Evaluación del control interno del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquia San José by Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo PUCE SD

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica - Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIA SAN JOSÉ DE ALLURIQUÍN, PROVINCIA SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS.

Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de: Ingenieras en Contabilidad y Auditoría CPA

Línea de Investigación: Implementación del Control Interno

Autoras: ALEXANDRA ELIZABETH MURILLO SAMANIEGO ADRIANA ABIGAIL ORDÓÑEZ RAMÍREZ Director: MG. ELVIS OVIDIO FLORES JARAMILLO

Santo Domingo – Ecuador Agosto, 2016

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica – Escuela Ciencias Administrativas y Contables HOJA DE APROBACIÓN EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIA SAN JOSÉ DE ALLURIQUÍN, PROVINCIA SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS. Línea de Investigación: Implementación del Control Interno Autoras: ALEXANDRA ELIZABETH MURILLO SAMANIEGO ADRIANA ABIGAIL ORDOÑEZ RAMÍREZ

Mg. Elvis Ovidio Flores Jaramillo DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÒN

f. _____________________

Mg. Ximena Leticia García Zambrano CALIFICADOR

f. _____________________

Mg. Félix Sixto Pilay Toala CALIFICADOR

f. _____________________

Mg. Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño DIRECTOR DE LA E.C.A.C

f. _____________________

Santo Domingo– Ecuador Agosto, 2016

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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Nosotras, Alexandra Elizabeth Murillo Samaniego portadora de la cédula de ciudadanía No. 172617106-7 y Adriana Abigail Ordóñez Ramírez con cédula de ciudadanía No.171797407-3 declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presentamos como informe final, previo la obtención del Grado de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría CPA son absolutamente originales, auténticos y personales.

En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de nuestra y exclusiva responsabilidad legal y académica.

________________________________ Alexandra Elizabeth Murillo Samaniego CI. 172617106-7

____________________________ Adriana Abigail Ordóñez Ramírez CI. 171797407-3

AGRADECIMIENTO A Dios, quien me ha dado la fortaleza y sabiduría para poder seguir adelante con todos mis objetivos propuestos, y en el desarrollo de este trabajo; a mis padres por ser quienes han confiado en mí, brindándome el apoyo incondicional cada día, siendo la guía perfecta en mi formación como persona, a mis hermanos que son parte de mi vida y en quienes puedo confiar. A mi tutor de tesis, por el esfuerzo y guía durante el desarrollo de este trabajo, a los docentes que han aportado en conocimientos, para mi formación académica como profesional. Y a todas las personas que formaron parte de este esfuerzo, amigos y familiares, que me ayudaron para alcanzar este objetivo, de todo corazón. Gracias Alexandra Murillo

Agradezco en primer lugar a Dios porque es una gran Bendición en todo sentido y te lo agradezco Padre, y no cesan mis ganas de decirte que es gracias a ti que esta meta está cumplida. A mis padres y hermanos por haberme forjado como la persona que soy en la actualidad; muchos de mis logros se los debo a ellos entre los que se incluye éste. Me formaron con reglas y con algunas libertades, pero al final de cuentas, me motivaron constantemente para alcanzar mis anhelos. Gracias a mi esposo y mi hija que con su apoyo y comprensión no podría haber terminado una de las tantas metas propuestas. Gracias a cada profesor que hizo parte de este proceso integral de formación, que deja como producto terminado este grupo de graduados. Adriana Ordóñez

DEDICATORIA Este trabajo que representa esfuerzo y dedicación para llevarlo a cabo, lo dedico en primer lugar a Dios, por ser fuente inagotable de fortaleza y bendiciones; a mis padres Miguel y Mónica, quienes son el pilar fundamental en mi vida quienes me inspiran a ser cada día mejor, a mis hermanos a todos ellos con quienes me han apoyado incondicionalmente, valorando cada logro, cada meta concluida. Alexandra Murillo

El presente Trabajo de Grado se lo dedico a Dios, porque ha sido quien ha iluminado mi camino y mente, me ha dado las fuerzas que necesitaba, para seguir adelante. A mis padres, mis hermanos que me han apoyado incondicionalmente, a mi esposo y a mi hija Danny y Denisse que con su amor y cariño supieron guiarme para poder realizar este trabajo con éxito. Adriana Ordóñez

RESUMEN El trabajo de titulación tuvo como finalidad evaluar el sistema de control interno, en los diferentes departamentos del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín, correspondiente al período 2015-2016, además de proponer recomendaciones de mejora en los procesos administrativos y financieros, en cumplimiento a la ley de las Instituciones Públicas del Estado Ecuatoriano. La investigación empezó con el levantamiento de información a través de observación directa, solicitud de información a los departamentos del GAD Parroquial y entrevista dirigida al Presidente del GAD Parroquial Rural Alluriquín, realizando un análisis de la situación actual a la institución, detalladamente, validando la problemática de investigación sobre la falta de prácticas de un control interno. Se determinó el nivel de riesgo y nivel de confianza en base a los resultados determinados con la aplicación de los cuestionarios de evaluación del control interno, planteados a cada departamento del GAD Parroquial como son: Presidente, Tesorería, Secretaria. Una vez determinado los principales riesgos y actividades incumplidas que posee la Entidad, se estableció un organigrama y perfiles para los funcionarios que presiden cada departamento en el GAD, en base a su cargo y responsabilidades establecidas en el orgánico funcional de la institución y el COOTAD. Finalmente para promover mejoras dentro del GAD Parroquial, dentro de la Guía de Control Interno se diseñaron flujogramas de los principales procesos, una matriz de evaluación de riesgos, políticas de información y un formato de monitoreo de recomendaciones, de manera que puedan alcanzar su objetivos y aplicar un proceso de control interno eficiente de la institución.

vii

ABSTRACT The present research work has as aim to evaluate the internal control system in the different areas of the Gobierno AutĂłnomo Descentralizado Parroquial Rural AlluriquĂn, in the period 2015-2016, also recommendations for improvement are suggested for the management and financial process according to the Law of Public Institutions of the Ecuadorian State.

The research started with the data collection through the direct observation, information form to the areas of the GAD Parroquial and interview to the President of the GAD Parroquial Rural AlluriquĂn, carrying out an analysis of the current situation in detail, validating the research problem about the lack of practices of internal control.

The level of risk and trust was determined according to the results with the application of the questionnaires of internal control suggested in each department of the GAD Parroquial such as: President, Treasury, Secretary. Once the main risks and incomplete activities are identified, an organization chart and profiles for the workers who are the principal in each department, according to their charge and responsibilities established in the organic functional of the institution and the COOTAD.

Finally to promote improvements in the GAD Parroquial, in the Internal Control Guide flow charts were designed about the main processes, a matrix of risks evaluation, information policies also a monitoring form of recommendation in order to achieve the objectives, and apply an efficient internal control process of the institution.

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ÍNDICE DE CONTENIDOS

PORTADA ............................................................................................................................... i HOJA DE APROBACIÓN ........................................................................................................ii DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD ...................................... iii AGRADECIMIENTO .............................................................................................................. iv DEDICATORIA ........................................................................................................................ v RESUMEN ............................................................................................................................... vi ABSTRACT .............................................................................................................................vii ÍNDICE DE CONTENIDOS ................................................................................................. viii ÍNDICE DE FIGURAS........................................................................................................... xiv ÍNDICE DE TABLAS ............................................................................................................ xvi 1.

INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 1

PLANTEMIENTO DEL PROBLEMA ...................................................................... 2

2.1

Antecedentes ............................................................................................................... 2

2.2

Problema de Investigación .......................................................................................... 4

2.2.1

Interrogantes de la Investigación ......................................................................... 4

2.2.2

Delimitación del problema ................................................................................... 4

2.3

Justificación................................................................................................................. 5

2.4

Objetivos de la Investigación ...................................................................................... 6

2.4.1

Objetivo General de la Investigación ................................................................... 6

2.4.2

Objetivos Específicos........................................................................................... 6

MARCO REFERENCIAL .......................................................................................... 7

3.1

Auditoría...................................................................................................................... 7

3.1.1

Fundamentación Filosófica .................................................................................. 7

ix 3.1.2

Concepto .............................................................................................................. 7

3.1.3

Objetivo de la auditoría ........................................................................................ 8

3.1.4

Clases de la auditoría ........................................................................................... 8

3.1.4.1

Auditoría Interna........................................................................................... 9

3.1.4.2

Auditoría Externa ......................................................................................... 9

3.1.5

Metodología de la auditoría ............................................................................... 10

3.1.5.1

Planeación................................................................................................... 10

3.1.5.2

Instrumentación .......................................................................................... 11

3.1.5.3

Examen ....................................................................................................... 11

3.1.5.4

Informe ....................................................................................................... 11

3.1.5.5

Seguimiento ................................................................................................ 12

3.1.6

Riesgos de auditoría ........................................................................................... 12

3.1.6.1

Riesgo inherente ......................................................................................... 13

3.1.6.2

Riesgo de Control ....................................................................................... 13

3.1.6.3

Riesgo de Detección ................................................................................... 14

3.2

Control Interno .......................................................................................................... 14

3.2.1

Concepto ............................................................................................................ 14

3.2.2

Procesos de control ............................................................................................ 15

3.2.3

Característica del control interno ....................................................................... 16

3.2.4

Objetivos del Control Interno ............................................................................ 17

3.2.5

Evaluación del Control Interno .......................................................................... 18

3.2.6

Limitación del Control Interno .......................................................................... 18

3.2.7

Elementos del Control Interno ........................................................................... 19

3.2.8

Componentes del COSO .................................................................................... 21

3.2.8.1

Ambiente de control ................................................................................... 21

x 3.2.8.2

Valoración de riesgo ................................................................................... 21

3.2.8.3

Actividades de control ................................................................................ 21

3.2.8.4

Información y comunicación ...................................................................... 22

3.2.8.5

Monitoreo ................................................................................................... 22

3.2.9

Tipos de Control Interno .................................................................................... 22

3.2.10

Evaluación del Sistema Control Interno ............................................................ 23

3.2.10.1

Método Cuestionario .................................................................................. 23

3.2.10.2

Método Narrativo Descriptivo .................................................................... 24

3.2.10.3

Método gráfico o diagrama de flujo ........................................................... 24

3.3

Fundamentación Legal .............................................................................................. 27

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN......................................................... 32

4.1

Enfoque/ Tipo de Investigación ................................................................................ 32

4.1.1

Enfoque .............................................................................................................. 32

4.1.2

Tipos de investigación ....................................................................................... 32

4.1.2.1

La investigación exploratoria ..................................................................... 32

4.1.2.2

La investigación Descriptiva ...................................................................... 33

4.1.2.3

La investigación explicativa ....................................................................... 33

4.2

Población/Muestra ..................................................................................................... 33

4.2.1

Población............................................................................................................ 33

4.2.2

Muestra .............................................................................................................. 34

4.3 4.3.1 4.3.1.1

4.3.2 4.3.2.1

Técnicas e instrumentos de recogida de datos .......................................................... 34 Observación ....................................................................................................... 34 Instrumentos: .............................................................................................. 35 Entrevista ........................................................................................................... 35 Instrumentos ............................................................................................... 35

xi 4.3.3 4.3.3.1

Cuestionario ....................................................................................................... 35 Instrumentos: .............................................................................................. 36

4.4

Técnica de Análisis de Datos .................................................................................... 36

4.4.1

Análisis cuantitativo........................................................................................... 36

4.4.1.1

Tabulación de Datos ................................................................................... 36

4.4.2

Análisis cualitativos ........................................................................................... 37

4.4.3

Análisis de Textos y Datos Narrativos............................................................... 37

RESULTADOS ......................................................................................................... 38 5.1

5.1.1

Discusión de Resultados............................................................................................ 38 Entrevista al Lcdo. Willians Arteaga, presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín..................................................... 38

5.1.2

Análisis entrevista al Presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín ............................................................................... 42

5.2 5.2.1

Propuesta de Intervención ......................................................................................... 44 Planificación de la Evaluación de Control ........................................................ 44

5.2.1.1

Notificación de Inicio ................................................................................. 45

5.2.1.2

Orden de Trabajo ........................................................................................ 45

5.2.1.3

Programa de Planificación para la evaluación del Control Interno GADPR de Alluriquín ............................................................................................... 45

5.2.2

Realizar levantamiento de información organizacional, administrativa y legal del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín ............ 47

5.2.3

Determinar el Nivel de Confianza, riesgo y cumplimiento de las actividades y procesos del GAD Parroquial Rural Alluriquín ................................................. 58

5.2.3.1

Evaluación de Control Interno COSO I -NCI al GAD Parroquial Rural Alluriquín .................................................................................................... 59

xii 5.2.3.1.1

Ambiente de Control ............................................................................... 60

5.2.3.1.2

Evaluación del Riesgo ............................................................................. 62

5.2.3.1.3

Actividades de Control ............................................................................ 63

5.2.3.1.4

Información y Comunicación .................................................................. 66

5.2.3.1.5

Seguimiento-Monitoreo ........................................................................... 67

5.2.3.2

Evaluación del Nivel de Cumplimiento Normativa COOTAD, Reglamento de la Ley de Contraloría General del Estado .............................................. 68

5.2.3.2.1

Evaluación de cumplimiento aplicado al Presidente GAD Parroquial Rural Alluriquín ....................................................................................... 69

5.2.3.2.2

Evaluación de cumplimiento aplicado a Secretaría del GAD Parroquial Rural Alluriquín ...................................................................................... 73

5.2.3.2.3

Evaluación de cumplimiento aplicado a Tesorería del GAD Parroquial Rural Alluriquín ....................................................................................... 75

5.2.4

Identificar deficiencias en el funcionamiento del control interno de los procesos del GAD Parroquial Rural Alluriquín ................................................................ 78

5.2.4.1

Calificación Nivel de Confianza de los Componentes de Control Interno según COSO I ............................................................................................ 79

5.2.4.2

Calificación Nivel de Riesgo de los Componentes de Control Interno según COSO I........................................................................................................ 80

5.2.4.3

Papeles de Trabajo ...................................................................................... 81

5.2.4.4

Matriz de Hallazgos y Recomendaciones ................................................... 88

5.2.4.5

Informe de Control Interno ......................................................................... 90

5.2.5

Proponer de una Guía de Control Interno que mejorará el cumplimiento de normas y políticas, optimizando el manejo de la administración del GAD Parroquial Rural Alluriquín, para una eficiente toma de decisiones ................. 99

xiii 5.2.5.1

Ambiente de Control ................................................................................ 105

5.2.5.1.1

Organigrama Propuesto ......................................................................... 106

5.2.5.1.2

Perfiles del Personal Administrativo de los Departamentos GAD Parroquial Rural Alluriquín ................................................................... 107

5.2.5.2 5.2.5.2.1 5.2.5.3

5.2.5.3.1

Evaluación del Riesgo .............................................................................. 111 Matriz de Evaluación de Riesgos .......................................................... 111 Actividades de Control ............................................................................. 114 Graficación de Flujogramas, desarrollo y análisis de los procesos de control interno ........................................................................................ 115

5.2.5.4 5.2.5.4.1

5.2.5.5 5.2.5.5.1

Información y Comunicación ................................................................... 126 Políticas de Información y Comunicación............................................. 126 Seguimiento-Monitoreo ............................................................................ 128 Cronograma de Cumplimiento y recomendaciones............................... 129

5.3

Conclusiones ........................................................................................................... 132

5.4

Recomendaciones .................................................................................................... 133

BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................... 134 FUENTES ELECTRÓNICAS ............................................................................................... 136

xiv

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1. Clases de Auditoría..................................................................................................... 9 Figura 2. Comentarios sobre limitaciones del Control ............................................................ 19 Figura 3. Elementos del Control Interno.................................................................................. 20 Figura 4. Simbología del Flujograma ...................................................................................... 26 Figura 5. Organigrama GADPR Alluriquín ............................................................................. 50 Figura 6 Nómina Personal Legislativo GADPR Alluriquín .................................................... 57 Figura 7. Nómina de Personal Administrativo GADPR Alluriquín ........................................ 57 Figura 8. Componentes de Control Interno COSO .................................................................. 59 Figura 9 Nivel de Confianza y Riesgo Ambiente de Control-Presidente ................................ 60 Figura 10. Nivel de Confianza y Riesgo Ambiente de Control-Secretaría .............................. 61 Figura 11. Nivel de Confianza y Riesgo Evaluación del Riesgo-Presidente ........................... 63 Figura 12. Nivel de Confianza y Riesgo Actividades de Control-Presidente .......................... 64 Figura 13. Nivel de Confianza y Riesgo Actividades de Control- Tesorería .......................... 65 Figura 14. Nivel de Confianza y Riesgo Comunicación-Presidente........................................ 66 Figura 15. Nivel de Confianza y Riesgo Seguimiento-Presidente ........................................... 67 Figura 16. Nivel de Cumplimiento RI-COOTAD-Presidente ................................................. 70 Figura 17. Nivel de Cumplimiento Reglamento Ley CGE-Presidente .................................... 72 Figura 18. Nivel de Cumplimiento RI-COOTAD Secretaría .................................................. 74 Figura 19. Nivel de Cumplimiento RI-COOTAD-Tesorería ................................................... 76 Figura 20. Nivel de Cumplimiento RL-CGE-Tesorería .......................................................... 78 Figura 21. Organigrama Propuesto-GADPR Alluriquín ....................................................... 106 Figura 22.Perfil de Secretaria GAD PR Alluriquín .............................................................. 108 Figura 23.Perfil Tesorería GAD PR Alluriquín ................................................................... 109

xv Figura 24. Perfil de Planificación y Gestión Social GAD PR Alluriquín .............................. 110 Figura 25. Niveles de Riesgo ................................................................................................. 112 Figura 26. Flujograma Elaboración del Presupuesto ............................................................. 116 Figura 27. Trámites para elaboración presupuesto ................................................................ 118 Figura 28. Flujograma Emisión y Reposición Caja Chica ..................................................... 118 Figura 29. Trámite para emisión fondos caja chica ............................................................... 119 Figura 30. Flujograma Proceso Arqueos Sorpresivos............................................................ 120 Figura 31. Trámite Arqueos de Caja sorpresivos................................................................... 121 Figura 32. Flujograma Proceso Compras Públicas ................................................................ 122 Figura 33. Trámites proceso de Compra Pública ................................................................... 124 Figura 34. Flujograma Proceso de Contratación.................................................................... 124 Figura 35. Trámite Proceso de Contratación Personal........................................................... 125 Figura 36. Políticas de Información y Comunicación GAD Parroquial Rural Alluriquín..... 128

xvi

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1. Programa de Planificación para Evaluación de Control Interno................................ 46 Tabla 2. Ponderación de porcentajes de calificación ............................................................... 59 Tabla 3. Evaluación Ambiente de Control-Presidente ............................................................. 60 Tabla 4. Evaluación Ambiente de Control- Secretaría ............................................................ 61 Tabla 5. Evaluación del Riesgo-Presidente ............................................................................. 62 Tabla 6. Evaluación Actividades de Control-Presidente ......................................................... 63 Tabla 7. Evaluación Actividades de Control- Tesorería .......................................................... 64 Tabla 8. Evaluación de Información y Comunicación-Presidente........................................... 66 Tabla 9. Evaluación de Seguimiento y Monitoreo-Presidente................................................. 67 Tabla 10. Cuestionario de Cumplimiento Reglamento COOTAD .......................................... 69 Tabla 11. Cumplimiento RI-COOTAD-Presidente ................................................................. 70 Tabla 12. Cuestionario Cumplimiento Reglamento de Ley CGE............................................ 71 Tabla 13. Cumplimiento Reglamento Ley CGE-Presidente .................................................... 71 Tabla 14. Cuestionario Cumplimiento Reglamento................................................................. 73 Tabla 15. Cumplimiento RI-COOTAD-Secretaría ................................................................. 73 Tabla 16. Cuestionario Cumplimiento Reglamento-COOTAD-Tesorería .............................. 75 Tabla 17. Cumplimiento RI-COOTAD Tesorería ................................................................... 76 Tabla 18. Cumplimiento RL-CGE-Tesorería .......................................................................... 77 Tabla 19. Cumplimiento RL-CGE-Tesorería .......................................................................... 77 Tabla 20. Calificación Nivel de Confianza según COSO I ..................................................... 79 Tabla 21.Calificación Riesgo según COSO I .......................................................................... 80 Tabla 22. Papel de Trabajo N°001: Ambiente de Control ....................................................... 82 Tabla 23. Papel de Trabajo N° 002: Evaluación de Riesgos ................................................... 83

xvii Tabla 24. Papel de Trabajo N°003: Actividades de Control .................................................... 84 Tabla 25. Papel de Trabajo N°004: Actividades de Control .................................................... 85 Tabla 26. Papel de Trabajo N°005: Información y Comunicación .......................................... 86 Tabla 27. Papel de Trabajo N°006: Seguimiento y Monitoreo ................................................ 87 Tabla 28. Matriz de Hallazgos-Recomendaciones................................................................... 88 Tabla 29. Parámetros de evaluación de riesgos ..................................................................... 112 Tabla 30. Matriz de Evaluación de Riesgos ........................................................................... 113 Tabla 31. Cronograma de Cumplimiento de Recomendaciones ............................................ 131

1. INTRODUCCIÓN El trabajo de titulación tiene como objetivo realizar una evaluación del control interno del Gobierno Autónomo Descentralizado Alluriquín, para uso de la institución en el proceso de control; tomando en cuenta la necesidad de una revisión preliminar del sistema de control con el objetivo de conocer, comprender, analizar cada uno de los procesos establecidos por la institución, además de realizar análisis para tener seguridad razonable sobre su cumplimiento de acuerdo al diseño inicial de los mismos. El trabajo de titulación cuenta con cinco capítulos, en los cuales se detalla toda la información concerniente al trabajo de evaluación del control interno aplicado al Gobierno Autónomo Descentralizado Alluriquín. Como parte inicial, se establece los antecedentes de la institución, en la cual se plantea la situación real de la misma, el primer capítulo se determina una introducción detallando los apartados importantes de la investigación. El capítulo II contiene la formulación del problema de investigación, la respectiva justificación, estipulando así los objetivos que se alcanzarán al finalizar el trabajo de titulación. En el capítulo III, abarca el marco referencial, es decir, la literatura y fundamentos teóricos utilizados, en el capítulo IV, se muestra la metodología de investigación, el enfoque, técnicas e instrumentos utilizados en el análisis de datos utilizados para la realización del trabajo de titulación. Finalmente, en el capítulo V, se reflejan los resultados obtenidos, a través del levantamiento de información, análisis y la aplicación de técnicas investigativas, permitiendo establecer falencias y errores existentes dentro del GAD Parroquial Rural Alluriquín, de esta manera se estableció recomendaciones y conclusiones para el mejoramiento en la aplicación del control interno de la institución.

2. PLANTEMIENTO DEL PROBLEMA 2.1 Antecedentes La historia de las juntas parroquiales se origina en época de la Colonia, el Congreso General de la Gran Colombia de 1824 estableció que la Junta Parroquial es un organismo de base, vinculado a la municipalidad residente en la cabecera cantonal. Las juntas parroquiales rurales son las instituciones representativas de base en la sociedad rural del Ecuador. Sus inicios se remota a la época incásica, cuando este lugar era el paso obligado del inca en sus viajes a la costa y durante la Real Audiencia de Quito. El 10 de enero de 1967, la Asamblea Nacional Constituyente, decreta la creación del cantón Santo Domingo, decreto que es publicado en el Registro Oficial del 3 de julio del mismo año. Cabe indicar que este Cantón se crea sin ninguna parroquia rural, ante este hecho el Sr. Ramón Chérrez Chávez, primer presidente del Consejo Municipal del Cantón emprende en las primeras gestiones para la creación de al menos una parroquia rural; es así como personalmente acude al recinto Alluriquín a incentivar a sus moradores y crear un comité. Este Comité inicia inmediatamente el Consejo Municipal de Santo Domingo, el mismo que con fecha 5 de febrero de 1968, dicta Ordenanza Municipal mediante la cual crea la Parroquia Alluriquín. Inmediatamente esta Ordenanza es remitida al Ministerio de Gobierno y Municipalidades, para que se den los trámites correspondientes, este Ministerio, luego de tomar en cuenta los informes favorables del Honorable Consejo Provincial de Pichincha, el Sr. Jefe de Municipalidades y del Asesor Jurídico del Ministerio de Gobierno, mediante Acuerdo Ministerial del 22 de enero de 1970, aprueba la Ordenanza Municipal, acuerdo que es publicado en el Registro Oficial Nº 359 del 29 de enero de 1970, con lo cual queda

3 definitivamente establecida la primera Parroquia Rural de Santo Domingo, Alluriquín (GAD Parroquial Alluriquín, 2011). El Congreso Nacional, mediante Ley 2000-29 de 5 de octubre de 2000, publicada en el Registro oficial 193 de 27 de octubre de 2000, expidió la Ley Orgánica de las Juntas Parroquiales Rurales. De acuerdo al artículo 228, de la Constitución de la República del Ecuador, se elevó a las Juntas Parroquiales a la categoría de Gobiernos

Seccionales

Autónomos ( Registro Oficial N° 123: Expedicion L.O.Juntas Parroquiales, 2013) En la actualidad, la principal actividad económica es la ganadería que llega a una producción de 100000 litros diarios de leche aproximadamente; la segunda actividad es la agroindustria de la producción de dulces tradicionales comercializados principalmente a los turistas movilizados por la Vía Aloag-Santo Domingo, sin embargo, ha sido esta actividad una constante, es decir, no ha recibido cambios significativos y no se ha desarrollado las cadenas productivas, donde se lleguen a elaborar productos con identidad y valor. El Gobierno parroquial en el área institucional trabaja en el fortalecimiento interno, aunque aún se percibe como débil, se carece de estrategias de comunicación con el Gobierno Provincial y Municipal especialmente en los temas productivos, ambientales y turísticos. Las instituciones parroquiales establecen una relación clientelar con los niveles de gobierno. La sobre posición de competencias de los entes locales por su condición de Cantón-Provincia, dificulta la clara definición de funciones y competencias de las instituciones y autoridades y existe un escaso nivel de asociatividad público-privada.

2.2

Problema de Investigación

¿De qué forma la evaluación y propuesta de una guía de control interno mejorará en el cumplimiento de las normas y políticas, optimizando el manejo de la administración para una eficiente toma de decisiones, en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín, en la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas? 2.2.1 

Interrogantes de la Investigación ¿De qué manera se puede obtener conocimiento de las actividades a nivel organizacional, administrativo y legal del GAD Parroquial?



¿Qué nivel de confianza y riesgo poseen actualmente los procesos y actividades en la administración del GAD Parroquial?



¿Cuáles son los problemas y el origen de los mismos, que afectan el funcionamiento de control interno en los procesos del GAD Parroquial?



¿Qué herramienta de control se considera conveniente para mejorar los procesos internos optimizando el manejo de la administración del GAD Parroquial?

2.2.2

Delimitación del problema

El trabajo de titulación se enfoca en detectar y evaluar los problemas que existen en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín, referente a su Control Interno, así mismo verificar el cumplimiento de la normativa y recomendaciones determinadas en los informes de Contraloría General del Estado, debido a que su inobservancia a los mismos ocasionan el mal funcionamiento de las actividades que realiza cada uno de los funcionarios del Gobierno Autónomo Descentralizado.

