Årsberetning 2012 for Statens Arkiver

2012

Ă…rsberetning

Forsidefoto Europas rigsarkivarer og ledelsen af Statens Arkiver i Danmark forsamlet under statuen af Peder Griffenfeld ved siden af Rigsarkivets hovedbygning på Slotsholmen. Peder Schumacher Griffenfeld (16351699) begyndte 1663 sin karriere i statens tjeneste med embedet som kongens arkivar. Han varetog bestyrelsen af Geheimearkivet og kan med nogen ret betegnes som Danmarks første rigsarkivar. Han blev ikke længe i dette embede, men nåede hurtigt til den absolutte top af den unge enevældes administration.

Heller ikke her blev han længe. Anklaget for forræderi blev han i 1676 dømt fra livet, men benådet med livsvarigt fængsel.

Foto: Jens K.L. Jørgensen

Udgiver Statens Arkiver • Design e-Types Tryk Rosendahls a/s • Oplag 500 ISBN 978-87-7497-187-0

Statens Arkiver

2012

Ă…rsberetning 2012

Forord

Med udgangen af 2012 afsluttede Statens Arkiver resultatkontraktperioden 2009 til 2012.

Statens Arkivers opfyldningsgrad i forhold til resultatkontakten blev intet mindre end periodens bedste. Det kan vi være meget tilfredse med – ikke mindst i lyset af de udfordringer, der har vist sig i løbet af 2012. En vel gennemført kontraktperiode sikrer, at vi står med de bedste forudsætninger for at fuldføre de næste fire år med en ny rammestyring med succes.

Det går hurtigt med digitaliseringen på mange samfundsområder i disse år. Det forhold kendetegner også Statens Arkivers virksomhed både i forhold til brugere og myndigheder såvel som internt. Den typiske arkivbruger er i dag at finde blandt de flere millioner brugere, som benytter vores service via internettet, mens antallet af traditionelle læsesalsgæster har stabiliseret sig.

Statens Arkiver har aldrig haft så mange brugere som nu, og det skyldes at de digitale muligheder søges udnyttet fuldt ud – bl.a. gennem omfattende digitalisering af de hyppigst anvendte arkivalier. Alene i 2012 blev der digitaliseret mere end 12 millioner sider, som stilles til rådighed via Arkivalieronline, der giver adgang til ca. 20 millioner sider alle døgnets 24 timer.

Statens arkiver er engageret i crowdsourcing og er førende inden for involvering af frivillige i arbejdet med digitalisering. Sammen med DIS-Danmark og andre samarbejdspartnere kunne vi i 2012 fejre 20 års jubilæet for opgaven med frivillig indtastning af kirkebøger, folketællinger, Nygaards Sedler mv. med det imponerende resultat, at de 954 indtastere nu har indtastet og tilgængeliggjort mere end 15 millioner poster i Dansk Demografisk Database.

Med velbesøgte udstillinger om censur, Struensee og undervisningstilbud til skolesektoren blev 2012 også året, hvor vi fik nye målgrupper i tale. Nye formidlingsinitiativer af historien og den arkivalske kulturarv, og er med til at øge kendskabet til os.

Også i 2012 er der gjort mange ekstraordinære indsatser, ligesom der er opnået en række faglige og udviklingsmæssige resultater. Adgangen til at søge oplysninger på internettet fik et særligt løft, idet oplysninger om samlingerne i landsarkiverne nu også er tilgængelige i Daisy.

Strategien for det fremtidige arbejde med digitale arkiver og Bit-magasinet har fundet sin form.

Nye og uventede fund i samlingerne m.m. bevidner Statens Arkiver betydning for samfundet.

Med udflytningen fra landsarkivets bygninger blev fase 1 i realisering af et nyt rigsarkiv afsluttet med udgangen af 2012. Tilbage står gennemførelsen af fase 2, der samler alle funktioner på Kalvebod Brygge. Om dette og andet berettes der uddybende på de følgende sider.

Med ønsket om god læsning

Asbjørn Hellum Rigsarkivar

Ukendt H.C. Andersen eventyr De danske arkiver rummer stadigvæk mængder af uopdaget guld. Det fik man at mærke på Landsarkivet for Fyn, da en lokalhistoriker, Esben Brage, henvendte sig til arkivaren med en afskrift af et hidtil ukendt H.C. Andersen eventyr. Eventyret ”Tællelyset” havde lokalhistorikeren fundet i én af de fire tunge arkivkasser med dokumenter om præste- og handelsslægten Plum, som han havde lånt fra Rigsarkivet til brug på landsarkivets læsesal. På forsiden af dokumentet stod der "Til Madam Bunkeflod fra hendes hengivne H.C. Andersen".

En af Danmarks førende H.C. Anderseneksperter, Ejnar Stig Askgaard, fra Odense

side 5 Statens Arkiver Årsberetning 2012

Bys Museer, gav sin faglige vurdering af eventyret og udtalte, at ”Tællelyset” må henregnes til at være det første eventyr fra H.C. Andersens hånd.

Herefter gik det stærkt – nyheden om eventyret rejste verden rundt og kom blandt andet til Kina. Der var begejstringen også stor. Den store interesse for ”Tællelyset” førte til, at eventyret blev udstillet på Rigsarkivet i forbindelse med juleafslutningen i 2012 og igen i januar-marts 2013.

Hermed har alle H.C. Andersen interesserede fået en unik mulighed for se den originale afskrift af eventyret. Efterfølgende har andre eksperter sat spørgsmålstegn ved Ejnar Stig Asgaards vurdering, så det bliver spændende at følge eksperternes videre undersøgelser.

”Tællelyset” blev fundet på Landsarkivet for Fyn og nyheden om fundet gik hele verden rundt.

Dramaturg Ditte Svane og fotograferne Henrik og Morten Hjertholm er 9. oktober i gang med næroptagelser af Christian 4.'s skrivebog på Rigsarkivets kontor på Kalvebod Brygge.

Optagelserne indgår i en godt 6 minutter lang film om Christian 4. og skrivebogen, som vises løbende i den nye permanente udstilling på Koldinghus. De gamle lakerede gulvbrædder forestiller kongens gamle bord.

Foto: Asger Svane-Knudsen, Rigsarkivet

Christian 4.'s skrivebog til Museet på Koldinghus Christian 4. begyndte sin skoleundervisning på Koldinghus som 6-årig prins. Sammen med en flok adelige drenge sled han sig igennem trælsomme skriveøvelser på latin, dansk og tysk i en tyk skrivebog, som er bevaret til i dag. Den er en af Rigsarkivets enestående og unikke nationale skatte.

I 2012 åbnede Museet på Koldinghus en ny permanent udstilling om Christian 4.'s unge år som prins og senere konge på Koldinghus og andre steder i Jylland. Fra udstillingens åbning 3. november og tre måneder frem udlånte Rigsarkivet skrivebogen til Koldinghus, og skrivebogen kom derved for en kort periode "hjem". Dagen før udstillingen åbnede, blev skrivebogen transporteret med sikkerhedstransport og kurér fra Rigsarkivet til

Koldinghus, og TV2 Syd var på pletten for at lave et indslag til aftenens program.

Samarbejde mellem Erhversarkivet og Stadsarkivet i Aarhus Onsdag den 12. september markerede Aarhus Kommune officielt åbningen af sit eget stadsarkiv. Det skete ved et festligt arrangement på Erhvervsarkivet, hvor stadsarkivet har fået sit hjem. De historiske arkivalier fra Aarhus Kommune og de mange sognekommuner, som i 1970 blev sammenlagt til den nye Aarhus Storkommune, havde da allerede i mange år haft til huse der. Så i første omgang er det nye, at Aarhus Kommune etablerer en arkivfaglig institution, som skal arbejde med kommunes arkivalier og kommunes historie. Det er glædeligt, at

Statens Arkiver Årsberetning 2012 side 6

landets næststørste kommune hermed også er kommet på det kulturelle landkort med et stadsarkiv.

Samarbejdet med Aarhus er af ældre dato.

Siden 1962 har Erhvervsarkivet forestået forvaltning og opbevaring af de historiske dele af Aarhus Kommunes arkivalier. Det vil sige, at Erhvervsarkivet har stået for opbevaring, ordning og registrering af arkivalierne, ekspedition til læsesal og forvaltning m.m.

I alt er knap 4 km kommunale arkivalier endt i Erhvervsarkivet.

Der er mellem Aarhus Kommune og Statens Arkiver indgået en aftale, der betyder, at Erhvervsarkivet fortsat mod betaling modtager og opbevarer de kommunale arkivalier og leverer en række arkivfaglige ydelser til kommunen og stadsarkivet. Således kan stadsarkivet koncentrere sin indsat mod at løse de aktuelle behov i den kommunale administration samt at udbygge de byhistoriske tilbud til borgerne og dermed blive det synligt lokalhistoriske tilbud, som i de seneste år har været meget efterspurgt i offentligheden.

Etableringen af Stadsarkivet er sket i tæt dialog med Statens Arkiver. Ved at indgå et samarbejde mellem Erhvervsarkivet og Stadsarkivet ønsker begge parter at berige institutionerne ved at udvikle samarbejdet på en række områder og dermed at skabe synergi, der kommer brugerne til gode.

Ud over at Stadsarkivet får til huse i Erhvervsarkivet, er der etableret en fælles læsesal, som sikrer en høj faglig betjening.

Med samarbejdsaftalen er der skabt en ny model for samarbejdet mellem Statens Arkiver og kommuner og modellen kan evt. tilpasses og tages i anvendelse i andre kommuner, hvor Statens Arkiver er fysisk tilstede.

Fase I er afsluttet Efter at der i slutning af 2011 var gennemført et EU-udbud af flytning af ca. 27.500 hyldemeter arkivalier fra Landsarkivet til Rigsarkivets nye magasiner på Kalvebod Brygge, kunne flytningen påbegyndes i januar 2012.

Flyttearbejderne blev gennemført planmæs-

side 7 Statens Arkiver Årsberetning 2012

sigt og blev afsluttet den 18. september.

Kort efter, i begyndelsen af oktober, var de afsluttende kvalitetssikringsarbejder gennemført. De dokumenterede, at flytningerne er gennemført helt uden tab og, at samtlige ca. ½ mio. flyttede magasinenheder er digitalt pladsregistreret.

I årets 2. halvdel gennemførtes sideløbende hermed den fornødne oprydning og bygningsistandsættelse således, at Landsarkivets bygninger kunne forlades rettidigt inden udgangen af 2012.

Hermed er fase 1 i regeringens beslutning af 1. oktober 2003, om opførelse og indflytning i nye magasiner for Rigsarkivet og Landsarkivet, gennemført. Tilbage udestår gennemførelsen af den i regeringsbeslutningen berammede fase 2, nemlig udflytning af Rigsarkivets publikumsfaciliteter og administration til nyindrettede faciliteter på Kalvebod Brygge.

Digitalisering i provinsen Projektet DIP (Daisy I Provinsen) 2011-2012 havde til formål, at tilgængeliggøre arkivaliesamlingerne i de vestdanske arkivafdelinger via arkivvæsenets database, Daisy, således at registreringsstandarden for arkivalier i Statens Arkiver vest for Storebælt kommer på niveau med samlingerne øst for Storebælt. Ud over søgning muliggør en sådan indsats også bestilling over nettet og giver samtidig arkiverne en fuldstændig sikker magasin- og bestandsoversigt.

