Elaboración de manuales contables para el comisariato Megapro en el Cantòn Quinindé by Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo PUCE SD

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

Disertación de Grado previa la obtención del título de Ingeniera Comercial

“PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE INTEGRADO Y LA ELABORACIÓN DE MANUAL CONTABLE, PARA EL COMISARIATO MEGAPRO UBICADO EN EL CANTÓN QUININDÉ”

AUTORA: María del Carmen García Quisirumbay

DIRECTOR: Mg. Luis Morejón

SANTO DOMINGO- ECUADOR 2011

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO APROBACIÓN DE LA DISERTACIÓN DE GRADO

“PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE INTEGRADO Y LA ELABORACIÓN DE MANUAL CONTABLE, PARA EL COMISARIATO MEGAPRO UBICADO EN EL CANTÓN QUININDÉ” AUTORA: María del Carmen García Quisirumbay TRIBUNAL

Mg. Luis Morejón

Lic. Víctor Ruiz

Dr. Patricio Pozo

DEDICATORIA

A. Mis Padres Marco García y Cumanda Quisirumbay por su apoyo incondicional, espera, paciencia durante mi formación, por sus palabras de aliento. A mis hermanas Margoth García, Jenny García, por cuidar y estar junto a mí en los momentos que las necesitaba. A mi hermano Freddy García y amigos por su compañía y confianza. A todos ustedes por ser parte de mi Alegría.

AGRADECIMIENTOS

En primer lugar agradezco al Lic. Luis Morej贸n por guiarme con su experiencia a lo

largo

del

desarrollo

del

plan

recomendaciones y constante apoyo.

disertaci贸n,

con

sugerencias

RESUMEN

La presente Disertación de Grado es una propuesta de Diseño e Implementación de un Programa Contable en el Comisariato MEGAPRO ubicado en el Cantón Quinindé. MEGAPRO manejaba sus ventas y contabilidad de forma manual, facturaba sus productos apoyándose en maquinas registradora esto provocaba demora al momento de atender a los clientes, al crecer como empresa también se incremento el flujo de información. Esto creo la necesidad de buscar herramientas que ayuden a mejorar el proceso de facturación y que permitan la generación de información financiera de forma rápida y oportuna para la toma de decisiones.

ABSTRACT

The following graduation presentation is a proposal for the design and implementation of an accounting program for MEGAPRO Supermarket located in the

city

Quinindé.

MEGAPRO used to handle their sales and accounting manually charging for their products on register stations this results on delays taking care of customer’s needs. Along with the growth of the company came a flood of information. All these created the need to search for tools that help the cashing out process and also allow generating financial information quickly in order to take adequate actions.

ÍNDICE DE CONTENIDOS 1. MARCO TEÓRICO, 10. 1.1. SISTEMAS CONTABLES, 10, 11, 12, 13. 1.1.1. Marco Conceptual, 13, 14,15, 16, 17, 18, 19,20. 1.2. INFRAESTRUCTURA CONTABLE Y REQUERIMEINTOS DE LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS, 20. 1.2.1. Libros Contables, 20, 21,22. 1.2.2. Información Contable, 23, 24. 1.2.2.1.

Características Básicas de un Sistema de Información, 24, 25.

1.2.3. Documentos Fuente y Archivo Contable, 25, 26. 1.2.4. Formularios y otras Formas, 26, 27,28. 1.3. PLANIFICACIÓN FINANCIERA, 28. 1.3.1. Flujo de Caja, 28, 29. 1.4. CONTROL INTERNO, 30, 31,32. 1.4.1. Sistemas de Control de Gastos, 32, 33,34. 1.4.2. Documentos de Control, 34. 1.4.3. Diagrama de Ciclo Contable, 34, 35. 1.5. MÉTODO DE CONTABILIZACIÓN, 36, 37, 38. 1.5.1. Plan de Cuentas, 38, 39, 40. 1.5.2. Diseño de Formularios. 40,41 1.5.3. Diseño de Estados Financieros y Pautas de Presentación, 42,43,44,45 2. METODOLOGÍA, 46. 2.1. DESCRIPCIÓN ACTUAL DEL COMISARIATO MEGAPRO, 46. 2.1.1. Antecedentes del Negocio/Reseña Historia, 46. 2.2. BASE LEGAL Y REGLAMENTACIONES INTERNAS, 47. 2.3. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD DE MEGAPRO, 47, 48, 49. 2.4. ACTIVIDAD PRODUCTIVA DE LA EMPRESA, 49. 2.5. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN, 49. 2.5.1. Descripción de la Empresa, 50. 2.5.2. Ubicación de la Empresa, 51. 2.5.3. Ingresos de la Empresa, 51. 2.5.4. Proveedores, 52. 2.5.5. Clientes, 52, 53.

2.5.6. Productos, 53. 2.5.7. Recursos Humanos, 54. 2.5.8. Manual de la Empresa, 54. 2.5.9. Equipos Actuales, 54. 2.5.10. Distribución Física, 54, 55. 2.5.11. Formularios, 56. 2.5.12. Descripción de las Actividades, 56, 57, 58. 3. PROPUESTA, 59. 3.1. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA CONTABLE PARA EL COMISARIATO MEGAPRO UBICADO EN EL CANTÓN QUININDÉ PROVINCIA DE ESMERALDAS, 59. 3.2. EVALUACIÓN DE LAS NECESIDADES ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES, 59, 60.. 3.3. PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA CONTABLE, 60,61.. 3.3.1. Formación de Equipos de Trabajo, 61. 3.3.2. Preparación de documentos que servirán de guía, apoyo para la implementación, 61, 62, 63 ,64. 3.3.3. Selección y Compra del Software, 64, 65. 3.3.3.1.

Determinar las Necesidades de Software, 65 : 75

3.3.4. Examen de Software y de los Vendedores Potenciales, 75, 76. 3.3.4.1.

Criterios de Evaluación de software, 77.

3.3.4.2.

Cotizaciones y Especificaciones de Software, 77.

3.3.4.3.

Selección de los Mejores Candidatos, 78.

3.3.4.4.

Demostración de Programas Contables, 78.

3.3.4.5.

Consultar a los Clientes Actuales de los Potenciales Vendedores,

78, 79. 3.3.4.6.

Negociar Términos con Vendedor, 79.

3.3.4.7.

Comprar Software, 79.

3.3.5. Equipos y Muebles necesarios para la Implementación, 79, 80. 3.3.5.1.

Instalación de los Equipos y del Software e Ingreso de la

información preliminar, 80, 81. 3.3.5.2.

Instalar el Software Contable, 81.

3.3.5.3.

Ingresar Información, 81.

3.3.5.4.

Hacer funcionar el Sistema de Computación, 82, 83.

3.3.5.5.

Corregir Cualquier Problema Existente, 83.

3.3.5.6.

Reducir y Eliminar el Procedimiento Manual , 83.

3.3.6. Preparación y Capacitación del Personal, 83, 84. 3.3.7. Control y Evaluación, 84. 3.4. MANUAL CONTABLE, 85. 3.4.1. Introducción, 85, 86. 3.4.2. Objetivos, 86, 87. 3.4.3. Base Legal, 87,88. 3.4.4. Estructura y Objetivos del Departamento de Contabilidad, 88, 89. 3.4.4.1.

Base de Presentación y Principales políticas Contables, 89: 101.

3.4.4.2.

Esquema de Funcionamiento del Sistema Contable de Registro,

101,102. 3.4.5. Instructivo para el uso de las cuentas, 102. 3.4.5.1.

Estructura de Codificación Contable, 102, 103.

3.4.5.2.

Plan de Cuentas Contable, 103, 104.

3.4.5.3.

Manual Contable, 104: 162

3.4.6. Informes Financieros, 162,163, 164, 165, 166, 167. 3.5. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, 168, 169. 3.5.1. Organigrama Propuesto, 169, 170. 3.6. Manual de Procedimientos, 170:189. 4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES, 190. 4.1. CONCLUSIONES, 190, 191. 4.2. RECOMENDACIONES, 191. BIBLIOGRAFÍA, 192, 193. GLOSARIO, 194, 195, 196. ANEXOS, 197:235.

LISTA DE CUADROS Y TABLAS Cuadros: Cuadro #1, Información Contable. Pág. 23. Cuadro #2, Esquema funcional de los Sistemas Contables. Pág. 30. Cuadro #3, Características Cualitativas de los Estados Financieros. Pág. 45. Cuadro #4, Proveedores de MEGAPRO. Pág.52. Cuadro #5, Lista de Productos que ofrece MEGAPRO, Pág.53. Cuadro#6, Lista de Programas mas opcionados. Pág. 76. Cuadro#7, Cotizaciones y Especificación de software. Pág. 77. Cuadro #8, Lista de programas seleccionados. Pág. 78. Cuadro #9, Equipos para la implementación. Pág. 80. Cuadro #10, Costo de instalación de equipos de cómputo. Pág. 81. Cuadro #11, Capacitación al Personal. Pág. 84. Cuadro #12, Esquema de funcionamiento de un Sistema Contable. Pág. 102. Cuadro #13, Organigrama Propuesto. Pág. 170. Gráficos: Gráfico #1, Ciclo Contable. Pág. 35. Gráfico #2, Calendario de Implementación de la NIFF. Pág.37. Gráfico #3, Organigrama Estructural. Pág. 49. Gráfico#4, Ubicación geográfica urbana de MEGAPRO. Pág. 51. Grafico #5, Distribución física interna de MEGAPRO. Pág. 55.

INTRODUCCIÓN La presente disertación de grado

comienza señalando la utilidad

de los sistemas

contables para la toma de decisiones de la empresa, todo el trabajo se apoyo en información obtenida directamente de MEGAPRO. El Comisariato es el resultado de varios años de constancia, perseverancia de sus propietarios y trabajadores, dedicado a la venta de producto de consumo masivo con precios competitivos a consumidores finales y minoristas. La empresa ha crecido notablemente desde su inicio y con esta la necesidad de atender mejor a sus clientes. Las ventas se manejaban de forma manual es decir con la ayuda de maquinas registradoras que solo permitían emitir tiquetes de venta. Estas no contribuían con el registro eficiente de los ingresos y egresos del negocio. Con el fin de disponer de información exacta de las transacciones diarias de la empresa y para brindar mejor atención a su clientela, surgió la necesidad de implementar un sistema contable, que permite el manejar documentos (facturas, notas de ventas entre otros) procesarlos y obtener resultados de los mismos. El presente trabajo radica en la propuesta de implementar

un programa contable al

Comisariato MEGAPRO, con esto se obtendrá información financiera sobre la empresa y de esta manera ayudar a quienes toman las decisiones administrativas para realizar una buena planeación y control de las actividades del negocio. Así como también se determinó la necesidad de proveer a contabilidad de un manual contable y a sus demás colaboradores un manual de funciones.

1. 2.

3. I

4. MARCO TEÓRICO

1.1 SISTEMAS CONTABLES Cuando se requiere diseñar e implementar un sistema contable, se necesita contemplar factores que influyen en el desarrollo y en el buen funcionamiento de este, con el fin de profundizar en el tema se ha realizado una recopilación detallada de sus aspectos fundamentales. Los sistemas se pueden definir como un conjunto de elementos estructurados e interconectados de forma definida, en otras palabras los elementos o componentes de un sistema pueden ser de cualquier naturaleza, si son físicos, pueden ser mecánicos, electrónicos, térmicos, etc. Una característica fundamental de un sistema es la existencia de entradas y salidas de datos. Los programas de contabilidad son un conjunto de elementos que se interrelacionan

entre sí, que procesan y

transforman información ingresada al sistema contable. Estos siguen un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo – beneficio, todo programa contable debe ejecutar tres pasos básicos utilizando actividades financiera, como; los datos se deben registrar, clasificar y resumir1. Registro de la actividad financiera: en un sistema debe llevar un registro sistemático de las actividades comerciales diarias en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información se debe clasificar en grupos o categorías, agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero. Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. 1

F. Catacora. Sistemas Procedimientos Contables, Pág.45.

Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra, la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información al gerente y también a varios usuarios internos y externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa. El mundo de la informática es muy extenso, porque en este se pueden encontrar una serie de sistemas que se adaptan a las diversas necesidades de los usuarios. Por esto a continuación se detallan los diferentes tipos de sistemas que existen, así como las características de estos, entre los cuales se pueden mencionar los siguientes2: o

Sistema informático: Es un sistema informático típico, emplea un ordenador que usa dispositivos programables para almacenar, recuperar y procesar datos. El computador personal resulta de por si un ejemplo de sistema informático.

Sistema operativo: Es un software básico que controla una computadora. El sistema operativo tiene tres grandes funciones: coordinar y manipular el hardware del ordenador o computadora, como la memoria, las impresoras, las unidades de disco, el teclado o el mouse; organiza los archivos en diversos dispositivos de almacenamiento, como discos flexibles, discos duros, entre otros y gestiona los errores de hardware y la pérdida de datos.

Todo programa contable utiliza sistemas operativos los cuales proporcionan una plataforma de software sobre las cuales otros programas, llamados aplicaciones, pueden funcionar sobre un sistema operativo particular, por tanto, la elección del sistema operativo determina en gran medida las aplicaciones que se puede utilizar. Los sistemas operativos más utilizados son: Familia Windows •

Windows 95

F. Catacora. Sistemas Procedimientos Contables, Pág.110, 111, 112.

•

Windows 98

•

Windows ME

•

Windows NT

•

Windows 2000

•

Windows 2000 server

•

Windows XP

•

Windows Server 2003

•

Windows CE

•

Windows Mobile

•

Windows XP 64 bits

•

Windows Vista (Longhorn)

Familia Macintosh •

Mac OS 7

•

Mac OS 8

•

Mac OS 9

•

Mac OS X

Familia UNIX •

AIX

•

AMIX

•

GNU/Linux

•

GNU / Hurd

•

HP-UX

•

Irix

•

Minix

•

System V

•

Solaris

•

UnixWare

En el mercado existen empresas que se dedican al desarrollo de sistemas, orientados a resolver la necesidades de las empresas, aplicaciones de propósito general como son la contabilidad, administración y análisis financiero, nominas, etc. Para el diseño e implementación de un programa contable se puede adquirir sistemas existentes en el medio o desarrollar un sistema contable específico para determinada empresa obviamente este último tiene un costo representativo en comparación a los programas ya existentes3. Lo que se pretende con el presente trabajo es determinar un sistema contable que se adapte a las necesidades del negocio, este sistema deberá contabilizar los datos que se almacenen. El trabajo de investigación, que se realizo se usó la aplicación práctica de la administración de la empresa MEGAPRO. Así como todos los datos y obtención de información fueron tomados directamente de las actividades y del personal que se encuentra laborando en el Comisariato, para un correcto levantamiento de información.

1.1.1 Marco Conceptual En seguida se presenta un conjunto de definiciones que servirán

para el

desarrollo de la propuesta. Activo Es todo recurso controlado por la empresa como resultado de sucesos pasados; y

www.softwareseguridad.com

del que la empresa espera obtener en el futuro, beneficios económicos4. Activos Fijos. Llamados también propiedad planta y equipo, son bienes de naturaleza relativamente permanente, que son utilizados en actividades propias del negocio y no se tienen la intención de venderlos5. Activos Monetarios. Tanto el dinero en efectivo como otros activos, por los que se van a recibir unas cantidades fijas o perfectamente determinables en dinero6. Amortización. Es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo intangible entre los años de su vida útil estimada7. Aplicación. En informática, una aplicación es un programa informático diseñado para facilitar al usuario la realización de un determinado tipo de trabajo. Posee ciertas características que lo diferencian de un sistema operativo (que hace funcionar al ordenador), de una utilidad (informática) (que realiza tareas de mantenimiento o de uso general) y de un Lenguaje de programación (con el cual se crean los programas informáticos) 8. Contabilidad La contabilidad es una herramienta empresarial sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y financieras, es así que toda actividad económica desde las pequeñas empresas hasta las más grandes requieren del aporte de la contabilidad para conocer los resultados de su gestión9. Eficiencia

http://www.gabilos.com/cursos/curso_de_contabilidad/5_el_balance_activo_y_pasivo.htm Lupe Espejo, Contabilidad General, Pág.230. 6 Lupe Espejo, Contabilidad General, Pág.11. 7 http://es.wikipedia.org/wiki/Amortizacion 8 Babylon. http://www.babylon.com/definition/aplicaci%C3%B3n_(inform%C3%A1tica)/Spanish. 5

Lupe Espejo, Contabilidad general; Pág. 7.

Consiste en "obtener los mayores resultados con la mínima inversión"10. Eficacia Se define como "hacer las cosas correctas", es decir; las actividades de trabajo con las que la organización alcanza sus objetivos11. Importe recuperable de un activo. El Importe recuperable de un activo o de una unidad generadora de efectivo es el mayor entre su valor razonable menos los costos de venta y su valor en uso12. Importe depreciable. El importe depreciable de un activo sometido a depreciación es su costo histórico o la cantidad que lo sustituya en los estados financieros, una vez que se ha deducido el valor residual13a. Importe en libros. De un activo es el importe por el que tal elemento aparece en el balance general, una vez deducida la amortización o depreciación acumuladas y el deterioro de valor que, eventualmente, le correspondan13b. Información Elemento fundamental que manejan los ordenadores en forma de datos binarios. Tras la revolución industrial, se habla de la revolución de la información, que se ha convertido en el mayor valor de las empresas y de las personas.

Lenguaje de Programación. Un lenguaje de programación es un idioma artificial diseñado para expresar computaciones que pueden ser llevadas a cabo por máquinas como las computadoras.

10 11 12

Pueden usarse para crear programas que controlen el

James C. Van Hones. Fundamentos de Administración Financiera. Pág. 121. James C. Van Hones. Fundamentos de Administración Financiera. Pág. 121. NIC 36.

13 a-b

Lupe Espejo, Contabilidad general; Pág. 230.

comportamiento físico y lógico de una máquina, para expresar algoritmos con precisión, o como modo de comunicación humana. Está formado de un conjunto de símbolos y reglas sintácticas y semánticas que definen su estructura y el significado de sus elementos y expresiones14. Mercado Un mercado es el que da las siguientes condiciones: •

Los bienes o servicios intercambiados en el mercado son homogéneos;

•

Se pueden encontrar en todo momento compradores y vendedores para un determinado bien o servicio; y

•

Los precios están disponibles para el público.

Organización Es un sistema cuya estructura está diseñada para que los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, de forma coordinada, ordenada y regulada por un conjunto de normas, logren determinados fines15. Pasivo Es una obligación presente de la empresa, surgida a raíz de hechos pasados, al vencimiento de la cual y para pagarla, la empresa espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos16a. Patrimonio Es la parte residual en los activos de la empresa, una vez deducidos todos los pasivos10b. Ingresos Son incrementos en los beneficios económicos producidos a lo largo del ejercicio en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como

WIKIPEDIA. http://es.wikipedia.org/wiki/Lenguaje_de_programaci%C3%B3n. www.promonegocios 16a-b Hansen-Holm, NIIF Teoría y Práctica, Pág. 125. 15

disminución de los pasivos, que dan como resultado aumentos del patrimonio y no están relacionados con las aportaciones de los propietarios de la empresa17. Gastos Incluye tanto las pérdidas como los gastos que surgen de las actividades ordinarias de la empresa18. Inventarios Son activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la explotación; en proceso de producción de cara a esa venta; o en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción o en el suministro de servicios19 Valoración de Inventarios Los inventarios se valorarán al menor; el Costo o el Valor Neto realizable20. Pérdida por deterioro Es el importe en que excede, al importe recuperable de un activo, su importe en libros21. Plataforma de desarrollo. En informática, una plataforma de desarrollo es el entorno de software común en el cual se desenvuelve la programación de un grupo definido de aplicaciones. Comúnmente se encuentra relacionada directamente a un sistema operativo22.

Precio de venta neto de un activo. Es el importe que se puede obtener por la venta del mismo en una transacción libre, realizada entre un comprador y un vendedor adecuadamente informados,

Hansen-Holm, NIIF Teoría y Práctica, Pág. 272. Hansen-Holm, NIIF Teoría y Práctica, Pág. 130. 19 Hansen-Holm, NIIF Teoría y Práctica, Pág. 251. 20 Hansen-Holm, NIIF Teoría y Práctica, Pág. 252. 21 Hansen-Holm, NIIF Teoría y Práctica, Pág. 158. 22 http://mpoliver.wordpress.com/2008/09/19/nuevas-plataformas-de-desarrollo-%C2%BFcual-elegir/ 18

una vez deducidos los costos de desapropiación. Sistema. Es un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relación entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo en común23. Sistema Operativo. El sistema operativo es el programa (o software) más importante de un ordenador. Para que funcionen los otros programas, cada ordenador de uso general debe tener un sistema operativo. En sistemas grandes, el sistema operativo tiene incluso mayor responsabilidad y poder, es como un policía de tráfico, se asegura de que los programas y usuarios que están funcionando al mismo tiempo no interfieran entre ellos. El sistema operativo también es responsable de la seguridad, asegurándose de que los usuarios no autorizados no tengan acceso al sistema24. Software Contable. Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los cálculos necesarios25.

Valor de uso de un activo Es el valor presente de los flujos futuros estimados de efectivo que se esperan, tanto de su funcionamiento continuado en el tiempo, como de su eventual 23

Catacora, F. Sistemas y procedimientos Contables. Pág. 25. Más adelante. http://www.masadelante.com/faqs/sistema-operativo. (Citada el 6 de febrero del 2009). 25 Software Contable. http://es.wikipedia.org. (Citada el 5 de febrero del 2009) 24

desapropiación al final de la vida útil26. Valor razonable Es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo entre un comprador y un vendedor adecuadamente informados, en una transacción libre. Valor residual Es el importe neto que la empresa espera obtener de un activo al final de su vida útil, después de haber deducido los eventuales costos derivados de la desapropiación. Vida útil El período durante el cual se espera utilizar el activo amortizable por parte de la empresa; o bien el número de unidades de producción o similares que se espera obtener del mismo por parte de la empresa.

1.2 INFRAESTRUCTURA

CONTABLE

REQUERIMIENTOS

LOS

SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS 1.2.1 Libros Contables Los libros contables son los instrumentos donde se asientan o registran las operaciones contables. El registro de las operaciones debe ser realizado de forma íntegra, veraz, oportuna, clasificada, verificable y cronológica, es decir, a medida que van sucediendo las transacciones, con la implementación de un sistema contable prácticamente los registros manuales suelen desaparecer, para dar paso a nuevos conceptos el manejo de la información27. Los libros pueden ser: Principales. Auxiliares. Registros.

26 27

NIC 36. Catacora F. Sistemas y Procedimientos Contables. Pág. 25.

Dentro de los libros principales para llevar contabilidad son: libro diario, libro mayor, libro de inventarios y balances. Libro Diario es el primer registro contable principal que sirve para anotar en orden cronológico de fecha las operaciones que ocurren en la empresa, en base a la documentación fuente. Para el registro de las transacciones se requiere el criterio por parte del profesional contable, de tal manera que la información que se refleja sea apropiada28. En el libro diario se deberán registrar en forma totalmente cronológica todas las operaciones referentes al negocio, expresando operaciones que estén sustentadas por documentos, en éste se formulan los asientos contables, que luego de un proceso arrojarán información útil para la toma de decisiones. Este libro deberá contener:

Año

Mes

Día

Código de la cuenta

Nombre de la cuenta

Número de asiento

Descripción del asiento

Referencia al libro Mayor.

Total debe

Total haber

Foliación (número de la hoja del diario)

Título (Diario general)29

Libro Mayor, es el segundo registro contable principal el cual presenta todas las cuentas y movimientos que constan en el libro diario, permite conocer los 28

Lupe Espejo. Contabilidad General, Pág.381. A.Goxens Enciclopedia Práctica del Contabilidad, Pág. 88.

diferentes registros de las cuentas contables así como los saldos de cada uno de ellas30. El libro mayor es donde deben ser pasadas todas las cuentas y movimientos que son registrados en el libro diario, este será realizado de forma automática por el programa contable. El libro de inventarios reflejará las existencias al inicio y al final del ejercicio o periodo económico de la empresa.31 Existen otros libros que también son complementarios e importantes para un sistema contable, como son: •

Compras

•

Ventas

•

Inventarios

•

Clientes

•

Auxiliares •

De ingresos de caja

•

De pago de nómina

•

De caja chica

•

De cheques emitidos

•

Otros.

1.2.2 Información Contable La información es para una empresa, como la sangre para el ser humano, de su calidad depende la salud de una empresa, por ello ha de procurar conocerla

30 31

Lupe Espejo. Contabilidad General, Pág.383. Catacora F. Sistemas y Procedimientos Contables, Pág. 229.

detalladamente, optimizarla y mantenerla siempre actualizada32. Los sistemas de información abarcan actualmente la mayoría de los procesos internos y externos de la empresa y trata de organizar el flujo de información de todas las actividades relativas a su razón social. Un sistema de información puede ser manual o computarizado. Los procesos relativos a la información contable nos permiten facilitar y optimizar la toma de decisiones a todo nivel. Involucra desde la recepción de documentos, análisis,

grabación

almacenamiento

datos;

Mediante

procesos

automatizados, obtendremos los resultados relativos a bancos, facturación, cartera, inventarios, nómina y análisis financiero. Cuadro #1 Información Contable

DOCUMENTOS

PROCESO

Elaborado por: María García Usos de la información contable Usuarios Internos Usuarios Externos ◦ Inversionistas ◦ Acreedores ◦ Grandes clientes ◦ Trabajadores ◦ Competidores 32

David Ramírez, Contabilidad Administrativa, Pág. 10.

RESULTADO

◦ Organismos de Control: SRI, Municipios y otros.

1.2.2.1 Características básicas de un Sistema de Información. Los sistemas de información se pueden definir como un conjunto de funciones o componentes interrelacionados que forman un todo, es decir; obtiene, procesa, almacena y distribuye información para apoyar la toma de decisiones y el control de una empresa, igualmente apoya la coordinación, análisis de problemas33. Los sistemas de información deben ser: 1.

Completo. Deberá permitir recoger todas y cada una de las operaciones con contenido económico que deban figurar en contabilidad.

Descentralizado. Permitir la captura de los documentos en el lugar más cercano donde se producen, evitando en lo posible, los procesos manuales de información. Además la captura o toma de datos sólo se tenga que realizar una vez, produciéndose las actualizaciones correspondientes en cada proceso relativo sin necesitar replicar dicho tratamiento de la información de entrada.

Actualizado en Tiempo Real. Debe tender a que la información sea procesada siempre en tiempo real, lo que posibilitará que los resultados estén constantemente actualizados, y por tanto, no retrasados en el tiempo.

4. Flexible. La flexibilidad comprende: Que el sistema permita la variación de las estructuras contables sin necesidad de rediseñar el Sistema de Información. Que el usuario pueda extraer información, según sus necesidades. 33

F. Catacora, Sistemas y Procedimientos Contables, Pág.112,113,114.

5. Seguro. Ha de considerar los siguientes aspectos: Que existan procedimientos que minimicen la posibilidad de accesos no deseados a la información, ya sea para modificarla, o sólo a consultarla. Que existan procedimientos que permitan la continuidad del trabajo frente a eventuales incidentes de equipos y programas. Que el sistema sea fiable, entendiendo por tal el que realice, en cada caso, las actualizaciones en la base de datos de forma adecuada, permitiendo que la información en ella contenida sea, no sólo correcta, sino integra y coherente. Los sistemas contables son indispensables en el campo de la administración, particularmente en actividades que exigen talento profesional para analizar la información financiera proyectada hacia el futuro y tomar las decisiones más adecuadas para el negocio34. El sistema contable deberá significar importantes ventajas para la gestión administrativa. El sistema deberá brindar las siguientes ventajas: Reducir el tiempo de análisis y toma de decisiones en el negocio. Conservación del historial de la empresa. Formación de una plataforma informativa. Aumento de la capacidad de manejo de bases de datos.

1.2.3 Documentos fuente y archivo contable Dentro del ciclo contable tenemos los documentos fuente que constituye la justificación esencial para el registro contable, es decir es una prueba integra y verificable por parte de terceras personas35. Todas las compras de bienes y servicios que constan registradas en el sistema contable deberán estar respaldadas con los correspondientes comprobantes de 34

www.uan.com

Lupe Espejo. Contabilidad General. Pág. 367

venta y documentos de importancia de ser el caso, emitidos por vendedores o proveedores; debiendo constar en los archivos de la empresa en forma cronológica, secuencial y numérica. Así mismo, todos los gastos y en general, los ingresos y egresos relacionados con la actividad comercial que deberán estar respaldados por los respectivos recibos, comprobantes de depósito, órdenes de pago y demás documentos necesarios36. Los comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retención, deberán conservarse durante el plazo mínimo de 7 años, de acuerdo a lo establecido en el Código Tributario respecto de los plazos de prescripción37.

1.2.4 Formularios y Otras Formas. Toda empresa requiere documentar sus transacciones y evidenciar

todo el

trabajo que llevan a cabo los empleados a través de documentos escritos. La gran mayoría de la información correspondiente a las transacciones del negocio es plasmada en formularios38. Con el avance de la tecnología de la información, muchos formularios están siendo sustituidos por operaciones registradas en forma electrónica y debido a ello las transacciones que soportan los registros contables son iniciadas, autorizadas y procesadas en forma electrónica. Con la implementación de un sistema contable los formularios no desaparecen pero se minimiza por varias razones: como costo, espacio y rapidez en el proceso de las transacciones39 A continuación se detalla los documentos que normalmente se usan en las diferentes áreas de una empresa40: Área de efectivo: Algunos de los formularios son:

Recibos de caja

Órdenes de pago

Papeletas de depósitos

Ernesto Albán. Información Tributaria. Pág. 42. Registro Oficial Nº 247 38 Catacora F. Sistema de Procedimientos Contables. Pág. 156. 39 Catacora F. Sistema de Procedimientos Contables. Pág. 159. 40 Catacora F. Sistema de Procedimientos Contables. Pág. 155, 156, 157. 37

Avisos de cheques devueltos (notas de débito)

Notas de Crédito

Área de Compras e Inventarios: En esta área se debe asegurar que las compras se realicen en las cantidades precisas, con la calidad adecuada y en la oportunidad que se requiere. Los principales formularios aplicables son:

Orden de compra

Ingresos a bodega

Egresos de bodega

Notas de entregas de mercadería.

Notas de devolución de mercaderías

Área de Personal: Esta administrará y controlará el personal de la empresa, sus datos, su ingreso, egreso, evaluación y todas las actividades relacionadas41. Los formularios deberán tener la función de recopilar información referente a los datos del personal, controlar los desembolsos que se originan por los pagos al personal. El proceso de manejo y control del personal, se pueden identificar entre otros los siguientes tipos de formularios:

Solicitud de empleo

Ficha del trabajador

Recibo de pago

Contrato de trabajo

Liquidación de personal

Liquidación de prestaciones

Formularios de 13ro, 14to, y utilidades proporcionados; por el Ministerio de trabajo.

Área de Facturación: Otra área identificada para implementar formularios a cada 41

Catacora F. Sistemas y Procedimientos contables, Pág. 160.

uno de los procesos, está relacionada con todo el proceso de ventas y lo que implica las actividades previas y posteriores a la misma42. Estos son:

Facturas

Cotizaciones

Liquidación de Compras de bienes o prestación de servicios.

Comprobantes de Retención

Notas de Crédito

En el caso de las facturas, Liquidación de compras de bienes o prestación de servicios, comprobantes de retención y notas de crédito que sean sustento de la contabilidad deberán estar disponibles ante cualquier requerimiento del Servicio de Rentas Internas (SRI). 1.3 PLANIFICACIÓN FINANCIERA La planeación financiera es un instrumento clave para el éxito de cualquier negocio ya que permite determinar qué cantidad de dinero necesitará la empresa, y establecer requerimientos de financiamiento o de inversiones externos de ser el caso. 1.3.1

Flujo de Caja. El flujo de caja es el resultado de la ejecución de un plan de actividades de la empresa es un presupuesto (presupuesto de caja o presupuesto financiero) que muestra los movimientos de efectivo dentro de un periodo de tiempo establecido, no el ingreso neto o rentabilidad de la empresa. El propósito del flujo de caja presupuestado es el de mostrar de donde provendrán los ingresos y como se usarán esos fondos. El flujo de caja solo indicara si la empresa genera suficiente dinero en efectivo para hacer frente a todas las necesidades de efectivo de la actividad empresarial. El flujo de efectivo para un período de un año puede contener el movimiento de caja mensual (entradas y salidas en efectivo en cada mes), bimestral (entradas y

Catacora F. Sistemas y Procedimientos contables. Pág. 161.

salidas en efectivo durante el bimestre), o trimestral de acuerdo al tipo de actividades de la empresa y necesidades de información del empresario. Es importante recordar que el presupuesto mensual no siempre refleja la realidad y requiere de mayor exactitud en la información que uno bimestral. Hay que buscar un equilibrio entre el nivel de exactitud y la utilidad para la toma de decisiones. La cantidad de información que provee el flujo lo constituye en la herramienta de control más útil, junto con la experiencia del empresario, para la toma de decisiones empresariales. Para elaborar un Flujo de Caja se debe determinar, las partidas que se utilizarán, clasificándolas en Ingresos y Egresos, mensuales. Los Ingresos deben incluir todo lo que genere entradas de dinero. Esta se dividen en: Operacionales: Son aquellos que provienen de la operación habitual del negocio. es decir, los que se generaron en el objeto social, la partida más común en ésta categoría son ventas. No Operacionales: Son ingresos que provienen de operaciones no habitual del negocio ejemplo los ingresos por arriendo, entre otros. Los egresos son todos los que generan salidas de dinero. Se clasifican en: Operacionales, como compra de mercadería, remuneración, publicidad, entre otros. No operacionales, son los que no son producto de la operación habitual del negocio como Muebles, Maquinarias, etc.

