2007
Ă…rsberetning
Forsidefoto Fundamentet til det nye Rigsarkiv på Kalvebod Brygge.
Udgiver Statens Arkiver • Design e-Types Tryk Centertryk • Oplag 1.200 ISBN 978-87-7497-220-4
Statens Arkiver
2007
Ă…rsberetning 2007
Forord
Årtiets vigtigste udfordring – se under digital bevaring. Statens Arkiver har taget bemærkelsesværdige skridt til at levere varen efter den strategi, som har været fulgt siden 1970’erne. I beretningen her fortælles i få og nøgterne ord bl.a. om de projekter, der er ved at føre os så langt. Men i vores tidehverv er udfordringen dobbelt. Samtidig med, at Statens Arkiver udvikler metoder til beherskelse af digital bevaring og formidling, skal vi videreføre arbejdet på hele det konventionelle område. Det betyder et hårdt pres på alle ressourcer. Varige betryggende magasiner – sådan har det lydt fra os, siden der i slutningen af 1994 blev åbnet for en byggesag for Rigsarkivet. Om noget udgør derfor undertegningen af kontrakter for opførelse og lejemål på Kalvebod Brygge årets vigtigste begivenhed. 370 hyldekilometer varige betryggende magasiner bliver det til, når statens første offentligt-private partnerskab i sommeren 2009 kan notere et synligt resultat. Statens Arkiver glæder sig til dette store fremskridt for bevaringen af den arkivalske kulturarv.
Johan Peter Noack Rigsarkivar
Det nye Rigsarkiv
Under en sammenkomst i Slots- og Ejendomsstyrelsen underskrev rigsarkivar Johan Peter Noack og direktør Carsten Jarlov 30-årig lejekontrakt for de nye magasiner på Kalvebod Brygge til Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland.
29. juni passerede projektet en afgørende milepæl: Kontrakterne om opførelse og leje blev indgået. Forud var gået et stort arbejde i de konsortier, som indgik i den valgte udbudsform: Konkurrencepræget dialog. Og sideløbende i Slots- og Ejendomsstyrelsen, Kulturministeriet og Statens Arkiver, som havde lagt sig i selen for at virkeliggøre regeringsbeslutningen fra 2003 om at bygge på Kalvebod Brygge og afgørelsen fra 2004 om, at projektet skulle være et offentligt privat partnerskab. Dialogmøderne med tilbudsgiverne strakte sig gennem det meste af andet halvår 2006. Det kunne her lade sig gøre at nå en mere præcis forståelse af de funktionsbaserede krav, vel at mærke før nogen endegyldigt besluttede sig for, hvilke løsninger de ville tilbyde. Men da processen var bragt til ende, blev reviderede udbudsdokumenter fastfrosset, og et endeligt udbud udskrevet. Konsortierne havde så et par måneder til at gøre deres tilbud færdige. Og i begyndelsen af maj kunne bestillerorganisationen træffe afgørelsen. Vinder af udbuddet blev konsortiet OPP Pihl Arkivet A/S, der i forsædet har entreprenørvirksomheden Pihl & Søn. Endnu stod dog én hurdle tilbage. Folketingets finansudvalg skulle godkende, at bevillingen blev endegyldigt frigivet til formålet. Det ville næppe have været værd at nævne, hvis ikke det forudsatte, at den oprindelige finanslovsbevilling blev konverteret til en 30-årig driftsbevilling. Det var en sag for finansielle eksperter, som mestrer den teknik. Men der fandtes en komplikation. Hvor skulle grænsen drages til Statens Arkivers ordinære driftsbevilling, som tilgodeser ikke blot leje, men også andre udgifter til brug af bygninger? Kulturministeriet forhandlede med Finansministeriet. Alle holdt vejret, fordi øjeblikket også var afgørende for, hvilken økonomi hele Statens Arkiver ville få de næste 30 år.
side 3 Statens Arkiver Årsberetning 2007
Heldigvis gik det godt. Finansudvalget vedtog 21. juni, at bevillingen skulle frigives og konverteres til et niveau, der også i fremtiden giver Statens Arkiver en sund økonomi. Så 29. juni kunne papirerne underskrives. Statens Arkiver indgik lejeaftaler med Slotsog Ejendomsstyrelsen, der på sin side undertegnede selve OPP-kontrakten med Pihlgruppen, som nu er forpligtet til at opføre, eje og drive bygningerne. Byggeteknisk set var det udbudsrundens store udfordring at få skabt et vellykket samspil mellem lokalplanens krav til byggeområdets hovedstruktur og arkivkravene til hyldemeterkapacitet, funktionalitet og omkostningseffektiv arkivdrift. Rent konstruktivt udformes dette samspil ved, at der indbygges to store højlagermagasiner i lokalplanens gennemgående landska-
Primo marts 2008 er de første betonelementer rejst, og højlagrerne begynder at tage form.
belige grønne strøg. Under dette grønne strøg indrettes andre magasiner, der strækker sig ind i den nyindrettede stueetage i DSB’s bygning.
ning, hvor de arkivfaglige arbejdspladser kommer til at befinde sig i samme bygningskompleks som magasinerne.
I højlagrene monteres mobilreoler, der er 12,5 meter høje og over 2,8 meter brede. Reolernes hylder består af skuffer, der trækkes ud på særligt indrettede plukketruck og som muliggør let og effektiv fremtagning af arkivalier dybt inde i reolen. Højlagrene kan indeholde lidt over 300.000 hyldemeter.
Nyt magasin i brug i Skejby
I magasinerne under det grønne strøg opstilles mobilreoler, op mod seks meter høje og forsynet med ristegulve. Tre af disse magasiner kan indeholde op mod 50.000 hyldemeter. Desuden indrettes der fire magasiner til særligt klassificerede arkivalier samt separate specialmagasiner til henholdsvis pergamenter, segl, brugsfilm, it-arkivalier og kort/tegninger. Alle magasiner i bygningskomplekset er samlet omkring og tilgås fra én transportgang, der muliggør enkel og klar logistik- og sikkerhedsstyring, og som samtidig fungerer som buffer til sikring af korrekte klimatiske bevaringsmiljøer i samtlige arkiver. Omsider er så opførelsen begyndt af 370 hyldekilometer varige betryggende magasiner, beliggende i det centrale København. Med et perspektiv intakt, der hedder en samlet løs-
Fra årets begyndelse kunne 60.000 hyldemeter varige betryggende magasiner tages i brug. Den nye bygning i Skejby uden for Århus skal tjene så vel Erhvervsarkivet som Statsbiblioteket. Der forestod nu en meget stor flytteopgave, som omfattede 16.000 hyldemeter erhvervsarkivalier og 30.000 hyldemeter bøger og aviser. Der var i løbet af 2006 gennemført EU-udbud, idet den samlede flytteudgift beløb sig til ca. 4,5 mio kr. Erhvervsarkivet tog fat på sine flytninger i slutningen af februar. Forberedelserne havde omfattet nummerering, som skulle sikre en korrekt opstilling. Arkivalierne måtte hentes dels fra hovedsædet i Vester Allé, dels fra fjernmagasiner i Brabrand, Odense og Viborg. Efter en måned var størstedelen af arkivalierne anbragt på de nye reoler i Skejby, men først i juli måned kunne de sidste hyldekilometer hentes på Skæring skole, fordi risikoen for børnene var mindst i skoleferien. Hele flytteoperationen forløb uden problemer. Indvielsen blev fejret 3. maj under overværelse af mere end 100 gæster. I sin velkomsthilsen
3. maj fandt den festlige indvielse sted af Erhvervsarkivets og Statsbibliotekets nye magasin i Skejby uden for Århus. Gæsterne blev underholdt og beværtet i teltet foran nybygningen.
Statens Arkiver Årsberetning 2007 side 4
Gæsterne til indvielsen nyder solen foran Erhvervsarkivets og Statsbibliotekets nye magasin i Skejby. Midt i billedet, med front mod kameraet, ses Erhvervsarkivets leder, landsarkivar Chr. R. Jansen.
fremhævede direktør Svend Larsen, Statsbiblioteket, hvor gnidningsløst samarbejdet om byggeriet var forløbet. Og i sin indvielsestale skildrede medlem af Folketingets Kulturudvalg Ole Sohn levende, hvor vigtigt det er, at kulturarven bevares.
