2006
Ă…rsberetning
Forsidefoto Det færdige magasin for Statsbiblioteket og Erhvervsarkivet på Tangen i Skejby ved Århus.
Udgiver Statens Arkiver • Design e-Types Tryk Special-Trykkeriet Viborg • Oplag 800 ISBN 978-87-7497-218-1
Statens Arkiver
2006
Ă…rsberetning 2006
Forord
Med udgangen af 2006 nåede Statens Arkiver et centralt strategisk mål. I 1997 åbnede vi et tiårigt program for bevaring, kassation og aflevering. Det skulle sikre, at vi fra alle statslige myndigheder overtog alle arkivalier, der var mere end 30 år gamle, medmindre særlige forhold talte for at lade dem ligge. Næppe noget andet land har gennemført et tilsvarende program. 2006 har rummet den særlige glæde, at Statens Arkiver har deltaget i et bredt anlagt program til sikring af amternes arkivalier. Stat, regioner og kommuner løser nu i en fælles forståelse de arkivopgaver, som måtte stå tilbage, da amterne blev nedlagt. For os betød det et meget stort ekstra pres på afleveringsforberedende indsatser. Prøvede folk i nøglefunktioner måtte ligge fladt, og mange midlertidigt ansatte har engageret sig flot i helt nye faglige udfordringer. Året har bragt mange andre opløftende indsatser. Overgangen til IT-samfundet rummer nye overraskelser og nye sejre. Også det er der fortalt om i denne beretning. God læsning.
Johan Peter Noack Rigsarkivar
Strategisk mål nået
Iværksættelse af ny aktivitetsplan
I 1996 blev det opgjort, at de statslige myndigheder lå inde med 64 hyldekilometer arkivalier, som var mere end 30 år gamle. Disse arkivalier ville i henhold til de da gældende tilgængelighedsbestemmelser være tilgængelige for publikum, hvis de var afleveret rettidigt til Statens Arkiver. Derfor blev det fastsat, som et strategisk mål, at alt afleveringsefterslæb skulle afvikles inden udgangen af 2006, og at der skulle træffes foranstaltninger for at undgå et nyt afleveringsefterslæb.
Den nye aktivitetsplan sætter rammerne for arbejdet med statslige myndigheders arkivalier for perioden 2006 til 2010.
I tiårsperioden 1997-2006 ville yderligere 58,5 hyldekilometer arkivalier blive over 30 år gamle. Derfor tilstræbtes aflevering af arkivalier, som på afleveringstidspunktet var over ca. 20 år gamle. Det betød, at yderligere knap 80 hyldekilometer arkivalier kom til. Sammenlagt skulle Statens Arkiver behandle omkring 200 hyldekilometer arkivalier i årene fra 1997 til 2006. De 200 hyldekilometer kunne og skulle ikke alle bevares. Før afleveringerne kunne iværksættes, blev der efter bevaringsvurdering foretaget kassationer til grænsen af det forsvarlige. Vi har beregnet, at de 200 hyldekilometer herved er reduceret til hen ved 90 hyldekilometer. Det er opgjort, at Statens Arkiver i årene 19972006 har modtaget 64,3 hyldekilometer arkivalier, og at der er truffet beslutning om, at mere end 15,4 hyldekilometer bevaringsværdige arkivalier ikke skal afleveres endnu, fordi de stadig er i administrativ brug, er særlig fortrolige, eller fordi de udgør videnskabelige samlinger. Der er gennemført 972 afleveringssager og herudover en række supplerende efterafleveringer. 9 sager afsluttes i 2007. I tilslutning til disse nøgne tal kan det tilføjes, at de modtagne arkivalier er registreret i det elektroniske arkivinformationssystem Daisy og således tilgængelige for publikum på en måde, vi kun kunne gøre os forestillinger om i 1997.
side 3 Statens Arkiver Årsberetning 2006
Som første led i planen gennemførte Statens Arkiver et tilsyn med alle statslige myndigheder. Tilsynet havde form af en spørgeskemaundersøgelse, hvor myndighederne skulle gøre status over alle arkivalier i deres varetægt, såvel papirarkivalier som elektroniske arkivsystemer. Den overordnede aktivitetsplan er fulgt op af mere detaljerede tidsplaner for de enkelte myndigheders vedkommende.
Ny arkivhåndbog I januar udkom en ny arkivhåndbog for statslige myndigheder. Den første arkivhåndbog udkom i 1999 og er af flere myndigheder blevet betegnet som ”nærmest en arkivbibel”. Håndbogen fra 1999 var efterhånden forældet grundet myndighedernes stigende overgang til digital forvaltning. En opdatering var derfor nødvendig. Den nye håndbog beskriver informationernes livsforløb, fra planlægning af registreringen i fx et nyt ESDH-system (elektronisk sags- og
AIDA er et browserbaseret program, som myndighederne siden 2005 anvender til registrering af magasinenheder i Daisy i forbindelse med aflevering af arkivalier til Statens Arkiver
foreningen (nu Danske Regioner) indgik en aftale, der tillod amterne at afholde ekstraordinære arkivudgifter.
Håndbogen er udgivet i såvel papir som i elektronisk form.
Det krævede markering af central politisk vilje at realisere augustprogrammet. Den kom, da Finansministeriet ved årsskiftet lod en af sine reformkommitterede sætte sig i spidsen. Indenrigsministeriets tidligere departementschef Ib Valsborg påtog sig den opgave at lede en ny arbejdsgruppe, som stilfærdigt og effektivt skabte martsforståelsen.
dokumenthåndtering), over den daglige brug af systemet, og indtil informationerne til sidst afleveres til Statens Arkiver. Den beskriver, hvilke forpligtelser og opgaver statslige myndigheder har på arkivområdet. Håndbogen er udgivet i såvel papir som i elektronisk form: www.sa.dk/sa/stat/vejl/ah_samlet.pdf
KOMMUNALREFORMEN
Amternes arkiver Kunsten bestod i virkeligheden i at finde værger til de værgeløse. Det lykkedes, da stat, amter og kommuner i marts nåede en forståelse, som blev nedfældet i et kortfattet dokument. En aftale behøvedes ikke. Styrken lå i forståelsen, som nu er ført ud i livet. Et er at formulere et program, et andet at gennemføre det i praksis. Programmet blev til i en tværministeriel arbejdsgruppe, som Kulturministeriet i marts 2005 lod Statens Arkiver nedsætte. Det holdt hårdt nok at enes om det program, som aftaltes i august samme år. Faktisk lykkedes det kun, fordi de nye regioners arkivansvar blev fastlagt i en af kommunalreformens gennemførelseslove, og fordi Finansministeriet med Amtsråds-
Omsider kunne et hastigt arbejde gå i gang landet over. Trådene er samlet i en referencegruppe, der til formand har kontorchef Søren Sørensen, fra Intern Forvaltning i Amtsrådsforeningen. Medlemmer er også centrale amtslige embedsmænd, der nu virker i de nye regioners sekretariater. Dermed kom sammensætningen til at borge for målretning og fremdrift. I løbet af efteråret blev der oprettet fem mellemarkiver, et i hver region. Her har amternes papirarkivalier fra årene 1993-2006 fundet et hjemsted, der efter planen skal fungere de næste fem år. Herfra kan dokumenter rekvireres til sagsbehandlingen, det være sig i stat, region eller kommuner. Oprettelsen hviler på en kontrakt mellem efterfølgermyndigheder på alle tre planer, og som interessenter betaler de hver deres andel af udgifterne. Det sker i et forhold, der svarer til arkivaliernes tilhørsforhold til efterfølgermyndighedernes opgaver. To af mellemarkiverne er udliciteret til en privat virksomhed. Et dristigt skridt var det at skabe et fælles e-arkiv for alle de tidligere amter, som siden anden halvdel af 1980’erne har ført elektroniske journaler, og som fra ca. 2003 overgik til digital arkivering i ESDH-systemer. Ved store dataoverførsler er nu alle digitale dokumenter og journaloplysninger samlet, så medarbejdere i alle efterfølgermyndigheder kan logges på. Når det lykkedes, skyldes det ikke mindst, at Miljøministeriet længe havde tillagt det stor vægt og sammen med medarbejdere i Ringkøbing Amt tidligt gennemførte omfattende forarbejder.
