GESTÃO DE PORTFOLIO RECURSOS LIMITADOS Gustavo Lage Nascimento glnascimento@yahoo.com.br
Gustavo Lage Experiencia acadêmica e profissional
MESTRANDO em Administração pela Ohio University, Especialista em Gestão de Projetos (FGV), Engenheiro Civil (UFOP); Certificado PMP® Atua como L í d e r d o P M O G l o b a l d a W h i r p o o l e E como P r o f e s s o r d a F G V . Já atuou como: o Membro do PMO da Samarco; o Coordenador de Planejamento na Engenharia Submarina da Petrobrás; o Consultor do PMO Corporativo da Transpetro e Petrobras E&P; o Gestor de projetos governamentais financiados por organizações multilaterais (BIRD, BID).
PARA NOS
glnascimento@yahoo.com.br
MELHOR 2
Imagine a situação
VAI ENCARAR?
1. Fazer projeto em uma empresa 2.Que vai concorrer com demais projetos 3.Mas o seu é estratégico
4.Você está na sede
E GRANTIR9. Várias QUE 20 Clientes DESTES PROJETOS 8. Em vários ACONTEÇAM Paises ?
5.Mas a equipe está nas 7. São várias plantas plantas 6. Várias Especialidades de Recursos
3
Projetos,
PESSOAS E RESULTADOS
da diversidade cultural às estratégias de gestão", que propõe uma reflexão sobre o correto BALANCEAMENTO entre o respeito à cultura e o seguimento à estratégia. Será este o INGREDIENTE que leva o projeto ao SUCESSO? Qual dos CONCEITOS
DEVEMOS PRIORIZAR
Cultura ou Estratégia?
,
:
PESSOAS X RESULTADOS
EM PROJETOS
EM MULTI-PROJETOS
Os resultados são o objetivo dos projetos
Congestionamento! QUAIS AS CONSEQUÊNCIAS? Nro Projetos Entregues
Atraves das pessoas chega-se aos resultados
Nro projetos Simultâneos
SERÁ QUE EXISTE EQUILIBRIO? Qto +Projetos + Pessoas
=
+Risco +Complexidade
OU INTEDEPEDENCIA?
5
Dilema nas organzações = “interesses” TOP MANAGERS
Querem Resultados (Produtividade)
PROJECT AND FUNCTIONAL MANAGERS
Team
Produtividade + Qualidade =
Ganhos
? Querem trabalhar com “qualidade”
Handle this
Chief Executive
Interesses conflitantes: Departamentos focado em técnicas x objetivo de projetos
Functional Managers
Há muitos canais de comunicações
Project Managers
Comunicação interepatamental dificil
Dificuldade de comunicção entre niveis hieráquicos diferentes
Staff
Estrutura
MAIN ISSUES
Não conhecimento do “todo “ do projeto
Matricial
Entrada
Pool
Saída
Projeto 1
Projeto 1
Projeto 2
Projeto 2
Projeto 3
Projeto 3
Projeto 4
Projeto 4
Projeto 5
Projeto 5
Projeto 6
Projeto 6
Projeto 7
Projeto 7
Projeto 8
Projeto 8
Uma pessoa alocada em vários projetos
1
Podemos fazer mais projetos?
2 3
As informaçãoes dos novos projetos são boas? E os projetos correntes?
Multi-tarefa
Lei de Parkinson
Síndrome do estudante
9
Como atuar DE FORMA
ESTRUTURADA E PRÁTICA AO MESMO TEMPO?
How is it possible?
11
How is it possible? Concepts Simulating various scenarios Enhance comunication and control
Using a Portfolio manag. Process
Considrering the CCPM statements
Reinforcing Risk Mang. + Resource Mng. Concepts
Portfolio Mng. Process
DEMAND
SOURCE:Cross-Company Portfolio Management Process Relationships The Standard for Portfolio Management Project Management Institute, Inc. All rights reserved.
