ANNONS
HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN SMART MEDIA
ANNONS
FÖRETAGSRESOR DESTINATION AFFÄRER
DECEMBER 2013
Rätt betalkort – ger trygghet och säkerhet
Videokonferenser
– enklare och billigare
Konferensen
– välj en inspirerande miljö
Lottie Knutson
– Idag reser vi långt och är borta kortare tid Hotell
– de viktigaste kraven
Kortare resor
– transportlösningarna
Upptäck möten på bio. Flexibla lokaler med modern utrustning och bekväma fåtöljer. Det gör biografen till en perfekt plats för allt från produktlanseringar till bolagsstämmor och seminarier. Läs mer på sf.se/konferens
Resehantering
– en del av kostnaden
ANNONS
HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN SMART MEDIA
ANNONS
2
LE D A RE LÄS MER OM...
En riktig utmaning! Att hålla ordning på företagets resande och mötande är en riktigt svår och stor utmaning. Det handlar om säkerhet, alla aspekter av Corporate Social Responsibility (CSR), men framförallt konstnaderna. Trenderna spretar; några tar ett hårdare tag om kontrollspaken, några släpper efter.
Lotten Fowler, General Manager SBTA
Det diskuteras mycket i affärsresekretsar kring vart vi är på väg. Vad kommer företagen och deras resenärer att behöva i framtiden? Vilken sorts hjälp kommer att efterfrågas och vilken teknik krävs? VISSA HÄVDAR ATT hela den traditionella affärsmodellen, med affärsresebyråer, så kallade globala bokningssystem och centraliserade avtal med leverantörer, kommer att falla. Vi kommer att boka våra resor själva, direkt på leverantörernas hemsidor och därmed kommer inte mellanleden behövas. Den nya tekniken har öppnat för kvickare, enklare och bättre kommunikation direkt med resenärerna. Eftersom vi använder tekniken privat, vill vi också ha tillgång till motsvarande funktioner när vi bokar arbetsresan. Företagens resenärer har redan börjat kräva större frihet i det här hänseendet och därför behövs nya verktyg för att ge dem det, utan att äventyra företagets kostnadsbas. Andra menar att de traditionella aktörerna i dagens affärsmodell och process behövs. Att vi visserligen behöver anpassa oss i högre grad till den tekniska utvecklingen och det ändrade resenärsbeteendet. Men att slå sönder strukturer som funnits och fungerat hyggligt sen det globala
» Det är inte enbart
kostnaden för flygbiljetten som tillkommer.
resandet tog fart, är dumt och onödigt menar alltså några. EN AV RESEGEOMETRI nyligen genomförda studier, visar att företagens och resenärernas utmaningar till delar är desamma. Både beslutsfattarna och resenärerna menar att bland de störta utmaningarna är att få kontroll över företagets resekostnader. Beslutfattarna ser detta som den störa utmaningen, medan resenärerna menar att det är deras tredje största utmaning, efter grundläggande saker som gör deras vardag lättare, så som internetuppkoppling och möjligheten att arbeta under resans gång.
på ökad styrning av sina resenärer är det viktigt att förklara vad som ingår i ”den totala kostnaden för resan”. Det är inte enbart kostnaden för flygbiljetten, utan mycket annat som tillkommer, så som administration och processhantering. En Travel Manager får ofta frågan från sina resenärer varför de inte kan boka den billigare biljet-
FÖR DEN SOM TROR
08 ten direkt på leverantörens hemsida. Att förklara helheten tar både tid och energi. Kommunikation blir allt viktigare, lika viktigt som ökat nätverkande och samarbete mellan olika avdelningar på företaget för att lyckas nå fram med budskapet. DEN ANDRA TRENDEN går åt motsatt håll. Den innebär att företaget helt förlitar sig på sina resenärers förmåga och vilja att hitta det billigaste alternativet. Utmaningen för företag som väljer den här vägen blir att samla in data som krävs för att upprätthålla till exempel kraven på säkerhet, miljörapportering och ekonomisk uppföljning. I branschen kallar vi den här ”fria” världen för Travel Management 2.0.
att Travel Management 2.0. fungerar bra i vissa organisationer och företag. Att framgången eller misslyckandet styrs av företagets kultur och ledarskap. Förmodligen kommer vi att se båda typer av Travel Management i framtiden – både den styrande och den fria. I vilket fall som helst ska det bli spännande att följa utvecklingen. Kunskap om vart vi reser, hur mycket vi spenderar på resor och möten, samt hur våra resor påverkar omvärlden kommer i vilket fall som helst alltid att behövas i företagen.
KANSKE ÄR DET SÅ
10
12
04 Förmånerna med rätt betalkort 05 Reseleverantörerna – en djungel 06 Expertpanelen 08 Profilintervju Lottie Knutson 10 Inspirerande konferensmiljöer 12 Smartare transportlösningar 14 Videokonferenser allt enklare 15 Kröknika
FÖRETAGSRESOR
DETTA ÄR SMART MEDIA
Redaktör: Caroline Säfström, caroline.safstrom@smartmediapublishing.com Produktionsledare: Daniel Sivertsson, daniel.sivertsson@smartmediapublishing.com Affärsutvecklare: Marcus Carloni, marcus.carloni@smartmediapublishing.com Text: Annika Wihlborg, Fredrik Dhejne, Waldemar Ingdahl Omslagsbild: Fritidsresor Grafisk formgivning: Smart Media Publishing AB Layout och repro: Martin Isaksson Distribution: Svenska Dagbladet, dec 2013 Tryck: V-TAB Södertälje Smart Media Publishing Sverige AB, Riddargatan 17, 114 57 Stockholm Tel 08-660 84 39 · Email redaktion@smartmediapublishing.com · www.smartmediapublishing.com
Smart Media utvecklar, producerar och finansierar temabilagor som distribueras via välrenommerade dagstidningar. Varje temabilaga skapas av väl sammansatta redaktionsteam. Och den grafiska produktionen görs av kreativa formgivare med känsla för modern tidskriftsproduktion. Starkt ämnesfokus är vår grundläggande idé. Genom exponering i våra temabilagor når våra kunder den bärande tidningens hela spridningsområde och selekterar automatiskt ut den målgrupp som är i marknad för företagets produkter och tjänster.
DU FIXAR RESESÄLLSKAPET. VI FIXAR RESTEN. Ta med företaget, vännerna eller föreningen. Flygbiljetter, transfer och hotell • Evenemangsbiljetter • Restaurangbokningar och inspirationstips • Resmål över hela världen • Alltid kostnadsfri offert
grupp & konferens RESFEBER GRUPP & KONFERENS
Välkommen med din förfrågan. Tel: 08 400 065 00, e-post: gruppresor@resfeber.se
Följ oss:
a r r o d n A V
t! t y n t o g å n åga testa
• • • •
Snösäkert 200 km pist 300 soldagar/år Taxfree land
www.qtravel.se
Boka direkt på 0470-34 97 10 Quality Travel annons 252x178 okt.indd 1
2013-08-15 12:44
Upplev exotiska
OMAN Stort urval av spännande resor till exotiska Oman! Resor du minns!
www.orientenresor.se
ah@orientenresor.se
0474-170 70
A N N O N S
HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN SMART MEDIA
ANNONS
4
A KT UELLT
FÖRETAGSKORT
»Kortföretagens
försäkringsskydd är generellt sett relativt likartat, men ta dig gärna tid att jämföra de försäkringar som erbjuds, skyddets omfattning kan förstås variera. Martin Dahlerus
Rätt företagskort ger inte enbart en massa förmåner, det kan även dra ner på den administrativa bördan.
