USO DE ALGUNAS HERRAMIENTAS DIAGNÓSTICAS Y APLICACIÓN DE UN MODELO DE GESTIÓN BASADO EN EL CUADRO DE MANDO INTEGRAL PARA EL SECTOR EDUCATIVO
Una aplicación a casos reales en la Facultad de Ciencias Contables y Administrativas (FCCA) de la Universidad Cooperativa de Colombia (UCC) Sede Neiva y el Contact Center del SENA – Regional Tolima Trabajo Final del Equipo
Lourdes Elvira Rodríguez Guzmán Pedro Luis Huergo Tovar Docente: Ricardo de Jesús Carvajal
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA MAESTRÍA EN EDUCACIÓN COHORTE 7 Bogotá, D.C. Mayo 6 de 2011
2 Tabla de Contenido
Resumen,5 Introducci贸n,5 Preguntas problematizadoras, 7 Objetivos,8 M茅todo, 8 Participantes, 8 Materiales,9 Procedimiento, 9 Resultados,12 Discusi贸n,23 Conclusiones,25 Aprendices,27
3 Lista de Tablas
Tabla 1. Matriz de análisis de debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas (DOFA), para el área de investigación de la FCCA – UCC – Sede Neiva, 12 Tabla 2. Primera parte del Cuadro de Mando Integral para el área de investigaciones de la FCCA – UCC – Sede Neiva, 18 Tabla 3. Segunda parte del Cuadro de Mando Integral para el área de investigaciones de la FCCA – UCC – Sede Neiva, 19 Tabla 4. Tabla de Pareto para las causas de rechazo de los aprendices inscritos a los cursos virtuales de la regional Tolima, durante el período de enero 23 a febrero 23 de 2011, 21
4 Lista de Figuras Figura 1. Mapa estratégico ajustado de acuerdo con los elementos de investigación que se Consideran en el Plan Sinergia Institucional 2007-2012,16 Figura 2. Mapa Estratégico definitivo para el área de investigación FCCA UCC Neiva,17 Figura 3. Diagrama de espina de pescado para la disminución de la demanda de cursos virtuales de la bolsa nacional del Contact Center – SENA – regional Tolima, 20 Figura 4. Diagrama de Pareto para las causas de rechazo de los aprendices inscritos a los cursos virtuales de la regional Tolima, durante el período de enero 23 a febrero 23 de 2011, 22 Figura 5. Diagrama de flujo para el proceso escritura de proyectos para Docentes Medio tiempo (Mt) y Tiempo Completo (TC) de la FCCA – UCC – Sede Neiva,23
5
USO DE ALGUNAS HERRAMIENTAS DIAGNÓSTICAS Y APLICACIÓN DE UN MODELO DE GESTIÓN BASADO EN EL CUADRO DE MANDO INTEGRAL PARA EL SECTOR EDUCATIVO
Una aplicación a casos reales en la Facultad de Ciencias Contables y Administrativas (FCCA) de la Universidad Cooperativa de Colombia (UCC) Sede Neiva y el Contact Center del SENA – Regional Tolima
Resumen El presente documento pretende abordar la aplicación de algunas herramientas de medición para el diagnóstico de la gestión educativa, así como, el diseño e implementación de un programa de gestión educativa a través del Cuadro de Mando Integral (CMI), a través de casos reales en dos instituciones educativa en nuestro país;
el SENA regional Tolima
y la facultad de Ciencias Contables y
Administrativas de la Universidad Cooperativa de Colombia, sede Neiva.
Palabras Claves: Gestión educativa, Diagnóstico, Diagrama de Pareto, Espina de Pescado, Diagrama de flujo, Cuadro de Mando Integral, DOFA, mapa estratégico, indicadores de gestión.
