PROYECTO DEL DEPARTAMENTO CONTABILIDAD DE E-GRUPOSER, SOCIEDAD ANONIMA by wendy santizo

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Universidad Mariano Gálvez de Guatemala Facultad de Ciencias de la Administración Dirección de Postgrado Maestría en Recursos Humanos Sistemas de Información Ing. Claudia Esmeralda Villela Cervantes

PROYECTO DEL DEPARTAMENTO CONTABILIDAD DE E-GRUPOSER, SOCIEDAD ANONIMA Integrantes

Carné

Meydin Llomara García Estrada

1528-03-12509

Heyri Mishel Alvarado Marroquín

1528-04-12006

Wendy Janeth Santizo Vásquez

1528-04- 11935

José Roberto Samayoa Pérez

1528-04-12382

Escuintla, 08 de mayo, 2012

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INTRODUCCION Un sistema de información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos de información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo. Definitivamente un sistema de información es de mucha utilidad para las empresas en esta época en la cual los administradores buscan la manera más adecuada de almacenar su información, así como la forma de hacer más eficientes sus procesos ahorrando tiempo en la realización de los mismos y reduciendo costos de mano de obra. Tomando en cuenta que un sistema de información desarrollado de manera adecuada facilita la realización de todas las actividades de la empresa, ejecutando en menor tiempo las labores que un colaborador hace, ofreciendo así, un excelente servicio al cliente ya que el cliente es atendido rápidamente, consiguiendo que la empresa sea cada día más productiva, generando de esta manera una ventaja competitiva, que hará que la empresa este un nivel arriba de las empresas de la competencia, lo cual es de vital importancia en el mundo de los negocios, en el cual sobreviven únicamente las empresas competitivas y dispuestas a realizar cambios consistentes en implementar herramientas novedosas y de vanguardia. En esta oportunidad se analiza el sistema de información del área de contabilidad de la empresa E-Gruposer S.A., empresa que cuenta con un sistema de contabilidad denominado (SCG-DC), el cual es de mucha utilidad para el desarrollo de las operaciones contables de la empresa, este programa cuenta con todas las opciones necesarias para llevar un estricto control de todas las operaciones contables de la empresa, entre las funciones del programa se encuentra el control de las compras y ventas, el parámetro del IVA, partidas contables, pólizas contables, reportes financieros entre otras. Así mismo el programa cuenta con todos los datos de las empresas a las que la empresa E-Gruposer S.A., presta sus servicios, el programa lleva un control de todos

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los movimientos contables de cada una de las empresas, asĂ como el control del periodo contable y los parĂĄmetros contables.

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ANTECEDENTES E-gruposer, Sociedad Anónima, es una empresa dedicada a la prestación de servicios administrativos, financieros, a la promoción intervención e intermediación de servicios de cualquier índole. Operando en nuestro país desde hace siete años, ubicada en la ciudad de Guatemala, Departamento de Guatemala. MISION Somos una empresa con espíritu de trabajo en equipo, que cuenta con el recurso humano profesional y capacitado para brindar sus servicios administrativos y financieros, puntual y eficientemente. VISION Queremos ser una empresa que preste sus servicios puntual y eficientemente, de manera precisa y oportuna. OBJETIVO GENERAL  Promover el desarrollo de las gestiones de nuestros clientes a través del desempeño y la eficiencia. VALORES 

Responsabilidad

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Lealtad

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Confiabilidad

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Compromiso

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ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

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EVALUACIÓN Y PROPUESTAS DE MEJORAS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA E-GRUPOSER, S.A. Toda persona que quiere acercarse al estudio de los Sistemas de Información Contable debe saber, en primer lugar que la Contabilidad como disciplina se ocupa, en primer lugar, del reconocimiento de los hechos económicos que afectan al ente y de los efectos que éstos causan en su estructura patrimonial, económica y financiera. Es así que marcamos con intensidad que en primer lugar es necesario conocer en cada hecho económico que se produce, cuales son los eventos que lo afectan y cuáles son las fuentes que los respaldan.

Ser capaz de establecer cuándo realmente en un hecho económico se está generando una variación patrimonial, y utilizar y transmitir correctamente el concepto informativo de la causa de ella.

Conocer y administrar la información relevante en las Organizaciones constituye un elemento primordial en los procesos decisorios. Teniendo en cuenta lo expresado podemos deducir que las organizaciones captan, almacenan y procesan gran cantidad de datos para convertirlos en información útil para un mejor cumplimiento de las metas propuestas. En consecuencia, los individuos actúan, operan y toman decisiones constantemente, utilizando y emitiendo información.

