Administracion

Introducción a la Administración y a las Organizaciones

Introducción a la Administración y a las organizaciones Lic. Rodolfo Alejandro Figueroa Administración Instituto Superior Técnico de Estudios Económicos de Cuyo

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INDICE TEMATICO INTRODUCCION I. ADMINISTRACIÓN A. Nivel de Análisis de la Administración B. Enfoques de la Administración C. Objetivos de la Administración D. La Administración como Proceso E. Funciones y Áreas Funcionales 1. Áreas o Funciones Básicas 2. Áreas o Funciones de Servicios Auxiliares F. Ciencias de la Administración II. ORGANIZACIÓN 1. Concepto 2. Función de las Organizaciones 3. Análisis Organizacional 4. Tipos de Organizaciones III. EL ADMINISTRADOR 1. Características 2. Roles de la Administración 3. Habilidades Administrativas 4. El Administrador desde la perspectiva de Sistemas 5. El Administrador desde la perspectiva de Contingencia 6. Múltiples perspectivas del trabajo de El Administrador

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INTRODUCCION Este trabajo pretende introducirnos en los conceptos básicos que hacen a nuestra disciplina, la ADMINISTRACIÓN, y de su objeto de estudio las ORGANIZACIONES. Para ello analizaremos los aportes teóricos relacionados con nuestra disciplina, con foco en los siguientes conceptos clave: I. Administración II. Organización III. Administrador

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I. ADMINISTRACIÓN “La Administración es un conjunto de conocimientos pertenecientes al campo de las ciencias sociales que estudia la dirección y el funcionamiento de todo tipo de organizaciones: privadas, públicas y Organizaciones No Gubernamentales (ONGs). También se ocupa de otros sistemas administrables, tales como proyectos u otros emprendimientos generados por individuos (Plan Estratégico Vitivinícola, Programa de Jefes y Jefas de Hogar, radicación de una planta industrial, etc.).”

La Administración es el órgano de la institución. Carece de función propia y en realidad no tiene existencia autónoma. Nada significa la Administración separada de la institución a la cual sirve.

A. Nivel de Análisis de la Administración Comprende dos niveles de análisis: 1. Análisis Teórico: Nos permite a nivel científico explicar el comportamiento de las organizaciones en general.

2. Tecnologías de conducción: Estas tecnologías son aplicables para optimizar EFICACIA, EFICIENCIA, PRODUCTIVIDAD O RESULTADOS (económico, social o de otra naturaleza) en las diversas áreas de una organización.

• EFICACIA: Es el cumplimiento de los objetivos.

• EFICIENCIA: Es el logro de las metas con la menor cantidad de recursos.

• PRODUCTIVIDAD: Es la relación producto-insumos en un período específico con la debida consideración de la calidad. Esto puede expresarse de la siguiente manera: Producto Productividad = _____________ (en un período específico y considerando Insumos la calidad) Esta fórmula indica que la productividad puede elevarse: 1. Incrementando los productos con los mismos insumos.

2. Reduciendo los insumos pero manteniendo los mismos productos.

3. Incrementando los productos y reduciendo los insumos para obtener un cambio favorable en la relación entre ellos.

Figura A1 Eficiencia y eficacia En la Administración Eficiencia (medios)

Eficacia (fines)

Uso de Recursos

Logro de Metas

Desperdicio alto

Desperdicio bajo

Logros altos

Logros bajos

La Administración se esfuerza por: Desperdicio bajo de recursos (alta eficiencia) logro alto de metas (alta eficiencia) Administración Instituto Superior Técnico de Estudios Económicos de Cuyo

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Las organizaciones hacen uso de varios tipos de insumos, como fuerza de trabajo, materiales y capital. La productividad de factor total combina varios insumos para obtener un insumo compuesto. Antes, los programas de elevación de la productividad se dirigían fundamentalmente a los trabajadores. Sin embargo, la mayor oportunidad para el incremento de la productividad reside sin duda en el trabajo intelectual, especialmente en el caso de la administración.

La productividad implica eficacia y eficiencia en el desempeño individual y organizacional.

Concebida de esta manera, la Administración se convierte en una disciplina con valor estratégico para: • el crecimiento económico, • el desarrollo social, • el mejoramiento de las condiciones de vida y • la adaptación al proceso de cambio.

Por lo tanto, la Administración es un factor del desarrollo económico y social. Este es el resultado de la Administración. Dondequiera que hemos aportado únicamente los factores económicos, especialmente el capital, no promovimos el desarrollo. En los pocos casos en que hemos podido generar energías gerenciales conseguimos un rápido desarrollo. En otras palabras, el desarrollo es cuestión de energías humanas que más que de riqueza económica. La creación y orientación de las energías humanas es un problema de Administración. La administración es impulsor; y el desarrollo la consecuencia.

B. Enfoques de la Administración En el campo académico como en el campo profesional, encontramos enfoques orientados a diferentes espacios de la disciplina: a. Enfoque Reducido: Relaciona la Administración exclusivamente con el campo de aplicación vinculado con el funcionamiento de la empresa privada de negocios. Esta visión se destaca en el ejercicio profesional, en la bibliografía, en los programas de estudio y en seminarios y cursos. b. Enfoque Ampliado: Vincula la Administración con organizaciones emprendimientos en general, que requieren generar capacidad para transformar objetivos en resultados.

C. Objetivos de la Administración La Administración estudia las actividades dentro y entre sociosistemas, y su objetivo es la búsqueda permanente de respuesta a dos interrogantes: ¿Qué es una Organización? ¿Cuáles son los mecanismos que hacen que funcione bien?

Hay tres tareas, tienen la misma importancia pero son esencialmente diferentes, deben ser ejecutadas por la administración para que la institución a su cargo pueda funcionar y realizar el aporte que le corresponde: 1) Perseguir el propósito y la misión específica de la institución 2) Obtener un trabajo productivo y lograr que el trabajador consiga resultados.

