Propuesta para evaluación y mejora del sistema de control interno en el área de inventarios by Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo PUCE SD

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables TÍTULO DEL TRABAJO PROPUESTA PARA EVALUACIÓN Y MEJORA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA “SURTIHOGAR”, EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, AÑO 2015. Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de INGENIEROS EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA

Línea de Investigación: CONTROL INTERNO

Autores: RICHARD XAVIER LALANGUI CALVA ERIKA AURORA VALVERDE CASTILLO Directora: Mg. ANA DOLORES GUILLÉN ALAVA

Santo Domingo – Ecuador Marzo, 2016

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables HOJA DE APROBACIÓN TÍTULO DEL TRABAJO PROPUESTA PARA EVALUACIÓN Y MEJORA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA “SURTIHOGAR”, EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, AÑO 2015. Línea de Investigación: CONTROL INTERNO Autores: RICHARD XAVIER LALANGUI CALVA ERIKA AURORA VALVERDE CASTILLO Ana Dolores Guillén Alava Mg. DIRECTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

Luis Rodolfo Manosalvas Gómez Mg. CALIFICADOR

Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño Mg. CALIFICADOR

Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño Mg. DIRECTOR DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

Santo Domingo – Ecuador Marzo, 2016

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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD

Nosotros, Richard Xavier Lalangui Calva portador de la cédula de ciudadanía Nº 230027571-2 y Erika Aurora Valverde Castillo portadora de la cédula de ciudadanía Nº 171991646-0 declaramos que los resultados obtenidos en la investigación del Grado de Ingenieros en Contabilidad y Auditoría son absolutamente originales, auténticos y personales. En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprendan del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de nuestra sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Richard Xavier Lalangui Calva CI. 2300275712

Erika Aurora Valverde Castillo CI. 1719916460

AGRADECIMIENTO A Dios por habernos brindado salud y fuerzas cada día durante todo el transcurso de la carrera y permitirnos alcanzar este momento tan importante en nuestras vidas y a nuestros familiares por su apoyo incondicional en todos los aspectos. Al Mg. Hernán Maldonado que nos ha guiado durante el desarrollo de la elaboración de este trabajo de titulación compartiéndonos sus conocimientos y a la Mg. Ana Guillén por su contribución como directora. Al Mg. Luis Morejón por haber sido nuestro amigo, docente y guía durante toda la carrera y a todos los docentes que han sido parte de nuestra formación como profesionales. A todo el personal de “SURTIHOGAR” por habernos brindado la información necesaria para poder desarrollar nuestro trabajo de titulación. Aurora & Richard

DEDICATORIA El presente trabajo de titulación se lo dedico primero a Dios por su infinito amor, a mis padres, Oswaldo y Amparito por su gran esfuerzo y lucha quienes son mi ejemplo de vida los cuales me han brindado su amor incondicional y económico en cada etapa. A mi esposo Iván por su amor, paciencia y haber creído en mi desde un inicio, por sus consejos, enseñanzas y ayuda durante todo el transcurso de mi carrera. Aurora A mi familia, amigos, lectores y docentes que con su aliento, sus correcciones, sus enseñanzas y conocimientos, nos inspiraron para escribir y concluir este trabajo de titulación. Para todos ellos esta dedicatoria, a quienes se las debemos por su apoyo incondicional. Richard

RESUMEN El presente trabajo de titulación fue realizado en la empresa “SURTIHOGAR” con la finalidad de efectuar una evaluación y propuesta de mejora al sistema de control interno en el área de inventarios, mediante herramientas de auditoría tales como: cuestionarios de control interno, diagramas de flujo y narrativas, todo esto basando en los componentes del COSO ERM, obteniendo como resultado las debilidades a corregir para un mejor funcionamiento de la empresa. Para el desarrollo de la presente investigación se recurrió a información bibliográfica en base a las variables dependiente e independiente y se utilizó un enfoque tanto cualitativo como cuantitativo, además de los tipos de investigación tales como exploratoria, descriptiva y explicativa. Mediante técnicas e instrumentos de recogida de datos se pudo corroborar la existencia de la problemática, dentro de los principales inconvenientes encontrados están: los procedimientos analizados se realizan en su mayor parte empíricamente, existe una división inadecuada de responsabilidades y funciones, la empresa posee pocas políticas establecidas las cuales no son comunicadas al personal apropiadamente y además la discordancia de las existencias físicas con los inventarios que refleja el sistema. Todos estos problemas han puesto en evidencia la necesidad de mejorar el sistema de control interno estableciendo controles más eficientes, reestructurando los procedimientos, describiendo cargos y funciones, diseñando políticas y proponiendo documentos que contribuyan a disminuir los riesgos encontrados en la evaluación del control interno para lograr la eficiencia y efectividad de los procedimientos en el área de inventarios de la empresa.

vii

ABSTRACT The present work was carried out at the â&#x20AC;&#x153;SURTIHOGARâ&#x20AC;? enterprise with the aim of developing an evaluation and proposal for improvement of the internal control system in the inventories area, through auditing tools such as: questionnaires of internal control, flow charts and narrative, all this based on the COSO ERM components, obtaining as result weaknesses to correct for a better performance of the enterprise. For the development of the present research the bibliographic research based on the dependent and independent variables was necessary and the qualitative and quantitative focus was used, also the kinds of research such as exploratory, descriptive and explanatory. Through the techniques and instruments for data collection was possible to confirm the problem, as the main ones are: analyzed procedures are carried out empirically, there is not equal assignment of functions and responsibilities, the enterprise has a few policies established which are not communicated to the personnel appropriately and also the discordance of the inventories in relation with the register in the system. All these problems have evidenced the need to improve the internal control system establishing efficient controls, restructuring the procedures, describing positions and functions, designing policies and suggesting documents that help to decrease the risks found in the evaluation of internal control for achieving the efficiency and efficacy of the procedures of the inventories area of the enterprise.

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ÍNDICE DE CONTENIDOS PORTADA………………………………………………………………………....i HOJA DE APROBACIÓN……………………………………………………..…ii DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD…………….iii AGRADECIMIENTO……………………………………………………………iv DEDICATORIA…………………………………………………………………..v RESUMEN……………………………………………………………………….vi ABSTRACT……………………………………………………………………...vii ÍNDICE DE CONTENIDOS…………………………………………………....viii ÍNDICE DE FIGURAS………………………………………………………...xviii ÍNDICE DE TABLAS……………………………………………………………xx ÍNDICE DE ANEXOS…………………………………………………………..xxi 1.

INTRODUCCIÓN ...................................................................................................1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................3

2.1

Antecedentes ............................................................................................................3

2.2

Problema de Investigación .......................................................................................5

2.2.1

Formulación del problema .......................................................................................5

2.2.2

Sistematización del problema ..................................................................................5

ix 2.3

Justificación de la investigación ..............................................................................5

2.4

Objetivos de la investigación ...................................................................................6

2.4.1

Objetivo general .......................................................................................................6

2.4.2

Objetivos específicos ...............................................................................................7

MARCO REFERENCIAL .......................................................................................8

3.1

Revisión de la literatura o fundamentos teóricos .....................................................8

3.1.1

Auditoría ..................................................................................................................8

3.1.1.1

Concepto ..................................................................................................................8

3.1.1.2

Importancia de la auditoría ......................................................................................8

3.1.1.3

Tipos de auditoría ...................................................................................................9

3.1.1.4

Riesgos de auditoría ...............................................................................................10

3.1.1.4.1 Concepto.. ..............................................................................................................10 3.1.1.4.2 Clases de riesgo de auditoría..................................................................................10 3.1.1.4.3 Niveles de riesgo de auditoría ................................................................................11 3.1.1.5

Normas Internacionales de Auditoría ....................................................................12

3.1.1.5.1 NIA Nº 310: Conocimiento del negocio ................................................................12 3.1.1.5.2 NIA Nº 400: Evaluación de riesgo y control interno .............................................12 3.1.2

Control interno .......................................................................................................12

x 3.1.2.1

Concepto ................................................................................................................12

3.1.2.2

Importancia del control interno ..............................................................................13

3.1.2.3

Objetivos del control interno .................................................................................13

3.1.2.3.1 Confiabilidad de los informes financieros .............................................................13 3.1.2.3.2 Eficiencia y eficacia de las operaciones.................................................................14 3.1.2.3.3 Cumplimiento con las leyes y reglamentos ...........................................................14 3.1.2.4

Clases de control interno ........................................................................................14

3.1.2.4.1 Control Contable puro............................................................................................14 3.1.2.4.2 Control Administrativo ..........................................................................................15 3.1.2.5

Tipos de control interno .........................................................................................15

3.1.2.5.1 COSO…. ................................................................................................................15 3.1.2.5.2 COSO ERM ...........................................................................................................16 3.1.2.6

Componentes del COSO ERM ............................................................................16

3.1.2.6.1 Entorno interno ......................................................................................................16 3.1.2.6.2 Definición de objetivos ..........................................................................................16 3.1.2.6.3 Identificación de eventos .......................................................................................17 3.1.2.6.4 Valoración de riesgos .............................................................................................17 3.1.2.6.5 Respuesta al riesgo .................................................................................................17 3.1.2.6.6 Actividades de control ...........................................................................................18 3.1.2.6.7 Información y comunicación .................................................................................18

xi 3.1.2.6.8 Monitoreo (Ongoing) .............................................................................................18 3.1.2.7

Evaluación del riesgo del control ...........................................................................19

3.1.2.8

Limitaciones inherentes del control interno ...........................................................19

3.1.2.8.1 Juicio….….. ...........................................................................................................19 3.1.2.8.2 Resquebrajamientos ...............................................................................................19 3.1.2.8.3 Desbordamiento de la administración ....................................................................20 3.1.2.8.4 Colusión... ..............................................................................................................20 3.1.2.8.5 Costos versus beneficios ........................................................................................20 3.1.2.9

Métodos para evaluar el sistema de control interno...............................................21

3.1.2.9.1 Métodos de cuestionarios .......................................................................................21 3.1.2.9.2 Método narrativo o descriptivo ..............................................................................21 3.1.2.9.3 Método gráfico o diagramas de flujo .....................................................................21 3.1.2.10

Estructuras organizacionales ..................................................................................22

3.1.3

Inventario ...............................................................................................................22

3.1.3.1

Importancia de los inventarios ...............................................................................23

3.1.3.2

Tipos de inventarios ...............................................................................................23

3.1.3.3

Ciclo de inventario .................................................................................................24

3.1.3.3.1 Recepción ...............................................................................................................24 3.1.3.3.2 Almacenamiento ....................................................................................................24

xii 3.1.3.3.3 Venta o embarque ..................................................................................................25 3.1.3.4

Deterioro de activo .................................................................................................25

3.1.3.5

Métodos de valuación de inventarios ....................................................................25

3.1.3.5.1

Método PEPS - FIFO .............................................................................................25

3.1.3.5.2 Método Promedio...................................................................................................26 3.1.3.6

Stock ......................................................................................................................26

3.1.3.6.1 Importancia de la gestión de stock .........................................................................26 3.1.3.6.2 Tipos de stock de acuerdo con el criterio funcional ..............................................27 3.1.3.6.3 Tipo de stock de acuerdo con el criterio operativo ................................................27 3.1.3.7

Control de existencias ............................................................................................28

3.1.3.7.1 Existencia máxima ................................................................................................28 3.1.3.7.2 Existencia mínima..................................................................................................28 3.1.3.7.3 Existencia crítica ....................................................................................................29 3.1.3.8

Sistemas de control de la cuenta de mercadería.....................................................29

3.1.3.8.1 Sistema de cuenta múltiple ....................................................................................29 3.1.3.8.2 Sistema de inventario permanente .........................................................................29 3.1.3.9

NIC N° 2: Existencias ............................................................................................30

3.1.3.10

NIIF-PYMES Sección 13. Inventarios ..................................................................30

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN .....................................................32

xiii 4.1

Enfoque / Tipo de investigación ............................................................................32

4.1.1

Enfoque ..................................................................................................................32

4.1.2

Tipo de investigación .............................................................................................32

4.1.2.1

Investigación exploratoria ......................................................................................33

4.1.2.2

Investigación descriptiva .......................................................................................33

4.1.2.3

Investigación explicativa .......................................................................................33

4.2

Población / Muestra ...............................................................................................34

4.3

Técnicas e instrumentos de recogida de datos .......................................................34

4.3.1

Encuesta .................................................................................................................35

4.3.2

Observación ...........................................................................................................35

4.3.3

Entrevista ...............................................................................................................35

4.3.4

Métodos para evaluar el sistema de control interno...............................................36

4.3.4.1

Métodos de cuestionarios .......................................................................................36

4.3.4.2

Método narrativo o descriptivo ..............................................................................36

4.3.4.3

Método gráfico o diagramas de flujo .....................................................................36

4.4

Técnicas de análisis de datos .................................................................................36

RESULTADOS......................................................................................................37

5.1

Discusión y análisis de resultados........................................................................37

xiv 5.1.1

Entrevista al propietario .........................................................................................37

5.1.2

Encuestas a empleados ...........................................................................................41

5.1.3

Encuestas a clientes................................................................................................42

5.1.4

Encuestas a proveedores ........................................................................................43

5.1.4.1

Descripción y análisis de resultados obtenidos ......................................................44

5.2

Propuesta de intervención ......................................................................................45

5.2.1

Levantar información de los procedimientos realizados en el área de inventarios45

5.2.1.1

Estructura organizacional.......................................................................................45

5.2.1.2

Procedimientos realizados en el área de inventarios..............................................46

5.2.1.2.1 Ventas al contado ..................................................................................................46 5.2.1.2.2 Ventas a crédito directo .........................................................................................47 5.2.1.2.3 Ventas móviles .......................................................................................................49 5.2.1.2.4 Compra y almacenamiento ....................................................................................51 5.2.1.2.5 Recuperación y almacenamiento de productos ......................................................53 5.2.1.2.6 Garantía en compras ..............................................................................................55 5.2.2

Determinar los riesgos que afectan al sistema de control interno del área de inventarios de la empresa “SURTIHOGAR” ........................................................56

5.2.2.1

Cuestionario de control interno ..............................................................................56

5.2.2.2

Valoración de los componentes .............................................................................59

xv 5.2.2.3

Matriz de recomendaciones ...................................................................................60

5.2.2.4

Informe sobre la evaluación de control interno .....................................................61

5.2.3

Diseñar

y estructurar la gestión operativa del área de inventarios de

“SURTIHOGAR” ..................................................................................................66 5.2.3.1

Propuesta de Organigrama Organizacional ..........................................................66

5.2.3.2

Descripción de cargos y funciones ........................................................................66

5.2.3.2.1 Propietario ..............................................................................................................67 5.2.3.2.2 Administración .......................................................................................................68 5.2.3.2.3 Ventas…. ...............................................................................................................69 5.2.3.2.4 Ventas Almacén .....................................................................................................70 5.2.3.2.5 Ventas Móviles ......................................................................................................71 5.2.3.2.6 Bodega… ...............................................................................................................72 5.2.3.2.7 Talento Humano.....................................................................................................73 5.2.3.2.8 Contabilidad ...........................................................................................................74 5.2.3.2.9 Auxiliar Contable ...................................................................................................75 5.2.3.2.10 Cobranzas ...............................................................................................................76 5.2.3.2.11 Auxiliar de cobranzas ............................................................................................77 5.2.3.3

Propuesta de políticas administrativas y contables ................................................78

5.2.3.3.1 Políticas para el área de administración .................................................................78 5.2.3.3.2 Políticas generales para el personal .......................................................................78

xvi 5.2.3.3.3 Políticas para el ciclo del inventario ......................................................................79 5.2.3.3.4 Políticas para el área contable ................................................................................82 5.2.3.4

Propuesta de procedimientos .................................................................................83

5.2.3.4.1 Ventas al contado ...................................................................................................83 5.2.3.4.2 Ventas a crédito directo .........................................................................................84 5.2.3.4.3 Ventas móviles .......................................................................................................86 5.2.3.4.4 Compras y almacenamiento ...................................................................................88 5.2.3.4.5 Recuperación de productos y almacenamiento ......................................................90 5.2.3.4.6 Garantías en compras .............................................................................................92 5.2.4

Elaborar documentos e indicadores operativos que contribuyan a mejorar el control interno en el área de inventarios ................................................................93

5.2.4.1

Documentos ...........................................................................................................93

5.2.4.1.1 Orden de compra ....................................................................................................93 5.2.4.1.2 Requisición de compras .........................................................................................94 5.2.4.1.3 Requisición de mercaderías ...................................................................................95 5.2.4.1.4 Solicitud de devolución/ cambio ............................................................................96 5.2.4.1.5 Entradas de Garantía ..............................................................................................97 5.2.4.1.6 Entrada de productos recuperados .........................................................................98 5.2.4.2

Indicadores operativos ...........................................................................................99

5.2.4.2.1 Entorno interno ......................................................................................................99

xvii 5.2.4.2.2 Definición de objetivos ..........................................................................................99 5.2.4.2.3 Identificación de eventos .....................................................................................100 5.2.4.2.4 Valoración de riesgos ...........................................................................................100 5.2.4.2.5 Respuesta al riesgo ...............................................................................................100 5.2.4.2.6 Actividades de control .........................................................................................101 5.2.4.2.7 Información y comunicación ...............................................................................101 5.2.4.2.8 Monitoreo (Ongoing) ...........................................................................................102 5.2.5

Carta de impacto ..................................................................................................102

5.3

CONCLUSIONES ...............................................................................................103

5.4

RECOMENDACIONES ......................................................................................104 LISTA DE REFERENCIAS……………………………………………………105 GLOSARIO…………………………………………………………………......107 ANEXOS………………………………………………………………………..108

xviii

ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1: Tipos de auditoría ....................................................................................................... 9 Figura 2: Diagrama de flujo ..................................................................................................... 22 Figura 3: Tipos de inventarios ................................................................................................. 23 Figura 4: Tipo de stock de acuerdo con el criterio funcional .................................................. 27 Figura 5: Tipo de stock de acuerdo con el criterio operativo .................................................. 27 Figura 6: Organigrama organizacional actual .......................................................................... 45 Figura 7: Procedimiento de ventas en efectivo en el almacén ................................................. 46 Figura 8: Procedimiento de ventas a crédito directo en el almacén………………………….47 Figura 9: Procedimiento de ventas móviles………………………………………………….49 Figura 10: Procedimiento de compras y almacenamiento a proveedores existentes ............... 51 Figura 11: Procedimiento de compras y almacenamiento a nuevos proveedores ................... 52 Figura 12: Procedimiento de recuperación de productos y almacenamiento………………...53 Figura 13: Procedimiento de garantía en compras ................................................................... 55 Figura 14: Cuestionario de control interno……………………………………………….......56 Figura 15:Matriz de recomendaciones ..................................................................................... 60 Figura 16: Propuesta de Organigrama Organizacional ............................................................ 66 Figura 17: Perfil del cargo del propietario ............................................................................... 67 Figura 18: Perfil del cargo de administración .......................................................................... 68 Figura 19: Perfil del cargo del jefe de ventas .......................................................................... 69 Figura 20: Perfil del cargo de ventas en el almacén ................................................................ 70 Figura 21: Perfil del cargo de ventas móviles………………………………………………..71 Figura 22: Perfil del cargo de bodega………………………………………………………..72 Figura 23: Perfil del cargo del jefe de talento humano………………………………………73 Figura 24: Perfil del cargo del contador……………………………………………………...74

xix Figura 25: Perfil del cargo del auxiliar contable……………………………………………..75 Figura 26: Perfil del cargo del jefe de cobranzas…………………………………………….76 Figura 27: Perfil del cargo del auxiliar de cobranzas………………………………………...77 Figura 28: Procedimiento reestructurado de ventas en efectivo en el almacén…...……...…..83 Figura 29: Procedimiento reestructurado de ventas a crédito en el almacén………………..84 Figura 30: Procedimiento reestructurado de ventas móviles…………………………………86 Figura 31: Procedimiento reestructurado de compras a proveedores existentes y almacenamiento………………………………………………………………………………88 Figura

32:

Procedimiento

reestructurado

compras

nuevos

proveedores

almacenamiento………………………………………………………………………………89 Figura 33: Procedimiento reestructurado de recuperación de productos y almacenamiento...90 Figura 34: Procedimiento reestructurado de garantías……………………………………….92 Figura 35: Documento de orden de compra

……………………………………………..93

Figura 36: Documento de requisición de compras…………………………………………...94 Figura 37: Documento de requisición de mercadería………………………….……………..95 Figura 38: Documento de solicitud de devolución/ cambio………………………………….96 Figura 39: Documento de entradas de garantía…………………………………..…………..97 Figura 40: Documento de entrada de productos recuperados………………………………..98

ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1 Población empresa “SURTIHOGAR” ........................................................................ 34 Tabla 2 Resultados de encuesta a empleados .......................................................................... 41 Tabla 3 Resultados de encuesta a clientes ............................................................................... 42 Tabla 4 Resultados de encuestas a proveedores ..................................................................... 43 Tabla 5 Valoración de los componentes .................................................................................. 59

xxi

ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1 RUC de la empresa .................................................................................................. 108 Anexo 2 Entrevista al propietario .......................................................................................... 110 Anexo 3 Encuesta a los empleados ........................................................................................ 113 Anexo 4 Encuesta a clientes .................................................................................................. 114 Anexo 5 Encuesta a proveedores ........................................................................................... 115 Anexo 6 Cuestionario de control interno - Propietario .......................................................... 116 Anexo 7 Cuestionario de control interno – Administración .................................................. 119 Anexo 8 Cuestionario de control interno – Auxiliar Contable .............................................. 122 Anexo 9 Cuestionario de control interno – Ventas almacén.................................................. 125 Anexo 10 Cuestionario de control interno – Ventas móviles ................................................ 128 Anexo 11 Cuestionario de control interno – Ventas móviles ................................................ 131 Anexo 12 Cuestionario de control interno – Ventas móviles ................................................ 134 Anexo 13 Carta de impacto.................................................................................................... 137

1. INTRODUCCIÓN El presente trabajo de titulación está orientado a la evaluación y mejora del sistema del control interno en el área de inventarios en la empresa “SURTIHOGAR” dedicada a la comercialización de artefactos electrodomésticos y motocicletas. El control interno es un proceso que tiene la intención de dar seguridad razonable sobre el logro de objetivos, siendo una de sus categorías la eficiencia y efectividad operacional que se enmarca en el objetivo de éste trabajo al momento proponer una mejora en el sistema del control interno en el área de inventarios. Los inventarios tienen una alta representación dentro de los activos de la empresa, gran parte de sus recursos son utilizados en la adquisición de los mismos, debido a que les permite la realización de su actividad económica, además los inventarios son considerados uno de los más susceptibles en el control interno, es por esta razón que requieren un adecuado manejo. Para lograr este propósito se han planteado los siguientes aspectos: Primero se darán a conocer los antecedentes de la empresa, el problema, la justificación de la investigación y los objetivos tanto general como específicos. Segundo se presentará de manera general los aspectos teóricos referentes al tema de análisis y el aporte que nos brinda cada uno de estos conceptos permitiéndonos ampliar nuestros conocimientos. Como tercer punto se hará referencia a la metodología de la investigación que incluye enfoque, tipo de investigación, población, muestra, técnicas e instrumentos de recogida de datos y la técnica de análisis de los datos, mientras que en el último punto se desarrollará la propuesta donde se demuestra por medio de una entrevista al propietario y encuestas realizadas a empleados, clientes y proveedores la problemática encontrada.

2 Luego de esto, se desarrollará el primer objetivo específico que corresponde al levantamiento de información de los procedimientos relacionados al área de inventarios y al personal que interviene en ellos. En el segundo objetivo se determina el nivel de riesgo mediante el cuestionario de control interno según el COSO ERM, se identifican las áreas de impacto y se plantean recomendaciones para mejorarlas. Mientras que en el tercer objetivo se diseña y estructura la gestión operativa del área de inventarios mediante el planteamiento del organigrama, la descripción de cargos y funciones, las políticas y la reestructuración de procedimientos con el fin de mejorar la eficiencia operacional. Por último en el cuarto objetivo se plantean documentos necesarios para facilitar la reestructuración de los procedimientos y otros que servirán cuando la compañía aumente su volumen de operaciones.