Rätt betalkort tillför trygghet
Den grundläggande urvalsfaktorn när företag väljer kort är förstås hur kortet ska användas. Hur många medarbetare ska ha tillgång till kort, hur ser deras resmönster ut, vilka inköpsbeteenden har de i tjänsten? Om företaget efterfrågar ett administrativt redovisningsstöd från kortleverantören är det förstås också en faktor att ta hänsyn i samband med valsituationen.
kort med omsorg, det finns ingen anledning att fortsätta använda samma kort år efter år av ren slentrian. – Läs det finstilta i kortvillkoren och säkerställ att kortet accepteras i de länder dit företagets medarbetare oftast reser. Undersök vilka förmåner medarbetarna värdesätter högst. Tillgång till VIP-lounger på flygplatser och möjligheten att göra besparingar med hjälp av sitt kort är exempel på två förmåner som många värderar högt, säger Martin Dahlerus på kortföretaget TheCard. Eftersom de flesta betalkort erbjuder någon form av indirekt kredit genom möjligheten att summera köp och samla dem på en faktura med mellan tio och trettio dagars betalningstid, kan företag till viss del styra sin likviditet och betala i efterhand snarare än att behöva lägga ut pengar i samband med att inköpen görs.
Tillgång till flygplanslounger – en uppskattad kortförmån Villkoren, priset, förmånerna och återbetalningstiden varierar avsevärt mellan olika företagskort. Välj därför
Ekonomichefer har tröttnat på att ”jaga in kvitton” Somliga företagskort är kopplade till konteringprogram som automatiskt bokför kostnader på rätt konto och
Betalkort underlättar inte bara kvittohanteringen och uppföljningen av medarbetarnas utlägg. Många kort innehåller också reseförsäkringar, rabatter och attraktiva förmåner. TEXT ANNIKA WIHLBORG
NY T SMAR T TJÄNS
i nästa steg exporteras till företagets redovisningsprogram, vilket spar administrationstid. – Företag strävar definitivt efter att effektivisera administrationen och minimera pappershanteringen när de hanterar sina medarbetares reseräkningar. Ekonomichefer har tröttnat på att jaga in kvitton från sina medarbetare varje månad. Det är en trend som kommer att förstärkas de kommande åren, säger Martin Dahlerus.
Kortföretagens försäkringsskydd varierar De flesta kortföretag erbjuder reseförsäkringar som skyddar medarbetare som exempelvis råkar ut för en olycka eller blir sjuka när de befinner sig på resande fot. Ett viktigt kriterium för att tjänstereseförsäkringen ska vara giltig är att hela eller delar av tjänsteresan har betalts med företagskortet. Försäkringen kan även behöva kompletteras med en traditionell tjänstereseförsäkring. Somliga kortföretag erbjuder ersättning vid försenade flyg och andra transporter samt kostnader som kan uppstå i
samband med bagageförsening eller försvunnet bagage. Andra försäkringar innefattar avbeställningsskydd. – Kortföretagens försäkringsskydd är generellt sett relativt likartat, men ta dig gärna tid att jämföra de försäkringar som erbjuds, skyddets omfattning kan förstås variera, säger Martin Dahlerus.
Storföretag skräddarsyr rabatterbjudanden Bonussystemen som är kopplade till många företagskort varierar också vad gäller upplägg och villkor. Merparten av korten på marknaden omfattar även förmåner som är knutna till kortet, exempelvis rabatt på hyrbil, taxi, inga avgifter för valutapåslag och kontantuttag, hotellnätter eller bensin. Om rabatterna är generösa och berör inköp som ofta görs finns det pengar att spara på att utforska de förmåner som är knutna till det kort man valt. Många större företag handplockar de tilläggstjänster som känns relevanta och får därmed ett skräddarsytt upplägg från sin kortleverantör.
VI HJÄLPER DIG ATT JÄMFÖRA FACTORINGBOLAG OCH VÄLJA RÄTT AVTAL
www.fakturum.se FAKTURAKÖP | FAKTURABELÅNING | FACTORING
»Jämför och
säkerställ att kortet bäst uppfyller just ditt företags behov av förmåner och besparingar. Martin Dahlerus
Smart fakta Eftersom kortpriserna, betalningsvillkoren, bonussystemen och de förmåner som är kopplade till olika kort förändras kontinuerligt kan det vara en god idé att jämföra olika alternativ en gång per år.
A N N O N S
HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN SMART MEDIA
ANNONS
5
RESEHANTERING
Reseföretagen krånglar till det! Upphandlare av resetjänster möter en snårig och komplex värld. Dessutom går utvecklingen mot ännu mer komplexitet. Den tekniska utvecklingen ger också företagens resenärer allt större möjligheter att själva boka sina resor vilket kan kollidera med företagens strävan till kostnadskontroll. TEXT FREDRIK DHEJNE
Åsa Bengtzelius arbetar med Travel Management på DB Schenker i Sverige. 2012 köpte DB Schenker Sverige resor för omkring 24 miljoner kronor via sin resebyrå. 2013 blir summan lägre tack vare sparkrav i företaget och för att flygpriserna sjunkit. Bolaget har en resepolicy vars huvudbudskap är kostnadseffektiva och säkra resor. Bland annat bör inte ledningen bokas på samma flygplan eller annat färdmedel.
ligare än andra klass. Däremot får vi inte åka business-flyg i Europa eller interkontinentalt. Vi använder även lågprisflyg där det är möjligt. flyg- och hotellbonusar egentligen är ett gissel för bolaget. – Det blir lätt en intressekrock mellan företaget och medarbetarna om de väljer flygbolag och hotell efter bonus. Dessa får inte styra valet av leverantör. Samtidigt kan vi inte kontrollera dem eftersom de är personliga. De bidrar ju även till trivseln hos medarbetarna och en hård kontroll kanske skulle vara kontraproduktiv. – Vi utnyttjar även video- och webbkonferenser som ett alternativ och vi ska öka användningen av dessa. Hon säger att ur inköpssynpunkt liknar resor inte någonting annat. Reseleverantörerna krånglar till det genom att de inför en mängd olika tillägg. Deras tjänster förändras också hela tiden vilket gör det svårt att jämföra upphandlingar över tid, eftersom produkten man erbjuder HON SÄGER ATT
ska bokas via företagets resebyrå. Medarbetare kan själva beställa sina resor via en internetportal knuten till denna. – På portalen får de upp resor och hotell som ska ge de bästa priserna. Deras reseprofil finns också upplagd i systemet. För företaget innebär beställningarna via byrån/portalen enklare administration och koll på kostnaderna. Vi tittar hela tiden på det som totalt blir det billigaste alternativet. Varje resa ska anpassas för att ge största möjliga effektivitet mot kostnad. Arbetstiden för medarbetare är här naturligtvis också en viktig faktor. När det gäller förhållandet business – ekonomi kan till exempel första klass på tåg i Sverige vara bilALLA FLYG- OCH TÅGRESOR
» Ett skäl till att
reseprodukter blir mer krångliga är förändringarna i flygbranschen och den hårda konkurrensen som gör det svårt att tjäna pengar.
Lotta Fowler
inte är densamma. Samtidigt ger tekniken reseköparna idag mycket mer information och bättre möjligheter att kolla upp hur man reser. – Det använder vi i våra upphandlingar och vi vill själva kunna gå in i resebyråns rapporteringssystem och där ha en omedelbar tillgänglighet till all reseinformation.
»Det blir lätt
en intressekrock mellan företaget och medarbetarna om de väljer flygbolag och hotell efter bonus. Åsa Bengtzelius
resandet blir enklare. – Här går det åt fel håll. Det gäller därför att skaffa sig så bra kunskap som möjligt. Vi har också en stor utmaning att få ut all information till våra medarbetare vad gäller upplägg hos våra olika reseleverantörer, betonar Åsa Bengtzelius. – Ett skäl till att reseprodukter blir mer krångliga är förändringarna i flygbranschen och den hårda konkurrensen som gör det svårt att tjäna pengar. Därför försöker flygbolagen på alla sätt ta betalt genom att först slå sönder priset och sen erbjuda tilläggstjänster som alla kostar separat. Detta gör det svårare för resebeställarna att jämföra priser och att förutse den totala resekostnaden, säger Lotten Fowler, General Manager vid resebeställarnas intresseorganisation SBTA. – Även teknikutvecklingen bidrar till att kontrollen försvåras genom att resenärerna i allt högre grad själva vill sköta sina beställningar. Företagen behöver fortsatt kontrollera kostnaderna och styra resandet. De måste få in resorna i sina administrativa processer. HON ÖNSKAR ATT
Trender? – Många företag och organisationer har idag som rutin att fråga sig om ett möte måste lösas med en resa eller om det går att arrangera virtuellt. En lite spännande trend, som det ännu mest pratas om, är att låta medarbetare helt bestämma själva över var och vad de beställer. Resenären kan få en budget och sedan använda sitt sunda förnuft när de hanterar resandet. Man litar på att de löser detta på ett bra sätt både för arbetsgivarna och för dem själva, säger Lotten Fowler. En akilleshäl, som återstår att lösa, är hur företaget sen samlar in informationen från resenären. För data behövs alltid; för säkerheten, uppföljning, statistik och så vidare.