Projektet havde som mål, at alle arkivalier ved de tre landsarkiver skulle være fuldstændigt registrerede, ompakket, stregkodet og etiketteret. På Erhvervsarkivet skulle alle kommunale arkivalier være behandlet.

Landsarkiverne i Viborg, Odense og Aabenraa samt Erhvervs-arkivet har målrettet gennemført projektet med et meget tilfredsstillende resultat. Ved udgangen af 2012 var der blevet ompakket og registreret over 30 km arkivalier samt etiketteret og stregkodet 56 km. Fra 1. januar 2013 blev det

I forbindelse med et samråd om sagen i Folketingets Kulturudvalg den 7. december 2012 udbad daværende kulturminister Uffe Elbæk sig en redegørelse fra Statens Arkiver til Kulturministeriets Sikringsudvalg, som dels skal indeholde en beskrivelse af det nuværende sikringsniveau i Statens Arkivers fem læsesale, og dels komme med indstillinger om skærpelse heraf, så lignende sager kan undgås. Anbefalinger er i foråret 2013 afleveret til Sikringsudvalget i Kulturministeriet.

Sidste etiket limes på arkivæske på Landsarkivet for Sønderjylland.

således muligt at søge og bestille arkivalier fra Rigsarkivet og landsarkiverne elektronisk.

Målet er indfriet med en personaleindsats på 30 årsværk og tilbage udestår nu som planlagt restregistreringen af Erhvervsarkivets privatarkiver, og dette arbejde forventes afsluttet med udgangen af 2013. Erfaringerne fra DIP-projektet forventes at komme planlagte projekter i de kommende år til gode.

I den mellemliggende periode har det været nødvendigt at indføre en række midlertidige sikringsforanstaltninger i Statens Arkivers læsesale og vedrørende udlån af arkivalier generelt. Således er der blevet lukket for fjernlån til institutioner udenfor Statens Arkiver, ligesom der er indført en række skærpede regler for brugeradfærd på læsesalene. Permanente, skærpede sikringstiltag implementeres i 2013, når Kulturministeriets Sikringsudvalg har udtalt sig i sagen.

Konservering af arkivalier af Enestående National Betydning Tyveri fra Statens Arkivers læsesale I oktober 2012 anmeldte Statens Arkiver til Københavns Politi det, der skulle vise sig at være en alvorlig og omfattende sag om tyveri fra samlingerne i Rigsarkivet og det tidligere Landsarkiv for Sjælland. Efter en indledende efterforskning gennemførte Københavns Politi den 24. oktober 2012 to anholdelser og en række ransagninger på adresser i og omkring København.

I forbindelse med ransagningen blev der konfiskeret en mængde arkivalier, som efterfølgende er konstateret stjålet fra Statens Arkivers læsesale. Det drejer sig om flere tusinde dokumenter, som fortrinsvis stammer fra retsopgøret efter besættelsen. Igennem hele forløbet har medarbejdere fra Statens Arkiver bistået Københavns Politi med efterforskningen.

Der er nu faldet dom i sagen. De to dømte har modtaget domme på henholdsvis 2 år og 1 år og 9 måneder.

Blandt årets konserveringer skal nævnes: Frihedsbrev til Ostindisk Kompagni fra Cambodjas konge, dateret den 17. december 1699. Tegning af Københavns domkirke, Vor Frue Kirke, som kirken så ud omkring 1730-1740.

Arkivalieronline Den 29. november blev en ny udgave af Arkivalieronline lagt på nettet i en Beta-udgave, så brugerne kunne teste den, inden den bliver sat i egentlig drift i starten af 2013.

Arkivalieronline rummer indscannede arkivalier til brug for bl.a. slægtsforskere og lokalhistorikere og er Statens Arkivers mest besøgt tjeneste på nettet med 5,5 mio. hits i 2012.

Den nye udgave rummer bedre vejledningsmateriale og giver mulighed for at søge på alle typer af arkivalier fra samme sted.

Statens Arkiver Årsberetning 2012 side 8

Frihedsbrev til Ostindisk Kompagni fra Cambodjas konge, dateret den 17. december 1699.

Dokumentet har en bort af guld. Historiske dokumenter fra Cambodja før den franske koloniperiode 1863-1954 er yderst sjældne.

Frihedsbrevet giver tilladelse til oprettelse af en handelsstation, men Ostindisk Kompagni udnyttede aldrig denne mulighed.

Videreudviklingen af Arkivalieronline fortsætter i 2013 med en ny platformsuafhængig billedvisning af de indscannede arkivalier og integration til Statens Arkivers arkivdatabase, Daisy, så de indscannede arkivalier også kan fremsøges herfra.

10 mio. kr. sikrer at Danmark kan give historien tilbage til Dansk Vestindien Med en enestående støttebevilling fra A.P. Møllers og Hustru Chastine McKinney Møllers Fond til almene Formaal på 10 mio. kr. og en særlig bevilling fra Kulturministeriets pulje til bevaring af danske kulturminder i udlandet på 4,3 mio. kr. er, de afgørende forudsætninger på plads, der sikrer, at en vigtig del af vores fælles kulturarv med det tidligere Dansk Vestindien kan digitaliseres og stilles til rådighed for den nuværende befolkning i US. Virgin Islands og for den danske befolkning.

Et storstilet digitaliseringsprojekt under Statens Arkiver skal give ny adgang til

side 9 Statens Arkiver Årsberetning 2012

Rentekammeret, Bygningskommission af 1731. Tegning af Københavns domkirke, Vor Frue Kirke, som kirken så ud omkring 1730-1740.

Denne middelalderlige kirke brændte ved Københavns bombardement i 1807.

Rentekammeret, Bygningskommission af 1731. Tegning af adgangspartier gennem den oprindelige mur omkring Københavns Domkirke.

Danmarks og Dansk Vestindiens fælles historie via internettet. Det sker i forbindelse med markeringen af 100-året for afhændelsen af de dansk-vestindiske øer. I 2017 er det 100 år siden at Danmark, under Første Verdenskrig, solgte de dansk-vestindiske øer til USA for 25 mio. dollars. Det blev afslutningen på et dramatisk kapitel i Danmarks historie – en periode på knap 250 år, hvor Danmark som kolonimagt i Vestindien benyttede afrikanske slaver som arbejdskraft på sukker-, bomuldsog tobaksplantager.

Projektet åbner op for et autentisk og rigt kildemateriale, og imødekommer den store interesse for de dansk-vestindiske forhold i perioden 1671-1917. Man kan sige at Danmark giver historien tilbage til Dansk Vestindien på denne måde. Arkivmaterialet, som i de kommende år bliver digitaliseret og gjort tilgængeligt via internettet, beskriver

det dansk-vestindiske kolonisamfunds udvikling gennem ca. 250 år, og en del af kilderne er allerede på Unesco’s Verdensarvsliste over verdens skriftlige kulturarv. Kilderne har stor national værdi i kraft af de informationer de rummer om Dansk Vestindiens historie og Danmark som kolonimagt.

Digitaliseringen vil gøre en stor forskel for danske og udenlandske forskere, og imødekomme ønsket om adgang til materialet fra den nuværende US Virgin Islands befolkning og regering. Yderligere en sidegevinst ved digitaliseringen er, at den kan sikre, at en større del af de skrøbelige, tropeskadede og nedbrydningstruede arkivalier, vil blive bevaret for eftertiden.

På Rigsarkivet ligger et enestående materiale fra 1671-1917 der beskriver begivenheder og forhold på de gamle danske kolonier.

Her ses checken på 25 mio. dollar for salget af de Dansk-Vestindiske øer i 1917.

Statens Arkiver Årsberetning 2012 side 10

Samarbejde mellem de europæiske rigsarkiver Den 1. marts 2012 igangsattes det treårige EU-projekt APEx: Archives Portal Europe Network of excellence, der er rammen for samarbejdet mellem de europæiske Rigsarkiver og Nationalarkiver om etablering af en udvidet og fordybet tilgængeliggørelse af de store samlinger af arkivalsk kulturarv i Europa.

Statens Arkiver er partner i projektet, der p.t tæller 28 nationale arkiver og arkivadministrationer. Udover at stille arkivmetadata og digitaliserede arkivalier direkte til rådighed i portalen med henblik på søgning på tværs af lande og sprog, er det den europæiske arkivportals opgave at stå for indsamling og for formidling af digitaliserede arkivalier til Europeana. Europeana er et europæisk site, der rummer digitaliserede arkivalier, fotos, film m.m. APEx er således udpeget til at fungere som Europas aggregater af arkivdomænets kulturarv til Europeana.

Fra læsesalsgæst til internet researcher Adgang til brug af den arkivalske dokumentation og kulturarv i Statens Arkivers magasiner er

siden slutningen af 1800-årene sket ved at besøge Statens Arkivers egne læsesale samt biblioteker og arkivinstitutioner med ret til udlån fra SA. Digitaliseringen af kirkebøger og folketællinger giver en markant stigning i brugen af Statens Arkivers samlinger.

I 2008 blev læsesalene i Statens Arkiver besøgt af 55.000 gæster, mens ca. 1,8 mio. benyttede de ca. 7 mio. digitale arkivaliesider og 13 mio. poster, som blev stillet til rådighed via SA’s web-tjenester: Dansk Demografisk Database (DDD) og Arkivalieronline samt www.sa.dk.

I årene 2002 til 2010 blev der i gennemsnit skannet 1,2 mio. sider. Fra 2010 er digitaliseringen steget eksplosivt til i 2012 at udgøre 12,3 mio. ny skannede sider, heraf er 5,8 mio. egne skanninger, 2 mio. er foretaget hos eksterne bureauer og 4,5 mio. er leveret fra Domstolsstyrelsen. Den samlede beholdning af digitaliserede arkivalier er ca. 23 mio. sider skannede papirarkivalier, hvoraf over 19 mio. sider er tilgængelige på AO og dertil 15 mio. poster i DDD. Dermed giver Statens Arkivers web-tjenester 24 timer i døgnet 7 dage om ugen adgang til hyppigt anvendte arkivgrupper til alle uanset, hvor i verden man ønsker at benytte dem.

Resultatet har været en markant vækst i brugen af de digitale tilbud. Fra 2009 til 2013 er antallet af brugere vokset fra ca. 1,8 mio. besøg til ca. 5,5 mio. besøg. I samme perioSådan ser det nye Arkivalieronline ud.

side 11 Statens Arkiver Årsberetning 2012

professionaliseringen af pressehåndteringen.

Presseovervågning er afgørende for et godt presseberedskab – både hvad angår krisestyring og målinger af, om der i stigende grad er omtale af Statens Arkiver. Dette har været vigtigt i forhold til flere sager i løbet af året, blandt andet i forbindelse med mediernes omtale af PET-sagen og tyverisagen. Begge sager har fyldt meget i pressen.

Det er imidlertid ikke kun på grund af den reaktive presse, at Statens Arkiver har været så synlig. I løbet af året blev der internt sat fokus på den proaktive presse og medierne har vist stor interesse for de gode historier fra arkiverne. Foredrag, udstillinger, bevaring af arkivalier, den nye ’Statens Arkiver’-knap i Folketinget, fundet af ”Tællelyset” og arkivalier, der belyser vigtige eller sjove kapitler i Danmarks historie, har alle fået plads i både onlinemedier, radio, TV og trykte medier.