Rigsarkivet på Slotsholmen – endelig brandsikret
Aftale om datalagring hos Statsbiblioteket
Under det efterfølgende arbejde i foråret 2005 viste eksperimenter, at sprinkling med en blanding af vandtåge og kvælstof (gasspray) var både meget effektiv til brandslukning samt meget nænsom over for arkivalierne.
Magasinering af elektroniske arkivalier byder på andre udfordringer end magasinering af papirarkivalier. Ved årets begyndelse blev der indgået en treårig aftale med Statsbiblioteket om lagring af elektroniske arkivalier, der er afleveret til Statens Arkiver fra den offentlige forvaltning. Statsbiblioteket var klar til at modtage de første data i forsommeren, og lagringen er efterfølgende foregået problemfrit. Data overføres på forsvarlig vis og lagres i Statsbibliotekets system, der består af magnetiske medier, dvs. harddiske og bånd. I Statsbiblioteket lagres kun de rå data, de enkelte bit, hvorfor løsningen også kaldes bitbevaring. De elektroniske arkivalier lagres også i Rigsarkivet, her på optisk medie, dsv. DVD. Her finder også den funktionelle bevaring sted, dvs. den løbende, aktive bevaringsindsats bl.a. i form af format- og strukturkonvertering.
side 5 Statens Arkiver Årsberetning 2007
Ved finanslovaftalen for 2004 om etablering af nye magasiner mv. på Kalvebod Brygge lykkedes det at få afsat midler til brandsikring af Rigsarkivets lokaler i Rigsdagsgården.
I 2007 gik håndværkerne omsider i gang, og der er nu installeret gasspray-anlæg i samtlige magasiner samt automatisk brandalarmerings(ABA) og automatisk branddørslukningsanlæg
Flasker med gasspray til Rigsarkivets nye brandberedskab ankommer til buegangen ind til Rigsdagsgården.
(ABDL) mv. Hermed er det arbejde for forbedret brandsikring af arkiverne, der er pågået siden Provianthusets brand i 1992, omsider afsluttet.
Klimaovervågning i Statens Arkiver Det vigtigste middel til at sikre langsigtet bevaring af arkivalier er styring af klimaet i magasinerne. Så vidt muligt skal temperatur og luftfugtighed holde sig inden for de grænser, som Kulturarvsstyrelsen anbefaler. Opbevaringsklimaet i Statens Arkivers magasiner bliver overvåget ved hjælp af 55 dataloggere, som måler temperatur og relativ fugtighed hver halve time og gemmer målingerne. Dataloggerne bliver tømt for data ca. 1 gang om måneden, hvorefter data samles og analyseres. Ledelsen får efterfølgende en rapport, der påpeger problemområder og foreslår løsninger. I hovedparten af magasinerne er det ikke muligt konstant at holde temperatur og relativ fugtighed inden for de anbefalede grænseværdier. I de fleste tilfælde har overskridelserne været på et acceptabelt niveau. I enkelte situa-
tioner udviklede opbevaringsklimaet sig kritisk, men hurtig indgriben forhindrede skade på arkivalierne. Den løbende overvågning af opbevaringsklimaet har ikke overraskende påvist en nøje sammenhæng mellem årstid og indeklima. Flere af magasinerne er ikke tilstrækkeligt isolerede, hvilket især betyder for høje temperaturer om sommeren.
Konservering af arkivalier af enestående national betydning Den håndværksmæssige konservering af arkivalier af enestående national betydning blev afsluttet i 2007. Konserveringen blev udført af Det Kgl. Biblioteks Bevarings-afdeling. Det overordnede formål har været at rense og stabilisere arkivalierne, så de i fornødent omfang kan stilles til rådighed på Statens Arkivers læsesale og udlånes til udstillinger eller fotograferes til illustrationer. Der er desuden fremstillet helt ny emballage i syrefrit pap til de enkelte konserverede arkivalier. De overordnede principper har været i videst muligt omfang at bevare arkivaliernes originale udseende samt at koncentrere indsatsen på informationsbærende papir og pergament. Konserveringen af bind har kun fundet sted i de tilfælde, bindet har særlig værdi.
Revision af arkivloven I forbindelse med gennemførelse af arkivloven af 2002 besluttedes, at lovens bestemmelser om tilgængelighed skulle omfattes af lovovervågningsprogrammet med henblik på eventuel revision. Ved lov nr. 532 af 6. juni 2007 ændredes lovens tilgængelighedsbestemmelser. Arkivlovsændringen blev fulgt af en lovbekendtgørelse, der opsamler de ændringer, der har fundet sted siden 2002.
Blandt de konserverede arkivalier af enestående national betydning er også Roskilde Smedelavs Lavsskrå fra 1623.
Vigtigst er, at den særlige 75 års tilgængelighedsfrist, der gjaldt for sager inden for strafferetsplejen, blev ophævet og afløst af de almindelige frister på 20 og 75 år efter lovens §§ 22-23. For sager, der er under 50 år gamle, gælder dog, at den afleverende myn-
Statens Arkiver Årsberetning 2007 side 6
dighed skal høres. Myndigheden skal bedømme, om der er væsentlige hensyn, der gør, at en anmodning om adgang må afslås. Det drejer sig om hensyn til politiets efterforskningsmetoder, beskyttelse af vidner og ofre og af kilder og meddelere samt hensyn til samarbejde med andre landes myndigheder. Typisk vil sager inden for strafferetsplejen indeholde oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold, og dermed være omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år efter § 23. Er sagen mellem 50 og 75 år gammel, kan rigsarkivaren selv meddele dispensation. Den ny bestemmelse har derfor medført en kortere sagsbehandlingstid, som især de, der forsker i besættelsestidens og retsopgørets historie, nyder godt af. Endelig forsvandt med lovændringen de gamle bestemmelser fra 1750 og 1764 om såkaldt hemmeligt fødende. Ugifte mødre, der fødte på de frie jordemoderhuse eller fødselsstiftelser, kunne efter de gamle bestemmelser være forsikret om, at deres identitet ikke røbedes. Da synet på ugifte mødre nu må siges at have ændret sig afgørende, er der ingen grund til at længere at opretholde hemmeligheden.
Tilgængelighedssager Statens Arkiver behandlede 3734 anmodninger om adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier. Til de 2517 anmodninger, der blev realitetsbehandlet, medgik der til sagsbehandlingen gennemsnitligt ca. 1½ time. Arkivloven fastsætter, at Statens Arkiver såvidt muligt bør afgøre tilgængelighedssager inden 15 dage efter modtagelsen. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid var 5 dage. Skal en afleverende myndighed høres, bør sagsbehandlingstiden ikke overskride 45 dage. Her gik i gennemsnit 40 dage, før ansøgeren havde svar. Langt størsteparten af ansøgninger blev imødekommet, således at ansøgeren fik den
side 7 Statens Arkiver Årsberetning 2007
ønskede adgang, som regel på vilkår fastsat i medfør af arkivlovens § 41. For Statens Arkivers administration af tilgængelighedsbestemmelserne gøres hvert år rede i rigsarkivarens rapport om praksis på tilgængelighedsområdet. Rapporten afgives til kulturministeren, der forelægger den for det særlige Tilgængelighedsudvalg, der er nedsat ifølge arkivlovens § 39. Udvalget afgiver på grundlag af rapporten en beretning om udvikling og praksis på tilgængelighedsområdet. Rigsarkivarens rapport publiceres på Statens Arkivers hjemmeside www.sa.dk.
Våbener for Kronprinsesse Mary og hendes far Efter arkivlovens § 5 løser Rigsarkivet en række heraldiske opgaver. Hertil hører også rådgivning om våbener og kroner for Kongehuset. I 2004 indgik Kronprins Frederik ægteskab med frk. Mary Elizabeth Donaldson, som derfor skulle have et våben som kronprinsesse. Da hun samtidig blev ridder af Elefantordenen, skulle det synliggøres for offentligheden, fordi det ophænges i Frederiksborg Slotskirke. Hendes far, professor John D. Donaldson, blev i anledning af brylluppet hædret med storkors af Danne-brogordenen og skulle ligeledes have våben. Familien kommer fra Australien, men er af skotsk
Nytegnet våben til Kronprinsesse Mary. En beskrivelse indgår i faktaboksen på næste side.
