“PLANEACION Y ORGANIZACION”
BIENVENIDOS
ADMINISTRAR Implica crear y mantener las condiciones adecuadas para que los individuos trabajen en conjunto a favor del cumplimento de los planes organizacionales. Durante los encuentros tutoriales se enfatizar谩 sobre la importancia de las funciones administrativas de planeaci贸n, organizaci贸n, para conocer y aprovechar los factores humanos y de motivaci贸n, lo que sin embargo no significa que los administradores deban convertirse en psiquiatras aficionados. La labor de los administradores no es manipular a las personas, sino conocer sus motivaciones.
NUESTRO ESPÍRITU “CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES ORGANIZACIONALES” ES MI HUELLA EN EL CAMINO PRÓSPERO DE LA EMPRESA
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NUESTRO RETO Es despertar a hombres y mujeres con espĂritu y actitud solidaria, hacia el cumplimiento de los planes organizacionales y personales
Y claro que vale la pena !
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS PLANEACIÓN
Función administrativa que consiste en seleccionar o definir la visión, misión y objetivos, estableciendo estrategias, políticas, procedimientos, normas, reglas y desarrollando programas y presupuestos para coordinar actividades.
ORGANIZACIÓN
Función administrativa, que determina qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuenta a quién y dónde se toman las decisiones. Formulación e implementación de la estructura intencional de funciones
INTEGRACIÓN DE PERSONAL Función administrativa, que radica en contratar, mantener y retener el Talento Humano, idóneo y capacitado para ocupar la estructura intencional de funciones.
DIRECCIÓN
CONTROL
Función de la administración, que se basa en motivar a los subordinados, influir en los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de comunicación y ocuparse de cualquier otra manera del comportamiento de los empleados resolviendo los conflictos
Función de la administración que se fundamenta en vigilar el desempeño actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hicieran falta. Relación con planificación. Función de todos los niveles que ejecuten planes.
Dirigen a Alcanzar los propósitos establecidos por la organización
Prop贸sito y naturaleza de la planeaci贸n administrativa
LA NATURALEZA DE LA PLANEACION Al diseñar un entorno para el eficaz desempeño de individuos que trabajan en grupos, la tarea más importante de un administrador es comprobar que todos conozcan los propósitos y objetivos del grupo y los métodos para alcanzarlos. Para ser eficaz, el esfuerzo grupal debe basarse en el conocimiento por parte de las personas de lo que se espera de ellas. Estas es la función de la planeación, la función administrativa más básica de todas. La planeación implica la selección de misiones y objetivos y de las acciones para cumplirlos, y requiere de la toma de decisiones, es decir, de optar entre diferentes cursos futuros de acción. De este modo, los planes constituyen un método racional para el cumplimiento de objetivos preseleccionados. La planeación supone asimismo, y en forma destacada, innovación administrativa. Tiende un puente entre el punto donde se esta y aquel otro donde se desea ir. Cabe señalar que planeación y control son inseparables, los hermanos siameses de la administración. Todo intento de control sin planes carece de sentido, porque la gente no tendrá manera de saber si efectivamente se dirige a donde quiere ir (resultado de la tarea de control) sin antes saber a donde quiere ir (parte de la tarea de planeación). Así los planes proporcionan las normas de control.
A L E
D S O I E P N I D Ó C I A N C I V I N R T P FU TRA N Ó S I I C N A I E M N D A A PL
n 贸 i c a e n e a d l p s o a l v i t e e d j b n so 贸 i c o u l b i y r t s n o t o i c s 贸 a p L 1掳 s pro a: s o l e r a mp e a l
Cada plan y todos sus planes de apoyo deben contribuir al logro del prop贸sito y los objetivos de la empresa. Este concepto se deduce de la naturaleza de la empresa organizada, que existe para el logro del prop贸sito del grupo a trav茅s de la cooperaci贸n deliberada.
a l e d a
í c a m : e n r ió p u ac s r t a s L i 2 ° m in ad
La planeación es única en el sentido que implica establecer los objetivos necesarios hacia los cuales confluirá el esfuerzo de grupo. Además, un administrador debe planear para saber que tipo de relaciones organizacionales y aptitudes personales se necesitan junto con los cursos de acción que deben seguir los subordinados y las clases de controles a aplicar. Por supuesto, se deben planear todas las demás funciones administrativas si se quiere que tengan éxito.
a l e d n 贸 i c
a z i l a r : e n n i贸 e G ac 掳 e 3 n a l p
Si se reconoce la generalización de la planeación es más fácil comprender por que algunas personas distinguen entre la elaboración de políticas (El establecimiento de normas para la toma de decisiones) y la administración, o entre el “Administrador” y el “Supervisor”. Debido a su autoridad o posición en la organización, un administrador puede realizar mas planeación o una planeación más importante que otros, o la planeación de uno puede ser más básica que la de otro y aplicable a una porción más grande de la empresa.
