MENGORGANISASIKAN DAN MENULIS PESAN BISNIS

BAB 6 Mengorganisasikan dan Menulis Pesan Bisnis

Tujuan Belajar 1. Membandingkan dengan

metode

Metode

formal 4. Membahas penyusunan draf pertama

informal

untuk

mencari data dan menghasilkan.

sebuah pesan, memfokuskan pada teknik–teknik

untuk

membuat

kalimat efektif.

2. Menentukan mengorganisasikan

bagaimana 5. Mendefinisikan data

kedalam

menjelaskan klasik

bagian desimal.

menyusun paragraf. pola

langsung

dengan pola tidak langsung untuk mengorganisasikan ide.

dan

tiga pola paragraf

daftar dan bagan alfanumerik atau

3. Membandingkan

dan

paragraf cara-cara

untuk

STUDI KASUS

KOMUNIKASI DALAM PROSES

TIM HORTONS menjadi layanan cepat saji nomor satu di Tim Hortons merupakan salah satu dari

Kanada dengan tujuan agar mempunyai

75 perusahaan top Kanada sepanjang

3.000 unit pada tahun 2005. Saat ini,

masa, dan untuk alasan sederhana,

Tim Hortons mempunyai lebih dari

menurut Ron Joyce, mantan polisi

2.200 lokasi di seluruh Kanada dan 160

Hamilton yang mengubah satu toko

di Amerika Serikat. Perusahaan itu

donat menjadi sebuah kerajaan bisnis.”

membuktikan pendapatan AS $1,7 miliar

Kami sangat bangga karena perusahaan

pada tahun2002, sementara restoran

tersebut adalah sebuah rantai bisnis yang

cepat saji seperti McDonald’s harus

lahir di Kanada – buatan Kanada. “ Pada

berjuang keras.

tahun 1963, Ronald Joyce membeli sebuah outlet Dariy Queen di Hamilton.

Dua

tahun

kemudian,

dia

mengiventasikan $10.000 untuk menjadi

Perusahaan itu telah memprosikan dirinya tidak hanya pada bisnis kopi dan donat

waralaba Tim Hortons yang pertama.

Tahun 1967, Joyce membuka dua toko lagi, dan dia bersama Tim Hortons

melainkan juga sebagai alternatif makan

menjadi partner penuh waktu dalam

siang cepat saji. Di masa lalu, Tim

bisnis. Tahun 1975, Joyce menjadi

Hortons dianggap sebagai sebuah pilihan

pemilik tunggal rantai bisnis itu, dan 20

sarapan,tetapi

tahun kemudian, Joyce menerima $480

pelanggan pada waktu sarapan makan

juta ketika Wendy’s membeli rantai

siang, dan malam. Hortons merupakan

bisnis tersebut.

penjual

sup

sekarang

terlaris

ia

dalam

menarik

bisnis

makanan di Kanada ; satu dari setiap dua Outlet Tim Hortons yang

bagel yang terjual di restoran – restoran,

pertama hanya menawarkan dua produk

dijual oleh Hortons. Bisnis burger juga

---

dan donat. Produk yang

mengalami rugi besar tahun lalu, dan

terpopuler, dan kreasi Tim Hortons

Tim mengisi kekosongan tersebut. Jim

sendiri,

Robinson, wakil direktur NPD Group

kopi

adalah

Apple

Fritter

Dutchie. Waralaba ini telah tumbuh

dan

Canada dan peneliti pasar, mencatat bahwa salah satu keberhasilan Hortons

terletak

pada

mengantisipasi

kemampuannya perubahan

untuk uang yang di keluarkan. Bila ada

budaya.

sifat – sifat Kanada yang melekat pada

Sepuluh tahun yang lalu, satu dari

perusahaan kami maka hal itu mungkin

sepuluh

dibeli

adalah kepribadian, yaitu bersahabat dan

melalui fasilitas kendara – lewat ( drive

peduli akan semua yang kami lakukan

– through ) ; angka ini sekarang menjadi

dalam masyarakat.

makanan

cepat

saji

satu dari empat.

Meskipun Tim Hortons telah

BERPIKIR KRITIS

mempunyai restoran di Amerika Serikat sejak akhir tahun 1970-an, ekspansi

•

Dalam

hal

apa

penelitian

agresif baru dimulai pada tahun 1995

(mengumpulkan

ketika Wendy’s Internasional membeli

menjadi

rantai bisnis ini. Namun, Tim Hortons

komunikator bisnis di Tim Hortons

masih dikelola oleh TDL Group Ltd,

dan perusahaan lainnya ?

yang berbasis di Oakville, Ontario.

•

informasi)

pentiong

Mengapa

bagi

penting

akan para

untuk

Meskipun Tim Hortons mempunyai

mengumpulkan semua informasi yang

induk perusahaan di Amerika Serikat,

diperlukan sebelum mulai menulis

juru bicara perusahaan, Patti Jameson,

sebuah pesan bisnis atau membuat

menegaskan bahwa Tim Hortons tetap

presentasi ?

bermarkas di Kanada, tanpa keinginan

•

Teknik apa yang bisa digunakan

untuk pindah. Dia melanjutkan, Saya

oleh komunikator bisnis di Tim

tidak berpikir kami memasarkan diri

Hortons dan perusahaan lainnya untuk

kami sendiri sebagai sebuah rantai bisnis

menghasilkan ide proyek baru, seperti

yang selalu menawarkan kualitas terbaik

menyusun brosur pelatihan untuk

dan kebersihan serta nilai yang baik

karyawan ?

MENCARI DATA DAN MENGHASILKAN IDE Komunikator di Tim Hortons menghadapi tantangan – tantangan harian yang membutuhkan pengumpulan data, pencipta ide, dan pengorganisasian konsep. Aktivitas

– aktivitas ini merupakan bagian dari tahap kedua proses penulisan, yang meliputi pencarian, pengorganisasian, dan penyusunan.

Tidak ada pebisnis cerdik yang mulai menulis pesan sebelum mengumpulkan semua informasi yang di butuhkan. Kita menyebut proses pengumpulan ini sebagai riset ( research ), sebuah istilah yang terdengar formal. Meskipun demikian, untuk dokumen sederhana, prosedur ini bisa menjadi lebih informal. Riset perlu dilakukan sebelum mulia menulis karena informasi yang dikumpulkan membantu membentuk pesan.

Menemukan data penting setelah sebuah pesan setengah selesai sering berarti mulai dari awal lagi dan mengorganisasikan ulang. Untuk menghidari frustrasi dan peasn yang tidak akurat, kumpulkan informasi yang menjawab pertanyaan – pertanyaan mendasarini.

• Apa yang perlu diketahui penerima mengenai topik ini ?

Bila pesan melibatkan tindakan, temukan jawaban untuk pertanyaan – pertanyaan sekunder ini : • Apa yang harus penerima lakukan ?

• Bagaimana penerima harus melakukannya ?

• Kapan penerima harus melakukannya ?

• Apa yang akan terjadi jika penerima tidak melakukannya ?

Kapan pun masalah komunikasi Anda memerlukan lebih banyak informasi dari pada yang Anda miliki di kepala atau di ujung jari Anda, harus melakukan riset. Riset ini bisa atau informal.

METODE RISET FORMAL Laporan panjang dan masalah bisnis yang rumit biasanya memerlukan metode riset formal. Katakanlah Anda seorang spesialis pasar untuk Coca Cola, dan atasan Anda meminta Anda untuk mengevaluasikan dampak terhadap penjualan Coke berlabel privat atau minuman ringan generik ( jenis merek murah yang dijual di toko – toko yang lebih

kecil ). Atau, misalkan Anda harus menulis makalah untuk salah satu mata kuliah.

Kedua tugas tersebut memerlukan data lebih banyak dari pada yang sudah Anda miliki di kepala atau di ujung jari Anda. Untuk melakukan riset formal, Anda bisa : •

Mencari secara manual. Anda bisa menemukan latar belakang dan informasi pendukung melalui pencarian terhadap sumber – sumber di perpustakaan umum dan perguruan tinggi. Sumber tradisional ini termasuk indeks periodik untuk daftar surat kabar, majalah, artikel jurnal,dan juga katalog kartu untuk buku. Sumber manual lain adalah indeks buku, ensiklopedi, buku referensi, buku pegangan ( handblook ), kamus, direktori, dan buku referensi tahunan.

•

Mengakses secara elektronik. Seperti siisi – sisi kehidupan lainnya, proses riset telah berubah karena komputer. Sebagian besar materi cetakan yang baru saja di jelaskan sekarang tersedia dari Internet, database, atau compact disc yang dapat diakses dengan komputer. Perpustakaan umum dan perguruan tinggi berlangganan jasa pencarian ini sehingga Anda bisa mengakses ribuan daftar pustaka atau database full-text. Anda akan belajar lebih banyak mengenai penggunaan Internet dan sumber informasi elektronik lainnya dalam Unit 4.

•

Menyelidiki sumber-sumber primer. Untuk memperoleh informasi primer dari tangan pertama atas sebuah proyek, carilah langsung ke sumbernya. Untuk laporan Coca-Cola, misalnya, Anda dapat mencari apa yang sebenarnya dipikirkan konsumen dengan melakukan wawancara atau survey, dengan memberikan daftar pertanyaan untuk diisi, atau dengan mengadakan kelompok focus. Riset formal meliputi metode pemilihan sample ilmiah yang memungkinkan peneliti membuat pertimbangan akurat dan prdiksi yang valid.

•

Bereksperimen secara ilmiah. Sumber data primer lainnya adalah eksperimen.

Bukannya hanya menanyakan pendapat audiensi target, peneliti ilmiah memberikan pilihan dengan variabel terkontrol. Anggap, misalnya, bahwa Coca - Cola ingin menentukan pada harga berapa dan pada keadaan apa konsumen akan berpindah dari Coca - Cola ke sebuah merek generik. Hasil eksperimen seperti ini memberikan data yang bernilai untuk pengambilan keputusan manajerial.

Karena teknik riset formal sangat perlu untuk laporan, Anda akan mempelajari sumber dan teknik tersebut lebih mendalam lagi dalam Unit 4.

RISET INFORMAL Kebanyakan tugas rutin – seperti menulis e-mail, memo, surat, laporan informasional, dan presentasi lisan – memerlukan data yang dapat Anda kumpulkan secara informal.

Namun, untuk beberapa penugasan, Anda lebih banyak mengandalkan ide Anda sendiri dari pada – atau sebagai tambahan untuk – meneliti fakta yang ada. Berikut ini beberapa teknik untuk mengumpulkan data informal dan menghasilkan ide : •

Memeriksa arsip. Sebelum meminta bantuan orang lain, lihat apa yang bisa Anda temukan sendiri. Untuk banyak pesan rutin Anda sering dapat menemukan dokumen sebelumnya untuk membuat Anda dalam hal isi dan formatnya.

•

Bicara dengan atasan. Dapatkan informasi dari orang yang memberi penugasan.

Apa yang diketahui oleh orang itu mengenai topik ? Pandangan apa yang seharunya diambil ? Apa saja sumber data yang disarankannya ?

•

Wawancara dengan audiensi target. Pertimbangan untuk berbicara dengan orang – orang yang akan Anda kirimi pesan. Meraka bisa memberikan informasi yang jelas mengenai apa yang ingin mereka ketahui dan bagaimana sebaiknya Anda menyampaikan pesan.

•

Lakukan survei informal. Kumpulan informasi yang tidak ilmiah tetapi membantu dengan kuesioner atau survei telepon. Dalam penyusunan sebuah laporan memo yang mempredeksi kesuksesan sebuah pusat kebugaran yang diusulkan, misalnya, sebarkan kuesioner yang menanyakan reaksi karyawan.

Menghasilkan Ide dengan Brainstorming Salah satu metode populer untuk menghasilkan ide adalah sumbang saran (brainstorming). Namun, kita sebaiknya memperhatikan kritikan yang mengatakan bahwa kelompok – kelompok brainstorming” menghasilkan ide – ide yang lebih sedikit dan lebih berkualitas rendah darp pada bila jumlah orang yang sama bekerja sendiri – sendiri.” Pendukung brainstormng mengatakan bahwa jika “Anda tidak mendapatkan apa pun dari brainstorming, itu karena Anda tidak melakukannya dengan benar.” Berikut ini saran – saran untuk melakukan brainstorming yang produktif : •

Definisikan masalah dan buat agenda garis besar topik yang akan dicakup.

