PROYECTO DE ANALISIS Y DISEÑO TODO DESECHABLES LTDA.
CRISTINA MARCELA MARTINEZ T. LINA MARCELA JARAMILLO S.
SISTMEAS III DOCENTE: OMAR ANIBAL ALZATE.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA CONTADURIA PÚBLICA NOCTURNA. ARMENIA- QUINDIO 2013
I. IDENTIFICACION DEL PROBLEMA. Todo Desechable Ltda. Es una empresa cuya actividad comercial está encaminada a la comercialización y distribución al por mayor y detal de productos de aseo para bebes (pañales, jabón, shampoo, mamilas, biberones, pañitos húmedos). Además artículos desechables para toda clase de eventos. (Platos, vasos, cucharas, servilletas, bolsas plásticas etc.). Dicha empresa se está posesionando rápidamente en el mercado como resultado de su política de bajos precios, sin embargo podría expandirse aun más. Debido a las constantes quejas por parte de los clientes en la demora al momento de efectuarse la venta, y que esta problemática se da debido a la falta de codificación de los productos, a demás la cual impide llevar los inventarios correctamente, se hace necesario la restructuración de plan de ventas.
ll. DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION. Es necesario evaluar los criterios necesarios para empezar con un rediseño estructural del modelo de ventas utilizado por Todo Desechables Ltda., involucrar de ante mano el personal necesario, y capacitado para crear una estrategia optima para la modificación de este modelo que permita una mejor asequibilidad y que a su vez se pueda dar respuesta a las necesidades requeridas por los clientes, y que además pueda fortalecer de manera estratégica la contabilidad ejecutada. Para llevar a cabo dicho proyecto se hace necesario la implementación esencial del recurso técnico, utilizando las tecnologías y software que permitan y den como resultado un modelo de registro de ventas y de inventarios más factible. También se debe involucrar un factor muy indispensable como lo es el económico, este se verá ajustado al valor incurrido en los gastos que pueda generar el desarrollo de dicho diseño.
lll. ANALISIS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
Como resultado de las encuestas realizadas a los clientes y auxiliares administrativos y operativos donde éstos dan como argumento que el presente sistema de registro no satisface sus necesidades y no está haciendo posible el desarrollo optimo de la actividad de la empresa, se hace
primordial la estructuración de un nuevo sistema que logre y llene las expectativas tanto del cliente interno como del externo. Después de una reunión con representantes del área administrativa y operativa y con dos representantes de los clientes más influyentes de dicha empresa, donde se expuso las expectativas, quejas, inquietudes y posibles soluciones a la problemática que se está presentando, se llega a la conclusión de implementar rápidamente un sistema (software contable ) que de soluciones de forma instantánea. Dicho sistema generara que las ventas se realicen de forma más rápida y oportuna y que a su vez se vayan descontando del inventario los productos que están saliendo en el momento de la venta lo cual arrojara como resultado que el área contable mantenga al día con su información financiera y evitara o eliminara los inventarios físicos que tardan mucho y a su vez generan mayores costos. Todo esto conlleva a tener una empresa más productiva. Se ha realizado un estudio basado en la viabilidad técnica, legal y económica que éste proyecto tiene. VIABILIDAD TECNICA. Desde diferentes ámbitos este proyecto es viable técnicamente ya que agilizara continuamente la información financiera de la empresa es decir, los productos estarán debidamente codificados, lo que posibilita que la venta se haga de manera más rápida, también que el registro de inventarios se haga de forma más continua, es decir que se registre rápidamente y verídicamente sus entradas y salidas. VIABLILIDAD LEGAL. Es viable legalmente ya que mantendrá sujeta la información a los requisitos exigidos por la ley para su permanencia, y además el software que se adquirirá será con licencia debidamente aceptada por las autoridades pertinentes. VIABILIDAD ECONOMICA Desde esta perspectiva es viable ya que incrementara el volumen de ventas llevando así que la empresa se expanda y pueda incursionar en nuevos mercados. Es claro precisar que se incurrirán en nuevos costos, ya que se deberá contratar nuevo personal altamente calificado. Para lograr desarrollar con éxito este proyecto se deberá contar con el personal calificado que tenga conocimientos y dominios de hardware y
software, así como de la ingeniera humana (manejo de administración de personal), y administración de base de datos. IV. DISEÑOS DE SISTEMAS DE INFORMACION. El software contable a2 que es el sistema que se recomienda aplicar a Todo Desechables Ltda. Es de fácil acceso y comprensión lo que permite que se pueda interactuar de forma más eficaz y oportuna con éste. Se deberán ingresar los datos correctos y en el momento exacto para que así el programa pueda arrojar los resultados correspondientes en momentos determinados y requeridos por el personal operante. Este sistema es muy completo pues arroja información necesaria para elaborar los diferentes estados financieros que la empresa refleja a las diferentes autoridades estatales, además provee un control activo en cuanto a la realización de pedidos a los proveedores ya que genera constantemente el aumento o disminución de los productos que comercializa la empresa, también ayuda de forma más rápida la asignación de recursos para el área de talento humanos (nomina). Por otra parte cumple con las expectativas requeridas por el cliente ya que la venta se efectúa rápidamente y en su factura se verá detalladamente reflejado los productos a los cuales accedió con sus respectivos valores. V. DESARROLLO Y DOCUMENTACION. Para que el desarrollo del software contable a2 sea exitoso se cuenta con unos manuales los cuales proveen la información necesaria que ayuda a interactuar con este de forma más rápida y dinámica. El Manual del usuario es el que proporción la información pasó a paso de las condiciones a seguir para empezar a operar con dicho sistema. El Manual de Programación: es todo lo referente a las reglas y procedimientos a seguir para programar el software a las necesidades de la actividad comercial que se va a llevar a cabo. VI. PRUEBA Y MANTENIMIENTO. Para que la implementación del nuevo sistema contable sea exitosa se deberá hacer primero un simulacro con los clientes y otros con la parte operativa para mirar las posibles fallas y de qué manera corregirlas si hubiere lugar. VII. IMPLEMENTACION Y EVALUACION DEL NUEVO SISTEMA. Se ofrecerán las debidas capacitaciones a los operativos y se harán evaluaciones por parte de los clientes y empleados para determinar si dicho programa cumple con las expectativas esperadas.