BoletĂn de Calidad
Universidad La Gran Colombia Armenia
2016
BoletĂn de Calidad
Universidad La Gran Colombia Armenia 2016
EDITORIAL Los Sistemas de Calidad, especialmente en las Organizaciones Educativas, deben priorizar la condición de que quienes los ejecutan vean en ellos aportes a su proyecto de vida. Esta característica permitirá que los procesos y procedimientos propios del sistema sean asumidos como realizaciones que desde la individualidad apoyan los productos por alcanzar en los equipos inteligentes. Los sistemas rígidos y sistemáticos que no atienden las diferencias misionales de las organizaciones tienden a fracasar; ya que generan una duplicidad de esfuerzos innecesarios entre los compromisos funcionales de los responsables de tareas específicas dentro de la institucionalidad y los requisitos normativos inamovibles del mismo. Por estas razones, la adaptabilidad debe ser una regla creadora para las tareas dinámicas del sistema, ya que ellas permiten recurrir a la imaginación de los líderes y colaboradores de procesos, los cuales han interiorizado y validado las estrategias y están listos para protocolizar nuevas acciones de mejoramiento continuo. En la Universidad creemos que la apropiación de la calidad en todos los escenarios del que hacer es una regla de oro, sea cual fuere la fuente indicativa de los documentos que la soportan, ya que la diversidad de requerimientos que acreditan la misma se deben convertir en instrumentos que integran experiencias e intercambian resultados, los cuales validan un sistema único de calidad institucional. Desde la perspectiva de formación de líderes, los sistemas de calidad aportan mucho en sus capacidades de ordenamiento, en sus competencias organizacionales, en el rigor de sus productos pero fundamentalmente les ayuda a entender que solamente mediante la motivación, la solidaridad, el acompañamiento entre muchos otros valores, se logra avanzar hacia las metas de calidad esperados en la institución. JAIME BEJARANO ALZATE Rector Universidad La Gran Colombia Seccional Armenia Universidad La Gran Colombia Armenia
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INTRODUCCIÓN Uno de los medios de comunicación con el que la Universidad la Gran Colombia Armenia cuenta para dar a conocer a toda la comunidad Universitaria los aspectos relacionados con su Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), es el Boletín de Calidad. En nombre de la Rectoría y el Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión de la Calidad, la Oficina de Planeación publica el Boletín de Calidad N°1 del 2016, con el objetivo de darles a conocer los aspectos más relevantes que la Norma ISO 9001 nos presenta con la nueva actualización de la que fue objeto y que se publicó oficialmente por la ISO el pasado septiembre del 2015. El objetivo primordial de las publicaciones del Boletín de Calidad, será seguir dándoles a conocer los momentos, las actividades, los logros y demás aspectos del Sistema de Gestión de la Calidad certificado en mayo del año 2009, y el cual ha pasado ya por dos recertificaciones ( 2012 y 2015 ) con resultados muy satisfactorios gracias a la gestión dirigida a satisfacer las necesidades y expectativas los usuarios de los servicios prestados por “los procesos Administrativos y Financieros que apoyan las unidades de Investigación, Docencia y Proyección Social de la Universidad la Gran Colombia Armenia”. El compromiso es seguir mejorando y escalar con el objetivo de lograr la excelencia. El reto que nos propone esta actualización de la norma es mayor, en la medida que, la toma de conciencia que debemos asumir para afrontar los cambios que exigirán aplicar el enfoque basado en “Riesgos”, como elemento principal a tener en cuenta de esta nueva versión, y que gracias al compromiso de la alta dirección ya viene desarrollándose con la puesta en marcha de un modelo para identificar y tratar el riesgo, como ya se logró con el proceso certificado Pagaduría. Como parte del compromiso con nuestro sistema, el 14 y 15 de marzo los procesos Administrativos y Financieros, tendrán como todos los años, desde que nos certificamos, la visita por parte del ente certificador Bureau Veritas Q, quien realizará la auditoría de seguimiento N°1 de este ciclo de tres años que tendrá vigencia hasta mayo del 2018, donde el reto será estar certificados con la nueva versión de la ISO 9001:2015
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ESQUEMATIZACIÓN DEL MODELO
ISO 9001:2008
Mejora continua del Sisitema de Gestión de la Calidad
5
Clientes/ partes interesadas
6
4
Gestión de los recursos
7
vs.
