Escola Secundária Cacilhas-Tejo
Tipos de Comunicação Técnicas de Secretariado Trabalho realizado por: Débora Raquel nº 13 Patrícia Abreu nº24 Sara Lopes nº29 10º 1ºM
Módulo 10 Professora: Domitila Cardoso Data: 08/02/2013
Técnicas de Secretariado
Tipos de Comunicação
Escola Secundária Cacilhas-Tejo
Índice
Introdução ........................................................................................................... 2 O que é a Comunicação? ....................................................................................... 3 Tipos de Comunicação ........................................................................................... 3 Elementos da comunicação ................................................................................. 6 A comunicação organizada deve apresentar determinadas características: .............. 7 O que é a informação? .......................................................................................... 7 A importância da informação .............................................................................. 8 Conclusão............................................................................................................ 13 Webgrafia ........................................................................................................... 14
Página 1
Técnicas de Secretariado
Tipos de Comunicação
Escola Secundária Cacilhas-Tejo
Introdução No âmbito da disciplina de Técnicas de Secretariado II, a pedido da professora Domitila Cardoso, foi proposto à turma realizar um trabalho cujo tema principal é Tipos de Comunicação. Neste trabalho iremos falar sobre os vários tipos de comunicação. Iremos falar também importância da comunicação, dos elementos da comunicação, da comunicação mista, verbal, não-verbal, horizontal, vertical. Iremos abordar também a importância da informação, os tipos de informação, entre outros assuntos.
Página 2
Técnicas de Secretariado
Tipos de Comunicação
Escola Secundária Cacilhas-Tejo
O que é a Comunicação?
A comunicação é o processo pelo qual os seres humanos trocam informações entre si. A comunicação é um fenómeno inerente à relação que os seres vivos mantêm quando se encontram em grupo.
Tipos de Comunicação •
Existem imensas formas de comunicação entre as pessoas, há umas mais usadas que outras, podemos comunicar através da televisão, rádio, jornais, revistas, livros, desenhos entre outros.
•
Há várias maneiras de comunicar no trabalho, por exemplo, no secretariado, podemos faze-lo através de chamada telefónica, por cartas, por e-mail, fax, por mensagem telefónica, pessoalmente e em casos especiais por linguagem gestual.
Página 3
Técnicas de Secretariado
Tipos de Comunicação
Escola Secundária Cacilhas-Tejo
Comunicação verbal
As pessoas comunicam de diversas formas ou tipos, mas a comunicação verbal oral, é a mais comum e refere-se à emissão de palavras e sons que usamos para nos comunicar, tais como dar instruções, ou informar. Já a comunicação verbal escrita é o registo de observações, como pensamentos, interrogações, informações e sentimentos.
Comunicação verbal é toda a comunicação que utiliza palavras. Através da comunicação verbal, simbólica e abstrata, que se faz por palavras, faladas ou escritas, o homem compreende e domina o mundo que o rodeia e entende, assim, os outros.
Página 4
Técnicas de Secretariado
Tipos de Comunicação
Escola Secundária Cacilhas-Tejo
Comunicação mista Na linguagem mista, existe uma associação da comunicação verbal à comunicação não-verbal, ou seja, utiliza-se ao mesmo tempo a palavra e a imagem.
Comunicação horizontal A comunicação horizontal ou lateral é aquela que ocorre entre colaboradores de um mesmo grupo, grupos do mesmo nível, ou entre quaisquer pessoas de hierarquia equivalente dentro de uma organização. Este tipo de comunicação é utilizado para, troca de informações, conselhos e feedback, e visa proporcionar um canal direto de comunicação para os que, fora da cadeia de comando, consigam rápida coordenação e cooperação.
Página 5
Técnicas de Secretariado
Tipos de Comunicação
Escola Secundária Cacilhas-Tejo
Elementos da comunicação Emissor ou fonte É o indivíduo, ou grupo de pessoas, ou organização com ideias, intenções, necessidades, informações, enfim, com uma razão para se empenhar na comunicação.
Mensagem Na comunicação humana a mensagem existe em forma física: há a tradução de ideias, intenções e objetivos num código. O emissor utiliza uma combinação de signos e símbolos para expressar a sua intenção comunicativa.
Canal É o condutor da mensagem, o meio que permite a circulação da informação enviada pelo emissor.
Recetor É o alvo da comunicação. É o indivíduo ou audiência que recebe e descodifica a mensagem. Constitui o elo mais importante do processo, pois se a mensagem não atingir o recetor, de nada serviu enviá-la.
