga-yhtiö yritti saada takavarikkoon maassa tuolloin esillä olleet 54 ranskalaisten mestareiden maalausta, jotka olivat lainassa Pushkin museosta Moskovasta. Noga oli vuonna 1997 voittanut Venäjän federaatiota vastaan käymänsä oikeustaistelun Tukholman kauppakamarin välimiesoikeudessa. Venäjän federaatio velvoitettiin maksamaan Nogalle 63 miljoonaa Yhdysvaltain dollaria vanhaan Ruokaa öljystä –sopimukseen liittyneestä velasta. Teokset takavarikoitiin juuri, kun niitä oltiin lähettämässä takaisin Venäjälle. Kun teokset olivat olleet vuorokauden ilman ilmastointia ja satelliittiyhteyden tavoittamattomissa, Sveitsin liittohallitus peruutti takavarikoinnin. Perusteena oli kansainväliseen tapaoikeuteen sisältyvä periaate valtioiden omaisuuden koskemattomuudesta. Noga-tapaus osoitti kuinka vaikeaa on ennakoida mahdollisia takavarikointivaateita ja niiden esittäjiä. Tästä syystä Venäjän viranomaiset ilmoittivat edellyttävänsä näyttelyesineiden palautuksen turvaamista lainsäädännöllä pakkokeinoja varalta niiden ollessa tilapäisesti lainassa ulkomailla. Huolimatta takavarikointilaista on näyttelyiden valmisteluissa otettava selvää niin pitkälle kuin kulloinkin on mahdollista esineiden provenienssitiedot. Sitä edellyttävät myös ICOM:n museoeettiset ohjeet. Tutustumalla huolellisesti näyttelyesineistöön voidaan välttyä kiusalliselta julkisuudelta vaikka esineiden koskemattomuus olisikin turvattu. Suomessa takavarikointikiellon myöntää siis hakemuksesta opetus- ja kulttuuriministeriö. Hakemuslomake ja –ohjeet löytyvät ministeriön kotisivuilta. Takavarikointikieltohakemus on toimitettava viimeistään kaksi kuukautta ennen takavarikointikiellon haettua alkamispäivää opetus- ja kulttuuriministeriön kirjaamoon. Myöhemmin tehty hakemus voidaan hyväksyä vain perustelluista syistä. Takavarikointikieltoa hakee näyttelyn järjestäjä.
Hakemuksessa ja sen liitteissä on käytävä ilmi seuraavat asiat: Hakija Näyttelyesineen lainaksi antaja Näyttelyesineen yksilöintitiedot (vähintään esineen omistaja, teoksen nimi, valmistusajankohta, inventaarionumero ja provenienssihistoria) Selvitys siitä, että lain 2 §:n 1 ja 2 momentissa tarkoitetut takavarikointikiellon edellytykset täyttyvät ( ”1) on syytä olettaa, että näyttelyesine on joltakulta rikoksella viety tai että omistusoikeus tai muu siihen rinnastettava oikeus esineeseen on riidanalainen; 2) kielto olisi ilmeisesti ristiriidassa Suomea sitovan kansainvälisen sopimuksen tai Euroopan unionin lainsäädännön kanssa”) ja siitä edellyttääkö näyttelyesineen lähtömaa maastavientilupaa
esineen Suomeen tuomiseksi Jäljennös hakijan ja lainaksi antajan välisestä sopimuksesta tai sopimusluonnoksesta Takavarikointikiellon alkamis- ja päättymispäivä Lain 5 §:ssä takavarikointikiellon vastaisen toimenpiteen kumoamisesta määrätään seuraavasti: ”Jos näyttelyesine on takavarikoitu tai se on muuten 3 §:n vastaisesti joutunut pois haltijaltaan, toimenpiteestä päättäneen viranomaisen tai tuomioistuimen on näyttelyn järjestäjän hakemuksesta tai omasta aloitteestaan viivytyksettä kumottava takavarikko tai muu 3 §:ssä tarkoitettu toimenpide. Esine on tarvittaessa määrättävä palautettavaksi näyttelyn järjestäjälle. Näyttelynesineen sijaintipaikkakunnan käräjäoikeus tai muu käräjäoikeus, jossa asian käsittely sopivasti käy päinsä, voi kumota takavarikointikiellon vastaisen toimenpiteen sen estämättä, että toimivalta muutoin on toisella viranomaisella tai tuomioistuimella. Ratkaisuun, jolla toimenpide on kumottu, ei saa hakea muutosta.” Takavarikointikielto on haettava koko lainattavalle esinekokonaisuudelle, vaikka joidenkin yksittäisten esineiden arvo olisikin vähäinen.