6 En la actualidad, los nuevos escenarios globales influyen en la mayoría de las organizaciones sociales, de modo, que las obligan a realizar
transformaciones
significativas. En este contexto, la educación no es ajena a este fenómeno, por lo cual, se ve enfrentada a desafíos que deben dar respuestas pertinentes y oportunas a las necesidades de formación para este siglo. Dichos retos, demandan cambios sustanciales en las instituciones educativas, de tal forma que se manifiesten en los procesos pedagógicos, administrativos e institucionales conducentes a la transformación humana, por lo cual, debe existir el liderazgo e innovación permanente en la acción de la dirección y los demás instancias de gestión educativa. En nuestro país, dichos retos se han pretendido abordar a partir de de una líneas de acción desde el campo de la gestión, dentro del cual se ha considerado el aseguramiento de la calidad es un opción que permitirá que la población tenga más y mejores oportunidades educativas . De tal forma, que la gestión educativa se ha asumido como el conjunto de procesos organizados que permitirán a las instituciones lograr sus objetivos y metas en dicho marco. De acuerdo con lo anterior, es de resaltar que la gestión pasa por diversos momentos, dentro de los cuales se encuentra el diagnóstico, la planeación, la ejecución, el seguimiento y evaluación, que se interrelacionan entre sí, conduciendo al logro de resultados definidos por los equipos directivos. En este sentido una buena gestión, se constituye en la piedra angular para que cada miembro de una institución, tenga sentido y pertenencia dentro de un proyecto que es de todos. Es decir, es fundamental lograr que todos vayan en el mismo sentido, para lograr lo
7 que se quiere, y sobre todo mejorar permanentemente. De ahí la importancia de tener en cuenta los cuatro ámbitos de la gestión educativa y los momentos que sustentan este proceso, con el fín de lograr el reto propuesto para las instituciones, que en este caso se traduce en alcanzar la calidad educativa. En función de los ámbitos y momentos sobre lo cuales se sustenta la gestión educativa, surgen las siguientes preguntas: Y ¿Cómo diseñar una estrategia que permita el diagnóstico y la implementación de un programa de gestión educativa en la institución en la cual se labora? ¿ cómo usar las herramientas de medición para el diagnóstico de la gestión educativa en la institución en la cual se labora? Con el fín de dar respuesta a la primera pregunta planteada, se pretenderá dar respuestas a las misma, a través del abordaje de una serie de herramientas de medición aplicadas a través del planteamiento de casos, buscando con ello determinar un punto de partida para poder sentar las bases necesarias que permitan dar el siguiente paso en el proceso de gestión. Para el caso de la segunda pregunta, se proponer hacer uso del modelo de gestión basado en el Cuadro de Mando Integral (CMI), el cual se considerará no solo como una herramienta de información y control, sino como una metodología que considera los diferentes ámbitos y momentos de la gestión educativa, de modo que facilita la implementación de estrategias para la mejora de las áreas que se pretenden intervenir en las instituciones en las cuales laboran los miembros del equipo que realizan el presente trabajo Por lo anteriormente planteado, los objetivos que se proponen para el desarrollo del presente trabajo consisten en:
8 1.
Diseñar e implementar un programa de gestión educativa a través
del
modelo de gestión basado en Cuadro de Mando Integral, para el área de investigación de la Facultad de Ciencias Contables y Administrativas de la UCC – Sede Neiva. 2.
Aplicar algunas herramientas de medición para el diagnóstico de problemas
educativos en el Contact Center del SENA- regional Tolima.
Método
Participantes
Objetivo 1. Considerando la pertinencia, funciones y necesidades de los miembros del equipo que realiza el presente trabajo, la población sobre la cual se desarrolló el presente objetivo fue la correspondiente al área de investigaciones de la Facultad de Ciencias Contables y Administrativas de la UCC – Sede Neiva. Objetivo 2. Para el desarrollo de este objetivo la población que se consideró fue a conveniencia de uno de los miembros del equipo, teniendo en cuenta la necesidad de dar respuesta a problemáticas educativas que necesitaban de un diagnóstico inmediato, por lo cual se recurrió a la población de tutores virtuales que hace parte del Contact Center del SENA – regional Tolima.
9 Materiales
Objetivo 1. Los materiales que sustentaron el desarrollo de este objetivo fue el formato de la matriz de análisis de debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas (DOFA), para poder recolectar las opiniones de los miembros del área de investigación y para el análisis de datos y elaboración del cuadro de mando integral se hizo uso del aplicativo para el manejo de hojas de cálculo Excel de Microsoft Office. Véase apéndice A. Objetivo 2. Para el desarrollo del presente objetivo y dada la naturaleza del labor que realiza la población del Contact Center – SENA regional Tolima, se recurrió a hacer uso del aplicativo de encuestas que se enlaza con el aplicativo e hojas de cálculo Excel de Microsoft Office, del correo institucional, como herramienta para la recolección y procesamiento de la información. Véase apéndice B.
Procedimiento
Objetivo 1. Para dar inicio al diseño del CMI, se procedió a realizar la autoevaluación del área de investigación de la FCCA UCC Neiva, el cual se realizó de acuerdo con la metodología planteada por Serna (2008), para la realización de la matriz DOFA, con el fin de generar el punto de partida y las interrelaciones que permiten entender el funcionamiento del área sujeto de estudio.
10 Una vez se obtuvieron los resultados de la DOFA y con ello, la propuesta de los objetivos y estrategias de mejora, se procedió a realizar el Mapa Estratégico, de acuerdo con lo estipulado por Serna (2008, p. 271) quien cita a Kaplan & Norton en donde se explica que en el mapa estratégico se hace explicitas las hipótesis estratégicas de la organización; describiendo el proceso mediante el cual la interacción de los procesos genera al final valor para la organización. De acuerdo con lo anterior, se tuvieron en cuenta la misión, visión y políticas institucionales con el fin de ajustar la misión y visión del área sujeto de estudio. Véase Apéndice C.