•

Tetapkan batas waktu, ingat bahwa sesi – sesi pendek adalah yang terbaik.

•

Tetapkan kuota, misalkan mimimum 100 ide. Tujuannya adalah kuantitas, bukan kualitas.

•

Mintalah setiap peserta untuk menyumbang ide, menerima ide orang lain, atau memperbaiki ide.

•

Doronglah pemikiran liar,” keluar dari kotak.” Jangan biarkan peserta mengkritik atau mengevaluasi ide peserta lain.

•

Tulislah ide di papan tulis atau selembar kertas yang disebarkan di seluruh ruangan.

•

Organisasikan dan kelompokan ide – ide tersebut, ambil yang terbaik.

Pertimbangkan penggunaan diagram tandan ( cluster diagram ), yang akan dibahas sebentar lagi.

Mengumpulkan Informasi dan Menghasilkan Ide di Tempat Kerja Mari kita lihat bagaimana Susanne Tully mengumpulkan data dan menghasilkan ide untuk dua proyek di Liz Claiborne, pabrik pembuat pakaian wanita. Salah satu tugas Susanne sederhana, dan satunya lagi rumit.

Menulis Memo E-mail Informasional. Tugas pertama Susanne adalah menulis sebuah memo informasional, sebagaimana ditunjukkan pada Figur 6.1 Isinya menjelaskan sebuah kontes foto yang disponsori oleh Liz Claiborne. Untuk memo ini.

Susanne mulai dengan brainstorming dengan stafnya, karyawan lain, dan atasanya untuk memutuskan tema kontesfoto. Setelah menentukan tema,” Together We Win,” yang terinspirasi oleh Special Olympics, dia memeriksa arsip untuk melihat siapa yang telah memenangkan hadiah pada kontes tahun lalu. Dia juga mengecek lagi dengan pihak manajemen untuk memastikan bahwa hadiah uang tetap sama yaitu $500, $250, dan $100. Kemudian dia membuat coret – coretan cepat berikut ini yang mendaftar garis besar poin yang ingin dia sampaikan dalam memeonya.

Memo E-mail Kontes Foto 1.

Mengumpulkan tema; memberi contoh –contoh

2.

Mendorong semua karyawan berpartisipasi

3.

Meninjau ulang hadiah ; nama pemenang pertama kontes tahun lalu

4.

Batas : satu foto satu peserta

5.

Rincian pada bulan November ; hubungi Rosemary untuk informasi lebih lanjut Banyak pesan bisnis, seperti memo akhir Susanne, hanya memerlukan pengumpulan data dan teknik – teknik penciptaan ide yang sederhana.

Tips untuk Memunculkan Ide – ide • Di pusat selembar kertas kosong, tuliskan nama topik Anda dan lingkari.

• Di sekitar lingkaran itu catat setiap ide topik yang muncul di benak Anda.

• Lingkari masing –masing ide yang terpisah.

• Hindari menyensor ide ; catat semuanya.

• Jika ide – ide kelihatanya saling berkaitan, hubungan dengan garis, tetapi jangan buang waktu untuk mengaturnya saat itu juga.

Brosur asyik Tapi tidak borros

Wawancara eksekkutif

Cerah Meriah !

Jelaskan semua Divisi LCI ?

Survei ?

Program Pelatihan Manajemen

Menunjukkan Kemudaan + Keragaman Karyawan

Tema ?

Kepribadian

Warna

Brosur Rekrutmen Persyaratan kerja Program Prioritas Pendidikan Sejarah Singkat

Citra Perusahaan

Program Tenaga Penjuaan

Dasar Keterlibatan Manfaat

Studio desain

Management trainee

Karyawan

Program Khusus Cuti Keluarg a Pembagian Laba Pensiun, Medis

Uang Kuliah

Komunitas

Tips untuk Mengorganisasikan Ide • Analisis ide – ide yang muncul dalam diagram tandan awal.

• Coret ide yang jelas –jelas tidak relevan ; sederhanakan dan perjelas.

• Tambahkan ide baru yang tampaknya sesuai.

• Pelajari ide – ide tersebut untuk melihat kesamaannya.

• Kelompokan ide – ide yang sama ke dalam klasipikasi (seperti Tujuan, Isi, Pengembangan, dan Bentuk ).

• Jika organisasi ide tampak jelas pada titik ini, buat sebuah bagan.

• Untuk visualisasi lebih lanjut, buat lingkaran – lingkaran subtandan di sekitar tiap klasifikasi.

Berunding dengan Karyawan baru

Melihat brosur lain

Wawancar a eksekutif

Bekerja bersama agensi PR kita Pengembanga n

Berunding dengan mahasisiwa

Menarik sarjana berkualitas

Estimasi anggaran

Tema ?

Brosur Rekrutmen

Tujuan

Mempromosikan LCI

Jilid spiral Bentuk

Menyekolahka n Mahasiswa pascasarjana

Ceria

Warna Teks Ringkas

Persyaratan Kerja

Isi

Prioritas

Perkenalan Sejarah

Tema

Program Khusus

Manfaat

Peluang karier

Gambar Meriah

Menyusun Brosur Rekrutmen. Proyek kedua Susanne membutuhkan riset formal dan jugainformal, serta kreativitas yang memadai. Dia harus membuat brosur rekrutmen yang menjelaskan kesempatan karier bagi lulusan perguruan tinggi di Liz Claiborne.Dia mempunyai tujuan definitif untuk brosur tersebut. Harus penuh warna, menarik, ringkas,ringan ( sebab dia harus membawa setumpuk brosur itu mempromosikan Liz Claiborne, menjelaskan manfaat progresifnya, keterlibatan masyarakat, potensi, karier, dan program nilai perusahaan ( disebut “ Prioritas”).

Beberapa pemikirannya mengenai proyek besar ini ditunjukan pada diagram tandan pada Figur 6.2. Diagram tandan itu menampug kreativitas kita ; mendorong ide untuk menyebar karena prosesnya tidak terbatas. Dari ide – ide yang bercampur - baur pada diagram tandan awal, kategori utama biasanya tiga sampai lima – disarikan. Pada titik ini beberapa orang siap untuk membuat bagan ; yang lainnya perlu visualisasi lebih lanjut, seperti menyusun subkelompok, sebagaimana ditunjukan dalam Figur 6.3.

Perhatikan bahwa empat kategori utama ( Tujuan, Isi, Pengembangan, dan Bentuk) disarikan dari diagram awal. Kategori – kategori ini kemudian menjadi pusat ide – ide yang berkaitan. Susunan subkelompok ini membentuk dasar untuk sebuah bagan, yang akan dibahas sebentar lagi.

Uutuk mengumpulkan data bagi proyek ini, Susanne menggunakan baik metode riset formal maupun informal. Dia mempelajari brosur rekrutmen dari perusahaan lain. Dia berbincang – berbincang dengan mahasiswa untuk menanyakan informasi apa yang mereka cari dalam sebuah brosur. Dia melakukan riset yang lebih formal di antara beberapa manajer divinisi dan eksekutif dalam semua departemen, seperti Sistem informasi, Manajemen Operasi, Produksi, dan Perancang. Dia juga mempelajari persyaratan pendidikan dan kepribadian khusus untuk karier di bidang – bidang tersebut. Bersama seorang konsultan dari luar perusahaan, dia menyusun kuesioner, yang dugunakan dalam wawancara pribadi dengan eksekutif perusahaan.

Wawancara itu mencakup beberapa pertanyaan terbuka, seperti “ Bagaimana Anda mulai dengan perusahaan ini ?” Selain itu, kuesioner juga meliputi pertanyaan yang lebih spesifik mengenai jumlah karyawan pada departemen mereka, jalur karier yang di inginkan, persyaratan tingkat pendidikan, kepribadian yang diinginkan, dan sebagainya.

Mengorganisasikan banyak data yang dikumpulkan merupakan tugas berikutnya.

MENGORGANISASIKAN DATA Proses organisasi data bisa dimulai sebelum Anda mengumpulkan data, sebagaimana yang dilakukan Susanne, atau terjadi bersamaan dengan pengumpulan data. Utuk proyek yang rumit, organisasi data mungkin dilakukan bersamaan. Kapan pun data diorganisasikan, tujuan primernya adalah mengelompokkan dan membuat pola. Pesan yang diorganisasikan dengan baik mengelompokkan poin – poin yang mirip ; ide – ide mengikuti urutan yang membantu pembaca memahami hubungan dan menerima pandangana penulis. Pesan yang tidak diorganisasikan tidak mempunyai bentuk, melompat dari satu pemikran ke pemikiran lain. Pesan semacam itu gagal untuk menekankan poin –poin penting. Pembaca yang bingung tidak dapat melihat bagaimana potongan – potongan ini saling terkait, dan mereka menjadi frustasi dan jengkel. Banyak pakar komunikasi mengatakan bahwa organisasi data yang buruk merupakan kegagalan penulis bisnis yang terbesar. Dua teknik sederhana bisa membantu Anda mengorganisasikan ide : daftar coretan dan bagan.

Membuat Daftar dan Bagan Dalam membuat pesan sederhana, beberapa penulis membuat daftar coretan cepat dari topik yang ingin mereka bahas, sebagaimana yang dilakukan Susanne untuk memo-nya pada Figur 6.1. Penulis sering mencatat daftar coretan ini di pinggir surat atau memo yang ingin mereka jawab – dan mayoritas pesan bisnis ditulis untuk menjawab domumen lain. Penulis – penulis tersebut kemudian menyusun sebuah pesan di komputer mereka langsung dari daftar coretan tadi.

Meskipun begitu, kebanyakan penulis perlu mengorganisasikan ide – ide mereka – terutama jika proyeknya rumit – jadi dalam suatu hierarki, seperti sebuah bagan. Keunungan menyusun sebuah bagan adalah memberi Anda sebelum Anda macet dalam memilih kata dan struktur kalimat. Figur 6.4 menunjukan dua format bagan: alfanumerik dandesimal. Format alfanumerik yang lazim menggunakan angka romawi, huruf, dan nomor untuk menunjukan ide utama dan pendukung. Format desimal, yang lebih sederhana, mempunyai keuntungan dalam hal menunjukan keterkaitan setiap poin pada setiap tingkat. Kedua format bagan tersebut mengharuskan Anda untuk berfokus

pada topik, mengidentifikasi ide – ide utama, dan mendukung setiap ide dengan rincian, ilustrasi atau bukti. Saat ini banyak program bagan komputer di pasar membuat proses ini bisa dilakukan dengan cepat.

Bagian tersulit dalam membuat bagan adalah mengelompokan ide ke dalam komponen – komponen atau kategori – kategori – idealnya tiga sampai lima dalam setiap topik. Lagi pula, kategori utama itu nantinya akan menjadi subjudul dalam laporan Anda. Jika Anda mempunyai lebih dari lima komponen, carilah cara untuk menggabukan segmen – segmen yang lebih kecil ke dalam topik yang lebih luas. Contoh berikut ini menunjukan bagaimana satu bagian dari subtandan brosur Liz Claiborne ( Figur 6.3 ) dapat diorganisasikan ke dalam sebuah bagan alfanumerik.

1. Pendahuluan A. Sejarah singkat Liz Claiborne 1. Pendirian, status Fortune 2. Lini produk B. Lingkungan perusahaan 1. Sistem nilai: “Prioritas” 2. Semangat tim ; ctra perusahaan

Tips untuk Membuat Bagan • Definisikan topik utama (tujuan pesan) dalam judul

• Jangan letakkan satu poin di bawah sebuah komponen utama ;

• Bagilah topik utama ke dalam

jika Anda hanya mempunyai satu

komponen atau klasifikasi utama

subpoin, gabungkan dengan poin

(biasanya tiga sampai lima). Jika

utama di atasnya atau aturlah

perlu, gabungkan komponen kecil

kembali.

ke dalam satu kategori yang lebih besar.

• Pecah subpoin.

• Usahakan komponen

komponen

je

dalam

membuat eksekutif

tiap (tidak

tumpang – tindih).

• Gunakan rincian, ilustrasi, dan bukti untuk mendukung subpoin.

Format untuk Bagan Alfanumerik

Format untuk Bagan Desimal

Judul : Ide Utama, Tujuan I

Komponen Utama Pertama

Judul : Ide Utama, Tujuan 1.0

Komponen Utama Pertama

.

A. Subpoin Pertama 1. Rincian,Ilustrasi,bukti

1.1. Subpoin pertama 1.1.1.

Rincian,ilustrasi,bukti 1.1.2.