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2.1

Antecedentes

La empresa denominada comercialmente como “SURTIHOGAR” perteneciente al Sr. Edison Benavides, persona natural obligada a llevar contabilidad, comenzó sus operaciones en el año 2007, ubicándose en la Vía Chone km 1 ½ y Abrahán Calazacón, en sus inicios se dedicó a la venta de artefactos electrodomésticos y con el paso del tiempo agregaron la comercialización de motocicletas. En el 2009 debido a la gran acogida de los productos en otras zonas geográficas alejadas como Puerto Quito, Patricia Pilar, Quinindé entre otras, se adquirió más vehículos para mejorar la distribución y entrega de la mercadería, mientras que en las oficinas de la empresa se compró equipos de cómputo, además de un sistema para poder agilizar las operaciones contables. La provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas es un lugar que brinda muchas oportunidades de empleo, debido al rápido crecimiento que posee, a su ubicación geográfica privilegiada, a que su población en promedio tiene ingresos medios; estos factores han generado que varias empresas logren triunfar en esta provincia muchas de ellas son las que se dedican a la comercialización de productos para el hogar, electrodomésticos o motocicletas; dentro de este grupo se encuentra “SURTIHOGAR”. Actualmente la empresa mantiene un crecimiento económico estable, sin embargo el control interno en la organización presenta varias deficiencias que impiden que la misma progrese en un mercado tan competitivo como el de Santo Domingo e inclusive a largo plazo pueden poner en riesgo su permanencia en el mercado, entre aquellos aspectos en los cuales se podría mejorar, constan los siguientes:

4  La empresa no dispone de políticas, tanto administrativas como contables, y procedimientos adecuadamente definidos respecto al ciclo del inventario, por lo que, no existe un manejo adecuado y los datos que constan en los estados financieros no son fiables.  La empresa carece de una descripción de cargos y funciones, por lo tanto no existe un control adecuado de las obligaciones de cada empleado, puesto que desconocen los objetivos y las funciones específicas del cargo a realizar generando tiempos ociosos e improductivos.  “SURTIHOGAR” no posee un control idóneo para el almacenamiento de la mercadería ya que no cuenta con un espacio físico adecuado, y no tiene ordenado sus productos de forma eficiente, no son identificables los inventarios antiguos de los nuevos, además las condiciones físicas del lugar de almacenaje ocasiona que los productos sean susceptibles a posibles daños y deterioros.  El desconocimiento de la realidad de los inventarios debido a la falta de registros genera que existan activos improductivos que no sean de fácil identificación y por lo tanto no generen ganancias para la empresa a través de la venta, además de producir costos de almacenamiento. En estos años la empresa ha incursionado en buena parte del mercado provincial, sin embargo, el empírico manejo sumado al desconocimiento real de las existencias, la falta de políticas y procedimientos debidamente establecidos así como el inadecuado control en las actividades de sus empleados, afectan su operatividad lo que, de no ser corregidos oportunamente ponen en riesgo su permanencia en el mercado, es por ende que se requiere evaluar el sistema de control interno tendiente a solucionar las dificultades encontradas.

2.2 Problema de Investigación 2.2.1 Formulación del problema ¿De qué manera la evaluación del control interno correspondiente al área de inventarios de la empresa SURTIHOGAR de la ciudad de Santo Domingo, permitirá alcanzar niveles de eficiencia en los procesos? 2.2.2 Sistematización del problema ¿De qué forma se puede obtener información sobre los procedimientos en el área de inventarios de la empresa? ¿Cómo se pueden identificar los principales problemas existentes en el área de inventarios? ¿Cómo se logra mejorar el sistema de control interno de los inventarios? ¿De qué manera se puede facilitar la eficiencia en las operaciones y su aporte basado en la implementación de la propuesta?

2.3 Justificación de la investigación En la actualidad el establecimiento de controles internos es de vital importancia para el adecuado manejo de las empresas los cuales se pueden aplicar de forma global o particular para cada área, lo que permitirá identificar debilidades, reconocer riesgos y de esta forma plantear soluciones a fin de mejorar la eficiencia y eficacia operacional y aumentar la competitividad en el mercado. La presente investigación se encuentra relacionada con el objetivo diez punto cinco del plan nacional del buen vivir, que trata de fortalecer la economía popular y solidaria (EPS), y las micro, pequeñas y medianas empresas (PYMES) en la estructura productiva.

6 Además involucra el plan de desarrollo cantonal de Santo Domingo de los Tsáchilas que trata de promover el fortalecimiento del sector empresarial, agrícola, ganadero, comercial, turístico, logístico y de servicios, alineado con los principios de equidad, justicia, responsabilidad social y ambiental, con cultura tributaria y de reinversión en la zona. La investigación a realizarse será teórica-práctica ya que para el desarrollo de la misma será necesario recurrir a información bibliográfica y lo aprendido durante el transcurso de la carrera universitaria, por esta razón se ha seleccionado a “SURTIHOGAR”, por sus años en el mercado, durante los cuales no se ha realizado ninguna evaluación al sistema de control interno, lo cual la hace vulnerable a que se presenten falencias en sus procedimientos. Para el desarrollo del presente trabajo de titulación se recurrirá a técnicas de recolección de datos como la observación, encuestas, entrevistas, entre otros, los cuales permitirán conocer la situación actual de la empresa, evaluar y mejorar el sistema de control interno, identificar deficiencias y recomendar cambios a fin de disminuir riesgos y asegurar la confiabilidad de los estados financieros, apoyando la continuidad del negocio. El proyecto es factible ya que se cuenta con el apoyo del propietario de la empresa, la predisposición de los empleados y los recursos necesarios para llevarlo a cabo; a su vez, el trabajo de análisis de inventarios será un aporte para la universidad, ofreciendo a los estudiantes una fuente de consulta para futuras investigaciones.

2.4 Objetivos de la investigación 2.4.1 Objetivo general Desarrollar una propuesta para la evaluación y mejora del sistema de control interno dentro del área de inventarios para la empresa “SURTIHOGAR”, en la ciudad de Santo Domingo, año 2015.

7 2.4.2 Objetivos específicos 

Levantar información de los procedimientos realizados en el área de inventarios.



Determinar los riesgos que afectan al sistema de control interno en el área de inventarios.



Diseñar y estructurar la gestión operativa del área de inventarios de “SURTIHOGAR”.



Elaborar documentos e indicadores operativos que contribuyan a mejorar el control interno en el área de inventarios.

3. MARCO REFERENCIAL 3.1 Revisión de la literatura o fundamentos teóricos 3.1.1 Auditoría 3.1.1.1 Concepto Es una actividad profesional que requiere capacidad técnica y responsabilidad ante terceros. Se trata de una actividad privativa del Contador Público, cuya capacitación le permite aplicar sus conocimientos y experiencia, que se resumen en un concepto particular denominado “juicio profesional”, el cual guiara todas sus conclusiones para arribar a la expresión de su opinión, en la que los usuarios de los estados financieros depositaran su confianza para tomar las decisiones que correspondan a su interés. (Napolatino, Holguín, Tejero, & Valencia, 2013, p.25) Proceso sistemático, independiente y documentado, que requiere planeación y estudio preliminar, con miras a obtener, por medio de procedimientos de auditoría, evidencia suficiente y competente evaluarla de manera objetiva y determinar el cumplimiento de los criterios definidos, para luego emitir un informe. (Montaño, 2013, p.87-88)

La auditoría corresponde a la revisión de la información contable y las operaciones de una entidad para determinar su exactitud, veracidad y confiabilidad, realizada por uno o más profesionales independientes y debidamente preparados. Para realizar una auditoría es primordial reunir la evidencia suficiente y competente para sustentar el problema encontrado. 3.1.1.2 Importancia de la auditoría “Debido a que el sistema de información contable no es neutral respecto de sus usuarios, lo que implica que la información contable pueda ser manipulada para favorecer determinados intereses en detrimento de otros” (De la Peña, 2011, p.3). Una auditoría además realizar una evaluación para determinar el estado de la empresa proporciona herramientas al gerente para la toma de decisiones y permite asegurar que la información contable no ha sido modificada para favorecer a los intereses de un o varias personas.

9 3.1.1.3 Tipos de auditoría TÍTULO Auditoría operacional

Auditoría Financiera

Auditoría Administrativa

Auditoría de gestión

Auditoría integral

Auditoría de cumplimiento Auditoría ambiental

Auditoría Fiscal

Auditoría Forense

Auditoría Gubernamental

DEFINICIÓN Es la actividad dirigida al examen y evaluación de los procedimientos y los sistemas de gestión internos instalados en una organización con el fin de incrementar su eficiencia. Es una actividad profesional ejercida por el contador público en su carácter de auditor independiente, dirigida a expresar una opinión independiente respecto a que los estados financieros de una entidad presentan razonablemente la situación financiera, los resultados de operación, las variaciones en el capital contable y los flujos de efectivo de esa entidad, a una fecha y con un periodo determinado. Revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar el valor y lograr una ventaja competitiva sustentable.

CITA (De la Peña, 2011, p.6) (Napolatino, Holguín, Tejero, & Valencia, 2013, p.25)

(Franklin, 2013, p.15)

La auditoría de gestión se realiza para concluir si la entidad se ha conducido de manera ordenada en el logro de las metas y objetivos propuestos y el grado en que la administran ha cumplido con las obligaciones y atribuciones que le han sido asignadas y si tales funciones se han ejecutado de manera eficiente, efectiva y económica. Es el proceso de obtener y evaluar objetivamente en un periodo determinado, evidencia relativa a la siguiente temática: la información financiera, la estructura del control interno financiero, el cumplimiento de las leyes y regulaciones pertinentes y la conducción ordenada en el logro de las metas y objetivos propuestos; con el propósito de informar sobre el grado de correspondencia entre esos temas y los criterios o indicadores establecidos para su evaluación.

(Blanco, 2012, p. 11)

El propósito de esta evaluación es proporcionar al auditor una certeza razonable si las operaciones de la entidad se conducen de acuerdo a las leyes y reglamentos que la rigen. Por medio de ella se realizan exámenes técnicas en relación al impacto industrial y de desechos sobre el medio ambiente y los recursos naturales, situación que se agrava día tras día y requiere la implementación de medidas preventivas. En el área de la auditoría fiscal, la principal tarea del auditor es determinar que la empresa auditada paga correctamente todos los impuestos a los que se encuentra sometida por su actividad, así como que su registro contable sea el adecuado. Una rama de la auditoría cuya especialidad consiste en tratar de obtener información sobre fraudes y delitos, fundamentalmente económico-financieros. El examen que se realiza a dependencias y entidades del sector público a efecto de fiscalizar la correcta aplicación de los recursos y de observar que se ciñan a la normatividad, coadyuvando con ello la transparencia en la realización de operaciones.

Figura 1: Tipos de auditoría Fuente: Santo Domingo. Investigación. PUCE SD. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

(Sotomayor, 2008, p.20)

(Montaño F. , 2014, p.193) (Sánchez & Alvarado, 2014, p.39) (Sotomayor, 2008, p.171)

10 La auditoría operacional se utiliza en la evaluación de los procedimientos y los sistemas de control dentro de un área de la organización, en el presente trabajo se utilizará el modelo de esta auditoría para analizar las operaciones dentro del área de inventarios, identificar deficiencias o riesgos y proponer recomendaciones que permitan incrementar la eficiencia en las operaciones. 3.1.1.4

Riesgos de auditoría

3.1.1.4.1 Concepto Aplicado al concepto de auditoría, debe entenderse como la “no seguridad” de que no haya errores significativos en las cuentas anuales de una empresa una vez el auditor haya considerado que estas muestran la imagen fiel de su situación económica y financiera a través de una opinión favorable en su informe de auditoría. (Bosch, 2013, p.94)

El riesgo de auditoría es la probabilidad de que el auditor no sea capaz de detectar errores dentro del proceso de auditoría ocasionando que la opinión emitida por él sea errada, para disminuir el nivel de riesgo se necesita recopilar la información suficiente, competente y real acerca de la empresa, con el fin de que los resultados obtenidos sean correctos. 3.1.1.4.2 Clases de riesgo de auditoría Riesgo inherente “Consiste en la posibilidad de la existencia de errores en el proceso contable que puedan derivar en que la información obtenida de el contenga errores o irregularidades significativas” (Bosch, 2013, p.95). El riesgo inherente tiene que ver exclusivamente con la actividad económica de la empresa, independiente de los sistemas de control interno que se estén aplicando en la misma, los riesgos inherentes son propios de procedimiento o actividad, es decir no puede ser eliminado por completo en todo trabajo se encontraran riesgos.

11 Riesgo de control “Este es el riesgo de que los sistemas de control interno de la empresa no hayan evitado o detectado errores significativos que se generen del sistema de contabilidad establecido” (Bosch, 2013, p.96). El riesgo de control se origina por la falta de control en las actividades de la empresa, la mala aplicación del sistema de control de la empresa o por que el sistema de control en la organización es defectuoso. Riesgo de detección Consiste en la posibilidad de la existencia de errores significativos ocurridos en los procedimientos de la empresa que no han sido posteriormente descubiertos por los sistemas de control interno y que tampoco han sido detectados por la aplicación de las pruebas sustantivas de auditoría. (Bosch, 2013, p.96)

El riesgo de detección está directamente relacionado con los procedimientos de auditoría, consiste en que el auditor no sea capaz de detectar deficiencias en el sistema de control interno, al existir mayor fiabilidad de los sistemas de control interno, el riesgo de control será menor, para disminuir este riesgo es necesario analizar adecuadamente la información de la empresa. 3.1.1.4.3 Niveles de riesgo de auditoría “La evaluación del riesgo de auditoría consiste en medir el nivel de riesgo para los distintos factores de riesgo que puedan presentarse en función de su probabilidad de existencia e intensidad en la que se manifiesten” (Bosch, 2013, p.98). El nivel de riesgo encontrado en la empresa determina el número de pruebas de cumplimiento y sustantivas a realizar, mientras mayor sea el riesgo encontrado mayor será el número de pruebas a realizar, para determinar si el nivel de riesgo es necesario determinar la probabilidad a de que ocurra y el impacto que tendría sobre la organización.

12 3.1.1.5 Normas Internacionales de Auditoría 3.1.1.5.1 NIA Nº 310: Conocimiento del negocio Introducción El propósito de esta Norma Internacional del Auditoría (NIA) es establecer normas y proporcionar lineamientos sobre lo que significa un conocimiento del negocio, por qué es importante para el auditor y los miembros del personal de una auditoría que desarrollan un trabajo, por qué es relevante para todas las fases de una auditoría, y cómo obtiene y usa el auditor dicho conocimiento. Al desarrollar una auditoría de estados financieros, el auditor debería tener o adquirir un conocimiento del negocio suficiente para que le sea posible identificar y comprender los eventos, transacciones y prácticas que, a su juicio, puedan tener un efecto importante sobre los estados financieros o en el examen o en el dictamen de auditoría. Por ejemplo, dicho conocimiento es usado por el auditor al evaluar los riesgos inherentes y de control y al determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría.

3.1.1.5.2 NIA Nº 400: Evaluación de riesgo y control interno Introducción El propósito de esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) es establecer normas y proporcionar lineamientos para obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno y sobre el riesgo de auditoría y sus componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección. El auditor deberá obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno suficiente para planear la auditoría y desarrollar un enfoque de auditoría efectivo. El auditor debería usar juicio profesional para evaluar el riesgo de auditoría y diseñar los procedimientos de auditoría para asegurar que el riesgo se reduce a un nivel aceptablemente bajo.

La NIA 310 ayuda en el levantamiento de información de los procesos de la empresa y la NIA 400 permite determinar el nivel de riesgo del sistema de control interno de la empresa. 3.1.2 Control interno 3.1.2.1 Concepto El control interno es un proceso que tiene la intención de dar seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la entidad con relación a la confiabilidad de la información financiera, la efectividad y la eficiencia de las operaciones, y el cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables. (Mantilla, 2014, p.43)

13 Un sistema de control interno consiste en políticas y procedimientos diseñados para proporcionar una seguridad razonable a la administración de que la compañía va a cumplir con sus objetivos y metas. A estas políticas y procedimientos a menudo se les denomina controles, y en conjunto, éstos comprenden el control interno de la entidad. (Arens, Elder, & Beasley, 2007, p.270)

Un sistema de control interno permite asegurar que las actividades realizadas dentro de la empresa están cumpliendo con los objetivos y metas establecidos por gerencia, de forma eficiente y apegándose a la normativa vigente. En el presente trabajo de titulación se evaluará la eficiencia y eficacia de las operaciones empresa, las cuales actualmente son manejadas de manera empírica ocasionando elevados gastos de operación, registro erróneo y desviaciones a la normativa legal. 3.1.2.2 Importancia del control interno “Los controles internos promueven la eficiencia, reducen los riesgos de pérdidas de activos, y ayudan a asegurar la confiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de leyes y regulaciones” (Mantilla, 2013, p. 69). Un sistema de control interno es importante en una organización porque establece procedimientos administrativos y contables que aportan a la consecución de los objetivos de la entidad; además, evalúa la administración y los sistemas contables aplicados por la entidad para proponer recomendaciones para mejorar la administración. 3.1.2.3 Objetivos del control interno 3.1.2.3.1 Confiabilidad de los informes financieros “La administración tiene la responsabilidad legal y profesional de asegurarse de que la información se presente de manera imparcial de acuerdo con los requisitos de información, como los principios de contabilidad generalmente aceptados” (Arens, Elder, & Beasley, 2007, p.270).

14 El proceso contable en una organización es captar operaciones, registrarlas y producir información financiera para que la gerencia tome decisiones, está información será de utilidad si su contenido es confiable y se presenta oportunamente. 3.1.2.3.2 Eficiencia y eficacia de las operaciones “Los controles dentro de una empresa tienen como objetivo invitar al uso eficaz y eficiente de sus recursos con el fin de optimizar las metas de la compañía” (Arens, Elder, & Beasley, 2007, p.270). El fin de este objetivo es asegurar que las actividades se cumplan adecuadamente en según los objetivos de la empresa con un mínimo de utilización de recursos y un máximo de beneficio obtenido, siguiendo las indicaciones dadas por gerencia. 3.1.2.3.3 Cumplimiento con las leyes y reglamentos “Se requiere que las organizaciones públicas, no públicas y sin fines de lucro sigan varias leyes y reglamentaciones” (Arens, Elder, & Beasley, 2007, p.270). Todas las actividades desarrollados deben estar de acuerdo a la normativa legal vigente en el país que sea aplicable a la empresa; además, de las políticas y directrices emitidas por gerencia, las cuales deben ser debidamente comunicadas a todo el personal. 3.1.2.4

Clases de control interno

3.1.2.4.1 Control Contable puro “Abarcando aquellos procedimientos cuyo objetivo es que los registros contables muestren de forma fiable (exacta, veraz y válida) la situación económica y financiera de la empresa” (Bosch, 2013, p.58).

15 El control contable son las políticas y procedimientos establecidos por la organización para salvaguardar sus activos y asegurar que la información contable sea verídica, comprenden operaciones como la obtención y el registro contable. 3.1.2.4.2 Control Administrativo “Aquellas medidas y controles relacionados con la normativa y los procedimientos existentes en una empresa vinculados a la eficiencia operativa y el cumplimiento de las políticas dictadas por la dirección” (Bosch, 2013, p.59). El control administrativo son las políticas y procedimientos establecidos para cumplir los objetivos y metas de la compañía, la reducción de costes y la utilización óptima de los recursos disponibles la evaluación de las políticas establecidas en las distintas áreas de la empresa. 3.1.2.5 Tipos de control interno 3.1.2.5.1 COSO “Es un proceso, ejecutado por la junta directiva o consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencial) y por el resto del personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en su empresa” (Estupiñán, 2012, p.54). El informe COSO es un conjunto de planes, métodos y procedimientos diseñados por el gobierno o dirección corporativa de una organización para proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos, este modelo busca involucrar a todos los miembros y a todas las partes de la organización (procesos, funciones o actividades), este modelo de control interno cuenta con cinco componentes.

16 3.1.2.5.2 COSO ERM Es un proceso efectuado por la junta de directores, la administración y otro personal de la entidad, aplicando en la definición de la estrategia y a través del emprendimiento diseñado para identificar eventos potenciales que pueden afectar a la entidad y para administrar los riesgos que se encuentran dentro de su apetito por el riesgo, para proveer seguridad razonable en relación con el logro de objetivos de la entidad. (Estupiñán, 2012, p.66)

El COSO ERM o COSO II busca el logro de los objetivos de una organización y proporciona una base para evaluar la gestión de riesgos en una organización, a diferencia del COSO I, adiciona tres componentes que se enmarcan en la administración de riesgos. 3.1.2.6 Componentes del COSO ERM 3.1.2.6.1 Entorno interno Existen varios elementos importantes que influyen dentro del ambiente interno, los cuales deben seguirse, aplicarse y divulgarse como son los valores éticos de la entidad, la competencia y desarrollo del personal, el estilo de operación de la administración del riesgo. En cuanto a la administración del riesgo empresarial E.R.M. identifica también el apetito que por el riesgo tiene la entidad y la cultura de riesgo, integrándolos con las iniciativas que se plantean en el desarrollo de la aplicación de las prácticas dentro de la administración de riesgos empresariales. (Estupiñán, 2012, p.68)

El entorno interno comprende la filosofía, los valores éticos y el ambiente en el que opera la organización; además, el COSO ERM establece la base de cómo la entidad percibe, administra y la forma en como está preparada la entidad para afrontar los posibles riesgos. 3.1.2.6.2 Definición de objetivos Dentro del contexto de la misión o visión, se establecen objetivos estratégicos, selecciona estrategias y establece objetivos relacionados, alineados y vinculados con la estrategia, así como los relacionados con las operaciones que aportan efectividad y eficiencia de las actividades operativas, ayudando a la efectividad en la presentación de reportes o informes internos y externos (financiera o no financiera), como la de cumplir con las leyes y regulaciones aplicables y de sus procedimientos internos determinados. (Estupiñán, 2012, p.68)

El COSO ERM busca asegurar que los objetivos establecidos por la alta gerencia apoyan la consecución de la misión y visión de la organización mediante estrategias que se alcancen optimizando recursos.

17 3.1.2.6.3 Identificación de eventos La metodología de identificación de eventos puede comprender una combinación de técnicas vinculadas con herramientas de apoyo, como la identificación de eventos pasados y futuros. Las técnicas que se centran en las planeaciones consideran asuntos como cambios demográficos, mercados nuevos y acciones de los competidores. Potencialmente los eventos tienen un impacto negativo, positivo o de ambos, representando los primeros riesgos inmediatos, mediatos o de largo plazo, los cuales deben ser evaluados dentro del E.R.M. (Estupiñán, 2012, p.69)

Identificar eventos internos y externos dentro del área de inventarios será una herramienta de ayuda para poder planificar los posibles riesgos que podrían afectar a la organización y que deberán ser evaluados para disminuir su impacto sobre la misma. 3.1.2.6.4 Valoración de riesgos La metodología normalmente comprende una combinación de técnicas cuantitativas y cualitativas. Los hechos que se relacionan directamente con la contabilidad como las captaciones, colocaciones, aportes de capital, donaciones, etc., se les aplican técnicas cuantitativa (riesgo de crédito, competitivo, regulatorio, de operación, liquidez y fiduciario); y cualitativos, cuando los datos no ofrecen precisión (riesgo país, económico, de auditoría, de imagen, de desastres naturales). (Estupiñán, 2012, p.70)

Una vez que se han identificados los riesgos, estos serán valorados ya sea de manera cualitativa o cuantitativa según su tipo sean estos internos o externos, los cuales se analizan considerando su probabilidad y el impacto que tendrían sobre la organización, como base para determinar su gestión. 3.1.2.6.5 Respuesta al riesgo Identifica y evalúa las posibles respuestas de los riesgos y considera su efecto en la probabilidad y el impacto. Evalúa las opciones en relación con el apetito del riesgo en la entidad, el costo y su beneficio de la respuesta a los riesgos potenciales, y el grado que más reporta las posibilidades de riesgo, Las respuestas al riesgo caen dentro de las categorías de evitar, reducir, compartir y aceptar el riesgo. (Estupiñán, 2012, p.70)

La respuesta al riesgo dependerá del grado de impacto y de ocurrencia que pueda tener en la empresa, por lo cual se las debe evaluar de forma adecuada las posibles respuestas. En este caso el propietario desarrolla una serie de acciones para identificar el posible impacto de los riesgos en las operaciones de la empresa y encontrar alternativas para solucionarlo.

