Leseprobe nextbusiness-IT Kompendium MOBILE WORKFORCE by nextbusiness-IT

Kompendium Nr. 01

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Teil 1: „Horizonterweiterung“ Ob nun auf Basis von Analysen, Services, Checks, Übersichten, Handlungsempfehlungen, Glossaren, Statements – anhand zehn ausgewählter Geschäftsanforderungen möchten wir Sie hier dabei unterstützen, die Vorteile, die mobile Technologien nachweislich jedem Unternehmen bieten können, effizient in Ihrem Alltagsgeschäft zu nutzen.

Außerdem finden Sie: •

Serie: Management Was Mobile Workforce mit Kompetenzmanagement zu tun hat

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nextbusiness-IT 10-Punkte-Plan: Ihr erfolgreicher Weg in die Mobilität Nachgefragt und vorausgedacht: Fragen an den EDV-Sachverständigen

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Teil 2: „Anwendungsszenarien“ Uns ist es wichtig, Ihnen nicht nur IT-Daten und Fakten aufzuzählen, sondern hinter den technischen Begriffen die realen Umsetzungsmöglichkeiten, die effektiven Vorteile sowie den unternehmerischen Nutzen zu illustrieren. Zehn exemplarisch ausgewählte Szenarien zeigen Ihnen deshalb hier die aus unserer Sicht gegenwarts-, aber auch zukunftsrelevantesten Technologiebereiche auf.

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Kabellos, aber mit Plan – Der nextbusiness-IT Mobile Business Check Telekom Fingerzeig Glossar: Fachtermini und Schlüsselsätze auf den Punkt gebracht

Wie Sie mit mobilen Endgeräten uneingeschränkt arbeiten!

Auszug aus dem Inhalt:

Für alle Inhaber, Entscheider und Führungskräfte aus mittelständischen Unternehmen

Wie Sie mit mobilen Endgeräten uneingeschränkt arbeiten!

e b o se p r

ISBN 978-3-941038-07-3

Kompetenzpartner:

... und weitere

Mobile Workforce

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Mobile Workforce

MOBILE WORKFORCE Wie Sie mit mobilen Endgeräten uneingeschränkt arbeiten!

8,90 E

Mobile Workforce: Wie Sie mit mobilen Endger채ten uneingeschr채nkt arbeiten! Teil 1: Horizonterweiterung . . . . . . . . Seite 5-50 Teil 2: Anwendungsszenarien . . . . . . . Seite 51-90 + Services

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Teil 1: Horizonterweiterung

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Horizonterweiterung

Mobile Workforce: Wie Sie mit mobilen Endger채ten uneingeschr채nkt arbeiten!

„Mit mobilen Technologien zu begeistern macht einfach Spaß!“

kommentar aus dem Mittelstand

ie Baubranche, aus der wir kommen, ist normalerweise nicht die aufregendste Branche. Doch unser Unternehmen hat sich mit einer marktunüblichen Positionierung gegen einen stark kompetitiven und harten Wettbewerb am Markt etabliert. Um erfolgreich zu sein, müssen wir unsere eher konservativen Produkte aufpeppen, Geschichten drum herum erzählen und Ideen verkaufen. Heutzutage ist es häufig der Trend, dass Produkte nur durch die innovativen Ideen verkauft werden. Darauf setzen wir auch im Außendienst und im Bezug auf mobiles Arbeiten. Unsere gesamte Kommunikation hat sich durch die mobilen Technologien drastisch vereinfacht, und es ist schon mit etwas Stolz verbunden, wenn der Kunde vom direkten und professionellen Service beeindruckt ist. Unsere Mitarbeiter können beispielsweise über ihr Smartphone ihre E-Mails jederzeit und überall abrufen oder auch beim Kunden direkt unsere Werbefilme aus dem Internet zeigen bzw. die Präsentationen per Übertragung an ein Fax vor Ort ausdrucken lassen. Das ist sicherlich eine neue Definition von Kundenservice.

schon immer der Vorteil des Mittelstands und gerade in schweren Zeiten merken wir, dass es die großen Schlachtschiffe in der Wirtschaft doch deutlich schwerer haben als wir mit unseren „Schnellbooten“. Dank moderner IT arbeiten wir effizienter und können dennoch immer selbst entscheiden, ob wir eine E-Mail lesen oder kurz den automatischen Beantworter einschalten, um uns anderen Dingen zu widmen. Ich kann nur jedem Unternehmer empfehlen, sich selbst ein Bild zu machen, zu testen, was sein Unternehmen vorwärtsbringt, und dann als Chef eine Vorbildfunktion für seine Mitarbeiter in Sachen IT-Nutzung einzunehmen. Nur durch eigene Begeisterung und Offenheit für Innovationen kann man sich vom Markt abheben und nachhaltig Erfolg haben! Benjamin Weide, Geschäftsführer der wdiBerlin GmbH, Baustoffsystemlieferant mit Sitz in Berlin

Mobiles Arbeiten heißt für uns aber auch, dem Wunsch nach Geschwindigkeit in der Arbeitswelt umfassender Rechnung tragen zu können. Das schnelle Reagieren war Mobile Workforce – wie Sie mit mobilen Endgeräten uneingeschränkt arbeiten!