Vakuutukset ja valtiontakaus
N
äyttelyn vakuuttamiseen on edellä jo puututtukin, mutta tärkeää on, että vakuutusmuoto otetaan huomioon laadittaessa näyttelysopimusta ja muita näyttelyyn liittyviä dokumentteja. Jos näyttelylle anotaan valtiontakuuta, dokumenttikokonaisuus on syytä heti alusta lähtien tehdä tätä silmällä pitäen. Venäjällä suositaan tiettyjä omia vakuutusyhtiöitä, mutta suomalaisetkin tulevat kysymykseen, kunhan ne kelpaavat Venäjän kulttuuriministeriölle tai tulliviranomaisille. Venäläiset museot käyttävät ulkomaisissa suhteissaan paljon vakuutusyhtiö Ingosstrakhin (ingos.ru) palveluja. Ingosstrakh perustettiin vuonna 1947 hoitamaan Neuvostoliiton kansainvälisiä vakuutusasioita. Yhtiö avasi edustuston Suomessa jo vuonna 1952. Nykyisin se on Venäjän suurin vakuutusyhtiö ja sen jälleenvakuutuskumppaneina ovat useat suuret kansainväliset vakuutusyhtiöt. Mikäli näyttelyn vakuudeksi halutaan valtiontakuu, täytyy huomioida, että sellainen myönnetään vain taiteellisesti ja kulttuurihistoriallisesti merkittävälle näyttelylle, jonka järjestämistä pidetään kansainvälisen kulttuurivaihdon kan-
nalta tärkeänä. Suomen valtiontakuujärjestelmä perustuu lakiin taidenäyttelyiden valtiontakuusta (411/1986, 639/1991, 382/2009) ja sitä täydentävään asetukseen taidenäyttelyiden valtiontakuusta (445/1986, 640/1991, 528/2009). Laki toteaa valtiontakuun yleisistä edellytyksistä, että sellainen voi koskea vain näyttelyä, jonka järjestää kotimainen julkisyhteisö taikka kotimainen muu yleishyödyllinen yhteisö tai säätiö. Valtiontakuuta ei voida myöntää kaupalliseen näyttelytoimintaan. Näyttelytilojen tulee olla pysyvään näyttelytoimintaan tarkoitettuja, ja niiden on täytettävä asianmukaiset palo- ja muut turvallisuusvaatimukset. Näyttelyn kuljetukset, lastaaminen ja purkaminen sekä näyttelyesineiden kunnon tarkistaminen tulee suorittaa asianmukaisesti. Näyttelyesineiden pakkausten tulee olla tarkoitukseen sopivia. Lakiin liittyvät asetus sisältää määräykset valtiontakuulautakunnan kokoonpanosta ja tehtävistä, hakemus- ja korvausmenettelystä sekä omavastuusta. Lain toteuttamisessa opetusja kulttuuriministeriön tehtävä on ottaa vastaan hakemukset, hankkia niistä valtiontakuulautakunnan lausunnot, viedä valtioneuvoston raha-asianvaliokunnan käsiteltäväksi yli 50 miljoonan euron valtiontakuut, päättää valtiontakuun myöntämisestä, ottaa vastaan korvaushakemukset, tehdä korvauspäätökset ja huolehtia takautumisoikeuden käytöstä. Valtiontakuulautakunta on asiantuntijaelin, jonka puheenjohtajana toimii opetus- ja kulttuuriministeriön virkamies. Se antaa lausunnon kaikista hakemuksista ja korvaushakemuksista sekä asettaa tarvittaessa ehtoja ja rajoituksia takuun myöntämiselle. Näyttelyiden valtiontakuulautakunta 1.11.2010-31.10.2013: puheenjohtaja, hallintojohtaja Håkan Mattlin, (opetus- ja kulttuuriministeriö); jäsenet: museoregistraattori Maria Lilja (näyttelytoiminta, Valtion taidemuseo); vahinkotarkastaja Ilkka Joronen (kuljetuskysymykset, Vahinkovakuutusosakeyhtiö Pohjola); finanssineuvos Heikki Solttila (valtiovarainministeriö); suunnitteluinsinööri Marja-Liisa Paananen (paloturvallisuus, Helsingin pelastuslaitos); rikoskomisario Kari Pasanen (turvallisuuskysymykset, Helsingin poliisilaitos); vahingontorjuntapäällikkö Seppo Pekurinen (vakuutusasiat, Finanssialan keskusliitto); kuraattori Marketta Seppälä (taide- ja kulttuurielämä); ja yli-intendentti Kaija Steiner-Kiljunen (konservointi, Museovirasto). Valtiontakuulautakunta julkaisi kesällä 2011 Taidenäyttelyiden valtiontakuun