En smartare Tjänstereseförsäkring www.solidab.se/tjansteresa
Reser dina anställda i tjänsten? Då behöver du teckna en Tjänstereseförsäkring. Som arbetsgivare tjänar du på att teckna ett årsavtal där du försäkrar samtliga tjänsteresor under ett år till ett fast pris. Vi erbjuder förmånliga avtal med ett heltäckande skydd till både stora och små företag. Välkommen.
TECKNA TJÄNSTERESEFÖRSÄKRING I DAG
077-55 222 00
foretag@solidab.se
FO K US
Swedavia överklagar Arlandas miljödom Arlanda har fått ett nytt miljötillstånd. Domen innebär att stoppet för raka inflygningar till bana 3 söderifrån ligger kvar. Det betyder ett fortsatt hot mot Stockholms och Sveriges internationella tillgänglighet, skriver Swedavia i en kommentar till Mark- och miljödomstolens dom och nytt miljötillstånd för flygplatsen. Swedavia anger att man ska överklaga domen till Mark- och miljööverdomstolen. Domen gör att flygplatsen har fortsatta begränsningar från och med den 1 januari 2018. Detta påverkar Sveriges, Stockholms och flygplatsens framtid negativt och bromsar utvecklingen av fler internationella direktlinjer, hävdar Swedavia. Arlanda har redan tillstånd att låta flygplan flyga vid sidan av Upplands Väsby för att landa på bana 3, en så kallad kurvad inflygning. Utrustningen finns dock ännu bara ombord på vissa flygplan och kräver särskild utbildning av piloten och att flygbolaget har ett särskilt tillstånd. För att kurvad inflygning ska kunna ske i större skala måste de dessutom godkännas av svenska Transportstyrelsen och den internationella ICAO. Flygplatsens utsläppstak för koldioxid finns inte längre kvar utan har ersatts med en handlingsplan för minskade utsläpp. Det innebär att ansvaret för vägtrafikens koldioxidutsläpp inte längre ensidigt läggs på Swedavia.
A N N O N S
HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN SMART MEDIA
ANNONS
6
EXP E RTPANEL
Försäkring och konferens – expertpanelens bästa tips TEXT ANNIKA WIHLBORG
Christina Karlegran
Marina Beste
Jennie Barkselius
Kommunikationschef på ERV
Bokningschef på Rånäs Slott
Marknadsansvarig på Eventyr
Vad bör man som affärsresenär tänka på när man väljer reseförsäkring?
Hur formulerar man ett tydligt syfte för sin konferens?
Vilka mervärden kan en eventbyrå addera till ett företags konferens?
– Tänk på att hemförsäkringen aldrig täcker resor i tjänsten. Du måste alltid ha en separat försäkring anpassad för affärsresor när du reser i tjänsten. Se över hur resandet ser ut. Hur många resdagar per år du beräknar, hur du reser, vilken utrustning du har med dig och till vilka länder du reser.
– Fundera på vad du vill få ut av konferensen, vad ni ska fokusera på och vad ni vill uppnå. Vill ni arrangera en strategikonferens, en idékonferens eller en teambyggande konferens? Låt syftet avgöra valet av mötesform och konferensprogram. _MG_0709.CR2 för att När programmet är genomtänkt ökar förutsättningarna deltagarna ska känna sig motiverade att engagera sig och delta aktivt under konferensdagen. Se till att ha en tydlig agenda att utgå ifrån. Det viktigaste är sedan uppföljningen, ställ frågan, lyckades vi att uppnå vårt mål?
– Företag som väljer att anlita en eventbyrå får tillgång till byråns stora nätverk som omfattar alltifrån moderator, tekniska hjälpmedel till mötesanläggningar och underhållning. Eventbyrån kan agera bollplank genom hela processen, från idé till _MG_0710.CR2 genomförd och utvärderad konferens._MG_0711.CR2 De kan också konkretisera konferensens syfte, välja rätt anläggning, kvalitetssäkra evenemanget och bidra till att konferensen blir en investering som verkligen lönar sig och uppfyller sina mål.
Vilka faktorer bör man titta efter när man jämför olika aktörer? – Att försäkringen gäller för de länder du ska resa till, vilket framför allt är viktigt om du reser i krigs- eller riskområden. Se över skyddet vid sjukdom och olycksfall, så att du har ett bra skydd om olyckan är framme. Om du reser med dyrbar eller mycket utrusning är det viktigt att försäkringen ersätter dessa vid stöld eller förlust. Reser du till exempel ofta med bil så kan det vara en fördel att försäkringen innehåller assistansservice ifall bilen går sönder och du blir stående någonstans.
Vilken typ av försäkringsskydd kan vara bra att ha om man reser mycket i jobbet? – En bra tjänstereseförsäkring bör bland annat innehålla ersättning vid sjukdom/olycksfall/dödsfall, ersättning vid förseningar, ersättning för förlorat/försenat bagage, egendomsskydd både för egen och företagets egendom, merkostnader vid evakuering ur krigs- och högriskområde, merkostnader för hemresa om något allvarligt händer hemma, assistans vid medicinsk nödsituation och ersättning om den försäkrade måste ersättas av och annan person.
På vilket sätt har kundernas krav på eventbyråer förändrats? Hur får man ut mesta möjliga av konferensen? – Ta vara på tiden även efter konferensdagens slut. Då kan deltagarna passa på att umgås och lära känna varandra under mer avslappnade former. Ett enkelt tips är att anpassa aktivitet efter vald mötesform. Vi hjälper er gärna att planera efter ert behov. Många av våra konferensdeltagare berättar exempelvis om att de fattat några av sina mest genomtänkta beslut i vår sjöbastu med spapooler på bryggan.
Vad bör man ha i åtanke när man väljer konferensanläggning? – De flesta konferensanläggningar har relativt likartade grundkoncept. Det innebär att de mjuka värdena i form av service, mat, miljö och andra faktorer som kan upplevas med alla _MG_0712.CR2 sinnen ofta spelar en avgörande roll i valet av konferensanläggning. En fördel med en anläggning som ligger avskilt är att det är lätt att hålla ihop gruppen, även efter konferensdagens slut. Ett tips är att vara ute i god tid när ni bokar konferens, då ökar valmöjligheterna väsentligt.
– Konferenser är numera betydligt mer målfokuserade jämfört med tidigare. Konferensen ska bidra till en varaktig effekt som går i linje med företagets övergripande verksamhetsmål. Efterfrågan på eventbyråer som kan bidra till att strukturera såväl förberedelserna som genomförandet och efterarbetet har ökat. Det ökar förutsättningarna att etablera ett långsiktigt och tryggt samarbete.
Hur kan företag säkerställa att de får maximalt värde och nytta av sin konferensinvestering? – Formulera ett konkret, specifikt och mätbart mål för konferensen. Följ upp målen med jämna intervaller. Det gör att konferensinvesteringens effekt kan mätas på ett mycket konkret sätt. Låt deltagarna vara delaktiga, både i mötet och resten _MG_0715.CR2 _MG_0716.CR2 av programmet istället för att bara servera ett färdigt budskap. Undvik att låta bra idéer rinna ut i sanden och var tydlig med vems ansvar det är att följa upp och ta tag i det som beslutats under konferensen.
www.thecard.se
Bli en vinnare i ditt företag UE EQ
ER
EL
L
TR
ft
AV
En kund till oss sa nyligen så här:
NT
FR
Med TheCards Frequent Traveller-kort har du inga valutapåslag eller avgifter för uttag i bankomat utomlands.
”Har vi så mycket som 29.000:- i dessa avgifter per år? Och de kan ni ta bort? Ja, vad väntar vi på…!?”