Página 6
Técnicas de Secretariado
Tipos de Comunicação
Escola Secundária Cacilhas-Tejo
A comunicação organizada deve apresentar determinadas características: 1. Ser definida: estar dependente de um plano geral e de objetivos específicos;
2. Ser multidirecional: estabelece-se de cima para baixo, de baixo para cima, transversalmente, interna e externamente; 3. Ser
instrumental:
é
acompanhada
de
indicadores,
dispositivos
e
instrumentos de comunicação, selecionados de acordo com os objetivos;
4. Ser flexível: para poder integrar a comunicação informal, criando estruturas que lhe sejam favoráveis;
5. Ser adaptada e integrar sistemas de informação que possam ser geridos e adaptados às necessidades específicas de cada área organizacional.
Página 7
Técnicas de Secretariado
Tipos de Comunicação
Escola Secundária Cacilhas-Tejo
O que é a informação? Praticamente não temos a noção do conceito de informação. Quando fazemos uma pergunta, estamos a pedir informação, quando assistimos à televisão ou a um filme recebemos informação através de sons, imagens, falas. Ao ler um jornal, uma revista, ou ao ouvir uma música, sabemos que estamos perante mais informação. Até quando contamos uma piada transmitimos a informação. Usamos, absorvemos, assimilamos, manipulamos, transformamos, produzimos e transmitimos informação durante a nossa vida toda, sempre, em todas a horas, minutos e segundos. Porém, não temos uma definição concreta do que é informação. Sabemos o que é informação, mas não conseguimos descreve-la, em palavras. Assim, “informação é um processo que visa o conhecimento, ou, mais simplesmente,
Informação é tudo oque reduz a incerteza... Um instrumento de compreensão do mundo e da ação sobre ele"
A importância da informação A informação é importante porque nos põe a par do que se está a passar, ou do que temos a tratar, a informação que o jornal de notícias passa, contribui para estarmos ativos e cultos com o que se passa no nosso país
Página 8
Técnicas de Secretariado
Tipos de Comunicação
Escola Secundária Cacilhas-Tejo
Chamada Telefónica •
A chamada telefónica é um dos meios de comunicação mais utilizados, como já dissemos anteriormente, quando usamos este meio devemos ser calmos, ter paciência e responder ou tentar responder a todas as questões do cliente.
Página 9
Técnicas de Secretariado
Tipos de Comunicação
Escola Secundária Cacilhas-Tejo
Cartas comerciais e empresariais Uma das principais caraterísticas das cartas comerciais e empresariais deve ser a objetividade. Antigamente usavam-se formas como "Vimos por meio desta apresentar“ mas com o passar do tempo estas cederam lugar a expressões que vão diretamente ao assunto: "Apresentamos". A correspondência comercial deve ter os seguintes requisitos: correção gramatical, objetividade, clareza, concisão, exatidão e cortesia.
Página 10
Técnicas de Secretariado
Tipos de Comunicação
Escola Secundária Cacilhas-Tejo
E-mail •
Quando queremos enviar um e-mail para uma empresa seja a perguntar alguma coisa ou a responder devemos ter sempre em atenção alguns aspetos muito importantes, tais como: •
A linguagem formal
•
A clareza
•
A coesão
•
O assunto
•
Devemos evitar a linguagem utilizada na internet (abreviaturas, símbolos, calão, gíria) porque demonstram falta de profissionalismo.
•
Facilidade de entendimento do destinatário.
•
Evitar escrever em maiúsculas
•
Escrever sempre o assunto pretendido na identificação do e-mail
•
No final devemos também usar os termos formais e despedida tais como: “atenciosamente", "cordialmente", etc. seguido o nome, cargo, empresa e telefone se se julgar adequado.
Página 11
Técnicas de Secretariado
Tipos de Comunicação
Escola Secundária Cacilhas-Tejo
Mensagem telefónica •
Este meio não é muito utilizado, usa-se mais em casos de urgência quando não se consegue contactar com o cliente.
Página 12
Técnicas de Secretariado
Tipos de Comunicação
Escola Secundária Cacilhas-Tejo
Conclusão Com este trabalho ficámos a conhecer melhor os diferentes tipos de comunicação. Aprendemos muito com este trabalho! Gostei de fazer este trabalho porque nos vai ajudar no futuro, como secretárias.
Página 13
Técnicas de Secretariado
Tipos de Comunicação
Escola Secundária Cacilhas-Tejo
Webgrafia http://www.hipnoterapia.com.br/liberdade-de-pensamento.php?id=26 http://www.salves.com.br/virtua/comverbn-verb.html http://www.slideshare.net/SelmaOliveira3/comunicao-no-verbal http://pt.wikipedia.org/wiki/Comunica%C3%A7%C3%A3o
Página 14