hakijan oppaan, jossa on selkeästi esitelty valtiontakuun periaatteet, sen vaatimukset ja hakemuksen yksityiskohtainen kokoaminen. Opas on ladattavissa OKM:n kotisivuilta (minedu.fi/OPM/Kulttuuri/Museot_ja_kulttuuriperintoe/taidenayttelyiden_valtiontakuu). Valtiontakuulautakunta on tiivistänyt oppaan toiseen lukuun valtiontakuun periaatteet. Niissä lautakunta korostaa muun muassa, että valtiontakuun myöntäminen perustuu tapauskohtaiseen tarkoituksenmukaisuusharkintaan, jossa otetaan huomioon yleiset kulttuuri- ja taidepoliittiset näkökohdat sekä näyttelyn toteuttamiseen liittyvät turvallisuusjärjestelyt ja riskit. Koska valtiontakuiden yhteenlaskettu takuuvastuu saa samanaikaisesti olla enintään miljardi euroa, voi vastuun täyttyminen olla esteenä valtiontakuun myöntämiselle. Lautakunta voi rajoittaa valtiontakuun koskemaan vain osaa näyttelystä, näyttelyajasta, -tilasta tai kuljetuksista. Li-
säksi päätöksessä voidaan hakijalle asettaa erilaisia, usein turvallisuusjärjestelyihin liittyviä ehtoja, joiden noudattamisesta jättämisestä pääsääntöisesti seuraa, että siitä johtuvia vahinkoja ei korvata. Valtiontakuu voidaan myöntää myös vain osalle haetusta vakuutusarvosta, jolloin näyttelyn järjestäjän on vakuutettava kattamaton osuus. Vahinkotilanteessa hakemuksessa ilmoitettu vakuutusarvo
on ehdoton korvauskatto. Vaikka tuhoutuneen esineen arvo olisi vahingon sattuessa suurempi kuin vakuutusarvo, valtiontakuun perusteella maksetaan korkeintaan vakuutusarvo. Jos vahingon tapahduttua selviää, ettei vakuutusarvo vastaa esineen todellista arvoa, ei vakuutusarvoa pidetä korvauksen maksamisen perusteena. Valuuttamääräiselle vakuutusarvolle sovelletaan takuuta myönnettäessä voimassa olevaa Euroopan keskuspankin ao. valuutalle ilmoittamaa kurssia. Mahdollisissa vahinkotapauksissa korvaukset maksetaan näyttelyn järjestäjälle, ei suoraan esineiden omistajille tai lainaajille. Lainaksi antajalla ei ole valtiontakuun perusteella suoraa sopimussuhdetta Suomen valtioon. Vahinkotapauksissa on huomattava, että valtiontakuu on toissijainen suhteessa vakuutukseen ja muihin takuisiin. Mikäli näyttelyn järjestäjä ottaa vakuutuksen näyttelyesineille vakuutusyhtiöstä, on tällainen vakuutus ensisijainen valtiontakuuseen nähden. Siis vahinko korvataan ensisijaisesti vakuutuksesta tai vakuudesta ja vasta toissijaisesti, siltä osin kuin vahinkoa ei kokonaan saada muun vakuutuksen perusteella korvatuksi, valtiontakuun perusteella. Vaikka asia ei Venäjän kanssa olekaan ajankohtainen voidaan vielä mainita, että valtiontakuu on toissijainen myös jonkun muun valtion myöntämän valtiontakuun kanssa. Valtiontakuuta haettaessa on ilmoitettava kaikki muut mahdolliset vakuutukset, jotka on myönnetty näyttelyesineille valtiontakuun lisäksi. Valtiontakuuseen liittyy omavastuu, joka on porrastettu kokonaisvakuutusarvon mukaan. Alin omavastuu on 20000 euroa, silloin kun vakuutusarvo on alle 50 miljoonaa euroa, 40000 euroa, kun vakuutusarvo on 50 – 100 miljoonaa euroa, 60000 euroa, kun vakuutusarvo on 100 – 200 miljoonaa euroa, 100000 euroa, kun vakuutusarvo on 200 – 500 miljoonaa euroa ja ylin omavastuu 200000 euroa, kun vakuutusarvo ylittää 500 miljoonaa euroa. Omavastuulla halutaan korostaa näyttelyn järjestäjän ensisijaista kokonaisvastuuta. Pidetään tarkoituksenmukaisena, että vähäisemmät ja useammin sattuvat yksittäiset rikkoontumisvahingot korvataan vakuutusyhtiön vakuutuksella. Valtiontakuu on tarkoitettu vastaamaan suurvahingosta. Venäjän viranomaiset edellyttävät, että omavastuuosuuskin vakuututetaan.