2.3

Justificación El Trabajo de Titulación tiene relación con el Plan Nacional del Buen Vivir 2013-2017,

y específicamente con el Objetivo No.8, que hace referencia a la consolidación del sistema económico social y solidario, de forma sostenible. Además que se encuentra enmarcado en el Plan de Desarrollo Provincial, el mismo que busca promover y desarrollar una infraestructura estratégica para impulsar a un mejor crecimiento local y regional. Se considera importante evaluar las estructuras administrativas y las capacidades operativas de los Gobiernos Autónomos Descentralizados, debido a que son condiciones necesarias, para el mejoramiento eficiente en sus procesos como instituciones públicas, responsables del desarrollo social mediante mejoras en los servicios a la colectividad. El Trabajo de Titulación se enfoca en la Evaluación del Sistema de Control Interno al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín, mejorando los procesos de utilización de las políticas y normas contables establecidas en la ley, actualmente la institución cuenta con un reglamento interno desactualizado, por lo que es necesario profundizar en el control de la administración, división de funciones, con el fin de que se cumplan las metas y objetivos planteados con un enfoque de eficiencia en sus servicios. Asimismo en su último informe de auditoría emitido por la Contraloría General del Estado (Exámen especial a las cuentas de Ingresos y Gastos de Gestión, Bienes de Larga Duración y Contratos de la Junta Parroquial San José de Alluriquín, Actual Gobierno Parroquial de Alluriquín, 2010), refleja varios incumplimientos y recomendaciones, los mismos que se tomará como punto de referencia para determinar deficiencias en áreas administrativas y contables, para desarrollar una propuesta de mejora que permitirá proveer de información veraz y oportuna para la toma de decisiones.

6 De esta manera el trabajo de titulación contribuirá al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín, a través de una Guía de Control, mejorando los procesos internos y demás factores que se involucren en las funciones y responsabilidades de la entidad, los mismos que serán desarrollados y supervisados para un control eficiente que implique un progreso y crecimiento institucional.

2.4

Objetivos de la Investigación

2.4.1 Objetivo General de la Investigación Evaluar el Control Interno del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín en la Provincia Santo Domingo de los Tsáchilas; para el desarrollo de una Guía de Control que mejorará el cumplimiento de las normas y políticas, optimizando el manejo de la administración para una eficiente toma de decisiones. 2.4.2 

Objetivos Específicos Realizar levantamiento de información organizacional, administrativa y legal del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín.



Determinar el nivel de confianza, riesgo y cumplimiento de funciones y actividades del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín.



Identificar deficiencias en el funcionamiento del control interno de los procesos del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín.



Proponer una Guía de Control Interno que mejorará el cumplimiento de las normas y políticas, optimizando el manejo de la administración del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín, para una eficiente toma de decisiones.

3. MARCO REFERENCIAL 3.1 Auditoría 3.1.1

Fundamentación Filosófica

Según (Mendívil, 2010, pág. 1), auditoría se refiere a: La auditoría de los estados financieros es el proceso que efectúa un contador público independiente al examinar los estados financieros preparados por la entidad económica, con el fin de reunir elementos de juicio suficientes, con el propósito de emitir una opinión profesional sobre la credibilidad de dichos estados financieros, la cual se expresa en un documento formal denominado dictamen.

La auditoría, desde sus inicios se la consideraba, como un examen aplicado a los estados financieros, concerniente solo a la parte contable y financiera de la empresa evaluada, trabajo que lo realiza una persona o grupo de personas especializadas en auditoría, permitiéndole evaluar de forma razonable, una organización, sistema, proceso o un proyecto. Actualmente, se conoce que la auditoría abarca muchas áreas y esta se denomina generalmente de acuerdo al trabajo o tipo de examen a efectuar, el cual puede ser de estados financieros, de gestión, o informática; es realizada por un profesional experto en contabilidad, de los libros y registros contables de una entidad, para opinar sobre la razonabilidad de la información contenida en ellos y sobre el cumplimiento de las normas contables establecidas. 3.1.2

Concepto

Existen diversas conceptualizaciones acerca de la auditoría, definiéndola como un examen sistemático, en el cual se realiza una evaluación de cada uno de los procesos, determinando la eficiencia y el cumplimiento de normas y reglamentos para el alcance de los objetivos organizacionales, así mismo existen varios tipos de acuerdo al campo en que se desarrolle el trabajo de auditoría.

8 La auditoría es un proceso sistemático que obtiene y evalúa objetivamente la evidencia con respecto a las declaraciones acerca de acciones económicas y eventos; dicho proceso determinara el grado de correspondencia entre estas declaraciones y criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a los usuarios interesados. (American Accounting, 2013)

De acuerdo con los cambios aplicados en las mejoras de los procesos en las organizaciones para poder alcanzar la eficiencia, se proponen nuevos conceptos, en este caso acerca de la auditoría como un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumple los criterios de auditoría. Es decir, la auditoría es realizar examen exhaustivo de la información tanto financiera y toda aquella que sirva de sustentabilidad para poder expresar una opinión objetiva, sobre la situación real de una empresa, así mismo realizar comparación con datos de períodos anteriores con el fin de detectar errores u fraudes posibles. 3.1.3

Objetivo de la auditoría El objetivo principal de la auditoría financiera, se puede decir que es la revisión o examen de los estados financieros por parte de un contador público distinto del que preparo la información contable y del usuario, con la finalidad de establecer su razonabilidad, dando a conocer los resultados de su examen, a fin de aumentar la utilidad que la información posee (Manco Posada, 2014, pág. 35).

La Auditoría, es un proceso que tiene como objetivo poder constatar la veracidad de los datos o la información que proporciona la empresa auditada, para ello se debe realizar un análisis exhaustivo de las pruebas y resultados, de tal forma que se pueda emitir un resultado u opinión, además de proporcionar asesoramiento de mejorías. 3.1.4

Clases de la auditoría

La Auditoría, puede dividirse según la persona que lo realiza, el alcance del desarrollo de las mismas y en función al campo de aplicación. Según Mendívil (2010), la auditoría se divide según el sujeto o la persona que realiza el trabajo, es decir, un profesional sea este trabajador de la empresa o un auditor independiente de la empresa auditada.

9 3.1.4.1 Auditoría Interna Este tipo de auditoría, la desarrollan personas que dependen del negocio, es decir, son parte de la organización auditada y actúan revisando, las más de las veces, aspectos que interesan, en particular, a la administración, aunque pueden efectuar revisiones programadas sobre todos los aspectos operativos y de riesgo de la empresa. 3.1.4.2 Auditoría Externa Es conocida también como la auditoría independiente o externa, la efectúan profesionales que no dependen de la empresa, ni económicamente ni bajo cualquier otro concepto, es decir, que trabajan de forma independiente sin relación con la empresa auditada y a los que se reconoce un juicio imparcial por su naturaleza, que merece la confianza de terceros. De acuerdo a Riquelme y Sánchez Fernández (2014), clasifican también a la auditoría en función del objetivo y alcance de la auditoría, detalladas a continuación:

Según Objetivo Auditoría Operativa

Auditoría de Cumplimiento

Concepto Tiene por objeto la revisión de los sistemas administrativos de la empresa, así como de los controles existentes sobre lo mismo conforme a unas normas y procedimientos apropiados. Evalúa la calidad, medida en términos de eficiencia y de eficacia, de los procedimientos y métodos utilizados en la gestión de una organización. Parte de la auditoría operativa y trata de evaluar la eficacia de la misma. Tiene como objetivo comprobar si la entidad auditada aplica correctamente los procedimientos y normas establecidas por los manuales de control interno y por las decisiones del consejo de administración.

Auditoría de Estados Financieros

Corresponde con los objetos que anterior se ha definido al anunciar a las notas que integran la definición de auditoría, es decir, si los estados financieros reflejan la imagen fiel de la empresa

Según Alcance Auditorías totales o completas

Concepto Revisan la totalidad de las operaciones, estando referido su informe a la razonabilidad del valor del patrimonio, resultados y posición financiera de la empresa en su conjunto. Se centran en un área de la empresa o en una operación o conjunto de operaciones específicas, pudiendo también referirse a un análisis con una limitación temporal o espacial, originando informes especiales.

Auditorías parciales o de alcance limitado

Figura 1. Clases de Auditoría Fuente: Riquelme, M., & Sánchez Fernández, J. (2014). Teoría y práctica de la auditoría I. Elaborado por: Murillo, A., Ordóñez, A.

10 Se puede decir, que los autores clasifican la auditoría desde varios enfoques; de acuerdo a su función y aplicación, lo dividen en auditoría externa e interna, pero es necesario determinar el alcance de su aplicación, como lo realiza Riquelme y Sánchez, puesto que la auditoría tiene varias aplicaciones en diferentes áreas de una organización así mismo en el sector que esta se aplique, de acuerdo a los requerimientos empresariales e institucionales. 3.1.5

Metodología de la auditoría

Para Benjamín Franklin, la metodología de la auditoría administrativa, es un proceso que se desarrolla a través de las siguientes etapas que son: Planeación, Instrumentación, Examen, Informe y Seguimiento. Es decir, que la auditoría como cualquier proceso para su realización, está conformada por una serie de métodos y herramientas cuyo cumplimiento logran orientar y llevar a cabo un tipo de problemática o investigación, efectuando los objetivos propuestos. 3.1.5.1 Planeación La etapa de planeación, consiste en diseñar el camino que habrá de desarrollarse durante todo el proceso de auditoría. “Es la integración los objetivos, instrumentos y métodos en un sentido amplio, coherente y consistente que permite un nexo causal entre los fines que se persiguen y los medios que se emplean para lograrlos” (Franklin, 2013, pág. 78). Como en todo proceso, la etapa de planificación es una de las más importantes, puesto que es la base donde se establecen los lineamientos generales para el desarrollo del trabajo de auditoría. Estableciendo las guías e instrumentos a utilizar durante todo el proceso de auditoría, para que se realice de forma secuencial y ordenada, evitando la improvisación de actividades que no generen un trabajo eficiente.

11 3.1.5.2 Instrumentación En la etapa de instrumentación, una vez concluida la parte preparatoria de la planeación, se procede a seleccionar las herramientas que se consideran convenientes y relevantes para la obtención de la información, de acuerdo con las circunstancias propias del trabajo de auditoría, el manejo de papeles de trabajos, indicadores y la supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva. Para la recopilación de información también es importante mantener en claro los tipos de herramientas o técnicas de recopilación requerida de manera ágil y eficiente, Benjamín Franklin, menciona las siguientes: 

Investigación Documental



Observación Directa



Acceso a redes de información



Entrevista



Cuestionario



Cédulas

3.1.5.3 Examen Luego de haber aplicado las técnicas de recopilación de información se procede a la tercera etapa, que es el examen en este paso consiste en “…dividir o separar los elementos que componen los factores en revisión, para conocer la naturaleza, características y origen de su comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia e interrelación de las partes entre sí y con el todo, y de estos con el contexto…” (Franklin, 2013, pág. 92). 3.1.5.4 Informe La etapa de realización del informe, consisten en consignar los resultados obtenidos en el trabajo de auditoría, identificando claramente todos los procesos y áreas que fueron

12 auditados, el alcance, los recursos utilizados, y métodos de investigación. En este documento se detallan los hallazgos relevantes de la auditoria, asimos las respectivas conclusiones, y las recomendaciones referentes a los hallazgos, cada una de estas revelaciones deben estar sustentadas con las evidencias suficientes, según sea el caso. Como lo menciona Benjamín Franklin en su libro de Auditoría Administrativa, los atributos que deben reflejarse en el informe de auditoría, tanto en los hallazgos, conclusiones y recomendaciones son: objetividad, oportunidad, claridad, utilidad, calidad y lógica. Cada una de las características mencionadas son cualidades esenciales de un informe de auditoría. 3.1.5.5 Seguimiento La última etapa de la metodología de auditoría y una de las más importantes, consiste en que las observaciones que se producen como resultado del trabajo del auditoría, deben sujetarse a un estricto seguimiento, de esta manera se orienta a que se corrijan las fallas detectadas en el funcionamiento de una institución, además que se evita la recurrencia de problemas al existir un monitoreo constante y recurrente. 3.1.6

Riesgos de auditoría

Los riesgos en el proceso de auditoría, se consideran a todos aquellas situaciones que pueden presentarse en el transcurso del trabajo de un auditor, así mismo estos pueden no ser previsibles o identificados por el auditor, por ello debe “…existir una planificación de sus trabajos de revisión de las áreas de la empresa en que puedan ocurrir estos y en todo caso tratar de cuantificarlos para ser comparados con el nivel de materialidad…” (Pallerola Comamala & Monfort Aguilar, 2013, pág. 56). Toda estimación aplicada a los riesgo, son estrategias de prevención con el fin de evitar o disminuir el impacto de un riesgo futuro.

13 3.1.6.1 Riesgo inherente Los riesgos en la auditoría, a los que se enfrenta el auditor al expresar una opinión equivocada dan lugar a que se manifieste por una representación errónea de forma relativa, tal es el caso del riesgo inherente. “Es la susceptibilidad

de una aseveración a una

representación errónea, que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con otras representaciones erróneas, suponiendo que no hubiera controles internos relacionados” (Estupiñán Gaitán, 2013, pág. 48). Este tipo de riesgo afecta a diversos factores internos que se interrelacionan con la naturaleza de las actividades, objetivos y el entorno en general de una empresa, que pueden afectar significativamente en las relaciones empresariales sino se logran identificar, debido a que se encuentran presentes en los diferentes procesos debido a su naturaleza. 3.1.6.2 Riesgo de Control Este tipo de riesgo es aquel que no se previene, detecta o corrige oportunamente, por el control interno de una entidad, una representación errónea; la mejor forma de mitigar los riesgos es exista una administración del riesgo. Estupiñán Gaitán menciona que cuando se valoran de manera simultánea tanto el riesgo inherente y de control, de acuerdo a las técnicas que se utilicen, se le podría identificar como riesgo combinado o de doble propósito. Es posible que una empresa implemente un sistema de control para el desarrollo eficiente de sus operaciones y esta se vea afectada por situaciones, errores e irregularidades, que pese a las medidas de control existentes en los procesos, no sean detectadas oportunamente, ocasionando novedades o hallazgos en el proceso de auditoría, o en un proceso de evaluación de control interno de una organización.

14 3.1.6.3 Riesgo de Detección El riesgo de detección, es aquel en el cual existe la posibilidad de que los procedimientos aplicados por el auditor para reducir el riesgo de auditoría a un nivel aceptablemente bajo, no detecte la existencia de una incorrección de tipo material, considerada individualmente o de forma agregada con otras incorrecciones (International Accounting Standards Board, 2013). Al realizar un trabajo de auditoría, el auditor debe asumir el riesgo de que los procedimientos, pruebas y técnicas de evaluación de auditoría contribuyan en la mitigación del riesgo a un nivel aceptable, en el que no se detecte un error material, de tal manera que su opinión no se vea afectada y garantice la calidad de los resultados expresada.

3.2 Control Interno 3.2.1

Concepto El control interno es un proceso, ejecutado por el consejo de directores, la administración y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en las siguientes categorías: Efectividad y eficiencia de las operaciones, Confiabilidad en la información financiera, Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables (Mantilla, 2012, pág. 14).

La aplicación del control interno dentro de una organización es de gran importancia debido a que a través de este se puede alcanzar la eficiencia de los procesos y actividades desarrolladas en una unidad económica, así mismo, asegurar el cumplimiento de normas y regulaciones establecidas, encaminados al cumplimiento de los objetivos propuestos. De acuerdo a lo expresado por (Barquero, 2013) sobre el control interno: …el establecimiento de procedimientos de control interno es de una responsabilidad del gestor de la entidad, aunque debido a que el tiempo y los recursos son limitados, la revisión de los sistemas de control interno implantados no se siempre se puede llevar a cabo con la frecuencia deseada…son escasas las empresas que cuentan con un departamento de auditoría interna o profesionales con la formación adecuada para poder llevar una revisión regular de sus estructuras de control…

15 Dentro de las técnicas utilizadas para una evaluación del control interno, es importante la aplicación de pruebas de control o de cumplimiento, ya que estas “…suministran, así mismo evidencia de cumplimiento de los procedimientos de control interno contable, así como la evidencia requerida de las pruebas sustantivas” (Manco Posada J. C., 2014, pág. 45). La aplicación del control interno dentro una entidad, es fundamental que existan las personas con la debida capacidad y conocimientos necesarios para desempeñarse eficazmente en su puesto de trabajo, además de adaptarse a normas y políticas establecidas por la Ley, que ayuden el buen funcionamiento de las actividades. En cuanto a las instituciones públicas, el control debe ser constante, debido a que existe el manejo de recursos públicos los cuales deben ser distribuidos eficientemente. La capacidad de cada funcionario independientemente de su función para desempeñarse, minimizando la presencia de irregularidades, hace evidente la capacidad, responsabilidad para ejercer control sobre sus actuaciones y su trabajo a cargo. Se es necesaria la capacitación de cada uno de las personas que forman parte de una unidad u organización, acerca del cumplimiento de un manual de control interno, impulsando la eficiencia en el desarrollo de las funciones, optimizando recursos, apoyando al alcance de los objetivos institucionales. 3.2.2

Procesos de control

De acuerdo a lo manifestado por Mantilla (2012), en su libro de Auditoría de Control Interno: “El control interno no es un evento o circunstancia, sino una serie de acciones que penetran las actividades de una entidad. Tales acciones son penetrantes, y son inherentes a la manera como la administración dirige los negocios”.

16 Independientemente de la función o la técnica empleada para examinar o evaluar actividades, procesos y funciones, “los controles de los procesos de negocios se relaciona con las actividades diarias, los procesos de negocios incluye segregación de funciones, niveles de aprobación de funciones y controles automatizados” (Mantilla, 2014, pág. 58). El control interno, es un proceso planteado por la auditoría interna y aprobado por la administración, para controlar de forma permanente cada uno de los procesos en una empresa, para su ejecución, es importante conocer las actividades y el funcionamiento de la organización. Por esto es conveniente que el auditor posea la capacidad que le permitan acceder eficientemente a la información administrada, la misma que será sustentabilidad para la presentación del informe de auditoría.

3.2.3

Característica del control interno

El control interno, es considerado como un proceso continuo, el cual por su naturaleza debe ser flexible pero constante, es por esto que se le atribuyen las siguientes características:    

El sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas de la entidad. Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de llevar a cabo el sistema de control interno. En cada área de la organización existe un encargado del control interno. Todas las transacciones de la entidad deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna (Isaza, 2012, págs. 34-35).

El sistema de control interno, se establece de acuerdo a cada una de las actividades y procesos de un organismo o entidad, con el fin de que aplique en cada una de las áreas existentes, es importante señalar que la entidad debe establecer metas para que el control interno sea más eficiente, evitando errores, además este debe ser flexible de acuerdo a los cambios que se apliquen y a las normas establecidas.

17 3.2.4

Objetivos del Control Interno

Cada entidad fija su misión, estableciendo los objetivos que espera alcanzar y las estrategias para conseguir, así

mismo un sistema de control, contiene políticas y

procedimientos diseñados para proporcionar una seguridad razonable a la administración, y la certeza de que una compañía va a cumplir con sus objetivos y metas. Los objetivos pueden ser para la entidad, como un todo, o específicos para las actividades dentro de la entidad. Para (Mantilla, 2012, pág. 17). Los objetivos se ubican en tres categorías:   

Operaciones, relacionadas con el uso efectivo y eficiente de los recursos. Información financiera, relacionada a la preparación de estados financieras. Cumplimiento, relacionado con el cumplimiento de la entidad con las leyes y regulaciones aplicables.

Para (Montaño, 2013), hace referencia a que el control interno va encaminado a proporcionar seguridad razonable, procedimientos, manuales y políticas coordinadas, y en conjunto éstos comprenden el control interno de la entidad, además propone cuatro objetivos para el diseño de un control efectivo, como: Eficiencia y eficacia de las operaciones, Cumplimiento de las leyes y reglamentos, permitir que la información sea fidedigna y confiable y velar por la salvaguarda y custodia de activos propios y de terceros. De acuerdo a lo mencionado por ambos autores, se puede analizar que dentro del control interno es importante determinar, la confiabilidad de la información financiera de la empresa, así mismo que estén diseñados conforme a las normas en que se rigen como son las Normas de Contabilidad Internacional, finalmente comprobar la eficiencia de las operaciones empresariales y si están de acuerdo a la situación real de la empresa.

18 Según (Pallerola Comamala & Monfort Aguilar, 2013), todos los mecanismos de control interno deben evaluar los principales objetivos que se proyecta una organización, en sus diferentes departamentos y operaciones, entres estos tenemos los siguientes objetivos: objetivos de autorización, objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones, objetivos de verificación y evaluación y objetivos de salvaguarda física. 3.2.5

Evaluación del Control Interno

Para que el auditor pueda determinar y comprobar la fiabilidad del sistema de control interno de una empresa auditada y, de ese modo, la realización de las pruebas de auditoría necesarias para el cumplimiento de su cargo, es importante que se realice la planificación de la evaluación del control interno de las siguientes formas propuestas, por su efectividad:

La revisión preliminar, con lo cual pretende conocer y comprender los procedimientos que aplica cada empresa y la realización de pruebas de cumplimiento, para verificar que los procesos funcionan según se diseñaron y que se obtienen con ellos los resultados previstos. Estudia el nivel de confiablidad del Sistema de Control Interno determinando responsabilidades en los diferentes cargos o mandos que tenga la organización. (Bosch, 2013, págs. 64-65).

El propósito de la evaluación del control interno es dar seguimiento a los procesos de la organización, proponiendo mejoras a los posibles errores o fallas, por esto es importante la revisión de la información y a través de pruebas determinar cuáles son las debilidades y fortalezas que posee la empresa referente a la gestión administrativa, financiera y contable. 3.2.6

Limitación del Control Interno

De acuerdo al trabajo desarrollado por el auditor, el control solo puede proporcionar una seguridad razonable de que los objetivos de la organización serán logrados. En estas condiciones el logro de los objetivos es afectado por las limitaciones inherentes al control, por esto se menciona conceptos sobre estas limitaciones:

19 …El control interno se diseña e implanta en diferentes niveles y en distintas instancias de las operaciones para apoyar el logro de los objetivos, asegurando de esa manera que la gerencia está atenta al grado de progreso en los logros, pero no asegura que los objetivos en sí mismo sean alcanzados…no puede por sí mismo proporcionar una garantía absoluta, en relación con cualesquiera de los tipos de objetivos, ya que ningún sistema de control funciona siempre como se supone debe hacerlo. (Montaño, 2013, págs. 68-69).

Con respecto a las limitaciones del control, se presenta los siguientes comentarios: Limitaciones

Comentarios El establecimiento de controles y su costo debe guardar una relación adecuada con la probabilidad de ocurrencia o Costo vs. Beneficio materialización de un riesgo y el efecto que puede provocar. El desempeño del control puede ser afectado por distintas causas, en diferentes momentos. La supervisión inadecuada y entrenamiento insuficiente del personal son factores que Debilitamiento debilitan y producen rompimiento parcial o total de los controles y cumplimento de sus objetivos. Debido a la amplias facultades y autoridad que tiene la gerencia, en ocasiones puede pasar por alto los controles, Omisión de los controles por parte de la limitando con esto el cumplimento de los objetivos del gerencia control. Cualquier control puede ser afectado cuando dos o más miembros de la organización realizan un acto deliberado Conclusión para su rompimiento. Figura 2. Comentarios sobre limitaciones del Control Fuente: Montaño, E. (2013). Control interno, auditoría y aseguramiento, revisoría fiscal y gobierno corporativo. Colombia: Programa Editorial. Elaborado por: Murillo, A., Ordóñez, A.

Dentro del control interno pueden existir limitaciones que afectan sobre la confiabilidad en la supervisión, la seguridad para el logro de los objetivos planteados por la organización, es por esto que existen métodos aplicables en el sistema de control interno, ayudando a proteger la eficiencia en los procesos, además proteger la información de la organización. 3.2.7

Elementos del Control Interno

La principal finalidad para un eficiente sistema de control interno incluye controles administrativos y contables, específicamente al referirse a las actividades económicas y la

20 empresa clasificando su enfoque bajo los elementos de control interno como son de la organización, personal, sistemas y procedimientos y de supervisión:

Organización 1. 2. 3. 4.

Definición Asignación de responsabilidades Segregación de deberes Coordinación Personal

Sistemas y procedimientos 1. 2. 3. 4.

Manuales de procedimientos Sistemas Formas Informes Supervisión

1. Selección 1. Interna 2. Capacitación 2. Externa 3. Eficiencia 3. Autocontrol 4. Moralidad 5. Retribución Figura 3. Elementos del Control Interno Fuente: Gaitán, R. E. (2012). Control Interno y Fraudes. Colombia: ECOE Ediciones. Elaborado por: Ordóñez, A., Murillo, A.

La explicación técnica de elementos básicos del sistema de control interno: Elemento de organización Un plan lógico y claro de las funciones organizacionales que establezca líneas claras de autoridad y responsabilidad para las unidades de la organización. Elementos, sistemas, y procedimientos Un sistema adecuado para la autorización de transacciones y procedimientos seguros para registrar sus resultados en términos financieros Elementos del personal  Prácticas sanas y seguras para la ejecución de las funciones y obligaciones de cada unidad de personas, dentro de la organización.  Persona, en de todos los niveles con la aptitud, capacitación y experiencia requeridas para cumplir sus obligaciones satisfactoriamente.  Normas de calidad y ejecución claramente definidas y comunicadas al personal Elementos de supervisión Una efectiva unida de auditoría independiente, hasta donde se es posible y factible de las operaciones examinadas o procedimientos de autocontrol en las dependencias administrativas y de apoyo logístico. (Estupiñan Gaitán, 2012)

En mención a los elementos básicos de un sistema de control interno, se puede decir que primero es importante conocer que actividad realiza la empresa, conocer las funciones del personal y los procesos de la empresa, y por último saber quienes laboran dentro de la misma, y por último se encuentra evaluar esto corresponde a la auditoría interna.