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König oder Bittsteller – Inwieweit können mobile Technologien dazu beitragen, zufriedene Kunden zu schaffen?

Artikel 4: Kunde

Längst vorbei sind die Zeiten, in denen Unternehmen sich mit den Alleinstellungsmerkmalen ihrer Produkte oder Dienstleistungen profilieren konnten. Was meinen Sie? Hat die Austauschbarkeit von Produkten auf den globalen Märkten dazu geführt, dass Sie heute kräftig um Ihre Kunden buhlen müssen? Und ist Ihre Kunden beziehung, neudeutsch „CRM“, ein wichtiger Teil Ihrer Unternehmensstrategie? Dann sollten Sie sich auch über die Berücksichtigung mobiler Technologien zum Beispiel in der Auftragsausführung Gedanken machen.

enken Sie dabei exemplarisch nur einmal an diejenigen, die direkt an der Kundenfront arbeiten! Diese können vor einem Termin noch so gut vorbereitet sein: In der Hitze des Gefechts fehlt vor Ort doch schon mal eine Produktübersicht oder eine für den Abschluss des Auftrags

wichtige Preisliste. Um hier die Geduld des Kunden nicht überzustrapazieren, sollte Rettung nahe sein – mit anderen Worten: Die benötigten Informationen sollten auf dem schnellsten Wege zur Verfügung stehen!

Mobile Workforce – wie Sie mit mobilen Endgeräten uneingeschränkt arbeiten!

Wie gut ist es dann, wenn in Ihrem Unternehmen für den reibungslosen Zugang zum internen Unternehmensnetzwerk gesorgt ist! Dann verbindet Sie im Falle einer spontanen Kundenanfrage beispielsweise Ihr Handheld, also ein mobiles elektronisches Gerät mit eigener Stromversorgung, umgehend mit der Firmenzentrale und empfängt beim Kunden vor Ort die entsprechenden Daten. Folge: der sofortige Einblick in Wartungspläne, Serviceberichte und Maschinendaten. Das erleichtert Ihnen die Arbeit vor Ort. Vor allem aber sieht Ihr Kunde sein Anliegen durch die Prozessbeschleunigung schneller bearbeitet und erkennt Ihren hohen Servicestandard. Das schafft Vertrauen und kann aus Ihrer Sicht mittelfristig zu profitableren Kunden bei abnehmendem Betreuungsaufwand führen. Damit nicht genug, vereinfachen sich obendrein die administrativen Tätigkeiten in Ihrem Unternehmen – mit dem Ergebnis, dass Ihnen mehr Zeit für den Kunden bleibt.

 Mobile Kundenbeziehung ist mehr als Handy und Co.! Möglichkeiten, hier mit Notebook oder kleinem Subnotebook, persönlichem digitalen Assistenten (PDA) oder einem Smartphone, das den Leistungsumfang Ihres Mobiltelefons mit dem eines PDA vereint, ans Ziel zu kommen, gibt es genug. Entscheidend aber ist es für Sie, sich aus dem „Sammelsurium“ der Ihnen zur Verfügung stehenden Produkte dann auch die für Ihr Unternehmen passenden Lösungen „herauszupicken“.

Aber was alles fällt denn nun unter die Thematik „mobile Kundenbeziehung“? Denken Sie dabei ausschließlich an eine Softwarelösung? Dann entgegnen wir Ihnen: Hier steckt viel mehr dahinter! Handy und Co. sind Ihr „Werkzeug“, um schnell auf alle relevanten Daten zugreifen zu können. Um jedoch überhaupt Prozesse am Kunden auszurichten, benötigen Sie eine einheitliche Datenbasis. Hier bieten IT-Hersteller heute Möglichkeiten vom beispielsweise softwarebasierten CRMModul zur verstärkten Kundenorientierung bis hin zur individuellen CRM-Komplettlösung für Vertrieb, Marketing und Service an. Ferner sollten Sie sich Gedanken um die damit verbundene Technologie machen. Arbeiten Sie beispielsweise auf Basis eines oder mehrerer Server? Dann achten Sie darauf, dass diese neben ausreichender Speicherkapazität und geringem Energieverbrauch im Dauerbetrieb außerdem den uneingeschränkten Zugriff auf die Daten und den Schutz und die Sicherheit dieser Daten gewährleisten.1 Denn sind wir doch einmal ehrlich: Ein IT-System, das ausfällt und den Betrieb stört oder gar stilllegt, kostet Sie nicht nur Geld und Nerven, sondern kann auch das Vertrauen Ihres Kunden gefährden! Wir empfehlen Ihnen, sich darüber im Klaren zu sein, dass der Einsatz mobiler Technologien für Sie nicht automatisch 1 Umfassende Informationen zum Kundenbeziehungsmanagement im Mittelstand allgemein geben wir Ihnen in unserem nextbusiness-IT Kompendium „Wie Sie mit IT alle Kundenanforderungen erfüllen“ an die Hand. Kostenlos bestellen unter www.nextbusiness-it.de.