Statens Arkiver og de sociale medier

Statistikken fra Infomedia viser, at Statens Arkiver har fået meget omtale i løbet af året – især i april, oktober og december. De meget høje tal i disse tre måneder skyldes henholdsvis PET-sagen, tyverisagen og fundet af et hidtil ukendt H.C. Andersen eventyr.

de er antallet af gæster på læsesalene faldet fra ca. 55.000 til 35.500 Da digitaliseringen ikke har omfattet arkivalier til udlån, er der ikke sket et tilsvarende fald i udlån af arkivalier til eksterne læsesale. Det samme forhold gør sig gældende i forhold til myndighedernes udlån af afleverede arkivalier.

I kontraktperioden er der sket et fald på ca. godt en tredjedel af gæsterne på læsesalene, mens der er sket en markant stigning på mere end en femdobling af brugere via internettet. Dermed er den typiske bruger af Statens Arkivers tilbud for alvor gået fra at være læsesalsgæst til at være digital bruger af arkiverne via internettet.

Kommunikation og øget synlighed I efteråret 2012 indførte Statens Arkiver presseovervågning via Infomedia. Det var et led i

I sociale netværk er det målet for Statens Arkiver at være spontane, lyttende og gå i dialog med brugerne. I 2012 fandt både vante arkivbrugere og nye brugergrupper vej til Statens Arkiver på Facebook og Twitter.

På disse platforme nåede Statens Arkiver ud til flere personer med historier, der var humoristiske eller bød ind med et historisk perspektiv på aktuelle emner. Som eksempel delte Statens Arkiver i februar en brugers lidt usædvanlige udbytte på læsesalen. Brugeren havde begejstret vist vejlederen sit fund (se fundet øverst på næste side) i protokollen fra Ringsted by foged. Historien blev delt på sociale medier samme eftermiddag, hvor den blev kommenteret og delt af mange followers.

På Flickr og Youtube har rigtig mange fundet vej til billeder og film, om helt forskellige sider af den arkivalske kulturarv og arkivvæsenet.

Med over 80.000 visninger på begge platforme var det især arkivalier og historier om Titanic, Tællelyset, Struensee og tyverisagen der fik stor opmærksomhed. De ca. 30.000 visninger på Youtube svarer til, at én person

Statens Arkiver Årsberetning 2012 side 12

har set video på Statens Arkivers kanal i sammenlagt 16 dage og 21 timer.

En quiz på Facebook og Twitter, hvor man skulle gætte opfindelser fra patentkommissionens arkiv, gav også mange visninger – ikke fordi arkivalierne (nødvendigvis) var spændende i sig selv, men fordi brugere ville gætte med og deltage i legen. Statens Arkivers aktivitet på sociale medier havde i 2012 fokus på at styrke vores communities og brugernes engagement.

Rigtig mange kommenterede, delte og ”likede” denne dame i februar. Vores statusopdatering lød: ”Arkivfund fra 1880: En meget frisk dame, der er glad for champagne – tegnet i markedsprotokollen fra Ringsted By foged. Vi tør ikke lægge så frække billeder på Facebook og har derfor censureret billedet lidt. På læsesalen får man naturligvis The Full Monty, hvis man bestiller protokollen frem”.

Forskningsinfrastrukturen DigDag er klar til brug DigDag står for digitalisering af Danmarks historisk-administrative geografi. Projektet har været støttet af Styrelsen fra Forskning og Innovation, og haft som mål at skabe en såkaldt forskningsinfrastruktur igennem etableringen af en fælles historisk-geografisk database over Danmarks administrative enheder. Projektet blev afsluttet i 2012. Det skete efter en 3-årig projektperiode, hvor der er blevet samlet og registreret data om stednavne, administrative enheder og geografi fra 1660 og frem til nutiden i én database.

Således har projektet integreret tid, rum og sted i et webbaseret, dynamisk atlas. Disse data kan frit tilgås via nogle OGC webservices og via en webportal: www.digdag.dk.

Det er intentionen, at databasen skal holdes opdateret med ændringer i det administrative landskab, således at DigDag også i fremtiden vil kunne vise øjebliksbilleder af Danmarks administrative inddeling.

DigDag-projektet er blevet til i et konsortiesamarbejde mellem Geodatastyrelsen (tidligere Kort og Matrikelstyrelsen, KMS), Københavns Universitet, Syddansk Universitet, Kulturstyrelsen, Nationalmuseet, Det Kgl. Bibliotek samt Statens Arkiver – med sidstnævnte som projektejer. Der er etableret et såkaldt efterfølgerkonsortium, som bl.a. skal stå for databasens vedligehold samt sikre stabil drift af de webservices, som stilles til rådighed af projektet. Statens Arkiver viderefører formandsposten i efterfølgerkonsortiet.

For Statens Arkivers brugere vil DigDag bety-

side 13 Statens Arkiver Årsberetning 2012

de bedre søgemuligheder i Daisy, Arkivalieronline mfl. systemer, som med integrationen af DigDag-data får en geografisk søgeindgang til arkivalierne. Arbejdet med at integrere DigDag i Daisy vil ske på Landsarkiverne i Vestdanmark i løbet af 2013.

I patentquizzen på Facebook og Flickr, fik man vist et udsnit – her for eksempel kun venstre billede af en skægholder – og rigtig mange deltog i legen hver uge hen over forår og sommer.

Aargang 0 er populært både i grundskolen og på gymnasier. Under lærer lockouten i foråret 2013, var Aargang 0 et af fem interaktive undervisningstilbud, som DR anbefalede at lockout ramte elever kunne bruge tiden på.

Digitalt undervisningstilbud til alle skoler I september 2012 lancerede Statens Arkiver et digitalt undervisningsmateriale henvendt til grundskolens ældste klasser og ungdomsuddannelserne. Aargang 0 er et interaktivt, webbaseret materiale, hvor benyttelsen af kilder er i højsædet. Det modsvarer dermed en stor lærerefterspørgsel på kilder til anvendelse i historieundervisningen. Der er anvendt små 50 forskellige typer af arkivalier, og som noget enestående giver Aargang 0 også en indføring i brugen af hver enkelt arkivalie/kildetype.

Aargang 0 er mere end en nem adgang til originalt kildemateriale med tilhørende arbejdsspørgsmål. Det indsamlede og indscannede kildemateriale knytter sig til syv børn, der alle er født i år 1900. Ideen er, at skole- og gymnasieelever på baggrund af kilder og tilhørende spørgsmål kan skrive de syv virkelige børns livshistorie, indtil de er ca.

25 år. De syv børn kommer fra vidt forskellige sociale lag og fra vidt forskellige steder i Danmark. På den måde, og ved hjælp af mere end 30 temaartikler, får eleverne også indblik i 25 skelsættende år i Danmarks his-

torie. Med de tilbagemeldinger, som Statens Arkiver har fået fra lærere, der har brugt Aargang 0, har det dog vist sig, at der også er mange andre måder at bruge sitet på.

Efter godt 4 måneder, har 36 grundskole- og gymnasielærere oprettet en klasse på Aargang 0 ca. i forholdet 1 grundskolelærer: 2 gymnasielærere. Imidlertid har forskellige lærere oplyst, at lige så mange bruger sitet uden at logge sig på.

Aargang 0 er blevet til i et samarbejde mellem de tre landsarkiver i Aabenraa, Odense og Viborg samt Rigsarkivet.

Undervejs har projektet været i kontakt med både grundskole- og gymnasielærere samt fagkonsulenter, og der er gennemført tests i to faser af udviklingen, begge gange både i gymnasie- og grundskoleklasser.

E-museumspuljen bidrog til projektet med 712.000 kr.

Ny skoletjeneste på Rigsarkivet Skoleeleverne indtog Rigsarkivet i 2012.

I august åbnede den ny skoletjeneste med fire tilbud til folkeskolens ældste klasser, og de blev omgående populære. I alt fik arkivet

Statens Arkiver Årsberetning 2012 side 14

besøg af mellem 700 og 800 skoleelever i løbet af året, og endnu flere har booket undervisningstilbud i starten af 2013.

Rigsarkivets undervisning er inspirereret af lignende tiltag i bl.a. Sverige og Storbritannien.

Udgangspunktet er, at skolebørn opnår en kreativ og effektiv læring i historie og kildekritik, hvis de guides til at konstruere historiske forløb gennem brug af primære kilder.

Derudover har mange af Rigsarkivets autentiske dokumenter en stærk fascinationskraft.

De kan give en følelse af at være direkte i kontakt med fortidens danskere, og dermed kan Rigsarkivet tilbyde et supplement til den vanlige historieundervisning i klasseværelset.

Et supplement der understøtter Statens Arkivers mål om at synliggøre den arkivalske kulturarv og tiltrække nye brugergrupper.

Ny skolestue på Rigsarkivet Med henblik på at kunne gennemføre de udbudte undervisningstilbud er der i løbet af efteråret 2012 blevet indrettet en helt ny skolestue på Rigsarkivet. Den tilgodeser de krav som i dag kan stilles til et moderne undervisningslokale. Lokalets nuværende indretning giver mulighed for at skabe et langt mere fleksibelt læringsrum.

Siden Saxo – traditionel magasinbaseret formidling i en digital tid Siden 1984 har Statens Arkiver udgivet historiemagasinet Siden Saxo. Men forholdene for magasinudgivelse har ændret sig meget siden starten. Navnlig den digitale udvikling og dens betydning for, hvor og hvordan moderne mennesker søger information, har haft stor indflydelse på magasiners udgivelsesvilkår. Særligt har dette haft betydning for fagtidsskrifter og videnskabelig formidling, da det især er på dette videnstunge område at folks vaner har ændret sig. Således har Skalk oplevet en betydelig tilbagegang i abonnementsantallet, mens Den Jyske Historiker, Nyt fra Historien og Historie har måttet fusionere til ét tidsskrift, Temp; Samtidig er 1066 blevet rent digitalt, ligesom Fortid og Nutid er fusioneret med Kulturstudier, som også udkommer digitalt – dog med mulighed for print-on-demand.

Selvom Siden Saxo ikke kan undsige sig at have oplevet abonnements tilbagegang siden årtusindskiftet, så har man de sidste år formået at stabilisere abonnementstallet omkring de 2200, hvilket i en tid med generel tilbagegang er positivt. Årsagen til dette kan der kun gisnes om, men en trofast læserskare, et attraktivt layout med mange farvebille-

Rigsarkivets skoletjeneste inviterer eleverne ind i et meget anderledes læringsmiljø. Mere end 700 skolebørn har benyttet sig af tilbuddet i 2012.

Foto: Torben Eskerod

side 15 Statens Arkiver Årsberetning 2012

Undervisningstilbud på Rigsarkivet i 2012: HVOR FINDER DU DANMARKSHISTORIEN? Undervisningsforløb med fokus på kildekritik og besættelsesårenes historie.

STRUEENSE – MAGT OG MENNESKER I OPLYSNINGSTIDEN Undervisningsforløb udviklet ifm.

Rigsarkivets særudstilling om Struensee.

DA DEMOKRATIET VAR FOR MÆND MED PENGE Undervisningsforløb om skabelsen af den første danske grundlov.