21 3.2.8

Componentes del COSO

La tendencia moderna del COSO, se representa a través de una sombrilla, siendo el ambiente de control la zona de protección del control interno, seguido por los componentes: evaluación de riesgo, actividades de control y monitoreo, en cambio información y comunicación es el brazo que brinda equilibrio a la sombrilla (Fonseca, 2011). El control interno está compuesto por cinco componentes relacionados que se derivan de la manera cómo la administración dirige un negocio, los cuales se definen como: ambiente de control, valoración de riesgo, actividades de control, información y comunicación, y por último y no menos importante es el monitoreo o seguimiento (Mantilla, 2012, pág. 18). 3.2.8.1 Ambiente de control La esencia de cualquier negocio es su gente-sus atribuciones individuales, incluyendo la integridad, los valores éticos y la competencia y el ambiente en que ella opera. Las personas son el motor que dirige a toda entidad y el fundamento sobre el cual todas las cosas descansan. Se enfoca en conocer el entorno interno y externo de la organización. 3.2.8.2 Valoración de riesgo La entidad debe ser consiente de los riesgos y enfrentarlos. Debe señalar objetivos, integrados con ventas, producción, mercadeo, finanzas y otras actividades de manera que opera concertadamente. También debe establecer mecanismo para identificar, analizar, evaluar y administrar los riesgos, cuyo objetivo sea evitar, mitigar o disminuir a los mismos. 3.2.8.3 Actividades de control En este componente, se deben establecer y ejecutar políticas, procedimientos, actividades como medias de control para ayudar a asegurar el cumplimiento efectivo de las acciones

22 identificadas por la administración, como actividades necesarias para manejar el impacto de los riesgos, que puedan afectar en la consecución de los objetivos propuestos por la entidad. 3.2.8.4 Información y comunicación Los sistemas de información y comunicación, es uno de los componentes del control en el cual se interrelacionan los miembros de una organización, con el intercambio de información por diferentes canales de comunicación. Ayudan al personal de la entidad a capturar e intercambiar la información necesaria para conducir, administrar y controlar sus operaciones. 3.2.8.5 Monitoreo Debe monitorearse el proceso total, y considerarse como necesario hacer modificaciones. De esta manera el sistema puede reaccionar dinámicamente, cambiando a medida que las condiciones lo justifiquen. Cada uno de estos elementos ayuda al control interno a evitar los errores, fraudes e inexactitudes de los procesos, asegurando la confiabilidad de los datos y procesos, de tal manera que se pueda evaluar el cumplimiento de las políticas, normas y el rendimiento en general de una empresa. 3.2.9

Tipos de Control Interno

El control interno, en su sentido amplio, incluye controles que pueden ser caracterizados como contables o administrativos, aplicables dentro de una organización. a) Controles Contables: Como consecuencia del control administrativo, surge como instrumento el control interno contable, con el objetivo de que las operaciones se registren oportunamente, que todo lo contabilizado exista y todo lo que exista este contabilizado. b) Controles Administrativos: Es el plan de organización que adopta toda empresa, con sus correspondientes procedimientos y métodos operacionales y contables, para ayudar, mediante el establecimiento de un medio adecuado, al logro del objetivo administrativo. (Estupiñan Gaitán, Control Interno y Fraudes, 2012, pág. 7)

23 El control interno en la auditoría no se aplica solo en aspectos financieros, puesto que el control, abarca varios enfoques y se aplica para evaluar diferentes áreas y procesos de una organización, de tal manera que se pueda evidenciar el cumplimiento de los objetivos institucionales propuestos, a través de la eficiencia y cumplimiento de los procesos. 3.2.10 Evaluación del Sistema Control Interno En la evaluación del sistema de control interno, para el auditor es necesario determinar el procedimiento a seguir, el cual le permitirá obtener una seguridad razonable más no absoluta de que los objetivos del sistema de control interno se cumplirán. De acuerdo a (Estupiñan Gaitán, Control Interno y Fraudes, 2012), existen tres métodos de evaluación del sistema de control internos: Cuestionario, Narrativo o descriptivo, Diagrama de Flujo. 3.2.10.1

Método Cuestionario

En este método de evaluación, el auditor, hace uso de la formulación de preguntas dirigidas a las mismas personas evaluadas en la empresa para el diseño de un cuestionario, que le permitirá obtener información relevante y suficiente, para un examen y análisis de la función del personal responsable de los departamentos en la empresa evaluada. Es importante el momento de elaborar las preguntas de acuerdo a los criterios de evaluación, de tal manera que sean de forma clara para su comprensión. “Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto óptimo en el sistema de control interno y una respuesta negativa indique una debilidad o aspecto no muy confiable” (Estupiñan Gaitán, 2012, pág. 160). Para una mayor seguridad en la contestación de un cuestionario de control, es importante que el auditor durante la aplicación del cuestionario de evaluación, a más de obtener respuestas de los cuestionarios aplicados al personal, éste solicite información relevante que

24 sirva de evidencia y credibilidad del cumplimiento, ya que este instrumento servirá de guía para la determinación de los problemas y las áreas críticas. 3.2.10.2

Método Narrativo Descriptivo

Es la descripción detallada de los procedimientos más importantes que se desarrollan dentro de una entidad u organización y las características principales del sistema de control interno, para las distintas áreas evaluadas, por departamentos, dentro de estas narrativas se debe mencionar los registros y formularios que intervienen durante todo el proceso. 3.2.10.3

Método gráfico o diagrama de flujo

Este método consiste en describir objetivamente, de forma gráfica, la estructura orgánica de las áreas referentes con la auditoría, así como los procedimientos a seguir secuencialmente con las diferentes actividades que los conforman, a través de su respectiva simbología y significado, dando una idea más clara y completa acerca de los procedimientos de la empresa. Flujogramas Los flujogramas, son conocidos como una representación gráfica que contiene las distintas actividades de un proceso administrativo, caracterizado por su naturaleza secuencial. Para Estupiñán, en función de su definición de flujogramas, se puede extraer elementos básicos que ayuden a fijar el concepto gráfico de secuencia o cursograma, en cuanto: 

Se trata de un diagrama o representación gráfica



En el gráfico, por un proceso mental de abstracción, se intenta siguiendo ciertas convenciones, representar el fluir de determinada información verbal o escrita



Esta información canalizada, a través de diferentes medios de comunicación, está referida a un proceso de administración u operación específica.

25 Ventajas Su uso apropiado, permite: 

Mostrar objetivamente, como funcionan en la práctica todos los componentes del sistema, facilitando el análisis de su eficiencia.



Reemplazar con ventajas los métodos narrativos y cuestionario, ya que facilita a través de la visualización de los procesos el análisis de los procesos y políticas vigentes



Simplificar los convencionalismos de expresión a través de los símbolos, los cuales son un lenguaje más sencillo y adecuado como sistemas informativos.



Facilita cualquier proceso desde el más sencillo al más complejo



Facilita la modificación de circuitos, mostrando con mayor claridad los cambios introducidos

Los flujogramas han sido utilizados durando mucho tiempo por diseñadores, inventores e ingenieros, indistintamente para plasmar ideas en forma escrita y a través de símbolos. Los detalles de un sistema, casi siempre son numerosos y complicados para ser desarrollados en forma narrativa o escrita, por eso se requiere de un flujograma para poner en forma tangible los pasos de un procedimiento, ayudando a la comprensión de quienes lo visualizan, proporcionando un medio de comunicación de ideas. Para el auditor Para obtener máximo beneficio del Flujograma, desde el punto de vista del auditor, en su preparación debe proponer que este sea: Simple, conciso y fácil de aprender, además de ser lo suficientemente flexible para graficar situaciones complejas y sencillas. Además que son un medio de comunicación con los distintos niveles de supervisión durante la auditoría.

26 Simbología de los Flujogramas Los símbolos utilizados en un flujograma, sirven como guía, facilitando la descripción de pasos a seguir de las actividades que conforman un proceso de acuerdo a su complejidad, poder distinguir el destino de la información oral o escrita, incluso los símbolos convencionales o ya conocidos han llegado a ser un lenguaje corriente para los usuarios.

SÍMBOLO

DESCRIPCIÓN Inicio del Flujograma: Representa las áreas de responsabilidad de un sistema, y el inicio de un Flujograma, en un círculo indica el número de sistema y subsistema, solo se graficara en la página donde inicia el dibujo. Línea de Flujo o comunicación: Representa la comunicación y conexión o movimiento del flujo, a través de operaciones o documentos, la flecha indica la dirección o sentido del proceso, normalmente se dibuja, de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. Operación: Cualquier acción prevista en el procedimiento, representa el paso en la ejecución de un procedimiento. Se caracteriza porque se desarrolla en un mismo momento Decisión: Esta se utiliza cuando la operación graficada en el flujograma está sujeta a ciertas alternativas, que pueden presentarse antes de continuar el procedimiento. La decisión dependerá de una prueba, comparación o la existencia de alguna condición. Se trata de situaciones de si o no. Documento: Se utiliza para identificar cualquier tipo de documentación dentro del proceso o sistema, dentro del símbolo se identifica que tipo de documento es, es decir el nombre. Varios Documentos: Se utiliza para identificar cualquier varios documentos que son originados o recibidos en el proceso o sistema, dentro del símbolo se identifica que tipo de documento es, es decir el nombre. Finalización Flujograma: Este símbolo se utiliza para indicar, la conclusión del Flujograma de cada subsistema, es el último símbolo que se grafica. Otros Medios Magnéticos: Representa la información que ingresa o sale a través de disquetes y CDR por un sistema magnético o eléctrico. Se utiliza para conectar o relacionar un proceso manual con un proceso mecanizado. Cinta Magnética: Representa las funciones de entrada y salida que presenta en el flujograma a través de la cinta magnética de un sistema electrónico de procesamiento de datos.

Archivo: Representa las funciones de archivo de información bajo control directo de la misma unidad en la cual se están representando los procedimientos de la empresa. Se emplea para representar almacenamiento de información bajo diversas situaciones: temporal. Figura 4. Simbología del Flujograma Fuente: Gaitán, R. E. (2012). Control Interno y Fraudes. Elaborado por: Murillo, A., Ordóñez, A

3.3 Fundamentación Legal De acuerdo con la Constitución de la República del Ecuador, en su capítulo V sección tercera Contraloría General del Estado, Art.211, 212 nos dice:

Art. 211: La Contraloría General del Estado es un organismo técnico encargado del control de la utilización de los recursos estatales, la consecución de los objetivos de las instituciones del Estado y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos. Art. 212: Serán funciones de la Contraloría General del Estado...Dirigir el sistema de control administrativo que se compone de auditoría interna, auditoría externa y del control interno de las entidades del sector público y de las entidades privadas que dispongan de recursos públicos. (Constitución de la República del Ecuador, 2008, pág. 152)

La constitución General del Estado, es la Ley principal, en la misma que señala dentro de sus artículos 211 y 212, relacionándolo con los GAD Parroquiales, estableciendo que la Contraloría General del Estado, es el organismo facultado para controlar el sistema administrativo a través de auditorías, permitiéndole de tal manera evaluar el nivel de cumplimiento de los objetivos de empresas en el Sector Público. Así mismo, en la Constitución de la República del Estado, capítulo V, Principios Generales, en su artículo 238, establece: Art. 238.- Los gobiernos autónomos descentralizados gozarán de autonomía política, administrativa y financiera, y se regirán por los principios de solidaridad, subsidiariedad, equidad interterritorial, integración y participación ciudadana. En ningún caso el ejercicio de la autonomía permitirá la secesión del territorio nacional. Constituyen gobiernos autónomos descentralizados las juntas parroquiales rurales, los concejos municipales, los concejos metropolitanos, los consejos provinciales y los consejos regionales.

Los Gobiernos Autónomos Descentralizados del Ecuador, de acuerdo a lo establecido en la Constitución de la República del Ecuador, y de acuerdo a la naturaleza de su denominación, poseen autonomía en sus funciones administrativas, política y financiera, por ello deben aplicar los reglamentos establecidos, de acuerdo a sus funciones, así mismo no tienen derecho a la sesión del territorio nacional, donde se desarrollan.

28 El Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización, referente a los gobiernos autónomos, y de acuerdo con la Asamblea Nacional acerca de la formación de una nueva organización territorial y la constitución de un gobierno descentralizado por parte del Estado, su funcionamiento, atribuciones, establece lo siguiente: Que, la Constitución de la República vigente, establece una nueva organización territorial del Estado, incorpora nuevas competencias a los gobiernos autónomos descentralizados y dispone que por ley se establezca el sistema nacional de competencias, los mecanismos de financiamiento y la institucionalidad responsable de administrar estos procesos a nivel nacional. (Código Orgánico del Organización Territorial, Autonomía y Descentralización, 2015)

El Reglamento Interno del Gobierno Autónomo Descentralizado de Alluriquín, en la administración del 2010-2014, menciona acerca del cumplimiento de una normativa jurídica, para el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín, además de expedir este reglamento, el cual ha sido adaptado de conformidad al Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización, para entrar en vigencia una vez aprobado por la mayoría de sus miembros. Que, es necesario contar con una normativa jurídica que integre todo lo relacionado a las estrategias, actuaciones y funcionamiento, utilizadas en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Alluriquín, y, como mecanismo para evitar la dispersión jurídica y contribuir a brindar racionalidad y complementariedad al ordenamiento jurídico. (Reglamento Interno Gobierno Autónomo Descentralizado Alluriquín, 2014)

En cuanto a su conformación señala a que normativa se regirá y constituirá, establecido en el Reglamento Interno del Gobierno Autónomo de Alluriquín, en su artículo 1, señala lo siguiente: Art. 1. El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Alluriquín, se constituirá de conformidad con lo que expresa la Constitución de la República del Ecuador y el Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización. Sus miembros se posesionaran ante el CNE, de conformidad con la ley y se constituirá en la fecha que señala las leyes pertinentes. . CONCOR: Art.255 Const. Art.66 COOTAD.

29 (Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, 2015), en su Capítulo II Del Sistema de Control Interno, sección 1, Control Interno: Art.9. Concepto y elementos del Control Interno.- El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada institución, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos públicos y se alcancen los objetivos institucionales. Constituyen elementos del control interno: el entorno de control, la organización, la idoneidad del personal, el cumplimiento de los objetivos institucionales, los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos y las medidas adoptadas para afrontarlos, el sistema de información, el cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas; y, la corrección oportuna de las deficiencias de control.

Lo establecido en la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, menciona sobre el proceso de control interno y los elementos que constituyen este proceso, además que, el control interno será de responsabilidad de cada institución pública, facilitando las condiciones de evaluación a través de las auditorías externas a cargo de la Contraloría General del Estado. Reglamento de la ley Orgánica de la Controlaría General del Estado en el Capítulo I, Conceptos y Normas Generales Básicos: Art. 1.- El control.- La Contraloría General del Estado, acorde con las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias realizará el control, mediante las técnicas y las modalidades de la auditoría, con el fin de examinar, verificar y evaluar las gestiones administrativa, financiera, operativa…con el objeto de presentar comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre la legalidad, efectividad, economía y eficiencia de las operaciones y programas evaluados.

El Reglamento de Contraloría, menciona que la Contraloría General del Estado es la institución acorde a lo establecido en la Constitución de la República del Ecuador, la que ejercerá el control en las instituciones públicas, a través de procesos de auditoría con la finalidad de examinar y evaluar las funciones de los diferentes departamentos, así mismo presentará una opinión en la que se estipulará las recomendaciones necesarias que ayudará a mejorar la eficiencia dentro de la institución.

30 Normas de Control Interno para las Entidades Públicas Esta normativa establece los diferentes parámetros de control interno, a las cuales deben regirse las instituciones del Estado, a continuación se mencionan las principales: 100 Normas Generales de Control Interno Este grupo de normas constituyen los criterios básicos para mantener un efectivo y eficiente control interno en las entidades del sector público (Normas de Control Interno para las Entidades, 2014). En este apartado, la normativa establece, que el control interno será responsabilidad de la máxima autoridad y funcionarios de cada institución del Estado y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos y tendrá como finalidad crear las condiciones para el ejercicio del control. 200 Ambiente de Control

El ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno. Es fundamentalmente la consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección y por el resto de las servidoras y servidores, con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.

300 Evaluación del Riesgo

La máxima autoridad establecerá los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los riesgos a los que está expuesta la organización para el logro de sus objetivos. El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podría perjudicar o afectar adversamente a la entidad o su entorno. La máxima autoridad y todo el personal de la entidad serán responsables de efectuar el proceso de administración de riesgos

31 400 Actividades de Control

La máxima autoridad de la entidad y las servidoras y servidores responsables del control interno de acuerdo a sus competencias, establecerán políticas y procedimientos para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos institucionales, proteger y conservar los activos y establecer los controles de acceso a los sistemas de información.

500 Información y Comunicación

La máxima autoridad y los directivos de la entidad, deben identificar, capturar y comunicar información pertinente y con la oportunidad que facilite a las servidoras y servidores cumplir sus responsabilidades. El sistema de información y comunicación, está constituido por los métodos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones técnicas, administrativas y financieras de una entidad.

600 Seguimiento

La máxima autoridad y los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de seguimiento continuo, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas para asegurar la eficacia del sistema de control interno. Seguimiento es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran.

El control interno aplicado a los Gobiernos Autónomos Descentralizado en General tiene muchas normas, reglamentos y leyes en las cuales se estipula como se han de efectuar los procesos y funciones, en este caso las Normas de Control Interno cuyo objetivo es establecer que cada institución tiene la responsabilidad de un control interno, que se cumplan a cabalidad y de acuerdo a lo establecido en las leyes ecuatorianas.

4. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 4.1 Enfoque/ Tipo de Investigación 4.1.1

Enfoque

Para elaborar la propuesta de evaluación del Control Interno en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín de la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, se optó en aplicar técnicas de investigación cuantitativas y cualitativas, que permiten la obtención de información de los procesos, funciones y actividades desarrollados por los funcionarios de la entidad con el único fin de evaluación. Teniendo en consideración lo expuesto, en el trabajo de titulación, tiene un enfoque Cuantitativo-cualitativo, es decir, cuantitativo debido a la recopilación de datos, la tabulación de resultados y un enfoque cualitativo por el análisis e interpretación realizada a los resultados obtenidos, lo cuales permitieron llevar a cabo la evaluación de la investigación.

4.1.2 Tipos de investigación Los tipos de investigación considerados en la metodología de investigación, de acuerdo al trabajo de disertación, se implementaron para la obtención de información relevante para la evaluación de la situación real en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín. Considerando uno de los libros de investigación de (Niño Rojas , 2011), los tipos de investigación más importantes y relevantes son las investigación exploratoria, descriptiva, y explicativa. 4.1.2.1 La investigación exploratoria Este tipo de investigación se la utilizó desde el principio ya que se desconocía de las funciones y

procesos realizados por los funcionarios del Gobierno Autónomo

33 Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín, la observación fue el mecanismo utilizado para la obtención de datos, a través de esta se obtuvo un conocimiento generalizado de los procesos y actividades realizadas por los funcionarios del GAD Parroquial. 4.1.2.2 La investigación Descriptiva La investigación descriptiva, fue de ayuda para detallar las funciones de los servidores de la institución, la forma en que se desarrollan cada una de estas, que están directamente relacionadas con el funcionamiento del control del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín. El procedimiento consistió en representar por medio de palabras las características de problemas, hechos, situaciones, presentes en el funcionamiento de cada una de las actividades que ejercen los servidores del GAD Parroquial Rural Alluriquín, de tal manera que sea de fácil entendimiento para quien lea o interprete dichas descripciones. 4.1.2.3 La investigación explicativa Este tipo de investigación, estuvo dirigida a responder las diferentes causas de los hechos, eventos y problemas suscitados en el campo o lugar de la investigación. Se enfocó en explicar el origen del problema de esta investigación, el por qué se evidenciaron inconvenientes en el cumplimiento de las funciones de los servidores del GAD Parroquial Alluriquín, la falta de control interno en la administración, de acuerdo con los resultados.

4.2Población/Muestra 4.2.1

Población

La población de la investigación está conformada por los 11 funcionarios del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín, asignados en los diferentes

34 departamentos de la institución, detallados a continuación, por número de personas y el departamento o proyecto:

4.2.2



1 Presidente



1 Vicepresidente



3 Vocales



1 Secretaría



1 Tesorería



1 Proyecto Adulto Mayor



1 Proyecto de Discapacidad



1 Servicios Varios



1 Mantenimiento Bodega Muestra

Al ser una población finita y medible, para la investigación se tomó la totalidad de la población, es decir, durante la investigación se consideró a los 11 funcionarios de las diferentes áreas y proyectos responsables; en el caso de la aplicación de los cuestionarios se consideró tres departamentos como son presidente, secretaria y tesorería del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín.

4.3Técnicas e instrumentos de recogida de datos 4.3.1

Observación

Fue una técnica de importante incidencia al ser aplicada, para la obtención de información de forma general por el contacto directo sobre los hechos y situaciones desarrolladas en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín, debido a que observar es

35 una cualidad innata en la generalidad de los individuos, siendo un instrumento de ayuda en la investigación para confirmar la problemática existente. 4.3.1.1 Instrumentos:  4.3.2

Guía de observación Entrevista

Se empleó para recolectar información relacionada con el planteamiento del problema de la investigación, suscitada en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín, este instrumento de recopilación de información se aplicó al Presidente del GAD, debido a sus responsabilidades como máxima autoridad de la institución posee el conocimiento sobre los problemas, situaciones y debilidades existentes en el GAD. La información obtenida a través de esta técnica ha servido de sustento para efectuar un análisis del problema desde el punto de vista cualitativo. 4.3.2.1 Instrumentos 

Guía de entrevista



Libreta de campo

4.3.3

Cuestionario

El cuestionario consistió en recopilar información del GAD Parroquial Alluriquín, para poder obtener información o respuestas a las preguntas formuladas sobre los diversos criterios que fueron evaluados a través del mismo. Esta técnica de investigación, fue aplicada a los funcionarios del GAD, de acuerdo a las normas y procedimientos a cumplir, mediante esta técnica se dio respuesta a cada una de las interrogantes planteadas.

36 Para el diseño del cuestionario, se tomó como referencia a las normas de control interno, y las leyes establecidas por la Contraloría General del Estado, para el establecimiento de cada una de las preguntas, de acuerdo a las funciones de cada departamento, estableciendo el nivel de confianza y riesgo del cumplimiento del GAD Parroquial Rural Alluriquín. 4.3.3.1 Instrumentos: 

Cuestionarios de Control Interno

4.4 Técnica de Análisis de Datos 4.4.1

Análisis cuantitativo

El análisis cuantitativo aplicado en la investigación de la evaluación del control interno al GAD Parroquial Alluriquín, fue importante para la valoración cuantitativa. Toda interpretación cuantitativa realizada se dio luego de aplicar la técnica de tabulación de datos, procediendo a la interpretación de la información numérica obtenida como resultado de los cuestionarios de control interno, aplicados a los funcionarios del GAD Parroquial, los cuales determinan su nivel de confianza y riesgo de los criterios evaluados. 4.4.1.1 Tabulación de Datos La tabulación de la información consistió en resumir los datos en forma de tablas estadísticas, por lo que se tendrá que trabajar una vez más con cada uno de los cuestionarios debido a que cada una de las preguntas se convertirá en una tabla estadística. La información en la investigación para el trabajo de titulación, fue obtenida a través de un cuestionario de control interno aplicado al GAD Parroquial Rural Alluriquín, se realizó la tabulación de los resultados a través de una matriz donde se midió el nivel de confianza y

37 riesgo existente, de acuerdo a las respuestas obtenidas se categorizará de acuerdo a los rangos establecidos. 4.4.2

Análisis cualitativos

Este análisis cualitativo consistió en ordenar, clasificar, reducir la información a datos importantes y significativos. Una vez obtenido, los datos e información, de la entrevista y cuestionarios en cuanto a la evidencia documental, se realizó el respectivo análisis e interpretación, la recolección y el análisis ocurren prácticamente en forma semejante o paralela; además, el análisis no fue estándar, ya que cada estudio requirió de un esquema propio de análisis y determinar así los hallazgos en los resultados. 4.4.3

Análisis de Textos y Datos Narrativos

El tipo de análisis cualitativo se concentra en el contenido de toda la información obtenida, es decir las evidencias e información proporcionada por el Gobierno Autónomo Descentralizada Parroquial, en correspondencia a las preguntas efectuadas en el cuestionario de control interno, ya que todos aquellos cumplimientos deben ser respaldados por la documentación respectiva, la cual se analizó e interpretó para efectuar una evaluación de cumplimiento en la organización de la normativa, leyes y reglamento a las cuales se encuentran sujetas de cumplimiento como instituciones públicas, analizando cada uno de los criterios establecidos en esta evaluación.

5. RESULTADOS 5.1 Discusión de Resultados El objetivo principal de la discusión de resultados, es interpretar la información obtenida, a través de una encuesta realizada al presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín, la misma que nos ayudó a verificar la situación actual y los problemas que se presentan dentro de la institución referente al control interno, tomando como referencia el último informe de auditoría emitido por la Contraloría General del Estado. La entrevista fue realizada al Lcdo. Willians Arteaga, presidente del GAD Parroquial Rural Alluriquín, con el fin de determinar las variables que sustentan la realización del presente trabajo de titulación, promoviendo un control interno eficiente de las operaciones y actividades del GAD Parroquial. 5.1.1

Entrevista al Lcdo. Willians Arteaga, presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín

Pregunta 1: ¿En qué año/período empezó sus funciones como presidente del GAD Parroquial Rural Alluriquín? Empecé las funciones como presidente del GAD Parroquial Rural Alluriquín, en el período 2009-2010. Pregunta 2: ¿Cuántos funcionarios laboran actualmente en el GAD Parroquial Rural Alluriquín? Actualmente, contamos con 5 funcionarios del personal Legislativo correspondiente a Presidente y Vocales; 6 funcionarios del personal administrativo, correspondientes a tesorería, secretaría, planificación y proyectos.

39 Pregunta 3: ¿Actualmente el GAD Parroquial Alluriquín, cuenta con un manual de control interno? Contamos con un Reglamento Interno y Orgánico Funcional establecidos en el año 2011 que fueron aprobados hasta el año 2014, los cuales están sujetos a cambios pero aún no ha sido actualizado. Pregunta 4: ¿Cómo se controla el cumplimiento de las actividades? La supervisión de las funciones y actividades realizadas por los funcionarios del GAD Parroquial Rural Alluriquín, se lo realiza a través de reuniones periódicas en las cuales se comunica y evalúa el cumplimiento de las actividades con el personal, además se solicitan informes mensuales. Pregunta 5: ¿Cuentan con flujogramas de procesos por escrito? Actualmente no disponemos de forma escrita de flujogramas de procesos que enmarcan las diferentes actividades realizadas en el GAD Parroquial Alluriquín, todas las actividades son realizadas por conocimiento y experiencia de los servidores del GAD, es por esto que solo contamos con un Reglamento Interno de la institución. Pregunta 6: ¿Cuándo fue la última auditoría realizada por la CGE? La Contraloría General, realizó una auditoría en el año 2010 a las cuentas de ingresos y gastos de gestión, bienes de larga duración y contratos; asimismo en el año 2014 se realizó una auditoría externa sobre las aguas residuales y aguas servidas, en la misma que no hubo mayores observaciones y recomendaciones para el GAD Parroquial.

40 Pregunta 7: ¿Dentro del informe de auditoría emitido por la CGE, se establecieron recomendaciones de incumplimiento? En el informe emitido por la Contraloría General del Estado, del año 2010 se presentaron recomendaciones importantes para los departamentos del GAD Parroquial Alluriquín, por varias observaciones que se presentaron, en el área de tesorería y secretaría. Pregunta 8: ¿Informó a los funcionarios sobre las recomendaciones, y las alternativas a seguir para el cumplimiento de las mismas? Al realizarse una auditoría por Contraloría, todos los funcionarios quienes conforman el GAD Parroquial Alluriquín son informados, y de acuerdo a las recomendaciones emitidas a los responsables se les da una copia del informe respectivamente. Pregunta 9: ¿Se ha elaborado un plan de capacitación anual considerando los cursos y capacitaciones dictados por la CGE y el Ministerio de Finanzas, dirigidos a los servidores de la entidad en las áreas financiera y administrativa para conseguir mayor optimización del talento humano? En cuanto a las capacitaciones, tesorería es quien ha recibido más capacitaciones por sugerencia de la Junta, debido a que posee responsabilidades importantes; actualmente, no se cuenta con un plan de capacitaciones anual para los funcionarios. Pregunta 10: ¿Elaboran oportunamente Planes de Desarrollo Parroquial Anual el mismo que deberá ser sometido a la aprobación del Directorio? Si elaboramos el Plan de Desarrollo Parroquial Anual el cual ya fue aprobado y tiene vigencia hasta el año 2025, también elaboramos el Plan Operativo Anual para medir el desarrollo y cumplimiento de varias actividades y obras.

41 Pregunta 11: ¿Disponen de un registro de asistencia de los servidores al lugar de trabajo, el mismo que deberá contener nombres, apellidos y firmas, para la constancia de asistencia y permanencia en el lugar de trabajo? Contamos con un dispositivo de huella digital para el control de la asistencia de los funcionarios del GAD, además se lleva un registro manual de asistencia, el cual contiene nombres, firma, hora de entrada y salida, y su archivo está a cargo de la secretaria del GAD. Pregunta 12: ¿Dispone a secretaría y tesorería, que registren los bienes de larga duración adquiridos por la entidad, y realizar constataciones físicas por lo menos una vez al año? El tesorero, es el encargado de llevar estos registros de acuerdo a sus funciones, y se le informa la realización de estos registros, además se realizan inventarios anuales de activos fijos y suministros. Pregunta 13: ¿Dispone a tesorería, que realice los pagos que estén contemplados en el presupuesto y en función a los objetivos institucionales? Si, el tesorero es el encargado de realizar todo tipo de pagos, y todos son autorizados, firmados y acuerdo a lo dispuesto en el presupuesto. Pregunta 14: ¿Cumple y dispone a todos los servidores del GAD Parroquial Rural Alluriquín, apliquen las recomendaciones de la CGE, emitidas en su

informe de

auditoría? Si, se lo dispone en reuniones para informar las recomendaciones dadas en el informe por la Contraloría, además se lo comunica también a través de memorándums.