ESTIMATION SIMULATION
VALIDATION
CONTROL
14
15
Critical Path Method
Critical Chain Project Management
Projeto 1
at1 at2
Projeto 1
at1 at2
at3
at3 at4
at4
Projeto 2 at1
Projeto 2 at1
at2
at2
at3
at3 16 Source: Theory of Constraints 997 in Eliyahu M. Goldratt's book,Critical Chain. And Goldart consulting
WAITING LINE THEORY
Chegada de Clientes
Fila de Clientes
LISTA DOS PROJETOS
Canais de serviços
PRIORIDADE DOS PROJETOS CAPACIADADE DOS RECURSOS
TO RUN SIMULATIONS 17
Source: A Quantative approches to decision making, Twelfth edition – Anderson,Sweeney, Willians, Martin
Apetite de Risco O total de risco que a direção de uma empresa (ou entidade) está disposta a
aceitar na busca de sua missão (ou visão).
Característica do investidor que deseja correr mais riscos em relação a determinado papel, em determinado momento, na expectativa de um maior retorno sobre seu investimento.
Fonte: COSO ERM (que está em conformidade com a definição do Guide73 da ISO31000
Tolerância a Risco - variação aceitável relativa à conquista de um objetivo ( . . . . )
18
How is it works?
Proposal
4
Risk tolerance + Overalocation sessions
2
Categorização +Escopo Prelim.+Estim. Recursos
5
Simulations + Actions plans + Consitencies tests
3
Consolidação + Boundary scenarios
6
Comunication + Control
1
Cargas disponíveis + Alocações reais
Cada passo pode retroagir para atualizar o passo anterior e também se desdobra em subprocessos 20
CELL CAPACITY
1
Acoustic Acoustic Lab Assembly Chemical Chemical Process Designer Material Leader Project Machining Manufacturing System MDP (Motors, Drivers and Protectors) Mechanical Lab
Cargas disponíveis
Histórico e efetivo de pessoas trabalhando por função Realizado
4
8,0 11,0
Capacidades por departamento
3,0 2,0 12,0 2,0 10,0 13,0 3,0 12,0 17,0
Previsão
9
4
6
9
2 6
2 6
54
53 76
81
78
27 14 81
9,0
39
39
20
20
TC 5 34 HO 65 CO 40 21 C&HS 5
20 12
74
1 4
72 72
58
40
TC 10 40 HO 61
6
23
24
CO 55 C&HS 3
40 23
10 120
115
121
147
127
120
107
13 5 09_Sep_14
13 5 12_Dec_14
13 5 03_Mar_15
109
01_Jan_14
14 17
18 9
16 21
02_Feb_14
03_Mar_14
05_Mai_14
06_June_14
TBD Legenda Suporte prob. Qualidade Rotinas Projetos medios/Fast/DTV/Codevelopment/Cooling Pillar/CBPI PGs Melhorias/Desenvolvimento pessoal Ausência