1.4 CONTROL INTERNO El Control Interno es un proceso, donde se lleva a cabo un grupo de acciones estructuradas y coordinadas, que están encaminadas a la consecución de un fin, como es el de precautelar los recursos de la empresa. El mismo tiene un mayor

grado de eficiencia cuando están insertados a los procesos y se complementan como parte indisoluble de la empresa. El control interno es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza del control interno determinará si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables, o no. Las transacciones de una empresa son reflejadas en los estados financieros, a través del sistema contable que registra estas transacciones de acuerdo con ciertas normas y procedimientos contables. En todo el proceso de capturar, validar, procesar y emitir la información contable, está inherente la necesidad de establecer controles internos de tal forma, que los estados financieros tengan el grado de confianza necesario sobre lo que reflejan las cifras43. El control interno que se establezcan dentro del negocio deberá estar orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades. Además cumplir con los objetivos

el control interno deberá

de integridad, existencia y exactitud de la información,

autorización de las transacciones y custodia de los activos. Los Sistemas Contables, presentan el siguiente esquema funcional: Cuadro #2 Esquema funcional de los Sistemas Contables

Entrada

Proceso

Salida

Elaborado por: María García Fuente: Sistema y Procesos Contables. Para el control sobre el ingreso de datos, se deberá tomar en cuenta dos áreas, la primera será controles de procesamientos para ingreso de datos, estos controles se relacionan con la segregación de funciones para que ninguna persona controle todas las etapas del procesamiento de transacciones

y nivel requerido de

autorización, será aplicable al ingreso de datos, esto quiere que la gerencia debe establecer previamente los niveles de autorización requeridos para que una transacción pueda ser efectuada por el sistema, por ejemplo; autorizaciones para efectuar cambios de precios en los productos en el sistema, ingreso y eliminación 43

Catacora F. Sistemas y Procedimientos Contable Pág. 354, 355,356.

nuevos productos. La segunda tiene que ver con los mecanismos propios del ingreso de datos en los dispositivos de almacenamiento y procesamiento, esto servirá para reducir el riesgo de que los datos sean imprecisos o incompletos por ejemplo; formato de los datos, transacciones duplicadas, identificación de campos faltante, controles de integridad de datos, controles de existencias de datos, además se recomendará44; 1. Registrar inmediatamente todos los ingresos en efectivo. 2. Diariamente depositar intactos los ingresos de efectivo. 3. Efectuar los pagos con cheques seriamente numerados, exceptuados los desembolsos pequeños hechos con caja chica. 4. Controles aplicados a la organización y procesamiento de la información; significa que se deberá garantizar la rápida ubicación de la información y su adecuado procesamiento. 5. Controles de acceso; Restringir el uso indiscriminado o no autorizado de la información. 6. Emitir cheques a los proveedores sólo al pagar las facturas aprobadas que hayan sido cotejadas con los pedidos. Los controles sobre el procesamiento de datos serán diseñados para proporcionar una seguridad razonable, el procesamiento electrónico de datos sea efectuado de acuerdo con lo deseado para una aplicación en particular; es decir que toda la información será ingresada con autorización, los controles sobre el procesamiento de los datos serán; control sobre transacciones rechazadas y controles sobre la integridad de la información para el procesamiento de información se recomendara. Conciliar mensualmente las cuentas bancarias y conservar en archivos, las copias de conciliaciones. Y finalmente el control sobre la información generada, estará diseñada para asegurar la exactitud de los resultados del procesamiento, para asegurar que solo

Catacora F. Sistemas y Procedimientos Contable Pág. 256, 257.

el personal autorizado recibirá la información de salida. En la salida de información los controles serian; controles sobre los registros procesados, por ejemplo análisis de la cartera de clientes. Y conciliaciones de totales es decir la información contenida en los reportes generados puede ser comparada con la información en línea45. El crecimiento tecnológico, ha permitido a las empresas mecanizar los diversos sistemas de información y de manera especial, el sistema de información contable, por ejemplo las operaciones de actualización de registros contables, tales como la trascripción de un asiento al libro diario y luego, el pase al libro mayor, son llevadas a cabo por cualquier software básico de contabilidad46 . Aunque los procedimientos de control utilizados en los sistemas manuales no pierden totalmente su vigencia con la implementación de sistemas mecanizados, estos son insuficientes e inadecuados. Al

mecanizar

procedimientos

contables,

indispensable

procedimientos de control que tomen en cuenta la naturaleza

implantar del flujo de

información, esto obedece a la necesidad de identificar la manera en la cual la información puede y es almacenada o modificada en los registros de computadoras, para así determinar la naturaleza de los controles a implantar.

1.4.1 Sistemas de Control de Gastos Los gerentes deben mirar al control de gastos como acciones necesarias para mantener niveles razonables de gastos, en apoyo a los objetivos y los programas planificados de la empresa. El control de gastos no debe enfocarse a la disminución de los mismos, sino más bien a un mejor aprovechamiento de los recursos limitados. Esta pueden resultar bien sea en mayores o en menores desembolsos. El control de gastos debe concentrarse sobre la relación entre los desembolsos y los beneficios derivados de esos desembolsos. Los beneficios deseados deben verse como metas y por consiguiente, deben planificarse suficientes recursos para apoyar las actividades operacionales que sean esenciales para su logro. Algunas compañías recortan los gastos sin considerar los efectos sobre los beneficios. 45 46

Catacora. F. Sistemas y Procedimientos Contable, Pág. 259, 260. Catacora. F. Sistemas y Procedimientos Contable, Pág. 344.

Otras no comprometen suficientes recursos en el mantenimiento de activos tales como el equipo y los edificios. Inevitablemente, tales decisiones de corto alcance, si bien reducen en forma temporal los gastos, pronto originan mayores costos debido al daño de máquinas ineficientes, empleados frustrados, tolerancias de máquinas defectuosas, elevados costos de reparaciones y cortas vidas de los activos47. El control de costos debe ligarse con firmeza con: 1) Las futuras metas y las operaciones planificadas 2) Las responsabilidades organizacionales. Diferencia entre costo y gasto. Para propósitos de la contabilidad financiera, el costo se define como un desembolso que se registra en su totalidad como un activo y se convierte en gasto cuando "rinde sus beneficios" en el futuro. Por consiguiente, una cuenta de costo es una cuenta de activo. El gasto se define como un desembolso que se consume corrientemente, o como un costo que "ha rendido ya su beneficio". Para fines de la contabilidad administrativa, estos términos no se definen con tal rigidez, pues "a veces se utilizan para significar un activo y en otras ocasiones un gasto." Dentro de una empresa comercial los gastos más comunes serian: Los gastos de administración: como sueldos horas extras servicios de oficina arriendos pagados materiales de aseo y limpieza viáticos, depreciación de activos fijos. 47

Catacora. F. Sistemas y Procedimientos Contable, Pág. 359.

Gastos de venta: publicidad transporte y movilización Así como también los gastos financieros, como intereses pagados, comisiones bancarias, servicios bancarios.

1.4.2 Documentos de control Para poder tener un control de los ingresos económicos que genera el negocio y mercaderías adquiridas se recomienda48. En el área de Caja; Recibo de caja. Tesorería; Papeletas de depósito. Bodega; Notas de pedido.

1.4.3 Diagrama del ciclo contable El ciclo contable constituye la serie de pasos o la secuencia que sigue la información contable

desde el origen de la transacción (comprobante o

documentos fuente) hasta la presentación de estados financieros. ¨El ciclo contable se refiere a todas las operaciones y transacciones que registra la Contabilidad en un periodo determinado, regularmente el del año calendario o ejercicio económico, desde la apertura de libros hasta la preparación y elaboración de estados financieros¨49. En el grafico N0 1 se muestra el ciclo contable.

48 49

Catacora. F. Sistemas y Procedimientos Contable, Pág. 193. Mercedes Bravo. Contabilidad General,. Pág. 42.

CICLO CONTABLE

INICIO

EVENTOS ECONÓMICOS

IMPUTACIÓN

CONTABLE

ASIENTOS DE DIARIO

MAYOR Y AUXILIAR

AJUSTES

Balance de Comprobación Ajustado Estado de Resultados ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA

Estado de Evolución del Patrimonio

Estado de Superávit Estado de flujo de Efectivo Asientos de Cierre Notas de los Estados Financieros

Elaborado por: María García

1.5 MÉTODO DE CONTABILIZACIÓN CONTABILIZA La contabilidad se basa en el principio universal de partida doble y significa que en cada transacción se deberá registrar dos efectos uno que recibe (debita) y otro que entrega (acredita). Teniendo presente el principio de partida doble, es importante mencionar el método de contabilización denominado base de acumulación, de

causación, o método de devengado, el mismo que está acorde a los principios de contabilidad generalmente aceptados y es el de mayor aceptación desde el punto de vista técnico50. Es decir este método se refiere que las transacciones y eventos son reconocidos cuando ocurren (y no cuando se recibe o paga efectivo o sus equivalentes) y son registradas y reportados en los estados financieros en los periodos a los cuales se refieren51. La contabilidad se debe basar en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCCGA) son reglas contables promulgadas por el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB). Estos principios proporcionaran el marco de referencia general para la contabilidad, desafortunadamente, los principios contables varían ligeramente de un país a otro. Estos principios deberán cumplir con los siguientes objetivos: - Equilibrar los criterios contables para el registro de las operaciones - Establecer tratamientos especiales para operaciones específicas - Orientar a los usuarios de los estados financieros. - Sistematizar el conocimiento contable. La necesidad de diseñar y adoptar un único grupo de normas para los diferentes mercados en el mundo está implícita, considerando el volumen de transacciones e información que se comparte entre distintos países. Las antiguamente Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), ahora llamadas Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)52. La implementación de la NIIF pretende mejorar la transparencia y la comparación de la información financiera, para que en todo el mundo se pueda comunicar a través de un mismo código normativo y se puedan evitar los fraudes53. Mediante resolución No. 08.G.DSC, el 20 de noviembre del 2008. La Superintendencia de Compañías (SIC) resolvió establecer un cronograma de 50

Lupe Espejo, Contabilidad General, Pág. 30. José Molí, Calidad en la Contabilidad, Pág. 58. 52 Hansen-Holm, NIIF Teoría y Práctica Pág. 51. 53 Hansen-Holm, NIIF Teoría y Práctica Pág. 3. 51

aplicación obligatoria de las NIIF, por partes de la compañías y entes sujetos al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías en tres grupos54. Tal como se detalla en el grafico No.2. CALENDARIO DE IMPLELMENTACION DE LAS NIIF

Empresas

Grupo 3

Grupo 2

Grupo 1

Las demás compañías no consideradas en los dos grupos anteriores.

Compañías que tengan activos totales iguales o superiores a US$ 4´000.000,00 al 31/12/2007: las compañías Holding, que voluntariamente hubieren conformado grupos empresariales, las compañías de economía mixta, sociedades y entidades del sector público; sucursal de compañías extranjeras y otras empresas extranjeras estatales; paraestatales, privada o mixtas, organizadas como personas jurídicas y sus asociaciones.

Compañías y los entes sujetos y regulados por la ley de mercados de valores así como todas las compañías que ejercen actividades de auditoría externa.

2010

2011

2012

Años

Fuente: NIFF Teoría y Práctica

Además como requerimientos adicionales al proceso de transición, las empresas que conforman los 3 grupos determinados por la SIC elaborarán obligatoriamente hasta marzo del 2009, marzo del 2010 y marzo del 2011, en su orden, un cronograma de implementación de dicha disposición, el cual tendrá, al menos, un plan de capacitación, el respectivo plan de implementación, la fecha del diagnóstico de los principales impactos en la empresa. Esta información deberá 54

Hansen-Holm, NIIF Teoría y Práctica Pág. 65.

ser aprobada por la junta de general de socios o accionistas, o por los propietarios de MEGAPRO, en este caso55. Para el periodo de transición se ha preparado un cronograma de implementación para la adopción del las NIIF – IFRS. Ver anexo 1.

1.5.1 Plan de Cuentas El plan de cuentas se deberá hacer una lista ordenada y pormenorizada de las cuentas que conforman el activo, pasivo, patrimonio, ingresos, costos y gastos de una empresa, las mismas que se identifican con un código. Este cumplirá con la función de facilitar la contabilización de las operaciones realizadas en el negocio, ya que al contar con un listado ordenado y clasificado, las personas responsables del registro sabrán que cuentas afectan a las transacciones, así mismo, facilitara la elaboración y presentación de los estados financieros56.

El plan de cuentas:

Servirá para definir qué cuentas se van a utilizar, cómo se denominarán y en qué forma se clasificarán.

Determinará el esquema de información que será capaz de proporcionar el registro contable.

Requisitos: Debe ser:

55 56

Amplio

Flexible: capacidad de adaptarse

Racional: para fácil manejo.

Además:

Hansen-Holm, NIIF Teoría y Práctica Pág. 68. Lupe Espejo, Contabilidad General, Pág. 57.

Número adecuado de cuentas

Que no haya sobre posición de cuentas

No se produzcan vacíos

Adecuada codificación

Para definir el plan de cuentas que se implementará en el Comisariato MEGAPRO, se deberá considerar el conocimiento profundo del negocio, en sus aspectos jurídicos, administrativos, económicos, financieros, etc. Y la necesidad de obtener información patrimonial, económica y financiera. El plan de cuentas deberá estar diseñado bajo ciertos parámetros que permitan cumplir con los requisitos básicos de información que necesite el negocio, deberá estar diseñado de tal forma que cumpla con los distintos objetivos de la contabilidad y se ajuste a las necesidades especificas de la empresa, por esto el plan de cuentas deberá tener las características de flexibilidad, adecuada clasificación, jerarquía y claridad en las descripciones57. El plan de cuentas estará estructurado en términos de conformar, una base de datos, ordenada de acuerdo con la naturaleza de los Activos, Pasivos y el Patrimonio, identificando los recursos de propiedad o dominio de la empresa, las obligaciones directas y la participación

patrimonial. La estructura del plan de

cuentas reconocerá una relación jerárquica de lo general a lo particular, con los siguientes rangos de agrupación58:

57 58

Conceptos

Codificación

TITULO

GRUPO

9.9

Lupe Espejo. Contabilidad Básica, Pág. 58. Lupe Espejo. Contabilidad Básica, Pág. 60.

SUBGRUPO

9.9.9

Cuentas Nivel 1

9.9.9.99

Cuentas Nivel 2

9.9.9.99.99

Cuentas Nivel 3

9.9.9.99.99.999

Cuentas Nivel 4

9.9.9.99.99.999.99

El sistema de codificación de las cuentas será numérico. Con respecto al diseño del plan de cuentas este será por código, grupo y subgrupos, cuentas y subcuentas, acorde con la Norma Internacional de Contabilidad 1. En el anexo 2 se detalla un Modelo de Plan de Cuentas diseñado.

1.5.2 Diseño de formularios, libros, registros y auxiliares El diseño de formularios comprende los formatos, sus prácticas, normas y reglas que regirán todo el manejo de información escrita, a través de los documentos en la empresa. Para diseñar los formularios, se realizará un análisis y clasificación de formularios59.. Análisis de Formularios; Los formularios contendrán campos preimpresos y espacios para rellenar información. Los libros contables son instrumentos donde se asienta o registran las operaciones contables. El registro de las operaciones debe ser realizada en forma cronológica Con el grado de avance que actualmente nos brinda la tecnología, prácticamente los registros manuales tienden a desaparecer.

Catacora. F. Sistemas y Procedimientos Contables Pág. 225

En los sistemas manuales de contabilidad suele llevarse libros para los diferentes registros que se requieren efectuar, estos son; libros de asientos diarios, libros mayores, libros auxiliares. Los registros son aquellos donde se registrar ciertos datos, antecedentes, documentos relacionados con las operaciones que se realizan, han de realizarse o se ha realizado60. Todo negocio necesita controlar las transacciones que afectan su posición financiera o los resultados del periodo. Los registros son la memoria permanente de toda empresa, la implementación del sistema contable permitirá contar con registros que muestren todo lo que sucede en la empresa durante un periodo. Se puede afirmar que todas las decisiones empresariales giran, de alguna manera, alrededor de la información financiera que se desprende de los registros contables. Los registros de contabilidad son importantes por las siguientes razones:

Permitirán efectuar un seguimiento preciso a grupos de operaciones o algunas operaciones específicas.

Serán la base para la elaboración de los estados financieros.

Ayudarán a tomar decisiones en diferentes áreas de la empresa.

En los libros auxiliares se detallan y desarrollan en cuentas de movimiento y anotaciones que se llevan en los libros principales y cuyas anotaciones guardan una intima relación con las cuentas del Mayor y sirven de preparación para las anotaciones del Diario, los libros auxiliares

estarán compuestos por libros de

ventas, de inventarios, de compras, de caja, de bancos, de clientes, etc.

1.5.3 Diseño de Estados Financieros y Pautas de Presentación. El objetivo de los Estados Financieros es proporcionar información útil a una amplia gama de usuarios que toman decisiones de tipo económico, acerca de la situación financiera, resultados y cambios en la posición financiera de la entidad.

Enciclopedia Practica de Contabilidad Pág. 88

Los Estados Financieros cubren las necesidades comunes de la mayoría de los usuarios anteriormente indicados. Sin embargo ellos no proporcionan toda la información necesaria para tomas las decisiones económicas, dado que se refieren a efectos financieros de hechos pasados y no incluyen necesariamente información que no sea de tipo financiero61. Los Estados Financieros también muestran los resultados de la administración llevada a cabo por la Gerencia, o dan cuenta de su responsabilidad por los recursos confiados

a la misma. Aquéllos usuarios que desean evaluar la

administración o responsabilidad de la Gerencia, lo hacen para tomar decisiones económicas62. Los estados financieros deben reflejar razonablemente las cifras que darán la confianza para la toma de decisiones que son absolutamente cruciales para todos los usuarios63 Los estados financieros son reportes formales, que reflejarán razonablemente las cifras de la situación financieras y económicas de la empresa, además estos satisfacen algunas necesidades de información, situación y cambios financiero y rendimientos empresariales información que servirá a los usuarios (internos y externos) para la toma de decisiones64. Los usuarios internos están directamente relacionados con la empresa, por tanto revisan o analizan la información financiera. Los usuarios internos son65: •

Inversionistas: Los inversionistas requieren información que le ayude a decidir si deben comprar, retener o vender sus inversiones. Asimismo, los accionistas se encuentran interesados en obtener información que la capacidad de una empresa para pagar dividendos.

•

Empleados: Los empleados y su grupo de representantes se encuentran interesados en conocer la estabilidad, rendimiento y capacidad de pago sus retribuciones.

• 61

Gerencia: Una empresa tiene la responsabilidad primaria de preparar los

Hansen-Holm, NIIF Teoría y Práctica Pág. 115. Hansen-Holm, NIIF Teoría y Práctica Pág. 117. 63 Catacora. F. Sistemas y Procedimientos Contables Pág. 90. 64 Catacora. F. Sistemas y Procedimientos Contables Pág. 104. 65 Lupe Espejo, Contabilidad General, Pág. 403. 62

Estados Financieros del la misma. La gerencia se encuentra igualmente interesada en la información contenida en los Estados Financieros a, pesar de que tienen acceso a información adicional de naturaleza gerencial y financiera, lo cual ayuda en el desarrollo de su planeación, toma de decisiones y control de responsabilidades. La gerencia tiene la habilidad de determinar la forma y contenido de la información adicional con el objeto de satisfacer sus necesidades. Los usuarios externos, estos tienen alguna vinculación con la empresa, pero no pertenecen formalmente a la misma. Los usuarios externos son: •

Prestamistas: Están interesados

en la devolución de sus créditos y

rendimientos •

Proveedores y otros acreedores comerciales: Interesados en conocer el pago oportuno de sus acreencias generalmente corrientes

•

Clientes: El interés de los mismos radica en la continuidad de la empresa, especialmente cuando existe una relación a largo plazo, o existe dependencia de la empresa.

•

Instituciones Públicas: Distribución de recursos y actuación empresarial. Información macroeconómica y adopción de políticas fiscales

•

Público en General: Interesados en la participación social y económica de la empresa.

Adicionalmente, los Estados Financieros sirven para: √

Apoyar a la gerencia en la planeación, organización, dirección y control de los negocios

√

Ser base para tomar decisiones sobre inversiones y financiamiento

√

Ser una herramienta para medir gestión de la gerencia

√

•

permitir el control sobre operaciones que realiza la empresa

•

ser base para guiar la política de la gerencia y propietarios

Evaluar la gestión gerencial, la solvencia, liquidez de la empresa y la

capacidad de generar fondos. √

Conocer el origen y las características de los recursos, para estimar la capacidad financiera de crecimiento.

√

Formularse

juicio

sobre

los

resultados

financieros

administración, en cuanto a la rentabilidad, solvencia, generación de fondos y capacidad de desarrollo empresarial. Los estados financieros deberán cumplir con cuatro características cualitativas que hacen útil para los usuarios de la información contenida en los Estados Financieros como: •

Comprensibilidad

•

Relevancia

•

Fiabilidad.

•

Comparable

En el siguiente cuadro se detalla las características cualitativas de los estados financieros.

Características Cualitativas de los Estados Financieros Cuadro N#3

Fuente: Contabilidad Básica

El conjunto de los estados financieros estará compuesto por; Estado de Resultados, Estado de Situacion Financiera, Estado de Evolucion del Patrimonio, Estado de Superávit, Estado de Flujo de Efectivo, Notas Relevantes elevantes

Otro

Material Explicativo que forme parte integral de los Estos Financieros. Deberán cumplir con las reglas de presentación como nombre de la empresa, titulo del estado financiero, periodo al que corresponde la información, fecha de inicio y cierre del ejercicio, moneda en que se presenta presenta la información, márgenes individuales que debe conservar cada grupo y clasificación, nivel de precisión utilizada en la presentación de las cifras de los estados financiera (millones, miles, etc.)66. Los Estados Financieros se elaborarán con una periodicidad periodicidad que será, como mínimo, anual67.

5. 66 67

Contabilidad Básica Pág. 405. Hansen-Holm, Holm, NIIF Teoría y Práctica Pág. 375.

6. 7. II 8. 2. METODOLOGÍA 2.1. DESCRIPCIÓN ACTUAL DEL COMISARIATO ´´MEGAPRO´´ 2.1.1

Antecedentes del negocio/ Reseña Histórica MEGAPRO es el primer Comisariato del Cantón Quinindé, nace en febrero del 2002 con capital propio. Es una micro empresa familiar ubicada en la calle Manuel Almán y 9 de Octubre en el Cantón Quinindé Provincia de Esmeraldas, tiene una población de 88.337 habitantes, los cuales están distribuidos en 65.694 y 22.643 habitantes rurales y urbanos respectivamente; el tamaño promedio de las familias es de 5 miembros. La población económicamente activa es de 30.249 habitantes68, tienen un ingreso mensual de $ 150 y 1.000 dólares 69 . El comisariato MEGAPRO tuvo sus inicios en el año 1982 como una pequeña tienda con el nombre de COMERCIAL GARCIA. Con el paso del tiempo el negocio fue incrementando su clientela, sus propietarios en el año 2002, vieron la necesidad de crear un comisariato, con el fin de proveer a sus clientes un lugar más amplio, cómodo donde puedan elegir con libertad, comparar precios y marcas de productos: perecederos, secos, de limpieza, del hogar, entre otros. Ya que en ese entonces no existía un autoservicio, sino grandes tiendas. Para esto se adquirió un terreno de 300m2 en 1996 y en 2001 se realizó la construcción. Se efectúo la inauguración el 20 de febrero del 2002 con el nombre del Comisariato García y en el 2004 se decide cambiar su nombre a MEGAPRO, ya que necesitaban diferenciarse de otra tienda de abarrotes que poseen en Quinindé. La comercialización se realiza al por mayor a pequeños negocios y al por menor que atiende al público en general.

68 69

www.inec.gov.ec Revista Quinindé Hoy Pág. 10.

2.2 BASE LEGAL Y REGLAMENTACIONES INTERNAS Cuando MEGAPRO inició, se realizaron los respectivos trámites para su legal funcionamiento. Procediendo a obtener el Registro Único del Contribuyente, en el cual consta como persona Natural Obligada a llevar Contabilidad y cumplir con todas las

obligaciones tributarias como: declaración de impuesto a la renta,

declaración de retenciones en la fuente, declaraciones de IVA y presentación mensual de anexos REOC y anexos RDEP. Se solicitó la autorización al SRI para dos máquinas registradoras, las que están legalmente autorizadas por el SRI para la entrega de tiquetes a consumidores finales, además se solicitó la autorización para la impresión de blocks de facturas en un mínimo aproximado de 200 impresiones al mes. Solicitando también los respectivos permisos: al Cuerpo de

Bomberos, Patente

municipal, el permiso de funcionamiento, la tarjeta de salud se solicita en el Hospital de Quinindé. Todos y cada uno de los trámites que anteriormente se nombraron son actualizados cada año, tal como lo exige la ley.

2.3 ESTRUCTURA

ORGANIZACIÓN

NIVELES

RESPONSABILIDAD DE MEGAPRO. Actualmente el negocio está funcionando con cinco personas. Una persona en dirección y administración, una en contabilidad, una en bodega y dos en perchas. El personal con que cuenta en la actualidad es suficiente. A continuación se detallan las funciones que realizan los empleados y propietarios de MEGAPRO. Descripción de puestos en la actualidad: Dirección y administración. Sus funciones actuales son: •

Apoya en la revisión de la mercadería recibida de las empresas proveedoras.

•

Cajera.

•

Realiza pedidos a proveedores.

•

Y pago proveedores.

•

Controlar al personal de MEGAPRO.

Contabilidad. Actualmente sus funciones consisten en: •

Registrar los ingresos y egresos.

•

Declaraciones de impuestos.

•

Apoyó a dirección y administración.

Bodega. Funciones: •

Pesar y empacar productos al granel

•

Buen manejo, estado, conservación de los productos en bodega.

•

Recepción de mercadería en bodega y el control de existencias.

Perchas. Cumple las siguientes funciones: •

Responsable de ubicar los diferentes productos en la estantería previa la colocación de los precios al público, para su respectiva exhibición.

•

Control de productos caducados.

Organigrama Estructural. MEGAPRO,

no cuenta con algún tipo de organigrama, en base a información

proporcionada por el Gerente, la estructura organizacional se encuentra así:

GRÁFICO N# 3

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL 2010

GERENCIA

ADMINISTRATIVO

COMPRAS

VENTAS

FINANCIERO

RRHH

CONTABILIDAD

BODEGA

Fuente: Investigación Directa Elaborado por: María García MEGAPRO no cuenta con una estructura organizacional definida, por lo tanto los colaboradores desconocen a cabalidad cuáles son sus funciones y las responsabilidades que tiene.

2.4 ACTIVIDAD PRODUCTIVA DE LA EMPRESA Está dirigido a los hogares rurales y urbanos de la zona de Quinindé en especial, a las amas de casa quienes son las que deciden donde comprar sus productos. La actividad productiva de la empresa es la compra y venta de productos de consumo masivo los cuales se detallan en el anexo 3.

2.5 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN La organización:

2.5.1 Descripción de la empresa:

Comisariato MEGAPRO es una empresa unipersonal, proveedora de productos de consumo masivo, administrada por su gerente propietaria. Es apoyada por sus familiares, por lo tanto constituye una empresa eminentemente de dirección y de operación familiar. Con respecto a la contabilidad cuenta con la ayuda de una de sus hijas. En sus inicios MEGAPRO debía cumplir con las siguientes obligaciones tributarias: •

Declaración Mensual de IVA

En la actualidad se encuentra obligado a llevar contabilidad, teniendo que cumplir con las siguientes obligaciones tributarias: •

REOC.

•

REDP.

•

Declaración Mensual de IVA.

•

Declaración de Retención en la Fuente.

•

Declaración Impuesto a la Renta Anual.

2.5.2 Ubicación de la empresa: MEGAPRO está ubicado en la Provincia de Esmeraldas, en el Cantón Quinindé y se delimita de la siguiente manera. Al norte: Calle Manuel Almán Al sur: Quince de Mayo Al este: San Vicente Al oeste: Av. 6 de Diciembre GRAFICO N0 4

UBICACIÓN GEOGRAFICA URBANA DE MEGAPRO

CALLE MANUEL ALMAN

MEGAPRO

Fuente: MEGAPRO Elaborado por: María García

2.5.3 Ingresos de la empresa: La empresa tiene un promedio mensual en compras de $ 50.000,00 las cuales son canceladas en 30 y 35 días a los proveedores, su pago es mediante cheques. El monto de ventas que se realizan en efectivo al público en general son aproximadamente 36.000,00 dólares mensuales, que representa el 95% de las ventas mensuales. Y las ventas a crédito con una plazo de 30 días, otorgados a los dos sindicatos del Municipio de Quinindé como son: El Sindicato 29 de Junio y el Pro derechos, así como también al personal del Cuerpo de Bomberos de Quinindé,

a la

Empresa Eléctrica de Quinindé, Haciendas y fincas, tiene un promedio mensual de $4000,00 dólares, que representan el 5% de las ventas mensuales.

2.5.4

Proveedores. Actualmente cuenta con 30 proveedores detallados en el cuadro No. 3 Cuadro N0 4 Proveedores de MEGAPRO PROVEEDORES

OFERTAN

PROESA

Cigarrillos, fósforos fogata.

CORDIALSA

Galletas

GODOY RUIZ

Conservas, productos sabora.

FABRIL

Jabones ales y grasas

COVERTOSA

Productos Maggi, Isabel.

BLUNELLA

Productos Nestlé.

ZAMPER

Productos Klin

PYDACO

Grasas, jabones

ARIOSTO ANDRADE

Galletas y confitería la universal.

CONFITECA

Confitería

OTELO

Productos Pañalin y Har

ABAPEC

Productos Elite

TELMO MACIAS

Productos FAB.

LA PERLA

Conservas

DISLEC

Desinfectantes

ENTRE OTROS. Fuente: MEGAPRO Elaborado por: María García Las distribuidoras que proveen de productos al comisariato son principalmente de la Ciudad de Santo Domingo, Quito y Esmeraldas.

2.5.5 Clientes. El comisariato MEGAPRO se enfoca a la clase media y media baja teniendo como principales consumidoras a las amas de casa. Su horario de atención es de 7H30 a 19H00, de lunes a domingo. Tiene una afluencia promedio de 450 Clientes de lunes a viernes, numero superado los sábados y domingos donde aproximadamente la afluencia es de 650

Clientes. El negocio tiene cerca de 800 compradores frecuentes en la semana y atiende a 90 clientes al día de lunes a viernes.

2.5.6 Productos Comisariato MEGAPRO ofrece productos de primera necesidad y cuenta con 3200 ítems, a continuación en el cuadro No. 6 se detalla algunas de las líneas de productos que ofrece el comisariato.

Cuadro No.5 Líneas de Productos que Ofrece MEGAPRO LINEAS DE PRODUCTOS FAMILIA

DOLCA

COCA COLA

NESTLE

BUEN DIA

PILSENER

HAR

ROYAL

BIG COLA

SABORA

COLGATE

PIKA

GUAYAS

LA UNIVERSAL

SAN CARLOS

SUMESA

BIMBO

NOSOTRAS

KLIN

SUPAN

TOP

AJAX

TONI

PRIMAVERA

ALEX

PURA CREMA

FRITOLAY

ISABEL

CHIVERIA

TESALIA

REAL

FLOR

ALPINA

DRAGON

ELITE

SCOTT

DEJA

MC_ DUGAL

LAGARTO

FAB

DON DIEGO

MACHO

YURIS

SUAVITEL

FACUNDO

LA EUROPEA

VARTA

KONSIL

LA CUENCANA

PROTEX

COLGATE

PRONACA

DOVE

Fuente: MEGAPRO Elaborado por: María García

2.5.7 Recurso Humano En área administrativa está a cargo de la dueña del negocio. En el área de contabilidad, atención al cliente, perchas y bodega, al momento se encuentran laborando 4 empleados. Su jornada diaria de trabajo es de 8 horas en horarios rotativos. El horario de trabajo actualmente se encuentra establecido así: De 7H00 a 14H00 2 empleados, estos reciben almuerzo en el lugar de trabajo y de 14H00 a 19H00 2 empleados. Dentro de esta jornada los trabajadores cuentan con sesenta minutos para su almuerzo, mismo que es proporcionado por el dueño del negocio. Todos los empleados están bajo relación de dependencia.

2.5.8 Manuales de la empresa Esta empresa no posee manuales de ningún tipo. Las instrucciones para los nuevos trabajadores que ingresan a la empresa son dadas por la propietaria del negocio de forma verbal.

2.5.9 Equipos actuales Para la facturación: Se dispone de dos maquinas registradoras: La primera Marca CASIO Modelo TK 6000, La segunda registradora Modelo TK 7000. Las cuales están legalmente autorizadas por el SRI.

2.5.10 Distribución Física Mide 300 m2, está construida de hormigón armado con cubierta de losa, cuenta con dos mezanines de 50 m2, bodegas de dos pisos de 30 m2, piso cubierto de baldosa, con frente de mamparas de aluminio y vidrio. Cuenta además con tres aires acondicionados.

En la zona de caja, se dispone de dos máquinas registradoras. El local está previsto de cuatro cámaras de vigilancia, dispone de dos computadores, uno destinado para el uso de cámara de vigilancia y el otro para la información del negocio. MEGAPRO tiene la siguiente distribución física. Grafico N0 5 Distribución Física Interna de MEGAPRO

BODEGA

CAJA

1 SALIDA

ENTRADA

Caja 1 y 2 Carritos de compra Góndolas Frigorífico Fuente: MEGAPRO Elaborado por: María García

Perchero Baños Cocina Bodega

2.5.11 Formularios: Los formularios que nos facilitaron, son los que proporciona el Ministerio de Trabajo a las empresas para su presentación y cancelación del décimo tercer sueldo, décimo cuarto sueldo y utilidades.

2.5.12 Descripción de las Actividades. Cabe señalar que el comisariato no cuenta con un manual de procedimientos, dichas actividades se han desarrollado y aplicado por los dueños del negocio de acuerdo a las necesidades. Las actividades que comúnmente se llevan a cabo en el comisariato son; ventas, percha, bodega, cuentas por pagar, compras y cuentas por cobrar. Ventas; el proceso de venta inicia en el momento que ingresa el cliente al comisariato, el asistente atiende las consultas de los clientes y si este desea ingresar el empleado deberá notar si el cliente trae consigo fundas o maletas, si este es el caso se pedirá al cliente

guardarlas en los casilleros, al que se

entrega una ficha numerada, para que al momento de salir sea identificada y entregado. Los clientes ingresan y escogen de las perchas los productos que desean, se acercan a caja y la cajera que deberá preguntar si necesita que se le emita una factura o ticket, si el cliente pide factura se la realizará de forma manual , en el caso de necesitar ticket se procede a ingresar los precios de los productos en la registradora, una vez terminada la operación en cualquiera de los dos casos se comunica al cliente el total de la factura o ticket por pagar si este no está satisfecho se registra la devolución de los productos que se quieran en el caso de la registradora y si se trata de factura esta se anulará y se realizará una nueva con los productos que el cliente elija, si este está de acuerdo con el valor a pagar y el pago es en efectivo se registra el monto pagado y se entrega el cambio, si la venta es a crédito se revisa en las carpetas del sindicato, finca o hacienda

a la que pertenezca el cliente, si tiene crédito se registrará el valor

de la venta y si no cuenta con crédito el cliente tiene la opción se cancelar en efectivo, de lo contrario no se efectuará la venta. Perchas; antes de proceder a colocar

los productos en las estanterías de

exhibición el personal deberá revisar el estado y fecha de caducidad de los mismos, en el caso de existir productos caducados se comunica a la dueña del negocio quien verifica

y se envían los productos a bodega hasta que estos

sean cambiados por los proveedores. Si no existen productos caducados o en mal estado, se revisan los productos faltantes en perchas, se dirigen a bodega para sacar la mercadería faltante, luego se solicita a la dueña del negocio la lista de precios para proceder a etiquetar producto por producto, para finalmente ubicarlo en percha. Bodega; en este proceso interviene nuevamente la dueña del negocio, esta recibe, revisa y compara la factura con el pedido realizado al proveedor, si este coincide la mercadería es recibida en bodega por el empleado a cargo de bodega, este luego de constatar que se ha entregado todo el producto envía la factura a caja para que la dueña del negocio realice la respectiva retención entregando al proveedor la factura original firmada para que quede constancia de la entrega y el comprobante de retención original, con la copia de la factura la dueña del negocio calcula el precio de venta al público y archiva la factura con la retención en cuentas En el supuesto que no coincide no se recibe la mercadería. Una vez que la mercadería está en bodega el bodeguero procede a ubicarla en el lugar destinado para ella,

para luego pesar y sellar los

productos que son al granel. Cuentas por pagar; cuando el vendedor visita a la dueña del negocio, notifica que tiene una factura que debe cancelar, la dueña del negocio verifica que dicha factura este firmada por ella y revisa en sus documentos por pagar, si tiene está la factura por pagar, procede a calcular el valor por pagar restando de la factura la retención en la fuente, notas de crédito según sea el caso, dependiendo del monto a pagar se tomará la decisión de cancelar en efectivo o mediante un cheque a nombre del proveedor (si el valor a pagar es mayor a 100,00 dólares se cancela en cheque, si es menor a 100,00 se pagará en efectivo ) luego la dueña del negocio entrega al proveedor el cheque o el efectivo, para que este le entregue la factura cancelada y el recibo de pago como constancia del mismo estos son archivados. Compras: El proceso inicia cuando el vendedor ingresa al Comisariato este ofrece sus productos, si la dueña del negocio necesita los productos realiza el pedido y los registra en el libro de pedidos al igual el vendedor, caso contrario

termina la visita el vendedor. Cuentas por cobrar; cuando un cliente tiene una cuenta pendiente con el comisariato, visita a la dueña de negocio,

consulta el valor que adeuda, la

dueña del negocio revisa las cuentas por cobrar y comunica el valor que debe cancelar, el cliente cancela la cuenta sea parcial o en su totalidad y recibe un comprobante de pago y la factura en el caso que pague el total de la deuda. Si el cliente solicita nuevo crédito la dueña del negocio lo concederá siempre y cuando este haya cancelado a tiempo y no tenga saldo pendiente. En base a las diferentes actividades que se realizan en el Comisariato MEGAPRO se presentan diagramas de flujo funcional de todas las operaciones actuales

de la empresa, para proporcionar un panorama general

de los

procesos del negocio, para la construcción de los diagramas se tomó en cuenta la información proporcionada por los propietarios del comisariato. Ver anexo 4.