18 3.1.2.6.6 Actividades de control Son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se están ejecutando de manera apropiada las respuestas al riesgo, hacen parte del proceso mediante el cual una empresa intenta lograr sus objetivos de negocio. Se clasifican en controles generales y de aplicación. (Estupiñán, 2012, p.70) Las actividades de control son políticas y procedimientos que se establecen e implementan para asegurar que las respuestas a los riesgos se llevan de manera adecuada, además son directrices y medidas de control dictadas al personal de una empresa para permitir que la misma logre los objetivos planteados. 3.1.2.6.7 Información y comunicación Identifica, captura y comunica información de fuentes internas y externas, en una forma y una franja de tiempo que le permite al personal llevar a cabo sus responsabilidades. La comunicación efectiva también ocurre en un sentido amplio, hacia abajo o a través y hacia arriba en la entidad. En todos los niveles, se requiere información para identificar, valorar y responder a los riesgos, así como para operar y lograr los objetivos. (Estupiñán, 2012, p.70)

Los canales de información son uno de los elementos más valiosos de toda empresa, para que funcionen adecuadamente es necesario que los directivos y todo el personal sean capaces de identificar aquellos datos de mayor relevancia y comunicar dicha información en forma oportuna y precisa para la toma de decisiones. 3.1.2.6.8 Monitoreo (Ongoing) Es un proceso que valora la presencia como el funcionamiento de sus componentes y la calidad de su desempeño en el tiempo. Se puede realizar mediante actividades de ongoing o a través de evaluaciones separadas, los dos aseguran que la administración de riesgos continúa aplicándose en todos los niveles y a través de una evaluación continua y periódica que hace la gerencia de la eficacia del diseño y operación de la estructura del control interno, para lograr una adecuada identificación de los riesgos, de acuerdo a lo planificado, modificando los procedimientos cuando se requiere. (Estupiñán, 2012, p.70)

Para lograr la totalidad de la gestión de riesgos corporativos se supervisa, realizando modificaciones oportunas cuando se necesiten. Esta supervisión se lleva a cabo mediante actividades permanentes de la dirección, evaluaciones independientes o ambas actuaciones.

19 3.1.2.7 Evaluación del riesgo del control El primer paso para realizar la evaluación del riesgo es obtener un conocimiento amplio del control interno de la entidad, una vez obtenido se debe realizar una evaluación preliminar del riesgo de control, el cual se llevará a cabo mediante dos evaluaciones. La primera evaluación es si la entidad es auditable. Dos factores principales determinan la posibilidad de la auditoría: la integridad de la administración y la precisión de los archivos contables. Después de haber obtenido un conocimiento del control interno, el auditor hace una evaluación del riesgo de control. Esta evaluación es una medida de la expectativa del auditor de que los controles internos no evitarán que ocurran errores de importancia y no los detectarán o corregirán si ya han ocurrido. (Arens, Elder, & Beasley, 2007, p.287)

La efectividad de la evaluación del riesgo de control depende del análisis de la información y la veracidad de la misma, es por ello que es de vital importancia la recolección de información confiable para que se lleve a cabo la evaluación del control interno. 3.1.2.8 Limitaciones inherentes del control interno 3.1.2.8.1 Juicio La efectividad de los controles estará limitada por la realidad de las fallas humanas en la toma de decisiones. Tales decisiones deben tomarse mediante juicios humanos en el tiempo requerido, basados en información disponible, y bajo las presiones del giro de los negocios. Algunas decisiones basadas en juicios humanos pueden después, con la clarividencia de análisis posteriores, ser el fundamento para producir menos que los resultados deseables, y pueden requerir cambios. (Mantilla, 2012, p.96)

Dentro de todos los procedimientos de la empresa existe la toma de decisiones, la cual no siempre puede ser la más adecuada debido a que cada trabajador, en cada área de la empresa posee un criterio diferente. 3.1.2.8.2 Resquebrajamientos Aunque los controles internos estén bien diseñados pueden resquebrajarse. El personal puede interpretar mal las instrucciones. Se pueden hacer juicios equivocados, o cometer errores debido a negligencia, distracción o fatiga. Un supervisor del departamento de contabilidad responsable de la investigación de inconsistencias puede simplemente olvidarse de o fallar en la orientación de la investigación hasta no ser capaz de realizar las correcciones apropiadas. (Mantilla, 2012, p.96)

20 Todo lo que implique la mejora del control interno dentro de la empresa, debe ser sumamente claro y detallado para que el personal sea capaz de acatar de la mejor manera los cambios efectuados. 3.1.2.8.3 Desbordamiento de la administración El término desbordamiento de la administración se emplea aquí para significar el violar las políticas o los procedimientos pre-establecidos con propósitos ilegítimos con la intención de que el personal obtenga o acreciente la presentación de la condición financiera o del estado de cumplimiento de una entidad. (Mantilla, 2012, p.97)

El desbordamiento de la administración se realiza con la intención de acrecentar la condición financiera de la empresa, el cual es otro limitante del control interno al que se ve expuesto el gerente, ya sea por factores externos o internos. 3.1.2.8.4 Colusión Las actividades colusorias de dos o más individuos pueden derivar en fallas de control. Los individuos que actúan colectivamente para perpetrar y encubrir una acción de detección a menudo pueden alterar los datos financieros u otra información administrativa de manera que no pueda ser identificada por el sistema de control. (Mantilla, 2012, p.98)

La colusión genera que existan fallas dentro del control interno, esta se da porque dos o más miembros de la organización se ponen de acuerdo para afectar en algo a otro u otros empleados y a la empresa, ya sea algún perjuicio financiera o alguna información administrativa. 3.1.2.8.5 Costos versus beneficios Los recursos siempre tienen limitaciones, y por lo tanto las entidades deben considerar lo relativo a los costos y beneficios derivados de establecer controles. Para determinar si se debe establecer un control particular, debe considerarse el riesgo de fallar y el efecto potencial sobre la entidad, junto con los costos relacionados con el establecimiento de un control nuevo. (Mantilla S. , 2012, p.98)

Para implementar cambios en el sistema de control de cualquier empresa es primordial que los beneficios que se pueden obtener de dichos cambios, no superen a los costos por implementarlos, a su vez existe la posibilidad que los nuevos controles establecidos no sean adoptados adecuadamente por el personal y no brinden los beneficios esperados.

21 3.1.2.9 Métodos para evaluar el sistema de control interno 3.1.2.9.1 Métodos de cuestionarios Este método consiste en diseñar cuestionarios con base en preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa bajo examen. Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto óptimo en el sistema de control interno y una respuesta negativa indique una debilidad o un aspecto no muy confiable. (Estupiñán, 2012, p. 160-161)

Los cuestionarios permiten obtener una gran cantidad de información de la empresa bajo estudio, sin embargo se corre el riesgo que la información obtenida sea falsa, por ende siempre se debe sustentar las respuestas con la observación, documentos o demás evidencia. 3.1.2.9.2 Método narrativo o descriptivo “Es la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del sistema de control interno para las distintas áreas clasificadas por actividades, departamentos, funcionarios y empleados, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema” (Estupiñán, 2012, p. 161). El método narrativo consiste en observar y escribir las características más importantes de los procedimientos realizado dentro de las áreas de la empresa bajo estudio, poniendo énfasis en el personal y los documentos que intervienen en dichos procedimientos, también este método es muy eficaz para complementar la información encontrada en los cuestionarios y los diagramas de flujo. 3.1.2.9.3 Método gráfico o diagramas de flujo Este método consiste en describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas con la auditoría, así como los procedimientos a través de sus distintos departamentos y actividades. En la descripción de los procedimientos, el auditor utiliza símbolos convencionales y explicaciones que den una idea completa de los procedimientos de la empresa. (Estupiñán, 2012, p. 161-162)

El método grafico permite visualizar de manera inmediata mediante gráficos y una breve descripción las actividades más importantes de un procedimiento.

22 Simbología de los diagramas de flujo SÍMBOLO

REPRESENTA Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo. Puede ser acción o lugar; además, se usa para indicar una oportunidad administrativa o persona que recibe o proporciona información.

CITA

Actividad. Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento. Documento. Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

(Benjamín, 2014, p. 237)

Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más opciones. Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Figura 2: Diagrama de flujo Fuente: Santo Domingo. Investigación. PUCE SD. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

La siguiente simbología será utilizada en la elaboración de los diagramas de flujo porque son de fácil interpretación e identificación para los beneficiados que son el propietario y la administradora de “SURTIHOGAR”. 3.1.2.10 Estructuras organizacionales Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestra la composición de las unidades administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría. (Benjamín, 2014, p. 100) Actualmente “SURTIHOGAR” no cuenta con un organigrama, por lo que se elaborará el mismo para que contribuya a todo el personal para que tengan claro los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y de esta forma mejorar la comunicación interna en la empresa. 3.1.3 Inventario “Los inventarios son mercaderías sujetas a la compraventa y constituyen el objetivo principal de las actividades primarias y normales de cualquier entidad comercial o industrial, esto es, la obtención de utilidades” (Romero, 2012, p. 226).

23 El inventario que almacena la empresa “SURTIHOGAR” son productos de línea blanca, línea café y motocicletas, los cuales son la principal fuente de ingresos y satisfacen la demanda de los clientes. 3.1.3.1 Importancia de los inventarios Los inventarios representan uno de los principales recursos de que dispone una entidad comercial o industrial. Es importante tener un adecuado abastecimiento de inventarios, pues de ellos dependen las actividades primarias para las que se constituyó la organización, es decir, las operaciones de compraventa que concluirán en utilidades y proporcionarán flujos de efectivo, con lo que se reiniciará el ciclo financiero a corto plazo. (Romero, 2012, p. 224)

Los inventarios dentro de “SURTIHOGAR” son la base de la actividad comercial, corresponde al activo principal de la empresa por lo cual estos deben manejarse de manera efectiva en su correspondiente ciclo. 3.1.3.2

Tipos de inventarios

TÍTULO Inventarios de materias primas

DEFINICIÓN La industria necesita artículos y materiales para producir. Estos elementos de materias primas son adquiridos en grandes cantidades para su posterior manipulación y necesitan estar almacenados con el fin de poder disponer de ellos con comodidad.

Inventarios de mercancías

Éstos incluyen los bienes adquiridos por las empresas, que van a hacer vendidos sin someterse a transformación. En este tipo de inventarios se integran todas las mercancías disponibles para la venta y deben reflejarse en una contabilidad diferenciada.

Inventarios de productos en proceso

Están formados por los bienes en proceso de manufactura, es decir, por aquellos artículos que están siendo utilizados durante el proceso de producción. Se trata de producto parcialmente terminados

Inventarios de productos terminados

Se trata de inventarios que agrupan todos aquellos productos transformados y manipulados por la empresa mediante los procesos de producción. Estos productos se almacenan a la espera de ser vendidos.

Inventarios de materiales y suministros

Están constituidos por los elementos necesarios para la elaboración de productos. Entre dichos elementos destacan: Las materias primas secundarias (...) los productos de consumo necesario para el proceso de producción (...); y por último, el material para mantenimiento, necesario para reparación y conservación de la maquinaria.

Figura 3: Tipos de inventarios Fuente: Santo Domingo. Investigación. PUCE SD. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

CITA

(Pérez & Bastos, 2006, p.45)

24 El tipo o tipos de inventarios que una empresa mantiene en bodega dependerán de su clase, comercial o industrial, y el giro de negocio de la entidad. Al ser “SURTIHOGAR” una empresa comercial el inventario que se maneja es el de mercancías ya que son bienes que son adquiridos para ser vendidos sin que en estas mercaderías requieran de transformación alguna, debido a que no se dedica a la elaboración de productos no se manejan los inventarios restantes. 3.1.3.3 Ciclo de inventario 3.1.3.3.1 Recepción Los materiales recibidos se deben inspeccionar en cantidad y calidad. El departamento de recepción prepara un informe de recepción que se convierte en parte de la documentación necesaria antes de efectuarse el pago. Después de la inspección, el material se envía al almacén, y los documentos de recepción o notificaciones electrónicas de recepción de productos generalmente se envían al departamento de compras, al almacén y al departamento de cuentas por pagar. El control y rendición de cuentas son necesarios para todas las transferencias. (Arens, Elder, & Beasley, 2007, p.639)

En el proceso de recepción de existencias, se debe verificar que el producto conste de acuerdo a lo solicitado en la factura u orden de compra y que se encuentre en perfecto estado, es donde empieza el ciclo del inventario y hay que tener un sumo control de las actividades que se realicen en el mismo a fin de evitar problemas en los procesos posteriores. 3.1.3.3.2 Almacenamiento A medida que el departamento de producción termina los productos, éstos se depositan en el almacén en espera de su embarque. En compañías con buenos controles internos, los productos terminados se guardan bajo control físico en un área separada de acceso limitado. (Arens, Elder, & Beasley, 2007, p.639)

El almacenamiento tiene gran relevancia tanto en las empresas manufactureras como en las comerciales, en las cuales luego de recibir la mercadería adquirida, esta debe ser ordenada adecuadamente en la bodega de la empresa a fin de garantizar el estado del producto, hasta su posterior utilización o venta.

25 3.1.3.3.3 Venta o embarque “El embarque de artículos terminados es parte integral del ciclo de ventas y cobranza. Cualquier embarque o transferencia de productos terminados debe ser autorizado por medio de un documento de embarque debidamente aprobado”. (Arens, Elder, & Beasley, 2007, p.639) Cuando se realiza la venta de la mercadería, esta debe ser transportada desde bodega al punto de venta, en este proceso la mercadería debe ser levada y controlada adecuadamente para no incurrir en ningún imprevisto durante el traslado. 3.1.3.4 Deterioro de activo Un activo estará contabilizado por encima de su importe recuperable cuando su importe en libros exceda del importe que se pueda recuperar del mismo a través de su utilización o de su venta. Si este fuera el caso, el activo se presentaría como deteriorado, y la Norma exige que la entidad reconozca una pérdida por deterioro del valor de ese activo. (IFRS - International Financial Reporting Standards, 2013, p.A895)

El deterioro es la pérdida de valor de un activo, debido a causas internas o externas, dicha perdida debe ser adecuadamente registrada en concordancia con lo dictado con la normativa vigente. 3.1.3.5 Métodos de valuación de inventarios 3.1.3.5.1 Método PEPS - FIFO Para valorar los elementos en almacén, se supone que las primeras unidades que entran son las primeras en salir (…). Según este método, las existencias finales quedan valoradas, al precio de las últimas entradas, con los cual se produce un incremento de costes indirectos que se imputan al material. Las unidades consumidas, por tanto, se valoran al precio de las entradas más antiguas. (Suárez, 2012, p. 22)

Por lo general el método PEPS, es el más utilizado en empresas de electrodomésticos y otros, ya que las primeras unidades que entran son las primeras en salir para que estas no sufran deterioro o depreciación y no generen gastos de almacenamiento.

26 3.1.3.5.2 Método Promedio Forma de valoración utilizado por la relativa facilidad de cálculo y por considerar que se ajusta adecuadamente a la tendencia voluble del mercado, es decir, unas veces suben los precios y otras bajan, es conveniente que las mercaderías que estén en este vaivén sean valorados al P.P. (Zapata, 2011, p. 99) Por lo general este método es utilizado por empresas que comercializan o fabrican a gran escala productos similares que no presentan cambios frecuentes de su valor en cortos periodos de tiempo, por lo que es conveniente tomar un costo promedio para la gama de productos; dentro de la empresa no se maneja este método de valuación. 3.1.3.6 Stock “Es el conjunto de materiales y artículos que se almacenan, tanto aquellos que son necesarios para el proceso productivo como los destinados a la venta” (Suárez, 2012, p.42). El stock es el nivel de mercaderías que las empresa almacenan en espera de su posterior utilización o venta, el stock de “SURTIHOGAR” son productos de línea blanca, café y motocicletas, en los cuales la cantidad mínima de existencias en bodega se ha establecido empíricamente. 3.1.3.6.1 Importancia de la gestión de stock “La importancia de la gestión de stock está relacionada con los costes que supone su tenencia y con el impacto directo que genera en los resultados de la empresa” (Suárez, 2012, p.46). Para lograr optimizar recursos se necesita obtener un stock preciso sin mantener una cantidad excesiva, lo cual generaría altos costos de mantenimiento, sin embargo el nivel de stock no puede ser demasiado bajo, debido a que esto puede ocasionar pérdidas de ventas, haciendo necesario contar con un adecuado sistema de control de las existencias en bodega.

27 3.1.3.6.2 Tipos de stock de acuerdo con el criterio funcional TÍTULO Stock de ciclo

Stock de seguridad Stock de presentación

DEFINICIÓN Es el que sirve para atender la demanda normal de los clientes. Se suelen hacer pedidos de un tamaño tal que permita atender la demanda por periodo de tiempo largo. Es el previsto para demandas inesperadas de clientes o retrasos en la entrega de proveedores. Funciona como un (colchón) complementario al stock de ciclo. Es el que está en lineal para atender las ventas más inmediatas, es decir, las que están a la vista del consumidor.

Stock estacional

Su objetivo es hacer frente a aquellas ventas esperadas que se producen en una determinada estación o temporada. Stock en tránsito Es aquel que está circulando por las distintas etapas de proceso productivo y de comercialización. También se llama así al stock acumulado en los almacenes de transito situados entre los almacenes del comprador y vendedor. Stock de Son artículos o productos usados, pero que pueden ser utilizados en recuperación parte o en su totalidad para otros nuevos. Figura 4: Tipo de stock de acuerdo con el criterio funcional Fuente: Santo Domingo. Investigación. PUCE SD. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

CITA

(Suárez, 2012, p.57)

Dentro de toda empresa se debe planificar de manera adecuada su stock dependiendo de factores como, economía, moda, tecnología entre otros, y de tal manera abarcar el ciclo que le convenga a la empresa, y este genere más ganancias, por lo general las empresas utilizan más de uno de estos tipos de stock, sin embargo “SURTIHOGAR” manejo esto de forma empírica debido a la falta de organización y el poco espacio disponible en bodega. 3.1.3.6.3 Tipo de stock de acuerdo con el criterio operativo TITULO Stock óptimo Stock cero

DEFINICIÓN Es el que compatibiliza una adecuada atención a la demanda y una rentabilidad maximizada, teniendo en cuenta los costes de almacenaje.

CITA

Este tipo de stock se identifica con el sistema de producción Just in time (JIT), que consiste en trabajar bajo demanda, es decir, solo se producirá cuando sea necesario para atender una demanda correcta.

Stock físico

Es la cantidad de artículos disponibles en un momento determinado en el almacén. Nunca puede ser negativo.

Stock neto

Es el stock físico menos la demanda no satisfecha. Esta cantidad si puede ser negativa.

Stock Es el stock físico, más los pedidos en curso del artículo a los disponible proveedores, menos la demanda insatisfecha. Figura 5: Tipo de stock de acuerdo con el criterio operativo Fuente: Santo Domingo. Investigación. PUCE SD. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

(Suárez, 2012, p.58)

28 Dentro del criterio operativo, las empresas usan los stock disponible y físico, que por lo general todas las empresas manejan de forma empírica y no por estudios correspondientes para aplicar uno de estos, “SURTIHOGAR” no es la excepción, para determinar el stock óptimo es necesario analizar la demanda, la capacidad y los gastos de almacenamiento, además del tipo de empresa y las disposiciones gerenciales. 3.1.3.7 Control de existencias 3.1.3.7.1 Existencia máxima Es la cantidad máxima que la empresa debe mantener en stock (de cada artículo) con el fin de cubrir eventuales deficiencias en los suministros. Se determina considerando la demanda, consumo o venta máxima y el tiempo de reposición o de reemplazo. (Bravo, 2011, p. 149)

Existencia máxima es el número de mercaderías que una empresa puede almacenar en bodega sin caer en el sobreabastecimiento, lo cual significa mantener un exceso de mercaderías y tiene como consecuencia dinero ocioso, ocasionando que se destinen más recursos para el cuidado y mantenimiento de las existencias en bodega en vez de utilizarlo en actividades productivas. 3.1.3.7.2 Existencia mínima Es el nivel mínimo de stock que debe permanecer en existencia para satisfacer a los clientes en la empresa comercial o para que los procesos productivos no se interrumpan en el caso de las empresas manufactureras. Se determina considerando la demanda, consumo o venta mínima periódica y el tiempo mínimo de reposición o de reemplazo. (Bravo, 2011, p. 149)

El control de existencias mínimas está enfocado en identificar cual es la cantidad de mercaderías estrictamente necesarias para cumplir normalmente con los pedidos de los clientes antes de que arribe nueva mercadería, esto sin llegar al desabastecimiento o falta de existencias necesarias, a fin de evitar pérdida de ventas, clientes o daños a la imagen de la empresa en el mercado.

29 3.1.3.7.3 Existencia crítica Es el nivel más bajo al que puede llegar el stock o inventario en el caso que fallen los suministros normales de los proveedores. Si se llega a este nivel la empresa debe establecer mecanismos extraordinarios o especiales de compras para atender adecuadamente a los clientes (comercial) o para no suspender las actividades de producción (manufactura). Se determina considerando la demanda, consumo o venta mínima y el tiempo crítico de reemplazo o reposición. (Bravo, 2011, p. 149-150)

La existencia crítica se utiliza en las empresas cuando las adquisiciones normales fallan y se requiere mercadería de manera urgente debido a que esta puede ser más costosa. 3.1.3.8 Sistemas de control de la cuenta de mercadería 3.1.3.8.1 Sistema de cuenta múltiple En estas empresa cuyos productos son de alta circulación, en el momento de la venta solo se registra el valor de la venta y se espera hasta el final del ejercicio para la determinación del costo de las ventas, mediante la toma física de un inventario. (Díaz, 2011, p.139)

Este tipo de registro es para empresas con alta circulación de existencias donde sus detalles no son tan minuciosos, y su registro para determinar el costo se espera hasta el final y es necesario hacer una toma física de los inventarios, este sistema ofrece información detallada de cada cuenta, además de ser de fácil utilización por parte de la empresa, no obstante no permite un control detallado de cada entrada y salida de inventario. 3.1.3.8.2 Sistema de inventario permanente En este sistema, no es necesario esperar la terminación del periodo para determinar el saldo de cuenta Mercancías, pues permite llevar el control contable individual de los artículos que se compran y se venden mediante el uso de tarjetas auxiliares. Estas tarjetas permiten conocer tanto el número de artículos en existencias como su costo. (Díaz, 2011, p.146)

Este sistema permite mantener un control constante de los inventarios, al usar tarjetas kardex para llevar un registro de cada entrada y salida de mercadería. Cabe recordar que una ventaja del sistema de inventarios perpetuos es conocer en cualquier momento el valor del inventario final, sin necesidad de hacer la toma física de los inventarios.

30 3.1.3.9 NIC N° 2: Existencias En la actualidad la mayoría de las empresas a nivel mundial han implementado la normativa NIC para el manejo y el registro contable según la (NIC - Normas Internacionales de Contabilidad, p.A623) menciona al respecto del objetivo y alcance de las existencias: Objetivo El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de las existencias. Un tema fundamental en la contabilidad de las existencias es la cantidad de coste que debe reconocerse como un activo, y ser diferido hasta que los correspondientes ingresos ordinarios sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese coste, así como para el posterior reconocimiento como un gasto del ejercicio, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas de coste que se utilizan para atribuir costes a las existencias.

Alcance Esta Norma será de aplicación a todas las existencias, excepto a: a) La obra en curso, proveniente de contratos de construcción, incluyendo los contratos de servicio directamente relacionados (véase la NIC 11, Contratos de construcción); b) Los instrumentos financieros; y c) Los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola y productos agrícolas en el punto de cosecha o recolección (véase la NIC 41, Agricultura). Esta Norma no será de aplicación para la valoración de las existencias mantenidas por: a) Productores de productos agrícolas y forestales, de productos agrícolas tras la cosecha o recolección, así como de minerales y productos minerales, siempre que sean medidos por su valor neto realizable, de acuerdo con prácticas bien consolidadas en esos sectores. En el caso de que esas existencias se midan al valor neto realizable, los cambios en este valor se reconocerán en el resultado del ejercicio en que se produzcan dichos cambios.