890 2 3456 7 4000 001 AR
0000
MONTH/YE
EXPIRES END
ER NAME CARDHOLD
Kopplar du ditt Frequent Traveller-kort till vårt TheCard Resekonto spar du ännu mer pengar.
färgstarka mötesupplevelser Boka din nästa konferens eller event på Park Inn by Radisson®-hotell i Lund, Malmö, Stockholm eller Uppsala. Adding Color to Life
SM
parkinn.se
150819 STOXA NG Ad Företagsresor (251x370).indd 1
10/23/13 6:44 PM
A N N O N S
HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN SMART MEDIA
ANNONS
8
PR O FILINTERV J U
Prispressarna stöper om resebranschen Både det privata och det yrkesmässiga resandet har professionaliserats oerhört mycket. Resebranschens struktureras om och nya prispressare stökar till det för de gamla aktörerna. Det konstaterar Lottie Knutson, informationschef på Fritidsresor. TEXT FREDRIK DHEJNE BILD FRITIDSRESOR
Lottie Knutson har en lång bakgrund i resebranschen med 15 år på Fritidsresor och före det ett antal år i SAS. Egentligen är hon journalist men arbetar i dag med information och marknadsföring på Fritidsresor. – Jag har mycket av journalistiken kvar i mig. Dessutom är jag gift in i journalistiken via min man Mats Knutson på SVT. Men i den här funktionen talar jag för Fritidsresor. Hon säger att resenäringen professionaliserats oerhört mycket. – De stora aktörerna har blivit större, det har kommit in nya prispressare. Samtidigt gör folk mycket mer själva, det gäller även yrkesresandet. Det är en intressant utveckling, menar hon. Hon noterar att resebranschen klarat sig bra jämfört med andra branscher. Folk prioriterar resande före andra inköp. – Idag reser vi långt och är borta kortare tid, det är ingen som tycker det är konstigt. Vi gör också många fler storstadsresor i Europa, också drivet av lågprisflyget. Vi har även mer tematiskt resande som vinresor och så vidare. Det kan vara väldigt nischat. INTERNET HAR TOTALT förändrat resebranschen och Fritidsresor säljer 70 procent på nätet.
»För våra egna
tjänsteresor sprider vi gracerna. Det är bäst pris och bäst förbindelse som räknas.
Lottie Knutson
– Det ställer stora krav på relevant och inspirerande innehåll på sajterna. Det blir ett mer publicistiskt tänk för oss. Vi jobbar oerhört mycket med bild och film som inspiration.
Hur förhåller sig arbetsresor till nöjesresor, finns det några gemensamma nämnare? – Jag tror att det är vanligt att folk samlar poäng på sina arbetsresor även om företagen helst inte vill det. Sedan använder de poängen till sina privata resor. De reguljära flygbolagen vill också nå privatresenärerna. Just nu är detta högaktuellt. Hur tror du affärsresebeställarna uppfattar detta? – Som professionell beställare handlar det oftast om tidtabell och punktlighet och det är klart att man
Resehanterare tycker att flygbolagen krånglar till det, delar du denna bild? – Ja och jag förstår att detta är en djungel, priserna är helt rörliga och ändras hela tiden. Jag förstår också att företagen vill ha koll på sina resekostnader och styra resandet. Vi ser ju själva att våra reskostnader blir höga även om vi har videokonferenser. Själv tycker Lottie Knutson att flygresandet blivit mer besvärligt med alla köer och säkerhetskontroller. – Dessutom ska man vara på flygplatsen allt tidigare. Vad kan ni göra i branschen åt detta? – De stora flygbolagen har ganska bra tjänster som att checka in via nätet, välja säten och liknande. Det hjälper ändå inte mig särskilt mycket när säkerhetskontrollerna tar så lång tid. För de flesta reguljära flygbolag fungerar incheckningsautomaterna men du ska ju ändå stå i en kö till en disk för att lämna in bagaget.
Lottie Knutsson tycker att de stora flygbolagen har bra tjänster som att underlätta incheckningen på flygplatserna.
INFO & BOKNING 0643-320 11 / INFO@BYDALEN.COM
duplicera.nu
konferens & grupper | event boende | skidåkning | wärdshus
inte kan vara allt för alla. Däremot tror jag inte flygresenärerna har något emot att man blandar kategorier i planen. Man är inte så bortskämd längre som flygresenär. Konsekvensen av detta är också att prispressen ökar vilket affärsresenärerna har nytta av.
Konferera och upplev fantastiska Bydalen! En konferens ska frigöra kreativiteten, ge nya kunskaper, energi och gemensamma upplevelser som sammansvetsar. Hos oss i Bydalen får ni en kickoff eller konferens med modernt boende, nybyggda konferenslokaler och god mat i genuin fjällmiljö. Oavsett årstid så erbjuder den jämtländska fjällvärlden unika upplevelser. Vi ligger mitt i backen, har egen skidshop, uthyrning, skotrar och helikopter. Våra duktiga guider anpassar er vistelse till total tillfredsställelse. Bydalen ligger endast en timmes bilfärd från Östersunds flygplats. För en riktig energikick – välkommen till Bydalen!
ANNONS
HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN SMART MEDIA
ANNONS 9
PRO FILINT ERV JU
»Idag reser vi långt och är borta kortare
tid, det är ingen som tycker det är konstigt. Lottie Knutson
Vill ni ändra på detta? – Det är inte så lätt, mycket av detta är myndighetsstyrt. Men ni kan väl påverka bemanningen i incheckningen? – Jo det kan vi, men de upplevs inte så besvärliga i dag. Däremot är säkerhetskontrollen värre. Många flygplatser har inte dimensionerat upp denna efter antalet resenärer och det är långsamma processer att påverka myndigheter i olika länder. Vad betyder lågprisflyget för er och för affärsresenärerna? – Det påverkar jättemycket. Vi samarbetar med en rad tredjepartsflyg. Det har gjort att andra etablerade flygbolag, både charter och reguljära, tvingats att se över sina kostnader. Det har påverkat hela branschen både genom att ge resenärerna billigare biljettpriser och genom att pressa kostnaderna i hela branschen, det har inte undgått någon. Hon säger att företagen i dag använder lågprisbolagen när detta är möjligt. – För våra egna tjänsteresor sprider vi gracerna. Det är bäst pris och bäst förbindelse som räknas.
effektiviserar, samtidigt menar hon att myndigheterna kan göra mer för
Aktiva konferenser under alla årstider Krispig vinter, porlande vår, grönskande sommar eller eldig höst – fjällen är en levande konferensarena full av möjligheter. Upplev en aktiv konferens som ger energi och minnen som håller länge. SkiStar Grupp & Konferens skräddarsyr efter dina önskemål. Kontakt: skistar.com/konferens konferens@skistar.com +46(0)280-880 17
Miljörörelsen är ofta kritisk till resebranschen, hur ser du på det? – Det förstår jag. Allting utom att cykla har ju en miljöpåverkan. Samtidigt har debatten blivit mer balanserad när det visade sig att flyget står för en ganska liten del av utsläppen av koldioxid. Men självklart ska branschen granskas. Det är till
exempel lite synd att uppmärksamheten kring Boeings nya Dreamliner fokuserats på teknik- och inkörningsproblem istället för att planet drar omkring 20 procent mindre bränsle än äldre modeller. Det finns ju ändå lite hopp. Lottie Knutson vill också gärna få till bättre tågförbindelser. – Det är inte bra att tågen fortfarande är en nationell angelägenhet i europeiska länder. Vi gjorde ett försök med tågcharter men det var svårt att få till det. Det finns inga snabba bra förbindelser internationellt. Dessutom blev det oerhört dyrt jämfört med flyget. Jag tycker också att det privata initiativet (Blå tåget), att köra tåg mellan Stockholm och Göteborg och där man ska satsa på service och upplevelse, låter väldigt intressant. Jag hoppas också att interrailförsäljningen går upp igen. Jag tågluffade själv och då var det billigt jämfört med i dag. Det är synd eftersom tågluffandet också har en social funktion att lära känna Europa.
