Escola Secundária Cacilhas-Tejo
Correspondência Comercial Trabalho realizado por: Patrícia Abreu nº12 e Sara Lopes nº13
Modulo 12
13-11-2013
Índice Introdução………………………………………………………………………..2 A correspondência comercial………………………………………………….3
Caraterísticas/qualidades da correspondência comercial…3
o A carta comercial……………………………………………………….4
Estrutura da carta comercial…………………………………..5
Exemplos de inícios de cartas………………………………...8
Exemplos de enquadramento do assunto…………………..8
Exemplos de resposta a uma carta…………………………...8
Exemplos de fecho de uma carta……………………………..9
Cartas Particular………………………………………………..10
Cartas Oficial……………………………………………………10
Carta Empresarial………………………………………………10
Algumas abreviaturas e expressões usadas………………..11
o Carta circular……………………………………………………………12 o Fax………………………………………………………………………..13 o Correio eletrónico……………………………………………………….14 o Maillings………………………………………………………………….16 Conclusão………………………………………………………………………..17 Bibliografia/WebGrafia………………………………………………………….18 Anexos……………………………………………………………………………19
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Introdução No âmbito da disciplina de Técnicas de Secretariado, foi-nos proposto realizar um trabalho no âmbito do Módulo 12 cujo tema principal é a Correspondência Comercial. Neste trabalho iremos falar sobre o que é a correspondência comercial e as suas caraterísticas. Iremos abordar também a carta comercial, o fax, os maillings, a carta circular, entre outros assuntos. Realizámos este trabalho com base na pesquisa que fizémos e com a consulta dos sites e documentos que a professora colocou na disciplina do moodle, Em anexo incluímos os trabalhos/exercícios práticos que fizemos nas aulas, ao longo do módulo.
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Correspondência Comercial A correspondência comercial é o meio de comunicação entre empresas e pessoas físicas para tratar de negócios, ou pode ser qualquer correspondência que uma empresa receba ou emita, inclusive memorandos para funcionários, ordens de serviços, e uma grande quantidade de modelos prontos e/ou criados para facilitar esta comunicação.
Qualidades de uma carta comercial Ao escrevermos uma carta comercial temos de ser rigorosos, pois a carta requer várias qualidades tais como: Boa apresentação o Uma carta tem de ser bem organizada, com o mesmo tipo de letra e sempre com o mesmo tamanho. Simplicidade o Tem de ser o mais simples possível, não pode ter efeitos nem ter muitas cores. Clareza o Tem de ser escrita com palavra simples para o destinatário perceber a mensagem contida na carta, para não causar mal entendidos. Especifica o Tem que se destinar a falar sobre um assunto específico e não “fugir ao assunto” para a pessoa não se perder ao ler a carta e saber do que se trata. Correta o Tem de ser escrita corretamente, as palavras têm de estar bem escritas, não pode ter erros. Impessoal o Uma carta comercial não pode ser escrita como se fosse para um amigo ou familiar, tem de haver respeito apesar de ser sob a forma escrita.
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A carta comercial Com as novas tecnologias, para muitos o conceito de carta pode variar de acordo com o que se pode pensar sobre a definição do termo carta. Com o e-mail, o uso da carta tradicional escrita à mão sobre papel já se tornou coisa do passado, porém existem ainda pessoas que fazem uso desse meio para comunicar com amigos e com familiares. A carta ainda é um instrumento que pode ser útil para muitas pessoas em momentos diversificados. No que se refere aos meios de comunicação, a carta é um dos mais antigos e utilizados pelo homem. Existem vários tipos de carta, como, por exemplo, a carta formal, onde o uso da coerência é exigido na forma da escrita, colocando cuidado em cada palavra e o uso das frases na terceira pessoa, do início ao final da mensagem contida na carta. A carta pessoal (que se escreve para amigos, parentes, amores) é um documento que não possue um modelo pré-desenhado. Neste tipo de carta a linguagem pode ser escrita com um texto mais direto tal com que se trata normalmente o destinatário da carta. No final da carta pessoal há sempre a assinatura do remetente como forma de identificação. A carta comercial é um meio de comunicação mais seguro dentro de uma empresa ou de uma instituição. Usada como meio efetivo de comunicação, a carta comercial deve ser simples, com textos esclarecedores e carregados de objetividade. Este tipo de carta é usado normalmente para comunicar com um banco, com instituições, com empresas, entre outros.