La Norma Internacional de Contabilidad Nº 2 presenta una guía para prescribir el tratamiento contable de los inventarios, el cálculo de costos y la valoración a llevar a cabo de forma adecuada. 3.1.3.10 NIIF-PYMES Sección 13. Inventarios De acuerdo con (IFRS - International Financial Reporting Standard, 2009, p.81) menciona:

31 Alcance de esta sección 13.1. Esta sección establece los principios para el reconocimiento y medición de los inventarios. Los inventarios son activos: a) Poseídos para ser vendidos en el curso normal de las operaciones; b) En proceso de producción con vistas a esa venta; o c) En forma de materiales o suministros que se consumirán en el proceso de producción o en la prestación de servicios. 13.2. Esta sección se aplica a todos los inventarios, excepto a: a) Las obras en progreso, que surgen de contratos de construcción, incluyendo los contratos de servicios directamente relacionados. b) Los instrumentos financieros (véase la Sección 11 Instrumentos Financieros Básicos y la Sección 12 Otros Temas relacionados con los Instrumentos Financieros). c) Los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola y productos agrícolas en el d) punto de cosecha o recolección (véase la Sección 34 Actividades Especiales). 13.3. Esta sección no se aplica a la medición de los inventarios mantenidos por: a) Productores de productos agrícolas y forestales, de productos agrícolas tras la cosecha o recolección y de minerales y productos minerales, en la medida en que se midan por su valor razonable menos el costo de venta con cambios en resultados, o b) intermediarios que comercian con materias primas cotizadas, que midan sus inventarios al valor razonable menos costos de venta, con cambios en resultados.

La NIIF para PYMES sección 13 establece los principios para el reconocimiento y medición de los inventarios. Los inventarios son activos mantenidos para la venta en el curso normal de las operaciones, esta norma dicta que una entidad medirá los inventarios al importe menor entre el costo y el precio de venta estimado menos los costos de terminación y venta.

4. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 4.1 Enfoque / Tipo de investigación 4.1.1 Enfoque La presente investigación tuvo una tendencia tanto cuantitativa como cualitativa, el enfoque cuantitativo “usa la recolección de datos para probar hipótesis, con base en la medición numérica y el análisis estadístico, para establecer patrones de comportamiento y probar teorías” (Sampieri, Fernández, & Baptista, 2010, p.4). El enfoque cuantitativo fue utilizado en la tabulación de las encuestas realizadas al personal de “SURTIHOGAR” como a clientes y proveedores para evidenciar la problemática existente y el cuestionario de control interno a los empleados relacionados con el área de inventarios para determinar el nivel de confianza y riesgo. Por su parte, “el enfoque cualitativo utiliza la recolección de datos sin medición numérica para descubrir o afinar preguntas de investigación en el proceso de interpretación” (Sampieri, Fernández, & Baptista, 2010, p.7). En el desarrollo del trabajo de titulación se utilizó este enfoque al momento de levantar la información sobre los procedimientos del área de inventarios, al realizar la entrevista al propietario, además en el proceso de analizar los datos obtenidos de las encuestas, entrevistas y cuestionarios. 4.1.2 Tipo de investigación Los tipos de investigación se clasifican en cuantitativo y cualitativo; dentro del desarrollo del presente trabajo de titulación se recurrió al tipo cuantitativo que se

clasifica en

exploratoria, descriptiva y explicativa ya que tuvo mayor tendencia en el desarrollo del tema propuesto.

33 4.1.2.1

Investigación exploratoria

“En pocas ocasiones, constituyen un fin en sí mismo, más bien nos sirve para preparar el terreno, por lo general, determinan tendencias, identifican relaciones potenciales entre variables y establecen el tono de investigaciones más rigurosas” (Cortés, 2014, p.56). Se utilizó este tipo de investigación para recoger datos e información, identificar los factores que se presentan dentro de la organización e identificar los problemas que afectan al control de inventarios. 4.1.2.2 Investigación descriptiva El tipo de investigación descriptiva “Busca especificar propiedades, características y rasgos importantes de cualquier fenómeno que se analice. Describe tendencias de un grupo o población” (Hernández, Fernández & Baptista, 2010, p.80). La investigación descriptiva parte de la recolección de datos y estudia las relaciones entre las variables dentro del tema a desarrollar, en la presente investigación las principales variables son el control interno aplicado por la empresa y el personal dentro del área de inventarios a través de su estudio se pudo identificar los problemas específicos y los principales objetivos de la organización. 4.1.2.3 Investigación explicativa Estudios explicativos van más allá de la descripción de fenómenos o del establecimiento de relaciones entre conceptos, pues están dirigidos a responder a las causas de los eventos físicos o sociales. Como su nombre lo indica, su interés se centra en explicar por qué ocurre un fenómeno y en qué condiciones se da éste, o por qué dos o más variables están relacionadas. (Padilla, 2014, p.57)

Dentro de la empresa las distintas causas y efectos son los registros deficientes de las entradas y salidas de los inventarios que pueden ocasionar pérdidas o daños de la mercadería además de generar activos improductivos.

34 Mientras que la valoración poco precisa ocasiona que los inventarios no sean registrados a un valor real por lo que se desconoce la utilidad exacta, los empleados al no tener bien definidas sus funciones ocasionan horas ociosas y que no exista un responsable en caso de pérdida o daño de la mercadería, afectando al correcto desenvolvimiento, impidiendo que se cumplan los objetivos a largo plazo.

4.2 Población / Muestra La población corresponde al grupo de individuos en un área determinada, de los cuales se desea obtener información, por tanto el trabajo de investigación en la empresa “SURTIHOGAR” cuenta con una población del propietario, empleados, así como proveedores y clientes fijos con un total de 34 personas, que al ser un número inferior a cien, se considera como muestra la totalidad de la población, representado de la siguiente manera: Tabla 1 Población empresa “SURTIHOGAR” Muestra de la empresa “SURTIHOGAR” POBLACIÓN Propietario

NÚMERO 1

Empleados

Clientes fijos

Proveedores

Suman

Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

4.3 Técnicas e instrumentos de recogida de datos Los instrumentos son medios que permiten recolectar información requerida para el objeto de estudio, estos sirvieron de sustento para el posterior análisis y evaluación de cada uno de los componentes del COSO ERM.

35 4.3.1 Encuesta Es la técnica que permite la recolección de datos que proporciona los individuos de una población, o más comúnmente de una muestra de ella, para identificar sus opiniones, apreciaciones, puntos de vista, (…) mediante aplicación de cuestionarios, técnicamente diseñados para tal fin. (Niño, 2011, p.63)

La encuesta es un instrumento que se utilizó para recopilar información de acuerdo a la necesidad requerida, mediante la estructuración de una serie de preguntas, las cuales se elaboraron de forma cerrada para obtener una respuesta precisa por parte de los empleados, clientes y proveedores de la empresa “SURTIHOGAR” que fueron encuestados, cabe resaltar que esta es una técnica cuantitativa. 4.3.2 Observación Mirar es una cualidad innata en la generalidad de los individuos. En cambio observar es un proceso mental más complejo, dirigido a un fin determinado, y se requiere de un esquema de trabajo para captar las manifestaciones y los aspectos más trascendentes y significativos de un fenómeno. Esto solamente lo hacen quienes conocen los cánones de la investigación científica. (Cortés, 2014, p.77-78)

Mediante la técnica de la observación analizamos las actividades desempeñadas por los empleados de la empresa, con el propósito de identificar los procedimientos que se llevan a cabo durante el ciclo del inventario y posteriormente realizar la narrativa y los diagramas de flujo, esta técnica utilizada es cualitativa. 4.3.3 Entrevista “La entrevista es una técnica, fundamentalmente de tipo oral, basada en preguntas y respuestas entre investigador y participantes, que permite recoger las opiniones y puntos de vista de dichos participantes” (Niño, 2011, p.63). La entrevista es una técnica cualitativa que se efectuó al propietario de la empresa de manera personal, con el fin de conocer todos los problemas relacionados al área de inventarios que tiene la empresa.

36 4.3.4 Métodos para evaluar el sistema de control interno Los métodos utilizados para evaluar el sistema de control interno fueron los siguientes: 4.3.4.1 Métodos de cuestionarios El cuestionario de control interno es una herramienta que se utilizó para evaluar la eficiencia de los procedimientos del área de inventarios, donde obtuvimos las respuestas mediante entrevistas al personal que interviene en el área evaluada. 4.3.4.2 Método narrativo o descriptivo Se realizó la descripción de los procedimientos relacionados con el área de inventarios y el detalle de los principales documentos que intervienen. 4.3.4.3 Método gráfico o diagramas de flujo El diagrama de flujo permite visualizar gráficamente los principales procedimientos que se llevan a cabo en la empresa y el personal que interviene en la realización de los mismos.

4.4 Técnicas de análisis de datos Se procedió a utilizar la técnica cualitativa al realizar los respectivos análisis en base a la información recolectada tanto de las entrevistas como de la observación, con el fin de determinar las debilidades y riesgos que pueden afectar a la empresa “SURTIHOGAR” y con ello realizar las respectivas recomendaciones para minimizar la ocurrencia de las mimas. Mientras que la técnica cuantitativa fue aplicada en el análisis de los datos obtenidos por medio de las encuestas, para conocer la percepción que tienen tanto empleados, clientes y proveedores respecto al desenvolvimiento de la empresa en el ambiente laboral, lo cual permitió establecer políticas de mejora para obtener un mejor desempeño.

5. RESULTADOS 5.1 Discusión y análisis de resultados Se aplicó las técnicas e instrumentos de recogida de datos propuestos, para conocer cómo se encuentra el control interno dentro de la empresa “SURTIHOGAR” realizada a toda su población, a continuación se muestran resultados y análisis de los mismos. 5.1.1 Entrevista al propietario Pregunta Nº 1. ¿Existe una estructura orgánica y funcional (organigrama)? El organigrama no se lo ha realizado, solo se ha determinado funciones de forma verbal, no está formulado, ni estipulado, ni asentado como se debería. Pregunta Nº 2. ¿La empresa “SURTIHOGAR” cuenta con una descripción de cargos y funciones? Las funciones a cada empleado se han expresado solo de manera verbal y cada empleado cumple con una función que ha sido destinada por nosotros mismos. Pregunta Nº 3. ¿Existe una persona responsable del área de inventarios? En el área de inventarios se tiene a varias personas encargadas de recibir la mercadería, las cuales deben encargarse de revisar el estado de las mismas y pasar la información para que sea contabilizada. Pregunta Nº 4. ¿Se utiliza algún modelo para el control de inventarios? No se ha utilizado ningún modelo para controlar la mercadería, actualmente el control se realiza manualmente, se tiene que revisar cuantos productos hay para saber cuántos pedir.

38 Pregunta Nº 5 ¿Cuáles son los inconvenientes más comunes a la hora de controlar los inventarios? Muchas veces no se recibe toda la mercadería con guía, además el desorden ya que al momento de volver a revisar el inventario los productos están amontonados en un solo lugar la mayor parte y suelen dañarse, se mezcla los retiros con el stock de mercadería que hay. Hay un poco de conflicto al momento que se vuelven a vender mercaderías que han sido retiradas por falta de pago a otras personas, no se sabe a quién se ha vendido ya que no se lleva un orden especifico ya que la mercadería va en la misma bodega. Pregunta Nº 6. ¿Cómo evalúa el sistema de control interno existente “SURTIHOGAR”? El control interno hoy en día lo hemos mejorado por que anteriormente se hacía de forma manual, todo el control interno se lo hacía mediante libros, no hace mucho se implementó las guías de remisión ya que se manejan tres grupos de camiones y junto al sistema permite tener un mayor control de la mercadería, en el momento de hacer el inventario con los camiones, la guía de remisión es el único respaldo para el repartidor y encargado de bodega. Pregunta Nº 7. ¿Se registran los ingresos y salidas de mercaderías? Los ingresos de mercadería se realizan con las facturas o guías de remisión cada vez que llega mercadería de los diferentes proveedores, se ingresa la mercadería que llega al sistema, y la salida de mercadería se registra con una guía de remisión o en casos que compran directamente en el almacén se descuenta con la factura del sistema el inventario. Pregunta Nº 8. ¿Tiene destinado algún método para la valuación de inventarios? El método que se utiliza es el UEPS de hay sacamos el avaluó cuando hay una nueva alza de precios y nos regimos al nuevo precio que está en el mercado.

39 Pregunta Nº 9. ¿Cuál es la capacidad máxima de almacenamiento de inventarios? La capacidad máxima la conozco yo por que se cuántos productos se pueden tener específicamente de cada bien, independientemente no se tiene

en el sistema, porque

manejamos la bodega en nuestra propia casa, esto se lo hace diariamente se sabe la cantidad de productos que se encuentran en bodega y en eso nos basamos en realizar los pedidos. Pregunta Nº 10. ¿Qué niveles de inventarios toma en cuenta para realizar el abastecimiento de mercaderías? Los niveles de inventarios se basan en el sistema el cual dirige las cantidades que debe haber para realizar el nuevo pedido, el sistema permite visualizar el producto que se está terminando, el producto más vendido de esta manera se realiza el control, se va pidiendo de acuerdo a lo que indica el sistema. Pregunta Nº 11. ¿La empresa cuenta con políticas en cuanto a la recepción, almacenamiento, venta y entrega de mercaderías? Sí se cuenta con ciertas políticas para la recepción, venta y entrega de mercaderías las cuales son similares, aunque no las hemos comunicado adecuadamente a todos los trabajadores. Pregunta Nº 12. ¿Considera usted que el valor de los inventarios que consta en los balances es confiable? Los valores deberían ser confiables, pero al momento de ingresar una mercadería ya sea por compra o venta no está encargada una sola persona de hacer esta actividad y por eso suelen haber equivocaciones, y esto genera que existan diferencias de lo que hay en bodega con el inventario ingresado en el sistema.

40 Pregunta Nº 13. ¿Conoce usted el nivel de inventarios existente en bodega? Sí se tiene un conocimiento porque el inventario se lo maneja a diario y se lo está visualizando, a parte del sistema. Pregunta Nº 14. ¿Ha existido desabastecimiento de productos por falta de información sobre existencias? Sí habido ocasiones falta de información y no hemos tenido el producto adecuado que nos han estado solicitando. Pregunta Nº 15. ¿Existen inventarios que generan costos de almacenamiento considerable por el lapso de tiempo que han sido mantenidos en bodega? Sí ha existido en alguna ocasión un gasto pero ha sido minino, debido a que el inventario permanentemente siempre está rotando. Pregunta Nº 16. ¿Considera la depreciación y el deterioro de los activos para el cálculo del valor presente de los inventarios? Muy poco, en una ocasión con una motocicleta que en el lapso de un año no salió y toco venderla al precio de costo. Pregunta Nº 17. ¿Se realiza un conteo físico periódico de los inventarios? No, pero ha estado pensando en implementarlo con el personal de bodega.

41 5.1.2 Encuestas a empleados Tabla 2 Resultados de encuesta a empleados Resultados de encuesta a empleados N.

PREGUNTA

¿Piensa que la falta de conocimiento de las funciones y 1 objetivos a cumplir provoca tiempos ociosos?

2 ¿Existe personal fijo destinado al manejo de bodega?

¿Ha recibido capacitaciones realizadas por personal externo al de la empresa “SURTIHOGAR”?

¿Cómo calificaría el control de inventarios en la empresa 4 "SURTIHOGAR"?

¿Considera usted que existe un control, orden y cuidado adecuado en el almacenamiento de los inventarios?

¿Se puede identificar fácilmente cuál es la mercadería nueva y cuál es la mercadería retirada (de segunda mano)?

¿Piensa que existen políticas de almacenamiento para los productos nuevos y los productos retirados?

¿Existe una codificación para identificar los inventarios antiguos y los retirados de los clientes de los nuevos?

¿Conoce si las guías de remisión se realizan en el momento que se dio la venta?

¿Conoce usted si los inventarios se almacenan en orden cronológico?

¿Conoce si se aplica depreciación y deterioro a los inventarios de segunda mano?

¿Existe un nivel mínimo de inventarios para solicitar el abastecimiento?

¿Se comunica oportunamente los niveles de inventario existentes y que se requieren nuevas compras?

¿Se ha encontrado diferencias entre la toma física y las mercaderías mantenidas en el sistema de inventarios?

Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

RESPUESTA

CANT.

SÍ

66,67%

33,33%

SÍ

25,00%

75,00%

SÍ

16,67%

83,33%

ALTO

16,67%

MEDIO

58,33%

BAJO

25,00%

SÍ

25,00%

75,00%

SÍ

66,67%

33,33%

SÍ

33,33%

66,67%

SÍ

0,00%

100,00%

SÍ

41,67%

58,33%

SÍ

8,33%

91,67%

SÍ

25,00%

75,00%

SÍ

58,33%

41,67%

SÍ

33,33%

66,67%

SÍ

75,00%

25,00%

42 5.1.3 Encuestas a clientes Tabla 3 Resultados de encuesta a clientes Resultados de encuesta a clientes N.

PREGUNTA

RESPUESTA

CANT.

Buena

66,67%

Regular

33,33%

Mala

0,00%

SÍ

0,00%

100,00%

SÍ

66,67%

33,33%

SÍ

33,33%

66,67%

SÍ

66,67%

33,33%

La misma persona

16,67%

Diferentes personas

83,33%

SÍ

83,33%

16,67%

SÍ

16,67%

83,33%

SÍ

66,67%

33,33%

SÍ

66,67%

33,33%

SÍ

33,33%

66,67%

SÍ

33,33%

66,67%

La relación con los empleados de la empresa 1 “SURTIHOGAR” es:

¿Conoce si la empresa posee una descripción de cargos y funciones? ¿Ha tenido inconvenientes, demoras o retrasos al momento de adquirir algún producto en “SURTIHOGAR”?

¿Ha tenido problemas con la recepción del producto?

¿La empresa le comunica con anticipación que productos son nuevos (de fábrica) y cuáles son recuperados?

Por lo general la entrega de mercadería la realiza:

¿La persona encargada de entregar el producto verifica que el comprobante de pago coincida con el producto comprado?

¿Conoce si la empresa tiene políticas establecidas para la venta de productos?

¿Los empleados tienen información acerca de los productos que desea comprar? ¿Alguna vez por falta de información, la empresa no ha tenido los suficientes productos para cubrir su compra? ¿El valor de los productos presenta considerables cambios en un mismo periodo? ¿Alguna vez ha realizado usted alguna devolución por la calidad del producto?

Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

43 5.1.4 Encuestas a proveedores Tabla 4 Resultados de encuestas a proveedores Resultados de encuestas a proveedores N.

PREGUNTA

Cuando usted entrega los productos quien suele recibirlos:

¿Conoce si la empresa posee una descripción de cargos y funciones?

¿Ha tenido problemas con la conciliación de saldos con la empresa “SURTIHOGAR”?

¿Cuenta con una orden de compra para la entrega de sus productos? ¿La empresa “SURTIHOGAR” realiza la correspondiente verificación del número y el estado de la mercadería al momento de la entrega? ¿Conoce usted si “SURTIHOGAR” tiene políticas para la adquisición y almacenamiento de mercaderías? ¿La cantidad de compras que realiza la empresa "SURTIHOGAR" varía considerablemente de un pedido a otro? ¿Puede identificar fácilmente los productos entregados de fábrica de los retirados por los clientes?

¿Entregan los productos solicitados en las fechas establecidas?

¿Qué tiempo tarda para entregar la mercadería desde la solicitud del pedido hasta la entrega del mismo?

Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

RESPUESTA

CANT.

La misma persona

26,67%

Diferentes personas

73,33%

El gerente

0,00%

SÍ

0,00%

100,00%

SÍ

26,67%

73,33%

SÍ

0,00%

100,00%

SÍ

100,00%

0,00%

SÍ

13,33%

86,67%

SÍ

80,00%

20,00%

SÍ

60,00%

40,00%

SÍ

93,33%

6,67%

1 semana

73,33%

2 semanas

26,67%

3 semanas

6,67%

44 5.1.4.1 Descripción y análisis de resultados obtenidos Por medio de la encuesta realizada al personal de “SURTIHOGAR” se ha podido determinar que varios empleados han tenido horas improductivas por desconocer los objetivos y las responsabilidades que posee su cargo, a su vez no existe una persona fija que se encargue de controlar directamente las existencias de bodega, además varios de los empleados califican al control de inventarios como medio y piensan que el almacenamiento de los inventarios no se está manejando adecuadamente. Sumado a lo anterior se encontró que varios de los empleados desconocen la existencia de políticas para el manejo de inventarios poniendo en evidencia que la comunicación no es fluida entre las distintas áreas de la empresa, también se puede notar retrasos en la utilización de las guías de remisión y que la información del sistema contable no siempre corresponde con la realidad de la empresa. Además varios empleados desconocen que se calcule la depreciación y el deterioro a las existencias en bodega y por último la encuesta deja en evidencia las dificultadas en el control de las adquisiciones de la empresa. En la encuesta realizada a proveedores y clientes de “SURTIHOGAR” las respuestas coinciden en que la entrega y recepción de productos es realizada por diferentes miembros de la empresa evidenciando la falta de un bodeguero, además ninguno de los encuestados conoce si la empresa tiene una descripción de cargos y funciones para los empleados, también mencionan desconocer que la empresa posea políticas para el ciclo de inventarios y los clientes manifiestan que en ocasiones la empresa no ha tenido los productos requeridos. Además, los proveedores señalaron que la cantidad de productos comprados varía considerablemente de un pedido a otro y por lo general la empresa suele comunicarse con ellos cada vez que suele haber pocos productos o suelen terminarse y la falta de documentos para un control adecuado como la orden de compra.

5.2 Propuesta de intervención Dentro del presente trabajo de titulación como objetivo general se ha planteado desarrollar una propuesta para la evaluación y mejora del sistema de control interno dentro del área de inventarios para la empresa “SURTIHOGAR”, en la ciudad de Santo Domingo, año 2015. El objetivo general posee cuatro objetivos específicos que se tratarán a continuación, donde los dos primeros se refieren al levantamiento de información y la evaluación del control interno, mientras que el tercero y cuarto se centran en la mejora propuesta. 5.2.1 Levantar información de los procedimientos realizados en el área de inventarios Este objetivo corresponde a la identificación de las actividades, documentos y personal que interviene dentro de los procedimientos del área de inventarios, mediante la utilización de los diagramas de flujo y narrativa. 5.2.1.1 Estructura organizacional Actualmente la empresa no dispone de un organigrama ni de una estructura organizacional claramente definida; sin embargo, mediante la investigación de campo realizada y el análisis de los procesos y actividades de la empresa se ha logrado plasmar el siguiente organigrama.

Propietario Asesoría Contable Administración

Ventas Almacén

Ventas Móviles

Auxiliar contable

Cobranzas

Auxiliar de Cobranzas

Figura 6: Organigrama organizacional actual Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

46 5.2.1.2 Procedimientos realizados en el área de inventarios 5.2.1.2.1 Ventas al contado

PROCEDIMIENTO DE VENTAS EN EFECTIVO EN EL ALMACÉN Descripción

Act. Dcto.

Responsable

Diagrama de flujo

1. Inicio 2. Atención al cliente al momento de ingresar al almacén

Ventas almacén Administración

3. Identificar las características del producto que el cliente está buscando

Ventas almacén Administración

4. Ofrecer las distintas marcas y precios de productos existentes en percha

Ventas almacén Administración

5. Determinar si el producto solicitado por el cliente se encuentra en percha

Ventas almacén Administración

6. Ofrecer las distintas marcas y precios de productos en los catálogos

Ventas almacén Administración

7. Verificar el inventario del producto en el sistema

Ventas almacén Administración

8. Comunicar al cliente la disponibilidad del producto y descuentos

Ventas almacén Administración No

9. ¿El cliente decide llevar el producto? Sí

10. Ingresar la venta en el sistema y emitir la factura considerando el descuento 11. Recibir el pago del cliente en efectivo 12. Entregar la mercadería en el almacén o en el domicilio del cliente

Ventas almacén Administración Ventas almacén Administración

Ventas almacén Administración

13. Fin

Figura 7: Procedimiento de ventas en efectivo en el almacén Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

Tras la llegada del cliente al almacén el personal de ventas, atiende al cliente e identifica las características del producto que está buscando, ofrece las distintas marcas y precios que están a disposición en el almacén, sin embargo si el cliente desea un producto que no está en percha, se procede a indicar los catálogos.

47 Si el cliente solicita un producto del catálogo, se verifica en el sistema contable si se cuenta con el mismo, luego se comunica al cliente la disponibilidad del producto y en caso de no tenerlo el tiempo en conseguirlo, el descuento y el servicio de entrega. En caso que el cliente no decida llevar el producto se indican productos sustitutos, pero si decide llevar alguno de los productos disponibles, se emite la factura desde el sistema contable dando de baja directamente de los inventaros el producto vendido. En caso de que el cliente pague en efectivo se realiza el descuento, si el pago es con tarjeta de crédito se procede a verificar que la tarjeta tenga saldo y se procesa el “voucher" el cuál es el sustento de cobro, cabe resaltar que por el pago con tarjeta de crédito no hay descuento y posteriormente se entrega la mercadería ya sea en el almacén o en el domicilio del cliente. 5.2.1.2.2 Ventas a crédito directo PROCEDIMIENTO DE VENTAS A CRÉDITO DIRECTO EN EL ALMACÉN Descripción

Act. Dcto.