Statens Arkiver Årsberetning 2006 side 4
Også Staten Arkiver fik rigeligt at se til. Alle amternes elektroniske data er under aflevering. Og alle papirarkivalier op til 1992 er enten pakket, mærket, fortegnet, afleveret og magasineret, eller ved at blive det. Det er sket med kontrakter, som har gjort det muligt at ansætte et større antal midlertidige medarbejdere. Med et beundringsværdigt engagement har de øvet en stor fortjenstfuld indsats. Prøvede nøglemedarbejdere har uden at kny lagt sig ekstra i selen, for at alt kunne organiseres.
Kontorchef Søren Sørensen, Danske Regioner, spillede og spiller en væsentlig rolle i varetagelsen af såvel de administrative som de bevaringsmæssige hensyn i forhold til de nu nedlagte amters arkivalier. Han er bl.a. formand for den referencegruppe, der følger de 5 regionale mellemarkivers og det fælles e-arkivs virke.
Sådan lykkedes det i løbet af året at finde og organisere værger, der kunne tage sig af amternes arkivalier før nedlæggelsen. Ikke blot af hensyn til bevaringen, men også til den aktuelle forvaltning af borgernes interesse.
Kommunerne Det måtte være magtpåliggende, at alle kommuner rettidigt tog skridt til, at arkiverne blev håndteret forsvarligt, når reformen skulle gennemføres. Dette var den væsentligste grund til, at Statens Arkiver i 2005 udsendte et spørgeskema til alle landets 275 kommuner hvortil næsten alle indsendte besvarelse. Dette tilsyn var med til at sætte arkivspørgsmålet på dagsordenen. Det afspejlede sig også i deltagerantallet, da Statens Arkiver i samarbejde med KL i foråret og sommeren afholdt et dagskursus om nedlukning og aflevering af arkiver, populært kaldet ”Luk-ogsluk”-kurset. Kurset samlede mange deltagere fra de kommunale forvaltninger de syv steder i landet, hvor det blev afholdt. Data og digitale dokumenter fra en lang række ned- og sammenlagte kommunale IT-systemer er nu klar til at blive afleveret til offentligt arkiv. For at sikre, at afleveringen kan ske så ensartet og effektivt som muligt, er der taget initiativ til konkret samarbejde om modeller for aflevering med de væsentligste leverandører af kommunale IT-systemer.
side 5 Statens Arkiver Årsberetning 2006
Ordning af Fyns og Sønderjyllands amtskommuner i Landsarkivet for Fyn. Fotograf: Pia Düvander.
Papirarkivalierne fra de sammenlagte kommuner er som hovedregel forblevet i kommunernes egen varetægt. En del er dog afleveret til kommunale arkivinstitutioner, ligesom et mindre antal kommuner har truffet aftale om aflevering til Statens Arkiver.
Kommunevåbener Stort set alle kommuner har haft egne våbener indregistreret i det særlige kommunevåbenregister, der føres af Patent- og Varemærkestyrelsen. Sådan har det været siden 1930’erne. I de tilfælde, hvor der skulle finde sammenlægning sted, ville de registrerede våbener blive slettet og beskyttelsen af dem dermed bortfalde. De nye kommuner måtte tage stilling til, om de ville fortsætte med at bruge heraldisk våben. Det har de fleste besluttet sig for, og i nogle tilfælde har de ønsket at videreføre våbenet for én af sammenlægningskommunerne som våben for hele den nye kommune. Ifølge bekendtgørelsen om indregistrering skal Rigsarkivet afgive en erklæring om våbenet og beskrive det. Erklæringen afgives under hensyntagen til, at ifølge bekendtgørelsen kan et våben ikke registreres, hvis det strider imod de heraldiske principper. I heraldikken gælder særlige regler for, hvilke farver der kan anvendes, og hvordan man kombinerer dem. Figurerne, der ikke må være tredimensionale, skal stiliseres og fylde skjold-fladen godt ud. Én kommune fik allerede i 2005 tegnet og godkendt et nyt våben. I løbet af 2006 fær-
Faxe kommunes våben
Egedal kommunes våben
digbehandlede og godkendte Rigsarkivet 30 kommunevåbener. 11 af dem er våbener, der har været ført tidligere, men kun 4 føres videre i uændret skikkelse. De resterende 8 er blevet nytegnet i en forbedret, enkel stil, og i 2 tilfælde har man benyttet lejligheden til at undgå heraldisk ukorrekte farvesammenstød, der sås i de gamle versioner. I tre tilfælde, kunne Rigsarkivet ikke godkende de gamle våbener uændret, fordi de strider imod den heraldiske farveregel. Når Rigsarkivet efter endt godkendelse har modtaget tre eksemplarer af en kommunes våben i farver og den fornødne tilladelse, lægges våbenet på Statens Arkivers hjemmeside. Kun omkring halvdelen af de berørte kommuner har hidtil henvendt sig til Rigsarkivet. Behandlingen af forslag til kommunevåbener, der varetages af seniorforsker Nils G. Bartholdy, vil derfor strække sig ind i 2007. Kommunevåbener her på siden er tegnet af kgl. våbenmaler Ronny Andersen, og demonstrerer heraldikkens abstrakte karakter.
Årets afleveringer Umiddelbart er det næppe indlysende, hvad oplysninger om søer og vandløb, EU's markedsordninger, tvang i psykiatrien, session, stafylokokker og studielån har til fælles. Svaret er, at det er eksempler på typer af oplysninger, som indgår i de arkiveringsversioner af data fra offentlige myndigheders elektroniske arkivsystemer, som er godkendt i årets løb.
Vejen kommunes våben
Guldborgsund kommunes våben
Statens Arkiver Årsberetning 2006 side 6
Udover databaser med vidt forskelligt dataindhold er der også modtaget arkiveringsversioner af såvel fuldt digitale arkiver som elektroniske journaler (e-journaler), der indeholder oplysninger om sager og dokumenter hos myndighederne. Sikringen af bevaring af e-journalerne er af overordentlig stor betydning for fremtidige arkivbrugeres mulighed for at finde rundt i de sager og dokumenter, som afleveres til arkiv i fysisk form. I år er der gjort en særlig indsats til glæde for kommende brugere af sager og dokumenter fra Undervisningsministeriets arkiv, idet der er afleveret og godkendt i alt 22 e-journaler fra dette ministeriums afdelinger og kontorer. Statens Arkiver har modtaget den største mængde offentlige papirarkivalier nogensinde i et enkelt år, nemlig 20,3 hyldekilometer, fordelt på 159 myndigheder. Det hidtidige højdepunkt var 8,1 hyldekilometer i 2004. De årlige mængder har i øvrigt i de sidste 15 år ligget på mellem 5 og 6 hyldekilometer. De 7,4 hyldekilometer er statslige arkivalier og omfatter en række store afleveringer fra centraladministrationen, heraf 2,4 hyldekilometer fra Udenrigsministeriet for perioden 1973 -1988. Den grænseoverskridende mængde er imidlertid 12,9 hyldekilometer kommunale arkivalier, primært fra de nedlagte amtskommuner. De afleveres i henhold til særlig aftale i forbindelse med kommunalreformen og er således et engangsfænomen.