9. 10. 11. III PROPUESTA 3.1. IMPLEMENTACIÓN

PROGRAMA

CONTABLE

PARA

COMISARIATO MEGAPRO UBICADO EN EL CANTÓN QUININDÉ PROVINCIA DE ESMERALDAS. La mayoría de las organizaciones comienzan con un sistema manual (utilizando papel), luego avanzan a una mezcla de papel y herramientas basadas en ofimática y hojas de cálculo, y finalmente adoptan un sistema computarizado. La adquisición de equipos y de software de computación facilita más que nunca la transición de una mezcla de papel y herramientas basadas en hojas de cálculo a la implementación de un sistema contable, o la modernización de un método existente. Actualmente los costos bajos de las computadoras y del software también han logrado reducir el costo financiero que se requiere para realizar este cambio. La decisión de automatizar la contabilidad del negocio depende de la necesidad de contar con datos exactos, consistentes y oportunos en una diversidad de formatos para rendición de informes. En el anexo 5 se muestra en esquema de programa contable70.

3.2 EVALUACIÓN

LAS

NECESIDADES

ADMINISTRATIVAS

CONTABLES Para dar paso a la implementación de un sistema contable, se debe considerar las necesidades administrativas de la organización y lo que esta desea de su sistema contable. Se trabajó con los dueños y empleados del comisariato con el fin de obtener información sobre las actividades que realizan diariamente71. Para esto se planteo las siguientes preguntas y así evaluar las necesidades de computarización. ¿Cómo contribuirá la sistematización al logro de las metas de la empresa? ¿Qué es lo que usted desea que un sistema contable haga?

70 71

http://erc.msh.org/readroom/espanol/fnmgspsp.htm. http://erc.msh.org/readroom/espanol/fnmgspsp.htm.

•

Apoyar cotidianamente las tareas administrativas como el registro de ventas/compras, la impresión de facturas.

•

Registrar y reportar información contable.

¿Cuáles son sus mayores preocupaciones? ¿Cuál es la mayor pérdida de tiempo en su método contable actual? ¿Qué impacto desea que tenga la sistematización? ¿Desea que ésta reduzca el tiempo de análisis, aumente la velocidad del ingreso y procesamiento de los datos, aumente la exactitud de los mismos, mejore los controles, muestre tendencias, o mejore la administración de las adquisiciones y pagos? ¿Vale la pena incurrir en costos para adoptar un sistema si se considera su probable impacto? ¿Se han identificado las necesidades actuales y futuras? (Este es un punto crítico; muchas organizaciones invierten en un sistema que rápidamente deja de ser adecuado para sus necesidades) ¿Podría resolver sus necesidades administrativas una ligera modernización de bajo costo del método manual actual? ¿Se han explorado otras soluciones posibles (por ejemplo, capacitación del personal, contratación de personal con diferentes aptitudes, modificación de los procedimientos operativos) para cubrir sus necesidades administrativas? De esta manera

se identificó las verdaderas causas de los problemas

administrativos, incluyendo aquellos que no serán resueltos por el simple hecho de implementar un sistema contable.

3.3 PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA CONTABLE Para la implementación del programa contable se contó con la participación del personal que labora en MEGAPRO y sus propietarios. Se

formó un equipo de trabajo, para

determinar

objetivos y se realizaron

reuniones regulares para llevar a cabo una evaluación (incluyendo un análisis de costos), elaborar un presupuesto realista y desarrollar un cronograma de trabajo. La formación de un equipo, integrado por miembros de toda la empresa, es crucial para el éxito de la implementación, ya que esto reconoce el impacto que tendrá sobre toda la empresa y aumenta el grado de compromiso del personal con

respecto al suministro de datos exactos y la utilización de los informes que generará el sistema.

3.3.1 Formar equipo de trabajo Ell equipo de trabajo fue conformado por los empleados que actualmente cuenta MEGAPRO, APRO, en estas reuniones también deberán participar la dueña y administradora del negocio. La persona que supervisara supervisara todo el proceso, coordinará las reuniones y dará seguimiento será la contadora actual72.

3.3.2 Preparar reparar los documentos que servirán de guía guía

apoyo para la

implementación La empresa deberá ingresar información en una hoja electrónica de Excel, para tenerla disponible en el momento que se realice su importación al programa contable.

De esta manera se tendrá documentos listos para ser usados al momento de la implementación, esto hará que el proceso sea más fluido en las etapas posteriores. Los documentos que servirán de guía deberían incluir: A nivel general: Fecha esperada de arranque del sistema, esta es la fecha en que todos los valores ores iníciales como inventarios, cuentas por cobrar, cuentas y documentos por pagar deberán estar listos para ser ingresados o migrados al sistema contable. Documentos pre impresos, Facturas, Comprobantes de retención, etc. Los documentos e información necesaria: 1.

Gerencia ◦

Organigrama funcional de la empresa

http://erc.msh.org/readroom/espanol/fnmgspsp.htm.

◦

Nombre, cargo en la empresa con una breve explicación de sus funciones.

◦

Horario en el que sería más adecuado para el entrenamiento.

◦

Lista del recurso humano para la implementación y horarios en los que se puede contar con el mismo.

◦ 2.

Fecha de inicio para el arranque del sistema

Inventarios MEGAPRO no cuenta con información de inventarios, procedió inventariar los productos en Excel, tomando en cuenta los siguientes parámetros: ◦ Las estructuras de codificación para los diferentes ítems ◦ Código: Este debe de tener un significado, ya que la mayoría de listados de productos pueden sacar provecho del orden que aquí se establezca. ◦ Máximo 10 caracteres, de preferencia numéricos ◦ Descripción Impuestos – 0% o 12%, ¿está incluido en el precio? ◦ Precio de venta A, B • Código de barra • Existencias a la fecha de arranque ( inventario valorizado) • Lista de grupos de productos si existiese

Clientes a. Lista de los clientes, con al menos los datos indispensables 1.

Código

Nombre

Nombre comercial

Dirección, ciudad, teléfono

Cédula o RUC

Cupo de crédito y el límite de tiempo del mismo

Facturas y documentos adeudado a la fecha arranque, la cartera inicial de clientes

Proveedores a. Lista de los proveedores, con al menos los datos indispensables 1.

Código

Nombre

Nombre comercial

Dirección, ciudad, teléfono

Cédula o RUC

Facturas y documentos adeudado a la fecha arranque, la cartera inicial de clientes

Tesorería a.

Lista de bancos con el saldo inicial de los mismos a la fecha de arranque del sistema

Lista de cajas que piensan a usarse y saldo de las mismas a la fecha de arranque del sistema.

Clasificación de los gastos del negocio para elaborar las categorías de caja y banco, por ejemplo:

1. Servicios básicos •

Luz

•

Agua

•

Teléfono

2. Gastos de ventas •

Promoción

•

Publicidad Anuncios en radio Anuncios en prensa

3. Vehículos 4. Sueldos y Salarios

•

Gerencia

•

Personal administrativo

•

Personal de venta

Contabilidad a.

Plan de cuentas de la empresa.

Lista de activos fijos.

Presupuesto a la fecha de arranque del sistema

Presupuesto. El presupuesto debe ser comprensivo, debe incluir los

recursos para la

capacitación, suministros, compras de equipo, costo de programas, etc. 8.

Cronograma. Se

deberá fijar plazos de tiempo susceptibles de cumplimiento,

especialmente a ciertas tareas que dependen de la conclusión previa de otras tareas. Además se debe incluir tiempo suficiente para realizar pruebas

y modificar el sistema. La falta de cumplimiento de los plazos establecidos irreales podría afectar negativamente la moral del personal. Siempre que sea posible, se deberá evitar implementar el proyecto en épocas de mucho trabajo, como el cierre de fin de año, para amortiguar el impacto del tiempo necesario para transferir los datos del sistema manual al computarizado73.

3.3.3 Selección y Compra del software La selección y compra de un

software que se utilizará para implementar un

sistema contable es una decisión importante en el proceso de sistematización. Es necesario

considerar cuidadosamente las características y la capacidad del

software en relación con los requerimientos de la empresa. Evaluar los módulos del software contable y determinar cuáles se deberá instalar y utilizar. La evaluación de las opciones de software y de vendedores constituye otra parte importante en este proceso74. En esta etapa es importante ser cuidadoso y metódico ya que ayuda a mejorar las posibilidades de conseguir un sistema contable computarizado eficaz y que cubra las necesidades. Muchas empresas compran software más poderosos y complicados de lo que la organización requiere y puede manejar o solventar. En base a las actividades de la empresa se determinó sus requerimientos de software, así como también, la evaluación de los módulos de software contable y la evaluación de los paquetes de software que existen en el mercado. Para la selección y compra del software contable a implementarse se realizó una investigación preliminar a través del Internet, periódicos y otras publicaciones. Se contacto a los vendedores, y se solicitó referencias y los nombres de sus clientes actuales. A demás se solicitó

que los vendedores

hagan una

demostración de los paquetes del software. Al contactar a los vendedores, se informó acerca de los requisitos cruciales del sistema que se necesita.

73 74

http://erc.msh.org/readroom/espanol/fnmgspsp.htm. http://erc.msh.org/readroom/espanol/fnmgspsp.htm.

Para facilitar el análisis, comparación

y selección del programa contable se

diseñó un formulario tal como se muestra en el anexo 6. Con el fin de analizar las opciones de software y comparar los productos. Esta herramienta ayudó a determinar, si un paquete de software cubre los requerimientos mínimos o los requerimientos esenciales del

sistema que se

requiere. Esto nos ayudará a determinar qué paquetes cubren el mayor número de expectativas y a comparar los costos y beneficios de cada uno de ellos. Se utilizó un formulario para cada paquete de software que se avaluó. 3.3.3.1 Determinar las Necesidades de Software Las

necesidades de software dependen de factores como el tamaño del

negocio, el número y tipo de transacciones que deben ser ingresadas (como la cantidad de dinero que ingresa y egresa y el volumen de transacciones que se registran a diario), y los requisitos de rendición de informes75. Los programas más simples están diseñados para los negocios pequeños. Están generalmente diseñados para un solo usuario, como el administrador o el contador. Los programas más complejos están diseñados para las empresas de mayor envergadura que lleva la contabilidad de cada departamento. Los programas más avanzados pueden tener múltiples usuarios a través de una red local de gran magnitud, o pueden conectar múltiples sitios a través de una red amplia. El número de empleados que trabajan en una organización no es un factor importante cuando se selecciona el software. La verdadera medida de la necesidad es la complejidad de las actividades de la organización. Como: El número de transacciones que se realizan cada mes. Seguridad deseada. La cantidad de monedas de curso legal que se manejan. Y los métodos de adquisición. Una manera de decidir si se debe comprar e instalar un paquete de software 75

http://erc.msh.org/readroom/espanol/fnmgspsp.htm

simple o complejo consiste en escoger el paquete más simple que cubra las necesidades. Es indispensable no usar un sistema más grande o complicado que el requerido para cubrir sus necesidades. Cuando tome una decisión, debería considerar lo siguiente: En base al levantamiento de información de la empresa se determinó que los módulos básicos que debería tener el sistema contable a implantarse en el comisariato serían; contabilidad, bancos, compras / proveedores, facturación / cuentas por cobrar, reportes, administración, inventarios. Los Módulos necesarios son, Contabilidad, bancos, cuentas por pagar, administración, cuentas por cobrar, inventario. Los que deben tener las siguientes funcionalidad. Contabilidad: •

Crear plan de cuentas

•

Definir Estados Financieros en base a las Normas Internacionales de Información Financiera para la preparación y presentación de Estados Financieros.

•

Manejar Comprobantes de diarios, ingresos y egresos numerados (año, mes, secuencia por tipo de comprobante) emitidos por el sistema.

•

Permitir la búsqueda por la descripción realizada al asiento contable.

•

Encontrar asientos con solo digitar el número de asiento que se requiera.

•

Corregir asientos contables con clave

•

Controlar el libro diario, libro mayor balance de comprobación estado de resultado y estado de situación financiera definidos por un rango de fecha y por niveles.

•

Realizar reportes de diario seleccionados por fechas y tipo de comprobantes.

•

Los Estado de resultados deben ser analítico, de manera que permita obtener resultados en porcentajes. Por ejemplo: utilidad bruta 70% en relación con las ventas generadas en un mes o año.

•

Procesar de mayores y desmayorizar.

•

Procesar de cierre del periodo

•

Opciones para anular comprobantes de diario.

•

Generar automáticamente anexo

requeridos por el Servicios de Rentas

Internas, por ejemplo anexos REOC. •

Generar automáticamente de asientos contables en línea.

Bancos: •

Permitir llevar el control de los depósitos, cheques, notas de crédito, notas de débito.

•

Mantener un listado de depósitos y cheques por separado.

•

Un listado de movimientos de cada banco.

•

Una listado de cheques post fechados por rango de fechas de vencimiento.

•

Conciliaciones bancarias.

•

Opciones para anular una operación (previa autorización - clave)

•

Contener información integrada a la contabilidad.

Cuentas Por Pagar: •

Archivos de proveedores: Datos generales, validación de RUC, estadísticas, liquidaciones.

•

Manejar ilimitadamente cuentas de proveedores

•

Reportes de cuentas por pagar: por proveedor o saldos totales de todos detallado o consolidado.

•

Reportes de compras: Por proveedor, producto, etc.

•

Reportes de pagos a proveedores: Forma, valor, fechas, etc.

•

Retenciones en la fuente y de IVA

•

Permitir imprimir comprobantes de egreso y cheques automáticamente, adicionalmente imprime los comprobantes de retención en la fuente

•

Permitir parametrizar códigos contables del proveedor, para que este sea tomado directamente al realizar la factura.

•

Opciones para escoger el % de retención que se le deba afectar a la opción realizada.

•

Listado de todos los proveedores, con antigüedad de saldos

•

Listado de facturas por proveedores

•

Listado de saldos pendientes por fechas de vencimiento.

•

Registrar los anticipos a los proveedores enviándolos en forma automática hacia cuentas por cobrar proveedores clientes y enviar el asiento contable a la contabilidad

Cuentas Por Cobrar: •

Fichas de clientes: datos generales, validación de RUC, contactos, estadísticas, etc.

•

Manejar las cuentas de clientes

•

Reportes de cuentas por cobrar estados de cuenta, saldos totales y detallados por cliente o todos, reporte de vencimientos a 30-60-90 días o más.

•

Control de cheques posfechados y reporte de los mismos

•

Notas de débito y notas de crédito al cliente

•

Emisión e impresión automática de comprobantes de ingreso.

•

Permitir realizar un cobro en forma total o parcial.

•

Limitar los créditos por clientes.

•

Registrar los anticipos de los clientes enviándolos en forma automática hacia cuentas por cobrar clientes y enviar el asiento contable a la contabilidad.

Administración: •

Crear usuarios para trabajar en el sistema.

•

Claves y accesos para los diferentes módulos.

•

Debe permitir definir con cuantos decimales en cantidades o precios se desea trabajar en compras o ventas.

•

Crear puntos de venta o bodegas de despacho.

Inventarios: • Ingreso de compras, identificando bienes con tarifa 12% IVA y 0% IVA. • Ingreso de notas de crédito del proveedor. • Inventarios detallados por línea, grupo marca y código. • Ajustes de ingresos y egresos. • Reportes de caducidad de productos por rango de fechas. • Reportes para toma física de inventarios • Contabilización. • Registro automático de los productos vendidos. • Estadísticas por unidades vendidas. • Manejo ilimitado de número de fichas por ítems: Producto de venta, productos de consumo interno, etc. • Manejo de bodega.

• Cada ítem deberá manejar una relación con cuenta contable de inventario, compras, costo de venta, ventas, etc. • Consultas rápidas de productos, existencias y movimientos de bodega. El Módulo de Contabilidad, este deberá contener; •

Asientos pendientes: Descripción de cada asiento, titulo, fecha, numero, código, nombre, referencia y valor.

•

Asientos de Mayorización: Equivale al resumen del diario de contabilidad, titulo, fecha, número, código, nombre, referencia y valor.

•

Balance de Comprobación: Balance de los saldos de las cuentas contables de la empresa en la fecha deseada, código, nombre, saldo anterior, debe haber y saldo actual de las cuentas contables, las cuentas del mayor totalizan todas las subcuentas que conforman.

•

Balance General: Emisión del Balance General con fechas deseadas.

•

Mayor General: Emisión del informe con saldos de cada cuenta de movimiento o detalle de la empresa, titulo, código y nombre de la cuenta contable y todos los movimientos que la afectan, saldos totalizados de cada cuenta.

•

Estado de Resultados: Emisión del estado de pérdidas y ganancias, según el periodo deseado, detallando código, nombre, saldo, cuentas contables de ingresos y egresos y el resultado del periodo indicado.

•

Estado de Flujo de Efectivo: Tendrá como propósito proveer información fundamental, consensada y comprensible, sobre el manejo de los ingresos y egresos de efectivo en un periodo determinado.

•

Estado de evolución del patrimonio:

Este debe permitir demostrar por separado el rubro patrimonio de la empresa. Así poder determinar de forma detallada las utilidades obtenidas en el periodo, así como la aplicación de las ganancias retenidas en periodos anteriores. •

Presupuesto: Este deberá la emisión

de informes del presupuesto, definido por la

empresa, titulo el código y nombre de la cuenta contable y el valor presupuestado para los meses indicados, el saldo a la fecha, la diferencia y el porcentaje de cumplimiento. •

Código de cuentas: Emisión del código de cuentas contables de la empresa, lista de

códigos y

nombre de las cuentas contables. •

Movimientos. Emisión del informe de todos los movimientos contables de la empresa, conceptos de movimientos el texto dado por el usuario, fecha y número del asiento, el código, concepto, referencia y valor de los movimientos, totales del debe, haber y saldos.

•

Cuentas Balance: Emisión del informe con titulo, código y nombre de la cuenta financiera y los registros que conforman sus definición.

Módulo de Caja / Bancos: •

Códigos de Bancos: Emisión del plan de cuentas bancarias de la empresa, código y nombre del banco y el número de la cuenta bancaria.

•

Estado de Cuenta: Emisión de informe de las cuentas de los bancos del negocio, titulo principal, código, nombre del banco, número de la cuenta, fecha, tipo, concepto y el valor de los movimientos que corresponde a dicha cuenta y el saldo por cada movimiento, saldo inicial y final de cada cuenta.

•

Disponibilidad: Emisión de

informe de saldos disponibles de las cuentas

bancarias de la empresa, con código, nombre y número de la cuenta bancaria y el saldo disponible a la fecha indicada,

•

Conciliación: Emisión de informe con la conciliación de las cuentas bancarias de la empresa, con titulo, código, nombre del banco, el numero de la cuenta, el saldo actual y el mes de conciliación, con fecha, tipo, numero y valor de los movimientos no conciliados de meses anteriores y del mes actual, valores totales de los movimiento no conciliados e indicar cuál debería ser los saldos en el estado de cuenta.

•

Saldos del Mes: Emisión de saldos por mes de las cuentas bancarias de la empresa, con titulo, código y nombre del banco y el número de la cuenta, por meses con sus respectivos valores para el debe, haber y saldo totalizados.

•

Caja: Los movimientos registrados en la caja de la empresa, con fecha, origen, tipo, número del documento origen, número de documento de pago, referencia de pago y el valor de los movimientos, con el total de los movimientos.

•

Depósitos: Informe de los depósitos realizados de Caja a Banco, con su respectivo titulo, información de cada deposito; número, fecha, código y nombre del banco; información de movimientos de caja ; con fecha, origen, número del documento origen, forma de pago, número y referencia del documento de pago y valor, por caja depósito que se realice emita un reporte.

•

Reportes de compras por productos, proveedores, facturas o ítems.

•

Reportes por áreas o grupos sea individual o colectiva.

•

Reportes de compras por las formas de pago con las que se trabaja.

•

Ventas por factura: vigentes, anuladas, acumuladas, netas, devoluciones.

•

Reportes de ventas por productos, puede ser de un grupo o individual.

•

Reportes de cuentas por cobrar clientes al valor razonable.

•

Reportes de ventas por tipo de cliente o institución a la que pertenece.

•

Reportes de cuentas por pagar proveedores al valor razonable.

Módulo Ventas y Cartera: •

Códigos del sistema: Informes sobre grupo de clientes, códigos de clientes, lista de productos.

•

Grupo de clientes: Deberá mostrar código y nombre de los grupos.

•

Código de Clientes: Informes con los clientes registrados en la empresa, con código y nombres del cliente, grupo al cual pertenece, zona, estatus y cupo.

•

Lista de Vendedores: Informes de los vendedores registrados en la empresa con código y nombre.

•

Listado de productos: Informes de mercadería registradas en la empresa, con código, nombre y precio del producto.

•

Facturas: Informes con las facturas registras en la empresa, con la opción de emitir un resumen, número y fecha de las facturas y el cliente y vendedor de las mismas, así como también los totales diarias.

•

Egresos de bodega: Informes de los egresos de bodega registrados en el negocio.

•

Ganancias Brutas: Reporte de ganancias por fechas.

•

Saldos por fechas: Informes con el código, nombre, grupo, zona de los clientes, saldo a la fecha que se solicite y saldos totales.

•

Estado de Cuentas: Informes con saldos de cada cliente con cobranzas dentro de la empresa, con el título, código, zona del cliente, número, tipo fecha y vencimientos, referencia, valor, días de vencimiento y saldos de todos los movimientos correspondiente al cliente, totales por cada cliente.

•

Movimientos: Informes de cobranzas de la empresa, informe con código, tipo, número, fecha de vencimientos referencia y valor de los movimientos que se indique, totales de todos los movimientos.

•

Análisis de vencimiento: Informes con los documentos vencidos y por vencer de los clientes, este deberá contener código y nombres de los clientes, montos.

•

Facturas canceladas: Informe con saldos de cada cliente cuyos movimientos hayan sido cancelados, con titulo, código, zona y grupo de clientes, fecha, vencimiento, referencia, valor, días de vencimiento y saldo de todos los movimientos (archivo histórico) de cada cliente.

Módulo Compras/ Cuentas por Pagar: •

Grupos de Proveedores: Informe de los grupos de los proveedores definidos para la empresa, con código y nombre de los grupos.

•

Proveedor: Opciones de los proveedores registrados en la empresa, con códigos y nombres de los proveedores, grupo al que pertenezcan, zona y limite de crédito.

•

Compras: Informes con las facturas de compras registradas en la empresa, con fecha y el proveedor de las mismas.

•

Saldos por fechas: Opciones de código, nombre, grupo, zona de los proveedores y el saldo a la fecha que se indique.

•

Estado de cuenta: Informes con saldos cada proveedor dentro de la empresa, informe con título, el código, nombre, zona y grupo del proveedor , tipo fecha y vencimiento, referencia, valor, días de vencimientos y saldos de todos los movimientos que le corresponda a cada proveedor, totales por proveedor.

• Movimientos: Informes de pagos a la empresa actual, con código, tipo, número, fecha de emisión, fecha de vencimiento referencia y el valor del movimiento indicado y los totales de los movimientos. •

Análisis de Vencimiento: Informes con documentos vencidos y por vencer de los proveedores con titulo, código y nombre del proveedor de periodos seleccionados.

•

Facturas canceladas: Informes de los movimientos cancelados y pasados a histórico de cada proveedor dentro de la empresa, con titulo el código, nombre, zona y grupo del proveedor, número, tipo, fecha de emisión y vencimiento, referencia, valor, días de vencimiento y saldo de todos los movimientos que correspondan al proveedor.

Módulo Bodega: •

Grupo de artículos: Informes con los grupos de artículos definidos en el inventario de la empresa, con código y nombre de los grupos.

•

Artículos: Informes con los artículos registrados en la empresa, con código nombre del artículo, unidad, precios, existencias máxima y mínima, ubicación y grupo al que pertenece.

•

Precios: Informes con los precios registrados para los diferentes artículos del inventario de la empresa, con código y nombre del artículo, la unidad y precios A, B, C Y D.

•

Resumen de existencias: Informes de existencias de los artículos del inventario registrados en la empresa, con el código y nombre del artículo, la existencia mínima, existencia actual, el costo y el costo total.

•

Kardex: Opciones de emitir el detalle de los movimientos de los diferentes artículos del inventario, con titulo, código y grupo del artículo, con fecha, tipo de movimiento, numero, cantidad, costo total, existencia y saldo.

•

Costos: Opciones con los costos promedios de los artículos registrados en el inventario de la empresa, con código, nombre del artículo y el costo actual de los artículos.

•

Movimientos: Informes con los movimientos de inventario de la empresa, con fecha, tipo de movimiento, número. Origen, código y descripción del artículo, proveedor o cliente, unidad y costo total de los movimientos del inventario.

3.3.4

Examen de software y de los Vendedores Potenciales. Para poder seleccionar el programa contable se realizó un análisis de los módulos que presentaba cada software, además se realizó una investigación de las diferentes Interfaces graficas que ofrecían como76; C++, VISUAL FOX PRO, VISUAL BASIC. Cada una de estas puede conectarse con las diferentes Bases de Datos por

http://erc.msh.org/readroom/espanol/fnmgspsp.htm#8

ejemplo: Excel, Access, SQL _Server y Oracle. Al realizar el análisis de las diferentes proformas de los programas ORION, SIFACOM, LATINIUM, FENIX, FIGARO, INTOELECT Y NECTILUS. Tomando en cuenta lo mencionado en el párrafo anterior

se determino que la mayoría de las aplicaciones

software

cuentan con módulos similares. La diferencia de estos radicó en la base de datos utilizada la cuales presentan diferentes tipos de seguridades, tal como muestra en el cuadro 6.

Cuadro #6 LISTA DE PROGRAMAS MAS OPCIONADOS NOMBRE DEL PROGRAMA

INTERFACE GRÁFICA

BASE DE DATOS

ORION

C ++

ACCESS

CIAD2009

VISUAL STUDIO.NET

SQL SERVER 2003

SIFACON

VISUAL FOX PRO.

EXCEL,ACCES,SQL SERVER

NECTILUS

VISUAL STUDIO.NET

SQL SERVER 2008

FENIX

C ++

ACCESS

FIGARO

C ++

ACCESS

LATINIUM

DELPHI,VISUAL 6.O

SQL SERVER

Fuente: Investigación Directa. Elaborado por: María García Luego de realizar el análisis de los diferentes programas, se determino que CIAD2009, NECTILUS y SIFACON son los más opcionados, además de contar con los módulos necesarios para el comisariato, la interface gráfica está desarrollada en plataforma VISUAL STUDIO.NET y VISUAL STUDIO FOX PRO. Su diseño que permite al usuario comprender su uso y adaptarse al sistema. Y su gestor de base de datos es SQL SERVER 2003 y 2008, que mantiene un rango de seguridad aceptable, rapidez en el acceso a los datos guardados en el sistema.

3.3.4.1

Criterios de evaluación de software. Para evaluar el software contable se eligió los más opcionados, se tomando en cuenta los siguientes criterios: ver anexo 6. requerimientos mínimos capacidades del sistema disponibilidad.

3.3.4.2

Cotizaciones y especificaciones de software.

Se solicitaron cotizaciones a los vendedores de software contable más opcionados. Estas fueron solicitadas y enviadas por internet. En el cuadro 7 se detalla los nombres de software y el valor de cada uno de ellos77. COTIZACION Y ESPECIFICACIONES DE SOFTWARE Cuadro No. 7 DESCRIPCION

CIAD

NECTILUS

SIFACON

Costo de módulos requerido

2800

3920

6000

Ajustes iníciales del sistema, reportes, parametización, monitoreo de ingreso de datos

200

Licencias de Puntos de venta

100

200

150

Horas entrenamiento

Actualizaciones primer año

Sin costo

Asistencia Remota

Sin costo

Asistencia Telefónica

Sin costo

Fuente: Investigación Directa. Elaborado por: María García 77

http://erc.msh.org/readroom/espanol/fnmgspsp.htm#8

3.3.4.3

Selección de los mejores candidatos. Al revisar la información, facilitada por los vendedores, se determino que los programas que cumplían con los requerimientos mínimos son:

Cuadro # 8 LISTA DE PROGRAMAS SELECCIONADOS NOMBRE DEL PROGRAMA

LUGAR

NECTILUS

QUITO

SIFACOM

AMBATO

Fuente: Investigación Directa. Elaborado por: María García

3.3.4.4

Demostración de programas contables Se solicito a los vendedores de los programas que hagan una demostración del software. Por medio de esta demostración se puedo comprobar con exactitud cómo funcionan los sistemas y si cumplen con los requerimientos. Como fácil manejo y comprensión, además que cuente los con módulos necesarios para el negocio. Además de la demostración se procedió a realizar una entrevista, aplicando el formulario de preguntas ver anexo 7.

3.3.4.5

Consultar a los clientes actuales de los potenciales vendedores Para tener una mayor certeza se realizaron llamadas a los clientes actuales y se les realizaron las siguientes preguntas: ¿Hace qué tiempo adquirió el programa? ¿El programa cumple con sus expectativas?

¿La empresa que vende el programa es confiable? ¿La empresa cumple con lo pactado en la compra? Al momento de contactar a los clientes de los proveedores todos respondieron favorablemente a las preguntas, tomando en cuenta sus repuestas y los requerimientos antes mencionados, se determino que NECTILUS, es la mejor opción para la adquisición e implementación del programa contable en el Comisariato MEGAPRO.

3.3.4.6

Negociar términos con vendedor Luego de analizar y determinar el programa contable más adecuado para la empresa, se negocio con el proveedor del software y se pacto las condiciones de pago. El costo total del programa es de $ 3.920,00. Además se determino que la fecha de instalación del programa será en Enero del 2010 puesto que para esta fecha el nivel de ventas es relativamente bajo.

3.3.4.7

Comprar software El costo total del programa es de $3.920,00 se cancelara el $ 1.960,00 de contado (50% del costo total) y la diferencia serán cancelados en dos meses $1.960.00

3.3.5 Equipos y muebles necesarios para la implementación Para la implementación del programa contable, se deberá adquirir

equipos y

muebles de oficina. A continuación en el cuadro 9 se detalla el número de equipos y sus costos.

Cuadro # 9 EQUIPOS PARA LA IMPLEMENTACION

AREA

No. Equipos

No.

No. De

No. Muebles

de Computo

Impresoras

Scanner

de Oficina

Costo

CAJA

2642,49

BODEGA

648,57

ASISTENTE

1396,57

GERENTE

965,57

SERVIDO

876,37

TOTAL

6529,57

CONTABLE

Fuente: Investigación Directa. Elaborado por: María García

3.3.5.1 Instalación de los Equipos y del Software e Ingreso de la Información Preliminar. La implementación de un sistema contable puede llevar varios meses desde la instalación inicial hasta la transición gradual de las maquinas registradora78. Antes de llevar a cabo la implantación el software contable se deberá realizar un inventario físico de la mercadería del comisariato tanto en perchas como en bodega, para luego migrar la información al programa.

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Así como también se requerirá la instalación de equipos, dispositivos y otras mejoras tecnológicas de informática, en el cuadro 10 se detallan los costos por la instalación de los equipos de computación. En el caso de MEGAPRO es recomendable destinar un equipo dedicado al manejo del motor de bases de datos. Este equipo será el servidor encargado de atender las solicitudes de proceso, almacenamiento y consulta de la información. Los otros equipos serán clientes que consultarán la información. Cuadro #10 COSTO DE INSTALACION DE EQUIPOS DE CÓMPUTO Costo

cableado

$ 500,00

estructurado Instalación de Equipos

$ 250,00

TOTAL

$ 750,00

Fuente: Investigación Directa. Elaborado por: María García

3.3.5.2 Instalar el software contable. La instalación software contable estará a cargo de los vendedores del programa, para que no existan inconvenientes al momento de la instalación se deberá, colocar todos los equipos de cómputo así como tambiénse tendrá lista la información y el personal para el ingreso de datos al sistema.

3.3.5.3

Ingresar Información. Es recomendable trasladarlos a un formato intermedio para su organización como una hoja electrónica de Excel. Para ello es recomendable referirse al formato que proporcione el proveedor del sistema contable; para luego realizar la importación en momento de la implementación.

Exportar: Inventario Clientes Proveedores

Base de Datos: Crear Copiar Eliminar

Servidor Local

Elaborado por: María García Ingresar los balances de apertura, y otra información preliminar requerida, como la información referente a la organización y los clientes, inventarios, proveedores, etc.

3.3.5.4

Hacer funcionar el sistema Contable. Se deberá hacer funcionar el programa contable

en forma paralela a las

máquinas registradoras: Para la implantación del software, se llevarán a cabo tres estrategias; 1. Prueba Piloto; Esta consistirá en poner en funcionamiento el sistema en una sola parte de la empresa y no una instalación a la totalidad de usuarios del sistema con el fin de asegurar que el sistema funcionara aceptablemente en todo el negocio. 2. Corrida en Paralelo; Consistirá en procesar el sistema nuevo como las cajas registradoras con el fin de asegurar que el nuevo sistema satisfaga las necesidades planteadas en un principio.