Requisitos
8
Sistema Gestión de la Calidad
Medida, análisi y mejora
Realización del producto
Satisfacción
Producto
Fuente: https://www.emaze.com/@AQWTTLQ/ISO-9000-Fundamentos-de-los-SGC
4.1
4.3
Contexto de la organización
ISO 9001:2015
Clientes/ partes interesadas
Responsabilidd de los Directivos
Alcance del Sistema de Gestión
8
REQUERIMIENTOS
PRODUCTOS Y SERVICIOS
OPERACIONES
4.2
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
6
PLANIFICACIÓN
5
9
LIDERAZGO
VERIFICACIÓN
10
MEJORA
7
Satisfacción de los clientes Respeto al medio ambiente Seguridad y Salud Laboral
PROCESOS DE APOYO
Fuente: www.calidad-gestion.com.ar
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Qué normas se actualizan La norma ISO 14001:2015 (versión anterior 2004) Sistema de Gestión Ambiental se publicó el 15 de septiembre del 2015; el 23 de septiembre del presente año la Organización Internacional para la Estandarización o Normalización (ISO), publicó la 5ª. Versión de la norma ISO 9001, la cual hace referencia al Sistema de Gestión de la Calida
¿Por qué se actualizan las normas ISO? La constante dinámica global desde el punto de vista económico, de mercado y la sociedad. Renovación permanentemente en las empresas de acuerdo a las necesidades de adaptación ligadas al contexto interno y externo que inciden en ellas. Proporcionar herramientas que les permitan gestionar de mejor manera sus procesos. Las normas ISO están en permanente revisión, de acuerdo a su principio de tener en cuenta las necesidades y requerimientos de sus clientes y partes interesadas. La revisión anterior, para la norma ISO 9001 publicada en el año 2008, fue una revisión menor. Es decir, de carácter editorial que enfatizaba en la forma de la norma, en contraste, con la actual revisión que toca el fondo del documento haciendo cambios significativos.
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¿Cuáles son los cambios más significativos en esta nueva versión? A partir de esta versión 2015 las normas ISO contarán con lo que se denomina estructura de alto nivel, que incluye 10 capítulos con el fin de garantizar un mejor entendimiento. A continuación realizamos un paralelo entre la estructura anterior (versiones anteriores) y la actual: Anexo SL. Estructura de alto nivel que ISO 9001:2015 comparte con otros sistemas de gestión estandarizados por el Comité de normalización ISO.
ISO 9001:2008
ISO 9001:2015
1. Objeto y campo de aplicación
1. Objeto y campo de aplicación
2. Referencias normativas
2. Referencias normativas
3. Términos y definiciones
2. Términos y definiciones
4. Sistema de gestión de la calidad
4. Contexto de la organización*
5. Responsabilidad de la dirección
5. Liderazgo*
6. Gestión de los recursos
6. Planificación*
7. Realización del producto
7. Soporte*
8. Medición, análisis y mejora
8. Operación* 9. Evaluación del desempeño* 10. Mejora* Fuente: ICONTEC 2015
* cambios realizados.