Midlertidige magasineringer Den betydelige accession af arkivalier i 2006 sammenholdt med opsigelsen af et lejemål i Ballerup havde som konsekvens, at Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland igen måtte ty til midlertidige magasineringer hos et privat arkivfirma. I 2003-2004 deponeredes således 110.307 magasinenheder, og i 2006 blev der lagt yderligere 72.518 til dette tal. Dermed har Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland nu deponeret små 18 hyldekilometer hos private arkivfirmaer.
side 7 Statens Arkiver Årsberetning 2006
Flytningen af disse meget store mængder arkivalier blev varetaget af Bygge- og flyttesekretariatet i en proces, der i alt varede 22 dage. Alt gik planmæssigt, og der blev igen høstet erfaringer, som vil være af stor værdi, når der om få år skal flyttes mindst 210 hyldekilometer til nye varigt betryggende magasiner.
Nyt magasin til Erhvervsarkivet Den 22. december blev det nye magasin til Erhvervsarkivet og Statsbiblioteket overdraget fra entreprenøren og reolfirmaet. Dermed er byggesagen, der begyndte i 2004, afsluttet med et meget tilfredsstillende resultat og med overholdelse af bevillingen. For ca. 60
Vestsjællands Amt har afleveret et håndtegnet kort, opmålt i år 1800 over naturområdet Åmosen ved Holbæk. Det er usædvanligt stort, nemlig 2 m x 3,8 m, i alt 7,6 m2. Kortet var i dårlig stand og blev derfor sendt til konservering på Det Kongelige Biblioteks Bevaringsafdeling (foto: Det Kongelige Bibliotek)
Byggegrunden til Rigsarkivets nye magasin på DSB godsbaneterræn. Her er plads til ca. 360 hyldekilometer arkivalier. På denne grund vil de kommende, varigt betryggende magasiner for Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland blive opført.
mio. kr. er der blevet plads til over 70 hyldekilometer reoler i to etager samt kontor- og arbejdsfaciliteter. Med det nye magasin skulle de to institutioners magasinbehov være dækket frem til ca. 2020. Det nye byggeri var i høj grad påkrævet. Arkivalier har været placeret i mange forskellige fjernmagasiner, og i første halvår af 2007 skal der flyttes materialer fra Brabrand, Skæring, Århus, Viborg og Odense. I alt i et omfang på 16 hyldekilometer.
Det nye Rigsarkiv Konkurrencepræget dialog hedder den udbudsform, som er valgt til byggeprojektet. Det er en ny form, som kan vælges efter EU’s udbudsdirektiv. Efter indstilling fra sine rådgivere, Birch & Krogboe og Grant Thornton besluttede byggeriets styregruppe sig først på året for denne mulighed. Det blev vurderet, at konkurrencepræget dialog er velegnet, når det drejer sig om at gennemføre udbud for offentlig-private partnerskaber (OPP). I et konventionelt projekt
står bygherre og brugere for udviklingen af de nødvendige og detaljerede programmer. I et OPP-projekt fastlægger den offentlige part, bestilleren, derimod et sæt funktionsbaserede krav. Herefter udvikler den private part, som kommer til at opføre, eje og drive bygningen, selv de nødvendige detaljerede specifikationer. Deri ligger en række valg, som det er hensigtsmæssigt at afklare med den offentlige part, før tilbuddene afleveres. I maj traf styregruppen beslutning om, hvilke konsortier der skulle prækvalificeres. Gennem andet halvår har der fundet fire dialogmøder sted med hvert af de deltagende konsortier. Udbudsmaterialet i revideret form ventes herefter udsendt først i 2007.
Kassationsdebat Ved kassationer, kan det desværre ikke udelukkes, at materiale destrueres, som forskningen senere kunne have interesseret sig for. Det er derfor principielt altid muligt at formulere en kritik, der bunder i forskningens tarv. Kassationer foretages af økonomiske grunde, men ved tilrettelæggelsen bør det
Statens Arkiver Årsberetning 2006 side 8
Med denne flotte illustration af Gitte Skov bragte Weekendavisen den 26. januar 2007 en interessant artikel om kassation i danske offentlige arkiver.
sikres, at arkivalier med udsagnskraft af størst mulig rækkevidde for flest mulige aspekter af samfundets udvikling bevares. Sådan svarede rigsarkivaren sine kritikere, da Arkivforeningen den 2. november holdt seminar om kassation. Til grund for diskussionen lå indlæg fra to debatbøger, som foreningen udgav i maj og i november. Det skete under titlen ”At vogte kulturarven eller slette alle spor”, som omhandlede arbejdet med den danske bevaringsstrategi. I bd. 2 optrykte foreningen også den redegørelse, som Statens Arkiver i 2005 skrev for kulturministeren til Folketinget efter den debat, Kristeligt Dagblad havde rejst. Rigsarkivarens indlæg på seminaret kan læses på www.arkivforeningen.dk.
Arkivalieonline og Dansk Demografisk Database Den 12. oktober kunne det markeres, at alle danske kirkebøger frem til 1891 samt en række folketællinger var lagt ud på internettet under www.arkivalieronline.dk. I alt drejer det sig om ca. 5,5 mio. sider, der således er tilgængelige for brugerne døgnet rundt. Og de bliver virkelig
side 9 Statens Arkiver Årsberetning 2006
brugt. Ved udgangen af året var der ca. 66.000 tilmeldte brugere og ikke kun fra Danmark. Både svenske, norske, australske og tyske slægtsforskere er blandt de besøg-ende. Alene i december var der over 25.000 besøgende, som 88.100 gange gik ind på arkivalieronline.dk og anvendte 9,8 mio. sider. Også Dansk Demografisk Database, nyder stor bevågenhed. Nye frivillige indtastere kommer til og andre holder op. Antallet af afleverede indtastninger har stabiliseret sig på godt 1 mio. poster. På internettet kan man holde sig ajour med, hvor meget der er indtastet af hver folketællingsårgang. Antallet
Arkivalieronline.dk, som i nogle år har været stillet til rådighed som en såkaldt betaversion, blev officielt indviet ved en højtidelighed i Landsarkivet for Nørrejylland den 12. oktober.
Læsesalsbrugere og tilmeldte Arkivalieronlinebrugere 2004-2006
gyndt og vil fortsætte i årene fremover. Disse oplysninger vil på et senere tidspunkt blive publiceret på daisy.sa.dk.
70000 60000 Brugere
50000
Daisy indtastning i provinsen
40000 30000 20000 10000 06 05 05 06 05 06 05 06 04 20 20 20 20 20 20 20 20 20 . . . . . . . . kv kv kv kv kv kv kv kv 3. 2. 3. 4. 2. 1. 4. 1. Antal registrerede Arkivalieronlinebrugere Antal læsesalsgæster hvert kvartal
Det forekommer en modsigelse, men arkivbrugere synes i stigende grad at blive papirløse. Mens udnyttelsen af arkivalier over internettet stadigt stiger, viser læsesalenes besøgstal et svagt fald.
af brugere er stort. I gennemsnit er der omkring 5.000 brugere dagligt, hvoraf godt 1/3 kommer fra udlandet.
Indtastningen skrider godt fremad. To år efter disse indtastninger begyndte, er der på landsarkiverne vest for Storebælt og på Erhvervsarkivet indlagt mellem 27 % og 34 % af samlingerne på arkivserieniveau i databasen. Eksempelvis er på landsarkivet i Viborg 13 hyldekilometer af den samlede mængde på 50 hyldekilometer inddateret. Da arbejdet med at inddatere de enkelte protokoller og æsker også har god fremdrift, vil arkivalier til sin tid kunne søges i Daisy også vest for Storebælt.
SPE-projektet I foråret blev programmet til indskrivning af kirkebøger færdigt, og der er nu aktivitet også inden for denne kildetype.