42 Pregunta15: ¿De qué forma supervisa el cumplimiento de estas recomendaciones? La supervisión de estas recomendaciones se da a través de la observación cada semana a tesorería, secretaría y en caso de incumplimiento se les da un memorándum por no dar cumplimiento a lo encomendado. 5.1.2

Análisis entrevista al Presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín

La Entrevista es la técnica de investigación que fue aplicada al Presidente del GAD Parroquial Rural Alluriquín, Lic. William Arteaga. El GAD Parroquial actualmente cuenta con 6 personas en el área administrativo y 5 en el área legislativa, dicho personal que se encuentran distribuidos en los diferentes departamentos del GADP. Cabe mencionar que el período de administración del Lic. William Arteaga empezó en el año 2009-2014. Uno de los puntos débiles del GAD es el reglamento interno (COOTAD) y orgánico funcional aprobados hasta el año 2014, el cual está desactualizado. No cuenta por escrito lo flujogramas que enmarcan los principales procesos del GAD, solamente cuentan con un Reglamento Interno, en el cual se basan para realizar los procesos administrativos y financieros, además, por el conocimiento y experiencia de los funcionarios. La supervisión del cumplimiento de las actividades, se la realiza en reuniones periódicas a través de informe mensuales los cuales detallan el desarrollo de las mimas y se controla el cumplimiento de las actividades con el personal, por parte del Presiente hacia los funcionarios de los diferente departamentos del GAD; de las cuales no se tuvo evidencia. En cuanto a las capacitaciones, el encargado de tesorería es quien ha recibido más capacitaciones por sugerencia del presidente, debido a que posee responsabilidades importantes sobre la información financiera y manejo del presupuesto, pero actualmente no

43 cuentan con un plan de capacitaciones anual para los funcionarios, la cual fue una de las recomendaciones emitidas por el último informe de Contraloría. Cuentan con el Plan de Desarrollo Parroquial Anual el cual fue aprobado y tiene vigencia hasta el año 2025, también elaboraron el Plan Operativo Anual para medir el desarrollo y cumplimiento de varias actividades y obras. Para el registro de asistencias de los funcionarios cuentan con un dispositivo de huella digital para el control de asistencia de los funcionarios al GAD, además se lleva un registro de asistencia manual, el cual está a cargo de la secretaria del GAD, cuya actividad no se encuentra establecida como su función. La Auditoría realizada por la Contraloría General del Estado fue en el año 2010, a las cuentas de ingresos y gastos de gestión, bienes de larga duración y contratos, dentro de su informe se estableció recomendaciones por observaciones que se presentaron en los registros y archivos de responsabilidad de tesorería y secretaría. En cuanto a la auditoría realizada del año 2014 sobre las aguas residuales y aguas servidas, no hubo mayores observaciones, de acuerdo a lo manifestado por el presidente. Las recomendaciones emitidas en las auditorías son informadas a los funcionarios del GAD Parroquial por el Presidente, a través de reuniones para dar a conocer las observaciones emitidas por la Contraloría General del Estado, para corregir los incumplimientos de la entidad. Además se manifestó que la supervisión del cumplimento de las mismas, se la realizan mediante la observación del desarrollo de las actividades, cada semana y en caso de incumplimiento se entrega un memorándum por incumplimiento al responsable.

5.2 Propuesta de Intervención Evaluación de Control interno del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín de la provincia Santo Domingo de los Tsáchilas

El objetivo principal de la investigación, es evaluar el control interno de las actividades y procedimientos de responsabilidad de cada servidor, la documentación sustentable para dichos procesos, así mismo el cumplimiento de cada una de las normas de control y leyes establecidas a las instituciones públicas del estado, y conocer así el desarrollo de las diferentes funciones del GAD Parroquial Rural Alluriquín. Para el desarrollo de este trabajo se realizó una planificación y programación de actividades en las que se utilizó técnicas y herramientas de investigación para la obtención de información, como la observación para obtener información de forma general, la entrevista al presidente y el cuestionario de control interno, el cual fue aplicado a los diferentes departamentos del GAD Parroquial, para determinar el nivel de cumplimiento, confianza y riesgo de las diferentes funciones, atribuciones y obligaciones. Toda esta información y resultados obtenidos a través de las técnicas de investigación, nos facilitó para determinar aspectos deficientes y la necesidad de control para lograr el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones de conformidad con la ley.

5.2.1

Planificación de la Evaluación de Control

Antes de iniciar la evaluación del control interno en el

Gobierno Autónomo

Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín, se procedió a realizar aspectos formales como son la notificación de inicio, orden de trabajo y el programa de planificación de la evaluación, detallando los procedimientos a realizar de forma secuencial para el cumplimiento de los

45 objetivos propuestos inicialmente en la investigación, los mismos que fueron desarrollados durante los meses de Octubre del 2015 y Agosto del 2016. 5.2.1.1 Notificación de Inicio Mediante un oficio con fecha 5 de noviembre del 2015, proporcionado por la Pontifica Universidad Católica Sede Santo Domingo, se comunicó el inicio del trabajo de disertación de grado denominado “Evaluación del Control Interno al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquia San José de Alluriquín, provincia Santo Domingo de los Tsáchilas”; en correspondencia al convenio establecido por la PUCESD y el CONAGOPARE. (Anexo N°1) 5.2.1.2 Orden de Trabajo Se realizó una Orden de Trabajo N°001, documento en el que se comunica al equipo de trabajo de forma interna, la asignación de las actividades y responsables, fundamental en la planificación de la evaluación del control interno aplicado en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín. (Anexo N°2) 5.2.1.3 Programa de Planificación para la evaluación del Control Interno GADPR de Alluriquín Se realizó un programa de planificación, previo a la evaluación del control interno del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín, en el cual se detalló de forma clara el orden de procedimientos programados de forma ordenada de acuerdo a cada una de las actividades realizadas, sustentadas con su respectiva documentación, las mismas que permitieron cumplir los objetivos propuestos inicialmente, facilitando el proceso de evaluación.

46 Tabla 1. Programa de Planificación para Evaluación de Control Interno

PROGRAMA DE PLANIFICACIÓN PARA LA EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO GAD PARROQUIAL RURAL ALLURIQUÍN N°

PROCEDIMIENTOS

REFERENCIA

ELABORADO POR

Acercamiento al GADPR, para notificación de inicio del trabajo de campo de Evaluación de Control Interno

Carta Presentación/Notificación

Alexandra MurilloAdriana Ordóñez

Búsqueda de información general sobre el GAD Pág. GAD, CGE, Solicitud Parroquial, normas a las que se rigen los Gobiernos Información Autónomos Descentralizados

Alexandra MurilloAdriana Ordóñez

Revisión del Informe de auditoría emitido por la CGE

Informe CGE

Alexandra MurilloAdriana Ordóñez

Solicitud de información financiera, administrativa del GADPR Alluriquín

Oficio Solicitud Información

Alexandra MurilloAdriana Ordóñez

Entrevista con el Presidente, Tesorero y Secretaria del GADPR Alluriquín

Entrevista

Alexandra MurilloAdriana Ordóñez

Realización del Cuestionario de Control Interno

Cuestionario NCICOOTAD-LRCGE

Alexandra MurilloAdriana Ordóñez

Aplicación Cuestionario de Control a Presidente: Lcdo. Williams Arteaga, Secretaria: Ing. Nancy Uribe, Tesorero: Ing. Orlin

Cuestionario NCI- Por Dpto.

Alexandra MurilloAdriana Ordóñez

Solicitud de evidencia para el Cuestionario de Control Interno

Tabulación de los Cuestionario Control Interno

Análisis de los resultados del Cuestionario de Control Interno

Determinación del Nivel de Riesgo de los procesos del GADPR por componentes NCI

Identificación de los problemas y formulación de 12 recomendaciones para el mejoramiento del Control Interno 13 Elaboración Informe de Control Interno Elaboración de guías de Control Interno para la 14 mejoras en los procesos internos del GADPR Alluriquín

Matrices-Gráficos

Alexandra MurilloAdriana Ordóñez Alexandra MurilloAdriana Ordóñez

Interpretación de porcentajes

Alexandra MurilloAdriana Ordóñez

Matriz NC-NR

Alexandra MurilloAdriana Ordóñez

Oficio Solicitud

Matriz Riesgo

Alexandra MurilloAdriana Ordóñez

Informe ECI

Alexandra MurilloAdriana Ordóñez

Propuesta

Alexandra MurilloAdriana Ordóñez

Nota: Desarrollo de actividades cronológicamente a desarrollarse en el proceso de evaluación de control interno, con la respectiva referencia y responsables. Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

47 5.2.2

Realizar levantamiento de información organizacional, administrativa y legal del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín

GOBIERNO

AUTÓNOMO

DESCENTRALIZADO

PARROQUIAL

RURAL

ALLURIQUÍN DE LA PROVINCIA SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS San José de Alluriquín, es una parroquia rural de la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas ubicada al centro noroeste del país, tiene aproximadamente 19.000 habitantes. El nombre de "San José" se origina por la comunidad católica considerado como su patrono y "Alluriquín" nos lleva a la época colonial donde su significado es "Lugar de descanso junto a los ríos Verde y Claras Aguas" que hace referencia al río Damas donde en el sitio vierte sus aguas en el torrentoso Río Toachi. La principal actividad económica es la ganadería que llega a una producción de 100000 litros diarios de leche aproximadamente; la segunda actividad es la producción de dulces tradicionales comercializados principalmente a los turistas movilizados por la Vía AloagSanto Domingo. En el año de 1970 se oficializó como parroquia a San José de Alluriquín, Actualmente, el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín, son personas jurídicas de derecho público, con autonomía política, administrativa y financiera. Misión El Gobierno Autónomo descentralizado Parroquial Rural Alluriquín planifica, incentiva, gestiona, promueve, vigila el desarrollo integral sostenible de la parroquia, a través de servicios de calidad eficientes y transparentes con la participación activa de la ciudadanía responsable en busca del buen vivir.

48 Visión Ser un gobierno Parroquial líder en gestión, con responsabilidad social, que garantice equidad, honestidad, trabajo y eficiencia porque Alluriquín se constituya en una parroquia próspera, atractiva e incluyente, capital de los servicios y el conocimiento, referente del buen vivir en la provincia. Valores 

Integridad: Guardar respeto y compostura hacia los clientes internos y externos, ser leal con los clientes externos, compañeros de trabajo y con GADPRA, velar por su prestigio, cuidar la buena conservación de los bienes, presentarse puntualmente al trabajo y observar las normas de seguridad e higiene del trabajo.



Responsabilidad: Cumplir con oportunidad las actividades propias y en los diferentes procesos, a fin de conseguir la eficacia, eficiencia y calidad que pretende el GADPRA.



Transparencia: Aplicar la Ley y su normativa, y los reglamentos y normativas internas de manera precisa y permanente; ejecutando las actividades y los procedimientos de los procesos respectivos, brindando acceso a la información, facilitando la realización de auditorías y propiciando la participación proactiva del recurso humano de la comunidad, de tal forma que se garantice un trato justo y equitativo.



Compromiso: Demostrar vocación de servicio y sentido de pertenencia frente al GADPR, ejerciendo el liderazgo necesario para hacer bien las cosas fundamentándose en la normativa institucional, aprovechando las oportunidades y eliminando las debilidades para dar cumplimiento a los objetivos de la organización



Trabajo en Equipo: Las acciones a realizarse deben ser el producto del consenso y la labor mancomunada.

49 Principios Institucionales 

Mejoramiento Continuo: El GADPRA aplicará todos los procedimientos técnicos e instrumentos gerenciales que le permitan responder oportunamente a los cambios del entorno, contando con un personal comprometido y capacitado en la búsqueda de resultados excelentes en su gestión.



Oportunidad: Cumplir a tiempo y con calidad las funciones en la prestación de los servicios a los ciudadanos.



Colaboración: Los empleados realizan aquellas tareas que por su naturaleza o modalidad sean las estrictamente inherentes a su cargo, siempre que ellas resulten necesarias para mitigar, neutralizar o superar las dificultades que se presenten.



Austeridad: Los colaboradores del GADPRA deben obrar con sobriedad y racionalización en el uso de los recursos, de tal manera que proyectan una imagen de transparencia y calidad en sus funciones.

Políticas 

Impulsar el buen vivir rural



Garantizar los derechos del Buen Vivir para la superación de todas las desigualdades.



Promover la inclusión social y económica con enfoque de género, intergeneracional para generar condiciones de equidad.



Generar procesos de capacitación y formación continua con enfoque a cadenas agro productivas y articulados con los objetivos del Buen Vivir



Promover las condiciones adecuadas para el comercio local considerando especialmente sus interrelaciones con la producción y con las condiciones de vida.



Todos los niveles del GADPRA, independientemente de su jerarquía, realizaran el control de gestión a su nivel, a través de los indicadores.

50 Estructura Organizacional actual GAD Parroquial Rural Alluriquín

PROCESOS GOBERNANTES

PROCESOS HABILITANTES Y DE APOYO

PROCESOS DE AGREGADOS DE VALOR

Figura 5. Organigrama GADPR Alluriquín Fuente: GADPR Alluriquín. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

51 Funciones y Atribuciones de los Miembros del GAD Parroquial Rural Alluriquín, de acuerdo al COOTAD y Reglamento Interno Son atribuciones y funciones de los miembros del GAD Parroquial Rural Alluriquín, a más de las determinadas en el Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización, las siguientes: Presidente Las funciones del presidente de la junta parroquial rural, a más de las determinadas en el Art.70 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización, las siguientes: 

Cumplir y hacer cumplir la constitución, leyes, reglamentos, acuerdos, ordenanzas y resoluciones de la Asamblea y Junta Parroquial.



Respetar y hacer cumplir los deberes y atribuciones de cada integrante del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural, y de igual forma controlar que no incurran en las prohibiciones que señala la ley.



Instalar, presidir, suspender y clausurar las sesiones ordinarias y extraordinarias, de la Asamblea y Junta Parroquial.



En caso de ausencia temporal o definitiva de algún miembro del Gobierno Parroquial, se procederá a posesionar como principal al suplente por el tiempo requerido.



Dirigir el trabajo de las comisiones.



Someter a consideración de los miembros de la Junta Parroquial, los planes, programa de desarrollo y ordenación del territorio parroquial, así como también el respectivo presupuesto.



Seguir lineamientos políticos y ejecutar los planes y programas aprobados por la asamblea y el Gobierno Parroquial.

52 

Poner a consideración de la Junta y de la Asamblea Parroquial el presupuesto a invertirse en diferentes obras y/o servicios a realizarse en la parroquia.



Presentar su informe de gestión en cada sesión ordinaria. El Presidente, coordinará con el Gobierno Central, el Consejo Municipal y el Consejo Provincial y otras instituciones, acciones encaminadas al desarrollo de la comunidad.



Requerir la colaboración de la policía y otras autoridades cuando sea necesario.



Conceder permisos para juegos, diversiones y espectáculos públicos.



Formular los proyectos e instructivos que considere necesarios y someterlos a la aprobación de la Junta Parroquial.



En caso de fuerza mayor, dictar y ejecutar medidas transitorias de carácter emergentes, sobre las que deberá informar a la Asamblea y Junta Parroquial.



Autorizar el préstamo o alquiler, de la sala de uso múltiple para las reuniones sociales, culturales y mortuorias, de actos comunitarios y de solidaridad, para lo cual se deberá cobrar $10.00 para la limpieza. Para actos sociales particulares será de $ 50.00 dólares y se firmará una letra de cambio en calidad de garantía por el valor de $ 100.00 dólares;



Autorizar el préstamo o alquiler, del coliseo deportivo Raúl Osorio y el complejo turístico; para lo cual se prestará en forma gratuita a instituciones u organizaciones que tengan como objetivo realizar una labor social, de no serlo así, se alquilará en el valor de $ 200.00 dólares para programaciones artísticas particulares, previa solicitud y garantía (Letra de cambio por $400.00 dólares).



Autorizar el préstamo o alquiler de sillas del Gobierno Parroquial Alluriquín; para lo cual deberán presentar la solicitud por escrito y se cobrará veinte y cinco centavos de dólar por cada una. Para eventos particulares que se realice fuera del salón de uso múltiple, se les hará firmar una letra de cambio como garantía del valor de las sillas.

53 

Conceder permisos o licencias al personal administrativo.

Vicepresidente 

Subrogar al presidente en caso de falta temporal o definitiva, con todas las atribuciones y deberes.



Colaborar activamente en las comisiones encargadas y de igual forma presentar por escrito sus informes al fin de cada mes.

Vocales Las funciones los vocales de la junta parroquial rural, a más de las determinadas en el Art.68 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización, las siguientes: 

Cada miembro deberá tener su credencial del CNE. (Consejo Nacional Electoral)



Cumplir con eficiencia y celeridad las delegaciones que le hayan sido encomendadas.



Formar parte de las comisiones que le fuese designado por el presidente de la junta parroquial.



Presentar las excusas razonadas y lógicas cuando se vea imposibilitado de cumplir su cargo con normalidad.



Asistir obligatoriamente a las sesiones ordinarias, extraordinarias y a todas las reuniones que convoque el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín, en caso de no asistir a las reuniones, deberá presentar una justificación lógica y razonada, en el término de dos días posteriores a la misma; de no hacerlo se le descontará el 50 % en Sesión Ordinaria y 3% en Cada Sesión Extraordinaria, de su remuneración mensual, sin perjuicio de lo que establece el Art. 334 del COOTAD. Para las reuniones ordinarias y extraordinarias se procederá de conformidad al Art. 53 del reglamento que regula las sesiones, asambleas, comisiones, delegaciones y representaciones de la función de legislación y fiscalización.

54 

Participar del estudio y resoluciones en cuestiones de carácter político, gubernamental de la parroquia.



Solicitar por escrito previo conocimiento del presidente, cualquier documento o informe que requiera los miembros de la junta parroquial.



Los miembros deberán contribuir al cumplimiento de los fines y funciones del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín.



Entregar el informe de sus actividades a la ciudadanía sean estos por medios de comunicación escritos o radiales, de acuerdo al cronograma establecido. Si por fuerza mayor no puede cumplir con lo dispuesto, deberá presentar la debida justificación lógica y razonada ante el ejecutivo en el término de dos días, en caso de no hacerlo se le descontará el 3% (tres por ciento), de su remuneración mensual. En caso de no existir el medio de comunicación deberán presentar su informe a la ciudadanía en Asamblea Parroquial.



Ser vigilantes de los bienes y recursos parroquiales y las demás que le asigne la ley.

Secretaria 

Asesorar en temas jurídicos del GADPR Alluriquín.



Secretario de la Junta, Comisiones, Asambleas y del que le sean nombrando que tenga que ver con el GADPR Alluriquín.



Llevar actas de Sesiones, Asambleas, Reuniones, así como sus respectivas resoluciones en forma articulada, ordena y enumeradas.



Responsable y custodio del archivo general



Responsable de los bienes que le sean entregados.



Dirigir la logística en reuniones y asambleas ciudadanas.



Sugerir al ejecutivo Reglamentos, Acuerdos y Resoluciones.



Atención al público.

55 

Recibir todo tipo de documentación de la ciudadanía o Instituciones como Oficios, Invitaciones entre otros



Llevar el control de Asistencia del personal del GADPR Alluriquín.



Redactar oficios, Acta Entregas y Certificados y su respectivo control en forma ordenada y enumerada.



Responsables que las comunicaciones sean entregadas en forma oportuna como oficios, invitaciones entre otros.



Ser parte de la recepción y protocolo de reuniones y asambleas ciudadanas.

Tesorería 

Llevar la contabilidad Gubernamental de GADPR Alluriquín.



Encargado del Talento Humano.



Responsables de reportar en forma confiable y oportuna la información Presupuestaria y Financiera en las Entidades de control que la soliciten y entregar al encargado de la publicación en la Web para transparentar la misma.



Responsable de la Contratación Pública.



Responsables de la Información Tributaria.



Encargada del Control Interno.



Sugerir Reglamentaciones en temas financieros o que se relacione en el mismo.



Custodio de Bienes a su cargo.



Ser parte de la recepción y protocolo de reuniones y asambleas ciudadanas.



Encargada del control de las recaudaciones.



Control de Archivos Financieros.



Responsables de Documentación financiero en Proyectos.

56 Servicios Varios-Mantenimiento 

Limpieza de la Institución interna y externamente, revisando que no falta nada en los servicios higiénicos y agua para el consumo humano.



Recibir, verificar y almacenar los artículos que se reciban en bodega verificando que la cantidad y calidad del producto este en concordancia con lo solicitado.



Limpieza de Espacios públicos que le sean delegados.



Ser parte de la recepción y protocolo de reuniones y asambleas ciudadanas.



Recaudador de uso de Vía Pública.



Limpieza de los Vehículos de la Institución y en comodato.



Responsable de las llaves de la puerta de entrada de la Institución y bodega.



Coordinar con la Asistente administrativa de Secretaria en la entrega de oficios.



Responsable de los bienes que le sean Entregados.

Proyectos y Gestión Social 

Responsables de la actualización continua, de la información en el portal Web del GADPR Alluriquín.



Responsable de dar boletines de prensa en temas que tengan que ver con la gestión de la GADPR Alluriquín.



Coordinar la logística en reuniones y asambleas comunitarias.



Asistir a Reuniones de Proyectos Sociales.



Capacitar al Personal de los Proyectos Sociales.



Dar Seguimientos al Personal de los Proyectos Sociales para garantizar la atención y servicio a la Ciudadanía que se beneficia del proyecto.



Responsable en la entrega de información solicitada por el departamento financiero para gestionar recursos y no paralizar los proyectos.

57 Nómina del Personal

PERSONAL LEGISLTAIVO GAD PARROQUIAL ALLURIQUIN CARGO

NOMBRE Y APELLIDOS Lcdo. Williams Arteaga

Presidente

Sra. Jenny Gaivor

Vicepresidente

Sr. Federico Granja

Tercer Vocal

Sr. Guido Valdivieso

Segundo Vocal

Ing. Lennis Yugsi Tercer Vocal Figura 6 Nómina Personal Legislativo GADPR Alluriquín Fuente: GADPR Alluriquín. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

PERSONAL ADMINISTRATIVO GAD PARROQUIAL ALLURIQUIN CARGO

NOMBRE Y APELLIDOS Uribe Nancy

Unidad de Secretaria

Martínez Pardo Orlin

Unidad De Tesorería

Mejía Fajardo Rosario

Proyecto Discapacidad

Arguello Ximena

Proyecto Adulto Mayor

Gavilánez Juan Carlos

Servicios Varios

Pazos Zapata Francisco Mantenimiento-Bodega Figura 7. Nómina de Personal Administrativo GADPR Alluriquín Fuente: GADPR Alluriquín. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

Normas que rigen a los Gobiernos Autónomos Descentralizados, aplicables al GAD Parroquial Rural Alluriquín El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín, debe administrarse y desarrollarse en cada de una de sus atribuciones, funciones y prohibiciones en base a leyes y reglamentos establecidos por el estado a las instituciones públicas, para desempeñar de manera eficiente cada una de sus responsabilidades asignadas, bajo las normativas de: 

La Constitución Política del Ecuador



Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.



Normas de Control Interno Para el Sector Público de la República del Ecuador Contraloría General del Estado.

58 

Ley Orgánica de Juntas Parroquiales Rurales.



Reglamento a la Ley De Juntas Parroquiales Rurales.



Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía Y Descentralización (COOTAD).

A todas estas leyes y reglamentos se debe regir el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín, al gozar por ley de autonomía política, administrativa y financiera, actualmente poseen un Reglamento Interno, un orgánico funcional, pero esta desactualizado según lo manifestado por los funcionarios, es por esto que debe tener su propia normativa actualizada, en la cual establezca políticas de acuerdo a los procesos y actividades realizados en la institución de conformidad a la ley.

5.2.3

Determinar el Nivel de Confianza, riesgo y cumplimiento de las actividades y procesos del GAD Parroquial Rural Alluriquín

Con la aplicación del cuestionario de Control Interno a los departamentos de Tesorería, Secretaría y al Presidente del GAD Parroquial Rural Alluriquín se analizó y evaluó la situación actual a la que se encuentra expuesta el GAD Parroquial, concerniente a los componentes del control interno aplicados en la administración de la institución. Para la realización de los cuestionarios de control interno aplicados al GAD Parroquial Rural Alluriquín, se ha tomado como referencia las normativas de instituciones públicas, como son el COOTAD (Código Orgánico de Organización Territorial Autónomo y Descentralización), el Reglamento de Ley de la Contraloría General del Estado y las Normas de Control Interno de la CGE. Dentro de las Normas de Control Interno establecidas por la Contraloría General del Estado, se encuentra dividida por componentes de control, a través de estos se evaluó el nivel de riesgo y confianza existente en cada una de las operaciones de la institución.

Monitoreo Información y Comunicación Actividades de Control Evaluación del Riesgo Ambiente de Control Figura 8. Componentes de Control Interno COSO Fuente: Contraloría General del Estado Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

Para la determinación de los rangos para el nivel de calificación del riesgo y confianza, se utilizó una ponderación determinada en el Manual de Contraloría General del Estado, la cual facilitó la determinación del nivel sea este alto, moderado y bajo, para la aplicación de los cuestionarios al Presidente, Tesorería, Secretaría del GAD parroquial.

Tabla 2. Ponderación de porcentajes de calificación NIVEL DE CONFIANZA

PORCENTAJE DE CALIFICACIÓN

NIVEL DE RIESGO

Alto

76%---95%

Bajo

Moderado

51%----75%

Moderado

Bajo

15%---50%

Alto

Nota: Cuadro de porcentajes, nivel de riesgo y confianza. Fuente: Contraloría General del Estado. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A

5.2.3.1 Evaluación de Control Interno COSO I -NCI al GAD Parroquial Rural Alluriquín Los resultados obtenidos una vez aplicados los cuestionarios de control interno al presidente, secretaría y tesorería del GAD Parroquial Rural Alluriquín, tomando en cuenta sus funciones se midió el nivel de cumplimiento de las Normas de Control Interno, referente a los componentes de control del COSO I. (Anexo N°5)

60 5.2.3.1.1

Ambiente de Control

Presidente

Tabla 3. Evaluación Ambiente de Control-Presidente GAD PARROQUIAL RURAL ALLURIQUÍN EVALUACION DEL CONTROL INTERNO- Presidente Período: 2016 Componente: Ambiente de Control

NCI: 200

RESULTADO DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO 1. Valoración: Ponderación Total: Calificación Total Calificación porcentual (NC) Nivel de Riesgo(100-NC)

𝐂𝐓 × 𝟏𝟎𝟎 𝐏𝐓 𝟔 𝐂𝐏 = × 𝟏𝟎𝟎 𝟏𝟏

𝐂𝐏 =

11 6 54,55% 45,45%

CP= 54,55%

2. Determinación de los niveles de riesgo NIVEL DE CONFIANZA BAJO MODERADO 15% ------50% 51%------75% 85%------50% 49%-----25% ALTO

ALTO 76%------95% 24%-----5%

MODERADO NIVEL DE RIESGO(100-NC)

BAJO

Nota: Resultado moderado: 51%.75%/49%-25%Fuente: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO AMBIENTE DE CONTROL-Presidente

Calificación porcentual (NC)

45,45% 54,55%

Nivel de Riesgo(100NC)

Figura 9 Nivel de Confianza y Riesgo Ambiente de Control-Presidente Fuente: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

Al aplicar el cuestionario de control interno al presidente del GAD Parroquial Alluriquín, en correspondencia al componente ambiente de control, se obtuvo una ponderación de 11 y una calificación total de 6, dando un resultado de nivel del confianza del 54.55%, y un nivel

61 de riesgo del 45.45%, es decir posee un nivel de confianza y de riesgo â&#x20AC;&#x153;MODERADOâ&#x20AC;?, esto es debido a que el GAD parroquial no cumple con los siguientes parĂĄmetros de control: 1. CĂłdigo de Ă&#x2030;tica 2. Establecimiento de un perfil de puestos, procesos y polĂticas para cada puesto o ĂĄrea. SecretarĂa

Tabla 4. EvaluaciĂłn Ambiente de Control- SecretarĂa GAD PARROQUIAL RURAL ALLURIQUĂ?N EVALUACION DEL CONTROL INTERNO â&#x20AC;&#x201C; SecretarĂa PerĂodo: 2016 Componente: Ambiente de Control NCI: 200 RESULTADO DE LA EVALUACIĂ&#x201C;N DEL CONTROL INTERNO 1. ValoraciĂłn: PonderaciĂłn Total: CalificaciĂłn Total CalificaciĂłn porcentual (NC) Nivel de Riesgo(100-NC)

đ??&#x201A;đ??&#x201C; Ă&#x2014; đ?&#x;?đ?&#x;&#x17D;đ?&#x;&#x17D; đ???đ??&#x201C; đ?&#x;&#x2014;đ?&#x;&#x201C; đ??&#x201A;đ??? = Ă&#x2014; đ?&#x;?đ?&#x;&#x17D;đ?&#x;&#x17D; đ?&#x;?đ?&#x;&#x201D;đ?&#x;&#x17D;

đ??&#x201A;đ??? =

4 3 75% 25%

CP= 75%

2. DeterminaciĂłn de los niveles de riesgo NIVEL DE CONFIANZA BAJO MODERADO 15% ------50% 51%------75% 85%------50% 49%-----25% ALTO MODERADO NIVEL DE RIESGO(100-NC)

ALTO 76%------95% 24%-----5% BAJO

Nota: Resultado moderado: 51%-75%/49%-25%Fuente: InvestigaciĂłn Propia. Elaborado por: Murillo A, OrdĂłĂąez A.

NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO AMBIENTE DE CONTROL - SecretarĂa

25%

75%

CalificaciĂłn porcentual (NC) Nivel de Riesgo(100NC)

Figura 10. Nivel de Confianza y Riesgo Ambiente de Control-SecretarĂa Fuente: InvestigaciĂłn Propia. Elaborado por: Murillo A, OrdĂłĂąez A.

62 Al aplicar el cuestionario de ambiente de control a secretarĂa, de acuerdo a sus responsabilidades se evaluĂł teniendo una ponderaciĂłn total de 4 y una calificaciĂłn total de 3, dando asĂ como resultado un nivel del confianza del 75%, y un nivel de riesgo del 25%, es decir posee un nivel de confianza y de riesgo â&#x20AC;&#x153;MODERADOâ&#x20AC;?, esto se da debido a que el GAD AlluriquĂn cuenta de los siguiente hallazgos: 1. Dispone de un archivo del Reglamento Interno, desactualizado 2. Organigrama institucional desactualizado 3. Esta informaciĂłn se encuentra aprobada hasta el aĂąo 2014 5.2.3.1.2

EvaluaciĂłn del Riesgo

Presidente

Tabla 5. EvaluaciĂłn del Riesgo-Presidente GAD PARROQUIAL RURAL ALLURIQUĂ?N EVALUACION DEL CONTROL INTERNO - Presidente PerĂodo: 2016 Componente: EvaluaciĂłn del Riesgo

NCI: 300

RESULTADO DE LA EVALUACIĂ&#x201C;N DEL CONTROL INTERNO

1. ValoraciĂłn: PonderaciĂłn Total: CalificaciĂłn Total CalificaciĂłn porcentual (NC)

9 3 33.33%

đ??&#x201A;đ??? =

đ??&#x201A;đ??&#x201C; Ă&#x2014; đ?&#x;?đ?&#x;&#x17D;đ?&#x;&#x17D; đ???đ??&#x201C;

đ??&#x201A;đ??? =

đ?&#x;&#x2018; Ă&#x2014; đ?&#x;?đ?&#x;&#x17D;đ?&#x;&#x17D; đ?&#x;&#x2014;

CP= 33.33%

Nivel de Riesgo(100-NC) 66.67% 2. DeterminaciĂłn de los niveles de riesgo NIVEL DE CONFIANZA BAJO MODERADO

ALTO

15% ------50%

51%------75%

76%------95%

85%------50%

49%-----25%

24%-----5%

ALTO

MODERADO

BAJO

NIVEL DE RIESGO(100-NC) Nota: Resultado bajo/algo: 15%-50%/85%-50%. InvestigaciĂłn Propia. Elaborado por: Murillo A, OrdĂłĂąez A.

NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO EVALUACIĂ&#x201C;N DEL RIESGO- Presidente

CalificaciĂłn porcentual (NC) Nivel de Riesgo(100NC)

33,33% 66,67%

Figura 11. Nivel de Confianza y Riesgo EvaluaciĂłn del Riesgo-Presidente Fuente: InvestigaciĂłn Propia. Elaborado por: Murillo A, OrdĂłĂąez A.

Al aplicar el cuestionario de evaluaciĂłn del riesgo al presidente del GAD parroquial, de acuerdo a sus funciones se obtuvo una ponderaciĂłn de 9 y una calificaciĂłn de 3, dando como resultado un nivel de confianza de 33,33% y un nivel de riesgo del 66,67%, es decir un nivel de confianza â&#x20AC;&#x153;BAJOâ&#x20AC;? y nivel de riesgo â&#x20AC;&#x153;ALTOâ&#x20AC;?, esto se produce por la falta de: 1. Mecanismos y herramientas de valoraciĂłn de riesgos internos y externos 5.2.3.1.3

Actividades de Control

Presidente Tabla 6. EvaluaciĂłn Actividades de Control-Presidente GAD PARROQUIAL RURAL ALLURIQUĂ?N EVALUACION DEL CONTROL INTERNO-Presidente PerĂodo: 2016 Componente: Actividades de Control

NCI: 400

RESULTADO DE LA EVALUACIĂ&#x201C;N DEL CONTROL INTERNO 1. ValoraciĂłn: PonderaciĂłn Total:

CalificaciĂłn Total 8 Nivel de Confianza (NC) 66.67% Nivel de Riesgo(100-NC) 33.33% 2. DeterminaciĂłn de los niveles de riesgo NIVEL DE CONFIANZA BAJO MODERADO 15% ------50% 85%------50% ALTO

51%------75% 49%-----25% MODERADO NIVEL DE RIESGO(100-NC)

Nota: Resultado moderado: 51%-75%/49%-25%Fuente: InvestigaciĂłn Propia. Elaborado por: Murillo A, OrdĂłĂąez A.

đ??&#x201A;đ??&#x201C; Ă&#x2014; đ?&#x;?đ?&#x;&#x17D;đ?&#x;&#x17D; đ???đ??&#x201C; đ?&#x;&#x2013; đ??&#x201A;đ??? = Ă&#x2014; đ?&#x;?đ?&#x;&#x17D;đ?&#x;&#x17D; đ?&#x;?đ?&#x;?

đ??&#x201A;đ??? =

CP= 66.67%

ALTO 76%------95% 24%-----5% BAJO

NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO ACTIVIDADES DE CONTROL-Presidente

33,33%

66,67%

Nivel de Confianza (NC) Nivel de Riesgo(100NC)

Figura 12. Nivel de Confianza y Riesgo Actividades de Control-Presidente Fuente: InvestigaciĂłn Propia. Elaborado por: Murillo A, OrdĂłĂąez A.

Una vez realizada la evaluaciĂłn de actividades de control aplicado al presidente del GAD parroquial, se dio una ponderaciĂłn de 12 y una calificaciĂłn de 8, dando como resultado un nivel de confianza de 66,67% y un nivel de riesgo de 33,33%, es decir, un nivel de riesgo y confianza â&#x20AC;&#x153;MODERADOâ&#x20AC;?, debido a la ausencia de los siguientes aspectos: 1. Actividades para manejar el riesgo, como la rotaciĂłn de personal. 2. No se ha establecido un programa de capacitaciones, recomendado por la CGE. TesorerĂa

Tabla 7. EvaluaciĂłn Actividades de Control- TesorerĂa GAD PARROQUIAL RURAL ALLURIQUĂ?N EVALUACION DEL CONTROL INTERNO-TesorerĂa PerĂodo: 2016 Componente: Actividades de Control NCI: 400 RESULTADO DE LA EVALUACIĂ&#x201C;N DEL CONTROL INTERNO 1. ValoraciĂłn: PonderaciĂłn Total: CalificaciĂłn Total CalificaciĂłn porcentual (NC) Nivel de Riesgo(100-NC) 2. DeterminaciĂłn de los niveles de riesgo BAJO 15% ------50% 85%------50% ALTO

đ??&#x201A;đ??&#x201C; Ă&#x2014; đ?&#x;?đ?&#x;&#x17D;đ?&#x;&#x17D; đ???đ??&#x201C; đ?&#x;&#x2019;đ?&#x;&#x201C; đ??&#x201A;đ??? = Ă&#x2014; đ?&#x;?đ?&#x;&#x17D;đ?&#x;&#x17D; đ?&#x;&#x201C;đ?&#x;&#x201C; đ??&#x201A;đ??? =

55 45 81.82% 18.18%

NIVEL DE CONFIANZA MODERADO 51%------75% 49%-----25% MODERADO NIVEL DE RIESGO(100-NC)

Nota: Resultado alto/bajo/: 76%-95%/24%-5%: InvestigaciĂłn Propia. Elaborado por: Murillo A, OrdĂłĂąez A.

CP= 81.82%

ALTO 76%------95% 24%-----5% BAJO

NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO ACTIVIDADES DE CONTROL-Tesorería

18.18%

81,82%

Nivel de Confianza (NC) Nivel de Riesgo(100NC)

Figura 13. Nivel de Confianza y Riesgo Actividades de Control- Tesorería Fuente: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

En el caso del cuestionario aplicado a Tesorería del GAD Parroquia, de acuerdo a su responsabilidades, el criterio de evaluación de actividades de control, se obtuvo una ponderación de 55 y una calificación de 45, dando como resultado un nivel de confianza “ALTO”, y un nivel de riesgo “BAJO”, debido a la gran cantidad de actividades bajo su responsabilidad, se presentaron novedades importantes de algunas actividades: 1. Presentación oportuna de los estados financieros de las diferentes operaciones del GAD Parroquial 2. De acuerdo a los resultados del cuestionario hace falta una evaluación presupuestaria sobre los ingresos y gastos de acuerdo al presupuesto aprobado y el POA 3. No se aplica autorizaciones para la administración de fondos rotativos la apertura de cta. Bajo la denominación de la entidad 4. No se realizan conciliaciones y arqueos de caja como herramienta de control. 5. Se solicitó información arqueos de caja, la cual no fue presentada. 6. Ante la solicitud de información de tesorería, afirmaron no tener archivos electrónicos o físicos que soporten la seguridad de la información

66 5.2.3.1.4

Información y Comunicación

Presidente

Tabla 8. Evaluación de Información y Comunicación-Presidente GAD PARROQUIAL RURAL ALLURIQUÍN EVALUACION DEL CONTROL INTERNO-Presidente Período: 2016 Componente: Comunicación

NCI: 500

RESULTADO DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO 1. Valoración: Ponderación Total:

Calificación Total Calificación porcentual (NC)

1 33.33%

𝐂𝐓 × 𝟏𝟎𝟎 𝐏𝐓 𝟏 𝐂𝐏 = × 𝟏𝟎𝟎 𝟑

𝐂𝐏 =

CP= 33.33%

Nivel de Riesgo(100-NC) 66.67% 2. Determinación de los niveles de riesgo NIVEL DE CONFIANZA BAJO MODERADO 15% ------50%

51%------75%

85%------50% ALTO

49%-----25% MODERADO NIVEL DE RIESGO(100-NC)

ALTO 76%------95% 24%-----5% BAJO

Nota: Resultado bajo/algo: 15%-50%/85%-50%: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO COMUNICACIÓN-Presidente

33,33%

Calificación porcentual (NC) Nivel de Riesgo(100-NC)

66,67%

Figura 14. Nivel de Confianza y Riesgo Comunicación-Presidente Fuente: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

Una vez finalizada la aplicación del cuestionario para la evaluación del componente de comunicación al presidente del GAD Parroquial Alluriquín, reflejo una ponderación de 3 y una calificación de 1, dando como resultado un nivel de confianza del 33,33% y un nivel de

67 riesgo de 66,67%, es decir, un nivel de confianza â&#x20AC;&#x153;BAJOâ&#x20AC;? y un nivel de riesgo â&#x20AC;&#x153;ALTOâ&#x20AC;?, debido la falta de actividades de control para la informaciĂłn en el GAD Parroquial: 1. Como respuesta al cuestionario, se mencionĂł la falta de revisiĂłn de los sistemas de informaciĂłn, para mayor seguridad y soporte. 2. Ausencia de polĂticas, de informaciĂłn y comunicaciĂłn 5.2.3.1.5

Seguimiento-Monitoreo

Presidente

Tabla 9. EvaluaciĂłn de Seguimiento y Monitoreo-Presidente GAD PARROQUIAL RURAL ALLURIQUĂ?N EVALUACION DEL CONTROL INTERNO-Presidente PerĂodo: 2016 Componente: Seguimiento NCI: 600 RESULTADO DE LA EVALUACIĂ&#x201C;N DEL CONTROL INTERNO 1. ValoraciĂłn: PonderaciĂłn Total: 5 CalificaciĂłn Total 1 Nivel de Confianza (NC) 20.00% Nivel de Riesgo(100-NC) 80.00% 2. DeterminaciĂłn de los niveles de riesgo NIVEL DE CONFIANZA BAJO MODERADO 15% ------50% 85%------50% ALTO

đ??&#x201A;đ??&#x201C; Ă&#x2014; đ?&#x;?đ?&#x;&#x17D;đ?&#x;&#x17D; đ???đ??&#x201C; đ?&#x;? đ??&#x201A;đ??? = Ă&#x2014; đ?&#x;?đ?&#x;&#x17D;đ?&#x;&#x17D; đ?&#x;&#x201C;

đ??&#x201A;đ??? =

CP= 20.00%

51%------75% 49%-----25% MODERADO NIVEL DE RIESGO(100-NC)

Nota: Resultado bajo/algo: 15%-50%/85%-50%: InvestigaciĂłn Propia. Elaborado por: Murillo A, OrdĂłĂąez A

NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO SEGUIMIENTO-Presidente

20%

80%

Nivel de Confianza (NC) Nivel de Riesgo(100-NC)

Figura 15. Nivel de Confianza y Riesgo Seguimiento-Presidente Fuente: InvestigaciĂłn Propia. Elaborado por: Murillo A, OrdĂłĂąez A.

ALTO 76%------95% 24%-----5% BAJO

68 Una vez realizada la evaluación sobre el componente de seguimiento-monitoreo, a través del cuestionario de control interno aplicado al presidente del GAD Parroquial, de acuerdo a sus funciones y responsabilidades se obtuvo una ponderación de 5 y una calificación de 1, dando como resultado un nivel de confianza de 20% considerado “BAJO” y un nivel de riesgo de 80% considerado “ALTO”, debido al incumplimiento de actividades de monitoreo, detalladas a continuación: 1. No se evidenció informes o reportes sobre control interno y ausencia de actividades preventivas y correctivas para la solución de problemas detectados. 2. Se determinó un escaso cumplimiento de las recomendaciones del informe de auditoría emitido por la Contraloría General del Estado, definido de acuerdo a los resultados y la falta de información ante la solicitud de la misma. 5.2.3.2 Evaluación del Nivel de Cumplimiento Normativa COOTAD, Reglamento de la Ley de Contraloría General del Estado Dentro del cuestionario de control interno aplicado al GAD Parroquial Rural Alluriquín, se ha establecido preguntas que permitieron evaluar el nivel de cumplimiento de la normativa de acuerdo a las atribuciones que determina la ley a cada uno de los funcionarios de la institución, este caso se ha tomado en cuenta para la aplicación de los cuestionarios al presidente, secretaría y tesorería, quienes poseen mayor responsabilidades de acuerdo al cargo establecido en su Reglamento Interno determinado según el COOTAD, y el Reglamento de la Ley de Contraloría General del Estado, se evaluó el nivel de cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.

69 5.2.3.2.1

Evaluación de cumplimiento aplicado al Presidente GAD Parroquial

Rural Alluriquín Reglamento Interno (COOTAD)

Tabla 10. Cuestionario de Cumplimiento Reglamento COOTAD

N 1

2 3 4 5 6 7 8 9

15 16

CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN REGLAMENTO COOTAD COMPONENTE: GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PR ALLURIQUÍN SUBCOMPONENTE: PRESIDENTE PREGUNTA SI NO RESPUESTA ¿El GAD tiene estructurado un manual de control Cuenta con un Reglamento interno de acuerdo con el COOTAD, Reglamento de X Interno de acuerdo al COOTAD Ley de CGE, y las normas de control de la CGE? ¿Existe una estructura organizativa que identifique las Tienen un orgánico funcional, X relaciones jerárquicas funcionales, por escrito? estructura organizativa del GAD ¿La máxima autoridad define las funciones y la En el reglamento interno ha X rotación de tareas de los servidores? definido las funciones del GAD ¿La administración de la entidad realiza supervisiones A través de resultados, se realizan X de las actividades que realiza cada unidad? reuniones con el presiente ¿Se hacen informes de las operaciones efectuadas y Lo realizan las comisiones, X son debidamente comunicadas? vocales de los proyectos ¿Existe una base de datos central y propia de la Cada dpto. posee sus respectivos X institución? archivos ¿La comunicación entre todos los funcionarios del Si existe comunicación entre los X GAD es constante? servidores y sus autoridades ¿Se monitorea el cumplimiento de los horarios de Registros manuales con firmas, X entrada y salida de los servidores públicos? no confiables ¿Cumple y hace cumplir la constitución, leyes, Cuenta con un reglamento interno reglamentos, acuerdos, ordenanzas y resoluciones de la X pero esta desactualizado Asamblea y Junta Parroquial? ¿Respeta y hacer cumplir los deberes y atribuciones de A través de su O.F y Reglamento cada integrante del Gobierno Autónomo Interno, están establecidas sus Descentralizado Parroquial Rural, y de igual forma X funciones a las que deben cumplir controlar que no incurran en las prohibiciones que de acuerdo al COOTAD señala la ley? ¿Somete a consideración de los miembros de la Junta Se realizan reuniones con el Parroquial, los planes, programa de desarrollo y presidente, vocales, y servidores X ordenación del territorio parroquial, así como también para toda aprobación de el respectivo presupuesto? proyectos y planes. Los programas son aprobados con ¿Sigue los lineamientos políticos y ejecuta los planes y X la junta de acuerdo a la necesidad programas aprobados por la asamblea y el GAD? de la población ¿Presenta su informe de gestión en cada sesión Informes de actividades ordinaria y las acciones encaminadas al desarrollo de X mensuales la comunidad? ¿Formula los proyectos e instructivos que considere Los últimos proyectos de acuerdo necesarios y someterlos a la aprobación de la Junta X a las necesidades, ej.: Paradas de Parroquial? buses ¿El presidente del GAD parroquial autoriza por escrito Autorizaciones a través de X la aprobación de transacciones y operaciones? memorándum ¿Concede permisos o licencias al personal Con memorándum, pero no hay X administrativo, a través de autorización? control en esta documentación

Nota: Se aplicó un cuestionario de 16 preguntas, Fuente: COOTA-Reglamento Interno GAD. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

70 Tabla 11. Cumplimiento RI-COOTAD-Presidente PRESIDENTE( CUMPLIMIENTO REGLAMENTO INTERNO GADPR-COOTAD) RESPUESTAS SI

RESPUESTAS NO

NIVEL DE CUMPLIMIENTO

68.75%

NIVEL DE NO CUMPLIMIENTO

31.25%

Nota: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

PRESIDENTE( CUMPLIMIENTO REGLAMENTO INTERNO GAD)

NIVEL DE CUMPLIMIENTO

31,25% 68,75%

NIVEL DE NO CUMPLIMIENTO

Figura 16. Nivel de Cumplimiento RI-COOTAD-Presidente Fuente: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

El cuestionario aplicado al presidente del GADPR Alluriquín tuvo una ponderación total de 16 preguntas en cuanto a sus funciones del Reglamento Interno-COOTAD del GADPR, del cual tiene un nivel de cumplimiento del 81,25% y un 18,75% de no cumplimiento. Aún con este resultado algunas funciones cumplidas, requieren de mayor control puesto que existe novedades encontradas, detalladas a continuación: 1. Bajo conocimiento de normas de control interno y ausencia por escrito de las mismas. 2. No poseen una base de datos central de toda la información 3. En cuanto a la documentación concerniente a las licencias y permisos, no se presentó la documentación para constatación de cumplimiento

71 Reglamento de Ley Contraloría General del Estado

Tabla 12. Cuestionario Cumplimiento Reglamento de Ley CGE CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN REGLAMENTO DE LEY CGE COMPONENTE: GAD PARROQUIAL RURAL ALLURIQUÍN SUBCOMPONENTE: PRESIDENTE N° PREGUNTA SI NO RESPUESTA Por resolución del Consejo se ¿Se aplica normas técnicas de control interno específicas para ejecutan los proyectos, no 1 las inversiones en los proyectos y programas para el X mantienen por escrito Normas mejoramiento del GAD? de Control Interno

¿De acuerdo a las actividades administrativas desarrolladas en el GAD Parroquial, aplica la planificación, organización, coordinación y control como herramientas fundamentales para la evaluación de la gestión?

Realizan cronograma de ejecución , además de un POA

¿Prepara indicadores de gestión de acuerdo a su misión y visión conforme las herramientas de planificación desarrolladas como parte del proceso administrativo?

Realización de un POA, tabla valorada

¿El manual de procesos y procedimientos del GAD parroquial establece las funciones, la distinción entre ordenadores de gasto y ordenadores de pago, los procesos administrativos, financieros, operativos, para reducir el grado de error y la posibilidad de fraude?

En el reglamento interno establece funciones por departamento, además cuenta con lineamientos de actividades como caja chica

¿El GAD Parroquial emite, codifica y actualiza su reglamento orgánico funcional, que será publicado en el Registro Oficial? SUMAN

Se ha contratado a una persona para actualizar su reglamento funcional, el cual no se ha entregado actualizado

TOTAL PREGUNTAS: 5

Nota: Se aplicó un total de 5 preguntas, de estas 3 son SI, y 2 son NO. Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

Tabla 13. Cumplimiento Reglamento Ley CGE-Presidente PRESIDENTE( CUMPLIMIENTO REGLAMENTO DE LEY DE CGE) RESPUESTAS SI

RESPUESTAS NO

NIVEL DE CUMPLIMIENTO

60.00%

NIVEL DE NO CUMPLIMIENTO

40.00%

Nota: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

NIVEL DE CUMPLIMIENTO REGLAMENTO DE LEY CGE

NIVEL DE CUMPLIMIENTO

40% 60%

NIVEL DE NO CUMPLIMIENTO

Figura 17. Nivel de Cumplimiento Reglamento Ley CGE-Presidente Fuente: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

El nivel de cumplimiento de las atribuciones del presidente del GAD Parroquial Rural Alluriquín, de acuerdo al Reglamento de Ley de Contraloría General del Estado, luego de realizar el cuestionario se puede observar que tiene un 60% de cumplimiento de sus atribuciones y un 40% de no cumplimiento de las atribuciones, aunque el nivel de cumplimiento fue alto, se identificaron hallazgos relevantes, detallados a continuación:

1. El presidente del GAD, afirmó que no mantienen por escrito Normas de Control Interno para la institución, solo cuentan con un Reglamento Interno. 2. Poseen un reglamento interno codificado, así mismo cuentan con un Orgánico funcional, el mismo que no se encuentra actualizado, aprobado hasta el año 2014.

73 5.2.3.2.2

Evaluación de cumplimiento aplicado a Secretaría del GAD Parroquial

Rural Alluriquín Reglamento Interno (COOTAD) Tabla 14. Cuestionario Cumplimiento Reglamento CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN REGLAMENTO COOTAD COMPONENTE: GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL ALLURIQUÍN SUBCOMPONENTE: SECRETARIA Nº PREGUNTA SI NO RESPUESTA X

No ha recibido capacitaciones en temas jurídicos

¿Asesora en temas jurídicos del GADPR Alluriquín?

¿Lleva las actas de Sesiones, Asambleas, Reuniones, así como sus respectivas resoluciones en forma articulada, ordena y enumeradas?

Lo realiza a través de libro de resoluciones, actas de sesiones. ACT#001-2016

¿Es responsable y custodio del archivo general?

Custodia el archivo documentación importante

¿Es secretario de la Junta, Comisiones, Asambleas y del que le sean nombrando que tenga que ver con el GADPR Alluriquín.?

Es secretaria del GADPR

¿Es responsable de los bienes que le sean entregados?

¿Dirige la logística en reuniones y asambleas ciudadanas?

¿Atiende al público?

X TOTAL

En cuanto a los bienes entregados en el GAD, el encargado es en bodega Esta encargada de realizar convocatorias y actas de las reuniones Si atiente a las personas que se acercan al GADPR

TOTAL PREGUNTAS 7

Nota: Se aplicó un total de 7 preguntas, 5 son SI, y 2 son NO. Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

Tabla 15. Cumplimiento RI-COOTAD-Secretaría SECRETARÍA( CUMPLIMIENTO REGLAMENTO INTERNO GAD) RESPUESTAS SI

RESPUESTAS NO

NIVEL DE CUMPLIMIENTO

71.43%

NIVEL DE NO CUMPLIMIENTO

28.57%

Nota: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

SECRETARÍA (CUMPLIMIENTO REGLAMENTO INTERNO-COOTADGAD)

NIVEL DE CUMPLIMIENTO

28,57% 71,43%

NIVEL DE NO CUMPLIMIENTO

Figura 18. Nivel de Cumplimiento RI-COOTAD Secretaría Fuente: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

El cuestionario aplicado en el departamento de Secretaría tuvo una ponderación total de 7 preguntas en cuanto a sus funciones establecidas en el Reglamento Interno del GAD Parroquial Rural Alluriquín, del cual tuvo un nivel de cumplimiento del 71,43% y un 28,57% de no cumplir con aspectos referentes a su responsabilidad. Este resultado se produce en consecuencia de que el responsable del departamento de secretaría, existe novedades acerca del cumplimiento de todas sus responsabilidades:

1. Que no ha recibido y solicitado capacitaciones en temas jurídicos, que le permitan asesorar dentro del GAD Parroquial Rural Alluriquín, establecida como una de sus funciones. 2. No es responsable directamente en la recepción de los bienes entregados al GAD Parroquial Rural Alluriquín.

75 5.2.3.2.3

Evaluación de cumplimiento aplicado a Tesorería del GAD Parroquial

Rural Alluriquín Reglamento Interno (COOTAD)

Tabla 16. Cuestionario Cumplimiento Reglamento-COOTAD-Tesorería

N 1 2

CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN REGLAMENTO COOTAD COMPONENTE: GAD PARROQUIAL RURAL ALLURIQUÍN SUBCOMPONENTE: TESORERÍA PREGUNTA SI NO OBSERVACIÓN ¿Lleva la contabilidad Gubernamental de GAD Parroquial Se encarga de los X Alluriquín? registros en general En cuanto los ¿Es encargado del Talento Humano? X contratos

¿Es responsable de reportar en forma confiable y oportuna la información Presupuestaria y Financiera en las entidades de control que la soliciten y entregar al encargado de la publicación en la Web para transparentar la misma?

¿Es responsable de la Contratación Pública?

¿Es responsable de la Información Tributaria?

¿Es encargado del Control Interno?

¿Sugiere Reglamentaciones en temas financieros o que se relacione en el mismo?

¿Custodia de Bienes a su cargo?

¿Es parte de la recepción y protocolo de reuniones y asambleas ciudadanas?

No cumple esta función

¿Se encargada del control de las recaudaciones?

¿Controla Archivos Financieros?

¿Es responsable de Documentación financiero en Proyectos?

¿Los gastos realizados están respaldados por comprobantes aprobados previamente, pre numerados y con la debida identificación del beneficiario?

¿Se encuentran los registros contables mayores, auxiliares y de cuentas de orden actualizados?

¿Realiza seguimiento a los bienes adquiridos y utilizados dentro del GAD parroquial?

¿Se cuenta con un presupuesto de ingresos y gastos aprobado?