On going Projects
2
21
Categorização +Escopo Prelim.+Estim. Recursos e prazos
Escopo Preliminar -Documentado
Categorização , equipes e prazos - Ciritérios para Categorização e associação à equipes típicas (histórico)
II
I
IV
III
-Participação dos especialistas e demandantes
Requisitos -Formalização do demante -Reuniões p/ esclarecimentos - Geralmente MKT, operations etc
Registro formal do processo
22
3
Consolidação + Boundary scenarios
Extreme Scenarios
Business needed
Proj 1
Proj 1
Proj 2
Proj 2 Proj 3
Proj 3 Proj 4
Proj 4
Schedule deviation Resources flat
Reverse schedule Resource overalocation
Resources Constrains 23
Consolidação + Boundary scenarios
e ade m ad S oo m 4 de S g-1a Auom 14 d e S p- a Seom 4 e S t-1 a d Ocom 14 e S v- a d Noom 4 de S c-1 a Deo m 5 e d S n-1 a Jaom 5 e S b-1a d Feo m 5 de S r -1a a M om 5 d e S r-1 a Apom 15 e S y- a d M aom 5 de S n-1a Juom 5 de S -1 a l Juo m 15 e S g- a d Auom 5 de S p-1a Seo m 5 de S t-1 a Ocom 15 e S v- a d Noom 5 e S c-1a d Deo m 6 S n-1 Ja
3
CELL CAPACITY
0,0 0,0 0,3 0,0 0,3 0,5 0 , 0 0,3 ,5 1,1 0,0 0,3 ,0 0 0,0 0,3 ,0 1 ,2 1,1 1,0 1 0,0 0,3 ,0 1 1,0 1,3 0,0 0,0 1,0 1 ,2 1,2 1,0 1,3 1,5 0 0,0 ,0 1,0 ,0 0 ,2 1 ,0 0,0 0 ,0 1, ,8 1,0 1 ,0 1, 0 1,0 1 0 0 1 ,2 0,8 ,0 1, 1,2 0 0,0 ,0 0 1 ,2 1 ,0 0,0 0 ,0 1, ,8 1,0 1 ,0 1, 0 1,0 1,2 0,0 1 0 0 , 1 ,2 1,2 0,0 1,0 0,0 0,0 ,0 1 2 1 0,8 1,0 1,0 ,0 0 1,0 1,0 1,0 1 ,2 1, 0,8 1,0 1,0 ,0 0 2 1,2 0,0 0,5 ,0 1 0 , ,8 1,0 1,0 ,0 2 1 ,8 0 3 1,0 0,0 0,0 ,2 1 0 0,0 1,0 1,0 ,0 1,0 1,0 ,0 1 ,2 1, 0 1, 1,0 1,0 1,0 1 0,0 ,0 1,2 1 ,0 0, 1 1,0 1,0 ,0 1 0,8 1,3 0,0 ,0 0 0 1,0 ,0 1,0 1,0 1,0 1 ,0 1,0 1,3 1,3 0,0 ,0 0 2 1,2 0,0 1,0 ,0 1 0 1,0 , , 1 ,3 1 3 1 0 0 , , 1 1 1, 1,0 1,0 1,3 1 ,3 1 0 0,0 1,0 1,2 ,0 0 8 1,0 1,0 1,0 no , ,0 1 0 ,3 PVleA 1,0 1,0 1,0 1,2 ,0 0 ,8 0, ,3 ,0 0 SIL le no r 1 0 1, 1 P ,0 ,3 1 0 0 0 1,0 0,7 0,0 0 ,8 0 0 1,0 1,0 1, DA io 0 , , 0 1 ,3 1 0 0, en o ,0 ,7 1 1 , 0 IRO S , 1 0 8 1 E 1 n ,0 0, 0, 7 ,0 0 1,5 ,0 RIB M Ple no 1,3 0,0 1,0 1 ,7 0, 0 0,8 1,5 ,0 1 UIZ ERG RAM 300,0 Ple i or B 0,0 1,0 0,7 0 ,0 1,0 0,8 1,0 1,0 1 H OL n DR LAU SC Se i or 1,0 0,7 1,0 1 ,0 