PROTOCOLO DE COMUNICACIONES 2012 by Centro Tecnologico del Mobiliario

Protocolo de Comunicaciones documento en construcci贸n

{

Obser va, es cucha, calla, juzga poco y pregunta mucho. August Graf t

}

Protocolo de Comunicaciones

Introducción 1. Manual de Comunicaciones. Es la guía que orienta las actuaciones públicas de los funcionarios y contratistas del SENA. 2.Manual de Identidad Corporativa. Con el ánimo de consolidar la imagen positiva interna y externa del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) el Protocolo de Comunicaciones establece guías para utilizar un mismo lenguaje institucional en nuestras relaciones con los diversos públicos de interés de la Entidad. Estas guías tienen el orden de tiempo, espacio y persona que lo convierten en herramienta para agilizar el desarrollo y ejecución de los planes y estrategias que en esta materia tiene el SENA. Este Protocolo tiene alcance a todos los colaboradores del SENA, bien sean contratistas o funcionarios, y a través del mismo cuentan con las líneas a seguir en materia de divulgación, promoción, y buen uso de la imagen de la institución. Este Protocolo de Comunicaciones contiene cuatro secciones importantes en la tarea de promocionar y velar por el cuidado de la imagen del SENA. 4

Protocolo de Comunicaciones

Establece los parámetros para la utilización pública de la imagen de la Entidad. 3.Manual de Páginas y Redes Sociales.

Electrónicas

Fija las pautas para la utilización y acceso a nombre de la Entidad, a las páginas electrónicas oficiales, blogs y cuentas en redes sociales. 4.Manual de Eventos. Es una guía para la preparación de los eventos y la utilización de la imagen institucional en los mismos. Aunque no es la única, el Protocolo de Comunicaciones se configura como una herramienta estratégica de comunicación, que permitirá proyectar la mejor imagen de la institución y de las personas responsables de su marcha, rendir cuentas, mostrar resultados, visibilizar la gestión y divulgar la oferta institucional.

Protocolo de Comunicaciones

Contenido 1.

Manual de Comunicaciones SENA

1.1.

Manual de Comunicación Externa. 1.1.1 Mensaje principal 1.1.2 La vocería 1.1.3 Cómo garantizar el impacto 1.1.4 Requerimientos de los medios 1.1.5 Lo que no se debe comunicar

1.2.

Manejo de crisis 1.2.1 ¿Cómo actuar? 1.2.2 ¿Qué no hacer en una crisis? 1.2.3 Máximas de manejo de crisis. 1.2.4 Otras recomendaciones

1.3. Comunicación Interna

Protocolo de Comunicaciones

Manual de Identidad Corporativa SENA

2.1. El Escudo 2.2 El Logosimbolo 2.3 Tipografía 2.4 Colores institucionales 2.5 Relación Logosimbolo con productos y servicios 2.6 Uso como Co-anunciante 2.7 Usos Incorrectos 2.8 Ejemplos de Aplicación 2.9 Señalización 2.10 Merchandising 2.11 Firma Electrónica 2.12 Portal 2.13 Intranet 2.14 Redes 2.15 Blogs 2.16 E-card 2.17 Flash Informativo 2.18 Boletín Institucional 2.19 Boletín de Prensa 2.20 Formatos Word 2.21 Carteleras

Manual de Páginas Electrónicas y Redes Sociales

3.1. Portal Web 3.2. Intranet 3.3. Correo Electrónico 3.4. Blogs 3.5. Redes Sociales

Manual de Eventos y Protocolo

4.1. Los Eventos 4.1.1. El SENA en Eventos 4.1.1.2 Eventos realizados por la institución 4.1.1.3 Eventos organizados por terceros 4.1.2 Organización 4.2 Protocolo y etiqueta 4.2.1 Actos Ceremoniales 4.2.2 Invitados Especiales 4.2.3 Eventos con Delegaciones Extranjeras 4.2.4 Protocolo en eventos inaugurales 4.2.3.1. Corte de Cinta 4.2.3.2. Descubrimiento de placas 4.2.5. Reglas de oro en el trato a clientes internos y externos

Protocolo de Comunicaciones

Manual de comunicaciones

Protocolo de Comunicaciones

Es una obligación constitucional de todas las entidades del Estado, de sus funcionarios y colaboradores mantener informados a los ciudadanos de la marcha y actuaciones institucionales, lo cual se logra en la medida en que haya canales efectivos a través de los cuales se muestren resultados, visibilice la gestión, divulgue la oferta institucional y rinda cuentas. En ese sentido, es importante tener claridad en cuanto los mensajes que vamos a divulgar, cómo y bajo qué contexto, y exista una línea institucional trazada por la Dirección General que permita a todos los actores del proceso de comunicación utilizar el mismo lenguaje. La Oficina de Comunicaciones del SENA tiene esa misión y para ello cuenta con herramientas o puede desarrollar las que considere sean efectivas en la búsqueda de esos objetivos. Por esta razón, asesora los procesos de la Entidad mediante el diseño y desarrollo de planes de comunicación, que responden a la Estrategia de Comunicaciones, publicada en la página 96 del Plan Operativo 2013 ‘Aprendiz Siglo XXI’: 10 Protocolo de Comunicaciones

“Comunicaciones Institucionales. El Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, cuenta con una Estrategia de Comunicaciones trazada por la Dirección General, que tiene como soporte para su ejecución el documento llamado Protocolo de Comunicaciones, que será difundido en noviembre próximo. Estos son los tres pilares fundamentales de la Estrategia de Comunicaciones de la Entidad: 1. Amplia difusión en el orden local, regional, nacional e internacional de la gestión de la Entidad. Es importante que el país, la opinión pública en general, y el mundo, conozcan la gestión de nuestra Entidad. 2. Enfoque educomunicativo de vanguardia, como resultado del trabajo coordinado entre la Dirección de Formación Profesional Integral y la Oficina de Comunicaciones. Nos soportamos en las TIC’s y los nuevos formatos, de tal forma que buscamos ofrecer formación integral para el trabajo en diversas plataformas y con un amplio soporte tecnológico”

3. Endomarketing - comunicación interna, que nos mantengan en permanente interlocución con cada uno de los públicos internos de la institución y nos permitan difundir de forma ágil, entre nuestros grupos de interés y talento SENA, los avances en el Sistema Integrado de Gestión de Calidad con Calidez, la promoción del bilingüismo, acciones de voluntariado, promoción de los concursos e iniciativas SENA y en fin, acceso permanente a información de interés”.

del diseño, desarrollo y mantenimiento de sistemas y mecanismos de información a los funcionarios, alumnos, usuarios y al público en general sobre los servicios y actividades del SENA; y de coordinar y organizar la divulgación masiva de los servicios de la entidad a la ciudadanía. Conforme a lo dispuesto en la misma norma, Artículo 7 – numeral 5- la Oficina de Comunicaciones es la responsable del cuidado de la imagen corporativa de la Entidad.

Por otra parte, la Oficina de Comunicaciones tiene la tarea de fortalecer la cultura organizacional frente a los medios, para lo cual atiende dos frentes: externo e interno.

La Oficina de Comunicaciones está a la cabeza de la Estrategia de Comunicaciones y es la encargada de velar porque en todos sus términos el Protocolo de Comunicaciones sea atendido por los servidores de la institución. La línea institucional y editorial de los contenidos comunicativos del SENA la fija el Despacho del Director General. La Oficina de Comunicaciones es la ejecutora de dicha línea.

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 249 de 2004, que modificó la estructura del SENA, Artículo 7 –numerales 4, 6, y 8-, la Oficina de Comunicaciones, en coordinación con la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas, la Oficina de Comunicaciones es responsable del diseño, producción y distribución de periódicos, boletines, medios audiovisuales y medios impresos con fines de información y divulgación institucional;

Cada una de las direcciones misionales de la institución tendrá un periodista encargado de su cubrimiento que será el interlocutor directo, responsable de los contenidos

Protocolo de Comunicaciones

noticiosos que se divulguen y el enlace de las mismas con la Oficina de Comunicaciones. Otras dependencias, proyectos, estrategias o actividades del SENA que produzcan información de interés, serán también asignadas como fuentes al grupo de periodistas de la Oficina de Comunicaciones, los que actuarán bajo los lineamientos de la misma y serán contratados bajo su criterio y aval. El Despacho del Director General, previo estudio de necesidades que surjan de la Estrategia de Comunicaciones, determinará las regiones del país donde se considere necesario contar con personal de apoyo para la Oficina de Comunicaciones. La estructura de la Oficina tendrá cuatro (4) editores que liderarán los procesos que tienen que ver con la ejecución de la Estrategia de Comunicaciones. Estos editores son: Periodístico, de Comunicación Interna, de Productos Audiovisuales, y de Páginas Web e Intranet. 12 Protocolo de Comunicaciones

El Editor Periodístico, liderará la operación de búsqueda, elaboración y distribución de información que está dirigida a la opinión pública en general. El Editor de Comunicación Interna, responderá por la difusión de todas las actividades de interés para la comunidad SENA. El Editor de Productos Audiovisuales, orientará la realización, producción y postproducción de las piezas de comunicación que en audio y video sean necesarias para garantizar la comunicación con los públicos externo e interno. El Editor de Páginas Web e Intranet, responderá por la permanente actualización de los contenidos de dichas herramientas. De la mano del webmaster, velará porque los diferentes públicos o clientes a los que dirige el SENA sus mensajes, tengan acceso a la misma.