3) Encauzar las influencias y las responsabilidades sociales.

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D. La Administración como Proceso “La Administración es un proceso”. (un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas). Esto implica que todos los gerentes, sean cuales fueren sus aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con propósito de alcanzar las metas que desean. Este proceso tiene cuatro actividades básicas: 1) Planificación. Los gerentes usan la lógica y los métodos para analizar metas y acciones.

2) Organización. Los gerentes ordenan y asignan el trabajo, la autoridad y los recursos para alcanzar las metas organizacionales.

3) Dirección. Los gerentes dirigen, influyen y motivan a los empleados para que realicen las tareas esenciales.

4) Control. Los gerentes se aseguran de que la organización se dirige hacia los objetivos organizacionales.

Cuadro D1 Tiempo dedicado al desempeño De las funciones administrativas Jerarquía Organizacional

Alto Nivel

Nivel intermedio de administración

Supervisores de primera línea

P L A N I F I C A C I O N

O R G A N I Z A C I O N

D I R E C C I O N

C O N T R O L

El proceso de administrar no entraña cuatro series de actividades independientes, o ligeramente relacionadas, sino un grupo de funciones interrelacionadas.

Debe fijar objetivos en ocho áreas fundamentales: • • • • • •

Comercialización Innovación Organización humana Recursos Financieros Recursos Físicos Productividad Administración Instituto Superior Técnico de Estudios Económicos de Cuyo

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• •

Responsabilidad Social Requerimientos Gananciales

Los objetivos en estas áreas fundamentales nos permiten hacer cinco cosas: 1. Organizar y explicar la gama total de fenómenos de la empresa en un reducido número de enunciados generales.

2. Comprobar estos enunciados en la experiencia concreta.

3. Predecir el comportamiento 4. Apreciar la validez de las decisiones cuando aún se está adaptándolas.

5. Permitir que los gerentes de todos los niveles analicen su propia experiencia y por lo tanto mejoren su desempeño.

La Administración está convirtiéndose rápidamente en el recurso fundamental de los países En Desarrollo y en la necesidad básica de los países Desarrollados. La Administración y Los Gerentes están pasando de la condición de preocupación específica de la Organización a la de órganos peculiares de la sociedad desarrollada. La Administración tenderá cada vez más a preocuparse tanto de la expresión de creencias y valores básicos como la obtención de resultados mensurables. Tenderá paulatinamente a representar tanto la CALIDAD DE LA VIDA de una sociedad como su NIVEL DE VIDA. E. Funciones y Áreas Funcionales Las organizaciones se pueden definir desde un punto de vista operacional, como un conjunto de Áreas Funcionales que actúan en forma integrada con el objeto de lograr un resultado.

Llamamos Área Funcional a un grupo de actividades que tienen las mismas características operativas. En las empresas u organizaciones se distinguen las siguientes Áreas o funciones: 1. Áreas o Funciones Básicas: a. Funciones Fines: Son aquellas funciones que justifican la existencia de la organización.

1. Producción: Comprende las actividades que se realizan para la elaboración del producto o prestación del servicio, podemos identificar las siguientes funciones: • Investigación y desarrollo de productos • Ingeniería Industrial, planeamiento del uso del recurso humano, instalaciones, maquinarias y herramientas.

• Ingeniería de fábrica, determinación de las especificaciones sobre instalaciones, edificios, servicios y mantenimiento de los mismos.

• Planeamiento y control del proceso de producción, preparación y fiscalización del cumplimiento del calendario de producción y demás instrucciones adicionales necesarias para llevar a cabo las órdenes de producción.

• Compras, obtención de materias primas, materiales e insumos necesarios para las operaciones de la empresa.

• Fabricación, manufactura de los productos a vender cambiando las formas, composición y combinación de materiales.

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• •

Almacenes, guarda y despacho de los insumos utilizados para la fabricación del producto y de los productos terminados.

Control de producción, establece los límites aceptables de variación en los atributos cualitativos y cualitativos de la producción e informa sobre el estado en que se mantiene el producto dentro de esos límites.

2. Comercialización: Comprende las actividades dirigidas a colocar la producción en el mercado consumidor, podemos identificar las siguientes funciones: • Determinación del producto • Entender en las actividades de publicidad y promoción • Actividades de distribución del producto • Intervención en la determinación de precios y condiciones de venta.

• Dirección de las operaciones de venta • Definir las distribución física de los productos • Realizar las tareas de investigación en comercialización b. Funciones Medios: Comprende las áreas que apoyan la realización de las funciones fines.

1. Personal: Comprende las actividades de Obtención, Mantención y Utilización de los Recursos Humanos, para el logro de los objetivos de la Organización.

Estas actividades requieren realizar Análisis de cargos, Selección de personal, entrenamiento, remuneraciones, capacitación, relaciones con los sindicatos. Etc. 2. Finanzas: Comprende las actividades de obtención y aplicación de los fondos de la empresa: • Planificación de las necesidades de fondos y proyección del uso de los mismos.

• Negociación con el mercado financiero y acreedores.

• Conducción de las actividades relacionadas con el otorgamiento de créditos y cobranzas • Administrar coberturas de seguros • Atención de las obligaciones impositivas • Atender las actividades de tesorería.

3. Informática: Comprende la registración, almacenamiento, procesamiento y recuperación de información sobre las actividades y los recursos humanos y materiales de la Organización. Las actividades que comprende esta función son el Análisis de sistemas, Programación y Operación.

4. Relaciones Públicas: Comprende la elaboración y puesta en práctica del programa destinado a lograr la comprensión u aceptación del público. Para llevar adelante esta labor deben llevarse adelante Relaciones con la Comunidad, los socios, el personal, proveedores, clientes, el estado, otras empresas, otras organizaciones, el asesoramiento legal y la representación jurídica.