2. Rincian Ilustrasi,bukti

Rincian,ilustrasi,bukti 1.2. Subpoin kedua 1.2.1.

1.2.2.

B. Subpoin kedua 1.

2.

II

Komponen utama kedua A. Subpoin pertama 1.

2.

B. Subpoin kedua 1.

2.

III Komponen utama ketiga A. 1.

2.

B. 1.

2. ( Metode ini sederhana dan lazim)

2.0

Komponen utama kedua 2.1. Subpoin pertama 2.1.1.

2.1.2.

2.2. Subpoin kedua 2.2.1.

2.2.2.

3.0

Komponen utama ketiga 3.1 3.1.1.

3.1.2.

3.2.

3.2.1.

3.2.2.

(Metode ini mengaitkan setiap poin dengan Keseluruhan bagan)

II. Peluang karier A. Manajemen operasi 1. Perdagangan 2. Perdagangan internasional dan cukai perusahaan 3. Distribusi B. Akuntansi dan keuangan 1. Akuntansi umum

2. Audit internal 3. Treasury dan manajemen C. Kesempatan khusus 1. Program pelatihan manajemen 2. Program pelatihan penjualan untuk tenaga penjualan 3. Studio rancangan Perhatikan bahwa tiap kategori utama di bagi ke dalam setidaknya dua subkategori. Kategori – kategori itu kemudian dilengkapi dengan contoh, rincian, statistik, kasus, dan data lain. Ketika bergerak dari poin utama ke subpoin, Anda meningkat dari konsep besar yang abstrak ke ide – ide kecil yang konkret. Dan setiap subpoin dapat dibagi lebih lanjut dengan ilustras – ilustrasi yang lebih spesifik jika Anda ingin. Anda bisa menentukan jumlah rincian yang tepat dengan mempertimbangkan apa yang seberapa bersar bujukan yang harus Anda lakukan.

Bagaimana Anda mengelompokan ide ke dalam komponen tergantung pada topik dan saluran komunikasiAnda. Brosur rekrutmen akhir Liz Claiborne, yang ditunjukan dalam halaman ini, memerlukan pengeditan yang hati – hati agar setiap komponen sesuai dengan tata letak halaman. Dokumen bisnis biasanya berisi komponen – komponen khusus yang diatur dalam pola – pola tradisional, seperti ditunjukan pada Figur 6.5.

Surat Surat atau atau Memo Memo Pembukaan Pembukaan Isi Isi Penutup Penutup

Prosedur Prosedur Langkah Langkah 11 Langkah Langkah 22 Langkah Langkah 33 Langkah Langkah 44

Laporan Laporan Informasional Informasional Pendahuluan Pendahuluan Fakta Fakta Ringkasan Ringkasan

Laporan Laporan Analistis Analistis Pendahuluan Pendahuluan Fakta/temuan Fakta/temuan Kesimpulan Kesimpulan Rekomendasi Rekomendasi (bila (bila diminta) diminta)

Sejauh ini, Anda telah melihat bagaimana mengumpulkan informasi,

Proposal Proposal Pendahuluan Pendahuluan Solusi Solusi yang yang diminta diminta Penetapan Penetapan staf staf Jadwal,biaya Jadwal,biaya Pengesahan Pengesahan ide, menghasilkan

dan menyusun bagan. Meskipun demikian, bagaimana Anda mengurutkan informasi dalam bagan tergantung pada pola atau strategi yang Anda pilih.

MENGORGANISASIKAN IDE KE DALAM POLA

Dua pola organisasional memberikan rencana tindakan untuk pesan bisnis umum : pola langsung dan pola tidak langsung. Perbedaan utama antara kedua pola tersebut adalah di mana ide utama ditempatkan. Dalam pola langsung ide utama muncul lebih dahulu, diikuti rincian, penjelasan, atau bukti. Dalam pola tidak langsung ide utama mengikuti rincian, penjelasan, atau bukti. Pola yang Anda pilih ditentukan oleh bagaimana Anda mengharapkan audiensi bereaksi terhadap pesan, seperti ditunjukan pada Figur 6.6.

Pola Langsung untuk Audiensi Reseptif Dalam menulis pesan apa pun, Anda perlu mengantisipasi reaksi audiensi terhadap ide Anda dan membingkai pesan Anda sesuai dengan hal iu. Jika Anda berharap pembaca senang, teretarik, atau paling buruk, netral – gunakan pola langsung. Yaitu, tempatkan poin utama Anda – tujuan pesan Anda – pada kalimat pertamaatau kedua. Dianna Booher, konsultan penulisan terkemuka, menunjukan bahwa pambaca biasanya memulai setiap pesan dengan mengatakan,” Jadi apa yang harus saya lakukan dengan informasiini ?” Dalam penulisan bisnis Anda harus mengatakan, “ Pembaca, inilah pendapat saya!”

Secepat mungkn, ceritakan mengapa Anda menulis. Bandikan pola langsung dengan pola tidak langsung dalam pembukaan memo berikut ini. Perhatikan seberapa panjang pembukaan yang dibutuhkan untuk sampai pada ide utama dalam pembukaan tidak langsung.

Pembukaan tidak Langsung

yang

memadai,

kami

memutuskan

memulai sebuah program percobaan Perusahaan perhatian

kami pada

telah

menaruh

perekrutan

yang dimulai musim gugur nanti.

calon

karyawan yang mempunyaikualifikasi lebih baik. Untuk alasanitu, Dewan Manajemen telah mengumpulkan

Pembukaan Langsung Dewan Manajemen telah memutuskan untuk

memulai

program

magang musim gugur nanti. informasi mengenai program magang untuk mahasiswa. Setelah penyelidikan

percobaan

Penjelasan dan rincian sebaiknya mengikuti pembukaan. Yang pentiang adalah bergerak ke ide utama secepat mungkin. Metode langsung ini, juga disebut frontloading ( penempatan di ), mempunyai setidaknya tiga kelebihan : • Menghemat waktu pembaca. Saat ini banyak pebisnis yang hanya bisa menyisihkan sedikit waktu untuk membaca setiap pesan. Pesan yang terlalu lama menuju poin pembicaraan mungkin akan ditinggalkan pembacanya.

• Menetapkan bingkai berpikir yang tepat. Mempelajari tujuan terlebih dahulu akan membantu pembaca membingkai penjelasan dan rincian dengan lebih baik.

Tanpa pendahuluan yang jelas, pembaca mungkin berpikir,”Mengapa saya diberitahu mengenai hal itu?”

• Mencegah frustrasi. Pembaca yang dipaksa membaca banyak sebelum mencapai ide utama dapat menjadi frustrasi. Mereka marah pada penulis. Pesan yang diorganisasikan dengan buruk menciptakan kesan negatif tentang penulis.

Teknik frontloading ini paling baik digunakan jika pembacanya cenderung reseptif atau setidaknya tidak bertentangan dengan apa yang akan Anda katakan. Pesan bisnis khusus yang mengikuti pola langsung antara lain permintaan dan jawaban rutin, pesanan dan pemberitahuan, memo yang tidak rahasia, e-mail, laporan informasional,dan presentasi lisan informasional. Semua tugas ini mempunyai satu unsur yang sama : tidak satu pun yang mempunyai subjek sensitif yang akan menggangu pembaca.

Jika Jika senang senang

Jika Jika agak agak tertarik tertarik

Pola Pola Langsung Langsung

Jika Jika netral netral

Jika Jika tidak tidak ingin ingin Atau Atau Tidak Tidak tertarik tertarik

Jika Jika Tidak Tidak senang senang Atau Atau kecewa kecewa

Pola Pola Tidak Tidak langsung langsung

______ ______ Berita Berita buruk______ buruk______ Atau Atau ide ide utama___ utama___ ________________ ________________ ________________ ________________

Jika Jika bermusuhan bermusuhan

______ ______

Berita Berita baik______ baik______ Atau Atau ide ide utama___ utama___ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________

Pola Tidak Langsung untuk Audiensi yang Tidak Reseptif Bila Anda memperkirakan audiensi tidak tertarik, tidak ingin, tidak suka, atau bahkan bersikap bermusuhan, pola tidak langsung lebih tepat digunakan. Dalam pola ini, Anda tidak mengemukakan ide utama sampai Anda memberi penjelasan dan bukti.

Pendekatan ini paling baik digunakan untuk tiga jenis pesan berikut : (1) kabar buruk, (2) ide yang bersifat membujuk, dan (3) berita sensitif, terutama yang dikirim kepada atasan. Pola tidak langsung mempunyai kelebihan : • Menghargai perasaan audiensi. Kabar buruk selalu menyakikan, tetapi trauma dapat diperkecil jika pembaca dipersiapkan untuk menerima kabar tersebut.

• Mendorong penerimaan yang baik. Pesan yang mungkin menggangu pembaca akan cenderung dibaca jika pengungkapan ide utama ditunda. Langsung memulai dengan sebaris kabar buruk atau permintaan persuasif, misalnya, dapat membuat penerima berhenti membaca atau mendengarkan.

• Meminimalkan reaksi negatif. Reaksi menyeluruh pembaca pada sebuah pesan negatif biasanya lebih baik jika disampaikan secara halus.

Pesan bisnis yang bisa dibuat dengan pola tidak langsung meliputi surat dan memo yang menolak permintaan, menyangkal klaim, dan menolak kredit. Permintaan persuasif, surat penjualan, pesan sensitif, dan beberapa laporan serta STUDI KASUS

Proses dalam Perkembangan

Meninjau Kembali Tim Hortons “ Selalu ada yang baru di Tim Hortons”

keberhasilannya. Menu di Tim selalu

merupakan

berubah agar tetap sesuai dengan selera

salah

satu

alasan

dan kesukaan konsumen yang berubah.

semuanya.

Pengenalan produk baru muffins, kue,

merupakan kewajiban untuk memberi

pie,croissants, sup, sambal, dan roti lapis

kembali, terutama bila Anda sukses dari

“Tim’s Own” mengikuti pada tahun

segi keuangan. Pemerintah tidak bisa

1980 – an. Tahun 1990-an, perusahaan

melakukannya sebaik sektor swasta, dan

memperluas

sekto swasta seharusnya melakukannya.

penawarannya

meliputi

bagel, capuccino bercita rasa, café

Saya

berpikir

bahwa

Ketika Tim Horton meninggal pada

mocha, dan capuccino es. Pada tahun

21

2000,

memperkenalkan

mengumumkan berdirinya Tim Horton

coffecake “ Tim’s Own” dan rebusan

Children’s Foundation untuk anak–anak

ayam pedas dalam mangkuk roti yang

dan

dapat dimakan. Tentu saja kopi yang

mereka yang kurang beruntung. Yayasan

terkenal tetap ada, tersedia tidak hanya

ini

dengan cangkir, melainkan juga dengan

profit yang mengadakan kamp – kamp

kaleng

bagi anak – anak yang kurang beruntung

perusahaan

sehingga

dapat

dibuat

dan

dinikmati konsumen di rumah. perubahan

1974,

keinginannya

Ron

untuk

Joyce

menolong

merupakan organisasi amal non –

secara ekonomi dari komunitas di mana

Keragaman tersebut dan respon terhadap

Februari

terbukti

Tim Hortons beroperasi. Kamp pertama

sangat

di buka pada tahun 1975 ; sekarang ada

bernilai bagi keberhasilan Tim Hortons.

enam – lima di Kanada dan satu DI

Pada tahun 2002, perusahaan mencatat

Amerika Serikat. Pada tahun 2003, lebih

penjualan sekitar $2,1 miliar di Kanada,

dari 9.000 anak dirawat di kamp – kamp

bandikan dengan penjualan McDonald’s

tersebut. Sejak tahun 1974, lebih dari

Corpotation

54.000

anak

Perusahaan ini berencana mengambil

program

kamp.

alih kepenjualan raksasa burger tersebut.

berasal dari sumbangan para pemilik

Di selatan Tim kini menyumbang 30

toko, perusahaan induk ( TDL Group

sampai 35 persen total pendapatan

Ltd

Wendy’s.

masyarakat.

sebesar

$2,2

miliar.

