Manuale Organizzativo
Carissimo/a, abbiamo deciso di scrivere il seguente manuale organizzativo, perchè crediamo che niente vada dato per scontato, specialmente per dare evidenza di quello che Polistudio è: valori, organizzazione e cultura aziendale. Naturalmente siamo sempre a disposizione per ulteriori domande e proposte. Buona lettura! Stefano Ferri Presidente Polistudio A.E.S.
Integrated architecture and engineering solutions Sommario chi siamo
informazioni utili e operative
procedure e certificazioni
obiettivo manuale organizzativo
CHI SIAMO Polistudio A.E.S. è una Società di Ingegneria che offre soluzioni integrate di architettura e ingegneria. E in grado di affrontare anche progetti complessi, assicurando rispetto dei budget previsti nei tempi programmati. Si è costituita come Società di Ingegneria nel 2004, anche se la sua origine risale ai primi anni settanta. L’attività del nucleo iniziale, nato nel 1972, si è sviluppata nei vari settori dell’Architettura e dell’Ingegneria. In virtù del naturale ricambio generazionale, i soci fondatori sono oggi affiancati da nuovi e giovani soci, anche con responsabilità di governance, i quali hanno maturato esperienze professionali di lavoro in team, sia in Italia che all’estero.
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Identità La caratteristica principale di Polistudio è rappresentata dalla multidisciplinarietà delle competenze interne e dall’efficace integrazione delle diverse professionalità impiegate nelle varie commesse. La qualità dei servizi di progettazione integrata permette di raggiungere, nella realizzazione delle opere, i migliori livelli di sostenibilità energetica, ambientale ed economica.
chi siamo
Mission Offriamo soluzioni integrate di architettura e ingegneria per accompagnare il cliente a soddisfare le sue esigenze, sempre alla ricerca della migliore risposta, grazie a capacità professionale, know-how e formazione continua. Uno staff di circa 70 professionisti e un project management specializzato sono in grado di offrire una progettazione integrata e di seguire il cliente in tutto il processo di realizzazione del progetto. Pay off: Seguiamo obiettivi e soddisfiamo esigenze!
Struttura operativa La società svolge, in maniera organica ed interdisciplinare, servizi qualificati nei campi dell’edilizia pubblica e privata con un’attenzione particolare alla sostenibilità: - - - - -
progettazione architettonica, strutturale e impiantistica sicurezza nei cantieri urbanistica e infrastrutture studi di fattibilità, estimo e catasto appalti in concessione, project financing
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direzione lavori, pianificazione, project management verifica e validazione progetti collaudi tecnici ed amministrativi sostenibilità e diagnosi energetica progettazione di interni
chi siamo
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I collaboratori 11 Associati:
Ing. Stefano Ferri
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Ing. Stefano La Motta
Ing. Ing. Ing. Andrea Amaducci Alberto Casalboni Mauro Cevoli
Per. Ind. Mirco Masini
Ing. Arch. Alberto Frisoni Domenico La Gioia
Geom. Geom. Davide Mazzoni Massimiliano Pagliarani 3 Direttori Tecnici:
Ing. Franco Casalboni
Ing. Vincenzo Lombardi chi siamo
Arch. Stefano Matteoni
Ing. Andrea Sabba
Organizzazione interna L’organizzazione interna è caratterizzata da una suddivisione in aree divisionali corrispondenti ai settori specialistici dell’azienda. Ciascun settore, il cui responsabile fa direttamente capo alla direzione generale, è organizzato in modo da soddisfare con efficacia ed efficienza l’insieme delle diverse esigenze imposte da ogni commessa.