Daisy I december kom 3. version af daisy.sa.dk på internettet. I den nye version vises oplysninger om indholdet af mere end 2,1 mio. fysiske enheder (pakker og bind) svarende til ca. halvdelen af samlingerne. Hermed bliver det muligt for brugerne på forhånd at orientere sig i oplysninger om indholdet af pakker og bind. Daisy.sa.dk indeholder hermed alle de oplysninger, der er nødvendige, når man skal udfylde en bestillingsseddel. I anden halvdel af 2007 tilføjes der en bestillingsfunktion til daisy.sa.dk, det bliver således muligt at foretage elektronisk bestilling af arkivalier, så de ligger klar ved fremmødet på læsesalen. For at forbedre vejledningen til publikum i brugen af arkivalier er Daisy desuden blevet udvidet, således at det nu er muligt at foretage en struktureret registrering af sammenhænge og forbindelser mellem forskellige arkivserier. Arbejdet med at registrere disse sammenhænge mellem arkivserier er påbe-
SPE-projektet (Stregkodning, Pakning og Etikettering) udfører det flytteforberedende arbejde på Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland. I året behandledes i alt 36.355 hyldemeter arkivalier. Siden projektets start i efteråret 2000 er der i alt behandlet 160.570 hyldemeter. Dermed udestår behandling af ca. 39.000 hyldemeter arkivalier. Alle arkivalier forventes ompakket, stregkodeetiketteret og pladsregistreret inden udflytning til nye, varige magasiner. Produktiviteten i SPE-projektet blev fastholdt på et højt niveau, idet der blev behandlet 0,88 meter pr. time, betydeligt over målsætningen på 0,57. Bygge- og flyttesekretariatet er ansvarlig for produktionen og styringen af arkivaliebeskrivelsen i Daisy, det såkaldte SPE-forberedende arbejde. Dette arbejde blev næsten afsluttet på Landsarkivet for Sjælland, medens arbejdet i Rigsarkivet først ventes afsluttet med udgangen af 2007. Efterslæbet med elektronisk pladsregistrering af stregkodede arkivalier er indhentet. Således blev der pladsregistreret ca. 90.000 hyldemeter. I alt er der pladsregistreret ca. 150.000 hyldemeter svarende til 3/4 af sam-
Statens Arkiver Årsberetning 2006 side 10
lingerne i Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland.
En medarbejder i SPEprojektet limer stregkodede etiketter på nyompakkede arkivæsker. Foto: Peter Wodskou.
Mandagsåbning og udvidet vejledning Med finansloven for 2006 blev der afsat 3 mio. kr. årligt i perioden 2006-2009 til forbedret publikumsservice. Det gjorde det bl.a. muligt fra 1. maj atter at åbne landsarkivernes læsesale på mandage. Desuden har alle Statens Arkivers læsesale siden 1. maj tilbudt en række supplerende vejledningsydelser på hverdage: En halv times særlig vejledning til førstegangsbesøgende, en halv times særlig vejledning eller målrettet introduktion til besøgende eller grupper af besøgende med særlige ønsker og mulighed for forskere eller studerende til at bestille individuel eller gruppevis vejledning. Desuden afholdes minimum hvert halve år særlige kurser for hhv. nye arkivbrugere og studerende. Endelig afholdes for at fremme interessen for arkivstudier på Statens Arkivers læsesale mindst én gang hvert halve år et fyraftensmøde med foredrag om arkivrelevante emner.
Brugerundersøgelse 2006 Stor tilfredshed med betjeningen var det hovedresultat, der kunne læses ud af årets brugerundersøgelse. Den blev gennemført i september-oktober på alle læsesalene i forlængelse af tidligere brugerundersøgelser. Undersøgelsen viste derudover, at andelen af erhvervsaktive gæster på læsesalene faldt til kun at udgøre en femtedel af samtlige læsesalsgæster, og at besøgsfrekvensen er for nedadgående. Begge dele kan sandsynligvis tilskrives web-baserede tjenester som arkivalieronline.dk og Dansk Demografisk Database, der således har været med til at lette presset på læsesalene og samtidig øge arkivernes ”åbningstid”. Det fremgik ganske klart, at læsesalenes gæster i stigende grad benytter sig af www.sa.dk som forberedelse til arkivbesøg.
side 11 Statens Arkiver Årsberetning 2006
Der findes da også blandt gæsterne stigende forventning om at kunne forberede besøg på læsesalene hjemmefra via internettet. For læsesalene vil der være en fremtidig opgave i at udbrede kendskabet til de ydelser, der tilbydes. I opfølgningen på undersøgelsen, som er offentliggjort på www.sa.dk, tilsiges det, at der vil blive gjort mere ud af orientering herom, ligesom undersøgelsen i det hele taget vil blive drøftet med brugerråd og på brugermøder i 2007.
En elektronisk læsesal Rigtig mange arkivbrugere møder Statens Arkiver på nettet, inden de kommer til os på læsesalene. En del af den ekstraordinære fireårige bevilling er derfor afsat til et større webudviklingsprojekt med arbejdstitlen ”e-læsesalen”. Formålet er at etablere et webtilbud, som skal give en samlet indgang til alle Statens Arkivers publikumsrelevante informationer og webtjenester. De første resultater af projektet er allerede synlige. Således lanceredes i december to helt nye e-learningstilbud. Det ene kursus gennemgår de grundlæggende færdigheder, som arkivbrugere skal have kendskab til for at kunne benytte arkivalier. Det andet er et kursus i læsning af gotisk håndskrift, hvor
Erhvervsarkivets læsesal.
brugeren gennem en række interaktive øvelser kan lære om skriftens historie og øve sig i at læse gotisk.
Servicedeklarationer Som et led i bestræbelserne på at opstille klare mål og skabe mere åbenhed i de statslige institutioner har Statens Arkiver udarbejdet servicedeklarationer for alle publikumsvendte ydelser. Formålet har været, enkelt og klart, at fortælle vore brugere, hvilke ydelser vi kan tilbyde, og hvilken service de kan forvente af os. Alle servicedeklarationerne findes på Statens Arkivers hjemmesider, hvor der også i løbet af 2007 vil blive gjort rede for, i hvilket omfang de i servicedeklarationerne opstillede mål for serviceydelserne er blevet indfriet.
Færre lånesteder, højere sikkerhed For at servicere forskningen i alle dele af landet har Statens Arkiver gennem mange år udlånt arkivalier, ikke bare til Statens Arkivers egne læsesale, men også til en lang række arkiver og biblioteker. Arkivalierne er blevet sendt som værdipost, og de lånende institutioner har skullet opfylde en række sikkerhedsmæssige krav for at kunne godkendes som låneberettigede.
I forbindelse med udarbejdelsen af servicedeklarationer for forskningsudlån har Statens Arkiver af sikkerhedsmæssige grunde besluttet at skærpe kravene til sikkerhedsog opbevaringsforholdene på de låneberettigede institutioner, da udlån og forsendelse af arkivalier altid indebærer en vis risiko. For at minimere risikoen mest muligt har Statens Arkiver anset det for nødvendigt at indskrænke antallet af låneinstitutioner ud over Statens Arkivers egne enheder. Udgangspunktet har været, at ingen lånere skulle have mere end ca. 50 kilometer til et arkiv eller bibliotek, hvortil der kan udlånes arkivalier fra Statens Arkiver.
Lovovervågning og lovrevision I forbindelse med gennemførelsen af arkivloven, som trådte i kraft 1. juli 2003, besluttedes det, at arkivlovens bestemmelser om tilgængelighed indgik i regeringens lovovervågningsprogram. Lovovervågningen gennemførtes ved, at Statens Arkiver udarbejdede en redegørelse med henblik på revision af arkivlovens tilgængelighedsbestemmelser. Redegørelsen blev forelagt Tilgængelighedsudvalget, som derefter afgav sin egen redegørelse til Kulturministeriet.
Statens Arkiver Årsberetning 2006 side 12
Rigsarkivet har gennem mange år slået dørene op for interesserede borgere på Kulturnatten. I 2006 arrangeredes for første gang en kulturnat i Odense, og her var der også mulighed for at besøge landsarkivets læsesal.