X 3

TOTAL 18

SUMAN Nota: Se aplicó un total de 7 preguntas, 5 son SI, y 2 son NO. Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

No tienen por escrito estas normas A través del reglamento interno

76 Tabla 17. Cumplimiento RI-COOTAD Tesorería TESORERÍA( CUMPLIMIENTO RI-COOTAD)

RESPUESTAS SI

RESPUESTAS NO

NIVEL DE CUMPLIMIENTO

81.25%

NIVEL DE NO CUMPLIMIENTO

18.75%

Nota: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

NIVEL DE CUMPLIMIENTO RI -COOTAD GAD 18,75% NIVEL DE CUMPLIMIENTO

81,25%

NIVEL DE NO CUMPLIMIENTO

Figura 19. Nivel de Cumplimiento RI-COOTAD-Tesorería Fuente: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

El cuestionario aplicado en el departamento de Tesorería, de acuerdo a las funciones y responsabilidades establecidas en el Reglamento Interno del GADPR Alluriquín, una vez obtenido los resultados, con una ponderación de 18 preguntas de las cuales 15 de estas se consideraron cumplidas y 3 no se cumplen, obteniendo un nivel de cumplimiento del 87,50% y un 12,50% de no cumplimiento. Este resultado muestra que hay unas actividades que no se han cumplido en su totalidad. 1. No es el encargado del Control Interno, como lo dispone en una de sus funciones dentro del Reglamento Interno. 2. No sugiere reglamentaciones en temas financieros o a fines. 3. Dentro de las reuniones realizadas en el GAD, no forma parte de la recepción y protocolo de reuniones y asambleas ciudadana

77 Reglamento de Ley Contraloría General del Estado

Tabla 18. Cumplimiento RL-CGE-Tesorería CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL ALLURIQUÍN SUBCOMPONENTE: TESORERÍA Nº PREGUNTA SI NO COMENTARIO 1 2

¿Se aplica normas técnicas de control interno específicas para el procesamiento automático de datos? ¿Se aplica normas técnicas de control interno específicas para las inversiones en los proyectos y programas para el mejoramiento del GAD? ¿De acuerdo a las actividades administrativas desarrolladas en el GAD Parroquial, aplica la planificación, organización, coordinación y control como herramientas fundamentales para la evaluación de la gestión? ¿Prepara indicadores de gestión de acuerdo a su misión y visión conforme las herramientas de planificación desarrolladas como parte del proceso administrativo? ¿El manual de procesos y procedimientos del GAD parroquial establece las funciones, la distinción entre ordenadores de gasto y ordenadores de pago, los procesos administrativos, financieros, operativos, para reducir el grado de error y la posibilidad de fraude? ¿Cuenta con un sistema contable, el que comprende las operaciones patrimoniales y presupuestarias expresadas en términos financieros, además, los documentos, registros y archivos de las transacciones? ¿Elabora de forma oportuna los estados financieros que presenten los resultados de sus operaciones, su situación financiera y los flujos del efectivo? ¿La contabilidad aplicada en el GAD Parroquial, mantienen conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados, políticas y normas internacionales y nacionales de contabilidad? SUMAN

No mantiene por escrito.

No cuentan con N.C.I

En el Reglamento Interno

Existen atrasos en la presentación de los estados financieros

TOTAL PREGUNTAS 8

X 5

Nota: Se aplicó un total de 8 preguntas, 7 son SI, y 1 son NO. Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

Tabla 19. Cumplimiento RL-CGE-Tesorería TESORERÍA( CUMPLIMIENTO REGLAMENTO LEY CGE)

RESPUESTAS SI

RESPUESTAS NO

NIVEL DE CUMPLIMIENTO

62.50%

NIVEL DE NO CUMPLIMIENTO

37.50%

Nota: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

NIVEL DE CUMPLIMIENTO RL-CGE

NIVEL DE CUMPLIMIENTO

37,50%

62,50%

NIVEL DE NO CUMPLIMIENTO

Figura 20. Nivel de Cumplimiento RL-CGE-Tesorería Fuente: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

Una vez obtenida la información del cuestionario, se observó que el nivel de cumplimiento en el caso del Reglamento de la Ley de CGE, de acuerdo a las funciones que le competen a tesorería se obtuvo como resultado un 87,50% de cumplimiento y un 12,50% de no cumplimiento, debido a que no se han cumplido con todas sus funciones entre estas tenemos: 1. Solicitada información de los estados financieros, no se obtuvo los estados financieros de la institución del año vigente, solo de períodos anteriores (2011). 2. Poca aplicación de normas de control interno en el procesamiento de información y en los procesos financieros, al no contar con dichas normas por escrito. 5.2.4

Identificar deficiencias en el funcionamiento del control interno de los procesos del GAD Parroquial Rural Alluriquín

Para poder detectar deficiencias o la falta de cumplimiento según las normas de control interno se aplicó el cuestionario de control interno, a cada departamento de acuerdo a sus funciones y responsabilidades que por ley corresponden, de tal forma que se midió el nivel de confianza y riesgo por cada componente según el COSO I, y determinar novedades para poder dar las debidas recomendaciones para una mejor eficiencia en los procesos.

79 5.2.4.1 Calificación Nivel de Confianza de los Componentes de Control Interno según COSO I Tabla 20. Calificación Nivel de Confianza según COSO I

GAD PARROQUIAL RURAL DE ALLURIQUÍN Calificación Confianza de los Componentes de Control Interno según COSO I Componentes

Nivel de Confianza Presidente

A M

Nivel de Confianza Secretaría

Nivel de Confianza Tesorería

Ambiente de control interno

54,55%

75%

-----

Evaluación de riesgos

33,33%

-----

Actividades de control

66,67%

-----

81,82%

Información y comunicación

33,33%

-----

20%

-----

Monitoreo

TOTAL CALIFICACIÓN

Alto

76% al 95%

Moderado

51% al 75%

Bajo

50%----menos

Nota: Investigación Propia, % nivel de confianza. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

Una vez aplicado el cuestionario de Control Interno según el COSO I, a los departamentos de secretaría, tesorería y presidente, se obtienen y determinan los niveles de confianza que presenta en cada departamento, de acuerdo a sus responsabilidades, el cumplimiento de sus funciones y atribuciones establecidas por ley, se ha establecido los siguientes resultados: Presidente 

Ambiente de Control, un nivel de confianza del 54,55%



Evaluación del Riesgo un nivel de confianza del 33,33%



Actividades de Control, un nivel de confianza del 66,67%



Información y Comunicación, un nivel de confianza del 33,33%

80 

Monitoreo, un nivel de confianza del 20%

Secretaría 

Ambiente de Control, un nivel de confianza del 75%

Tesorería 

Actividades de Control, un nivel de confianza del 81,82%

5.2.4.2 Calificación Nivel de Riesgo de los Componentes de Control Interno según COSO I Tabla 21.Calificación Riesgo según COSO I

GAD PARROQUIAL RURAL ALLURIQUÍN Calificación Confianza de los Componentes de Control Interno según COSO I Componentes

Nivel de Riesgo Presidente

A M

Nivel de Riesgo Secretaría

Nivel de Riesgo Tesorería

Ambiente de control interno

45,45%

25%

-----

Evaluación de riesgos

66,67%

-----

Actividades de control

33,33%

-----

18,18%

Información y comunicación

66,67%

-----

80%

-----

Monitoreo

TOTAL CALIFICACIÓN

Alto

50% al 85%

Moderado

25% al 49%

Bajo

menos de 24%

Nota: Investigación Propia, % nivel de riesgo. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

Una vez aplicado el cuestionario de Control Interno según el COSO I, a los departamentos de secretaría, tesorería y al presidente, se determinan y analizan los niveles de riesgo que presenta en cada departamento, según el grado de cumplimiento de las funciones, responsabilidades y atribuciones por ley, se ha obtenido los siguientes resultados:

81 Presidente 

Ambiente de Control, un nivel de riesgo del 45,45%



Evaluación del Riesgo un nivel de riesgo del 66,67%



Actividades de Control, un nivel de riesgo del 33,33%



Información y Comunicación, un nivel de riesgo del 66,67%



Monitoreo, un nivel de riesgo del 80%

Secretaría 

Ambiente de Control, un nivel de confianza del 75%

Tesorería 

Actividades de Control, un nivel de confianza del 81,82%

5.2.4.3 Papeles de Trabajo Como parte de la evaluación del control interno se ha procedido a realizar papeles de trabajo, como parte de la evidencia de la evaluación aplicada a los departamentos del GAD Parroquial Alluriquín; esta documentación define los problemas e incumplimientos a las Normas de Control Interno, funciones y responsabilidades de acuerdo a la ley, los mismos que contienen los siguientes atributos de evaluación: 

Condición



Criterio



Causa



Efecto

Consecuentemente, se procede a realizar una matriz de recomendaciones y el informe de evaluación de control interno, que contiene comentario, conclusión y recomendaciones.

82 Tabla 22. Papel de Trabajo N°001: Ambiente de Control

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL ALLURIQUÍN HOJA DE HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO AMBIENTE DE CONTROL

PT-N°001

TÍTULO

Desactualización el Reglamento Interno del GAD Parroquial Rural Alluriquín

CONDICIÓN

Existe un entorno organizacional regido por un Reglamento Interno, el cual no cuenta con normas y reglas de conductas, políticas para cada puesto de trabajo, además se encuentra actualizado hasta el año 2014

CRITERIO

Se incumple de manera completa lo dispuesto en las Normas de Control Interno 20001 Integridad y Valores Éticos, 200-04 Estructura Organizativa, 200-05 Delegación de Autoridad y 200-06 Competencia profesional.

CAUSA

La ausencia de un código de ética y la desactualización de su Reglamento Interno y orgánico funcional importantes para una base organizacional, afecta al ambiente de control institucional

EFECTO

Algunos contextos y conducta que afectan al control interno:  Desconocimiento por los funcionarios de Valores y reglas de conductas institucionales  Manual de funciones y Organigrama desactualizados, el cual no establece el perfil de cada puesto.  Cruce de funciones de los departamentos actuales en el GAD Parroquial

CONCLUSIÓN

El ambiente de control del GAD Parroquial presenta algunas observaciones que afectan el control interno de la entidad, a causa de la ausencia de un código de ética, la falta de un manual de funciones y organigrama actualizados que ocasiona el cruce de funciones por parte de los funcionarios del GAD.  

RECOMENDACIÓN

 

Realizado por: Revisado por:

Disponer por escrito la creación de un Código de Ética de la entidad y evaluar su aplicación. Disponer por escrito el diseño y actualización del manual de funciones de acuerdo a las responsabilidades, perfiles de cada departamento. Realizar la actualización del organigrama funcional de acuerdo a los departamentos y necesidades del GAD Parroquial. Llevar el archivo general, ordenado y actualizado sobre las actividades de acuerdo a sus funciones y competencias

Alexandra Murillo, Adriana Ordóñez Mg. Elvis Flores

Nota: Se presentan hallazgos de ambiente de control: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

83 Tabla 23. Papel de Trabajo N° 002: Evaluación de Riesgos GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL ALLURIQUÍN HOJA DE HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DEL RIESGO

PT-N°002

TÍTULO

La Ausencia de mecanismos y herramientas de valuación de riesgos, impidan el cumplimiento de los objetivos institucionales.

CONDICIÓN

Las Normas de Control establecen evaluaciones de riesgo que la entidad tendrá que cumplir para minimizar los riegos, el GAD Parroquial Alluriquín, no dispone de estas herramientas y mecanismos.

CRITERIO

Se cumplieron de manera parcial las Normas de Control Interno 300-01 Identificación de Riesgos, 300-02 Plan de Mitigación de Riesgos, 300-03 Valoración de Riesgos y 300-04 Respuesta al Riesgo.

CAUSA

El desconocimiento y una remota la aplicación de mecanismos de identificación de riesgos internos y externos, además no cuentan con un Plan de mitigación de riesgos internos como externos, puesto que lo hacen de forma general de la parroquia.

EFECTO

Las observaciones al respecto son las siguientes:  La administración del GAD, no utiliza mecanismos de identificación de riesgos y el origen de los mismos, por ende no se aplica medidas correctivas.  Escasa valoración de riesgos internos y externos, ni el grado de afectación para las actividades del GAD Parroquial.  Cuentan con Plan de mitigación de riesgos que solo corresponde a factores externos y no internos que ayude a minimizar los riesgos y la aplicación de estrategias, afectando la toma de decisiones.

CONCLUSIÓN

La ausencia de mecanismos de identificación y herramientas de valoración de riesgos interno y externo causa que la entidad cuenten con porcentaje elevado de riesgo y bajo de confianza, es importante realizar el plan de mitigación, para poder minimizar el riesgo y estimar la probabilidad de impacto de los mismos, en la institución, causados por diferentes factores no identificados.

RECOMENDACIÓN

Realizado por: Revisado por:

  

Establecer medidas de evaluación de riesgos internos y externos Aplicar herramientas de valoración de riesgos internos y externos Realizar un Plan de mitigación de riesgos

Alexandra Murillo, Adriana Ordóñez Mg. Elvis Flores

Nota: Se presentan hallazgos de la evaluación de riesgos: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

84 Tabla 24. Papel de Trabajo N°003: Actividades de Control GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL ALLURIQUÍN HOJA DE HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO ACTIVIDAD DE CONTROL TÍTULO

PT-N°003

Informalidad en Actividades de Control para el manejo de los riesgos en las funciones y procesos del GAD Parroquial

CONDICIÓN

La máxima autoridad del GAD Parroquial Alluriquín, no ha dispuesto por escrito la separación de funciones definidas en la estructura orgánica, y flujogramas, para evitar que un funcionario sea encargado de todo un proceso.

CRITERIO

La Normas de Control Interno 401-01 Separación de Funciones y Rotación de Labores, y 401-03 Supervisión, 407-04 Evaluación del desempeño, lo que afectó al fortalecimiento del sistema de control interno de la entidad.

CAUSA

Dentro de la administración del GAD Parroquial, no dispone por escrito la rotación de funciones, en el caso de actividades similares o afines en los puestos de trabajo en el caso de tesorería y secretaría. Además el GAD Parroquial no cuenta con un Plan de Capacitaciones sugerido en el último informe de Contraloría General; no se ha establecido por escrito o flujogramas los procesos importantes para evitar que un solo funcionario se encargue del proceso.

EFECTO

Las observaciones al respecto son las siguientes:  Existe acumulación de funciones en el caso de tesorería, en la cual se puede sugerir a secretaría pueda ejecutar ciertas funciones a fines, evitando errores y fraudes, además no se evidenciaron informes de control.  Los funcionarios reciben pocas capacitaciones de acuerdo a sus responsabilidades, en el caso de secretaría no se ha capacitado en temas jurídicos para asesorar en estos temas al GAD Parroquial, siendo esta una de sus funciones.

CONCLUSIÓN

Las actividades de control generales, no se cumplieron de manera adecuada, causando exceso de funciones bajo responsabilidad de un solo funcionario, sin considerar la rotación de personal especialmente en tesorería-secretaría. Dar cumplimiento a una de las recomendaciones del informe de Contraloría General en la realización de un Programa de Capacitaciones que ayudaran a mejorar el rendimiento del personal para la consecución de los objetivos institucionales. 

RECOMENDACIÓN 

Realizado por: Revisado por:

Disponer por escrito la rotación y apoyo en el cumplimiento de las funciones correspondientes a tesorería y secretaria, en los principales procesos a través de un manual de procesos o flujogramas, además de monitorear el cumplimiento de las mismas a través de informes. Realizar un programa de capacitaciones del personal, y evaluar el nivel de conocimientos de cada uno de los funcionarios, acorde a sus funciones.

Alexandra Murillo, Adriana Ordóñez Mg. Elvis Flores

Nota: Se presentan hallazgos de actividades de control: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

85 Tabla 25. Papel de Trabajo N°004: Actividades de Control GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL ALLURIQUÍN HOJA DE HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO PT-N°004 ACTIVIDADES DE CONTROL Poco respaldo documental de las actividades de control de las operaciones de TÍTULO financieras del GAD Parroquial Alluriquín Solicitada la información de las actividades de control, se constató que no aplican CONDICIÓN actividades de control para evitar errores y frades de las operaciones financieras El cumplimiento parcial de lo señalado en las Normas de Control Interno 405-04 Documentación de Respaldo y su Archivo, 405-06 Conciliación de los Saldos de las Cuentas, 405-07 Formularios y Documentos, 405-09 Arqueos Sorpresivos de CRITERIO los Valores en Efectivo, 405-10 Análisis y Confirmación de Saldos y 405-11 Conciliación y Constatación, que afectó a la sistematización y confiabilidad de la información financiera institucional. La información financiera, no se presenta de manera oportuna, existen retrasos en la presentación de las mismas por la acumulación de trabajo. Las actividades financieras no se presentaron respaldo documental de controles, debido a que no se realizan actividades como arqueos de caja conciliaciones para comprobar los saldos reales y los registros. CAUSA No se aplica una evaluación presupuestaria, sobre los ingresos y gastos de acuerdo al presupuesto aprobado y el POA. No se aplica autorizaciones para la administración de fondos rotativos la apertura de cta. Bajo la denominación de la entidad   EFECTO

  

CONCLUSIÓN

RECOMENDACIÓN

Realizado por: Revisado por:

Presentación no oportuna de los estados financieros de las diferentes operaciones del GAD parroquial Rural Alluriquín, para la toma de decisiones. El Presupuesto varía de acuerdo a sus ingresos y gastos estimados para una mejor consecución de sus objetivos No se da las autorizaciones adecuadas para el uso de la cta. De la institución La ausencia de actividades de control como conciliaciones y arqueos de caja produce poco control de saldos reales y los registros No disponen respaldo de toda la información financiera.

Poco cumplimiento de actividades de control como arques de caja, conciliaciones, dispuesto por las Normas de Control interno, además existe poco control en el desarrollo del presupuesto acorde a los ingresos y gastos de la institución, además se requiere de sustento documental de las operaciones financieras , el registro de forma cronológica y oportuna para una mejora toma de decisiones.  Proponer procedimientos para sustentar los procesos a desarrollar por parte de tesorería en la realización de presupuesto, conciliaciones, arqueos de caja.  Mantener respaldos de la información financiera.  Registrar a tiempo las transacciones correspondientes, de tal manera que facilite a la obtención de estados financieros de forma oportuna, para la toma de decisiones. Alexandra Murillo, Adriana Ordóñez Mg. Elvis Flores

Nota: Se presentan hallazgos de actividades de control: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

86 Tabla 26. Papel de Trabajo N°005: Información y Comunicación GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL ALLURIQUÍN HOJA DE HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN TÍTULO

PT-N°005

Falta de políticas de control para la información y comunicación en el GAD Parroquial Alluriquín

CONDICIÓN

Información y comunicación interna dentro del GAD , no dispone por escrito políticas de control, revisión de los canales de comunicación e información para mayor confidencialidad y seguridad de los procesos administrativos y financieros

CRITERIO

Estas actividades incumplidas se refleja en la Norma de Control Interno 500-01 Controles sobre sistemas de información

CAUSA

Dentro del componente de información, se refleja una ausencia de políticas de control, revisión de la información que se opera entre los departamentos, no existe un soporte de seguridad de las transacciones y actividades de cada departamento. 

EFECTO

CONCLUSIÓN



La máxima autoridad del GAD Parroquial, no establece por escrito, medidas de control de revisión de los sistemas e información por seguridad, manteniendo así un soporte y respaldo de la información usada en el GAD, la ausencia de políticas de información en la entidad es una de las causa del nivel de riesgo alto que ocurre dentro de este componente. 

RECOMENDACIÓN

 

Realizado por: Revisado por:

Como respuesta al cuestionario, refleja un nivel alto de riesgo, debido a que no se aplica como medida de control la revisión de los sistemas de información, para mayor seguridad. Los funcionarios no tienen conocimiento de medidas de control referentes a la difusión de información y comunicación, la capacitación para el manejo de la información importante.

Establecer políticas sobre la revisión, control de los sistemas de información, y sustentar por escrito toda comunicación dentro del GAD Disponer por escrito el establecimiento de respaldos y accesos autorizados a la información del GAD Establecer puntos de control en el intercambio de información.

Alexandra Murillo, Adriana Ordóñez Mg. Elvis Flores

Nota: Se presentan hallazgos de la información y comunicación: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

87 Tabla 27. Papel de Trabajo N°006: Seguimiento y Monitoreo GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL ALLURIQUÍN HOJA DE HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO SEGUIMINETO O MONITOREO TÍTULO

CONDICIÓN

PT-N°006

Poca supervisión y monitoreo de las actividades y procesos del GAD Parroquia Alluriquín La máxima autoridad no ha establecido por escrito medidas de supervisión de las actividades desarrolladas en los departamentos del GAD Parroquial

CRITERIO

Las Normas de Control Interno 600 Seguimiento, 600-01 Seguimiento Continuo o en Operación y 600-02 Evaluaciones Periódicas.

CAUSA

Debido a la falta de coordinación entre los diferentes niveles de la institución, la máxima autoridad no ha establecido un seguimiento y monitoreo continuo, tampoco se ha evidenciado informes de supervisión, y la ejecución de recomendaciones propuesta por la Contraloría General del Estado, afectando al desarrollo de controles y efectuar una retroalimentación.

EFECTO

El proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno presentó las siguientes observaciones:  Los funcionarios no son sujetos a supervisión de actividades en base a normas de control interno y presentación de informes.  Ausencia de actividades preventivas y correctivas, por la falta de supervisión de actividades para problemas detectados.  Escaso cumplimiento de las recomendaciones del informe de auditoría emitido por la Contraloría General del Estado.

CONCLUSIÓN

La evaluación de la calidad del funcionamiento del control interno, dio como resultado un nivel de riesgo alto debido al incumplimiento de actividades de monitoreo para asegurar la eficacia del GAD Parroquial, debido a la ausencia de actividades preventivas, correctivas para la solucionar los posibles problemas detectados y al poco cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Contraloría General del Estado emitido en su informe de auditoría realizado al GAD Parroquial Rural Alluriquín. 

RECOMENDACIÓN

Realizado por: Revisado por:



Establecer políticas y procesos de evaluaciones periódicas de los procesos dejando evidencias por escrito de este seguimiento. Disponer por escrito las recomendaciones realizadas por Contraloría General en su informe de auditoría para mayor conocimiento, y supervisar el cumplimiento de las mismas.

Alexandra Murillo, Adriana Ordóñez Mg. Elvis Flores

Nota: Se presentan hallazgos de monitoreo y seguimiento: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

88 5.2.4.4 Matriz de Hallazgos y Recomendaciones Una vez realizada la evaluación de control interno, se han evidenciado hallazgos relevantes, en cada uno los departamentos, categorizados mediante los componentes según COSO I, los cuales de acuerdo al nivel de complejidad e importancia se han establecido las recomendaciones necesarias para reducir el nivel de riesgo y proveer una progreso eficiente de las actividades y procesos del GADPR Alluriquín. A continuación se presenta una matriz de hallazgos y recomendaciones, la cual fue elaborada como resultado de la evaluación del control interno, determinando el nivel de riesgo por cada componente, los cuales se evidenciaron en los papeles de trabajo facilitando el desarrollo de la misma, además los hallazgos y recomendaciones serán expresados dentro del informe de la Evaluación de Control Interno.

Tabla 28. Matriz de Hallazgos-Recomendaciones

GAD PARROQUIAL RURAL ALLURIQUÍN MATRIZ DE RECOMENDACIONES COMPONENTE COSO I

HALLAZGOS

NIVEL DE RIESGO

RECOMENDACIONES

1. Ambiente de control interno

Ausencia de un Código de Ética Manual de funciones y Organigrama desactualizados, no establece el perfil de cada puesto

Moderado 3. 4.

Disponer por escrito la creación de un Código de Ética. Disponer por escrito el diseño y actualización del manual de funciones de acuerdo a las responsabilidades y perfiles de cada departamento. Realizar la actualización del Organigrama Funcional. Llevar el archivo general, ordenado y actualizado

1. 1. Evaluación de riesgos

Actividades de Control

5. 6.

Ausencia de mecanismos para la identificación y valoración de riesgos internos y externos

Presentación de estados financieros no oportunamente No se evidenció conciliaciones y arqueos de caja La aprobación del presupuesto no es acorde a los ingresos y gastos Falta de soporte electrónicos y físicos de la información Acumulación de funciones en tesorería. Los funcionarios reciben pocas capacitaciones, en conformidad a sus funciones y responsabilidad

Alto

3. Moderado

4. 5.

1. 1.

Información y comunicación

2. Supervisión y monitoreo 3.

No se aplica una revisión de los sistemas de información, para un mayor control y soporte. Falta de políticas, referentes a la difusión de información y comunicación

Ausencia de informes de evaluación de control interno. No se han determinado actividades correctivas para la solución de problemas Escaso cumplimiento de recomendaciones CGE

2. Alto

Alto

Establecer medidas de evaluación de riesgos internos y externos. Aplicar herramientas de valoración de riegos internos y externos Realizar un Plan de mitigación de riesgos

Disponer por escrito rotación y apoyo en el cumplimiento de las funciones de tesoreríasecretaria en los principales procesos. Realizar un programa de capacitaciones del personal y evaluar sus conocimientos. Proponer procedimientos de los procesos a desarrollar por parte de tesorería en la realización de presupuesto, conciliaciones, arqueos de caja Mantener respaldos de la información financiera. Registrar a tiempo las transacciones para la disponibilidad oportuna de los estados financieros.

Establecer por escrito políticas sobre la revisión de los sistemas de información y comunicación del GAD Disponer por escrito el establecimiento de respaldos y accesos autorizados a la información del GAD Establecer puntos de control en el intercambio de información.

Establecer políticas y procesos de evaluaciones periódicas de los procesos, dejando evidencia escrita del cumplimiento. Disponer por escrito las recomendaciones emitidas por CGE, y supervisar a través de informes de cumplimiento de las mismas.

Nota: Se presentan riegos lo cuales se ha calificado: alto-medio-bajo, y su respectiva recomendación: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

90 5.2.4.5 Informe de Control Interno GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL ALLURIQUÍN OFICIO N°001

Sección: Asunto: Evaluación del control interno del GAD Parroquial Santo Domingo de los Tsáchilas, 15 de Mayo del 2016

Lic. William Arteaga PRESIDENTE DEL GAD PARROQUIAL RURAL ALLURIQUÍN Presente.-

De mis consideraciones

Con base al convenio suscrito entre el Consejo Nacional de Gobiernos Parroquiales Rurales de la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas CONAGOPARE y la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo, se realizó la Evaluación del control interno en el GAD Parroquial Rural Alluriquín, en el mes de marzo de este año, la misma que fue aprobada por las autoridades correspondientes. La evaluación del control interno se realizó de acuerdo con las normas ecuatorianas de auditoría gubernamental, emitidas con Acuerdo 019-CG de 5 de septiembre de 2002. El trabajo desarrollado consistió en evaluar los controles existentes en la entidad, pues de conformidad con el Art.9 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y las Normas de Control Interno de la CGE, las Normas del COOTAD (Código Orgánico de Organización

Territorial

Autónomo

Descentralización),el

diseño,

implantación,

91 mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del control interno es responsabilidad de la máxima autoridad, de los directivos y demás funcionarios de la entidad, de acuerdo a sus competencias, con la finalidad de proteger los recursos públicos y alcanzar los objetivos de la institución. Debido a estos antecedentes, la evaluación del control interno institucional, reveló que los procesos para la administración de los recursos humanos, financieros y tecnológicos se encuentran con las siguientes observaciones al cumplimento de las Normas de Control Interno emitida por la Contraloría General del Estado. En función de los objetivos definidos para la evaluación, a continuación se exponen los resultados obtenidos por cada componente de control interno analizado:

AMBIENTE DE CONTROL La desactualización del Reglamento Interno, Manual de Funciones y ausencia de un Código de Ética afectan el control interno Existe un entorno organizacional parcialmente favorable al ejercicio de prácticas, valores, conducta y reglas desde la perspectiva del control interno, a excepción de las siguientes observaciones: 

Ausencia de un Código de Ética



Manual de funciones y Organigrama desactualizados, no establece el perfil de cada puesto

Un ambiente no propicio en la institución, afecta el control y por ende a un ambiente de control institucional, siendo este la base para un crecimiento organizacional, determinando que se ha incumplido de manera completa lo dispuesto en las Normas de Control Interno 20001 Integridad y Valores Éticos, 200-04 Estructura Organizativa, 200-05 Delegación de Autoridad y 200-06 Competencia profesional.