En la actualidad, los constantes cambios mundiales, la globalización de los mercados, la introducción y utilización de nuevas tecnologías y, en consecuencia, el creciente desarrollo de la información, etc. requiere, entre otras cosas la codificación precisa de dicha información, por ello y, en lo que se refiere específicamente a los aspectos contables es necesario comprender la complejidad de las operaciones financieras, la cambiante dinámica de las normas contables y productivas, la globalización de la economía que trae aparejada la globalización del mundo de los negocios, y manejar los nuevos software específicos de contabilidad.

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En este marco, consideramos que, el Sistema de Información Contable queda incluido dentro de un Sistema de Información del ente, siendo este último más amplio y, a su vez, integrante el Sistema Administrativo de las Organizacion. Dichos Sistemas procesan datos de origen interno y externo para generar información útil que, no solo posibilite la toma de decisiones, sino que permita el control sobre el estado de una Organización y su entorno necesaria para los usuarios internos y externos de distinta naturaleza y con diferentes propósitos que la requieren para utilizarla en los procesos decisional, de planificación, de gestión y de control.

PROGRAMA CONTABLE ACTUAL DE LA EMPRESA A continuación damos a conocer el manual de contabilidad paso a paso con el que actualmente cuenta la empresa para llevar a cabo los servicios contables que se efectúan dentro dicha entidad.

MANUAL DEL USUARIO SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL (SCG-DC)

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Descripción de los botones u opciones que aparecen en las pantallas de ingreso de información

Al dar clic en este botón indicamos al programa que agregue un registro a la base de datos del programa.

Al dar clic en este botón indicamos al programa que modifique la información del registro que tenemos en la pantalla. Al dar clic en este botón indicamos al programa que cancele cualquier operación que se esta realizando en ese momento.

Al dar clic en este botón indicamos al programa que grabe la información que tenemos en la pantalla a la base de datos del programa 8

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Al dar clic en este botón indicamos al programa que elimine de la base de datos del programa el registro que tenemos en pantalla.

Al dar clic en este botón indicamos al programa que realice una búsqueda en la base de datos del programa.

Al dar clic en la flecha que aparece en este botón indicamos al programa que queremos generar o listar reportes.

Opciones de los Reportes: A continuación se describen las opciones que aparecen en todos los reportes

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Descripción de botones: Aquí navegamos o cambiamos hojas del reporte podemos avanzar una hoja o retroceder una hoja, también podemos ir al inicio y al final de la hoja. Este botón sirve imprimir el reporte en papel Este botón sirve para enviar el reporte a otros formatos, como excel o PDF,` proceso es el siguiente: al darle clic al botón aparece la siguiente pantalla .

Format: En format le indicamos al programa a que formato o tipo de documento deseamos convertir el reporte, existen varios tipos pero los mas usados son el formato Acrobat Format (PDF) que convierte a documento PDF y el Formato Excel 8.0 que convierte el reporte a una hoja electrónica de Excel. Destination: aquí le indicamos al programa si deseamos el destino o lugar a donde enviaremos el documento o reporte ya convertido, para almacenarlo en el disco duro de la computadora, por ejemplo en mis documentos, debemos elegir la opción Disk File (Archivo de disco), cuando presionemos el botón OK (aceptar) nos aparecerá una pantalla en donde indicaremos la ubicación en donde deseamos que se guarde el documento o reporte, seguidamente damos clic en la opción guardar que aparece y con eso queda convertido el reporte, seguidamente buscamos el reporte en el lugar en donde indicamos que se guardara para darle el uso que mas nos convenga. También podemos usar la opción Microsoft Mail(MAPI) esto envía el reporte o documento ya

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convertido por medio del correo electrónico a la dirección que indiquemos. (ver la pantalla deabajo).

Menú Principal. Al ingresar al programa se hace por medio de un usuario (operador) y su respectivo password (contraseña).

Después de ingresar correctamente el usuario aparece el menú general

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Men煤 Mantenimiento En este men煤 comprende los m贸dulos en donde se alimenta informaci贸n de los usuarios, empresas, periodos contables, entre otros.

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Control de Usuarios: AquĂ se ingresan los datos del usuario u operador del programa, puede haber solo uno o varios.