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2. Áreas o Funciones de Servicios Auxiliares: Tienen la misma naturaleza de apoyo que las funciones medios: a. Secretaría b. Mayordomía c. Maestranza d. Seguridad F. Ciencias de la Administración “La Administración podría ser concebida como una Ciencia que estudia a las empresas y las Organizaciones con fines descriptivos, para comprender su funcionamiento, su evolución, su crecimiento y su conducta” Como existen distintos tipos de organizaciones con problemáticas específicas, y como dentro de todas ellas y de los sistemas aparecen áreas, partes o subsistemas interdependientes pero con identidad propia que también son administrados, con funciones específicas y con técnicas y gestión de recursos propios, surgen las Ciencias Administrativas como disciplinas derivadas, pero complementarias, en una realidad y en un medio continuamente cambiantes, conformándose una red compleja, multifacética, multidireccional e integrada.

Sobre la base de este conocimiento, la Ciencia de la Administración genera hipótesis que permiten un nivel prescriptivo o normativo, íntimamente vinculado con la técnica de la Administración, que trata de conducir a los objetivos fijados, generando las aplicaciones de las distintas herramientas existentes para su consecución tal lo que se desarrolla en las empresas.

Las Ciencias de la Administración son herramientas que tienen un elevado potencial de aporte. Un Administrador necesita saber qué puede esperar de las Ciencias de la Administración y el modo de utilizarlas como herramientas administrativas. Necesita ante todo entender cuál es el propósito de la Ciencia de la Administración, y cuál es el trabajo que debería realizar. Luego, tienen que saber qué aportes pueden esperar de ellas.

A través de la Ciencia de la Administración se subrayan las técnicas más que los principios, la mecánica más que las decisiones, los instrumentos más que los resultados; y sobre todo, la eficiencia de la parte más que el desempeño del conjunto. Luego aparecen otras disciplinas que se ocupan de una parte de la realidad, para entenderla con el objeto de controlarla o transformarla.

La Organización basada en el conocimiento exige una clara autoridad de decisión. Impone pensar con claridad cuáles son los lugares propios de cada decisión. La Organización basada en el conocimiento es mucho más compleja que la simple Organización de “línea” a la cual sustituye. La Organización basada en el conocimiento también está destinada a afrontar riesgos más graves. Es una Organización que elabora decisiones.

La primera tarea de la Ciencia de la Administración, si quiere ser capaz de realizar aportes en lugar de deformar y desorientar, es por lo tanto definir la naturaleza específica de su contenido.

Para lograr productividad en las Ciencias de la Administración los científicos de la disciplina deben cumplir las siguientes exigencias y expectativas: 1. Comprobar los supuestos 2. Identificar las preguntas que corresponden formular 3. Formular alternativas más que soluciones 4. Centrar la atención en la comprensión más que en las fórmulas.

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Todas se basan en el supuesto de que las Ciencias de la Administración “no son métodos de cómputo, sino instrumentos de análisis”. Todas suponen que su propósito es contribuir al diagnóstico.

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II. ORGANIZACIÓN 1. Concepto “Una Organización es un sistema social y tecnológico creado por el hombre para alcanzar fines específicos” •

•

•

Social, en las Organizaciones se desempeñan seres humanos que trabajan en grupo y que se reaccionan socialmente dentro y fuera de la Organización.

Por su condición necesaria de ser abiertas al medio, influyen y son influidas por las fuerzas del ambiente. Además, las Organizaciones se desenvuelven en una determinada sociedad y en una época concreta, por locuaz son consecuencia de su tiempo y espacio.

Tecnológico, ya que para tomar decisiones y actuar se aplican conceptos originados en diversos campos del conocimiento: economía y finanzas, contabilidad, psicología, derecho, sociología, informática, telecomunicaciones, impuestos y administración. Además, en función del campo de actividades propio de la Organización se utilizan otras tecnologías específicas, como pueden ser en un laboratorio de medicamentos la farmacología y la medicina, o en una empresa automotriz la robótica, la electrónica y la física.

Sistema, dado que su funcionamiento requiere la articulación de variables tales como: 1. Grupos humanos, que actúan en diferentes áreas o sectores con diversas especializaciones.

2. Autoridad 3. Estructura: división del trabajo y coordinación de las relaciones entre actividades.

4. Proceso de Comunicación.

5. Sistemas de información 6. Negociación 7. Proceso decisorio 8. Interacción con el medio ambiente (proveedores, clientes, gobierno y competencia) 9. Utilización de tecnologías 10. Cultura organizacional 11. Funciones operativas, administración y finanzas, comercialización, producción y relaciones con el personal.

2. Función de las Organizaciones

Conducir una organización tiene requerimientos psicológicos y sociales, dado que conviven diferentes racionalidades o razones: económicas, de poder, familiares, de prestigio, de status, etc.

El funcionamiento de una Organización demanda de coordinación de tareas y de aplicación de técnicas diversas en función de las diferentes especializaciones de cada área o sector.

En la vida real de las Organizaciones es necesario un complemento entre una adecuada formación teórica, la experiencia personal y el respeto por la realidad.

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Todas las Organizaciones tienen que satisfacer dos funciones: a. Función Social, satisfacer necesidades, hacer que las actividades funcionen, que sean útiles y que satisfagan expectativas para alguien. b. Función Económica, satisfacer la función social con el mejor uso de recursos posibles Como nuestra sociedad está convirtiéndose rápidamente en una Sociedad de Organizaciones, todas las instituciones, incluidas las empresas, serán responsables de la calidad de la vida y tendrán que convertir la realización de los valores sociales, las creencias y los propósitos básicos en objetivo principal de sus actividades normales permanentes más que en una responsabilidad social restrictiva o ajena a sus funciones corrientes principales. Las instituciones tendrán que aprender a lograr que la calidad de la vida sea compatible con sus tareas principales.