92 Conclusión El ambiente de control del GAD Parroquial Alluriquín, presenta algunas observaciones que afectan el control interno de la entidad, la institución no cuenta con un código de ética, además, mantienen un manual de funciones y organigrama institucional desactualizados, que ocasiona el cruce de funciones por parte de los funcionarios del GAD, al no tener claridad en las misma, siendo bases fundamentales para un desarrollo organizacional, incumpliendo de esta manera las normas concernientes al ambiente de control. Recomendaciones Al Presiente 1. Disponer por escrito la creación de un Código de Ética de la entidad y evaluar su aplicación. 2. Disponer por escrito el diseño y actualización del manual de funciones de acuerdo a las responsabilidades, perfiles de cada departamento. 3. Realizar actualización del organigrama funcional de acuerdo a los departamentos y necesidades del GAD Parroquial. A la Secretaria 1. Llevar del archivo general, actualizado y ordenado sobre las actividades de acuerdo a sus funciones y competencias.

EVALUACIÓN DEL RIESGO Mecanismos y herramientas de valuación de riesgos no aplicadas, impiden el cumplimiento de los objetivos, exigencias importantes para un mayor control. Las Normas de Control establecen la aplicación de mecanismos y herramientas de evaluación de riesgo, que las instituciones públicas, deben aplicar y de esta manera poder minimizar los riegos, por lo que las observaciones al respecto son las siguientes:

93 1. La administración del GAD, no utiliza mecanismos de identificación de riesgos y el origen de los mismos, por ende no se aplica medidas correctivas. 2. Escasa valoración de riesgos internos y externos, ni el grado de afectación para las actividades del GAD Parroquial. 3. Cuentan con Plan de mitigación de riesgos que solo corresponde a factores externo y no internos que ayude a minimizar los riesgos y la aplicación de estrategias, afectando la toma de decisiones En la administración del GAD Parroquial Alluriquín, se revela un desconocimiento y remota aplicación de mecanismos de identificación de riesgos internos y externos, además no cuentan con un Plan de mitigación de riesgos internos como externos, puesto que lo hacen de forma general de la parroquia, por lo que se incumplieron las Normas de Control Interno 30001 Identificación de Riesgos, 300-02 Plan de Mitigación de Riesgos, 300-03 Valoración de Riesgos y 300-04 Respuesta al Riesgo. Conclusión El desconocimiento de mecanismos de identificación, la escasa aplicación de herramientas de valoración de riesgos internos y externos causan que la entidad cuente con porcentajes elevados de riesgos y bajos niveles de confianza en la administración de los riesgos, es importante realizar el plan de mitigación, para poder minimizar el riesgo y estimar la probabilidad de impacto de los mismos en la institución, ayudando al establecimiento de estrategias a controlar los diferentes procesos y actividades de los riesgos. Recomendaciones Al Presidente 1. Establecer por escrito medidas de evaluación de riesgos. 2. Realizar un Plan de mitigación de riesgos para el GAD Parroquial

94 3. Disponer a los servidores de la institución, la aplicación de herramientas de evaluación de riesgos.

ACTIVIDAD DE CONTROL Informalidad y poco respaldo documental en Actividades de Control para el manejo de los riesgos en las actividades, procesos del GAD Parroquial Alluriquín. La evaluación de las actividades de control, se constató de forma general que la máxima autoridad del GAD Parroquial Alluriquín, no ha dispuesto por escrito la separación de funciones definidas en la estructura orgánica, y flujogramas, para evitar que un funcionario sea encargado de todo un proceso, además el poco respaldo documental correspondientes de las operaciones financieras y administrativas, los principales hallazgos son: 

Existe acumulación de funciones en el caso de tesorería, en la cual se sugiere a secretaría apoyar en funciones a fines, evitando errores y fraudes



Ausencia de capacitaciones de acuerdo a sus responsabilidades, en el caso de secretaría no se ha capacitado en temas jurídicos para asesorar en estos temas al GAD Parroquial, siendo esta una de sus funciones.



Presentación no oportuna de los estados financieros de las diferentes operaciones del GAD parroquial Rural Alluriquín solicitados anteriormente.



La ausencia de actividades de control como conciliaciones y arqueos de caja produce poco control de saldos reales y los registros, poco respaldo de información financiera.

De acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, aplicables en la Institución, se observó incumplimientos en lo señalado en la Normas de Control Interno 40101 Separación de Funciones y Rotación de Labores, 401-02 Autorización y Aprobación de

95 Transacciones y Operaciones y 401-03 Supervisión, lo que afectó al fortalecimiento del sistema de control interno de la entidad. La aplicación de procedimientos de control insuficiente para el registro y soporte de los recursos y de las operaciones financieras y administrativas, permitió el cumplimiento parcial de lo señalado en las Normas de Control Interno 405-01 Aplicación de los Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, 405-04 Documentación de Respaldo y su Archivo, 405-06 Conciliación de los Saldos de las Cuentas, 405-09 Arqueos Sorpresivos de los Valores en Efectivo, 405-10 Análisis y Confirmación de Saldos y 405-11 Conciliación y Constatación, que afectó a la sistematización y confiabilidad de la información institucional. Conclusión Las actividades de control generales, no se cumplieron de manera adecuada, causando exceso de funciones bajo responsabilidad de un solo funcionario, produciendo retrasos en las actividades y poca productividad en el área de tesorería. Se ha omitido una de las recomendaciones del informe de Contraloría General en la realización de un Programa de Capacitaciones, además se cuenta con poco respaldo documental de operaciones financieras. Recomendaciones Al presidente 

Disponer por escrito la rotación o apoyo en el cumplimiento de las funciones correspondientes a tesorería- secretaria, en los principales procesos, monitoreando el cumplimiento, mediante informes mensuales.



Realizar un programa de capacitaciones del personal, y evaluar el nivel de conocimientos de cada uno de los funcionarios, acorde a sus funciones.

Al tesorero 1. Proponer políticas de procedimientos para sustentar los procesos a desarrollar por parte de tesorería en la realización de presupuesto, conciliaciones, arqueos de caja.

96 2. Mantener la información financiera con respaldos ante cualquier pérdida o daños de la documentación y registrar a tiempo las transacciones correspondientes, de tal manera que facilite a la obtención de estados financieros de forma oportuna, para la toma de decisiones.

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Información y comunicación interna del GAD, ausencia de políticas de control para la información en el GAD Parroquial Alluriquín afecta a control de los procesos administrativos y financieros. Dentro de este componente refleja un nivel de riesgo alto, los funcionarios no tienen conocimiento de medidas de control referentes a la difusión de información y comunicación, la capacitación para el manejo de la misma, estas observaciones de incumplimiento de del GAD se detallan a continuación: 1. Como respuesta al cuestionario, se mencionó que hace falta disponer por escrito medidas de control a la revisión de los sistemas de información, para mayor seguridad y soporte. 2. Ausencia de políticas, referentes a la difusión de información y comunicación por parte de los servidores del GAD Parroquial Rural de Alluriquín. Estas actividades incumplidas se refleja en la Norma de Control Interno 600-02 Evaluaciones Periódicas. Conclusión El sistema de información y comunicación de la entidad de acuerdo a lo evaluado, se ha constatado que la máxima autoridad del GAD Parroquial, no ha establecido por escrito, medidas de control de revisión de los sistemas e información por seguridad, manteniendo así un soporte y respaldo de la información usada en el GAD, la ausencia de políticas de

97 información en la entidad es una de las causa del nivel de riesgo alto que ocurre dentro de este componente. Recomendaciones Al Presidente 1. Establecer políticas sobre la revisión, control de los sistemas de información, y sustentar por escrito toda comunicación dentro del GAD, además supervisar el cumplimiento de las mismas. 2. Disponer por escrito el establecimiento de respaldos y accesos autorizados a la información del GAD 3. Establecer puntos de control en el intercambio de información.

SUPERVISIÓN Y MONITOREO Parcial seguimiento y evaluación periódica de las operaciones, actividades para el funcionamiento del control interno. El proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno presentó las siguientes observaciones, luego de una evaluación del control. Debido a la falta de coordinación entre los diferentes niveles de la institución, no se ha establecido un seguimiento y monitoreo continuo, afectando al desarrollo de controles, las observaciones correspondientes a este componente, se detallan a continuación: 1. No se evidencio informes o reportes sobre deficiencias en el control interno 2. Ausencia de actividades preventivas y correctivas para la solución de problemas detectados. 3. Escaso cumplimiento, de acuerdo a los resultados y solicitud de información en cuanto a las recomendaciones del informe de Contraloría General del Estado.

98 No se cumplen de manera adecuada las Normas de Control Interno 600-01 Seguimiento Continuo o en Operación y 600-02 Evaluaciones Periódicas, afectando a la identificación de debilidades o incumplimientos para promover la eficiencia y desarrollo institucional. Conclusión La evaluación de la calidad del funcionamiento del control interno, dio como resultado un nivel de riesgo alto debido al incumplimiento de actividades de monitoreo para asegurar la eficacia del GAD Parroquial, debido a la ausencia de actividades preventivas, correctivas para solucionar los posibles problemas detectados y al poco cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Contraloría General del Estado emitido en su informe de auditoría realizado al GAD Parroquial Rural Alluriquín. Recomendaciones Al Presidente 1. Establecer políticas y procesos de evaluaciones periódicas de los procesos dejando evidencias por escrito de este seguimiento. 2. Disponer por escrito las recomendaciones realizadas por Contraloría General para mayor conocimiento, y realizar monitoreo para el cumplimiento de las mismas En conclusión, con el objeto de fortalecer el sistema de control interno de la entidad, se recomienda disponer a los servidores responsables de cada una de las áreas administrativas y financieras el cumplimiento e implementación de las recomendaciones proporcionadas, a través de la presente evaluación y solicitar se informe a los funcionarios del GAD Parroquial Rural Alluriquín los procedimientos a seguir.

Alexandra Murillo ESTUDIANTE DE LA PUCESD

Adriana Ordóñez ESTUDIANTE DE LA PUCESD

99 5.2.5

Una vez realizada la evaluación de control interno al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín, se determinó que existen irregularidades en el desempeño de los procesos y actividades de la gestión del GAD, debido a la ausencia de un sistema de control interno en la administración de la institución, faltando a las normas de control interno, COOTAD, y demás reglamentos que señalan la aplicación del control interno, como parte fundamental en las instituciones públicas, responsabilidad otorgada a la máxima autoridad y demás miembros del GAD Parroquial. Es por esto que se ha optado en elaborar una Guía de Control, como herramienta fundamental, constituyendo como parte del sistema de control aplicable en la dirección del GAD Parroquial, enmarcados en las Normas de Control Interno, leyes y reglamentos de cumplimiento para las instituciones públicas, influyendo a mejoras en el control, desarrollo de los procesos y la consecución de los objetivos institucionales Esta guía de control interno constata el desarrollo de los cinco componentes del COSO I, de acuerdo a las Normas de Control Interno establecidas por la Contraloría General del Estado, con el propósito de que el Gobierno Autónomo Descentralizado PR Alluriquín, oriente sus operaciones basadas en una estructura organizacional adecuada a sus necesidades y funciones, que cuente con actividades que le permitan identificar y evaluar el riesgo que puedan afectar en las diferentes operaciones del GAD Parroquial Rural, así mismo realizar y establecer actividades de control y monitoreo que permitirán optimizar sus operaciones, cumpliendo sus objetivos establecidos a través de un marco integrado de acuerdo a la Ley.

100

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL ALLURIQUÍN

GUÍA DE CONTROL INTERNO

GAD Parroquial Rural

Alluriquín Tesoro exuberante

101

GUÍA DE CONTROL INTERNO PARA EL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL ALLURIQUÍN

Elaborado por: Alexandra Murillo Adriana Ordóñez

Fecha de Elaboración: Mayo 2016

102 GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL ALLURIQUÍN CONSIDERANDO Que, en la Constitución de la República del Ecuador, en su artículo 211 establece que la Contraloría General del Estado es un organismo técnico encargado del control de la utilización de los recursos estatales, y la consecución de los objetivos de las instituciones del estado y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos. Que, la Constitución de la República del Ecuador Art.238, en concordancia con el COOTAD en su Art. 5, nos menciona que: Los gobiernos descentralizados gozarán de autonomía política, administrativa y financiera, y se regirán por los principios de solidaridad, subsidiariedad, equidad interterritorial, integración y participación ciudadana. En ningún caso el ejercicio de la autonomía permitirá secesión del territorio nacional. Constituyen gobiernos autónomos descentralizados las juntas parroquiales rurales, los consejos municipales, los consejos metropolitanos, los consejos provinciales y los consejos regionales. Que, la Ley Orgánica de Contraloría General del Estado, en su artículo 9, establece que el control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada institución, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos públicos y se alcancen los objetivos institucionales. Acuerda expedir la siguiente Guía de Control interno, aplicable en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín, para el uso y manejo eficiente de los recursos, aplicando herramientas de control en los procesos de la institución, la misma que entrará en vigencia una vez aprobado por los miembros de la Junta Parroquial.

103 GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL ALLURIQUÍN GUÍA DE CONTROL INTERNO Antecedentes Las Normas de Control Interno, son guías emitidas por la Contraloría General del Estado para las Instituciones Públicas del estado Ecuatoriano, cuya finalidad es proporcionar una dirección y mejoramiento de los sistemas de control interno, la gestión pública y el manejo de los recursos públicos, orientadas al cumplimiento de los objetivos institucionales. Además, constituye un marco referencial que regula y garantiza las acciones de cada servidor público, conforme a sus funciones y responsabilidades de acuerdo a lo establecido en la ley, salvaguardando el patrimonio público y la seguridad razonable de que se aplique un control interno dentro de las instituciones púbicas en cada uno de sus procesos. El control interno, constituye un proceso el cual debe ser aplicado, direccionado y supervisado por la máxima autoridad de toda institución pública y privada que utilicen recursos públicos, para garantizar el buen funcionamiento y la consecución de los objetivos institucionales. Objetivo Proporcionar directrices de control, enmarcadas en las Normas de Control Interno, para un manejo y desarrollo eficiente de cada una de las actividades y operaciones de responsabilidad de la institución, que permita dar a conocer a cada uno de los funcionarios del GAD Parroquial Rural Alluriquín, el cumplimiento de sus funciones de conformidad a la ley.

104 Objetivos del Control Interno 

Promover la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones bajo principios éticos y de transparencia.



Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información.



Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar bienes y servicios públicos de calidad.



Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

Responsabilidad del Control Interno El diseño, establecimiento, mantenimiento, funcionamiento y evaluación del control interno es responsabilidad de la máxima autoridad, es decir, el presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Alluriquín, de los directivos y demás servidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias. Elementos del Control Interno Las normas de Control Interno, establecidas por Contraloría General del Estado y emitidas para las entidades públicas y personas jurídicas que dan uso de recursos públicos del Ecuador incluyen: normas generales de control y otras específicas relacionadas con la administración financiera gubernamental, talento humano, tecnología de la información y administración de proyectos y recogen la utilización del marco integrado de control interno. El Comité de Organizaciones que patrocina la Comisión Treadway (COSO), que plantea cinco componentes interrelacionados e integrados al proceso de administración, como parte fundamental de un sistema de control, se han establecido con la finalidad de ayudar a las entidades a lograr sus objetivos.

105 Estos componentes de control se detallan a continuación: 

Ambiente de Control



Actividades de Control



Evaluación del Riesgo



Información y comunicación



Monitoreo o seguimiento

5.2.5.1 Ambiente de Control El Gobierno Autónomo Descentralizado de la Parroquia Rural Alluriquín, de acuerdo a las normas de control interno, emitidas por la Contraloría General del Estado, deberá dar cumplimiento en los que establece: NCI 200: El ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno. Es fundamentalmente la consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección y por el resto de las servidoras y servidores, con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados. NCI 200-04: La máxima autoridad debe crear una estructura organizativa que atienda el cumplimiento de su misión y apoye efectivamente el logro de los objetivos organizacionales, la realización de los procesos, las labores y la aplicación de los controles pertinentes.

106 5.2.5.1.1

Organigrama Propuesto

PROCESOS GOBERNANTES CONSEJO DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA

MIEMBROS GADPR (VOCALES)

PRESIDENTE

Comisiones Permanente PROCESOS HABILITANTES Y DE APOYO TESORERÍA

Contabilidad y Control de Presupuestos

Comisiones Ocasionales

SECRETARÍA

Contratación Publica

Servicios Varios

GESTIÓN SOCIAL

CIBV Figura 21. Organigrama Propuesto-GADPR Alluriquín Fuente: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

Educación y Cultura Bienestar Social SaludAmbiente Obras Publicas

PROCESOS DE AGREGADOS DE VALOR

Proyecto Adulto Mayor

Comisiones de Trabajo

Proyecto Discapacidad

PLANIFICACIÓN

107

5.2.5.1.2

Perfiles del Personal Administrativo de los Departamentos GAD

Parroquial Rural Alluriquín Considerando que los Gobiernos Autónomos Descentralizados Parroquiales, al ser instituciones públicas, sus funciones se encuentran establecidas en el Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización, por ello se ha optado en plantear y diseñar perfiles de puestos de trabajo para los servidores de GADPR Alluriquín. Específicamente, los perfiles desarrollados son dirigidos al personal administrativo o de procesos de apoyo como es secretaría, tesorería, proceso de agregados de valor son el personal de planificación y proyectos; en el caso del proceso o nivel gobernante no se establecen perfiles de puesto, debido a que son elegidos por el método de votación por la parroquia y aprobados por la Asamblea Parroquial. A continuación se presentan los perfiles establecidos para los diferentes puestos de trabajo en los procesos administrativo y de apoyo, los cuales de acuerdo a sus funciones y requerimientos tanto a nivel académico e identificación del puesto de trabajo, se ha planteado los siguientes requerimientos para cada uno de ellos, los mismos que se detallan a continuación: 

Identificación del Cargo



Objetivo del Cargo



Condiciones Laborales



Funciones



Condiciones Laborales



Esfuerzos

108 Perfil de Secretaría

PERFIL PERSONAL ADMNISTRATIVO DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL ALLURIQUÍN IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Denominación del Cargo

Secretaria del GADPR

Jefe Inmediato

Presidente GADPR

Área/Proceso

Habilitante y de Apoyo

OBJETIVO DEL CARGO Proporcionar soporte jurídico, legal, técnico y administrativo al presidente y vocales, así como también servir de enlace con la ciudadanía y mantener en óptimo estado la documentación generada. CONDICIONES LABORALES Formación Académica

Título en Administración o a fines, o Abogado (nivel asesor)

Experiencia Profesional

1 año en cargos similares

Conocimientos

Capacitación Asesoría Jurídica,

ordenanzas y resoluciones,

Conocimiento de las normas y reglamentos rige el GAD, Redacción de correspondencia administrativa y mecanografía, técnicas de archivo, manejo de agenda Competencias



Responsabilidad



Trabajo en Equipo y organización



Criterio propio para actuar oportunamente



Capacidad de observación, amplitud de memora



Agudeza visual



Espíritu de colaboración

FUNCIONES Cumplir funciones y responsabilidades conforme a lo establecido en el COOTAD, Reglamento Interno GADPR CONDICIONES LABORALES Horario

Lunes-Viernes/ De 8:00 a 13:00-14:00 a 17:00

ESFUERZOS Físico

Ninguno

Mental

Concentración

Cumplimiento

Realizar y presentar a tiempo la documentación concerniente a sus funciones de acuerdo a lo establecido en su Reglamento Interno.

Figura 22.Perfil de Secretaria GAD PR Alluriquín Fuente: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

109 Perfil de Tesorería

PERFILES PERSONAL ADMINISTRATIVO DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL ALLURIQUÍN IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Denominación del Cargo

Tesorera del GADPR

Jefe Inmediato

Presidente GADPR

Área/Proceso

Habilitante y de Apoyo

OBJETIVO DEL CARGO Administrar los recursos financieros asignados a la institución para el desarrollo de programas, planes y proyectos, proveer la información financiera veraz y oportuna para la toma de decisiones. CONDICIONES LABORALES Formación Académica

Título Contador Público autorizado-CPA y Finanzas 1 año en cargos similares, manejando Contabilidad

Experiencia Profesional

Gubernamental Legislación

Conocimientos

Tributaria,

Finanzas,

Contabilidad

Gubernamental, Conocimientos Auditoría, Microsoft Office, Gestión contable y bancaria

Competencias



Responsabilidad



Trabajo en Equipo-Proactivo7a



Capacidad de Análisis



Comunicación escrita



Habilidad numérica



Capacidad de trabajo bajo presión



Organizada/o

FUNCIONES Cumplir funciones conforme a lo establecido en el COOTAD, Reglamento Interno GADPR CONDICIONES LABORALES Horario

Lunes-Viernes/ 8:00 a13:00-14:00 a 17:00

ESFUERZOS Físico

Ninguno

Mental

Concentración y Análisis Presentación puntual de Información Financiera y

Cumplimiento

responsabilidad en sus funciones de acuerdo a lo estipulado COOTAD, Ley de Juntas Parroquiales

Figura 23.Perfil Tesorería GAD PR Alluriquín Fuente: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

110 Perfil Planificación y Gestión Social

PERFILES PERSONAL ADMINISTRATIVO DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL ALLURIQUÍN IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Denominación del Cargo

Planificador Proyectos del GADPR

Jefe Inmediato

Presidente GADPR

Área/Proceso

Agregado de Valor

OBJETIVO DEL CARGO Programar, dirigir, ejecutar, controlar y coordinar los proyectos de desarrollo social para mejorar permanentemente la calidad de vida de la comunidad. CONDICIONES LABORALES Formación Académica

Licenciado/Ingeniero en Proyectos 2 años de experiencia en: Planificación, elaboración de planes, programas y proyectos, desarrollo local e

Experiencia Profesional Conocimientos

Competencias

Institucional. Administración de Empresas, Administración Pública, Gestión pública, economía, proyectos, y afines. 

Responsabilidad



Trabajo en Equipo, Proactivo/a



Capacidad de Análisis



Gestión y ejecución proyectos



Investigación



Redacción de informes, propuestas



Análisis numérica y de presupuestos

FUNCIONES Cumplir funciones conforme a lo establecido en el COOTAD, Reglamento Interno GADPR CONDICIONES LABORALES Horario

Lunes-Viernes/ 8:00 a13:00-14:00 a 17:00

ESFUERZOS Físico

Ninguno

Mental

Concentración y Análisis

Cumplimiento

Presentación puntual de informes y análisis de proyectos, de acuerdo a lo estipulado y al reglamento interno.

Figura 24. Perfil de Planificación y Gestión Social GAD PR Alluriquín Fuente: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

111 5.2.5.2 Evaluación del Riesgo El Gobierno Autónomo Descentralizado de la Parroquia Rural Alluriquín, de acuerdo con las Normas de Control Interno, emitidas por la Contraloría General del Estado, en cumplimiento a lo establecido en el componente de evaluación del riesgo, debe cumplir lo siguiente: NCI 300: La máxima autoridad establecerá los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los riesgos a los que está expuesta la organización para el logro de sus objetivos. NCI 300-01: Los directivos de la entidad identificarán los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales debido a factores internos o externos, así como emprenderán las medidas pertinentes para afrontar exitosamente tales riesgos. Los factores externos pueden ser económicos, políticos, tecnológicos, sociales y ambientales. Los internos incluyen la infraestructura, el personal, la tecnología y los procesos. 5.2.5.2.1

Matriz de Evaluación de Riesgos

Como parte del control interno, se ha establecido una matriz de evaluación de riesgos, tomando en cuenta como ejemplo riesgos de acuerdo a la evaluación aplicada, estableciendo una herramienta que pueda ser aplicada por el GAD Parroquial Rural Alluriquín, para poder identificar y valorar los riesgos existentes sean estos internos o externos, de tal manera que puedan establecer estrategias para mitigar o disminuir la probabilidad de impacto de los riesgos en la institución y la consecución de sus objetivos. Para ello se han establecido parámetros de evaluación, siendo estos el nivel de ocurrencia y nivel de impacto, dando una calificación del 1, 2 y 3, es decir: bajo, medio y alto correspondientemente.

112 Tabla 29. Parámetros de evaluación de riesgos GRAVEDAD (Impacto)

APARICIÓN (probabilidad)

BAJO 1

MEDIO 2

ALTO 3

ALTA 3

MEDIA 2

BAJA 1

Nota: Parámetros de evaluación: bajo 1-2, medio-3-4, alto 6-9: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

Nivel de Riesgo 

BAJO=1-2



MEDIO=3-4



ALTO=6-9

Riesgo alto: Requiere medidas preventivas urgentes. No se debe iniciar el proyecto sin la aplicación de medidas preventivas urgentes y sin acotar sólidamente el riesgo. Riesgo medio: Medidas preventivas obligatorias. Se deben controlar fuertemente las variables de riesgo durante el proyecto. Riesgo bajo: Estudiar económicamente así es posible introducir medidas preventivas para reducir el nivel de riesgo. Si no fuera posible, mantener las variables controladas. Figura 25. Niveles de Riesgo Fuente: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

Una vez establecido los parámetros de calificación de los riesgos, se realizó los siguientes pasos para obtener el nivel de riesgo de cada factor: 1. Se procede a establecer los posibles riesgos existentes, a través de evaluaciones o informes, que pueden afectar directamente en el GAD Parroquial, pueden ser estos internos como externos. 2. Consecuentemente se dará a cada riesgo una ponderación del 1 al 3, tanto para la probabilidad de aparición y la gravedad de impacto.

113 3. Luego de aplicar esta calificación se multiplican estos dos factores, es decir la probabilidad de aparición y la gravedad de impacto, dando como resultado el nivel de riesgo de cada uno, sea este alto, medio o bajo De acuerdo al total, se toma en cuenta los parámetros mencionados anteriormente, a continuación se planteó una matriz de evaluación de riesgos, siguiendo todos los pasos anteriores, la cual el presidente del GAD, se recomienda aplicar dentro de la institución. Tabla 30. Matriz de Evaluación de Riesgos

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS

RIESGOS

Aparición Impacto

Valor del Riesgo

Nivel de Riesgo

Desactualización de Reglamentos y Manuales, según los cambios y necesidad del GAD

MEDIO

Desconocimiento de los servidores de la misión, visión, valores y objetivos institucionales

BAJO

Poco control de asistencia, entrada y salida de los servidores del GAD Parroquial

MEDIO

Limitados equipos para el soporte de información del GAD

ALTO

Poca coordinación de las autoridades, para programación de capacitaciones para el personal

ALTO

Falta de comunicación entre los departamentos del GAD

MEDIO

Falla en el cumplimiento del Presupuesto, de acuerdo a los objetivos propuestos

ALTO

Falta de documentación como soporte de las diferentes operaciones financieras, administrativas

MEDIO

Ausencia de conciliaciones y arqueos de caja sorpresivos

ALTO

Desconocimiento de los servidores sobre normas de control interno

ALTO

Poca importancia en la aplicación de las recomendaciones de la CGE

ALTO

MEDIO

Descuido por la autoridad, en la supervisión y cumplimiento de las diferentes operaciones dentro del GAD Realización de pagos y obligaciones fuera de los límites establecidos

Descuido en autorizaciones por la máxima autoridad para 1 3 3 MEDIO la realización, de pagos y gastos Nota: Se presenta el resultado de evaluación de los riesgos: entre el 1-9; alto-medio-bajo: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

114 Una vez obtenido los resultados de calificación de los riesgo, se determina el nivel que estos tienen, considerando 14 aspectos evaluados, 7 de estos riesgos tienen un nivel alto, así mismo observamos que 6 de estos riesgos tienen un nivel medio y solamente 1 el impacto es bajo, lo que determinó que el GAD Parroquial Rural Alluriquín debe tomar medidas necesarias, como un Plan de Mitigación de Riesgos para

reducir un nivel de impacto

negativo dentro de los procesos de la institución. 5.2.5.3 Actividades de Control El Gobierno Autónomo Descentralizado de la Parroquial Rural Alluriquín, de acuerdo con las Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General del Estado, en cumplimiento a esta normativa debe establecer actividades de control para todos los niveles departamentales y servidores o funcionarios de la institución, en concordancia con lo siguiente: NCI 400: La máxima autoridad de la entidad y las servidoras y servidores responsables del control interno de acuerdo a sus competencias, establecerán políticas y procedimientos para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos institucionales, proteger y conservar los activos y establecer los controles de acceso a los sistemas de información. El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín, deberá implantar actividades de control tales como: 

Separación de funciones incompatibles.