La corrida en paralelo será por un mes. 3. Instalación Inmediata; La instalación será inmediata se establecerá que el sistema empezará a funcionar totalmente un día después de terminado la corrida en paralelo, a partir de allí, las cajas registradoras serán puestas fuera de servicio. El sistema requerirá ser actualizado de acuerdo a las nuevas necesidades de información por lo tanto deberá darse el debido mantenimiento a la base de datos y al programa.

3.3.5.5

Corregir cualquier problema existente Para esto los usuarios del sistema contable deberán consultar el manual de sistema proporcionado por el proveedor, en caso de no encontrar solución por medio este, deberán comunicarse con los proveedores vía telefónica o por internet para soporte.

3.3.5.6

Reducir y eliminar el procedimiento manual Eliminar gradualmente las cajas registradoras, podría funcionar mejor y con más celeridad, así el personal adquirirá confianza en el sistema computarizado antes de concluir la instalación del mismo.

3.3.6 Preparación y Capacitación del Personal A menudo, una organización se concentra en el sistema en sí (equipos, dispositivos y software) durante la sistematización y deja de lado la preparación y capacitación del personal que utilizará los resultados del sistema para la toma de decisiones79. Es crucial que los empleados del negocio comprendan el sistema. Por esto es importante organizar sesiones de orientación iníciales y periódicas para ayudar a utilizar el sistema en forma efectiva y reducir el nivel de ansiedad con respecto a los cambios que trae consigo el nuevo sistema. Se deberá capacitar al personal en el sistema contable NECTILUS, en el cuadro 79

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11 se detallan los cargos, actividades y capacitación que recibirá el personal para la implementación. Cuadro #11 CAPACITACIÓN AL PERSONAL CARGO

ACTIVIDAD

CAJERO

Facturación, cobrar

BODEGUERO

cuentas

CAPACITACIÓN Modulo facturación, proformas. por Ingreso de datos de clientes nuevos

Recepción de mercadería Elaboración de comprobantes de retención.

Inventario

ASISTENTE CONTABLE

Contabilidad, inventarios

CONTADOR

Compras, Bancos

GERENTE

Compras, contabilidad.

DIGITADOR

Ingreso de información

Acceso de ingreso de inventarios Elaboración de rol de pagos Conciliaciones bancarias Elaboración de reportes de inventario

Acceso total a todos los módulos del programa.

Manejo total de programa proveedores, contable. Cargar sistema.

información

Elaborado por: María García.

3.3.7 Control y Evaluación Periódicamente se deberá comparar el avance de la instalación del sistema para mantener a todo el personal informado y entusiasta con respecto a los cambios que se están implementando. Se deberán mantener

reuniones una vez por

semana para y así propiciar la oportunidad para que el personal plantee cualquier duda sobre los aspectos relativos a la implementación, de esta manera se podrá dentificar los obstáculos y sus posibles soluciones80.

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3.4 MANUAL CONTABLE 3.4.1 Introducción Con la estructuración de este Manual se pretende dar cumplimiento a las políticas de control interno de MEGAPRO, la cual consiste en tener información por escrito de las funcionalidades contables y financieras a fin que todo el personal de contabilidad y relacionados tenga un entendimiento claro de los procedimientos y utilización correcto del catalogo contable donde se registran los eventos económicos de la empresa. La puesta en práctica del citado Manual permitirá, la formulación de Estados Financieros Básicos que serán utilizados para la toma de decisiones de acuerdo con las diferentes alternativas de acción. Este Manual ha sido elaborado con la finalidad de que sirva de guía para el tratamiento contable que recibirán las operaciones que afecten los principales rubros, pero indudablemente no pretende transformarse en un sustituto a los conocimientos contables que deben tener los encargados de su aplicación y uso, ni mucho menos como un reemplazo al sentido común e iniciativa de los usuarios81. ESTRUCTURA GENERAL DEL MANUAL CONTABLE Este Manual e instructivo contable se compone de las siguientes partes las que se explican brevemente a continuación82: BASE LEGAL: Contiene una descripción la base legal del giro del negocio y una descripción de sus principales ciclos de negocios, así mismo se deja en claro cuál es la estructura sobre la cual revela y presenta los estados financieros la empresa. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO CONTABLE Contiene las principales funciones y responsabilidades del departamento contable dentro de la empresa.

81 82

F. Catacora, Sistemas y Procedimientos Contables, Pág. 103. http://www.sbs.gob.pe/repositorioaps/0/0/jer/REGUL_SISFIN_MNB/MC_CapituloI.pdf

ESQUEMA DE FUNCIONAMIENTO

DEL SISTEMA Y CATÁLOGO DE

CUENTAS. Contiene el flujo grama general de los principales documentos fuente que apoyarán con información al sistema de registro contable sugerido para MEGAPRO, los registros auxiliares que serán necesarios utilizar y la información que producirán. Así mismo en este

se describe el detalle de las cuentas del activo, pasivo,

patrimonio, ingreso y gastos que serán utilizados en el registro contable de las distintas actividades. Comprende también la descripción y explicación de la estructura de codificación que alimentará el sistema contable y presenta además la combinación de los diferentes grupos de dígitos que se emplearán para registrar los datos relacionados con las transacciones llevadas a cabo y que servirán como base para elaborar los informes periódicos. INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LAS CUENTAS. En este capítulo se describe el concepto, uso y manejo de las principales cuentas del sistema; se indica el código y el nombre de la cuenta, la explicación de lo que su saldo representa y los movimientos normales de débito y créditos que afectan el saldo de las cuentas en mención. INFORMES FINANCIEROS En este capítulo se describen los principales informes de carácter financierocontable que serán generados por el sistema contable de información; adicionalmente, se indica el nombre de los informes, su uso, descripción general, frecuencia de emisión y los usuarios finales, los cuales están basados en el marco conceptual y las normas internacionales de información financiera NIC1, NIC 7 y otras NIC que aplican para un rubro en especial de las cuentas que conforman dichos estados.

3.4.2 Objetivos MEGAPRO desarrolla sus actividades en un ambiente económico cambiante y bajo condiciones que exigen en forma simultánea flexibilidad y apropiados sistemas de información, por lo que necesita de un Sistema de Registro Financiero - Contable que responda adecuadamente a sus necesidades y sea

utilizado como una herramienta efectiva en la toma oportuna de acciones preventivas y correctivas. La estructura de codificación contable incluida permite mantener un registro monetario y cronológico de sus transacciones, considerando en forma integral los aspectos contables y de control interno contable ejercido a través de registros auxiliares. Los objetivos que se desean alcanzar con la documentación formal de los aspectos contables a través de este Manual son: •

Uniformar los criterios en la aplicación de los procedimientos contables, mediante

acompañamiento

que

establecen

las

normas

internacionales de información financiera. •

Dar un seguimiento oportuno a los controles internos de la empresa, así como implementar y recomendar controles claves a las operaciones de la empresa

que permita un proceso sano y confiable de la información

financiera. •

Disminuir el tiempo utilizado en los aspectos contables a través de una uniformidad en las prácticas.

•

Facilitar el entrenamiento del personal nuevo.

•

Mantener una imagen de eficiencia en el ejercicio de las funciones contables.

•

Establecer dentro de lo posible, los mecanismos adecuados de control que permitan la efectiva salvaguarda de los bienes de la Empresa.

•

La presentación en forma oportuna de la información requerida por las autoridades del SRI y los diferentes usuarios que la solicitan.

3.4.3 Base Legal MEGAPRO es una empresa familiar fue constituida como tal en febrero del año 2002.

La empresa deberá adoptar como estructura de su presentación financiera, las normas internacionales de información financiera, las cuales son emitidas por IASB = Internacional Accounting Standards Board [Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad].

3.4.4 Estructura y Objetivos del departamento de Contabilidad El Departamento de Contabilidad se encarga de instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación y registro de las operaciones financieras, presupuestales a efecto de suministrar información que contribuya a la toma de decisiones, a promover la eficiencia y eficacia del control de gestión, a la evaluación de las actividades y facilite la fiscalización de sus operaciones, cuidando que dicha contabilización se realice con documentos comprobatorios y justificativos originales, y vigilando la debida observancia de las leyes, normas y reglamentos aplicables. Funciones •

Establecer y operar las medidas necesarias para garantizar que el sistema de contabilidad de la empresa este diseñado para que su operación facilite la supervisión y control de los activos, pasivos, ingresos costos y gastos.

•

Realizar las acciones necesarias para garantizar que el sistema contable de la empresa, así como las modificaciones que se generen por motivos de su actualización, cuenten con las autorizaciones legales para su funcionamiento y operación.

•

Llevar a cabo la contabilidad de la empresa en los términos de tal forma que se tenga estados financieros cerrados a más tardar 10 días posteriores a finalizar el mes.

•

Mantener actualizado el catálogo de cuentas e instructivo del mismo, de manera que éstos satisfagan las necesidades sobre las actividades cotidianas de información relativa a los activos, pasivos, ingresos costos, y gastos.

•

Controlar las disponibilidades de las cuentas bancarias de cheques, realizando conciliaciones mensuales contra los saldos reportados en los

estados de cuenta bancarios y por caja, para garantizar la exactitud en el registro de fondos, y apoyando a una correcta toma de decisiones. •

3.4.4.1

Depurar permanentemente los registros contables y presupuestales.

Base de presentación y principales políticas contables

Las Políticas Contables son principios específicos, bases, acuerdos reglas y procedimientos adoptados por la entidad en la elaboración y presentación de sus Estados Financieros. De ahí también se denomine Principio Contable83. Las Políticas Contables adoptadas en la preparación de los Estados Financieros, tal como se requiere en NIIF 1, deben estar diseñadas en función a las NIIF vigentes y serán aplicadas a los Estados Financieros de MEGAPRO. Políticas Contables Significativas - Los estados financieros de la empresa son preparados según las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) Las principales políticas contables utilizadas en la preparación de los estados financieros consolidados se resumen como sigue: 1. Moneda Funcional. Todos los componentes de los Estados financieros deben valorarse en la moneda correspondiente a la entrono económico principal en que opera la empresa. La moneda funcional corresponde con la moneda en que se denominan las transacciones. Todas las transacciones cuya importe se denomine o exija su liquidación en moneda distinta de la moneda funcional tendrá la consideración de transacciones en moneda extranjera. Los registros contables de la empresa se mantienen en dólares, moneda de curso legal en la República del Ecuador. 2. Efectivo y Equivalentes al Efectivo - El efectivo y sus equivalentes incluye el saldo en caja y en bancos. 3. Estimación para Incobrables - La estimación para cuentas por cobros dudosos o incobrables se registra con cargo a los resultados de operación. Esta estimación se determina con base en una evaluación de la recuperabilidad de la cartera de documentos y cuentas por cobrar, basada en la morosidad existente, garantías recibidas y el criterio de la administración sobre la capacidad de pago 83

Hansen-Holm, NIIF Teoría y Práctica, Pág.140.

de los deudores. Las cuentas reconocidas como incobrables se cargan a la estimación en el período en que se efectúa dicha determinación. 4. Inventarios o Existencias Las NIC 2 define a los Inventario como Activos: •

Poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación;

•

En proceso de producción de cara a esa venta; o

•

En la forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en el suministro de servicios.

El Valor Neto Realizable es el precio estimado de venta de un activo en el curos normal de la explotación, menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la venta. También es necesario recordar que le valor razonable es el valor por el cual puede ser intercambiado un activo o cancelado un pasivo, entre partes interesadas y debidamente informadas, que realizan una transacción en condiciones independientes. El valor neto realizable hace referencia al monto neto que la entidad espera obtener por la venta de los Inventarios, en el curso normal de la explotación. El valor razonable refleja el monto por el cual este mismo inventario podría ser intercambiado en el mercado entre compradores y vendedores interesados y debidamente informados. El valor neto realizable de los inventarios puede no ser igual al valor razonable menos los costos de venta. Entre los inventarios también se incluyen los bienes comprados y almacenados para revender, entre los que se encuentran, por ejemplo, las mercaderías adquiridas por un minorista para revender a sus clientes, y también los terrenos u otras inversiones inmobiliarias que se tienen para ser vendidos a terceros. Valoración del inventario: Los inventarios se valorizan al menor de: el costo o el Valor Neto Realizable. Costo de Inventarios: El Costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de la adquisición de los mismos, así como otros costos en los que se haya incurrido para darles su condición y ubicación actuales.

100

Costos de adquisición: El costo de adquisición de los inventarios comprenderá el precio de compra, los aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el costo de adquisición84. Sistema de valoración de costo: Los sistemas para la determinación de costo de los inventarios, tal como el método de los minoristas, podrán ser utilizados por conveniencia siempre que el resultado de aplicarlos se aproxime al costo. El método de los minoristas (también llamado método al menudeo o al detalle) se utiliza a menudo, en el sector comercial al por menor, para la valoración de inventarios, cuando haya un gran número de artículos que rotan velozmente, que tienen márgenes similares y para los cuales resulta impracticable utilizar otros métodos de cálculo de costo. En este método, el costo de los inventarios se determinará deduciendo, del precio de venta del artículo en cuestión, un porcentaje apropiado de margen bruto. El porcentaje aplicado tendrá en cuenta la parte de los inventarios que se han marcado por debajo de precio de venta original. A menudo se utiliza un porcentaje medio para cada sección o departamento comercial85. Formula del Costo: Según la NIC2 el costo de los inventarios, se asignará utilizando los métodos de primera entrada primera salida (FIFO) o costo promedio ponderado. La entidad utilizará la misma fórmula de costo para todos los inventarios que tengan una naturaleza y uso similares. Para los inventarios con una naturaleza o uso diferente, puede estar justificada la utilización de fórmulas de costo también diferentes. La valoración del inventario y del Costo de Ventas es de vital importancia para los gerentes y demás usuarios de la información contable y financiera. Estas dos cuentas tienen un efecto significativo en los subtotales de los Estados 84 85

Hansen-Holm, NIIF Teoría y Práctica, Pág.252, 253. Hansen-Holm, NIIF Teoría y Práctica, Pág.261.

101

Financieros y en las razones utilizadas en la evaluación de la solvencia, así como en la rentabilidad el negocio86. En MEGAPRO el costo de los inventarios, se asignará utilizando los métodos de costo promedio ponderado La empresa utilizara la misma fórmula de costo para todos inventarios que tenga una naturaleza y uso similares dentro de la misma. Este método será utilizado debido a la rotación de inventario y la estabilidad de precios en el mercado. Reconocimiento como un gasto: Cuando los inventarios sean enajenados, el valor en libros de los mismos se reconocerá como un gasto del ejercicio en el que se reconozcan los correspondientes ingresos ordinarios. El valor de cualquier rebaja de valor, hasta alcanzar el Valor neto Realizable, así como todas las demás pérdidas en los inventarios, se reconocerá en el ejercicio en que ocurra la rebaja o la pérdida. El valor de cualquier revisión de la rebaja de valor que resulte de un incremento en el Valor Neto Realizable, se reconocerá como una reducción en el valor de los inventarios, que hayan sido reconocidas como gatos, en el ejerció en que la recuperación del valor tenga lugar87. Deterioro: En términos generales, se deteriorará el Valor de un Activo cuando su Valor según Libros exceda a su Valor Recuperable. Para ello, la entidad evaluará, en cada fecha el cierre del Balance, si existe algún indicio de deterioro del valor de algún activo. Si existiera algún indicio de deterioro del valor de algún activo. Si existirá tal indicio, la entidad estimará el valor recuperable del activo. 5. Activos Fijos. La mayoría de las empresas posee activos importantes como terrenos, edificios, equipo, recursos naturales y patentes. Estos activos de ´´larga vida´´ sirven para generar ingresos durante muchos periodos. A menudo, se dividen en tangibles e intangibles. Son adquiridos para con la finalidad de emplearlas para los fines de la empresa88a.

Hansen-Holm, NIIF Teoría y Práctica, Pág.263. Hansen-Holm, NIIF Teoría y Práctica, Pág.267. 88a-62b Hansen-Holm, NIIF Teoría y Práctica, Pág.193. 86 87

102

Los Activos tangibles son objetos físicos que pueden verse y tocarse como terrenos, recursos naturales, edificios y equipos89. Estos pueden ser clasificados en Activos depreciables, Activos agotable y otros activos materiales. La valoración y la presentación de los Activos Fijos, posterior a su adquisición o a su construcción implican tanto la asignación sistemática del costo a los periodos de uso, las NIIF ahora requieren ´´un enfoque a los componentes´´ para la depreciación62b. Para que un elemento sea considerado como ´´ Activo Fijo´´, debe reunir las condiciones de Activos, de lo contrario sería simplemente un gasto. Según la NIC 16, para que sea considerado

Activo Fijo deberá reunir las siguientes

condiciones90. •

Que sea tangible.

•

Que se espere dure más de un período.

•

Sea utilizado en la producción de bienes y servicios, para arrendamiento o para sede administrativa.

Componentes del Costo. Según NIC 16. El costo de los elementos de las propiedades, planta y equipo, comprende su precio de compra, incluidos los aranceles de importación y los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, así como cualquier costo directamente relacionado con la puesta en servicio del activo para el uso al que está destinado. Se deducirá cualquier eventual descuento o rebaja del precio para llegar al costo del elemento. Ejemplos de costos directamente relacionados son: a)

el costo de preparación del emplazamiento físico;

los costos de entrega inicial y los de manipulación o transporte posterior;

89 90

Hansen-Holm, NIIF Teoría y Práctica, Pág.217. NIC 16, Pág. 16.

103

los costos de instalación;

los honorarios profesionales, tales como los pagados a arquitectos o ingenieros; y

los costos estimados de desmantelar y trasladar el activo, así como los correspondientes a la restauración de su emplazamiento, en la medida que deban ser considerados como una provisión para gastos futuros, según lo establecido en la NIC 37, Provisiones, Activos Contingentes y Pasivos Contingentes.

El reconcomiendo de los costo en el monto en Libros de un elemento de Activo Fijo finalizará cuando el elemento se encuentre en el lugar y condiciones necesarias para operar de la forma prevista por la administración. Por ellos los costos incurridos por la utilización o por la reprogramación del uso de un elemento no se incluirán en el saldo según Libros del elemento correspondiente. Valoración del Costo. El costo de un Activo Fijo será el precio equivalente al contado en la fecha de reconocimiento. Si el pago se aplazara más allá de los plazos normales del crédito comercial, la diferencia entre el precio equivalente al contado y el total de los pagos se reconocerá como gastos por intereses a lo largo de periodo de aplazamiento, a menos que se capitalice dicho interés de acuerdo

con el

tratamiento alternativo permitido en la NIC 23.

Los Activos Fijos en su inicio deben ser registrados por su costo. Posteriormente la entidad elegirá como política contable el modelo del costo o el modelo de revaluación. Es decir estos activos son registrados inicialmente al costo de adquisición o construcción, según corresponda, posteriormente se carga al mismo cualquier revaluación menos depreciación acumulada o deterioro de los mismos de manera que estos representen su valor justo o de mercado.

104

Revaluaciones de activos son hechas con regularidad de manera que el valor de los activos registrados por la empresa no difiera de forma importante del que a la fecha del balance podría ser su valor justo o de mercado. Estos activos están relacionados a los terrenos. Los gastos de construcción e instalación son registrados en cuentas temporales y son transferidos posteriormente a cuentas definitivas cuando la obra se concluye. Tales gastos de construcción incluyen todos los costos y gastos directamente relacionados con el diseño, desarrollo y construcción de inmuebles u otros, incluyendo los gastos financieros imputables a la obra. Cualquier ganancia o pérdida resultante de la venta o retiro de estos activos, se acredita o debita contra resultados. Las adiciones y reemplazos de importancia a los activos fijos son capitalizados, mientras que los desembolsos por mantenimiento, reparaciones y renovaciones menores que no mejoran al activo ni incrementan su vida útil son cargados contra los gastos de operación conforme se incurren. Depreciación: Depreciación es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo a lo largo de su vida útil. Vida útil es: a)

el periodo durante el cual se espera utilizar el activo depreciable por parte

de la empresa; o bien b)

el número de unidades de producción o similares que se espera obtener

del mismo por parte de la empresa. Se depreciará de forma separada cada parte de un elemento de propiedades, planta y equipo que tenga un costo significativo con relación al costo total del elemento. 1

Importe depreciable y periodo de depreciación

Importe depreciable es el costo histórico del activo o la cantidad que lo sustituya en los estados financieros, una vez se ha deducido el valor residual.

105

El importe depreciable de un activo se distribuirá de forma sistemática a lo largo de su vida útil, de forma que represente fielmente el patrón de consumo y los beneficios económicos futuros. El nuevo Reglamento de LRTI señala que sí los porcentajes establecidos como máximos (tradicionales) fueren superiores a su naturaleza, vida útil y técnica contable, se aplicarán estos últimos Un elemento de propiedades, planta y equipo se reconocerá como activo si, y sólo si: (a)

sea probable que la empresa obtenga los beneficios económicos

futuros derivados del mismo; y (b)

el costo del activo para la entidad pueda ser valorado con fiabilidad. Según NIC16:

La base depreciable de cualquier elemento componente de las propiedades, planta y equipo, debe ser distribuida, de forma sistemática, sobre los años que componen su vida útil. El método de depreciación usado debe reflejar el patrón de consumo, por parte de la empresa, de los beneficios económicos que el activo incorpora. El cargo por depreciación de cada periodo debe ser reconocido como un gasto, a menos que dicho valor se incluya como componente del importe en libros de otro activo. La vida útil de un activo se define en términos de la utilidad que se espera que aporte a la empresa. La política de gestión de activos llevada a cabo por la empresa puede implicar la venta de los elementos de las propiedades, planta y equipo después de un periodo específico de uso, o tras haber consumido una cierta proporción de los beneficios económicos incorporados a los mismos. Por tanto, la vida útil de un activo puede ser inferior a su vida económica.

estimación de la vida útil de un elemento de las propiedades, planta y equipo, es una cuestión de criterio, basado en la experiencia que la empresa tenga con activos similares. Los terrenos y los edificios son activos independientes y se trataran contablemente por separado, incluso si han sido adquiridos conjuntamente. Los terrenos tienen, normalmente, una vida ilimitada y por tanto no se deprecian. Las construcciones tienen una vida limitada y, por tanto, son activos depreciables. Un

106

eventual incremento en el valor de los terrenos en los que se asienta un edificio no afectará a la determinación de la vida útil del edificio. La base de depreciación de un activo se determinara deduciendo el valor residual del mismo.

En la práctica, el valor residual de un activo es, con frecuencia,

insignificante y por tanto puede prescindirse del mismo al calcular la base de depreciación. Si se adopta el tratamiento de referencia prescrito por esta Norma y además es probable que el valor residual sea significativo, tal importe será estimado en el momento de la adquisición y no se incrementará en periodos posteriores por el efecto de cambios en los precios. No obstante, cuando se adopte el tratamiento alternativo permitido, se llevará a cabo una nueva estimación del mismo a la fecha de cada revaluación subsiguiente del activo. Tal nueva estimación estará basada en el valor residual vigente, a la fecha en cuestión, para activos similares que hayan terminado su vida útil y que hayan operado bajo condiciones similares a las de uso del activo que se está revaluando. Es posible utilizar una amplia variedad de métodos de depreciación para distribuir, de forma sistemática, la base depreciable de un activo a lo largo de su vida útil. Entre tales métodos se encuentran el de depreciación lineal, el de tasa constante sobre valor neto en libros o el de suma de unidades producidas. El método de depreciación lineal producirá un cargo por depreciación constante a lo largo de toda la vida del activo. El método de la tasa constante sobre valor neto en libros del activo producirá cargos que van decreciendo a lo largo de la vida del activo. El método de suma de unidades producidas supone un cargo que depende del uso deseado o de la producción efectiva del activo. El método finalmente usado para cada activo se habrá de seleccionar tomando como base los patrones esperados de obtención de beneficios económicos, y se aplicara de forma sistemática de un periodo a otro, a menos que se produzca un cambio en los patrones esperados de obtención de beneficios económicos por tal activo. Normalmente, el cargo por depreciación de un periodo se reconocerá como gasto del mismo.

No obstante, en ciertas ocasiones, los beneficios económicos

incorporados a un activo se aplican, por parte de la empresa, a la producción de otros activos y no dan lugar a un gasto del periodo. En tal caso, los cargos por

107

depreciación pasaran a formar parte del costo del otro activo, y se incluirán por tanto en su importe en libros.

Por ejemplo, la depreciación del equipo de

manufactura se incluirá en el costo de conversión de los inventarios (véase la NIC 2, Inventarios). De manera similar, la depreciación de las propiedades, planta y equipo, utilizados para las actividades de desarrollo, puede ser incluida en los costos de los elementos resultantes, cumpliendo las reglas que se establecen en la NIC 38, Activos Intangibles. El método de depreciación utilizado reflejará el patrón con arreglo al cual se espera que sean consumidos, por parte de la empresa, los beneficios económicos futuros del activo. El método de depreciación aplicado a un activo se revisará, como mínimo, al término de cada periodo anual y, si hubiera habido un cambio significativo en el patrón esperado de consumo de los beneficios económicos futuros incorporados al activo, se cambiará para reflejar el nuevo patrón. Dicho cambio se contabilizará como un cambio en una estimación contable, de acuerdo con la NIC 8. Una clase de elementos pertenecientes a las propiedades, planta y equipo, es un conjunto de activos de similar naturaleza y uso en las actividades de la empresa. Cada uno de los siguientes es un ejemplo de clase separada: a) terrenos; b) terrenos y edificios; c) maquinaria; d) vehículos a motor; e) mobiliario y útiles; y f) equipamiento de oficina. 6. Impuesto sobre las Ganancias. Los Impuestos sobre las Ganancias (o Impuesto sobra la Renta) son un gasto operativo de la mayoría de empresas y, como tal, han de quedar reflejados en los resultados operativos por hecho de que, en la mayoría de las jurisdicciones, los montos de los ingresos y gastos reconocido fiscalmente en un periodo determinado no corresponden exactamente a los que

108

se reconoció en los Estados Financiero (ya sean preparados de acuerdo a principios de contabilidad nacional o NIIF)91. La NIC 12 exige que las entidades contabilicen las consecuencias fiscales de las transacciones y otros sucesos de la misma manera que contabilizan esas mismas transacciones o sucesos económicos. Así, los efectos fiscales de transacciones y otros sucesos que se reconocen en el resultado del ejercicio se registran también en los resultados. Los efectos fiscales de las transacciones y otros sucesos que se reconocen directamente en el patrimonio, se llevaran directamente en al patrimonio92a. La NIC 21 debe ser aplicada en la contabilización del Impuesto sobre las Ganancias. Para los propósitos de la NIC 12. El término Impuesto sobre las Ganancias incluye todos los impuestos ya sean nacionales o extranjero, que se relacionan con las ganancias sujetas a la imposición63b. Conciliación Tributaria El impuesto a la Renta (IR) es un gasto devengado más, que suele presentarse en el último renglón de gastos. La NIC 12 define a la Base Imponible (Resultado Fiscal) como la ganancia (pérdida) de un ejercicio, calculada de acuerdo con las reglas establecidas por la autoridad fiscal, sobre la que se calculan los impuestos a pagar (o recuperar). Al momento de registrar operaciones determinadas en las cuentas ingresos y/o gastos

las normativas contables y fiscales coincidan, el

Impuesto sobre la renta generado será idéntico para ambos casos. Cuando no coincidan, el ingreso y el gasto correspondientes serán diferentes, la relación entre el resultado contable (RC) y la base imponible (BI). Según la NIC 12, Resultado Contable es la ganancia neta o la pérdida neta del ejercicio antes de deducir el gasto por el impuesto sobre las ganancias. La NIC 12 define a la Base Imponible (Resultado Fiscal) como la ganancia (pérdida) de un ejercicio, calculada de acuerdo con las reglas establecidas por la autoridad fiscal, sobre la que se calculan los impuestos a pagar. Cuando al momento de registrar operaciones determinadas en las cuentas ingresos y/o gastos las normativas contables y fiscales coincidan, el Impuesto a la Renta generado será idéntico para ambos casos. Cuando no coincidan, el ingreso y el gasto correspondiente serán diferentes. Atendiendo estas diferencias, la relación entre el Resultado Contable 91 92

Hansen-Holm, NIIF Teoría y Práctica, Pág.171. Hansen-Holm, NIIF Teoría y Práctica, Pág.172.

109

(RC) y Base Imponible (BI). Esas diferencias pueden expresarse con mayor o menos detalle. Como mínimo, se exige su clasificación en permanentes y temporales93. Diferencias temporales: Se originan en Ingresos o Gastos que son consideradas como tales según las normas contables, pero tributariamente no son reconocidas en el presente periodo contable (o viceversa). Existe entonces una diferencia de tiempo en el reconocimiento de los ingresos o gastos, pero estas son reconciliables,

este

periodo

pero

los

futuros.

Diferencias Permanentes: Son aquellos diferencias entre la base contable y tributaria que nunca podrán ser superadas en el tiempo, es decir se refiere a ingresos y/o gastos que son considerados contablemente pero no tributariamente, o viceversa, sin embargo estas diferencias nunca serán superadas en periodos tributarios futuros, no podrán conciliarse94. 7. Reconocimiento de Ingresos. Definiciones según NIC 18 Los siguientes términos se emplean, en la presente Norma, con el significado que a continuación se especifica: Ingreso es la entrada bruta de beneficios económicos, durante el periodo, surgidos en el curso de las actividades ordinarias de una empresa, siempre que tal entrada dé lugar a un aumento en el patrimonio neto, que no esté relacionado con las aportaciones de los propietarios de ese patrimonio.

Los ingresos procedentes de la venta de bienes deben ser reconocidos y registrados en los estados financieros cuando se cumplen todas y cada una de las siguientes condiciones: (a) la empresa ha transferido al comprador los riesgos y ventajas, de tipo significativo, derivados de la propiedad de los bienes;

93 94

Hansen-Holm, NIIF Teoría y Práctica, Pág.173, 174.

http://www.perucontable.com/modules/newbb/viewtopic.php?topic_id=4111&forum=1&post_id=122 16

110

(b) la empresa no conserva para sí ninguna implicación en la gestión corriente de

los bienes vendidos, en el grado usualmente asociado con la

propiedad, ni retiene el control efectivo sobre los mismos; (c) el importe de los ingresos puede ser medido con fiabilidad; (d) es probable que la empresa reciba los beneficios económicos asociados con la transacción; y (e) los costos incurridos, o por incurrir, en relación con la transacción pueden ser medidos con fiabilidad. Las ventas son reconocidas cuando los bienes son entregados y su propiedad ha sido trasladada. Los ingresos por productos y otros se reconocen cuando son facturados. Los intereses ganados sobre documentos por cobrar y cuentas por cobrar comerciales se reconocen conforme son devengados. 8. Deterioro de Activos - Al cierre de cada período, la empresa evalúa el valor registrado de sus activos tangibles e intangibles para determinar si existe alguna indicación de que dichos activos hayan sufrido una pérdida por deterioro. Cuando existe dicha indicación, el monto recuperable de los activos es estimado a fin de determinar el importe de la pérdida, si la hubiera. 9. Uso de Estimados - Los estados financieros son preparados de conformidad con las Normas Internacionales de Información Financiera, y en consecuencia, incluyen montos que están basados en el mejor estimado y juicio de la administración. 3.4.4.2 ESQUEMA DE FUNCIONAMENTO DEL SISTEMA CONTABLE DE REGISTRO Este esquema ejemplifica los documentos que proporcionarán la información de entrada al sistema, las principales tareas que lleva a cabo el sistema son95:

•

Ingreso de los datos

•

Validación de datos

•

Actualización de registros

F. Catacora, Sistemas y Procedimientos Contables, Pág. 121.

111

Emisión de reportes

•

Tal como se muestra en el cuadro #11, el Esquema de funcionamiento de un Sistema Contable: Ingresa Datos, Valida y Actualización de Registros. Cuadro #12 ESQUEMA DE FUNCIONAMEINTO DE UN SISTEMA CONTABLE

Ganancias y Pérdidas

Listado de Validación

Mayor General

Comprobante de diario

Diario General

Balance General

INGRESO DE DATOS

VALIDACION

ACTUALIZACION DE REGISTROS

EMISIÓN DE REPORTES

Fuente: Sistemas y Procedimientos Contables.

3.4.5 Instructivo para el uso de las cuentas. 3.4.5.1

Estructura de codificación contable Codificación del plan de cuentas 1. Finalidades a) Facilitar el archivo de las fichas u hojas que representan las cuentas b) Facilitar la intercalación de las cuentas que se vayan abriendo c) Permitir, mediante la lectura del código, que se pueda reconocer el carácter de la cuenta d) Facilitar el procesamiento de los datos contenidos en los comprobantes

112

e) Cuando se aplican sistemas de procesamiento electrónico de datos, la codificación es imprescindible, puesto que el equipo computador procesa los datos previo agrupamiento de los mismos de acuerdo con sus códigos Conforme a las necesidades futuras de información y el registro monetario y cronológico de las transacciones, su estructura de codificación permite la incorporación de cuentas adicionales al catálogo, considerando en forma integral los aspectos contables y los de control interno contable ejercido a través de registros auxiliares. La estructuración de la codificación contable se divide así:

ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO XXXX XXX XXX Cuenta de Mayor Subcuenta Sub Subcuenta

XXXX

INGRESOS XXX

XXX Cuenta de Mayor Concepto del Ingreso Cuenta de detalle

XXXX

EGRESOS XXX

XXX Cuenta de Mayor Actividad Área

3.4.5.2

Plan de cuentas contables El plan de cuentas es el ordenamiento metódico de todas las cuentas de las que se sirve el sistema contable para el logro de sus fines.

113

El plan de cuentas tiene como finalidad facilitar la codificación de las diferentes transacciones realizadas, permitiendo al usuario del mismo una rápida identificación del código contable requerido para la contabilización de las operaciones correspondientes ver anexo 2. •

Finalidades de los planes de cuenta.

1. Facilitar el logro de los objetivos de la contabilidad general, en cuanto a: a) suministrar informaciones útiles para la toma de decisiones económicas. b) permitir un mejor control 2. Facilitar la imputación contable de los registros o

Características que debe reunir un buen plan de cuentas 1. Sistematicidad en el ordenamiento, lo que implica la elección previa de un criterio para su organización; 2. Flexibilidad suficiente para permitir la incorporación de nuevas cuentas, necesarias para el registro de operaciones nuevas dentro de la vida económica del ente; 3. Homogeneidad en los agrupamientos practicados, condición necesaria para facilitar la preparación de los informes contables; 4. Claridad en la terminología utilizada, para evitar la realización de imputaciones erróneas.

3.4.5.3

Manual de Cuentas Es un instrumento que explica detalladamente el concepto y significado de cada cuenta los motivos de sus débitos y de sus créditos, qué representa su saldo, y otros datos que sirvan para enriquecer el funcionamiento del sistema de información contable de la empresa. El manual de cuentas, se encuentra constituido por: •

El plan de cuentas ver anexo 2.

114

•

Instrucciones nstrucciones acerca del uso de las diversas diversas cuentas, que pueden complementarse con

•

Indicaciones ndicaciones acerca del significado de los saldos de las cuentas y de los controles a practicar sobre los mismos.