Valtiontakuun perusteella korvataan: korjauskustannukset, lähinnä konservointiin ja sen dokumentointiin liittyvät kustannukset; vahingosta aiheutuneet muut suoranaiset kustannukset, kuten
vahingonselvittely ja arviointikustannukset; arvonalennus; tuhoutuneen tai hukatun esineen arvo. Vahinkotapauksista valtiontakuulautakunta huomauttaa, että laki lähtee siitä periaatteesta, että näyttelyn järjestäjän velvollisuutena on selvittää vahinko ja ottaa kantaa vahingon määrään, käyttäen esimerkiksi omalla kustannuksellaan asiantuntijoita.
Kontaktit
V
enäläisten museoiden kanssa henkilökohtaiset kontaktit ovat asioiden edistymisen kannalta hyvin tärkeitä. Kontaktin luominen itsessään on hyvin yksinkertaista ja venäläiset museot ovat pääsääntöisesti avoimia uusille ajatuksille ja yhteistyöhankkeille. Näyttely- tai kokoelmaesinelainoja suunnitellessa on tärkeää, että molemmat osapuolet, ja erityisesti venäläiset kokevat tilanteen tasa-arvoisena ja hankkeen hyödyt ovat selkeitä molemmille. Venäläisistä museoista ja niiden kokoelmista löytyy hyvin tietoja museoiden verkkosivuilta, suurimpien museoiden sivustot ovat usein monikielisiä. Kirjeitse ja sähköpostitse voi asiansa alkuun esitellä, mutta sen jälkeen on mentävä tutustumaan haluttuun museoon tai kutsuttava sen edustaja omaan museoon. Asioiden kulkua nopeuttaa, jos tulevien yhteistyömuseoiden johtajat tapaavat ensin ja sopivat järjestelyjen yleislinjoista. Sen jälkeen voivat substanssia tuntevat museoammattilaiset ryhtyä toimiin. Tutustumisvaiheeseen kannattaa varata aikaa, sillä kun luottamus ja yhteisymmärrys ovat syntyneet asiat sujuvat yleensä jatkossa ripeästi. Suomalaisessa ja venäläisessä työ- ja hallintokulttuureissa on merkittäviä eroja. Venäläiset museot eivät ole luoneet valtionsa byrokratiaa ja sen aiheuttama työmäärä, niinpä kaikkiin selvityspyyntöihin sekä erilaisiin todistuksiin on parasta suhtautua annettuna tosiasiana. Prosessia helpottaa, kun tehdään täsmälleen sellaiset dokumentit kuin eri viranomaiset vaativat. Verkottuminen venäläiseen museokenttään on nykyisin help-
poa. Tietoja museoista, niiden kokoelmista ja yhteyshenkilöistä löytyy internetistä samaan tapaan kuin meiltäkin. Joillakin suurimmilla museoilla on kohtalaisen kattavia kokoelma- ja näyttelyesittelyjä. Museum.ru -sivusto esittelee laajasti venäläisestä museomaailmaa ja museoammattilaisia. Englanninkielisellä russianmuseums.info –sivustolla on sadan venäläisen museon kotisivuosoitteet. Venäjän museoliiton sivut osoitteessa souzmuseum.ru edellyttävät kirjautumista. Hyviä verkottumistilaisuuksia tarjoaa myös Suomalais-venäläinen kulttuurifoorumi. Sen toiminta käynnistyi vuonna 2000. Kulttuurifoorumin tarkoituksena on aktivoida ja helpottaa suomalaisten ja venäläisten kulttuuritoimijoiden, mukaan lukien museot, välistä yhteistoimintaa. Toiminnassa