SPE-projektet på sikker kurs I Skotland regner man principielt med, at alle personer med et identisk eller beslægtet navn tilhører samme klan og derfor skal føre et våben, der minder om stamvåbenet. Samtidig er det tradition, at ethvert skotsk våben i princippet kun tilhører én person. Det betyder, at to personer ikke fører helt ens våbener. John D. Donaldson viste ved brylluppet, at han anser sig for at tilhøre Macdonaldklanen, idet han bar klanens kilt. Macdonald-klanens egentlige stamvåben er et skib, en galej. Det kendes fra 1200tallet og hænger sammen med titlen ”Lord of the Isles”. Den føres i dag af Prins Charles, der i sit skotske våben bl. a. har Macdonald-klanens skib. Klanen bruger desuden en ørn med et eller to hoveder. Den forbindes med titlen jarl af Ross, som Macdonald’erne erhvervede i 1430’erne. Et skib lagt på en ørn med to hoveder blev hovedbestanddelen i de våbener, der skabtes for far og datter. En differentiering fra stamvåbenet blev opnået ved, at der foroven indsattes et såkaldt skjoldhoved med to syvtakkede stjerner. De hentyder til det australske forbundsstatsvåben og Australiens nationalflag. På John D. Donaldsons hjelm ses en afledning af den løve, der bl. a. forekommer i våbenerne for Tasmanien og den tasmanske by Hobart. I hans skjoldhoved er det matematiske tegn for uendelighed gengivet mellem stjernerne. I Kronprinsessens tilfælde er der en rose som symbol på skønhed. Hendes våben er i øvrigt et alliancevåben, idet skjoldet er sammenstillet med Kronprins Frederiks under en kronprinskrone.
oprindelse. Da den ikke havde et våben i forvejen, måtte der skabes et, og det var naturligt at følge de særlige traditioner for skotsk heraldik. Professor Peter KurrildKlitgaard, ekspert i skotsk heraldik, udførte et stort forberedende arbejde, og kgl. våbenmaler Ronny Andersen holdt Rigsarkivet løbende underrettet om drøftelserne med professor Donaldson. Rigsarkivet har beskrevet (blasoneret) de to våbener efter den heraldiske terminologis normer. Desuden har Rigsarkivet sikret sig, at professor Donaldsons våben ville kunne anerkendes af den officielle heraldiske myndighed i Skotland, The Court of the Lord Lyon, for det tilfælde, at han skulle ønske at indregistrere det. Det er dog ikke obligatorisk for ham som australsk statsborger.
SPE-projektet (Stregkodning, Pakning og Etikettering) udfører det flytteforberedende arbejde på Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland. Arbejdet har været i gang siden efteråret 2000, og der er nu i alt behandlet 182.188 hyldemeter arkivalier. Projektet afsluttes i 2008 med behandling af de resterende ca. 10.500 hyldemeter. En særlig mærkedag var 19. september, hvor rigsarkivaren og arkivchef August Eriksen ved en reception pålimede de sidste to stregkoder i Landsarkivet for Sjælland. Hermed afsluttedes SPE-projektet på Landsarkivet, hvor dygtige og engagerede medarbejdere igennem årene har ydet en forbilledlig indsats med ompakning, nyregistrering, etikettering, stregkodning og pladsregistrering af næsten 47.000 hyldemeter arkivalier. Ved årets udgang afsluttedes også behandlingen af kort og tegninger på Slotsholmen, hvorefter alt resterende flytteforberedende arbejde kan foregå i Rigsarkivets magasin i Glostrup. Der er tryg forventning til, at alle arkivalier i også Rigsarkivet er ompakket, stregkodeetiketteret og pladsregistreret i god tid inden udflytning til nye, varige betryggende magasiner på Kalvebod Brygge.
DIP DIP står for Daisy-Indtastning i Provinsen, dvs. indtastning af arkivalieoplysninger i Statens Arkivers database, Daisy, med tilhørende ompakning og stregkodning. Projektet dækker enhederne vest for Storebælt, og det modsvarer dermed det store SPE-projekt ved Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland. Målet er, at brugerne ligesom for de københavnske arkivers vedkommende skal kunne orientere sig i og bestille fra samlingerne via nettet. Hidtil har det været målet, at 40 % af samlingerne skulle være indtastet på arkivserieniveau inden udgangen af 2008. Dette mål er nu opfyldt, og meget peger på, at det vil lyk-
Statens Arkiver Årsberetning 2007 side 8
kes at nå op på 60-65 % i løbet af 2008. Indtastning af oplysninger om de enkelte magasinenheder, dvs. protokoller og pakker, med tilhørende stregkodning er ikke målsat vest for Storebælt, men også her er arbejdet nået et betydeligt stykke. I alt blev godt 22 hyldekilometer arkivalier gennemgået og beskrevet på serieniveau. Knap 15 hyldekilometer blev desuden indtastet på magasinenhedsniveau og dermed forberedt til stregkodning. En stor del heraf er desuden blevet ompakket, således at arkivalierne også på dette område er sikret bedst muligt. Det er håbet, at projektet kan afsluttes med udgangen af 2012, men en forudsætning vil være tilførsel af ekstra ressourcer.
Forberedelse af bevarings- og kassationsbeslutninger I henhold til aktivitetsplan for årene 20062010 foretages der en systematisk bevaringsvurdering af de arkivalier, som forventes afleveret i perioden. Bevaringsvurderingen gælder såvel arkivalier, der endnu ikke er omfattet af bestemmelser om bevaring og kassation, som revurdering af tidligere udstedte bestemmelser. Behovet for revurdering er ikke mindst begrundet i myndighedernes hastige implementering af digital forvaltning. Bevaringsvurderingen skal være gennemført, før der rettes henvendelse til myndighederne om aflevering af arkivalier, og indebærer et betydeligt pres i aktivitetsplanens første år. I henhold til planen for 2007 blev der således udstedt bevarings- og kassationsbestemmelser på Finansministeriets, Sundhedsministeriets, Velfærdsministeriets samt Økonomi- og Erhvervsministeriets områder. Bestemmelserne for Justitsministeriets og Domstolsstyrelsens områder samt for undervisningssektoren var næsten færdige og udstedes i begyndelsen af 2008.
side 9 Statens Arkiver Årsberetning 2007
Afleveringer, herunder følger af statslige strukturændringer Der blev modtaget 6 hyldekilometer statslige papirarkivalier i 2007. Det er 2,6 hyldekilometer mindre end planlagt, hvilket især skyldes, at arkivalierne fra 6 af de tidligere statsamter ikke er færdigafleverede endnu. Det skyldes manglende ressourcer hos myndighederne og manglende magasinkapacitet hos Statens Arkiver. Der er planlagt aflevering i 2008 af 10-12 hyldekilometer statslige arkivalier. I forhold til forudgående år bliver der tale om en stigning, som skyldes et sammenfald af flere omstændigheder: Strukturreformerne affødte et betydeligt pres for aflevering af arkivalier fra de sammenlagte domstole, statsamter og politikredse. Tilnærmelsen af afleveringstidspunktet til tilgængelighedsfristen på 20 år indebærer aflevering af flere årgange af arkivalier. Og de nyere årgange rummer flere arkivalier, som skal bevares end de ældre.
Da Statens Arkiver 2006 havde gennemført et tiårigt strategisk program og indhentet afleveringsefterslæbet, skrev arkivarerne en bog, hvori de giver appetitvækkere til historier, som kan dokumenteres i arkivalierne.
Følger af kommunalreformen, IT-afleveringer og forberedelser af 2. tilsynsrunde I 2005 og 2006 blev der gennemført et tilsyn med primærkommunernes arkivforhold. Alle kommuner skulle bl.a. meddele omfanget af deres papirarkivalier samt angive, hvilke ITsystemer med bevaringsværdige data de anvendte. Endvidere skulle de oplyse, hvilken strategi de havde valgt for bevaring af de arkivalier, som gik ud af administrativ brug ved kommunalreformen. I 2007 igangsattes forberedelserne til et fornyet tilsyn med landets kommuner, som gennemføres i 2008. Formålet er primært at kortlægge, hvad der er sket med de papirarkivalier og ITsystemer, som kommunerne i 2005 og 2006 angav at have i deres varetægt. Kommunalreformen medførte afleveringer af en større mængde elektroniske arkivalier, bl.a. af data fra systemer som gik ud af administrativ brug. Foreløbig er der igangsat aflevering af elektroniske arkivalier fra 120 af de tidligere kommuner, alle amter samt Hovedstadens Udviklingsråd og Hovedstadens Sygehusfællesskab. Aflevering af kommunale fagsystemer, der har været anvendt i flere kommuner, er i samarbejde med IT-leverandører og en række kommunale arkiver søgt standardiseret, så den kan ske så effektivt som muligt. Det kommende tilsyn vil sikre, at alle de data, som skulle arkiveres i forbindelse med reformen, også er blevet afleveret til et offentligt arkiv.