Smart fakta Namn: Lottie Knutsson Befattning: Informationschef Fritidsresor Utbildning: Journalisthögskolan i Stockholm Familj: Make Mats + fyra barn Favoritresmål: Drömmer om Bali Bästa flygplats: München Sämre flygplats: Undviker Frankfurt
Riksrevisionen kritiserar regeringen och Trafikverket för tågförseningarna Tågförseningarna beror inte bara på otillräckliga investeringar. Det finns en outnyttjad potential i järnvägssystemet som kan minska förseningarna. Det konstaterar Riksrevisionen i rapporten Tågförseningar – orsaker, ansvar och åtgärder. Riksrevisionen granskningen visar att regeringen inte har gett Trafikverket, Transportstyrelsen och marknadsaktörerna tillräckliga förutsättningar för att förebygga förseningar. – Tågförseningarna kan minskas och staten kan få mer valuta för pengarna om styrningen och uppföljningen av järnvägssystemet förbättras, säger riksrevisor Claes Norgren. Riksrevisionens redovisar följande huvudsakliga slutsatser: • Trafikverkets avgifter för att styra kvalitet är för låga för att tågoperatörer ska vidta åtgärder. Trafikverkets styrning av banunderhållet är otillräcklig. Upphandlingen av entreprenörer brister och gör att kvalitet inte kan garanteras. • Trafikverkets metod för att ta betalt av järnvägsoperatörerna har inte förändrats trots ökad trafik och fler operatörer. Trafikverket kan inte göra en lämplig avvägning mellan punktlighet, antalet tåg på banan och trafiktyper. Det förvärrar trängseln och innebär förseningar. • Jernhusen har inte byggt depåer i takt med den ökade trafiken. Denna brist skapar tomtransporter på järnvägen som tar kapacitet från normal trafik.
A N N O N S
HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN SMART MEDIA
ANNONS
10
F ÖR DJUPNING
KONFERENS
I höstas valde Polar Music Prize att arrangera Polar Music Talks i en biosalong i centrala Stockholm. Flera faktorer påverkade valet av eventlokal.
Låt innovativa tankar flöda i annorlunda miljöer Ett av de främsta syftena med en konferens är ofta att inspirera till nya tankegångar och att generera innovativa idéer som ska bidra till att utveckla verksamheten. Genom att konferera på en oväntad plats som kan bidra med nya intryck kan konferensdeltagarna inspireras till nytänkande. TEXT ANNIKA WIHLBORG
Utgå från syfte och mål när du bokar konferens. Många faktorer ska stämma och många pusselbitar ska falla på plats för att konferensen ska flyta på. Rätt anläggning, rätt tidpunkt, en fungerande agenda med realistiska tidsmarginaler, bra mat och smidiga transporter till och från mötet är några av framgångsfaktorerna. Det viktigaste är dock att ha ett tydligt mål och syfte med konferensen. Gör hemläxan ordentligt, var klara över konferensens syfte, vem som bör delta och vad ni hoppas att deltagarna tar med sig hem när konferensen är slut.
Fundera över gruppens prioriteringar Att åka till värmen eller på fjällkonferens med kollegorna kan bli ett roligt äventyr som kombinerar nytta med nöje. – En fördel med att konferera i ett nytt land, ute i naturen, ombord på en båt, på ett slott eller kanske
»En fördel med att konferera i ett nytt
land, ute i naturen, ombord på en båt, på ett slott eller kanske i en biosalong är att hela gruppen hamnar i ett nytt sammanhang och en miljö som skiljer sig från den vardagliga miljön på kontoret. Pernilla Andrén
i en biosalong är att hela gruppen hamnar i ett nytt sammanhang och en miljö som helt skiljer sig från den vardagliga miljön på kontoret, säger Pernilla Andrén, chef för meetings & events på affärsresebyrån Carlson Wagonlit Travel. Hon rekommenderar företag att fundera över sina prioriteringar, om man vill lägga pengar på ett lyxigt hotell och bra mat eller heller spenderar konferensbudgeten på upplevelser och aktiviteter på plats. Om gruppen inte kommer att vistas särskilt mycket på hotellet kan det exempelvis vara en god idé att välja ett tre- eller fyrstjärnigt hotell snarare än en femstjärnig motsvarighet.
att undvika att konferera i april, maj, september eller oktober, då det är högsäsong på konferensanläggningar i såväl Sverige som utomlands, säger Pernilla Andrén. En destination som ökat i popularitet på senare år är Kanarieöarna, som är relativt solsäkert, ett par timmars flygresa bort och som dessutom har ett stort utbud av konferenshotell. Pernilla Andrén tipsar också om destinationerna längs med den tyska och polska Östersjökusten, ett område som inte ligger särskilt långt bort men ändå kan erbjuda kulturoch naturupplevelser av rang. I Polen är dessutom prisnivåerna generellt sett lägre än i Sverige.
Lås dig inte vid någon specifik destination – Var ute i god tid, lås dig inte vid någon specifik destination, utgå istället från konferensens syfte. Grupper som vill ha maximal valuta för sina konferenspengar gör klokt i
Skidkonferenser med brett aktivitetsutbud Företag som överväger att dra till fjälls eller åka ner till Alperna på konferensen kan numera åka på skidkonferens även om alla deltagare inte åker utför. Numera erbjuder
Rånäs Slott – i mötet mellan förnuft och känsla
de flesta fjälldestinationer ett brett aktivitetsutbud, även för den som inte drömmer om att susa nerför pisterna. Bland annat kan man hitta skreddarsydda paket hos SkiStar Grupp & Konferens med till exempel matlagningsaktiviteter, hundspann, skytte och isfiske. Detta är bara några exempel på fartfyllda aktiviteter att umgås kring mellan konferenspassen. – En trend på uppåtgående är att allt fler konferensgrupper som åker utomlands väljer att åka på storstadskonferens, ofta till någon av våra europeiska storstäder med ett stort utbud av upplevelser och aktiviteter. Paris har exempelvis fått ett uppsving på sistone, sedan Paris Saint Germain värvade Zlatan Ibrahimovic, säger Pernilla Andrén. En trend är att allt fler företag väljer att konferera i Sverige, men det finns som bekant gott om oväntade miljöer och tillgång på nya intryck även i vårt avlånga land. Polar Music Prize är en organisation som är mest
känd för att varje år dela ut ett prestigefullt musikpris. I augusti varje år arrangerar stiftelsen även en heldag, Polar Music Talk, då livemusik varvas med paneldebatter och andra typer av scenframträdanden. Polar Music Talk fungerar bland annat som en uppskattad mötesplats för musikbranschen.
Polar Music Talk valde biosalongen som möteslokal I höstas valde Polar Music Prize att arrangera Polar Music Talks i en biosalong i centrala Stockholm. Flera faktorer påverkade valet av eventlokal, bland annat tillgången till mingelytor i den rymliga foajén. – Biosalongen är stor och rymmer drygt 600 deltagare, vilket matchade antalet anmälningar till vårt evenemang. Det centrala läget mitt i Stockholm city var förstås också en fördel, inte minst eftersom vi samlar deltagare från olika delar av Sverige och världen. Bekväma fåtöljer och tillgången till en stor bioduk i salongen samt skärmar i foajén, där vi kunder visa upp delar av vårt program, bidrog också till att vi arrangerade Polar Music Talks i en biosalong, säger Hannah Grocher Schildt, koordinator för Polar Music Talks.
Smart fakta Konferenser som sträcker sig över flera dagar kräver minutiös planering. Ta gärna hjälp av en arrangör med lång erfarenhet av konferensresor.
ranasslott.se 08-22 36 00
heart.se
Boka framtidens konferens på Ystad Saltsjöbad redan idag. Upplev också vår unika spaupplevelseThe Creek Experience
DIARRÉ MA K AN KOM T. PLÖTSLIG 0411-136 30 | ysb.se | info@ysb.se
Besök en vaccinationsmottagning i god tid innan du åker! Det går inte att skydda sig till 100 % mot sjukdomar som sprids med mat, vatten eller andras dåliga handhygien. Men du kan minimera riskerna! Fråga på en vaccinationsmottagning hur du bäst tar hand om dig själv och dina barn på resan.
Semester mage.se Crucell Sweden AB • 08-735 10 00
Kampanjen är förhandsgranskad och godkänd av IGM.