ovat mukana koko Suomi sekä Venäjältä säännöllisesti Moskova, Moskovan alue ja 12 Luoteis-Venäjän aluetta (muun muassa Karjalan tasavalta ja Pietari). Vuodesta 2007 alkaen toimintaa on laajennettu Venäjällä edelleen kutsumalla muutamia uusia alueita mukaan vuodeksi kerrallaan. Etusija annettaan niille Venäjän alueille, joilta tulee hanke-esityksiä. Seuraava ja neljästoista suomalais-venäläinen kulttuurifoorumi järjestetään Novgorodissa 22.-26.9.2013. Siellä järjestettiin myös ensimmäinen kulttuurifoorumi vuonna 2001. Novgorodin kulttuurikomitea organisoi partneritoimintaa Venäjällä ja ylläpitää venäjänkielistä foorumisivustoa. Suomessa partneritoimintaa koordinoi Suomi-Venäjä-Seura. Se valmistelee foorumitapahtumia ja neuvoo partnereita ja muita foorumiosallistuja. Seura ylläpitää myös kulttuurifoorumin suomalaista sivustoa kultforum.org. (projektikoordinaattori Sisko Ruponen, puh. 09 6938642, sisko.ruponen(at)venajaseura.fi). Vuonna 2005 järjestettiin ensimmäiset suomalais-venäläiset museopäivät Imatralla. Kolme vuotta myöhemmin kokoonnuttiin Pietarissa, Izvarassa ja Pavlovskissa. Viimeisimmät museopäivät järjestettiin Lappeenrannassa ja Viipurissa syksyllä 2011. Seuraavia suomalais-venäläisiä museopäiviä suunnitellaan ensi vuodeksi Pietariin. Suomalais-venäläisiä museopäiviä on pyritty kehittämään ammattilaistapahtumaksi, jossa keskustellaan alan ajankohtaisista kysymyksistä. Museopäivät tarjoaa samalla erinomaisen mahdollisuuden verkottua, saada tietoa venäläisistä museoista ja niiden mahdollisuuksista sekä esitellä omia hankkeita ja näyttelysuunnitelmia. Suomen puolelta suomalais-venäläisiä museopäiviä ovat olleet järjestämässä Museoliitto ja Lappeenrannan museot. Tulevista museopäivistä ja niiden teemoista tiedotettaneen Museoliiton sivuilla.
Kokemuksia
S
uomen ja Neuvostoliiton väliset näyttelyiden vaihdot perustuivat yleensä erilaisiin kulttuurivaihtosopimuksiin, joilla oli Neuvostoliiton kulttuurihallinnon hyväksyntä. Ystävyyskaupunkitoimintaan liittyi usein myös näyttelyiden vaihtoa. Neuvostoliiton hajottua tilanne muuttui. Museot saivat vapauden luoda itse suoria yhteyksiä ulkomaisiin museoihin. Suurten valtiollisten museoiden kohdalla ei suuria muutoksia tapahtunut, mutta kaupunki- ja aluetason venäläiset museot saivat nyt uusia mahdollisuuksia esitellä kokoelmiaan ja tuoda tiloihinsa ulkomaisia näyttelyitä. Jotkut venäläiset museot ryhtyivät aktiivisesti etsimään ulkomaisia kumppaneita. Esimerkiksi Valtiollinen Pietarin Historian Museo haki 1990-luvun puolivälissä Suomesta yhteistyöhalukkaita ja löysikin niitä Lahdesta, Tampereelta ja Helsingistä. Uusi tilanne rohkaisi myös muutamia suomalaisia museoita tutkimaan mahdollisuuksia Venäjällä. Ottaen huo-
mioon venäläisten kokoelmien laajuuden näitä rohkeita on ollut hämmästyttävän vähän. Tampereella yhteistyö venäläisten museoiden kanssa alkoi jo vuonna 1946, kun sinne perustettiin Lenin-museo. Se on historiansa aikana esitellyt Neuvostoliiton ja Venäläistä historiaa ja kulttuuria hyvin monipuolisesti. Lenin-museo on myös auttanut tukenut aihepiirinsä museoita Venäjällä Neuvostoliiton hajoamisen jälkeen (esimerkiksi Viipurissa). Tampereen museokeskus Vapriikki aloitti vuonna 1997 pitkäjänteisen yhteistyön Pietari Suuren Antropologisen ja Etnografisen museon Kunstkameran kanssa. Ensimmäinen yhteistyössä toteutettu näyttely ”Samaanit – Siperian luonnonkansojen