Følger af kommunalreformen, færdiggørelse af amternes afleveringer Der blev modtaget 4,8 hyldekilometer kommunale papirarkivalier. Hermed har Strukturreformen affødt en aflevering af 17,7 hyldekilometer arkivalier, fortrinsvis fra tiden indtil 1992 fra de nedlagte amtskommuner. Den samlede mængde vil i 2008 vokse til
omkring 18,5 hyldekilometer. Herefter ventes væsentlig mindre mængder, indtil de amtskommunale arkivalier fra tiden efter 1992 afleveres senere.
Tilgængeliggørelse af IT-arkivalier Statens Arkiver har i resultatkontraktperioden 2005-2008 fået midler til at udvikle metoder til at stille elektroniske arkivalier til rådighed. De vigtigste resultater i 2007 var etablering af en IT-platform for det videre arbejde og udviklingen af en standardiseret brugergrænseflade til alle de elektroniske journaler, som Statens Arkiver har modtaget. Brugergrænsefladen gør det muligt at tilgå dokumentation samt overordnede beskrivelser af indholdet af Statens Arkivers samling af elektroniske arkivalier (metadata). Programmet, kaldet SOFIA, vil i 2008 blive taget i brug internt i Statens Arkiver og på Statens Arkivers læsesale. Projektet har endvidere færdiggjort rapporten ”Arkivskabte beskrivelser og administrationshistorisk dokumentation af IT-arkivalier”, som skal bruges i det videre arbejde.
Format- og strukturkonverteringsprojektet Centralt i strategien for digital bevaring står format- og strukturkonvertering. En sådan konvertering åbnede resultatkontrakten for 2005-08 mulighed for at gennemføre. Formålet er at bringe alle elektroniske arkivalier op til den nuværende bevaringsstandard. Det er i dette projekt arkivalier i perioden fra 1960’erne til ca. 2000, som skal konverteres. Endvidere skal der ske digitalisering af lakplader og lyd- og videomedier, som har begrænset holdbarhed. Denne samling er fra perioden fra ca. 1915 frem til i dag. Ved at bringe arkivalierne op til den samme bevaringsstandard gør projektet både bevaring og standardiseret tilgængeliggørelse mulig. Ved årets begyndelse var alt klar til, at projektet for alvor kunne gå i produktion. Der skulle konverteres 1295 arkiveringsversioner, hvoraf
Statens Arkiver Årsberetning 2007 side 10
en tredjedel er elektroniske journaler og to tredjedele offentlige registre. Journalerne er færdigkonverterede. Samlingen af audiovisuelt materiale omfatter 1396 lydbånd, 217 videobånd og 290 lakplader. Af lydmaterialet var ved årets udgang ca. 60 % digitaliseret. Videomaterialet var næsten færdigdigitaliseret og klippet.
DDA Sundhed – tættere samarbejde med forskere DDA Sundhed blev efter anbefaling fra Danmarks Grundforskningsfond etableret som en enhed under Dansk Data Arkiv i 2005. Enhedens vision er at blive det naturlige valg i danske forskningsmiljøer for bevaring og formidling af danske forskningsdata på sundhedsområdet. I løbet af året indkom data på adskillige store og værdifulde undersøgelser. I projektets treårige levetid er i alt identificeret godt 200 bevaringsværdige undersøgelser, hvoraf de fleste forventes afleveret i projektperioden. Blandt de allerede afleverede undersøgelser kan nævnes den store nationale fødselskohorte, Bedre Sundhed for Mor og Barn. Formålet med undersøgelsen er at indhente viden om fosterperiodens betydning for udvikling af sygdomme senere i livet. Ved undersøgelsens start indgik over 100.000 kvinder. Undersøgelsen har på både kort og langt sigt et meget stort forskningspotentiale. I efteråret gennemførtes desuden en større brugerundersøgelse med henblik på at kortlægge forskernes adfærd og holdninger til arkivering og genbrug af datamaterialer. Undersøgelsen viste bl.a., at der fortsat er behov for at øge synligheden. Endelig tilrettelagdes på baggrund af de første tre års arbejde et større materiale til brug for et skandinavisk evalueringspanel, der skal se på indsats og resultater. Evalueringen skal lægges til grund, når der skal tages stilling til, om DDA Sundhed skal fortsætte efter 2008, hvortil bevillingen p.t. rækker.
side 11 Statens Arkiver Årsberetning 2007
Daisy Der er blevet udviklet en version 4 af arkivdatabasen Daisy, der blandt andet indeholder mulighed for online bestilling af arkivalier til en læsesal. Online bestillingen forventes at blive til stor gavn for brugerne så vel som for Statens Arkiver selv. Brugerne får mulighed for at bestille hjemmefra, sådan at arkivalierne kan ligge klar ved fremmødet på læsesalen. For Statens Arkiver betyder det, at bestillinger altid vil indeholde de informationer, som er nødvendige for at gennemføre ekspeditionen. Det har det ikke sjældent skortet på med bestillingsblanketter udfyldt i hånden eller via den elektroniske bestillingsblanket, som hidtil har været til rådighed på Statens Arkivers hjemmeside. Bestillingsfunktionen i version 4 af Daisy er kun et første forsigtigt skridt frem imod et permanent bestillings- og ekspeditionsmodul i Daisy, som forventes lanceret i en første udgave i løbet af 2009. Ud over mulighed for online bestilling af arkivalier indeholder den nye version af Daisy en lang række større og mindre forbedringer. Væsentligst er nok et ændret og mere brugervenligt design og en bedre integration mellem Daisy og Staten Arkivers hjemmeside.
Statens Arkivers nye hjemmeside tilbyder en bredere vifte af forbedrede netservices.
Version 4 af Daisy lanceres på internettet samtidig med de nye publikumsvendte hjemmesider i starten af 2008. Det er i øvrigt værd at bemærke, at der i Daisy ved årets udgang var registreret oplysninger om ca. 2,7 millioner pakker og bind, svarende til 70 % af Statens Arkivers samlinger.
Arkivalieronline Brugen af Arkivalieronline stiger fortsat. Ved udgangen af 2007 havde knap 100.000 brugere tilmeldt sig, og mellem 2.000 og 4.000 søger døgnet rundt i kirkebøgerne og folketællingerne, ja i perioden mellem jul og nytår var det daglige antal besøgende oppe på over 4.400 med et forbrug på over en ½ mio. sider. Der bliver også stadig mere at søge på. I oktober 2006 var alle kirkebøger lagt ud på internettet frem til 1892 sammen med en række folketællinger. I det forløbne år er kirkebøger fra Sønderjylland og Fyn kommet til frem til omkring 1925. I januar 2008 bliver de bornholmske bøger sammen med bøgerne fra de gamle Maribo og Præstø amter tilgængelige. Inden udgangen af 2008 vil alle kirkebøger op til 1925 ligge på Arkivalieronline. Af folketællinger blev 1906-tællingen stillet til rådighed, og 1925-tællingen vil komme på i løbet af 2008. Det endelige mål er, at kirkebøgerne op til omkring 1950 kan benyttes af slægtsforskere og andre interesserede, og digitaliseringen af materialet efter 1925 er allerede godt i gang.
På internettet kan man holde sig ajour med, hvor meget der er indtastet af hver folketællingsårgang. I løbet af året blev folketællingen for 1840 gjort færdig, således at fem hele tællinger nu er helt indtastede og søgbare. Det blev markeret med en reception i Dansk Data Arkiv. Folketællingen blev som de tidligere hele tællinger udgivet på en cd-rom, denne gang i samarbejde med Max Planckinstituttet i Rostock. Sidst på året blev en cdrom med alle de uafsluttede folketællinger også udgivet. Ved årets begyndelse fik Dansk Demografisk Database nyt layout, og der blev også introduceret forbedrede søgemuligheder. Sammen med Arkivalieronline er Dansk Demografisk Database et stærkt bud på fremtidens digitale tilbud til arkivbenyttere og den demografiske forskning.