Ministeriet foretog en bred høring over de to redegørelser. På baggrund af Statens Arkivers og Tilgængelighedsudvalgets redegørelser og de indkomne høringssvar udarbejdede Kulturministeriet derefter et udkast til forslag til lov om ændring af arkivloven. Drøftelserne om lovudkastet blev ikke afsluttet i 2006.
tilgængelighedsområdet. Rapporten afgives til kulturministeren, som forelægger den for det særlige Tilgængelighedsudvalg, der er nedsat ifølge arkivlovens § 39. Udvalget afgiver på grundlag af rapporten en beretning om udviklingen og den gældende praksis. Rigsarkivarens rapport publiceres på Statens Arkivers hjemmeside www.sa.dk.
Tilgængelighedssager
Særlige formidlingstiltag, netudstillinger og foredrag
Statens Arkiver behandlede 3483 sager om adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier. Til behandlingen af en adgangssag medgik der gennemsnitligt ca. 1,5 time. Arkivloven fastsætter, at Statens Arkiver så vidt muligt bør afgøre tilgængelighedssager inden 15 dage efter modtagelsen. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid var 5 dage. Skal en afleverende myndighed høres, bør sagsbehandlingstiden ikke overskride 45 dage. Her gik i gennemsnit 24 dage, før ansøgeren havde svar. Langt størsteparten af ansøgninger blev imødekommet, således at ansøgeren fik den ønskede adgang, som regel på vilkår fastsat i medfør af arkivlovens § 41. For Statens Arkivers administration af tilgængelighedsbestemmelserne gøres hvert år rede i rigsarkivarens rapport om praksis på
side 13 Statens Arkiver Årsberetning 2006
På alle Statens Arkivers læsesale er der blevet afholdt foredragsarrangementer, hvor særlige arkivgrupper blev præsenteret. Desuden arrangerede Rigsarkivet i samarbejde med Det Kgl. Bibliotek i efteråret en foredragsrække over temaet: Danskernes møde med fremmede folkeslag og kulturer. I seks velbesøgte foredrag fik publikum præsenteret et meget forskelligt udvalg af rejseberetninger fra begge institutioners samlinger. Statens Arkiver råder over en righoldig samling af kort og tegninger. For at tilgængeliggøre en del af det store kortmateriale begyndte Rigsarkivet i april at lægge købstadskort fra 1700-tallet på hjemmesiden. Hver 14. dag opdateres denne netudstilling med kort fra en ny købstad. I forbindelse med kommunalreformen lancerede Rigsarkivet desuden en site om de nye kommunevåbener.
Forskning Statens Arkiver har af UMTS-midlerne fået en bevilling til styrkelse af forskningen på 1,2 mio. kr. årligt i 2006, 2007 og 2008. Det er valgt primært at anvende den til nyrekruttering af forskere samt til internationalisering af forskningsresultater. Fire arkivarer har fået mellem tre og ti måneders forskningstid til udarbejdelse af ph.d. afhandlinger. Ved landsarkiverne i Viborg og Aabenraa er der oprettet to treårige forskerstillinger med 50 % forskningstid, idet der fra anden side er skaffet finansiering af de 50 % arkivfaglige opgaver. Endelig har en arkivar, ansat i en forskerstilling, fået seks måneders frikøb til at kvalificere sig på seniorforskerniveau. Med henblik på internationaliseringen er der øremærket 100.000 kr. årligt til oversættelser, sproglig revision og korte frikøb til publicering i internationalt anerkendte tidsskrifter. En del af UMTS-bevillingen fordeles til individuelle forskningsprojekter. Foreløbig er der ydet støtte til projekterne
Konserveringen af arkivalier af enestående national betydning fortsatte i 2006 og er planlagt afsluttet i 2007. På billedet øverst ses et let krøllet pergament fra 1525 fra Christian d. II's arkiv 1493-1536 inden konserveringen. På billedet nederst ses samme pergament under konservering, hvor det efter en let opfugtning er sat i stræk for at udglatte det så meget, at teksten kan læses.
Samarbejdsaftale med Det Kgl. Biblioteks bevaringsafdeling Statens Arkivers konserveringsværksted blev nedlagt pr. 1. januar 2003 som led i besparelser. I stedet blev der årligt afsat et beløb til at købe konserveringsydelser og konserveringsfaglig rådgivning hos Det Kgl. Biblioteks Bevaringsafdeling, der er Danmarks største og førende værksted for konservering af bøger, papir, pergament, fotos og lignende. Statens Arkiver og Det Kgl. Bibliotek har med succes etableret et meget tæt og velfungerende samarbejde om rådgivning og konservering. Dette er udmøntet i en fast samarbejdsaftale om konservering af særligt udvalgte arkivalier for godt 0,5 mio. kr. årligt.
• Befolkning og erhverv i Danmark 1769-1835 • Det danske slavehandelsforbud af 1792 – en videnskabelig kommenteret udgivelse af centrale kilder. • Sin, repentance, atonement and salvation – Murders in order to die in the 18th century. • På sporet af forbryderen – Kriminalefterforskningens og kriminalpolitiets historie i København 1800-1863. Endelig bliver der af UMTS-midlerne afsat et beløb til udbredelse af forskningsresultater. For en bevilling fra Carlsbergfondet ansattes Axel Johnsen som post doc stipendiat ved Landsarkivet for Sønderjylland. Han skal studere grænseflytningsaktivister efter 1945. Blandt de mange forskningsresultater kan nævnes Else Hansens, Asger Svane-Knudsens, Mette Hall-Andersens og Asbjørn R. Thomsens nybrydende administrationshistoriske studie ”Ny viden – gamle ideer– elektroniske registres indførelse i centraladministrationen”.
Statens Arkiver Årsberetning 2006 side 14
ELEKTRONISK BEVARING
Skade på et magnetbånd. Emulsionen, der bærer det lag, der indeholder de digitaliserede informationer, er nedbrudt. Huller kan medføre væsentlige tab.
Recovery-projektets gennemførelse I 2001 påbegyndtes et omfattende mediekonverteringsprojekt, som indebar overførelse af Rigsarkivets bestand af elektroniske arkivalier lagret på magnetbånd til CD-R medier. Stikprøver af magnetbåndssamlingen, som senest var undersøgt i 1995, havde ikke vist nævneværdige bevaringsproblemer. Det kom derfor som en overraskelse, at der i forbindelse med konverteringen af de ca. 4000 bånd viste sig læseproblemer for mere end 200, hvor begge arkiveksemplarer var ramt af fejl. Disse bånd sendtes i 2003 til firmaet HAYES i Norge, som er specialiseret i udlæsning af data fra skadede bånd. Mange af båndene blev udlæst fejlfrit, men en betydelig del kunne kun udlæses delvist. Derfor udførte Rigsarkivet i 2004 og 2005 et kompliceret arbejde, hvor fragmenter fra de forskellige udlæsninger ofte med held kunne sammenstykkes til komplette og fejlfrie datafiler. Resterende 35 bånd blev i oktober 2005 sendt til et firma i USA, hvor det lykkedes at udlæse de 30 fejlfrit. Set i forhold til problemets oprindelige omfang har Recovery-projektet været en succes, men der vil i fremtiden blive lagt mere vægt på bedre overvågning samt en større spredning på typer og antal af datamedier.
Ny mediestrategi Bevaring af elektroniske arkivalier kræver i første omgang sikre og effektive bevaringsmedier. Den teknologiske udvikling er på dette område så hurtig, at det med få års mellemrum er nødvendigt at vurdere, hvilke bevaringsmedier der er tidens bedst egnede. En sådan vurdering blev foretaget i foråret, og resultat var, at de kommende bevaringsmedier bør være optiske diskmedie DVD+R og magnetiske båndmedie LTO-3. Leverandører af lagringsløsninger eller udstyr til de to typer medier blev kontaktet. For de optiske bevaringsmedier var der ikke noget alternativ til, at Statens Arkiver selv varetager
side 15 Statens Arkiver Årsberetning 2006
hele driften, men for de magnetiske medier viste det sig, at Statsbibliotekets bitbevaringsløsning var et reelt alternativ. I efteråret gik Statens Arkiver og Statsbiblioteket i konkrete forhandlinger om en aftale om bitbevaring, og ved årsskiftet havde Det Kgl. Bibliotek tilsluttet sig disse forhandlinger. Således kan vi i 2007 se frem til først en fælles bitbevaringsløsning og dernæst et udviklingssamarbejde om datalagring af den digitale kulturarv.