Selain keberhasilan pada neraca, Tim Hortons

juga

memberi

kembali

),

berpartisipasi Dana

pemasok,

dan

Seperti

untuk

dalam kamp

sumbangan dikatakan

perusahaan itu di websitenya, “Tim Hortons

Chlidren’s

Foundation

kemasyarakatan. Ron Joyce mengatakan,

berkomitmen untuk memberikan suatu

“

pengalaman kamp yang memperkaya

Setiap

mengembalikan,

orang jika

sebaiknya Anda

bisa

melakukannya. Memberi adalah inti dari

dan mengesankan bagi anak – anak, membuat

mereka

percaya

pada

kemampuannya,

bangga

atas

penyelikan,

seperti

pertanyaan

pencapaiannya, dan sudut pandang yang

mengenai kriteria kandidat yang

lebih positif pada dunia dan tempat

bisa tinggal dalam kamp, apakah

mereka di dalamnya.”

diperlukan”riset”?

• Apa perbedaan antara riset formal

BERPIKIR KRITIS • Ketika bisnis

seorang merespon

dan informal ? komunikator

• Apa kelebihan dan kelemahan

sebuah

brainstorming dengan kelompok ?

Presentasi lisan juga menggunakan strategi tidak langsung. Anda akan mempelajari lebih lanjut mengenai bagaimana menggunakan pola tidak langsung pada Bab 10 dan 11.

Ringkasannya, pesan bisnis dapat diorganisasikan dengan langsung, dengan ide utama lebih dahulu, atau tidak langsung, dengan ide utama ditunda. Meskpun kedua pola ini mencakup banyak masalah komunikasi, mereka sebaiknya jangan dianggap universal atau tidak dapat digangu gugat. Setiap transaksi bisnis adalah berbeda. Sejumlah pesan bercampur: sebagian berita baik, sebagian buruk; sebagian maksudbaik, sebagian persuasif. Pada bab selanjutnya Anda akan mempraktikkan penerapan pola langsung dan tidak langsung dalam situasi – situasi khusus. Kemudian, Anda akan mempunyai keahlian dan kepercayaan diri untuk mengevaluasi masalah komunikasi dan memvarisasikan pola – pola ni sesuai dengan tujuan yang ingin Anda capai.

MENYUSUN DRAF PERTAMA Setelah Anda meneliti topik, mengorganisasikan data, dan memilih pola organisasi pesan, Anda siap untuk mulai menulis. Komunikator yang tidak melakukan persiapan sering mengalami “ rintangan penulis” dan duduk menatap selembar kertas atau layar komputer. Adalah sulit untuk memulai tanpa ide dan rencana yang terorganisasi.

Penyusunan juga lebih mudah bila juga lebih mudah bila Anda berada di lingkungan yang sepi untuk berkonsentrasi. Pebisnis yang ingin menyusun pesan harus memanfaatkan waktu yang ada dan tidak tergangu oleh panggilan telepon, tamu, atau interupsi lain. Hal ini juga teknik yang baik bagi mahasiswa.

Saat mulai menulis, ingatlah bahwa Anda sedang menulis draf pertama, bukan salinan final. Para pakar menyarankan agar Anda ‘menulis dengan cepat’ ( sprint writing ). Tumpahkan semua pemikiran yang muncul sekarang dan perbaiki dalam versi selanjutnya. Sambil menimbang setiap ide, bayangkan bahwa Anda sedang berbincang dengan pembaca. Jangan biarkan diri Anda macet. Bila Anda kesulitan menemukan kata yang tepat, sisipkan sebuah pengganti atau ketik “ temukan kata yang lebih baik nanti.

“Menulis cepat terutama efektif bila Anda menyusun menggunakan komputer sebab lebih mudah membuat perubahan selama proses penyusunan. Bila Anda menulis tangan draf pertama, sediakan spasi yang cukup untuk perubaha.

Membuat Kalimat yang Efektif Ketika Anda menulis draf pertama, Anda akan bekerja pada tingkat komposisi kalimat.

Meskipun Anda telah membuat kalimat hampir sepanjang hidup Anda, Anda mungkin tidak menyadari bagaimana kalimat – kalimat tersebut bisa dipertajam dan disusun untuk mengungkapkan ide secara paling efektif. Pertama, mari kita tinjau ulang beberapa usur kalimat dasar.

Kalimat yang legkap mempunyai subjek ( subject ) dan predikat / kata kerja ( verb ) serta masuk akal.

SUBJEK KATA KERJA SUBJEK

KATA KERJA

This report is clear and concise. Our employees write many reports.

Laporan ini adalah jelas dan ringkas. Karyawan kami menulis banyak laporan.

Anak kalimat ( clause ) dan frase ( phrase ), unsur utama kalimat, merupakan kelompok kata yang saling berkaitan. Anak kalimat mempunyai subjek dan predikat ; frase tidak.

FRASE

FRASE

The CEO of that organization sent letter to our staff.

CEO perusahaan itu mengirim sebuah surat kepada staf kami.

FRASE

FRASE

By reading carefully, We Learned abaout the merger Dengan membaca saksama, kami mempelajari tentang merger itu

ANAK KALIMAT

ANAK KALIMAT

Because she writers well, Tracy answers most customer letters.

Karena dia menulis dengan baik, Tracy ditugasi menjawab kebanyakan surat pelanggan.

ANAK KALIMAT

ANAK KALIMAT

If we accumulate too many letters, we assign other writers.

Jika kita menerima terlalu banyak surat, kita menugasi orang lain untuk menjawabnya.

Anak kalimat dapat dibagi menjadi dua kelompok : independen dan dependen. Anak kalimat independen lengkap secara gramatikal. Anak kalimat dependen tergantung pada maknanya dalam anak kalimat independen. Dalam dua contoh sebelumnya, anak kalimat yang di mulai dengan kata Jika, ketika, karena,dan sambil.

ANAK KALIMAT INDEPENDEN Tracy uses simple languege.

Tracy menggunakan bahasa sederhana.

ANAK KALIMAT DEPENDEN

ANAK KALIMAT INDEPENDEN

When she writes to customer, Tracy uses simple languege.

Ketika ia menulis kepada pelanggan, Tracy menggunakan bahasa sederhana

Dengan belajar mengenali frase, anak kalimat independen, dan anak kalimat dependen, Anda akan mampu untuk memberi tanda baca dengan benar dan menghindari tiga kesalahan kalimat dasar : fragmen ( fragment ), kalimat panjang ( therun-on sentece ), dan sambungan koma ( comma splice ). Dalam Pedoman 1, Lampiran A, kita membahas masalah penulisan ini dengan lebih rinci. Tetapi, untuk sejkarang mari kita melihat beberapa cara untuk membuat kalimat Anda lebih mudah dibaca.

Gunakan Kalimat Pendek. Kerena tujuan Anda adalah berkomunikasi dengan jelas, Anda lebih baik membatasi kalimat Anda hingga sekitar 20 kata atau kurang. Dalam prosa, rata – rata panjang kalimat untuk pembaca umum adalah sekitar 23 – 24 kata perkalimat pada tahun 1950-an menjadi 17 – 18 pada tahun 1990-an. Roman Harlequin menggunakan sekitar 7 – 8 kata perkalimat, dan cerita detektif populer menggunakan sekitar 10 – 12 kata per kalimat. Pemendekatan kalimat ini adalah untuk mengakomodasi pemendekan rentang perhatian pembaca. The American Press Institut melaporkan bahwa pemahaman pembaca turun dratis ketika kalimat menjadi lebih panjang. Jadi, dalam menyusun kalimat Anda, pikirkan mengenai hubungan antara panjang kalimat dengan pemahaman : Panjang Kalimat 8 kata

Tingkat Pemahaman 100 %

15 kata

90 %

19 kata

80 %

28 kata

50 %

Dari pada menghubungkan beberapa anak kalimat dengan dan, tetapi, dan namun, pecahkan beberapa kalimat kompleks tersebut ke dalam segmen – segmen terpisah. Pembaca bisnis ingin menangkap ide dengan segera. Mereka bisa melakukannya sebaik mungkin jika pikiran dibagi bagi ke dalam kalimat – kalimat pendek. Di sisi lain, kalimat pendek menonton yang terlalu banyak akan terdengar “menyekolahi” dan mungkin membosankan atau bahkan menggangu pembaca.

Usahakan keseimbangan antara kalimat panjang dan pendek. Komputer Anda mungkin bisa menghitung kalimat panjang dan memberi Anda rata – rata panjang kalimat.

Menekankan Ide Penting. Anda dapat menekankan ide – ide penting secara mekanis dengan menggarisbawahi, mencetak miring, atau mencetak tebal. Anda akan mempelajari lebih jauh mengenai alat grafis ini sebentar lagi. Anda juga bisa menekankan ide – ide penting dengan lima gaya bahasa.

• Gunakan kata – kata yang gamblang ( vivid ). Kata – kata yang gamblang adalah tegas karena pembaca bisa menangkap ide dengan jelas.

Umum

Gamblang

Suatu perusahaan menggunakan

Avon menggunakan teknik

Teknik penjualan personal

penjualan tatap muka.

• Tandai ide utama. Jika suatu ide adalah penting, beritahu pembaca.

Tidak Ditandai Selidiki kemungkinan menyewa

Ditandai Selidiki

kemungkinan

menyewa sebuah Sebuah tempat, tetapi juga sewa

tempat;

tetapi,

yang

terpenting, sewa Seorang konsultan.

Seorang konsultan.

• Tempatkan ide penting pada awal atau akhir kalimat. Ide tidak terlalu disaingi oleh kata – kata di sekitarnnya ketika ditempatkan pada awal atau akhir kalimat. Amati dari kalimta berikut ini bagaimana tanggal rapat bisa ditekankan.

Tidak Tegas Semua karyawan produksi dan

Tegas Pada tanggal 23 Mei semua

Administrasi akan rapat pada tanggal 23

karyawan akan rapat untuk

Mei, saat itu kami akan mengumumkan

mengetahui mengenai insentif

gaji. sebuah program insentif gaji baru.

• Tempatkan ide penting dalam sebuah kalimat sederhana atau anak kalimat independen. Jangan kurangi pengaruh ide dengan membagi perhatiannya dengan kata atau anak kalimat lain.

Tidak Tegas

Tegas

Meskipun Anda merupakan staf

Anda adalah staf magang pertama

magang ( trainee ) pertama yang kami

yang kami pekerjakan untuk program

pekerjaan untuk program ini, kami telah

ini. ( Kalimat sederhana yang

memuat mewawancarai banyak kandidat dan

ide utama.)

mengharapkan perluasan program ini di masa depan. (Ide utama hilang dalam pendahuluan anak kalimat dependen.)

• Pastikan ide penting merupakan subjek kalimat. Anda akan mempelajari lebih lanjut mengenai kalimat aktif dan pasif sebentar lagi, tetapi saat ini fokuskan pada membuat ide penting menjadi subjek.

Tidak Tegas Laporan lingkungan ditulis oleh Michelle. (Tidak menekankan Michelle;

Tegas Michelle menulis laporan lingkungan.

(Menekankan

Michelle.)

Menekankan laporan.)

Menggunakan Kalimat Aktif dan Pasif. Dalam kalimat dengan kata kerja aktif, subjek adalah pelaku tindakan. Dalam kalimat pasif, subjek merupakan pihak yang terkena tindakan.

Kalimat Pasif

Kalimat Aktif

Formulir pajak diselesaikan sebelum

Brandon

menyelesaikan

formulir Tenggat waktu tanggal 30 April. waktu

(Subjeknya, formulir pajak, adalah

pajaknya

sebelum

tanggal

tenggat

30

April.

adalah

pelaku

(Subjeknya, Pihak yang terkena tindakan.)

Brandon,

tindakan.)

Dalam kalimat pertama, kata kerja aktif menekankan Brandon. Dalam kalimat kedua, kata kerja pasif menekankan formulir pajak. Kalimat tersebut lebih mudah dipahami dan lebih pendek. Penulisan bisnis sebaiknya menggunakan kalimat aktif.

Meskipun demikian, kalimat pasif berguna pada situasi tertentu. Dalam kalimat pasif, pelaku tindakan mungkin dikemukakan atau tetap tidak diketahui. Dalam penulisan bisnis, sebagaiman juga dalam interaksi personal, beberapa situasi memerlukan kebijakansanaan dan kepekaan. Pada saat tertentu mungkin kita tidak menggunakan pendekatan tidak langsung dengan kalimat aktif, melainkan lebih menyukai pendekatan tidak langsung dengan kalimat pasif. Dari pada membuat pengumuman terus – terang dengan kalimat aktif ( Tyler membuat sebuah kesalahan besar dalam estimasi), kita bisa memperluas kalimatnya dengan bentuk pasif ( Sebuah kesalahan besar terjadi dalam estimasi ).