Responsable

Diagrama de flujo

1.Inicio 2. Atención al cliente al momento de ingresar al almacén

Ventas almacén Administración

3. Identificar las características del producto que el cliente está buscando

Ventas almacén Administración

4. Ofrecer las distintas marcas y precios existente en percha

Ventas almacén Administración

5. Determinar si el producto solicitado por el cliente se encuentra en percha

Ventas almacén Administración

6. Ofrecer las distintas marcas y precios en catálogo

Ventas almacén Administración

7.Verificar el inventario del producto con el sistema

Ventas almacén Administración

8. Comunicar al cliente la disponibilidad del producto y el servicio de entrega

Ventas almacén Administración No

9. ¿El cliente decide llevar el producto? Si

10. Continua

48 Descripción

Act. Dcto.

Responsable

Diagrama de flujo

11. Viene 12. Solicitar documentos para conceder el crédito al cliente

Ventas almacén Administración

13. Llenar la solicitud del crédito

Ventas almacén Administración

14. Realizar una letra de cambio al cliente por el total de la compra

Ventas almacén Administración

15. Recibir la entrada por la venta de mercadería

Ventas almacén Administración

16. Verificar el domicilio del cliente

Auxiliar Cobranzas

17. Entregar la mercadería en el almacén o en el domicilio del cliente

Ventas almacén Ventas móviles

18. Emitir la factura desde el sistema contable

Ventas almacén Administración

19. Entregar factura al cliente

Ventas almacén Administración

20. Cobro de las cuotas al cliente

Auxiliar Cobranzas

21. Fin

Figura 8: Procedimiento de ventas a crédito directo en el almacén Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

Al igual que la venta al contado el proceso es el mismo hasta que el cliente decide llevar el producto, luego de esto se procede a solicitar: copia de cédula, pago del impuesto predial y planilla de luz en caso que el cliente posea casa propia; si este no es el caso se solicita un garante. Luego de esto la empresa emite una letra de cambio por el total de la compra como respaldo, posteriormente el cliente paga la entrada del producto y se procede a verificar el domicilio. Después se realiza la entrega de la mercadería, ya sea en el almacén o en el domicilio del cliente, días después máximo hasta el 28 de cada mes se entrega la factura y se realiza el cobro de las cuotas periódicamente.

49 5.2.1.2.3 Ventas móviles PROCEDIMIENTO DE VENTAS MÓVILES Descripción

Act. Dcto.

Responsable

Diagrama de flujo

1. Inicio

2. Seleccionar los productos a transportar

3. Realizar la guía de remisión por los productos nuevos a ser transportados

Ventas móviles

Auxiliar Contable Cobranzas

4. Cargar la mercadería en el camión

Ventas móviles

5. Dirigirse hacia las zonas establecidas

Ventas móviles

6. Ubicar las carpas para la venta de los productos

Ventas móviles

7. Atención al cliente

Ventas móviles

8. Identificar las características del producto que el cliente está buscando

Ventas móviles

9. Ofrecer las distintas marcas y precios en el camión

Ventas móviles

10. Determinar si el producto solicitado por el cliente se encuentra en el camión

Ventas móviles

11. Ofrecer las distintas marcas y precios en catálogo

Ventas móviles

12. Comunicar al cliente la disponibilidad del producto y el servicio de entrega

Ventas móviles No

13. ¿El cliente decide llevar el producto? Si

14. Solicitar documentos para conceder el crédito al cliente

Ventas móviles

15. Llenar la solicitud de crédito

Ventas móviles

16. Realizar una letra de cambio al cliente por el total de la venta

Ventas móviles

17. Recibir la entrada por la venta de mercaderia

Ventas móviles

18. Verificar el domicilio del cliente

19. Continua

Ventas móviles

50 Descripción

Act. Dcto.

Responsable

Diagrama de flujo

20. Viene 21. Entregar la mercadería en las carpas o en el domicilio del cliente 22. Emitir factura desde el sistema contable

Ventas móviles

Auxiliar Contable

23. Entrega de factura al cliente

Ventas móviles

24. Cobro de las cuotas del cliente

Ventas móviles

25. Fin

Figura 9: Procedimiento de ventas móviles Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

El personal de ventas móviles selecciona la mercadería a subir en los camiones según su experiencia, luego la auxiliar contable se encarga de realizar la guía de remisión sin embargo por discordancia en los horarios de ambos puestos no siempre se realiza en ese momento, posteriormente se verifica que la mercadería a ser transportada concuerde con la registrada en la guía, mas este proceso no se realiza siempre. Luego los empleados encargados de trasladar la mercadería se dirigen a las zonas establecidas donde arman carpas para ofrecer los productos a las personas de dichas áreas, identificando el producto que están buscando, en caso que el producto que desee el cliente no se encuentra en los camiones, se muestran los catálogos para ofrecer distintas alternativas y se comunica al cliente la disponibilidad del producto y el servicio de entrega. Si el cliente decide llevar el producto se solicita el número de cédula de ciudadanía para verificar la calidad del cliente en la central de riesgos, sin embargo por las dificultades en la línea esto se realiza muy poco y cuando el cliente es frecuente o conocido por los transportistas ya no se procede a esta revisión.

51 Los pasos en adelante son los mismos que se realizan en la venta a crédito directo, con la diferencia que la verificación del domicilio del cliente se efectúa al finalizar la jornada y en ese mismo momento se entrega la mercadería. Posteriormente el vendedor efectuará los respectivos cobros periódicos de las cuotas teniendo como documento base el registro de ingreso. 5.2.1.2.4 Compra y almacenamiento PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y ALMACENAMIENTO Descripción Act. Dcto. Responsable Diagrama de flujo 1. Inicio

2. Identificar la necesidad de un producto

Ventas Móviles Propietario

3. Autorizar la compra de productos

Propietario, Administración

4. Solicitud de mercaderías a proveedores

Propietario, Administración

5. Recepción del producto solicitado junto a su respectiva factura

Auxiliar contable Cobranzas No

6. ¿El producto del proveedor cumple con la calidad y cantidad requerida?

7. Registrar las series de los productos recibidos

Auxiliar contable Cobranzas

8. Ingreso de mercadería al sistema

Ventas Almacén

9. Pago de la primera cuota al proveedor

Propietario

10. Ingreso de mercadería a bodega

11. Pago de las cuotas al proveedor

Ventas móviles

Propietario

12. Fin Figura 10: Procedimiento de compras y almacenamiento a proveedores existentes Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

52 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS A NUEVOS PROVEEDORES Descripción Act. Dcto. Responsable Diagrama de flujo 1. Inicio

2. Busqueda de proveedores

3. Solicitar cotizaciones

4. Analizar las cotizaciones

Propietario

Propietario Propietario, Administración

5. Comunicarse con el proveedor para solicitar el producto

Propietario, Administración

6. Recepción de la mercadería en bodega

Auxiliar contable Cobranzas

7. Revisión del producto recibido

Auxiliar contable Cobranzas No

8. ¿El producto recibido cumple con la calidad y cantidad requerida?

9. Registro de mercadería en el sistema contable

Ventas Almacén

10. Pago de la primera cuota al proveedor

Propietario

11. Ingreso de la mercadería a bodega

11. Pago de las cuotas al proveedor

Ventas móviles

Propietario

12. Fin

Figura 11: Procedimiento de compras y almacenamiento a nuevos proveedores Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

El proceso de compras inicia con la necesidad de algún producto, lo cual puede suceder mediante la observación en el sistema contable, pero como este no siempre refleja la realidad de los inventarios se hace la revisión física en el almacén y bodega, o por el pedido especifico de un cliente, después de este paso se seleccionan los productos que se desean comprar. Si la compra se realiza a un proveedor existente, se espera la visita periódica del mismo al almacén de la empresa o en caso de que se requiera el producto inmediatamente se contacta con el proveedor.

53 En caso que se requiera un nuevo proveedor se inicia un proceso de búsqueda, donde se solicita las distintas cotizaciones. Por lo general la empresa busca varias cotizaciones y de estas se elige un proveedor para solicitar los productos que se desea adquirir. Los proveedores hacen la entrega de la mercadería solicitada en la bodega, luego se procede a la revisión física de la mercadería entregada, se toman los números de series para que la responsable de ventas en almacén registre el ingreso de la mercadería en el sistema contable y se hace el pago de la primera cuota al proveedor. 5.2.1.2.5 Recuperación y almacenamiento de productos PROCEDIMIENTO DE RECUPERACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS Descripción Act. Dcto. Responsable Diagrama de flujo 1. Inicio

2. Cobro de las cuotas 3. Revisión de clientes con retrasos en sus pagos

4. Solicitar el pago de la cuota atrasado con la respectiva mora 5. Identificación de clientes con retrasos en tres cuotas continuas

Cobranzas

6. Envió de notificación de mora al cliente

Auxiliar cobranzas Ventas móviles

Auxiliar cobranzas Ventas móviles Cobranzas

Auxiliar cobranzas Ventas móviles No

7. ¿El cliente cancela el valor pendiente? Si

8. Revisión del estado del producto a recuperar

Auxiliar cobranzas Ventas móviles

9. Retiro de mercadería

Auxiliar cobranzas Ventas móviles

10. Transportar el producto a la bodega de la empresa

Ventas móviles

11. Recepción de productos retirados

Auxiliar contable Cobranzas

12. Continua

54 Descripción

Act. Dcto.

Responsable

Diagrama de flujo

13. Viene 14. Identificación del producto retirado con nombre y fecha del cliente

Ventas móviles

15. Reingresar en el sistema la mercadería retirada

Auxiliar contable Cobranzas

16. Registrar el deterioro de la mercadería recuperada

Auxiliar contable Cobranzas

17. Disponer el producto retirado para la venta

Auxiliar contable Cobranzas

18. Fin

Figura 12: Procedimiento de recuperación de productos y almacenamiento Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

Una vez que se entrega la mercadería, el cliente debe pagar las respectivas cuotas. El personal de cobranzas efectúa una revisión de los clientes con retrasos en sus pagos, en caso que se detecte algún cliente atrasado más de quince días en el pago de una cuota, se envía al auxiliar de cobranzas a solicitar el pago atrasado con la respectiva mora correspondiente al 0.280% de la cuota por día de retraso. En caso que el cliente se retrase tres cuotas continúas, se envía la notificación de mora al cliente para informar del posible retiro, sin embargo eso no siempre se realiza a tiempo ya que no hay un manejo adecuado de las cuentas por cobrar. Si luego de la notificación de mora, el cliente no se ha acercado a cancelar la deuda se procede al retiro del producto y se lo dispone para la venta como un producto de segundo mano. Sin embargo, en las ventas de productos recuperados no se realiza notas de crédito para dar de baja el producto, salvo en las motocicletas. Una vez retirada la mercadería, esta se almacena en bodega identificando el nombre del cliente y la fecha del retiro, se tiene como política esperar quince días para que el cliente cancele la deuda mas no siempre se cumple, en caso que el cliente no pague se procede a reingresar en el sistema contable y se calcula empíricamente el deterioro de la mercadería.

55 5.2.1.2.6 Garantía en compras PROCEDIMIENTO DE GARANTÍA EN COMPRAS Descripción Act. Dcto. Responsable

Diagrama de flujo

1. Inicio

2. Venta de producto

Ventas almacén Ventas móviles

3. Recepción de la solicitud de la garantia

Ventas almacén Ventas móviles

4. Revisión del estado del producto

Ventas almacén Ventas móviles

5. ¿La garantía cubre las averías del producto? Si

6. Resguardar el producto hasta su posterior arreglo

7. Traslado del producto averiado al proveedor 8. Arreglo del producto averiado

Ventas almacén Ventas móviles X

Ventas móviles

Proveedor

9. Entrega del producto a "SURTIHOGAR"

Proveedor

10. Entrega del producto al cliente

Ventas almacén Ventas móviles

11. Fin Figura 13: Procedimiento de garantía en compras Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

Una vez que el cliente solicita la garantía, se realiza la revisión para determinar si las averías del producto están dentro de la misma. Si se reconoce que la garantía está dentro de dichos parámetros, “SURTIHOGAR” se comunica con su proveedor para que este se encargue de reponer o arreglar el producto. Una vez reparada o repuesta la mercadería por parte del proveedor, “SURTIHOGAR” se encarga de entregar al cliente la mercadería.

56 5.2.2 Determinar los riesgos que afectan al sistema de control interno del área de inventarios de la empresa “SURTIHOGAR” 5.2.2.1 Cuestionario de control interno CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Encuestados:

Propietario, Administración, Auxiliar Contable y Ventas

Encuestadores:

Lalangui Richard, Valverde Aurora

Fecha de aplicación:

17-09-2015

N°

PREGUNTAS

SI NO

1) ENTORNO INTERNO 1 ¿Existe un organigrama organizacional? ¿Dentro de la organización se realiza una adecuada delegación 2 de autoridad? ¿Los empleados han recibido capacitaciones por personal 3 externo de la empresa?

4 ¿La empresa cuenta con un jefe de bodega? ¿Existen disposiciones escritas sobre las funciones y objetivos 5 que debe cumplir cada empleado del área de inventarios?

6 7

8 9

2) DEFINICIÓN DE OBJETIVOS ¿La empresa cuenta con misión, visión y objetivos organizacionales? ¿Existen estrategias para aumentar la rotación de inventarios a fin de evitar su deterioro? ¿Al final del periodo se evaluan los objetivos que la empresa tiene respecto a la rotación de inventarios hayan sido cumplidos? ¿La empresa tiene establecido un nivel de riesgo aceptable en cuanto a daños o pérdidas de los inventarios?

3) IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS ¿La gerencia cuenta con un programa para identificar cambios en aranceles, pérdidas de valor en el mercado entre otros eventos que pueden afectar o beneficiar a la entrada y salida de 10 inventarios? ¿Los empleados de la organización participan en la 11 identificación de dichos eventos? ¿La administración ordena dichos eventos, según el grado de 12 impacto que tendrían sobre las operaciones empresa? 4) VALORACIÓN DE RIESGOS ¿Se evalua el impacto que tiene la humedad sobre los 13 inventarios de la empresa? 14 ¿La mercadería en bodega ha cubierto siempre la demanda? ¿Nunca se ha presentado daños en la mercadería por la falta de 15 control en el almacenamiento?

OBSERVACIÓN

N°

16 17

18 19

PREGUNTAS 4) VALORACIÓN DE RIESGOS ¿"SURTIHOGAR" ha establecido un tiempo para volver a vender los productos recuperados por no pago a fin de evitar malos entendidos con los clientes? ¿Siempre se espera el tiempo establecido para volver a vender un producto recuperado? ¿Se han tomado medidas para proteger los inventarios de la empresa en caso de robo o pérdida tanto en el almacén, bodega y en las zonas donde se realizan la venta con los camiones? ¿La tecnologia tiene impacto al momento de adquirir nuevos inventarios?

5) RESPUESTA AL RIESGO ¿Se han tomado medidas para mejorar el espacio físico actual de 20 la bodega? ¿La dirección de la empresa muestra interés por el impacto de la 21 obsolecencia en los inventarios?

22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33

34 35 36 37

6) ACTIVIDADES DE CONTROL ¿La empresa cuenta con una adecuada segregación de funciones para el manejo de los inventarios? ¿La emisión de las facturas corresponde a las ventas de cada mes? ¿Se realiza un revisión detallada de los productos comprados por "SURTIHOGAR"? ¿En todos los productos recuperados y devueltos se realiza una nota de crédito? ¿"SURTIHOGAR" tiene por escrito políticas para el ciclo del inventario? ¿El almacenamiento de los inventarios ha sido organizado en orden cronológico? ¿La mercadería de segunda mano es almacenada de manera que sea fácilmente identificable? ¿La dirección de la empresa a designado personal especifico para acceder a bodega? ¿Se estima el deterioro de los productos recuperados de acuerdo a la NIC 2? ¿Se realizan inventarios selectivos de los productos de mayor valor o a su vez de menor rotación para verificar su estado? ¿La ubicación de la mercadería es adecuada a fin de evitar daños y facilitar el acceso a las personas encargadas? ¿Existe un nivel mínimo de cada uno de los productos de inventarios para solicitar el abastecimiento? 7) INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ¿La comunicación es fluida y oportuna entre los empleados relacionados al manejo de inventarios? ¿La empresa cuenta con algún sistema para el control de unidades respecto a los inventarios? ¿La información contable se encuentra debidamente organizada y respaldada? ¿Los gastos incurridos en las ventas en camiones se registran debidamente al costo del producto?

SI NO

OBSERVACIÓN

N°

38 39 40 41

42 43 44 45 46 47

PREGUNTAS 7) INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ¿Se comunica a los empleados los objetivos que tiene la empresa respecto a los inventarios? ¿Se comunica oportunamente al propietario los niveles de inventario existentes y si se requieren nuevas compras? ¿El personal de bodega es informado sobre las compras realizadas por el propietario? ¿Los saldos de los estados financieros informados a los organismos de control, no presentan errores?

SI NO

8) MONITOREO (ONGOING) ¿Se revisa que la mercadería vendida, cargada a los camiones concuerde con la guía de remisión? 0 ¿Existe una codificación para identificar los inventarios antiguos de los nuevos? 0 ¿La mercadería que consta en el sistema contable de la empresa concuerda con bodega? 0 ¿Las guías de remisión se realizan para transportar mercadería en zonas dentro y fuera de la ciudad? 1 ¿Se realizan conciliaciones mensuales de la mercadería que llevan los transportistas en los camiones? 0 ¿Todas las salidas de inventarios del almacén se encuentran debidamente autorizadas? 0 SUMAN 13

OBSERVACIÓN

1 1 1 0 1 1 34

Figura 14: Cuestionario de control interno Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

Para identificar los riesgos que mayor impacto tienen sobre las operaciones de “SURTIHOGAR” se ha realizado el cuestionario de control interno de acuerdo a los ocho componentes del COSO ERM. Cabe mencionar que se ha considerado este modelo de control interno debido al énfasis que realiza en la administración de riesgos empresariales a diferencia del COSO I. A través del cuestionario realizado al personal que interviene en el ciclo de inventarios se identifican varios aspectos que actualmente afectan al correcto desempeño en las operaciones de la empresa y para los problemas de mayor relevancia se plantearán propuestas para solucionarlos.

59 5.2.2.2 Valoración de los componentes Tabla 5 Valoración de los componentes Valoración de los componentes

NÚMERO

COMPONETES

1 2 3 4 5

PORCENTAJES VALORES VALORES DE NIVEL DE POSITIVOS NEGATIVOS CONFIANZA

TOTAL

Entorno interno

Definición de objetivos

50%

Identificación de eventos

67%

Valoración de riesgos

29%

50%

Respuesta al riesgo

Actividades de control

25%

Información y comunicación

25%

Monitoreo (ONGOING)

17%

CALIFICACIÓN TOTAL Calificación Total:

Ponderación Total:

Nivel de Confianza:

27,66%

Nivel de Riesgo:

72,34% Nivel de confianza

Bajo

15% - 50%

Medio

51% - 75%

Alto

76% - 95%

Nivel de riesgo 27,66%

Alto

85% - 95%

Medio

49% - 25%

Bajo

24% - 5%

72,34%

Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

Por medio de la valoración de las respuestas obtenidas dentro del cuestionario de control interno según el COSO ERM, se ha determinado que la empresa posee un nivel de confianza bajo que representa el 27,66% generando un nivel de riesgo alto del 72,34%, evidenciando que la empresa “SURTIHOGAR” tiene serios inconvenientes dentro del ciclo de los inventarios. Dentro de los componentes que presentaron una mayor cantidad de respuestas negativas, los cuales derivaron en factores que aumentaron el nivel de riesgo están: el entorno interno, la valoración de riesgos, las actividades de control, información y comunicación, y el monitoreo (ongoing).

60 5.2.2.3 Matriz de recomendaciones COMPONENTE

ÁREA CRÍTICA

Carece de una estructura organizacional definida. Falta de un registro que Entorno interno detalle las funciones de cada cargo. No cuenta con un bodeguero. Definición de objetivos

Deficiencia en la evaluación de los objetivos propuestos.

Identificación de eventos

Deficiencia en la organización de los eventos de mayor impacto

Valoración de riesgos

No dispone de la mercadería suficiente para cubrir la demanda del sector. Riesgo de humedad

Respuesta al riesgo

Espacio físico poco adecuado para el almacenamiento de la mercadería.

Actividades de control

Únicamente se realizan notas de créditos en la devolución de motocicletas. Falta de políticas para el área de inventarios

Información y comunicación

Poca comunicación entre las distintas áreas. Carece de un sistema de control de inventarios.

Monitoreo (ONGOING)

No todas las salidas de mercadería se encuentran respaldadas con un documento. El registro de la mercadería vendida no siempre se realiza en el tiempo oportuno.

IMPACTO

Alto

Medio

RECOMENDACIONES Implementar la descripción de cargos y funciones sugerida, con el fin de que los empleados identifiquen las líneas de autoridad de la empresa y las funciones especificas de cada cargo. Además, la empresa necesita de un empleado específico que se encargue de bodega.

Evaluar que los objetivos propuestos sean cumplidos.

Bajo

La administración de SURTIHOGAR debería identificar los eventos de mayor impacto sobre las operaciones de la empresa a fin aprovechar oportunidades o contrarrestar posibles amenazas.

Alto

Adecuar el espacio físico en bodega para que la humedad no afecte a los inventarios y disponer de un mayor número de existencias de a fin de evitar perder ventas por no contar con la mercadería.

Medio

Alto

Organizar la mercadería de acuerdo al tipo de productos ya sean nuevos, recuperados o mantenidos en garantía.

En caso de devoluciones de los clientes, la empresa deberá realizar notas de crédito para sustentar la devolución del impuesto de acuerdo al artículo 41 de la LORTI. Las políticas sugeridas a la empresa y aquellas políticas ya existentes deben darse a conocer a todos los empleados por escrito para asegurar que dichas políticas se cumplan.

Medio

Se recomienda guiarse en las líneas de autoridad indicadas en el organigrama facilitado a la empresa, para que los empleados sepan a quien deben presentar reportes. Utilizar un sistema de control de existencias de mínimos y máximos para satisfacer de manera oportuna los pedidos de los clientes.

Alto

Los documentos que autorizan las salidas de mercaderías deben ser realizados oportunamente. La auxiliar contable debe tener al día las transacciones contables realizadas por la empresa.

Figura 15: Matriz de recomendaciones Fuente: Santo Domingo. Investigación Propia. Empresa “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

61 De acuerdo con el análisis realizado a cada componente del COSO ERM se ha podido identificar las áreas críticas y su impacto dentro de las operaciones del área de inventarios de “SURTIHOGAR” y se ha planteado una serie de recomendaciones que pueden contribuir a mejorar la efectividad de la empresa. 5.2.2.4 Informe sobre la evaluación de control interno 03 de febrero de 2016 Señor: Edison Henry Benavides Pantoja Propietario de la empresa “SURTIHOGAR” Se procedió a revisar la eficiencia y eficacia de las operaciones realizadas dentro del área de inventarios, que comprende la adquisición, almacenamiento y ventas de mercaderías, además de las medidas de control que se han llevado a cabo durante el periodo 2015, los resultados de las evaluaciones y el contenido de la información suministrada por la empresa, son responsabilidad de “SURTIHOGAR”. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión y propuestas para mejorar las actividades de control desarrolladas en el área de inventarios. Nuestro trabajo se realizó de acuerdo a las normas de auditoria generalmente aceptadas, que incluyen el examen mediante pruebas de cumplimiento y evaluación a través de la aplicación de cuestionario de control interno. En nuestra opinión, dentro de la empresa “SURTIHOGAR” encontramos varias deficiencias, que se adjuntan a continuación: Atentamente:

Érika Aurora Valverde Castillo

Richard Xavier Lalangui Calva

62 

Entorno interno

Condición encontrada En el levantamiento de información se encontró que varios de los empleados no conocían los objetivos de su cargo y las funciones que debían cumplir ocasionando que realicen funciones que no correspondan a su cargo y descuiden las propias. Recomendación Implementar la descripción de cargos y funciones sugerida, con el fin de que los empleados identifiquen las funciones específicas de cada cargo. La empresa además necesita de un empleado específico que se encargue del área de bodega, para que se lleve a cabo un correcto control y funcionamiento de los inventarios de forma eficiente. 