Finalidades de los planes de cuenta. •

Facilitar el logro de los objetivos de la contabilidad general, en cuanto a: a) suministrar informaciones útiles para la toma de decisiones económicas. b) permitir un mejor control

•

Facilitar la imputación contable de los registros

A continuación, el manual de cuentas:

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.1 Activo Corriente

1.1.1 Efectivo y Equivalentes de efectivo

Subcuentas: Caja, Caja Chica, Bancos, Cuentas y Documentos por Cobrar, Inventario para la Venta, Activos no Corrientes Mantenidos para la ventas, Pagos Anticipados.

DESCRIPCIÓN Un activo debe satisfacer algunos de los siguientes criterios: (a) se espera realizar, o se pretende vender o consumir, en el transcurso del ciclo normal de la empresa; (b) se mantiene fundamentalmente con fines de negociación; (c) se espera realizar dentro del periodo de los doce meses posteriores a la fecha fecha de balance; o (d) se trata de efectivo u otro medio equivalente al efectivo, salvo que su utilización esté restringida y no pueda ser intercambiado ni utilizado para cancelar un pasivo por un periodo mínimo de doce meses después de la fecha de balance.

DÉBITOS

SALDO: Deudor.

CRÉDITOS

115

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.1 Activo Corriente 1.1.1 Efectivo y Equivalentes de efectivo

1.1.1.01

Caja

Subcuentas: DESCRIPCIÓN En esta cuenta se registrarán los ingresos diarios de efectivo, cheques en moneda nacional o extranjera que se reciban por operaciones normales de la Empresa u otros y que no fueron depositados al final del día en los bancos. •

•

DÉBITOS Por entradas de dinero en efectivo y cheques recibidos por cualquier concepto (ventas al contado, cobro de deudas, etc.) Por sobrantes de caja, cuando se realiza arqueos.

• • •

CRÉDITOS Por depósitos realizados en las cuentas bancarias. Por pagos en efectivo Por faltantes en caja, al realizar arqueos.

SALDO: Deudor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.1 Activo Corriente 1.1.1 Efectivo y Equivalentes de efectivo

1.1.1.02 Caja chica

Subcuentas DESCRIPCIÓN

MANUAL CONTABLE

En esta cuenta se registrarán las sumas que como fondos fijos fueron asignados, con el objeto de cubrir pagos menores que por su monto y urgencia no es práctico pagarlos mediante la emisión de cheques. Es decir registra el monto de dinero destinado para gastos urgentes y por montos pequeños, que no justifican la emisión de cheques, así como agilitar el desenvolvimiento de la empresa. • • •

DÉBITOS Por la creación del fondo. Por incrementos del fondo. Por reposición del fondo de caja chica.

• • •

CRÉDITOS Por eliminación de fondos de caja chica. Por disminución del fondo. Por los gastos efectuados.

SALDO: Deudor

MANUAL CONTABLE

116

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.1 Activo Corriente 1.1.1 Efectivo y Equivalentes de efectivo

1.1.1.03 Bancos

Subcuentas DESCRIPCIÓN Registra el dinero que dispone la empresa depositado en cuentas corrientes y de ahorros en las diferentes instituciones financieras, así como los diferentes movimientos realizados. • • •

DÉBITOS Por depósitos. Por nota de créditos. Por cheques anulados con posterioridad a su contabilización.

CRÉDITOS Por pagos realizados cheques. Por notas de débito.

• •

con

SALDO: Deudor

MANUAL CONTABLE

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.1 Activo Corriente 1.1.2 Cuentas y documentos por cobrar.

1.1.2.01 IVA Crédito Tributario

Subcuentas 1.1.2.01.01 12% IVA Crédito Tributario Bienes 1.1.2.01.02 12% IVA Crédito Tributario Activos Fijos 1.1.2.01.03 IVA Retenido Crédito Tributario DESCRIPCIÓN Una vez liquidado el valor del impuesto a pagar, los sujetos pasivos del IVA pueden deducir el crédito tributario a que tuvieren derecho. •

DÉBITOS Por la compra de bienes o servicios.

•

CRÉDITOS Ajuste por liquidación mensual.

SALDO: Deudor

MANUAL CONTABLE

117

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.1 Activos Corrientes 1.1.2 Cuentas y documentos por cobrar

1.1.2.01 IVA Tributario

Crédito

Subcuentas 1.1.2.01.01 12% IVA Crédito Tributario Bienes y Servicios. DESCRIPCIÓN Registra los valores pagados por concepto de impuesto al valor agregado (IVA) en las adquisiciones, representa un valor a favor de la empresa. •

DÉBITOS Al momento de registrar la factura por la compra de bienes y servicios.

•

CRÉDITOS En las declaraciones mensuales para compensar el saldo del IVA ventas.

SALDO: Deudor

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.1 Activo Corriente 1.1.2 Cuentas y documentos por cobrar

1.1.2.01 IVA Tributario

Crédito

Subcuentas 1.1.2.01.02 12% IVA Crédito Tributario Activos Fijos DESCRIPCIÓN Registra los valores pagados por concepto de impuesto al valor agregado (IVA) en las adquisiciones, representa un valor a favor de la empresa. •

DÉBITOS Al momento de registrar la factura por la compra de bienes reconocidos como Activos Fijos.

SALDO: Deudor

•

CRÉDITOS En las declaraciones mensuales para compensar el saldo del IVA ventas.

118

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.1 Activo Corriente 1.1.2 Cuentas y documentos por cobrar

1.1.2.01 IVA Tributario

Crédito

Subcuentas 1.1.2.01.03 IVA Retenido Crédito Tributario DESCRIPCIÓN

MANUAL CONTABLE

Es utilizada por el vendedor cuando es objeto de retención del IVA. El saldo de esta cuenta sirve para compensar con el IVA ventas, al final de cada mes. •

DÉBITOS Se debita cuando MEGAPRO es sujeto de Retención.

CRÉDITOS Se acredita cuando se realiza la declaración mensual del IVA y se compensa con el IVA ventas.

•

SALDO: Deudor

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.1 Activo Corriente 1.1.2.02 Cuentas por cobrar clientes

1.1.2.02.01 Cuentas por Cobrar Clientes.

Subcuentas DESCRIPCIÓN

MANUAL CONTABLE

Comprende otras deudas pendientes de cobro, que se conceden sin la suscripción de documentos y deben efectivizarse dentro del corto plazo. •

DÉBITOS Por el valor de los créditos concedidos, sin respaldo de documentos.

SALDO: Deudor

•

CRÉDITOS Por los valores cancelados por los deudores.

119

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.1 Activo Corriente. 1.2 1.1.2.02 Cuentas por cobrar clientes

1.1.2.02.02 Provisión cuentas incobrables (-).

Subcuentas DESCRIPCIÓN

MANUAL CONTABLE

Registra valores que se aprovisionan para cubrir el riesgo de cuentas de dudosa recuperación. Las cuentas incobrables representan el costo que la empresa asume por determinados clientes que no cancelarán sus deudas, generando a la empresa un gasto operativo. El método de cálculo de las cuentas incobrables será el Método Legal (Art. 10 numeral 11 de la Ley de Régimen Tributario Interno). Solo para fines Tributarios.

• •

DÉBITOS Por los valores que se ha decidido dar de baja. Por ajustes cuando hay error en el registro contable.

• •

CRÉDITOS Por los valores estimados como incobrables de a la cartera de clientes. Por ajustes para incrementar el saldo estimado como incobrable.

SALDO: Acreedor

MANUAL CONTABLE

ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.1 Activo Corriente

1.1.2.03 Documentos Por Cobrar

Subcuentas DESCRIPCIÓN

MANUAL CONTABLE

Registra las deudas pendientes de cobro que se encuentran respaldadas con algún documento como letras de cambio, pagare, etc. •

DÉBITOS Por el valor de los créditos, con respaldo de documentos. documentos

SALDO: Deudor

•

CRÉDITOS Por los valores cancelados por los deudores.

120

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.1 Activo Corriente

1.1.2.04 Prestamos y Anticipos a Empleados.

Subcuentas DESCRIPCIÓN

MANUAL CONTABLE

Registra los valores que adeuda el personal de la empresa por concepto de anticipos, así como valores que asume un empleado por faltantes de caja o inventarios. DÉBITOS Por el anticipo de sueldo concedido. Por el valor de faltantes de caja e inventario.

• •

CRÉDITOS Por la recuperación del anticipo de sueldos o faltantes, en el rol de pagos.

•

SALDO: Deudor

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.1 Activos Corrientes

1.1.3 Inventario para la Venta

Subcuentas 1.1.3.01 Inventario de Mercadería 1.1.3.02 Provisión Deterioro de Inventarios.

DESCRIPCIÓN Inventarios son activos: poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación (Según NIC2). NIC2) Medición de los inventarios: se medirán al costo o al valor neto realizable, según cuál sea menor.

•

DÉBITOS Compras.

•

CRÉDITOS Por el costo de ventas.

SALDO: Deudor

MANUAL CONTABLE

121

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.1 Activos Corrientes

1.1.3 Inventario para la Venta

Subcuentas 1.1.3.02 Provisión Deterioro de Inventarios.

DESCRIPCIÓN El Inventario puede perder su valor. Por ejemplo: por precio de mercado, por discontinuidad. • •

DÉBITOS Baja de inventarios Gasto deterioro de inventarios.

• •

CRÉDITOS Provisión deterioro inventarios. Provisión deterioro inventarios,

de de

SALDO: Deudor

MANUAL CONTABLE

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.1 Activo Corriente 1.1.4 Activo no Corriente Mantenido para la venta.

1.1.4.01 Activo no Corriente Mantenido para la venta.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Serán activos no corrientes mantenidos para la venta cuando se pueda recuperar su valor registrado en contabilidad a través de su venta y no por su uso continuado. • •

DÉBITOS Por la reclasificación Propiedad, Planta y Equipo. Por ajustes Realizados.

SALDO: Deudor

• •

CRÉDITOS Por la entrada del bien al momento de la venta. Por ajustes realizados.

122

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.1 Activo Corriente

1.1.5 Pagos Anticipos

Subcuentas: 1.1.5.01 Impuesto Pagado por Anticipado 1.1.5.02 Impuesto a la Renta Retenido 1.1.5.03 Seguros Pagados Por Anticipado 1.1.5.04 Publicidad Pagada Por Anticipado 1.1.5.05 Inventario Suministros de Oficina DESCRIPCIÓN En esta cuenta se registrarán todos aquellos gastos pagados por anticipado, por diferentes conceptos. •

DÉBITOS Por los pagos anticipados efectuados.

•

CRÉDITOS Por las amortizaciones mensuales, con cargo a gastos de las cuotas previamente establecidas.

SALDO: Deudor

MANUAL CONTABLE

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.1 Activo Corriente 1.1.5 Pagos Anticipos

1.1.5.01 Impuesto Pagado por Anticipado

Subcuentas: DESCRIPCIÓN En esta cuenta se registrarán todos aquellos impuestos pagados por anticipados, que se generen al efectuar una compra de bienes o servicios. •

DÉBITOS Al efectuarse el pago de las facturas emitidas por los proveedores de bienes y servicios.

SALDO: Deudor

•

CRÉDITOS Por las acreditaciones que hace el SRI, al cierre del período fiscal

123

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.1 Activo Corriente 1.1.5 Pagos Anticipos

1.1.5.02 Impuesto a la renta retenido

Subcuentas DESCRIPCIÓN

MANUAL CONTABLE

Esta cuenta es utilizada por la empresa cuando es objeto de retención en la fuente. El saldo de esta cuenta sirve para compensar el impuesto a la renta, al final del ejercicio fiscal. DÉBITOS Se registra los valores retenidos por concepto de retención en la fuente del impuesto a la renta.

•

CRÉDITOS Se registra en el momento que se declara el impuesto a la renta del ejercicio fiscal, es decir sirve para compensar con el valor del impuesto causado.

SALDO: Deudor

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.1 Activo Corriente 1.1.5 Pagos Anticipos

1.1.5.03 pagados anticipados.

Seguros por

Subcuentas: DESCRIPCIÓN

MANUAL CONTABLE

En esta cuenta se registraran el valor de las primas relacionadas con las pólizas de seguros que la Empresa adquiera, con el fin de proteger sus activos y cuyo período de cobertura no exceda un año. El período de amortización con cargo a gastos, se hará con base en el número de meses en que se recibirá el servicio. Mensualmente se debitará a las cuentas respectivas de gastos, la cuota correspondiente al mes de servicio recibido. •

DÉBITOS Por el pago anticipado de las primas por las Pólizas de Seguro, para la cobertura de aquellos riesgos que se estimen conveniente.

SALDO: Acreedora

•

CRÉDITOS Por las amortizaciones mensuales con cargo a gastos por las cuotas establecidas.

124

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.1 Activo Corriente 1.1.5 Pagos Anticipos

1.1.5.04 Publicidad Pagada por Anticipada.

Subcuentas

DESCRIPCIÓN Registra el valor de publicidad pagada por anticipado que realiza la empresa por periodos menores a un año y el servicio aún no ser recibe.

•

DÉBITOS Por el valor pagado anticipadamente.

CRÉDITOS • •

Por el valor devengado en forma periódico. Por la recuperación total o parcial del pago realizado por la falta de prestación del servicio.

SALDO: Deudor

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.1 Activo Corriente 1.1.5 Pagos Anticipos

1.1.5.05 Inventario de Suministros de oficina.

Subcuentas DESCRIPCIÓN Registra la compra de bienes fungibles para consumo interno y que pasan a formar parte del inventario. •

DÉBITOS Por la compra de suministros que pasan a formar parte del inventario.

SALDO: Deudor

• •

CRÉDITOS Por el consumo. Por devoluciones efectuadas.

125

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.2 Activos no Corrientes

1.2.1 Propiedad, Planta y Equipo.

Subcuentas: Terreno, Muebles y Enseres, depreciación acumulada de muebles y enseres, deterioro acumulado de muebles y enseres, equipo de oficina, depreciación acumulada de equipo de oficina, deterioro acumulado de equipo de oficina, equipo de computación, depreciación acumulada equipo de computación, deterioro acumulado equipo de computación, vehículos, depreciación acumulada vehículos, deterioro acumulado vehículos, edificio, depreciación acumulada edificio, deterioro acumulado edificio. DESCRIPCIÓN

MANUAL CONTABLE

Propiedad, planta y equipo o activos fijos son los bienes de naturaleza relativamente permanente, que son utilizados en actividades propias del negocio y no se tiene la intención de venderlos y deben tener un costo relativamente representativo o significativo, además deben tener una vida útil mayor a un año, cuenta con bienes que no están sujetos a depreciación como los terrenos (NIC) y bienes que si se deprecian como edificio, muebles de oficina entre otros. DÉBITOS

CRÉDITOS

SALDO: Deudor

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.2.1 Propiedad Planta y Equipo.

1.2.1.01 Terrenos

Subcuentas: 1.2.1.01 Terrenos

1.2.1.02 Deterioro Acumulado de Terrenos DESCRIPCIÓN

Registra los terrenos de propiedad de la empresa, que están destinados a prestar servicios a la misma. • • • •

DÉBITOS Por la adquisición Por el valor de mejoras que representen un mayor valor del terreno. Por donaciones recibidas. Por revaluación.

SALDO: Deudor

• • •

CRÉDITOS Por la venta Por donaciones entregadas. Por deterioro.

126

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.2.1 Propiedad Planta y Equipo.

1.2.1.02 Acumulado Terrenos

Deterioro de

DESCRIPCIÓN

MANUAL CONTABLE Los terrenos no se deprecian, la razón por la que no se deprecian los terrenos, se deba que la depreciación no es otra cosa que el reconocimiento del desgate que sufre todo activo por su uso, los terrenos no se desgastan por el hecho de ser utilizados. Se supone que un área terreno será siempre la misma sin importar cuánto se utilice, lo que generalmente es correcto, aunque pueden existir algunas excepciones. Por ejemplo, el suelo donde está construido un centro comercial, será el mismo suelo aunque pasen muchos años, de suerte que no tiene objeto depreciarlo. No obstante, en algunos casos los terrenos si se deterioran, como es el caso de los terrenos dedicados a la agricultura, que por cuenta de su continuo uso y por la erosión, terminan inservibles, o para poder ser utilizados requieren grandes inversiones para su recuperación, lo cual supondría la necesidad de reconocer ese inevitable desgaste sufrido con el paso del tiempo. Igual sucede con los terrenos que por efectos de una inundación o deslizamiento, literalmente desaparecen. No son pocas las veces que la crecida de un río destruye los terrenos aledaños a su caudal, lo que implica su desaparición, aunque en este caso técnicamente no sería una depreciación sino una pérdida o destrucción por fuerza mayor.

•

DÉBITOS Gasto deterioro

•

CRÉDITOS Deterioro Acumulado Terrenos.

SALDO: Deudor

MANUAL CONTABLE MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.2.1 Propiedad Planta y Equipo.

1.2.1.03 Enseres.

Muebles y

Subcuentas 1.2.1.03.01 Muebles y Enseres 1.2.1.03.02 Depreciación Acumulada de Muebles y Enseres 1.2.1.03.03 Deterioro Acumulado de Muebles y Enseres DESCRIPCIÓN La cuenta Muebles y Enseres, también denominada Mobiliario, la emplearemos para controlar las mesas, sillas, archivos, etc., usadas en las oficinas de la empresa.

DÉBITOS SALDO: Deudor

CRÉDITOS

127

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

1. Activo

1.2.1.03 Enseres.

CUENTAS Muebles

1.2.1.03.01 Muebles y Enseres

Subcuentas

DESCRIPCIÓN Registra los diferentes muebles de propiedad de la empresa y utilizados para el desarrollo de sus operaciones. DÉBITOS • • •

Por la adquisición Por el valor de mejoras que representan un mayor valor de los muebles de oficina. Por el valor estimado en donaciones recibidas.

CRÉDITOS • • • •

Por venta Cuando se dan de baja, por pérdida, robo, caso fortuito o fuerza mayo. Por donaciones entregadas Por deterioro

SALDO: Deudor

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

1. Activo

1.2.1.03 Enseres.

CUENTAS Muebles

1.2.03.03 Depreciación acumulada de muebles y enseres.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra el valor de disminución de los muebles y enseres por efecto del uso u obsolescencia.

DÉBITOS •

•

Por el valor de la depreciación acumulada al momento de la venta, baja, donaciones o pérdida. Por ajustes realizados.

SALDO: Acreedor.

•

CRÉDITOS Por el valor de la depreciación acumulada, calculada por cualquiera de los métodos conocidos.

128

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

1. Activo

1.2.1.03 Enseres.

CUENTAS Muebles

1.2.1.03.03 Deterioro Acumulado de Muebles y Enseres

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Para determinar si un elemento de propiedades, planta y equipo ha visto deteriorado su valor, la empresa deberá aplicarár la NIC 36 Deterioro del Valor de los Activos.. En dicha Norma se explica cómo debe proceder la entidad para la revisión del importe en libros de sus activos, cómo ha de determinar el importe recuperable de un activo y cuándo debe proceder a reconocer, o en su caso, revertir, las pérdidas por deterioro del valor.

•

DÉBITOS Gasto Muebles y Enseres.

CRÉDITOS •

Deterioro Acumulado Muebles y Enseres.

SALDO: Acreedor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.2.1 Propiedad Planta y Equipo.

1.2.1.04 Oficina

Equipos

Subcuentas: 1.2.1.04.01 .01 Equipo de oficina 1.2.1.04.02 .02 Depreciación Acumulada Equipos de Oficina 1.2.1.04.03 .03 Deterioro Acumulado de Equipo de Oficina.

DESCRIPCIÓN Registra los quipos electrónicos y mecánicos (calculadoras, máquinas registradoras, etc.) de propiedad de la empresa y utilizados para el desarrollo de sus operaciones.

DÉBITOS SALDO: Deudor

CRÉDITOS

129

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

1. Activo

1.2.1.04 Oficina

CUENTAS Equipos

1.2.1.04.01 Equipo de oficina

Subcuentas:

DESCRIPCIÓN En esta cuenta se registrarán los bienes propiedad de la Empresa y los que adquiera en el futuro para el adecuado desarrollo de sus actividades, tales como escritorios, sillas, mesas y muebles para máquinas de escribir y para computadoras, aparatos de aire acondicionado, abanicos, máquinas de escribir, calculadora, sumadora, enfriadores de agua, etc.,. Se deberá llevar control a través de una tarjeta auxiliar. • • •

DÉBITOS Por la adquisición Por el valor de mejoras que representen un mayor calor de los equipos de oficina. Por el valor estimado en donaciones recibidas.

• • • •

CRÉDITOS Por venta Cuando se dan de baja por pérdida, robo caso fortuito o fuerza mayor. Pro donaciones entregadas. Por deterioro.

SALDO: Deudor

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

1. Activo

1.2.1.04 Oficina

CUENTAS Equipos

1.2.1.04.02 Depreciación Acumulada Equipos de Oficina.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra el valor de disminución de los equipos de oficina por efecto del uso u obsolescencia. •

•

DÉBITOS Por el valor de la depreciación acumulada al momento de la venta, baja, donación o pérdida. Por ajustes realizados.

SALDO: Acreedor

•

CRÉDITOS Por el valor de la depreciación acumulada, calculada por cualquier de los métodos conocidos.

130

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

1. Activo

1.2.1.04 Oficina

CUENTAS Equipos

1.2.1.04.03 Deterioro Acumulada Equipos de Oficina.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Para determinar si un elemento de propiedades, planta y equipo ha visto deteriorado su valor, la empresa deberá aplicarár la NIC 36 Deterioro del Valor de los Activos. En dicha Norma se explica cómo debe proceder la entidad para la revisión del importe en libros de sus activos, cómo ha de determinar el importe recuperable de un activo y cuándo debe proceder a reconocer, o en su caso, revertir, las pérdidas por deterioro del valor.

•

DÉBITOS Gasto Muebles y Enseres.

CRÉDITOS •

Deterioro Acumulado Muebles y Enseres.

SALDO: Acreedor

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.2.1 Propiedad Planta y Edificio.

1.2.1.05 Equipo computación.

Subcuentas: 1.2.1.05.01 Equipo de Computación. 1.2.1.05.02 Depreciación Acumulada Equipo de Computación. 1.2.1.05.03 Deterioro Acumulado Equipo de Computación. DESCRIPCIÓN Registra los equipos informáticos de propiedad de la empresa y utilizados para el desarrollo de sus operaciones. DÉBITOS SALDO: Deudor

CRÉDITOS

131

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.2.1.05 Equipo computación.

1.2.1.05.01 Equipo computación.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN En esta cuenta se registrará el equipo de computación propiedad de la Empresa indispensable para el adecuado desarrollo de sus actividades. Se deberá llevar control a través de tarjeta auxiliar.

DÉBITOS • • •

Por la adquisición. Por el valor de mejoras que representen un mayor valor de los quipos de computación. Por el valor estimado de donaciones recibidas.

• • • •

CRÉDITOS Por venta Cuando se dan de baja por pérdida, robo, caso fortuito o fuerza mayor. Por donaciones entregadas. Por deterioro

SALDO: Deudor

MANUAL CONTABLE

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.2.1.05 Equipo computación.

1.2.1.05.02 .02 Depreciación Acumulada Equipo de Computación.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra el valor de disminución de los equipos de computación por efecto del uso u obsolescencia •

•

DÉBITOS Por el valor de la depreciación acumulada al momento de la venta, baja, donación o pérdida. Por ajustes realizados.

SALDO: Deudor

•

CRÉDITOS Por el valor de la depreciación acumulada, calculada por cualquiera de los métodos conocidos.

132

MANUAL CONTABLE MANUAL CONTABLE GRUPOS

ELEMENTO

1.2.1.05 Equipo computación.

1. Activo

CUENTAS 1.2.1.05.03 Deterioro Acumulado Equipo de Computación.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN MANUAL CONTABLE

Para determinar si un elemento de propiedades, planta y equipo ha visto deteriorado su valor, la empresa deberá aplicarár la NIC 36 Deterioro del Valor de los Activos. En dicha Norma se explica cómo debe proceder la entidad para la revisión del importe en libros de sus activos, cómo ha de determinar el importe recuperable de un activo y cuándo debe proceder a reconocer, o en su caso, revertir, las pérdidas por deterioro del valor.

DÉBITOS •

CRÉDITOS

Gasto equipo de computación.

•

Deterioro acumulado equipo de computación.

SALDO: Deudor MANUAL CONTABLE

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.2.1 Propiedad Planta y Edificio.

1.2.1.06 Vehículos.

Subcuentas: 1.2.1.06.01 Vehículos. 1.2.1.06.02 Depreciación Acumulada Vehículos. 1.2.1.06 03 Deterioro Acumulado Vehículos. DESCRIPCIÓN Registra los vehículos de propiedad de la empresa y utilizados para el desarrollo de sus operaciones. DÉBITOS SALDO: Deudor

CRÉDITOS

133

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.2.1.06 Vehículos.

1.2.1.06.01 Vehículos.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN En esta cuenta se registrará el equipo rodante o vehículos (motocicletas, automóviles, camionetas, microbuses, etc.), que es propiedad de la Empresa y los que adquieran en el futuro, indispensables para el adecuado desarrollo de sus actividades. • • •

DÉBITOS Por la adquisición Por el valor de mejoras que representen un mayor valor de los vehículos. Por el valor estimado en donaciones recibidas.

CRÉDITOS • • •

Por venta. Cuando se dan de baja por pérdida, robo, caso fortuito o fuerza mayor. Por donaciones entregadas.

SALDO: Deudor

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.2.1.06 Vehículos.

1.2.1.06.02 Depreciación Acumulada Vehículos.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra el valor de disminución de los vehículos por efecto de uso u obsolescencia. •

•

DÉBITOS Por el valor de la depreciación acumulada al momento de la venta, baja, donación o pérdida. Por ajustes realizados.

SALDO: Acreedor.

•

CRÉDITOS Por el valor de la depreciación acumulada, calculada por cualquiera de los métodos conocidos.

134

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.2.1.06 Vehículos.

1.2.1.06.03 Deterioro Acumulado Vehículos.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Este activo se puede deteriorar por pérdida de valor en el mercado, por discontinuidad. •

DÉBITOS Gastos Vehículos

•

CRÉDITOS Deterioro acumulado Vehículos

SALDO: Acreedor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.2.1 Propiedad Planta y Edificio.

1.2.1.07 Edificios

Subcuentas: 1.2.1.07.01 Edificios 1.2.1.07.02 Depreciación Acumulada Edificios 1.2.1.07.03 Deterioro Acumulada Edificios DESCRIPCIÓN Registra los edificios adquiridos o construidos que se encuentran al servicio de la empresa. DÉBITOS SALDO: Deudor

CRÉDITOS

135

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.2.1.07 Edificios

1.2.1.07.01 Edificios

Subcuentas DESCRIPCIÓN En esta cuenta se registrarán los bienes inmuebles propiedad de la Empresa, así como los que construyan o adquiera en el futuro y que son necesarios para el buen desarrollo de sus actividades. Se deberá llevar control a través de tarjeta auxiliar. • •

DÉBITOS Por los costos de adquisición, construcción o mejora. Por el valor estimado en donaciones recibidas.

• • •

CRÉDITOS Por la venta Por la pérdida del valor del edificio. Por donaciones entregadas.

SALDO: Deudor

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.2.1.07 Edificios

1.2.1.07.02 Depreciación acumulada de edifico.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra el valor de disminución de los edificios por efecto del uso u obsolescencia. •

•

DÉBITOS Por el valor de la depreciación acumulada al momento de la venta, baja o donación. Por ajustes realizados.

SALDO: Acreedor.

•

CRÉDITOS Por el valor de la depreciación acumulada, calculada por cualquiera de los métodos conocidos.

136

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

1. Activo

1.2.1.07 Edificios

1.2.1.07.03 Deterioro Acumulada Edificios

Subcuentas DESCRIPCIÓN Edificios puede deteriorarse generalmente por factores externos como desastres naturales.

DÉBITOS •

CRÉDITOS

Gastos Edificios

•

Deterioro acumulado edificios

SALDO: Deudor

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

2. Pasivo

2.1 Pasivo Corriente

CUENTAS

Subcuentas: Obligaciones laborales, Sueldos por Pagar, Décimo Tercer Sueldo por Pagar, Décimo Cuarto Sueldo por Pagar, Vacaciones Por Pagar, Bonificación por desahucio por Pagar, 15% Participación Laboral, IESS por Pagar, Aportes por Pagar, Fondos de Reserva, Descuentos Préstamos Quirografarios, Obligaciones Tributarias, Proveedores por Pagar, Obligaciones Bancarias, Cuentas y Documentos por Pagar, Hipoteca por Pagar.

DESCRIPCIÓN Son

obligaciones presentes de la empresa, surgida a raíz de sucesos pasados al

vencimiento de la cual y para cancelarla, la empresa espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.

DÉBITOS

SALDO: Acreedor

CRÉDITOS

137

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

2. Pasivo

2.1 .1 Obligaciones Laborales

2.1.1.01 Pagar.

Sueldos

por

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Representan las obligaciones pendientes de pago al personal de la empresa por concepto de sueldos devengados mensualmente. DÉBITOS

CRÉDITOS

- El momento que se realiza el pago de las obligaciones.

Por los sueldos devengados y que se encuentran pendientes de pago.

SALDO: Acreedor

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

2. Pasivo

2.1 .1 Obligaciones Laborales

2.1.1.02 13o Sueldo por pagar

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Es la remuneración adicional a que tienen derecho todos los trabajadores, debe pagarse hasta el 24 de diciembre de cada año y se calculará tomando la doceava parte de las remuneraciones totales percibidas en los doce meses comprendidos entre el 1 de diciembre del año anterior y el 30 de noviembre del año en curso (Art. 11 Código de Trabajo). Se calculará de acuerdo a lo dispuesto en el Art. 95 del Código tributario, la información del pago de la 13o remuneración debe presentarse a la dirección general del trabajo, hasta los 15 días posteriores al pago es decir hasta el 8 de enero de cada año. DÉBITOS -

Se registra el valor pagado o causado.

SALDO: Acreedor.

CRÉDITOS -

Se registra por ajustes y al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de gastos.

138

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

2. Pasivo

2.1 .1 Obligaciones Laborales

2.1.1.03. 14o Sueldo por pagar

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Es un beneficio adicional de los trabajadores en general, deben ser pagados hasta el 15 de abril (Art. 113 Código de Trabajo). El monto es el equivalente a una remuneración básica mínima unificada vigente a la fecha de pago. Si el trabajador no hubiere laborado el año completo con un mismo empleador, recibirá la parte proporcional de la decimocuarta parte remuneración correspondiente al tiempo trabajado. DÉBITOS -

CRÉDITOS

Se registra el valor pagado o causado.

Se registra el ajuste y al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de gastos.

SALDO: Acreedor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

2. Pasivo

2.1 .1 Obligaciones Laborales

2.1.1.4 Vacaciones por Pagar

Subcuentas:

DESCRIPCIÓN Todo trabajador que haya completado un año de servicios en la empresa tendrá derecho a vacaciones remuneradas por un periodo ininterrumpido de 15 días. Para completar el año se tomará en cuenta el período inicial de prueba. A partir del sexto año tendrá derecho a un día adicional de vacaciones por cada año adicional, hasta completar un máximo de 15 días o recibirán en dinero la remuneración correspondiente a los días excedentes. La remuneración correspondiente al período de vacaciones debe ser pagada por adelantado, esto es la veinticuatroava parte de lo percibido por el trabajador durante el año completo de trabajo.

DÉBITOS

SALDO: Acreedor.

CRÉDITOS

139

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

2. Pasivo

2.1 .1 Obligaciones Laborales

2.1.1.06 15% Participación Laboral.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra la distribución de las utilidades liquidas anuales (10% divididas entre los trabajadores de la empresa y 5% repartido en proporción a las cargas familiares de los trabajadores). Estas se pagaran dentro del plazo de 15 días, contados a partir de la fecha de liquidación de las respectivas utilidades que deberá hacerse hasta el 31 de marzo de cada año hasta el 15 de abril. DÉBITOS

CRÉDITOS

SALDO: Acreedor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

2. Pasivo

2.1 .1 Obligaciones Laborales

2.1.1.06 Bonificación por desahucio por pagar.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Se genera una bonificación por desahucio en el caso que el empleado o empleador lo soliciten, el empleador bonificará al trabajador con el 25% del equivalente a la ultima remuneración mensual.(Ver artículo 185 del Código de Trabajo.)-

DÉBITOS •

Gasto bonificación desahucio

SALDO: Acreedor.

por

CRÉDITOS •

Bonificación desahucio.

por

140

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

2. Pasivo

2.1 .02 IESS por pagar

CUENTAS

Subcuentas: Aporte IESS por pagar, Fondos de reserva por pagar, Descuentos Préstamos quirografarios por pagar.

DESCRIPCIÓN Registra los valores que la empresa está obligado a descontar de la remuneración del trabajador la cantidad correspondiente a los aportes personales del trabajador IESS, el valor a descontado será del 9,35% en base a los ingresos mensuales del trabajador y el empleador aportara con el 12,15% de la misma base. DÉBITOS

CRÉDITOS

SALDO: Acreedor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

2. Pasivo

2.1 .02 IESS por pagar

2.1.2.01 Aportes IESS por pagar.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Representa los valores que se descuentan en el rol de pagos al personal de la empresa por concepto de aporte individual al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), los mismos que deben ser depositados mensualmente en el IESS. Registra las obligaciones de la empresa a favor del IESS por concepto de aporte patronal. DÉBITOS -

Por el depósito mensual de los aportes en el IESS

CRÉDITOS -

SALDO: Acreedor.

Por las retenciones realizadas mensualmente en el rol de pagos. Por el valor causado mensualmente por concepto de aporte patronal al IESS.

141

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

2. Pasivo

2.1 .02 IESS por pagar

2.1.2.02 Fondos de Reserva por Pagar.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra los valores depositados al IESS por fondos de reserva, por cada uno de los empleados que hubieren prestados sus servicios por más de un año, el derecho se adquiere a partir del segundo año. Este es equivalente a la doceava parte de la remuneración percibida por el trabajador durante un año de servicios y el cómputo se lo hará de acuerdo al art. 95 del Código de Trabajo. Si el trabajador se separa o es separado antes de completar el primer año de servicios, no tendrá derecho a este fondo de reserva, más; si regresa a servir, se sumara el tiempo de servicios anterior al posterior. La empresa deberá depositar al IESS hasta el 30 de septiembre de cada año.

DÉBITOS Se registra el valor causado o pagado por fondos de reserva.

CRÉDITOS Se registra por ajuste y al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de gasto.

SALDO: Acreedor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

2. Pasivo

2.1 .02 IESS por pagar

2.1.2.03 Descuento Préstamos Quirografarios.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Los Préstamos Quirografarios son préstamos otorgados por el IESS, Los cuales deben ser descontados mensualmente a los empleados y depositados al IESS.