Berikut ini beberapa ringkasan penggunaan terbaik kalimat aktif dan pasif : • Gunakan kalimat aktif pada kebanyaka penulisan bisnis. Perusahaan kami melakukan tes penggunaan obat – obatan terhadap semua pelamar • Gunakan kalimat pasif untuk menekankan sebuah tindakan atau penerima tindakan. Tes penggunaan obat – obatan dilakukan pada semua pelamar.

• Gunakan kalimat pasif untuk memperluas berita negatif. Monitor Anda tidak bisa diperbaiki.

• Gunakan kalimat pasif untuk menyembunyikan pelaku tindakan. Sebuah kesalahan besar terjadi dalam estimasi.

Bagaimana Anda menentukan apakah sbuah kalimat adalah aktif atau pasif ?

Identifikasi subjek kalimat dan putuskan apakah subjek melakukan tindakan atau apakah subjek dikenai tindakan. Sebagai contoh, dalam kalimat Sebuah janji dibuat untuk 1 Januari, subjek adalah janji. Subjek tersebut dikenai tindakan; karena itu, kata kerjanya ( dibuat ) adalah pasif. (Petunjukan lain dalam mengidentifikasi

kalimat

pasif

dalam

bahasa

Inggris

adalah

biasanya

menggunakan kata kerja bantu to be sepertti is, are, was, were, being, atau been.)

Menghindari Kata Keterangan yang Membingungkan dan Salah Tempat. Untuk kejelasan, kata keterangan harus dekat dengan kata – kata yang mereka jelaskan atau batasi. Kata keterangan yang teruntai menjelaskan atau membatasi sebuah kata atau kata – kata yang hilang dari kalimat. Kata keterangan yang salah tempat terjadi ketika kata atau frase yang diterangkan tidak cukup jelas. Pada kedua contoh itu, solusinya adalah menempatkan kata keterangan lebih dekat pada kata yang dijelaskan atau dibatasinya.

Frase pengantar kata kerja biasanya berbahaya ; pastikan segera menyertakannya dengan kata yang bisa dijelaskan atau diterangkannyasecara logis.

Kata Keterangan yang Membingungkan

Diperbaiki

Untuk memenangkan lotre, tiket harus

Untuk memenangkan lotre, Anda

Dibeli.(frase pengantar kata kerja harus

harus membeli tiket.

Diikuti oleh sebuah subjek logis.)

Berkendara di atas Cabot Trail, lautan tiba-

Saat kami berkendara di atas

Cabot tiba tampak di kejahuan. ( Apakah lautan

Trail, lautan tiba – tiba tampak

di yang berkendara di atas Cabot Trail ?)

Berbicara di depan umum, lutut saya gemetar.

kejahuan.

Berbicara di depan umum,

saya (Apakah lutut Anda yang berbicara?)

merasa lutut saya gemetar.

Cobalah cara ini mendeteksi dan memperbaiki kata keterangan yang membungungkan. Ajukan pertanyaan siapa? Atau apa? Setelah setiap frase pengantar : Kata – kata yang segera mengikuti harus memberitahu pembaca siapa atau apa yang keterangan salah tempat berikut ini.

Kata Keterangan Salah Tempat

Diperbaiki

Menyadari kesalahannya sudah terlanjur,

Menyadari

kesalahannya

sudah amplop itu segera ditutup kembali oleh

terlanjur,

Mark

segera

menutup kembali Mark. (Apakah amplop itu yang menyadari

amplop itu.

Kesalahan?)

Sebuah jerawat muncul di pipi kiri saya

Sebuah jerawat yang ingin

saya yang ingin saya hilangkan. (Apakah pipi

hilangkan muncul di pipi kiri

saya.

Kiri yang akan dihilangkan?).

Direktur personalia yang sibuk Hanya mewawancarai kandidat yang

Di pagi hari direktur personalia yang sibuk hanya mewawancarai

kandidat Mempunyai keterampilan komputer yang

yang mempunyai keterampilan

sangat bagus di pagi hari. (Apakah para

komputer yang sangat bagus.

kandidat hanya terampildi pagi hari?)

Membuat Paragraf yang Bermakna Dari menyusun kalimat, kita meningkat ke pragraf. Pagraf adalah satu atau lebih kalimat yang dirancang sebagai kelompok pikiran yang terpisah. Untuk menghindari pagraf yang kacau – balau, penulis harus mengenali unsur – unsur dasar pagraf, pola kalimat konvensional, dan cra untuk mengorganisasikan kalimat ke dalam salah satu dari tiga pola pagraf klasik. Mereka juga harus mampu memperluas pagraf dengan menghubungkan kalimat – kalimat dan menggunakan kalimat transisi.

Membahas Satu Topik. Pagraf yang disusun baik hanya membahas satu topik. Pragraf itu mengemukakan ide utama dalam sebuah kalimat utama yang biasanya, tetapi tidak terlalu, muncul pertama. Ide lain,yang dihubungkan secara logis dengan kalimat transisi, mendukung atau mengilustrasikan ide tersebut.

Mengatur Kalimat ke Dalam Pragraf. Pragraf biasanya disusun dari tiga jenis kalimat: Kalimat utama ( main sentence ) : Menyampaikan ide utama pagraf.

Kalimat pendukung ( supporting sentence ) : Menjelaskan atau memperkuat ide utama Kalimat yang membatasi ( limiting sentence ) : Menentang ide utama dengan menyarankan pemikiran negatif atau pembanding ; mungkin mendahului atau mengikuti kalimat utama.

Kalimat – kalimat ini bisa di atur dalam tiga pola pragraf klasik : langsung, berputar, dan tidak langsung.

Menggunakan Pola Pragraf Langsung. Pragraf yang diatur dalam pola’ langsung’ ( direct ) dimulai dengan kalimat utama, diikuti oleh kalimat pendukung. Kebanyakan pesan bisnis menggunakan pola ini karena menjelaskan subjek dengan segera. Pola ini berguna ketika Anda harus mendefinisikan ( sebuah produk atau prosedur baru ), mengklasifikasikan ( bagian dari keseluruhan ), menjelaskan ( suatu ide ), atau menggambarkan ( sebuah proses ). Mulailah dengan kalimat utama, kemudian perkuat dan jelaskna ide itu dengan ide – ide pendukung, sebagaimana ditunjukan di sini : Sebuah audit sosial merupakan sebuah laporan mengenai kinerja sosial suatu perusahaan.

Audit semacam itu bisa dilakukan oleh perusahaan untuk memproduksi produk yang aman, terlibat dalam kegiatan yang bertanggung jawab secara sosial, dan melindungi lingkungan.

Banyak perusahaan menerbitkan hasil audit sosial,mereka dalam laporan tahunan. Komitmen untuk bertanggung jawab secara

lingkungan dan sosial telah menjadi nilai inti Vancouver City Savings Credit Union ( Vancity ) sejak tahun 1993. Perusahaan itu melakukan audit sosial yang menggabungkan ukuran – ukuran keuntungan

keuangan,

tanggung

jawab

sosial,

dan

kinerja

lingkungan.

Anda dapat mengubah pola langsung dengan menambah sebuah kalimat pembatas jika perlu. Meskipun demikian, pastikan bahwa Anda menyusulkan kalimat yang kembali pada ide utama dan mendukungnya, sebagaimana ditunjukkan di sini : Kalimat Utama

Penjadwalan kerja yang fleksibel bisa segera meningkatkan

produktivitas dan meningkatkan kepuasan karyawan dalam seluruh perusahaan kita.

Kalimat Pembatas Namun, penjadwalan seperti itu adalah mustahil berlaku bagi semua karyawan.

Kalimat Pendukung

Manajer akan diminta mengawasi jam kerja reguler mereka.

Meskipun begitu,

bagi banyak karyawan, penjadwalan kerja fleksibel

memberi waktu ekstra untuk mengelola tanggung jawab keluarga. Bila stres berkurang, karyawan akan lebih mampu memfokuskan perhatian mereka pada pekerjaan, dan selanjutnya mereka menjadi lebih santai dan lebih produktif.

Menggunakan Pola Paragraf Berputar. Paragraf yang disusun dengan pola ‘berputar’ ( pivoting ) dimulai dengan kalimat pembatasan yang menawarkan ide pembanding atau negatif sebelum menyampaikan kalimat utama. Perhatikan contoh berikut ini bagaimana dua kalimat pembatas mengenai kekurangan pada karier militer membuka paragraf ; hanya setelah itu kalimat utama dan pendukung yang menjelaskan ganjaran dalam militer muncul. Pola berputar terutama berguna untuk membandingkan dan mengontraskan ide. Dalam penggunaan pola berputar, pastikan Anda menekankan perubahan arah kalimat dengan sebuah tetapi atau namun yang jelas.

Kalimat Pembatas Tidak semua orang bisa berkarier di militer. Banyak dari mereka harus berada di daerah terpencil di mana iklim buruk, bahaya kesehatan, risiko keamanan, dan ke tidaknyamanan lainnyaada.

Kalimat Utama

Namun, karier di militer memberikan ganjaran khusus bagi orang –

orang khusus Yang memenuhi syarat.

Kalimat Pendukung

Anggota militer mempunyai kebanggaan dan kepuasan dalam

mewakili negaranya di luar negeri. Mereka sering menikmati perjalanan, pengalaman hidup di luar negeri yang memperkaya secara sosial dan budaya, dan pekerjaan yang berorientasi pada tindakan.

Menggunakan Pola Paragraf Tidak Langsung. Pola paragraf ‘tidak langsung” ( indirect ) dimulai dengan kalimat pendukung dan disimpulkan dengan kalimat utama.

Pola yang berguna ini memungkinkan Anda membangun alasan – alasan dasar yang rasional, sebelum mengenai audiensi dengan sebuah ide besar – mungkin satu ide yang merupakan berita buruk. Pola ini juga memungkinkan Anda untuk menjelaskan alasan Anda dan kemudian pada kalimat akhir menyimpulkannya. Dalam contoh berikut ini wakil direktur sebuah kantor akuntan besar memulai dengan menjelaskan tren menuju pakaian kasual dan menyimpulkan dengan sebuah rekomendasi agar kantornya mengubah cara berpakaian. Pola tidak langsung ini berhasil baik dalam menjelaskan sebab yang di ikuti oleh akibat.

Kalimat Pendukung

Menurut sebuah jajak pendapat terkini, lebih dari setengah

pekerja kerah putih kini berpakaian kasual di tempat kerja. Banyak insinyur perusahaan modern dan spesialis profesional telah meninggalkan jas dan dasi, dan lebih menyukai pakaian dril dan baju hangat ( sweater ). Dalam bisnis kita sendiri para konsultan kita mengatakan mereka berdiri seakan – akan “jempol sakit” karena mereka berpakaian gaya”penuh kancing” yang tradisional, sementara

pebisnisyang mereka kunjungi biasanya mengenakan pakaian yang nyaman dan kasual.

Karena itu, saya merekomendasikan agar kita membuat sebuah kebijakan “kasual bisnis” opsional yang membolehkan para konsultan berpakaian kasual, jika mereka ingin, saat mereka bekerja baik di dalam maupun di luar kantor.

Anda akan mempelajari lebih banyak teknik untuk mengimplementasikan strategi penulisan langsung dan tidak langsung ketika Anda menyusun surat , memo, e-mail, laporan,dan presentasi lisan dalam bab selanjutnya.

Mengaitkan Ide untuk Membangun Hubungan. Paragraf dikatakan berhubungan jika ide – idenya saling terkait, yaitu, ketika satu ide membawa secara logis ke ide berikutnya. Paragraf yang ditulis dengan baik membawa pembaca melalui sejumlah langkah. Jika penulis melompat dari Langkah 1 ke Langkah 3 dan melupakan Langkah 2, pembaca akan kehilangan. Anda dapat menggunakan beberapa Teknik untuk menjaga agar pembaca sejalan dengan ide Anda.

Meneruskan Ide Kunci. Hal ini dilakukan dengan mengulang – ulang sebuah kalimat kunci atau menggunakan yang mirip. Sebagai contoh : Filosofi kami menyatakan bahwa setiap pelanggan adalah benar – benar seorang tamu. Semua karyawan baru taman utama kami dilatih untuk memperlakukan tamu sebagai para VIP ( very

important person ). Para VIP ini tidak boleh diperintah mengenai apa yang bisa mereka lakukan atau yang tidak bisa.