Con dicha información y tomando como base el mapa estratégico
institucional, el cual se encuentran plasmado en el plan de sinergia institucional de la Universidad Cooperativa 2007- 2012, se precisaron los temas estratégico y objetivos relacionados con el área de investigación, de tal forma que se fuera particularizando el mapa estratégico. Véase Figura 1. Posteriormente, los elementos anteriormente identificados se cruzaron con los planteados en el plan bienal 2010 -2012 de investigación de la facultad, de modo que se ubicaron dentro de las cuatro perspectivas que sugieren Kaplan y Norton (1997), resultando el mapa estratégico específico para el área de investigación para la facultad sujeto de estudio. Véase Figura 2. Una vez se obtuvo el mapa estratégico y con él, los objetivos, se procedió a la proposición de las metas a lograr con el desarrollo de los mismos. Acto seguido, se definieron los indicadores y se les asignó la forma de calcularlos. Es de aclarar que concomitante a este paso, se propusieron las iniciativas estratégicas que orientaran en
11 alcance de las metas, de modo que se ubicaron de acuerdo a las perspectivas consideradas. Véase Tabla 2. Finalmente, por efectos operativos, de seguimiento y control, a cada indicador se le determinó la línea base o punto de partida, así como los períodos de medición, de tal forma que ello sentara las bases para el establecimiento de los rangos de cumplimiento de las metas, que para fines didácticos se les asigno un color que indicara el grado de cumplimiento de la mismas. Véase apéndice D. Objetivo 2. El procedimiento que se llevó a cabo para el desarrollo del presente objetivo, consistió en la identificación de una problemática institucional, que para este caso fueron: 1.
Disminución en la demanda de cursos virtuales ofertados en la Bolsa
Nacional de la plataforma virtual del SENA. 2.
Falta de conocimiento de las causales de rechazo de inscritos a los cursos
virtuales de la regional Tolima. 3.
Proceso escritura artículos Docentes Medio tiempo (Mt) y Tiempo Completo
(TC) Posteriormente, de acuerdo con la interés y disponibilidad de la población sobre la cual se presentaba el problema, se seleccionó la herramienta de medición, de tal forma que se aplicaron de la siguiente forma: 1.
El primer problema, se abordó a través de la herramienta de medición de
Espina de Pescado, para lo cual se siguió la metodología sugerida por Espíndola (2005).
12 2.
En el segundo problema, se optó por usar el diagrama de Pareto, siguiendo
la metodología sugerida por Mateu, J., Sirvent, R.& Sagasta, S. (2006). 3.
El planteamiento para el diagrama de flujo
se abordó a través de la
metodología sugerida por Chang,R., Niedzwiecki, M. & Gorín, J (1999).
Resultados. Los resultados obtenidos a través del desarrollo del primer objetivo, se precisan a continuación: Tabla 1. Matriz de análisis de debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas (DOFA), para el área de investigación de la FCCA – UCC – Sede Neiva OPORTUNIDADES
O1. Creación de espacios CODECYT
HUILA-TOLIMA
AMENAZAS
por parte para
el
A1.
Crecimiento
del
capitalismo
cognitivo a nivel nacional.
encuentro de grupos de investigación. A2.
Poco
interés
de
los
grupos
O2. Convocatorias a nivel regional y
acreditados en la región de realizar
nacional COLCIENCIAS, RENATA.
alianzas con otros para realizar alianzas con otros grupos de investigación.
O3. Agremiaciones de los programas. A3. Aumento de las universidades que O4. Prácticas empresariales. ofrecen los programas de la facultad en O5. Encuentros de semilleros organizados por Nodo Huila y Redcolsy.
O6. Reactivación de Redsinucc.
07. Necesidades de investigación en el sector empresarial.
distinta modalidad y a menor precio.
13 FORTALEZAS
ESTRATEGIAS FO
F1. Equipo interdisciplinario.
F1-F2-O1.
Establecer
contactos
ESTRATEGIAS FA
para
grupos nacientes a través de alianzas con
proyectar alianzas con otros grupos. F2.
Compromiso
y
F1-A1: Proponer el fortalecimiento de los
pertinencia los grupos reconocidos entre sedes y
institucional por parte de su equipo de
Conocer tendencias investigativas regionales,
trabajo.
con el fin de realizar proyecto réplica.
F3. Personal en capacitación permanente.
F4 – O2. Elaboración de una propuesta de
programas de la UCC.
F5 – A2: Realizar proyectos que propendan por la vinculación de capacitación
dirigido
a
fortalecer
la investigadores reconocidos en el ámbito
F4. Programación constante de cursos para investigación aplicada.
regional
de la actualización de los docentes investigadores.