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chi siamo
INFORMAZIONI UTILI E OPERATIVE Orari di apertura segreteria: Lun - Ven:
08.30 - 13.00 / 14.30 - 18.00
Indirizzi utili:
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Sede Riccione:
POLISTUDIO A.E.S. - Società di Ingegneria S.r.l. Via Tortona 10 - 47838 Riccione (RN) Tel. 0541 48 53 00 - Fax 0541 60 35 58 Email: info@polistudio.net
Sede Milano:
POLISTUDIO A.E.S. - Società di Ingegneria S.r.l. Viale Tunisia 37 - 20124 Milano (MI) Tel. 02 62 08 68 34
informazioni utili e operative
Pianta uffici
studio Pulcinelli Maggiolini
arch. Matteoni sala riunioni operativa
ing. Ferri presidente
arch. La Gioia
geom. Storoni
elettrici meccanici
saletta amm.re Masini
geom. Savioli
ing. Casalboni Franco
ufficio gare e amm.ne
ufficio qualitĂ comunicaz. resp. software
elettrici
ing. Frisoni elettrici
reception area break
stampa
meccanici saletta
show room materiali
sala riunioni ovest
architetti
P.M. ing. La Motta
architetti
sala riunioni centrale
sala riunioni est
architetti
sala plotter
CED wc
ing. Casalboni Alberto architetti
geom. Pagliarani architetti
wc
ing. Sabba resp. prevenzione incendi
piano terra
informazioni utili e operative
meccanici
ing. Amaducci resp. infrastrutture geom. Mazzoni meccanici
infrastrutture
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Scheda ore di produzione per commessa
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Polistudio ha un sistema di gestione della commessa che necessita una rendicontazione settimanale dei tempi di produzione. L’inserimento va effettuato utilizzando il programma TEAM PROJECT. Su Qualità Online è stato pubblicato il manuale operativo con le relative istruzioni di utilizzo.
La compilazione va effettuata giornalmente accedendo al seguente link: http://gamma/ I tempi di produzione vanno inseriti sulla scheda Time sheet dal menù Pianificazione.
Gestione commesse Tutta la documentazione relativa alla gestione delle commesse dovrà essere salvata sul server nel seguente percorso, nel quale vengono gestiti gli archivi di ogni singola commessa: \\dc01\polistudio\01-Commesse I riferimenti di commessa vanno richiesti al proprio responsabile di settore.
informazioni utili e operative
Alcune note pratiche
Tempo di RELAX Per motivi organizzativi, il periodo di “relax” va comunicato al proprio capo settore entro il 20 gennaio di ogni anno e confermato dallo stesso.
Uso delle sale riunioni E preferibile che i clienti o i fornitori vengano ricevuti nelle sale riunioni a disposizione di tutti. Per una gestione ottimale, è importante prenotare la sala presso Daniela Seguiti.
Utilizzo stampe Per evitare situazioni spiacevoli, è importante ritirare subito la propria stampa.
Gestione del luogo di lavoro Ognuno è responsabile del proprio luogo di lavoro. Alla fine della giornata lavorativa ti preghiamo di chiudere le porte, finestre e luci.
informazioni utili e operative
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Strumenti di comunicazione Per comunicare al meglio la nostra realtà è prezioso il coinvolgimento personale di ciascuno. Ecco alcuni strumenti:
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Sito: www.polistudio.net Youtube: Sul canale Polistudio trovi una selezione di contenuti e in particolare il Corporate Video realizzato per noi da professionisti: https://youtu.be/GwygVMHsdEk Brochure: In questo percorso è salvata la brochure minimal, con una selezione di progetti: https://issuu.com/polistudio1/docs/polistudio_minimal_brochure_2017_ul Facebook: https://www.facebook.com/polistudioaes/ Sarebbe fantastico se riuscissi a mettere un like alla pagina e condividere i contenuti.