Sydslesvigske kirkebøger på læsesalene I 2004 blev der indgået en aftale med Nordelbische Kirche i Kiel, efter hvilken Statens Arkiver måtte kopiere kirkens mikrokort af sydslesvigske kirkebøger frem til 1876 og stille dem til rådighed for danske brugere. Kopieringen sker på Statens Arkivers Filmningscenter; ved udgangen af året manglede kun tilgængeliggørelsen af kirkebøgerne fra et af de provstier, som tyskerne har filmet. En opgørelse viser, at der er brugt 1.228 bøger i 2007, flest på Landsarkivet for Sønderjylland.
Dansk Demografisk Database Læsesalene Projektet med at indtaste folketællinger nyder stadig stor bevågenhed. Nye frivillige indtastere kommer til, og andre holder op. Det må dog konstateres, at der er en svag nedgang i aktiviteterne, idet der er blevet afleveret lidt under 1 mio. poster i 2007. Interessen for at se og søge i databasen med folketællinger er imidlertid stadig meget stor. Der er dagligt næsten 5.000 brugere. På nuværende tidspunkt er der over 12 mio. poster i databasen www.ddd.dda.dk.
Gennem de sidste seks til syv år er antallet af besøg på læsesalene faldet med en tredjedel, fra ca. 96.000 i 2001 til omkring 62.000 i det forløbne år. Faldet på Erhvervsarkivet er størst med en tilbagegang 53 %, og derefter følger Rigsarkivet og Landsarkivet for Sønderjylland, hvor besøgstallet er reduceret med lidt over 37 % i samme periode. Nedgangen har med 16 % været mindst for Landsarkivet for Sjælland. Læsesalen her er nu den mest
Statens Arkiver Årsberetning 2007 side 12
Blik gennem Rigsarkivets læsesal i Provianthuset på Slotsholmen.
besøgte og har overhalet Rigsarkivets. Det er sket, selv om servicen for brugerne er udvidet. Forklaringerne på udviklingen er flere. Efterveer fra mandagslukningen og ændringer i studieordninger kan have betydning. Den væsentligste er dog uden tvivl slægtsforskernes stigende internetbrug. Specielt Dansk Demografisk Database og Arkivalieronline spiller en afgørende rolle. Faldet i besøg på læsesalene opvejes flerfold af de mange daglige brugere af Statens Arkivers internettjenester. Med sine mange besøgende er Arkivalieronline blevet arkivernes største læsesal.
Forberedelse af nyt SA-web Ved årets begyndelse blev der udarbejdet en samlet webstrategi for Statens Arkivers hjemmeside. Her slås det fast, at www.sa.dk skal udvikles til at være den fælles indgang til Statens Arkiver på nettet. Blandt de primære mål er øget brugerservice og flere muligheder for digital selvbetjening via hjemmesiden. Samtidig med at et separat projekt – e-læsesalsprojektet – stod for nye websider med indhold henvendt til læsesalsgæster, blev der forberedt en omlægning af det resterende indhold på hjemmesiden. Denne omlægning vil blive afsluttet i 2008.
side 13 Statens Arkiver Årsberetning 2007
Forberedelserne bestod i at udstikke rammerne for et nyt website, der dækker hele organisationen. Som konsekvens heraf blev det redaktionelle arbejde omorganiseret, og der blev nedsat en samlet webredaktion, der fik til opgave at stå for driften af hjemmesiden i fremtiden. For brugere betyder det, at 2008 vil byde på yderligere forbedringer af hjemmesiden i takt med at det resterende indhold omlægges.
E-læsesalen – En ny hjemmeside Målsætningen for e-læsesalsprojektet er dels at skabe en fælles, samlet indgang til alle publikumsvendte informationer og webtjenester, dels at udvikle nye webtjenester. I løbet af året blev der indkøbt og implementeret et nyt websystem, et såkaldt Content Management System, der vil gøre det lettere at vedligeholde hjemmesiden. Der er blevet skabt et nyt webdesign og en grundlæggende anderledes strukturering af informationerne, der tager udgangspunkt i brugernes behov. Endelig er der blevet udarbejdet et omfattende nyt og fælles vejledningsmateriale. Som noget nyt henvender hjemmesiden sig direkte til flere målgrupper særskilt, idet der er udarbejdet særlige introduktioner til førstegangsbrugere, slægtsforskere, studerende,
forskere og brugere, der blot kommer en enkelt gang på arkivet fx for at få oplysninger om deres ejendom. Med den nye hjemmeside, der i en første version var klar til lancering ved årets udgang, har brugerne fået langt bedre muligheder for at forberede et besøg på arkivernes læsesale.
Spørg Arkivaren På Rigsarkivets og Landsarkivet for Sjællands hjemmesider kunne brugerne som et forsøg hen over sommeren elektronisk stille spørgsmål om arkivbrug og få svar inden for 24 timer. Mange benyttede sig af den nye service, som kaldtes ”Spørg Arkivaren”. Der blev spurgt om alt fra slægtsforskning, til bestemte arkivalier eller hvordan man kommer i gang med arkivstudierne. Spørgsmål og svar har dannet basis for etableringen af en FAQ (Frequently Asked Questions) på hjemmesiden, til glæde for andre brugere. Og de opsamlede erfaringer har ført til en beslutning om i 2008 at etablere en fælles ”Spørg Arkivaren”-service for alle enheder i Statens Arkiver, foreløbig i en forsøgsperiode på ¾ år.
Nyt på læsesalene
især rettede sig til lokal- og slægtshistoriske foreninger og arkiver, blev modtaget med stor entusiasme. I gennemsnit ankom på disse mandage tre til seks grupper hver med tre til seks personer som deltagere, der typisk bestilte væsentligt flere arkivalier end normalt. Det er besluttet at fortsætte forsøget i 2008.
Kurser, foredrag og andre arrangementer Kontakt og dialog med brugerne er central for Statens Arkiver. På alle enheder er rækken af årlige brugermøder fortsat, ligesom der er blevet afholdt et større antal brugerrådsmøder. På møderne er bl.a. Statens Arkivers brugerundersøgelser og konkrete forhold på de enkelte læsesale blevet drøftet. Samtidig er der orienteret om de mange nye initiativer, der tages i disse år, ikke mindst på det digitale område. Ud over brugerråds- og brugermøder er der desuden afholdt 95 foredrag og kurser m.m. Der er således gennemført introduktionskurser til Statens Arkivers nye e-læsesal og til nye moduler i DAISY.dk – den elektroniske arkivregistratur. Dertil kommer kurser i skriftlæsning og kurser for helt nye læsesalsbrugere. Ikke mindst de sidstnævnte har været meget populære, og bl.a. på Landsarkivet for Fyn har kurserne derfor måttet dubleres.
Ikke bare den digitale læsesal, e-læsesalen, er der blevet arbejdet på. Også de traditionelle læsesale har fået deres. Såvel det østligste som det sydligste landsarkiv har i 2007 afsluttet en række forbedringsarbejder: I København er der kommet nyt gulv og nye borde, og i Aabenraa har læsesalen generelt fået en opfriskning, herunder ny skranke, reoler, gulvtæppe m.m.
Foredrag og kurser er også blevet holdt for at introducere til særlige emner af interesse for arkivbenyttere. Det gælder bl.a. ejendomshistorie, fremfinding og brug af faderskabssager, patientjournalens historie og indholdet i de mange nye amtsarkiver, der gennem de sidste år er afleveret til landsarkiverne. Deltagerantallet har været betydeligt, og et emne som slægtshistorie på nettet trak således hele 60 brugere til Landsarkivet for Sønderjylland en dag i efteråret.