DEN SIDSTE HALSHUGNING Undervisningsforløb om dødsstraffens rolle i Danmark.

der og en redaktionel linje, der fokuserer på de ”gode” historier som arkiverne gemmer på, er utvivlsomt en del af forklaringen.

Samtidig er fortælleformen og historiernes karakter ikke i umiddelbar konkurrence med Wiki’er og andre samlinger af historisk viden på nettet. Der er altså stadig en læserskare til levende fortalt og forskningsbaseret formidling.

Næste år kan Siden Saxo holde 30-års jubilæum, og det vil sikkert stadig være i traditionel magasinbaseret form. Om det fortsat vil være sådan eller om også Siden Saxo må bøje sig for mentalitetsændringer og markedskræfter og blive digital, det kan kun fremtiden vise.

Erhvervsarkivet, Landsarkivet for Nørrejylland og Dansk Data Arkiv.

Blandt årets highlights hører den daværende Kulturminister Uffe Elbæks deltagelse i fejringen af Dansk Demografisk Databases 20 års jubilæum. Arrangementet fandt sted den 8. november, hvor det blev fejret, at databasen er Danmarks ældste og største crowdsourcing-initiativ blandt museer og arkiver.

Ikke mindre end 954 frivillige indtastere har gennem 20 år bidraget til databasen, der ligger i regi af Dansk Data Arkiv.

I forbindelse med Struensee udstillingen på Rigsarkivet holdt Asser Amdissen, der er en af Danmarks førende eksperter på området, et veloplagt foredrag. Det skete den 24. maj under titlen: Kom tæt på Struensee – idealisten, livsnyderen og fanatikeren.

Arrangementet trak fulde huse med omkring 140 fremmødte.

Rigsarkivet slog desuden dørene op i anledning af Golden Days Festivalen i september.

Her bød vi på fire gratis foredrag om centrale temaer i 1950’erne, og der blev fortalt om både ungdomsoprør, studenterdemonstrationer, kulturkamp, amerikanske investeringer i dansk erhvervsliv og ambitiøse trafikplaner i 1950’erne.

Det summede også af liv og gode historier på Rigsarkivet på Kulturnatten den 12. oktober.

Her kunne besøgende få et tiltrængt skud historie mod slægtsfeber, besøge den nye slægtsforskningsklinik eller sætte oldemor under mikroskopet. Blandt de mere end 2200 besøgende var der også mange familier. De nød at komme på omvisning bag kulisserne på Rigsarkivet og at sidde på skriveværkstedet og skrive med fjerpen og blæk.

Fælles læsesal på Rigsarkivet Foredrag, arrangementer og jubilæer på Rigsarkivet Året bød på en bred vifte af foredrag, arrangementer og jubilæer, som blev til i et samarbejde mellem Formidlingsafdelingen og andre enheder i Statens Arkiver – blandt andet

I januar 2012 var lukningen af Landsarkivet for Sjælland gennemført. Personalet fra Landsarkivet var på det tidspunkt overført til Rigsarkivet, og her blev den ombyggede læsesal åbnet for publikum den 3. januar 2012. Forinden havde der været en række

Statens Arkiver Årsberetning 2012 side 16

Daværende Kulturminister Uffe Elbæk var med til at fejre Danmarks ældste og største crowdsourcingprojekt for digital kulturarv.

Her puster han lys ud i jubilæumskagen i anledning af Dansk Demografisk Databases 20 års jubilæum.

Foto: Peter Wodskou

samlede interne uddannelsesforløb for det arkivfaglige personale fra Landsarkivet for Sjælland og Rigsarkivet, med det formål at sikre, at personalet kunne vejlede i begge institutioners arkiver. På processiden havde der i Formidlingsafdelingen været gennemført et grundigt analyse- og forarbejde, som betød, at ekspeditioner af arkivalier og sagsbehandling ikke blev afbrudt i sammenlægningsperioden.

En stor del af arkivalierne fra Landsarkivet for Sjællands nærmagasin blev i forbindelse med lukningen placeret i Statens Arkivers magasiner på Kalvebod Brygge. Det gav længere ekspeditionstider for de brugere, som tidligere havde været vant til at komme på Landsarkivet for Sjælland, men de fleste var generelt tilfredse med, at alle arkivalier nu kunne anvendes på én samlet læsesal på Rigsarkivet.

Nyt brugerråd I foråret 2012 blev der nedsat et nyt brugerråd på Rigsarkivet. I brugerrådet sidder brugervalgte repræsentanter fra læsesalen og ansatte fra Rigsarkivet. Formålet med bru-

side 17 Statens Arkiver Årsberetning 2012

gerrådet er, at sikre en tæt dialog mellem brugerne og Rigsarkivet. Brugerrådet har fire faste årlige møder, hvor der fra brugersiden er mulighed for at fremsætte ønsker og rejse spørgsmål over for Rigsarkivet.

Udstillingsoplevelser på Rigsarkivet I forbindelse med sammenlægningen med Landsarkivet for Sjælland gennemgik læsesalen på Rigsarkivet en mindre ombygning.

Det betød, at en række nye formidlingsaktiviteter kunne påbegyndes på Rigsarkivet. Mest synligt var den nyåbnede udstillingsfacilitet, som i 2012 bød på tre særudstillinger baseret på centrale arkivalier og nogle få indlånte genstande. De nye faciliteter betød, at interesserede i 2012 kunne blive klogere på både Werner Best, Struensee og Christian IV på Rigsarkivet. Tilsammen trak de tre særudstillinger mere end 10.000 besøgende. Dermed blev der etableret en populær, ny platform for formidling i Statens Arkiver. En platform, der også fik stor medieomtale og som fremover kan bringe skoleklasser og nye grupper af danskere tæt på den arkivalske kulturarv.

tet, og mens det stadig er muligt at tilvejebringe den nødvendige dokumentation.

I 2012 indledte Statens Arkiver en ny aktivitetsplan med et tilsyn af alle statslige myndigheder. Formålet med tilsynet er, at tilvejebringe oplysninger til brug for udarbejdelsen af en ny aktivitetsplan, som skal dække perioden frem til og med 2016. Samtidig blev der udsendt en cirkulæreskrivelse om, hvilke myndigheder der skal aflevere papirarkivalier i 2013, som er baseret på de ønsker, der er indkommet i 2012.

Regionalt tilsyn fra Statens Arkiver

De skiftende udstillinger har trukket mange nye besøgende til Rigsarkivet.

Især Struensee udstillingen har været meget velbesøgt.

Udstillingerne Bundet på mund og hånd (om censuren under besættelsen 1940-45); Struensee (om Danmark i 1700-tallet); og Julen – før og nu, fortalte historier fra Danmarks fortid ved hjælp af udvalgte dokumenter og genstande fra Rigsarkivet. Og her var især Struensee-udstillingens dokumenter populære. De tiltrak ca. 7000 besøgende, mens udstillingen blev omtalt i alle større dagblade og fik 5 ud 6 stjerner i Berlingske Tidende. Særudstillingerne understøttede dermed Statens Arkivers mål om at formidle Danmarks historie til nye målgrupper og dette vil blive fulgt op af lignende initiativer i 2013.

Afslutning af aktivitetsplan 2012 I 2012 afsluttede Statens Arkiver den aktivitetsplan, som blev indledt i 2006. Planen havde til formål, at sikre aflevering af bevaringsværdige arkivalier fra de statslige myndigheder, både på papir og i digital form.

Arkivalierne kan være til rådighed på Statens Arkivers læsesale, når de bliver umiddelbart tilgængelige, dvs. 20 år gamle. For digitalt skabte arkivalier er formålet endvidere, at sikre aflevering, inden arkivalierne bliver slet-

I 2012 afsluttede Statens Arkiver et tilsyn med regionerne og regionernes institutioner, hospitaler og sygehuse. Tilsynet havde bl.a. til formål at kortlægge, hvilke it-systemer og papirarkivalier regionsmyndighederne har i deres varetægt, og hvilke planer regionerne har for arkivering af bevaringsværdige arkivalier.

Tilsynet har vist, at der især på sygehusene, findes et meget stort antal forskellige it-systemer. Regionerne er derfor blevet pålagt at udarbejde en oversigt over, hvilke af deres itsystemer, som indeholder bevaringsværdige data. Samtidig skal regionerne angive, hvornår data fra systemerne skal arkiveres.

Oversigten skal dels sikre, at der bliver arkiveret data, inden der foretages sletninger, og dels hjælpe regionerne med at lægge budget for arkiveringsopgaverne i de kommende år.

Tilsynet viste også, at der findes 130 kilometer patientjournaler på papir på sygehusene. De ældste stammer fra 1850'erne.

Patientjournaler der er mere end 75 år gamle, er umiddelbart tilgængelige for alle.

Brugerundersøgelse hos statslige myndigheder I efteråret 2012 blev der gennemført en brugerundersøgelse blandt de statslige myndigheder, som afleverer arkivalier til Statens Arkiver. Formålet med undersøgelsen var, at få myndighedernes vurdering af Statens Arkivers vejledningsindsats, sagsbehand-

Statens Arkiver Årsberetning 2012 side 18

lingstider og øvrige ydelser, fx kursusvirksomhed. Undersøgelsen viste blandt andet, at myndighederne generelt set synes, at det er nemt at komme i kontakt med Statens Arkiver og få svar på spørgsmål. Ligeledes vurderer størstedelen af myndighederne, at de får de oplysninger, som de har behov for til at kunne planlægge deres aktiviteter på området. Myndighederne efterlyser dog også lettere tilgængeligt vejledningsmateriale og flere ydelser i form af kurser og rådgivning.

På visse områder ser de også gerne sagsbehandlingstiden nedbragt. Statens Arkiver er i gang med at undersøge, hvilke tiltag der kan iværksættes for at imødekomme myndighedernes ønsker.

Undersøgelse af brugerprofilen hos Statens Arkiver I sidste halvdel af september måned 2012 gennemførte Statens Arkiver en elektronisk brugerundersøgelse blandt dets brugere.

Formålet med brugerundersøgelsen var dels at få tegnet en brugerprofil af Statens Arkivers brugere, dels at få belyst brugernes benyttelse af og tilfredshed med Statens Arkivers ydelser på læsesalene og på nettet.

Statens Arkivers brugere kan deles i to grupper; de brugere der kun benytter de digitale platforme og de brugere, der både benytter læsesalene og de digitale ydelser.

Brugerundersøgelsen viste, at brugerne både på læsesalene og de digitale platforme generelt set er tilfredse, eller, endda meget tilfredse, med de ydelser, Statens Arkiver tilbyder.

Brugerne er især tilfredse med de kurser og arrangementer der afholdes, med den mundtlige vejledning der ydes på læsesalene og med Statens Arkivers udstillinger. Af Statens Arkivers digitale ydelser er det især

Fra Nyt i Arkivet der rummer en historie baseret på arkivalier fra det daværende Indenrigsministerium.

Sygestue på Haderslev Amts Sygehus i Gram.

Det er blandt andet patientjournalerne fra sygehuset i Gram, som kan bruges af alle.

Foto: Dansk Sygeplejehistorisk Museum

side 19 Statens Arkiver Årsberetning 2012

Via Sofia vil det i løbet af 2013 blive muligt, at få adgang til både umiddelbart og ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier over nettet. Ved hjælp af NemID eller digital medarbejdersignatur, kan systemet kontrollere, hvilke arkivalier en bruger har adgang til at se.

