contabilidad general

CONTABILIDAD GENERAL Maneja tus libros

Haz tus balances de comprobaciíon ¿Hojas de trabajo?

Editorial Autor: Lionneth P. Contreras Angarita

“La contabilidad no sólo es útil e importante para el hombre de negocios, sino también para el ciudadano trabajador que maneja su ingreso económico”.

Índice Maneja tus libros Haz tus balances de comprobación ¿Hojas de trabajo?

Maneja tus libros Un libro contable es un medio material en el que se registran de cualquiera de las formas posibles los hechos patrimoniales o patrimonio. En la prĂĄctica, nos referimos a aquellos que cumplen los requisitos establecidos en los artĂ­culos 25-33 del CĂłdigo Mercantil.

Clasificación Según legislación mercantil: * Obligatorios: - Libro de Inventarios y Cuentas Anuales - Libro Diario - De actas (sociedades) - Registro de socios - Libro Registro * Voluntarios: - Resto de libros que desee llevar la empresa según su actividad

Según método contable: * Principales: - Libro Diario - Libro Mayor - Libro de Inventarios y Cuentas Anuales * Auxiliares cualquiera que desarrollen los libros contables principales * Registros documentos que se relacionan con operaciones que se han realizado o se realizarán * Copiadores destinados a describir con detalle hechos o documentos

Libro diario Por culpa de los errores que se cometen en las cuentas se utiliza el libro diario que engloba las cuentas deudoras y acreedoras que se usan en una operación.

El libro diario sirve para recoger día a día o por totales mensuales (como máximo) las operaciones de la empresa siempre que el detalle diario aparezca en otros libros auxiliares.

Es obligatoria.

Para registrar las operaciones se utilizan asientos. Que constan de: Parte deudora en la que se anota el importe y la denominación de las cuentas que se han cargado y parte acreedora en la que se anota las cuentas y el importe de las mismas que se han abonado. En todo asiento la parte deudora es igual a la parte acreedora El libro diario debe contener: 1.

2.

3.

4.

5.

El número de apunte contable.

La fecha de la operación.

Las cuentas afectadas y los importes correspondientes.

La explicación del hecho contable.

La referencia que relaciona el asiento con el libro mayor.

Libro mayor Una vez redactados los asientos correspondientes en el libro diario se pasa el importe de los mismos a las cuentas afectadas pero tales cuentas forman el libro mayor, que no es obligatorio pero útil para conocer la evolución de cada cuenta.

En el mayor, cada cuenta abarca un folio que comprende las 2 páginas de la izquierda para el debe y la derecha para el haber.

Sin embargo a efectos didácticos, cada cuenta queda representada mediante una T que no es sino la forma del libro en el que está situado.

Es un libro principal pero no es obligatorio, por ser copia del libro Diario.

En el mayor se registra por conceptos y en cuanto a su estructura es muy variada.

Libro de inventario y cuentas anuales Libro obligatorio, que relaciona los bienes, derechos y obligaciones que constituyen su patrimonio en un momento determinado así como desarrolla sus cuentas anuales que nos permiten conocer cuál es la situación económica de la empresa.

Este libro se abrirá con el inventario inicial. Trimestralmente se realizan balances de comprobación de sumas y saldos y al final de cada ejercicio económico se recogerá en el balance de situaciones, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria.

Ejemplo:

Balances de comprobación

Balances de situación

Como su nombre indica la finalidad del balance de comprobación es comprobar que los asientos han sido diariamente registrados en el libro diario y posteriormente el importe de las cuentas que intervienen al libro mayor.

En un sentido contable que recoge en un momento de do los bienes y derechos que constituye el activo de la empresa y las obligaciones y fondos propios que forman el pasivo se trata pues de una fotografía del patrimonio social o individual en un momento dado a través de la cual se conoce la estructura económica y financiera de la empresa. Se suele definir también como el estado contable que expresa la situación patrimonial por y de forma ordenada.

Para elaborar el balance de comprobación hay que partir del libro mayor donde se detalla las sumas del debe y haber de cada una de las cuentas. Un balance de comprobación contiene todas las cuentas de la empresa tanto las del balance como las de gestión pero en ningún momento nos indica el resultado obtenido por la empresa.

Para su elaboración se adopta un criterio de clasificación siguiendo un orden creciente de disponibilidad para el activo y un orden decreciente de exigibilidad para el pasivo. Se elabora a partir de las cuentas que quedan abiertas tras el proceso de regularización.

La información que aporta se complementa dado su carácter estático por la información ofrecida en la cuenta de pérdidas y ganancias.