Perhatikan bagaimana pengulangan tamu dan VIP menghubungkan ide Menggunakan Kata Ganti. Kata ganti yang lazim, seperti kami, mereka, dia, dan iamembantu membangun kontinuitas, seperti juga kata ganti petunjuk, sepertiini dan itu. Kata – kata inimenegaskan bahwa hal yang dibahas masih sedang dibahas. Sebagai contoh : Semua karyawan baru taman hiburan menjalani orientasi selama dua minggu.

Mereka

belajar

bahwa

setiap

staf

mempunyai

peran

penting

dalam

mempersiapkan pertunjukan. Pelatihan ini juga meliputi bagaimana memelihara antusiasme.

Namun, hati – hati dengan ini dan itu. Kata – kata ini biasanya membutuhkan sebuah kata benda untuk membuat maknanya benar – benar jelas. Pada contoh terakhir perhatikan bagaimana ini akan menjadi membingungkan jika kata pelatihan dihilangkan.

Menyambung Kalimat. Kalimat ‘tersambung’jika suatu ide pada akhir satu kalimat berhubungan dengan ide pada awal kalimat berikutnya. Sebagai contoh : Para pelayan baru mempelajari mengenai taman utama dan fasilitasnya. Fasilitas – fasilitas ini termasuk telepon, layanan makanan, kamar mandi, dan atraksi, selain juga lokasi kantor. Pengetahuan tentang kantor administrasi dan internal perusahaan, seperti siapa yang melakukan apa di kantor administrasi, memastikan bahwa para staf akan mampu melayani para tamu sepenuhnya. Melayani tamu, tentu saja, adalah prioritas pertama kami.

Menyambung kalimat terutama menolong ketika topiknya padat dan sulit. Namun, teknik – teknik ini jangan di gunakan berlebihan.

Menggunakan Kalimat Transisi untuk Membangun Hubungan. Kalimat transisi merupakan alat bagus lainnya untuk menghasilkan paragraf yang behubungan. Kata – kata ini,yang beberapa di antaranya ditunjukkan dalam Figur 6.7, bertindak sebagai tanda penunjuk verbal bagi pembaca dan pendengar. Kalimat transisi memungkinkan penerima mengantisipasi apa yang akan datang, mengurangi ketidakpastian, dan mempercepat pemahaman. Mereka menandakan bahwa sebuah rangkaian pemikiran bergerak maju, dikembangkan, mungkin mengambil jalanmemutar,atau berakhir.

Transisi terutama membantu dalam penulisan persuasif.

Seperti ditunjukan dalam Figur 6.7, transisi dapat menambah atau memperkuat sebuah pokok pikiran menunjukan wajtu atau urutan, memperjelas ide, menunjukkan sebab dan akibat, mengontradiksi pemikiran, dan memperbandingkan ide. Jadi, Anda harus berhati – hati untuk memilih transisi terbaik bagi tujuan Anda. Lihat kembali contoh – contoh paragraf langsung, berputar, dan tidak langsung untuk melihat bagaimana kalimat transisi dan cara lainnya membangun hubungan paragraf. Ingat bahwa hubungan dalam komunikasi jarang terjadi secara spontan; hal itu memerlukan uasha dan keahlian.

Menyusun Paragraf Pendek. Meskipun tidak ada aturan yang mengatur panjang paragraf, para penulis bisnis mengetahui nilai dari paragraf pendek. Paragraf dengan delapan baris atau kurang akan terlihat menarik dan mudah dibaca, sedangkan paragraf yang panjang dan penuh tampak berat. Bila suatu topik tidak dapat dicakup dalam delapan baris atau kurang ( bukan kalimat ), pertimbangkan untuk memecahnya ke dalam segmen yang lebih kecil.

Daftar periksa berikut ini meringkas poin – poin kunci penulisan draf pertama.

DAFTAR PERIKSA UNTUK MENYUSUN KALIMAT DAN PARAGRAF Untuk Kalimat Efektif Gunakan kalimat pendek. Ingat kalimat dengan 20 kata atau kurang akan lebih mudah dibaca. Gunakan kalimat yang lebih panjang sewaktu - waktu tetapi bergantunglah pada kalimat – kalimat pendek.

Tekankan ide penting. Tempatkan ide utama pada awal kalimat pendek untuk penekanan.

Gunakan kalimat aktif dan pasif dengan hati – hati. Gunakan kalimat aktif ( Dia mengirim e-mail dan bukan E- mail dikirim olehnya ) lebih sering ; mereka segera menunjukkan pelaku tindakan. Gunakan kalimat pasif untuk bersikap bijaksana, untuk menekankan sebuah tindakan, atau untuk menyembunyikan pelaku.

Hilangkan kata keterangan yang salah tempat. Pastiakn bahwa frase kata kerja pengantar diikuti oleh kata – kata yang bisa dibatasi secara logis. Untuk memeriksa penemuan kata keterangan, tanyakan siapa? Atau apa? Sesudah setiap frase.

Untuk Paragraf yang Bermakna Kembangkan satu ide. Gunakan kalimat utama ; pendukung ,dan pembatas untuk mengembangkan satu ide dalam tiap paragraf.

Gunakan pola langsung. Mulai kebanyakan paragraf denagn kaliamt utama yang diikuti oleh kalimat pendukung. Pola langsung ini berguna untuk mendefenisikan, mengelompokkan, menggambarkan, dan menjelaskan.

Gunakan pola berputar. Untuk membandingkan dan mengontraskan ide, mulailah dengan sebuah kalimatpembatas; kemudian, tuliskankalimat utama yang diikuti oleh kalimat pendukung.

Gunakan pola tidak langsung. Untuk menjelaskan alasan atau sebab terlebih dahulu, mulailah dengan kalimat pendukung. Buat kesimpulan dengan kalimat utama pada akhir paragraf.

Bangun hubungan dengan mengaitkan kalimat. Hubungkan ide –ide dengan mengulangi kata – kata kunci, penggunaan kata ganti, dan menyambung kalimat ( memulai satu kalimat dengan sebuah ide dari akhir kalimat sebelumnya.

Berikan tanda penunjuk dengan kalimat transisi. Gunakan tanda verbal untuk membantu audiensi mengetahui ke mana ide akan berlanjut. Kata – kata seperti selanjutnya, sesuai dengan hal itu, sebagai akibatnya, dan jadi berfungsi sebagai penunjuk ide.

Batasi panjang paragraf. Ingat bahwa paragraf dengan delapan baris atau kurang akan tampak lebih menarik untuk dibaca. Pertimbangkan pemecahan paragraf yang terlalu panjang jika perlu.

RINGKASAN TUJUAN BELAJAR Membandikan metode formal dengan metode informal untuk mencari data dan menghasilkan ide. Riset formal untuk laporan yang panjang dan masalah yang kompleks meliputi pencarian data pustaka secara manual atau elektronik, selainjuga melakukan wawancara, survei,kelompok fokus, dan eksperimen. Riset informal untuk tugas ruti meliputi melihat arsip perusahaan, berbicara dengan atasan, wawanvcara dengan audiensi target, melakukan survei informal, sumbang saran ( brainstorming ) ide, dan membuat diagram tandan.

STUDI KASUS

Proses ke Produk

Menerapkan Keterampilan Anda di Tim Hortons Setelah

kesuksesan

di

Kanada,

Tim Kreme, dan Srarbuck adalah pemain kuat

Hortons membukukan laba tahunannya di pasar AS, dan Tim Hortons bergantung yang pertama pada tahun 2002 di Amerika pada bauran produk yang terdiversifikasi Serikat.

Tujuannya

adalah

mengikuti untuk bersaing.

model bisnis di Kanada dan mempunyai 70

Ron joyce renomena Krispy Kreame

persen unti waralaba di AS. Namun mirip dengan fenomena Tim Hortons persaingan di Amerika Serikat tetap ketat. ketika pertama kali mulai. “Kami dulu Pesaing seperti Dunkin Donuts, Krispy mempunyai line up

yang sangat besar.

Ketika sesuatu yang baru muncul, apa lagi kekuatan

yang

tersisa

?”

tanyanya. Tugas Anda

Menurut Paul House, direktur Tim Hortons Agar tetap kompetitif dan memenangkan dasn chief operating officer, “Kami tidak pangsa

pasar,

Tim

Hortons

harus

lagi hanya bergerak di produk kue dan menyadari persaingan. Atasan Anda telah kopi. Bila kami tetap hanya menjual kopi meminta Anda untuk memeriksa para dan donat, kami tidak akan berada pada pesaing posisi kami saat ini”

utama

Tim

Hortons

dan

menganalisa arah yang sebaiknya diambil

Kopi membukukan 50 persen dari perusahaan agar tetap menjadi nomor satu seluruh penjualandi Kanada, Kue 22,5 di Kanada dan memperluas kesuksesannya persen dan menu makan siang 10,5 persen. pada waralaba di Selatan perbatasan. Dia Tim

Hortons

perusahaannya

memperkirakan juga meminta Anda meneliti pasar AS

memegang

70

persen untuk melihat trend atau perbedaan yang

pangsa pasar kue panggang dan kopi di ada yang harus diketahui.

Kanada dan 22 persen dipasar makanan

Dalam kelompok kecil, lakukan

cepat saji. Untuk meningkatkan layanan Brainstorming

untuk

mengumpulkan

kendara-lewat, Tim Hortons menggunakan informasi bagi proyek ini. Berdasarkanapa sistem

pemesanan

mempercepat

berdua-dua

layanan

untuk yang Anda pelajaridalam bab ini, buatlah

konsumen.

Di daftar sumber informasi yang relevan

Kanada, Tim Hortons mencatat rekor untuk riset informal. Pengajar Anda akan kendara-lewat 101,58 detik, di atas nilai meminta terbaik Wendy’s di AS 134,67 detik.

Anda

untuk

melakukan

brainstorming mengenai masalah yang

Moto Tim Hortons “Always Fresh” mungkin

munculdalam

penyusunan

diterjemahkan kedalam konsep, ide dan laporan ini. Jika diminta, buatlah diagram pemikiran dan meluas ke makanan yang tandan

yang

menampilkan

dijual, Tim Hortons adalah “Always brainstorming.

Fresh” baik untuk seragam, kualitas produk, rantai penjualan, dan sebagainya.

Menentukan bagaimana mengorganisasikan data kedalam dan bagan alfanumerik atau bagan decimal. Salah Satu metode untuk mengorganisasikan data pada pesan sederhana adalah membuat

hasil

daftar topik utama yang akan dibahas. Mengelolah pesan yang lebih rumit biasanya memerlukan suatu bagan. Untuk membuat bagan, bagilah topic utama menjadi tiga sampai lima komponen utama.

Bagilah komponen-komponen itu menjadi subpoin yang berisi rincian, ilustrasi dan bukti. Untuk bagan alfanumerik aturlah poinpoin menggunakan angka Romawi (I,II) huruf capital (A,B) dan bilangan (1,2). Untuk bagan decimal, tunjukkan urutan ide dengan decimal (1.0.,1.1.,1.1.1.).

Membandingkan

pola

langsung

denga

pola

tidak

langsung

untuk

mengorganisasikan ide. Pola langsung menempatkan ide utama pada awal kalimat.

Pola ini berguna jika audiensi akan senang, tertarik, atau netral. Pola ini menghemat waktu pembaca, menentukan bingkai pikiran yang tepat, dan mencegah timbulnya frustrasi pembaca. Pola tidak langsung menempatkan ide utama setelah penjelasan. Pola ini berguna untuk audiensi yang tidak bersedia, tidak senang, atau bersikap bermusuhan.

Pola ini menghargai perasaan audiensi, mendorong penerimaan yang baik dan meminimalkan reaksi negative.

Membahas penyusunan draf pertama sebuah pesan, memfokuskan pada teknikteknik untuk membuat kalimat yang efektif. Susunlah draf pertama pesan di tempat yang sepi dimana Anda tidak akan terganggu. Tulis dengan cepat, lebih baik di depan computer. Rencanakan untuk revisi. Ketika Anda menyusun, ingat bahwa kalimat paling efektif jika kalimat tersebut pendek (di bawah 20 kata). Sebuah ide utama bisa ditekankan dengan ditulis dalam kalimat aktif, menaruhnya pada awal kalimat, dan memindahkan ide-ide yang bersaing. Kalimat yang efektif menggunakan kata kerja aktif, meskipun kata kerja pasif mungkin diperlukan untuk bersikap bijak atau mengurangi tekanan. Kalimat yang efektif menghindari kata keterangan yang membingungkan atau salah tempat.