1.1

Manual de Comunicación Externa. A través de la comunicación externa la Entidad se relaciona con los diferentes públicos de interés para la entidad, proyecta una imagen favorable de la misma y promueve la oferta institucional. Esta no es una tarea exclusiva de la Oficina de Comunicaciones y de la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas, pues todos los integrantes de la comunidad SENA, con su forma de actuar en público envían mensajes –positivos o negativos- que afectan la imagen de la Entidad. En conclusión: ‘todo comunica’ y todos en una organización son protagonistas de ello.

Protocolo de Comunicaciones

Aprendiz Siglo XXI

1.1.1

Mensaje Principal

Los clientes o público objetivo de la comunicación externa del SENA son:

c) Los eventos de la Entidad (encuentros, foros, ferias, seminarios, entre otros.

a) La opinión pública en general b) Los medios de comunicación. c) Los empresarios. d) Los socios estratégicos y aliados nacionales e internacionales. e) Las entidades gubernamentales del orden nacional, regional y local. f) El sector educativo. g) Los trabajadores h) Los desempleados. i) Los grupos de población vulnerable.

d) Las apariciones en público de los directivos o funcionarios que se relacionen con los diferentes públicos.

Son herramientas de comunicación para aproximarse a estos públicos externos: a) Los medios de comunicación propios (programas de radio y tv, canal de tv, correo electrónico institucional, página web).b) Los medios de comunicación en general. 14 Protocolo de Comunicaciones

e) Los comunicados institucionales. f) Los boletines de prensa. g) Las ruedas de prensa. h) Entrevistas con los medios de comunicación. Al utilizar estas herramientas de comunicación se destacarán siempre los mensajes establecidos en el Protocolo de Comunicaciones. Es la circunstancia de cada comunicación, la que determina si se trabajo uno o varios de los mensajes, o si se hace énfasis en algunos de ellos. En todo caso, se procurará siempre resaltar el mensaje principal.

SENA, Protagonista en la construcción de la Colombia del Siglo XXI, como motor en la formación de los colombianos que la hacen realidad. En el SENA no esperamos el futuro, lo estamos construyendo. 1.1.1.1. Mensajes secundarios El aprendiz SENA Siglo XXI es un colombiano formado no sólo como técnico o tecnólogo, sino también en habilidades blandas. El Aprendiz Siglo XXI es un colombiano conectado con el mundo, que sabe trabajar en equipo, que maneja el tiempo, que se comunica, con valores, que controla el alcohol. 1.1.1.2. Mensajes adicionales • Creamos condiciones de prosperidad para las personas mas vulnerables del país. • Contribuimos a la formación técnica y tecnológica de millones de compatriotas. • Contribuimos a que miles de colombianos tengan empleo.

1.1.2

La voceria La Vocería de la institución la lleva el Director General o quien él designe. En las regiones está a cargo del Director Regional, o quien éste designe dependiendo de las circunstancias. Siempre, y más aún cuando se trate de una situación de crisis, el vocero deberá contar con el apoyo de la Oficina de Comunicaciones antes de actuar como tal. El vocero en sus pronunciamientos, debe referirse siempre al mensaje principal y a los mensajes secundarios que sea oportuno destacar en cada momento puntual.

Protocolo de Comunicaciones

1.1.5

1.1.3

Lo que no se debe comunicar

Cómo garantizar el impacto

1.1.4

Manteniendo al día la Oficina de Comunicaciones, especialmente a través del periodista responsable de cada dirección misional, de las actividades que se adelantan y que son de interés público.

Requerimientos de los medios

Confirmando que las actividades están programadas por la Oficina de Comunicaciones.

Frente a los requerimientos de los medios de comunicación el proceder será:

Constatando que en todos los eventos públicos se utilice adecuadamente la imagen de la institución, conforme a lo establecido en el Manual de Identidad Corporativa SENA, que forma parte integral de este Protocolo de Comunicaciones. Garantizando que los socios del SENA y las entidades que en algún momento sean ejecutoras de parte de sus recursos, cumplan a cabalidad con lo establecido en el Manual de Identidad Corporativa. Asegurando que cualquier pieza de comunicación que se utilice esté previamente aprobada por la Oficina de Comunicaciones, garante de la aplicación del Protocolo de Comunicaciones en todos sus componentes. 16 Protocolo de Comunicaciones

a) Informar a la Oficina de Comunicaciones, directamente al Jefe de la misma o a través del periodista encargado de realizar el cubrimiento de la Dirección Misional o Regional. b) Antes de hablar con el periodista de un medio, permitir que la Oficina de Comunicaciones explore las razones que motivaron al comunicador a buscar al funcionario o la información. c) Cuando se trata de derechos de petición que tienen origen en periodistas y/o medios de comunicación, lo más conveniente es entregar la información lo más pronto posible y no tomarse el tiempo que establece la ley para la respuesta.

Bajo la premisa de que ‘todo comunica’ y buscando que siempre la imagen del SENA sea positiva, los funcionarios y contratistas de la Entidad no deberán: Portar elementos que los identifiquen como colaboradores SENA cuando se encuentren en actividades personales y proselitistas. Invitar a líderes políticos nacionales, regionales y locales a los eventos SENA. Promover actividades proselitistas en la comunidad SENA para favorecer a un determinado partido, movimiento o líder político. Valerse de su condición de directivo de la Entidad para facilitar el acceso de sus allegados políticos a actividades institucionales. En eventos en los que se haga necesario invitar a los voceros políticos de la comunidad en una región, se invitará a los representantes o voceros de todos los partidos o fuerzas políticas en igualdad de condiciones previa solicitud de autorización al Director General.

Protocolo de Comunicaciones

1.2

Manejo de crisis

1.2.1

¿Cómo actuar?

a) Tomar control de la situación. b) Tener claro el qué, quien, cómo dónde y por qué de la crisis. c) No especular.

Se entiende por crisis toda coyuntura informativa, en la que está en juego el buen nombre del SENA. La línea de los pronunciamientos en esta situación depende exclusivamente del Despacho del Director General y se tendrá el acompañamiento de la Oficina de Comunicaciones, a través de la cual se harán las consultas respectivas, y se orientará sobre cómo y quién tendrá la vocería. 18 Protocolo de Comunicaciones

d) Definir un mensaje. e) Reaccionar con rapidez, tiene menos tiempo del que cree. f) Tomar la iniciativa en los medios. g) Atiender a los medios h) Ante todo, mostrar hechos.

1.2.2

¿Qué no hacer en una crisis? a) Si no es noticia, no se debe crear una. b) No permitir que otros informen primero a los medios. c) No dejar que otra fuente informe sin que su posición sea tenida en cuenta. d) Impedir que todo el mundo actúe como vocero.

Protocolo de Comunicaciones

1.2.3

Máximas de manejo de crisis Procure Clarificar y corroborar De haberla, admitir la culpa Comprometerse en sus actuaciones Ofrecer soluciones Mostrar un rostro humano Ser breve y conciso Evite Restar importancia al problema Magnificar el problema Infundir emociones Hacer promesas Hacer conjeturas Acusar a otros 20 Protocolo de Comunicaciones

1.2.4

Otras recomendaciones En una crisis, es mejor ser amable y sincero; hacer lo necesario para facilitar la labor informativa, dado que los medios difundirán la noticia con o sin ayuda. Hay que informar al público de inmediato, pero decir sólo lo que se conoce. Se debe informar al público interno y actualizar con frecuencia la información. Cuando la crisis se origina por afectación de un público objetivo a causa de una demora o interrupción del servicio, se aconseja priorizar en el mensaje la solidaridad con los afectados y la solución del problema.

1.3

Comunicación Interna La comunicación entre la Entidad y sus colaboradores es fundamental para su buena marcha. La línea editorial de la misma, la fija el Despacho del Director General. El cliente interno del SENA son sus funcionarios, los contratistas y los aprendices en formación. Las principales herramientas de comunicación interna con los colaboradores del SENA SON: La Intranet, el correo institucional, cuyo dominio es usuario@sena.edu.co, las carteleras y las pantallas ubicadas en las sedes.

El correo usuario@misena.edu.co es el mecanismo de interacción mas directo con los aprendices. Su administración, para los mensajes a nivel nacional, depende de la Oficina de Comunicaciones que tendrá a su cargo una persona encargada de enviar la información relevante que así determine el despacho del Director General. Para no saturar la fan page con información no pertinente o que no cumpla con las características de interés general, cualquier pieza comunicativa que vaya con destino a ellos debe tener previa autorización de la Dirección General. La Oficina de Comunicaciones determinará los momentos en que la información a enviar sea para toda la comunidad de aprendices o para un grupo en particular (Regional o Centro de Formación). De igual forma, las regionales y los centros de formación, tendrán un operador de esta herramienta y mantendrán comunicación con sus aprendices por este canal de manera racional; para ello se buscará apoyo en las áreas de Bienestar al Aprendiz. La Oficina de Comunicaciones proveerá los formatos de las plantillas que se utilicen en el envío de mensajes y que diferenciarán entre los que son de orden nacional, regional o local. En los casos en que las necesidades así lo exijan, los centros podrán crear grupos 22 Protocolo de Comunicaciones

o comunidades a través de las redes sociales (facebook, twitter) que faciliten la interlocución con los aprendices. Un modelo de plantilla oficial para este efecto lo diseñará y suministrará la Oficina de Comunicaciones de la Dirección General. Con el ánimo de que la comunicación con los aprendices sea de su interés, precisa, oportuna y efectiva, se recomienda en todos los procesos de comunicación con ellos: a) Un contenido que responda a las preguntas más importantes (cómo, dónde, quien, cuando y por qué) y con la menor cantidad de texto posible. b) Todas las informaciones deben ser firmadas o identificadas por la dependencia que necesita la publicación, incluyendo dato de contacto. c) Cada mensaje debe llevar un dato de contacto que permita dar respuesta. d) Se recomienda no enviar más de una información al día. Puede haber repeticiones. de las mismas, pero no más de dos veces. Cada Centro de Formación, dependiendo del número de aprendices y los canales de comunicación ya existentes, puede implementar estrategias propias para que ellos lo sigan.