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Estrutura da carta comercial
O timbre É o cabeçalho que figura na parte superior da carta. Aparece geralmente impresso. Inclui o nome comercial da empresa, a sua morada completa e os números de telefone e de fax. No caso de não estar impresso, deve-se escrever sempre em maiúsculas e sem sublinhar.
A data Geralmente escreve-se na parte superior direita e a sua parte final deve estar alinhada com a margem direita do texto da carta, a dois ou três espaços (ou a um espaço de precaução) abaixo da altura do timbre. Pode ser colocada também depois do texto, antes da despedida, alinhada à esquerda. A data é precedida do nome da localidade de onde se escreve e separada dele por uma vírgula. Embora se possa escrever a data com números, é mais estético escrever-se o nome do mês com letras e o ano completo.
O destinatário O nome e a morada da empresa a que se dirige o documento devem ser escritas duas ou três linhas abaixo da data, formando um pequeno bloco na parte esquerda da carta, a uns 2,5 cm da última linha do timbre. No caso de serem utilizados envelopes de janela deve figurar do lado direito. Quando se envia ao cuidado de um funcionário da empresa, o nome deste deve ser escrito por baixo da morada, utilizando-se o tratamento completo, ou seja, Exmo. Senhor e o cargo. Se não se souber o nome do destinatário, convém fazer referência ao cargo que ocupa (Sr. Gerente, Sr. Diretor...).
O assunto A dois espaços abaixo da data encontra-se o assunto, com o qual se sintetiza o 5
conteúdo global da carta. Geralmente encontra-se alinhado à esquerda.
O cabeçalho O cabeçalho é necessário nas cartas em que se estabelece uma primeira relação e em todas as cartas de carácter protocolar. Na saudação inicial não se deve escrever abreviaturas de qualquer tipo. As formas mais frequentes de saudação são: Excelentíssimo Senhor, quando o destinatário ocupa uma posição social de relevo, e Estimado Senhor, menos protocolar.
O texto Começa-se a escrever a dois espaços do cabeçalho. É a parte central da carta, onde se expõe o conteúdo do documento, centrado na folha e devidamente distribuído por parágrafos. A redação tem de ser clara e concisa, o que resultará numa maior facilidade de compreensão. Utilizar-se-ão frases de comprimento reduzido e com um léxico oportuno. Os parágrafos não deverão ser excessivamente compridos, tal como não se deve abusar das orações subordinadas. Algumas vezes, para não se repetir frases ou termos habituais, estes terão de ser substituídos pelas respetivas abreviaturas. Por último, a linguagem utilizada manterá o tom certo, adequado à seriedade que qualquer relação comercial minimamente séria exige.
Despedida Qualquer carta comercial termina com a frase de despedida. Escreve-se a dois espaços por baixo do texto e sem ponto final, normalmente utiliza-se a vírgula. Tem de estar alinhada com os parágrafos. A despedida utilizada estará de acordo com o nível de relação que se tenha com o destinatário e com a saudação utilizada. Não se usam abreviaturas. A fórmula mais utilizada, se se conhecer previamente o destinatário ou se se mantiver uma relação de amizade com ele, será Cordialmente ou então Saudações cordiais. Se, pelo contrário, não se conhecer o interlocutor ou se este for uma pessoa importante, utilizar-se-á, entre outras, as expressões que se seguem: Atentamente; Cumprimentos 6
respeitosos de; Sem mais assunto, cumprimentos de; Aproveitando a ocasião para o cumprimentar atentamente; Esperando resposta, cumprimenta-os; Com os melhores cumprimentos.
A assinatura Escreve-se geralmente na parte esquerda da folha e a uma distância aproximada de dois espaços da despedida. Vem sempre acompanhada da especificação do cargo do remetente na empresa. Pode-se escrever inserindo, antes do nome do assinante, o do cargo que este ocupa na empresa. Deve escrever-se, por baixo da assinatura, o nome do assinante à máquina. Quando o remetente não assina a carta, esta pode assinar-se por ordem (p.o.), por poder (p.p.) ou por delegação (p.d.) e deve incluir o nome da pessoa que a assina. Na correspondência comercial também costuma figurar a referência da pessoa que ditou a carta e a da pessoa que a escreveu.