Mendefinisikan paragraph dan menjelaskan tiga pola paragraph Klasik dan caracara untuk menyusun paragraph yang bermakna. Sebuah paragraph terdiri atas satu atau lebih kalimat yang dirancang sebagai kelompok pikiran yang terpisah. Paragraf umumnya mengikuti satu dari tiga pola. Paragraf langsung (kalimat utama diikuti oleh kalimat pendukung) berguna untuk mendefinisikan, mengelompokkan, mengilustrasikan

dan menjelaskan. Paragraf berputar (kalimat pembatas diikuti oleh kalimat utama dan kalimat pendukung) berguna untuk membandingkan dan mengontraskan. Paragraf tidak langsung (kalimat pendukung diikuti oleh kalimat utama) membangun logika dan dasar ide sebelum menyajikan ide utama. Paragraf dapat ditingkatkan dengan penggunaan teknik hubungan dan kalimat transisi.

TINJAUAN BAB 1. Sebutkan tujuh teknik khusus untuk sesi sumbang saran (brainstorming) kelompok yang produktif (Tujuan 1) 2. Apa yang dimaksud dengan diagram tandan (cluster diagram), dan kapan diagram tersebut bermanfaat (Tujuan 1) 3. Jelaskan bagan alfanumerik (Tujuan 2) 4. Apa hubungan antara kategori utama dalam sebuah bagan dengan kategori utama dalam sebuah laporan yang ditulis dari bagan ? (Tujuan 2) 5. Bedakan antara pola organisasi langsund dan tidak langsung untuk pesan bisnis pada umumnya. (Tujuan 3) 6. Mengapa kebanyakan pesan bisnis menggunakan pola langsung ? (Tujuan 3) 7. Sebutkan beberapa pesan yang sebaiknya menggunakan pola langsung dan yang tidak. (Tujuan 3) 8. Mengapa penulis sebaiknya merencanakan revisi ? Bagaimana mereka dapat melakukannya ? (Tujuan 4) 9. Bedakan sebuah anak kalimat independent dari anak kalimat dependen. Beri Contah (Tujuan 4) 10.Sebutkan tiga cara untuk menekankan ide penting dalam kalimat. (Tujuan 4) 11.Bedakan antara kalimat aktif dengan kalimat pasif. Beri contoh (Tujuan 4) 12.Berilah sebuah contoh orisinal yang berkaitan dengan kata keterangan yang tidak jelas dan salah tempat. Mengapa frase pengantar verbal berbahaya ? (Tujuan 4) 13.Jelaskan tiga jenis kalimat yang digunakan untuk membangun ide dalam paragraph.

(Tujuan 5) 14.Jelaskan tiga jenis pola paragraph. Identifikasilah penggunaan masing-masing pola tersebut. (Tujuan 5)

15.Apa yang dimaksud dengan hubungan, dan bagaimana mencapainya ? (Tujuan 5)

BERPIKIR KRITIS 1. Mengapa pembuat diagram tandan dianggap sebagai suatu proses intuitif sementara pembuatan bagan (outlining) dianggap sebagai proses analistis ? (Tujuan 1) 2. Mengapa analisis audiensi adalah sangat penting dalam memilih pola organisasi langsung atau tidak langsung untuk pesan bisnis ? (Tujuan 3) 3. Dalam hal apa penulisan di tempat kerja berbeda dari penulisan dalam studi akademik Anda ? Pertimbangkan segi proses dan juga produknya (Tujuan 1) 4. Mengapa kalimat pendek dan paragraph pendek cocok untuk komunikasi bisnis ?

(Tujuan 4 dan 5) 5. Masalah Etika : Diskusikan mengenai etika pola tidak langsung dalam pesan bisnis.

Apakah penundaan penyajian ide utama dalam suatu pesan adalah manipulatif ?

KEGIATAN Memo antarkantor berikut ini sulit dibaca. Memo ini mempunyai beberapa kesalahan penulisan yang dibahas dalam bab ini.

Tugas Anda Pertama, bacalah memo tersebut untuk melihat apakah Anda dapat memahami apa yang penulis minta dari seluruh karyawan Divisi Western. Kemudian, diskusikan mengapa memo itu sulit di baca. Berapa panjang kalimat yang ada ? Berapa kali kalimat pasif Anda temukan ? Seberapa efektif paragraph yang ada ? Dapatkah Anda melihat empat kata keterangan yang tidak jelas atau salah tempat ? Pada kegiatan berikutnya Anda akan memperbaiki organisasi pesan tersebut. (Angka yang ditulis di atas kalimat-kalimat berikut ini diberikan untuk membantu Anda mengidentifikasi kalimat yang bermasalah).

Kepada : Seluruh Karyawan Divisi Western

Komputer pribadi dan seluruh peranti lunak untuk mendukung computer dimiliki oleh sebagian besar karyawan Divisi Western. Setelah menimbang persoalan dengan matang, telah diputuskan oleh Departemen Pengembangan Sistem (DPS) bahwa control yang lebih besar harus digunakan dalam koordinasi pembelian peranti keras dan lunak untuk meningkatkan kompatibilis seluruh divisi agar sebuah perpustakaan sumber dapat dikembangkan. Oleh karena itu, sebua program telah dikembangkan oleh DPS yang harus diikuti dalam melakukan seleksi dan pembelian semua peralatan di masa mendatang. Untuk membuat pilihan yang terbaik, DPS harus diberitahu ketika Anda memulai pencarian Anda karena pertanyaan-pertanyaan mengenai komputer pribadi, program pengolah kata, peranti keras dan peranti lunak dapat dijawab oleh staf ahli kami, yang juga bisa memberikan pendampingan yang tak ternilai dalam membuat pilihan terbaik bagi kebutuhan Anda pada harga yang sebaik mungkin.

Setelah komputer dan peranti lunak Anda tiba, semua pembelian peranti lunak di masa mendatang harus melalui DPS. Untuk benar-benar melakukan pembelian awal anda, sebuah proposal tertulis dan formulir permintaan pembelian harus disampaikan kepada DPS untuk memperoleh persetujuan. Kebutuah pembelian tersebut harus dijelaskan; manfaat

yang Anda harapkan dari pembelian itu harus dianalisis dan

ditampilkan, serta rincian semua biaya harus diajukan. Dengan mengikuti prosedur ini, manfaat pembelian terkoordinasi akan terealisasi oleh seluruh karyawan. Saya bisa Anda hubungi di X466 jika Anda mempunyai pertanyaan.

6.2 Mengorganisasikan Data (Tujuan 2) Memo antarkantor di kegiatan 6.1 sulit dibaca dan diikuti. Salah Satu Masalah terbesarnya adalah organisasi data.

Tugas Anda. Gunakan diagram tandan atau bagan untuk mengorganisasikan pesan yang kacau-balau dalam kegiatan 6.1. Disamping pembukaan dan penutupan pesan, apa saja tiga poin utama yang penulis ingin sampaikan ? Apakah sebaiknya pesan itu menggunakan pola langsung atau tidak langsung ? Pengajar Anda mungkin meminta Anda membahas bagaimana seluruh pesan itu bisa direvisi atau harus ditulis ulang.

6.3 Brainstorming Kolaboratif (Tujuan 1)

TIM Sumbang Saran (brainstorming) bisa menjadi metode yang produktif untuk menghasilkan ide penyelesaian masalah. Anda dapat meningkatkan kemampuan brainstorming Anda dengan praktik.

Tugas Anda. Dalam tim yang terdiri atas empat atau lima orang, analisislah masalah di kampus Anda seperti berikut ini : ruang kelas yang tidak memadai, persyaratan gelar yang tidak realistis, kurangnyaprogram beasiswa mahasiswa, fasilitas parker yang buruk, proses registrasi yang lambat, kurangnya keberagaman di antara mahasiswa di kampus, dan sebagainya. Gunakan teknik brainstorming

untuk menghasilkan ide-ide yang

menjelaskan masalah dan menjajaki solusi. Tiap anggota tim harus membuat diagram tandan untuk mencatat ide yang muncul. Baik sebagai individu maupun tim, organisasikan ide kedalam suatu bagan dengan tiga sampai lima poin utama dan beberapa subpoin. Anggaplah bahwa ide Anda akan menjadi bagian surat yang akan dikirim ke pejabat kampus yang berwenang atau ke Koran kampus yang membahas masalah dan solusi Anda. Namun ingat peran Anda sebagai mahasiswa. Bersikaplah sopan, positif dan konstruktif - jangan negative, bersikap bermusuhan, atau agresif.

E-MAIL Teknik brainstorming juga bisa berguna bagi individu sebagaimana juga tim. Anggaplah atasan atau kepala departemen Anda meminta Anda menyerahkan sebuah laporan singkat yang menganalisis sebuah masalah.

Tugas Anda. Analisislah sebuah masalah yang ada ditempat kerja atau kampus Anda, seperti antrian panjang di mesin fotokopi atau, penggunaan jasa surat kilay yang berlebihan, kurangnya staf ketika puncak jam sibuk pelyanan konsumen, penjadwalan karyawan yang kurang baik, paket tunjangan yang kaku, peralatan kantor yang kuno, atau salah satu masalah kampus yang dibahas pada kegiatan 6.3. Pilihlah sebuah masalah yang Anda kuasa. Buat sebuah diagram tandan untuk mengembangkan ide.

Kemudian organisasikan ide-ide itu kedalam sebuah diagram dengan tiga sampai lima poin utama dan beberapa subpoin. Bersikaplah sopan, positif, dan konstruktif. Serahkan bagan itu kepada atasan Anda (pengajar Anda). Sertakan sebuah pengantar (seperti ini adalah bagan yang Anda minta berkaitan dengan……) Tuliskan kalimat penutup yang

menawarkan untuk menyampaikan diagaram tandan yang Anda buat jika atasan Anda ingin melihatnya.

INFOTRAC Casandra M, penyelia Anda, telah diminta memimpin sebuah kelompok brainstorming untuk menghasilkan ide-ide baru bagi lini produk perusahaan. Meskipun Casandra tahu banyak tentang perusahaan dan produknya, dia tidak paham mengenai brainstorming.

Dia meminta Anda untuk meneliti topic brainstorming dengan cepat dan memberikan sebuah panduan singkat mengenai cara melakukan brainstorming. Satu hal lagiCasandra tidak ingin membaca seluruh artikel. Dia ingin Anda meringkasnya.

Tugas Anda. Lakukan pencarian kata kunci Info Trac untuk “ brainstorming” Cari artikel dengan instruksi spesifik untuk melakukan sesi brainstorming yang produktif.

Siapkan sebuah ringkasan yang menceritakan bagaimana (a) mempersiapkan sesi brainstorming, (b) melaksanakan sesi, dan (c) menindaklanjuti setelah rapat. Serahkan hasil Anda dalam sebuah memo atau e-mail kepada penyelia Anda (pengajar Anda) WEB BERPIKIR KRITIS TIM Anda adalah bagian dari sebuah program internship di sebuan perusahaan besar. Ron W, manajer pelaksana internship, ingin kelompok Anda menggunakan Web untuk mencari dua topik : (a) brainstorming kelompok dan (b) peranti lunak brainstorming. Ron ingin mengetahui tentang dua situs Web terbaik yang memberikan saran gratis mengenai brainstorming, tetapi dia juga ingin kelompok Anda merekomendasikan dua produk peranti lunak yang menunjukkan bagaimana melakukan brainstorming.

Tugas Anda. Dengan menggunakan satu atau lebih mesin pencari (seperti Google), carilah beberapa situs yang baik yang memberi saran gratis mengenai bagaimana melakukan sesi brainstorming. Kemudian cari situs yang menjual peranti lunak yang menunjukkan bagaimana melakukan brainstorming. Dalam tim, diskusikan situs mana yang tampaknay paling bermanfaat dan terpercaya. Bagaimana Anda dapat menilai suatu produk peranti lunak Internet bila Anda belum pernah melihatnya ? Dalam sebuah e-mail atau memo kepada Ron, ceritakan padanya dua situs yang menurut Anda terbaik untuk saran gratis dan dua produk peranti lunak yang Anda rekomendasikan. Jelaskan dan pertahankan pilihan Anda.

Anda bekerja sebagai konsultan pada sebuah kelompok investor yang meminta informasi mengenai memulai sebuah stasiun radio baru di Frederiction, New Brunswick.