Protocolo de Comunicaciones

Manual de identidad corporativa Resoluci贸n No. 00334 de Febrero 29 de 2012

24 Protocolo de Comunicaciones

Protocolo de Comunicaciones

Dorado

Verde SENA Reborde dorado

SENA

Reborde dorado

Verde SENA

Composición Verde SENA C: 30 M: 0 Y: 30 K: 45

R: 102 G: 130 G: 123

Bandera Institucional

En el Manual de Identidad Corporativa SENA se establecen y definen todas las normas de aplicación que logran, en su conjunto, proyectar una imagen sólida institucional que respalda a los públicos objetivos de la Entidad. Su aplicación logrará difundir y facilitar las labores de mercadeo y comunicación, que harán más eficiente y económica. Los elementos básicos que componen la identidad, aptos para ser utilizados o reproducidos con propósitos de diseño y artes finales, se encuentran anexos en este CD. Los archivos no deben ser modificados o alterados de ninguna forma, ya que de su correcto uso depende el éxito de la consolidación de la marca SENA. 26 Protocolo de Comunicaciones

SENA

2.2

El Escudo Elemento tradicional histórico, que sólo debe utilizarse en distinciones, medallas o escudos conmemorativos.

Protocolo de Comunicaciones

2.2.1

Construcción

2.2

El Logosimbolo Es el elemento principal de la imagen institucional, no deberá alterarse en sus proporciones, ni en su construcción geométrica y tipográfica, cualquiera que sea el tamaño de su aplicación, el color o la superficie de trabajo. Es por ello que es necesario el cumplimiento estricto de este manual. El logo SENA debe plasmarse preferiblemente en materiales biodegradables, reciclables, y en general en aquellos que contribuyan a la preservación del medio ambiente. 28 Protocolo de Comunicaciones

Con el fin de facilitar la reproducción cuando el caso lo amerite, o cuando no se pueda reproducir por los medios conocidos, se ha establecido una retícula, la cual permite un correcto manejo de la proporción. La tipografía para escribir la palabra SENA es Zurich Ublk EX BT y la retícula debe estar justificada con la altura del símbolo.

Protocolo de Comunicaciones

2.2.2

El Logosimbolo con complemento

2.2.3

Construcción del complemento

Complementa y explica la abreviación SENA. Por ello debe utilizarse en las piezas de comunicación para los públicos internacionales, en la firma del correo electrónico y en documentos de carácter oficial.

Para su construcción se parte desde la base inicial del logosímbolo y se agrega el texto complementario en la tipografía establecida en altas y centrado, alineándose con el centro del mismo.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE La tipografía del complemento es Zurich BT

30 Protocolo de Comunicaciones

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE Colombia

NATIONAL TRAINING SERVICE Colombia

complemento en español

complemento en Inglés

Protocolo de Comunicaciones

2.2.4 El Logosimbolo con descriptor y su construcción El Descriptor en español e inglés, elemento que describe la marca y representa su proyección, comunmente denominado slogan. Es único y no debe modificarse o alterarse. Debe ir en compañía del logosímbolo en la parte inferior alineado con el centro del mismo, respetando las proporciones propuestas.

2.2.5

Mínimos de utilización Los elementos que conforman el logosímbolo pueden ser reproducidos en diferentes tamaños sin alterar su impacto y legibilidad, siempre y cuando se respeten las fórmulas de interrelación.

Para su construcción se debe utilizarse la fuente Zurich BT en una sola línea.

Sin embargo, el logosímbolo tiene unos tamaños de reproducción mínimos que se ilustran a continuación: SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE Colombia

NATIONAL TRAINING SERVICE Colombia

De clase mundial

World class

De clase mundial SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE Colombia

Este logosímbolo es la versión principal a utilizar.

De clase mundial

32 Protocolo de Comunicaciones

World class

Tamaño mínimo permitido para: Impreso: Un (1) cm de ancho por proporción en altura. Digital: Cincuenta (50) pixeles de ancho por proporción en altura.

De clase mundial

Logosímbolo con complemento, se utiliza para piezas de comunicación internacional, y en documentos de carácter oficial.

Logosímbolo con descriptor, se utiliza siempre que sea posible para el diseño de piezas y elementos de comunicación y publicitarios.

Tamaño mínimo permitido para: Impreso: Dos (2) cm de ancho por proporción en altura. Digital: Cien (100) pixeles de ancho por proporción en altura.

De clase mundial

Logosímbolo para medios digitales: El logosímbolo SENA se debe girar a 6 grados a la izquierda. Debe usarse con una franja inferior de color institucional con el slogan SENA. Tamaño mínimo permitido para: Digital: Cien (100) pixeles de ancho por proporción en altura.

Protocolo de Comunicaciones

2.2.7

Áreas de seguridad La zona de seguridad, delimita y define el área libre mínima requerida alrededor del logosímbolo. Previene que elementos ajenos a la marca, invadan su espacio y dificulten su lectura.

2.2.6 Usos sobre Fondos de Color

1 cm

1cm

1 cm 1 cm

1 cm

El color del logosímbolo es negro o blanco, y su uso será determinado cuando se adapte al fondo del elemento de comunicación a diseñar. No está permitido su uso en ningún otro color y los fondos a utilizarse deben ser de acuerdo a los colores institucionales.

1 cm

Este lineamiento aplica para todos los usos del logosímbolo, ya sea en medios impresos o digitales.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE Colombia

De clase mundial

1 cm

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE Colombia

Áreas de seguridad del logosímbolo

Logosímbolo

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE Colombia

En todas las piezas de comunicación para los públicos externos de la Entidad debe incluirse: www.sena.edu.co Contact Center: Bogotá: 592 55 55 Línea gratuita nacional: 01 8000 9 10 270 Facebook: SENAComunica Twitter: @SENAComunica

Áreas de seguridad del logosímbolo con complemento

De clase mundial

Áreas de seguridad del logosímbolo con descriptor

Áreas de seguridad del logosímbolo para medios digitales

Logotipo en medios digitales

Logotipo con complemento

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE Colombia

De clase mundial

Logosímbolo sobre fondo claro debe ir en color negro SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE Colombia

Logotipo con descriptor:

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE Colombia

De clase mundial

Logosímbolo sobre fondo oscuro debe ir en color blanco

34 Protocolo de Comunicaciones

De clase mundial

Protocolo de Comunicaciones

2.4

2.3

Colores Institucionales

Tipográfia

Estos son los colores adoptados por el SENA, según la teoría del color y el significado cromático.

Para el Logosímbolo, el complemento y el descriptor se utiliza exlusivamente la fuente Zurich.

Naranja: símbolo del conocimiento, aprendizaje, creatividad y éxito. Verde: símbolo de estabilidad, verdad, profundidad, crecimiento y productividad.

Para aplicaciones en textos complementarios de las piezas gráficas: web, presentaciones, piezas digitales y televisivas, y campañas de comunicación, se recomienda utilizar la familia tipográfica Verdana, Myriad Pro y Swis 721.

Zurich

Los colores principales para diseño son Naranja y Verde. El Verde Complementario se usa como tono funcional secundario.

SENA Zurich Ublk EX BT ABCDEFGHJKLMNÑOKRSTUVWXYZ abcdefghjklmnñokrstuvwxyz 123456789

Myriad Pro

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Verdana Regular ABCDEFGHJKLMNÑOKRSTUVWXYZ abcdefghjklmnñokrstuvwxyz 123456789

Myriad Pro Bold ABCDEFGHJKLMNÑOKRSTUVWXYZ abcdefghjklmnñokrstuvwxyz 123456789

CMYK RGB

Swis721 Cn BT

Swis 721 CN BT ABCDEFGHJKLMNÑOKRSTUVWXYZ abcdefghjklmnñokrstuvwxyz 123456789

Verdana Italic ABCDEFGHJKLMNÑOKRSTUVWXYZ abcdefghjklmnñokrstuvwxyz 123456789

Swis 721 CN BT ABCDEFGHJKLMNÑOKRSTUVWXYZ abcdefghjklmnñokrstuvwxyz 123456789

Verdana Bold ABCDEFGHJKLMNÑOKRSTUVWXYZ abcdefghjklmnñokrstuvwxyz 123456789

Swis 721 CN BT ABCDEFGHJKLMNÑOKRSTUVWXYZ abcdefghjklmnñokrstuvwxyz 123456789

36 Protocolo de Comunicaciones

A continuación se describe la composición de cada color para los diferentes medios:

Myriad Pro Regular ABCDEFGHJKLMNÑOKRSTUVWXYZ abcdefghjklmnñokrstuvwxyz 123456789 Myriad Pro Italic ABCDEFGHJKLMNÑOKRSTUVWXYZ abcdefghjklmnñokrstuvwxyz 123456789

Zurich BT ABCDEFGHJKLMNÑOKRSTUVWXYZ abcdefghjklmnñokrstuvwxyz 123456789

Verdana

PANTONE HEXADECIMAL

C: 0 M: 68 Y: 100 K: 0

C: 100 M: 5 Y: 51 K: 23

C: 63 M: 0 Y: 97 K: 0

R: 252 G: 115 B: 35

R: 35 G: 130 B: 118

R: 89 G: 181 B: 72

021 U

3295 U

368 U

#fc7323

Naranja

#238276

Verde

#596548

Verde Complementario

Protocolo de Comunicaciones

2.5

Marca Institucional

Empleo Empleo

Subproductos/ Programas

Emprende T

Programa SENA

Zurich BT

Marca Institucional Ejemplos

Productos Ejemplos

La altura de la línea divisoria debe ser equivalente al 50% del tamaño del logosímbolo SENA reserva*** 38 Protocolo de Comunicaciones

Formación

Empleate

Programa SENA

Subproductos/ Programas Ejemplos

Empleo Convocatorias

Emprende T

Programa SENA

Formación

Emplea T

Innovación

Tecnoparque

Zurich Ublk EX BT

Zurich BT

Empleo

Iniciativa SENA

Marca

La construcción consistente de una marca de carácter institucional como SENA no requiere del desarrollo de logos, slogan y marcas diferentes a las establecidas en la jerarquía de la master brand.