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Linkedin: https://www.linkedin.com/company/10040016/admin/updates/ Seguici anche su Linkedin e fai rete. Se hai bisogno di aggiornare la tua pagina personale, l’ufficio comunicazione è a disposizione. Newsletter: Ogni due settimane inviamo per email articoli, news e altro... Ti chiediamo di leggerle, condi viderle e accettiamo volentieri nuovi suggerimenti. Contatti: Potresti collaborare alla comunicazione di Polistudio, condividendo (se lo ritieni opportuno) i nuovi contatti? In questo modo possiamo inviare loro una richiesta di consenso a ricevere le nostre comunicazioni. Puoi inviare email a: erika.elleri@polistudio.net
informazioni utili e operative
Logistica Centralino:
Daniela Seguiti
Riferirsi a lei anche per: - Prenotazioni sale riunioni - Prenotazioni auto per trasferte - Prenotazioni treni - Prenotazioni camere albergo per trasferte Riferimento informatico:
Per. Ind. Marco Silvagni
Riferimento amministrativo:
Rag. Floriana Pratelli
Riferimento qualitĂ e fatturazione: Rag. Savio De Marchi Riferimento legale:
Dott.ssa Miryam Monti
Riferimento manutenzioni:
Geom. Massimiliano Pagliarani
Riferimento comunicazione:
Dott.ssa Erika Elleri
informazioni utili e operative
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PROCEDURE E CERTIFICAZIONI
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Procedure BIM
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Project Management
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Progettazione ecosostenibile ed efficientamento energetico
Polistudio lavora in BIM Lo staff di Polistudio si è formato per poter approfondire le competenze e garantire una progettazione ottimale in B.I.M. Tutti i nostri collaboratori devono saper lavorare in BIM.
procedure e certificazioni
Procedure BIM BIM (Building Information Modeling) è un innovativo modello informativo di digitalizzazione 3D che permette una progettazione integrata dell’intero complesso edilizio, una rintracciabilità di tutti gli elementi che lo compongono ed un monitoraggio del loro ciclo di vita. Il processo BIM inizia con la costruzione virtuale dell’edificio, affrontando fin dalla modellazione tridimensionale ogni implicazione di carattere tecnico e dimensionale, facendo convergere le diverse discipline verso una soluzione congrua.
Project Management La complessità progettuale richiede un affronto sistematico e integrato fin dalla sua ideazione. L’aspetto architettonico, le esigenze strutturali, le tematiche ambientali e di risparmio energetico, la sicurezza antincendio, il controllo dei tempi e dei costi delle fasi di realizzazione devono raggiungere un equilibrio attraverso un continuo processo sinergico. La nostra società è da sempre strutturata per rispondere a tutte queste esigenze, attraverso staff di specialisti e figure di coordinamento, in grado di offrire una progettazione integrata. E necessario, dunque, far capo al project manager che detta le linee guida per lo sviluppo del progetto. Offriamo i seguenti servizi: - Project Management e Coordinamento del progetto - Construction Management
procedure e certificazioni
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Il risultato di un progetto dipende essenzialmente dal metodo di gestione: quanto più è accurato il processo di pianificazione, organizzazione e controllo di tempi, costi e risorse, tanto più è possibile perseguire con fiducia un risultato che soddisfi le esigenze della committenza. Durante il processo vengono coordinate le forze in campo, la cui méta è la definizione chiara e completa di ciò che si vuole realizzare. Nella fase progettuale dettiamo i tempi, controlliamo che le fasi operative siano correttamente portate a termine e che le informazioni circolino in modo veloce, chiaro e razionale. Project Management: un metodo di gestione che contribuisce a migliorare il processo di pianificazione, organizzazione e controllo di tempi, costi e risorse aziendali. Una pianificazione che ci aiuta a raggiungere risultati sempre più soddisfacenti per i nostri clienti. Un nuovo approccio nella gestione delle commesse secondo le linee guida del Project Management.
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Progettazione ecosostenibile ed efficientamento energetico In questi anni la società ha affinato le conoscenze delle problematiche relative alla progettazione ecosostenibile per migliorare la qualità della vita e per la riqualificazione dell’ambiente, lavorando sugli aspetti della sostenibilità come scelta dei materiali e sull’efficientamento energetico. Oggi Polistudio è socio di U.S. Green Building Council e ha registrato il primo progetto italiano certificato LEED®V4 Gold e uno dei primi in Europa. Una certificazione prestigiosa (LEED®: Leadership in Energy and Environmental Design) che rappresenta un riconoscimento ufficiale del fatto che un edificio è stato progettato e realizzato secondo i principi di sostenibilità più avanzati presenti sul mercato internazionale. procedure e certificazioni
Procedure di Qualità Nell’agosto del 2008 abbiamo adeguato il sistema di gestione della società, adottando le procedure di qualità previste dalla norma UNI EN ISO 9001:2008. A giugno 2018 abbiamo effettuato il passaggio alla UNI EN ISO 9001:2015. E stata una decisione strategica assunta dalla Direzione per far si che il servizio erogato fosse conforme alle norme applicabili (requisiti cogenti), aumentando la soddisfazione del cliente.