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Exemplos de inícios de cartas Ao iniciarmos uma carta comercial, sem qualquer referencia à correspondência anterior, podemos começar com: Temos o prazer de informar… Gostariamos que nos informassem se… Tivemos conhecimento de que a vossa empresa…
Exemplos de enquadramento do assunto Depois de iniciar a carta temos de enquadrar o assunto das seguintes formas: Somos… Estamos a… Temos…
Exemplos de resposta a uma carta Se recebermos uma carta e tivermos de responder, temos de ter em atenção algumas formas de iniciar a resposta: Respondendo à v/ carta de… Referimos a vossa carta datada de 30 de Maio, que agradecemos, e informamos… Em resposta á vossa carta de … sobre … lamentamos informar… Acusamos a receção da vossa carta de 20 do corrente, que agradecemos, e…
E dependendo do assunto da resposta também temos de saber as formas mais corretas para responder: 8
Comunicamos que… Atendendo ao seu pedido nº… Serve a presente para... Temos a satisfação de… Em referência à vossa carta…
Exemplos de fecho de carta O fecho de uma carta deve ser sempre uma palavra ou expressão curta, como por exemplo: Respeitosamente (muito formal) Atenciosamente (formal) Cordialmente (informal) Gratos… Um abraço (correio electrónico)
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Carta particular Correspondência particular é aquela estabelecida entre pessoas físicas e pode ter ou não caráter de intimidade.
Carta oficial Correspondência oficial é a que ocorre entre órgãos da administração direta ou indireta do serviço público civil ou militar, no âmbito municipal e da Administração para particulares.
Carta empresarial É aquela através da qual as empresas ou quaisquer entidades se comunicam com as pessoas físicas ou jurídicas, tendo em vista as mais diversas finalidades.
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Algumas abreviaturas e express천es usadas Embora haja quem considere menos correto utilizar abreviaturas nas cartas, n찾o podemos deixar de referir algumas que hoje em dia se podem usar para facilitar a escrita sem alterar o objetivo da mensagem.
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Carta circular A circular é um meio de correspondência - carta, ofício, memorando ou manifesto dirigido, ao mesmo tempo, a várias pessoas, entidades ou instituições. É, portanto, correspondência multidireccional. De acordo com a forma ou meio de correspondência da mensagem escrita, diz-se carta-circular, ofício-circular, memorando-circular ou manifesto circular. Na circular, não se coloca nenhum destinatário específico, que surge apenas no endereçamento (muitas vezes só no envelope).
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Fax O fax serve para enviar mensagens informais e urgentes. Existem formulários para este tipo de correspondência que pouco variam de empresa para empresa. A linguagem deve simplificar-se ao máximo para que a mensagem seja clara e concisa.
Em princípio, não é necessário acusar a receção, que é feita automaticamente. Mas o fax não deve ser utilizado para substituir as cartas. Se se tratar de uma correspondência formal ou oficial pode-se, quanto muito, enviar por fax uma cópia da carta que foi mandada nesse dia pelo correio, indicando isso mesmo no impresso de cobertura.
Não se deve mandar parabéns ou agradecimentos por fax. É preferível fazê-lo pelo telefone. E o mesmo se aplica aos convites. Apenas numa emergência, no caso de se ter perdido o convite enviado pelo correio, se poderá mandar uma cópia por fax.
É escusado lembrar que os faxes não devem conter mensagens confidenciais ou íntimas. Nunca se sabe quantas pessoas terão acesso ao número de fax do seu interlocutor.