1,0 1,0 0,5 AN IZ K FAEL n 0 1 , Ju i or LU RA O 0,7 1,0 1,0 ,0 1 5 0,5 E n L R NO EL Se no 1,0 1,0 1,0 1 ,5 0, S IA GR 250,0 IST NE CHE F Pl e no 1,0 1,0 0,5 0 D N RA S r IV I SA Pl e io G 1,0 0,0 DE ON RDT ALV E R C LE JOuN nI r I H Z S E 0,0 ED ERHA O NÇ RUG ZIED N MU AN G un io J 200,0 EG NI G DO K TE D AN MAR N M O 0 ER NAN VICE UGG RAES R FE MAR E BR IMA U GU IL Q I G NR UIZ NA 150,0 HE GE L SE LA ARGO R JO I JO CAM N OS LMIR VO
Jun-14 Jul-14 Aug-14 Sep-14 Oct-14 Nov-14 Dec-14 Jan-15 Feb-15 Mar-15 Apr-15 May-15 Jun-15
Acoustic Acoustic Lab Assembly Chemical Chemical Process Designer Material Leader Project Machining Manufacturing System MDP (Motors, Drivers and Protectors) Mechanical Lab Motors - Process Product Samples and Prototyping Stamping/Welding Structural Mechanism Thermal Systems Thermodynamics Total R&D
9,0
13,0
-0,5 -1,5 -0,3 -0,1 0,0 -1,4 0,6 -2,0 0,0 0,0 0,0 -1,5 0,3 -1,0 -1,1 -2,0 -1,6 -0,3 0,0 -2,0
0,2 -1,0 0,3 0,1 0,0 -0,9 1,1 -1,0 -1,2 0,0 1,2 -0,7 0,8 0,0 -0,6 -2,0 -0,6 0,0 0,2 1,0
-0,6 0,0 0,5 0,3 0,0 -1,1 0,0 -0,2 -2,0 0,0 1,6 0,0 0,8 1,5 0,1 -2,0 0,0 0,5 0,6 1,4
-0,7 0,0 -0,2 0,2 0,0 -0,6 0,0 -0,2 -2,0 0,0 1,7 -1,0 -0,1 1,5 -1,9 -2,8 0,0 0,3 0,3 1,4
-0,4 0,0 0,3 0,2 0,2 -1,4 0,0 0,3 -1,2 0,0 1,8 -0,2 0,6 1,8 -1,8 -1,7 -0,5 0,1 0,4 1,7
-0,9 0,0 0,0 -0,1 0,2 -0,9 0,1 0,3 -1,2 0,0 1,6 -2,7 0,6 2,3 -1,8 -1,9 0,0 0,2 0,2 0,7
-1,1 -0,4 0,0 -0,1 -0,8 -2,4 -0,9 -1,0 -1,2 -0,5 1,3 -3,7 0,6 0,3 -2,8 -3,4 0,0 0,2 0,0 0,4
-1,2 -2,9 -0,1 -1,4 0,2 -5,9 -1,1 -1,0 -3,2 0,0 -0,2 -4,0 -0,2 -2,2 -2,8 -4,9 -1,4 -0,6 -0,2 -4,4
-1,2 -2,9 -0,1 -1,4 0,2 -5,9 -1,1 -1,0 -4,7 0,0 0,1 -4,0 -0,2 -3,7 -4,3 -4,1 -1,4 -0,6 -0,2 -4,4
-1,5 -2,3 0,4 -1,4 0,2 -4,4 -0,6 -2,0 -3,2 0,0 -0,3 -3,5 0,4 -3,7 -4,3 -3,9 -1,2 -0,8 0,0 -4,8
-1,5 -2,3 0,4 -1,4 0,2 -3,4 -0,6 -2,0 -3,2 0,0 -0,2 -4,0 0,4 -4,5 -2,8 -3,9 -1,2 -0,6 0,0 -4,8
-2,0 -2,8 -2,3 -1,4 0,2 -3,9 -0,6 -3,0 -5,0 0,0 -0,6 -5,0 -0,1 -5,5 -3,3 -4,9 -1,5 -1,1 0,0 -5,8
-2,2 -2,8 -2,3 -1,4 0,2 -4,7 -0,9 -3,0 -5,0 0,0 -0,6 -5,0 -0,1 -5,5 -3,3 -4,9 -2,0 -1,1 0,0 -5,8
179,0
-14,4
-3,1
1,4
-4,1
0,2
-3,3
-15,5
-37,5
-40,9
-36,9
-35,4
-48,6
-50,4
8,0 11,0 3,0 2,0 12,0 2,0 10,0 13,0 3,0 12,0 17,0 7,0 16,0 13,0 12,0 6,0 6,0 4,0