Strumenti operativi QUALITA ONLINE
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E indispensabile utilizzare sempre la documentazione aggiornata.
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I moduli e modelli aggiornati sono accessibili al seguente link: \\dc01\polistudio\04-Quali tà\01-QOnline\Qualità_on_ Line.docx
procedure e certificazioni
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Per qualsiasi dubbio puoi rivolgerti al responsabile qualità, Savio De Marchi.
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Ogni attività di Polistudio viene svolta assumendo le prescrizioni e la documentazione di riferimento in relazione all’attuazione della politica per la qualità e al conseguimento degli obiettivi ad essa connessa. La pianificazione delle attività deve seguire, dunque, le procedure adottate dal sistema di gestione per la qualità.
Procedure di Qualità Per costruire il nostro Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ) abbiamo individuato:
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i processi da attuare perchè il Sistema sia gestito in modo corretto; la giusta sequenza dei processi e le interazioni tra un processo e l’altro; i criteri e i metodi per applicare e gestire questi processi; i modi per garantire il flusso di informazioni accorrente alla gestione e verifica dei processi; i metodi per misurare, controllare ed analizzare questi processi, in modo che essi diano i risultati previsti, il tutto nell’ottica di un miglioramento continuo.
Sono state pertanto codificate regole comportamentali descritte in Procedure Operative, che per certi aspetti particolari si articolano in Istruzioni di Lavoro corredate da Moduli standard per le attività che richiedono la registrazione o la gestione sistematica dei dati.
procedure e certificazioni
OBIETTIVO MANUALE ORGANIZZATIVO Il presente Manuale Organizzativo ha lo scopo di garantire una visione di insieme e nel contempo di dettaglio dell’organizzazione di Polistudio A.E.S. Desideriamo inoltre condividere i valori etici in cui si riconosce la società, affinchè tali valori costituiscano l’elemento base della cultura aziendale, nonchè lo standard di comportamento e di diligenza di chiunque operi nell’interesse o a vantaggio della Società stessa nella conduzione delle attività e degli affari sociali.
I principi etici generali Correttezza Lavorare a Polistudio significa prima di tutto conoscere la mission e perseguirla in ogni cosa che si è chiamati a fare. Non si possono raggiungere obiettivi se non seguendo le regole deontologiche, peritali e professionali applicabili alle attività svolte nell’interesse o a vantaggio della Società. Riservatezza Un altro aspetto a cui teniamo molto è la riservatezza delle informazioni conosciute in occasione delle attività svolte nell’interesse o a vantaggio della Società. Per questo è importante che ciascuno tratti dati e informazioni aziendali esclusivamente nell’ambito e per i fini delle proprie attività lavorative e professionali, che protegga dati e informazioni nel rispetto della legge e della normativa aziendale e che non vengano divulgate (comunicare, diffondere o pubblicare) in alcun modo informazioni senza il consenso scritto della Società.
obiettivo manuale organizzativo
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Rispetto della persona Per noi è fondamentale il rispetto della persona, riconoscendo il valore della vita, della salute e della dignità umana. Per questo, chiediamo ad ogni collaboratore che contribuisca a trattare in modo egalitario ogni persona, evitando qualunque forma di discriminazione, in particolare per motivi di religione, sesso, età, orientamento sessuale, origini razziali o etniche, stato di salute e in genere qualsiasi caratteristica intima della persona umana. Sicurezza, salvaguardia della salute e delle condizioni di lavoro La società favorisce condizioni di lavoro che tutelino l’integrità psico-fisica delle persone, mettendo a disposizione luoghi di lavoro conformi alle vigenti normative in materia di salute e sicurezza. Abbigliamento E richiesto un abbigliamento consono al luogo di lavoro, soprattutto quando si incontrano i clienti.