Procedimientos de aprobación y autorización.



Verificaciones.



Controles sobre el acceso a recursos y archivos.



Revisión del desempeño de operaciones.

115 

Segregación de responsabilidades de autorización, ejecución, registro y comprobación de transacciones.



Revisión de procesos y acciones correctivas cuando se detectan desviaciones e incumplimientos.

Las actividades de control anteriormente mencionadas, deberán

estar acorde a los

objetivos, responsabilidades y necesidades del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Parroquial Rural Alluriquín, con el fin de que exista un buen funcionamiento y control eficiente para la institución. La separación de funciones y la determinación de los procesos se definirán en la estructura orgánica, en los flujogramas y en la descripción de cargos en todas las entidades del sector público. NCI 400-01: La máxima autoridad, establecerá por escrito o por medio de sistemas electrónicos, procedimientos de autorización que aseguren la ejecución de los procesos y el control de las operaciones administrativas y financieras, a fin de garantizar que sólo se efectúen operaciones y actos administrativos válidos. 5.2.5.3.1

Graficación de Flujogramas, desarrollo y análisis de los procesos de

control interno Los diagramas de flujos o flujogramas, es la representación gráfica de un proceso en este caso de los procesos del GAD de la Parroquial Rural Alluriquín, de manera específica en las operaciones que se relacionan, de una u otra manera, con el campo financiero y administrativo. Cabe señalar que, el GAD Parroquial no cuenta con flujogramas de sus procesos, por lo cual se ha propuesto el diseño de estos procesos, acorde a sus responsabilidades y funciones.

116 Flujograma Elaboración de un Presupuesto

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PR ALLURIQUÍN FLUJOGRAMA DE ELABORACIÓN PRESUPUESTO SECRETARIA-TESORERÍA

PRESIDENTE

JUNTA PARROQUIAL

INICIO

Revisar el presupuesto anterior, liquidado debidamente

Elabora un borrador del presupuesto

Analiza las estimaciones de los ingresos y gastos del presupuesto

Evalúa y ajusta valores de ingresos y gastos de si es necesario

Presenta ajustes para aprobación del presupuesto

SI ¿APRUEBA AJUSTES?

Presenta Presupuesto Final

NO Aprobado por los miembros

FIN

Figura 26. Flujograma Elaboración del Presupuesto Fuente: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

117 Descripción del proceso de elaboración del presupuesto de obras Definición: Es el proceso mediante el cual se elabora el presupuesto que utilizará el GAD Parroquial durante un periodo, en el que están implícitos los diferentes desembolsos, como el pago al personal establecido en el rol de pagos, la adquisición de bienes y servicios así como los suministros a utilizar para las labores de oficina. Objetivo general: Contar con el presupuesto para la elaboración de las obras en la comunidad. Objetivo de control interno: Determinar los montos sobre los que debe ejercerse el control interno financiero. Proceso: 1. Se elabora el presupuesto que utilizará el GADPR Alluriquín, durante un periodo, identificando los rubros necesarios, tanto de ingresos como egresos. 2. Tesorería elaborará un borrador, para posibles cambios. 3. Analizar las estimaciones de ingresos y gastos que forman parte del presupuesto a utilizar por parte del presidente/a y la junta parroquial. 4. Evaluar o ajustar valores de ser necesario. 5. Presentar el respectivo presupuesto a las autoridades del GAD Parroquial para su estudio final. 6. Realizado el estudio los miembros de la Junta Parroquial deciden la aprobación o no del presupuesto. 7. Presentación del documento que contiene el presupuesto por parte del GAD Parroquial a planificación en conjunto con la Asamblea con su respectiva copia y original.

118 REQUISITOS  

ACTIVIDAD

Elaboración de borrador



Elaboración del presupuesto

del presupuesto



Análisis de estimaciones



Tesorería

Realizar ajustes de



Presentar el presupuesto a las



Presidente del

valores, previo a su aprobación 

RESPONSABLES



Aprobación del Presidente y Junta Parroquial

GAD

autoridades del GAD Parroquial Aprobación por la Junta



Junta Parroquial

Parroquial 

Presentación del presupuesto final.

Figura 27. Trámites para elaboración presupuesto Fuente: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

Flujograma Emisión y Reposición Caja Chica

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PR ALLURIQUÍN FLUJOGRAMA DE EMISIÓN Y REPOSICIÓN FONDO CAJA CHICA SECRETARÍA

PRESIDENTE

TESORERÍA

INICIO

Pedido reposición fondo de caja chica

SI Solicitud de emisión y reposición

¿APRUEBA REPOSICIÓN?

Revisa Autorización de reposición

Recibe nuevo fondo de caja chica

FIN Figura 28. Flujograma Emisión y Reposición Caja Chica Fuente: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

Envía reposición de caja chica

119 Descripción del Proceso Definición: Cuando se produce un egreso pequeño en el GAD Parroquial, el fondo sale de caja chica, el cual es un sistema de emisión de fondos, el mismo que posee un límite para cierto tipo de gastos establecidos y aprobados por la institución. Objetivo General: Cubrir gastos menores en efectivo, que cubren el monto máximo y permitido por el GAD Parroquial sin tener que emitir un cheque. Objetivo de Control Interno: Controlar todo tipo de gasto o egreso considerado pequeño, que permita hacer un control y monitoreo del manejo de efectivo en el GAD Parroquial. Proceso: 1. Llenar o hacer una solicitud de reposición del fondo de caja chica. 2. Autorización del Presidente del GAD Parroquial, para proceder a la reposición. 3. Tesorería recibe la autorización y posteriormente hace la reposición. 4. Secretaría recibe la orden firmada y posteriormente recibe el fondo de caja chica.

REQUISITOS 

Solicitud de reposición

  

ACTIVIDAD

Presentar a tesorería el



Secretaría

Firma de Autorización

justificativo de los gastos



Presidente del GAD

Justificativo de gastos con

con su respectivo



Tesorería

el respaldo respectivo

justificativo

Facturas con sello de



RESPONSABLES



Revisar que las facturas posean sello de cancelado

cancelado 

Indicar cualquier manejo de dificultad que se suscite en el manejo de caja chica, por parte del encargado

Figura 29. Trámite para emisión fondos caja chica Fuente: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

120 Flujograma Proceso Arqueos de Caja

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PR ALLURIQUÍN FLUJOGRAMA PROCESO DE ARQUEOS DE CAJA SORPRESIVOS TESORERÍA PRESIDENTE

SECRETARÍA

INICIO Verifica la existencia física con la igualdad de los saldos contables

Presentar último corte de arqueos

Constancia escrita y firmada del arqueo de caja

¿EXISTEN NOVEDADES?

SI Realiza Informe de las novedades

Recibe notificación

Revisa informe novedades emitido al encargado

Memorándum

FIN Figura 30. Flujograma Proceso Arqueos Sorpresivos Fuente: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

Descripción del Proceso Definición: Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo durante un lapso de tiempo determinado, para comprobar si el efectivo recibido esta contabilizado de acuerdo a la existencia física del dinero en efectivo, evitando faltantes o sobrantes.

121 Objetivo General: Establecer lineamientos para realizar arqueos sorpresivos, sobre la totalidad del efectivo y fondos bajos custodia de caja chica, garantizando la integridad y disponibilidad efectiva. Objetivo de Control Interno: Realizar arqueos sorpresivos de efectivo con el fin de tener un control de manera frecuente, evitando el uso del dinero para otros fines, que no haya sido aprobado por el GAD Parroquial. Proceso: 1. Solicitar realizar el arqueo de caja sorpresivo 2. Dar inicio al proceso de constatación física del efectivo para comprobar la veracidad de los saldos en los registros 3. Revisar documentación concerniente a los gastos sustentables y aprobados 4. En caso de haber novedades se emitirá un informe, el cual debe ser verificado por el presidente del GAD Parroquial, el mismo que emitirá un memorándum al responsable. 5. Una vez finalizada la constatación, se devuelve toda la documentación y se realiza un acta donde consten las firmas de los presentes y quede constancia de la realización del arqueo de caja

REQUISITOS  



Emitir el acta de arqueo Entrega toda la documentación para verificación. Emitir acta en el caso de detectarse inconsistencia al momento del arqueo.

ACTIVIDAD

  

Figura 31. Trámite Arqueos de Caja sorpresivos Fuente: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

Solicita último corte, de arqueo. En presencia del responsable realizar el arqueo. Emiten informes dirigidos al responsable y Presidente del GAD

RESPONSABLES   

Secretaría Presidente del GAD Tesorería

122 Flujograma Proceso de Compras públicas

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PR ALLURIQUÍN

SECRETARIA

FLUJOGRAMA PROCESO DE COMPRAS PÚBLICAS PRESIDENTE TESORERÍA BODEGA

INICIO

Recibe solicitud de Compras Públicas

Envía oficio para autorización

OFICIO

SI ¿AUTORIZA COMPRA?

Analiza proformas

Selecciona proveedor FIN ORDEN DE COMPRA

Devolución Registra y recibe el bien

Envía a Bodega

¿CUMPLE LOS ESTÁNDAR ?

SI FACTURA

Pago

FIN

Figura 32. Flujograma Proceso Compras Públicas Fuente: Investigación Propia Elaborado por: Murillo A, Ordoñez A.

Almacena

123 Descripción del Proceso Definición: Cuando se requiere de compras de algún bien, este debe ser aprobado por el Presidente del GAD Parroquial, de acuerdo a las necesidades y estableciendo un límite según los montos disponibles del presupuesto Objetivo General: Realizar compras públicas, de acuerdo a las necesidades que presenta en el GAD Parroquial, con la debida autorización. Objetivo de Control Interno: Controlar todo tipo de compra pública con recursos asignados por el estado mediante el presupuesto general, evitando gastos innecesarios, supliendo la necesidad en el GAD Parroquial. Proceso: 1. Se revisa la solicitud de compra, para determinar si existe presupuesto para dicha adquisición. 2. Si existe disponibilidad se envía un oficio para la aprobación de la compra. 3. El presidente del GAD Parroquial autoriza la realización de la compra, previa revisión del presupuesto. 4. Tesorería, se encarga de revisar las proformas, proveedores ajustando mejora calidad y precio de acuerdo al presupuesto y al tipo de bien que se va adquirir 5. Emite orden de compra 6. Recibe el bien y se realiza la inspección de los requerimientos 7. Se procede al almacenaje en bodega 8. Se registra y realiza el pago correspondiente, adjuntando toda la documentación necesaria.

124 REQUISITOS

ACTIVIDAD

RESPONSABLES



Solicitud de compra



Presentar la solicitud de compra



Autorización de compra



Solicitar aprobación del Presidente



Secretaría



Proformas

del GADPR



Presidente del



Presupuesto



Analizar de presupuesto



Orden de Compra



Realizar la compra



Tesorería



Inspección del bien y



Inspección previo al almacenaje



Bodega

registro, Factura



Realización del pago

GAD

Figura 33. Trámites proceso de Compra Pública Fuente: Investigación Propia Elaborado por: Murillo A, Ordoñez A.

Flujograma Proceso de Contratación del Personal

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PR ALLURIQUÍN FLUJOGRAMA DE PROCESO DE CONTRATACIÓN PRESIDENTE TESORERÍA

SECRETARÍA INICIO

Elabora convocatorias para nuevo personal

Recibe las hojas de vida

Boletines en la prensa local Entrevista a los candidatos Recibe currículos

CURRÍCULOS Elabora CONTRATO

¿SE APRUEBA CONTRATACIÓN

NO Archiva el Contrato Legaliza Contratos FIN Figura 34. Flujograma Proceso de Contratación Fuente: Investigación Propia Elaborado por: Murillo A, Ordoñez A.

125 Descripción del Proceso Definición: Contratación de un personal capacitado, para el puesto vacante que se solicita en el GAD Parroquial, a desempeñar funciones y responsabilidades como servidor público. Objetivo General: Contratar personal capacitado, según los requerimientos y las funciones establecidas en el reglamento interno y normas por ley aplicados al GAD. Objetivo de Control Interno: Controlar el cumplimiento de las funciones establecidas en la normativa y que se contrate a personal capacitado que cumpla el perfil solicitado. Proceso: 1. La máxima autoridad análisis los puesto bacantes dentro del GAD 2. Solicita a la Secretaria publicar en el portal público y diario de mayor circulación el requerimiento de personal. 3. Recogida de carpetas de solicitantes postulados para el puesto. 4. Evaluación y selección de los aspirantes más idóneos para ocupar cargos en la entidad 5. Capacitarlo e instruirlo 6. Firmar un contrato 7. Evaluación del desempeño

REQUISITOS 

Carpeta con datos

ACTIVIDAD 

personales del

Recogida de carpetas de solicitantes postulados para el puesto.

postulante. 



funciones de



Evaluación y selección de los aspirantes más idóneos para ocupar cargos en la entidad Capacitarlo e instruirlo

acuerdo al cargo



Firmar un contrato



Evaluación del desempeño

Capacidades para el realizar las

dentro del GAD Parroquial.

RESPONSABLES

Figura 35. Trámite Proceso de Contratación Personal Fuente: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.



Secretaría



Presidente del GAD



Tesorería



Aspirantes

126 5.2.5.4 Información y Comunicación El Gobierno Autónomo Descentralizado de la Parroquial Rural Alluriquín, en cumplimiento a las Normas de Control Interno, emitidas por la Contraloría General del Estado, deberá establecer políticas sobre uno de los componentes de control que es la Información y Comunicación, para un mayor respaldo y seguridad de sus sistemas operativos de información importante de la institución, de acuerdo a este componente la normativa, establece: NCI 500: La máxima autoridad y los directivos de la entidad, deben identificar, capturar y comunicar información pertinente y con la oportunidad que facilite a las servidoras y servidores cumplir sus responsabilidades. NCI 500-01: Los sistemas de información contarán con controles adecuados para garantizar confiabilidad, seguridad y una clara administración de los niveles de acceso a la información y datos sensibles. NCI 500-02: Se establecerán canales de comunicación abiertos, que permitan trasladar la información de manera segura, correcta y oportuna a los destinatarios dentro y fuera de la institución 5.2.5.4.1

Políticas de Información y Comunicación

De acuerdo a los resultados que se obtuvo, en el proceso de evaluación del control interno, este fue uno de los componentes que expresó un nivel de confianza baja, por ello se ha planteado políticas para el GAD Parroquial Rural Alluriquín, para un mejor control y prácticas en sus sistemas de información y los medios de comunicación utilizados.

127

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL ALLURIQUÍN POLÍTICAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN POLÍTICAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN OBJETIVO Diseñar políticas que permita maximizar el control interno en el componente de Información y Comunicación, del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín. La Información y Comunicación tienes las siguientes políticas: 1.

La máxima autoridad, autorizará y dispondrá la adquisición programas o sistemas de información por escrito, para mayor sustento de las operaciones, de los diferentes departamentos, como son: secretaría, tesorería, proyectos, etc.

El GAD Parroquial debe tener una base central de toda la información operada, e importante del GAD, la cual debe ser actualizada y de uso solo autorizado.

El sistema integrado de información financiera se sustentará en una base de datos central y única, cuyo soporte será accesible para los usuarios de las áreas tesorería, proyectos, y presidente

La página de la institución a cargo del personal designado por el presidente de forma escrita, mantendrá de forma actualizada la información publicada, para mayor comunicación de los usuarios externos de la Parroquia.

Los canales de comunicación a utilizar dentro del GAD Parroquial, serán a través de reuniones, sesiones, los cuales contarán con respaldo físico y en el sistema de información de las actas, rendición de cuentas, boletines, convocatorias, etc.

Los servidores del GAD Parroquial, deben hacer uso del correo electrónico institucional, solo para actividades referentes solo a la entidad, así mismo no se utilizaran correos personales para este fin.

Se debe mantener registros físicos y digital de asistencia y permanencia del personal que labora en la entidad, licencias y las autorizaciones de salida en caso de actividades fuera del GAD.

Respaldar la información individual de cada uno de los servidores, con nombramiento o contratados, actualizada

Cada registro o expediente personal contendrá el historial de cada uno, la unidad que labora, horario, sueldo, información básica del trabajador.

10. El presidente del GAD en conjunto con la junta parroquial, establecerá las medidas de acceso a los datos e información en los sistemas computarizados solo a personal autorizado.

128 11. Aplicar controles de acceso físico y lógico, a los sistemas computarizados del GAD Parroquial, para ello se utilizara: 

Claves de accesos, para lo cual se firmara un convenio de uso de cada responsable de departamento



Rangos limitados de actividades, establecidas en l orgánico funcional.



Perfiles de acceso, de acuerdo a las funciones y jerarquías de los Usuarios

12. Los sistemas de información de datos del GAD, deben contener mecanismos que protejan y salvaguarden contra pérdidas y fugas de los medios físicos: 

Procedimientos de acceso físico restringido al centro de procesamiento de datos.



Obtención periódica de respaldos y ubicación física de los más importantes en lugares resguardados.

13. Se mantendrá un plan de contingencias que prevea las acciones a tomar en caso de una emergencia o fallas de la información por problemas con los equipos, o pérdidas por desastres naturales. 14. Para mejor control y uso de los sistemas de información eficiente, eficaz de los equipos, programas de computación e información computarizada, a través de: 

El registro y seguimiento de las operaciones del GAD, a través de informes escritos, entregados al presidente



La capacitación de funcionarios en la utilización de los equipos y programas, del cual estará a cargo el presidente de presentar por escrito, la capacitación de los mismos periódicamente.

Figura 36. Políticas de Información y Comunicación GAD Parroquial Rural Alluriquín Fuente: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

5.2.5.5 Seguimiento-Monitoreo En este componente se busca que el GAD Parroquial Rural Alluriquín, y las normas de control interno, funcionen debidamente, dando cumplimiento a la normativa emitida por la Contraloría General del Estado, aplicando un supervisión, monitoreo y evaluación de las actividades y responsabilidades del GAD. El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Alluriquín, en concordancia con la norma 600 del control interno, el presidente, vocales, y demás miembros del GAD,

129 instituirá procedimientos de seguimiento y control para el fortalecimiento institucional, establece: NCI 600: La máxima autoridad y los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de seguimiento continuo, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas para asegurar la eficacia del sistema de control interno. NCI 600-01: La máxima autoridad, los niveles directivos y de jefatura de la entidad, efectuarán un seguimiento constante del ambiente interno y externo que les permita conocer y aplicar medidas oportunas sobre condiciones reales o potenciales que afecten el desarrollo de las actividades institucionales, la ejecución de los planes y el cumplimiento de los objetivos previstos. NCI 600-02: La máxima autoridad y las servidoras y servidores que participan en la conducción de las labores de la institución, promoverán y establecerán una autoevaluación periódica de la gestión y el control interno de la entidad, sobre la base de los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, para prevenir y corregir cualquier eventual desviación que ponga en riesgo el cumplimiento de los objetivos institucionales. 5.2.5.5.1

Cronograma de Cumplimiento y recomendaciones

Una vez realizada la evaluación de control interno, y haber aplicado las técnicas de recopilación de datos y análisis, se determinó los principales problemas suscitados en el GAD Parroquial Rural Alluriquín; por lo cual se emitió un informe de evaluación del Control Interno el mismo que detalla los hallazgos importantes, conclusiones y recomendaciones, en conformidad con las Normas de Control Interno, y la reglamentos concernientes a las instituciones públicas, además, las emitidas por Contraloría en su informe de auditoría.

130 Es por esto que se optó por proponer un cronograma de cumplimiento, en las cuales se incluirán todos aquellas recomendaciones importantes en el ámbito del control, tanto para practicar las normas y leyes emitidas a las instituciones públicas, además que ayudará a generar un mayor sostenimiento organizacional, fomentando un control interno permanente, en el cual se puedan evaluar funciones, actividades y procesos, en beneficio de la institución. Explicación: El cronograma de cumplimiento de recomendaciones, se ha diseñado con el propósito de que el GADPR Alluriquín, asuma la responsabilidad de realizar un monitoreo o seguimiento constante a las diferentes actividades y procesos de responsabilidad de la institución, al ser una entidad pública y hacer uso de recursos públicos. El cronograma cuenta con las siguientes partes: recomendaciones, responsable, tiempo o período de cumplimiento y la firma. Recomendaciones: Las recomendaciones están basadas en los resultados de la investigación y evaluación del Control interno aplicado en el GAD Parroquial, también aquellas emitidas por Contraloría en su último examen a la institución Responsable: El responsable del monitoreo, en concordancia con las Normas de Control Interno, será la máxima autoridad o el Presidente, así mismo el podrá disponer a los demás servidores y funcionarios la supervisión de actividades a su cargo. Requisitos: Es importante que exista constancia de informes escritos o impresos de evaluación, sobre el cumplimiento. Tiempo: Se han establecido los meses en los cuales ellos cumplirán las recomendaciones. Firmas: Las firmas que constarán en el cronograma de cumplimiento, servirán de referencia de que cada responsable asuma su función y se evalúe el avance de cada recomendación.

131 Tabla 31. Cronograma de Cumplimiento de Recomendaciones CRONOGRAMA DE CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL ALLURIQUÍN N°

RECOMENDACIONES

RESPONSABLE NOVIEMBRE

1 Establecer guías de conducta/Código de Ética Disponer por escrito la actualización del Orgánico 2 Funcional de la institución Establecer medidas y herramientas para la 3 evaluación de los riesgos Realizar un Plan de Mitigación de Riesgos internos4 externos Establecer políticas y procedimientos de los procesos 5 internos La información financiera debe estar respalda por 6 archivos y documentación actualizada 7

Realización de arqueos de caja conciliaciones para control del efectivo

sorpresivos,

DICIEMBRE

ENERO

FEBRERO

Presidente Presidente Presidente Presidente Presidente Tesorería Presidente Tesorería Secretaria

Todos los ingresos y egresos de la institución cuentan Tesorería con documentación de respaldo Realizar pagos contemplados dentro del presupuesto 9 Tesorería y en función de los objetivos Llevar en orden el archivo general del GAD 10 Secretar Parroquial, con soporte digital Realizar un programa de Capacitaciones para el 15 Presidente personal administrativo Establecer políticas sobre la revisión de los sistemas 16 de información, y sustentar por escrito toda Presidente comunicación dentro del GAD Realizar evaluaciones periódicas de las actividades y 17 Presidente presentar informes de cumplimiento Elaborado por: Revisado por: C.I: C.I: 8

Nota: Recomendaciones, establecidas en un límite de tiempo (meses) Fuente: Investigación Propia. Elaborado por: Murillo A, Ordóñez A.

Supervisado por: C.I:

MARZO

ABRIL

MAYO

132

5.3 Conclusiones



Una vez solicitada la información administrativa, legal correspondiente al GAD Parroquial Alluriquín, se constató que cuentan con un Reglamento Interno

Orgánico funcional aprobado y con vigencia hasta el año 2014, cuya información no se encuentra actualizada, además de que existe un desconocimiento sobre prácticas del Control Interno. 

Luego de aplicar los cuestionarios de control interno, tabulación y análisis del nivel de riesgo y confianza, se determinó que los componentes con mayor riesgo son evaluación del control, información y comunicación y el monitoreo, debido a la ausencia herramientas y mecanismos de control en la institución. Además se determinó un nivel de confianza moderado en el ambiente de control y actividades de control por la inobservancia de las funciones del presidente, tesorería y secretaría.



Con los resultados del análisis de los componentes de control, se obtuvieron hallazgos relevantes en la evaluación del control interno, siendo estos la desactualización de información financiera y administrativa del GAD Parroquial y ausencia de soporte electrónico de la misma. Además se no se aplican actividades de control, capacitación y monitoreo de acuerdo a las recomendaciones emitidas en el último informe de auditoría por la Contraloría General del Estado.



Se comprobó que la institución no posee un Manual de Control interno, políticas, normas de conducta por escrito, para un mayor control en los procesos y actividades; al ser una institución pública que maneja y utiliza recursos públicos.

133

5.4 Recomendaciones Al presidente del GAD Parroquial Rural Alluriquín:



Disponer por escrito, que los departamentos de la institución mantengan información importante y actualizada concerniente a cada una de las actividades, información financiera, administrativa de la institución, para conocimiento de los funcionarios y terceros.



Aplicar mecanismos y herramientas de evaluación de los riesgos, a través de matrices que permitan la reducción de los mismos tanto internos como externos de la institución, los cuales deben ser monitoreados por la Junta Parroquial, a través de informes escritos de forma mensual con los funcionarios del GAD.



Disponer por escrito la supervisión de los departamentos de tesorería, secretaría y proyectos, la realización de los informes escritos del cumplimiento de cada una de sus actividades tomando en cuenta las recomendaciones de CGE, para un mayor control. Además realizar un Programa de Capacitación Anual, en el que se establezca el tiempo, presupuesto, personal, y los temas dictados por instituciones públicas o privadas.



Sugerir a la Junta Parroquial la aprobación de la Guía de Control Interno propuesta, como una reglamento institucional de control, con el fin de aumentar la confiabilidad de su información, desarrollo institucional, la concesión de sus objetivos y el cumplimento de los reglamentos y normas aplicadas a las instituciones públicas.

134 BIBLIOGRAFÍA

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136

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GLOSARIO Arqueos: Es el análisis de las transacciones del efectivo, en un momento determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido Autónomo: Que tiene autonomía, y trabaja por cuenta propia. Código: Conjunto de normas sistemáticas que regulan unitariamente una materia determinada. Conciliación: Consiste en la comparación de los registros de las operaciones de la cuenta Banco de los diarios auxiliares, con los movimientos registrados en las entidades bancarias, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones Descentralizado: Transferir a diversas corporaciones u oficios parte de la autoridad que antes ejercía el Gobierno supremo del Estado. Gobierno: Órgano superior del poder ejecutivo de un Estado o de una comunidad política, constituido por el presidente y los ministros o consejeros. Guía de Control: Es un documento que incluye los principios o procedimientos para encauzar o dirigir sobre temas basados en el control interno Inherentes: Que por su naturaleza está de tal manera unido a algo, que no se puede separar de ello. Junta Parroquial: Es el órgano de Gobierno de la Parroquia rural. Legal: Prescrito por la ley y conforme a ella. Norma: Regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades. Parroquia rural: Es la menor división política del territorio nacional. Hay dos clases de parroquias: las parroquias que están situadas dentro de los límites de la ciudad se llaman urbanas, las que se encuentran fuera de la ciudad se llaman rurales. Prognosis: Conocimiento anticipado de algún suceso.

Razonable: Adecuado, conforme a la razón, no exagerado. Reglamento: Colección ordenada de reglas o preceptos, que por la autoridad competente se da para la ejecución de una ley o para el régimen de una corporación, una dependencia o un servicio Riesgo: Contingencia o proximidad a un daño. Trámite: Paso que junto con otros, debe realizarse de forma sucesiva para solucionar un asunto que requiere un proceso.

ANEXOS

Anexo 1. Notificaciรณn de Inicio

Anexo 2. Orden de Trabajo

Anexo 3. Solicitud de Informaciรณn

Anexo 4. Organigrama GAD Parroquial AlluriquĂn

Anexo 5. Cuestionario Presidente

Anexo 6. Cuestionario TesorerĂa

Anexo 7. Cuestionario Secretaria

Anexo 8. Reglamento Interno GADPR AlluriquĂn

Anexo 9. Informe ContralorĂa General del Estado

Anexo 10. Registro RUC GADPR Alluriquín