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Correio eletrónico (E-mail) O E-mail (correio eletrónico) permite compor, enviar e receber mensagens através de sistemas eletrónicos de comunicação. Na prática comum do meio empresarial, todos têm acesso ao e-mail, daí este ser um método de comunicação indispensável nas empresas. Para isso aconselham-se algumas regras:
Não utilizar a caixa de entrada como um arquivo;
Enviar apenas e-mails de grupo para destinatários que pertençam à empresa ou organização e, ainda, quando se tem a certeza de que são úteis para todos os destinatários;
Quando se pretende enviar um e-mail para um grupo de destinatários exteriores à empresa ou organização, não devem ser revelados os seus endereços a terceiros, pelo que estes devem ser colocados na função «Bcc» (cópia oculta). Analogamente, a cópia oculta pode ser utilizada para o envio de uma mensagem interna da empresa para um ou mais colaboradores e o chefe do sector poderá acompanhar o assunto sem que os destinatários tenham conhecimento;
Se estivermos a preparar um e-mail deste tipo no Outlook, devemos proceder da seguinte forma: o Criar a mensagem; o Em
«Ferramentas»
escolher
«Selecionar
Destinatários»,
depois
selecionar os diversos destinatários pretendidos e de seguida clicar em «Bcc», adicionando desta forma os diversos endereços; o Depois clicar em «OK» e na mensagem a ser enviada irão aparecer os endereços sob o campo «Bcc».Assim, a privacidade de cada destinatário fica preservada e não é dado a conhecer a quem foi enviada a mensagem;
Quando se está ausente do escritório por certos períodos, deve-se recorrer à função de «out of office assistant». Esta função permite que as mensagens que se destinam a um determinado destinatário originem uma informação de retorno
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imediata, dando a conhecer a quem enviou a mensagem que o seu correspondente se encontra ausente e quando estรก previsto o seu regresso;
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Mailings O Mailing é a abreviatura de Mailing List, em inglês, banco de dados (nome, endereços, caraterísticas do consumidor, entre outros) para serem utilizados em marketing direto, tais como mala direta, telemarketing e correio eletrónico. Existem mecanismos que identificam emails inválidos ou inexistentes. Assim, as taxas de rejeição nos envios diminuirá e os envios serão mais rápidos.
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Conclusão Realizámos este trabalho com o objetivo de sabermos distinguir o que são cartas comerciais, faxes, maillings, entre outros. Com este trabalho aprendemos a algumas especificidades e caraterísticas das cartas comerciais, cartas normalizadas, faxes e e-mails. Ficámos também a saber que não podemos escrever uma carta para uma empresa ou instituição como escrevemos para os amigos e familiares, as cartas comerciais têm regras específicas. Aprendemos também algumas abreviaturas que podemos usar para simplificar a carta. Conseguimos alcançar os nossos objetivos: saber qual o meio de comunicação mais adequado em cada ocasião, conseguir distingui-los e identificá-los. Trabalhámos bem em grupo. Achamos que este trabalho foi esclarecedor e que nos permitiu aprofundar o tema do módulo 12 da disciplina de Técnicas de Secretariado.
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Webgrafia http://nomundodosecretariado.blogspot.pt/2012_02_01_archive.html http://finslab.com/comunicacao-empresarial/artigo-374.html http://www.pmelink.pt/manuais/administrativo-e-economato/como-elaborar-uma-cartacomercial-com-eficacia#08 http://moodle.escacilhastejo.org/course/view.php?id=393 http://www.pmelink.pt/manuais/administrativo-e-economato/como-elaborar-uma-cartacomercial-com-eficacia#08
Bibliografia ALMEIDA, Antonio Fernando de, ALMEIDA, Valéria Silva Rosa de. Português básico: gramática, redação, textos. 4. ed. rev. ampl. São Paulo: Atlas, 1999. ANDRADE, Maria Margarida de, ANDRADE, Antonio Henrique. Língua Portuguesa: noções básicas para cursos superiores. 6. ed. São Paulo: Atlas, 1999. GRION, Laurinda. Dicas para uma boa redação. São Paulo. Edicta. MARTINS, Dileta Silveira, ZILBERKNOP, Lúcia Scliar. Português instrumental. 21. ed. Porto Alegre: Sagra Luzzatto, 2000. MEDEIROS, João Bosco. Correspondência: técnicas de comunicação criativa. 13. ed. São Paulo: Atlas, 1999.
REVISTA VEJA. São Paulo: Editora Abril, n. 4, p. 113, jan. 1999.
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Anexos
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Carta Comercial (1)
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Carta Comercial (2)
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Carta Comercial (3)
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Carta Circular
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Fax
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