I brugerundersøgelserne har ønsket om at kunne arbejde i grupper været fremført flere gange. Som et forsøg har Landsarkivet for Sønderjylland derfor på den første mandag i måneden budt muligheden til. Tilbuddet, der
Videre er der blevet udbudt en række forskningsbaserede foredrag typisk med udgangspunkt i det enkelte arkivs samlinger. Især er der blevet lagt vægt på emner, som enten arkivernes forskere eller læsesalens
Statens Arkiver Årsberetning 2007 side 14
brugere har gjort sig til specialister i. Som eksempler kan nævnes franske emigranter i København 1789-1814, rejser på begge sider af jerntæppet i 1950’erne og hekseprocesser på Fyn. Endelig har Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland som sædvanlig deltaget i den københavnske kulturnat, hvor temaet var ”På kant med loven”.
Fra kort til arkivalier – om DigDag-projektet Mange historiske informationer er knyttet til steder, der er del af forskellige forvaltningsenheder og administrative strukturer. En landsby hører fx til under et sogn, og hvis man ikke ved, hvilket sogn det drejer sig om, er det umuligt at finde frem til de kirkebøger, der rummer oplysninger om landsbyens beboere. Det er blot ét eksempel ud af mange på, at det kan være nødvendigt at kende til de administrative opdelinger af landet gennem tiderne, når man søger historiske eller aktuelle informationer. Derfor er et konsortium under ledelse af Statens Arkiver gået sammen om projekt DigDag (Digitalt Atlas over Danmarks historisk-administrative inddeling) for at undersøge mulighederne for at skabe et fælles søgeredskab, som de store kulturinstitutioner kan knytte deres geografisk relaterbare samlinger til.
Forskning I serien ”Kilder til dansk forvaltningshistorie” udkom to bind: Vor Gunst Tilforn om perioden 1500-1750 samt Nordatlanten og Troperne, der omhandler Færøerne, Grønland, Island og tropekolonierne. Nils G. Bartholdy fra Rigsarkivet udgav Adels- og våbenbreve udsendt af danske (unions-) konger indtil 1536. De tre kildepublikationer udkom alle hos Selskabet til Udgivelse af Kilder til Dansk Historie. Leif Hansen Nielsen fra Landsarkivet for Sønderjylland fik hos Historisk Samfund for Sønderjylland trykt sin ph.d. afhandling Ad Industriens Vej. Studier i den slesvig-holstenske industri 1864-1914 med særlig henblik på Nordslesvig, ligesom Museum Tusculanum Forlag udsendte Merete Bøge Pedersens ph.d. afhandling Prostitutionen og Grundloven. Regulering af og debat om prostitution i Danmark i perioden ca. 1860-1906. Hendes kollega ved Landsarkivet for Nørrejylland, Annette Østergaard Schultz, publicerede på landsarkivets forlag I én og samme båd. Lokal og regional kriseforvaltning under 1. verdenskrig. Birgitte Possing fra Rigsarkivet udgav hos Gyldendal ”Uden omsvøb”. Et portræt af Bodil Koch, der høstede mange anmelderroser. I Baltic Connections. Archival Guide to the Maritime Relations of the Countries around the Baltic Sea skrev Erik Gøbel fra Rigsarkivet artiklen om Danmark. Christian Larsen ligele-
Projektet fik i august 1 mio. kr. til projektmodning af Forsknings- og Innovationsstyrelsens pulje til styrkelse af forskningsinfrastrukturen. På grundlag af resultaterne fra dette forprojekt planlægger konsortiet i 2008 at søge støtte samme sted til et fuldt udfoldet projekt. Konsortiet består foruden Statens Arkiver af det Kongelige Bibliotek, Kort & Matrikelstyrelsen, Kulturarvsstyrelsen, Københavns Universitet, afdelingerne for Historie, Navneforskning samt Skov og Landskab, Nationalmuseet og Syddansk Universitet.
side 15 Statens Arkiver Årsberetning 2007
Statens Arkivers forskning tjener også kulturen, hvor institutionen hører til. Historisk Samfund for Sønderjylland udgav denne bog om industrien i SlesvigHolsten 1864-1914 ved arkivar, seniorforsker Leif Hansen-Nielsen ved Landsarkivet for Sønderjylland.
Under nordisk rigsarkivarmøde ses fra venstre Jussi Nuorteva, Finland, Olafur Asgeirsson, Island, Tomas Lidman, Sverige, og Ivar Fonnes, Norge. Billedet er taget foran forfatteren Gunnar Gunnarssons hus i Skriduklastur i Fljótsdal.
Til højre: Det færøske landsarliv fejrede sit 75-års jubilæum. De færøske arkivalier er i vid udstrækning blevet til i administrationens centrum på Tinganes i Tórshavn.
des fra Rigsarkivet udarbejdede Registre til Kirkehistoriske Samlinger 1849-2006. Den 1. oktober holdtes i Aabenraa et åbent forskerseminar om forbrydelse, efterforskning og straf med indlæg fra fem arkivarer. Asbjørn R. Thomsen fra Rigsarkivet fik ph.d. stipendium ved Statens Arkiver. Michael H. Gelting, Rigsarkivet, blev 1. august udnævnt til deltidsprofessor i Early Scandinavian Studies ved University of Aberdeen. Tillige blev han den 20. oktober promoveret som æresdoktor ved Göteborgs Universitet. Hans Schultz Hansen, Landsarkivet for Sønderjylland, fik 1. september tillagt titel som adjungeret professor i erhvervs- og politisk historie i den dansk-tyske grænseregion ved Syddansk Universitet. Han holdt 6. november tiltrædelsesforelæsning om økonomiske og sociale interessers betydning for slesvigernes valg af national identitet 1840-1848.
Sammen med værten, landsarkivar Sámal Johanesen, kigger kontorchef Jane Johansen Pade, Kulturministeriet, på udstillingen, som var arrangeret ved det færøske landsarkivs 75 års jubilæum.
Nordisk samarbejde Der er mange årtiers tradition for frugtbart samarbejde mellem nordiske arkiver. Rammerne lægges på rigsarkivarmøder, som i 2007 blev holdt i Island. Under islandsk hovedredaktion er det nu i flere år opnået, at Nordisk Arkivnyts fire numre leveres til tiden. Bladet er i fortsat udvikling og bringer gode orienteringer om udviklingen i hvert af landene. Under fælles betingelser med navnet Nordisk Arkivakademi blev der også i 2007 holdt ekspertseminarer for indbudte nordiske arkivarer. Endelig blev der på finsk forslag gennemført en benchmarking af de nordiske landes indsatser for digitalisering af arkivmateriale.
Færøernes Landsarkiv 75 år Den dansk-norske arkivaftale fra 1991 medførte, at arkivalier, der udgør kilder til Færøernes historie, overførtes fra det danske til det norske rigsarkiv. I den anledning blev en dansk-færøsk embedsmandgruppe nedsat for at overveje, hvorledes færøske interesser bedst kunne tilgodeses. Gruppen afsluttede sit arbejde så betids, at der i forbindelse med fejringen af Færøernes Landsarkivs 75 års fødselsdag dertil fra Rigsarkivet kunne overføres arkivalier fra Den Kgl. Færøske Handels afdelinger i Færøerne. Samtidig deponeredes arkivalier af særlig
Statens Arkiver Årsberetning 2007 side 16
Europæiske rigsarkivarer samlet til møde i Lissabon i december. For Danmark deltog ved denne lejlighed chefkonsulent Poul Erik Olsen.
betydning for Færøernes historie i Færøernes Landsarkiv, bl.a. J. Chr. Svabos Indberetning fra en Reise i Færø, 1781-82.
Internationalt samarbejde Johan Peter Noack har deltaget i de såkaldte EBNA-møder, som er halvårlige møder mellem EUs rigsarkivarer. Møderne afholdes i det land, der besidder formandsskabet i EU. Chefkonsulent Poul Erik Olsen har deltaget i møderne i European Archives Group, der er nedsat af EU-kommissionen til opfølgning af de anbefalinger, der fremgår af EU-publikationen ”Report on Archives in the enlarged European Union”. Statens Arkiver har ligeledes været repræsenteret i NATOs Archives Committee, der bl.a. drøfter tilgængeliggørelse, herunder af- og nedklassificering, af NATOs arkiver i Bruxelles.
seniorforsker Erik Gøbel og historiestuderende Ulrich Flaskager Hansen. Den endelige redaktion blev foretaget i nationalarkivet i Haag. Resultatet af anstrengelserne foreligger i form af tre imponerende og særdeles nyttige bind – Baltic Connections; Archival Guide to the Maritime Relations of the Countries around the Baltic Sea (including the Netherlands) 1450-1800, redigeret
Arkivar, seniorforsker Erik Gøbel arrangerede med succes afslutningskonferencen for det hollandsk initierede projekt Baltic Connections.