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Artikel 4: Kunde

 Stets vorwärts, nie zurück – Der Kunde ist Ihr Taktgeber

zu höheren Umsätzen führen muss. Notebooks, PDAs oder Smartphones sind und bleiben letztlich jeweils nur ein Stück Technik. Für Sie persönlich und Ihr Unternehmen ist es entscheidend, was Sie daraus machen!

vor Augen, dass sich – laut Daumenregel – rund 80 Prozent Ihrer Mitarbeiter eher rudimentär mit der Thematik „IT“ beschäftigen! Diese Mitarbeiter, so Wamser, müssen vom Nutzen der Technologie überzeugt werden! Im vorliegenden konkreten Fall heißt das für Sie: Zeigen Sie auf, was eine „mobile Kundenbeziehung“ ausmacht! Wir nennen Ihnen die nach unserem Ermessen wichtigsten Vorteile. 

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Artikel 4: Kunde

 Das macht gute mobile Kundenbeziehung aus – Vorteile auf einen Blick Professor Christoph Wamser von der Hochschule (HS) Bonn-Rhein-Sieg hat es im Rahmen eines nextbusiness-IT-Webcasts auf den Punkt gebracht: Grundsätzlich kann man in mittelständischen Unternehmen derzeit davon ausgehen, dass etwa zehn Prozent der Belegschaft IT-affin sind – das heißt, sich mit Informationsund Kommunikationstechnologien intensiv beschäftigen. Immerhin noch weitere zehn Prozent zeigen sich demnach zumindest als aufgeschlossen gegenüber technologischen Neuerungen. Halten Sie sich also



Information zu Kunden, Partnern oder Lieferanten sind in einer zen tralen Datenbank schnell abrufbar. Zentrale Vertriebssteuerung und Planung durch gemeinsame Wissensbasis – alle wesentlichen Daten und Prognosen sind auf Knopfdruck verfügbar. Schnellere Angebotsabgabe, die entscheidend sein kann, um den Zuschlag für einen Auftrag zu erhalten. Der schnelle Zugriff auf Kunden daten sorgt für Tempo beim Kundenservice. Wünsche erkannt und erfüllt – die Qualität im Kundenkontakt wird verbessert. Bessere Kundenbindung = steigende Umsatzchancen. l

Mobile Workforce – wie Sie mit mobilen Endgeräten uneingeschränkt arbeiten!

nextbusiness-IT 10-Punkte-Plan:

Ihr erfolgreicher Weg in die Mobilität

Anhand des folgenden 10-Punkte-Plans können Sie mit einem Blick abgleichen, inwiefern Sie sich bereits mit dem Thema „Mobiles Arbeiten“ in Ihrem Unternehmen beschäftigen, beziehungsweise welche Maßnahmen Sie auf diesem Wege bereits ergriffen haben.

dem Weg zum „Mobile Worker“. (2) Innovation ermöglichen: Sie sind grundsätzlich dazu bereit, mobile IT-Infrastrukturen in Ihrem Unternehmen einzusetzen. (3) Strukturen schaffen: Sie bereiten schon heute die Grundlagen für eine Unternehmenskultur des mobilen Arbeitens und stellen das dafür notwendige IT-Equipment bereit. (4) Präsenz zeigen: Sie erledigen nur noch einen Teil Ihres Tagesgeschäfts von Ihrem festen Arbeitsplatz aus, produktiv und erreichbar sind Sie aber quasi rund um die Uhr. (5) Mitarbeiter fördern: Wo unter Ihren Mitarbeitern Fertigkeiten zur Bedienung mobiler Technologien vorhanden sind, fördern Sie diese kontinuierlich; wo es noch keine gibt, sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter diese Informationen schnell und umfassend erhalten. (6) Akzeptanz steigern: Ihre Mitarbeiter sind gewillt, angebotene Endgeräte und Lösungen zu nutzen. (7) Generationen verbinden: Sie sehen die rechtzeitige Sicherung und Entwicklung von implizitem IT-Wissen und die effektive Zusammenarbeit zwischen den Generationen in der „Übergangszeit“ als zentrale Erfolgsfaktoren. (8) Sicherheit garantieren: Sie räumen Datenschutz im mobilen Umfeld höchste Priorität ein. (9) Wissen vernetzen: Für Sie ist es selbstverständlich, Teams oder Mitarbeiter in Entscheidungen einzubeziehen und gegebenenfalls Arbeitsprozesse komplett in die Hände eines externen IT-Dienstleisters zu geben. (10) Balance finden: Sie sind imstande, zu gegebener Zeit Ihr Mobiltelefon auch mal auszuschalten oder Ihr Notebook geschlossen zu halten.