Statens Arkivers hjemmeside www.sa.dk og Arkivalieronline, brugerne er meget tilfredse med. Der er også en forholdsvis stor og stigende tilfredshed med Dansk Demografisk Database.

I forhold til de tidligere undersøgelser viste brugerundersøgelsen dog, at der på enkelte områder var tale om et mindre tilfredshedsfald. For at afhjælpe dette har Statens Arkiver udarbejdet en handlingsplan, som vil blive iværksat i løbet af 2013-2014.

Handlingsplanen vil fokusere på at lette adgangen til at søge oplysninger i Daisy, gøre det nemmere at bruge Dansk Demografisk Database, styrke vejledningen og øge Statens Arkivers synlighed. Dette vil konkret udmønte sig i en præcisering af det serviceniveau, Statens Arkiver tilbyder brugerne og i kompetenceudvikling af læsesalspersonalet med henblik på bedre at kunne vejlede på tværs af brugersegmenter og samlinger. For Dansk Demografisk Database og for Statens Arkivers arkivdatabase, Daisy, vil Statens Arkiver optimere brugerinterfacet og undersøge muligheden for forbedrede søgemuligheder. Endelig vil vejledningen på Arkivalieronline, Daisy og Dansk Demografisk Database blive udviklet teknologisk og indholdsmæssigt, for Arkivalieronline særligt med flere kilder og brugervejledninger.

”Nutidens forvaltning – Fremtidens arkiver” Statens Arkiver var den 7. november 2012 vært for seminaret ”Nutidens forvaltning – fremtidens arkiver”. Formålet med seminaret var at lægge op til en drøftelse af, hvordan forvaltningen og arkiverne i fællesskab sikrer, at forvaltningens virksomhed bliver dokumenteret, så den kan genanvendes både nu og i fremtiden.

Seminaret skal ses som et led i Statens Arkivers strategi om at markere sig som videnscenter for arkivfaglige spørgsmål i Danmark.

Seminaret behandlede de mange reformer af den offentlige administration, bl.a. de mange sammenlægninger af kommuner, af universiteter og af statslige styrelser.

Formålet med sammenlægningerne er at skabe større effektivitet i den offentlige forvaltning, og midlet er at skabe stadig større enheder. To oplæg drejede sig om de mange store it-systemer, som tages i brug i det offentlig – både i stat og kommuner.

Det tredje tema var spørgsmålet om, hvordan man finder rundt i de mange informationer, som lagres i it-systemerne i disse stadig større organisationer. Orden på data, sager og dokumenter er ikke kun et spørgsmål, som er vigtigt for arkiverne. Det er også vigtigt hos de myndigheder, som skaber de data og dokumenter, der bliver til arkivalier, når de er gamle nok. Tidens fokus på videndeling indebærer blandt andet, at organisationens samlede viden skal være tilgængelig i organisationen, både nu og i fremtiden.

De 70 pladser blev hurtigt besat af deltagere fra kommuner, statslige myndigheder, leverandører og Statens Arkiver.

Sofia på nettet Kulturministeriet tildelte ultimo 2011 Statens Arkiver midler til udvikling af en prototype af en it-løsning, der over internettet kan give adgang til både umiddelbart tilgængelige og ikke umiddelbart tilgængelige digitalt skabte

Statens Arkiver Årsberetning 2012 side 20

arkivalier. I løbet af 2012 er der udviklet en prototype af sofia.sa.dk, der giver mulighed for over nettet at søge i data og se dokumentation af digitale arkivalier. Da en stor del af de digitale arkivalier ikke er umiddelbart tilgængelige, er der implementeret NemLogin. En bruger skal således identificere sig med NemID eller Digital medarbejdersignatur, så systemet kan kontrollere, hvilke digitale arkivalier brugeren har fået tilladelse til at se.

Sofia.sa.dk forventes at kunne sættes i drift i 2013. I den forbindelse skal der foretages en grundig sikkerhedsvurdering og sikkerhedstest. Når sofia.sa.dk er sat i drift, vil alle over internettet kunne slå op i umiddelbart tilgængelige digitale arkivalier, hvor der er oparbejdet søgemuligheder, fx registreringer af skibsanløb i havne eller vildtudbyttestatistikken 1941-1989. Brugere med tilladelse til at se ikke umiddelbart tilgængelige digitale arkivalier, fx elektroniske journaler eller

side 21 Statens Arkiver Årsberetning 2012

ESDH-systemer, vil ligeledes kunne få adgang over nettet med NemID eller Digital medarbejdersignatur.

Digital understøttelse af arkivalieekspedition I løbet af efteråret tog først Erhvervsarkivet, Landsarkivet for Fyn, og siden Rigsarkivet, et nyt ekspeditionsmodul i brug. Modulet, der er udviklet af Statens Arkiver i samarbejde med en ekstern leverandør, leverer digital understøttelse af ekspedition af arkivalier fra magasin til læsesal og tilbage igen. Hermed er der tilvejebragt fuld it-understøttelse af bestilling og ekspedition af papirarkivalier. Indtil nu har arkivalieekspedition været baseret på papirsedler, men med det nye ekspeditionsmodul bærer ekspeditionspersonalet informationer om arkivalier der skal ekspederes med ud i magasinet på PDA’er forsynet med en scan-

I samarbejde med andre kulturinstitutioner har Statens Arkiver gennemført et projekt med det formål at sikre den bedste fysiske, omkostningseffektive og kvalitetsmæssigt forsvarlige bevaring af institutionernes samling af digital data.

ner. Herved sikres det, at arkivaliernes aktuelle placering altid er registreret i Daisy. På den måde får Statens Arkiver en øget kontrol med bestanden af arkivalier. Når modulet er helt indkørt og alle børnesygdomme er kureret, er det også forventningen, at det vil betyde effektivisering og bedre kvalitet i ekspedition af arkivalier til brugerne på læsesalene.

Udvikling og bevaring på tværs af institutioner

Parterne har indgået en aftale om den fremtidige vedligeholdelse og videreudvikling af bit-magasin softwaren og agter i løbet af 2013 at introducere løsningen til andre interesserede kultarvinstitutioner. Statens Arkiver forventer selv at tage softwaren i brug i 2013.

Strategi for det fremtidige arbejde med digitale arkiver

Formålet med projektet var at sikre, at den fysiske bevaring af institutionernes samlinger af digitale data sker så omkostningseffektivt som muligt og i den nødvendige kvalitet.

I perioden 2009-2012 har Statens Arkiver gennemført et bevaringsplanlægningsprojekt, som har haft til formål at udvikle forslag til strategi for logisk bevaring af digitale arkivalier og gennemføre konkret planlægning af fremtidige migreringer. Med digitale arkivalier menes arkivalier skabt i digital form som fx digitale dokumenter eller i form af databaser.

Ved logisk bevaring forstås en sikring af, at det digitale materiale forbliver forståeligt og brugbart i fremtiden.

Den løsning, som er blevet resultatet af projektet, er en suite af open source software, som gør det muligt at administrere samlinger af data, som opbevares hos forskellige organisationer og på forskellige medier (bånd, DVD, disk osv.).

Statens Arkiver følger en migreringsstrategi for digital bevaring. En migreringsstrategi indebærer, at man aktivt opretholder datas brugbarhed ved med jævne mellemrum at flytte (migrere) data fra forældede formater og strukturer til nye formater og strukturer.

I samarbejde med Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket har Statens Arkiver i perioden 2009-12 gennemført et projekt om udvikling af en bevaringsservice for både digitaliserede og digitalt skabte data.

Europas rigsarkivarer samlet foran statuen af Griffenfeld.

Foto: Jens K.L. Jørgensen

Statens Arkiver Årsberetning 2012 side 22

Europas rigsarkivarer samlet i København

fælleseuropæisk videndeling og standardisering er dermed indlysende.

Dette hænger nøje sammen med det, der på EBNA-konferencen blev rubriceret som udfordringen fra eGovernment. Det offentlige bureaukrati er i det meste af Europa langt i processen på vej mod total digitalisering.

Dette er nationalarkiverne i sagens natur nødt til at reagere på. Denne udfordring konkretiseredes af rigsarkivarerne fra Storbritannien, Oliver Morley, Sverige, Björn Jordell og Tyskland, Michael Hollmann. Deres forslag til håndtering heraf omfattede øget fokus på fremtidige brugerbehov, at sikre fleksibilitet i forhold til aflevering af digitale arkivalier, samt at arkiverne er med til at sætte dagsordenen for digitaliseringsudviklingen for at sikre samfundsmæssig omkostningseffektivitet.

Den 29. og 30. maj 2012 var Statens Arkiver, som led i det danske EU-formandskab, vært for den 25. konference for The European Board of National Archivist (EBNA) og det tilsvarende møde i European Archives Group (EAG). I forlængelse heraf blev der 1. juni 2012 afholdt møder i The European Branch of The International Council of Archives (EURBICA) samt i APEx-netværket. Møderne var vellykkede og gav et spændende indblik i de udfordringer, de europæiske nationalarkiver står overfor.

Særlig interesse var der til for et oplæg fra European Data Protection Supervisor, Peter Hustinx, der præsenterede tankerne bag EU-kommissionens udkast til forordning om øget persondatasikkerhed. Forordningen kan have meget store og begrænsende konsekvenser for de europæiske arkiver, og giver derfor anledning til betydelig bekymring.

EBNA/EAG konstaterede, at emnet har så stor vigtighed, at der udarbejdes en samlet, kritisk udmelding herom fra de europæiske nationalarkiver.

Det dominerende tema for de to dage var de vidtforgrenede digitale arkivalske udfordringer. I sin velkomst betonede rigsarkivar Asbjørn Hellum, at udfordringerne i forhold til såvel bevaring som formidling af digitale arkivalier er fælles for de europæiske arkiver.

Samtidig konstaterede han, at strategierne synes at være overordentligt forskellige. I den sammenhæng kan der høstes betydelige gevinster ved øget samarbejde og større videndeling. Præsentationer af danske og belgiske undersøgelser underbyggede dette synspunkt. Nogle få lande har betydelige erfaringer med såvel arkivalske digitaliseringsstrategier som national standardisering, mens en række nationalarkiver hverken har nogen digitalstrategi, indflydelse på bevaringsformater eller overhovedet modtaget digitalt skabte arkivalier. Business casen for

De europæiske møder i København i maj/juni 2012 må beskrives som vellykkede.

Rigsarkivets Harsdorffsal fremstod som en flot og historisk relevant fysisk ramme, og en lang række medarbejdere ydede forbilledlige indsatser for at få det hele til at klappe.

Statens Arkiver står således godt rustet til næste gang det internationale arkivfællesskab ønsker at aflægge Danmark et besøg.

Bevaringsplanlægningsprojektet har opsamlet og systematiseret erfaringerne fra det store Format- og Strukturkonverteringsprojekt (2005-08) og er på baggrund heraf bl.a. kommet med kriterier for, hvornår data skal migreres samt principper for migreringen.

Samtidig har bevaringsplanlægningsprojektet udarbejdet en konkret plan for kommende migreringer med redegørelse for værktøjer, der skal udvikles hertil.