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Utilizzo di sistemi informatici e beni aziendali I beni aziendali vanno utilizzati esclusivamente per scopi legali e comunque connessi all’attività lavorativa e vanno protetti da danneggiamento, smarrimento e furto. Per beni aziendali si intendono i beni tangibili e attrezzature presenti nei luoghi di lavoro, le proprietà intellettuali e il patrimonio informativo. A titolo esemplificativo: uso delle macchine aziendali, uso di computer/PC, carta, cancelleria, stampanti, dei toner (vanno gettati nell’apposito raccoglitore posizionato nella sala plotter),... E necessario preservare l’integrità del patrimonio aziendale con comportamenti responsabili. Chiediamo a ciascun collaboratore di rispettare le procedure predisposte per l’uso corretto dei beni aziendali, che non devono essere utilizzati per fini diversi da quelli loro propri nell’ambito dell’attività della Società garantendone sempre la salvaguardia della reputazione e dell’immagine. A tale scopo ognuno è ritenuto responsabile del corretto utilizzo delle risorse informatiche assegnate così come di eventuali codici di accesso ai sistemi stessi. Sono tutti considerati responsabili della gestione dei dati acquisiti nell’esercizio delle proprie funzioni sulla base dei principi di riservatezza, correttezza e non eccedenza dell’informazione. obiettivo manuale organizzativo
Crescita professionale La società promuove la sana crescita professionale dei collaboratori mediante opportuni piani formativi, sempre aggiornati e conformi all’evoluzione della tecnica. La formazione obbligatoria deve passare sempre dal rapporto con il proprio responsabile di settore, in modo da garantire la crescita adeguata al lavoro svolto. Conflitto d’interessi Invitiamo ogni collaboratore ad evitare qualsiasi situazione che possa implicare, anche apparentemente, un conflitto tra i propri interessi personali e quelli della Società. Nei rapporti con clienti, fornitori e concorrenti (effettivi o potenziali), ognuno è chiamato ad agire nei migliori interessi della Società escludendo il proprio vantaggio personale. Criteri di condotta nei confronti dei propri clienti Chiediamo ad ogni collaboratore di agire garantendo professionalità e qualità del lavoro, assicurando altresì la riservatezza delle informazioni riguardanti la clientela. Nei rapporti con la clientela e la committenza la Società assicura correttezza, chiarezza e tracciabilità nelle trattative commerciali e nell’assunzione dei vincoli contrattuali, nonchè il fedele e diligente adempimento contrattuale. Nell’esecuzione dei servizi la Società si assicura di garantire sempre la legalità delle soluzioni prospettate. La società impronta la propria attività al criterio della qualità, intesa essenzialmente come obiettivo del pieno soddisfacimento del cliente. Criteri di condotta nei confronti dei fornitori I processi di selezione e scelta dei fornitori sono improntati su principi di legalità, correttezza e trasparenza. La scelta del fornitore si basa su criteri oggettivi ed imparziali in termini di qualità, livello innovativo, costo, servizi aggiuntivi rispetto ai servizi/prodotti offerti. La violazione dei principi di legalità, correttezza, riservatezza sono giusta causa di risoluzione dei rapporti con i fornitori.
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Criteri di condotta nei confronti della Pubblica Amministrazione e delle Istituzioni Pubbliche I rapporti della Società con pubblici ufficiali, incaricati di pubblici servizi, impiegati pubblici e concessionari che operino per conto della Pubblica Amministrazione o di organi legislativi nazionali ed esteri, di istituzioni comunitarie, di organizzazioni pubbliche di qualsiasi Stato estero sono improntati alla trasparenza, lealtà e correttezza. Detti rapporti sono gestiti nell’assoluto e rigoroso rispetto dei valori della società. Nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, chiediamo a ciascun collaboratore di promuovere correttezza e trasparenza, rifiutando qualunque forma di promessa od offerta di pagamenti, o ancora, dazione di beni per promuovere o favorire eventuali interessi o vantaggi privati.
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