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Service: 10-Punkte-Plan

(1) IT verstehen: Durch die konsequente Auseinandersetzung mit IT sind Sie auf

Nachgefragt und vorausgedacht:

Service: IT-Investitionsplaner für den Mittelstand

Fragen an den EDV-Sachverständigen

IT-Investitionen sind immer verbunden mit der Erwartung, Geschäftsabläufe besser und schneller zu gestalten. Leider platzen solche Träume immer wieder aufgrund von Fehlern in der Vorbereitung und Implementierung oder aufgrund unprofessionellen Vorgehens. Um hier die gefährlichsten Klippen zu „umschiffen“ und Fehler bei der Umsetzung zu vermeiden, beantwortet Ihnen Dr. Wolff – übrigens nicht nur in diesem, sondern in jedem unserer Kompendien – als herstellerunabhängiger Experte Ihre wichtigsten Fragen. Diesmal zum Thema „Mobile Workforce“.

Dr. Christian Wolff ist von der IHK Karlsruhe öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger für Systeme und Anwendungen der Informationsverarbeitung.

 Welche Faktoren sollte ich bei der Kosten-Nutzen-Analyse einer Investition im Mobile-WorkforceUmfeld berücksichtigen? Der Nutzen mobiler Systeme liegt in der Geschwindigkeit, in der besseren Kundenbindung oder in der Motivation der Mitarbeiter. Die daraus resultierenden Wettbewerbsvorteile sind schwer monetär zu bewerten. Ich denke, dass – wie bei allen Systemen zur Verbesserung der Kommunikation – eine rein quantitative Nutzenbetrachtung nicht ehrlich ist. Beobachten Sie demnach sehr genau die Kostenseite! Investitionen und laufende Kosten sind nicht alles. Beziehen Sie in Ihre Analyse mit ein, dass zum Beispiel infolge längerer Systemverfügbarkeit oder durch zusätzliche Sicherheitsüberprüfungen Folgekosten entstehen können.

Mobile Workforce – wie Sie mit mobilen Endgeräten uneingeschränkt arbeiten!

Da fallen mir als Erstes die Themen „Datenschutz“ und „Gesundheit“ ein. Denn je mehr Technik Sie einsetzen, umso verletzbarer wird der Mitarbeiter. Die Leistung und das Verhalten werden immer kontrollierbarer und selbst bei Krankheit, im Urlaub oder an Wochenenden steht ihm ein mobiler Arbeitsplatz zur Verfügung. Der Mitarbeiter selbst verstärkt dann noch die Stressfaktoren, indem er „schnell noch“ am Sonntagabend seine Mails beantwortet und die Präsentationen für die kommende Woche zusammenstellt. Ein weiteres Risiko ist die Datensicherheit. Es sollte in einem Projekt frühzeitig definiert werden, welche Daten tatsächlich unterwegs benötigt werden, wie diese Daten gesichert, synchronisiert oder gelöscht werden und welche Anforderungen an Vertraulichkeit zu erfüllen sind. Richten Sie danach nicht nur die Technik entsprechend ein, sondern treffen Sie gleich auch angemessene organisatorische Maßnahmen – von Sicherheitsrichtlinien über Verbote bis hin zum Notfallplan nach Verlust eines Gerätes.

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 Was ist nach Ihrer Erfahrung charakteristisch für weniger erfolgreiche Projekte im Bereich „Mobility“? Worauf sollte man achten? Die Praxis zeigt, dass häufig die zentralen Systeme noch nicht für einen mobilen Zugriff geeignet sind. Der zweite Fehler ist, dass die eigentlichen Geschäftsziele nicht messbar gemacht werden. Das heißt, es sollten zum einen frühzeitig Kennzahlen definiert werden – etwa für neue Kundenkontakte, für die durchschnittliche Bearbeitungszeit oder Qualitätskennzahlen – und zum anderen die Arbeitsergebnisse – im einfachsten Fall die vollständige Stammdatenpflege – sorgfältig darauf überprüft werden, ob sie Ihren Erwartungen entsprechen. Zuletzt sehe ich immer wieder, dass der Projektleiter zu technikverliebt ist und die „weichen“ Faktoren zu wenig berücksichtigt. Mobile Workforce hat fast immer etwas mit Zusammenarbeit zu tun – ob nun mit dem Kunden oder zwischen Innenund Außendienst. Hierzu sind unbedingt zusätzliche vertrauensbildende Workshops sowie Maßnahmen zur Bildung von schlagkräftigen Teams erforderlich. Evaluieren Sie dabei regelmäßig die Zufriedenheit Ihrer Kunden und Mitarbeiter! l

Service: IT-Investitionsplaner für den Mittelstand

 Welche Risiken sehen Sie beim Einsatz mobiler Anwendungen?

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TEil 2: Anwendungsszenarien

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Anwendungsszenarien

Mobile Workforce: Wie Sie mit mobilen Endger채ten uneingeschr채nkt arbeiten!