Format- og strukturkonvertering Centralt i Statens Arkivers strategi for digital bevaring står format- og strukturkonvertering af elektroniske arkivalier. En sådan konvertering åbnede resultatkontrakten for 2005-2008 mulighed for at gennemføre. Projektet fik i samme omgang midler til at digitalisere samlingen af audiovisuelle arkivalier. Formålet med projektet er at bringe alle elektroniske arkivalier op til den nuværende bevaringsstandard. Arkivalierne stammer fra perioden fra 1960’erne til ca. 1998. Endvidere skal der ske en digitalisering af de audiovisuelle arkivalier, hvis medier har begrænset holdbarhed. Denne samling omfatter lyd og video fra ca. 1920 til i dag. At både e-arkivalier og lyd- og videoarkivalier kommer til at overholde bevaringsstandarden,
Digitalisering af kulturarven, strategi
Efter overførsel af de gamle magnetbånds informationsindhold til ny bevaringsmedier destrueres båndene på betryggende vis.
Det frister at forskrive sig til visioner, når teknologiske muligheder byder sig. Mange erkender, at borgerne venter, at stort set alt skal kunne stilles til rådighed på nettet. Slet ikke så lidt er gjort, men meget mere kunne sættes i værk, hvis pengene fandtes. Det er i virkeligheden dyrt at konvertere analoge materialer til digitale medier.
gør både tilgængeliggørelse og bevaring mulig på længere sigt. I årets løb gennemførtes al forberedelse og udvikling af det programmel, som skal understøtte arbejdet med at konvertere de 1253 arkiveringsversioner fra gamle strukturer og formater. For lyd- og videodigitaliseringens vedkommende blev der gennemført forundersøgelser, formatvalg og valg af digitaliseringsleverandør.
Det er derfor lykkeligt, at Kulturministeriet fik regeringens tilslutning til at lade udarbejde forslag til en national strategi. Anledningen kom, da Danmarks Radio offentliggjorde sit ønske om en større særbevilling til at digitalisere hele udsendelsesarkivet. Der blev herefter nedsat en arbejdsgruppe, som hen over efteråret gik i gang med sine udredninger og inden maj 2007 skal have skrevet forslag til strategi. Statens Arkivers medvirken satte skub i de interne overvejelser. Hen over årsskiftet udvikles et langsigtet program for, hvilke arkivalier der over det næste tiår bør digitaliseres.
Forsøg på en Kulturarvsportal Tilgængeliggørelse Formålet med projektet er at give publikum mulighed for at tilgå elektroniske arkivalier på læsesalene, uden at det nødvendigvis kræver dybere IT-tekniske forudsætninger. Da tilgængeliggørelse af elektroniske arkivalier er et helt nyt område, er arbejdet præget af innovation gennem konceptudvikling og eksperimenter. I løbet af året blev de første hjælpeprogrammer færdige, og basiskoncepter for en række centrale områder udviklet. Det er nu muligt at læse arkiveringsversioner af elektroniske arkivalier ind i almindeligt udbredte database- og statistikprogrammer. Ved årsskiftet 2007-08 forventes det, at en applikation til søgning og fremfinding af sager og dokumenter i elektroniske journaler og ESDH-systemer vil kunne fungere i pilotdrift og i løbet af 2008 komme i fuld drift. Til den tid vil publikum på læsesalene have adgang til alle tilgængelige elektroniske arkivalier.
Danmarks Radio indbød i begyndelsen af året til et samarbejde om at skabe en fælles indgangsportal på internettet til hele den nationale kulturarv. Statens Arkiver deltog på lige fod med de øvrige nationale kulturinstitutioner, Det Kgl. Bibliotek, Statens Museum for Kunst, Nationalmuseet, Statsbiblioteket og Det Danske Filminstitut. For at skabe et konkret diskussionsoplæg for, hvordan en fælles præsentation af samlingerne kunne tage sig ud, og for at få erfaring med, hvordan et samarbejde mellem institutionerne kunne foregå, blev der iværksat et mindre pilotprojekt. Da 2007 var blevet udnævnt som Industrikulturens år, blev det besluttet at lade emnet for projektet være industrikultur med fokus på dagligdagens materielle vilkår fra 1870’erne og frem til nutiden. Statens Arkivers bidrag
Statens Arkiver Årsberetning 2006 side 16
til indholdet kom fra Rigsarkivet og Erhvervsarkivet. Ved udgangen af året var pilotprojektet færdigt. Der udestår nu en evaluering, inden der tages stilling til, om og i givet fald hvordan projektet skal videreføres.
Privatarkivudvalget Når et udvalg danner ramme om et samarbejde, får det sine virkninger, at nogle af parterne går hver til sit. Fra oprettelsen i 1993 har privatarkivudvalget været et vigtigt forum for lokalarkivernes dialog med Statens Arkiver. Da en række større kommunale arkiver i september valgte at danne Organisationen Danske Arkiver (ODA), fik Statens Arkiver til opgave at optage samarbejde til en ny side sideløbende med, at det prøvede samvirke med Sammenslutningen af Lokalarkiver i Danmark (SLA) fortsætter. Udvalget har arbejdet i forrige års spor. Ajourføring og opdatering af Danmarks Nationale Privatarkivdatabase (Danpa) ventes afsluttet i foråret 2007 på en bevilling, som Kulturministeriet har givet til formålet. En redegørelse for muligheder for bevaring af private elektroniske arkivalier fremkommer i foråret fra en arbejdsgruppe. Drøftelserne om elektronisk tilgængeliggørelse af museernes arkivalier fortsætter. Mod årets udgang skal udvalget færdiggøre rapport til kulturministeren.
Rådet for udvikling af nationalt ABM-samarbejde I sit første fulde virkeår begyndte udfoldelsen af beredskabets potentiale. Rådet koordinerede samarbejdet, da Danmarks Radio foreslog en fælles hjemmeside for kulturarven. Rådet tog initiativet og gennemførte en første samlet undersøgelse af, hvilke digitaliseringer de store nationale kulturinstitutioner har gennemført. Resultaterne kunne stilles til rådighed, da Kulturministeriet fik brug for det.
side 17 Statens Arkiver Årsberetning 2006
I september holdt rådet en konference over temaet, hvilke perspektiver og problemer ABM-samarbejde kan rumme. Blandt gæsterne var den nye direktør for det engelske National Archives, Natalie Ceeney, der fremlagde erfaringer og synspunkter med overbevisende klarhed: På lokalt og regionalt plan kan der ligge oplagte konkrete opgaver, som egner sig for samvirke, men på centralt plan bør de store nationale aktører grundigt granske, om mulige fællesprojekter stemmer overens med vedtagne målsætninger. Sidst men ikke mindst, er rådet blevet et forum, der fremmer konkrete samarbejder mellem to eller flere institutioner. Som eksempel kan nævnes, at både Statens Arkiver og Det Kgl. Bibliotek forhandler om, at Statsbiblioteket sælger plads på sine elektroniske bevaringsmedier. Både fagligt og økonomisk kan der ligge interessante muligheder i udvikling af sådanne fællesskaber, som er i tråd med Kulturministeriets effektiviseringsstrategi.
