AGOSTO 04 DE 2011 BOLETÍN INFORMATIVO UNIDOS No. 19 Atendiendo las sugerencias y peticiones de cada una de las microrregiones, la Coordinación Nacional de la Red Unidos quiere a dar conocer los inconvenientes más frecuentes, dando una explicación de la causa y como se puede mitigar el error en terreno. JORNADA DE SOPORTE PREVIO A LAS CAPACITACIONES DE FASE III Agradeciendo la disposición de cada uno de los Coordinadores, Técnicos de Apoyo y Cogestores que hicieron posible los resultados satisfactorios de la jornada, informamos la gestión realizada durante siete semanas en donde se atendieron 98 Microrregiones y como resultado se gestionaron 1.613. Estado de Casos Cerrada Escalado a Infojuntos Escalado por Conectividad Pendiente CGS Proceso Cierre Rep. Proc. Cierre Reposición Solucionado Total
Resumen General Jornada de Soporte 1.150 318 1 9 41 87 7 1.613
% 71.3% 19.7% 0.1% 0.6% 2.5% 5.4% 0.4% 100%
Es importante recordar que a través de esta jornada y la atención de casos por parte del equipo del Sistema de información de Unidos, durante la semana de Capacitación se evidenciaron los inconvenientes más frecuentes presentados en terreno y que en muchos casos pueden ser solucionados directamente por los equipos en cada Microrregión.
PREGUNTAS FRECUENTES. 1. ¿Por qué no se debe hacer uso de la herramienta Repair Base? La causa principal es porque se evidenció que genera pérdida de información y puede suceder que cause inconsistencias en los contadores de la base de datos Para tener mayor claridad las razones son: Borra la información capturada en el módulo de Registro de Visitas. Borra la información cargada en la versión 1.0.48 referente a los medios de verificación. Es decir, cuando van a realizar el seguimiento e ingresan a un medio le indica que no hay preguntas o no hay oferta. Borra información almacenada en Línea Base Familiar. Elimina la información de Logros priorizados y tareas asignadas en el módulo de Plan Familiar. Genera que el proceso de sincronización sea interrumpido. Genera que la base de datos sea bloqueada constantemente.
2. ¿Se va a entregar a los Técnicos de Apoyo una nueva herramienta para corregir el error “La Base de Datos no puede ser abierta”? La coordinación del Sistema de Información conoce la necesidad de suministrar herramientas que faciliten el trabajo de los Técnicos de Apoyo en terreno. Sin embargo, luego de analizar las consecuencias que trae esta herramienta se tomó la decisión de NO suministrar ninguna herramienta que perjudique el trabajo de los Cogestores y en este caso que la solución traiga a futuro consecuencias mayores. 3. ¿Cuál es el procedimiento para corregir los casos de la “Base de Datos no puede ser abierta”? Se debe llamar a la Mesa de Ayuda, adjuntar la Base de Datos (Archivo Juntos.sdf) indicando la cédula del Cogestor y la contraseña. Los agentes de la Mesa de ayuda cuando reciben la información verifican la fecha de la última sincronización. Si esta fecha es menor a 7 días realizan una sincronización en blanco, de lo contrario escalan el caso a Centro de Desarrollo y se tiene prioridad con los Cogestores rurales.
4. ¿Cómo evitar el error de “La Base de Datos no puede ser abierta? Cerrar correctamente el aplicativo Juntos y no dejar descargar la batería sin haberlo cerrado puede evitar el error “la base de datos no puede ser abierta”. Si durante el proceso de sincronización se le daña la base de datos (“La Base de Datos no puede ser abierta”) utilice la herramienta Restored que se encuentra en cada DMC, en la Carpeta Juntos. Si se presenta muy frecuentemente el error debe realizar un cambio de SDcard. 5. ¿Qué procedimiento debo hacer para reversar una familia que quedó mal dividida? Se debe diligenciar el formato de “Reversión” y seguir los pasos indicados en el Protocolo de ajuste de Información (Adjuntos con el Boletín). Recuerde que solo se pueden reversar los folios que tengan todos sus núcleos familiares en Sesión 2A. Es decir, si uno de los núcleos ya se encuentra en Plan familiar no se reversa el folio para ser corregido por el momento. La Coordinación del Sistema de Información trabaja actualmente en la solución para estos casos particulares. 6. ¿Se reversó un folio y no se visualiza en el DMC? Siempre que un folio sea reversado con ayuda del reporte de “Familias reversados” que se encuentra en el Sistema de Información Unidos, el Coordinador Local debe asignar el folio principal (Padre) al Cogestor que corresponda. 7. ¿El consecutivo de sincronización en el DMC es menor que en el servidor? Esta situación se genera por un reemplazo de back up antiguo y la solución es realizar una sincronización en blanco, por medio de la Mesa de Ayuda. Para ello, se debe diligenciar el formato “Reemplazo Backup” adjunto en este boletín, con el fin que los Coordinadores Locales y desde nivel Nacional se pueda llevar un seguimiento. 8. ¿El consecutivo de sincronización en el DMC es mayor que en el servidor? Esta diferencia es causada por una interrupción en el proceso de sincronización, ya sea por conectividad o comunicación con el servidor. Por lo tanto, el procedimiento a seguir es a través de la Mesa de Ayuda, adjuntando la Base de Datos (Archivo Juntos.sdf) indicando la cédula del Cogestor y la contraseña.