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Se relaciona con el grado hasta el que logre el propósito y los objetivos que se persiguen. Por otra parte, la eficiencia de un plan se mide por su contribución al propósito o a los objetivos, menos los costos y otros factores necesarios para formularlo y operarlo. Un plan puede facilitar la consecución de los objetivos, pero a un costo innecesariamente alto. Los planes son eficientes si logran su propósito a un costo razonable, cuando este se mide no solo en términos de tiempo, dinero o producción, sino también por el grado de satisfacción grulla o individual.
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d o t p e e n c d 贸 i n a c o v C fun ati r t n s 贸 i i c n i a e m n d a a l p
En el proceso administrativo, se tiene como etapa inicial la Planeación, la cual consiste en la formulación del estado futuro deseado para una organización y con base en éste plantear cursos alternativos de acción, evaluarlos y así definir los mecanismos adecuados a seguir para alcanzar los objetivos propuestos, además de la determinación de la asignación de los recursos humanos y físicos necesarios para una eficiente utilización.
La planeación implica crear el futuro desde el presente formulando una misión y una visión; estableciendo anticipadamente unos objetivos, estrategias, políticas, normas y reglas; conformando un programa con todo lo anterior y expresando este en cifras por medio de un presupuesto.
CONCEPTO DE PLANEACION
Funci贸n administrativa que consiste en seleccionar o definir la visi贸n, misi贸n y objetivos, estableciendo estrategias, pol铆ticas, procedimientos, normas, reglas y desarrollando programas y presupuestos para coordinar actividades.
CARACTERÍSTICAS DE LA PLANEACIÓN
Planear es en esencia decidir que objetivos quieren lograrse, que acciones deben llevarse a cabo para alcanzarlos, que posiciones organizacionales se asignarรกn para ello y quien serรก el responsable en cada una de las acciones necesarias
PASOS DE LA PLANEACION
IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN La planeación como función principal de la administración, aunque este planteamiento tampoco permite captar la magnitud de la importancia de la planeación de la administración. Lo mejor sería pensar en la planeación como la locomotora que conduce un tren de actividades organizativas, de liderazgo y de control, o tal vez deberíamos concebir la planeación como las raíces de un magnifico roble de donde brotan las ramas de la organización, el liderazgo y el control. Sin planes los administradores no pueden saber cómo organizar a la gente y a los recursos; puede que no tenga ni siquiera la idea clara de lo que es lo que se necesita organizar. sin un plan, no pueden dirigir con confianza o esperar que otros lo sigan y sin un plan , los administradores y sus seguidores tiene pocas probabilidades de lograr sus metas o de saber cuándo y dónde se están desviando de su camino. El control se convierte en un ejercicio fútil, con frecuencia los planes erróneos afectan la salud de toda la organización.
TIPOS DE PLANES
NIVELES DE PLANEACIÓN EN TÉRMINOS DE DIVISIÓN DEL TRABAJO EMPRESARIAL
Nivel
Nivel de
Empresarial
Planeación
Alcance
Extensión
Grado De incertidumbre
Elevado, debido a las coacciones y Institucional
Estratégico
La empresa como totalidad
Largo
contingencias, que no
plazo
pueden preverse Limitación de las variables
Intermedio
Táctico
Un área específica de la empresa (un departamento o una división)
Mediano plazo
involucradas para reducir la incertidumbre y permitir la programación
Operacional
Operacional
Una tarea u operación específica
Corto
Reducido, gracias a la programación y racionalización de todas
plazo
las actividades
• Propósitos o misión. • Visión. • Objetivos o metas. • Estrategias. • Políticas • Procedimientos • Reglas • Normas • Programas • Presupuestos.
Componentes del plan:
Prop贸sitos o misi贸n.
Visi贸n.
Objetivos o metas.
Estrategias.
PolĂticas
Procedimientos.
Reglas.
Normas.
Programas.
•Normas
Presupuestos.
MÉTODOS DE PLANEACIÓN Existen diversos métodos o técnicas de planeación, unos son muy sencillos en su elaboración y fáciles de interpretar, pero tienen ciertas limitaciones, otros son bastantes útiles pero complejos en su elaboración. • Los métodos o técnicas de planeación, más comunes son: •Diagramas de barras •Método de ruta critica •PERT •Matrices •Métodos tradicionales •Método participativo
PLANEACIÓN EFICAZ EN ENTORNOS DINÁMICOS ¿Cómo pueden los gerentes planear eficazmente cuando el entorno externo cambia continuamente?
CRITICAS A LA PLANEACIÓN •
Puede generar rigidez.
•
Los planes no pueden desarrollarse para un entorno dinámico.
•
Los planes formales no pueden reemplazar la intuición y la creatividad.
•
La planeación enfoca la atención de los gerentes en la competencia actual y no en el futuro.
•
La planeación formal refuerza el éxito, lo que puede llevar al fracaso.
•
Solo planear no es suficiente
n o r c n. e v bie de e u as so q e c e os o n r c p tie as n n rl u ó i s . e c e s c i a n lis e ha ó n i , c aná la o a p e m n L a có a l p La
La planeación requiere de datos e inteligencia, asociado al método científico.
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