Blandt projektets produkter var endvidere en risikovurdering samt en omformulering af Statens Arkivers overordnede strategi for arkivering af digitalt skabte arkivalier.

side 23 Statens Arkiver Årsberetning 2012

Document Lifecycle Management – DLM forum Statens Arkiver har gennem mange år været medlem af den europæiske organisation ”DLM Forum”. DLM står for "Document Lifecycle Management" og det er en organisation, der har nationalarkiver/rigsarkiver,

konsulenter og leverandører fra records management-verdenen som medlemmer.

Organisationens medlemmer mødes til to årlige medlemsmøder, og traditionen foreskriver, at værtsopgaven tilfalder det land, der har formandskabet i EU det pågældende halvår. Under det danske formandskab arrangerede Statens Arkiver derfor et velbesøgt medlemsmøde, som fandt sted i ”Den sorte Diamant” på det Kongelige Bibliotek.

Medlemsmødets tema var ”Common Challenges – Different Strategies?”. Temaet refererede til en undersøgelse, som Statens Arkiver udførte blandt europæiske nationalarkiver som en forberedelse til forårets europæiske møder. Undersøgelsens resultater blev præsenteret på mødet af arkivchef Kirsten Villadsen Kristmar. Undersøgelsen viste, at de fleste arkiver er opmærksomme på udfordringerne inden for digital bevaring, og at der er basis for et bredere samarbejde.

Dog er det tydeligt, at arkiverne har behov for en bedre viden om og forståelse for de forskelle, som findes, og baggrunden for dem.

På medlemsmødet blev der desuden talt en del om ”interoperabilitet”, herunder hvordan det sikres, at data og dokumenter fra ét itsystem uden datatab kan overføres til et andet it-system eller til opbevaring i arkiv.

Medlemsmødet var også rammen for DLM Forums årlige generalforsamling, hvor medlemmerne drøftede og vedtog bestyrelsens visionspapir om ”Information Governance across Europe”, der i årene fremover vil sætte rammerne for DLM Forums arbejde med informationshåndtering i bred forstand.

Som ved tidligere arkivdage bestod programmet af flere parallelsessioner, der fokuserede på en række centrale problemstillinger, som arkivvæsenerne konfronteres med: styringsvirksomheden, arkiverne og den moderne informationstjeneste, minoriteters arkiver, magasinbygninger, risikoanalyse, bevaringssynspunkter samt privatarkiver – og som noget nyt også en session om rigsarkiverne og den offentlige heraldik. Indlæggene på de enkelte sessioner hang godt sammen, fordi alle oplægsholdere relaterede deres oplæg til nogle fælles, overordnede spørgsmål. Denne tematiske fællesnævner og referenceramme kan anbefales fremover.

Riksarkivar Jussi Nuorteva sammenfattede arkivdagene, hvorefter rigsarkivar Asbjørn Hellum indbød til de næste arkivdage, der holdes i København i 2015.

Nordisk seminar om adgang til arkivalier Rigsarkivet var i oktober vært for et ekspertseminar for nordiske kolleger, der arbejder med adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier. Over to dage sammenlignede arkivarer fra Finland, Island, Norge, Sverige og Danmark regler og praksis i de forskellige lande. Ved seminarets slutning var der enighed om, at reglerne nok er forskellige – Danmark er således det eneste land, hvor arkivadgang reguleres i arkivloven og ikke i offentlighedslovgivningen – men bedømmelsen af fx hensynet til privatlivets fred er omtrent den samme.

Nordisk Arkivnyt Nordiske Arkivdage i Finland I dagene 23.-26. maj afholdtes de 23. nordiske arkivdage i Tavastehus. Riksarkivar Jussi Nuorteva holdt åbningstalen, hvori han diskuterede europæisk samarbejde, og hvordan det nordiske samarbejde blev synligt inden for dette. Desuden nævnte han en række visioner for det nordiske samarbejde, herunder en fælles, nordisk arkivportal.

I 2012 bragte Nordisk Arkivnyt 121 bidrag på i alt 216 sider. Det er resultatet af, at redaktionen har tilstræbt flere, men korte indlæg, og gerne med links til fyldigere omtale andre steder. Igennem årene er bladet blevet rigere illustreret. Lidt vanskeligere har det været at bringe debatstof og fællesnordiske temaartikler. I 2012 publiceredes en artikel om arkivaruddannelse i Norden, og der planlægges flere for de kommende

Statens Arkiver Årsberetning 2012 side 24

år, lige som der arbejdes med et temanummer.

Der er blevet lagt vægt på artikler med et nordisk sigte, der både muliggør komparation og diskussion af generelle arkivfaglige problemer og forhold. Under de enkelte lande kan man følge arrangementer, projekter, tiltag, udviklingstendenser m.m., mens man under rubrikken ”publikationer” kan orientere sig i de nordiske arkivvæseners – og andres – publiceringsvirksomhed. I 2012 har der været arbejdet med at gøre ældre årgange af Nordisk Arkivnyt tilgængelig på nettet. Redaktionen arbejder til stadighed på at variere bladet, og en oplagt opgave er at gøre det mere debatorienteret.

De nordiske rigsarkivers heraldiske virksomhed På de nordiske arkivdage i Tavastehus handlede en af sessionerne om den heraldiske virksomhed, som er knyttet til de nordiske rigsarkiver. Repræsentanter for rigsarkiverne i Danmark, Sverige, Norge og Finland, havde siden 2010 forberedt, hvad der skulle forelægges. Islands Nationalarkiv dokumenterer landets heraldiske kultur, men har ikke specifikt med den offentlige heraldik at gøre. I et vist omfang har Island modtaget heraldisk rådgivning fra Danmark og Norge.

side 25 Statens Arkiver Årsberetning 2012

Rigsarkiverne i de fire øvrige lande behandler sager om offentlig heraldik, men i forskelligt omfang.

Det norske Riksarkiv tager stilling til kommunevåbener og har en mangeårig tradition for at præge kommunalheraldikken, så den fremtræder forbilledlig. Kommunevåbener og flag, der udarbejdes af Riksarkivet, fastsættes i statsråd ved kgl. resolution. Spørgsmål om rigsvåbenet og kongekronen behandles af en ambassadør i udenrigsdepartementet. Militær heraldik skabes af en kompetent officer. Nu afdøde Halvard Trætteberg, Riksarkivet, lagde i 1930’erne grunden til en meget stringent stil, der endnu i dag præger norsk offentlig heraldik på de tre nævnte områder.

Til det svenske Riksarkiv er knyttet en statsheraldiker, der behandler sager om kongelig, statslig civil og militær heraldik og kommunalheraldik, og en heraldisk kunstner. Et heraldisk nævn, hvor bl.a. juridisk og kunstnerisk ekspertise er repræsenteret, deltager i sagsbehandlingen. Svensk offentlig heraldik har et konsekvent ensartet præg.

I Finland er der et heraldisk nævn med repræsentanter for bl.a. statsforvaltningen, kommuneforbundet, universitetet og heraldiske foreninger, der sammen med Riksarkivet behandler sager om anvendelse af rigsvåbe-

1. Rigsvåbenet er med sine løver og hjerter – der måske oprindelig var sø blade eller lindeblade – mere end 800 år gammelt. Denne version blev tegnet af Aage Wulff i 1986.

2. Sammenlægningen i 2000 af det meget gamle Sjællandske Livregiment, Danske Livregiment og Gardehusarregimentet til det, der i dag hedder Gardehusarregimentet, medførte, at der på Rigsarkivets forslag blev skabt et helt nyt regimentsmærke. Hestemasken fra Christian IV’s tid symboliserer rytteri. Det latinske valgsprog, der betyder ”vær lynsnar i handling”, er det oprindelige gardehusarregiments.

Tegning: Ronny Andersen 3. Rebild Kommune fik i 2006 et våben, hvor bølgelinjen symboliserer Rebild Bakker, og de stiliserede bøgetræer står for Roldbøgene i Rold Skov.

Våbenet blev til efter en konkurrence og endeligt udformet i samarbejde med Rigsarkivet.

Tegning: Anne Foxil

net og om offentlig civil heraldik herunder også kommunevåbener. I løbet af 1950- og 1960’erne skabte dygtige finske heraldiske kunstnere en kommunalheraldik, der vakte international anerkendelse. Forsvaret varetager selv fastsættelsen af militære emblemer.

I Danmark behandler Rigsarkivet sager om brug af rigsvåbenet og kongekronen, Færøernes og Grønlands våbener, og er rådgivende for offentlige myndigheder i spørgsmål vedrørende offentlige våbener, segl og emblemer. I løbet af 2007 blev der taget stilling til adskillige kommunevåbener. Den offentlige heraldik i Danmark er præget af stilistisk mangfoldighed. Mange sager drejer sig om misbrug af især kongekronen.

På arkivdagene redegjorde Nils G. Bartholdy for ”Myndighedernes anvendelse af heraldiske emblemer i de nordiske lande: lovgivning og praksis”. Repræsentanter for de øvrige nordiske lande talte om andre delemner.

Derudover har de fem nordiske lande hver bidraget til en rapport med titlen De nordiska riksarkiven och deras heraldiska verksamhet, der vil blive udgivet i 2013.

I alle lande lader institutioner og kommuner designbureauer udforme logoer, hvori der i større eller mindre grad indgår heraldiske elementer, men designerne mangler ofte viden om heraldikken som kunstart og begreb.

Anvendelsen af regulær heraldik i statsforvaltningen er mindsket. Rigsarkiverne ser dette som et problem, fordi en immateriel kulturarv delvis går tabt, og befolkningen vil i nogle tilfælde have vanskeligt ved at se, at der er tale om en offentlig myndighed. Mange logoer savner den værdighed, man må forvente af offentlige myndigheders visuelle kommunikation. Rigsarkiverne finder det ønskværdigt, at der bliver gennemført uddannelse i heraldisk teori og praksis på designskolerne.

Internationalt samarbejde om digital bevaring Bevaring af digitalt skabte arkivalier er et område, der til stadighed er under videreud-

vikling. Der er et stort behov for at undersøge nye metoder til bedre og billigere at sikre, at den digitale kulturarv bevares for eftertiden i en form, så den kan stilles til rådighed og anvendes af fremtidens brugere. Statens Arkiver lægger vægt på at være en aktiv medspiller i den internationale bevaringsverden og forsøger gennem bl.a. bevaringsorganisationer, konferencer og konkrete samarbejdsprojekter både at dele egen viden og lære nyt og derved bidrage til videreudviklingen af metoder og standarder for troværdig digital bevaring.

Statens Arkiver er bl.a. medlem i organisationen OPF (”Open Planets Foundation”), som viderefører resultaterne fra EU-forskningsprojektet PLANETS vedr. digital arkivering.

Blandt organisationens aktiviteter er såkaldte ”Hackathons”. ”Hackathon” (sammentrækning af de engelske ord ”hack” og ”marathon”) er slang for en begivenhed, hvor udviklere mødes og sammen udvikler praktiske løsninger på konkrete problemer. I februar 2012 var Statens Arkiver sammen med OPF vært for et sådant Hackathon, hvor emnet var arkivering af data fra databaser. Ikke mindre end 40 deltagere fra arkiver, universiteter, bevaringsorganisationer m.v. tilbragte tre spændende og givende dage i Rigsarkivets traditionsrige Harsdorffsal, hvor der både var oplæg og præsentationer og konkrete øvelser, hvor data blev eksporteret til diverse bevaringsformater. Arrangementet gav anledning til værdifulde netværk og et perspektivrigt fremadrettet samarbejde om at udvikle mere standardiserede metoder til databasearkivering.