Ständige Verbindung zwischen Zentrale und Mitarbeiter: „Flottenmanagement“ per Mobilfunk macht Mitarbeiter flott

 Problemstellung:

Anwendungsszenario 4 – Flottenmanagement

Ohne aktuelle Statusabfrage keine Planung möglich

eder kennt sie, die Mentalität von Handwerkern: Kommen sie heute nicht, dann wahrscheinlich morgen. Das lassen sich viele Kunden nicht mehr bieten. Deshalb hat der Wettbewerbskampf längst auch die Handwerksbetriebe erreicht. So erhält ein mittelgroßer Installationsbetrieb mit 14 Mitarbeitern in letzter Zeit häufiger Nachfragen von Kunden, weil der angekündigte Handwerker nicht zum vereinbarten Zeitpunkt vor Ort ist. Dann gilt es in Erfahrung zu bringen, wo sich der betreffende Mitarbeiter befindet und wie lange er noch beim Vortermin zu tun hat. Natürlich sind die Monteure über Mobiltelefone erreichbar, wenn eine dringende Anfrage kommt. Allerdings ist eine wirkliche Planung ohne aktualisierte Übersichten über die Tätigkeiten und Standorte aller externen Mitarbeiter nicht möglich. Außerdem können so auch nur sehr umständlich während des Tages eingehende dringende Kundenaufträge eingeschoben werden.

Mobile Workforce – wie Sie mit mobilen Endgeräten uneingeschränkt arbeiten!

 Lösung:

Webbasierte Flottenmanagementsoftware verschafft nötigen Überblick

ber eine Flottenmanagementsoftware wird ständiger Kontakt zwischen den Monteuren und dem Büro gehalten. Über einen Handheld erhält der Monteur alle wichtigen Auftragsdaten sowie die berechnete Route. Über das Navigationsmodul wird er auf dem schnellsten Weg zur Zieladresse geführt. Dabei ist der Funktionsumfang, der zur Verfügung steht, sehr breit: Es können Nachrichten versendet, telefoniert, Adressdateien online synchronisiert, Lieferlisten beim Lageristen hinterlegt und sogar eingescannte Auftragsscheine für die Abrechnung an die Zentrale übermittelt werden – das verkürzt Kommunikationszeiten und macht Arbeitsabläufe effizienter. So können Aufträge besser geplant und die Monteure optimal ausgelastet werden, weil im Büro permanent der aktuelle Status eines Auftrags abgelesen werden kann. Da die Softwarelösung webbasiert über den Internetbrowser bedienbar ist, muss keine eigene Lizenz für jeden Mitarbeiter angeschafft werden. Alle Daten werden zentral auf einem Server vorgehalten. Sie können über spezifische, sichere Zugänge einfach via Internetbrowser abgerufen werden – am PC im Büro, zu Hause, im Internetcafé oder per Smartphone unterwegs.

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Anwendungsszenario 4 – Flottenmanagement

 Vorteile:

Anwendungsszenario 4 – Flottenmanagement

Flottenmanagement

Direkter wirtschaftlicher Nutzen

Indirekter wirtschaftlicher Nutzen

Virtueller Nutzen intern und extern

• Leerfahrten und unnötige Fahrten in die Zentrale werden vermieden. • Die Anfahrten zum Kunden verkürzen sich wesentlich. • Die Anschaffung teurer Hard- und Software entfällt genauso wie die Investition in kostspielige Lizenzen, da die Softwarelösung webbasiert ist.

• D ie mobilen Monteure bekommen ihre Folgeaufträge ohne Übermittlungsfehler direkt auf ihr Endgerät und können das Ziel direkt ansteuern. • Ungeplante Kundentermine können einfacher organisiert werden, da sie direkt mit dem Monteur abgestimmt werden können.

• D urch die Übertragung der Auftragsdaten lässt sich nach Erledigung die Rechnung mit einem mobilen Drucker ausdrucken und kann dem Kunden überreicht werden. Das führt zu kürzeren Zahlungszielen und verbesserter Liquidität. • Durch den Einsatz moderner Technologie ist der Installationsbetrieb auf der Höhe der Zeit. Das steigert das Image bei den Kunden. • Der automatische Austausch der Daten verkürzt Kommunikationszeiten und macht Arbeitsabläufe effizienter.

Mobile Workforce – wie Sie mit mobilen Endgeräten uneingeschränkt arbeiten!

Strukturierter Zugriff auf Informationen, Software-Updates und Datenbanken: Mit „Wireless LAN" und UMTS regelmäSSig mit der Zentrale in Kontakt

 Problemstellung:

Fehlende Updates behindern die Arbeitsprozesse

in mittelständischer Keramikhersteller beschäftigt ein großes Team an Außendienstmitarbeitern und Handelsvertretern. Dieses trifft sich zwar regelmäßig in der Firmenzentrale, aber insgesamt stellt es eine Herausforderung dar, die gesamte Außendienstmannschaft immer auf dem aktuellen Informationsstand zu halten. Insbesondere, da der Datenbestand mit bislang allein 14.000 Materialstammsätzen und 8.250 aktiven Kunden immens ist und stetig zunimmt. Deshalb wird nach einer Lösung gesucht, Mitarbeitern ☛ strukturierten Datenzugriff und eine hohe Verfügbarkeit zu ermöglichen. Obwohl die Außendienstler mit hochwertigen Notebooks ausgestattet sind, gibt es noch keine zufriedenstellende Lösung, wie umfassende Datensätze, Softwareupdates und Datenbanken aktuell auf die Notebooks gelangen. Dies soll möglichst einfach, unkompliziert und mobil passieren.