Konferera med mera Brainstorm med operaavslut, Arena di Verona, Italien.
frukostseminarium med patisserieodyssé, Paris, Frankrike.
Tjänsteresa till Paris eller utlandsplacering i Dubai?
Workshop-weekend med distillery Tour, Skottland, Storbritannien.
ERV har servicekontor över hela världen som hjälper våra försäkrade om något skulle hända. Trygghet oavsett var du befinner dig. Vi har över 90 års erfarenhet av reseförsäkringar och resesäkerhet. Besök oss och läs mer på www.erv.se.
Scandorama Grupp & Konferens har mer än trettio års erfarenhet av att arrangera grupp-, special- och konferensresor i Europa. Med oss syr du enkelt ihop ett inspirerande reseprogram. Scandorama GrUPP & KonferenS Box 4048, 203 11 Malmö konferens@scandorama.se 040-600 00 60 gok.scandorama.se
Nu heter vi ERV, tidigare Europeiska.
A N N O N S
HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN SMART MEDIA
ANNONS
12
ÖVE RBLICK
KORTARE RESOR
Det finns en mängd taxibolag som erbjuder avtal som är helt kort- och kontantfria avtal där företaget i stället får alla resor samlat på en faktura i slutet av månaden.
Effektiva transportlösningar Att välja rätt transportlösning för företaget kan vara lättare sagt än gjort. Det finns många alternativ och det är mycket man bör ha i åtanke när man gör sitt val. TEXT WALDEMAR INGDAHL
Ett bra första steg är att kartlägga företagets resor, hur mycket reser ni och var? Rör det sig om längre sträckor inrikes eller har ni säljare som kanske åker kortare sträckor men ofta? Oavsett vilken lösning man i slutändan väljer blir det med största sannolikhet mer kostnadseffektivt om man har gjort sin hemläxa ordentligt.
NY T SMAR T TJÄNS
för ett företags taxiresande varit en kostnadspost som sällan följs upp, men med hjälp av taxiavtal kan företag spara kostnader och energi. En taxiresa på ett par hundralappar kan kosta nästan lika mycket i administrativ kostnad. I ett stort företag blir det lätt många kvitton som ska samlas in och bokföras i slutet av månaden. Det finns en mängd taxibolag som erbjuder avtal som är helt kort- och kontantfria avtal där företaget i stället får alla resor samlat på en faktura i slutet av månaden. För att effektivisera administrationen ytterliggare kan man välja att koppla avtalet till ett resekonto där alla resor bokförs direkt på kontot. Med hjälp av en sammanställd fakturering blir det även lätt att få en överblick över LÄNGE HAR UTGIFTERNA
företagets resande. Företaget kan dessutom få rabatt på vanliga sträckor, kanske är ni många som ofta åker mellan kontoret och flygplatsen? NÄR SVENSKA FÖRETAG står inför de många alternativen för företagsbilar väljer de allra flesta leasing. Att leasa en företagsbil är ofta mer ekonomiskt fördelaktigt än att köpa en på avbetalning eftersom upp till 50 procent av momsen då är avdragsgill. Dessutom behöver du inte oroa dig för att du binder upp ditt kapital i dyra bilar. Månadskostnaden som sedan betalas beror på bilens pris, restvärde, leasingränta och avtalstidens längd. Just nu ökar det som kallas operationell leasing i Sverige. Den största skillnaden
mellan operationell leasing och traditionell finansiell leasing är risktagandet. Operationell leasing är mer omfattande än den finansiella formen eftersom uthyraren då även erbjuder andra tjänster som service och underhåll. Dessutom garanteras bilens restvärde då leasertagaren inte själv ansvarar för bilens värde vid slutet av leasingperioden utan den lämnas då tillbaka till uthyraren. i dag nya medarbetare med förmånsbilar vilket innebär att medarbetaren även får använda bilen utanför tjänsten. Då måste det privata nyttjandet av bilen tas upp som inkomst och beskattas till marknadsvärdet. Det är tillåtet att köra hundra privatmil per år om högst tio körtillfällen med en tjänste-
bil utan att det ses som en förmån. Det är alltid en bra idé att låta medarbetarna föra en körjournal över sitt bilanvändande. Det finns inget uttryckligt krav på det i lagtexten men det har visat sig vara till stor fördel när rättsfall har uppstått. Dessutom är det ett bra sätt att få en överblick över hur mycket alla anställda i företaget använder fordonen, information som kan vara till stor hjälp i senare upphandlingar.
MÅNGA FÖRETAG LOCKAR
VI HJÄLPER DIG ATT JÄMFÖRA FACTORINGBOLAG OCH VÄLJA RÄTT AVTAL
www.fakturum.se FAKTURAKÖP | FAKTURABELÅNING | FACTORING
för ny upphandling, oavsett om det gäller taxi- eller leasingavtal, är det alltid bra att komma utrustad med statistik över företagets resande. Med hjälp av detaljerade körjournaler och statistik över taxianvändandet är enklare att spara in på resurser. NÄR DET ÄR DAGS
A N N O N S
HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN SMART MEDIA
ANNONS
13
HOTELL
»Ett lättåtkomligt läge som enkelt
kan nås med kollektivtrafik eller bil är avgörande, affärsresenärer är generellt sett mindre priskänsliga när de väljer hotell än när de köper flygbiljett. Jan Ogner
Hotellen som vinner affärsresenärernas hjärta Hotell är, av naturliga skäl, en av affärsresenärens i särklass största utgiftsposter. Valuta för pengarna, hög komfort, lättillgänglighet och en smidig logistik är några av de faktorer som påverkar affärsresenärers val av hotell. TEXT ANNIKA WIHLBORG
Enligt senaste upplagan av ”Nordic business travel forecast”, som kartlägger nordiska affärsresenärers hotellpreferenser rankas valuta för pengarna högst när affärsresenärerna fick uppge vad de prioriterar högst när de väljer hotell. Komfort och bra service hamnade på andra och tredje plats. De nordiska affärsresenärerna är dock inte helt samstämmiga i sina prioriteringar. För norrmännen och danskarna är hotellets service viktigast, medan svenska och finska affärsresenärer prioriterar valuta för pengarna.
Avtal med fler hotell en tydlig trend Många hotell lägger mycket resurser på bekväma sängar, designad inredning och utformning av lokaler. Servicefaktorer uppmärksammas inte alltid i samma utsträckning.
Om man ska förlita sig till resultatet i Business travel forecast kan det i framtiden löna sig att finslipa sitt serviceerbjudande. – Affärsresenärer är relativt nöjda med hotellens utbud och service, men man kan ändå ana en viss förbättringspotential. När affärsresenärerna ombads ranka de tjänsteområden som har störst förbättringspotential toppade flyget listan, tätt följt av hotellen, säger Jan Ogner på Resegeometri, som regelbundet kartlägger nordiska affärsresenärers preferenser. Svenska företag med fler än 50 anställa har i snitt 1,6 hotellavtal och 2,3 registrerade bonuskort på hotell, en siffra som ökat på senare år. Allt fler företag väljer med andra ord att öka sina valmöjligheter genom att skriva avtal med flera hotellkedjor. Sedan fler hotell introducerade rörlig prissättning som styrs av tillgång och efterfrågan är avtalspriserna dock inte alltid lägre än priserna för övriga gäster.
Krångelfri uppkoppling och ett lättillgängligt läge Bekvämligheten och möjligheten att arbeta effektivt på hotellet är viktiga faktorer för affärsresenärer. Kostnadsfri, stabil, snabb och krångelfri uppkoppling betraktas numera som en självklarhet. Ett lättåtkomligt läge som enkelt kan nås med kollektivtrafik eller bil
är också avgörande, enligt kartläggningen, affärsresenärer är generellt sett mindre priskänsliga när de väljer hotell än när de köper flygbiljett. Skillnaden mellan ett budgethotell och ett mellanklasshotell är ju ofta mycket större än skillnaden mellan reguljärflyg och lågprisflyg. Många affärsresenärer som reser mycket och spenderar många nätter på hotell efterfrågar en hemlik och genuin atmosfär snarare än en miljö som präglas av lyx. Ytterligare en faktor som många affärsresenärer värdesätter är möjligheten att äta något enkelt på hotellet på kvällstid de dagar då man inte hinner eller vill gå ut och äta middag. Tonvikten ligger på enkelheten, ibland kan det räcka med en smörgås och en kopp kaffe, en annan gång kanske man vill beställa upp en sund och okomplicerad kvällsrätt till rummet. Ett stort antal affärsresenärer uppskattar också gym och andra träningsmöjligheter på hotellet, exempelvis en pool.