Usuario: define el usuario con el que ingresaremos al programa Nombre: define el Nombre del usuario u operador del programa Puesto: define el Puesto o tipo de trabajo que hace el usuario u operador 13

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Super Usuario: definie si el usuario tendra acceso a todas las opciones del sistema, las opciones validas son [S] indica que si tiene acceso a todo el programa, la opción [N] indica que debemos indicar que opciones del programa tienen acceso el usuario u operador. Password: define la contraseña con la que ingresaremos al programa. Empresas del Sistema. Periodos. Parámetros del programa Este menú tiene las siguientes opciones:

Código: define el código que se le asignara a la empresa, puede ser correlativo de uno hasta el número de empresas que deseemos trabajar. Nombre de Empresa: define el nombre de la empresa a la que más adelante le ingresaremos información contable. En esta pantalla esta es la información mas importante, lo demás son datos de la dirección, correo electrónico, NIT y otros.

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Clave para la empresa:

En esta pantalla únicamente se ingresa contraseña o clave para ingresar a la empresa y poder trabajar la información contable, esto es opcional si queremos le pondremos clave de acceso o en caso contrario se deja sin clave de acceso. Clave actual de acceso a la empresa: En el caso de que deseamos cambiar una clave existente es necesario ingresar la clave actual de acceso a la empresa, en el caso de que no tenga clave esta casilla se ingresa la clave que deseamos asignar. Nueva clave de acceso: Cuando ya existe una clave de acceso y se desea cambiar en esta casilla se ingresa la nueva clave. Re-Ingresar la nueva clave de acceso: Aquí se ingresa nuevamente la nueva clave de acceso, esto para confirmar que en realidad sea la clave que deseamos asignar, a veces por escribir rápido ingresamos mal la clave, al re-ingresarla verificamos que en realidad la clave escrita anteriormente es la que vamos a asignar. Periodos Contables Para poder trabajar varios periodos contables es necesario indicarle al programa cuales

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son esos periodos, en esta pantalla se ingresan los periodos, la información de la empresa aparece automáticamente, corresponde a la empresa que se tiene como seleccionada para trabajar.

Periodo Contable: aquí se debe ingresar la fecha inicial del periodo contable Al: aquí se debe ingresar la fecha en que termina el periodo contable. Parámetros del IVA En esta pantalla se debe ingresar el porcentaje del iva y las cuentas contables que se usaran para el control del IVA, es importante ingresar los datos de forma correcta en esta pantalla porque en base a este porcentaje se controla la parte de compras y ventas.

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Asignaci贸n o predeterminaci贸n de cuentas para libros de compras y ventas En esta pantalla se ingresan las cuentas que se usaran cuando se ingresan las compras y ventas, es IMPORTANTE que la asignaci贸n se haga de forma correcta, porque de esto depende el perfecto funcionamiento de la parte de compras y ventas.

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Mantenimiento de Archivos Estos son procesos que se ejecutan eventualmente en ocasiones especiales, hay procesos Generales y Mensuales.

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Procesos Generales Actualización de Saldos usando movimientos del Diario Mayor: Este proceso se usa cuando por alguna razón (cortes de corriente eléctrica, virus, fallas electrónicas) no fue posible salirse del sistema de forma normal y se queda a medio grabar una documento, la fusión que hace esta opción es de volver a general los saldos de las cuentas contables como si se estuvieran ingresando nuevamente todos los movimientos contables (pólizas) Copiar la Nomenclatura contable a otra empresa: Este proceso copia la nomenclatura de la empresa que estamos usando hacia otra empresa nueva que no tienen ingresada la nomenclatura, si tenemos una nomenclatura base y deseamos abrir otra empresa y usar como base la nomenclatura de una empresa que ya existe, ejecutamos este proceso para copiar toda la nomenclatura a la empresa nueva y de esa forma no tener que estar ingresando nuevamente todas las cuentas contables. Trasladar Movimientos de una cuenta a otra: Esta opción se usa cuando deseamos dejar sin movimientos una cuenta ya se para eliminarlo o porque deseamos usar otra cuenta que describa mejor el movimiento. Liberar bloqueos de usuarios en los módulos de contabilidad: Esta opción se usa cuando por alguna razón el programa indica que un usuario esta usando un modulo, por ejemplo ingreso de pólizas y ya se verifico que este usuario no esta usando ese modulo, para desbloquear el modulo se usa esta opción. Procesos mensuales Actualización de Saldos usando movimientos del Diario Mayor: Este proceso se usa cuando por alguna razón (cortes de corriente eléctrica, virus, fallas electrónicas) no fue posible salirse del sistema de forma normal y se queda a medio grabar una documento, la fusión que hace esta opción es de volver a general los saldos de las cuentas contables como si se estuvieran ingresando nuevamente todos los movimientos Contables (pólizas) del mes.