El Enfoque Clásico centraba la atención de la organización en las áreas, a través de las funciones que determinan la dinámica organizacional en el logro efectivo de los objetivos individuales y departamentales. La Teoría Administrativa recogía inquietudes alrededor de los grados deseables de centralización y descentralización, al igual que frente a los proceso de comunicación y flujos de información.

En el Enfoque Moderno, la comunicación tiene que ver con la construcción de significados comunes tendientes a lograr la difusión y apropiación de los conocimientos y datos necesarios para ejecutar las acciones cotidianas, lo cual posibilita el cumplimiento de las metas de la organización. La coordinación está relacionada con la conducción de los procesos organizacionales; y está centrada en el estilo gerencial que oriente la interacción entre los jefes-líderes y los miembros de los grupos naturales y las áreas.

Las decisiones que afectan a toda la Organización y su capacidad de realización se adoptan en todos sus niveles e incluso en algunas bastante inferiores. Las decisiones que implican riesgos están en la realidad de la empresa moderna forjada cotidianamente por una multitud de personas de jerarquía subordinada y muy a menudo por personas que carecen de títulos o posiciones gerenciales de tipo tradicional.

3. Análisis Organizacional Enfoca las relaciones entre los distintos elementos de las organizaciones, los distintos propósitos de los individuos, las distintas tecnologías que coexisten y los distintos roles y procesos. Para aproximarse a una caracterización dinámica se pueden definir las organizaciones a partir de la conceptualización de los siguientes elementos: a. Identidad, las Organizaciones poseen una identidad invariante que les permite ser distinguidas como singulares y diferentes de otras similares, ésta se referencia en la estructura, es decir en el conjunto de recursos, en las personas y sus relaciones y en los procesos que se definen. La identidad está integrada por: 1. Identidad-esquema común, igual a todas las organizaciones similares.

2. Identidad-construcción, producto social resultado de la historia acumulada del quehacer diario. La identidad es percibida de manera distinta por los miembros de la Organización y por los observadores. b. Autonomía, todas las Organizaciones están integradas directa o indirectamente a otras de mayor jerarquía lo cual en alguna medida restringe los grados de libertad que poseen para su operación. “La autonomía Organizacional es la capacidad que presentan estas formaciones sociales de gobernarse, Administración Instituto Superior Técnico de Estudios Económicos de Cuyo

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reorganizarse y sobrevivir en condiciones diferentes a las de su origen. Con este atributo se trata de caracterizar la variedad de mecanismos internos que tiene la Organización para transformar las perturbaciones extremas a partir de sus procesos internos. c. Relaciones Dialógicas, explican las configuraciones estructurales en términos de coexistencias simultáneas de conceptos no complementarios tales como el orden-desorden; eventos que ocurren para absorber las fluctuaciones y permitir el funcionamiento, la autoorganización o capacidad de neutralización de los estímulos internos o externos.

4. Tipos de Organizaciones Se pueden clasificar a las organizaciones según su propósito en: a. Organizaciones Sin Fines de Lucro, son las organizaciones no comerciales u organizaciones civiles, son operadas por voluntarios a cargo de las tareas profesionales, directivas y administrativas. Centran su esfuerzo en la Misión que deben cumplir y que determina las estrategias a seguir en vista de que se es parte del medio donde se desarrollan y crecen, para determinar los resultados de su gestión. Como ejemplificación de este tipo de organizaciones se pueden mencionar a las Cooperadoras escolares, Uniones Vecinales, Clubes, Fundaciones, etc. b. Organizaciones Con Fines de Lucro, su objetivo es lograr una rentabilidad o ganancia, de manera permanente persiguiendo además metas de supervivencia y crecimiento. A estas organizaciones se les denomina EMPRESA. Las Empresas pueden clasificarse asumiendo diferentes criterios: 1. Desde el punto de vista Jurídico a) Sociedades no constituidas regularmente o Sociedades de Hecho b) Sociedades Colectivas c) Sociedad en Comandita Simple d) Sociedad de Capital e Industria e) Sociedades de Responsabilidad Limitada (SRL) f) Sociedades Anónimas (S.A.) g) Sociedades Cooperativas h) Sociedad accidental o en participación 2. Desde el punto de vista del Propietario (Patrimonio) a) Empresa Privada b) Empresa Pública c) Empresa Mixta 3. Desde el punto de vista de la Naturaleza de su Gestión a) Empresa Comercial b) Empresa Industrial c) Empresa de Servicios 4. Desde el punto de vista de su dimensión a) Microempresa b) Pequeña Empresa c) Mediana Empresa d) Gran Empresa

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III. EL ADMINISTRADOR 1. Características a. Es el centro neurálgico de la Unidad de la Organización que se encuentra a su cargo, para satisfacer esa función es necesario que desempeñe diversos roles o formas organizadas de conducta que dependen de la posición que ocupa en la Organización y del área en la cual se desempeña.

La eficacia y la eficiencia dependen en alto grado de la comprensión del rol que debe desempeñar en la Organización. b. Responsabilidad por la máxima contribución con los objetivos, la administración no está en condiciones de adoptar decisiones racionales y responsables a menos que selecciones, desarrolle y pruebe a los hombres que deben aplicarlas y obtener resultados, es decir, los gerentes del mañana. Parecería apropiado destacar que el primer criterio de la identificación de las personas de una Organización que asume responsabilidad administrativa no es el mando sobre los individuos, es la responsabilidad por la contribución. La función más que el poder debe ser el criterio distintivo y el concepto organizador. Como el Administrador es un individuo que asume la responsabilidad de los resultados finales de la empresa, y contribuye a los mismos, el cargo debe implicar siempre un desafío máximo, resumir en sí mismo la responsabilidad máxima y realizar la máxima contribución. c. El Administrador debe ser dirigido y controlado por los objetivos del desempeño más que por su propio jefe, el cargo de un administrador debe basarse en una tarea cuya realización es indispensable para alcanzar los objetivos de la empresa. Debe ser siempre una tarea real, que realice una contribución visible, y si es posible mensurable al éxito de la empresa.