F5 – 07. Elaboración de propuestas de
para
la
financiación
por
CONADI.
investigación acordes con las líneas del área F – A3: Visibilización de las actividades
F5. Recursos CONADI para convocatorias CONADI
del área de investigación de la facultad F.6 Proyecto en curso aprobado por F8 – 07 – 06 – 05. Articular las
buscando mejorar su imagen e impacto
investigaciones de los semilleros en la
para la acreditación.5
CONADI
F.7 Presentación continúa de propuestas.
solución de las problemáticas regionales detectadas.
F8.
Existencia
de
semilleros
de
investigación.
DEBILIDADES
ESTRATEGIAS DO
ESTRATEGIAS DA
D1. Tiempo de dedicación para las
D1 – D2 – D3 – D6 –D8. 02 -
D1 – A3. Acordar con las directivas de la
actividades investigativas.
07.Identificación de aliados estratégicos para
universidad el replanteamiento de las
presentación de propuestas conjuntas.
actividades del funcionario encargado del
D2. Carga de actividades adicionales no área de investigación. programadas en el PTS.
D8-O4: Proponer las prácticas empresariales como
insumos
para
los
procesos
de
D6
–
A1,
A2.
Efectuar
acciones
D3. Escasez de medios materiales. investigación tendientes a dar solución a las
encaminadas a lograr el reconocimiento
D4. Personal con títulos de maestrías no
problemáticas detectadas dando ha nuestros
como grupo ante Colciencias.
homologados.
estudiantes pertinencia regional.
D5. Continuada baja absorción de nuevos
D7 – D8 04 – 05 – 06 – 07. Vincular los
estudiantes en los programas de la
estudiantes y egresados
a los proyectos y
14 facultad.
convocatorias
de
la
Facultad,
presupuestándolos en las propuestas. D6. Poseer un grupo no reconocido por COLCIENCIAS.
D7 -07. Proponer a los coordinadores la transversalización
de
la
investigación
D7. Preferencia de los alumnos en elegir formativa través de dar continuidad a las por opciones de grado diferentes a propuestas de proyectos elaboradas en las proyectos de investigación. asignaturas de investigación. D8.
No
existe
egresados
en
vinculación los
de
procesos
los de
investigación.
Una vez se diligenció la matriz, resultaron las estrategias que darían que permitieron la construcción del mapa estratégico y el cuadro de mando, las cuales se plantean a continuación: 1.
Establecer contactos para proyectar alianzas con otros grupos.
2.
Conocer tendencias investigativas regionales, con el fin de realizar proyecto
3.
Elaboración de un propuesta de capacitación dirigida a fortalecer la
réplica.
investigación aplicada. 4.
Elaboración de propuestas de investigación acordes con las líneas del área
para convocatorias CONADI. 5.
Articular las investigaciones de los semilleros en la solución de las
problemáticas regionales detectadas. 6.
Proponer el fortalecimiento de los grupos nacientes a través de alianzas con
los grupos reconocidos entre sedes y programas de la UCC.
15 7.
Realizar proyectos que propendan por la vinculación de investigadores
reconocidos en el ámbito regional para la financiación por CONADI. 8.
Visibilización de las actividades del área de investigación de la facultad
buscando mejorar su imagen e impacto para la acreditación. 9.
Identificación de aliados estratégicos para presentación de propuestas
conjuntas. 10.
Proponer las prácticas empresariales como insumos para los procesos de
investigación tendientes a dar solución a las problemáticas detectadas dando a nuestros estudiantes pertinencia regional. 11.
Vincular los estudiantes y egresados a los proyectos y convocatorias de la
Facultad, presupuestándolos en las propuestas. 12.
Proponer a los coordinadores la transversalización de la investigación
formativa través de dar continuidad a las propuestas de proyectos elaboradas en las asignaturas de investigación. 13.
Acordar con las directivas de la universidad el replanteamiento de las
actividades del funcionario encargado del área de investigación. 14.
Efectuar acciones encaminadas a lograr el reconocimiento como grupo ante
Colciencias. De acuerdo con dichas estrategias, se esperan los siguientes logros: visibilización de las actividades del área de investigación de la facultad buscando mejorar su imagen e impacto para la acreditación, identificación de aliados estratégicos para presentación de propuestas conjuntas, implementación de las prácticas empresariales como insumos para los procesos de investigación tendientes a dar solución a las problemáticas detectadas
16 dando a nuestros estudiantes pertinencia regional y vincular los estudiantes y egresados a los proyectos y convocatorias de la Facultad, presupuestándolos en las propuestas. Teniendo eniendo en cuenta lo descrito en el procedimiento, a continuación se dan a conocer los mapas estratégicos icos resultantes de dicho proceso:
Figura 1. Mapa estratégico ajustado de acuerdo con los elementos de investigación que se consideran en el Plan Sinergia Institucional 2007 2007-2012 A continuación se plasma la figura 2, en la cual se evidencia el mapa estratégico construido con base en el procedimiento descrito con antelación.