Ett smidigt flöde och god frukost värderas högt Affärsresenärer har ofta små tidsmarginaler. När de rör sig på ett hotell är det därför viktigt att flödet fungerar väl, så man lätt kan ta sig från frukostmatsalen till rummet, att in- och utcheckningen fungerar snabbt och smidigt och att servicen
finns tillhands i samma ögonblick som den efterfrågas. Affärsresande präglas av kostnadsfokus, mycket handlar om att minimera de samlade resekostnaderna. Det innebär att hotellövernattningarna generellt sett minskar, fler väljer att resa över dagen. När man väljer hotell så föredrar merparten en hyfsad standard utan att för den sakens skull unna sig en lyxupplevelse. En undersökning från Visma visar att tre av fyra affärsresenärer i första hand tittar på läget när de väljer hotell. 61 procent låter priset avgöra. 54 procent anser att frukostens kvalitet spelar en nyckelroll vid valet av hotell, medan 40 procent prioriterar en skön säng. I Vismas undersökning rankades dock inte tillgång till gym och spa särskilt högt, endast 7 procent av de deltagande företagen uppgav det som en avgörande urvalsfaktor när de väljer hotell.
Smart fakta Flera kartläggningar av svenska och nordiska affärsresenärers preferenser genomförs regelbundet. De kartlägger bland annat affärsresenärers preferenser vad gäller hotell, flyg, tåg, hyrbil och andra tjänster som berör affärsresenärens vardag.
A K T UELLT
Lättillgängligt affärshotell på Arlanda flygplats moderniseras Radisson Blu Sky City på Arlanda flygplats firar 20-årsjubileum 2014. Det firas bland annat genom att hotellet får ett rejält ansiktslyft och en modernisering som gör det redo att ta emot framtidens gäster och konferensdeltagare. Den positiva utvecklingen på Arlanda och satsningen från Swedavias sida på Sky City har gjort att hotellet valt att utöka sin verksamhet med ytterligare 30 rum och har nu totalt 260 rum. Tidigare i år invigdes även fyra nya konferenslokaler som tar upp till 80 deltagare och nu kan hotellet erbjuda inte mindre än 36 lokaler för allt från 2-80 personer. Ett av konferensrummen är ett Brain Box room, som stimulerar till kreativitet. På konferensen erbjuder Radisson Blu Sky City Brain Food konceptet som hjälper mötesdeltagarna att bli mer effektiva. Både Brain Box room och Brain Food är omtyckta ingredienser i Radisson Blus möteskoncept Experience Meetings. Nu i december renoveras receptionen för att skapa förutsättningar för såväl arbete som avkoppling. I början av nästa år inleds också renoveringen av restaurangen, som ska utmynna i ett nytt restaurangkoncept. – Radisson Blu Sky City är bekvämt och lättillgängligt för mötesdeltagare som flyger in från olika delar av landet. Till oss kan man kliva direkt till eller från flyget och använda tiden maximalt, oavsett om man har ett möte eller föredrar att sitta och jobba fram till avgång, säger Maria Tullberg, General Manager på Radisson Blu Sky City. – Det senaste året har hotellet tillgängligheten förbättrats ytterligare då pendeltågen numer går hela vägen till centralstationen på Arlanda, som ligger mitt i Sky City. Därmed stannar både nationella tåg, pendeltåg och Arlanda Express vid terminalen, säger Maria Tullberg.
A N N O N S
HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN SMART MEDIA
ANNONS
14
A KT UELLT
VIDEOKONFERENS
»Den nya tekniken gör det lätt att koppla
upp sig. Dessutom fungerar den på läsplattor, smarta telefoner eller persondatorer. Conny Sundquist
Välj standardiserade videolösningar Att mötas via video är idag väletablerat och möter ett allt större intresse från företag, organisationer och myndigheter. Tekniken har blivit enklare och allt mer integrerad i vanliga kontorsprogram. TEXT FREDRIK DHEJNE FOTO PRIVAT
När vi gör affärer, diskuterar politik eller löser komplicerade problem vill vi gärna träffas öga mot öga. – Vi människor kommunicerar inte bara med tal utan även med vårt kroppsspråk. Vi är vana att se varandra och vi tolkar in budskap i hur vi (re-) agerar, säger Conny Sundquist, expert på Visuell Kommunikation hos
IT- AV Distributören, Kavena, i Täby. Han säger att man förr ansåg video var väldigt krångligt. – Det som fortfarande krånglar till det är att det numera finns så många tillverkare som gärna vill vara med och som bygger sina egna, interna videolösningar. När det gäller professionell användning rekommenderar jag standardiserade produkter och lösningar. med videomöten är att man slipper att resa, sparar tid och pengar samt minskar miljöbelastningen. – Den nya tekniken gör det lätt att koppla upp sig. Dessutom fungerar den på läsplattor, smarta telefoner eller persondatorer. Idag håller standardprodukter hög säkerhet samt levererar full HD kvalitet. Alla videoklienter har inbyggd kryptering som räcker till för de flesta vanliga ändamål. DE STORA FÖRDELARNA
Conny Sundquist säger att intresset för video växer och börjar bli vardag för de flesta företag. De lägre kostnaderna medför naturligtvis ett större intresse. Tidigare var det främst de stora företagen som satsade på video då det krävdes stora investeringar i hårdvara och man körde via ISDN. Idag går videokommunikation nästan till 100 procent via internet eller interna nätverk. Utvecklingen av molntjänster driver också på utvecklingen.
Vad frågar slutkunderna om när de funderar på videomöten? – Först måste vi förstå varför man vill ha video och på vilket sätt man vill använda det: internt och/eller externt, vilka typer av möten kan vi förlägga över video istället för att resa? Därefter bedömer vi vilken lösning kunden behöver, alltifrån konferensrumsanläggningar till
klienter i medarbetares arbetsdatorer. Vi märker också att när man väl börjat använda video utvecklas behoven genom att användarna ser hur de kan utnyttja tekniken vidare. Man kan också behöva ta fram en policy för videomöten: när ska vi ha dem, hur ska de gå till, när är det ok att resa osv. Denna typ av verktyg är väldigt viktiga att använda. Dels är de ett styrmedel, dels är de bra för att få feedback från användarna/ organisationen.
att de sker från medarbetarnas egna arbetsdatorer. Moderna e-postprogram och e-kalendrar har videofunktioner integrerade i sig vilket gör användandet mycket enklare. Detta är en tydlig utveckling de senaste fem åren. – Vi kommer också snart att slippa nedladdning av klienter, vilket kan vara ett problem i vissa företagsmiljöer, och istället använda våra ordinarie webbläsare. Conny Sundquist: • Investera i framtidssäkrad, standardiserad videoteknik (H.323/SIP) • Visa vägen för de anställda genom att själv använda tekniken samt implementera gärna en tydlig mötesstruktur. • Uppmuntra Era kollegor i den förändringsprocess ni inlett, så att man på ett positivt och tydligt sätt förstår varför man önskar denna förändring. NÅGRA RÅD FRÅN
Får man bättre möten genom video? – Både ja och nej. När man väl vant sig vid tekniken håller man säkert fler spontana möten, det handlar helt enkelt om att effektivisera sin tid samt att få igång ett snabbare beslutsflöde, baserat på bättre underlag. Jag ser även att möten mellan två eller tre personer blir allt vanligare och
Vill ni ha hjälp att boka och planera ert nästa event?
Eventyr frälser näringslivet från dåliga möten Det finns alltför många möten och konferenser som inte ger önskad effekt. Som en av Sveriges största och mest väletablerade eventbyråer vet Eventyr hur det kan undvikas. Under årens lopp har bolaget anställt medarbetare med erfarenheter från bland annat management konsultbranschen, restaurangbranschen, resebranschen samt mötesindustrin. Det gör att man kan skräddarsy ett expertteam inför varje nytt uppdrag.