Debe implicar el alcance y la autoridad más amplios, y no los mas estrechos. d. El cargo debe tener su propia autoridad y su propia responsabilidad, pues los administradores deben administrar. Las actividades que deben ejecutarse y los aportes que es necesario realizar para alcanzar los objetivos de la empresa deben determinar siempre cuáles son los cargos gerenciales necesarios. e. Es el responsable de la coordinación de las actividades de su sector, para lo cual organiza el trabajo propio y el de los individuos bajo su dependencia, establece adecuada comunicación, asigna recursos, resuelve conflictos, efectúa negociaciones, motiva al personal, toma e implementa decisiones y evalúa las acciones realizadas por el grupo a su cargo, en un escenario dinámico y complejo. f. Tiene que integrar su trabajo con el de otros miembros de la organización, el trabajo del administrador o gerente es vital para que las organizaciones cumplan su cometido. Puede definirse el trabajo de un Gerente como el planeamiento, la organización, la integración y la medición. Necesita integrar su labor con el trabajo de la unidad de la que forma parte.

Necesita integrarse “colateralmente”, es decir, con las personad de otras áreas y funciones que utilizarán el trabajo que él realiza. El Gerente también tiene que integrarse en “sentido descendente”, es decir, con trabajo de las personas subordinadas a él. g. Debe crear un “Conjunto Autentico” que es mayor que las partes, una entidad productiva que rinde más que la suma de los recursos incorporados a ella. Esta tarea requiere que el Administrador confiera efectividad a los elementos reales existentes en sus recursos, sobre todo en los recursos humanos y que neutralice sus elementos defectuosos o Administración Instituto Superior Técnico de Estudios Económicos de Cuyo

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débiles. Es el único modo de crear un conjunto auténtico. La tarea requiere también que el Administrador equilibre y armonice las funciones principales de la empresa. La tarea de crear un conjunto auténtico también requiere que en cada uno de sus actos el Administrador considere simultáneamente el desempeño y los resultados de la empresa como un todo, así como las distintas actividades necesarias para realizar un desempeño sincronizado. h. Es tarea del Administrador Armonizar, en todas las decisiones y todos los actos, los requerimientos del futuro inmediato y el futuro de largo plazo.

No pude sacrificar ninguno de ellos sin amenazar a la propia empresa.

Todo lo que el Gerente hace debe ser eficaz en lo inmediato así como en relación con los objetivos y principios básicos de largo plazo. Y donde no puede armonizar las dos dimensiones temporales, por lo menos tiene que equilibrarlas. Debe calcular el sacrificio que impone al futuro general de la empresa para proteger sus intereses inmediatos, o el sacrificio que realiza hoy en beneficio del futuro. Debe limitar todo lo posible el daño que inflige. Vive y actúa en dos dimensiones temporales, y es responsable del desempeño de toda la empresa y del papel que él mismo representa. i. Debe tener “Capacidad de Gestión para transformar objetivos en resultados concretos, articulando oportunidades con fortalezas y superando debilidades enfrentadas con amenazas. j. Tener condiciones personales, estas le permitirán lograr eficacia, eficiencia y productividad. También le permitirá evitar que se despilfarren los talentos y recursos, y que se desaprovechen oportunidades. El Administrador se constituye en impulso o freno para el crecimiento económico o el desarrollo social. Para ello, un buen Administrador tiene que determinar prioritariamente ante qué tipo de Organización se encuentra y en qué contexto actúa la misma.

2. Roles de la Administración A fines de la década de 1960 Henry Mintzberg realizó un estudio detallado de las actividades de cinco gerentes del nivel más alto. Lo que él descubrió puso en duda varios conceptos aceptados desde mucho tiempo atrás acerca del trabajo del gerente. Por ejemplo, en contraste con las opiniones predominantes en esa época, según las cuales los gerentes eran pensadores reflexivos que procesaban información cuidadosa y sistemáticamente antes de tomar decisiones, descubrió que sus gerentes se dedicaban a un gran número de actividades muy variadas, que no mostraban pautas definidas y eran de corta duración. Los gerentes disponían de poco tiempo para ejercitar el pensamiento reflexivo porque estaban sometidos a constantes interrupciones. La mitad de las actividades de esos gerentes duraban menos de nueve minutos cada una. Además de esos conocimientos sobre la actividad de los gerentes, Mintzberg propuso un esquema de categorización para definir el quehacer de los gerentes, basándose en gerentes reales en plena acción. Según este trabajo los gerentes desempeñan 10 roles diferentes, roles que están muy relacionados entre sí.

La expresión Roles de la Administración se refiere a ciertas categorías específicas del comportamiento de los gerentes. (Piense en los distintos roles que usted desempeña, los diferentes comportamientos que otros esperan de usted y los distintos trabajos que debe usted realizar en esos roles: como estudiante, hermano, empleado, voluntario y así sucesivamente.)

“Categorías específicas del Comportamiento Administrativo”.

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Los Roles Administrativos de Mintzberg Rol 1.

2.

3.

Descripción

Interpersonal

a.

Figura destacada

b.

Líder

c.

Enlace

De Información a.

Monitor

b.

Divulgador

c.

Portavoz

De Decisión a.

Empresario

b.

Controlador de perturbaciones

c.

Asignador de Recursos

d.

Negociador

Todos los gerentes deben realizar tareas que incluyen a personas (subordinados e individuos fuera de la organización) y también otros deberes que son de carácter ceremonial y simbólico Jefe simbólico; está obligado a realizar varios deberes de rutina de carácter jurídico o social Responsable de la motivación y activación de sus subordinados.

Responsables de la formación del personal, capacitación y deberes conexos.