17
Figura 2. Mapa Estratégico definitivo para el área de investigación FCCA UCC Neiva En la siguiente tabla, se observará la primera parte de la construcción del Cuadro de Mando Integral.
18 Tabla 2. Primera parte del Cuadro de Mando Integral para el área de investigaciones de
la FCCA – UCC – Sede Neiva.
PERSPECTIVA
TEMA ESTRATÉGICO
Vinculaciòn Universidad PERSPECTIVA COMUNIDAD contexto EDUCATIVA
OBJETIVO ESTRATÉGICO
Articular efectivamente la y investigación de la FCCA con el entorno.
META
INICIATIVAS ESTRATÉGICAS
Promoción de la investigación como aporte a la solución de problemas regionales, a través de la elaboración de la agenda en ciencia y tecnología y análisis de la competitividad para el sector productivo.
Contribución al Desarrollo Regional con la proyecciòn de investigaciones Incentivar las realización de alianzas para la realización de proyectos y socializarlos. pertinentes por parte de la comunidad educativa de la Fomentar la participación en redes, regionales, nal o internal. FCCA Plan de participación en eventos de investigación.
Promover la graduación de los Incremento en un 10% la Creación de estimulos para la comunidad estudiantes en los programas educativo que quiera hacer parte de los cantidad de graduados a académicos a través de la trabajos de grado través de investigación investigación. Incrementar, optimizar y mejorar la productividad y crecimiento del Elaboración del potafolio de Consensar con el colectivo que hace parte de la FCCA, los servicios a ofertar. área de investigación de la servicios de la FCCA. Diversificación de FCCA PERSPECTIVAFINANCIERA la fuentes de Financiación de un proyecto financiación Diversificar las fuentes de de investigación a través de Plan de participación en convocatorias para la financiación del área de financiación de proyectos de inv. recursos diferentes a los de investigación de la FCCA la FCCA Reconocimiento del grupo Consolidar el sistema de Plan de fortalecimiento para los grupos de de investigación de la investigación de la FCCA investigación de la FCCA FCCA ante Colciencias PERSPECTIVA DE Fortalecimiento de PROCESOS la Investigación Incremento en un 50% la Establecer la investigación Plan de transversalización de la investigación participación de los formativa como dispositivo formativa docentes de MT en los pedagógico curricular procesos de investigación Democratización de la Educación Superior
PERSPECTIVA DE FORMACIÓN Y CRECIMIENTO
Integración de los procesos investigativos, administrativos y el talento humano
Fortalecer las capacidades y competencias del talento humano para el área de investigación de la FCCA
Incremento del número de capacitaciones en el área de investigación de la FCCA.
Crear sinergias institucionales para el área de investigación de la FCCA
Incremento de la participación en los procesos de investigación de toda la comunidad educativa.
Fomentar de la cultura de la mejora continua para el área de investigación de la FCCA
Plan y propuesta de capacitación para el área de investigaciones.
Plan de participacion en eventos de intercambio
Propuesta deintegración con la oficina de egresados y gestión empresarial.
Elaboración del plan de mejoramiento anual para el Plan de mejoramiento del área de invetigación área de Investigación de la FCCA
Esta tabla representa el resultado de la construcción del cuadro de mando integral, en el cual se consideran las perspectivas, los temas estratégicos a abordar, los objetivos estratégicos que apoyan dichos temas, las metas a lograr con el desarrollo de los objetivos propuestos y las estrategias que orientan dichos desarrollos.
19 En la tabla 3, se evidencian los indicadores propuestos que permiten identificar los aspectos a medir, las fórmulas mediante las cuales se calculan dichos indicadores, así mismo, la línea base y las metas en términos cuantificables a lograr. Por otro lado se evidencia el semáforo, el cual traduce de manera gráfica el estado de avance producto de los indicadores que sustentan el logro de los objetivos y metas propuestos. Tabla 3. Segunda parte del Cuadro de Mando Integral para el área de investigaciones de
la FCCA – UCC – Sede Neiva PERSPECTIVA
DEFINICIÓN DE INDICADOR
Identificar la cantidad de propuesta generadas en las que se evidencie la relación entre la investigación y su vínculo con la competitividad regional
Cuantificar la cantidad de proyectos realizados en el ámbito regional.
PERSPECTIVA COMUNIDAD EDUCATIVA
Cuantificar la cantidad de ponencias presentadas en eventos del ámbito regional.