salattu maailma” oli yleisömenestys, joka kannusti kumpaakin museota jatkoyhteistyöhön. Museoiden yhteistyöhankkeisiin on liittynyt myös kenttätyömatkoja muun muassa vepsäläisten asuinalueille ja Siperiaan. Vuonna 2004 toteutettuun Samurai-näyttelyyn osallistui myös Malmön museo. Vapriikin kokemukset yhteistyöstä Kunstkameran kanssa ovat olleet pääsääntöisesti myönteisiä. Myös Kunstkamera on ollut siihen hyvin tyytyväinen. Suurten näyttelyprojektien yhteydessä museot ovat tehneet monipuolista yhteistyötä, jossa on muun muassa käsitelty museologian kysymyksiä, näyttelyinnovaatioita, markkinointia ja konservointia. Vapriikille yhteistyö on antanut poikkeuksellisen mahdollisuuden seurata läheltä suuren museon ja tieteellisen tutkimuslaitoksen työtä. Tampereella on edelleen halua jatkaa yhteistyötä venäläisten museoiden kanssa. Tähän kannustavat Venäjän museoiden henkilökunnan korkeatasoinen ammattitaito, museoiden rikkaat kokoelmat ja myönteiset kokemukset venäläisten ja suomalaisten museoihmisten kyvystä ymmärtää hyvin toisiaan. Tamperelaiset ovat huomanneet, että venäläiset kollegat arvostavat suomalaisen museoväen ammattitaitoa ennen kaikkea näyttelyiden ja julkaisujen tuottamisessa, mutta myös konservoinnissa, jossa opit ja työskentelytavat jonkin verran eroavat toisistaan. Vuonna 2008 Tampereen kaupunki ja Valtiollisen Eremitaasin taidemuseon välillä allekirjoitettiin yhteistyösopimus, jonka sisältää 3 – 4 Eremitaasin kokoelmiin perustuvan näyttelyn järjestämisen Tampereella vuoteen 2015 mennessä. Lappeenrannan museot aloittivat yhteistyön Venäläisten museoiden kanssa 2000-luvun alussa. Yhteistyöprojekteja on rahoitettu museoiden vuosibudjettien ulkopuolisella erillisrahoituksella ja EU-hankerahoituksella. Yhteistyökumppaneina Venäjällä ovat olleet muun muassa Suvorov-museo Pietarissa, Pavlovskin palatsimuseo, Roerichin kotimuseo Izvarassa, Pietarin museotyöntekijöiden liitto, Tsarkoje Selon palatsimuseo ja National Center for Contemporary Art Pietarissa. Lisäksi hankkeissa on mukana suomalaisia museoita, oppilaitoksia ja Suomen museoliitto. Lappeenrantalaisten kokemukset yhteistyöstä, johon on sisältynyt näyttelyiden lisäksi asiantuntijoiden vaihtoa ja muun muassa suomalais-venäläisten museopäivien järjestelyjä, ovat pääosin myönteisiä. Toiminta on koettu mielekkääksi ja palkitsevaksi, vaikka se on pienelle museolla hyvin työntäyteistä. Sen avulla on Lappeenrantaan saatu korkeatasoisia näyttelyi-
tä, joihin ei muuten olisi ollut mahdollisuuksia. Suurimpana haasteena yhteistyössä lappeenrantalaiset pitivät rahoituksen järjestämistä, sillä normaali vuosibudjetti kattaa vain museoiden perustehtävät. Kansainvälisiin hankkeisiin pitää aina hakea erillisrahoitus joko kaupungin budjetista tai hankkeistamalla. Lappeenrantalaiset korostavat, että hankkeisiin ryhdyttäessä on tiedostettava kulttuuriset erovaisuudet suomalaisissa ja venäläisissä käytänteissä, toiminnan malleina, normeina sekä konventioina. Myös tieteellisessä diskurssissa ja termistössä on eroja. Niinpä on tärkeää avata kulloinkin käytettäviä termejä, jotta molemmat osapuolet tietävät mistä