Productos

WorldSkills Colombia

Producto Programa

Relación del Logosímbolo Con Productos y Servicios SENA El uso compartido del logosímbolo con los servicios y productos SENA, se hará de manera jerárquica, dando prioridad al logosímbolo SENA como master brand (marca principal); seguida por productos, programas y subproductos.

EmpleaT Programa SENA

Caldas

Programa SENA

Iniciativa SENA

WordSkills

Iniciativa SENA

Poblaciones Vulnerables

Iniciativa SENA

Protocolo de Comunicaciones

SISTEMA NACIONAL DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO

FORMACIÓN PROFESIONAL

Alta Gerencia

Formación Especializada

Formación Titulada

Programa SENA

Empresa

Formación Complementaria

Programa SENA

Líderes del Desarrollo

Programa SENA

Formación

Innovación

Formación para el Trabajo

TICs Redes Tecnológicas

Programa SENA

40 Protocolo de Comunicaciones

Iniciativa SENA

Red Tecnoparque Colombia

Programa SENA

Formación Virtual

Iniciativa SENA

Normalización de Competencias

Iniciativa SENA

Innovación y Desarrollo Tecnológico Productiva Programa SENA

Mesas Sectoriales

WordSkills Aulas Móviles

Unidades de Investigación Aplicada Programa SENA Investigación Aplicada, Innovación y Desarrollo Tecnológico Programa SENA - COLCIENCIAS

Red Tecnoparque Colombia Nodo Huila

Programa SENA

Idiomas

Iniciativa SENA

Protocolo de Comunicaciones

SERVICIO NACIONAL DE EMPLEO

DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y RELACIONES CORPORATIVAS

Observatorio Laboral

Programa SENA

Empleo

Relacionamiento

EmpleaT

Servicio al Ciudadano

Programa SENA

Inclusión Social

Iniciativa SENA

Internacionalización

MIPES

Programa SENA

Emprendimiento

EmprendeT

Acompañamiento Espiritual

Programa SENA

Jovenes Rurales Emprendedores Programa SENA

Capellanía

Iniciativa SENA

Asesoría Espiritual

Iniciativa SENA

42 Protocolo de Comunicaciones

Protocolo de Comunicaciones

2.6

Uso Como Co-anunciante En piezas gráficas, impresas o digitales, que incluyan además el logosímbolo de otras entidades o empresas, éstos se deben ubicar de tal forma que guarden simetría dentro del formato utilizado; distribuidos de manera alineada y con la misma proporción e importancia dentro de la composición.

En lo posible, el logosímbolo SENA siempre debe ir en la parte derecha inferior. Este manejo de marca no hace referencia a productos, servicios y/o programas del SENA; para este caso se deben contemplar los lineamientos establecidos en páginas anteriores.

Distribución para piezas de comunicación estándar:

Existe una excepción al uso de la arquitectura de marca SENA propuesta para el manejo de la relación con los Servicios y Productos SENA, la cual solo aplica para los logosímbolos del Servicio Público de Empleo y el Fondo Emprender. Lo anterior dado el origen de estos programas; el Servicio Público de Empleo corresponde a una delegación del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social a la Entidad. En cuanto al Fondo Emprender es creado por la ley 789 de 2002, como una cuenta independiente y especial adscrita al Servicio Nacional de Aprendizaje- SENA.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE Colombia

Los logos deben tener la misma proporción dentro de la composición

Distribución para piezas de comunicación internacionales

Los logos deben llevar una distribución ordenada en el espaciado

Distribución para piezas de comunicación estándar

CAMILO BERNAL HADAD Director General SENA PETER LUHMANN Director Residente de la GIZ en Colombia

V 2010 Del 21 al 24 de octubre

País invitado de honor:

-Servicio Público-

Embajada de México

DE EMPLEO 44 Protocolo de Comunicaciones

logo otra entidad

Lugar: Centro de Gestión de Mercados. Logística y Tecnologías de Información del SENA Auditorio. Calle 52 No. 13- 65. Bogotá. Fecha: 23 y 24 noviembre 2011 Hora: 8:00 A.M. – 5:30 P.M. RSVP: 5461500 ext. 12454

República de Colombia

Distribución para piezas de comunicación internacionales:

Tienen el gusto de invitar a ustedes al evento “El SENA y la locomotora de la innovación: energías renovables y construcción sostenible”

Ministerio del Trabajo

logo otra entidad

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE Colombia

Patrocina:

Organiza:

Protocolo de Comunicaciones

2.7

Usos incorrectos Es importante que la identidad de marca esté aplicada correctamente de acuerdo a las normas establecidas en este manual. A continuación se presentan algunos ejemplos reales de usos incorrectos del logosímbolo, los cuales fueron extraídos de diferentes piezas de comunicación a nivel nacional.

Cambio en los colores y formas del logosímbolo

Cambio en la construcción del logosímbolo, color y uso como complemento a otros logos

Cambio en la tipografía y uso de frases diferentes a la establecida

Efectos de volumen o rotación no permitidos

Invasión en la reserva de seguridad del logo

Como marca de agua o trama

Cartelera

46 Protocolo de Comunicaciones

Protocolo de Comunicaciones

2.8.1

Tarjeta de Presentación Tarjeta de Presentación Tiro en Español

5 mm

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE Colombia

Nombres Apellidos

Cargo en español

5 mm

Zurich BT Regular 9pt. Primeras en Altas.

5 mm

Estos ejemplos se consideran muestras, de tal manera que pueden ser personalizados de acuerdo con las normas de manejo de la marca. 48 Protocolo de Comunicaciones

Tarjeta de Presentación Retiro en Inglés

5 mm

Libertad y Orden

NATIONAL TRAINING SERVICE Colombia

Zurich Bt Bold 10pt. Primeras en Altas. Name Last name

Zurich BT Regular 9pt. Primeras en Altas.

Role

55 mm

REGIONAL/ AREA Address Tel: (57+Indicativo) 00000 IP 0000 E-mail Ciudad, Colombia.

Zurich BT Regular 7 pt. Primeras en Altas.

5 mm

En esta y las siguientes páginas, se muestran ejemplos de aplicación de la marca SENA en diversos elementos de uso interno, externo y promocional.

Zurich BT Bold 8pt. color 70% negro

www.sena.edu.co

Ejemplos de Aplicación

Zurich BT Regular 7 pt. Primeras en Altas.

90 mm

5 mm

2.8

55 mm

REGIONAL O CENTRO DE FORMACIÓN Dirección. Tel: (57+Indicativo) 00000 IP 0000 Correo electrónico Ciudad, Colombia.

5 mm

Zurich BT Bold 10pt. Primeras en Altas.

www.sena.edu.co

Libertad y Orden

5 mm 90 mm Zurich BT Bold 8pt. color 70% negro

Protocolo de Comunicaciones

2.8.2

Hoja Membrete

En las hojas institucionales el logo debe ir centrado en la parte superior. Su proporción y tamaño debe ser considerado de acuerdo al tamaño de la página. Se adiciona una muestra que certificaciones icontec.

incluye las

2.8.3

La distribución de los elementos esta acorde con las normas establecidas por esta organización.

Sobres y carpetas Sobres

21,59 cm

Carpeta Carta De clase mundial

De clase mundial

27,94 cm

Carpeta Oficio

CERTIFICADO Nº SC 5515-1

Ministerio de Trabajo SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE REGIONAL Y/O CENTRO DE FORMACIÓN

1x 1x

Dirección y teléfonos - www.sena.edu.co - Línea gratuita nacional: 01 8000 9 10 270

50 Protocolo de Comunicaciones

Zurich BT Regular 10 pt.

Dirección y teléfonos - www.sena.edu.co - Línea gratuita nacional: 01 8000 9 10 270

Zurich BT Regular 10 pt.

Protocolo de Comunicaciones

2.8.4

Plantillas Presentaciones

2.8.5

Tarjeta invitaciones XXXXXX XXXXX XXXXXX Director General Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

XXXXXX XXXXX XXXXXX Director General Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA

52 Protocolo de Comunicaciones

XXXXXX XXXXX XXXXXX Director General Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA

Protocolo de Comunicaciones

2.8.6

Carné para personal El carné esta diferenciado para funcionarios, contratistas, aprendices, aprendices de convenio e instructores y se incluye el de Servicio medico asistencial. La tipografia de las letras capitales es la Swis 721 Cn Bt en altas y el texto general en Myriad Pro Regular.

ANDREA

ROSALES

C.C. xx.xxx.xxx de Bogotá Profesional 1 RH: 0+

5 mm

ANDREA

ROSALES Swis 721 Cn Bt Altas. 55 mm

Myriad Pro

C.C. xx.xxx de Bogotá Contratista RH: 0+

ANDREA

ROSALES

Este carné es personal e intransferible; identifica al portador como aprendiz del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. El SENA es una entidad que imparte una formación técnica profesional y tecnológica que forma parte de la educación superior; se solicita a las autoridades públicas, civiles y militares prestarle al portador toda la colaboración para la realización de las actividades de su aprendizaje. Por disposición de las leyes 418 de 1997, 548 de 19991, 642 de 2001 y 1106 de 2006, los menores de 18años de edad y los estudiantes de educación superior no serán incorporados a filas para la prestación del servicio militar.