Definición de objetivos

Condición encontrada La administración de la empresa elabora objetivos anuales y las estrategias para cumplirlos, sin embargo al final de cada periodo no se realiza una revisión de los objetivos que no han sido alcanzados ni de los motivos que causaron que estos no sean logrados, además de no comunicar al personal los resultados para evitar que se vuelvan a cometer errores. Recomendación Evaluar que los objetivos propuestos sean cumplidos y hacer un seguimiento para la determinación de las estrategias.

63 

Identificación de eventos

Condición encontrada La dirección de la empresa identifica los eventos que podrían ocurrir, sin embargo no los clasifica según el impacto que tendrían sobre la entidad ni la probabilidad de ocurrencia, lo que dificulta la respuesta a ellos. Recomendación La administración de “SURTIHOGAR” debería identificar los eventos de mayor impacto sobre las operaciones de la empresa a fin aprovechar oportunidades o contrarrestar posibles amenazas. 

Valoración de riesgos

Condición encontrada El espacio destinado para el almacenamiento de inventarios es susceptible a la humedad ocasionando que las existencias se deterioren, además el espacio disponible no permite almacenar demasiada mercadería lo que ha ocasionado la pérdida de ventas. Recomendación Adecuar el espacio físico en bodega para que la humedad no afecte a los inventarios y disponer de un mayor número de existencias de a fin de evitar perder ventas por no contar con la mercadería. 

Respuesta al riesgo

Condición encontrada Los distintos tipos de productos que ingresan a bodega no son distribuidos adecuadamente.

64 Recomendación Organizar la mercadería de acuerdo al tipo de productos ya sean nuevos, recuperados o mantenidos en garantía. 

Actividades de control

Condición encontrada La empresa no suele utilizar notas de crédito excepto en la devolución de motocicletas, lo que ocasiona que las ventas sean sobrevaloradas. Recomendaciones Realizar una nota de crédito por cada devolución de mercadería de acuerdo al art. 41 de la LORTI. Condición encontrada La mayor parte del personal del área de inventarios desconoce la existencia de políticas tanto administrativas como contables. Recomendación Las políticas sugeridas a la empresa y aquellas políticas ya existentes deben darse a conocer a todos los empleados por escrito para asegurar que dichas políticas se cumplan. 

Información y comunicación

Condición encontrada La empresa no posee una estructura organizacional bien definida, los empleados no saben con quién deben comunicarse al momento de cualquier eventualidad.

65 Recomendación Se recomienda guiarse en las líneas de autoridad indicado en el organigrama facilitado a la empresa, para que los empleados a quien deben presentar reportes. Condición encontrada La empresa no ha implementado un método de control de existencia por ende es común que suelan tener demasiadas existencias de algunos productos incrementando los costos de almacenamiento y poco stock de otros impidiendo cumplir con los pedidos de los clientes. Recomendación Utilizar un sistema de control de existencias de mínimos, máximos y críticos para satisfacer de manera oportuna los pedidos de los clientes. 

Monitoreo (Ongoing)

Condición encontrada El atraso en el registro de las operaciones contables de la empresa ocasiona que la información en el sistema no siempre sea verídica porque esta se encuentra desactualizada. Recomendación Los documentos que autorizan las salidas de mercaderías deben ser realizados oportunamente, la auxiliar contable debe tener al día las transacciones realizadas por la empresa.

66 5.2.3 Diseñar

y estructurar la gestión operativa del área de inventarios de

“SURTIHOGAR” En el siguiente objetivo se plantea una propuesta para mejorar la estructura organizacional para que los empleados conozcan las líneas de autoridad dentro de la empresa y sepan a quien recurrir en cualquier situación, se asignan cargos y funciones a cada empleado ya sea para los cargos actuales y también en caso que se requiera contratar personal en el área de inventarios, además de proponer cargos necesarios para un mejor desarrollo de las funciones. Además se establecieron políticas y se reestructuraron los procedimientos para solucionar los problemas encontrados en la observación realizada. 5.2.3.1 Propuesta de Organigrama Organizacional

Propietario

Administración

Talento Humano

Ventas

Contabilidad

Cobranzas

Ventas Móviles

Ventas Almacén

Bodega

Figura 16: Propuesta de Organigrama Organizacional Fuente: Santo Domingo. Investigación Propia. “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

5.2.3.2 Descripción de cargos y funciones Se ha desarrollado un perfil de cargo para todo el personal de la empresa y también para los cargos propuestos, además cabe mencionar que el área de contabilidad y cobranzas tienen sus respectivos auxiliares.

67 5.2.3.2.1 Propietario PERFIL DEL CARGO I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1. Nombre del cargo:

Propietario

2. Departamento / Organismo:

Ninguno

3. Reporta a:

Ninguno

4. Supervisa a:

Administración

II.REQUISITOS 1. Nivel de estudio:

----

2. Carrera:

----

3. Experiencia Laboral:

----

III. OBJETIVOS DEL CARGO Velar por el correcto funcionamiento de la empresa, establecer los objetivos, metas y estrategias, tomar las decisiones acerca de la administración y el control de los recursos de la empresa, buscar y seleccionar el personal y representar legalmente a la organización IV. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO Plantear estrategias que permitan el cumplimiento de los objetivos Realizar junto al administrador y los jefes de cada área el presupuesto de la empresa Representar legalmente la organización Autorizar la contratación de nuevo personal junto al asesoramiento del jefe de talento humano Fijar sueldos y comisiones al personal de la empresa Búsqueda y negociación con nuevos proveedores Diseñar y poner en marcha estrategias de publicidad y ventas Determinar los precios de los productos Seleccionar las nuevas líneas de productos a comprar Establecer criterios e índices para medir el desempeño del personal Revisar informes de cobranzas, ventas, garantías Autorizar y firmar los cheques emitidos por la empresa Autorizar pedidos a bodega Seleccionar los productos a exhibir en percha y en camiones Autorizar pagos al SRI, IESS y otros impuestos Reportar a organismos de control Firma de responsabilidad V. COMPETENCIAS Y HABILIDADES Saber escuchar y ser creativo Capacidad para trabajar con personas, comprender sus actitudes y motivaciones Ética y responsabilidad social Facilidad de negociación Estimular el compromiso, la participación y el compañerismo en los trabajadores Liderazgo y conducción de grupos de trabajo Conocimiento del marco legal vigente Tolerancia a trabajar bajo presión Velocidad de reacción ante sucesos imprevistos Capacidad para resolver conflictos Comunicación eficaz con todas las áreas de la empresa

Figura 17: Perfil del cargo del propietario Fuente: Santo Domingo. Investigación Propia. “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

68 5.2.3.2.2 Administración PERFIL DEL CARGO I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1. Nombre del cargo:

Administración

2. Departamento / Organismo:

Administración

3. Reporta a:

Propietario

4. Supervisa a:

Ventas - Contabilidad

II.REQUISITOS 1. Nivel de estudio:

Título de tercer nivel

2. Carrera:

Ing. Comercial o carreras afines

3. Experiencia Laboral:

Mínimo cinco años en carreras afines

III. OBJETIVOS DEL CARGO Velar por un adecuado funcionamiento de la empresa, llevando a cabo las actividades necesarias para alcanzar las metas organizacionales mediante la planificación, dirección, organización, control, optimización de recursos y una eficiente toma de decisiones IV. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO Integrar los procesos de las diferentes áreas con las estrategias planteadas por la dirección de la empresa Supervisar el trabajo y la información presentada en las áreas de la empresa Realizar acciones correctivas durante situaciones de crisis Mantener informado a los departamento las políticas, objetivos, entre otras disposiciones tomadas por el propietario Analizar e interpretar los estados financieros para la toma de decisiones Identificar y analizar cambios en el entorno que podrían afectar a la organización para aprovechar oportunidades y disminuir amenazas Presentar reportes de cartera de clientes y pago a proveedores al propietario Identificar los productos con mayor índice de rotación en ventas e informar al propietario Revisión periódica de las relaciones de cobros a clientes Revisión de cartera de crédito Realizar y asignar en concordancia con el propietario y los jefes de cada área el presupuesto de la empresa V. COMPETENCIAS Y HABILIDADES Conocimientos, métodos, técnicas y equipos necesarios para la realización de sus tareas Instrucción, experiencia y educación. Capacidad para trabajar con personas, comprender sus actitudes y motivaciones Liderar equipos de trabajo Velocidad de reacción ante sucesos imprevistos Manejar relaciones interpersonales Tolerancia a trabajar bajo presión Ética y responsabilidad social Conocimiento del marco legal vigente Facilidad de negociación Resolver conflictos individuales y colectivos Comunicación eficaz con todas las áreas de la empresa

Figura 18: Perfil del cargo de administración Fuente: Santo Domingo. Investigación Propia. “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

69 5.2.3.2.3 Ventas PERFIL DEL CARGO I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1. Nombre del cargo:

Jefe de ventas

2. Departamento/ Organismo:

Ventas

3. Jefe al que reporta:

Administración

4. Supervisa a:

Ventas Almacén, Ventas Móviles, Bodega

II.REQUISITOS 1. Nivel de estudio:

Título de tercer nivel

2. Carrera:

Ing.en Marketing o similares

3. Experiencia Laboral:

Dos años en áreas relacionadas

III. OBJETIVOS DEL CARGO Cumplir con las metas establecidas en ventas, a través de la eficiente administración del departamento, brindando un servicio de venta y postventa IV. FUNCIONES ESPÉCIFICAS DEL CARGO Motivar a los empleados al logro de las metas y la excelencia Organizar y dirigir el equipo comercial Realizar visitas y contactos telefónicos con clientes para medir su satisfacción Contactar al cliente para confirmar la recepción de la mercadería Supervisión de tareas operativas Ejecutar y controlar los planes comerciales Posicionar los productos de comercialización a nivel nacional Evaluar el desempeño de los vendedores Definir un plan de cambio y hacer que el resto de vendedores se comprometan con el mismo Realizar requisiciones de mercadería Servir de nexo entre los vendedores y el resto de la organización Preparar planes y presupuesto de ventas junto al propiestario y administrador Establecer metas y objetivos para los vendedores Cumplir con las políticas y normas de la empresa, los compromisos contraídos con los clientes y velar que el resto de vendedores los cumplan también Capacitar a los nuevos vendedores V. COMPETENCIAS Y HABILIDADES Manejo de utilitarios office Resolver conflictos individuales y colectivos Facilidad para la comunicación escrita y verbal Capacidad de liderazgo Manejar relaciones interpersonales Velocidad de reacción ante sucesos imprevistos Capacidad para trabajar con personas, comprender sus actitudes y motivaciones Estimular compromiso, participación y eltolerancia compañerismo enlas lossituaciones trabajadores Capacidadelde mantener lalacalma o demostrar aún en más difíciles y complicadas

Figura 19: Perfil del cargo del jefe de ventas Fuente: Santo Domingo. Investigación Propia. “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

70 5.2.3.2.4 Ventas Almacén PERFIL DEL CARGO I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1. Nombre del cargo:

Ventas Almacén

2. Departamento / Organismo:

Ventas

3. Reporta a:

Jefe de Ventas

4. Supervisa a:

Ninguno

II.REQUISITOS 1. Nivel de estudio:

De preferencia estudios universitarios

2. Carrera:

Ing. Comercial o afines

3. Experiencia Laboral:

Un año en el área específica

III. OBJETIVOS DEL CARGO Brindar la mejor atención al cliente y realizar el mayor número de ventas posibles dentro del almacén de la empresa IV. FUNCIONES ESPÉCIFICAS DEL CARGO Promover las ventas en el almacén Brindar atención personal y telefónica a los clientes Indicar a los clientes los productos de la empresa Asesorar técnica, comercial y promocionalmente a sus clientes. Solicitar documentos y verificar la calidad del cliente en la central de riesgos Llenar solicitudes de crédito, letras de cambio, recibos de ingresos de las ventas Receptar e ingresar toda la información del cliente previo a la facturación Realizar informes de ventas de manera mensual Realizar el proceso de matriculación de las motocicletas vendidas Ubicar los precios determinados por el propietario en los productos Entregar los documentos y reportes al departamento contable Revisar los productos que los clientes devuelven por mal funcionamiento y verificar que estos se encuentre dentro de los parámetros establecidos por la garantía de la empresa Salvaguardar los bienes de propiedad de la empresa que estén bajo su cuidado Colaborar en la distribución y/o colocación de material promocional en los locales Actuar como vínculo activo entre la Empresa y sus clientes Retroalimentar a la empresa mediante los canales adecuados (jefes de área), los eventos más relevantes que suceden en el mercado Asistir a las reuniones de trabajo Contribuir activamente a la solución de problemas V. COMPETENCIAS Y HABILIDADES Generar y cultivar relaciones con los clientes Determinar necesidades y deseos de los clientes Habilidad para cerrar la venta Tener facilidad de palabra Manejo de computación Conocimiento de todos los productos Ser auto disciplinado, o tener la capacidad de realizar algo sin necesidad de ser controlado o supervisado

Figura 20: Perfil del cargo de ventas en el almacén Fuente: Santo Domingo. Investigación Propia. “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

71 5.2.3.2.5 Ventas Móviles PERFIL DEL CARGO I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1. Nombre del cargo:

Ventas Móviles

2. Departamento/ Organismo:

Ventas

3. Reporta a:

Jefe de ventas

4. Supervisa:

Ninguno

II.REQUISITOS 1. Nivel de estudio:

Bachiller

2. Carrera:

Ninguna en específico

3. Experiencia Laboral:

Mínimo un año en cargos similares

III. OBJETIVOS DEL CARGO Realizar el mayor número de ventas en zonas lejanas de la ciudad y brindar el mejor servicio a los clientes IV. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO Subir la mercadería a los camiones Transportar la mercadería de la empresa Ubicar las carpas en las zonas establecidas Brindar atención al cliente Promover las ventas Ubicar los precios determinados por el propietario en los productos Cobrar a los clientes dentro de sus respectivas zonas de ventas Llenar las solicitudes de crédito, letras de cambio, recibos de ingresos de las ventas que realicen Entregar los documentos y reportes al departamento contable Realizar informes de ventas mensuales Recibir los pagos periódicos de los créditos a los clientes dentro de sus puntos de ventas Presentar un reporte mensual de las actividades realizadas a su jefe inmediato Retiro de productos por falta de pago Revisar los productos que los clientes devuelven por mal funcionamiento y verificar que estos se encuentre dentro de los parámetros establecidos por la garantía de la empresa Actuar como vínculo activo entre la empresa y sus clientes Retroalimentar a la empresa mediante los canales adecuados (jefes de área), los eventos más relevantes que suceden en el mercado Asistir a las reuniones de trabajo V. COMPETENCIAS Y HABILIDADES Honesto, organizado en el trabajo, proactivo, amable, gentil Generar y cultivar relaciones con los clientes Esfuerzo físico Determinar necesidades y deseos de los clientes Conocimiento de todos los productos Habilidad para cerrar la venta Tener facilidad de palabra Ser auto disciplinado, o tener la capacidad de realizar algo sin necesidad de ser controlado o supervisado

Figura 21: Perfil del cargo de ventas móviles Fuente: Santo Domingo. Investigación Propia. “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

72 5.2.3.2.6 Bodega PERFIL DEL CARGO I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1. Nombre del cargo:

Bodeguero

2. Departamento/ Organismo:

Ventas

3. Reporta a:

Ventas

4. Supervisa a:

Ninguno

II.REQUISITOS 1. Nivel de estudio:

Mínimo cuarto semestre de universidad

2. Carrera:

Ing. Comercial o afines

3. Experiencia Laboral:

Dos años en áreas relacionadas

III. OBJETIVOS DEL CARGO Resguardar y velar por el correcto almacenaje de la mercadería adquirida para los fines propios de la empresa IV. FUNCIONES ESPÉCIFICAS DEL CARGO Recibir la mercadería adquirida Tomar registro de bienes materiales que ingresan a bodega Efectuar salidas de bodega conforme a requerimientos de las autoridades superiores Archivar en orden cronológico y de manera eficiente la mercadería Velar por la conservación física de los materiales Informar al propietario sobre el nivel de existencias cuando se requiera realizar nuevas compras Aplicar el sistema de control de existencias de mínimos, máximos y críticos Revisar de manera detallada la mercadería en cuanto a cantidad y calidad Almacenar los produtos de segunda mano de forma que estos sean facilmente identificables Identificar los productos recuperados por nombre y fecha Enviar los productos al proveedor cuando se necesite cubrir la garantía Mantener registros de ingresos y salidas de cada producto Informar oportunamente a su jefe inmediato, en caso de perdidas en el ejercicio de sus funciones Mantener actualizado el inventario general de bodega, informando de este inventario trimestralmente a su jefe inmediato Firmar las respectivas facturas, acreditando con su firma la recepción de los bienes Codificar, clasificar los materiales ingresados o reingresados a bodega Realizar periódicamente inventarios físicos Asisitir a las reuniones de trabajo Contribuir activamente a la solución de problemas V. COMPETENCIAS Y HABILIDADES Manejo de sistemas computacionales específicos a su labor Ordenamiento espacial Trabajo en equipo Manejo de materiales de bodega Responsabilidad Compromiso con la empresa Esfuerzo físico

Figura 22: Perfil del cargo de bodega Fuente: Santo Domingo. Investigación Propia. “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

73 5.2.3.2.7 Talento Humano PERFIL DEL CARGO I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1. Nombre del cargo:

Talento Humano

2. Departamento/ Organismo:

Talento Humano

3. Reporta a:

Administración

4. Supervisa:

Ninguno

II.REQUISITOS 1. Nivel de estudio:

Título de tercer nivel

2. Carrera:

Ing. Administración de empresas

3. Experiencia Laboral:

Dos años de experiencia en el área de recursos humanos

III. OBJETIVOS DEL CARGO Elaborar y controlar el proceso de reclutamiento, selección, ingreso e inducción del personal, a fin de asegurar la elección de los candidatos más idóneos para los puestos de la organización, facilitando al nuevo trabajador toda la información necesaria acerca de su puesto de trabajo IV. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO Identificar las necesidades que tiene la empresa respecto a la contratación de personal Realizar la búsqueda y selección del personal necesario para los puestos de trabajo vacantes Entrevistar o preparar las pruebas de ingreso de los aspirantes Realizar el rol de pagos y beneficios sociales Supervisar y revisar los procesos de nómina a fin de garantizar el depósito oportuno de los empleados y asignados de la empresa Detectar necesidades de capacitación, cursos, talleres, entre otros Proyectar y coordinar programas de capacitación y entrenamiento para los empleados Coordinar y controlar el proceso de egreso para la desincorporación del personal, ya sea por despido, retiro voluntario o culminación de contrato Estar actualizado en todo lo referente al marco legal ecuatoriano con competencia al área laboral Asesorar y participar en la formulación de la política de personal Establecer el perfil y diseño de puestos Determinar los términos, condiciones de empleo y controlar que se cumplan los diversos aspectos legales y requisitos establecidos por la ley Mantener todos los registros necesarios concernientes al personal Entrevistar, aconsejar y ayudar a los empleados en relación con sus problemas y dificultades Incentivar la integración y buenas relaciones humanas entre el personal Realizar la evaluación del desempeño de los colaboradores Representar a la empresa ante las autoridades de Trabajo V. COMPETENCIAS Y HABILIDADES Capacidad de liderazgo Conocimiento del código de trabajo y legislación legal vigente Capacidad para trabajar con personas, comprender sus actitudes y motivaciones Facilidad para la comunicación escrita y verbal Liderazgo y conducción de grupos de trabajo Estimular el compromiso, la participación y el compañerismo en los trabajadores

Figura 23: Perfil del cargo del jefe de talento humano Fuente: Santo Domingo. Investigación Propia. “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

74 5.2.3.2.8 Contabilidad PERFIL DEL CARGO I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1. Nombre del cargo:

Contador General

2. Departamento/ Organismo:

Contabilidad

3. Reporta a:

Administración

4. Supervisa:

Auxiliar contable - Cobranzas

II.REQUISITOS 1. Nivel de estudio:

Título de tercer nivel

2. Carrera:

Ing. Contabilidad y auditoría

3. Experiencia Laboral:

Cinco años de experiencia en el área contable.

III. OBJETIVOS DEL CARGO Es responsable de la planificación, dirección, supervisión y control de las operaciones contables de la empresa, velando por mantener actualizados sus estados financieros, y cumplir con las obligaciones tributarias y las disposiciones legales emitidas por los organismos de control IV. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO Elaborar estados financieros mensuales con información oportuna y verídica Planificar y coordinar todas las funciones relacionadas con el área contable y tributaria Cumplir con los principios de contabilidad generalmente aceptados y las normas internacionales, además de las políticas de la entidad y las normas estatales vigentes Elaborar las declaraciones de impuestos nacionales y provinciales Presentar la información tributaria al SRI Revisar y firmar conciliaciones bancarias Realizar el cierre contable y la elaboración de los estados financieros anuales Elaborar los avisos de entrada y de salida de los empleados Analizar los perfiles de los aspirantes a trabajar en el área contable Realizar la glosa de los aportes personales y patronales. Mantener ordenado y actualizado el archivo de documentos contables Atender los requerimientos del SRI u alguna otra entidad referentes al ámbito contable de la entidad Digitar la información contable cuando la situación lo amerite Supervisar el trabajo del auxiliar contable Colaborar con las distintas áreas para mantener las mejores prácticas contables V. COMPETENCIAS Y HABILIDADES Razonamiento lógico Habilidad numérica Conocimiento en normas internacionales de contabilidad Conocimiento de la legislación tributaria vigente Conocimiento de las normas internacionales de información financiera Facilidad para la comunicación escrita y verbal Manejar relaciones interpersonales Capacidad de liderazgo Capacidad para trabajar con personas, comprender sus actitudes y motivaciones Capacidad de mantener la calma o demostrar tolerancia aún en las situaciones más difíciles y complicadas

Figura 24: Perfil del cargo del contador Fuente: Santo Domingo. Investigación Propia. “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

75 5.2.3.2.9 Auxiliar Contable PERFIL DEL CARGO I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1. Nombre del cargo:

Auxiliar contable

2. Departamento/ Organismo:

Contabilidad

3. Reporta a:

Contador General

4. Supervisa:

Ninguno

II.REQUISITOS 1. Nivel de estudio:

Mínimo cuarto semestre de universidad

2. Carrera:

Ing. Contabilidad y auditoría o afines

3. Experiencia Laboral:

Un año de experiencia en el área contable

III. OBJETIVOS DEL CARGO Efectuar asientos contables de las diferentes cuentas, revisando, clasificando y registrando documentos a fin de mantener actualizada la información contable de la empresa y apoyar al trabajo del contador general IV. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO Recibir, examinar clasificar y efectuar el registro contable de documentos Registrar las series de los inventarios Revisar y comparar lista de pagos, comprobantes y otros registros en las respectivas cuentas Archivar documentos contables para uso y control interno Digitar la información contable en el sistema de la empresa Realizar la guía de remisión por los productos a ser transportados Realizar el traslado de bodega en el sistema contable Realizar las conciliaciones bancarias y presentarlas al contador general Elaborar y verificar relaciones de gastos e ingresos Totalizar las cuentas de ingresos y egresos y emitir un informe de los resultados Elaborar los roles de pago de los trabajadores Cumplir con las normas y procedimientos establecidos por la empresa Mantener el orden el equipo y el sitio de trabajo Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas Realizar cualquier otra actividad a fin a su cargo que le sea asignada V. COMPETENCIAS Y HABILIDADES Razonamiento lógico Conocimiento en normas internacionales de contabilidad Conocimiento de la legislación tributaria vigente Matemática simple Capacidad para trabajar en equipo Procesamiento electrónico de datos Habilidad para seguir instrucciones orales y escritas Efectuar cálculos con rapidez y precisión Manejo de computadora

Figura 25: Perfil del cargo del auxiliar contable Fuente: Santo Domingo. Investigación Propia. “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

76 5.2.3.2.10 Cobranzas PERFIL DEL CARGO I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1. Nombre del cargo:

Jefe de cobranzas

2. Departamento/ Organismo:

Cobranzas

3. Reporta a:

Administración

4. Supervisa:

Auxiliar de cobranzas

II. REQUISITOS 1. Nivel de estudio:

Título de tercer nivel

2. Carrera:

Ing. Administración de empresas

3. Experiencia Laboral:

Dos años de experiencia en el área de cobranzas

III. OBJETIVOS DEL CARGO Aplicar y coordinar el desarrollo de estrategias de cobranzas y ejecutar acciones orientadas a incrementar la recuperación de ingresos otorgados, desarrollando una gestión de cobranzas transparente y eficiente a través del sistema informático de la empresa. IV. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO Realizar análisis de Cuentas Corrientes Entregar reportes sobre el estado de cobranza de los clientes a administración Controlar y evaluar el cumplimiento de las metas de cobranza en relación a las cuentas por cobrar Elaborar y proporcionar información estadística que se requiera para la toma de decisiones por parte de la administración Recoger, procesar y consolidar la información que se genera dentro del área de cobranzas Atender e informar a los usuarios de las cuentas pendientes tanto internos y externos. Estar actualizado en todo lo referente al marco legal ecuatoriano Ordenar la notificación y requerimiento de pago de créditos a los clientes Dirigir y supervisar las acciones de cobranza para la recuperación créditos atrasadas a los clientes Elaborar el estudio y análisis de las políticas de recaudación Mantener todos los registros necesarios concernientes a la cartera de crédito de los clientes Realizar la evaluación del desempeño de los colaboradores Facilitar los documentos requeridos por el área de contabilidad Asistir a las reuniones de trabajo V. COMPETENCIAS Y HABILIDADES Integridad y responsabilidad Capacidad para trabajar con personas, comprender sus actitudes y motivaciones Facilidad para la comunicación escrita y verbal Liderazgo y conducción de grupos de trabajo Estimular el compromiso, la participación y el compañerismo en los trabajadores Servicio al cliente Orientación a los resultados Credibilidad Prevención y solución de problemas Tolerancia a trabajar bajo presión Figura 26: Perfil del cargo del jefe de cobranzas

Fuente: Santo Domingo. Investigación Propia. “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

5.2.3.2.11 Auxiliar de cobranzas PERFIL DEL CARGO I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1. Nombre del cargo:

Auxiliar de cobranzas

2. Departamento/ Organismo:

Cobranzas

3. Reporta a:

Jefe de cobranzas

4. Supervisa:

Ninguno

II. REQUISITOS 1. Nivel de estudio:

Bachiller

2. Carrera:

Ninguna en específico

3. Experiencia Laboral:

Mínimo dos años en cargos similares

III. OBJETIVOS DEL CARGO Ayudar al cumplimiento de las metas del área de cobranzas mediante la recuperación de la cartera de crédito, informar a los clientes de sus pagos pendientes, la fecha de vencimiento de dichos pagos y el cobro de clientes morosos IV. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO Verificar el domicilio del cliente, una vez sea concedido el crédito Búsqueda de clientes con retrasos en sus pagos Entrega de notificación de mora a clientes Entrar en contacto con los clientes a y discutir con ellos varias vías para pagar sus deudas Llegar a acuerdos con los clientes para que el fin de generar los pagos correspondientes Realizar el cobro eficiente de los pagos atrasados de clientes En caso de no pago enviar la notificación de retiro al cliente Revisar en que estado está el producto a recuperar Entregar reportes sobre el estado de cobranza de los clientes a su jefe inmediato Entrega de documentos varios (registro de ingresos, notificación de cobro) al jefe de cobranzas Apoyo parcial en operaciones de oficina Presentar todos los registros necesarios concernientes a la cartera de crédito de los clientes Elaborar reportes de actividades diarias Revisión diaria del vehículo asignado (estado, combustible, aceite, etc.) Cuidado y mantenimiento del vehículo asignado V. COMPETENCIAS Y HABILIDADES Integridad y responsabilidad Honesto y confiable Trabajo en equipo Facilidad para la comunicación escrita y verbal Servicio al cliente Orientación a los resultados Manejo básico del computador y de paquete Office Conocimiento de rutas Licencia de conducir tipo A Tolerancia a trabajar bajo presión Figura 27: Perfil del cargo del auxiliar de cobranzas

Fuente: Santo Domingo. Investigación Propia. “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

5.2.3.3 Propuesta de políticas administrativas y contables Dentro del objetivo tres del presente trabajo de titulación se ha diseñado una serie de políticas administrativas y contables para el área de inventarios alineadas con los objetivos que tiene la empresa para que sean aplicadas por la dirección y todo el personal de la empresa. 5.2.3.3.1 Políticas para el área de administración 

La misión, la visión, objetivos y el organigrama de “SURTIHOGAR” deben ser accesibles para todos los empleados.



La administración de la empresa debe entregar a cada empleado la guía de procedimientos.



Al final del año deben evaluarse el cumplimiento de los objetivos propuestos en dicho periodo.



La administración debe realizar una revisión mensual de las solicitudes de crédito.



La chequera solo debe utilizarse únicamente para fines de la empresa.



Realizar un promedio de la mercadería con mayor rotación para seleccionar los productos que serán exhibidos en el almacén y trasladados en los camiones.

5.2.3.3.2 Políticas generales para el personal Aunque la empresa posee ciertas políticas administrativas y contables, estas no se encuentran claramente definidas y no siempre son comunicadas ni entendidas por el personal de la empresa además estas se han dado de forma verbal ocasionando que no todos conozcan la existencia de dichas políticas, por ende hemos desarrollado una serie de políticas que involucran al ciclo de inventarios, a fin de que los empleados cumplan las reglas y directrices que se espera de ellos.

79 Adicionalmente a las normas obligatorias establecidas en el código de trabajo los empleados deberán cumplir: 

Durante la jornada laboral los empleados no deberán dedicarse a otras actividades que perjudiquen al normal cumplimiento de sus funciones.



Los empleados deben presentarse de manera pulcra a su trabajo.



En caso de ausencia por calamidad el empleado debe informar al jefe inmediato para justificar dicha falta, ya que en caso de tener tres faltas injustificadas el empleado será removido de su cargo.



Brindar un trato amable a clientes, proveedores y compañeros de trabajo.



Los empleados deben cumplir con las funciones escritas en la guía de procedimientos de su respectivo cargo.



Los empleados no podrán llevar fuera de la empresa información confidencial, suministros, equipos o inventarios de la empresa sin autorización de la administración.



En caso de tener que ausentarse del trabajo por motivos urgentes los empleados deben pedir con anticipación permiso a su respectivo jefe de área.



El área laboral debe permanecer limpia y ordenada.

5.2.3.3.3 Políticas para el ciclo del inventario Ventas 

No se debe aprobar un crédito sin antes realizar el respectivo análisis del cliente.



No se debe otorgar crédito a los clientes que anteriormente no hayan cumplido con los pagos a “SURTIHOGAR”.



Mantener actualizada la lista de precios de los productos que comercializa la empresa e informar las variaciones en los precios a todos los vendedores.

80 

Solo se debe receptar devoluciones por daños en la mercadería que estén dentro de las garantías que otorgan los proveedores a la empresa.



Al momento de recuperar un producto se debe esperar un plazo de quince días para nuevamente colocarlo a la venta.



Los encargados de ventas móviles deben llenar el registro de ingresos cuando realicen una venta a contado o una solicitud de crédito en caso de una venta a crédito.



Los empleados de ventas móviles deben entregar oportunamente el registro de ingresos o la solicitud de crédito al área de facturación para que esta emita la respectiva factura o guía de remisión cuando la situación lo amerite.



Los empleados encargados de ventas móviles deben solicitar con anticipación el documento que autorice la salida de mercadería en caso que la misma fuese retirada en horas no laborables de la encargada de facturación.



Los empleados deben responder en aquellos casos que por negligencia causen daños a los bienes de propiedad de “SURTIHOGAR”.



No usar los bienes de la empresa para actividades distintas a los fines de la empresa.



Al momento de subir la mercadería a los camiones se debe verificar que esta concuerde con la guía de remisión.

Compras 

Solicitar un mínimo de tres cotizaciones en la búsqueda de un nuevo proveedor.



En caso de que un proveedor reponga un producto nuevo debe solicitarse una factura que sustente está reposición.



Actualizar constantemente la información de los proveedores.



Enviar al proveedor por correo electrónico la orden de compra debidamente autorizada.



Comprobar que la mercadería recibida este de acuerdo con la orden de compra.

81 

Una vez constatada la mercadería esta debe ser ingresada inmediatamente al sistema y almacenada.



Se debe informar ya sea al administrador o propietario cuando se requiera un nuevo pedido.



Se debe utilizar el control de existencias para determinar el abastecimiento de inventarios.

Almacenamiento 

Un solo empleado no debe encargarse de la custodia física y al mismo tiempo del registro de un activo.



Toda compra y venta de mercadería debe estar respaldada por su respectiva guía de remisión o factura.



La mercadería debe ser ordenada a fin de evitar daños, robos y facilitar el acceso al personal autorizado.



La mercadería debe ser codificada cronológicamente.



El bodeguero debe realizar cada mes inventarios selectivos a fin de verificar el estado de la mercadería almacenada.



El bodeguero debe ser informado de las compras realizadas.



Realizar una constatación mensual de la mercadería que se cuenta en bodega, almacén y en los camiones con el fin de verificar el número de unidades reales en el sistema.



Solo personal autorizado debe acceder a bodega.



Toda entrada y salida de la bodega de la empresa debe estar justificada con su respectiva requisición de compras y mercaderías.



La mercadería que ingresa a bodega será almacenada en diferentes áreas dependiendo si se trata de productos nuevos, productos recuperados y productos mantenidos en garantía.

82 

La distribución del espacio en el área de almacenamiento estará en concordancia con la rotación de inventarios de cada área.

5.2.3.3.4 Políticas para el área contable 

No deben existir retrasos en el registro de la información.



El método de valoración de inventarios que se utilizara únicamente será el promedio



El registro de los inventarios se realizará de acuerdo a la NIC 2.



Se debe conciliar los saldos en libros con los respectivos inventarios físicos mensualmente.



El acceso de cada usuario al sistema contable debe ser único.



Todo registro en el sistema contable deberá tener el documento físico que lo sustente.



Todos los registros se realizaran de manera precisa.

83 5.2.3.4 Propuesta de procedimientos 5.2.3.4.1 Ventas al contado PROCEDIMIENTO DE VENTAS EN EFECTIVO EN EL ALMACÉN Descripción

Act. Dcto.

Responsable

Diagrama de flujo

1.Inicio 2. Atención al cliente al momento de ingresar al almacén

Ventas almacén

3. Identificar las características del producto que el cliente está buscando

Ventas almacén

4. Ofrecer las distintas marcas y precios de productos existentes en percha

Ventas almacén

5. Determinar si el producto solicitado por el cliente se encuentra en percha

Ventas almacén

6. Ofrecer las distintas marcas y precios de productos en los catálogos

Ventas almacén

7. Verificar el inventario del producto en el sistema

Ventas almacén

8. Comunicar al cliente la disponibilidad del producto y descuentos

Ventas almacén No

9. ¿El cliente decide llevar el producto? Sí

10. Ingresar la venta en el sistema y emitir la factura considerando el descuento

Auxiliar contable

11. Recibir el pago del cliente en efectivo

Ventas almacén

12. Emitir requisición de mercadería a bodega

Ventas

13. Entregar la mercadería en el almacén o en el domicilio del cliente

Ventas almacén Ventas móviles

14. Contactar al cliente para confirmar la recepción de mercadería

Ventas

15. Fin Figura 28: Procedimiento reestructurado de ventas en efectivo en el almacén Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

84 El principal problema que se evidencia en este procedimiento es la intervención por parte de la administradora en muchos de los pasos, lo cual dificulta el cumplimiento de sus propias funciones, además que la persona encargada de ventas en almacén realiza la emisión de la factura, para solucionar esto se sugiere que el vendedor se encargue de todos los pasos excepto del registro que debe estar a cargo de contabilidad. Además para mejorar el control interno es recomendable que el jefe de ventas emita un documento que sustente el requerimiento de los productos con una “requisición de mercaderías” y entregue una copia del documento, posteriormente cuando se realizan entregas en el domicilio del cliente es recomendable comunicarse con el mismo para verificar el arribo de la mercadería y conocer el nivel de satisfacción del cliente. 5.2.3.4.2 Ventas a crédito directo PROCEDIMIENTO DE VENTAS A CRÉDITO DIRECTO EN EL ALMACÉN Descripción

Act. Dcto.

Responsable

Diagrama de flujo

1. Inicio 2. Atención al cliente al momento de ingresar al almacén

Ventas almacén

3. Identificar las características del producto que el cliente está buscando

Ventas almacén

4. Ofrecer las distintas marcas y precios existente en percha

Ventas almacén

5. Determinar si el producto solicitado por el cliente se encuentra en percha

Ventas almacén

6. Ofrecer las distintas marcas y precios en catálogo

Ventas almacén

7. Verificar el inventario del producto con el sistema

Ventas almacén

8. Comunicar al cliente la disponibilidad del producto y el servicio de entrega

Ventas almacén No

9. ¿El cliente decide llevar el producto? Si

10. Continua

Descripción

Act. Dcto.

Responsable

Diagrama de flujo

11. Viene 12. Solicitar documentos para conceder el crédito al cliente 13. Revisar el estado del cliente en el sistema y en la central de riesgos

Ventas almacén

14. Llenar la solicitud del crédito

Ventas almacén

15. Realizar una letra de cambio al cliente por el total de la compra

Ventas almacén

16. Recibir la entrada por la venta de mercadería

Ventas almacén

17. Verificar el domicilio del cliente

Auxiliar de Cobranzas

18. Emitir requisición de mercadería a bodega

Ventas

19. Entregar la mercadería en el almacén o en el domicilio del cliente

Ventas almacén Ventas móviles

20. Contactar al cliente para confirmar la recepción de mercadería

Ventas

21. Emitir la factura desde el sistema contable

Auxiliar contable

22. Entrega de factura al cliente

Ventas almacén Ventas móviles

23. Cobro de las cuotas al cliente

Auxiliar cobranzas

24. Fin

Figura 29: Procedimiento reestructurado de ventas a crédito en el almacén Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

Es recomendable que las actividades realizadas en este procedimiento estén acorde a la descripción de cargos y funciones facilitada a la empresa, así mismo se debe revisar adecuadamente la calidad de los clientes a los cuales se les va a conceder créditos, tanto en el sistema para verificar que no tenga deudas anteriores con la empresa y en la central de riesgos, para evitar tener problemas de cartera morosa, sumando la emisión de requisiciones de mercadería por cada venta y el contacto posterior con el cliente.

86 5.2.3.4.3 Ventas móviles

PROCEDIMIENTO DE VENTAS MÓVILES Descripción

Act. Dcto.

Responsable

Diagrama de flujo

1. Inicio

2. Seleccionar los productos a transportar

Propietario

3. Emitir requisición de mercaderias a bodega

Ventas

4. Realizar la guía de remisión por los productos nuevos a ser transportados

Auxiliar contable

5. Verificar la mercadería a subir en los camiones

Bodeguero

6. Cargar la mercadería en el camión

7. Realizar el traslado de bodega en el sistema contable

Ventas móviles

Auxiliar contable

8. Dirigirse hacia la ruta de ventas establecida

Ventas móviles

9. Ubicar las carpas para la venta de los productos

Ventas móviles

10. Atención al cliente

Ventas móviles

11. Identificar las características del producto que el cliente está buscando

Ventas móviles

12. Ofrecer las distintas marcas y precios en el camión

Ventas móviles

13. Identificar si el producto que el cliente solicita se encuentra en el camión

Ventas móviles

14. Ofrecer las distintas marcas y precios en catálogo

Ventas móviles

15. Comunicar al cliente la disponibilidad del producto y el servicio de entrega

Ventas móviles No

16. ¿El cliente decide llevar el producto? Si

17. Solicitar documentos para verificar la calidad del cliente 18. Revisar el estado del cliente en el sistema y en la central de riesgos 19. Solicitar documentos para conceder el crédito al cliente 20. Continua

Ventas móviles

Ventas almacén

Ventas móviles

Descripción

Act. Dcto.

Responsable

Diagrama de flujo

21. Viene

20. Llenar la solicitud del crédito

Ventas móviles

21. Realizar una letra de cambio al cliente por el total de la venta

Ventas móviles

22. Recibir la entrada por la venta de mercaderia

Ventas móviles

23. Verificar el domicilio del cliente

Ventas móviles

24. Entregar la mercadería en las carpas o en el domicilio del cliente

Ventas móviles

25. Contactar al cliente para confirmar la recepción de mercadería

Ventas

26. Emitir la factura desde el sistema contable

Auxiliar contable

27. Entregar la factura al cliente

Ventas móviles

28. Cobro de las cuotas del cliente

Ventas móviles

29. Fin

Figura 30: Procedimiento reestructurado de ventas móviles Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

La selección de productos a ofertar en los camiones de la empresa se realiza empíricamente según el criterio de los vendedores, el cual muchas veces no es certero y sumado a que en ciertas ocasiones no se realizan las guías de remisión se dificulta considerablemente el control en la mercadería transportada, por ende recomendamos identificar los productos con mayor índice de rotación en ventas móviles para establecer un estándar de los productos a ser vendidos, tomando en cuenta las ventas en cada zona. Además de mejorar el registro de las salidas de mercaderías elaborando guías de remisión, requisición de mercadería y realizando los traslados de bodega a tiempo, permitirá que la información en el sistema contable sea exacta y el control en bodega sea más adecuado.

88 Cabe resaltar que los vendedores siempre deberán comunicarse con el encargado de revisar la calidad del cliente antes de otorgar el crédito. 5.2.3.4.4 Compras y almacenamiento PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y ALMACENAMIENTO Descripción Act. Dcto. Responsable Diagrama de flujo 1. Inicio

2. Identificar la necesidad de un producto

Bodeguero

3. Realizar el requerimiento de compras y enviarlo a administración

Bodeguero

4. Revisar y autorizar el requerimiento de compras

Propietario

5. Realizar orden de compra y enviarla al proveedor

Auxiar contable

6. Recepción del producto solicitado junto a su respectiva factura

Bodeguero

7. Revisión detallada del producto con la orden de compra

Bodeguero No

8. ¿El producto del proveedor cumple con la calidad y cantidad requerida?

9. Entregar la factura y la orden de compra a contabilidad

Bodeguero

10. Registro de mercadería en el sistema contable

Auxiliar contable

11. Pago de la primera cuota al proveedor

Auxiliar contable

12. Ingreso de mercadería a bodega

Bodeguero

13. Ordenar la mercadería recibida en el área respectiva

Bodeguero

14. Pago de las cuotas al proveedor

Auxiliar contable

15. Fin Figura 31: Procedimiento reestructurado de compras a proveedores existentes y almacenamiento Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “SURTIHOGAR”. Lalangui, R., Valverde, E.

89 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS A NUEVOS PROVEEDORES Y ALMACENAMIENTO Descripción Act. Dcto. Responsable Diagrama de flujo 1. Inicio

2. Busqueda de proveedores

3. Solicitar cotizaciones

Propietario

4. Analizar y seleccionar la o las cotizaciones

Propietario

5. Realizar el requerimiento de compras y enviarlo a administración

Bodeguero

6. Revisar y autorizar el requerimiento de compras

Propietario

7. Realizar orden de compra y enviarla al proveedor

Bodeguero

8. Comunicarse con el proveedor para solicitar el producto

Propietario

9. Recepción del producto solicitado junto a su respectiva factura

Bodeguero

10. Revisión detallada del producto con la orden de compra

Bodeguero No

11. ¿El producto recibido cumple con la calidad y cantidad requerida?

12. Entregar la factura y una copia de la orden de compra a contabilidad

Bodeguero

13. Registro de mercadería en el sistema contable

Auxiliar contable

14. Pago de la primera cuota al proveedor

Auxiliar contable

15. Ingreso de mercadería a bodega

Bodeguero

16. Ordenar la mercadería recibida en el área respectiva

Bodeguero

17. Pago de las cuotas al proveedor

Auxiliar contable

18. Fin

Figura 32: Procedimiento reestructurado de compras a nuevos proveedores y almacenamiento Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

En el proceso de compras tanto a proveedores existentes como a nuevos, se sugiere que el bodeguero sea el encargado de identificar la necesidad de un producto debido que es él quien tiene contacto directo con las existencias de la empresa.

90 Luego de identificar los productos requeridos el bodeguero elabora un requerimiento de compras para informar al propietario, el cual procede a autorizar la elaboración de la orden de compra y luego se envía a los proveedores. Al momento de recibir la mercadería, se revisa que esté de acuerdo a la orden de compra y se envía esta junto a la factura para su posterior registro, además de ordenar la mercadería en bodega de acuerdo al área respectiva. 5.2.3.4.5 Recuperación de productos y almacenamiento

PROCEDIMIENTO DE RECUPERACIÓN DE PRODUCTOS Y ALMACENAMIENTO Descripción

Act. Dcto.

Responsable

Diagrama de flujo

1. Inicio

2. Cobro de las cuotas 3. Revisión de los clientes retrasados en sus pagos

4. Solicitar el pago de la cuota atrasado con la respectiva notificación de mora 5. Atraso del cliente en el pago de tres cuotas contínuas

Cobranzas

6. Envió de notificación de retiro al cliente

Auxiliar cobranzas Ventas móviles

Auxiliar cobranzas Ventas móviles Cliente

Auxiliar cobranzas Ventas móviles No

7. ¿El cliente cancela el valor pendiente? Si

8. Revisión del estado del producto a recuperar

Auxiliar cobranzas Ventas móviles

9. Retiro de mercadería

Auxiliar cobranzas Ventas móviles

10. Transportar el producto a la bodega de la empresa 11. Recepción de productos retirados 12. Resguardar el producto sin disponerlo para la venta durante 15 días 13. Reingresar en el sistema la mercadería retirada 14. Continua

Auxiliar cobranzas Ventas móviles

Bodeguero

Auxiliar contable

91 Descripción

Act. Dcto.

Responsable

Diagrama de flujo

15. Viene

16. Establecer el deterioro del producto

Auxiliar contable

17. Identificación del producto retirado con nombre y fecha del comprador

Bodeguero

18. Ingresar la mercadería recibida en el área respectiva

Bodeguero

19. Disponer mercadería recuperado para la venta

Bodeguero

20. Fin

Figura 33: Procedimiento reestructurado de recuperación de productos y almacenamiento Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

En la actualidad “SURTIHOGAR” utiliza la notificación de mora cuando el cliente se ha retrasado en el pago de tres cuotas continuas, sin embargo este procedimiento es inadecuado debido a que la notificación de mora debería enviarse enseguida que se presente un retraso en sus pagos y al momento que el cliente se haya retrasado en el pago de tres cuotas continuas se recomienda que se utilice un documento para justificar el retiro y el reingreso del producto a bodega. La contratación de un contador de planta facilitará la elaboración de notas de crédito y un cálculo del deterioro de acuerdo a la normativa, para almacenar la mercadería en bodega se deber ordenarla según el área respectiva. Cabe mencionar que en la recuperación de productos no se realizan notas de crédito lo cual ocasiona que la empresa pague por segunda vez el impuesto al valor agregado y se sobrevalora el impuesto a la renta.

92 5.2.3.4.6 Garantías en compras

PROCEDIMIENTO DE GARANTÍA EN COMPRAS Descripción Act. Dcto. Responsable

Diagrama de flujo

1. Inicio

2. Recepción de la solicitud de la garantia

3. Revisión del estado del producto

Ventas almacén Ventas móviles Ventas almacén Ventas móviles

4. ¿La garantía cubre las averías del producto? Si

5. Resguardar el producto hasta su posterior arreglo

Bodeguero

6. Elaborar el documento de entradas por garantías

Bodeguero

7. Traslado del producto averiado al proveedor

Ventas móviles

8. Arreglo del producto averiado

Proveedor

9. Entrega del producto a "SURTIHOGAR"

Proveedor

10. Entrega del producto al cliente

Ventas almacén Ventas móviles

11. Fin

Figura 34: Procedimiento reestructurado de garantías Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “SURTIHOGAR”. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

Como medida de control interno la empresa podría utilizar los documentos de “ingreso de productos en garantía” y tener un registro de las garantías solicitadas en durante el año, para poder medir el índice de entradas por garantías.

93 5.2.4 Elaborar documentos e indicadores operativos que contribuyan a mejorar el control interno en el área de inventarios 5.2.4.1 Documentos Los documentos han sido diseñados con el fin de contribuir al área de los inventarios para tener respaldos documentados de los procesos realizados. 5.2.4.1.1 Orden de compra La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. Se trata de una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura por la compra de las mercancías, a continuación se propone el formato de la orden de compra.