ABM-standarder for dataoverførsel For nogle år siden nedsatte Statens Arkiver, Biblioteksstyrelsen og Kulturarvsstyrelsen en arbejdsgruppe, som skulle udarbejde forslag til standarder for indhold, format, transport og repræsentation af data fra IT-systemer fra de tre sektorer. Formålet med disse standarder er at muliggøre samsøgning på internettet på tværs af de enkelte sektorers IT-systemer. Udvikling af fælles standarder har selvsagt ikke været nem, fordi arkivalier, bøger og museumsgenstande er meget forskelligartede størrelser med hver deres karakteristika. Arbejdsgruppen kunne dog i februar lægge sidste hånd på en rapport med titlen ”Fælles præsentation af data fra arkiver, biblioteker og museer på internettet”. Rapporten har været i høring hos en lang række interessenter, og der udestår nu at få justeret standarderne.
Chefkonsulent Poul Erik Olsen nedlægger her meddelelsen om Prins Christians fødsel i Hendes Majestæt Dronningens arkiv i Rigsarkivet.
Kongeloven og Statens Arkiver
Fra venstre: Sergei Vladimirovich Mironenko, direktør på Statsarkivet i Rusland, Galina Simonova, kulturmedarbejder på den danske ambassade i Moskva, Ruslands kulturminister Alexander Sokolov, Danmarks ambassadør Per Carlsen og arkivchef Inge Bundsgaard.
Kongeloven, der blev givet af Frederik III i 1665 og ført i pennen af kongens arkivar Peder Schumacher, indeholder i artikel 39 bestemmelser om registreringen af kongelige børns fødsel. Bestemmelsen lyder i sin oprindelige sprogdragt således: Og efftersom Vi aff Guds milde og Faderlige velsignelse visseligen haffve at haabe og formode, at Voris Kongelige Arffvehuus og Stamme ævindeligen skall blomstre og
mangfoldeligen voxe og formeeres, da paa det i fremtiden formedelst de needstigende og tverstigende Liniers mengde icke nogen tvist og irring udj alderen eller confusion blant Linierne skulde foraarsages, ville Vi saa og hermed alffvaarligen biude og befale, at, naar nogen aff Voris Stamme Søn eller daatter fødes, Forældrene da samme Printzes eller Printzesses naffn og fødselsdag uden forsømmelse lader Kongen anmelde og forkynde, saa frembt de agter nogen ArffveRett til disse Riger og Lande i sin tiid at ville prætendere, og derimod igien aff Kongen et documentum insinuationis, at de nemmelig sligt tilbørligen haffver tilkiende giffvet, begierer, huoraff da Gienparten udj Voris Archivo skall giemmes, og helles ogsaa et rigtig SlegtRegister offver Voris Kongelige Arffvestamme altid holdes og der bevares. Det vil sige, at når en prins eller prinsesse fødes, skal forældrene straks underrette den regerende monark. Barnets navn og fødselsdag registreres i et særligt kongeligt slægtsregister, der i dag føres af Udenrigsministeriet, men selve meddelelsen nedlægges i Rigsarkivet, der i denne sammenhæng fungerer som kongeligt husarkiv.
Kejserinde Dagmars genbegravelse Fra den 20. september til den 5. november viste det russiske rigsarkiv i Moskva en større udstilling om kejserinde Dagmar. Rigsarkivet og en række andre danske institutioner havde udlånt dokumenter, fotografier og genstande, som indgik i udstillingen. Koordinationen af denne danske indsats stod Rigsarkivets Publikumsafdeling for. Til at repræsentere Rigsarkivet ved udstillingens åbning rejste arkivchef Inge Bundsgaard til Moskva. Sponsoreret også fra danske virksomheder blev der af det russiske rigsarkiv udgivet et flot katalog i forbindelse med udstillingen.
Statens Arkiver Årsberetning 2006 side 18
Også i Danmark blev genbegravelsen markeret. Ved en højtidelighed den 6. oktober på Jægerspris Slot overrakte ambassadør Rjurikov Rigsarkivet og Kong Frederik VII's Stiftelse kopier af den kongelige korrespondance 1848-1863.
Internationalt samarbejde I 2006 afholdtes de Nordiske Arkivdage i Uppsala, Sverige. Fra dansk side deltog et antal arkivarer fra Statens Arkiver med rigsarkivar Johan Peter Noack i spidsen. Johan Peter Noack har deltaget i de halvårlige møder mellem EUs rigsarkivarer. Møderne afholdes i det land, der besidder formandskabet i EU. Chefkonsulent Poul Erik Olsen har deltaget i møderne i European Archives Group, der er nedsat af EU-kommissionen til opfølgning af de anbefalinger, der fremgår af EUpublikationen ”Report on Archives in the enlarged European Union”. Drøftelserne har bl.a. drejet sig om digitalisering af den del af den europæiske kulturarv, der består af arkivalier. Ved EU-konferencen ”Why digitize? Who benefits?”, der blev afholdt i Helsinki i oktober, repræsenteredes Statens Arkiver af arkivar, ph.d. Anette Jensen. Statens Arkiver har ligeledes været repræsenteret i NATOs Archives Committee, der bl.a. drøfter tilgængeliggørelse, herunder af- og nedklassificering, af NATOs arkiver i Bruxelles.
side 19 Statens Arkiver Årsberetning 2006
Overarkivar Chr. R. Jansen, Erhvervsarkivet, medlem af bestyrelsen for ICAs Section of Businees and Labour Archives, deltog sammen med en række medarbejdere fra Erhvervsarkivet i en konference i Edinburgh om erhvervslivets arkivalier. I året afsluttedes de to EU-projekter, Dansk Data Arkiv har deltaget i fra 2003-2006. MADIERA-projektet blev afsluttet i februar. Projektet har udviklet en portal med udvidet søgeadgang til datamaterialer uafhængigt af sprog. Denne portal påtænkes indført som fælles portal for en lang række dataarkiver.
Fra processionen: Forrest en irsk herold med Irlands harpe på kappen. Foto: Kongressens hjemmeside.
MetaDater afsluttedes i april. Her er det især arbejdet med at danne en fælles ramme for beskrivelse af komparative undersøgelser, der vil blive arbejdet videre med. Den 27. internationale kongres for genealogi og heraldik fandt sted i august i den gamle universitetsby St. Andrews i Skotland. Hovedtemaet var ”Myth and Propaganda in Heraldry and Genealogy”. Rigsarkivets heraldiske sagsbehandler, seniorforsker Nils G. Bartholdy var blandt deltagerne.
Statens Arkiver 2020 Fremtiden tro bevarer og formidler vi autentisk dokumentation til en virkelig historie. Sådan lyder Statens Arkivers mission. Det er i tråd hermed, at udarbejdelsen af en ny strategi nu er indledt. Fra efteråret 2007 skal Statens Arkiver være parat til at optage forhandling med Kulturministeriet om, hvilke krav og muligheder der skal indgå i kontrakten for årene 20092012. Det forudsætter, at de nødvendige pejlepunkter er gjort synlige i terrænet. Ledelsen har derfor i det forløbne år skrevet udkast, som nu kommer til drøftelse med medarbejderne.
It-sikkerhed, implementering af DS484 Gennem en regeringsbeslutning er alle statslige institutioner forpligtet til at implementere it-sikkerhedsstandarden DS484. Arbejdet hermed er forankret i it-sikkerhedsudvalget ledet af Rigsarkivaren. Den overordnede it-sikkerhedspolitik, som sætter mål og rammer for arbejdet, er blevet fornyet, ligesom der er gennemført risikoanalyser for de forretningskritiske it-systemer. Det igangværende sikkerhedsarbejde samt vurderinger af risici har naturligt ledt frem til implementering af ajourførte it-beredskabsplaner. Det er vores opfattelse, at vi ved udgangen af året alt overvejende levede op til kravene og anbefalingerne i sikkerhedsstandarden DS484. Til opnåelse af fuld implementering samt for at sikre den nødvendige løbende tilpasning fortsætter it-sikkerhedsarbejdet i 2007.