Período de actualización pendiente
LINEA BASE N
METAS 2011
METAS 2012
Rendimiento Indicador
Propuesta para la competitividad de los sectores productivos de la región
Anual
2011 - 2012
0
1
1
3
Anual
(Número de ponencias presentadas en eventos regionales/Número de eventos regionales)*100
Anual
2011 - 2012
2
2
2
1
Anual
2011 - 2012
0
1
1
1
2011 - 2012
4
1
1
2 3
0
2
(Número total de ponencias de los semilleros/eventos de semilleros regionales )* 100
Anual
2011 - 2012
2
1
Cuantificar las redes a las cuales se pertenece
Número de redes con las cuales existe vínculo
Anual
2011 - 2012
0
1
Cuantificar los estudiantes graduados con la opción de tesis de grado
(Número de graduados con trabajo de investigación/Número total de graduados)*100
Anual
2011 - 2012
10
11
12
9
Nùmero de servicios ofertados
Anual
2011 - 2012
0
1
1
3
Número de proyectos con financiación externa
Anual
2011 - 2012
0
1
1
2
Número de Grupos Reconocidos
Anual
2011 - 2012
0
0
1
1
Determinar las propuestas de investigación realizadas desde la cátedra
(Número de propuestas de Investigación por catedra/Total de cátedras) *100
Anual
2011 - 2012
2
4
4
0
Idetndicar las capacitaciones recibidas en el ámbito de la investigación
(Número de capacitaciones recibidas en inv/Total de capacitaciones ofertadas en inv)*100
Anual
2011 - 2012
1
2
2
0
(Número de docente con nivel de maestría/ Total de la planta docente)*100
Anual
2011 - 2012
5
1
1
3
Cuantificación de los proyectos de investigación realizados con otras sedes o dependencias
(Número de proyectos de inv con otras sedes o dependencias vinculadas/ Número Total de proyectos de investigación)*100
Anual
2011 - 2012
0
1
1
0
Cuantificación de los proyectos de investigación en los cuales se vincularon egresados.
(Número de proyectos con egresados vinculados/Número total de proyectos de Investigación FCCA) *100
Anual
2011 - 2012
0
1
1
2
Plan de mejora realizado
Anual
2011 - 2012
0
1
1
1
Valorar los proyectos que cuentan con financiación externa. Identificar los grupos cualificados en Colciencias
Precisar los docentes con nivel de posgrado (maestria y/o doctorados)
Determinar los productos generados en términos de mejora.
SEMAFORO
3 Número de proyectos regionales ejecutados/Número de proyectos presentados
Cuantificar la cantidad de ponencias presentadas por parte de los semilleros
PERSPECTIVAFINAN CIERA
PERSPECTIVA DE FORMACIÓN Y CRECIMIENTO
Frecuencia de medición
(Número de proyectos elaborados a través de la alianza Universidad Cuantificar la cantidad de Empresa - Estado/Nùmero proyectos realizados en total de alianzas proyectosFCCA)*100
Cuantificar la cantidad de servicios ofertados
PERSPECTIVA DE PROCESOS
CALCULO DE INDICADOR
1
2 3 0 0
0
3
3
3
0
0
3
0
3
2
En cuanto a los resultados obtenidos durante el desarrollo del objetivo 2, se pueden evidencia a través de las siguientes tablas y figuras:
20
Figura 3. Diagrama de espina de pescado para la disminución de la demanda de cursos virtuales de la bolsa nacional del Contact Center – SENA – regional Tolima. La figura 3, representa la espina de pescado, en la cual se consideran la 5 P como causales del problema, siendo lasque se encuentran en color azul las que alimentan las principales.
Por tal motivo se evidencia que las que tienen mayor peso, son las
concernientes a los pedidos o solicitud de clientes y a los procedimientos, siguiendo en este orden de ideas, las causas que tendrían un peso menor son las relacionadas con aprovisionamiento y puestos de trabajo y finalmente las relacionadas con el personal.
21 En cuanto al problema relacionado con las causales de rechazo de aprendices durante el período de estudio, se evidenciaron los siguiente resultados. Tabla 4. Tabla de Pareto para las causas de rechazo de los aprendices inscritos a los
cursos virtuales de la regional Tolima, durante el período de enero 23 a febrero 23 de 2011 CAUSAL
Acumulado Conteo
Acumulado
% Total Total
Inasistencia injustificada
43
43
26
26
No oficializo matricula
38
81
23
48
Falta de interés en el curso
27
108
16
64
Dedicación a otros estudios o actividades Ya desarrolló el curso
23
131
14
78
15
146
9
87
14
160
8
95
5
165
3
98
Problemas de salud
2
167
1
99
Problemas familiares o personales TOTAL
1
168
1
100
168
168
100
100
No cumplió con los requisitos previamente establecidos por el tutor para desarrollar en el proceso de formación Indisciplina
En la tabla se evidencia la causal de corte de acuerdo al porcentaje acumulado total, que para este caso se estipulo en el 78%.