Baltic Connections I tre år har Rigsarkivet samarbejdet med udenlandske kolleger om at lave en guide over arkivalier til belysning af forbindelserne mellem landene rundt om Østersøen, inklusive initiativtagerlandet Holland, 1450-1800. Efter at have aftalt retningslinjerne udarbejdede de enkelte lande hver sit bidrag – Danmark, Estland, Finland, Letland, Litauen, Holland, Polen, Rusland, Sverige og Tyskland. Det danske bidrag blev forfattet af
side 17 Statens Arkiver Årsberetning 2007
Den hollandske rigsarkivar Marten van Boven overrækker registratur i 3 bind til ambassadør drs. Gerard J.H.C. Kramer, der aftenen før var vært ved en middagsbuffet.
Danmark kontrollerede indsejlingen til Øresund, der her ses hen over Kronborgs tage. I århundreder kunne kongen opkræve told, når skibene passerede. I toldregnskaberne er hvert skib registreret.
af Lennart Bes, Edda Frankot og Hanno Brand, og udgivet af Brill i Leiden i 2007. Sammen med forskelligt supplerende materiale som fx en udstilling er guidens tekst frit tilgængelig på hjemmesiden www.balticconnections.net. Det succesrige projekts afslutning blev fejret ved en konference på Kronborg Slot med deltagelse af 40 personer.
stridt er det almenhistoriske danske kildemateriale, der har størst international bevågenhed. I Sundtoldregnskaberne findes oplysninger om hvert et skib, der passerede de danske stræder i 300 år, indtil Sundtolden i 1857 blev ophævet. Med optagelsen på Memory of the Worldregistret har Sundtoldregnskaberne fået plads mellem andre umistelige kulturskatte som fx Bayeux-tapetet og filmen The Wizard of Oz.
Memory of the World – Sundtoldregnskaberne Privatarkivudvalget Unesco’s Memory of the World Register blev den 20. juni forøget med 38 nye umistelige dokumenter af unik global betydning. Heriblandt befinder sig Sundtoldregnskaberne, der ube-
For fjerde gang har privatarkivudvalget nu afgivet rapport til kulturministeren. Centralt 200407 har stået en udredning om bevaring af
Opslag i Øresundstoldregnskaberne for 1734 med opgørelse over de hollandske skibe, som havde passeret Helsingør på vej fra Østersøen, og den told, de havde betalt.
Statens Arkiver Årsberetning 2007 side 18
private digitale arkivalier, som blev udarbejdet af et udvalg, der til formand havde seniorforsker Kenn Tarbensen, Erhvervsarkivet. Resultaterne satte deres præg på de anbefalinger, som indgår i rapporten til ministeren, nemlig at der iværksættes udvalgte strategiske projekter, og at arbejdet fortsættes på at udrede de særlige problemer, som bevaringen af private digitale arkivalier rejser. Blandt andre anbefalinger kan nævnes, at der nu bør foretages en revision af den fordeling af indsamlingsopgaver, som blev vedtaget af privatarkivudvalget i midten af 1990’erne.
Unescos diplom, der fastslår, at Øresundstoldregnskaberne er optaget på listen Memory of the World.
Rådet for udvikling af nationalt ABM-samarbejde Danmarks nationale privatarkivdatabase Det er i privatarkivudvalgets regi, Danpa er blevet til. Det er derfor også udvalget, der søgte og fik bevilling til den opdatering nr. 2, som for tiden er under udførelse. Det sker i den oprindelige projektgruppe, der stadig ledes af stadsarkivar Asbjørn Hellum, Vejle. Indsatsen har været afhængig af færdiggørelsen af lokalarkivernes registraturværktøj, Arkibas4, under Sammenslutningen af Lokal Arkiver. Opdateringen forventes afsluttet i løbet af foråret. Det er på længere sigt målet, at stadig flere museer eksporterer registreringsdata om deres arkivalske samlinger, og at Danpa gradvis overgår til en platform baseret på samsøgning i institutionernes databaser eller i regelmæssigt høstede udtræk herfra.
Også i 2007 har Rådet stået sin prøve, når det drejer sig om at udvikle konkrete samarbejder. På tre områder har det givet vigtige resultater. Der er for det første fra centrale institutioner indgivet fællesansøgninger om støtte fra den pulje, som fordeles efter indstilling fra Kulturministeriets Udvalg for digital bevaring. Det er for det andet – gennem Sektorforskningsinstitutionernes direktørkollegium – opnået, at Kulturministeriets forskningsinstitutioner repræsenteres i de faglige udvalg, som for Videnskabsministeriet skal foreslå indikatorer til vurdering af forskningen. Og der er for det tredje foretaget koordination af ansøgninger til de betydelige midler, som regeringen har afsat til styrkelse af forskningens infrastruktur. Der blev således opnået støtte til at modne et projekt om Digitalt Atlas over Danmarks historiske administrative inddeling.
ABM-standarder for dataoverførsel Et godt resultat af flere års indsats er nu sikret. Den er foregået i et samarbejde mellem Biblioteksstyrelsen, Kulturarvsstyrelsen og Statens Arkiver. På et afsluttende styregruppemøde forelagde den nedsatte arbejdsgruppe sin endelige indstilling. Efter bred høring godkendtes hele standarden med specifikationssæt omffattende mapningstabeller og XML-skema. Hele materialet er lagt op på Kulturarvsstyrelsens hjemmeside. Arbejdsgruppen fortsætter som et sektor-standardiseringsudvalg, der skal vedligeholde standarden med ansvar over for styregruppen.
side 19 Statens Arkiver Årsberetning 2007
Strategi for digitalisering af kulturarven Kulturministeriet har gennem hele året fortsat indsatsen for at udarbejde en regeringsstrategi for digitalisering af kulturarven. En lang række sider af problemstillingerne er blevet belyst, herunder gennemgås en række mere tekniske aspekter ved konsulentrapporter. Det er forudset, at arbejdet skal afsluttes i løbet af 2008. Rådet for udvikling af nationalt ABM-samarbejde har på sin side som led heri fortsat bestræbelserne på at koordinere
institutionernes samarbejde med Danmarks Radio om etablering af en fælles hjemmeside for kulturarven.
Statens Arkiver 2015 Strategi er vilje til at handle i et bestemt perspektiv. Den er særlig vigtig, når man tænker på, at hverdagens myriader af beslutninger kunne føre hvor som helst hen. I 1999 udsendtes Statens Arkiver 2010, der har gjort god fyldest, men nu er overhalet. Ledelsen skrev derfor et udkast, som medarbejderne blev opfordret til at kommentere. Af processen fremstod Statens Arkiver 2015. På grundlag af en revideret analyse af samfundsudviklingen er de strategiske mål nu samlet i tre hovedgrupper, nemlig 1. bredspektret digital formidling, 2. sikker digital bevaring og 3. udvikling som videnscenter.
Trivselsundersøgelse Efter års modning fandt Statens Arkiver udvej for at gennemføre en trivselsundersøgelse. En arbejdsgruppe under hovedsamarbejdsudvalget samvirkede med firmaet Aspekt om et spørgeskema. Som resultat af undersøgelsen fremstod dels en række positive iagttagelser, dels en række områder, hvor der må gøres en behjertet indsats. De blev opstil-
let i en handlingsplan, som hovedsamarbejdsudvalget vedtog i november. De vigtigste områder heri er større fokus på personalepolitikken, opstilling af individuelle kompetenceudviklingsplaner for alle medarbejdere, gennemsigtiggørelse af mellemlederstrukturen og mindre udstrakt brug af midlertidige ansættelser.
Medarbejderseminar på Nyborg Strand Statens Arkiver udgør én samlet institution. Det er derfor vigtigt, at medarbejderne med mellemrum på nogle år kan samles til fælles drøftelser. Det skete denne gang på Nyborg Strand, efter buskørsel fra Viborg, Århus, Aabenraa, Odense og København. På programmet stod udvalgte fællesprojekter ved medarbejderne selv, pejlemærker for fremtiden på Kulturministeriets område ved departementschef Karoline Prien Kjeldsen, udkast til Statens Arkiver 2015 samt fremlæggelse af resultaterne af trivselsundersøgelse ved Tue Freltoft, Aspekt.
