Cómo realizar presentaciones efectivas by nancy morales

Material: Cómo realizar Presentaciones Efectivas Seminario 29 de Octubre de 2011

Este documento presenta las ideas claves desarrolladas durante el seminario presentado desarrollado en Interencuetro.

Por Lic. Francisco Lehmann*

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INTRODUCCIÓN Antes que nada, te agradezco el haber estado presente durante nuestro seminario sobre Presentaciones Efectivas y haber colaborado en el desarrollo del mismo. Quiero destacar que estoy disponible para todas las consultas sobre el tema en los datos de contacto que se indican al final de este documento, y será un gusto contar con vuestro feedback. Realizar una presentación siempre es un desafío. Desde una simple reunión a un seminario o conferencia para cientos de personas, implica poder transmitir un contenido determinado, de forma efectiva, es decir poder influir en la audiencia de alguna forma de acuerdo a los objetivos planteados. Recordemos a Mark Twain que clasificaba a los presentadores en dos categorías: 1. Aquellos que se ponene nerviosos ante esta situación… 2. Y aquellos que no lo dicen Sepamos que siempre significa una situación estresante, por lo tanto debemos estar debidamente preparados para ello. Hoy contamos con una gran cantidad de herramientas y recursos tecnológicos que nos permiten potenciar nuestra presentación. Desde un Powerpoint animado, pasando por pantallas interactivas, dispositivos de consulta, hasta la posibilidad de brindar cursos, talleres y seminarios de forma totalmente virtual. Evidentemente la utilidad de estos nuevos medios es muy práctica y concreta, pero como primera sugerencia, imaginar que estos recursosnos convertirán en los mejores presentadores, es como querer convertirse en Borges por contar con la última versión de Microsoft Word (aún Bill Gatesno ha logrado eso!). Debemos entonces aprender y conocer cómo utilizar estos nuevos medios en el mix de nuestra comunicación. Pero ¿cómo puedo lograr una comunicación efectiva orientada en mi objetivo en una realidad donde todo es visual, la gente suele estar acostumbrada a realizar muchas tareas en simultáneo, y los tiempos escasos? Los cuatro ejes que recorrimos al respecto en el seminario fueron los siguientes: 1) Analizar, conocer y planificar adaptándonos al medio 2) Diseñar para capturar y mantener la atención 3) Desarrollar actividades que aporten valor 4) Presentar de manera “conversacional” ©2011 MAKMEDIA SRL – HTTP://WWW.MAKMEDIAWEB.COM

Veamos las claves de acción y puntos fundamentales que recorrimos en cada eje.

1) Analizar, conocer y planificar adaptándonos al medio Debemos planificar nuestra presentación, antes de ir de lleno al armado de los “slides” que harán de soporte de la misma. Debemos evaluar qué tipo de presentación haremos: para motivar, para informar o influenciar, o el mix pretendido. Mi recomendación es desde el inicio, planificar (no olvidar la regla de las tres P) la presentación desde los objetivos esperados, y no desde la tecnología. Es un error muy común y habitual comenzar desde las posibilidades tecnológicas del medio, lo que nos distrae de nuestros objetivos concretos. Durante la planificación recorramos los tres ejes de toda presentación: 1) Motivo: “qué hay aquí para mi”. La audiencia invertirá tiempo para acceder a algo que le interesa y le proporcionará algún beneficio. ¿Cuál es en nuestro caso? 2) Movimiento: debemos ser capaces de generar atracción durante cada parte de la presentación, ayudando a la audiencia a recorrer el contenido para llegar al “motivo”. 3) Interactividad: ¿de qué forma vamos a ayudar a la audiencia a retener los contenidos? Tu público se pregunta: ¿De qué forma me va a ayudar a recordar todo esto? Finalmente, no olvidar que toda presentación es como contar una historia, un cuento, donde existen tres etapas: apertura, contenido y cierre. Tengamos en claro el inicio y fin de cada etapa, para no desviar la atención.