DÉBITOS

SALDO:

CRÉDITOS

142

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

2. Pasivo

2.1.03 Obligaciones Tributarias

CUENTAS

Subcuentas: Retención fuente 8% Honorarios Profesionales y Dietas, Retención fuente 8% Predomina el Intelecto, Retención fuente 2% Predomina Mano de Obra, Retención fuente 1% publicidad y comunicación, Retención fuente 1% transporte de caja y pasajeros, Retención fuente 1% transferencia de bienes muebles, Retención fuente 8% Arriendo de bienes inmuebles, Retención Fuente 1% Seguros, Retención fuente 1% otras retenciones aplicables, Retención fuente 2% otras retenciones aplicables, Retención fuente 8% otras retenciones aplicables Retención fuente 25% otras retenciones aplicables, Retención IVA 30% por Bienes pro pagar, Retención IVA 70% por servicios por pagar, Retención IVA 100% por honorarios personas naturales, Retención IVA 100% por liquidación de Compras, 12% IVA percibido por pagar, Impuesto a la renta por pagar.

DESCRIPCIÓN Representan obligaciones que tiene la empresa con el estado, por concepto de retenciones en la fuente e IVA a proveedores por compras de mercaderías y por compra de servicios o productos como; teléfono, transporte, seguridad, suministros entre otros. -

DÉBITOS Registra las retenciones en la fuente e IVA que realiza la empresa.

CRÉDITOS Registra la declaración y pago mensual de las retenciones efectuadas.

SALDO: Acreedor.

MANUAL CONTABLE

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

2. Pasivo

2.1.1 Pasivo Corriente

2.1.1.04 Proveedores Por Pagar.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra las obligaciones contraídas por la empresa por concepto de adquisiciones de mercaderías con diferentes proveedores. DÉBITOS -

Por devoluciones de las mercaderías adquiridas a crédito. Por los pagos parciales o totales realizados a los proveedores.

SALDO: Acreedor.

CRÉDITOS -

Por las obligaciones contraídas con los proveedores en la adquisición de mercaderías.

143

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

2. Pasivo

2.1.1 Pasivo Corriente

2.1.1.05 Obligaciones Bancarias.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra las obligaciones contraídas con instituciones del sistema financiero

DÉBITOS Por la cancelación parcial o total de las obligaciones que se mantiene con instituciones financieras.

CRÉDITOS Por las obligaciones contraídas con instituciones financieras.

SALDO: Acreedor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

2. Pasivo

2.1.1 Pasivo Corriente

2.1.1.06 Cuentas por Pagar.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN En esta cuenta se registrarán las deudas contraídas con proveedores locales, provenientes de adquisición de bienes y servicios cuyo pago deba efectuarse en un plazo no mayor de un año. DÉBITOS -

Por la cancelación parcial o total de las obligaciones contraídas.

SALDO: Acreedor.

CRÉDITOS -

Por las obligaciones contraídas.

144

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

2. Pasivo

2.1.1 Pasivo Corriente

2.1.1.07 Documentos por Pagar.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Representa obligaciones que contrae la empresa por la empresa por situaciones diferentes a la compra de mercaderías a crédito y cuentan con documento de respaldo (letra de cambio, pagaré, etc.) DÉBITOS -

CRÉDITOS

Por la cancelación parcial o total de las obligaciones.

Por las obligaciones contraídas.

SALDO: Acreedor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

2. Pasivo

2.1.1 Pasivo Corriente

2.1.1.09 Hipoteca por Pagar.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Representa las obligaciones contraídas por la empresa a largo plazo con las instituciones financieras y con el respaldo de un inmueble. DÉBITOS -

Por los pagos parciales o totales de las obligaciones contraídas con las instituciones financieras.

SALDO: Acreedor.

CRÉDITOS -

Por el valor de los préstamos recibidos con la hipoteca de un inmueble.

145

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

2. Pasivo

2.1.2 Pasivos no corrientes

CUENTAS

Subcuentas: 2.1.2.01 Hipoteca por pagar 2.1.2.02 Documentos por pagar 2.1.2.03 Obligaciones bancarias DESCRIPCIÓN Son obligaciones que tiene la empresa cuya cancelación deberá realizarse en un plazo superior a un año. DÉBITOS

CRÉDITOS

SALDO: Acreedor.

ELEMENTO 2. Pasivo

MANUAL CONTABLE MANUAL CONTABLE GRUPOS

CUENTAS

2.1.2 Pasivos no corrientes

2.1.2.01 Hipotecas por pagar

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Representa las obligaciones contraídas por la empresa a largo plazo con las instituciones financiera y con el respaldo de un inmueble. DÉBITOS •

Por pagos parciales o totales de las obligaciones contraídas con las instituciones financieras.

SALDO: Acreedor.

CRÉDITOS •

Por el valor de los préstamos recibidos con la hipoteca de un inmueble.

146

ELEMENTO 2. Pasivo

MANUAL CONTABLE MANUAL CONTABLE GRUPOS

CUENTAS

2.1.2 Pasivos no corrientes

2.1.2.02 Documentos por pagar.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Representa las obligaciones contraídas por la empresa a largo plazo y cuentan con documentos de respaldo (letra de cambio, pagaré, etc.) DÉBITOS •

CRÉDITOS

Por la cancelación parcial o total de las obligaciones.

•

Por las obligaciones contraídas a largo plazo con respaldo de un documento.

SALDO: Acreedor.

ELEMENTO 2. Pasivo

MANUAL CONTABLE MANUAL CONTABLE GRUPOS

CUENTAS

2.1.2 Pasivos no corrientes

2.1.2.03 Obligaciones Bancarias.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Representa las obligaciones contraídas por la empresa a largo plazo con las instituciones financieras, con plazos mayores a un año.. DÉBITOS •

Por la cancelación parcial o total de las obligaciones.

SALDO: Acreedor.

CRÉDITOS •

Por las obligaciones contraídas a largo plazo con respaldo de un documento.

147

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

3. Patrimonio.

3.1 Patrimonio Técnico

3.1.1.01 Capital Propietario

del

Subcuentas: DESCRIPCIÓN MEGAPRO pertenece a un solo propietario, quien es el responsable de la gestión económica y financiera. • •

DÉBITOS El valor de la disminución del capital. Por el valor de las pérdidas del ejercicio económico

CRÉDITOS • • •

El valor de inversión realizada por el propietario El incremento del capital realizado por el propietario. Las utilidades del ejercicio que no han sido retiradas y capitalizadas.

SALDO: Acreedor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

3. Patrimonio.

3.1.2 Reserva

CUENTAS

Subcuentas:

3.1.2.01 Reserva Facultativa.

DESCRIPCIÓN Las reservas constituyen un fondo por cuenta que se forma con una determinada segregación de las utilidades liquidas anuales, ya sea por imposición de la ley o por voluntad del propietario.

DÉBITOS

SALDO: Acreedor.

CRÉDITOS

148

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

3. Patrimonio.

3.1.2 Reservas

3.1.2.02 Facultativa

Reserva

Subcuentas: DESCRIPCIÓN El propietario de MEGAPRO es quien decide el porcentaje de utilidades a segregar o que se destina a su formación.

DÉBITOS •

CRÉDITOS

Por la utilización de las reservas

•

Por el valor separado de las utilidades según disposición legal o facultativas.

SALDO: Acreedor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

3. Patrimonio.

3.1.2 Reservas

3.1.2.01 Reserva por revaluación de activos

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Cuenta que comprende el incremento del valor de los activos fijos de MEGAPRO, como consecuencia de la realización de revaluaciones, efectuadas mediante la aplicación de técnicas reconocidas y aprobadas por las normas contables vigentes, neto de las depreciaciones y de las pérdidas por deterior que sean atribuibles a dicho incremento de valor. DÉBITOS •

Activo Fijo

SALDO: Acreedor.

CRÉDITOS •

Reserva por activos.

revaluación de

149

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

3. Patrimonio.

3.1.3 Resultados Acumulados.

CUENTAS

Subcuentas:

3.1.3.01 Utilidades acumuladas 3.1.3.02 Pérdida acumulada.

DESCRIPCIÓN Refleja la utilidad o pérdida obtenida en los ejercicios económicos anteriores. DÉBITOS

CRÉDITOS

SALDO: Acreedor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

3. Patrimonio.

3.1.3 Resultados Acumulados.

3.1.3.01 Acumulada.

Utilidad

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Es el resultado favorable que ha tenido la empresa en ejercicios económicos anteriores. DÉBITOS -

Por la aplicación de las utilidades no distribuidas en pago de dividendos a los socios o accionistas.

SALDO: Acreedor.

CRÉDITOS -

Por el incremento de la utilidades no distribuidos en el período.

150

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

3. Patrimonio.

3.1.3 Resultados Acumulados.

3.1.3.02 acumulada.

Pérdida

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Es el resultado negativo que ha tenido la empresa en ejercicios económicos anteriores. DÉBITOS -

Por el incremento pérdidas acumuladas.

CRÉDITOS de

las

Por las amortizaciones que se realicen de las pérdidas acumuladas, afectando al capital.

SALDO: Acreedor. MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

3. Patrimonio.

3.2 Utilidad o Pérdida Integral.

CUENTAS

Subcuentas: DESCRIPCIÓN La utilidad del ejercicio refleja el resultado positivo que ha tenido la empresa en el actual ejercicio económico, la perdida refleja el resultado negativo que ha tenido la empresa en el actual ejercicio económico. DÉBITOS

Por la distribución de las utilidades para cumplir con las obligaciones patronales y fiscales (utilidad para los trabajadores, impuesto a la renta). Por la determinación de las reservas. Por la determinación de dividendos a los socios o accionistas. Por el valor de la pérdida en el ejercicio económico.

SALDO: Acreedor.

CRÉDITOS Por el valor de las utilidades obtenidas en el ejercicio económico. Por la amortización de la pérdidas obtenidas.

151

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

4. Ingresos Subcuentas: Ingresos operacionales. DESCRIPCIÓN Los ingresos representan beneficios que percibe la empresa en el desarrollo de sus actividades, en un determinado ejercicio económico. DÉBITOS

CRÉDITOS

SALDO: Acreedor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

4. Ingresos

4.1 Ingresos Operacionales

CUENTAS

Subcuentas: 4.1.1 Ventas. DESCRIPCIÓN Son los valores recibidos y/o causados como resultado de las operaciones propias de la actividad empresarial. DÉBITOS SALDO: Acreedor.

CRÉDITOS

152

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

4. Ingresos

4.1 Ingresos Operacionales

4.1.1 Ventas.

Subcuentas: Ventas grabadas 0% IVA, Ventas grabadas 12% IVA.

DESCRIPCIÓN Representan el monto de las mercaderías vendidas por la empresa. Las ventas netas es el resultado de las devoluciones y descuentos en ventas, es decir es el valor real de las mercaderías vendidas. DÉBITOS

CRÉDITOS

SALDO: Acreedor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

4. Ingresos

4.1.1 Ventas.

4.1.1.01 Ventas Grabadas 0% IVA.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra los valores por ventas de mercaderías grabadas con tarifa 0% IVA.

DÉBITOS Por devoluciones de mercaderías realizadas por los clientes. Al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de ingresos.

SALDO: Acreedor.

CRÉDITOS Por la venta de mercadería, al contado o a crédito.

153

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

4. Ingresos

4.1.1 Ventas.

4.1.1.02 Ventas Grabadas 12% IVA

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra los valores por ventas de mercaderías grabadas con tarifa 12% IVA. DÉBITOS -

CRÉDITOS

Por devoluciones de mercaderías realizadas por los clientes. Al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de ingresos.

Por la venta de mercadería, al contado o a crédito.

SALDO: Acreedor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

4. Ingresos

4.1.1 Ventas.

4.1.2 Descuento ventas.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra los descuentos que realiza la empresa a sus clientes ya sea por el monto de ventas o por pago al contado. -

DÉBITOS Por los descuentos realizados el momento de la venta de mercaderías,

SALDO: Acreedor.

CRÉDITOS Al final del ejercicio económico para cerrar el saldo de los descuentos en ventas ya determinar las ventas.

154

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

4. Ingresos

4.1.1 Ventas.

4.1.2 Devolución ventas.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Representa el retorno de las mercaderías a la empresa por parte de los clientes ya no han sido despachadas correctamente, las mercaderías no están en buenas condiciones, etc. -

DÉBITOS Por el retorno de las mercaderías a la empresa por parte de los clientes.

CRÉDITOS Al final de ejercicio económico para cerrar las devoluciones en ventas y determinar las ventas neta.

SALDO: Acreedor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

5. Costos

5.1 Costo de Ventas.

5.1.1 Costo de Ventas.

Subcuentas: 5.1.1.01 Costos de ventas de Mercaderías. 5.1.1.02 Transporte en Compras. DESCRIPCIÓN Comprende el reconocimiento de las disminuciones brutas de activos registrados y medidos de acuerdo con las NIIF, que resultan de la actividad lucrativa de la empresa. Este rubro está conformado por la cuenta que registra el efecto que se produce en los resultados de la Empresa, por la disminución en los inventarios en el momento de efectuar una venta de los mismos dentro de su giro normal del negocio. Registra el costo de lo vendido, lo cual se presentará en el Estado de Resultados como una disminución a los ingresos brutos originados por la venta. Es cuenta de naturaleza deudor, su saldo representa el costo de lo vendido dentro del giro normal de la Empresa.

DÉBITOS Por el monto incurrido en la adquisición de lo vendido.

Por

CRÉDITOS el cierre del

contable

contra

ejercicio

“Resultados Financieros”. SALDO: Acreedor.

cuenta

155

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

5. Costos

5.1.1 Costo de Ventas

5.1.1.01 Costo de Ventas de Mercaderías.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN El costo de mercaderías vendidas representa la salida de las mercaderías al precio de costo. DÉBITOS

•

Al final del ejercicio económico • al final del cierre del inventario. •

CRÉDITOS Al final de ejercicio económico al final del cierre del inventario. Al final del ejercicio económico por el cierre de las ventas netas y determinadas de la utilidad.

SALDO: Acreedor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

5. Costos

5.1.1 Costo de Ventas.

5.1.1.02 Transporte en Compras.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra el pago de fletes de las mercaderías adquiridas hasta el lugar de ubicación final. -

DÉBITOS Por el pago de los fletes de las mercaderías de destino.

hasta

lugar

CRÉDITOS Al final del ejercicio económico para anularlos transportes en compras y cargar el valor del flete a las compras.

SALDO: Acreedor.

156

MANUAL CONTABLE GRUPOS

ELEMENTO

CUENTAS

6. Gastos Subcuentas: DESCRIPCIÓN Los gastos representan los desembolsos que realiza la empresa en el giro normal de sus actividades en una determinada ejercicio económico. DÉBITOS

CRÉDITOS

SALDO: Deudor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

6. Gastos

6.1. Operacionales.

CUENTAS Gastos

Subcuentas:

6.1.1 Gastos Venta 6.1.2 Gastos de Administrativos.

DESCRIPCIÓN Registra los desembolsos relacionados con el giro del negocio. DÉBITOS SALDO: Deudor.

CRÉDITOS

157

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

6. Gastos

6.1. Operacionales.

CUENTAS Gastos

6.1.1 Gastos Ventas.

Subcuentas: 6.1.1.01 Gasto Sueldos Vendedores 6.1.1.02 Gasto Beneficios Sociales Vendedores, 6.1.1.03 Gastos Publicidad 6.1.1.04 Otros Gastos de Ventas

DESCRIPCIÓN Comprende los gastos ocasionados en el giro normal de la empresa y que están relacionados directamente con la gestión de ventas, con el objeto de alcanzar mayor eficiencia en la distribución de los productos. DÉBITOS

CRÉDITOS

SALDO: Deudor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

6. Gastos

6.1.1 Gastos Venta

6.1.1.02 Gastos Sueldos Vendedores

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra los gastos ocasionados por concepto de sueldos del personal de ventas de la empresa, de conformidad con lasa disposiciones legales. -

DÉBITOS Por el valor pagado o causado por concepto de sueldos del personal de ventas de la empresa.

SALDO: Deudor.

CRÉDITOS Por ajustes realizados. Al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de gasto.

158

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

6. Gastos

6.1.1 Gastos Venta

6.1.1.02 Beneficios Vendedores.

Gastos Sociales

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra los valores pagados o causados por concepto de prestaciones del seguro social, que brinda el empleador al trabajador y tiene como objeto mejorar la calidad de vida del trabajador.

DÉBITOS Por el valor pagado o causado por concepto publicidad.

CRÉDITOS Por ajustes realizados. Al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de gasto.

SALDO: Deudor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

6. Gastos

6.1.1 Gastos Venta

6.1.1.03 Gastos Publicidad

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra los valores pagados o causados por concepto de publicidad por diferentes medios de comunicación. -

DÉBITOS Por el valor pagado o causado por concepto publicidad.

SALDO: Deudor.

CRÉDITOS Por ajustes realizados. Al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de gasto.

159

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

6. Gastos

6.1.1 Gastos Venta

6.1.1.04 Otros gastos de Ventas.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra los valores pagados o causados por concepto de gastos que se hacen para fomentar las ventas, como muestras y exposiciones, etc. -

DÉBITOS Por el valor pagado o causado por concepto de otros gastos de ventas.

CRÉDITOS Por ajustes realizados. Al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de gasto.

SALDO: Deudor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

6. Gastos

6.1.2 Gastos Administrativos.

CUENTAS

Subcuentas: Gasto sueldos, Gastos beneficios sociales, viáticos, servicio básicos, seguros, mantenimiento vehículos, combustibles suministros de oficina Impuestos, impuestos tasas y contribuciones, servicio de seguridad, servicios bancarios, gastos depreciación, otros gastos administrativos.

DESCRIPCIÓN Son egresos necesarios para el buen funcionamiento de la administración de la empresa, aun cuando beneficien a toda la organización. DÉBITOS

SALDO: Deudor.

CRÉDITOS

160

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

6. Gastos

6.1.2 Gastos Administrativos.

6.1.2.01. Gastos Sueldos Administración.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra los gastos ocasionados por concepto de sueldos del personal de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales. DÉBITOS -

CRÉDITOS

Por el valor pagado o causado por concepto de sueldos del personal de la empresa.

Por ajustes realizados. Al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de gastos.

SALDO: Deudor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

6. Gastos

6.1.2 Gastos Administrativos.

6.1.2.02 Gastos beneficios sociales Administración.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra los gastos ocasionados por concepto de todos los beneficios de ley. DÉBITOS -

Por el valor pagado o causado por concepto de beneficios de ley al personal de la empresa.

SALDO: Deudor.

CRÉDITOS -

Por ajustes realizados. Al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de gastos.

161

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

6. Gastos

6.1.2 Gastos Administrativos.

6.1.2.03 Viáticos.

Gastos de

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra los valores pagados o causados por concepto de viáticos y subsistencia del personal, para el desarrollo de actividades propia del negocio. DÉBITOS -

CRÉDITOS

Por el valor pagado o causado por concepto de viáticos y subsistencia.

Por ajustes realizados. Al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de gasto.

SALDO: Deudor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

6. Gastos

6.1.2. Gastos Administrativos.

CUENTAS 6.1.2.04 Gastos Servicio Telefónico. 6.1.2.05 Gastos Energía Eléctrica. 6.1.2.06 Gastos Servicio Internet. 6.1.2.07 Gastos Agua Potable.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra el valor de los gastos pagados o causados por concepto de servicios básicos como son: Agua potable, Energía eléctrica, Teléfono, Servicio de Internet utilizados en el desarrollo de las actividades de la empresa. DÉBITOS -

Por el valor pagado o causado por concepto de servicios básicos (Agua potable, Energía eléctrica, Teléfono, Servicio de Internet).

SALDO: Deudor.

CRÉDITOS -

Por ajustes realizados. Al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de gastos.

162

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

6. Gastos

6.1.2. Gastos Administrativos.

6.1.2.08 Gastos Mantenimiento Vehículos.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra el valor de gastos causado por concepto de mantenimiento de vehículos. DÉBITOS -

CRÉDITOS

Por el valor pagado o causado por concepto de mantenimiento de vehículos.

Por ajustes realizados. Al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de gasto.

SALDO: Deudor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

6. Gastos

6.1.2. Gastos Administrativos.

6.1.2.09 Combustibles.

Gastos

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra el valor de los gastos pagados o causados por concepto de combustibles para el desarrollo de las actividades del la empresa. DÉBITOS -

Por el valor pagado o causado por concepto de combustible.

SALDO: Deudor.

CRÉDITOS -

Por ajustes realizados. Al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de gastos.

163

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

6. Gastos

6.1.2. Gastos Administrativos.

6.1.2.10. Suministros de oficina.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra el valor de los gastos pagados o causados por concepto de suministros de oficinas para el desarrollo de las actividades de la empresa. DÉBITOS -

CRÉDITOS

Por el valor pagado o causado por concepto de suministros de oficina.

Por ajustes realizados. Al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de gastos.

SALDO: Deudor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

6. Gastos

6.1.2. Gastos Administrativos.

6.1.2.11. Impuestos tasas y contribuciones.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Los impuestos tasas y contribuciones son cargas obligatorias que las personas y empresas tienen que pagar para financiar el estado. DÉBITOS -

Por el valor pagado o causado por concepto de combustible.

SALDO: Deudor.

CRÉDITOS -

Por ajustes realizados. Al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de gastos.

164

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

6. Gastos

6.1.2. Gastos Administrativos.

6.1.2.12 Incobrables

Cuentas

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra el valor calculado por concepto de incobrables de las deudas pendientes de cobro.

CRÉDITOS

DÉBITOS •

Por el valor calculado como incobrable según el método aplicado.

• •

Por ajustes realizados. Al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de gasto.

SALDO: Deudor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

6. Gastos

6.1.2. Gastos Administrativos.

6.1.2.13 Bancarios.

Servicios

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra los valores de las instituciones financieras cobran a sus clientes por los servicios prestados, como entrega de estados cuentas corrientes, chequeras, etc. DÉBITOS -

Por notas de debito bancarias por concepto de emisión de estados de cuentas, chequeras y otros servicios que prestan las instituciones financieras.

SALDO: Deudor.

CRÉDITOS -

Por ajustes realizados. Al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de gasto.

165

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

6. Gastos

6.1.2. Gastos Administrativos.

6.1.2.14 depreciación.

Gastos

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registran los valores de la depreciación de los activos, calculados por la empresa. DÉBITOS •

CRÉDITOS

Por el valor de la depreciación efectuada durante el ejercicio económico.

• •

Por ajustes realizados. Al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de gasto.

SALDO: Deudor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

6. Gastos

6.1.2. Gastos Administrativos.

6.1.2.15 Otros gastos administrativos.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra los valores pagados o causados por concepto de gastos relacionados directamente con la administración de la empresa.

DÉBITOS -

Por el valor pagado o causado por concepto de otros gastos de ventas.

SALDO: Deudor.

CRÉDITOS -

Por ajustes realizados.

Al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de gasto.

166

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

7. Movimiento no Operacional

7.1 Ingresos no Operacional.

7.1.1 Ingresos no Operacional.

Subcuentas:

7.1.1.01 Utilidad por venta de activos fijos.

DESCRIPCIÓN Son valores adicionales que la empresa recibe, por actividades diferentes al giro normal del negocio. DÉBITOS

CRÉDITOS

SALDO: Deudor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

7. Movimiento no Operacional

7.1.1 Ingresos no Operacional.

7.1.1.01. Utilidad por venta de activos fijos.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra la ganancia obtenida en la venta de los activos fijos de la empresa, una vez que estos has cumplido su vida útil y se procede a su venta para renovarlos.

DÉBITOS Por ajustes realizados. Al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de ingreso

SALDO: Deudor.

CRÉDITOS Por la utilidad obtenida en la venta de activos fijos.

167

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

7. Movimiento no Operacional

7.2. Gastos no Operacionales.

7.2.1 Financieros.

Gastos

Subcuentas: 7.2.1.01 Gasto Interés. 7.2.1.02 Gasto Impuestos bancarios. DESCRIPCIÓN

DÉBITOS Por ajustes realizados.

CRÉDITOS Por la utilidad obtenida en la

venta de activos fijos.

Al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de ingreso

SALDO: Deudor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

7. Movimiento no Operacional

7.2.1 Financieros.

CUENTAS Gastos

7.2.1.01 Gasto Interés.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registro los valores pagados o causados por concepto de intereses pagados por la empresa por créditos solicitados. -

DÉBITOS Por el valor pagado o causado por concepto de intereses.

SALDO: Deudor.

CRÉDITOS Por ajustes realizados. Al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de gasto.

168

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

7. Movimiento no Operacional

7.2.1 Financieros.

CUENTAS Gastos

7.2.1.02 Bancarios.

Impuestos

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registro los valores pagados o causados por concepto de gastos de impuestos bancarios pagados a instituciones del sistema financiero. -

DÉBITOS Por el valor pagado o causado por concepto gastos de impuestos bancarios.

CRÉDITOS Por ajustes realizados. Al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de gastos.

SALDO: Deudor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

7. Movimiento no Operacional

7.2.2 Otros Gastos no Operacionales.

CUENTAS

Subcuentas: Intereses y multas por mora, pérdida por baja de inventarios, perdida por baja de activos fijos, perdida por venta de activos fijos, otros gastos no operacionales. DESCRIPCIÓN DÉBITOS SALDO: Deudor.

CRÉDITOS

169

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

7. Movimiento no Operacional

7.2.2 Otros Gastos no Operacionales.

7.2.2.01 Intereses multas por mora

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Cuando se realizan declaraciones de impuestos atrasados y se tiene valor a pagar, se deben calcular intereses y multas, para esto se deberá regir a la tabla de Tasas de Interés por Mora Tributaria vigente.

DÉBITOS

CRÉDITOS

SALDO: Deudor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

7. Movimiento no Operacional

7.2.2 Otros Gastos no Operacionales.

7.2.2.02 Pérdida por baja de inventario.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra los valores ocasionados por la pérdida en la baja de inventarios de la empresa.

DÉBITOS Por la ventas de activos fijos que ocasionan pérdida.

SALDO: Deudor.

CRÉDITOS Por ajustes realizados. Al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de gasto.

170

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

7. Movimiento no Operacional

7.2.2 Otros Gastos no Operacionales.

7.2.2.03 Pérdida por baja de activos fijos.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra los valores ocasionados por la pérdida en la venta de activos fijos propiedad de la empresa.

DÉBITOS

CRÉDITOS

Por la ventas de activos fijos que ocasionan pérdida.

Por ajustes realizados. Al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de gasto.

SALDO: Deudor.

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

7. Movimiento no Operacional

7.2.2 Otros Gastos no Operacionales.

7.2.2.04 Perdida en ventas de Activos Fijos.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Registra los valores ocasionados por la pérdida en la venta de activos fijos propiedad de la empresa. DÉBITOS -

Por la ventas de activos fijos que ocasionan pérdida.

SALDO: Deudor.

CRÉDITOS -

Por ajustes realizados. Al final del ejercicio económico por el cierre de las cuentas de gasto.

171

MANUAL CONTABLE ELEMENTO

GRUPOS

CUENTAS

7. Movimiento no Operacional

7.2.2 Otros Gastos no Operacionales.

7.2.2.05. Otros Gastos no operacionales.

Subcuentas: DESCRIPCIÓN Son gastos que la empresa realiza, por actividades diferentes al giro normal del negocio. DÉBITOS

CRÉDITOS

SALDO: Deudor.

3.4.6 Informes Financieros Finalidad de los Estados Financieros: Los estados financieros constituyen una representación estructurada de la situación financiera y del desempeño financiero de una entidad. La finalidad de los estados financieros con propósitos de información general es suministrar información acerca de la situación financiera, del desempeño financiero y de los flujos de efectivo de la entidad, que sea útil a una amplia variedad de usuarios a la hora de tomar sus decisiones económicas. Los estados financieros también muestran los resultados de la gestión realizada por los administradores con los recursos que se les han confiado. Para cumplir este objetivo, los estados financieros suministrarán información acerca de los siguientes elementos de la entidad: a. Activos; b. Pasivos; c. Patrimonio neto; d. Ingresos y gastos, en los cuales se incluyen las pérdidas y ganancias; e. Otros cambios en el patrimonio; y f.

Flujos de efectivo.

Un conjunto completo de estados financieros incluirá los siguientes componentes.

172

a. Estado de Resultados; b. Estado de Situación Financiera; c. Estado de Evolucion del Patrimonio que muestre; -

Todos los cambios habidos en el patrimonio que muestre:

Los cambios en el patrimonio distintos de los procedentes de las transacciones con los propietarios del mismo, cuando actúen como tales. d. Estado de Superávit e. Estado de Flujo de Efectivo; y e. Notas, en las que se incluirá un resumen de las políticas contables más significativas y otras notas explicativas. Los Estados Financieros reflejarán fielmente, la situación, el rendimiento financiero y los flujos de efectivos de la entidad. La imagen fiel exige representación fiel de los efectos de las transacciones, así como de otros eventos y condiciones, de acuerdo con las definiciones y los criterios de reconocimiento de activos, pasivos, ingresos, y gastos fijados.

Las NIIF, acompañada de

informaciones adicionales cuando sea preciso, darán lugar a Estados Financieros que proporcionen una presentación razonable. Toda entidad cuyos Estados Financieros cumplan las NIIF efectuará, en las notas, una declaración explicativa y sin reservas, de cumplimiento. En los estados financieros no se declarará que se cumplen las NIIF a menos que aquellos cumplan con todos los requisitos de éstas. Estado de Situación Financiera. En términos breves, un estado de Situación Financiera (también conocido como Balance General) es el que describe dónde se encuentra la empresa en una fecha específica.

Algunos expertos los describen como una ´´foto instantánea´´ del

negocio en términos financieros o en dólares. Como se sabe, el Estado de Situación Financiera tiene dos secciones que se equilibran. En una sección se lista el Activo, que representa los recursos de la empresa. Y en la otra sección se lista el Pasivo y el Patrimonio, que representan las fuentes de los recursos empleados para adquirir el Activo.

173

Se debe tomas en cuenta que la NIIF clasifican a los Activos y Pasivos en: Corrientes y No Corrientes. Es necesario hacer una clara distinción entre estas categorías. Un activo se clasificará como corriente cuando satisfaga alguno de los siguientes criterios: a. Se espere realizar, o se pretenda vender o consumir, en el transcurso del ciclo normal de la explotación de la entidad. b. Se mantenga fundamentalmente con fines de negociación; c. Se espere realizar dentro del periodo de los doce meses posteriores a la fecha de cierre; o d. Se trata de efectivo u otro medio equivalente al efectivo (tal como se define en la NIC 7; Estado de Flujo de Efectivo), cuya utilización no esté restringida, para ser intercambiada, o usado para cancelar un pasivo, al menos dentro de los doce meses siguientes a la fecha del balance. Todos los demás activos se clasificarán como no corrientes. Un pasivo se clasificará como corriente cuando satisfaga alguno de los siguientes criterios. •

Se espere liquidar en el ciclo normal de la explotación de la entidad;

•

Se mantenga fundamentalmente para negociación;

•

Deba liquidarse dentro de periodo de doce meses desde la fecha de cierre;

•

La entidad no tenga el derecho incondicional para aplazar la cancelación del pasivo durante al menos, los doce meses siguientes a la fecha de cierre.

Todos los demás pasivos se clasificarán como no corrientes. En el Estado de Situación Financiera se incluirán, como mínimo, rúbricas específicas que contengan los salados correspondientes a las siguientes partidas: -

Activos Fijos;

Inventarios;

Cuentas por cobrar;

Efectivo

Cuentas por pagar;

174

Provisiones;

Pasivos y activos por Impuestos Corrientes según NIC12;

Pasivos y activos por impuestos diferidos, según se define en la NIC12;

Estado de Resultados. Un Estado de Resultados (llamando también Estado de Pérdida y Ganancias) es un estado de actividad que detalla los ingresos y los gastos durante u periodo de tiempo determinado. La utilidad (pérdida) neta es el famoso resultado final de un Estado de Resultados, esto es, el remanente después de deducir todos los costos de ingresos. Todas las partidas de ingreso o de gasto reconocidas en el ejercicio, se incluirán en el resultado del mismo, a menos que una Norma o una Interpretación establezca lo contrario. En el estado de resultados se incluirán, como mínimo, rúbricas específicas con los saldos que correspondan a las siguientes partidas para el ejercicio: -

Ingresos ordinarios;

Gastos financieros:

Impuestos sobre las ganancias;

Un único importe que comprenda el total de : El resultado después de impuestos procedente de las actividades interrumpidas y; El resultado después de impuestos que se haya reconocido por la medida al valor razonable menos los costos de venta, por causa de la enajenación o disposición por otra vía de los activos o grupos enajenables de elementos que constituyan la actividad interrumpida; y Resultados del ejercicio96.

Estado de Evolucion del Patrimonio. El Estado de Cambio en el Patrimonio resume los aumentos y disminución en le monto del Patrimonio de los accionistas durante el periodo contable. Por lo general, los incrementos resultan de la obtención de utilidad neta y de inversiones adicionales por parte de los accionistas (propietarios); las disminuciones son el 96

Hansen-Holm, NIIF Teoría y Práctica, Pág. 381, 382.

175

resultado de pérdidas netas y retiros de activos por parte de los accionistas (propietarios). En el Estado de Cambios de Patrimonio se mostrará:

El resultado del ejercicio;

Cada una de las partidas de ingresos y gastos del ejercicio que, según lo requerido por otras Normas o Interpretaciones, se haya reconocido directamente en el Patrimonio así como el total de esas partidas;

El total de los ingresos y gastos del ejercicio, mostrando separadamente el monto total atribuido a los tenedores de instrumentos de patrimonio y a los intereses minoritarios; y

Para cada uno de los componentes del Patrimonio, los efectos de los cambios en las políticas contables y en la corrección de errores, de acuerdo con la NIC 8.

Estado de Flujo de Efectivo. El Estado de Flujo de Efectivo (a veces llamado estado de Flujo de Caja) es un Estado Financiero que presenta los ingresos de efectivo y los pagos en efectivo de una entidad durante un período determinado. Los lectores de los Estados Financieros utilizan esta información para evaluar la solvencia de un negocio, para evaluar su capacidad de generar flujos de efectivos positivos en períodos futuros, así como pagar dividendos y financiar el crecimiento97. El estado de flujo de efectivo debe informar acerca de los flujos de efectivo habidos durante el ejercicio, como las actividades de operación. Las actividades de operación son las actividades que constituyen la principal fuente de ingresos ordinarios de la empresa. La empresa debe informar de los flujos de efectivo de las actividades de operación usando uno de los dos métodos Método directo, según el cual se presentan por separado las principales categorías de cobros y pagos en términos brutos, o bien 97

Método indirecto, según el cual se comienza presentando la pérdida o

Hansen-Holm, NIIF Teoría y Práctica, Pág. 384.