100,0
50,0
jun-14
jul-14
ago-14
set-14
out-14
nov-14
dez-14
jan-15
fev-15
mar-15
abr-15
mai-15
24
Recurso
Projeto
Portfolio
T24
T23
T22
0,8 0,8 0,8 1,3 0,5 0,7 0,8 0,7 0,5 0,7 1,2 0,8
T21
< 1,4 FTE e / em até 3 mes e s
T20
ALOCADO
T19
0,5 0,8 1,2 1,3 1,1 0,8 1,1 1,1 1,3 1,2 0,7 0,8
T18
1 ,2 a 1,4 FTE e m+ 3 mes e s
PROJETO 1 PROJETO 2 PROJETO 3 PROJETO 4 PROJETO 5 PROJETO 6 PROJETO 7 PROJETO 8 PROJETO 9 PROJETO 10 PROJETO 11 PROJETO 12 PROJETO 13 PROJETO 14 PROJETO 15 PROJETO 16 PROJETO 17 PROJETO 18 PROJETO 19 PROJETO 20 PROJETO 21
T17
(Possui fortes picos ou sobrealocação leve por + de 3m)
LISTA DE PROJETOS
T16
0,8 1,5 2,0 0,5 0,5 0,7 0,8 0,7 0,5 0,7 0,5 0,8
0,3 0,7 0,8
T15
> 1,5FTE 1 ou 2 me s es
0,5
T14
SATURADA
(Superalocação em até 5 meses)
T13
1,5 2,0 1,5 2,0 1,5 0,8
CRÍTICA
T12
> 1,5FTE até 5 me s es
(Superalocação em até 5 meses)
T11
9 10 11 12
T9
8
T10
7
T8
6
T7
5
T6
4
T5
3
T4
2
2,0 1,5 1,5 1,5 2,0 1,5 2,0 1,5 1,5 1,5 1,0 0,8 T3
1
> 1,5FTE a cima de 5 mes e s
T2
SUPER CRÍTICA
T1
CONDIÇÃO DE ALOCAÇÃO
ZONA NEGRA: POSTERGAÇÃO MELHOR SOLUÇÃO
ZONA AZUL: POSSÍVEIS FOLGAS
ZONA CINZA: GESTÃO PRÓXIMA
ZONA ROXA: PLANO DE AÇÃO O IMEDIATO
100%
4
Risk tolerance + Overalocation sessions
Functional Managers
5
Nome
8
CONDIÇÃO DE ALOCAÇÃO
EDUARDO
1,5
2,0
1,5
1,5
1,5
1,0
FERNANDA
0,7
0,8
0,7
0,5
0,7
1,2
60,8 40,8
RAFALEL
0,7
0,8
0,7
0,5
0,7
0,5
0,8
ROBERTO
0,7
0,8
0,7
0,5
0,7
1,2
20,8
CLAUDIO
0,8
0,3
0,7
0,8
BERNADO
0,5
0,7
0,8
0,7
0,5
0,7
1,2
00,8
DIOGO
0,7
0,8
0,7
0,5
0,7
1,2
0,8
EVERTON
0,7
0,8
0,7
0,5
0,7
0,5
0,8
LUIZA
0,8
1,1
1,1
1,3
1,2
0,7
0,8
FLAVIO
1,5
2,0
1,5
1,5
1,5
1,0
0,8
JORGE
0,7
0,8
0,7
0,5
0,7
1,2
0,8
MARCELO
0,8
1,1
1,1
1,3
1,2
0,7
0,8
POSTEGAR 10% 10% 25% 55%
FAIXAATENÇÃO
FACTÍVEL
25
Simulations + Actions plans + Consitencies tests
26
6
Comunication + Control
Frequently feed backs
Chief Executive
Project Mng. X Functional Mng.
Functional Managers
Weekly meetings Project Managers
War rooms Specific HR KPI’s Project Steering commitee Staff Daily Timesheet
MAIN ISSUES 27
Dá encarar agora?
28
The world keeps changingâ&#x20AC;Ś
... and we will keep helping it!!
29
glnascimento@yahoo.com.br
30