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Anwendungsszenario 5 – Wireless LAN

 Lösung: 68

Automatische Aktualisierung des Datenbestands

Anwendungsszenario 5 – Wireless LAN

er Wireless LAN (WLAN) und UMTS sollen in Zukunft die Notebooks regelmäßig und automatisch auf den neusten Stand gebracht werden. Um dies zu erreichen, wird zunächst eine Anforderungsliste erstellt, welche der Unternehmensdaten, die im CRM- und Dokumentenmanagementsystem hinterlegt sind, der Außendiensttruppe zur Verfügung stehen und welche Daten mobil ins System einfließen sollen. Zu den wichtigsten Datenbereichen, die für den mobilen Außendienst erreichbar sein sollten, gehören unter anderem die Kundenauswahl, interne Infos, Reisekosten, Kundenkontaktinfos, Kennzahlen, Belege und Stammdaten. Last but not least gehört auch die mobile Erfassung von Aufträgen dazu. Die Außendienstmitarbeiter erhalten mobil per Wireless LAN und der integrierten UMTS-Datenkarte uneingeschränkten Zugriff auf die unterwegs benötigten Daten, Softwareupdates oder Eingabemasken. Und wenn wichtige Updates für das Betriebssystem, den Virenscanner oder die Firewall zum Abruf bereitstehen, werden diese automatisch geladen. So ist zum Beispiel gleich morgens nach dem ersten Einschalten dafür gesorgt, dass das System auf dem neuesten Stand ist – egal, wo es sich befindet.

Mobile Workforce – wie Sie mit mobilen Endgeräten uneingeschränkt arbeiten!

 Vorteile:

Wireless LAN

Direkter wirtschaftlicher Nutzen

Indirekter wirtschaftlicher Nutzen

Virtueller Nutzen intern und extern

• K osten durch unsachgemäße Wartung werden vermieden.

• D ie Compliance-Anforderungen des Gesetzgebers an die Unternehmens-IT werden bei den mobilen Endgeräten der freien Mitarbeiter und Außendienstler in Sachen Sicherheit eingehalten. • Die Ergebnisse der Außendienstbesuche bei den Kunden stehen ohne Zeitverlust zur Auswertung in der Zentrale zur Verfügung. • Die Vorbereitung auf den Kundenbesuch kann kurzfristig, z. B. auf dem Parkplatz im Auto, erfolgen. • Die UMTS-Verbindungen und WLAN-Hotspots zeichnen sich durch weitreichende Flächendeckung und Verfügbarkeit aus.

• D ie Mitarbeiter müssen und sollen sich nicht um den technischen Zustand ihrer Notebooks kümmern, das ist Aufgabe eines kompetenten IT-Verantwortlichen im Unternehmen. • Das Unternehmen hat in „Echtzeit“ die Daten vorliegen, die auch für Entscheidungen des Managements benötigt werden. • Die Mitarbeiter bekommen ein Tool an die Hand, das ihnen die Arbeit erleichtert, und die Kunden erhalten einen schnelleren und verbesserten Service. • Die Außendienstmitarbeiter haben jederzeit vollen Zugriff auf die von ihnen benötigten Zahlen und Fakten aus Buchhaltung, Kundenbeziehungsmanagement, Terminverwaltung etc.

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Anwendungsszenario 5 – Wireless LAN

Impressum 98

Herausgeber und Verlag: G+F Verlags- und Beratungs- GmbH Kapellenstraße 46 76596 Forbach Telefon: (0 72 20) 2 13 Telefax: (0 72 20) 2 15 E-Mail: info@gf-vb.de Internet: www.gf-vb.de Geschäftsführer: Andreas R. Fischer Redaktion: Jürgen Bürkel v. i. S. d. P. Tatjana Feiler Guntram Stadelmann Volker Neumann Jana Behr

Autoren: Dipl.-Wirtsch.-Ing. Lutz Neugebauer Dr. Christian Wolff

Produktion: Strattack GmbH Druck: Bonifatius Druck, Paderborn

Service: Impressum

270-53373-0609-1034 klimaneutral gedruckt

Bildnachweis: Alle Bildrechte liegen bei den jeweiligen Eigentümern.

Dieses Kompendium einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für die ganze oder teilweise Vervielfältigung, Bearbeitung, Übersetzung, Mikroverfilmung sowie die Einspeicherung oder Verarbeitung in elektronische Medien, elektronische Systeme oder elektronische Netzwerke. Alle Angaben, trotz sorgfältiger redaktioneller Bearbeitung, ohne Gewähr. Fremdbeiträge geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion wieder. Wir weisen darauf hin, dass hier verwendete Soft- und Hardwarebezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen im Allgemeinen warenzeichen-, markenoder patentrechtlichem Schutz unterliegen.