Ciclo contable El ciclo o proceso contable es la secuencia que debe seguir la informaciรณn contable desde que se origina la transacciรณn hasta la presentaciรณn de los Balances y que se resume en los siguientes pasos:

Documentos Fuente

Estado de Situaciรณn

Diario General o Libro Diario

Libro General o Libro Mayor

Mayores Auxiliares

Balance de Comprobaciรณn

Hoja de Trabajo

Ajustes

Balance General Estados Financieros

Estados de Resultados Ajustes

“Es a través de la Contabilidad, que tanto para los administradores como para los socios es posible, conocer de antemano la productividad económica de la compañía, lo que determinará su capacidad de endeudamiento en función de su liquidez, solvencia patrimonial y valor efectivo del capital social. En otras palabras, constituye un medio de información confiable para establecer la capacidad económica que tiene la empresa para obligarse.”

Rivas, O S/F “los libros de contabilidad darán fe contra su dueño, ya que, virtualmente, estos libros recogen una confesión extrajudicial de los negocios y obligaciones que contrae el comerciante.”

El Código de Comercio de Venezuela busca asegurar, entre otros aspectos, el registro sistemático de todas las transacciones expresadas en unidades y en términos monetarios, la existencia de los libros principales de contabilidad serán un elemento fundamental que garantice la integridad de la información, permitiendo: * Registrar cronológicamente todas las operaciones. * Conocer el detalle de los asientos contables de cada cuenta. * Reconocer contablemente los resultados del levantamiento de la toma física de los bienes muebles e inmuebles al final del ejercicio. * Considerar los estados e información financiera básica. * Tener el detalle completo de las transacciones.

Barboza, E.

Hojas de trabajo La Hoja de Trabajo es un papel de contabilidad que utiliza el contador para resumir toda la información contable de las actividades realizadas por la empresa durante un tiempo determinado. La Hoja de Trabajo permite comprobar la precisión de los registros contables, hacer las correcciones necesarias, realizar los ajustes y organizar la información con que se hacen los estados financieros, es una herramienta que usa el contador para ordenar los datos.

Estructura Tiene una estructura muy sencilla en cuanto a su diseño, comprende varios pares de columnas que varían en número según la naturaleza de la empresa o actividad económica a la cual se dedique. Aquí nos referimos a una hoja de trabajo estándar para una empresa comercial.

Es común en toda hoja de trabajo un encabezamiento donde se indica: - Nombre de la empresa - El nombre expreso de Hoja de Trabajo.

- El período del ciclo contable que cubre La estructura de una hoja de trabajo estándar para una empresa comercial, comprende: Una columna para escribir el nombre de las cuentas, seis secciones, con par de columnas cada una para los correspondientes débitos y créditos, con la siguiente discriminación: - Sección 1: Balance de Comprobación - Sección 2: Ajustes.

- Sección 3: Balance de Comprobación Ajustado.

- Sección 4: Costo de Ventas - Sección 5: Estado de Pérdidas y Ganancias.

- Sección 6: Balance General

Hojas de trabajo contable Es un adminículo contable, es decir, un recurso o accesorio, un papel de contabilidad utilizado por los contadores para reunir en ella toda la información contable de las actividades realizadas por la empresa durante un período determinado. Su uso no es obligatorio ni del todo indispensable dentro del registro de las operaciones contables, pero es un instrumento que facilita la preparación de los ajustes y ordenar la información para la elaboración de los estados financieros. La hoja de trabajo en una herramienta de carácter interno, sólo es de uso y manejo del contador para hacer un ordenamiento lógico de los datos, no es para uso de la gerencia ni para ser publicada.

Pasos para elaborar una hoja de trabajo Escriba el encabezamiento de la hoja, luego el título de cada uno de las seis secciones, con sus respectivos DEBE y HABER, balance de comprobación, ajustes, balance ajustado, costo de ventas, pérdidas y ganancias y el balance general.

Escriba el nombre de las cuentas y anote sus saldos en la sección del balance de comprobación, asegúrese de registrar los saldos deudores en la columna del DEBE y los saldos acreedores en la columna del HABER. Hecho esto, procesa a sumar ambas columnas, use para ello la función suma de la hoja electrónica.

Una vez terminada la sección del balance de comprobación se estudia cada uno de los saldos de las cuentas y se juzga se expresan la realidad, es decir, si muestran la verdadera situación financiera y los resultados reales, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Al analizar cada cuenta del balance de comprobación, encontraremos saldos no actualizados que no representan la realidad, aun cuando sean saldos correctos desde el punto de vista matemático, ante estos casos procedemos a realizar el ajuste correspondiente para sincerar esos valores originales y lograr que las cuentas expresen información actualizada, mas apegada a la realidad de los hechos financieros. En la segunda sección de la hoja de trabajo se anotan los ajustes que sean necesarios

y se preparan de modo que se facilite su posterior registro en el libro diario general. Si los ajustes originan cuentas que no están en el balance de comprobación original, ellas pueden agregarse debajo del listado del balance inicial. Tenga especial cuidado de identificar cada ajuste con un color para relacionar su respectivo cargo y abono, esto facilitará la revisión y comprobación en caso de error, así como el posterior traslado al libro diario. Al terminar la anotación de los ajustes sume cada columna, el total de la columna de los débitos debe ser igual al total de la columna de los créditos.

