Oscar F. Aguilar
La única forma de multiplicar el tiempo es hacer el trabajo en paralelo, distribuirlo entre diferentes equipos de trabajo (tal vez uno por cada una de las áreas de adecuación) y hacer que todos tengan un plan de trabajo claro y un cronograma que sea respetado. Para el manejo del tiempo, no está de más realizar un análisis de riesgos y la identificación de las acciones de mitigación necesarias. Esto podría dar origen a la generación de un “Plan B” para la implementación de algunos aspectos del nuevo sistema. También debe quedar claro que algunas actividades no tienen que terminarse o cumplirse necesariamente antes de la vigencia del nuevo sistema. Existen ciertos productos o mecanismos que pueden implementarse durante los primeros meses de vigencia de la Reforma, y esto también ayuda a la administración del tiempo.
4. Sobre la coordinación interinstitucional Durante la preparación de algunas reformas, se puede observar que ciertas entidades del SAJ inician una “carrera” para estar preparadas más rápidamente que las otras, terminar sus productos e iniciar la preimplementación más temprano. Esto no es necesariamente malo; sin embargo, se deja de lado la coordinación interinstitucional y se pierde de vista que en el nuevo sistema los procesos demandan una amplia y continua interacción, tanto en los niveles jerárquicos como en los operacionales. La coordinación traspasa los niveles jurisdiccionales (o procesales) y también llega a las instancias gerenciales y administrativas; por esta razón es importante que las entidades del SAJ visualicen nuevas formas de organización, nuevas áreas de trabajo, nuevos perfiles profesionales, nuevos sistemas integrados y otras formas de trabajo que permitan y faciliten la interacción diaria de las labores.
5. Sobre las dificultades dentro de las instituciones Cada una de las entidades del SAJ tiene su propia forma de organización, liderazgo, gerencia, etc., y a la vez sus propias dificultades y restricciones institucionales. Es necesario, por ello, reconocer las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas para el proceso de implementación en cada una de ellas. Un plan institucional propio para cada entidad en el proceso de reforma, no solo muestra que la organización es capaz de reconocer su realidad, sino también que está dispuesta a emprender las acciones necesarias para cambiarla. Muchas veces este plan toma la forma de una estrategia para la implementación de la Reforma, la misma que debe elaborarse de forma participativa, quedar documentada y ser comunicada interna y externamente a fin de facilitar los procesos de coordinación.
57