Statens Arkiver er endvidere blandt deltagerne i det EU-finansierede projekt ”Collaboration to Clarify the Costs of Curation (4 C)”. Projektet, der påbegyndes i starten af 2013, har til formål at sætte fokus på, hvordan man beregner omkostningerne ved digital bevaring. I den forbindelse skal projektet etablere et netværk af interessenter, evaluere allerede eksisterende omkostningsmodeller samt standardisere beskrivelsen af området. På den baggrund skal der peges på, hvordan en generel omkostningsmodel bedst udarbejdes.

Statens Arkiver Årsberetning 2012 side 26

Medarbejdere fra Statens Arkiver har herudover deltaget på en række konferencer om digital arkivering i 2012, i flere tilfælde med oplæg og præsentationer af vores strategi og den praktiske implementering heraf.

Interessen er stigende, og medarbejdere har i årets løb holdt oplæg om vores tilgang til digital arkivering så langt væk som Singapore og New Zealand.

heder", der handlede om personligheden i historien, privatarkiverne i kulturarven og biografien som humanistisk genre. Blandt Birgitte Possings kommende opgaver vil være udviklingen af det historisk-biografiske fagområde og en styrkelse af Statens Arkivers privatarkivarbejde.

Ny forskningsstrategi UNESCO konference i Vancouver I anledning af 20-året for Memory of the World-programmet afholdt UNESCO 26.-28. september 2012 i samarbejde med University of British Columbia en international konference i Vancouver, Canada med titlen "The Memory of the World in the Digital Age: Digitization and Preservation". Over 500 deltagere fra 110 lande drøftede emner om digitalisering af arkivalier, bøger, billeder og AV-materialer samt langtidsbevaring af digitale data. Fra dansk side deltog Statens Arkiver og Det Kgl. Biblioteks bevaringsafdeling med to fælles bidrag: en poster præsentation om forsøg på at redde svært nedbrudte arkivalier fra danske tropekolonier ved digitalisering med UV- og NIR-lys samt et indlæg om rammer for en omkostningsmodel til bevaring af digital information. Som afslutning på konferencen blev UNESCOs Vancouver-deklaration besluttet. Deklarationen indeholder syv hovedpunkter efterfulgt af anbefalinger til henholdsvis UNESCOs sekretariat, medlemsstaterne, professionelle organisationer inden for kulturarv samt organisationer i den private sektor.

Forskningsprofessorat i Statens Arkiver 2012 Den 1. november 2012 fik Statens Arkiver sin første forskningsprofessor. Det er dr.phil.

Birgitte Possing, der siden 2005 har været seniorforsker ved Rigsarkivet. Den 29. samme måned holdt hun en velbesøgt tiltrædelsesforelæsning med titlen "Med livet som indsats – hemmeligheder, løgne og skjulte sand-

side 27 Statens Arkiver Årsberetning 2012

I november-december 2012 vedtog Statens Arkivers ledelse og det rådgivende forskningsudvalg arkivernes nye fireårige forskningsplan 2013-2016. Med en særlig satsning på kriminalitetshistorien udmønter den Statens Arkivers forskningsstrategi. Ud over flere individuelle forskningsprojekter inden for emnet planlægges således et fælles forskningsprojekt med titlen ”Kriminalitetens kulturhistorie”. Et andet fælles forskningsprojekt omhandler den civile side af krigen i 1864, som omfatter et todagesseminar arrangeret af Landsarkivet for Sønderjylland og Landesarchiv Schleswig-Holstein med efterfølgende tosproget dansk-tysk publicering af foredragene i bogform og på nettet.

Derudover skal der opbygges et forskningsog formidlingsnetværk ”Børn i arkiverne – historiske vinkler på børns vilkår”.

Forskningsplanen rummer også et udkast til en plan for rekruttering af nye forskere.

Desuden indgår udvikling af forskernes formidlingskompetencer og registrering af forskernes cv’er, publikationer, projekter og øvrige forskningsaktiviteter i PURE – Publication and Research Platform.

Endelig rummer forskningsplanen en hensigt om indgåelse af forskningssamarbejde med andre institutioner. Dette blev indledt med en samarbejdsaftale mellem Museum Sønderjylland og Landsarkivet for Sønderjylland, der bl.a. har til formål at fremme forskningen i sønderjysk søfartshistorie og formidling af Første Verdenskrigs historie. Et konkret resultat var udarbejdelsen af en database over faldne sønderjyder, hvor Landsarkivet hvervede frivillige indtastere og støttede deres arbejde undervejs.

Udgivelser i 2012 I 2012 udkom tre bøger. Seniorforsker Tyge Krogh, Rigsarkivet fik på det internationale forlag Brill publiceret bogen “A Lutheran Plague. Murdering to Die in the Eighteenth Century”, der handler om mennesker, som begik mord med den udtrykkelige hensigt selv at blive henrettet. Seniorforsker Jørgen Mikkelsen, Rigsarkivet, fik udgivet “Urbanisering og bysystemer i Europa indtil ca. 1800” og seniorforsker Kenn Tarbensen, Erhvervsarkivet udsendte “For alle Danmarks fiskere. Danmarks Fiskeriforening 125 år 1887-2012”. Erhvervsarkivet udgav – for første gang udelukkende som netpublikation – “Erhvervshistorisk Årbog 2012” med et halvbind om værftshistorie og et andet med forskellige emner. Dansk Data Arkiv udgiver ligeledes som ren netpublikation tidsskriftet “Metode og Forskningsdesign”, der afløser “Metode og Data”. Begge tidsskrifter har indført peer review og optræder på de respektive faglige autoritetslister. Tidsskriftet “Danske Magazin”, der redigeres af seniorforsker Erik Gøbel, Rigsarkivet, indeholdt i 2012 en

række bidrag fra forskere i Statens Arkiver, nemlig Leon Jespersen: “Gabriel Knudsen Akeleyes vejledning for udlandsrejsende”; Asger Svane Knudsen: “Den Arabiske Rejse og Asiatisk Kompagni, 1763-1765”; Erik Gøbel: “Dansk slavehandel på trekantruten.

Guineisk Kompagnis instrukser 1771” samt Poul Olsen: “Planter, kaptajn H.C. Knudsens breve om emancipationen på St. Croix, julioktober 1848”.

Tahitidukker i Danmarks Rederiforenings Arkiv Under arbejdet med Erhvervsarkivets DIPprojekt blev Danmarks Rederiforenings arkiv i efteråret ompakket. I en æske med kartotekskort var der Tahiti-dukker sammen med en ubehjælpsomt sammensat hytte.

Materialet, det blev fundet sammen med, siger ikke noget om, til hvilket formål dukkerne mon kan være blevet fremstillet eller brugt. Med tilladelse fra Danmarks Rederiforening fandt historien også vej til Facebook, men vi er stadig ikke kommet

Tahiti-dukker fundet i Danmarks Rederiforenings arkiv under oppakning.

Statens Arkiver Årsberetning 2012 side 28

nærmere, hvorfor dukkerne befandt sig i arkivet. Heller ikke rederiforeningens undersøgelse har kastet lys over sagen: Vores kontaktperson i Rederiforeningen syntes selv, at fundet var så sjovt og underligt, at hun kontaktede tidligere medarbejdere, som har været ansat i Rederiforeningen i mange år, for at spørge, om de havde et bud på dukkernes anvendelse – men ingen havde nogen viden om, hvad dukkerne har været brugt til og hvorfor de befandt sig i arkivet.

Ny strategi og initiativer på privatarkivområdet Primo 2012 faldt en ny privatarkivorganisation på plads, så alt privatarkivarbejde nu koordineres fra afdelingen i Aarhus. Al modtagelse af fysiske privatarkiver sker ligeledes i Aarhus. Afleveringer fra særligt bevaringsværdige sønderjyske aktører modtages dog ved Landsarkivet for Sønderjylland. Der foregår nu ikke længere selvstændig indsamling af privatarkiver hos landsarkiverne i Viborg og Odense samt ved Rigsarkivet. Efter arkivbehandlingen fordeles det til den relevante lokalitet i Statens Arkiver.

I marts 2012 fik privatarkivarbejdet i Statens Arkiver for første gang en strategi for bevarings- og indsamlingsopgaverne. Strategien markerer på flere områder et brud med tidligere privatarkivpolitikker i Statens Arkiver. Et par eksempler nævnes her: Den teknologiske udvikling hos de private aktører har nødvendiggjort et ændret fokus i indsamlingsopgaven. Indsamling og bevaring af digitale arkivalier prioriteres meget højt for at mindske risikoen for at bevaringsværdige arkivalier går tabt. Statens Arkiver har valgt at satse på indsamling og bevaring af landsdækkende nationalt betydningsfulde aktører. Aktører, som overvejende har lokal og/eller regional betydning eller interesse, henvises til stadsog lokalarkiver. Der arbejdes på en national arbejdsfordeling mellem de mange arkivinstitutioner, der indsamler privatarkiver.

side 29 Statens Arkiver Årsberetning 2012

Projekt Digitale Private Arkivalier Arkivinstitutionerne har siden 1970’erne indsamlet flere tusinde digitale arkivalier fra statslige og kommunale arkivskabere. Fra private, der i lige så høj grad anvender digitale arkiver, er der derimod kun indsamlet meget få digitale arkivalier. For at tilskynde og understøtte bevaring og aflevering af digitale private arkiver til offentlige arkiver, gennemførte Statens Arkiver et pilotprojekt i perioden 2009-2012, Projekt Digitale Private Arkivalier, der skulle udvikle metoder og værktøjer til bevaring og indsamling af digitale private arkivalier. Værktøjerne kaldes under ét SABAsuiten (Statens Arkivers Basale Arkivprogrammer), og stilles frit til rådighed for arkivskabere og arkivinstitutioner. Digitale arkivalier, der afleveres til Statens Arkiver, skal overholde Statens Arkivers bekendtgørelse om arkiveringsversioner, og SABA-suiten understøtter arkivskabere og arkivinstitutioner med udvælgelse af bevaringsværdige dokumenter og efterfølgende produktion af arkiveringsversioner.

Udviklingen af SABA-suiten er baseret på projektets erfaringer med indsamling af en række digitale arkivalier fra forskellige typer af private arkivskabere og efterfølgende produktion af arkiveringsversioner. Det drejer sig blandt andet om Fremskridtspartiet/ Frihed2000, Forlæggerforeningen, Sammenslutningen af Landbrugets Arbejdsgivere, Dansk Industri, tidligere rigsarkivar Johan Peter Noack og tidligere folketingsmedlemmer Lone Dybkjær og Ritt Bjerregaard.

SABA-suiten blev præsenteret for arkivinstitutionerne på et seminar. De offentlige arkiver har desuden haft mulighed for at afprøve programmet i praksis ved afholdte workshops. En række arkivinstitutioner har efterfølgende downloadet og er begyndt at anvende SABA-suiten. Med SABA-suiten er der dermed skabt grundlag for, at arkivinstitutionerne nu kan indsamle og langtidsbevare private digitale arkivalier, der lever op til Statens Arkivers bekendtgørelse for arkiveringsversioner.