Kurzprofil: Die G+F Verlags- und Beratungs- GmbH setzt sich seit 1993 für die Wettbewerbsfähigkeit und Profitabilität mittelständischer Unternehmen durch den gezielten Einsatz und die konsequente Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien ein. Hierbei sieht sich G+F in einer Vorreiterrolle, wenn es um die Entwicklung von Initiativen und partnerbasierten Kampagnen für den Mittelstand geht. Ferner moderiert das Unternehmen Netzwerke, nimmt IT-Themen punktuell unter die Lupe, bereitet diese Themen redaktionell auf, vermittelt Entscheidern relevantes Wissen und gibt kon270-53373-0609-1034 krete Handlungsempfehlungen. gedruckt Ferner ist klimaneutral G+F unter anderem Initiator des Transfernetzwerks BestPractice-IT, Veranstalter des führenden deutschen Querdenkerkongresses BusinessForum Mittelstand in Baden-Baden sowie Begründer der bundesweiten IT-Leitthemenkampagne nextbusiness-IT. G+F ist mit seinen Tochterunternehmen pfg GmbH und onpractice GmbH an den Standorten Forbach/Schwarzwald, Baden-Baden, Hamburg sowie Helsinki/Finnland vertreten. www.gf-vb.de www.bestpractice-it.de www.businessforum-mittelstand.de www.nextbusiness-it.de

Mobile Workforce – wie Sie mit mobilen Endgeräten uneingeschränkt arbeiten!

nextbusiness-IT UNTERNEHMERBRIEF:

Alle Leitthemen kompakt und verständlich aufbereitet! Für alle Inhaber, entscheIder und FührungskräFte aus mIttelständIschen unternehmen

Nr. 01/09

 Sofort reinschauen oder später lesen!  Live-Preview  PDF-Download

Unternehmerbrief Mobile Workforce

WIe sIe mIt mObIlen endgeräten uneIngeschränkt arbeIten!

Hätte Ihr Akkuschrauber ein Display, so könnten Sie auch damit Nachrichten lesen!

Editorial sehr geehrte damen und herren, die signifikante rolle mobiler endgeräte gerade auch in Ihrem betrieb ist heute sicherlich unstrittig. denken sie nur etwa an die abstimmung mit Ihren kunden oder die technische dienstleistung, die Prüfung von Waren und lagerbeständen vor Ort oder den baustellendialog. Ihre mitarbeiter müssen in der lage sein, von jedem standort aus daten Ihrer kunden zu empfangen und diese dann an die Zentrale zu übertragen. möglicherweise wird ja auch in Ihrem unternehmen nicht mehr ausschließlich „fest“ am arbeitsplatz gearbeitet? Oder aber sie tragen sich schon mit dem gedanken, Ihre geschäftsabläufe ganzheitlich auf die anforderungen des mobilen arbeitens umzustellen?

Für alle Inhaber, entscheIder und FührungskräFte aus mIttelständIschen unternehmen

Vorausgesetzt, sie nehmen als fortschrittlicher unternehmer – und davon gehen wir aus – Ihre Zukunft fest in die hand, empfehlen wir Ihnen, die Inhalte des vorliegenden unternehmerbriefs aktiv als anleitung zu nutzen; als anleitung, die Ihnen und Ihren mitarbeitern gleichermaßen dabei helfen soll, dem technischen Fortschritt und den sich verändernden arbeitsabläufen mithilfe mobiler endgeräte vollDyNamic iNfrastructure WIe ständig zu folgen!

sIe It-kapaZItäten FlexIbel gestalten!

Wir wünschen uns, dass sie Informationstechnologien nicht als „notwendiges übel“, sondern als wichtigen baustein für Ihren unternehmenserfolg sehen.

Die Formel erfolgreicher Unternehmens-IT: dynamisch = reaktionsschnell + leistungsfähig

haben sie Fragen oder anregungen? dann zögern sie nicht und besuchen sie uns im Internet unter www.nextbusiness-it.de. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen in kontakt zu treten! Ihr

Ach du liebe ZeIT!

Wir sind der festen überzeugung, dass mobiltelefonie, Pdas oder smartphones auch in Ihrem alltag eine rolle spielen – ob nun übergeordnet oder zumindest partiell. deshalb sehen wir es als unsere aufgabe, dieses entscheidungsrelevante thema für sie verständlich und lesbar zu machen.

Nr. 02/09

Unternehmerbrief

Guntram Stadelmann Redaktion nextbusiness-IT

„Mobile Workforce“ komplizierter als nötig „Die Opportunitätskosten und der komparative Nachteil, keine Mobile-Workforce-Management-Lösungen zu besitzen, sind bisher die Hauptinvestitionsgründe. Allerdings ist es schwierig, die Investitionen in Editorial zu rechtfertigen, da Mobile Workforce Management alleine mithilfe von Return-On-Invest-Berechnungen verschiedene Aspekte, wie zum Beispiel ein verbesserter Kundenservice, sowohl zu einem Wettbewerbsvorteil als auch zu tatsächlich niedrigeren betrieblichen Ausgaben beitragen.“ sehr geehrte damen und herren, (gefunden im Internet)

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eine nicht nur zuverlässige, sondern auch anpassbare It-Infrastruktur kann Ihrem unternehmen in bezug auf Ihre Wettbewerbsfähigkeit große Vorteile bringen. mit der nutzung externer server oder dem spontanen und flexiblen Zugriff auf It-dienstleister haben sie stets die möglichkeit, sich veränderten wirtschaftlichen und unternehmensrelevanten anforderungen schnell anzupassen.