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Selección de Empresa, Periodo y Mes Como el programa sirve para llevar contabilidad para varias empresas, es necesarioindicarle con que empresa vamos a trabajar, las opciones se describen a continuación. Selección de Empresa: Para elegir una empresa nos posicionamos sobre el nombre de la empresa que deseamos trabajar y damos doble clic para marcarla y después damos clic en el botón aceptar. A partir de este momento cualquier información que ingresemos ser guardada en la base de datos o archivos de la empresa que seleccionamos, esto se debe usar solo cuando deseamos indicarle al programa la empresa con la que deseamos trabajar.

Selección de Periodo y Mes En el programa se puede cambiar de periodo y mes, siempre y cuando no tengan los cierres efectuados. 20

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Periodo actual de Trabajo: aquí se ingresa la fecha de inicio del periodo contable automáticamente despliega la fecha final de periodo. Mes actual de trabajo: aquí se ingresa el mes al que vamos a ingresar información o consultar. Contabilidad Este es el modulo de mayor uso en el programa ya que aquí se ingresan las cuentas y pólizas contables.

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Nomenclatura Contable: En esta pantalla se ingresa la nomenclatura contable, aqu铆 se asigna c贸digo o nomenclatura y nombre a las cuentas contables.

Clasificaci贸n: aqu铆 indicamos a que Rubro Contable pertenece la cuenta que vamos a ingresar existen 5 Rubros que son A = Activo, P = Pasivo, C = Capital, I = Ingresos o Ventas y E = Egresos o Gastos.

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Código de cuenta y nombre de cuenta: aquí ingresamos el nombre y código de cuenta contable Nivel: Los niveles validos para ingresar son los siguientes: 1- Totales General (Como Total Activo, Total Pasivo, Total Capital, etc) 2- Totales por Clasificación (Como Total Activo Circulante, Total Activo Fijo, etc) 3- Sub total por Clasificación (Como total Bancos, Total clientes, etc) 4- Sub total parcial (Como total Bancos Extranjeros, Total Bancos Locales, etc) 5- Totales de Movimientos (Como total Bancos cuentas ahorro, total bancos cuentas monetarias) 6- Movimientos o cuentas que mayorizan(Como cuenta Banco Industrial, Cuenta Banco Agro mercantil, etc.) Ejemplo: Nivel 1 -----

ACTIVO

Nivel 2 -----

ACTIVO CIRCULANTE

Nivel 3 -----

BANCOS

Nivel 4 -----

BANCOS LOCALES

Nivel 5 -----

Bancos Cuentas de Ahorro

Nivel 6 ----

Banco Industrial

Es cuenta de Perdidas y Ganancias para cierres: Cuando indicamos que SI es cuenta para cierres cuando realizamos los cierres contables esta cuenta será la que se usara para cuadrar la partida de cierre de perdidas y la partida de cierre de Ganancias, si esta cuenta no existe no será posible realizar los cierres contables del periodo. Totaliza en la cuenta: Aquí se indica a que cuenta va a afectar el movimiento que se realizara cuando se ingresen las partidas contables, por Ejemplo: cuando carguemos un valor a la cuenta 11010101 Banco Industrial este valor afectara el total de bancos locales o bancos cuentas de ahorro esto de acuerdo a la cuenta que hayamos indicado como totalizadora. Fecha de creación: Aquí se ingresa la fecha en que se esta creando la cuenta contable

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Movimientos contables Este es el modulo que mas se usa, aquí se ingresan las partidas contables que se registran como pólizas, este modulo es le que da origen a todos los reportes contables.

Ingreso, Modificación, eliminación e impresión de pólizas: Esta pantalla esta compuesta de dos paneles, en un panel se ingresan los datos generales de la póliza y en el otro se ingresa el movimiento contable.

Datos de La póliza: Aquí se ingresan los datos de la póliza como numero, fecha y descripción del movimiento.

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Partida Contable:

Agregando cuentas:

Cuenta: Aquí se ingresa el número o código de cuenta contable, se puede presionar la tecla F1 para listar las cuentas de tal forma que no es necesario saber de memoria los códigos o números de cuenta. Debe: Si el movimiento contable de esa cuenta afecta el debe, aquí se debe ingresar el monto o total que corresponde al movimiento 25

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Haber: Si el movimiento contable de esa cuenta afecta el Haber, aqu铆 se debe ingresar el monto o total que corresponde al movimiento.

Pantalla de Partida terminada:

Reportes Financieros En este men煤 podemos ver los reportes que se generan a partir de la informaci贸n alimentada en el modulo de p贸lizas.