176

ganancia en términos netos, cifra que se corrige luego por los efectos de las transacciones no monetarias (que no implican desembolso de efectivo), por todo tipo de partidas de pago diferido y devengos que son la causa de cobros y pagos en el pasado o en el futuro, así como de las partidas de pérdidas o ganancias asociadas con flujos de efectivo de actividades clasificadas como de inversión o financiación. Notas Complementarias a los Estados Financiero. Las Notas son parte integrante de los Estados Financieros. Cada partida del Estado de Situación Financiera, Estado de Resultados Integral, Estado de Cambio del Patrimonio, Estado de Flujos de Efectivo de la empresa contendrá una referencia cruzada a la información correspondiente dentro de las notas. Las notas suministran información adicional a los importes que se presentan en los estados principales. Esta información es requerida por las NIIF. Todas las organizaciones deberán revelar como mínimo la siguiente información dentro de las notas: una declaración de cumplimiento de las IFRS, las políticas cantables y las estimaciones y los juicios contables significativos. Este informe muestra como están estructuradas las respectivas cuentas presentadas en los estados financieros anteriores, presentan entre otros información que permita una correcta interpretación y lectura de los estados financieros, mostrando los aspectos más relevantes sobre dichos estados financieros. No existe un formato estándar preestablecido para los Estados Financieros; si bien normalmente se facilitan ejemplos y guías. Existen también determinados documentos que como mínimo deben figurar en el archivo de los Estados Financieros, así como notas de los respectivos asientos involucrados. Los Estados financieros deben incluir la información correspondiente respecto del ejercicio

(información

requerimientos específicos.

comparativa),

salvo

que

existan

otros

177

3.5 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Toda empresa necesita en algún momento documentar el trabajo que realizan los empleados, la necesidad de establecer manuales de procedimientos surge por varias razones y llevan a las organizaciones a plasmar todos los procedimientos que se siguen en el desarrollo del trabajo diario. En ocasiones las sociedades se ven en situación de absoluto desconocimiento del trabajo que es llevado a cabo por un empleado cuando se enferma, es despedido o se retira de la empresa quedando el puesto de trabajo sin posibilidades de ser cubierta inmediatamente, por cuanto no hay quien entrene o capacite al suplente o nuevo trabajador sobre las labores a realizar. Esta es una de las razones por la cual, los manuales dentro de una empresa tienen una gran importancia como herramienta para el manejo y planificación de los recursos, sean estos humanos o materiales. El manual de procedimientos que a continuación se detalla registrará las normas generales y específicas y

los elementos y secuencias operacionales para fines

indicativos y de referencia de actividades que se realizan en el comisariato. El siguiente manual engloba procedimientos del Gerente General, arqueo de caja chica, caja chica, ventas, cobranzas, conciliaciones bancarias, contrato de ventas a crédito, cuentas por pagar, compras, bodega y contabilidad. El

manual de procedimientos propuesto contendrá

objetivo, alcance, políticas,

clientes internos y externos, proveedor, procedimientos, formatos y anexos así como también diagrama. El manual tendrá como objetivos: •

Servir de guía para la ejecución de las tareas de los empleados.

•

Servir de guía para el entrenamiento de personal de reciente ingreso.

•

Determinar el grado de autoridad y responsabilidad de los niveles jerárquicos.

•

Servir de guía para la evaluación de la eficiencia operacional.

•

Presentar un panorama general de la empresa.

178

Objetivo: El objetivo es funcionar con el mayor nivel de eficiencia y al menor costo posible. Determinado la finalidad de cada procedimiento y controlar el cumplimiento del trabajo, y evitar alteraciones y acciones repetitivas. Alcance: Rango de acción que cubre todos los procesos, definiendo el inicio y final de los mismos. Políticas: Proporcionan criterios generales de operación que se determinan en forma explícita la responsabilidad de los distintas instancias que

participan en el

procedimientos. Clientes internos y externos: Son grupo de interés que requieren el manual de procedimientos. Procedimientos: Los procedimientos regulan las actuaciones de todos los empleados de la empresa, estos son aplicables a las decisiones de tipo rutinarias. Establece pautas específicas de cada una de las operaciones que se realiza en un procedimiento, explica en forma narrativa y secuencial, en qué consiste, como, cuando, conque, donde, en que tiempo se llevan a cabo, determinado los responsables de las actividades. Formularios: Son formas pre impresas utilizadas para capturar información para el registro, control de los procesos de la empresa. Los formularios son diseñados para procedimientos específicos, numerados y utilizados en orden secuencial. Documentos de soporte: Información que ayuda con el desarrollo del manual de procedimientos y que respaldas todas las actividades para su aplicación. Con el fin de proveer MEGAPRO, con un instrumento que le permita mejorar sus operaciones, a continuación se presenta de forma detallada Operaciones.

3.5.1 Organigrama Propuesto

el Manual de

179

Se plantea un modelo organizacional para MEGAPRO. La misma que cuenta con el Gerente, el Administrador, un bodeguero, Contador, un

asistente de

contabilidad y dos cajas o puntos de venta, personal suficiente para el manejo administrativo del Comisariato tal como se muestra en el cuadro 13. Cuadro #13.

ORGANIGRAMA PROPUESTO PARA EL 2011 GERENCIA

ADMINISTRATIVO

COMPRAS

BODEGA

FINANCIERO

RRHH

VENTAS

CAJA1

CAJA 2

CONTABILIDAD

ASISTENTE CONTABLE

Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: María García

3.6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS La elaboración del presente manual de procedimientos, se logro mediante la recolección de datos relevantes en las diferentes áreas DE MEGAPRO. El manual contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de cada cargo.

180

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CARGO: ADMINISTRADOR

DEPARTAMENTO:

FECHA:

PROCESO:

SUBPROCESO:

PAGINA DE 1 DE 1

Objetivo: Responsable de todas las actividades funcionales como, ventas, marketing, finanzas, de la empresa.

Procedimiento: 1. Representar legalmente a la empresa.

2. Formular las políticas, conjuntamente con todos los miembros de la empresa. 3. Define y limita el grado de autoridad del personal 4. Asigna funciones y responsabilidad del personal. 5. Selecciona y contrata el personal a su cargo. 6. Da el visto bueno para todas las compras que realice la empresa 7. Velar por el correcto manejo de la contabilidad 8. Vigila que se cumplan los objetivos y políticas de la empresa 9. Supervisa el cobro oportuno a clientes. 10. Mantiene contacto personal con los clientes 11. Ordena la realización de arqueos de caja y conciliaciones bancarias en forma sorpresiva. 12. Vigila que se presenten y cancelen puntuablemente las obligaciones tributarias y patronales.

181

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CARGO: ADMINISTRADOR

DEPARTAMENTO: CONTABLE

PROCESO: ARQUEO DE CAJA

SUBPROCESO:

FECHA: PAGINA DE 1 DE 2

Objetivo: •

Verificar la existencia correcta del efectivo

Alcance: Inicia con la orden de arqueo de caja hasta el recuento físico del dinero (monedas, dinero, cheque y otros comprobantes).

Políticas: •

El resultado del arqueo de caja debe coincidir con el saldo contable.

•

Los arqueos de caja serán sorpresivos.

Clientes internos y externos: Internos: •

Cajera

•

Gerente General

182

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CARGO: ADMINISTRADOR

DEPARTAMENTO: CONTABLE

PROCESO: ARQUEO DE CAJA

SUBPROCESO:

FECHA: PAGINA DE 2 DE 2

Procedimiento: 1. Delegar por escrito a la persona encargada de efectuar el arqueo de caja, por parte del Gerente General. 2. Solicitar a Contabilidad, el saldo contable de la cuenta caja. 3. El delegado del arqueo de caja debe acudir al cajero (a) para dar cumplimiento a la actividad encomendada. 4. Clasificar el dinero (monedas, billetes, cheques y cualquier otro comprobante que dispone el cajero(a)) y totalizar por separado cada uno de los conceptos. 5. Efectuar la sumatoria de todos los valores verificados (monedas, billetes, cheques y cualquier otro comprobante). 6. Realizar la comparaciรณn de los valores totales de arqueo de caja con el saldo contable y establecer la diferencia en mรกs o en menos en caso de existir. 7. Llenar el acta de arqueo de caja, en donde se dejarรก constancia de las novedades presentadas, la misma que se darรก a conocer al Gerente General, con la finalidad que dispongan los correctivos necesarios, en caso que no se manejo de una manera correcta los recursos monetarios. 8. El acta debe ser firmado por el cajero(a) y el delegado.

183

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CARGO: CAJERA

DEPARTAMENTO:

FECHA:

PROCESO: CAJA CHICA

SUBPROCESO:

PAGINA DE 1 DE 2

Objetivo: •

Mantener fondos seguros para pagos y gasto menores.

Alcance: Inicia con la Elaboración del cuadro de asignación de caja chica hasta reporte del dinero usado.

Políticas: •

Satisfacer necesidades urgentes de menos cuantía

•

El manejo de los fondos de caja chica se encargara el Cajero(a).

•

El mondo que se asignara como fondo de caja chica será $ 100,00.

•

Todos los gastos deberán estar sustentados mediante facturas.

•

La reposición de caja chica se efectuara una vez que los gasto alcancen el 80% del fondo.

•

La persona encargada de los fondos de caja chica será responsable del buen uso de los recursos, cualquier anomalía que se presente estará obligada a informar inmediatamente al Gerente General con el fin de tomar medidas correctivas.

•

El fondo de caja chica estará sujeto a control, por lo tanto se efectuaran arqueos sorpresivos de los valores entregados al encargado del manejo del fondo.

•

En caso de existir faltantes el responsable deberá cubrirlos, por medio del anticipo de sueldo.

184

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CARGO: CAJERA

DEPARTAMENTO:

FECHA:

PROCESO: CAJA CHICA

SUBPROCESO:

PAGINA DE 2 DE 2

Clientes internos y externos: Internos: •

Cajero

•

Gerente

•

Administrador

Procedimiento: El procedimiento de caja chica en el Comisariato MEGAPRO será manual. El procedimiento de Caja inicia con la asignación y entrega de los fondos de caja chica a los responsables de los mismos, en este caso el cajero. Cada vez que el responsable de los fondos entregue dinero al personal que requiera efectuar gastos debe elaborar un recibo provisional, para que una vez efectuados los gastos, presenten los justificativos y la diferencia en efectivo, en caso de existir. Cuando los gastos alcancen el 80% de fondo el responsables de los fondos deberá solicitar la reposición del monto gastado para lo cual se presentar el formulario ´´ Reposición de caja chica ´´ ajuntando documentos de soporte.

185

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GARGO: Gerente

DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD

PROCESO: CREDITO Y COBRANZA

SUBPROCESO:

FECHA: PAGINA DE 1 DE 2

Objetivo: •

Manejar correctamente la información y valores correspondientes a ventas de contado y a crédito.

•

Mantener crédito y cobranzas al día.

•

Disminuir los montos por cartera vencida.

Alcance: Inicia con la facturación de los productos hasta el cobro de contado o crédito.

Políticas: •

Los precios a los que se factura

cada producto

deberán, ser calculados,

determinados y autorizados por el Gerente General, mantenido un porcentaje de utilidad que permita generar utilidades al final del periodo. •

Controlar el estado de los clientes a crédito y verificar que se cumplan las condiciones del contrato.

•

Los clientes a crédito serán identificados por códigos.

•

Controlar que las facturas, notas de ventas, tiquetes de ventas, comprobantes de retención

y notas de crédito, cumplan con los requerimientos y

autorizaciones tributarias.

186

MANUAL DE PROCEDIMIENTO GARGO: Gerente

DEPARTAMENTO:

FECHA:

PROCESO:

SUBPROCESO:

PAGINA DE 2 DE 2

Clientes internos y externos: Internos:

•• •

Administrador Gerencia Contabilidad

Externos: •

Clientes de contado

•

Clientes a crédito

Procedimiento de Cobranza: El procedimiento inicia con el reporte de cuentas por cobrar que envía tesorería al Gerente General, este es el responsable de enviar los listados de los clientes (por créditos personales, sindicatos, asociaciones, cooperativas) que mantienen cuentas pendientes, para que, estos procedan a cancelar la deuda por medio de cheque, en efectivo, depósito bancario o transferencias bancarias. De esta manera poder seguir autorizando los créditos en el comisariato, caso contrario se suspenden los créditos, hasta que cancelen parcial o totalmente la obligación. Tesorería deberá entregar al Contador y al Gerente General reportes de cobros diarios y cada mes elaborar un reporte de documentos cobrados.

187

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CARGO: CONTADOR

DEPARTAMENTO:

FECHA:

PROCESO: CONCILIACION BANCARIA

SUBPROCESO:

PAGINA DE 1 DE 2

Objetivo: •

Control de los ingresos y egresos de Bancos.

•

Determinar errores en los registros contables.

•

Determinar errores que pueden cometer el banco.

Alcance: Inicia con el control de las transacciones realizadas en el libro bancos hasta la conciliación con los estados financieros.

Políticas: •

Revisar transacciones registradas por la institución bancaria en el estado de cuentas corrientes como notas de débito y notas de crédito, las mismas que no han sido contabilizadas por la empresa.

•

Revisar registros en el libro bancos por la empresa y no han sido anotadas por la institución bancaria como: 1. Cheques girados y entregados a los beneficiarios, quienes aún no los han

efectivizado en el banco, por lo tanto se encuentran pendientes

de cobro. 2. Y depósitos no registrados por el Banco. •

Revisar errores en los registros contables y el libro bancos, como es el caso de: 1. Falta de registro de un cheque 2. Omisión de registro de un depósito.

•

Registro de cantidades diferentes tanto en depósitos realizados, cheques emitidos, notas de débito y notas de créditos. Revisar errores que puede cometer el banco, como por ejemplo: 1. Registro de cheques y depósitos por cantidades diferentes. 2. Registro de notas de débito y notas de crédito que no corresponden a la empresa.

188

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

•

CARGO: CONTADOR

DEPARTAMETO:

FECHA:

PROCESO: CONCILIACION BANCARIA

SUBPROCESO:

PAGINA DE 2 DE 2

Y la conciliación bancaria se puede realizar considerando; partiendo del saldo según estado de cuenta corriente y demostrando el saldo del libro bancos, y partiendo del saldo según libro bancos y demostrando el saldo del estado de cuenta corriente.

Clientes internos y externos: Internos: •

Contador

•

Gerente

•

Administrador

Procedimiento: Para efectuar la conciliación bancaria el contador requerirá de: el libro auxiliar bancos, El mismo que debe ser actualizado diariamente en la empresa con la información de los cheques girados y los depósitos realizados y el estado de cuenta corriente, documentos. Emitidos mensualmente por la institución bancaria, en el cual se detallan los depósitos, los cheques cobrados, las notas de debito y notas de crédito respectivas. Partiendo de los diferentes movimientos anotados en el libro auxiliar bancos, se procede a verificar con valores que constan en el estado de cuenta corriente, colocando un visto ( √ ) junto a las cifras que coinciden en los dos registros(libro auxiliar bancos y estado de cuenta corriente). Luego de la verificación habrá valores que no constan en cualquiera de los dos registros, en este caso es conveniente resaltarlos o encerrarlos en una circunferencia. Los valores que no constan en uno u otro registro, sirven para efectuar la conciliación bancaria. Luego de la conciliación bancaria se procede al registro contable de las novedades encontradas, como es el caso de las notas de debito y crédito que no constan en la contabilidad actualizando de esta manera el saldo contable de la cuenta bancos.

189

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GARGO:

DEPARTAMENTO:

FECHA:

PROCESO: VENTA A CREDITO

SUBPROCESO:

PAGINA DE 1 DE 2

Gerente Objetivos: •

Considerar los aspectos formales para la aprobación

de los contratos por

ventas a crédito, contando con la documentación completa de los clientes y la verificación de dicha información. •

Poder hacer efectivo el cobro de cuentas por vías legales.

Alcance: Inicia desde la solicitud de crédito hasta la legalización del contrato. Políticas: •

Los clientes deben enviar una solicitud de crédito, explicando el tiempo, monto, persona(s) que solicita el crédito, responsable del pago.

•

Los contratos deben estar pulcros, sin tachones, sin manchas y totalmente impresos.

•

En el caso de contratos personal deben constar

3 copias del contrato

notariadas firmadas por ambas partes y adjuntar 1a letra de cambio firmada. •

En el caso de contratos con sindicatos, asociaciones, cooperativas o cualquier empresa, deben constar 3 copias del contrato notariado firmados por del Gerente General de MEGAPRO, el Representante Legal (persona responsable del pago) del sindicatos, asociaciones, cooperativas, empresas, compañías. con Copia del nombramiento del representante legal en el caso de empresa o

compañías. •

Al contrato notariado deberá adjuntarse copia de la cedula de identidad en el caso del crédito personal, así como también copia de cedula de identidad de cada uno de los socios en el caso de sindicatos, asociaciones, cooperativas, empresas.

•

rato notariado deberá adjuntarse copia del RUC, cedula de identidad y

190

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CARGO: Gerente

DEPARTAMENTO:

FECHA:

PROCESO: VENTA A CREDITO

SUBPROCESO:

PAGINA DE 2 DE 2

Cliente Interno y Externo: Internos: •

Administrador

•

Gerente

Externo: •

El o los clientes que consten en los contratos.

Procedimiento: El proceso inicia cuando el o los clientes solicitan crédito a título personal o institucional, este debe entregar una solicitud por escrito al Gerente General solicitando el crédito en la solicitud d debe detallar el tiempo, monto, persona(s) que solicita el crédito y responsable del pago. Para la aprobación del crédito el Gerente General solicita a Tesorería historial de los posibles clientes en base a la solicitud de crédito. El Gerente General aprueba la solicitud, y los clientes envían copia del RUC, copia del nombramiento del representante legal, copia de la cedulad de identidad dependiendo del crédito. Cuando documentación esta completa se notarias el contrato. Se envía a tesorería la documentación aprobada y notariada, adjuntando solicitud de crédito, para que se ingresen todos y cada uno de los datos de los clientes, así como también el tiempo límite de crédito y el monto máximo del mismo.

Documentos de soporte: •

Ley de defensa del consumidor.

191

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CARGO: Gerente

DEPARTAMENTO:

FECHA:

PROCESO: Cuentas por pagar proveedores

SUBPROCESO:

PAGINA DE 1 DE 2

Objetivo: •

Cumplir a tiempo con las obligaciones de pago a proveedores.

•

Controlar las cuentas por pagar.

Alcance: Inicia desde que se de las obligación con el proveedor hasta con el pago de las mismas.

Políticas: •

Todo pago debe estar autorizados y sustentado por documentos (Facturas, recibos de pago, recibos de cobro y la emisión del comprobante de retención).

•

Los pagos deben efectuarse mediante cheques autorizados por el Gerente General.

•

Mantener buena comunicación con todos los proveedores.

Clientes internos y externos: Internos: •

Administrador

•

Gerente

Externos: •

Proveedor.

192

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FECHA: PROCESO:

SUBPROCESO:

PAGINA DE 2 DE 2

Procedimiento: El procedimiento de Cuentas por Pagar Proveedores en el Comisariato MEGAPRO será automatizado. Procedimiento de Cuentas por Pagar Proveedores inicia con la elaboración del reporte de cuentas por pagar (un original y una copia) del cual Tesorería envía una copia al Gerente General para su aprobación, en este reporte se detalla cuales los proveedores, fechas y valores exactos pendientes de pago. Una vez revisados y aprobados, tesorería procede a elaborar los cheques, estos son enviados al Gerente General para su firma, para posteriormente cancelar a los proveedores. Los pagos deberán estar sustentados por las facturas originales de los proveedores, el recibo de pago, el recibo de cobro y el comprobante de retención, así como también de notas de crédito de ser el caso. Cada viernes de cada mes Tesorería debe elaborar y enviar al Gerente General un informe donde detalla las cuentas canceladas en los últimos cinco días. Revisar cualquier anomalía con los productos, para poder reportar a tiempo a los proveedores. La persona encargada de compras, es responsable ante el Gerente General de todas las adquisiciones que realice para la empresa.

193

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CARGO: Gerente

DEPARTAMENTO:

FECHA:

PROCESO: COMPRA DE MERCADERIA

SUBPROCESO:

PAGINA DE 1 DE 2

Objetivo: •

Controlar la adquisición de mercaderías

Alcance: Inicia con el requerimiento de mercadearía hasta la compra de las mismas.

Políticas: •

Toda compra se hace en base a las necesidades del inventario y ventas.

•

Tomar en cuenta la opinión y sugerencias de los clientes con respecto a los productos que les gustaría encontrar en el comisariato.

•

Todo producto que con rotación inferior al mínimo establecido se disminuye el número de compra o no se volverá a comprar.

•

Se debe adquirir únicamente productos que contengan registro sanitario, permiso de importación, fecha de caducidad y elaboración, envases sellados y etiquetados.

•

Se debe cotizar los productos antes de proceder a comprarlos.

•

No debe aceptar incentivos personales por parte de los proveedores.

•

Las cotizaciones y comprar serán realizadas por el Gerente General o por el que el asigne.

Clientes internos y externos: Internos:

•

Bodega

•

Gerente

•

Administrador

Externos:

194

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CARGO: Gerente

DEPARTAMENTO:

FECHA:

PROCESO: COMPRA DE MERCADERIA

SUBPROCESO:

PAGINA DE 2 DE 2

Procedimiento: El procedimiento de Compras de Mercadería en el Comisariato MEGAPRO será manual. El procedimientos se inicia con la necesidad de adquirir más o nuevos productos, las compras se hacen en base a las necesidades del inventario y ventas. Cada vez se necesite comprar mercaderías se deberá cotizar todos y cada uno de los productos con los diferentes proveedores. Una vez determinado el requerimiento se deberá elaborar una orden de pedido (1 original y 2 copias) donde se detalla el nombre del proveedor, cantidad solicitada, valor del producto y fecha de entrega, finalmente debe enviar una copia de la orden de pedio a bodega para su recepción y una copia de orden de pedido a Tesorería para su control.

195

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CARGO: BODEGUERO

DEPATAMENTO:

FECHA:

PROCESO: BODEGA

SUBPROCESO:

PAGINA DE 1 DE 2

Objetivo: •

Controlar el ingreso de los productos a bodega.

•

Ingresar correctamente las cantidades y valores de las facturas de compras.

•

Controlar el estado de la mercadería.

Alcance: Inicia con la recepción de mercaderías a bodega hasta la elaboración de reportes de inventarios.

Políticas: •

Recibir mercadería en base a ordenes de dependido.

•

Verificar físicamente el estado de la mercadería antes de recibirla.

•

Mantener en buen estado de la mercadería de bodega.

Clientes internos y externos: Internos: •

Gerente

•

Administrador

•

Bodega

Externos: •

Proveedores

196

MACROPROCESO: BODEGA UNIDAD:BODEGUERO

DEPARTAMENTO:

FECHA:

PROCESO: BODEGA

SUBPROCESO:

PAGINA DE 2 DE 2

Procedimiento: El procedimiento del manejo de información de Bodega en el Comisariato MEGAPRO será automatizado. El procedimiento de Bodega inicia cuando recibe desde Gerencia una orden de pedido, en el momento que el proveedor procede a entregar la mercadería, el Bodeguero debe revisar la orden de perdido, comprobar que la factura del proveedor coincida con su orden de pedido (cantidades, precios, descuentos y promociones ofrecidas por el proveedor), confirmar que los datos de la factura sean correctos (la factura deberá estar a nombre del Comisariato MEGAPRO y el numero de RUC). Luego se procederá a recibir la mercadería verificando el estado de todos los productos por recibir (fecha de caducidad que no debe ser menor a 30 días, los envases no deben estar golpeados y las etiquetas deben estar completas). El Bodeguero es el responsable del mantenimiento de los productos en bodega por lo tanto debe ubicar y almacenar la mercadería en lugares adecuados. Después de recibir la mercadería

el bodeguero en base a la factura elaborara,

imprimirá y firmara el comprobante de

retención, deberá

entregar el original al

proveedor y firmar la factura. Finalmente el Bodeguero ingresara en el sistema las cantidades y valores que constan en la factura, para luego elaborar un informe de recepción de mercadería, en este informe de detallará el número de fecha, numero de factura del proveedor y numero de retención. Adjuntando la Factura del proveedor (copia o original), comprobante de retención (1 copia), 1 copia de orden de pedido (tercera copia), estos documentos debe enviarlos a Tesorería cada vez que reciba mercaderías.

El bodeguero debe archivar 1 copia de orden de pedido y el original del Informe de recepción.

197

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CARGO: CONTADOR

DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD

PROCESO: ADMINISTRACIÓN

SUBPROCESO:

FECHA: PAGINA DE 1 DE 2

Objetivo: •

Mantener en orden y actualizados los registros y libros contables, para la elaboración oportuna de los estados financieros y el cumplimiento de la obligaciones tributarias y patronales.

•

Conocer, registrar y presentar los bienes y recursos de propiedad de MEGAPRO, reconocer la obligación que tiene la empresa para responder con estos recursos, a sus propietarios y otros entes. Mostrar los cambios experimentados en tales recursos y la utilidad obtenida durante el periodo.

•

Hacer que la codificación, el registro y la presentación de la información contable sea clara, precisa y útil.

Alcance: Inicia desde la creación del plan de cuentas hasta la elaboración de estados financieros.

Políticas: •

La contabilidad servirá como una de las herramientas para la toma de decisiones gerenciales y financieras.

•

La contabilidad servirá de base para la valoración de la empresa, la determinación de precios, la estimación de las cargas tributarias, el análisis de la situación financiera de MEGAPRO y su planeación.

•

El Contador de MEGAPRO deberá basar su trabajo en el Código de Ética del Contador Ecuatoriano (CECE).

198

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CARGO: CONTADOR

DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD

PROCESO: ADMINISTRACIÓN

SUBPROCESO:

FECHA: PAGINA DE 2 DE 2

Clientes internos y externos: Internos: •

Administrador

•

Gerente

Externos: •

Proveedor.

Procedimiento:

El Contador inicia el procedimiento con la definición del Plan

de cuentas, el cual

deberá estar en función del la organización legal de la empresa, así como también el tipo de negocio, necesidades informativas externas e internas. Deberá registrar los asientos de inicio de la contabilidad, hasta la elaboración de los estados financieros.

199

4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Aplicando

todos los aspectos planteados

para realizar la implementación del

sistema contable en MEGAPRO, permitió establecer un análisis que facilita la generación de la información práctica que conllevo a establecer los resultados satisfactorios propuestos en el plan de disertación de grado, todo esto ha contribuido a las siguientes conclusiones y recomendaciones.

4.1 CONCLUSIONES Desde su creación todo negocio debe llevar un control de todos los movimientos financieros que se ejecutan dentro de una empresa independientemente de su tamaño. MEGAPRO en sus inicios, efectúo sus

procesos de formas simples como por

ejemplo la facturación se realizaba completamente de forma manual. Por esto se creó la necesidad de recurrir a un mecanismo tecnológico que permita cumplir a cabalidad los fines contables que es de generar informes útiles y oportunos a los usuarios internos como externos. La información precisa para la toma de decisiones de una empresa, se localiza en la información contable. Los datos que diariamente se ingresan en contabilidad, tienen gran relevancia para las actividades de la empresa. Beneficiarse del poder de las computadoras y de los sistemas contables existentes en el mercado, de esta manera integrar y aprovechar las oportunidades que ofrecen la tecnología de la información. En torno al tema central de disertación de grado, se puede concluir que desde el inicio de cualquier negocio se debe llevar un control de todos los movimientos financieros que se ejecutan dentro de una empresa independientemente de su tamaño. Para poder determinar y elegir el sistema contable se realizo un diagnóstico de la empresa, que permitió determinar los elementos a considerar para la elección e implementación del sistema de contabilidad, a su vez se determino que el software contable es confiable y que aporta a la generación, manejo de información, estos son

200

puntos clave en la vida

de la empresa como tal, puesto esto permite que

cualquier momento evalué su desenvolvimiento, gestión, control y determinar su posición financiera. Concluyo que los objetivos de la automatización se cumplieron ya que mejoró la disponibilidad de los productos, pudiendo proveer de las cantidades necesarias en el momento preciso, entre otros por medio de reportes inmediatos actualizados. Además con la entrega de los manuales contables y de funciones, aportara significativamente a las actividades de MEGAPRO, sus colaboradores tendrán conocimientos de cuáles son sus funciones dentro de la empresa y tanto al contador como al asistente contable el manual de contabilidad representara un apoyo para su trabajo.

4.2 RECOMENDACIONES Convencer o concientizar a la gerencia de que la información es de vital importancia para el crecimiento de la empresa, que la tecnología es una inversión que debe ser constante ya que esta ayuda a ser eficaces y eficientes. Se recomiendo que se implemente el sistema contable en otros locales comerciales ya que en MEGAPRO si se ha visto resultados inmediatos, como por ejemplo se ha mejorado la atención al cliente en los puntos de venta, se obtienen reportes exactos de los ingresos y egresos diarios del negocio. Usar y aplicar tanto los manuales contables como los de procedimiento, para que desde el gerente tenga claro cuáles son sus funciones,

además se recomienda

contratar a personal capacitado para el trabajo, rodearse de personas con formación para que aporten a la empresa con sus conocimientos y experiencia.

201

BIBLIOGRAFIA Libros A.Goxens,

Enciclopedia Práctica del Contabilidad, Mc Graw Hill, México, Primera

Edición, 2005. Catacora Carpio Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Mc Graw Hill, Caracas, Tercera edición, 1997. Espejo Jaramillo Lupe Beatriz, Contabilidad General, UTPL, Loja, Primera Edición, 2007. Ec. Mario Arturo Hansen-Holm, CPA. Ma. Teresa

Hansen-Holm, Dr. Juan Carlos

Hansen-Holm, Ing. Luis A. Chávez., NIIF Teoría y Práctica, Hansen-Holm, Guayaquil, Primera edición, 2009. James C. Van Hones, Fundamentos de Administración Financiera, Mc Graw Hill, México, Tercera Edición, 2007. Ramírez Padilla David Noel, Contabilidad Administrativa, Mc Graw Hill, México, Octava edición, 2008. Mercedes Bravo, Contabilidad General, Mc Graw Hill, México, Tercera edición, 2005. José Molí, Calidad en la Contabilidad, Graw Hill, México, Cuarta edición, 2007. NIC NIFF Código de trabajo Código Tributario

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202

http://mpoliver.wordpress.com/2008/09/19/nuevas-plataformas-de-desarrollo%C2%BFcual-elegir/ http://www.masadelante.com/faqs/sistema-operativo. (Citada el 6 de febrero del 2009). Software Contable. http://es.wikipedia.org. (Citada el 5 de febrero del 2009) www.uan.com www.inec.gov.ec http://erc.msh.org/readroom/espanol/fnmgspsp.htm#16 http://www.sbs.gob.pe/repositorioaps/0/0/jer/REGUL_SISFIN_MNB/MC_CapituloI.pdf http://www.perucontable.com/modules/newbb/viewtopic.php?topic_id=4111&forum=1&po st_id=12216

203

GLOSARIO C ++: Es un lenguaje de programación diseñado a mediados de los años 1980 por Bjarne Stroustrup. La intención de su creación fue el extender al exitoso lenguaje de programación C con mecanismos que permitan la manipulación de objetos. En ese sentido, desde el punto de vista de los lenguajes orientados a objetos, el C++ es un lenguaje híbrido. Ciclo Contable: Se puede definir como el proceso completo de contabilidad o sea desde cuando comienza hasta cuando termina el registro de las operaciones y procesamiento de la información. Costo – Beneficio: es una lógica o razonamiento basado en el principio de obtener los mayores y mejores resultados al menor esfuerzo invertido, tanto por eficiencia técnica como por motivación humana. Se supone que todos los hechos y actos pueden evaluarse bajo esta lógica, aquellos dónde los beneficios superan el coste son exitosos, caso contrario fracasan. Devengado: Es el reconocimiento y registro de un ingreso o un gasto en el periodo contable a que se refiere, a pesar de que el desembolso o el cobro pueda ser hecho, todo o en parte, en el periodo anterior o posterior. Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas. Hoja de Cálculo: Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas. Idioma Artificial: Un lenguaje de programación es un lenguaje artificial que puede ser usado para controlar el comportamiento de una máquina, especialmente una

204

computadora. Estos se componen de un conjunto de reglas sintácticas y semánticas que permiten expresar instrucciones que luego serán interpretadas. Informática: Se refiere al procesamiento automático de información mediante dispositivos electrónicos y sistemas computacionales. Los sistemas informáticos deben contar con la capacidad de cumplir tareas básicas: entrada (captación de la información), procesamiento y salida (transmisión de los resultados). El conjunto de estas tres tareas se conoce como algoritmo. Ofimática: La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados Programa: Un programa es una serie de instrucciones que le indican a la computadora cuáles son las tareas que tiene que realizar para lograr un fin específico. Debe tener una estructura y organización determinadas, y quien lo ejecuta tiene que seguir una secuencia de acciones para que el resultado sea el deseado. REDP: Significa, anexo de Retenciones en la Fuente por Relación de Dependencia, La información se entrega en medio magnético (a través de un archivo comprimido de formato XML), este archivo debe estar estructurado según el software vigente denominado DIMM Anexo Renta. En caso de no utilizar el programa del SRI, debe ajustarse a las especificaciones de la ficha técnica que se muestra como documento adjunto. El archivo pude enviarse por Internet o entregarlo en cualquiera de nuestras oficinas. REOC: Significa, Anexo de Retenciones en la Fuente de Impuesto a la Renta por Otros Conceptos Es un reporte detallado de las transacciones realizadas por el contribuyente correspondientes a sus compras o adquisiciones y los valores de retenciones en la fuente del Impuesto a la Renta. Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interface automática de salida.

205

Sistema Automatizado: La automatización es un sistema donde se transfiere tareas de producción, realizadas habitualmente por operadores humanos a un conjunto de elementos tecnológicos. Visual Basic: Visual Basic es un lenguaje de programación de los llamados "visuales", puesto que parte de la programación que se realiza con él se basa en la utilización de elementos visuales. La palabra "Visual" hace referencia al método que se utiliza para crear la interfaz gráfica de usuario. En lugar de escribir numerosas líneas de código para describir la apariencia y la ubicación de los elementos de la interfaz, simplemente podemos agregar objetos prefabricados en su lugar dentro de la pantalla, que ahorran mucho tiempo de programación y que sobrepasan el concepto de la programación convencional en cuanto a la estructura secuencial del programa. Profundizaremos en estos conceptos a medida que avancemos en el desarrollo del curso. Visual Fox Pro: Visual Fox Pro es un programa, como su nombre lo indica, de forma

visual

para que el entorno del programador sea más agradable

y con menos

posibilidades de codificación errónea. Este programa ha sido diseñado para los programadores más exigentes, ya que lenguaje se orienta a objetos.

le permite trabajar con objetos, ya que este

206

ANEXOS A-1 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN PARA LA ADOPCIÓN DE LAS NIIF IFRS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS. ANTECEDENTES 1. Con Resolución No. 06.Q.ICI.004 del 21 de agosto del 2006, publicada en Registro Oficial No. 348 de 4 de septiembre del mismo año, la Superintendencia de Compañías adoptó las Normas Internacionales de Información Financiera “NIIF” y dispuso que su aplicación sea obligatoria por parte de las compañías y entidades sujetas a control y vigilancia de esta Institución, para el registro, preparación y presentación de estados financieros a partir del 1ro. de enero del 2009. 2. Mediante Resolución ADM.08199 del 3 de julio del 2008, publicada en el suplemento del Registro Oficial No. 378 de 10 de julio del 2008, el Superintendente de Compañías, ratificó el cumplimiento de la Resolución No.06.Q.ICI.004 de 21 de agosto de 2006. 3. Mediante Resolución No. 08.G.DSC.010 del 20 de noviembre del 2008, publicada en el Registro Oficial No. 498 del 31 de diciembre del 2008, entre otros se establece el cronograma de aplicación obligatoria de las Normas Internacionales de Información Financiera “NIIF” por parte de las compañías y entes sujetos al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías. Cabe mencionar que esta institución no está sujeta control por este ente de control, sin embargo por necesidad debe entrar este procedimiento lo más pronto sea posible. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN PARA LA ADOPCIÓN DE NIIF - NIC

207

CONTENIDO Plan

Respondable

Fecha Inicial

Fecha Final

Plan de Capacitación

Ing. Luis Sanchez

1-jun-10

18-ago-10

Plan de Implementación

Ing. Luis Sanchez

19-ago-10

19-oct-10

Esta información deberá ser aprobada por los propietarios del Comisariato MEGAPRO

I. PLAN DE CAPACITACIÓN: 1.1.- La capacitación de este proyecto estará bajo la responsabilidad del Ing. Luis Sánchez, que ejerce las funciones de Contador del Comisariato MEGAPRO.