Stiker

C.C. xxx.xxx de Bogotá Aprendiz

RH: 0+ Ficha de formación No.: 0052

REGIONAL O CENTRO Dependencia

10 mm

Carné - Retiro Aprendices

REGIONAL - CENTRO Programa de Formación

Vence: 30/12/2012

Firma Subdirector del Centro

5 mm

REGIONAL O CENTRO Dependencia

5 mm

90 mm

Carné - Retiro Funcionarios / Contratistas

ANDREA

ROSALES

19266756 47 - D

Andrea Rosales

ANDREA

ROSALES

C.C. xxx.xxx de Bogotá Fecha de nacimiento: 13/07/1965

C.C. xxx.xxx de Bogotá Aprendiz Convenio

Programa de Formación Programa de Formación

Logo Convenio

ANDREA

VISITANTE TORRE CENTRAL - PISO 6 REGIONAL O CENTRO

54 Protocolo de Comunicaciones

Se solicita a las autoridades civiles y militares prestarle toda la colaboración para su desempeño.

RH: 0+ Ficha de formación No.: 0052

Este carné es de uso estrictamente personal y debe ser presentado con el documento de identidad del beneficiario para la prestación del servicio. Su utilización indebida acarrea al beneficiario las sanciones establecidas.

Nombre Regional SERVICIO MEDICO ASISTENCIAL

Este carné identifica a quien lo porta, únicamente para el cumplimiento de sus funciones y para la obtención de los servicios que el SENA presta a sus funcionarios y/o contratistas.

FIRMA AUTORIZADA Si por algún motivo este carné es extraviado, por favor diríjase a la (Direccion del centro de formación o regional.)

Vence: 30/12/2012

ANDREA

ROSALES

C.C. xxx.xxx de Bogotá Instructora

RH: 0+

REGIONAL - CENTRO Contratista

REGIONAL - CENTRO Técnico G 1

Protocolo de Comunicaciones

2.8.8

Stand de Adecuación Es el que podemos adaptar y diseñar de acuerdo al espacio destinado para el evento; permite un mejor manejo de los elementos y recursos para la promoción de la marca SENA y los servicios institucionales.

2.8.7

Pendones

Características Se debe mantener una estética minimalista, sin muchos elementos de decoración y limpia, utilizando en el diseño los colores institucionales y el blanco, siendo este el color predominante. Estos elementos sustentan razones de elegancia, modernidad, rapidez, innovación, tecnologías, TIC’S, entre otros.

De clase mundial

56 Protocolo de Comunicaciones

De clase mundial

Debe incluirse en un lugar visible: el logosímbolo SENA, la dirección web y el contact center. Además debe destinar un espacio para la atención a los interesados en temas pertinentes a Empleo, Emprendimiento y Servicio al Ciudadano. En la medida de lo posible debe habilitarse un espacio para Sala VIP, con el fin de atender a empresarios y promover casos de éxito y/o empresarios. Es importante garantizar la buena presentación de las personas que realizan la gestión en el Stand. Adicionalmente debe disponerse de material promocional y publicitario, de acuerdo al perfil del evento.

Protocolo de Comunicaciones

2.8.9

Stand Portátil

Permite ser ubicado fácilmente en cualquier Características del counter (punto de espacio destinado para que el SENA atención) promocione sus servicios, programas y productos. Es muy fácil de trasladar y montar. Debe ser una mesa modular, fácil de armar y desarmar, no debe necesitar herramientas Características del Backing (Fondo del Stand) para su ensamble. Cuenta con una base en sistema Tensaflex magic enrollable para su Estructura curva en fibra de vidrio (tipo recubrimiento; la tapa base y entrepaño son araña), liviana, súper resistente, retráctil, ovalados y estructurada en madera y fórmica. fácil de armar, desarmar y transportar. Los La fotografía es en material súper Premium, paneles de recubrimiento del backing son vinilo encapsulado (acetato), acabado mate, en material fotográfico Súper Premium, intercambiables y con resolución de 1.600 vinilo encapsulado (acetato), acabado mate, dpi. intercambiables en los canales magnéticos. Resolución a 1.600 dpi. Debe incluir un Medidas: Alto: 91cm. Ancho: 84 cm. Peso juego de luces tipo spot . Garantía de por Total: 17,6 Kg. Profundidad: 44 cm. Peso vida por defectos de fábrica. que soporta: 120 Kg. Medidas: Alto: 2,20 m (con luces), 1,95 El stand y el counter debe incluir la maleta m (sin luces). Ancho: 2,60 m. Profundidad: plástica con ruedas para almacenamiento y 0,63 m. Paneles fotográficos: Frontales: 4; desplazamiento del mismo laterales: 2. Canales magnéticos: 7 canales. Iluminación: 5 spot. Stand Portatil Counter de atención

Montaje del Backing

58 Protocolo de Comunicaciones

Maleta para Transportarlo

2.8.10

Fachadas Básicas Las directrices que se disponen a continuación corresponden al uso básico de las fachadas. En el 2012 se publicará un Manual de Imagen Arquitectónica que desarrollará detalladamente la aplicación de este tema.

Se debe usar en un tamaño proporcional a la fachada, ocupando aproximadamente un rango de15 a 20% del total del área donde se ubique.

Si el edificio no cuenta con características Para las fachadas debe usarse el logosímbolo arquitectónicas para el uso de esta modalidad, se debe usar el formato de aviso en color negro, en relieve. externo estándar.

Protocolo de Comunicaciones

Para las fachadas de las oficinas de Servicio Público de Empleo independientes a los Centros de Formación SENA, debe usarse los logos de acuerdo a la siguiente especificación: Para las fachadas de las oficinas de Servicio Público de Empleo que se encuentren en los Centros de Formación SENA, debe usarse los logos SENA y del SPE de acuerdo a la siguiente especificación:

10% menos del tamaño del logosímbolo SENA

Empleo

Distancia equivalente al ancho del Logosímbolo SENA- Emprender

Servicio público de Empleo

10% menos del tamaño del logosímbolo SENA

-Servicio Público-

DE EMPLEO Ministerio del Trabajo República de Colombia

10% menos del tamaño del logosímbolo SENA

Empleo

Distancia equivalente al ancho del Logosímbolo SENA- Servicio

Empleo Empleo

-Servicio Público-

DE EMPLEO Ministerio del Trabajo República de Colombia

60 Protocolo de Comunicaciones

Empleo

-Servicio Público-

DE EMPLEO Ministerio del Trabajo República de Colombia

Empleo

Protocolo de Comunicaciones

2.8.11 Vallas

Aviso Estándar Fachada Santander Centro de Comercio y Servicios

2.8.12

Aulas moviles Distribución de Logos para Aulas Móviles de alianza Nacionales:

logo otra entidad

Valla Convenios

logo otra entidad

Nombre Programa del Aula Móvil

De clase mundial

Valla

Distribución Logos para Aulas Móviles de alianza Internacionales:

De clase mundial

logo otra entidad

Nombre Programa del Aula Móvil x

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE Colombia

logo otra entidad

Nombre Programa del Aula Móvil

logo otra entidad

Nombre Programa del Aula Móvil

logo otra entidad

Nombre Programa del Aula Móvil

62 Protocolo de Comunicaciones

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE Colombia

Protocolo de Comunicaciones

2.10

Merchandising Mug

2.9

Señalización Sombrilla

Ruta de Evacuación

Salida de Emergencia

Área Restringida

Use el Pasamanos

Camilla de Emergencia

Ruta de Evacuación

No use celular

Prohibido el paso

Ruta de Evacuación

SALIDA DE EMERGENCIA

Cuaderno

Primeros Auxilios

Riesgo Elétrico

PRODUCTIVIDAD TECNOLOGÍA CONOCIMIENTO INCLUSIÓN SOCIAL

Punto de Encuentro

Caballeros

De clase mundial

Servicio Al Ciudadano

Lapicero

PRODUCTIVIDAD TECNOLOGÍA CONOCIMIENTO INCLUSIÓN SOCIAL

Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas Dirección General

64 Protocolo de Comunicaciones

Torre Central

Torre Norte

Baños

Torre Central

Información

Torre Sur

De clase mundial

www.sena.edu.co

Cafetería

www.sena.edu.co

Damas

Punto de Encuentro

Protocolo de Comunicaciones

Camisa

Bolso de cambrel

Tula de tela

Diseño espalda

Diseño delantero

Chocolate

Cuello neru naranja estampado texto SENA en blanco Abertura para el cordón

Cuello blanco en V

Cierre en velcro

Estampado negro

Estampado blanco

Bolsa de papel Cordonera

Diseño tiro

Gorra Diseño delantero

Bolso de Yute

Diseño Respaldo

Materiales: yute natural con reata en algodon.

43 cms Bordado blanco

37 cms

Aliado de clase mundial

Estampado blanco

Diseño retiro

Broche para ajuste de medida metálico

Manillas co a.edu.55 55

.co .edu 55 55 270 enagotá: 5928000 9 10

.s : Bo : 01 wwwCenter cional act ta na Cont a gratui Líne

66 Protocolo de Comunicaciones

.sen: Bogotá: 592 0 9 10 270 www ct Center ional: 01 800 Conta tuita nac Línea gra

De clase mundial

Protocolo de Comunicaciones

2.11

Firma de Correo Electrónico

Chalecos Institucionales Diseño delantero

El uso de la firma SENA, más que un simple requisito corporativo, forma parte de la construcción de la identidad digital de la institución.

