OFFRE DE POSTE: ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(IVE) La Fédération des Réserves Naturelles Catalanes gère, en partenariat avec des gestionnaires locaux, neuf réserves naturelles nationales des Pyrénées-Orientales. Sa mission principale est de maintenir ces espaces naturels protégés en bon état de conservation. L’association est gouvernée par un conseil d’administration composé des neufs gestionnaires locaux et du représentant du personnel. Elle emploie 24 salariés permanents. 18 agents sont répartis sur les 9 réserves naturelles du département. 6 personnes assurent des missions transversales (administratif, comptabilité, informatique, direction, programmes scientifiques transversaux) au siège social à Prades (66500). L’assistant(e) administratif(ive) apporte un soutien administratif et logistique aux agents du siège social pour le suivi des dossiers et des procédures administratives, la logistique des réunions et des missions. Autonomie et responsabilité L’emploi est placé sous l’autorité de la directrice. L’assistant(e) est autonome dans la gestion de son travail quotidien. Activités : Assure des tâches de secrétariat : - gère le courrier entrant et sortant : enregistrement, ouverture, affranchissement, - gère la messagerie générale, - tient à jour les listes de diffusion, - assure la reproduction de documents, - assure le tri, le classement, la mise à jour des fichiers et bases de données, l’archivage des documents. Intervient sur la gestion administrative - assure l’inventaire des véhicules et leur suivi (cartes grises véhicules, relations assureurs, suivi de l’entretien, suivi des contraventions). - assure les commandes et la gestion des stocks des fournitures administratives, - assure le suivi du matériel informatique et téléphonique et de reproduction : actualisation de l’inventaire, suivi des contrats, suivi de la maintenance. - assure le suivi administratif des services civiques : renouvellement des agréments, saisie sur la base de données Elisa, édition des contrats, édition des bilans, suivi des formations, lien avec l’Agence de service civique etc. - met en page des rapports (bilan d’activité, plan d’actions). Participe à la communication interne - se charge de concevoir et d’actualiser des documents partagés, conçoit des tableaux de bord : plannings internes (réunions, utilisation des véhicules etc), tableaux d’affichage etc.. - se charge d’actualiser les registres : DUERP, registre des délibérations, registre des DP, registre d’emprunt du matériel etc. - tient une revue de presse et diffuse l’information - assure l’organisation logistique de journées de rencontre administrateurs/salariés - assure la circulation de l’information entre la direction, les RN et les administrateurs. Participe au fonctionnement statutaire : - assure les convocations, l’organisation matérielle, la réservation de conférences téléphoniques, l’accueil des réunions statutaires, l’organisation de repas. - assure le suivi des réunions statutaires (présence des participants, diffusions des comptes-rendus, suivi des délibérations). - participe à l’organisation logistique d’évènements particuliers : manifestations, conférences, formations etc.
Compétences requises Connaissances : - parfaite maîtrise des outils de bureautique - fonctionnement d’une association (droit des associations) - très bonne maîtrise de la grammaire et de l’orthographe - techniques de secrétariat dont règles typographiques et de mise en page, techniques de classement et d'archivage Savoir-faire - gestion et hiérarchisation des priorités de son travail - gestion d'imprévus - organisation et planification du travail - assemblage et mise en forme de documents - organisation de réunions Savoir-être - amabilité - écoute - sens de l’organisation, réactivité - disponibilité Profil recherché Bac pro ou BTS en gestion/administration Personne éligible au dispositif Parcours Emploi Compétences Conditions Contrat à temps partiel 24h/semaine Rémunération indice 280 de le CCNA (salaire brut : 1 213€/mois) Poste basé au siège social de la FRNC- 9 rue du mahou à Prades. Candidatures à adresser à Monsieur le Président de la Fédération des Réserves Naturelles Catalanes florence.lespine@espaces-naturels.fr