Forberedelse af ny kontrakt med Kulturministeriet Der vil altid være store forventninger, når der skal indgås ny kontrakt. Ledelsen indbød derfor i foråret medarbejderne til at bidrage med deres bedste ideer, da kontrakten for 2009-12 skulle overvejes. Der indkom mange gode og fantasifulde forslag, som stort set dækker alle sider af virksomheden. På et seminar 3. oktober drøftede ledelsen dem indgående, selvsagt i lyset af, hvordan bevillingsmulighederne kunne vurderes. Som resultat fremstod en række projekter, der nærmere skal beskrives og ressourceberegnes, før forhandlingerne med ministeriet kan begynde.
Fra medarbejderkonferencen på Nyborg Strand 15. maj.
Statens Arkiver Årsberetning 2007 side 20
Statens Arkiver i tal
2007 Produktion Statens Arkiver leverer mange forskellige serviceydelser til myndigheder og borgere. De spænder lige fra vejledning af de mange besøgende gæster på læsesalene over konservering og sikkerhedsfilmning til ordning og modtagelse af arkivalier fra myndigheder og private personer. Et udsnit af disse serviceydelser er præsenteret i tabel 1.
Tabel 1. Udvalgte serviceydelser i 2007 Rigsarkivet
Landsarkivet for Sjælland
Landsarkivet for Fyn
Landsarkivet for Nørrejylland
Landsarkivet for Sønderjylland
Erhvervsarkivet
Statens Arkiver i alt
1.310
4.441
7
1.874
12.795
Modtagelse af arkivalier opgjort i hyldemeter
5.163
Besøgende på læsesalene
16.930
17.916
8.877
11.445
3.655
3.410
62.233
Ekspederede enheder på læsesalene
51.614
22.538
8.468
89.471
5.240
9.286
186.617
Besvarelse af skriftlige forespørgsler
1.491
1.180
471
730
318
132
4.322
*) Indgår i Rigsarkivets modtagelsestal.
side 21 Statens Arkiver Årsberetning 2007
*)
Økonomi Statens Arkivers omsætning udgjorde i 2007 190,7 mio. kr. opgjort som udgifter ekskl. moms. Udgifternes fordeling på hovedaktivitetsområder er vist i tabel 2.
Tabel 2. Udgifter i 2007 fordelt på hovedaktivitetsområder Ordinær virksomhed
Indtægtsdækket virksomhed
Løn
72,0
14,1
1,0
Øvrig drift
76,5
5,7
Udgifter i alt
148,5
19,8
Mio. kr.
Bygge- og flytteplanlægning
Leje og drift af midlertidige magasiner
I alt
2,5
13,7
0,0
103,3
0,1
0,8
0,6
3,7
87,4
1,1
3,3
14,3
3,7
190,7
Indtægtsgivende Andre tilskudsforskningsfinansierede virksomhed aktiviteter
Personaleressourcer Statens Arkivers samlede personaleforbrug udgjorde i 2007 330 årsværk eller 103,3 mio. kr. opgjort i lønudgifter. En væsentlig del af disse personaleressourcer anvendes i tilknytning til Statens Arkivers primære aktiviteter, dvs. bevaring og kassation, konservering og sikkerhedsfilmning, formidling samt forskning. Figur 1 viser, hvordan personaleressourcerne til disse formål procentvis er fordelt på de nævnte formål.
Figur 1. Procentfordeling af lønudgifter i 2007
Formål
%
Bevaring og kassation af konventionelle arkivalier
8,1
Bevaring og kassation af elektroniske arkivalier
13,4
Konservering og sikkerhedsfilmning af arkivalier
11,7
Formidlingsopgaver
37,3
Forskning
6,5
Hjælpefunktioner, herunder bygningsdrift
10,0
Generel ledelse
13,0
I alt
100,0
Statens Arkiver Årsberetning 2007 side 22
Øvrige driftsudgifter Et karakteristisk træk ved Statens Arkivers udgiftssammensætning er den betydelige andel af driftsudgifterne, der anvendes til hjælpefunktioner, herunder bygningsdrift (husleje, vedligeholdelse, rengøring, varme o.lign.). 83,2 % af de øvrige driftsudgifter (dvs. de samlede driftsudgifter fratrukket lønudgifter) anvendes således til dette formål (se figur 2). Da denne udgiftspost kun i begrænset omfang kan påvirkes, er Statens Arkivers omdisponeringsmuligheder på øvrig driftområdet yderst beskedne.
Figur 2. Procentfordeling af udgifter til øvrig drift i 2007
Formål Bevaring og kassation af konventionelle arkivalier
1,6
Bevaring og kassation af elektroniske arkivalier
2,9
Konservering og sikkerhedsfilmning af arkivalier
3,1
Formidlingsopgaver
4,6
Forskning
0,6
Hjælpefunktioner, herunder bygningsdrift Generel ledelse
I alt
Indtægtsdækket virksomhed Statens Arkivers indtægtsdækkede virksomhed beskæftigede 52 årsværk i 2007. Indtægterne udgjorde 23,7 mio. kr., mens udgifterne var 19,8 mio. kr. De leverede ydelser bestod især af ordning og pakning for arkivskabende myndigheder inden aflevering af deres arkiver, samt i mindre omfang dokumentationsydelser for borgere og myndigheder.
side 23 Statens Arkiver Årsberetning 2007
%
83,2 4,1
100,0
Statens Arkiver Rigsarkivar Johan Peter Noack
Sekretariatet Økonomi- og administrationschef Klaus Kulmbach
Bygge- og flyttesekretariatet Arkivchef August Eriksen
Erhvervsarkivet Overarkivar Chr. R. Jansen
Rigsarkivet
Bevarings- og Kassationsafd. Konst. arkivchef Kirsten Villadsen Kristmar
Publikumsafdelingen Arkivchef Inge Bundsgaard
Dansk Data Arkiv Arkivchef Steen Ousager
Landsarkivet for Nørrejylland Landsarkivar Chr. R. Jansen
Landsarkivet for Sønderjylland Arkivchef Steen Ousager
Landsarkivet for Fyn Arkivchef Steen Ousager
Landsarkivet for Sjælland Landsarkivar Inge Bundsgaard
Adresser, telefoner og åbningstider Rigsarkivet Rigsdagsgården 9 1218 København K Telefon 33 92 33 10 Telefax 33 15 32 39 E-mail: mailbox@ra.sa.dk Landsarkivet for Sjælland Jagtvej 10 Postboks 661 2200 København N Telefon 35 24 82 00 Telefax 72 26 53 48 E-mail: mailbox@lak.sa.dk Landsarkivet for Fyn Jernbanegade 36 A 5000 Odense C Telefon 66 12 58 85 Telefax 66 14 70 71 E-mail: mailbox@lao.sa.dk Landsarkivet for Nørrejylland Ll. Sct. Hans Gade 5 8800 Viborg Telefon 86 62 17 88 Telefax 86 60 10 06 E-mail: mailbox@lav.sa.dk Landsarkivet for Sønderjylland Haderslevvej 45 6200 Aabenraa Telefon 74 62 58 58 Telefax 74 62 32 88 E-mail: mailbox@laa.sa.dk Erhvervsarkivet Vester Allé 12 8000 Århus C Telefon 86 12 85 33 Telefax 86 12 85 60 E-mail: mailbox@ea.sa.dk Dansk Data Arkiv Islandsgade 10 5000 Odense C Telefon 66 11 30 10 Telefax 66 11 30 60 E-mail: mailbox@dda.sa.dk
1.5–31.8:
ma.- lø. 9 -16 lø. lukket
1.5–31.8:
ma.- lø. 9 -16 lø. lukket
1.5–31.8:
ma.- lø. 9 -16 lø. lukket
1.5–31.8:
ma.- lø. 9 -16 lø. lukket
1.5–31.8:
ma.- lø. 9 -16 lø. lukket Aal
ma.-fre. 9-16
ma.-to. 9-16 fre. 9-15
2007 Statens Arkiver Rigsdagsgürden 9 1218 København K