9. ¿Por qué no se visualizan los Cogestores en el módulo de Asignación? Se debe tener en cuenta que si un Cogestor se encuentra bloqueado por intentos fallidos en el ingreso de la contraseña, porque expiro la contraseña o porque está inactivo, este Cogestor no se puede visualizar en el módulo de Asignación. Sin embargo, en los próximos días se podrán visualizar estos Cogestores pero por su estado no se podrá asignar o desasignar folios. 10. ¿Por qué no se visualizan los Folios en el módulo de Asignación? Porque sufrieron apertura de núcleos y ahora tienen un nuevo número de folio Porque fueron reversados y cambio el número del folio. Porque son folios que se encuentran bloqueados.
11. ¿Folios no visibles? La información nunca se pierde, simplemente se deja de visualizar los folios en el DMC o en la Web. La principal causa de esto es por no realizar el proceso de reasignación correctamente, ocasionando que si los folios se encuentran en plan familiar no permita la descarga de información del cálculo de logro. Otro motivo por el cual no se pueden visualizar los folios y el avance de ellos es porque se realizó un reemplazo de BackUp anterior.
12. ¿Qué se debe hacer si no deja registrar la fecha real de la visita? Se debe registrar una fecha aproximada de la visita en caso de no acordarse con exactitud, teniendo en cuenta que esta no debe ser inferior a la última fecha registrada y no puede ser inferior a la última sincronización del folio. Recomendación: Cuando no se haya registrado ninguna de las sesiones en el DMC, ingrese en el mismo momento las visitas que se requieran hasta que el estado del folio y el registro de sesión sean iguales. Es decir si el folio esta en Plan Familiar con Logros priorizados se debe registrar la visita hasta la primera sesión de Plan Familiar y posterior a esto sincronice.
13. ¿Los folios se devuelven reiterativamente indicando el mensaje “No se pudo obtener la Tasa de Usura para esta Familia”? Los folios son devueltos porque no se tiene la fecha de la primera sesión en el dispositivo, para ello se debe ingresar al folio, cerrar ficha y sincronizar para que el proceso nocturno descargue la fecha de la primera sesión. 14. ¿Los folios se devuelven reiteradamente indicando que hay miembros duplicados? El Técnico de Apoyo por medio del reporte de “Estado de capítulos por Familia” puede evidenciar si la cantidad de miembros en el Sistema y en el DMC son diferentes. De ser así, comunicarse con la Mesa de Ayuda para realizar una sincronización en blanco. 15. ¿Puedo sincronizar en blanco desde el DMC? No se puede realizar el proceso de sincronización en blanco desde el DMC, debe realizarse siempre por medio de la Mesa de Ayuda, con el fin de garantizar que descargue la información completa. En pro de mejorar en la atención de cada uno de los inconvenientes presentados y dimensionar cada una de las falencias, solicitamos siempre reportar dichos problemas a la Mesa de Ayuda.
Agradecemos que esta información sea difundida y socializada con cada uno de los interesados. De igual manera, esperamos que el contenido de este boletín sea de utilidad, permita aclarar algunas dudas y facilite el trabajo de los Cogestores, Coordinadores y Técnicos de Apoyo en terreno.
ANA CATALINA SUAREZ PEÑA Coordinadora Nacional de Red UNIDOS IVAN OSEJO VILLAMIL Coordinador del Sistema de Información KATHERINE JUNCA ORTIZ Asesor Coordinación del Sistema de Información LIBIA GARCIA SALCEDO Asesor Coordinación del Sistema de Información