Diseño espalda

Tecnoparque

Por ello se hace indispensable que funcionarios y contratista SENA la configuren y usen en sus cuentas de correo institucional.

Nombre de area

1x 1x

Nombres Apellidos

Cargo - Dependencia Regional o Centro de Formación Dirección. Ciudad, Colombia. Teléfono +57 (Indicativo) 00000 IP 0000 Correo electrónico www.sena.edu.co Facebook: SENAComunica Twitter: SENAComunica Tecnoparque

Las mangas de esta chaqueta serán removibles para que la prenda se adapte a los diferentes climas de la geografía nacional. 68 Protocolo de Comunicaciones

SENA, de clase mundial

Calibri Negrilla Itálica - 10 pt- Color negro

Calibri- Itálica- 8 pt- Color negro

Calibri- Negrilla- 14 pt- Color 80% negro (gris) R: 35 G: 130 B: 118

Protocolo de Comunicaciones

SENA, de clase mundial

2.12 Portal

A continuación se establecen algunas directrices básicas para el uso de la marca SENA en medios digitales. En el 2012 se publicará un Manual de Identidad para Medios Digitales detallando sus alcances. El portal SENA es un medio virtual de interacción directa entre la Entidad y la comunidad. En él se consignan noticias, documentos legales, datos relevantes de consulta y demás información fundamental para la comunidad SENA y el público general. 70 Protocolo de Comunicaciones

2.13

Intranet Es un espacio de interacción y consulta, exclusivamente interna, entre la Entidad y los funcionarios y contratistas. En ella se muestra información pertinente para la comunidad interna SENA.

Protocolo de Comunicaciones

2.14

Redes sociales

La Entidad dispone de las siguientes cuentas oficiales :

Es importante aclarar el propósito de cada una de ellas:

Twitter: @SENAComunica, @SENAaprendiz, @SENANoticias,

SENAComunica divulga información institucional; SENA aprendiz, dispersa contenidos para las comunidades educativas y SENANoticias es nuestra tribuna de noticias del orden regional y nacional.

Facebook: SENA Comunica, SENA Aprendiz, Pinterest: SENA comunica YouTube: SENATV

Todos los contenidos producidos por las regionales y sus centros de formación, tienen cabida en estas redes, con el acompañamiento de la Oficina de Comunicaciones de la Direccion General.

2.15

Blogs

Los blogs SENA deben ser creados en la plataforma blogger.com, usando la plantilla HTML disponible para descarga como base para la estructura gráfica. El dominio debe ser: http://nombredelservicio.blogspot.com.co 72 Protocolo de Comunicaciones

Protocolo de Comunicaciones

2.17

2.16

Flash informativo

E-card

Pieza concebida para difundir información concreta de interés para la Comunidad Interna SENA a nivel nacional o regional. Es realizado por la Oficina de Comunicaciones en la Dirección General y sus homólogas a nivel nacional.

Pieza creada para información concreta de caráter social: invitaciones a eventos, defunciones, anuncios generales, entre otros. De acuerdo con los lineamientos para el logosímbolo, se debe usar la versión de éste para web, en blanco para fondos oscuros o fuertes, o en negro para fondos claros. Se debe respetar el área de reserva del logo. El área vacía permite libertad absoluta para diseñar.

Extensión máxima de 3 párrafos con 4 renglones promedio, salvo excepciones determinadas por línea editorial.

Excepción: Para medios digitales el logosímbolo con descriptor se utiliza con una franja en los colores institucionales. Tamaño: 800 x 600 pixeles.

Alineación De clase mundial

74 Protocolo de Comunicaciones

Proporción máxima del tamaño de la imagen usada respecto al texto: 50/50. Se debe respetar el área de reserva del logo, no se debe colocar texto sobre este. El texto del pie de foro debe ampliar ya gregar detalles a la información del flash. No se debe alterar o modificar el diseño, así como tampoco agregar elementos adicionales.

Protocolo de Comunicaciones

2.18

Boletín Institucional

Pieza creada para difundir información de las regionales a públicos internos. Este debe ser realizado de acuerdo con la plantilla que se encuentra en el material de soporte.

2.19

Boletín de prensa Pieza creada para difundir información noticiosa a nivel nacional. Este debe ser realizado de acuerdo con la plantilla que se encuentra en el material de soporte.

De clase mundial

Córdoba

SENA, de clase mundial

76 Protocolo de Comunicaciones

Protocolo de Comunicaciones

2.20

Formatos Word

Piezas para comunicaciones internas

78 Protocolo de Comunicaciones

2.21

Carteleras Este Formato busca unificar las carteleras fisicas de los centros de formaci贸n.

Protocolo de Comunicaciones

Manual de P谩ginas Electr贸nicas y Redes Sociales

80 Protocolo de Comunicaciones

Protocolo de Comunicaciones

3.1

Portal Web “La información del Estado debe ser entendida como un bien público, al igual que los trámites y servicios que toda entidad debe proveer a la comunidad para cumplir su objeto social y reconocer los derechos del ciudadano. Por lo tanto, es un derecho de los ciudadanos y es un deber del Estado orientar su acción a las necesidades de la ciudadanía y una obligación ofrecer la información, trámites y servicios de manera eficiente, transparente y participativa a toda la sociedad. 82 Protocolo de Comunicaciones

Para este fin, los medios electrónicos se han constituido en un canal que permite su acceso de manera ágil y sencilla, a la vez que facilitan la mejora en la calidad de los servicios así como ahorros en costos y tiempos de acceso”. (Manual para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea, versión 2010).

Protocolo de Comunicaciones

www.sena.edu.co Esta sección del Protocolo de Comunicaciones está alineada con el Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea y la Norma Técnica Icontec 5854 de Accesibilidad de páginas web. El SENA cuenta con un portal de internet que le permite mostrarle al mundo tanto su quehacer como en su estructura y que está dotado de todas las herramientas y tecnología de punta que le permite mostrar resultados, informar sobre la gestión, divulgar la oferta institucional y rendir cuentas de sus actividades. El Portal SENA es la única puerta de acceso a todas las actividades web que desarrolla la Entidad. Ninguna dependencia de la institución podrá crear y/o promocionar el acceso directo a aplicativos a través de los cuales ofrecen sus servicios, sin el previo paso por el Portal SENA. Los aplicativos y herramientas que se desarrollen para el cumplimiento de la misión del SENA deberán responder a los lineamientos de este capítulo del Protocolo de Comunicaciones y al Manual de Identidad Corporativa.

84 Protocolo de Comunicaciones

Es la Oficina de Comunicaciones la garante de que toda la institución cumpla las directrices establecidas para el acceso y utilización de la página web del SENA. Su visto bueno se requiere para la aprobación de los diseños de aplicativos, banners y demás que se dispongan para el desarrollo de las actividades en las páginas electrónicas del SENA, que garantizará el uso establecido de acuerdo con el Manuel de Identidad, para este tipo de productos.

SENA deben responder a lo establecido para los mismos en el Manual de Implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea, ésto es:

Los aplicativos y diseños que se utilicen para los mismos por parte de las dependencias de la Entidad, deberán ser aprobados por la Oficina de Comunicaciones, que cuidará que éstos respondan a lo establecido para el manejo de la imagen de la institución en este tipo de productos.

- No deben ser ofensivos ni discriminatorios.

De los contenidos publicados en el Portal web son responsables el Despacho del Director General, las direcciones, las subdirecciones, los jefes de oficina y los centros de formación. El montaje de esos contenidos es responsabilidad de la Oficina de Comunicaciones. Los contenidos del Portal

- Deben ser entendibles, agradables y de fácil uso, así como claros, precisos y de lenguaje sencillo. - Deben ser vigentes, relevantes, verificables y completos.

- Deben respetar la privacidad. - Deben observar el derecho de autor y de propiedad intelectual. El acceso a los servicios en red que ofrece el SENA deberá hacerse siempre por el portal: www.sena.edu.co. A partir de ese sitio se ingresará a los demás aplicativos. Solo habrá en internet una página oficial del SENA. Ninguna dependencia, programa misional o de apoyo, proyecto, alianza o convenio podrá contar con un sitio web alojado fuera de dicho portal. Cualquier decisión unilateral que al interior de la Entidad se tome en ese sentido, se entenderá

en contravía de la estrategia trazada desde la Dirección General. La Oficina de Comunicaciones, previa solicitud de los interesados y tras la posición de la Dirección General y el Comité de Dirección, determinará los casos excepcionales en que se haga necesario el montaje de una plataforma web que no esté alojada en el sitio oficial web. Ninguna entidad pública o privada podrá utilizar en sus páginas web la imagen institucional del SENA sin la previa aprobación y visto bueno de la Oficina de Comunicaciones, la que se encargará de proveer las piezas oficiales que serán utilizadas. Los contenidos informativos (noticias escritas, notas periodísticas de televisión, fotografías) y de formación publicados en la página web de la Entidad son públicos y para libre utilización por los usuarios siempre y cuando sean para fines académicos y/o de divulgación. El webmaster del SENA dependerá de la Oficina de Comunicaciones y su responsabilidad será la de subir a las páginas electrónicas los contenidos aprobados por las respectivas instancias.

Protocolo de Comunicaciones

sena.edu.co misena.edu.co

3.2

Correo Electrónico

Intranet La intranet junto a la web, forma parte del conjunto de páginas electrónicas del SENA. La intranet es el medio de comunicación oficial del SENA con sus colaboradores, funcionarios y/o contratistas. De los contenidos de la intranet son responsables los directores misionales, subdirectores de centros de formación y jefes de oficina. La Oficina de Comunicaciones, con base en los contenidos que éstos suministren, administrará la intranet.. Los contenidos estarán enfocados en el cliente interno, al que se mantendrá actualizado sobre las decisiones que lo involucran o afectan; también lo orientará en cuanto a las conductas, procedimientos, valores y actividades propias del quehacer interno del SENA.