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Diario General:

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Diario mayor

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Balance de Saldos

Traslado de Saldos: La contabilidad se trabaja Mensual, de tal forma que para que los saldos de las cuentas pasen al otro mes se debe de realizar el traslado de saldos, este procedimiento se debe hacer únicamente cuando deseamos trasladar saldos al siguiente mes ya sea porque es un mes nuevo o porque regresamos a algún mes del periodo contable y realizamos algún ajuste, en este caso se debe de realizar este proceso a partir del mes en que se realizo el ajuste hasta el último mes que se tienen registrado en la contabilidad. Cierres del Periodo: Aquí se hacen los cierres del periodo fiscal, estos cierres únicamente se pueden hacer estando posicionados en el ultimo mes del periodo fiscal y sirve para dejar los saldos de ingresos o ventas a cero, los saldos de egresos o gastos a cero y dejar en una cuenta especial la utilidad o perdida del periodo, seguidamente se registra la utilidad neta. Al final se cierra el activo y pasivo para dejar todo a cero. Los saldos serán trasladados al siguiente periodo usando la póliza de apertura del periodo, esta póliza o

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partida lo que hace es revertir la póliza de cierre para dejar los saldos del activo y pasivo como se encontraban en el periodo anterior.

Partida de Apertura del periodo Esta póliza se usa para revertir la póliza de cierre de activo y pasivo del periodo anterior y pasar los saldos que se traían del periodo anterior a las cuentas de activo y pasivo. Póliza de resumen mensual Esta es una póliza de resumen mensual del movimiento contable, es un consolidad de todas las partidas, formando una gran partida del movimiento del mes Libro de compras y ventas

Ingreso de compras En esta pantalla se ingresa los datos generales de las facturas de compras, la parte de DEBE Y HABER es generada en un 90% automáticamente el usuario (operador) puede cambiar las cuentas pero el sistema deja fija cuentas del IVA e IDP que fueron definidas

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en el modulo de asignación de asignación o predeterminación de cuenta para compras y ventas.

Ingreso de Ventas En esta pantalla se ingresa los datos generales de las facturas de compras, la parte de DEBE Y HABER es generada en un 90% automáticamente, el usuario (operador) puede cambiar las cuentas pero el sistema deja fija cuentas del IVA e IDP que fueron definidas en el modulo de asignación de asignación o predeterminación de cuenta para compras y ventas.

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Procesos especiales En este modulo se traslada el movimiento de compras y ventas a la contabilidad por medio de una p贸liza de resumen del movimiento de compras

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Traslado de p贸lizas Mensual

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Traslado de p贸lizas por periodo

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PROPUESTA DADO A LA ORGANIZACIÓN

Evaluando este programa como grupo consideramos que es un programa que cuenta con los procedimientos necesarios para obtener los resultados deseados ya que el proceso contable incluye en su orden de importancia la

Identificación, análisis,

registro, clasificación, resúmenes, elaboración de informes e interpretación de los resultados obtenidos, sin embargo consideramos de suma importancia implantarle al programa contable una opción que permita identificar las conciliaciones bancarias que realice un contribuyente ya que de esa forma se sabrá con exactitud lo siguiente:

Identificación y análisis de Transacciones bancarias

Registro de las Transacciones

Clasificación de Cuentas por pagar y cobrar

Saldos actualizados de Sus cuentas bancarias

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DIAGRAMA DE PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Recibir facturas contables del mes a trabajar

Clasificar las facturas en las categorías de bienes y servicios, con su respectivo código

Ingresar al sistema contable

Seleccionar el libro de compras y ventas

Ingresar en el libro de compras todas las facturas que generen crédito

Ingresar en el libro de ventas todas las facturas de ventas

Trasladar la información de los 2 libros al icono de pólizas de compras y ventas, para generar información actualizada en los

Imprimir los libros contables del mes trabajado, de acuerdo al 36 régimen del contribuyente li

bros

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CONCLUSIONES

Un aspecto esencial de la información generada por el sistema contable es que esté dirigida a satisfacer totalmente las necesidades de los diferentes usuarios de la información.

Un reto para la profesión contable es generar un mecanismo donde podamos medir y valorar algo tan fundamental en una empresa como lo son los intangibles, de la misma forma revelar información que ayude a tomar una buena decisión.

Es prescindible recurrir a la tecnología para cumplir a cabalidad con los fines de la contabilidad que es el de generar informes útiles y oportunos a los usuarios tanto internas como externos.

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BIBLIOGRAFIA

http://biblioteca.usac.edu.gt/tesis/03/03_1912.pdf

http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/24/siscont.htm