Mantiene una red de contactos e informadores externos, desarrollada por sí mismo, que le proveen favores e información.

Recibir, recabar y divulgar información Busca y recibe información especial muy variada (en su mayoría, de actualidad) para adquirir una comprensión profunda de la organización y el ambiente; se perfila como el centro nervioso de información interna y externa sobre la organización.

Transmite a los miembros de la organización información recibida de fuera de la misma o de subordinados; parte de la información es factual y otra parte implica la interpretación e integración de diversas posiciones de valor de factores de influencia organizacional Transmite información hacia el exterior de la organización sobre los planes de ésta, las políticas, las acciones, los resultados, etc. Hace las veces de experto en industria; a la que pertenece la organización.

Este rol gira en torno de la selección de opciones Busca oportunidades en la organización y su ambiente, e inicia “proyectos de mejoramiento” para introducir cambios; supervisa el diseño de ciertos proyectos.

Responsable de aplicar medidas correctivas cuando la organización enfrenta perturbaciones importantes e inesperadas.

Responsable de la asignación de recursos organizacionales de todo tipo: en efecto, se ocupa de tomar o aprobar todas las decisiones importantes de la organización.

Responsable de representar a la organización en negociaciones importantes.

Ejemplo de actividades identificables

Saludar a los visitantes. Firmar documentos legales Realizar prácticamente todas las actividades que involucran a subordinados.

Responder correspondencia.Realizar trabajo externo. Desarrollar otras actividades en las que intervienen personas ajenas a la organización.

Lectura de publicaciones periódicas e informes; mantener contactos personales.

Realizar reuniones informativas; hacer llamadas telefónicas para transmitir información.

Realizar reuniones del consejo directivo; proveer información a los medios de comunicación.

Organizar sesiones de estrategia y revisión para el desarrollo de nuevos programas.

Organizar sesiones de estrategia y revisión en relación con perturbaciones y crisis Elaborar programas; solicitar autorización; realizar cualquier actividad en la cual intervengan actividades de elaboración de presupuestos y la programación del trabajo de los subordinados.

Participar en negociaciones contractuales con sindicatos.

Conclusión: En un buen número de estudios de seguimiento, se ha puesto a prueba la validez de las categorías de roles de Mintzberg, en diferentes tipos de organizaciones. La evidencia confirma, en general, la idea de que los gerentes desempeñan roles similares, independientemente del tipo de organización o el nivel que ocupen dentro de ella. Sin embargo, la importancia que los gerentes dan a los diversos roles parece cambiar según su nivel en la organización.

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¿Estos 10 roles, derivados de observaciones reales del trabajo administrativo, invalidan las funciones más tradicionales de planificación, organización, dirección y Control? ¡ Definitivamente no!

1. El Enfoque Funcional sigue siendo la forma más útil de expresar de manera conceptual el trabajo del gerente. Las Funciones clásicas nos proporcionan métodos claros y definidos para clasificar los millares de actividades que realizan los gerentes y las técnicas que ellos aplican, en términos de las funciones que realizan par el logro de las metas.

2. Aunque los Roles de Mintzberg ofrecen un esquema de clasificación más complejo y detallado acerca del quehacer de los gerentes, esos roles pueden reconciliarse en buena medida con las cuatro funciones. Ej. Los tres roles interpersonales son partes componentes de la función de Dirección.

3. Todos los gerentes hacen algún trabajo que no es puramente administrativo.

El hecho de que los ejecutivos de Mintzberg dediquen tiempo a relaciones públicas o a la recolección de fondos atestigua la precisión de los métodos de observación, pero demuestra que no todo lo que hace un gerente es necesariamente parte esencial del trabajo gerencial.

Estos comentarios tampoco invalidan las categorías de roles de Mintzberg, su aporte ofreció una nueva perspectiva en torno de las labores de los gerentes. La atención que ha recibido su trabajo demuestra la importancia que se concede a la definición de los roles administrativos y su vigencia para investigación.

3. Habilidades Administrativas Como puede usted apreciar en la discusión anterior, el trabajo de un gerente es variado y complejo. Los gerentes necesitan ciertas habilidades para realizar los deberes y actividades asociados al hecho de ser gerentes; en otras palabras, para llevar a cabo lo que hace un gerente. ¿Qué tipos de habilidades necesita un gerente a fin de “ejercer” la administración?. En investigaciones realizadas a principios de la década de 1970, Robert Katz descubrió que los gerentes necesitan tres tipos esenciales de habilidades o capacidades: Conceptuales-HumanasTécnicas. La Figura 3.A muestra la importancia relativa de las diferentes habilidades en los tres niveles administrativos: Alto, medio y bajo FIGURA 3.A Habilidades necesarias en diferentes Niveles administrativos

Niveles Jerárquicos

Habilidades Administrativas

Concepto Y Diseño

Alto Nivel

Nivel intermedio de administración

Supervisores de primera línea Técnicas

Humanas

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a. Habilidades Técnicas, los gerentes de primera línea, igual que muchos gerentes de nivel medio, participan intensamente en los aspectos técnicos de las operaciones de la organización. Entre las habilidades técnicas figuran el conocimiento y el dominio de una determinada especialidad, como ingeniería, computación, finanzas o manufacturas. Por ejemplo, un gerente de cuentas por pagar debe dominar las reglas y los formularios estándar de contabilidad, para ser capaz de resolver los problemas y responder las preguntas que sus empleados de cuentas por pagar le pudieran hacer. Katz estimó que las habilidades técnicas se vuelven menos importantes a medida que el gerente avanza a niveles más altos de la administración, pero hasta los más altos gerentes necesitan cierto dominio de la especialidad de la organización. b. Habilidades Humanas, la capacidad de trabajar bien con otras personas, tanto en forma individual como en grupo, es una habilidad humana. Puesto que los gerentes tratan directamente con personas, esta habilidad es vital. De hecho, Katz afirmó que las habilidades humanas conservan la misma importancia en los niveles más altos de la administración o en los más bajos. Los gerentes que tienen buenas habilidades humanas logran extraer lo mejor de sus colaboradores.