3.3

La cuenta de correo es una herramienta de trabajo más y como tal se debe administrar. Su utilización es exclusivamente oficial. Esto implica abstenerse de enviar las llamadas ‘cadenas’, mensajes religiosos, políticos, chistes o anuncios de tipo personal a toda o parte de la Comunidad SENA. El envío de correos masivos a los colaboradores del SENA se limita única y exclusivamente a asuntos institucionales. La herramienta debe utilizarse de manera racional para evitar la congestión de los servidores y atendiendo las orientaciones del Manual de Comunicación Interna que forma parte de este Protocolo de Comunicaciones. Cuando las direcciones, grupos de trabajo y direcciones regionales tengan información de interés institucional para divulgar, se debe generar desde la cuenta de correo

que cada proceso tiene asignado. Ejemplo: Calidad con Calidez, Despacho del Director, Dirección de Formación Profesional, Oficina de Comunicaciones. Para no congestionar la red con el peso de plantillas e información de tráfico oficial por correo electrónico se debe: Evitar los diseños de plantillas con gráficos y fotografías. Establecer el uso de la firma institucional en el correo electrónico. Verificar el número de destinatarios y copiados para no congestionar el sistema. Evitar responder a todos si se trata de agradecimientos, reconfirmaciones, entre otros.

Protocolo de Comunicaciones

3.4 Blogs

3.5

Redes Sociales El SENA cuenta en las redes sociales con sitios oficiales para la divulgación de sus actividades y la atención al cliente. En Facebook la página oficial SENA es https://www.facebook.com/sena.general En Twitter el SENA tiene las siguientes cuentas oficiales: @SENAComunica Cuenta institucional, para interactuar con los seguidores.

Las direcciones regionales podrán utilizar blogs para promover sus actividades.

elaborarse, sus contenidos no comprometen las políticas, ni la posición del SENA.

La puerta de acceso al blog será siempre la página web del SENA. Los blogs de las regionales tendrán una única plantilla cuya matriz será diseñada y proveída por la Oficina de Comunicaciones.

Los funcionarios y/o contratistas SENA podrán tener sus propios blogs y en ellos no utilizarán el nombre e imagen de la Entidad y sus contenidos no comprometen a la misma. Si en ellos se identifican como vinculados a la institución, deben públicamente expresar que sus opiniones o lo publicado en el sitio no comprometen al SENA.

No están autorizados más blogs oficiales que utilicen el nombre de la Entidad. De 88 Protocolo de Comunicaciones

@SENANoticias Cuenta para divulgación de la actividad informativa SENA. @SENAAprtendiz Cuenta para interactuar con los aprendices de la Entidad. En Youtube el SENA tiene a disposición del público el Canal SENATV Los programas, funcionarios o contratistas SENA, no podrán contar con cuentas en Facebook, Twitter, Youtube u otras redes sociales a nombre de la Entidad.

Cualquier cuenta que se vaya a abrir para algún propósito específico de la Entidad, ya sea por parte de un programa, colaborador o grupo de colaboradores, deberá someterse a estudio de la Oficina de Comunicaciones, que definirá si la aprueba o no. Sólo en los blogs y cuentas oficiales autorizadas, podrá utilizarse el logo y la imagen del SENA. La Oficina de Comunicaciones diseñará su presentación y responderá por sus contenidos. Se recomienda no hacer en las cuentas personales de los funcionarios o contratistas comentarios o discusiones negativas sobre la Entidad o sus compañeros. Los titulares de cuentas en las que éstos se identifiquen como colaboradores del SENA, deberán dejar claro que sus comentarios u opiniones no comprometen a la institución. Tanto en blogs como en cuentas oficiales y personales, los programas, funcionarios y contratistas del SENA no podrán revelar información confidencial

Protocolo de Comunicaciones

Manual de Eventos y Protocolo

90 Protocolo de Comunicaciones

Protocolo de Comunicaciones

4.1

Eventos Los eventos son una herramienta fundamental de comunicación que permiten crear ambientes propicios para una mejor interacción con los diversos públicos que tiene la institución. Son los medios más adecuados para intercambiar y conocer puntos de vista sobre temas específicos, por lo cual en ellos se reúnen personas con diversidad de intereses. La organización o participación en eventos para promover la reunión de grupos, facilita el logro de objetivos de posicionamiento y promoción institucional de la organización frente a los diferentes públicos. Los eventos deben responder a objetivos concretos de la organización en cuanto a: a) Tipo de grupos o personas a los cuales se desea reunir o que asistan a un evento. b) Para qué desea reunirlos. 92 Protocolo de Comunicaciones

c) Cómo abordar el tema central por el que se les reúne en el evento.

4.1.1

El SENA en Eventos

d) Qué papel desempeñan o pueden desempeñar dichos grupos o personas para la organización. Los eventos pueden clasificarse en: a) Promocionales. b) Informativos. c) De intercambio de experiencias. d) Formativos didácticos. e) De refuerzos de relaciones sociales. f) De relaciones internas. g) De relaciones externas.

La Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas es la responsable de la logística de los eventos del SENA y de coordinar su participación en los que no son de exclusiva organización de la Entidad. Y en articulación con la Oficina de Comunicaciones deben velar porque en cada evento se cumplan los lineamientos de imagen del SENA, según lo establecido en el Manual de Identidad Corporativa, y se saque el mejor provecho en materia de posicionamiento y divulgación de la misma. La Oficina de Comunicaciones es la responsable de velar porque en cada

evento se cuide la imagen corporativa de la institución y se saque el mejor provecho en materia de posicionamiento y divulgación de la misma, para lo cual estará presente en todas las etapas de organización de cada certamen. Un cronograma elaborado por Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas, conjuntamente con todas las partes interesadas, permitirá tener una agenda de los eventos mes a mes, que se elaborará cuidando que no coincidan dos o más eventos de la misma importancia el mismo día y a la misma hora.

Protocolo de Comunicaciones

4.1.1.2 Eventos organizados por terceros

4.1.1.1. Eventos realizados por la institución a) Conferencias o seminarios. b) Inauguración de sedes. c) Visitas internacionales o empresariales a nuestros centros. En este espacio también se incluyen los eventos con presencia del Presidente de la República, los cuales se coordinan conjuntamente con Casa Militar de Presidencia, en estos casos se realizan reuniones previas días antes del evento en las cuales se coordinan todos los aspectos del mismo. Para la ubicación en la mesa principal y los invitados especiales se tiene que coordinar directamente con Protocolo de Casa de Nariño; igualmente para el ingreso de los 94 Protocolo de Comunicaciones

invitados es necesario que la institución entregue la lista de invitados confirmados con el número de la cédula. d) Promocionales. En esta categoría están: - Presentaciones de nuevos productos, servicios o proyectos. - Participación en ferias con el objetivo de impulsar la venta de servicios o productos por parte del SENA. - Inauguración de instalaciones de los empresarios o instituciones. - Exposiciones históricas o de productos en ferias y salones de corte profesional e industrial. - Aniversarios para conmemorar la fecha en que se creó la organización.

Son eventos en los que el SENA participa, apoya o patrocina atendiendo las invitaciones que envían las empresas, gremios o instituciones académicas, previa evaluación de la importancia que tiene la presencia de la Entidad en cada uno de ellos. La participación en estos eventos responde al lineamiento dado por la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas en el cual se estipula que las participaciones en eventos se darán en aquellos que apunten a las Locomotoras, sectores de talla mundial y las redes de conocimiento, pues en cada uno de ellos se busca además de presencia de imagen de la Entidad, transferencia tecnológica y de conocimientos para aprendices y colaboradores SENA. Teniendo en cuenta que la participación, apoyo o patrocinio de eventos involucra directamente la imagen del SENA, las decisiones en ese sentido deberán tomarse teniendo en cuenta el concepto de la Oficina de Comunicaciones.

a) Participación: En este escenario la participación está dada mediante un aporte financiero en cuya contraprestación se obtiene presencia de imagen, entre otros con la ubicación de un espacio para promover los servicios SENA al público asistente. En esos espacios se puede ubicar el estand portátil del SENA, o dependiendo de la magnitud del evento, se hace un montaje especial que apunte a las características del evento. La presencia del SENA en el stand debe ser con personal idóneo del centro de formación del sector al que corresponde el evento o feria, con un funcionario de Relaciones Corporativas con la suficiente información sobre el portafolio de servicios de la Entidad y asesores del Servicio Público de Empleo y Emprendimiento, entre otros.

Protocolo de Comunicaciones

4.1.2

Organización

b) Apoyo:

c) Patrocinio:

Está dado mediante el soporte humano en la organización del evento, la participación de los aprendices en la logística, con el préstamo de sedes propias y equipos, entre otros. Como contraprestación el SENA recibe asignación de un espacio para ubicación de un estand institucional y presencia del logo en las piezas promocionales del evento.

Son los eventos que cuentan con importante apoyo financiero por parte del SENA. En contraprestación la imagen de la institución aparece en todo el plan de medios y piezas promocionales del evento adicionalmente con un espacio para promover los servicios. Dentro de este patrocinio también hay estipulados cupos de participación para aprendices, colaboradores SENA y en algunos casos hay presencia de aulas móviles. La idea de esta participación es obtener el mayor despliegue posible con el fin de posicionar al SENA en los diferentes sectores de la economía nacional.