22 En la figura se evidencian 4 causales vitales, dentro de las cuales se encuentran la inasistencia injustificada, la escasa oficialización de la matrícula, la falta de interés en el curso y la dedicación a otras actividades.
Figura 4. Diagrama de Pareto para las causas de rechazo de los aprendices inscritos a los cursos virtuales de la regional Tolima, durante el período de enero 23 a febrero 23 de 2011 Finalmente, se en la figura 5 se evidencia el proceso sugerido por el área de investigaciones de la FCCA de la UCC – Neiva, como una herramienta orientadora para los docentes que quieran realizar proyectos de acuerdo con los lineamientos de la facultad.
23
INICI O
1º PARTE PROYECTO AREA INVESTIGACION
TEMA DE INVESTIGACION
SI TENGO
BUSCO
INFORMACION
ANTECEDENTES
BASES DE DATOS UCC INTERNET
NO CONSULTAR
RESUMIR MATERIAL PARES,
SI DESENFOCADO BIBLIOTECA
EXPERTOS
NO REDACTAR RESUMIR MATERIAL
1º PARTE
FIN
Figura 5. Diagrama de flujo para el proceso escritura de proyectos para Docentes Medio tiempo (Mt) y Tiempo Completo (TC) de la FCCA – UCC – Sede Neiva.
Discusión.
Objetivo 1. Los resultados obtenidos con la aplicación del modelo de gestión basado en el cuadro de mando integral, permitieron la modificación del plan de investigación bienal de la FCC – UCC – Neiva, de manera que se logró articular con los objetivos estratégicos institucionales, de acuerdo con las potencialidades y realidad del contexto de la sede objeto de estudio. En consecuencia, se puede contribuir a la misión y
24 visión institucional de tal forma que no se sobre o subdimensione las acciones a seguir. En este sentido, se da forma coherente y lógica al trabajo que se va a seguir, con la ventaja de poder cualificar y cuantificar los resultados , permitiendo con ello vivenciar la mejora continua a través del ciclo planear – hacer – verificar y actuar, contribuyendo con ello a generar las bases para la calidad en los proceso de investigación.
Objetivo 2. Puede precisarse el hecho que para la aplicación de la herramienta de Espina de Pescado, permitió no solo abordar la problemática desde sus causas principales sino poder dar un orden
para su abordaje, de tal forma que para el caso estudiado
proporcionó las bases para la elaboración de planes de mejora para la solicitud de los clientes y de los procedimientos. Así mismo, se logró evidenciar que la causa principal del problema no era la relacionada con el personal, de acuerdo con la hipótesis establecida por los administrativos responsables del Contact – Center de Ibagué. Es de resaltar, que como consecuencia directa de este ejercicio, se pudieron hacer correctivos y sobre todo focalizar las acciones del presente año, al mejoramiento del servicio al cliente. Por otro lado en cuanto a la aplicación de la herramienta del Diagrama de Pareto, permitió detectar las causales de rechazo a los aprendices virtuales, de modo que con base en ello se tomaran determinaciones en cuanto a la mejora del servicio en términos de facilitación para el proceso de matrícula a través de la oficina virtual, así sustentó la elaboración del plan de seguimiento para los aprendices, el replanteamiento de las metodologías y temáticas de los cursos, de modo que el aprendiz se interese más en ello y la implementación de un filtro para las pre inscripciones de personas que cuentan con escaso tiempo para la realización de los mismos. De acuerdo con ello, se esperaría que el
25 rechazo de los estudiantes sea menor y con ello se logren mayores niveles de certificación dentro de los cursos ofertados. Finalmente, con la aplicación del diagrama de flujo como una herramienta para la elaboración de proyectos, permite brindar orientación gráfica para la elaboración de proyectos por parte de los docentes. Conclusiones 1.
La aplicación de modelo de gestión basado en el CMI para el ámbito
educativo, permitió replantear el plan bienal de investigación de la FCCA – UCC – Neiva, de manera articulada con las directrices y políticas institucionales, de tal forma que se abordaron aspectos que no se habían tenido en cuenta. Con lo cual, se reencaminaron las acciones a seguir para el presente y próximo año, propiciando los elementos para su seguimiento y control. 2.
La aplicación de modelo de gestión basado en el CMI para el ámbito
educativo relacionar tanto los ámbitos como los momentos que componen la gestión educativa, como herramienta para el logro de la calidad. 3.
El uso de las herramientas de medición para el diagnóstico de la gestión
educativa o para la detección de las causas de problemáticas educativas, son de gran utilidad, debido a que proporciona una base real y sustentada, sobre la cual se pueden construir planes para la mejora de problemas en el ámbito de la gestión educativa.