"SURTIHOGAR" Benavides Pantoja Edison Henry Persona natural obligada a llevar contabilidad Via. Chone Km. 1½ y abraham calazacon Proveedor: Ruc: Dirección: Telefono: Fecha de envio: Fecha de recepción: Cant. Descripción Marca Modelo

Ruc: 118997206001

ORDEN DE COMPRA Número: P. Unit.

TOTAL OBSERVACIÓN: Entregar en:

Nombre del responsable:

Fecha de recepción:

Firma del responsable:

Figura 35: Documento de orden de compra Fuente: Santo Domingo. Investigación propia. Lalangui, R., Valverde, E. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

P. Total

94 La orden de compra debe contener: 

El nombre impreso, la dirección y el número de RUC de “SURTIHOGAR”.



El numeración en serie de la orden a fin mantener un control sobre su uso.



El nombre, RUC, dirección y teléfono del proveedor.



La fecha de envió de la orden de compra y la fecha que se necesita la mercadería.



La cantidad, descripción, marca, modelo y precios de los productos requeridos, y



La firma del responsable de elaborar la orden de compra y la fecha en la que se recibió la mercadería junto a la firma del proveedor.

5.2.4.1.2 Requisición de compras Una requisición de compra es un documento utilizado internamente por una empresa, para informar al departamento de compras necesidad la necesidad de productos o materiales. Estos son los documentos que se utilizan para realizar el seguimiento del movimiento de materiales y el inventario antes de que se envíe al comprador.

"SURTIHOGAR" Benavides Pantoja Edison Henry Nombre del solicitante: Fecha: Posible proveedor: Fecha de entrega requerida: Cant. Descripción

REQUISICIÓN DE COMPRA Marca

Número: Modelo

OBSERVACIÓN SOLICITANTE:

Figura 36: Documento de requisición de compras Fuente: Santo Domingo. Investigación propia. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

AUTORIZACIÓN:

Serie

95 La requisición de compras debe contener: 

El número de requisición.



El nombre del departamento o persona que solicita en este caso es el bodeguero



La fecha de envió de la requisición de compra y la fecha que se necesita la mercadería.



El posible proveedor



La cantidad, descripción, marca, modelo y precio de los productos requeridos, y



Las firmas del solicitante (el bodeguero), y la firma de autorización (el propietario)

5.2.4.1.3 Requisición de mercaderías La requisición de mercaderías es un documento de uso interno que sirve para solicitar materiales de un departamento o una sucursal a la matriz, en el siguiente trabajo se utilizará para llevar un control de las mercadería solicitadas por las áreas de ventas y ventas móviles.

"SURTIHOGAR" Benavides Pantoja Edison Henry Departamento que solicita: Fecha de pedido: Fecha de entrega requerida: Cant. Descripción

REQUISICIÓN DE MERCADERIAS Marca

NÚMERO: Modelo

OBSERVACIÓN Elaborado por:

Figura 37: Documento de requisición de mercadería Fuente: Santo Domingo. Investigación propia. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

Recibido por:

Nº Serie

96 La requisición de mercaderías debe contener: 

El número de requisición.



El nombre del departamento o persona que solicita en este caso son las áreas de ventas o ventas móviles



La fecha de envió de la requisición de mercaderías y la fecha en la que desea que lleguen las mercadería.



La cantidad, descripción, marca y modelo de los productos requeridos, y



Las firmas del solicitante y del receptor de las mercaderías.

5.2.4.1.4 Solicitud de devolución/ cambio La solicitud de devolución se procede a llenar cuando el producto adquirido a los proveedores de la empresa presenta algún daño físico externo, este documento de uso interno se utiliza para mantener un adecuado control y registro del número de productos devueltos o cambiados por los proveedores.

"SURTIHOGAR"

Ruc: 118997206001

Benavides Pantoja Edison Henry Persona natural obligada a llevar contabilidad Proveedor: Dirección:

Telefono:

Nº Factura: Cambio:

Fecha de recepción: Devolución:

Cant.

Ruc: 118997206001 SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN/ CAMBIO

Ruc:

Descripción

Marca

Módelo

Núme ro: Precio Crédito adeudado

TOTAL Mótivo de la devolución:

Figura 38: Documento de solicitud de devolución/ cambio Fuente: Santo Domingo. Investigación propia. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

97 La solicitud de devolución/ cambio debe contener: 

El nombre impreso de “SURTIHOGAR” y la numeración en serie del documento.



El nombre, RUC, dirección y teléfono del proveedor.



El número de factura en la que se vendió la mercadería devuelta



La fecha de envió de la solicitud de devolución / cambio al proveedor.



La identificación si se requiere un cambio o devolución de mercadería y el motivo.



La cantidad, descripción, marca, modelo y precio de los productos devueltos y en caso de ser una devolución el crédito adeudado al proveedor.

5.2.4.1.5 Entradas de Garantía La entrada de garantía es un documento de uso interno elaborado con el fin de mejorar el control de aquellos productos defectuosos que los clientes devuelven para solicitar la garantía, cuyo proceso inicia desde que la mercadería entra en la bodega de la empresa hasta que son cambiados por los proveedores y finalmente entregados a los clientes. "SURTIHOGAR" Benavides Pantoja Edison Henry Clie nte : Dire cción: Te le fono: Fe cha: Núme ro de factura: Cant. Descripción

ENTRADAS DE GARANTÍA Marca

NÚMERO: Modelo

Observación

RECIBIDO POR:

Figura 39: Documento de entradas de garantía Fuente: Santo Domingo. Investigación propia. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

ENTREGADO POR:

N. Serie

98 La entrada de garantía debe contener: 

El nombre impreso de “SURTIHOGAR” y la numeración en serie del documento.



El nombre, dirección y teléfono del cliente.



El número de factura en la que se vendió la mercadería en garantía



La fecha en la que el cliente solicito la garantía



La cantidad, descripción, marca, modelo y número de serie de los productos.



La firma del bodeguero y del cliente.

5.2.4.1.6 Entrada de productos recuperados La entrada de productos recuperados es un documento de uso interno elaborado por “SURTIHOGAR” con el fin de mantener un control interno sobre los productos que son recuperados por la falta de pago de los clientes de la empresa, se utilizará este documento para mantener un adecuado registro del número de productos retirados a los clientes.

"SURTIHOGAR" Benavides Pantoja Edison Henry Clie nte Dire cción Te le fono: Fe cha: Núme ro de factura Cant. Descripción

ENTRADA PRODUCTOS RECUPERADOS Marca

NÚMERO: Modelo

Observación RECIBIDO POR:

ENTREGADO POR:

Figura 40: Documento de entrada de productos recuperados Fuente: Santo Domingo. Investigación propia. Elaborado por: Lalangui, R., Valverde, E.

N. Serie

99 La entrada de garantía debe contener: 

El nombre impreso de “SURTIHOGAR”



El numeración en serie



El nombre, dirección y teléfono del cliente.



El número de factura en la que se vendió la mercadería retirada.



La fecha en la que se retiró la mercadería a los clientes.



La cantidad, descripción, marca, modelo y número de serie de los productos.



La firma del bodeguero y los vendedores que retiraron la mercadería.

5.2.4.2 Indicadores operativos Se ha desarrollado de acuerdo con cada uno de los ocho componentes del COSO ERM indicadores, con el fin de facilitar a la empresa la medición de sus actividades y de esta manera que puedan identificar sus niveles de eficacia y eficiencia en sus operaciones tanto actuales como posteriores a la aplicación de las mejoras propuestas. 5.2.4.2.1 Entorno interno Descripción de cargos y funciones =

Personal con funciones asignadas ∗ 100% Total del personal

El resultado obtenido indicará el porcentaje de trabajadores que conocen la descripción de cargos y funciones y la diferencia aquellos que no. 5.2.4.2.2 Definición de objetivos Cumplimiento de los objetivos =

Cumplimiento de estrategias =

Objetivos cumplidos ∗ 100% Objetivos propuestos

Estrategias cumplidas ∗ 100% Estrategias propuestas

100 Los resultados obtenidos permitirán identificar si los objetivos y las estrategias se han alcanzado caso contrario se identificará las razonas que impidieron el cumplimiento de estos. 5.2.4.2.3 Identificación de eventos

Clasificación de eventos =

Eventos de gran impacto sobre la empresa ∗ 100% Total de eventos identificados

El resultado de este indicador permitirá identificar cuantos de los eventos encontrados tienen gran probabilidad de afectar negativa o positivamente a la empresa, lo cual permitirá responder rápidamente a ellos. 5.2.4.2.4 Valoración de riesgos

Obsolecencia en los productos =

Daños en los productos =

Productos obsoletos ∗ 100% Total de productos

Productos dañados ∗ 100% Total de productos

Los resultados de los indicadores permitirán identificar el nivel de productos que presentan daños físicos o los cuales quedan obsoletos dentro del proceso de almacenamiento.

Perdidas por falta de mercadería =

Ventas no logradas por falta de mercadería ∗ 100% Número de ventas

Este indicador dará a conocer el número de unidades perdidas de ser vendidas por falta de mercadería respecto al total de las ventas. 5.2.4.2.5 Respuesta al riesgo

Distribución de los productos =

Productos distribuidos según su tipo ∗ 100% Total de productos

101 Este indicador permitirá conocer el porcentaje de productos que no se encuentran en el orden adecuado. 5.2.4.2.6 Actividades de control Utilización de notas de crédito en las devoluciones =

Notas de crédito realizadas ∗ 100% Total de devoluciones

El resultado de este indicador demuestra las notas de crédito realizadas por cada devolución en ventas y la diferencia son el porcentaje de devoluciones en las cuales no se han realizado notas de crédito.

Conocimiento de políticas =

Personal que conoce las políticas ∗ 100% Total del personal

Mediante este indicador se puede conocer los miembros de la empresa a los cuales se les ha comunicado las políticas establecidas y la diferencia del indicador aquellos que aún las desconocen. 5.2.4.2.7 Información y comunicación Conocimiento del organigrama organizacional =

Personal que conoce el organigrama ∗ 100% Total del personal

Control de existencias máximas, mínima y crítica Este modelo de control de existencia consiste en establecer tres niveles de existencias:

Existencia máxima =

Venta máxima mensual ∗ Tiempo máximo de reemplazo 30 días

102 El nivel máximo de existencias indica la cantidad recomendable de existencias que se puede almacenar sin incurrir en costos de almacenamiento.

Existencia mínima =

Venta mínima mensual ∗ Tiempo mínimo de reemplazo 30 días

Es el nivel mínimo de existencia que se debe almacenar a fin de cumplir con los pedidos de los clientes o continuar con las operaciones de la empresa.

Existencia crítica =

Venta mínima mensual ∗ Tiempo crítico de reemplazo 30 días

Este es el nivel más bajo que se puede tener en stock en caso de que fallen los suministros normales de los proveedores y se deba recurrir a métodos extraordinarios de abastecimiento que por lo general son más caros. 5.2.4.2.8 Monitoreo (Ongoing)

Retraso en el registro de transacciones =

Transacciones realizadas a tiempo ∗ 100% Total de transacciones

El resultado de este indicador indica las transacciones que fueron realizadas a tiempo y la diferencia son aquellas que presentaron retrasos en su registro. 5.2.5 Carta de impacto Una vez culminada la propuesta de evaluación y mejora del sistema de control interno en el área de inventarios esta fue presentada a la empresa y luego de ser analizada y socializada su implementación se determinó que genera un impacto positivo ayudando a contribuir de gran manera al control interno y beneficiando la misma a clientes tanto internos como externos, según lo evidencia la carta de impacto en el anexo número trece.

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5.3 CONCLUSIONES Mediante el levantamiento de información de los procedimientos que se llevan a cabo en “SURTIHOGAR” se pudo identificar que las actividades dentro del área de inventarios son realizadas de forma empírica. Se realizó una evaluación al personal del área de inventarios de “SURTIHOGAR”, mediante cuestionarios para detectar las falencias del sistema de control interno, donde se determinó un nivel de confianza bajo y por ende un nivel de riesgo alto. Dentro de la gestión operativa se determinó varias falencias, como es la falta de una estructura organizacional dentro de la empresa y la necesidad de integrar ciertos cargos necesarios para un mejor desenvolvimiento empresarial. No existe una descripción de cargos y funciones, pues las funciones que cada empleado debe realizar se informan verbalmente, lo que ocasiona que varios empleados desconozcan las actividades y objetivos que deben cumplir. La carencia de políticas tanto administrativas y contables genera una falta de compromiso de parte de los empleados e impide que estos sean regulados y que no se lleve a cabo una toma de decisiones adecuada. “SURTIHOGAR” no cuenta con procedimientos plasmados en flujo gramas de procesos que permitan la fácil identificación de los pasos que debe desarrollar cada empleado. La empresa no posee documentos que permitan llevar un control adecuado de los movimientos internos de mercadería. Se identificó la ausencia de indicadores que permitan realizar una evaluación a la eficiencia en las principales operaciones de la empresa.

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5.4 RECOMENDACIONES Aplicar la propuesta entregada a la empresa para mejorar la eficiencia y eficacia del control interno dentro de los procedimientos realizados en el área de inventarios. Emplear las recomendaciones dadas por cada componente para aumentar el nivel de confianza dentro de la empresa y minimizar el nivel de riesgo. Aplicar la estructura organizacional propuesta con el fin de que los empleados conozcan los niveles jerárquicos y líneas de autoridad y de esta forma facilitar la comunicación en las distintas áreas y agilizar los procedimientos que se deben realizar. Socializar la descripción de cargos y funciones a cada miembro del área de inventarios y áreas relacionadas, a fin de que tengan claros sus objetivos y funciones específicas, además este documento puede servir de guía en caso que ingrese nuevo personal a la empresa. Difundir las políticas y procedimientos a todo el personal relacionado al área de inventarios a través de una comunicación personal y entregándoles por escrito las mismas, para facilitar su entendimiento y de esta forma disminuir el riesgo de errores o fraudes y mejorar la eficiencia y efectividad en las operaciones de la empresa. Comunicar los procedimientos reestructurados plasmados en los diagramas flujos a los empleados en el área de inventarios mediante la colocación de afiches para permitir la fácil visualización y realización de las actividades y de esta manera evitar desviaciones. Utilizar los documentos propuestos para llevar a cabo un mejor control interno de las entradas y salidas de inventarios de la empresa. Aplicar indicadores para medir el nivel de mejora en la eficiencia de las operaciones con la implementación de la propuesta.

105 LISTA DE REFERENCIAS: Arens, A., Elder, R., & Beasley, M. (2007). Auditoría un enfoque integral. México: Pearson Education. Benjamín, E. (2014). Organización de empresas. México : Mc Graw Hill Education. Blanco, Y. (2012). Auditoría integral normas y procedimientos. Bogotá: Ecoe ediciones. Bosch, M. (2013). Planificación de la auditoría. España: IC Editorial. Cortés, M. (2014). Metodología de la Investigación. México: Trillas. De la Peña, A. (2011). Auditoría un enfoque práctico. Madrid: Ediciones Paraninfo S.A. Díaz, H. (2011). Contabilidad General, Enfoque práctico. Bogotá: Pearson Educación. Estupiñán, R. (2012). Control interno y fraudes, con base en los ciclos transaccionales, análisis de informe COSO I y II. Bogotá: Ecoe Ediciones. Franklin, E. (2013). Auditoría Adminsitrativa, Evaluación y diagnóstico empresarial. México: Pearson Educación . IFRS - International Financial Reporting Standards. (2013). Normas Internacionales de información . México: Instituto Mexicano de Contadores Públicos. Mantilla, A. (2014). Auditoría Financiera de PYMES. Bogotá: Primera edición. Mantilla, S. (2012). Control Interno. Informe COSO. Bogotá: ECOE Ediciones. Montaño, E. (2013). Control interno, auditoría y aseguramiento revisoría fiscal y gobierno corporativo. Cali: Programa Editorial Universidad del Valle. Montaño, F. (2014). Auditoría de las áreas de la empresa. Bogotá: Ediciones de la U.

106 Napolatino, A., Holguín, F., Tejero, A., & Valencia, R. (2013). Auditoría de estados financieros y su documentación . México : Instituto méxicano de contadores públicos. Niño, V. (2011). Metodología de la investigación. Bogotá: Ediciones de la U. Padilla, M. T. (2014). Metodología de la investigación. México : Trillas. Pedreño, E. P. (2010). Contabilidad: iniciación práctica . España: Lex Nova S.A. Sampieri, R., Fernández, C., & Baptista, L. (2010). Metodología de la investigación . México: McGrawHill. Samuel, M. (2013). Auditoría del control interno. Bogotá: Ecoe Ediciones. Sánchez, J. L., & Alvarado, M. (2014). Teoría y práctica de la auditoría I Concepto y metodología . Madrid: Ediciones Pirámide. Sotomayor, A. (2008). Auditoría Administrativa. México: McGRAW-Hill Interamericana Editores . Suárez, M. (2012). Gestión de Inventarios. Bogotá: Ediciones de la U.

107 GLOSARIO: Susceptible: Capaz de recibir modificación o impresión. Eficiencia: Es el logro de las metas con la menor cantidad de recursos Eficacia: Se define como hacer las cosas correctas, es decir; las actividades de trabajo con las que la organización alcanza sus objetivos Gestión operativa: Puede definirse como un modelo de gestión compuesto por un conjunto de tareas y procesos enfocados a la mejora de las organizaciones internas, con el fin de aumentar su capacidad para conseguir los propósitos de sus políticas y sus diferentes objetivos operativos. Reestructuración: Modificación de la manera en que está estructurada u organizada cierta cosa Documento: Escrito en papel u otro tipo de soporte con que se prueba o acredita una cosa, como un título, una profesión, un contrato, Descripción: Tipo de escrito que explica cómo es una persona o cosa, seleccionando los detalles más característicos y relevantes. Control: Un sustantivo, empleado como sujeto, p.ej., la existencia de un control, una política o un procedimiento que es parte del control interno. NIC: Norma internacional de contabilidad NIIF: Norma Internacional de información financiera Cumplimiento: Tener que hacer las cosas de conformidad con las leyes y regulaciones aplicables a una entidad

108 ANEXOS Anexo 1 RUC de la empresa

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110 Anexo 2 Entrevista al propietario

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113 Anexo 3 Encuesta a los empleados Encuesta a empleados Por favor dedique unos minutos a completar la siguiente encuesta, la información que se proporcione será utilizada para evaluar el control interno del área de inventarios de la empresa. Sus respuestas serán tratadas en forma confidencial y anónima, no serán utilizadas para algún propósito distinto al de ayudar a mejorar la empresa “SURTIHOGAR”. Objetivo: Levantar información de la empresa “SURTIHOGAR” 1.

¿Piensa que la falta de conocimientos de las funciones y objetivos a cumplir provoca tiempos ociosos? Si ( ) No ( ) 2. ¿Existe personal fijo destinado al manejo de bodega? Si ( ) No ( ) 3. ¿Ha recibido capacitaciones realizadas por personal externo al de la empresa “SURTIHOGAR”? Si ( ) No ( ) 4. ¿Cómo calificaría el control de inventarios en la empresa “SURTIHOGAR”? Alto ( ) Medio ( ) Bajo ( ) 5. ¿Considera usted que existe un control, orden y cuidado adecuado en el almacenamiento de los inventarios? Si ( ) No ( ) 6. ¿Se puede identificar fácilmente cuál es la mercadería nueva y cuál es la mercadería retirada (de segunda mano)? Si ( ) No ( ) 7. ¿Piensa que existen políticas de almacenamiento para los productos nuevos y los productos retirados? Si ( ) No ( ) 8. ¿Existe una codificación para identificar los inventarios antiguos y los retirados de los clientes de los nuevos? Si ( ) No ( ) 9. ¿Conoce si las guías de remisión se realizan en el momento que se dio la venta? Si ( ) No ( ) 10. ¿Conoce usted si los inventarios se almacenan en orden cronológico? Si ( ) No ( ) 11. ¿Conoce si se aplica depreciación y deterioro a los inventarios de segunda mano? Si ( ) No ( ) 12. ¿Existe un nivel mínimo de inventarios para solicitar el abastecimiento? Si ( ) No ( ) 13. ¿Se comunica oportunamente los niveles de inventario existentes y que se requieren nuevas compras? Si ( ) No ( ) 14. ¿Se ha encontrado diferencias entre la toma física y las mercaderías mantenidas en el sistema de inventarios? Si ( ) No ( ) Gracias por su colaboración.

114 Anexo 4 Encuesta a clientes Encuesta a clientes Por favor dedique unos minutos a completar la siguiente encuesta, la información que se proporcione será utilizada para evaluar el control interno del área de inventarios de la empresa. Sus respuestas serán tratadas en forma confidencial y anónima, no serán utilizadas para algún propósito distinto al de ayudar a mejorar a la empresa “SURTIHOGAR”. Objetivo: Levantar información de la empresa “SURTIHOGAR”

1. La relación con los empleados de la empresa “SURTIHOGAR” es: Buena ( ) Regular ( ) Mala ( ) 2. ¿Conoce si la empresa posee una descripción de cargos y funciones? Si ( ) No ( ) 3. ¿Ha tenido inconvenientes, demoras o retrasos al momento de adquirir algún producto en “SURTIHOGAR”? Si ( ) No ( ) 4. ¿Ha tenido problemas con la recepción del producto? Si ( ) No ( ) 5. ¿La empresa le comunica con anticipación que productos son nuevos (de fábrica) y cuáles de segunda mano? Si ( ) No ( ) 6. Por lo general la entrega de mercadería la realiza: La misma persona ( ) Diferentes personas ( ) 7. ¿La persona encargada de entregar el producto verifica que el comprobante de pago coincida con el producto comprado? Si ( ) No ( ) 8. ¿Conoce si la empresa tiene políticas establecidas para la venta de productos? Si ( ) No ( ) 9. ¿Los empleados tienen información acerca de los productos que desea comprar? Si ( ) No ( ) 10. ¿Alguna vez por falta de información, la empresa no ha tenido los suficientes productos para cubrir su compra? Si ( ) No ( ) 11. ¿El valor de los productos no presenta considerables cambios en un mismo periodo? Si ( ) No ( ) 12. ¿Alguna vez ha realizado usted alguna devolución por la calidad del producto? Si ( ) No ( ) Gracias por su colaboración

115 Anexo 5 Encuesta a proveedores Encuesta a proveedores Por favor dedique unos minutos a completar la siguiente encuesta, la información que se proporcione será utilizada para evaluar el control interno del área de inventarios de la empresa. Sus respuestas serán tratadas en forma confidencial y anónima, no serán utilizadas para algún propósito distinto al de ayudar a mejorar a la empresa “SURTIHOGAR”. Objetivo: Levantar información de la empresa “SURTIHOGAR” 1. Cuando usted entrega los productos quien suele recibirlos: La misma persona ( ) Diferentes personas ( ) El gerente ( ) 2. ¿Conoce si la empresa posee una descripción de cargos y funciones para los empleados? Si ( ) No ( ) 3. ¿Ha tenido problemas con la conciliación de saldos con la empresa “SURTIHOGAR”? Si ( ) No ( ) 4. ¿Cuenta con una orden de compra para la entrega de sus productos? Si ( ) No ( ) 5. ¿La empresa “SURTIHOGAR” realiza la correspondiente verificación del número y el estado de la mercadería al momento de la entrega? Si ( ) No ( ) 6. ¿Conoce usted si “SURTIHOGAR” tiene políticas para la adquisición y almacenamiento de mercaderías? Si ( ) No ( ) 7. ¿La cantidad de compras que realiza la empresa “SURTIHOGAR”, varía considerablemente de un pedido a otro? Si ( ) No ( ) 8. ¿Puede identificar fácilmente los productos entregados de fábrica de los retirados por los clientes? Si ( ) No ( ) 9. ¿Entregan los productos solicitados en las fechas establecidas? Si ( ) No ( ) 10. ¿Qué tiempo tarda para entregar la mercadería desde la solicitud del pedido hasta la entrega del mismo? 1 semana ( ) 2 semanas ( ) 3 semanas ( ) 4 semanas ( ) Gracias por su colaboración

116 Anexo 6 Cuestionario de control interno - Propietario

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119 Anexo 7 Cuestionario de control interno – Administración

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122 Anexo 8 Cuestionario de control interno â&#x20AC;&#x201C; Auxiliar Contable

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125 Anexo 9 Cuestionario de control interno – Ventas almacén

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128 Anexo 10 Cuestionario de control interno – Ventas móviles

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131 Anexo 11 Cuestionario de control interno – Ventas móviles

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134 Anexo 12 Cuestionario de control interno – Ventas móviles

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137 Anexo 13 Carta de impacto