Saben comunicarse, motivar, dirigir e inspirar entusiasmo y confianza. c. Habilidades Conceptuales, los gerentes también requieren de habilidad para pensar y conceptualizar sobre situaciones abstractas.

Es necesario que sean capaces de contemplar la organización como un todo y las relaciones entre sus diversas subunidades, y también de visualizar cómo encaja la organización en su ambiente más general.

Estas habilidades son esenciales para la toma de decisiones eficaces y porque todos los gerentes están involucrados en la toma de decisiones.

Los gerentes de todos los niveles necesitan habilidades conceptuales, pero Katz explicó que esas habilidades se vuelven más importantes a medida que se asciende a las posiciones administrativas altas.

El estudio de Katz sirvió para poner de relieve la importancia de las habilidades administrativas, para definir lo que hacen los gerentes; otros estudios más recientes han ampliado nuestra visión de esas habilidades, examinando las que se requieren para ser un gerente eficaz, algunas de las habilidades identificadas en estos estudios se pueden apreciar en la siguiente figura:

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Figura 3.B Habilidades seleccionadas de Los gerentes eficaces

Establecimiento de Metas Administración de Conflictos

Resolución De Problemas

Gerentes Eficaces

Trabajar bien En grupos

Administración Del Tiempo

Habilidades interpersonales

Comunicación Verbal

Como puede apreciarse en la figura anterior la mayoría de estas habilidades son más específicas y descriptivas que las amplias categorías de Katz. Además, los empleadores siguen resaltando la importancia de las habilidades cuando examinan a graduados universitarios para contratarlos. A continuación podemos ver un gráfico basado en encuestas recientes respecto a cuales son las habilidades que los empleadores juzgan importantes para evaluar los candidatos para un empleo: Figura 3.C Clasificaciones de Habilidades de candidatos a un empleo según los empleadores Clasificaciones de Habilidades de candidatos a un empleo según los empleadores 5 4,5 Escala de 5 puntos: Máximo

4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5

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En el exigente y dinámico centro de trabajo de hoy, los empleados que se vuelven inapreciables para una organización deben estar dispuestos a mejorar constantemente sus habilidades y a aprender tareas adicionales fuera de su área de trabajo específica. Y es indudable que las habilidades seguirán siendo un criterio fundamental para describir las actividades que realiza un gerente.

A continuación se puede apreciar cuales son las 23 habilidades administrativas que reflejan una amplia muestra transversal de las actividades administrativas que, son elementos importantes de las cuatro funciones administrativas. Obsérvese que muchas de las habilidades resultan importantes para más de una función.

Figura 3.C Matriz de habilidades administrativas y Funciones administrativas HABILIDAD Planificación

FUNCION Organización

Dirección

Adquisición de poder Escuchar en forma activa Evaluación de diferencias transculturales Elaboración de presupuestos Selección de un tipo de liderazgo eficaz Guía Creación de equipos eficaces Facultar (empowerment) Diseño de empleos motivadores Desarrollo de la confianza Elaboración de gráficas de control Disciplina Entrevistas Administración de la resistencia al cambio Administración del tiempo Función de mentor Negociación Provisión de retroalimentación Interpretación de la cultura de la organización Reducción del estrés Exploración del ambiente Establecimiento de metas Resolución creativa de problemas

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Control

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4. El Administrador desde la perspectiva de Sistema Otra forma de examinar el trabajo de un administrador consiste en hacerlo desde la perspectiva de la administración de sistemas.

Sistema: Es un conjunto de partes interrelacionadas e interdependientes, dispuestas de modo que producen un todo unificado. Según esta definición, las sociedades son sistemas, lo mismo que los automóviles, los animales y el cuerpo humano.

Sistemas cerrados y abiertos: Los cerrados no reciben la influencia de su ambiente ni interactúan con él. En cambio los abiertos reconoce la interacción dinámica del sistema con su ambiente. Cuando hablamos de sistemas de organizaciones nos referimos a sistemas abiertos; es decir, aceptamos que una organización interactúa constantemente con su ambiente.

La Organización desde una perspectiva de sistemas abiertos, los insumos son materias primas, recursos humanos, capital, tecnología e información. El proceso de transformación convierte esos insumos en productos o servicios terminados, por medio de las actividades de trabajo de los empleados, las actividades de la gerencia, la tecnología y los métodos de operación de la organización. El resultado final de la transformación son: tanto productos como servicios, resultados financieros (ganancias, equilibrio o pérdida), información y resultados humanos, como los niveles de satisfacción en el trabajo y la productividad de los empleados. Además, el éxito final del sistema depende de sus interaccione eficaces con su ambiente: los grupos o instituciones de los cuales depende. Éstos pueden ser proveedores, sindicatos, instituciones financieras, sectores gubernamentales y clientes. En el caso de una organización de negocios, la venta de productos y servicios genera ingresos que es posible usar para pagar salarios e impuestos, comprar más insumos, saldar préstamos y generar ganancias para los dueños Si los ingresos no son suficientes para satisfacer diversas demandas del ambiente, la organización se contrae o muere.

Figura 4A La Organización como Un sistema abierto

Ambiente

Sistema INSUMOS Materias Primas Recursos Humanos Capital Tecnología Información

Transformación Actividades de trabajo de los empleados Actividades de administración Tecnología y métodos de operación

Productos Productos y servicios Resultados Financieros Información Resultados humanos

Sistema

Ambiente

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Si analizamos la labor del administrador desde las perspectiva de sistemas, las organizaciones están formadas de “factores” interdependientes, como individuos, grupos, actitudes, motivos, estructura formal, interacciones, metas, categoría social y autoridad”. Así pues, el trabajo de un gerente consiste en asegurarse de que todas las partes interdependientes de la organización funcionen en conjunto para que ésta pueda alcanzar sus metas; es decir, el trabajo del administrador en un “Sistema” Organizacional consiste en coordinar el integrar todas las actividades de trabajo de las distintas partes de la organización.