Al terminar la sección de los ajustes, pase a la sección del balance de comprobación ajustado.

En esta tercera sección se consolidan los montos de las secciones anteriores, traslade aquí el monto de cada cuenta del balance de comprobación, arrastrando las cifras que aparezcan en la sección de ajustes. Sume o reste según sea el caso, y tenga cuidado de anotar el resultado en la columna del DEBE si el saldo es deudor o en la columna del HABER si el saldo es acreedor. Tenga siempre presente que el saldo deudor del balance de comprobación se suma con el respectivo cargo hecho en la sección de ajustes, el saldo acreedor del balance de comprobación se suma con el respectivo abono hecho en la sección de ajustes, por el contrario, se resta saldo deudor del balance de comprobación menos el abono respectivo efectuado en la sección de ajustes. Igualmente se resta saldo acreedor del balance de comprobación menos el respectivo cargo realizado en la sección de ajustes.

Los saldos de las cuentas que no han sufrido ajustes se trasladan a las correspondientes columnas del balance de comprobación ajustado, con los montos originales que contiene el balance de comprobación inicial. Comience el procedimiento con la primera cuenta de la hoja de trabajo y continúe, línea por línea hasta que haya pasado todas las cuentas a las columnas de la sección del balance ajustado. Al terminar los traslados sume cada columna para verificar que sean iguales los totales de los débitos y los créditos.

El quinto paso a seguir para preparar la hoja de trabajo de una empresa comercial, corresponde al cálculo del costo de ventas. En la columna del DEBE se anota el monto del inventario inicial de mercancías, las compras, fletes en compras y cualquier otro gasto en compras, en la columna del HABER se anota el monto de las devoluciones, descuentos y rebajas en compras, si existen, y el inventario de mercancías final. Se totaliza cada columna y se advierte que el resultado de las sumas no es igual, la suma de la columna del DEBE es mayor que la suma de la columna de HABER. La diferencia entre estas cifras constituye el costo de ventas, el cual se anota debajo del monto obtenido en la columna del HABER para cuadrar la sección. Este monto se traslada también al debe de la sección siguiente.

El sexto paso es para completar la sección de pérdidas y ganancias. Anote en la columna del DEBE en el costo de ventas determinado en la sección anterior.

A la columna del HABER se trasladan los montos de las cuentas de ingresos. Hecho esto, se procede a totalizar ambas columnas del mismo modo que en la sección anterior.

Se encontrará una discrepancia entre los dos resultados, esa diferencia equivale al resultado económico alcanzado durante el ciclo económico. Si el total del haber es mayor que la del debe el resultado se denomina UTILIDAD DEL EJERCICIO, en caso contrario, DEBE mayor que HABER, el resultado se llama PERDIDAD DEL EJERCICIO. Con el propósito de cuadrar las sumas de ambas columnas, el resultado obtenido, bien sea UTILIDAD O PERDIDA, se agrega en la columna que tenga menor monto, con el correspondiente señalamiento en la lista de cuentas de si se trata de una UTILIDAD o una PERDIDA. Este monto se traslada a la sección de Balance General, al DEBE si es PERDIDA, al HABER si es UTILIDAD. Las cifras que corresponden a las cuentas de egresos. El séptimo paso consiste en trasladar a la sección del balance general todas las cuentas reales y las de valuación. En la columna del DEBE se anotan los montos de las cuentas de activo y la de PERDIDA DEL EJERCICIO y cuenta personal si fuera este el caso, NO OLVIDE LA CUENTA DE INVENTARIO DE MERCANCIAS FINAL, en la columna del HABER se registran los montos de las cuentas de pasivo, capital y valuación de activos, así como también la UTILIDAD DEL EJERCICIO, si este fuere el caso. La Hoja de Trabajo se concluye con la totalización de los saldos de ambas columnas de esta sección, los cuales deben arrojar sumas iguales.

Enlaces Cuevas, O. (2010). Contabilidad II. Bajado el día 01 de Diciembre de 2012 de la pagina Web: http://es.scribd.com/doc/33707626/CONTABILIDAD-II-Hoja-de-Trabajo Gaviria, E (2011). Hoja de trabajo en Excel. Bajado el día 01 de diciembre de 2012 de la pagina web: http://www.slideshare.net/GAVIRIAENRIQUE/hoja-de-trabajo-en-excel.

Villalon, G. (2009). Bajado el día 01 de diciembre de 2012 de la pagina Web: http://www.fcca.umich.mx/descargas/apuntes/Academia%20de%20Contabilidad/APUNTES%20Contabilidad%20I%20VILLALON%20CALDERON.pdf