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En segundo lugar, enfoque basado en riesgos desde la planificación del sistema de gestión de la calidad. Este cambio apunta directamente a la prevención, es decir, a partir de esta nueva versión las acciones preventivas desaparecen en la norma, ya que si se asumen las acciones para tratar los riesgos y oportunidades al planificar el sistema de gestión, se permitirá la transversalidad en todos los procesos que involucra el alcance del sistema en las organizaciones, reflejándose en la reducción de costos finales y la garantía de la calidad, es decir, asegurar los resultados previstos. Se mantiene de manera más explícita el enfoque por procesos, con énfasis en el logro de los resultados deseados para mejorar la satisfacción del cliente. Para lograrlo, los cambios aplicados al numeral 4 hacen referencia a: Determinar el contexto interno y externo de la Organización como requisito obligatorio. Identificar las partes interesadas o grupos de interés (stakeholders) y comprender sus necesidades, además de priorizar el impacto actual o potencial de estas necesidades y el impacto en los propósitos de la organización Incluye riesgos y oportunidades derivadas del contexto
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ActuarIncorporar mejorar cuando sea necesario
Interacción sistemática
Planificar el proceso (el alcance de la planificación depende del RIESGO)
Hacer Llevar acaboel proceso Desempeño Verificar Seguimiento/medición del desempeño del proceso
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Poítica Objetivos Recursos
Elementos de salida Producto Servicios
Desempeño
Interacción con otros procesos
Interacción con otros procesos
Enfoque de procesos
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Se mejora la redacción para hacerla más general y entendible a empresas de servicios. Se destacan la planificación y el liderazgo como ejes importantes y el cambio de “realización del producto” a operaciones, permitiendo más accesibilidad a todos los sectores. Se incluyen elementos como la planificación de los cambios, teniendo en cuenta los modelos de excelencia que prevalecen y que en un entorno como el actual son imprescindibles. En cuanto a la documentación de un sistema de gestión de la calidad, se elimina el requisito del manual de calidad. Esto no quiere decir que las organizaciones que lo tienen lo eliminen, las organizaciones determinan la importancia de sus documentos. Aparece el término de información documentada, esta información debe mantenerse (procedimientos) y conservarse (registros). Se incluye el capítulo de evaluación del desempeño que comprende los requisitos de: Seguimiento, medición, análisis y evaluación Auditoría interna Revisión por la dirección Se puede concluir que la evaluación del desempeño será más integral con un componente de liderazgo en todos los niveles. Se incluye la evaluación como requisito posterior al análisis de los datos e información.
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* Principios de la gestión de la calidad ISO 9001:2015 PRINCIPIOS 9000:2005
ENFOQUE 9001:2015
Enfoque al cliente
Enfoque al cliente
Incluye partes interesadas: orientación hacia el éxito sostenido
Liderazgo
Liderazgo (a todo nivel)
Alineación a la estrategia
Participación del personal
Participación del personal
Compromiso y personal competente
Enfoque basado en procesosEnfoque de sistema para la gestión
Enfoque basado en procesos
Resultados coherentes y previsibles de manera más eficaz y eficiente (Interrelación)
Mejora continua
Mejora
Mantener los niveles actuales de desempeño, reacción ante los cambios en sus condiciones internas y externas
Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones
Toma de decisiones basada en evidencia
El análisis de los hechos, de la evidencia y de los datos conduce a una mayor objetividad y confianza en las decisiones tomadas.
Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor
Gestión de las relaciones
Gestionar las relaciones con sus partes interesadas para optimizar el impacto en su desempeño.
** Como recomendaciones generales ante los cambios realizados a las normas ISO y específicamente a la norma ISO 9001:
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Validez de las certificaciones con ISO 9001:2008 Las certificaciones con ISO 9001:2008 no serán válidas a partir de finales de septiembre de 2018. A partir de marzo de 2017 todas las certificaciones iniciales deben ser con ISO 9001:2015 Directrices para realizar la transición de la norma 2008 a la 2015 Para cualquier organización, el grado de cambio necesario dependerá de la madurez y la eficacia del sistema de gestión actual, de la estructura y las prácticas organizacionales, por lo tanto se recomienda enfáticamente una evaluación del impacto con el fin de identificar los recursos realistas y las implicaciones en términos de tiempo. Organizaciones que utilizan ISO 9001:2008 Se recomienda que las organizaciones que utilizan ISO 9001:2008 emprendan las siguientes acciones: Identificar las brechas organizacionales que es necesario tratar para satisfacer los requisitos nuevos, Desarrollar un plan de implementación, Suministrar capacitación y conocimientos adecuados a todas las partes que tengan un impacto en la eficacia de la organización Actualizar el sistema de gestión de calidad (SGC) existente para satisfacer los requisitos revisados y proporcionar verificación de la eficacia, Cuando sea aplicable, aliarse con su organismo de certificación para las disposiciones de la transición. ** Fuente: ICONTEC-COLOMBIA
Bibliografía
Revista Estándares. ICONTEC internacional. Octubre 2015.
Webgrafía
https://calidadgestion.wordpress.com/tag/nueva-iso-9001-2015/ https://calidadgestion.wordpress.com/2013/11/11/nueva-iso-9001-version2015/
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