Den nye strategi skal afløse ”Statens Arkiver 2010”, som har hen ved otte år på bagen. Den har været et nyttigt styringsinstrument. Der figurerer heri fem strategiske mål: 1. udvikling af brugervendthed 2. opførelse af varige betryggende magasiner 3. gennemførelse af regelmæssige afleveringer for myndighederne 4. beherskelse af elektronisk arkivering 5. etablering af digital søgning og adgang for publikum Med årets udgang er en god del af delmålene nået og flere vil blive nået inden 2010.
Statens Arkiver Årsberetning 2006 side 20
Statens Arkiver i tal
2006 Produktion Statens Arkiver leverer mange forskellige serviceydelser til myndigheder og borgere. De spænder lige fra vejledning af de mange besøgende gæster på læsesalene over konservering og sikkerhedsfilmning til ordning og modtagelse af arkivalier fra myndigheder og private personer. Et udsnit af disse serviceydelser er præsenteret i tabel 1.
Tabel 1. Udvalgte serviceydelser i 2006 Rigsarkivet
Landsarkivet for Sjælland
Landsarkivet for Fyn
Landsarkivet for Nørrejylland
Landsarkivet for Sønderjylland
Erhvervsarkivet
Statens Arkiver i alt
137
9.362
1.153
1.083
22.487
Modtagelse af arkivalier opgjort i hyldemeter
10.752
Besøgende på læsesalene
19.100
21.034
10.300
12.737
4.147
4.888
72.206
Ekspederede enheder på læsesalene
57.385
20.385
8.422
85.226
4.424
8.594
184.436
Besvarelse af skriftlige forespørgsler
1.159
924
507
633
342
155
3.720
*) Indgår i Rigsarkivets modtagelsestal.
side 21 Statens Arkiver Årsberetning 2006
*)
Økonomi Statens Arkivers omsætning udgjorde i 2006 191,5 mio. kr. opgjort som udgifter ekskl. moms. Udgifternes fordeling på hovedaktivitetsområder er vist i tabel 2.
Tabel 2. Udgifter i 2006 fordelt på hovedaktivitetsområder Ordinær virksomhed
Indtægtsdækket virksomhed
Løn
68,5
12,7
1,0
Øvrig drift
79,8
7,3
Udgifter i alt
148,3
20,0
Mio. kr.
Indtægtsgivende Andre tilskudsforskningsfinansierede virksomhed aktiviteter
Bygge- og flytteplanlægning
Leje og drift af midlertidige magasiner
I alt
1,9
13,0
0,0
97,1
0,0
1,8
0,7
4,8
94,4
1,0
3,7
13,7
4,8
191,5
Personaleressourcer Statens Arkivers samlede personaleforbrug udgjorde i 2006 328 årsværk eller 97,1 mio. kr. opgjort i lønudgifter. En væsentlig del af disse personaleressourcer anvendes i tilknytning til Statens Arkivers primære aktiviteter, dvs. bevaring og kassation, konservering og sikkerhedsfilmning, formidling samt forskning. Figur 1 viser, hvordan personaleressourcerne til disse formål procentvis er fordelt på de nævnte formål.
Figur 1. Procentfordeling af lønudgifter i 2006
Formål
%
Bevaring og kassation af konventionelle arkivalier
8,4
Bevaring og kassation af elektroniske arkivalier
14,5
Konservering og sikkerhedsfilmning af arkivalier
12,8
Formidlingsopgaver
34,4
Forskning
5,9
Hjælpefunktioner, herunder bygningsdrift
10,3
Generel ledelse
13,7
I alt
100,0
Statens Arkiver Årsberetning 2006 side 22
Øvrige driftsudgifter Et karakteristisk træk ved Statens Arkivers udgiftssammensætning er den betydelige andel af driftsudgifterne, der anvendes til hjælpefunktioner, herunder bygningsdrift (husleje, vedligeholdelse, rengøring, varme o.lign.). 86,6 % af de øvrige driftsudgifter (dvs. de samlede driftsudgifter fratrukket lønudgifter) anvendes således til dette formål (se figur 2). Da denne udgiftspost kun i begrænset omfang kan påvirkes, er Statens Arkivers omdisponeringsmuligheder på øvrig driftområdet yderst beskedne.
Figur 2. Procentfordeling af udgifter til øvrig drift i 2006
Formål Bevaring og kassation af konventionelle arkivalier
2,0
Bevaring og kassation af elektroniske arkivalier
3,5
Konservering og sikkerhedsfilmning af arkivalier
3,1
Formidlingsopgaver
2,0
Forskning
0,2
Hjælpefunktioner, herunder bygningsdrift Generel ledelse
I alt
Indtægtsdækket virksomhed Statens Arkivers indtægtsdækkede virksomhed beskæftigede 49 årsværk i 2006. Indtægterne udgjorde 27,5 mio. kr., mens udgifterne var 20 mio. kr. De leverede ydelser bestod især af ordning og pakning for arkivskabende myndigheder inden aflevering af deres arkiver, samt i mindre omfang dokumentationsydelser for borgere og myndigheder.
side 23 Statens Arkiver Årsberetning 2006
%
86,6 2,6
100,0
Statens Arkiver Rigsarkivar Johan Peter Noack
Sekretariatet Økonomi- og administrationschef Klaus Kulmbach
Bygge- og flyttesekretariatet Arkivchef August Eriksen
Erhvervsarkivet Overarkivar Chr. R. Jansen
Rigsarkivet
Bevarings- og Kassationsafd. Konst. arkivchef Kirsten Villadsen Kristmar
Publikumsafdelingen Arkivchef Inge Bundsgaard
Dansk Data Arkiv Arkivchef Steen Ousager
Landsarkivet for Nørrejylland Landsarkivar Chr. R. Jansen
Landsarkivet for Sønderjylland Arkivchef Steen Ousager
Landsarkivet for Fyn Arkivchef Steen Ousager
Landsarkivet for Sjælland Landsarkivar Inge Bundsgaard
Adresser, telefoner og åbningstider Rigsarkivet Rigsdagsgården 9 1218 København K Telefon 33 92 33 10 Telefax 33 15 32 39 E-mail: mailbox@ra.sa.dk Landsarkivet for Sjælland Jagtvej 10 Postboks 661 2200 København N Telefon 35 24 82 00 Telefax 72 26 53 48 E-mail: mailbox@lak.sa.dk Landsarkivet for Fyn Jernbanegade 36 A 5000 Odense C Telefon 66 12 58 85 Telefax 66 14 70 71 E-mail: mailbox@lao.sa.dk Landsarkivet for Nørrejylland Ll. Sct. Hans Gade 5 8800 Viborg Telefon 86 62 17 88 Telefax 86 60 10 06 E-mail: mailbox@lav.sa.dk Landsarkivet for Sønderjylland Haderslevvej 45 6200 Aabenraa Telefon 74 62 58 58 Telefax 74 62 32 88 E-mail: mailbox@laa.sa.dk
< 1.5–31.8:
ma.- lø. 9 -16 lø. lukket
1.5–31.8:
ma.- lø. 9 -16 lø. lukket
1.5–31.8:
ma.- lø. 9 -16 lø. lukket
1.5–31.8:
ma.- lø. 9 -16 lø. lukket
1.5–31.8:
ma.- lø. 9 -16 lø. lukket Aal
Erhvervsarkivet Vester Allé 12 8000 Århus C Telefon 86 12 85 33 Telefax 86 12 85 60 E-mail: mailbox@ea.sa.dk
ma.-fre. 9-16
Dansk Data Arkiv Islandsgade 10 5000 Odense C Telefon 66 11 30 10 Telefax 66 11 30 60 E-mail: mailbox@dda.sa.dk
ma.-to. 9-16 fre. 9-15
2006 Statens Arkiver Rigsdagsgürden 9 1218 København K