96 Protocolo de Comunicaciones

El trabajo articulado en la organización del evento es requisito fundamental para el éxito del mismo; dicha articulación requiere de la designación de un funcionario responsable por parte del área que requiere el evento, que en coordinación con la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas se encargará de elaborar un plan de trabajo, mientras que con la Oficina de Comunicaciones definirá el plan de divulgación y medios. El plan de trabajo implica definir objetivo, elaborar agenda, definir número de participantes, listado de invitados, seleccionar el lugar y definir quién convoca. El Plan de divulgación y medios definirá la ruta de promoción del evento. La ambientación y decoración del lugar da el clima y el marco a la ceremonia o evento, estos dos elementos acompañan a quienes participan de la reunión. En este punto se

deben tener en cuenta los siguientes aspectos, buscando siempre la elegancia y sobriedad y evitando los excesos. La Oficina de Comunicaciones diseñará y definirá las piezas de ambientación del evento. La decoración depende de Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas. En todo evento se debe tener una información institucional mínima que comprende: •Portafolio institucional. •Información sobre oferta educativa. •Información sobre contrato deaprendizaje. •Información sobre internacionalización. •Pendones Institucionales. •Estand institucional. Cada área debe considerar la evaluación del evento en cuanto al cumplimiento de los objetivos frente la inversión realizada.

Protocolo de Comunicaciones

4.2

4.2.1

Actos Ceremoniales

Protocolo y etiqueta El talento humano es uno de los puntos claves para el éxito del evento, por lo que se debe disponer de él con las mejores cualidades de atención al cliente, actitud cálida, que genere confianza y debidamente informado. En ese sentido, debe reunir las siguientes características: • Excelente presentación personal y si es posible con el uniforme y logotipo institucional. 98 Protocolo de Comunicaciones

• Conocimientos Institución.

detallados

sobre

• Habilidad en el trato a las personas. • Seguridad y profesionalismo. • Excelente expresión oral. • Adaptabilidad y tolerancia.

Existen reglas que por norma o por tradición se deben seguir dentro de la práctica de las relaciones públicas. Las siguientes son comunes a todos los actos, trátese de inauguraciones, clausura, aniversarios o menciones especiales:

4.2.1.1 Himnos • De la República de Colombia.

4.2.1.2 Intervenciones • Director General, Director Regional o Subdirector de Centro. • Un invitado, generalmente el Gobernador o el Alcalde. • Conferencistas según agenda Académica. 4.2.1.3 Mesa Principal.

• Del Departamento o Distrito Capital

• Directivos de la Entidad que organiza el evento e invitados especiales.

• Del SENA (Regularmente en eventos con aprendices).

• Habladores con los nombres de quienes presiden el evento.

Protocolo de Comunicaciones

• • • •

Habladores para personajes no previstos. Carpetas del evento. Mantel blanco. Adornos florales bajitos para no obstaculizar la visión. • Vasos de agua a temperatura ambiente.

4.2.1.4 Banderas Se ubican a un lado de la mesa principal o en la parte de atrás, así: A la izquierda de la de Colombia va la del Departamento o Ciudad. A la derecha de la Colombia la institución organizadora. Cuando participan varios países, se ubican en orden alfabético después del país sede. 100 Protocolo de Comunicaciones

101

4.2.1.5 Atril Se utiliza para los discursos. Si el acto es de pie, su presencia es obligada, mientras que es optativa en el supuesto de que haya una mesa de presidencia. Su finalidad esencial es servir de soporte a los papeles de los oradores, al tiempo que psicológicamente les permite sentirse más seguro frente al auditorio. 1. Va a la derecha de la mesa principal. 2. El maestro de ceremonias tiene el guión para el acto. 3. Se debe tener lista de protocolo de los invitados al evento.

4.2.2

Invitados Especiales La ubicación de los invitados se hará de acuerdo con el orden de precedencia. Si se utiliza mesa de honor, en ella debe ubicarse un número impar de personas, conformado por las autoridades de máxima jerarquía que participen en el acto. El ordenamiento de las demás autoridades se establece alternándose de derecha a izquierda de mayor a menor jerarquía (se entiende como derecha a aquella de la autoridad que preside la reunión). La alternancia, se observa también en las primeras filas.

No es recomendable ponerle rótulos con el nombre de la persona invitada a las sillas, a menos que se tenga la plena seguridad de la participación del funcionario o autoridad. Es más recomendable colocar rótulos de ‘reservado’, que permiten mayor flexibilidad al organizador para las ubicaciones preferenciales. Sin embargo, siempre debe contarse con un plano de distribución de los espacios preferentes, que pueda ayudar a este fin.

Protocolo de Comunicaciones

103

4.2.3

Eventos con delegaciones extranjeras

Este tipo de eventos requieren una planificación especial por los tiempos y recursos necesarios para su desarrollo. En primer lugar se debe planificar detalladamente las agendas nacionales e internaciones de los invitados, verificar los requisitos de desplazamiento y recursos necesarios para el desarrollo del evento. Este proceso requiere un tiempo de más o menos tres meses para su desarrollo.

• Conjuntamente con el encargado de protocolo local enviar los medios de transporte de acuerdo con las jerarquías y disponer de un dispositivo en el lugar de arribo para hacerse cargo del equipaje y de una rápida tramitación en migraciones.

Se debe tener en cuenta los siguientes puntos que ayudarán a lograr el éxito del evento:

• Tomar todas las precauciones necesarias en lo referente a seguridad para la comitiva y vehículos.

• Presentar a la persona que se hará cargo del recibimiento y atención de los invitados nacionales e internacionales durante el evento. • Verificar con anterioridad la cantidad de personas que llegarán al país. • Verificar con el encargado de la misión extranjera los roles y precedencias, entre otros temas pertinentes.

• Diseñar un circuito rápido de llegada al hotel o lugar de encuentro.

• Contratación del alojamiento (la comitiva invitada puede o no tener todo contratado por la empresa invitante). Chequear que las habitaciones sean del nivel adecuado a los cargos o rangos de quienes las ocuparán.

• Chequear horario de llegada al aeropuerto y lugar de arribo de los invitados nacionales e internacionales. • Indicar previamente por escrito los requisitos necesarios para la estadía en el territorio.

• Designar funcionarios encargados de recibir a los invitados internacionales en las instalaciones del SENA.

102 Protocolo de Comunicaciones

Protocolo en eventos inaugurales

• Contratar traductores si es necesario.

• Realización de un plan social; si es posible y si se dispone de tiempo dar a los invitados extranjeros un breve recorrido por la ciudad y los lugares turísticos más importantes.

• Asignar personal capacitado de protocolo con antelación en el aeropuerto para el recibimiento de los invitados.

4.2.4

4.2.4.1 Corte de Cinta

4.2.4.2 Descubrimiento de placas

En algunos eventos de inauguración se acostumbra cortar una cinta, que puede ser de un color claro o con los colores de la institución. Las tijeras con las cuales se corta la cinta deben llevarse preferiblemente en una bandeja de plata.

Las placas siempre deben estar cubiertas por una tela de un solo color, el descubrimiento lo hacen el Director General o el Director Regional y la persona de mayor jerarquía de la región. En el caso del corte de cintas, así como para los descubrimientos de placas, varía la intervención de los oradores así: 1. Beneficiario directo de la obra. 2. Representante beneficiaria.

legal

entidad

3. Representante legal de la entidad que entrega la obra.

4.2.5 Reglas de oro en el trato a clientes internos y externos Es importante tener en cuenta las siguientes reglas para una efectiva atención al público y trato con los compañeros y jefe, pues de ellas depende la imagen del SENA: • Llegar oportunamente al trabajo y si es posible un poco antes. • Presentar excusas veraces, cuando se tarda en atender una cita o cumplir un compromiso, sin exagerar. • Disponer de tiempo suficiente y exclusivo para atender en su oportunidad, a quien pidió y se concedió cita. • Contestar oportuna y debidamente la correspondencia. • Cumplir los compromisos e invitaciones importantes. • Cuando se es anfitrión (el que invita) estar preparado y listo, al menos con media hora de anticipación para atender personalmente a los invitados en su llegada. • Programar los trabajos para darles prioridad en su atención de tal manera que no se atrasen o desarrollen mal. • Atender con gusto, con amabilidad, con interés, sin mostrar cara de desagrado o malas maneras. 104 Protocolo de Comunicaciones

• Acostumbrarse a sonreír: La sonrisa es un tónico que atrae a la gente. No cuesta nada y en cambio conquista mucho. • Tratar a los compañeros y socios como quiere que lo traten a usted. • Decir siempre gracias y por favor: Al pronunciarlos, se aprecia el esfuerzo ajeno y conduce a que la gente desee servirle. • No discuta, respete el derecho de cada persona a tener ideas propias. Si se está equivocado, se debe admitir inmediatamente y con énfasis. • Sea amable cuando hable por teléfono: La reputación del SENA, está en la forma amable, interesada, cortés, estimuladora del servicio que usted puede prestar por teléfono. Cuando usted habla por teléfono, usted es el representante de la Entidad. • Cumpla sus promesas: Haga todo lo que esté a su alcance para cumplir lo que promete, con el fin de conseguir que se le tenga aprecio y estimación. • Sea particularmente cuidadoso en atender las quejas y reclamos: Cuando alguien hable de la Entidad escuche con atención, no interrumpa. Presente u ofrezca disculpas por las molestias que el interesado haya sufrido.

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA Dirección General: Calle 57 No. 8-69 Bogotá D.C. - Colombia PBX (57-1) 546 1500 Línea gratuita de atención al ciudadano: Bogotá D.C.: 592 5555 / Resto del país: 018000 910 270 www.sena.edu.co

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