26 Referencias Chang,R., Niedzwiecki, M. & Gorín, J (1999).Herramientas para la mejora continua de la
calidad. Argentina: Ediciones Granica. Espíndola, J.L (2005). Análisis de problemas y toma de decisiones. (3ª ed). México: Pearson Educación. Universidad Cooperativa de Colombia (2011). Plan bienal área de investigación. Facultad de Ciencias contables y administrativas sede Neiva. Documento no publicad. Neiva. Kaplan, R. & Norton, D (1997), Cuadro de mando integral (The Balanced Scorecard). 2ª. Barcelona: Edición. Gestión 2000. Mateu, J., Sirvent, R. & Sagasta, S (2006). Manual de control estadístico de calidad:
teoría y aplicaciones. Castello de la Plana, España: Universitat Jaume. Serna, H. (2008). Gerencia estratégica. (10 ed). Bogotá D.C., R Editores. Universidad Cooperativa de Colombia, Plan de sinergia institucional 2007- 2012.
27 Apéndice A Respetado compañero, con el objeto de realizar un análisis de las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas que se presenten en el área de investigaciones, para aplicar un modelo de gestión basado en el Cuadro de Mando Integral que permita sustentar el plan bienal de investigaciones para nuestra Facultad, agradeceríamos que se diligenciara el siguiente formato: OPORTUNIDADES
AMENAZAS
FORTALEZAS
ESTRATEGIAS FO
ESTRATEGIAS FA
DEBILIDADES
ESTRATEGIAS DO
ESTRATEGIAS DA
28 Apéndice B Respetado Tut@r, con el objeto de identificar las posibles causas de de rechazo de aprendices en los cursos que usted orienta, así como de aquellas que usted considera que han contribuido a disminuir la demanda de cursos de la bolsa virtual, le agradeceríamos que diligenciara el siguiente formato: Para dar respuesta a las siguientes preguntas, debe de considerar por lo menos 2 posibilidades y máximo 5. 1. Teniendo en cuenta el los aprendices, que consideras que haga que haga que no quieran incribir? 2. Considerando el personal
que fallas consideras que puedan tener desde sus
funciones? 3. De los procedimientos que se llevan a cabo para el alistamiento, desarrollo y cierre de curso, cual consideras que presenta deficiencias? 4. Desde el punto de vista de las herramientas y provisiones que proporciona la instituciones, cuales considera que son escasas y que influyan negativamente en el servicio que presta? Para dar respuesta a la siguiente pregunta por favor tengas en cuenta 3 posibilidades en orden de importancia, siendo 1 la que siempre se presenta, 2, la que casi siempre, 3 la que ocasionalmente se presenta y 0 cuando no ha tenido rechazos. 5. De las causales de rechazo estipuladas por la institución cual es la que mayormente se presenta durante el desarrollo del su curso?
29 Apéndice C
Misión
El área de investigación de la Facultad de Ciencias Contables, Administrativas de la UCC sede Neiva, en correspondencia con la misión de la Universidad Cooperativa de Colombia, a través de su equipo administrativo, docentes, estructura académica y logística, contribuyen a promover y apoyar la investigación, dirigida a dar solución a los problemas científicos y sociales departamento del Huila.
Visión
Alcanzar en dos años la articulación del área con el sistema de investigación integrado a redes de conocimiento de manera efectiva, coadyuvando el desarrollo de la cultura de la investigación científica y formativa, el pensamiento crítico y autónomo en la comunidad académica, a través de la consolidación de espacios generadores de conocimiento. Valores.
La Solidaridad. Eje de los valores institucionales como fundamento de la formación de personas con responsabilidad social a partir del trabajo colectivo y la interdisciplinariedad.
La Equidad. Manifestada en primera instancia en el ofrecimiento de nuestros servicios sin distinciones de raza, sexo, credo o procedencia social, como un aporte a la constitución de la democracia.
30
El Respeto a la Diversidad. Basado en la convicci贸n del ser, como elemento potenciador del desarrollo. Valor b谩sico al considerar las diferentes realidades y condiciones individuales de nuestros miembros y las normas de organizaci贸n local, regional y nacional que caracterizan a nuestras seccionales y unidades descentralizadas. Su desarrollo implica, a la vez, la tolerancia y el pluralismo.
La Libertad. Como valor inherente a la humanidad para buscar la verdad sin restricciones, producir el conocimiento y el progreso de la sociedad. Implica la conciencia del sujeto sobre sus intereses, derechos, deberes y responsabilidades pol铆ticas con un alto sentido de responsabilidad colectiva.
31 ApĂŠndice D
0 – 59% de cumplimiento
60 % - 98% de cumplimiento
100% de cumplimiento