Anda mengumpulkan informasi untuk membuat sebuah laporan kepada para investor, tetapi Anda menyadari bahwa informasi Anda akan lebih mudah dibaca jika berbentuk bagan.

Tugas Anda. Aturlah topil berikut ini ke dalam bagan alfanumerik yang berhubungan.

Petunjuk : Poin-poin tersebut sudah sesuai urutannya.

Masalah : Menentukan format program untuk stasiun radio baru CFSD-FM Latar Belakang : Format radio yang saat ini ada di Frederiction Latar Belakang : Demografi wilayah target (populasi, usia, gender, pendapatan) Hasil Survei : Preferensi musik Survei menemukan bahwa dua jenis musik favorit adalah easy listening dan soft rock Dua favorit beriktunya adalah country dan rock Jenis musik lain yang disebutkan di survey : klasik, Jazz Hasil Survei : Preferensi Berita Penekanan Berita : Responden lebih suka berita nasional tetapi dengan sejumlah berita local Responden menjawab ya untuk berita tetapi hanya ingin berita pendek, yang mengudara setiap satu jam Analisis temuan : diskusi semua temuan secara lebih terinci Rekomendasi : Format campuran yang menggabungkan easy listening dan soft rock Rekomendasi : Berita yang mengudara tiga hingga lima menit setiap jam; mencakup berita nasional tetapi juga memasukkan berita local Kami merekomendasikan memulai sebuah stasiun radio baru segera.

TIM Salah satu cara terbaik untuk mempelajari keterampilan yang dibutuhkan dalam bidang Anda adalah mewawancarai mereka yang bekerja dalam bidang itu.

Tugas Anda. Berkumpullah dalam tim yang terdiri atas tiga sampai lima orang yang mempunyai mata kuliah pokok yang sama. Bekerjalah bersama untuk menyusun sebuah

surat berisi pertanyaan-pertanyaan mengenai informasi karier dari seseorang dalam bidang Anda. Sertakan pertanyaan mengenai mata kuliah teknis dan umum yang harus diambil, rata-rata gaji awal, perusahaan yang baik untuk dilamar, keahlian teknis yang diperlukan, keterampilan hubungan antarpribadi yang perlu, program computer yang saat ini digunakan dan tips-tips untuk memulai dalam bidang tersebut. Meskipun ini hanya proyek kecil, tim Anda bisa bekerja dengan lebih harmonis jika Anda menerapkan beberapa saran dari Bab 2 Misalnya, menunjuk pemimpin rapat, pencatat dan penilai.

6.9 Unsur Kalimat (Tujuan 4) Tugas Anda. Pada kalimat berikut ini garis bawahi dan identifikasi anak kalimat dependen (AKD), anak kalimat independent (AKI), dan frase (F). Lingkari subjek dan predikat dalam anak kalimat. a. Kami menghadapi sebuah masalah di perusahaan kami, dan kami mencoba melakukan brainstorming. b. Karena kami ingin kreatif, kami memberi setiap orang sebuah buku catatan kecil. c. Pemimpin tim kami memasang papan tulis di sekeliling ruangan. d. Dengan spidol yang berbeda warna, tiap anggota tim menulis ide di papan tulis.

6.10 Panjang Kalimat (Tujuan 4) Tugas Anda. Pecahlah kalimat berikut ini menjadi kalimat yang lebih pendek.

Gunakanlah kalimat transisi yang tepat. a. Bila perusahaan berinvestasi cukup besar dalam riset awal atau pengembangan produk baru, mereka harus mempertimbangkan melindungi produk tersebut dengan paten, meskipun semua paten pada akhirnya akan berakhir dan apa yang dulunya kita perdagangkan sebagai rahasia perusahaan bisa menjadi pengetahuan umum dalam industri. b. Segera setalah konsumen mengenali sebuah nama yang berkaitan dengan sebuah produk atau jasa, nama itu berhak atas perlindungan hukum sebagai merek dagang; kenyataannya, konsumen mungkin bahkan menciptakan sebuah merk dagang yang tidak pernah ada atau menciptakan merek dagang kedua dengan menggunakan nama panggilan sebagai indicator sumber, seperti nama “Coke” yang secara legal dilindungi bahkan sebelum digunakan oleh perusahaan.

c. Meskipun tidak ada rumus ajaib untuk menentukan nama merek dagang yang baik, perusahaan sebaiknya menghindari menggunakan nama pertama yang singgah di kepala seseorang selain itu, mereka harus menyadari bahwa tanda yang unik dan berubah-ubah adalah yang terbaik, sedangkan nama deskriptif seperti “mobil” atau “reparasi TV” adalah nama yang buruk, serta nama keluarga dan nama geografis adalah nama yang lemah karena kurang menonjolkan perbedaan dan eksklusivitas.

6.II Kalimat Aktif dan Pasif ( Tujuan 4 ) Tugas Anda. Dalam kalimat – kalimat berikut ini ubahlah kata kerja aktif. Tambahkan subjek bila perlu. Bersiaplah untuk membahas versi kalimat yang lebih efektif. a. Sebuah keputusan untuk berfokus pada pelayanan pelanggan dibuat oleh dewan direksi. b. Pertama, lini produk diperiksa untuk menentukan apakah memenuhi kebutuhan konsumen. c. Di masa lalu, produk dibuat berdasarkan harapan internal akan kebutuhan pasar. d. Ketika disadari bahwa perubahan tak bisa dihindari, lini produk baru pun dirancang. e. Setelah prosedur persediaan just-in-time diperkenalkan, persediaan kami berkurang setengahnya. f. Perusahaan kami baru – baru ini dianugerahi” Vendor of the Year” oleh Texas Instruments.

Sekarang ubalah kata kerja aktif menjadi kata kerja pasif, dan bersiaplah untuk membahas versi kalimat yang lebih efektif. g. Kami tidak dapat mengesahkan perbaikan VTR Anda karena periode garansinya sudah berakhir. h. Saya tidak bisa memberikan pengembalian uang untuk barang yang Anda beli 60 hari yang lalu atau lebih. i. Valley Golf Course tidak menerima pemain yang bukan anggota. j. Anda harus menyerahkan semua laporan pada hari Jumat jam 5 sore.

k. Joan

menambah

dua

kolom

dan

bukannya

menguranginya,

sehingga

menghasilkan kesalahan total.

6.12

Kata Keterangan yang Membingungkan 4 Salah Tempat ( Tujuan 4 )

Tugas Anda. Perbaiki kata yang membingungkan atau salah tempat dalam kalimat – kalimat berikut ini. Tambahkan subjek jika diperlukan, tetapi pertahanan frase pengantar. Beri tanda”B” jika benar. a. Untuk tetap berhubungan dengan konsumen, kontak telepon disarankan bagi semua tenaga penjual. b. Dengan menjadikan tenaga penjualan bagian dari perancang produk, banyak uang bisa dihemat. c. Bertindak sebagai direktur, kontrak segera ditandatangan oleh Rachel. d. Untuk memperoleh gelar sarjana, selesaikan 120 unit studi. ( Hati – hati !) e. Gas berbahaya yang membuat para karyawan kantor sakit berasal dari tanki penyimpanan sebuah pabrik cat yang dekat kantor. f. Berdasarkan bukti yang ada, menjadi jelas bahwa pengadilan telah dibohongi oleh saksi. g. Setelah menemukan letak kesalahan laporan, pencarian diakhiri. h. Calon anggota parlemen mengumumkan keinginannya untuk menjadi kandidat nasional di kota kelahirannya di Blue Bell, Saskatchewan. i. Meskupun T- Mark adalah departemen store swalayan, setiap upaya dilakukan untuk memberi konsumen layanan yang sabar dan bersifat pribadi. ( Hati – hati !)

6.13 ( Tujuan 5 ) Tugas Anda. Tambahkan kalimat transisi dalam kalimat berikut ini untuk memperbaiki alairan ide (hubungan). a. Pemeriksa ketikan komputer (computer style checker) berkisar mulai dari kecerdasan buatan (artificial intelligence) hingga pengabaian buatan (artificial ignorance). Mereka seperti anak – anak yang cerdas, pintar namun tidak bijaksana. Penulis bisnis harus menyadari sepenuhnya keterbatasan dan manfaat style checker ini. b. Arsip terkomputerrisasi kami mencakup semua data pelanggan. Arsip tersebut mencatat nama, alamat, dan imformasi vital lainnya. Arsip memepunyai ruang

komentar, sebuah fitur yang mudah digunakan dan membantu kami memperbarui catatan c. Tidak ada yang suka menghasilkan produk yang buruk . Kami mulai menyoroti masalah yang berulang – ulang terjadi. Karyawan harus berusaha keras agar lebih berhati – hati dalam melakukan pekerjaan mereka. Produk-produk tersebut jangan sampai dikembalikan kepada mereka untuk diperbaiki. d. Wawancara kerja yang mendalam bisa terstruktur atau tidak terstruktur.

Wawancara terstruktur kurang fleksibel. Semua calon karyawan diberi pertanyaan dalam urutan yang sama. Wawancara tidak terstruktur memungkinkan percakapan yang mengalir bebas. Topik dipersiapkan oleh pewawancara. e. Tunjangan tambahan terdiri atas asuransi jiwa, kesehatan, dan gigi. Beberapa tunjangan

tambahan

mungkin

termasuk

tunjangan

liburan

dan

kesehatan.tunjangan tambahan lainnya meliputi tunjangan hari raya, pemakaman, dan keadaan darurat. Tunjangan makan siang, cuti periodik, penggantian uang kuliah, dan tunjangan anak kadang-kadang juga dimasukkan.

6.14

Organisasi Paragraf ( Tujuan 5 )

Tugas Anda. Paragraf yng ditulis dengan buruk berikut ini mengikuti pola tidak langsung. Carilah kalimat utama dalam setiap paragraf. Kemudian revisilah setiap paragraf sehingga menjadi pola langsung. Perbaiki hubungan dengan menggunakan teknik-teknik yang dijelaskan dalam bab ini. a. Banyak konsumen kami menghadapi masalah disk drive, printer, dan peripheral dalam bisnis mereka. Kami tidak bisa memperbaiki disk drive, printer, dan peripheral .para konsumen ini tidak dapat berbisnis jika peralatan – peralatan tersebut sedang diperbaiki. Kami tahu bahwa ada dua waktu ketika kami bisa memperbaiki peralatan itu. Kami bisa memperbaiki di tengah malam atau pada hari minggu. Semua staf teknisi kami sekarang bekerja setiap hari minggu. Mohon otorisasi anggaran tambahan untuk departemen saya guna membayar upah teknisi yang bekerja di malam hari dan akhir pekan. b. Pengiriman dengan menggunakan pesawat merupakan salah satu cara mengirimkan mesin potong rumput dan gergaji sturdyBilt. Pengirinman dengan pesawat menjanjikan pengeantaran dalam dua hari tetapi biayanya mahal. Metode termurah adalah meminta para pengecer mengambil sendiri barang kiriman di

pusat distribusi terdekat kami. Kami mempunyai pusat distribusi di Regina, Winniping, dan Thunder Bay. Pilihan lain adalah truk kami mengantarkan barang kiriman dari pusat distribusi ke tempat pengecer dengan biaya tambahan. Itulah pilihan – pilihan yang SturdyBilt tawarkan kepada para pengecer yang membeli produk kami.

TINJAUAN C.L.U.E. 6 Editlah kalimat – kalimat di bawah ini untuk memperbaiki kesalahan dalam tata bahasa, tanda baca, ejaan, dan penggunaan kata.

1. Whether you are writting a short memo or a thirty page report you should expect to conduct formal, or informal research.

2. Our company Vice President came to Pressident and I asking for help with 2 complex but separate desktop publishing problems.

3. Because neither of us are particularly creative we decided

to organize a

brainstorming session.

4. To develop a better sence of design we collected desireable samples from : books, magazines,brochures and newsletters.

5. We noticed that, poorly – designed projects often was filled with cluttered layouts, incompatible typefaces, and to many typefaces.

6.

Our brain storming session included the following individuals, Troy, Rhonda, Amanda, Matt.

7. We encouraged participants to think visually but most was reluctant to draw picture.

8. One of our principle goals were to create one hundred ideas in thirty minuteshowever we were prepared to meet up to 1 hour.

9. Because we know that ideas continue to incubete we encouraged every one to continue too submit ideas, after the session ended.

10. Robyn Clark article titled A Better way to brainstorm which appered in the megazine Black Enterprise proved to be very helpful.