Für alle Inhaber, entscheIder und FührungskräFte aus mIttelständIschen unternehmen

Vorausgesetzt, sie nehmen als fortschrittlicher unternehmer – und davon gehen wir aus – Ihre Zukunft fest in die hand, empfehlen wir Ihnen, die Inhalte des vorliegenden unternehmerbriefs aktiv als anleitung zu nutzen, die Ihnen und Ihren mitarbeitern gleichermaßen dabei helfen soll, dem technischen Fortschritt und den sich verändernden arbeitsabläufen mithilfe einer dynamischen UNified CommUNiCatioN WIe sIe mIt übergreIFenden It-Infrastruktur zu folgen!

Nr. 03/09

Unternehmerbrief It-lösungen dIe kommunIkatIon VereInFachen!

Wir wünschen uns, dass sie It nicht als „notwendiges übel“, sondern als wichtigen baustein für Ihren unternehmenserfolg sehen.

Handeln Sie nach dem MiniMax-Prinzip: Minimale Gerätezahl – maximale Kommunikation! haben sie Fragen oder anregungen? dann zögern sie nicht und besuchen sie uns im Internet unter www.nextbusiness-it.de. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen in kontakt zu treten!

Wir sind der festen überzeugung, dass die auslagerung von kapazitäten oder auch das mieten von software dazu beiträgt, dass zum einen Ihre It für spitzenbelastungen gerüstet ist und sie sich zum anderen auf Ihr kerngeschäft konzentrieren können. deshalb sehen wir es als unsere aufgabe, dieses entscheidungsrelevante thema verständlich für sie aufzubereiten.

Ihr

Ach du liebe ZeIT!

Volker Neumann Redaktion nextbusiness-IT

„Dynamic Infrastructure“ komplizierter als nötig „Wichtiger als ein einmal perfektioniertes statisches Konsolidierungs-Mapping ist die Entwicklung eines flexiblen Prozesses für die dynamische Relokation von Server-Kapazität. Workloads verändern sich ständig. Darauf schnell und dynamisch reagieren zu können Editorial ist ein Kernziel, insbesondere in frühen Stadien der Virtualisierung.“ (gefunden im Internet)

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liebe leserinnen und leser, sicher bevorzugen auch sie in Ihrem unternehmen abläufe und systeme, die sich vereinfachen und vereinen lassen – doch Ihre bibliothek des modernen das ist in unserer modernen Welt gar nicht mehr soIt-Wissens einfach. gerade in der internen wie auch externen kommunikation Ihres unternehmens sind in den letzten Jahren viele neue ansprache- und kontaktmöglichkeiten hinzugekommen, sodass sie nicht mehr jede anfrage umgehend beantworten können. egal, ob sie täglich viele e-mails bekommen, zeitgleich Faxe eingehen oder das telefon klingelt: Ihre kunden und Partner erwarten immer einen schnellen service und die aktuellsten Informationen. nur was tun, wenn die daten just in dem moment nicht zur Verfügung stehen, sie die relevanten dokumente auf dem desktop in der Firma gelassen haben oder unterwegs sind und mit Ihrem smartphone nicht auf den unternehmensserver zugreifen können?

nextbusiness-IT UNTERNEHMERBRIEF kostenlos anfordern unter:

Ach du liebe ZeIT!

mit dem unified-communication-ansatz bekommen sie lösungen und Impulse an die hand, wie sie mit nur einem endgerät nahezu alle anstehenden kommunikationsanforderungen erfüllen können. erreichbarkeit und weniger komplexe kommunikationsprozesse sind

zwei der wesentlichen Ziele der unified communication – damit sie sich wieder mehr auf Ihr kerngeschäft und auf Ihre kunden, anstatt nur auf die bedienung und das mitnehmen all Ihrer endgeräte konzentrieren können. Passende technologien gibt es für jedes unternehmen, und sie werden auf den nachfolgenden seiten erkennen, dass sie von deren einsatz maximal profitieren können! Wir wünschen uns, dass sie It nicht als „notwendiges übel“, sondern als wichtigen baustein für Ihren unternehmenserfolg sehen.

haben sie Fragen oder anregungen? dann zögern sie nicht und besuchen sie uns im Internet unter www.nextbusiness-it.de. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen in kontakt zu treten! Ihr Volker Neumann Redaktion nextbusiness-IT

„Unified Communication“ komplizierter als nötig „Das Netzwerk ist die einzige zentrale Entität, auf die alle Kommunikationsprozesse zugreifen und Ressourcen beanspruchen. Geschieht dies nicht nach klaren IT-Compliances, wird der Realtime-Transport aufgrund von Netzwerk-Bottlenecks zu einer ständigen Herausforderung. Qualität und Sicherheit der Kommunikation werden zur Glückssache und Unified Communications zu einem Abenteuer für die Benutzer.“ (gefunden im Internet)

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Kompendium Nr. 01

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Wie Sie mit mobilen Endgeräten uneingeschränkt arbeiten!

Auszug aus dem Inhalt:

Für alle Inhaber, Entscheider und Führungskräfte aus mittelständischen Unternehmen

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