puhutaan. Myös kokouskäytännöt eroavat toisistaan Suomessa ja Venäjällä, samoin kuin se kuinka ja missä asioista lopulta päätetään. Lappeenrantalaiset mainitsevat Suomen ja Venäjän väliset erot hallinnossa ja byrokratiassa suureksi haasteeksi näyttelyhankkeiden onnistumiselle. Erityisesti esineiden ja kokoelmien liikkuvuutta ohjaavien säännösten ja ohjeistuksen tiuha muuttuminen sekä osapuolten tietämättömyys olemassa olevista toimintatavoista tuovat näyttelyvaihtoon merkittäviä epävarmuustekijöitä ja saattavat huomattavasti hidastaa prosesseja. Myös yhteisen kielen puuttuminen aiheuttaa ongelmia ja hidastaa yhteistyötä. Suunnittelutyö tulkin avustuksella ei aina vie parhaaseen lopputulokseen. Lappeenrantalaisten kokemuksen perusteella hyvä yhteistyön perusedellytys on oikeiden kontaktihenkilöiden ja itselleen sopivan kokoisten yhteistyökumppaneiden löytäminen. Henkilökohtaiset suhteet ovat äärimmäisen tärkeitä. Niihin pitää panostaa, vaikka ne vievät aikaa ja vaativat matkustamista. Lisäksi on tärkeää, että osapuolet kokevat olevansa tasa-arvoisia ja hankkeen hyödyt ovat molemminpuolisia. Onnistunut yhteistyö perustuu luottamukseen, avoimuuteen ja rehellisyyteen. Kummankin osapuolen johdon ja rahoittajien pitää tukea hanketta sen kaikissa vaiheissa, muuten onnistumisen mahdollisuudet ovat pienet. Lahden kaupunginmuseon museot (lähinnä Historiallinen museo ja Taidemuseo) aloittivat säännöllisen yhteistyön venäläisten museoiden kanssa 1980-luvulla. Ensimmäiset yhteishankkeet sovittiin ns. ”viisivuotispaketeilla”, joihin sisältyi näyttelyiden lisäksi asiantuntijavaihtoa. Ensimmäiset kumppanit olivat Moskovasta, mutta Neuvostoliiton hajoamisen jälkeen yhteistyötä tehtiin enemmän pietarilaisten ja Lahden ystävyyskaupungin Kalugan museoiden kesken. Lahden kokemukset suomalais-venäläisestä yhteistyöstä ovat samansuuntaisia, kuin Tampereella ja Lappeenrannassa. Lahdessa kokemus on osoittanut, että hyvien ja luottamuksellisten suhteiden pitkäjänteinen rakentaminen kannattaa. Sen myötä aukeaa aina uusia mahdollisuuksia ja hankkeet toteutuvat ripeästi. Suhteiden luominen on vastavuoroista ja vaatii usein epävirallisiakin tapaamisia molemmissa maissa. Ammatillisesti erityisen antoisia ovat näyttelyhankkeet, jotka toteutetaan alusta alkaen tiiviissä yhteistyössä. Niissä kummankin osapuolen asiantuntijat oppivat paljon. Kielitaito ja ymmärrys maiden hallinnollis-byrokraattista eroista edesauttavat prosesseja. Venäläisten kulttuuri- ja tulliviranomaisten tietyt vaatimukset saattavat ihmetyttää suomalaisia, mutta on
muistettava, että nämä eivät venäläisten museoihmisten keksimiä. Venäjällä on sanonta, että siellä ei mikään toimi, mutta kaikki järjestyy. Tästä on Lahdessa useita hyviä kokemuksia. Näyttelyiden vaihtoa venäläisten museoiden kesken on toki tehty paljon muuallakin kuin Tampereella, Lappeenrannassa ja Lahdessa, mutta yleisesti kokemukset kaikkialla ovat samantyyppisiä kuin yllä esitetyt. Kun käytänteet suomalais-venäläisessä näyttelyiden vaihdossa usein muuttuvat, on kokemusten jakaminen museoiden kesken yhteinen etu, niin Suomessa kuin Venäjälläkin.