1.3.- El personal que se capacitará durante el desarrollo del proyecto en MEGAPRO es el siguiente:

Ing. Luis Sánchez Contador Instructor

Margoth García Auxiliar Contable

1.4.- MEGAPRO, es una persona natural obligada a llevar contabilidad. 1.5.- El responsable de este proyecto, el Ing. Luis Sánchez, ha recibido la capacitación previa de la siguiente forma:

A inicios del 2009, taller de aplicación de las NIC 1, NIC 16, NIC 36, NIC 38, NIC 41 y NIIF 1), durante 48 horas en el colegio de contadores de pichincha

208

5. Programa de capacitación continúa a cumplir luego de lograr el nivel inicial de preparación. Dentro del proceso de adopción e implementación de este proyecto, será capacitada la asistente contable del Comisariato. El plan de capacitación está definido según las necesidades del Comisariato MEGAPRO. Con el siguiente contenido:

CRONOGRAMA DE CAPACITACIÓN

Descripción Definiciones básicas Antecedentes de las NIIF en el Ecuador Objetivos de las NIIF Cambios conceptuales NEC Vs NIIF Objetivos y Características de los EE FF según NIIF Estructura de los Estados Financieros, Presentación de Estados Financieros NIC 1. Inventarios o Existencias NIC 2, Estado de Flujos de Efectivo NIC 7, Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y errores NIC 8. Impuestos Sobre las Ganancias NIC 12, Propiedad Planta y Equipo NIC 16.

01-06-

05-06-

10-06-

15-06-

18-06-

15-07-

20-07-

18-08-

2010

209

Ejercicios prácticos y evaluación Beneficios de los Empleados NIC 19, Estados Financieros Consolidados y Separados NIC 27. Ejercicio práctico Ingresos NIC18 Información relevante en los estados financieros de banco y entidades NIC 30. Ejercicio de reconocimiento y registro de los ingresos.

II. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN: El plan de implementación se ajustará a tres fases y contendrá por lo menos la siguiente información:

Fase 1.- MEGAPRO debe realizar un diagnóstico conceptual.

Fase 2.- Evaluar el impacto y planificar la convergencia de NECC a NIIF – NIC.

Fase 3.- Se realizará la implementación y adaptación.

FASE 1.- DIAGNÓSTICO CONCEPTUAL: Esta fase proporciona a la administración de la entidad una visión conceptual de los principales impactos contables y de procesos resultantes de la conversión.

Esta fase comprende: •

El estudio preliminar de diferencias entre las políticas contables actualmente aplicadas por la empresa (NEC) y las NIIF.

210

•

Identificación preliminar de impactos no cuantificados sobre resultados y decisiones del negocio.

•

Identificación de impactos sobre sistemas tecnológicos y gestión de datos.

•

Fecha del diagnóstico de los principales impactos en la empresa.

1. El estudio preliminar de diferencias entre las políticas contables actualmente aplicadas por MEGAPRO (NEC) y las NIIF. Entre las políticas contables que ha venido aplicando la institución según NEC y que van a ser afectadas según la aplicación de NIIF, son las siguientes cuentas contables: a) Ingresos, Establecer el tratamiento contable de los ingresos derivados de ventas de bienes. Los ingresos ordinarios deben valorarse al valor razonable de la contrapartida recibida o por recibir. b) Propiedad, Planta y Equipo, con respecto a la depreciación, que se ha venido aplicando lo estipulado en el Art. 25, numeral 6 del Reglamento de la Ley de Régimen Tributario Interno, puesto que existen bienes ya depreciados totalmente y dada la certeza de seguir obteniendo beneficios, hay que determinar y registrar éstos valor presente según NIIF y NIC Nº 16. . c) El rubro de Ventas, que se ha venido registrando como tales al momento de emitir la factura (según leyes fiscales), según la NIC Nº 18 serán reconocidas como ingresos operacionales al momento de que se haya devengado el servicio (cuando se haya entregado el servicio, durante los cuatro meses que dura el período académico efectivo). 2.- Identificación preliminar de impactos no cuantificados sobre resultados y decisiones de la Universidad.

211

El rubro que tendrá mayor impacto en la transición de NEC a NIIF – NIC, es Propiedad, Planta y Equipo por la valuación de algunos de los bienes a valor presente. 3.- Identificación de impactos sobre sistemas tecnológicos y gestión de datos. Con respecto al impacto tecnológico, MEGAPRO debe adquirir un sistema contable adaptado a las NIIF, es importante recordar que la empresa no contaba con un sistema informático, por lo tanto se tiene un registro exacto de los ingresos y egresos del negocio, por tanto la aplicación de la nueva normativa se hará desde el inicio de la implementación 4.- Fecha del diagnóstico de los principales impactos en la empresa. La fecha para determinar el impacto financiero por efectos de la aplicación de NIIF y NIC, se estima que será en el de diciembre de 2010.

FASE 2.- EVALUAR EL IMPACTO Y PLANIFICAR LA CONVERGENCIA DE NEC A NIIF y NIC: Esta es una fase preparatoria en los términos de un mayor análisis que permita identificar las oportunidades de mejoras y su alineación con los requerimientos de la normativa a adoptarse, diseñando y desarrollando las propuestas de cambio a los sistemas de información financiera, procesos y estructura organizativa, acorde con su actividad empresarial.

En esta fase se procederá a: 1. Establecer las principales diferencias cuantitativas entre las políticas contables vigentes NEC a NIIF.

212

2. Analizar los actuales reportes financieros, formatos que se generan a partir de la información financiera exigida, así como también cuál es el nivel de efectividad de los reportes existentes. 3. Diseñar cambios en políticas, estados financieros, reportes, matrices, etc., bajo NIIF 4. Desarrollar ambientes de prueba para modificación de sistemas y procesos. 5. Evaluar las diferencias contables NEC a NIIF y determinar el grado de impacto ALTO, MEDIO, BAJO y NULO, para asistir a la Administración en la gestión de los cambios a implementar: a) Cambios en el valor actual de los activos, pasivos y patrimonio que sean relevantes; diferenciando el impacto para cada una de los mismos. b) Cambios en el reconocimiento de ingresos y costos propios de la actividad. c) Indicar los responsables de cada área. 6. Evaluar las diferencias y necesidades adicionales de revelaciones. 7. Evaluar las diferencias en el negocio y rediseño de los sistemas de control interno. 8. Diseño tecnológico para implementar la información financiera bajo NIIF. FASE 3.- IMPLEMENTACIÓN Y FORMULACIÓN PARALELA DE BALANCES BAJO NEC Y NIIF (EJERCICIO ECONÓMICO 2009): Esta fase tiene por objetivo implementar todas las medidas identificadas y analizadas previamente, adaptando los procesos, sistemas de información y estructura organizativa. Así como incluirá los ajustes resultantes del proceso de

213

cambio de NEC a NIIF y los correspondientes estados financieros. En esta fase se procederá a: 1. La Implementación de sistemas tecnológicos, documentación de flujo de datos y procesos. 2. Conciliaciones del patrimonio neto reportado bajo NEC al patrimonio bajo NIIF, al 1 de enero y al 31 de diciembre del período de transición (ejercicio 2010). 3. Conciliación del estado de resultados del período de transición bajo NEC a NIIF. 4. Explicar cualquier ajuste material al estado de flujos de efectivo del período de transición, si lo hubiere. 5. Contar con un control de calidad de la información financiera para que los estados financieros muestren una imagen fiel, razonable en su situación financiera, resultados de sus operaciones, flujo de efectivo y cambios en el patrimonio de la empresa y las correspondientes revelaciones en notas. Tanto el Plan de Capacitación como el de Implementación están sujetos a la aprobación del Gerente Propietario de MEGAPRO.

214

A-2

P L A N

D E

C U E N T A S

CODIGO

DESCRIPCION

ACTIVOS.

1.1

ACTIVOS CORRIENTES.

1.1.1

EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO

1.1.1.01

Caja.

1.1.1.02

Caja Chica.

1.1.1.03

Bancos.

1.1.1.03.01

Banco del Pichincha.

1.1.1.03.02

Banco Internacional.

1.1.2

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

1.1.2.01

IVA Crédito Tributario.

1.1.2.01.01

12% IVA Crédito Tributario Bienes y Servicios.

1.1.2.01.02

12% IVA Crédito Tributario Activos Fijos.

1.1.2.01.03

IVA Retenido Crédito Tributario.

1.1.2.02

Cuentas por Cobrar Clientes.

1.1.2.02.01

Cuentas por Cobrar Clientes.

1.1.2.02.02

Provisión Cuentas Incobrables.

1.1.2.03

Documentos por Cobrar.

1.1.2.04

Préstamos y Anticipos a Empleados.

1.1.3

INVENTARIOS PARA LA VENTA.

1.1.3.01

Inventario de Mercadería.

1.1.3.02

Provisión deterioro de Inventarios.

1.1.4

ACTIVOS NO CORRIENTES MANTENIDOS PARA LA VENTA.

1.1.4.01

Activos no Corrientes Mantenidos para la Venta.

1.1.5

PAGOS ANTICIPADOS.

1.1.5.01

Impuestos Pagados por Anticipado.

1.1.5.02

Impuestos a la Renta Retenidos.

1.1.5.03

Seguros Pagados por Anticipado.

1.1.5.04

Publicidad Pagada por Anticipado.

1.1.5.05

Inventario Suministros de Oficina.

1.2

ACTIVOS NO CORRIENTES.

215

1.2.1

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO.

1.2.1.01

Terrenos.

1.2.1.02

Deterioro Acumulado de Terrenos.

1.2.1.03

Muebles y Enseres.

1.2.1.03.01

Muebles y Enseres.

1.2.1.03.02

Depreciación Acumulada Muebles y Enseres.

1.2.1.03.03

Deterioro Acumulado Muebles y Enseres.

1.2.1.04

Equipos de Oficina.

1.2.1.04.01

Equipos de Oficina.

1.2.1.04.02

Depreciación Acumulada Equipos de Oficina.

1.2.1.04.03

Deterioro Acumulado Equipos de Oficina.

1.2.1.05

Equipos de Computación.

1.2.1.05.01

Equipos de Computación.

1.2.1.05.02

Depreciación Acumulada Equipos de Computación.

1.2.1.05.03

Deterioro Acumulado Equipos de Computación.

1.2.1.06

Vehículos.

1.2.1.06.01

Vehículos.

1.2.1.06.02

Depreciación Acumulada Vehículos.

1.2.1.06.03

Deterioro Acumulado Vehículos.

1.2.1.07

Edificios.

1.2.1.07.01

Edificios.

1.2.1.07.02

Depreciación Acumulada Edificios.

1.2.1.07.03

Deterioro Acumulado Edificios.

PASIVOS.

2.1

PASIVOS CORRIENTES.

2.1.1

PASIVOS CORRIENTES.

2.1.1.01

Obligaciones Laborales.

2.1.1.01.01

Sueldos por Pagar.

2.1.1.01.02

Décimo Tercer Sueldo por Pagar.

2.1.1.01.03

Décimo Cuarto Sueldo por Pagar.

2.1.1.01.04

Vacaciones por Pagar.

2.1.1.01.05

Bonificación por Desahucio por Pagar

2.1.1.01.06

15% Participación Laboral.

216

2.1.1.02

IESS por Pagar.

2.1.1.02.01

Aportes por Pagar.

2.1.1.02.02

Fondos de Reserva por Pagar.

2.1.1.02.03

Descuento Préstamos Quirografarios.

2.1.1.03

Obligaciones Tributarias

2.1.1.03.01

Retención Fuente 8% Honorarios Profesionales y Dietas.

2.1.1.03.02

Retención Fuente 8% Predomina el Intelecto.

2.1.1.03.03

Retención Fuente 2% Predomina Mano de Obra.

2.1.1.03.04

Retención Fuente 1% Publicidad y Comunicación.

2.1.1.03.05

Retención Fuente 1% Transporte de Carga y Pasajeros.

2.1.1.03.06

Retención Fuente 1% Transferencia de Bienes Muebles.

2.1.1.03.07

Retención Fuente 8% Arriendo de Bienes Inmuebles.

2.1.1.03.08

Retención Fuente 1% Seguros.

2.1.1.03.09

Retención Fuente 1% Otras Retenciones Aplicables.

2.1.1.03.10

Retención Fuente 2% Otras Retenciones Aplicables.

2.1.1.03.11

Retención Fuente 8% Otras Retenciones Aplicables.

2.1.1.03.12

Retención Fuente 25% Otras Retenciones Aplicables.

2.1.1.03.13

Retención IVA 30% por Bienes por Pagar.

2.1.1.03.14

Retención IVA 70% por Servicios por Pagar.

2.1.1.03.15

Retención IVA 100% por Honorarios Personas Naturales.

2.1.1.03.16

Retención IVA 100% por Liquidación de Compras.

2.1.1.03.17

12% IVA Percibido por Pagar.

2.1.1.03.18

Impuesto a la Renta por Pagar.

2.1.1.04

Proveedores por Pagar.

2.1.1.05

Obligaciones Bancarias.

2.1.1.05.01

Banco Pichincha.

2.1.1.05.02

Banco Internacional.

2.1.1.06

Cuentas por Pagar.

2.1.1.07

Documentos por Pagar.

2.1.1.08

Hipotecas por Pagar.

2.1.2

PASIVOS NO CORRIENTES.

2.1.2.01

Hipotecas por Pagar.

217

2.1.2.02

Documentos por Pagar.

2.1.2.03

Obligaciones Bancarias.

PATRIMONIO.

3.1

PATRIMONIO TECNICO.

3.1.1

CAPITAL DE PROPIETARIO.

3.1.1.01

Capital de Propietario.

3.1.2

RESERVAS.

3.1.2.01

Reserva Facultativa.

3.1.2.02

Reserva por Revaluación Activos.

3.1.3

RESULTADOS ACUMULADOS.

3.1.3.01

Utilidades Acumuladas.

3.1.3.02

Pérdidas Acumuladas.

3.2

UTILIDAD O PÉRDIDA INTEGRAL.

INGRESOS.

4.1

INGRESOS OPERACIONALES.

4.1.1

VENTAS.

4.1.1.01

Ventas Gravadas con 0% IVA.

4.1.1.02

Ventas Gravadas con 12%IVA.

4.1.2

DEVOLUCIÓN EN VENTAS.

4.1.3

DESCUENTO EN VENTAS.

COSTOS.

5.1

COSTO DE VENTAS.

5.1.1

COSTO DE VENTAS.

5.1.1.01

Costos de ventas de Mercaderías.

5.1.1.02

Transporte en Compras.

GASTOS

6.1

GASTOS OPERACIONALES.

6.1.1

GASTOS DE VENTAS.

6.1.1.01

Gasto Sueldos Vendedores.

218

6.1.1.02

Gastos Beneficios Sociales Vendedores.

6.1.1.03

Gastos Publicidad.

6.1.1.04

Otros Gastos de Ventas.

6.1.2

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN.

6.1.2.01

Gastos Sueldos Administración.

6.1.2.02

Gastos Beneficios Sociales Administración.

6.1.2.03

Gastos de Viáticos.

6.1.2.04

Gastos Servicio Telefónico.

6.1.2.05

Gastos Energía Eléctrica.

6.1.2.06

Gastos Servicio Internet.

6.1.2.07

Gastos Agua Potable.

6.1.2.08

Gastos Mantenimiento Vehículos.

6.1.2.09

Gastos Combustibles.

6.1.2.10

Gastos Suministros de Oficina.

6.1.2.11

Impuestos Tasas y Contribuciones.

6.1.2.12

Cuentas Incobrables.

6.1.2.13

Servicios Bancarios.

6.1.2.14

Gastos Depreciación.

6.1.2.15

Otros Gastos Administrativos.

MOVIMIENTO NO OPERACIONAL.

7.1

INGRESOS NO OPERACIONALES.

7.1.1

INGRESOS NO OPERACIONALES.

7.1.1.01

Utilidad por Venta de Activos Fijos.

7.2

GASTOS NO OPERACIONALES.

7.2.1

GASTOS FINANCIEROS.

7.2.1.01

Gasto Intereses.

7.2.1.02

Gasto Impuestos Bancarios.

7.2.2

OTROS GASTOS NO OPERACIONALES.

7.2.2.01

Intereses y Multas por Mora.

7.2.2.02

Pérdida por Baja de Inventarios.

7.2.2.03

Pérdida por Baja de Activos Fijos.

7.2.2.04

Pérdida por Venta de Activos Fijos.

219

7.2.2.05

Otros Gastos no Operacionales.

A-3 ACTIVIDAD PRODUCTIVA DE LA EMPRESA VEGETALES

Berenjena. Br贸coli. Apio. Cebolla Blanca. Cebolla Paite帽a. Cebolla Perla. Coliflor. Lechuga. Papa. Pepino. Pimiento. Tomate. Zanahoria. Entre otros.

ALIMENTOS

220

Lácteos: Mantequillas y Margarinas, Quesos, bebidas lácteas. Arroz. Azúcar. Granos. Aceites y Vinagres. Especies. Condimentos. Salsas. Harinas y Maicenas. Cereales. Cereales en Polvo. Infantiles. Sopas. Dulces, Galletas y Helados. Café, Chocolate en Polvo. Conservas. Enlatados. Bocaditos. Panadería. Pasta.

Carnes, Embutidos y Huevos.

221

Aves. Carnes. Embutidos. Huevos.

Bebidas con Alcohol

Licores. Cerveza. Whisky. Vino.

Bebidas con Alcohol

Bebidas de Soya y Avena. Agua. Juegos.

222

Sodas.

Fragancias y Cosm茅ticos

Mujer. Hombre.

Salud y Belleza

Cuidado del Cabello. Cuidado Personal. Higiene Personal.

Limpieza del Hogar

Ceras. Desechables. Desinfectantes. Insecticidas. Escobas y Cepillos. Limpiadores. Detergentes. Ambientales y Aromatizantes. Jab贸n y Cremas de lavado.

223

Suavizantes.

Mascotas Alimento.

224

A- 5 ESQUEMA DE PROGRAMA CONTABLE INVENTARIO

VENTAS

COMPRAS

CONTABILIDAD

CUENTAS POR PAGAR

Elaborado por: María García. NOMINA ANEXO REOC

RRHH

CUENTAS POR COBRAR

BANCOS

225

A-6 FORMULARIO PARA EVALUCION DE SOFTWARE Y VENDEDOR Herramienta de Evaluación del Software y del Vendedor Nombre del Software ___________ Nombre del Vendedor __________________________ Capacidades del Sistema Paquete Básico 1. ¿Cuenta con la capacidad suficiente para múltiples usuarios, incluyendo acceso simultáneo? 2. ¿Está realmente programado para varios tipos de monedas? 3. ¿Se puede ampliar para cubrir las necesidades futuras de la organización? 4. ¿Puede manejar el número de transacciones de la organización? 5. ¿Su velocidad de ingreso y procesamiento de datos es aceptable? 6. ¿Es adaptable a los escenarios locales (por ejemplo, formatos de fecha/moneda)? 7. ¿Se pueden añadir módulos con el transcurso del tiempo? 8. ¿Puede aceptar la estructura del plan de cuentas? 9. ¿Puede aceptar las sub clasificaciones los análisis de sus cuentas? 10. ¿Número de cuentas y de sub clasificaciones de las cuentas? 11. ¿Se registran los asientos contables inmediatamente en los libros de cuentas (menos seguridad), o se registran temporalmente en otro lugar y posteriormente se registran en grupos después de haberlas verificado (mayor seguridad)?

12. ¿Requiere que los asientos contables previos sean modificados a través de asientos contables de ajuste? 13. ¿Cuenta con una integridad referencial (es decir, si se modifica o elimina un asiento contable, esto afecta a todos los demás asientos contables relacionados con el mismo)? 14. ¿Cuenta con una herramienta para volver al paso anterior (es decir, si el sistema no logra completar una transacción compuesta, con más de una acción, la operación se revierte a la etapa en la que se encontraba antes de iniciar la transacción compuesta)?

15. ¿El sistema "cierra" los períodos contables y no permite modificaciones en

Disponibilidad Adiciones Adiciones del de Vendedor Terceros

Modificar el Software

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los períodos cerrados excepto cuando se ajustan los asientos contables en el mes actual, o se mantiene "abierto" para cualquier modificación? 16. ¿Puede importar datos contables de otros programas? 17. ¿Puede exportar datos contables a otros sistemas? 18. ¿Puede importar listas (por ejemplo, la lista de cuentas, las listas de los vendedores)? 19. ¿Puede exportar listas (por ejemplo, la lista de cuentas?) 20. ¿Puede vincularse con hojas de cálculo? 21. ¿La interfaz es de fácil uso y amable para el usuario, tanto para contadores como para no contadores? 22. ¿Se puede programar la interfaz a la medida del usuario? 23. ¿Los menús son lógicos e intuitivos? 24. ¿Hay ayuda en el Internet? 25. ¿La ayuda es sensible al contexto? 26. ¿Tutor interactivo? 27. ¿Manual del sistema? 28. ¿Se pueden ver los informes en pantalla? 29. ¿Se pueden imprimir los informes en archivos para exportar? 30. ¿Se puede ver el detalle de los diferentes ítems? 31. ¿Los informes estandarizados son útiles? 32. ¿Se pueden adecuar los informes a la medida del usuario (por ejemplo, cambiar las fechas del informe, divisiones, columnas)? 33. ¿Los informes pueden ser programados por el usuario? 34. ¿Toda la información está en línea? 35. ¿Se puede hacer una presentación gráfica de ciertos informes, empleando gráficas de barras o gráficas de secciones? 36. ¿Se pueden adecuar los informes impresos a la medida de las necesidades (por ejemplo, estados de cuentas y facturas)?

37. ¿Cuenta con protección de acceso al sistema general a través del uso de contraseñas? 38. ¿Hay restricciones al uso de contraseñas para funciones específicas del sistema? 39. ¿Se incluye suficiente capacitación en el costo del sistema? 40. ¿Hay un costo adicional de capacitación una vez terminada la instalación?

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41. ¿La capacitación se adecua a la medida de sus necesidades para ser implementada en la organización? 42. ¿Se ofrece capacitación al personal administrativo para la interpretación de los informes? 43. ¿La documentación suministrada es suficiente y comprensible? 44. ¿Hay apoyo técnico inmediato disponible a través del teléfono? 45. ¿Hay apoyo técnico inmediato disponible en el sitio? 46. ¿Hay apoyo técnico disponible vía Internet? 47. ¿Se cobra una tarifa adicional por el apoyo? 48. ¿El sistema se usa actualmente en organizaciones similares? 49. Si es así, ¿las organizaciones están satisfechas? 50. ¿El producto salió al mercado hace por lo menos seis meses? 51. ¿Es probable que el vendedor se mantenga en el negocio durante los próximos cinco años? 53. ¿El representante del vendedor está familiarizado con el software? 52. ¿El vendedor tiene una buena reputación? 54. ¿Responde el vendedor a las preguntas y solicitudes de información o demostraciones? 55. ¿Posee el vendedor la capacidad y el personal necesarios para proporcionar apoyo técnico? 56. ¿Se está adquiriendo la titularidad del sistema (incluyendo la habilidad para modificar el código de origen y distribuir el sistema a otros sitios en su organización), o se está usted comprando solamente un permiso para usar el sistema en una sola computadora?

56. ¿Tiene que pagar una tarifa anual por la licencia para seguir usando el software? ¿En qué plataforma está diseñado el software?

Windows

Linux

Mac

¿En qué Base de Datos está desarrollado el software?

Excel

SQL

Oracle

¿El programa contable genera automáticamente anexos REOC?

Fuente: Investigación Directa. Elaborado por: María García

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A-7. FORMULARIOS APLICADOS A PROVEEDORES DE SOFTWARE Herramienta de Evaluación del Software y del Vendedor Nombre del Software: CIAD2009 Nombre del Vendedor / Empresa: CIAD Capacidades del Sistema

Disponibilidad Paquete Adiciones Adiciones Modificar Básico del de el Vendedor Terceros Software 1. ¿Cuenta con la capacidad √ suficiente para múltiples usuarios, incluyendo acceso simultáneo? 2. ¿Está realmente programado √ para varios tipos de monedas? 3. ¿Se puede ampliar para cubrir √ las necesidades futuras de la organización? 4. ¿Puede manejar el número de √ transacciones de la organización? 5. ¿Su velocidad de ingreso y √ procesamiento de datos es aceptable? 6. ¿Es adaptable a los escenarios √ locales (por ejemplo, formatos de fecha/moneda)? 7. ¿Se pueden añadir módulos √ con el transcurso del tiempo? 8. ¿Puede aceptar la estructura √ del plan de cuentas? 9. ¿Puede aceptar las sub clasificaciones/los análisis de sus cuentas? 10. ¿Número de cuentas y de sub clasificaciones de las cuentas? 11. ¿Se registran los asientos contables inmediatamente en los libros de cuentas (menos seguridad), o se registran temporalmente en otro lugar y posteriormente se registran en grupos después de haberlas verificado (mayor seguridad)? 12. ¿Requiere que los asientos contables previos sean modificados a través de asientos contables de ajuste? 13. ¿Cuenta con una integridad referencial (es decir, si se modifica o elimina un asiento contable, esto

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afecta a todos los demás asientos contables relacionados con el mismo)? 14. ¿Cuenta con una herramienta para volver al paso anterior (es decir, si el sistema no logra completar una transacción compuesta, con más de una acción, la operación se revierte a la etapa en la que se encontraba antes de iniciar la transacción compuesta)? 15. ¿El sistema "cierra" los períodos contables y no permite modificaciones en los períodos cerrados excepto cuando se ajustan los asientos contables en el mes actual, o se mantiene "abierto" para cualquier modificación?

16. ¿Puede importar datos contables de otros programas? 17. ¿Puede exportar datos contables a otros sistemas? 18. ¿Puede importar listas (por ejemplo, la lista de cuentas, las listas de los vendedores)? 19. ¿Puede exportar listas (por ejemplo, la lista de cuentas?) 20. ¿Puede vincularse con hojas de cálculo? 21. ¿La interfaz es de fácil uso y amable para el usuario, tanto para contadores como para no contadores? 22. ¿Se puede programar la interfaz a la medida del usuario? 23. ¿Los menús son lógicos e intuitivos? 24. ¿Hay ayuda en el Internet? 25. ¿La ayuda es sensible al contexto? 26. ¿Tutor interactivo? 27. ¿Manual del sistema? 28. ¿Se pueden ver los informes en pantalla? 29. ¿Se pueden imprimir los informes en archivos para exportar? 30. ¿Se puede ver el detalle de los diferentes ítems? 31. ¿Los informes estandarizados son útiles? 32. ¿Se pueden adecuar los informes a la medida del usuario (por ejemplo, cambiar las fechas

√ √

√

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del informe, divisiones, columnas)? 33. ¿Los informes pueden ser programados por el usuario? 34. ¿ Toda la información está en línea? 35. ¿Se puede hacer una presentación gráfica de ciertos informes, empleando gráficas de barras o gráficas de secciones? 36. ¿Se pueden adecuar los informes impresos a la medida de las necesidades (por ejemplo, estados de cuentas y facturas)? 37. ¿Cuenta con protección de acceso al sistema general a través del uso de contraseñas? 38. ¿Hay restricciones al uso de contraseñas para funciones específicas del sistema? 39. ¿Se incluye suficiente capacitación en el costo del sistema? 40. ¿Hay un costo adicional de capacitación una vez terminada la instalación? 41. ¿La capacitación se adecua a la medida de sus necesidades para ser implementada en la organización? 42. ¿Se ofrece capacitación al personal administrativo para la interpretación de los informes? 43. ¿La documentación suministrada es suficiente y comprensible? 44. ¿Hay apoyo técnico inmediato disponible a través del teléfono? 45. ¿Hay apoyo técnico inmediato disponible en el sitio? 46. ¿Hay apoyo técnico disponible vía Internet? 47. ¿Se cobra una tarifa adicional por el apoyo? 48. ¿El sistema se usa actualmente en organizaciones similares? 49. Si es así, ¿las organizaciones están satisfechas? 50. ¿El producto salió al mercado hace por lo menos seis meses? 51. ¿Es probable que el vendedor

√

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se mantenga en el negocio durante los próximos cinco años? 53. ¿El representante del vendedor está familiarizado con el software? 52. ¿El vendedor tiene una buena reputación? 54. ¿Responde el vendedor a las preguntas y solicitudes de información o demostraciones? 55. ¿Posee el vendedor la capacidad y el personal necesarios para proporcionar apoyo técnico? 56. ¿Se está adquiriendo la titularidad del sistema (incluyendo la habilidad para modificar el código de origen y distribuir el sistema a otros sitios en su organización), o se está usted comprando solamente un permiso para usar el sistema en una sola computadora?

56. ¿Tiene que pagar una tarifa anual por la licencia para seguir usando el software?

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¿En qué plataforma está diseñado el software? ¿En qué Base de Datos está desarrollado el software? ¿El programa contable genera automáticamente anexos REOC?

Windows √ Excel SI √

Linux

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A-7. Herramienta de Evaluación del Software y del Vendedor Nombre del Software: SIFACON Nombre del Vendedor / Empresa: SOFTWARE CONTABLE Capacidades del Sistema

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56. ¿Tiene que pagar una tarifa anual por la licencia para seguir usando el software? ¿En qué plataforma está diseñado el software?

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¿En qué Base de Datos está desarrollado el software? ¿El programa contable genera automáticamente anexos REOC?

Windows √ Excel

Linux

Mac

SQL

Oracle

√ SI

NO √

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A-7.

Herramienta de Evaluación del Software y del Vendedor Nombre del Software: NECTILUS Nombre del Vendedor / Empresa: NECTILUS SA Capacidades del Sistema

Disponibilidad Paquete Adiciones Adiciones Modificar Básico del de el Vendedor Terceros Software 1. ¿Cuenta con la capacidad √ suficiente para múltiples usuarios, incluyendo acceso simultáneo? 2. ¿Está realmente programado √ para varios tipos de monedas? 3. ¿Se puede ampliar para cubrir √ las necesidades futuras de la organización? 4. ¿Puede manejar el número de √ transacciones de la organización? 5. ¿Su velocidad de ingreso y √ procesamiento de datos es aceptable? 6. ¿Es adaptable a los escenarios √ locales (por ejemplo, formatos de fecha/moneda)? 7. ¿Se pueden añadir módulos √ con el transcurso del tiempo? 8. ¿Puede aceptar la estructura √ del plan de cuentas? 9. ¿Puede aceptar las sub √ clasificaciones/los análisis de sus cuentas? 10. ¿Número de cuentas y de sub clasificaciones de las cuentas? 11. ¿Se registran los asientos √ contables inmediatamente en los libros de cuentas (menos seguridad), o se registran temporalmente en otro lugar y posteriormente se registran en grupos después de haberlas verificado (mayor seguridad)? 12. ¿Requiere que los asientos contables previos sean modificados a

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través de asientos contables de ajuste? 13. ¿Cuenta con una integridad referencial (es decir, si se modifica o elimina un asiento contable, esto afecta a todos los demás asientos contables relacionados con el mismo)? 14. ¿Cuenta con una herramienta para volver al paso anterior (es decir, si el sistema no logra completar una transacción compuesta, con más de una acción, la operación se revierte a la etapa en la que se encontraba antes de iniciar la transacción compuesta)? 15. ¿El sistema "cierra" los períodos contables y no permite modificaciones en los períodos cerrados excepto cuando se ajustan los asientos contables en el mes actual, o se mantiene "abierto" para cualquier modificación?

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√ √ √ √ √ √

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31. ¿Los informes estandarizados √ son útiles? 32. ¿Se pueden adecuar los √ informes a la medida del usuario (por ejemplo, cambiar las fechas del informe, divisiones, columnas)? 33. ¿Los informes pueden ser programados por el usuario? 34. ¿ Toda la información está en √ línea? 35. ¿Se puede hacer una √ presentación gráfica de ciertos informes, empleando gráficas de barras o gráficas de secciones? 36. ¿Se pueden adecuar los informes impresos a la medida de las necesidades (por ejemplo, estados de cuentas y facturas)? 37. ¿Cuenta con protección de √ acceso al sistema general a través del uso de contraseñas? 38. ¿Hay restricciones al uso de √ contraseñas para funciones específicas del sistema? 39. ¿Se incluye suficiente capacitación en el costo del sistema? 40. ¿Hay un costo adicional de capacitación una vez terminada la instalación? 41. ¿La capacitación se adecua a √ la medida de sus necesidades para ser implementada en la organización? 42. ¿Se ofrece capacitación al personal administrativo para la interpretación de los informes? 43. ¿La documentación suministrada es suficiente y comprensible? 44. ¿Hay apoyo técnico inmediato √ disponible a través del teléfono? 45. ¿Hay apoyo técnico inmediato disponible en el sitio? 46. ¿Hay apoyo técnico √ disponible vía Internet? 47. ¿Se cobra una tarifa adicional √ por el apoyo? 48. ¿El sistema se usa √ actualmente en organizaciones similares?

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49. Si es así, ¿las organizaciones √ están satisfechas? 50. ¿El producto salió al mercado √ hace por lo menos seis meses? 51. ¿Es probable que el vendedor √ se mantenga en el negocio durante los próximos cinco años? 53. ¿El representante del √ vendedor está familiarizado con el software? 52. ¿El vendedor tiene una buena √ reputación? 54. ¿Responde el vendedor a las √ preguntas y solicitudes de información o demostraciones? 55. ¿Posee el vendedor la √ capacidad y el personal necesarios para proporcionar apoyo técnico? 56. ¿Se está adquiriendo la titularidad del sistema (incluyendo la habilidad para modificar el código de origen y distribuir el sistema a otros sitios en su organización), o se está usted comprando solamente un permiso para usar el sistema en una sola computadora?

56. ¿Tiene que pagar una tarifa anual por la licencia para seguir usando el software? ¿En qué plataforma está diseñado el software? ¿En qué Base de Datos está desarrollado el software? ¿El programa contable genera automáticamente anexos REOC?

Window s √ Excel

Linux

SQL √

SI √

Mac

Oracle