Si se trata de un administrador de primera línea, la parte del sistema organizacional en la que él o ella coordina e integra las actividades de trabajo es típicamente muy estrecha y se limita a una o muy pocas áreas de la organización. Por el contrario si se trata de un administrador de alto nivel, la parte del sistema organizacional que está bajo su responsabilidad es más amplia y completa, por lo cual abarca numerosas áreas de la organización. Si se trata de un administrador de nivel medio, él sería responsable de coordinar e integrar las actividades de trabajo en porciones del sistema organizacional que fluctúan entre amplias y estrechas.

Interdependencia de sistemas: Las decisiones y acciones realizadas en un área de la organización afectan a las demás y viceversa. Por ejemplo, no importa cuán eficiente sea el departamento de producción de una organización determinada; si su departamento de marketing no acierta a prever los cambios que habrá en el gusto del consumidor y no trabaja con el departamento de desarrollo de productos para crear los artículos que el consumidor desea, el rendimiento general de la organización resultará perjudicado. El enfoque de sistemas reconoce la interdependencia y la necesidad de coordinar las diversas actividades de la organización.

Dependencia de factores ambientales externos de los sistemas abiertos: Las organizaciones no son autosuficientes, dependen de su ambiente para la provisión de insumos esenciales y para hallar fuentes de consumo que absorban sus productos. Ninguna organización podrá sobrevivir mucho tiempo si pasa por alto los reglamentos del gobierno, las relaciones con sus proveedores, o los diversos grupos externos de los cuales depende. Una parte importante del trabajo del administrador consiste en reconocer y entender el efecto que producen los diferentes factores externos.

El trabajo del administrador implica coordinar e integrar diversas actividades de trabajo, de modo que el sistema de partes interrelacionadas e interdependientes (la organización) alcance sus metas. Aun cuando la perspectiva de sistemas no provee descripciones específicas de lo que hacen los gerentes, nos proporciona un panorama más general y amplio que otras perspectivas.

5. El Administrador desde la perspectiva de Contingencia La administración, como la vida misma, no se basa en principios simplistas.

Por ejemplo las compañías de seguros saben que no todos los individuos tienen las mismas probabilidades de participar en un accidente automovilístico. Factores como edad, sexo al que pertenece la persona, historial como conductor, y el número de kilómetros que conduce al año, son contingencias que influyen en las tasas de accidentes. En forma similar, no se pude decir que los estudiantes siempre aprendan más en los grupos pequeños que en los grandes. La investigación nos indica que los factores de contingencias, como el contenido del curso y el estilo de enseñanza del profesor, influyen en las relaciones entre el tamaño de la clase y la eficacia del aprendizaje.

La perspectiva de contingencias (Enfoque situacional) de la administración subraya y pone de relieve el hecho de que las organizaciones Administración Instituto Superior Técnico de Estudios Económicos de Cuyo

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son diferentes, enfrentan circunstancias distintas (contingencias) y, consecuentemente, requieren distintas formas de administración, es decir, decisiones y acciones administrativas diferentes. Por lo tanto, cuando describimos desde esta perspectiva lo que hacen los administradores, estamos reconociendo que éstos deben “interpretar” y tratar de entender las contingencias de la situación que enfrentan, antes de decidir cuál es la mejor forma de coordinar e integrar las actividades de trabajo.

Un enfoque de contingencias para describir lo que hacen los administradores es intuitivamente lógico. En virtud de que las organizaciones, e incluso las distintas unidades de la misma organización, son diferentes( en sus dimensiones, objetivos, trabajo que realizan y otras cosas por el estilo), sería muy raro encontrar principios de aplicación universal( reglas) que resultaran aplicables en todas las situaciones. Por ejemplo administrar a los ingenieros de diseño de sofware de Microsolf sería muy diferntes de administrar a los empleados de ventas de wall mark e incluso al personal de marketing de la propia Microsoft. Y, por supuesto, una cosa es decir “todo depende” y otro muy distinta especificar de qué depende. Los investigadores de la administración se han esforzado por identificar esas variables del “qué”.

Existen muchas variables a considerar pero podemos identificar las más populares: a. Tamaño de la Organización: El número de personas que forman una organización es una de las influencias importantes sobre lo que hacen los gerentes. A medida que aumenta el tamaño, lo mismosucede con los problemas de coordinación. b. Tecnología rutinaria para las tareas: Las tecnologías de rutina requieren estructuras de organización, estilos de liderazgo y sistemas de control diferentes de los que se requieren con tecnologías personalizadas o no rutinarias. c. Incertidumbre ambiental: El grado de incertidumbre provocado por los cambios políticos, tecnológicos, socioculturales y económicos influye en el proceso de administración. Lo que produce mejores resultados en un ambiente estable y previsible puede ser totalmente inadecuado en un ambiente imprevisible y en rápido cambio. d. Diferencias individuales: Los individuos son diferentes en lo que se refiere a su deseo de crecimiento, autonomía, tolerancia a la ambigüedad y expectativas. Estas y otras diferencias individuales son particularmente importantes cuando los administradores seleccionan técnicas de motivación, estilos de liderazgo y diseños de puestos de trabajo.

6. Múltiples perspectivas de el trabajo de El Administrador En la actualidad ha cambiado la manera en que los Administradores hacen su trabajo, dentro de los aspectos que hoy impactan sobre el trabajo del administrador podemos señalar el servicio al cliente y la innovación, la globalización, la ética, la diversidad de los trabajadores, el espíritu empresarial, el comercio electrónico, la administración del conocimiento, el aprendizaje organizacional y la calidad total.

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