Bevaringsaftaler med private arkivskabere Aflevering af private arkivalier sker på frivillig basis. Aflevering fra private arkivskabere kan ikke forventes at ske med samme regelmæssighed som fra offentlige arkivskabere under arkivloven. I pilotprojektet er der derfor udviklet en skabelon til en bevaringsaftale, der sikrer at private arkivskabere påtager sig bevaringsansvaret for de bevaringsværdige digitale arkivalier. Aftalen sikrer også, at de digitale arkiver i den periode er tilgængelige for offentligheden, idet de registreres i Statens Arkivers digitale registratur, DAISY, og dermed er søgbare på www.sa.dk.

Der er indgået bevaringsaftaler med flere private arkivskabere, bl.a. Julemærkefonden, Dansk Ejendomsmæglerforening og Dansk Arbejdsgiverforening. Fra Dansk Arbejdsgiverforening har Statens Arkiver allerede modtaget et digitalt arkiv, der er omfattet af bevaringsaftalen, hvor der med SABA-suiten er produceret en arkiveringsversion. På lidt længere sigt vil indgåelse af bevaringsaftaler med andre og nationalt betydende arkivskabere betyde tilgængelighed til et omfangsrigt antal digitale private arkivalier.

Erfaringer fra aflevering af tidligere folketingsmedlem Lone Dybkjærs e-mail postkasse viste imidlertid, at der kun var lagret korrespondance tilbage fra 2009 på grund af begrænsninger i antallet af e-mails, der kunne lagres. I samarbejde med Folketingets ITfunktion blev der derfor udarbejdet et forslag til en fremadrettet løsning, der dels sikrede, at bevaringsværdige mails/korrespondance ikke blev slettet, dels at løsningen blev et tilbud til alle folketingsmedlemmer. Løsningen blev godkendt af Folketingets Præsidium i 2012 og blev af Folketingets it-funktion sat i drift 1. januar 2013. Den praktiske udformning er en indsat ’knap’ i alle folketingsmedlemmernes Outlook postkasse kaldt ’Statens Arkiver’.

Et tryk på ’Statens Arkiver’-knappen medfører, at en kopi af den eller de valgte mails overføres til en mappe i Outlook, der ligeledes er navngivet ’Statens Arkiver’. Mappen forbliver i medlemmets eget elektroniske Outlook-arkiv i Folketinget frem til den dag, medlemmet forlader Folketinget. På det tidspunkt skal medlemmet sammen med en medarbejder fra Statens Arkiver tage stilling til eventuel indgåelse af en afleveringsaftale om aflevering af indholdet i mappen til Statens Arkiver.

Privatarkiver fra Folketinget Indtægtsdækket virksomhed Statens Arkiver bevarer private arkiver fra blandt andet folketingspolitikere og ledende embedsmænd, videnskabsmænd og andre personer, der har øvet stor indflydelse på det danske samfunds udvikling. Derfor er deres korrespondance og øvrige arkivalier bevaringsværdige af hensyn til eftertidens forskning og historieskrivning. En stor del af folketingspolitikernes korrespondance foregår i dag via Folketingets Outlook e-mailsystem.

Den indtægtsdækkede virksomhed har til formål at give Statens Arkivers brugere og samarbejdspartnere mulighed for at købe service, som Statens Arkiver ikke kan stille rådighed som en del af sin ordinære virksomhed.

Virksomheder og andre interesserede kan fx købe arkivundersøgelser. Det kan være en undersøgelse af, hvilke oplysninger der findes om en ejendom, der er til salg, eller af

Blot ved et enkelt tryk på en ”Statens Arkiver” knap i Outlook, er det blevet muligt for Folketingspolitikere på en nem måde at gemme en kopi af en mail i deres private arkiv.

Dette digitale arkiv kan så senere afleveres til Statens Arkiver, hvis politikeren ønsker det.

Statens Arkiver Årsberetning 2012 side 30

Statens Arkiver afdeling for Indtægtsdækket Virksomhed har til huse i det nye Rigsarkiv på Kalvebod Brygge.

slægtsskabsforhold. I forbindelse med en sag om identifikation af arvinger, lykkedes det fx Rigsarkivet i 2012 at finde frem til et barn, født udenfor ægteskab, selvom kun fødestedet og hverken barnet eller moderens navne var kendte. Både statslige myndigheder, regioner og kommuner kan købe hjælp til at få ryddet op i deres arkiver og få gjort deres arkivalier klar til aflevering. Det benyttede bl.a. en række hospitaler sig af i 2012, da de skulle flytte til nye bygninger.

Statens Arkiver tilpasser løbende sin indtægtsdækkede virksomhed efter brugernes behov. I 2012 fik Statens Arkiver således sin hidtil største eksterne scanningsopgave, som bestod i at indscanne ca. halvdelen af Kulturstyrelsens arkiver over bygningsfredsningssager. Opgaven omfattede ca. 130 meter arkivalier samt ca. 110.000 fotografier på papir. Samtidig har den indtægtsdækkede virksomhed også stået for indtastning af oplysninger fra sessionsregisterkort fra alle landets udskrivningskredse til brug for et stort anlagt forskningsprojekt om intelligens, helbred og livsforløb i den danske befolkning.

side 31 Statens Arkiver Årsberetning 2012

Statens Arkiver i tal

2012 Produktion

Succes med digitalisering

Statens Arkiver leverer mange forskellige serviceydelser til myndigheder og borgere.

De spænder lige fra vejledning af de mange besøgende gæster på læsesalene over konservering og sikkerhedsfilmning til ordning og modtagelse af arkivalier fra myndigheder og private personer.

Et udsnit af disse seviceydelser er præsenteret i tabel 1.

Intet mindre end 12.3 mio. nye sider blev skannet i 2012. De fleste blev straks lagt på Arkivalieronline, og som det fremgår af tabel 2, er der mange borgere der benytter sig af Statens Arkivers hjemmesider.

Tabel 2. Digitale ydelser Besøg 2012

2010

Antal viste sider 2012

www.sa.dk inkl.

AO

5.645.690

52.016.658

www.ddd.dk

1.655.051

17.139.921

www.dda.dk

18.752

32.640

Det betyder forkortelserne: SA – Statens Arkiver, AO – Akvalieronline DDA – Dansk Dataarkiv, DDD – Dansk Demografisk Database

Tabel 1. Udvalgte serviceydelser i 2012 Rigsarkivet

Landsarkivet for Fyn

Landsarkivet for Nørrejylland

Landsarkivet for Sønderjylland

Erhvervsarkivet

Statens Arkiver i alt

Modtagelse af arkivalier opgjort i hyldemeter

3.844

538

714

412

455

5.963

Besøgende på læsesalene

20.498

4.543

6.080

2.515

1.820

35.456

Ekspederede enheder på læsesalene

50.980

6.409

28.213

5.604

5.569

96.775

Besvarelse af skriftlige forespørgsler

6.148

328

3.987

266

160

10.889

Statens Arkiver Årsberetning 2012 side 32

Økonomi Statens Arkivers omsætning udgjorde i 2012 191,7 mio. kr. opgjort som omkostninger ekskl. moms. Omkostningernes fordeling på hovedaktivitetsområder er vist i tabel 3.

Tabel 3. Omkostninger i 2012 fordelt på hovedaktivitetsområder Ordinær virksomhed

Indtægtsdækket virksomhed

Løn

71,6

9,6

1,0

Øvrig drift

84,3

3,8

Udgifter i alt

155,9

13,4

Mio. kr.

Bygge- og flytteplanlægning

Leje og drift af midlertidige magasiner

I alt

5,1

9,5

0,0

96,8

0,0

1,5

3,5

1,8

94,9

1,0

6,6

13,0

1,8

191,7

Indtægtsgivende Andre tilskudsforskningsfinansierede virksomhed aktiviteter

Personaleressourcer Statens Arkivers samlede personaleforbrug udgjorde i 2012 242 årsværk eller 96,8 mio. kr. opgjort i lønudgifter. Figur 1 viser, hvordan disse personaleressourcer fordeler sig på Statens Arkivers primære aktiviteter samt på hjælpefunktioner og generel ledelse.

Figur 1. Procentfordeling af lønudgifter i 2012

Formål

%

Opbygning, bevaring og tilgængeliggørelse af fysiske og elektroniske samlinger

42,6

Vejledning og formidling

22,5

Forskning Hjælpefunktioner, drift og generel ledelse

I alt

side 33 Statens Arkiver Årsberetning 2012

6,4 28,5

100,0

Øvrige driftsudgifter Et karakteristisk træk ved Statens Arkivers økonomi er den betydelige andel af driftsomkostningerne, der anvendes til bygnings drift (husleje, vedligeholdelse, rengøring, varme o.l.). Dette er hovedårsagen til, at hele 88 % af institutionens øvrige driftsomkostninger (dvs. de samlede driftsomkostninger fratrukket lønomkostninger) går til formålet drift, hjælpefunktioner og generel ledelse (se figur 2).

Da denne post kun i begrænset omfang kan påvirkes, er Statens Arkivers muligheder for at omdisponere sine øvrige driftsomkostninger meget begrænsede.

Figur 2. Procentfordeling af udgifter til øvrig drift i 2012

Formål

%

Opbygning, bevaring og tilgængeliggørelse af fysiske og elektroniske samlinger

4,2

Vejledning og formidling

3,3

Forskning

0,4

Hjælpefunktioner, drift og generel ledelse

I alt

92,1

100,0

Indtægtsdækket virksomhed Statens Arkivers indtægtsdækkede virksomhed beskæftigede 27 årsværk i 2012.

Indtægterne udgjorde 14,8 mio. kr., mens omkostningerne var 13,4 mio. kr.

De leverede ydelser bestod især af ordning og pakning for arkivskabende myndigheder inden aflevering af deres arkiver, samt i mindre omfang af dokumentationsydelser for borgere og myndigheder.

Statens Arkiver Årsberetning 2012 side 34

Adresser, telefoner og åbningstider Rigsarkivet Rigsdagsgården 9 1218 København K Telefon 33 92 33 10 Telefax 33 15 32 39 E-mail: mailbox@ra.sa.dk Landsarkivet for Fyn Jernbanegade 36 A 5000 Odense C Telefon 66 12 58 85 Telefax 66 14 70 71 E-mail: mailbox@lao.sa.dk Landsarkivet for Nørrejylland Ll. Sct. Hans Gade 5 8800 Viborg Telefon 86 62 17 88 Telefax 86 60 10 06 E-mail: mailbox@lav.sa.dk Landsarkivet for Sønderjylland Haderslevvej 45 6200 Aabenraa Telefon 74 62 58 58 Telefax 74 62 32 88 E-mail: mailbox@laa.sa.dk Erhvervsarkivet Vester Allé 12 8000 Århus C Telefon 86 12 85 33 Telefax 86 12 85 60 E-mail: mailbox@ea.sa.dk Dansk Data Arkiv Islandsgade 10 5000 Odense C Telefon 66 11 30 10 Telefax 66 11 30 60 E-mail: mailbox@dda.sa.dk

mandag- lørdag 9-16 1.5–31.8: lørdag lukket

mandag- lørdag 9-16 1.5–31.8: lørdag lukket

mandag- lørdag 9-16 1.5–31.8: lørdag lukket

mandag- lørdag 9-16 1.5–31.8: lørdag lukket

mandag-fredag 9-16 Aal

mandag-torsdag 9-16 fredag 9-15

2012 Statens Arkiver Rigsdagsgürden 9 1218 København K