– En av våra viktigaste uppgifter som eventbyrå är att hjälpa kunden att nå de mål man satt upp för konferensen. En av våra stora styrkor är att se till att deltagarna är delaktiga under hela evenemanget och att det är en perfekt mix mellan information och interaktivitet, programpunkter och mingeltid, säger Eventyrs vd Sofi Franzén. Eventyrs bredd och erfarenhet gör att de kan hjälpa till med allt ifrån programmets utformning till val av aktiviteter och mat. – Vi är bra på att skapa konferensprogram med dramaturgiska inslag som gör
att deltagarna håller uppmärksamheten och skärpan på topp hela dagen. Vi uppmanar gärna våra kunder att våga tänka annorlunda och bryta sina invanda mönster när de arrangerar möten, menar Jennie Barkselius, marknadsansvarig på Eventyr. En av Sveriges första eventbyråer När Eventyr grundades 1995 var de en av Sveriges första eventbyråer. Under årens lopp har de samlat på sig en gedigen erfarenhetsbank av framgångsrika konferenser som ger dem en rik källa av idéer och upplägg att ösa ur. – Vi fungerar som ett bollplank till våra kunder och kan genomföra en konferens från start till mål. Vi kan också bidra med enbart kreativa tjänster när en kund med en egen eventorganisation vill ha hjälp med att exempelvis hitta en ny twist på ett evenemang. En nyhet är att kunder kan välja att abonnera på våra kreativa tjänster, vilket innebär att vi kommer ut till kunden med jämna mellanrum för att hjälpa till i idéarbetet eller kvalitetssäkra deras konferenser och event, berättar Sofi Franzén.
Vi kan hjälpa er med konferenser, kundaktiviteter, fester, marknadsevents, belöningsresor, säljtävlingar och mycket mer!
www.eventyr.se
A N N O N S
HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN SMART MEDIA
ANNONS
15
K RÖ NIK A
»Resandet i tjänsten har krupit nedåt
Affärsresenärens förväntningar Affärsresenärens vardag är långt ifrån lyx och glamour men deras förväntningar på reseleverantörerna är tydliga och i högsta grad relevanta. TEXT JAN OGNER
När man träffar på människor som inte är lika nära resebranschen som jag är och har varit under en stor del av mitt yrkesverksamma liv möter man ofta en förutfattad bild av vad en affärsresenär är. Affärsresenärer klär sig i flotta mörka kostymer, bär på smidiga dokumentportföljer i skinn, kör BMW, är utrustade med det senaste mobila tekniken, betalar med glänsande platinakort, rullar skumpaglas och sörplar ostron en trappa upp i en 747 på väg till någon av de stora världshandelsmetropolerna som Bejing, New York eller Singapore för att signa ett miljardkontrakt. DENNA BILD STÄMMER säkerligen till viss del, om än överdriven, på så sätt att resande i tjänsten är högt representerat bland högre befattningshavare på de svenska börsbolagen med uppgift att knyta band och göra affärer med andra multinationella företag, men den är också en kvarleva från den tid, kanske 1960 – 1970-tal, då resor i tjänst var en extremt dyr och exklusiv företeelse bara förunnad den högsta ledningen. Idag 2013 är bilden en annan. Resandet i tjänsten har krupit nedåt i hierarkin och de som reser idag är att beteckna som en mycket brokig skara. Dagens affärsresenärer kan vara en tekniker ute på ett serviceuppdrag eller en kommunanställd på väg till ett EU-möte om psykosocial hälsa. På flygplasterna ser man numera lika ofta ryggsäckar som attachéportföljer. Undersökningar vi gör bland svenska och nordiska affärsresenärer
i hierarkin och de som reser idag är att beteckna som en mycket brokig skara.
visar dock att det finns ett par saker som knyter dem samma. Obekväma tider, trånga varma utrymmen och ett evigt jagande av klockslag tär hårt på den frekventa resenären varför självklara krav är god service, att kunna arbeta under resan och inte minst en så bekväm reseupplevelse som möjligt. Samtidigt får detta inte ske till vilket pris som helst. Till följd av lågprisbolagens inträde på marknaden och den pristransparens som internet har gett oss råder idag en stor prismedvetenhet bland företagen, och även de resande. SAMMANTAGET TAR SIG detta en del olika uttryck beroende på vilken leverantör resenären möter under sin resa. Man förväntar sig en kompetent och exemplarisk service hos resebyrån. Resebyrån ska känna resenären och dennes företag, hur policyn ser ut och vilka önskemål man vanligtvis har. Priserna måste vara i paritet med de priser som erbjuds i andra kanaler, vilket generellt sett är förknippat med stor misstänksamhet bland affärsresenärer i dag. Pålitlighet är också av yttersta vikt. Flyget måste hålla tiden och hotellen måste hålla måttet. Lyx och glamour i all ära men i grunden handlar det om att förse resenärerna med tjänster som fungerar till ett pris som nödvändigtvis inte är lågt men väl motiverat. Detta är basic, men det som gör en överraskad efter att ha mätt detta under flera år är ändå att det kan skilja sig så i kundernas uppfattning om de olika leverantörernas förmåga. När tjänsterna i stort är generiska är det helt enkelt de små detaljerna som avgör.
har sedan 2004 via årliga oberoende undersökningar kartlagt den nordiska reseindustrin avseende kundnöjdhet, kundförväntningar, beteenden och framtidsprognoser.
RESEGEOMETRI NORDIC AB
Team building i unik vintermiljö
Team building och företagsevent i en fullständigt unik natur norr om Polcirkeln. Det är vad Björkliden, Riksgränsen och fjällstationen Låktatjåkko kan erbjuda. De senaste aktiviteterna är isklättring och glaciärvandring.
FOTO: BRUNO EHRS FOTO: ANDERS BERGWALL
Björkliden, Riksgränsen och Låktatjåkko är tre spektakulära fjällanläggningar – alla belägna en bra bit norr om polcirkeln, nära norska gränsen. Regionen är förstås främst känd för norrsken och utomhusaktiviteter just vintertid. Björklidens och i synnerhet Riksgränsens skidåkning behöver knappast någon närmare beskrivning, då den rankar sig som en av de bättre platserna i världen. Anläggningen i Björkliden som funnits på platsen i sedan 1926 är ett fyrstjärnigt hotell, vilket är unikt med tanke på dess geografiska läge mitt ute i vildmarken. Fjällstationen Låktatjåkko – som ligger mitt i ett fjällpass mellan Björkliden och Riksgränsen – erbjuder en unik mötesplats 1228 m.ö.h. Tillsammans erbjuder anläggningarna 1100 bäddar. Men regionen är även ett populärt mål för företagsevent och team building – sommar som vinter. – De mest klassiska vinteraktiviteterna är skidåkning, hundspann och skoteråkning. Även vintergolf är populärt och spelas på pistat underlag med utsikt över Lapporten, säger Frida Lundqvist, Meeting and event manager på Lapland Resorts.
De senaste aktiviteter som man börjat erbjuda är isklättring och glaciärvandring. Båda aktiviteterna lämpar sig väl för team building. I det senare fallet flyger gruppen med helikopter till glaciären där en bergsguide lär ut grunderna att ta sig säkert fram med stegjärn och isyxa. Gruppen får bland annat lära sig att säkra upp varandra när man går över sprickor och fira ned varandra med rep. – Det som lockar besökare hit är vildmarken och att göra aktiviteter tillsammans ute i det arktiska klimatet. Det kan inte förklaras utan måste helt enkelt upplevas.
Lapland Resorts | Tel: 0980-64100 | www.laplandresorts.se
EXPERIENCE MEETINGS MÖTEN MED PLATS FÖR ATT TÄNKA, SNABB WIFI OCH BRAIN FOOD. ALLA DE INGREDIENSER SOM KRÄVS FÖR ETT LYCKAT MÖTE.
HOTELS DESIGNED TO SAY YES! T: 08 5068 8700 groupdesk.sweden@carlsonrezidor.com radissonblu.se 150817 STOXA EXME Ad Företagsresor (251x370).indd 1
10/23/13 6:41 PM