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Cero Papel una propuesta de GEL apoyada en la Gestió n Documental de las organizaciones Objetivos • Conocer la estrategia Cero de papel de GEL apoyada en la Gestión Documental • Identificar las ventajas que tiene la implementación de la estrategia Cero papel en las organizaciones apoyada en la Gestión Documental • Entender los procesos involucrados en la Gestión Documental Digital.
Contenido 1. La Política de Cero Papel del Gobierno en Línea-GEL 1.1. Motivaciones 1.2. Gobierno en Línea 1.3. Estrategia Cero Papel 1.3.1. Beneficios 1.3.2. Fases para la implementación 2. Gestión Documental Digital como apoyo a la Política de Cero Papel del GEL 2.1. Motivación 2.2. Contexto 2.3. Procesos de la Gestión Documental
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Cero Papel una propuesta de GEL apoyada en la Gestió n Documental de las organizaciones 1. La Política de Cero Papel del Gobierno en Línea-GEL 1.1. Motivaciones El Gobierno Nacional de Colombia, a través del Ministerio de Tecnologías de la Información y la Dirección de Gobierno en línea, desea promover la implementación de oficinas Cero Papel como un proyecto que permita combinar los esfuerzos en mejorar la eficiencia de la administración pública con las buenas prácticas ambientales. Estrategias Cero papel y avanzar en una administración pública eficiente, amigable con el medio ambiente La estrategia de Cero Papel en la Administración Pública basa gran parte de su estrategia en una eficiente gestión documental a través de la tecnología. 1.2. Gobierno en Línea El Gobierno Electrónico se define como el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) para mejorar los servicios e información ofrecidos a los ciudadanos, aumentar la eficiencia y eficacia de la gestión pública e incrementar la transparencia del sector público y la participación ciudadana. La estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia tiene como objetivo contribuir con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo, y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, a través del uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación1. Trata de responder a los siguientes interrogantes: • • • • • •
Cómo hacer más fácil la relación del Estado con la ciudadanía? Cómo mejorar la satisfacción de los usuarios? Cómo innovar ante los retos institucionales? Cómo hacer más eficiente la Gestión Pública? Cómo proteger y optimizar los recursos públicos? Cómo promover y hacer más y mejor control social? (GEL, 2012)
Se orienta bajo los siguientes principios: • • • 1
Gobierno centrado en el ciudadano Acceso equitativo y multicanal Protección de la información del individuo.
Decreto 1151 de 2008.
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La iniciativa Cero Papel en la administración pública busca cumplir las metas de Gobierno en Línea y se orienta por los mismos principios.
Marco Legal- Gobierno en línea (GEL): • • • •
CONPES 3072 de 2000. Agenda de Conectividad CONPES 3048 de 2003. Ley 962 de 2005. Ley Antitrámites Decreto 1151 de 2008. Estrategia de Gobierno en línea
Plazos para la implementación del GEL en las instituciones de orden Nacional
En las entidades de nivel, Para Gobernaciones de categoría segunda, tercera y cuarta: Alcaldías de categoría primera, segunda y tercera. Administración pública y demás sujetos obligados en el mismo orden.
1.3. Estrategia Cero Papel Definición: El concepto de oficinas Cero Papel u oficina sin papel se relaciona con la reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los documentos en físico por soportes y medios electrónicos. Es un aporte de la administración electrónica que se refleja en la creación, gestión y almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrónicos, gracias a la utilización de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. 1.3.1. Beneficios Para las entidades • •
Procesos y servicios más eficaces Aumento de la Productividad
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• • • • • • • • •
Uso óptimo de los recursos Buenas prácticas en Gestión Documental Disminución de los costos asociados a la administración de papel, tales como almacenamiento y materiales Mejorar el acceso a la información dentro y entre las entidades Mayor control y seguridad en el manejo de información Eliminar la duplicidad de documentos Disminuir los tiempos de localización de los archivos Reducir las necesidades de espacio de almacenamiento Mejorar el entorno de trabajo y la comunicación en las entidades
Para los ciudadanos, empresas y otras entidades: • • • • • •
Acceso rápido y fácil a la información y a los servicios de las entidades Mejorar la calidad y rapidez del servicio al reducir los tiempos de respuesta Disminuir tiempos de espera y atención Evitar traslados a los puntos de atención presencial, permitiéndoles ahorrar tiempo en sus trámites Mejorar la información al permitir seguimiento de los trámites realizados Mejorar la relación entre organizaciones, empresas y ciudadanos
Para el Ambiente: • • •
Ahorro de papel Reducción de emisión de residuos contaminantes como tóner, cartuchos de tinta, etc Contribuir al desarrollo sostenible, el consumo responsable de recursos que no comprometa el desarrollo social y ambiental de las generaciones futuras.