2) Diseñar para capturar y mantener la atención Recordemos que vivimos en una era de constante multitarea y actividades múltiples, y que los entornos actuales no ayudarán a que nuestra audiencia esté 100% concentrada en nuestra presentación. Sepamos que esto es normal, y más aún cuando la edad disminuye. Sugerencia: Cuando participen en la próxima conferencia o curso que tengan oportunidad, analicen la audiencia, y verán el uso intensivo de dispositivos móviles y mentes en estado de “estoy aquí pero en otro lugar”. Es exclusiva responsabilidad del presentador dirigir la atención y conducir la misma, de acuerdo a los intervalos planificados, hacia donde uno desea (recordemos el video del detective). Ayudará a mantener la atención: a) Generar situaciones de impacto

b) Mantener el movimiento: diseñemos nuestra presentación de forma tal que al audiencia deba permanecer atenta a la misma para capturar la esencia y no le sea lo mismo solo “escuchar” nuestra voz. Debemos ser capaces de manejar el movimiento, el timing (el presentador debe ser quien dirige la presentación, y no los slides), y preferentemente presentar una idea por slide. c) Generar slides visuales: la presentación visual juega un rol aún más crucial que en la realidad de hoy. Debe ser un foco de atracción constante. Recordemos usar imágenes que representen nuestras ideas, que ayudarán a transmitir de forma mucho más efectiva que las palabras nuestro mensaje. Las imágenes no son solo fotografías, sino también símbolos, letras, palabras y números expresados de una manera visual.

4) Desarrollar actividades e interacción que aporte valor Recordemos que debemos ayudar a nuestra audiencia a retener los contenidos presentados, y en la educación e información a adultos, la mejor forma es a través de actividades que los ayuden “a hacer”. No utilicemos las opciones por utilizarlas, no hay una regla de “x encuestas” por hora, sino que deben ser funcionales a los objetivos. No temamos las preguntas, son una valiosa herramienta de interactividad y de agragado de valor a la presentación. Recordemos: una audiencia que interactúa será más propensa a la retención.

5) Presentar de forma “conversacional” Debemos prepararnos para presentar de forma conversacional. Esto es en vez de hablar A la audiencia, lograr hablar CON la audiencia. Para lograr esto, debemos poder sentir, ver y escuchar a nuestro público. Pero ¿cómo hacerlo si no los veo, por ejemplo en una presentación virtual?¿O la audiencia es muy numerosa? Aprendamos a dirigir con instrumentos, así como los pilotos de un avión. Esto es, debemos conocer qué elementos nos proveen datos en tiempo real sobre la audiencia, su estado e interés. Seguramente a medida que vayamos adquiriendo mayor experiencia, esto se transformará en algo natural.

PALABRAS FINALES

Las presentaciones siempre son un desafío, que requieren preparación, práctica y planificación. Obviamente nos quitan de la zona de comportamiento natural, pero podemos trabajar y experimentar de forma tal que se transformen para nosotros en una forma normal de comunicarnos. Te invito a introducirte en este mundo y marcar la diferencia.

Acerca de Francisco Lehmann Es especialista en formación on line, con más de 15 años de experiencia en e-learning y capacitación a través de medios interactivos. Ha realizado una gran cantidad de seminarios on line sobre la especialidad, para cientos de asistentes, y es speaker en diversos eventos de la temática para Latinoamérica. Francisco a co-fundado empresas líderes como SIGonline.com, la primera empresa on line Latinoamérica dedicada a ordenar y calificar las distintas propuestas de formación gerencial y acercar soluciones integrales en capacitación a la comunidad empresarial de la región, LOGYS, dedicada 100% a soluciones de e-Business, y es actualmente, hace más de 6 años, CEO de Makmedia, compañía especializada en el asesoramiento e implementación de formación mediante e-Seminars y eventos virtuales. Además ha sido ejecutivo en Sideco Americana, Autopistas del Sol, Matlack Inc, y AXG Tecnonexo. Para contactarse con Francisco: francisco@eldesafiovirtual.com Twitter: @franlehmann http://www.eldesafiovirtual.com

Acerca de Makmedia Makmedia es especialista en el diseño, preparación, marketing y producción de e-Seminars, y eventos virtuales. Lleva más de 10 años de experiencia en la generación de soluciones interactivas, entornos virtuales, elearning y web 2.0, orientados al desarrollo de negocios. El know-how, experiencia y servicios de Makmedia permiten a las organizaciones realizar transferencia de conocimiento efectiva a través de eventos a través de la web. Para mayor información puede vía mail a la dirección info@makmedia.com.ar, o visitar http://www.makmedia.com.ar.