1.3.2. Fases para implementar la Estrategia Cero Papel Una forma de representar el paso de un modelo basado en papel a un modelo electrónico es el siguiente: Fase 1: uso exclusivo de papel, toda la administración es manual. Fase 2: uso exclusivo de papel, la administración se apoya en aplicaciones de tecnología. Fase 3: combinación de papel con documentos digitalizados y electrónicos, la administración se apoya en aplicaciones de tecnología. Fase 4: uso exclusivo de documentos electrónicos, toda la administración utiliza únicamente aplicaciones de tecnología. En todo este proceso es indispensable que se apliquen correctamente los principios de gestión documental, de tal forma que pueda garantizarse la autenticidad, fiabilidad, inalterabilidad y disponibilidad de la información bajo las condiciones y durante el tiempo que las normas vigentes lo requieran
2. Gestión Documental Digital como apoyo a la Política de Cero Papel del GEL 2.1. Motivación Los ciudadanos deben tener acceso a información pertinente, oportuna y veraz, sobre la administración pública. Por ello, es evidente que la gestión documental, como elemento esencial de la función administrativa para el logro de los fines del Estado, debe mirar hacia un entorno óptimo en función de las necesidades del ciudadano, de tal forma que se consolide un
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Estado Eficiente, transparente, soportados en archivos actualizados y sistematizados, además de ser coherente con la protección de los Recursos Naturales. 2.2. Contexto Archivo General de la Nación - Ley 80 de 1989: Se le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad. Sistema Nacional de Archivos creada bajo la Ley 594 de 2000 Decreto 4124 de 2004: Se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional Estándares • • • •
ISO 15489 Metodología DIRKS MOREQ. Model Requirements for Management of Electronic Records. DoD5015.2: Design Criteria Standard for ERM Software Applications
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo: Es básicamente una solución software para la gestión de documentos electrónicos, aunque también se puede utilizar para la gestión de documentos físicos2 Para que los documentos puedan tener valor probatorio, se necesitan herramientas para conservarlos y hacer que estén disponibles para su utilización. Los sistemas de archivo garantizan el mantenimiento y la conservación de la autenticidad, fiabilidad y accesibilidad de los documentos a lo largo del tiempo3 En Colombia, cada entidad es responsable de establecer y documentar estas políticas de gestión documental en el Programa de Gestión Documental–PGD. 2.3. Procesos de la Gestión Documental La Gestión Documental se enmarca dentro de ocho procesos: Producción, Recepción, Distribución de Documentos, Trámite de los documentos, Organización de los Documentos, Consulta, Observación, Disposición Final, tal como se observa en la siguiente Figura 1.
2
Traducido del Modelo de Requisitos para los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo MoReq2 Versión en Catalán. Se respeta la terminología utilizada en el documento original. MoReq2 también señala que el software específico puede consistir en una “aplicación única, un número determinado de aplicaciones integradas, un software diseñado a medida o cualquier otra combinación, sin embargo, en todos los casos, serán necesarios procedimientos manuales y políticas de gestión complementarios” 3 Consejo Internacional de Archivos. Documentos electrónicos: manual para archiveros. Abril de 2005. pág. 23.
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Figura 1. Procesos de un Sistema de Gestión Documental (Construcción propia)
En la siguiente tabla se puede observar una descripción de cada proceso. PROCESO
DESCRIPCIÓN
Producción
Generación de la Información. Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos conforme a las funciones de cada dependencia.
Recepción
Conjunto de operaciones de verificar y controlar la recepción de documentos. Pasos: Verificación Radicación (número radicado, fecha y hora) Registro. Medios de la recepción.
Distribución de documentos
Actividad que garantiza que los documentos lleguen al destinatario Documentos internos Documentos Externos
Trámite de los documentos
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. Respuesta a una solicitud o requerimiento Pasos: Recepción de solicitud o trámite Respuesta
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Organización de los documentos
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación y ordenación de los documentos Tablas de Retención Documental: Son aquellas que le dan valor al documento en el archivo de gestión tanto en su periodo de gestión, como en su archivo central, y cuál va a ser su disposición final Tablas de Valoración Documental. Clasificación: Establece clases o grupos-Fondos secciones o series Ordenación: Une y relaciona las clases o grupos. Alfabética, ordinal, mixta
Consulta
Recepciona la solicitud escrita o verbal del cliente interno o externo. Instrumentos de consulta: Inventario documental, Guía, Catálogo o índice. Consulta: Préstamo:
Conservación
Conjunto de medidas preventivas y correctivas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos. Preservación. Conservación. Restauración.
Disposición Final
Selección en cualquiera de sus tres edades con miras a su conservación temporal, permanente o eliminación. Teniendo en cuenta la TRD y TVD Conservación total del documento. Selección del documento Eliminación del documento
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BIBLIOGRAFÍA •
Archivo General de la Nación. Programa de Gestión Documental (PGD) < http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1232 >
•
Archivo General de la Nación. Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas” < http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2010# >
•
Decreto 2693 de 2012 de Gobierno en línea
•
Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012 . Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos – SNA, establece la Red Nacional de Archivos y deroga el Decreto 4124 de 2004.
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Directiva presidencia 04 de 2012 Cero Papel
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Guia-1-cero-papel. Gobierno en Línea MinTIC
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Guia-2-primeros-pasos. Gobierno en Línea MinTIC
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Guia-6-sistemas-de-gestion-de-documentos-v1